Logiciel de documentation des processus
La documentation des processus consigne la façon dont le travail doit être réalisé et fournit une référence approuvée. Regroupez les modèles BPMN, les responsabilités, les revues et l’historique des versions, puis exportez des éléments traçables lorsqu’un auditeur vous les demande.
Documentez votre premier processusInclus dans Architecture des processus · Aucune carte bancaire requise · Fonctionne dans votre navigateur · Éléments traçables pour préparer les audits
Fonctionnalités en détail
Gardez une documentation des processus cohérente et maîtrisée
Centralisez votre documentation
Rassemblez les informations sur vos processus dans un espace de travail structuré.
- Associez à chaque processus les diagrammes BPMN, les notes et les fichiers utiles.
- Capturez les étapes à l’écran, masquez les informations personnelles et ajoutez ces captures aux instructions de travail, au niveau de l’activité.
- Recherchez des processus dans le catalogue et identifiez leur responsable.
- Donnez aux parties prenantes un accès en lecture seule.
- Avec l’offre Entreprise, intégrez la documentation publiée à votre intranet ou à votre portail de processus.
- Mettez la documentation à jour au fil de l’évolution du travail.
Modifications à réviser et approuver
Consultez le statut et l’historique de chaque modification.
- Faites passer la documentation par les étapes de brouillon, de révision, d’approbation et de publication.
- Suivez les mises à jour et les décisions dans l’historique des versions.
- Consignez les attributions de rôles et les étapes d’approbation.
- Conservez la traçabilité nécessaire à la préparation des preuves d’audit.
Préparez les preuves d’audit à jour
Conservez la documentation des processus et son historique afin de pouvoir montrer comment une procédure est encadrée.
- Consultez dans une même chronologie les approbations, les responsables et les motifs des modifications.
- Exportez des dossiers de processus structurés pour les audits et les évaluations.
- Créez des dossiers prêts à imprimer, avec page de titre, sections numérotées, graphiques et matrice RACI au niveau des activités.
- Reliez les étapes des processus aux politiques, aux contrôles et aux instructions de travail.
- Appuyez-vous sur des dossiers traçables pour éviter de réunir les preuves à la dernière minute.
Harmonisez la documentation entre les équipes
Donnez aux équipes une méthode commune pour documenter les processus dans tous les services et toutes les régions.
- Utilisez la génération par IA pour produire des premières versions cohérentes et harmoniser les noms entre les équipes.
- Définissez des droits d’accès par rôle pour les auteurs, les réviseurs et les lecteurs.
- Adoptez un langage commun pour les équipes des opérations, de la qualité et de la transformation.
Commencez par BPMN, puis encadrez vos processus
Utilisez BPMN pour clarifier les étapes et les décisions d’un processus. Ajoutez les responsabilités, les revues et les approbations à mesure que votre documentation se développe. ProcessMind relie chaque modèle aux informations de gouvernance correspondantes.
Vous modélisez déjà vos processus ? Reliez-les à l’échelle de votre organisation.
Documentation des processus
Fonctionnalités clés
Fonctionnalités de documentation des processus
Reliez votre documentation
Reliez les dossiers de processus à l’architecture et aux opérations
Documentation et architecture des processus
Passez de dossiers de processus individuels à une vue d’ensemble cohérente de l’entreprise.
- Reliez les processus entre les équipes et les chaînes de valeur.
- Rendez visibles les responsabilités et le contexte des approbations à chaque niveau.
- Appliquez des conventions communes de nommage, de structure et de gouvernance.
- Donnez aux parties prenantes un chemin clair entre la stratégie et sa mise en œuvre.
Comparez la documentation aux données de processus
Comparez les processus documentés aux opérations réelles.
- Utilisez le Process Mining pour comparer la conception documentée aux données d’exécution.
- Repérez les écarts et déterminez si la documentation doit être mise à jour.
- Appuyez-vous sur les KPI et l’analyse des goulots d’étranglement pour définir les priorités d’amélioration.
- Intégrez les modifications approuvées au cycle de mise à jour de la documentation.
Reliez le modèle, les approbations et les preuves associées
Documentation des processus : fichiers séparés ou espace de travail partagé ?
Fichiers statiques dans des dossiers
Les documents peuvent devenir obsolètes et difficiles à retrouver
Documentation BPMN dans un espace de travail partagé
Rassemblez les dossiers de processus dans un catalogue consultable
Nommage manuel des versions
Il peut être difficile de retrouver la version approuvée
Historique et comparaison des versions
Examinez les modifications et comprenez ce qui a changé et pourquoi
Approbations par e-mail
Les preuves d’approbation se dispersent dans les échanges
Circuit structuré de révision et d’approbation
Conservez les étapes d’approbation avec chaque processus
Préparation de l’audit comme projet distinct
Les équipes réunissent les preuves à l’approche d’une évaluation
Dossiers de processus traçables et exportables
Exportez la documentation et son historique au moment voulu
Collaboration limitée
Les retours peuvent tarder et rester dispersés
Collaboration avec gestion des rôles
Rassemblez les retours des équipes des opérations, de la qualité et de l’informatique
Étape de maturité
Quelle est la place de la documentation des processus ?
Fondation des processus
Modélisez et documentez vos processus pour donner aux équipes une vision claire et partagée.
Architecture des processus
Définissez et gérez votre paysage de processus pour aligner les opérations sur la stratégie et les exigences de conformité.
Process Intelligence
Appuyez-vous sur les données et l’IA pour comprendre les performances, anticiper les résultats et progresser en continu.
Foire aux questions
Préparez la documentation des processus pour révision
Modélisez un processus, attribuez les responsabilités et soumettez sa documentation à approbation. Partez d’un processus réel et découvrez comment l’historique des versions et la validation s’articulent.