Votre modèle de données pour la comptabilisation et le reporting, écritures de journal

Cet attribut décrit l’activité réalisée à un moment précis du cycle de vie de l’écriture comptable. Il recense les étapes importantes, comme « Écriture comptable créée », « Écriture comptable soumise pour vérification », « Écriture comptable approuvée » et « Écriture comptable comptabilisée dans le grand livre ».

L’analyse de l’ordre et de la fréquence de ces activités est au cœur du Process Mining. Elle permet de visualiser le flux du processus, de repérer les parcours fréquents ou rares (variantes) et de localiser les goulots d’étranglement où les écritures restent le plus longtemps. Elle sert également à définir les points de départ et d’arrivée des indicateurs clés de performance, comme le temps de cycle d’approbation.

Cet attribut définit les étapes du processus. Il permet de visualiser et d’analyser le flux de travail des écritures comptables et de repérer les goulots d’étranglement.

Cet attribut est généralement déduit des journaux d’événements ou des enregistrements de changement de statut dans Workiva. Le champ exact peut nécessiter une association à partir des codes de statut ou des descriptions d’événements du système.

L’heure de l’événement est un horodatage précis, comprenant la date et l’heure, qui indique le moment où une activité s’est produite. Ces données sont essentielles pour remettre les événements dans le bon ordre et effectuer toute analyse temporelle.

En Process Mining, cet attribut sert à calculer la durée entre les activités, le temps de cycle global des cas et les temps d’attente. Il est indispensable aux Dashboards qui analysent les temps de cycle, comme « Temps de cycle d’approbation des écritures comptables » et « Délai d’ajout des pièces justificatives ». Il constitue également la base de l’identification des retards et des inefficacités du processus.

Cet horodatage est essentiel pour calculer les durées, remettre les événements dans le bon ordre et analyser l’évolution des performances du processus.

Cette information est généralement enregistrée avec chaque événement ou changement de statut dans les tables de transactions ou de journaux de Workiva.

L’identifiant de l’écriture comptable permet de suivre de manière unique toutes les activités et tous les événements associés à un ensemble précis de transactions financières, de la création à la comptabilisation finale et au rapprochement. Il relie chaque étape, notamment la création, la soumission, la vérification, l’approbation et la comptabilisation, au sein d’une même instance de processus.

En Process Mining, cet attribut est essentiel pour reconstituer le parcours de bout en bout de chaque écriture comptable. Il permet d’analyser les variantes du processus, les temps de cycle et les boucles de reprise pour chaque écriture, et de comprendre clairement comment chacune progresse dans le système.

Cette clé est indispensable pour suivre tout le cycle de vie d’une écriture comptable et analyser le flux du processus, sa durée et ses variations.

Il s’agit de la clé primaire d’un enregistrement d’écriture comptable dans Workiva. Consultez la documentation Workiva pour connaître la table ou le point de terminaison d’API concerné.

Cet attribut indique la date et l’heure de la dernière extraction des données depuis Workiva. Il permet de savoir à quel point les données analysées sont récentes.

Dans tout Dashboard d’analyse des processus, cette information aide les utilisateurs à évaluer l’actualité des analyses. Elle leur permet de savoir s’ils consultent des données en temps réel ou un instantané pris à un moment précis, ce qui est important pour prendre des décisions opérationnelles éclairées.

Indique aux utilisateurs si les données sont récentes, afin qu’ils sachent si l’analyse reflète l’état actuel du processus.

Cet horodatage est généré et enregistré lors du processus d’extraction, de transformation et de chargement des données (ETL).

Cet attribut identifie l’application source d’où proviennent les données du processus. Pour cette analyse, sa valeur sera toujours « Workiva ».

Même si cette valeur semble fixe dans une analyse portant sur un seul système, elle constitue une métadonnée importante pour la gouvernance et la traçabilité des données. Dans les grandes entreprises, les processus font souvent intervenir plusieurs systèmes. Ce champ devient alors essentiel pour comprendre la traçabilité complète des données et intégrer correctement les informations provenant de différentes sources.

Cet attribut fournit des informations essentielles sur la traçabilité et le contexte des données, et précise leur origine, notamment dans les environnements faisant intervenir plusieurs systèmes.

Il s’agit généralement d’une valeur fixe ajoutée lors de l’extraction et de la transformation des données pour en indiquer l’origine.

Cet attribut représente la principale valeur financière associée à l’écriture comptable. Il peut correspondre au total des débits, qui doit être égal au total des crédits.

L’analyse du processus selon la valeur financière peut révéler des tendances importantes. Par exemple, les écritures de montant élevé peuvent faire l’objet de contrôles plus poussés et suivre un parcours d’approbation plus rigoureux. Cet attribut permet de filtrer les Dashboards et d’étudier les liens entre le montant de l’écriture, le temps de traitement, le taux de reprise et les retards d’approbation.

Permet d’analyser les processus selon leur incidence financière et de déterminer si les écritures de montant élevé sont traitées différemment ou sont davantage sujettes aux retards.

Il s’agit d’un champ fondamental des données d’en-tête d’une écriture comptable dans Workiva.

Cet attribut identifie l’unité organisationnelle associée à l’écriture comptable, par exemple les finances, les ventes ou le marketing. Elle est souvent déterminée par le centre de coûts ou par l’utilisateur qui a créé l’écriture.

L’analyse du processus par service permet de comparer les performances entre différentes parties de l’organisation. Elle peut aider à repérer les services dont les processus sont les plus efficaces, ceux qui affichent les taux de reprise les plus élevés ou les délais d’approbation les plus longs, afin de partager les bonnes pratiques ou de proposer une assistance ciblée.

Permet de comparer les performances entre différentes unités opérationnelles et de repérer les problèmes ou les bonnes pratiques propres à chaque service.

Cette information figure probablement dans les données d’en-tête de l’écriture comptable. Elle peut être liée au profil utilisateur de son créateur ou indiquée sous forme de centre de coûts.

Cet attribut indique l’état actuel d’une écriture comptable, par exemple « Brouillon », « Soumise pour approbation », « Approuvée », « Comptabilisée » ou « Rejetée ». Il donne un instantané de l’état de l’écriture au moment de l’extraction des données.

Cet attribut est essentiel au suivi opérationnel et alimente le Dashboard « Vue d’ensemble du statut actuel des écritures comptables ». Il donne aux responsables une vue claire de la charge de travail et du retard accumulé à chaque étape du processus, ce qui facilite la répartition des ressources et la définition des priorités.

Donne un aperçu de l’étape à laquelle se trouvent les écritures comptables, ce qui est essentiel au suivi opérationnel et à la gestion des retards accumulés.

Il s’agit d’un champ standard de l’en-tête de l’écriture comptable dans Workiva, qui indique son état actuel.

Cet attribut classe les écritures comptables selon leur objet. Les types courants comprennent les écritures standard pour les transactions habituelles, les régularisations pour constater les produits et les charges, les reclassements et les écritures correctives.

Cette dimension est importante pour les analyses comparatives. Elle permet de segmenter le processus afin de déterminer si certains types d’écritures prennent plus de temps, sont plus souvent rejetés ou suivent des parcours différents. Par exemple, le Dashboard « Évolution du taux de contrepassation des écritures comptables » permet d’analyser les contrepassations par type et de repérer les problèmes propres à certaines pratiques comptables.

Permet de segmenter le processus pour déterminer si certains types d’écritures entraînent davantage de retards, de reprises ou d’écarts que d’autres.

Il s’agit probablement d’un champ standard de l’en-tête de l’écriture comptable dans Workiva.

Cet attribut identifie la personne responsable d’une activité donnée, par exemple le créateur, le réviseur ou l’approbateur d’une écriture comptable. Il peut s’agir d’un identifiant utilisateur unique, d’un nom ou d’une adresse e-mail.

L’analyse des données par utilisateur est essentielle pour comprendre la répartition de la charge de travail, les performances et la conformité. Elle alimente des Dashboards comme « Répartition de la charge de travail liée aux écritures comptables » et « Analyse des rejets d’écritures comptables », qui ventilent les activités par utilisateur et mettent en évidence les besoins de formation ou les déséquilibres dans la répartition des ressources.

Cet attribut est essentiel pour analyser la répartition de la charge de travail, repérer les personnes les plus performantes et comprendre les comportements ou les goulots d’étranglement propres à chaque utilisateur.

Cette information figure généralement dans les journaux d’événements ou de transactions de Workiva, associée à chaque activité enregistrée.

Cet attribut booléen distingue les activités exécutées automatiquement par le système, comme « Validation automatique exécutée », de celles effectuées manuellement par un utilisateur, comme « Écriture comptable vérifiée ».

Cette distinction est essentielle pour mesurer avec précision l’efficacité du processus et son potentiel d’automatisation. Elle permet aux analystes de différencier les goulots d’étranglement liés aux interventions humaines de ceux liés au système et de calculer le travail manuel réellement nécessaire. Elle est importante pour les initiatives visant à accroître l’automatisation et à réduire les interventions manuelles.

Permet de distinguer les activités du système de celles des utilisateurs, ce qui est essentiel pour analyser le degré d’automatisation et repérer les goulots d’étranglement liés aux interventions manuelles.

Il s’agit souvent d’un attribut calculé. Il peut être déterminé en vérifiant si l’utilisateur associé à une activité est un compte système ou de service, ou si le nom de l’activité indique qu’elle est automatisée.

Le code société désigne une entité juridique distincte au sein d’un groupe. Les transactions financières sont enregistrées à ce niveau pour les besoins des rapports réglementaires et de la consolidation.

Dans une organisation composée de plusieurs entités, l’analyse du processus des écritures comptables par code société est essentielle. Elle peut révéler des différences de performance, de conformité et d’efficacité propres à certaines entités juridiques ou régions géographiques, et permettre de cibler les initiatives d’amélioration du processus.

Essentiel pour analyser et comparer les performances du processus entre les différentes entités juridiques d’une organisation.

Il s’agit d’un champ fondamental et obligatoire des données d’en-tête d’une écriture comptable dans tout système comptable d’entreprise, y compris Workiva.

La date de comptabilisation est la date d’effet de la transaction aux fins des rapports financiers. Elle détermine la période comptable dans laquelle l’écriture figurera dans les états financiers. Elle peut différer de la date de création ou d’approbation de l’écriture.

Cet attribut est important pour les analyses financières et de conformité. Il permet d’évaluer la rapidité de comptabilisation des écritures par rapport à la clôture des périodes comptables. Les retards entre l’approbation et la comptabilisation peuvent révéler des goulots d’étranglement dans le système ou le processus et nuire à la clôture financière.

Cette date est essentielle aux rapports financiers et permet d’évaluer la rapidité des comptabilisations ainsi que leur incidence sur le cycle de clôture financière.

Il s’agit d’un champ de date standard des données d’en-tête d’une écriture comptable dans Workiva.

Cet attribut booléen vérifie si l’activité « Pièces justificatives jointes » a eu lieu avant l’activité « Écriture comptable soumise pour vérification » pour une écriture donnée.

Il alimente directement le Dashboard « Conformité de la documentation des écritures comptables » et l’indicateur clé de performance « Taux d’ajout des pièces justificatives aux écritures comptables ». Il est essentiel à la conformité et à la traçabilité des audits, car l’absence de pièces justificatives peut entraîner des rejets, des retards et des constats d’audit. Son analyse aide à faire respecter les règles et à simplifier le processus de vérification.

Mesure directement le respect des règles de documentation et contribue à réduire les reprises et les retards dus aux informations manquantes.

Cet attribut est calculé à partir de l’ordre des activités dans les données du processus pour chaque cas.

L’heure de fin indique le moment précis où une activité s’achève. De nombreux événements de processus sont instantanés et ne comportent qu’une heure de début. D’autres activités ont une durée mesurable, comme une étape de vérification qui commence lorsqu’un utilisateur ouvre la tâche et se termine lorsqu’il la soumet.

Cet attribut sert principalement à calculer la durée de traitement, ou temps de travail effectif, d’une activité et à la distinguer du temps d’inactivité ou d’attente. Il permet d’analyser le temps que les utilisateurs consacrent réellement à certaines tâches, comme « Écriture comptable vérifiée ».

Il permet de calculer la durée réelle de traitement d’une activité en distinguant le temps de travail effectif du temps d’attente, pour une analyse de l’efficacité plus précise.

Consultez la documentation Workiva. Cette valeur peut nécessiter la capture des événements de début et de fin d’une même activité.

Lorsqu’une écriture comptable est rejetée, cet attribut indique le motif fourni par le réviseur ou l’approbateur. Il peut s’agir, par exemple, d’un compte du grand livre incorrect, de pièces justificatives manquantes, d’une erreur de calcul ou d’un non-respect des règles.

Cette information est précieuse pour analyser les causes profondes des reprises. L’analyse des motifs de rejet les plus fréquents aide les organisations à repérer les améliorations possibles, comme une formation ciblée, des consignes plus claires ou des contrôles système renforcés. Cet attribut est essentiel aux Dashboards « Analyse des reprises sur les écritures comptables » et « Analyse des rejets d’écritures comptables ».

Met directement en évidence les causes profondes des reprises et permet de cibler les améliorations en matière de formation, de documentation et de contrôles du processus.

Ces données peuvent être stockées dans un champ dédié ou dans un champ de commentaires ou de notes associé à l’activité « Écriture comptable rejetée » dans Workiva.

Cet attribut booléen est calculé pour chaque cas. Il prend la valeur « true » si la séquence d’activités de l’écriture comptable comprend des événements comme « Écriture comptable rejetée » ou « Écriture comptable corrigée ».

Cet attribut simplifie l’analyse des reprises en fournissant un indicateur binaire clair pour le filtrage et l’agrégation. Il est essentiel au calcul de l’indicateur clé de performance « Taux de reprise des écritures comptables » et alimente le Dashboard « Analyse des reprises sur les écritures comptables ». Il permet ainsi de repérer rapidement les cas qui s’écartent du parcours nominal et nécessitent un travail supplémentaire.

Fournit un indicateur simple pour repérer et analyser toutes les écritures comptables qui ont dû être corrigées, ce qui est essentiel pour mesurer la qualité du processus et le taux de traitement correct dès la première fois.

Cet attribut est calculé en recherchant, pour chaque cas dans le journal d’événements, la présence d’activités liées aux reprises, comme « Écriture comptable rejetée ».

Cette métrique calculée mesure la durée totale de la phase d’approbation. Elle correspond généralement au temps écoulé entre le premier événement « Écriture comptable soumise pour vérification » et l’événement final « Écriture comptable approuvée » pour chaque écriture.

Elle mesure directement l’efficacité du flux de travail de vérification et d’approbation et constitue un indicateur clé de performance pour de nombreux services financiers. Elle alimente le Dashboard « Temps de cycle d’approbation des écritures comptables », qui aide à repérer les goulots d’étranglement et à suivre les effets des initiatives visant à accélérer les approbations.

Cet indicateur clé de performance mesure directement l’efficacité du processus d’approbation et aide à repérer les retards.

Cette métrique est calculée à partir des horodatages des activités « Écriture comptable soumise pour vérification » et « Écriture comptable approuvée » dans le journal d’événements.