Votre modèle de données pour la gestion des postes, de l’embauche au départ

L’heure de l’événement est l’horodatage qui indique le moment exact où une activité a eu lieu. Elle fournit le contexte chronologique nécessaire pour remettre les événements dans le bon ordre et reconstituer le déroulement du processus.

Cet horodatage sert de base à toutes les analyses temporelles. Il permet de calculer les temps de cycle entre les activités, de déterminer la durée des étapes d’approbation et de mesurer le délai total entre la création et le pourvoi du poste. Des horodatages précis sont indispensables aux Dashboards tels que « Temps de cycle de la gestion des postes » et aux indicateurs clés de performance comme « Temps de cycle moyen d’approbation d’un poste ».

Il est indispensable pour classer les événements par ordre chronologique et calculer toutes les mesures de durée, notamment les temps de cycle et les délais.

Il se trouve généralement dans les journaux système, les enregistrements de transaction ou les champs de date de création et de modification des documents du système source.

L’identifiant du poste est une clé unique qui permet de distinguer chaque poste des autres. Il relie toutes les activités et tous les événements associés au cycle de vie d’un même poste, depuis la demande initiale jusqu’à sa clôture.

En Process Mining, chaque journal d’événements doit comporter un identifiant de cas permettant de regrouper les activités liées à une même instance de processus. En utilisant l’identifiant du poste comme ID de cas, les analystes peuvent retracer le parcours complet de chaque poste. Ils peuvent ainsi visualiser les flux de processus, calculer les temps de cycle de chaque poste et repérer les parcours fréquents ou les écarts.

Cet identifiant est indispensable pour regrouper toutes les activités liées à une même instance de processus et analyser de bout en bout le cycle de vie de chaque poste.

Il se trouve généralement dans l’en-tête ou l’enregistrement principal du module de gestion des postes ou du système d’information des ressources humaines (SIRH).

Le nom de l’activité décrit une étape ou une action du cycle de vie du poste. Ces activités constituent les éléments de base de la cartographie du processus et représentent des événements clés, comme « Demande de poste lancée », « Approbation du budget reçue » ou « Poste clôturé ».

Le suivi de ces activités permet de visualiser l’ensemble du flux de processus. Il aide à repérer l’ordre des événements, à découvrir les variantes du processus et à localiser les goulots d’étranglement ou les boucles de reprise, par exemple lorsque l’activité « Demande de poste renvoyée pour reprise » se répète. Des noms d’activité clairs et cohérents sont essentiels pour créer un modèle de processus précis et compréhensible.

Cet attribut est indispensable pour construire la cartographie du processus, repérer les goulots d’étranglement et comprendre l’ordre des événements du cycle de vie du poste.

Il est généré à partir des journaux d’événements, des tables de changements de statut ou des codes de transaction du système RH ou de gestion des postes.

Cet attribut indique la date de la dernière mise à jour du jeu de données à partir du système source. Ce champ de métadonnées renseigne sur l’actualité des données analysées.

Les analystes s’en servent pour connaître la période couverte par l’analyse et vérifier qu’ils disposent des données les plus récentes. Pour le suivi continu des processus, connaître la date de la dernière mise à jour est essentiel : les Dashboards et les indicateurs clés de performance reflètent ainsi l’état actuel des opérations, et les conclusions reposent sur des informations à jour.

Il renseigne les analystes sur l’actualité des données et permet de vérifier que l’analyse reste pertinente et s’appuie sur les informations les plus récentes.

Cet horodatage est généralement généré et enregistré lors du processus d’extraction et de transformation des données (ETL).

L’attribut du système source indique l’origine des données de processus. Dans de nombreuses organisations, le processus de recrutement à la fin de l’emploi couvre plusieurs applications, par exemple un système RH principal pour la gestion des postes et un système distinct de suivi des candidatures (ATS) pour le recrutement.

Préciser le système source est essentiel pour combiner des données provenant de différentes sources et obtenir une vue unifiée du processus. Cela facilite la validation des données, la résolution des problèmes d’intégration et la compréhension de la contribution de chaque système au processus global. Cette analyse peut révéler des retards ou des écarts de données lors du passage d’un système à l’autre.

Cet attribut précise l’origine des données, une information essentielle pour les valider et analyser les processus qui couvrent plusieurs systèmes intégrés.

Cette information figure généralement dans les métadonnées de l’extraction de données. Elle peut aussi être ajoutée comme valeur statique lors de la transformation des données.

Le centre de coûts est une dimension financière qui relie un poste à une entité budgétaire du plan comptable de l’organisation. Il sert à planifier, budgéter et déclarer les effectifs et les dépenses de personnel.

En Process Mining, le centre de coûts permet d’analyser le processus de gestion des postes sous l’angle financier. Il peut aider à repérer les centres de coûts où les postes changent plus souvent, où les délais d’approbation sont plus longs ou où les coûts de recrutement sont plus élevés. Cette analyse est particulièrement utile pour vérifier le respect du budget et comprendre les conséquences financières des décisions relatives aux postes.

Il relie le poste à une entité financière et permet d’analyser la performance et les coûts du processus par secteur budgétaire.

Cette information figure dans les détails d’affectation financière ou organisationnelle de la fiche du poste, dans le système RH ou ERP.

L’heure de l’événement marque le début d’une activité, tandis que l’heure de fin en indique l’achèvement. L’écart entre les deux correspond à la durée de traitement de la tâche. Pour les événements instantanés, l’heure de fin peut être identique à l’heure de début.

Cet attribut permet de repérer les activités qui prennent le plus de temps dans le processus. Il aide à identifier les étapes inefficaces et à analyser les goulots d’étranglement en détail. Par exemple, l’analyse de l’heure de fin des étapes d’approbation permet de déterminer lesquelles sont les plus longues et de cibler les efforts d’amélioration.

Il permet de calculer la durée de traitement de chaque activité et de repérer les tâches qui prennent le plus de temps.

Il figure souvent à côté de l’heure de début dans les journaux d’événements système ou les données de transaction. Il peut aussi être déduit de l’heure de début de l’événement suivant.

L’intitulé du poste décrit la fonction ou le rôle associé au poste. Plusieurs postes peuvent porter le même intitulé, qui précise la nature du rôle concerné.

L’analyse du processus par intitulé ou par famille de métiers peut révéler des tendances propres à certains types de fonctions. Par exemple, les postes de niveau supérieur ou très spécialisés peuvent nécessiter des cycles d’approbation plus longs ou des processus de recrutement plus complexes que les postes de début de carrière. Ces informations aident à adapter les stratégies de recrutement et à fixer des délais réalistes.

Il précise la fonction et permet d’analyser les différences de processus entre les types de postes, les niveaux et les métiers.

Il est enregistré dans les données de référence des postes et souvent associé à un catalogue central des métiers ou à un profil de poste dans le système RH.

Le nom d’utilisateur identifie l’employé, par exemple un responsable, un partenaire RH ou un responsable budgétaire, qui a effectué une tâche donnée dans le processus. Il peut s’agir de la personne qui a demandé un poste, approuvé une étape ou modifié les détails du poste.

Cet attribut est essentiel pour analyser la performance des ressources, la répartition de la charge de travail et la conformité. Il permet de répondre à des questions telles que « Quels utilisateurs traitent le plus de demandes ? » ou « Certains approbateurs sont-ils associés à des retards ? ». Il sert également à analyser la séparation des tâches et à vérifier qu’une même personne n’effectue pas des tâches sensibles.

Il permet d’analyser la répartition de la charge de travail, la performance des utilisateurs et la conformité, et de repérer les besoins de formation ou les contraintes de ressources.

Cette information figure généralement dans les détails des transactions, les journaux de modifications ou les pistes d’audit. Elle est souvent associée à un identifiant utilisateur.

Le nom du responsable désigne la personne qui encadrera l’employé affecté au nouveau poste. Il s’agit souvent de la personne à l’origine de la demande et d’un acteur clé du processus d’approbation et de recrutement.

Cet attribut est au cœur du Dashboard « Analyse des goulots d’étranglement des approbations ». En regroupant les activités par responsable, il est possible de repérer les personnes qui ralentissent le processus en raison de leur charge de travail ou d’un besoin de formation. L’analyse permet aussi de mieux comprendre le rôle des responsables et les modes de décision dans le processus.

Il identifie l’acteur clé associé au poste et permet d’analyser les retards d’approbation ainsi que les tendances propres à chaque responsable.

Cette information figure dans les détails du poste, souvent dans la structure hiérarchique ou les affectations organisationnelles.

L’attribut du service situe chaque poste dans une partie précise de l’organisation, par exemple les finances, l’ingénierie ou les ventes. Il permet de segmenter et de comparer le processus de gestion des postes entre les différentes entités de l’entreprise.

Filtrer ou regrouper les données par service est une méthode d’analyse efficace. Cela aide à repérer les différences de performance du processus, comme des délais d’approbation plus longs ou davantage de reprises dans certains services. Ces constats peuvent orienter des initiatives d’amélioration ciblées et mettre en évidence les pratiques efficaces à partager dans toute l’organisation.

Il permet de comparer les processus entre les différentes unités opérationnelles et de repérer les écarts d’efficacité, de conformité et de coûts.

Cette information figure dans les données de référence des postes ou dans le module de gestion organisationnelle du système RH.

Le statut du poste indique où celui-ci se trouve dans son cycle de vie. Cet attribut évolue au fil du processus. Par exemple, un poste peut d’abord être « En attente d’approbation », puis « Ouvert, recrutement en cours », ensuite « Pourvu » et enfin « Clôturé ».

Cet attribut est indispensable à l’analyse par statut et à des Dashboards tels que « Analyse des postes anciens et inactifs ». En examinant le temps passé dans chaque statut, les organisations peuvent repérer les goulots d’étranglement, par exemple les postes qui restent trop longtemps ouverts. Cette analyse contribue également à la planification des capacités et à l’évaluation de l’état général du vivier de postes.

Il permet d’analyser la durée pendant laquelle les postes restent dans chaque état, de repérer ceux qui sont restés ouverts trop longtemps et d’améliorer la planification des effectifs.

Il est généralement enregistré dans la fiche principale du poste et mis à jour lors des activités qui modifient son statut.

Une famille de métiers regroupe des intitulés de poste apparentés. Par exemple, les ingénieurs logiciels, les testeurs QA et les ingénieurs DevOps peuvent appartenir à la famille de métiers « Ingénierie ». Cette classification permet de catégoriser et d’analyser les postes à un niveau plus général que leur intitulé précis.

L’analyse par famille de métiers donne une vue stratégique des tendances relatives aux effectifs et de l’efficacité des processus. Elle permet de comparer le cycle de vie des postes entre différentes fonctions, comme les finances et l’informatique. Cette comparaison peut révéler des goulots d’étranglement ou des pratiques efficaces propres à certaines fonctions et éclairer la planification stratégique des effectifs.

Elle permet d’analyser les tendances générales en regroupant les postes similaires et de mieux comprendre les processus des différentes fonctions de l’organisation.

Elle est définie dans le catalogue des métiers ou l’architecture de l’organisation, puis enregistrée comme attribut du profil de poste ou de la fiche du poste.

L’identifiant de la demande de recrutement fait le lien entre la gestion des postes et le processus de recrutement. Une fois le poste approuvé et prêt à être pourvu, une demande de recrutement est généralement créée pour lancer officiellement les activités de recrutement.

Cet identifiant est essentiel pour obtenir une vue complète du cycle de recrutement, de l’embauche au départ. Il permet de relier les données de création et d’approbation du poste aux étapes suivantes du recrutement, comme la recherche de candidats, les entretiens et les offres. Ce lien permet d’analyser le délai total de pourvoi, depuis la demande initiale jusqu’à la date d’entrée en fonction du candidat.

Il relie le poste au processus de recrutement et permet d’analyser de bout en bout l’ensemble du cycle d’acquisition des talents.

Il est généralement généré par le système de suivi des candidatures (ATS) ou le module de recrutement, puis associé à la fiche du poste dans le SIRH principal.

L’attribut du lieu précise le bureau, la ville, l’État ou le pays associé à un poste. Ces informations géographiques sont essentielles pour comprendre les différences régionales dans les processus de recrutement et la répartition des effectifs.

L’analyse du processus par lieu peut révéler des écarts importants. Par exemple, les temps de cycle peuvent varier selon les conditions du marché du travail local, les niveaux d’approbation peuvent différer d’un pays à l’autre et certaines exigences de conformité peuvent ajouter des étapes dans certaines régions. Cette analyse aide à harmoniser les processus à l’échelle mondiale tout en tenant compte des adaptations locales nécessaires.

Il permet une analyse géographique des différences régionales en matière d’efficacité des processus, de besoins de recrutement et d’exigences de conformité.

Il est enregistré dans les données de référence du poste, parmi les informations organisationnelles.

Le motif du changement explique certains événements particuliers, souvent non standard, du processus. Il peut s’agir des raisons du rejet d’une demande, de la justification d’un reclassement ou des commentaires accompagnant le renvoi d’une demande à son initiateur pour modification.

Ces données qualitatives sont très utiles pour l’analyse des causes profondes, car elles expliquent les écarts du processus. Par exemple, l’analyse des motifs de rejet peut mettre en évidence des problèmes récurrents dans les demandes de poste, comme l’absence d’informations budgétaires ou des descriptions de poste imprécises. Ces constats aident à améliorer le taux de réussite dès la première soumission et à réduire le taux de reprise des demandes de poste.

Il apporte un contexte essentiel pour comprendre les reprises, les rejets et les autres écarts, et permet de cibler l’analyse des causes profondes et les améliorations du processus.

Cette information figure généralement dans les champs de commentaires, les notes ou les champs de code motif associés aux transactions de rejet, de reprise ou de modification.