Votre modèle de données pour la gestion des contrats

L’ID de contrat sert d’identifiant de cas de référence et relie de manière unique tous les événements et activités associés à un contrat donné. Il permet d’analyser le parcours complet de chaque contrat, de sa création à sa clôture.

En process mining, cet attribut est indispensable pour reconstituer le cycle de vie de chaque contrat. Il garantit que toutes les activités associées, comme la rédaction, les examens, les approbations et la signature, sont rattachées au bon contrat. Vous pouvez ainsi mesurer précisément les temps de cycle et repérer les variations du processus.

Il s’agit de la clé principale pour analyser le processus, suivre le parcours complet d’un contrat et garantir l’intégrité des données.

Il s’agit d’un attribut essentiel de l’objet Contract Agreement dans Icertis.

Cet attribut enregistre la date et l’heure précises auxquelles une activité a commencé ou s’est terminée. Il constitue la base chronologique du process mining et indique l’ordre des événements pour chaque cas de contrat.

L’heure de l’événement est essentielle à toutes les analyses temporelles. Elle sert à calculer les temps de cycle entre les activités, à repérer les périodes d’attente, à mesurer la durée de phases précises comme la négociation ou l’approbation, et à localiser les goulots d’étranglement où les contrats restent bloqués longtemps.

Cet horodatage est indispensable au calcul des indicateurs de performance, notamment des temps de cycle et des durées, ainsi qu’à la compréhension de l’ordre des événements.

Il s’agit d’un champ standard des journaux d’audit ou d’historique des flux de travail d’Icertis, associé à chaque événement enregistré.

Le nom de l’activité décrit une étape ou un jalon précis du processus de gestion des contrats. Les événements sont classés par horodatage afin de reconstituer le flux du processus pour chaque contrat.

L’analyse de cet attribut révèle l’ordre des opérations, la fréquence des différentes activités et la structure globale du processus. Elle permet de repérer les parcours les plus courants, les écarts par rapport à la procédure standard et les activités qui entraînent des reprises ou des retards, comme les cycles de révision répétés.

Cet attribut définit les étapes du processus. Il est essentiel pour visualiser la cartographie du processus, analyser son déroulement et repérer les goulots d’étranglement.

Ces informations proviennent généralement des journaux d’événements ou des tables d’historique des flux de travail dans Icertis, qui enregistrent les changements de statut et les tâches effectuées sur un contrat.

Cet attribut enregistre l’heure à laquelle une activité s’est achevée. StartTime marque son début, tandis que EndTime en marque la fin et délimite ainsi sa durée.

La disponibilité des heures de début et de fin est indispensable pour calculer avec précision la durée ou le temps de traitement de chaque activité. Elle permet de repérer les étapes les plus longues et de distinguer le temps de traitement actif du temps d’attente entre les étapes. Ces données sont essentielles pour des Dashboards tels que « Goulots d’étranglement du processus d’approbation » et « Efficacité de la rédaction et des révisions ».

Permet de calculer précisément la durée des activités et de distinguer le temps de traitement du temps d’attente.

Comme StartTime, cette valeur figure dans la piste d’audit ou l’historique du flux de travail d’Icertis. Certains événements peuvent être instantanés : StartTime et EndTime sont alors identiques.

Cet attribut identifie la personne, l’équipe ou le compte automatisé qui a réalisé une activité. Il peut s’agir d’un nom d’utilisateur, d’un identifiant d’employé ou d’un compte système.

L’analyse du responsable de l’activité permet de comprendre l’affectation des ressources, la répartition de la charge de travail et les performances. Elle aide à déterminer quels utilisateurs ou équipes constituent des goulots d’étranglement, quels réviseurs sont les plus efficaces et comment le travail est réparti. Elle alimente directement le Dashboard « Répartition de la charge de travail des réviseurs ».

Permet d’analyser les performances par utilisateur ou par équipe, et de repérer les déséquilibres de charge ainsi que les besoins de formation.

Ces informations sont généralement disponibles pour chaque événement dans l’historique du flux de travail ou la piste d’audit d’Icertis.

Cet attribut indique le service de l’entreprise, par exemple le service juridique, les ventes ou les achats, auquel appartient l’utilisateur ayant réalisé l’activité. Il donne une vue agrégée de la participation des ressources au processus.

L’analyse par service permet de comprendre la collaboration entre les services et les transferts de responsabilité. Elle aide à repérer les retards récurrents, par exemple une longue attente du service juridique après l’envoi d’une demande par les ventes. C’est l’objet du Dashboard « Retards dans les transferts entre services ».

Facilite l’analyse des performances des services et de l’efficacité des transferts, et met en évidence les goulots d’étranglement entre équipes.

Il peut être nécessaire d’enrichir ces données en les rapprochant d’un système RH ou d’un annuaire d’utilisateurs, à l’aide du responsable de l’activité comme clé. Elles peuvent aussi être enregistrées directement dans les profils utilisateur d’Icertis.

Cet attribut indique le statut général du dossier de contrat, par exemple « Brouillon », « En cours de révision », « En attente de signature » ou « Signé ». Il s’agit généralement d’un attribut au niveau du dossier, qui reflète la dernière étape importante atteinte.

Il est essentiel aux Dashboards opérationnels tels que « Statut et volume de traitement des contrats », qui donnent un aperçu en temps réel du portefeuille de contrats. Les responsables peuvent ainsi connaître le nombre de contrats à chaque étape et repérer les accumulations de travail afin de gérer le portefeuille de manière proactive.

Donne une vue d’ensemble du portefeuille de contrats, essentielle au suivi des opérations et à la gestion du volume de traitement.

Il s’agit d’un champ de statut principal de l’objet Contract Agreement dans Icertis.

Le type de contrat classe les accords selon leur objet juridique ou commercial. Cet attribut est fondamental pour segmenter et comparer les cycles de vie des contrats.

Les différents types de contrats suivent souvent des parcours distincts, présentent des niveaux de complexité différents et sont soumis à des SLA spécifiques. L’analyse par type de contrat permet de cibler les améliorations, par exemple en créant des flux de travail optimisés pour les accords fréquents et peu risqués, comme les accords de confidentialité, plutôt que pour les contrats-cadres complexes et de grande valeur. Cet attribut est essentiel aux KPI « Analyse des variantes de contrat » et « Score de conformité aux politiques ».

Permet de segmenter les processus afin de comparer les cycles de vie et la conformité de différentes catégories d’accords.

Il s’agit d’un attribut standard configuré sur l’objet Contract Agreement dans Icertis.

Cet attribut représente la valeur financière du contrat, par exemple son montant total ou sa valeur annualisée. Il s’agit d’une métrique importante pour hiérarchiser les contrats et comprendre leurs conséquences financières.

En Process Mining, la valeur du contrat sert à segmenter les analyses et à se concentrer sur les accords de grande valeur. Vous pouvez, par exemple, vérifier si les contrats de grande valeur prennent plus de temps à approuver ou à négocier. Cet attribut contribue aussi à l’évaluation des risques : les retards concernant ces contrats peuvent avoir des conséquences importantes sur le chiffre d’affaires.

Permet de hiérarchiser les contrats et de mener des analyses fondées sur leur valeur, afin de concentrer les efforts d’amélioration sur ceux qui ont le plus d’importance financière.

Il s’agit généralement d’un champ monétaire standard de l’objet Contract Agreement dans Icertis.

Cet attribut suit les dates d’échéance des obligations, engagements et livrables importants définis dans le contrat après sa signature. Un même contrat peut comporter plusieurs obligations, chacune assortie de sa propre échéance.

Le suivi de ces dates est essentiel à la conformité après signature et à la gestion des risques. Cet attribut constitue la base du KPI « Taux de respect des obligations ». L’organisation peut ainsi vérifier si elle tient ses engagements dans les délais et intervenir de manière proactive en cas de risque de manquement.

Permet de suivre la conformité après signature, afin d’éviter les pénalités et de préserver de bonnes relations commerciales.

Icertis propose des modules de gestion des obligations. Ces données proviennent des obligations associées au contrat.

Cet attribut enregistre la date de fin du contrat. Il est important pour gérer le cycle de vie du contrat après sa signature et déclencher les démarches de renouvellement ou de résiliation.

Cette date permet de suivre l’efficacité de la gestion de fin de contrat. Elle sert de référence au KPI « Taux de renouvellement ou de résiliation dans les délais », qui mesure si les démarches correspondantes sont engagées et achevées à temps, afin d’éviter les renouvellements automatiques non souhaités ou les interruptions de service.

Indispensable à la gestion des renouvellements et des résiliations, cet attribut permet d’anticiper les démarches de fin de contrat.

Il s’agit d’un champ de date standard de l’objet Contract Agreement dans Icertis.

Cet attribut indique si les données analysées sont à jour. Il enregistre la date et l’heure de la dernière extraction depuis le système source.

Cette information permet aux utilisateurs de savoir si les analyses présentées dans les Dashboards reposent sur des données en temps réel ou sur des données datant de quelques heures ou de quelques jours. Ils disposent ainsi du contexte nécessaire pour prendre leurs décisions.

Indique l’actualité des données et permet aux utilisateurs de savoir à quelle date remonte l’analyse du processus.

Cet horodatage est généré par le pipeline de données ou l’outil ETL à la fin de chaque cycle d’actualisation réussi.

Cet attribut identifie l’autre partie à l’accord. Il fournit le contexte nécessaire à l’analyse des échanges et des négociations.

L’analyse du processus par contrepartie peut révéler des tendances dans les cycles de négociation. Elle permet, par exemple, de voir si les contrats conclus avec certains fournisseurs prennent systématiquement plus de temps à négocier ou nécessitent davantage de révisions. Ces informations sont utiles à la gestion stratégique des relations et à l’adaptation des stratégies de négociation. Elles alimentent directement le Dashboard « Temps de négociation et reprises ».

Permet d’analyser les tendances des négociations et la qualité des relations avec des parties externes précises.

Ces informations figurent dans les métadonnées du contrat et renvoient généralement à un objet de données de référence sur les contreparties ou les fournisseurs dans Icertis.

Cette métrique calculée compte, pour chaque dossier de contrat, les activités liées aux révisions, telles que « Contrat annoté ou révisé ». Elle fournit un indicateur simple du niveau de friction dans le processus.

Un nombre élevé de révisions peut signaler des problèmes lors de la rédaction ou de la négociation, comme des exigences imprécises, une première version insuffisante ou des négociations difficiles. Cette métrique alimente directement le KPI « Taux de révision des contrats » et permet, dans les Dashboards, de repérer les contrats et les variantes de processus qui entraînent trop de reprises.

Quantifie les reprises au cours du cycle de vie du contrat et mesure directement l’efficacité des étapes de rédaction et de négociation.

Cette valeur est calculée en comptant, dans le journal d’événements, les occurrences d’activités de révision précises pour chaque « ContractId ».

Cet attribut indique la zone géographique concernée par le contrat, par exemple EMEA, APAC ou Amérique du Nord. Il est important pour les organisations internationales dont les processus varient selon les régions.

L’analyse par région peut révéler des différences de performance, d’exigences de conformité ou de pratiques de négociation liées aux lois et aux cultures commerciales locales. Elle permet de comparer les résultats entre régions et de repérer les bonnes pratiques susceptibles d’être partagées à l’échelle mondiale.

Aide les organisations internationales à repérer les différences régionales en matière de performance des processus et de conformité.

Il s’agit généralement d’un champ de métadonnées de l’objet contrat dans Icertis, souvent inclus dans la configuration standard.

Cet attribut est calculé en comparant la durée de certaines phases du processus aux objectifs SLA définis. Par exemple, une révision juridique peut être signalée comme « En retard » si elle dépasse le délai standard de 48 heures.

Le statut du SLA est essentiel au suivi de la conformité et à la gestion des performances. Il permet de créer des alertes et des Dashboards, comme « Vue d’ensemble de la conformité des contrats », qui signalent immédiatement les dépassements. Les équipes peuvent ainsi hiérarchiser les tâches en retard et les responsables suivre les résultats par rapport aux objectifs clés.

Donne une visibilité immédiate sur le respect des objectifs de niveau de service, afin de hiérarchiser le travail et de suivre les performances.

Cette valeur est calculée à l’aide de règles métier définies dans l’outil de Process Mining, qui comparent les horodatages aux seuils SLA établis, par exemple une durée de révision juridique supérieure à deux jours.

Cet attribut indique l’origine des données, ici « Icertis ». Il contribue à leur gouvernance et à leur traçabilité, notamment lorsque les données proviennent de plusieurs systèmes.

Lors de l’analyse, il permet de filtrer les données par système source ou, le cas échéant, de comparer les processus entre différents systèmes. Dans cette vue, il sert d’identifiant constant pour tous les événements.

Cet attribut garantit la traçabilité et le suivi de la provenance des données, deux éléments importants pour leur validation et la gestion de données issues de plusieurs sources.

Il s’agit généralement d’une valeur statique ajoutée lors de l’extraction et de la transformation des données afin d’en indiquer l’origine.

Cet attribut identifie la division ou l’unité opérationnelle interne responsable du contrat ou à l’origine de la demande, par exemple « Ventes aux grandes entreprises, Amérique du Nord » ou « Achats mondiaux ».

Comme l’analyse par service, cet attribut permet d’agréger les données du processus à un niveau supérieur. Il aide à comparer l’efficacité des processus et la conformité dans les différentes entités de l’organisation. Ces informations sont utiles à la direction et éclairent les décisions stratégiques d’affectation des ressources.

Permet de comparer les performances des processus à un niveau global entre les différentes unités de l’organisation.

Il s’agit souvent d’un champ de métadonnées important de l’accord, qui le rattache à la structure de l’organisation.

Cet attribut booléen indique si le contrat repose sur un modèle standard préapprouvé ou s’il s’agit d’un accord personnalisé non standard. Il joue un rôle important dans l’évaluation des risques et de la conformité.

Les contrats fondés sur des modèles standard ont généralement des temps de cycle plus courts et présentent moins de risques. Cet attribut sert de base au KPI « Taux d’utilisation des modèles de contrat » et permet d’analyser les effets de l’utilisation de documents non standard sur le processus. Il peut mettre en évidence les services ou les types de contrats qui s’écartent souvent des normes et orienter les efforts visant à mieux utiliser les modèles.

Mesure le respect des normes de l’entreprise, directement lié à l’efficacité des processus et à la réduction des risques.

Il peut s’agir d’une case à cocher dans le contrat ou d’une valeur déduite de l’origine ou des métadonnées du document dans Icertis.

Cet attribut suit les différentes versions du document contractuel au fil de la rédaction, de l’annotation et des révisions. Il s’agit généralement d’un nombre entier ou d’un numéro de version majeure.mineure.

Le nombre de versions indique directement le volume de reprises. Un nombre élevé de versions peut signaler plusieurs cycles de modifications, dont il est possible d’examiner les causes. Cet attribut contribue au calcul du KPI « Taux de révision des contrats » et au Dashboard « Efficacité de la rédaction et des révisions ».

Mesure directement le volume de reprises et de révisions d’un contrat, et met en évidence les inefficacités de la rédaction et de la négociation.

Icertis conserve l’historique des versions de tous les documents contractuels. Cet attribut peut être extrait des métadonnées du document ou du journal d’événements.