Votre modèle de données Record to Report - Écriture comptable

Cet attribut décrit l’activité effectuée à un moment donné du cycle de vie de l’écriture comptable. Il capture des jalons essentiels tels que « Journal Entry Created », « Journal Entry Submitted for Review », « Journal Entry Approved » et « Journal Entry Posted to GL ».

L’analyse de la séquence et de la fréquence de ces activités constitue le cœur du Process Mining. Elle permet de visualiser le flux du processus, d’identifier les parcours fréquents et rares, appelés variantes, et de repérer les goulots d’étranglement où les écritures passent le plus de temps. Elle sert également à définir les points de début et de fin pour le calcul des indicateurs clés de performance, comme le délai d’approbation.

Il définit les étapes du processus, ce qui permet de visualiser et d’analyser le flux de travail des écritures comptables et d’identifier les goulots d’étranglement.

Cet attribut est généralement dérivé des journaux d’événements ou des enregistrements de changements d’état dans Workiva. Le champ exact devra peut-être être mappé à partir des codes d’état du système ou des descriptions d’événements.

L’Event Time est un horodatage précis, comprenant la date et l’heure, qui enregistre le moment où une activité s’est produite. Ces données sont essentielles pour ordonner correctement les événements et réaliser toutes les analyses temporelles.

Dans le Process Mining, cet attribut sert à calculer la durée entre les activités, le délai global de traitement des cas et les temps d’attente. Il est indispensable aux Dashboards qui analysent les délais de traitement, comme « Journal Entry Approval Cycle Time » et « Document Attachment Lag Time », et constitue la base de l’identification des retards et des inefficacités du processus.

Cet horodatage est essentiel pour calculer toutes les durées, ordonner correctement les événements et analyser la performance du processus dans le temps.

Cette information est généralement stockée avec chaque événement ou changement d’état dans les tables de transactions ou de journaux de Workiva.

L’identifiant de l’écriture comptable permet de suivre de manière unique toutes les activités et tous les événements associés à un ensemble donné de transactions financières, de la création à l’enregistrement final et au rapprochement. Cet identifiant relie chaque étape, notamment la création, la soumission, la révision, l’approbation et l’enregistrement, au sein d’une même instance de processus cohérente.

Dans le Process Mining, cet attribut est fondamental pour reconstituer le parcours de bout en bout de chaque écriture comptable. Il permet d’analyser les variantes de processus, les délais de traitement et les boucles de reprise pour chaque écriture, afin d’obtenir une vision claire de la manière dont les écritures circulent dans le système.

Il s’agit de la clé essentielle pour suivre le cycle de vie complet d’une écriture comptable et analyser le flux, la durée et les variations du processus.

Il s’agit de la clé primaire d’un enregistrement d’écriture comptable dans Workiva. Consultez la documentation de Workiva pour connaître la table ou le point de terminaison d’API concerné.

Cet attribut enregistre la date et l’heure de la dernière extraction des données depuis Workiva. Il fournit un contexte sur l’actualité des données analysées.

Dans tout Dashboard d’analyse des processus, cette information est essentielle pour permettre aux utilisateurs de comprendre à quel point les analyses sont récentes. Elle indique s’ils consultent des données en temps réel ou un instantané correspondant à un moment précis, ce qui est important pour prendre des décisions opérationnelles éclairées.

Informe les utilisateurs sur l’actualité des données et leur permet de vérifier si l’analyse reflète l’état le plus récent du processus.

Cet horodatage est généré et stocké lors du processus d’extraction, de transformation et de chargement des données (ETL).

Cet attribut identifie l’application source à l’origine des données du processus. Pour cette analyse, sa valeur sera toujours « Workiva ».

Même si cet attribut peut sembler statique dans une analyse portant sur un seul système, il constitue un élément essentiel des métadonnées pour la gouvernance et la traçabilité des données. Dans les environnements d’entreprise étendus, les processus traversent souvent plusieurs systèmes. Ce champ devient alors indispensable pour comprendre la traçabilité complète des données et intégrer correctement des données provenant de différentes sources.

Fournit des informations essentielles sur la traçabilité et le contexte des données, en clarifiant leur origine, notamment dans les environnements multisystèmes.

Il s’agit généralement d’une valeur statique ajoutée lors de l’extraction et de la transformation des données afin d’en indiquer l’origine.

Cet attribut identifie l’unité organisationnelle, comme la finance, les ventes ou le marketing, associée à l’écriture comptable. Elle est souvent déterminée par le centre de coûts ou par l’utilisateur ayant créé l’écriture.

L’analyse du processus par département permet de comparer la performance entre les différentes composantes de l’organisation. Elle peut aider à identifier les départements dont les processus sont les plus efficaces, ceux qui présentent les taux de reprise les plus élevés ou les délais d’approbation les plus longs, afin de partager les bonnes pratiques ou de fournir un accompagnement ciblé.

Permet de comparer la performance entre différentes unités métier et d’identifier les problèmes ou les bonnes pratiques propres à chaque département.

Cette information est probablement disponible dans les données d’en-tête de l’écriture comptable, éventuellement via le profil de l’utilisateur créateur ou un centre de coûts.

Cet attribut indique l’état en temps réel d’une écriture comptable, par exemple « Draft », « Submitted for Approval », « Approved », « Posted » ou « Rejected ». Il représente un instantané de la position de l’écriture au moment de l’extraction des données.

Il est essentiel au suivi opérationnel et alimente le Dashboard « Current Journal Entry Status Overview ». Il fournit à la direction une vision claire de la charge de travail et du stock en attente à chaque étape du processus, afin de faciliter l’affectation des ressources et la priorisation.

Fournit un instantané en temps réel de la position des écritures comptables dans le processus, ce qui est essentiel au suivi opérationnel et à la gestion des stocks en attente.

Il s’agit d’un champ standard de l’en-tête de l’écriture comptable dans Workiva, qui reflète son état actuel.

Cet attribut représente la principale valeur financière associée à l’écriture comptable. Il peut correspondre au montant total au débit, qui doit être égal au montant total au crédit.

L’analyse du processus selon la valeur financière peut révéler des tendances importantes. Par exemple, les écritures comptables de montant élevé peuvent faire l’objet d’un contrôle plus approfondi et suivre un parcours d’approbation différent et plus exigeant. Cet attribut peut servir à filtrer les Dashboards et à analyser la corrélation entre le montant de l’écriture, le délai de traitement, le taux de reprise et les retards d’approbation.

Permet d’analyser le processus selon l’impact financier et de déterminer si les écritures de montant élevé sont traitées différemment ou davantage exposées aux retards.

Il s’agit d’un champ fondamental des données d’en-tête de l’écriture comptable dans Workiva.

Cet attribut catégorise les écritures comptables selon leur finalité métier. Les types courants comprennent les écritures standard pour les transactions habituelles, les écritures de régularisation pour constater les produits et les charges, les écritures de reclassement et les écritures de correction.

Cette dimension est essentielle à l’analyse comparative. Elle permet de segmenter le processus afin de déterminer si certains types d’écritures nécessitent davantage de temps, présentent des taux de rejet plus élevés ou suivent des parcours différents. Elle est notamment utilisée dans le Dashboard « Journal Entry Reversal Rate Trend » pour analyser les contre-passations par type et isoler les problèmes propres à certaines pratiques comptables.

Permet de segmenter le processus afin d’identifier les types d’écritures qui entraînent davantage de retards, de reprises ou d’écarts.

Il s’agit probablement d’un champ standard de l’en-tête de l’écriture comptable dans Workiva.

Cet attribut identifie la personne responsable d’une activité donnée, par exemple le créateur, le réviseur ou l’approbateur d’une écriture comptable. Il peut s’agir d’un identifiant utilisateur unique, d’un nom ou d’une adresse e-mail.

L’analyse des données par utilisateur est essentielle pour comprendre la répartition de la charge de travail, la performance et la conformité. Elle alimente des Dashboards tels que « Journal Entry Workload Distribution » et « Journal Entry Rejection Analysis », en permettant de ventiler les activités par utilisateur et de mettre en évidence d’éventuels besoins de formation ou déséquilibres de ressources.

Cet attribut est essentiel pour analyser la répartition de la charge de travail, identifier les utilisateurs les plus performants et comprendre les comportements ou les goulots d’étranglement propres à chaque utilisateur.

Cette information est généralement disponible dans les journaux d’événements ou de transactions de Workiva, associée à chaque activité enregistrée.

Cet attribut booléen distingue les activités effectuées automatiquement par le système, comme « Automated Validation Run », de celles réalisées manuellement par un utilisateur, comme « Journal Entry Reviewed ».

Cette distinction est essentielle pour mesurer précisément l’efficacité du processus et son potentiel d’automatisation. Elle permet aux analystes de distinguer les goulots d’étranglement liés aux utilisateurs de ceux liés au système et de calculer l’effort manuel réellement nécessaire au processus. Elle est importante pour les initiatives visant à accroître l’automatisation et à réduire les interventions manuelles.

Aide à distinguer les activités du système de celles des utilisateurs, ce qui est essentiel pour analyser le niveau d’automatisation et identifier les goulots d’étranglement manuels.

Il s’agit souvent d’un attribut dérivé. Il peut être déterminé en vérifiant si l’« User » associé à une activité correspond à un compte système ou de service, ou si le nom de l’activité indique lui-même une automatisation.

Le code société représente une entité juridique distincte au sein d’un groupe. Les transactions financières sont enregistrées à ce niveau pour le reporting légal et la consolidation.

Dans une organisation composée de plusieurs entités, l’analyse du processus des écritures comptables par code société est essentielle. Elle peut révéler des différences de performance, de conformité et d’efficacité propres à certaines entités juridiques ou régions géographiques, afin de cibler les initiatives d’amélioration des processus.

Essentiel pour analyser et comparer la performance des processus entre les différentes entités juridiques d’une organisation.

Il s’agit d’un champ fondamental et obligatoire des données d’en-tête de l’écriture comptable dans tout système comptable d’entreprise, y compris Workiva.

La date d’enregistrement correspond à la date d’effet de la transaction à des fins de reporting financier. Elle détermine la période fiscale dans laquelle l’écriture apparaîtra dans les états financiers. Cette date peut différer de la date de création ou d’approbation de l’écriture.

Cet attribut est important pour les analyses financières et de conformité. Il permet d’évaluer la ponctualité des enregistrements par rapport à la clôture des périodes fiscales. Les délais entre l’approbation et l’enregistrement peuvent révéler des goulots d’étranglement du système ou du processus susceptibles de nuire à la clôture financière.

Il s’agit d’une date essentielle pour le reporting financier, qui permet d’analyser la ponctualité des enregistrements et leur impact sur le cycle de clôture financière.

Il s’agit d’un champ de date standard des données d’en-tête de l’écriture comptable dans Workiva.

Cette métrique calculée mesure la durée de l’ensemble de la phase d’approbation. Elle correspond généralement à la différence entre l’événement « Écriture comptable soumise pour revue » et l’événement final « Écriture comptable approuvée » pour chaque écriture comptable.

Elle mesure directement l’efficacité du flux de travail de revue et d’approbation et constitue un KPI essentiel pour de nombreux services financiers. Elle alimente le Dashboard « Temps de cycle d’approbation des écritures comptables », qui aide à identifier les goulots d’étranglement et à suivre l’incidence des initiatives d’amélioration visant à accélérer les approbations.

Il s’agit d’un indicateur clé de performance qui mesure directement l’efficacité du processus d’approbation et aide à repérer les retards.

Il s’agit d’une mesure calculée à partir des horodatages des activités « Journal Entry Submitted for Review » et « Journal Entry Approved » du journal d’événements.

Cet attribut booléen vérifie la présence de l’activité « Supporting Documentation Attached » avant l’activité « Journal Entry Submitted for Review » pour une écriture comptable donnée.

Il contribue directement au Dashboard « Journal Entry Documentation Compliance » et au KPI « JE Documentation Attachment Rate ». Il est essentiel à la conformité et à l’auditabilité, car les écritures dépourvues de justificatifs appropriés peuvent entraîner des rejets, des retards et des observations d’audit. Son analyse aide à faire respecter les politiques et à simplifier le processus de révision.

Mesure directement le respect des politiques de documentation et contribue à réduire les reprises et les retards dus aux informations manquantes.

Il s’agit d’un attribut dérivé, calculé en vérifiant la séquence des activités dans les données du processus pour chaque cas.

L’End Time enregistre le moment précis où une activité se termine. De nombreux événements de processus sont instantanés et ne disposent que d’une Start Time, mais certaines activités ont une durée mesurable, comme une étape de révision qui commence lorsqu’un utilisateur ouvre la tâche et se termine lorsqu’il la soumet.

Cet attribut sert principalement à calculer le temps de traitement, ou temps de travail actif, d’une activité et à le distinguer du temps d’inactivité ou d’attente. Il contribue aux analyses visant à déterminer le temps réellement consacré par les utilisateurs à certaines tâches, comme « Journal Entry Reviewed ».

Il permet de calculer le temps réel de traitement d’une activité et de distinguer la durée du travail actif du temps d’attente, pour une analyse plus précise de l’efficacité.

Consultez la documentation de Workiva. Cet attribut devra peut-être être déduit en capturant à la fois l’événement de début et l’événement d’achèvement d’une même activité.

Lorsqu’une écriture comptable est rejetée, cet attribut enregistre le motif fourni par le réviseur ou l’approbateur. Les motifs peuvent inclure « Incorrect GL Account », « Missing Documentation », « Calculation Error » ou « Policy Violation ».

Cette information est particulièrement utile pour analyser les causes profondes des reprises. L’analyse des motifs de rejet les plus fréquents permet aux organisations d’identifier les axes d’amélioration, comme une formation ciblée, des consignes plus claires ou le renforcement des contrôles système. Il s’agit d’un attribut essentiel pour les Dashboards « Journal Entry Rework Analysis » et « Journal Entry Rejection Analysis ».

Fournit une vision directe des causes profondes des reprises et permet de cibler les améliorations en matière de formation, de documentation et de contrôles des processus.

Ces données peuvent être stockées dans un champ dédié ou dans un champ de commentaires ou de notes associé à l’activité « Journal Entry Rejected » dans Workiva.

Cet attribut booléen est calculé pour chaque cas. Il prend la valeur « true » si la séquence d’activités de l’écriture comptable comprend des événements tels que « Journal Entry Rejected » ou « Journal Entry Corrected ».

Il simplifie l’analyse des reprises en créant un indicateur binaire clair pour le filtrage et l’agrégation. Il est fondamental pour calculer le KPI « Journal Entry Rework Rate » et alimenter le Dashboard « Journal Entry Rework Analysis », afin d’identifier rapidement les cas qui s’écartent du parcours nominal et nécessitent un effort supplémentaire.

Fournit un indicateur simple pour identifier et analyser toutes les écritures comptables ayant nécessité une correction, ce qui est essentiel pour mesurer la qualité du processus et le taux de traitement correct dès la première fois.

Il s’agit d’un attribut dérivé, calculé en vérifiant la présence d’activités liées aux reprises, comme « Journal Entry Rejected », dans le journal d’événements de chaque cas.