Votre template de données Hire to Retire, gestion des postes

L'heure de l'événement est l'horodatage qui enregistre le moment exact où une activité a eu lieu. Elle fournit le contexte chronologique de l'ensemble du processus et permet de classer correctement les événements afin de reconstituer le flux tel qu'il s'est déroulé.

Cet horodatage constitue la base de toutes les analyses temporelles. Il sert à calculer les délais entre les activités, à déterminer la durée des étapes d'approbation et à mesurer le délai global entre la création et le pourvoi d'un poste. Des horodatages précis sont essentiels pour les Dashboards tels que « Délai du cycle de gestion des postes » et pour les KPI comme « Délai moyen du cycle d'approbation d'un poste ».

Il est essentiel pour classer les événements par ordre chronologique et calculer toutes les métriques fondées sur la durée, notamment les délais de traitement et les délais globaux.

On le trouve généralement dans les journaux système, les enregistrements de transaction ou les champs de date de création et de modification des documents du système source.

L'identifiant du poste est une clé unique attribuée à chaque poste afin de le distinguer de tous les autres. Il constitue le fil conducteur qui relie toutes les activités et tous les événements associés au cycle de vie d'un même poste, de sa demande initiale à sa clôture.

En Process Mining, chaque journal d'événements doit comporter un identifiant de cas permettant de regrouper les activités associées au sein d'une même instance de processus. En utilisant l'identifiant du poste comme Case ID, les analystes peuvent suivre le parcours complet de chaque poste, de bout en bout. Ils peuvent ainsi visualiser les flux de processus, calculer les délais de traitement propres à chaque poste et repérer les parcours fréquents ou les écarts.

Il est essentiel pour regrouper toutes les activités associées au sein d'une même instance de processus et permettre l'analyse de bout en bout du cycle de vie de chaque poste.

On le trouve généralement dans l'en-tête ou la fiche principale d'un module de gestion des postes ou d'un système d'information des ressources humaines (SIRH).

Le nom de l'activité décrit une étape ou une action réalisée dans le cycle de vie de la gestion des postes. Ces activités constituent les éléments de base de la cartographie du processus et représentent des événements clés tels que « Demande de poste initiée », « Approbation budgétaire reçue » ou « Poste fermé ».

Pour l'analyse, le suivi de ces activités permet de visualiser l'ensemble du flux de processus. Il aide à identifier la séquence des événements, à découvrir les variantes du processus et à repérer les goulots d'étranglement ou les boucles de reprise, par exemple lorsque l'activité « Demande de poste renvoyée pour reprise » se répète. Des noms d'activité clairs et cohérents sont essentiels pour construire un modèle de processus précis et compréhensible.

Cet attribut est fondamental pour construire la cartographie du processus, identifier les goulots d'étranglement et comprendre la séquence des événements du cycle de vie du poste.

Généré à partir des journaux d'événements, des tables de changement de statut ou des codes de transaction du système RH ou de gestion des postes.

Cet attribut indique la date de la dernière mise à jour du jeu de données à partir du système source. Il s'agit d'un champ de métadonnées qui fournit un contexte important sur l'actualité des données analysées.

Les analystes utilisent ces informations pour comprendre la période couverte par l'analyse et vérifier qu'ils travaillent avec les données les plus récentes disponibles. Pour le suivi continu des processus, connaître l'heure de la dernière mise à jour est essentiel afin de garantir que les Dashboards et les KPI reflètent l'état actuel des opérations et que les conclusions reposent sur des informations à jour.

Il renseigne les analystes sur l'actualité des données et garantit que l'analyse reste pertinente et fondée sur les informations les plus récentes disponibles.

Cet horodatage est généralement généré et enregistré lors du processus d'extraction et de transformation des données (ETL).

L'attribut Système source identifie l'origine des données du processus. Dans de nombreuses organisations, le processus de recrutement à la retraite s'étend sur plusieurs applications, par exemple un système RH central pour la gestion des postes et un système distinct de suivi des candidatures (ATS) pour le recrutement.

La mention du système source est essentielle lorsque des données provenant de différentes sources sont combinées afin de créer une vue unifiée du processus. Elle facilite la validation des données, le diagnostic des problèmes d'intégration et la compréhension de la contribution de chaque système au processus global. Elle peut révéler des retards ou des incohérences de données lors des transferts entre systèmes.

Il fournit le contexte sur l'origine des données, ce qui est essentiel pour leur validation et pour l'analyse des processus qui s'étendent sur plusieurs systèmes intégrés.

Ces informations sont généralement disponibles dans les métadonnées de l'extraction de données ou peuvent être ajoutées comme valeur statique lors de la transformation des données.

Le centre de coûts est une dimension financière qui relie un poste à une entité budgétaire précise dans le plan comptable de l'organisation. Il sert à la planification financière, à l'élaboration budgétaire et au reporting liés aux effectifs et aux dépenses de personnel.

Du point de vue du Process Mining, le centre de coûts permet d'analyser le processus de gestion des postes sous l'angle financier. Il peut aider à déterminer si certains centres de coûts connaissent davantage de changements de postes, des délais d'approbation plus longs ou des coûts de recrutement plus élevés. Cette analyse est particulièrement utile pour vérifier le respect du budget et comprendre l'impact financier des décisions relatives aux postes.

Il relie le poste à une entité financière et permet d'analyser la performance et les coûts du processus par domaine budgétaire.

Disponible dans les détails de l'affectation financière ou organisationnelle de la fiche de poste, dans le système RH ou ERP.

L'attribut Département fournit un contexte organisationnel en rattachant chaque poste à une partie précise de l'entreprise, comme « Finance », « Ingénierie » ou « Ventes ». Il permet de segmenter et de comparer le processus de gestion des postes entre les différentes entités de l'entreprise.

Filtrer ou regrouper les données par département est une méthode d'analyse particulièrement utile. Elle aide à repérer les écarts de performance du processus, par exemple des délais d'approbation plus longs ou des taux de reprise plus élevés dans certains départements. Ces résultats peuvent orienter des initiatives d'amélioration ciblées et mettre en évidence les bonnes pratiques des départements les plus performants, afin de les partager dans toute l'organisation.

Il permet de comparer les processus entre différentes unités opérationnelles et d'identifier les écarts d'efficacité, de Conformité et de coûts.

Disponible dans les données de référence des postes ou dans le module de gestion organisationnelle du système RH.

Alors que l'heure de l'événement marque le début d'une activité, l'heure de fin en marque l'achèvement. La différence entre les deux correspond au temps de traitement ou à la durée de cette tâche. Pour les événements instantanés, l'heure de fin peut être identique à l'heure de début.

Dans l'analyse, cet attribut est essentiel pour repérer les activités qui consomment le plus de temps dans le processus. Il aide à identifier les étapes inefficaces et permet une analyse détaillée des goulots d'étranglement. Par exemple, l'analyse de l'heure de fin des étapes d'approbation permet de déterminer quelles approbations prennent le plus de temps et de cibler les efforts d'amélioration en conséquence.

Il permet de calculer le temps de traitement des activités individuelles et d'identifier les tâches qui prennent le plus de temps.

On le trouve souvent avec l'heure de début dans les journaux d'événements système ou les données de transaction. Il peut également être déduit de l'heure de début de l'événement suivant.

L'intitulé du poste décrit le rôle ou la fonction correspondant au poste. Plusieurs postes peuvent avoir le même intitulé, mais cet attribut fournit un contexte important sur la nature du rôle géré.

L'analyse du processus par intitulé ou par famille d'emplois plus large peut révéler des tendances propres à certains types de rôles. Par exemple, les postes seniors ou hautement spécialisés peuvent présenter des cycles d'approbation plus longs ou des processus de recrutement plus complexes que les postes débutants. Ces informations sont utiles pour adapter les stratégies de recrutement et définir des délais réalistes.

Il fournit un contexte sur le rôle et permet d'analyser les différences de processus entre les types, niveaux ou fonctions d'emploi.

Enregistré dans les données de référence des postes, souvent associé à un catalogue central des emplois ou à un profil d'emploi du système RH.

Le nom d'utilisateur identifie le collaborateur, par exemple un manager, un HR Business Partner ou un responsable budgétaire, qui a exécuté une tâche donnée du processus. Il peut s'agir de la personne qui a demandé un poste, approuvé une étape ou modifié les détails du poste.

Cet attribut est essentiel pour toute analyse liée à la performance des Ressources, à la répartition de la charge de travail et à la Conformité. Il permet de répondre à des questions telles que « Quels utilisateurs traitent le plus de demandes ? » ou « Certains approbateurs sont-ils associés à des retards ? ». Il sert également à analyser la séparation des tâches et à vérifier que les tâches importantes ne sont pas réalisées par une seule et même personne.

Il permet d'analyser la répartition de la charge de travail, la performance des utilisateurs et la Conformité, et d'identifier les besoins de formation ou les contraintes de Ressources.

Généralement disponible dans les détails des transactions, les journaux de modification ou les pistes d'audit, souvent via un lien avec un identifiant utilisateur.

Le nom du manager identifie la personne qui supervisera le collaborateur occupant le nouveau poste. Il s'agit souvent de la personne qui initie la demande et qui joue un rôle important dans le processus d'approbation et de recrutement.

Cet attribut est au cœur du Dashboard « Analyse des goulots d'étranglement liés aux approbations ». En regroupant les activités par manager, il est possible d'identifier les personnes susceptibles de constituer des goulots d'étranglement, en raison de leur charge de travail ou d'un besoin de formation complémentaire. Il aide également à comprendre l'implication des managers et les modes de décision dans le processus.

Il identifie la partie prenante principale du poste et permet d'analyser les retards d'approbation ainsi que les tendances propres à chaque manager.

Disponible dans les détails du poste, souvent dans la structure hiérarchique ou l'affectation organisationnelle.

Le statut du poste indique l'état du poste dans son cycle de vie. Cet attribut évolue au fil du processus. Par exemple, un poste peut commencer avec le statut « Approbation en attente », passer à « Ouvert, recrutement en cours », puis à « Pourvu » et enfin à « Fermé ».

Cet attribut est essentiel pour l'analyse par statut et pour les Dashboards tels que « Analyse des postes obsolètes et inactifs ». En analysant le temps passé dans chaque statut, les organisations peuvent identifier les goulots d'étranglement, notamment les postes qui restent trop longtemps au statut « Ouvert ». Il contribue également à la planification des capacités et à l'évaluation globale du vivier de recrutement.

Il permet d'analyser la durée pendant laquelle les postes restent dans chaque état, ce qui est essentiel pour repérer les postes obsolètes et gérer la planification des effectifs.

Généralement enregistré dans la fiche principale du poste et mis à jour lorsque des activités modifient son statut.

Une famille d'emplois est une classification qui regroupe des intitulés de poste apparentés. Par exemple, « Ingénieur logiciel », « Testeur QA » et « Ingénieur DevOps » peuvent tous appartenir à la famille d'emplois « Ingénierie ». Elle permet de catégoriser et d'analyser les postes à un niveau plus général que l'intitulé précis.

L'utilisation de la famille d'emplois dans une analyse offre une vision stratégique des tendances des effectifs et de l'efficacité des processus. Elle aide les organisations à comparer le cycle de vie de la gestion des postes entre différentes fonctions, par exemple « Finance » et « IT ». Elle peut révéler des goulots d'étranglement propres à certaines fonctions ou des bonnes pratiques, et éclairer la planification stratégique des effectifs.

Elle permet une analyse de haut niveau en regroupant les emplois similaires et aide à comprendre les tendances des processus entre les différentes fonctions de l'entreprise.

Définie dans le catalogue ou l'architecture des emplois de l'organisation, puis enregistrée comme attribut du profil d'emploi ou de la fiche de poste.

L'identifiant de la demande de recrutement fait le lien entre le processus de gestion des postes et le processus de recrutement. Une fois le poste approuvé et prêt à être pourvu, une demande de recrutement est généralement créée pour lancer officiellement les activités de recrutement.

L'inclusion de cet identifiant est essentielle pour obtenir une vue réellement complète du cycle de recrutement à la retraite. Elle permet de relier les données de création et d'approbation du poste aux données de recrutement en aval, telles que la recherche de candidats, les entretiens et les offres. Ce lien permet d'analyser le délai total de recrutement, de la demande initiale à la date d'arrivée du candidat.

Il relie le poste au processus de recrutement et permet une analyse de bout en bout plus large de l'ensemble du cycle d'acquisition des talents.

Généralement généré par l'Applicant Tracking System (ATS) ou le module de recrutement, puis associé à la fiche du poste dans le SIRH central.

L'attribut Lieu précise le bureau, la ville, l'État ou le pays associé à un poste. Ces informations géographiques sont essentielles pour comprendre les différences régionales dans les processus de recrutement et la répartition des effectifs.

L'analyse du processus par lieu peut révéler des écarts importants. Elle peut notamment mettre en évidence des différences de délais dues aux conditions du marché du travail local, des niveaux d'approbation variables selon les pays ou des exigences de Conformité qui ajoutent des étapes au processus dans certaines régions. Cette analyse soutient les efforts de standardisation à l'échelle mondiale tout en tenant compte des adaptations locales nécessaires.

Elle permet une analyse géographique afin de repérer les différences régionales d'efficacité des processus, de besoins de recrutement et d'exigences de Conformité.

Enregistré dans les données de référence des postes, parmi les informations organisationnelles.

Le motif de modification explique certains événements particuliers, souvent non standard, du processus. Il peut s'agir du motif de rejet d'une demande, de la justification d'une reclassification ou des commentaires fournis lorsqu'une demande est renvoyée à son initiateur pour être modifiée.

Ces données qualitatives sont très utiles pour l'analyse des causes profondes. Elles expliquent les écarts par rapport au processus. Par exemple, l'analyse des motifs de rejet peut mettre en évidence des problèmes récurrents dans les demandes de poste, comme l'absence d'informations budgétaires ou des descriptions de poste imprécises. Ces résultats sont essentiels pour améliorer le « taux de réussite au premier passage » et réduire le « taux de reprise des demandes de poste ».

Il fournit le contexte nécessaire pour comprendre les reprises, les rejets et les autres écarts, et permet une analyse ciblée des causes profondes ainsi que l'amélioration du processus.

Généralement disponible dans les champs de commentaires, les notes ou les champs de codes motif associés aux transactions de rejet, de reprise ou de modification.