Votre modèle de données pour la gestion des contrats

Le Contract ID sert d’identifiant de cas de référence et relie de manière unique tous les événements et activités associés à un contrat donné. Il permet d’analyser de bout en bout le parcours de chaque contrat, de sa création à sa clôture.

Dans le Process Mining, cet Attribut est fondamental pour reconstituer le cycle de vie de chaque contrat. Il garantit que toutes les activités associées, comme la rédaction, les revues, les approbations et l’exécution, sont correctement rattachées au contrat concerné. Vous pouvez ainsi mesurer précisément les durées de cycle et identifier les variations du processus.

Il s’agit de la clé primaire de l’analyse du processus. Elle permet de suivre le parcours complet d’un contrat et de garantir l’intégrité des données.

Il s’agit d’un Attribut central de l’objet Contract Agreement dans Icertis.

Cet Attribut enregistre la date et l’heure précises auxquelles une activité a commencé ou s’est achevée. Il constitue la base temporelle du Process Mining en fournissant l’ordre chronologique des événements pour chaque cas contractuel.

L’heure de l’événement est essentielle à toutes les analyses fondées sur le temps. Elle sert à calculer les durées de cycle entre les activités, à identifier les périodes d’attente, à mesurer la durée de phases précises comme la négociation ou l’approbation et à repérer les goulots d’étranglement où les contrats restent bloqués pendant une période prolongée.

Cet horodatage est essentiel pour calculer tous les indicateurs de performance, comme les durées et les temps de cycle, et pour comprendre la séquence des événements.

Il s’agit d’un champ standard des journaux de piste d’audit ou d’historique des flux de travail Icertis, associé à chaque événement enregistré.

Le nom de l’activité décrit une étape ou une étape clé du processus de gestion des contrats. Ces événements sont classés selon leur horodatage afin de reconstituer le flux du processus pour chaque contrat.

L’analyse de cet Attribut révèle la séquence des opérations, la fréquence des différentes activités et la structure globale du processus. Il sert à identifier les parcours courants, les écarts par rapport à la procédure standard ainsi que les activités qui entraînent des reprises ou des retards, comme les cycles de révision multiples.

Il définit les étapes du processus, ce qui est essentiel pour visualiser la cartographie du processus, analyser son flux et identifier les goulots d’étranglement.

Ces informations sont généralement générées à partir des journaux d’événements ou des tables d’historique des flux de travail dans Icertis, qui enregistrent les changements d’état et les tâches effectuées sur un contrat.

Cet attribut enregistre l'heure de fin d'une activité. Alors que StartTime marque le début, EndTime marque la fin et définit la durée propre de l'activité.

La présence d'une heure de début et d'une heure de fin est essentielle pour calculer avec précision le temps de traitement ou la durée de chaque activité. Elle permet d'analyser les étapes qui prennent le plus de temps, en distinguant le temps de traitement actif du temps d'attente entre les étapes. Cet élément est essentiel pour des Dashboards tels que « Approval Process Bottlenecks » et « Drafting And Revision Efficiency ».

Permet de calculer précisément la durée des activités et de distinguer le temps de traitement du temps d'attente.

Comme StartTime, cette information figure dans les journaux de piste d’audit ou d’historique des flux de travail Icertis. Certains événements peuvent être instantanés, auquel cas StartTime est égal à EndTime.

Cet attribut identifie la personne, l'équipe ou l'utilisateur automatisé qui a exécuté une activité donnée. Il peut s'agir d'un nom d'utilisateur précis, d'un identifiant d'employé ou d'un compte système.

L'analyse du responsable de l'activité est essentielle pour comprendre l'affectation des Ressources, la répartition de la charge de travail et la performance. Elle permet notamment de déterminer quels utilisateurs ou équipes constituent des goulots d'étranglement, quels réviseurs sont les plus efficaces et comment le travail est réparti. Elle alimente directement le Dashboard « Reviewer Workload Distribution ».

Permet d'analyser la performance par utilisateur ou par équipe, et d'identifier les déséquilibres de charge ainsi que les besoins de formation.

Ces informations sont généralement disponibles dans les données d’historique des flux de travail ou de piste d’audit d’Icertis, associées à chaque événement.

Cet attribut précise le service métier, par exemple le service juridique, les ventes ou les achats, associé à l'utilisateur ayant exécuté l'activité. Il fournit une vue agrégée de l'implication des Ressources dans le processus.

L'analyse par service est essentielle pour comprendre la collaboration et les transferts entre services. Elle permet d'identifier les retards systémiques, par exemple les longues attentes avant une revue juridique après l'envoi par les ventes, qui constituent le sujet du Dashboard « Departmental Handoff Delays ».

Facilite l'analyse de la performance des services et de l'efficacité des transferts, en mettant en évidence les goulots d'étranglement entre fonctions.

Ces données peuvent devoir être enrichies par une jointure avec un système RH ou un annuaire utilisateurs, en utilisant le responsable de l'activité comme clé. Elles peuvent également être stockées directement dans les profils utilisateurs d'Icertis.

Cet attribut indique le statut global du dossier contractuel, par exemple « Draft », « In Review », « Awaiting Signature » ou « Executed ». Il s'agit généralement d'un attribut au niveau du dossier, qui reflète le dernier jalon important atteint.

Il est indispensable aux Dashboards opérationnels tels que « Contract Status And Throughput », qui fournissent une vue en temps réel du pipeline contractuel. Il aide les responsables à comprendre le volume de contrats à chaque étape et à repérer les endroits où le travail s'accumule, afin de gérer proactivement le portefeuille contractuel.

Fournit une vue d'ensemble du pipeline contractuel, essentielle au suivi opérationnel et à la gestion du débit.

Il s'agit d'un champ de statut principal de l'objet Contract Agreement dans Icertis.

Le type de contrat classe les accords selon leur finalité juridique ou métier. Il s’agit d’un attribut fondamental pour segmenter et comparer les cycles de vie des contrats.

Les différents types de contrats suivent souvent des parcours distincts et présentent des niveaux de complexité et des SLA différents. Analyser le processus par type de contrat permet de cibler les améliorations, par exemple en créant des flux de travail optimisés pour les accords à fort volume et à faible risque, comme les NDA, par opposition aux MSA complexes et à forte valeur. Cet attribut est essentiel pour les KPI « Contract Variant Analysis » et « Policy Compliance Score ».

Permet de segmenter le processus afin de comparer les cycles de vie et la conformité de différents types d'accords.

Il s'agit d'un attribut standard configuré sur l'objet Contract Agreement dans Icertis.

Cet attribut représente la valeur financière du contrat, par exemple le montant total du contrat ou sa valeur annualisée. Il s'agit d'un indicateur métier important pour hiérarchiser les contrats et comprendre leur impact financier.

Dans le Process Mining, la valeur du contrat sert à segmenter l'analyse et à se concentrer sur les accords à forte valeur. Il est par exemple possible d'analyser si les contrats à forte valeur prennent plus de temps à approuver ou à négocier. Cet attribut contribue également à l'évaluation des risques, car les retards concernant des contrats à forte valeur peuvent avoir des conséquences importantes sur le chiffre d'affaires.

Permet de hiérarchiser les contrats et de mener des analyses fondées sur leur valeur, afin de concentrer les efforts d'amélioration sur les contrats ayant le plus fort impact financier.

Il s'agit généralement d'un champ monétaire standard de l'objet Contract Agreement dans Icertis.

Cet attribut suit les dates d'échéance des principales obligations, engagements et livrables définis dans le contrat après sa signature. Un même contrat peut comporter plusieurs obligations, chacune ayant sa propre date d'échéance.

Le suivi de ces dates est essentiel à la conformité et à la gestion des risques après la signature. Cet attribut constitue la base du KPI « Obligation Adherence Rate », qui permet à l'organisation de vérifier si elle respecte ses engagements dans les délais et de traiter proactivement les risques de manquement.

Permet de suivre la conformité après la signature, un élément important pour éviter les pénalités et préserver de bonnes relations commerciales.

Icertis propose des modules de gestion des obligations. Ces données proviennent des obligations associées à un contrat.

Cet attribut stocke la date de fin de la durée du contrat. Il s'agit d'une date importante pour gérer le cycle de vie du contrat après sa signature, notamment pour déclencher les activités de renouvellement ou de résiliation.

Cette date est essentielle au suivi de l'efficacité de la gestion de la fin de vie des contrats. Elle sert de référence au KPI « On-Time Renewal/Termination Rate », qui mesure si les processus de renouvellement ou de résiliation sont lancés et achevés dans les délais, afin d'éviter les renouvellements automatiques indésirables ou les interruptions de service.

Essentielle à la gestion des renouvellements et des résiliations, elle permet de traiter proactivement les processus de fin de vie des contrats.

Il s'agit d'un champ de date standard de l'objet Contract Agreement dans Icertis.

Cet Attribut indique l’actualité des données analysées. Il enregistre la date et l’heure de la dernière extraction des données depuis le système source.

Ces informations sont essentielles pour comprendre la fraîcheur des analyses présentées dans les Dashboards. Elles permettent de savoir si vous consultez des informations en temps réel ou des données datant de quelques heures ou de quelques jours, afin de disposer du contexte nécessaire à la prise de décision.

Fournit un contexte sur l’actualité des données et permet de comprendre dans quelle mesure l’analyse du processus est à jour.

Cet horodatage est généré par le pipeline de données ou l'outil ETL à la fin de chaque cycle d'actualisation des données réussi.

Cet attribut booléen indique si le contrat provient d’un modèle standard préapprouvé ou s’il a été créé sous la forme d’un accord personnalisé non standard. Il constitue un facteur important pour évaluer les risques et la conformité.

Les contrats fondés sur des modèles standard présentent généralement des temps de cycle plus courts et un risque moindre. Cet attribut sert de base à l’indicateur « Taux de respect des modèles de contrat » et contribue à analyser l’incidence, sur le processus, du recours à des documents non standard. Il peut mettre en évidence les services ou les types de contrats qui s’écartent fréquemment des normes, afin d’orienter les efforts visant à améliorer l’utilisation des modèles.

Mesure le respect des standards de l'entreprise, directement lié à l'efficacité du processus et à la réduction des risques.

Il peut s'agir d'une case à cocher du contrat ou d'une valeur déduite de l'origine du document ou de ses métadonnées dans Icertis.

Cet attribut identifie l'autre partie concernée par l'accord. Il fournit le contexte nécessaire à l'analyse des interactions et des négociations.

L'analyse du processus par contrepartie peut révéler des tendances dans les cycles de négociation. Elle peut par exemple montrer que les contrats conclus avec certains fournisseurs prennent systématiquement plus de temps à négocier ou nécessitent davantage de révisions. Cette analyse est utile à la gestion stratégique des relations et à l'adaptation des stratégies de négociation. Elle alimente directement le Dashboard « Negotiation Cycle Time And Rework ».

Permet d'analyser les tendances de négociation et la qualité des relations avec des parties externes données.

Ces informations sont stockées dans les métadonnées du contrat et sont généralement liées à un objet de données de référence représentant une contrepartie ou un fournisseur dans Icertis.

Cette mesure calculée compte les activités liées aux révisions, telles que « Contract Redlined Or Revised », pour chaque dossier contractuel. Elle constitue un indicateur simple et puissant des difficultés du processus.

Un nombre élevé de révisions signale des problèmes potentiels lors de la rédaction ou de la négociation, comme des exigences imprécises, des premières versions insuffisantes ou des négociations difficiles. Cette mesure alimente directement le KPI « Contract Revision Rate » et est utilisée dans les Dashboards pour identifier les contrats et les variantes de processus générant un volume excessif de travail à refaire.

Quantifie le travail à refaire au cours du cycle de vie du contrat et mesure directement l'efficacité des étapes de rédaction et de négociation.

Cette valeur est calculée en comptant les occurrences d'activités de révision données pour chaque « ContractId » dans l'Event Log.

Cet attribut précise la zone géographique, par exemple EMEA, APAC ou l'Amérique du Nord, à laquelle le contrat s'applique. Il est important pour les organisations internationales dont les processus varient selon les régions.

L'analyse par région peut révéler des différences de performance, d'exigences de conformité ou de pratiques de négociation liées aux législations locales et aux cultures professionnelles. Elle permet d'établir des comparaisons régionales et d'identifier les bonnes pratiques susceptibles d'être partagées à l'échelle mondiale.

Aide à identifier les variations régionales de performance et de conformité des processus, un enjeu important pour les organisations internationales.

Il s'agit généralement d'un champ de métadonnées de l'objet contractuel dans Icertis, souvent inclus dans la configuration standard.

Cet attribut est calculé en comparant la durée de certaines phases du processus à des objectifs SLA prédéfinis. Par exemple, une revue juridique peut être signalée comme « Late » si elle dépasse le délai standard de 48 heures.

Le statut du SLA est essentiel au suivi de la conformité et à la gestion de la performance. Il permet de créer des alertes et des Dashboards, comme « Contract Compliance Overview », qui mettent immédiatement en évidence les écarts. Les équipes peuvent ainsi hiérarchiser les tâches en retard et les responsables suivre la performance par rapport aux objectifs clés.

Fournit une visibilité immédiate sur le respect des objectifs de niveau de service, afin de hiérarchiser le travail et de gérer la performance.

Cette valeur est calculée en définissant dans l'outil de Process Mining des règles métier qui comparent les horodatages à des seuils SLA prédéfinis, par exemple une durée de revue juridique supérieure à 2 jours.

Cet Attribut identifie l’origine des données, qui est « Icertis » pour ce processus. Il contribue à la gouvernance et à la traçabilité des données, notamment dans les environnements où les données peuvent être agrégées depuis plusieurs systèmes.

Dans l’analyse, il peut servir à filtrer les données selon un système source précis ou à comparer les processus entre différents systèmes, le cas échéant. Dans cette vue, il constitue un identifiant constant pour tous les événements.

Garantit la traçabilité et la lignée des données, ce qui est important pour valider les données et gérer des informations provenant de plusieurs sources.

Il s’agit généralement d’une valeur statique ajoutée lors de l’extraction et de la transformation des données afin d’en indiquer l’origine.

Cet attribut identifie la division interne ou l'unité opérationnelle qui détient le contrat ou en a demandé la création, par exemple « Enterprise Sales North America » ou « Global Procurement ».

Comme le service, cet attribut permet d'agréger les données du processus à un niveau supérieur. Il aide à comparer l'efficacité et la conformité du processus entre les différentes composantes de l'organisation, fournit des analyses utiles à la direction et soutient les décisions stratégiques d'affectation des Ressources.

Permet de comparer à un niveau global la performance du processus entre différentes unités organisationnelles.

Il s'agit souvent d'un champ de métadonnées essentiel de l'accord contractuel, qui le relie à la structure organisationnelle.

Cet attribut suit les différentes versions du document contractuel au fil de sa rédaction, de l'annotation des modifications et des révisions. Il s'agit généralement d'un entier ou d'un numéro de version majeure.mineure.

La version du document est un indicateur direct du travail à refaire. Un nombre élevé de versions pour un contrat suggère plusieurs cycles de modification, qui peuvent être étudiés afin d'en comprendre les causes profondes. Elle constitue une donnée d'entrée essentielle pour calculer le KPI « Contract Revision Rate » et alimenter le Dashboard « Drafting And Revision Efficiency ».

Mesure directement le volume de travail à refaire et de révisions subi par un contrat, en mettant en évidence les inefficacités de rédaction et de négociation.

Icertis conserve l'historique des versions de tous les documents contractuels. Cet attribut peut être extrait des métadonnées du document ou de l'Event Log.