Votre modèle de données pour la clôture comptable et les écritures de journal

L’heure de l’événement, ou horodatage, indique la date et l’heure exactes auxquelles une activité a été exécutée. Elle établit l’ordre chronologique des événements pour chaque cas, ce qui est indispensable pour reconstituer fidèlement le flux de processus.

Lors de l’analyse, les horodatages servent à calculer la durée entre les activités, à mesurer le temps de cycle total du processus et à repérer les retards ou les goulots d’étranglement. Par exemple, l’écart entre « Écriture comptable soumise pour approbation » et « Écriture comptable approuvée » indique le délai d’approbation. Des horodatages exacts sont indispensables à toute analyse temporelle des processus et à la mesure de leur performance.

Cet horodatage est indispensable pour ordonner les événements, calculer les temps de cycle et les durées, et repérer les retards dans le processus.

On le trouve dans les journaux d’événements, les tables d’historique des transactions ou les enregistrements de modification des documents. Les champs correspondants s’appellent souvent « Date de création », « Date de modification » ou « Horodatage ».

L’identifiant de l’écriture comptable est un attribut essentiel qui distingue chaque instance de processus liée à une transaction financière. Il relie toutes les activités associées, comme la création, l’approbation et la comptabilisation, au sein d’un même cas.

Dans une analyse de Process Mining, cet identifiant permet de reconstituer le parcours complet de chaque écriture comptable. Il sert de base au calcul des métriques par cas, comme le temps de cycle, à l’identification des variantes du processus et à l’analyse de la conformité au modèle de processus attendu. Sans identifiant de cas unique, il est impossible de retracer la séquence d’événements d’une transaction précise.

Cet identifiant est indispensable pour suivre chaque écriture comptable tout au long de son cycle de vie et analyser les flux de processus, leur durée et leurs variations.

On le trouve généralement dans la table d’en-tête des documents financiers ou comptables. Il peut s’agir d’une clé composée du numéro de document, du code société et de l’exercice fiscal.

Le nom de l’activité décrit une étape du cycle de vie de l’écriture comptable, par exemple « Écriture comptable créée », « Écriture comptable soumise pour approbation » ou « Écriture comptable comptabilisée ». Chaque activité correspond à un changement d’état ou à une action distincte portant sur l’écriture.

Cet attribut est fondamental en Process Mining, car il définit les nœuds de la carte du processus. L’analyse de l’ordre et de la fréquence des activités permet de faire apparaître le flux de processus réel, de repérer les goulots d’étranglement entre les étapes, de détecter les écarts par rapport à la procédure standard et de mesurer le temps passé à chaque étape.

Il définit les étapes de la carte du processus, ce qui permet de visualiser le flux de processus, de repérer les goulots d’étranglement et d’analyser les écarts.

Il est souvent établi à partir des journaux de changement de statut, des tables d’événements, des codes de transaction ou de l’historique du flux de travail associé au document d’écriture comptable.

Cet attribut indique la date et l’heure de la dernière extraction ou actualisation des données. Il renseigne sur leur fraîcheur.

Pour interpréter correctement les résultats d’une analyse, il est important de savoir si les données sont à jour. Cet horodatage permet de déterminer si vous consultez des informations en temps réel ou un instantané pris à un moment précis. Cette distinction influe sur la pertinence des Dashboards et des KPI relatifs aux retards en cours ou à la performance actuelle du processus.

Il indique si les données sont à jour et permet de savoir à quelle période se rapporte l’analyse du processus.

Cet horodatage est généralement généré et enregistré par l’outil d’extraction des données ou la plateforme d’intégration lors de leur chargement.

L’attribut Système source désigne l’application ou le module d’origine dans lequel les données de l’écriture comptable ont été générées. Dans les entreprises actuelles, les données financières peuvent provenir de différents ERP, sous-grands livres ou applications tierces.

Cet attribut permet plusieurs types d’analyse. Il sert à comparer l’efficacité et la conformité des processus entre différents systèmes sources. Vous pouvez, par exemple, vérifier si les écritures provenant d’un sous-grand livre automatisé sont traitées plus rapidement que celles saisies manuellement. Il est également important pour la gouvernance des données et le diagnostic des problèmes, car il permet de remonter à leur origine.

Il indique l’origine des données, ce qui permet de comparer les processus entre différents systèmes et contribue à la gouvernance des données.

Il est généralement défini lors de la configuration de l’extraction des données ou disponible comme champ standard dans les entrepôts de données qui regroupent des informations provenant de plusieurs systèmes.

Le code société désigne une entité juridique ou opérationnelle distincte au sein d’une organisation. Les transactions financières sont enregistrées au niveau de chaque code société afin de produire des états financiers distincts.

En Process Mining, le code société est un attribut important pour l’analyse organisationnelle. Il permet de comparer la performance des processus entre différentes entités, régions ou filiales. Un analyste peut, par exemple, comparer les taux de rejet ou les délais d’approbation des entités américaines et allemandes afin de repérer les bonnes pratiques ou les points à améliorer. Ces comparaisons contribuent à harmoniser les processus et à assurer la conformité dans l’ensemble de l’organisation.

Il permet de comparer la performance des processus entre différentes entités juridiques, filiales ou régions.

Champ standard présent dans l’en-tête de presque tous les documents financiers d’un système ERP.

L’attribut Devise indique l’unité monétaire du montant de l’écriture comptable. Il est indispensable pour interpréter et comparer correctement les valeurs financières, en particulier dans les organisations multinationales.

Lors de l’analyse, cet attribut apporte le contexte nécessaire à l’interprétation du montant de l’écriture comptable. Il permet de filtrer les transactions par devise et est indispensable pour agréger ou comparer des montants entre différentes régions. Pour réaliser une analyse à l’échelle mondiale, il peut être nécessaire de convertir les montants dans une devise de référence unique.

Il apporte le contexte nécessaire à l’interprétation du montant de l’écriture comptable et permet d’analyser et de comparer correctement des valeurs exprimées dans différentes devises.

Champ standard de l’en-tête des documents financiers, souvent nommé « Code devise » ou « Clé de devise ».

Cet attribut indique la valeur financière de l’écriture comptable. Selon le système et le modèle de données, il peut correspondre au total des débits, au total des crédits ou à un montant total absolu.

L’analyse des processus selon la valeur monétaire peut faire ressortir des éléments importants. Elle aide à prioriser les améliorations en se concentrant sur les transactions de montant élevé. Vous pouvez, par exemple, vérifier si les écritures de montant élevé prennent plus de temps à approuver ou sont plus souvent rejetées. Cet attribut est également indispensable à l’analyse de l’importance relative et au repérage des transactions présentant un risque financier plus élevé.

Cet attribut est important pour l’analyse de l’importance relative. Il aide à prioriser les améliorations concernant les transactions de montant élevé et à évaluer leur incidence financière.

Il est généralement disponible dans la table d’en-tête des écritures comptables. Il peut être nécessaire de le calculer en additionnant les montants des postes.

L’attribut Nom d’utilisateur identifie la personne qui a exécuté une étape donnée du processus. Il peut s’agir de la personne qui a créé ou soumis l’écriture comptable, du responsable qui l’a approuvée ou du comptable qui l’a comptabilisée.

L’analyse de la performance par utilisateur renseigne sur la répartition de la charge de travail, la productivité de l’équipe et les besoins de formation individuels. Elle peut mettre en évidence les personnes les plus performantes, celles qui ont besoin d’une assistance supplémentaire ou les activités régulièrement prises en charge par les mêmes personnes. Ces informations sont utiles à la gestion des ressources et aux initiatives d’amélioration de la performance.

Cet attribut est utile pour analyser la répartition de la charge de travail et la performance de l’équipe, ainsi que pour repérer les besoins de formation.

On le trouve généralement dans les journaux de modification des documents ou les tables d’historique du flux de travail, souvent dans des champs tels que « Créé par », « Modifié par » ou « ID utilisateur ».

Le statut de l’écriture comptable indique son état à un moment donné ou son résultat final. Il correspond généralement aux principales étapes du processus, par exemple « En cours », « Soumise pour approbation », « Comptabilisée » ou « Extournée ».

Cet attribut aide à comprendre la charge de travail et les retards en cours. En filtrant les écritures dont le statut est « En cours » ou « En attente d’approbation », les responsables peuvent suivre le travail restant. L’analyse du statut final permet de comprendre les résultats du processus, par exemple en calculant la proportion d’écritures comptabilisées par rapport à celles qui ont été supprimées ou extournées.

Il aide à suivre la charge de travail et les retards en cours en indiquant l’état de chaque écriture comptable, par exemple « En attente d’approbation » ou « Comptabilisée ».

Disponible dans les données d’en-tête de l’écriture comptable. Les champs correspondants s’appellent souvent « Statut du document » ou « Statut de comptabilisation ».

Le type d’écriture comptable classe les transactions selon leur objet ou leur nature. Les types courants comprennent les écritures manuelles standard, les écritures automatisées provenant d’un sous-grand livre, les régularisations, les reclassements et les écritures d’extourne.

Cet attribut est une dimension utile pour filtrer et segmenter l’analyse des processus. La comparaison des flux de processus et des indicateurs de performance selon le type d’écriture peut faire ressortir des éléments intéressants. Vous pourriez, par exemple, constater que les écritures de régularisation nécessitent un cycle d’approbation plus long ou que les écritures récurrentes sont davantage automatisées. Ces constats permettent de cibler les améliorations en fonction des catégories de transactions.

Il permet de segmenter l’analyse et de comparer les processus selon le type de transaction, par exemple les régularisations et les écritures standard, afin de repérer les améliorations à cibler.

Il se trouve généralement dans les données d’en-tête de l’écriture comptable. Les champs correspondants s’appellent souvent « Type de document », « Catégorie d’écriture » ou « Type d’écriture ».

L’attribut Automatisée est un indicateur booléen qui distingue les activités exécutées par des systèmes automatisés, comme des robots ou des sous-grands livres intégrés, de celles effectuées manuellement par des utilisateurs.

Cet attribut est indispensable pour mesurer le degré d’automatisation du processus d’écriture comptable. Il permet de calculer le KPI du taux d’automatisation et de repérer les possibilités d’automatisation supplémentaires. En comparant les temps de cycle et les taux d’erreur des activités automatisées et manuelles, les entreprises peuvent étayer une analyse de rentabilité en faveur d’investissements dans des technologies d’automatisation, afin d’améliorer l’efficacité et de réduire les erreurs humaines.

Il aide à mesurer le taux d’automatisation du processus et à repérer les tâches manuelles qui pourraient être automatisées, afin d’améliorer l’efficacité et de réduire les erreurs.

Il est souvent déterminé en vérifiant si le « Nom d’utilisateur » correspond à un compte système ou de service, ou si la transaction provient d’un système source automatisé.

La date de comptabilisation est la date comptable officielle d’une transaction. Elle détermine la période fiscale dans laquelle l’écriture comptable figurera dans les états financiers. Elle peut différer de la date de création de l’écriture ou de celle de la transaction.

L’analyse de cette date est importante pour les contrôles financiers et le suivi des délais. L’écart entre la date de création ou d’approbation et la date de comptabilisation peut constituer un indicateur de performance clé et révéler des retards à la dernière étape du processus. Cette date sert également à mesurer le taux de comptabilisation dans les délais et à repérer les écritures antidatées ou affectées à une période incorrecte, ce qui peut poser un problème de conformité.

Cette date permet de calculer les retards de comptabilisation et de vérifier que les écritures sont enregistrées dans la bonne période financière, pour garantir l’exactitude des rapports.

Champ standard obligatoire dans l’en-tête de tous les documents financiers d’un système ERP.

Le motif du rejet est un code ou une description qui explique pourquoi une écriture comptable n’a pas été approuvée. Les motifs courants comprennent une imputation incorrecte, des pièces justificatives manquantes ou le non-respect des règles.

Cet attribut est essentiel à l’analyse des causes profondes des reprises et des inefficacités du processus. L’analyse de la fréquence des différents motifs de rejet permet de repérer les sources d’erreur les plus courantes. Ces informations aident à définir des mesures ciblées, comme améliorer les supports de formation, clarifier les règles ou mettre en place des contrôles système pour prévenir les erreurs. Elles contribuent directement au suivi d’indicateurs tels que le taux de rejet et le taux de reprise.

Cet attribut est essentiel à l’analyse des causes profondes des reprises. Il aide à repérer les erreurs courantes et à définir des formations ou des améliorations système ciblées.

On le trouve généralement dans le journal du flux de travail ou l’historique d’approbation de l’écriture comptable. Il peut s’agir d’un champ de texte libre ou d’une valeur sélectionnée dans une liste prédéfinie.

L’attribut Service associe une écriture comptable à une unité opérationnelle, une fonction ou un centre de coûts précis. Ces données organisationnelles permettent d’attribuer les activités financières au service concerné de l’entreprise.

Comme le code société, le service permet de segmenter les données du processus pour obtenir une analyse plus détaillée. Il peut servir à comparer l’efficacité des processus, les taux de reprise ou les délais d’approbation entre différents services. Vous pouvez ainsi repérer les bonnes pratiques ou les équipes qui ont besoin d’une assistance ou de consignes supplémentaires.

Il permet d’analyser les processus et de comparer leur performance entre différentes unités opérationnelles, afin de repérer les problèmes propres à un service ou les bonnes pratiques.

Il peut figurer dans l’en-tête ou les données de poste de l’écriture comptable. Il peut être déduit de l’utilisateur qui a créé l’écriture ou du centre de coûts associé à la transaction.