Votre modèle de données Record to Report - écriture comptable

L'heure de l'événement, ou horodatage, enregistre la date et l'heure exactes auxquelles une activité a été exécutée. Elle fournit l'ordre chronologique des événements pour chaque cas, ce qui est essentiel pour reconstituer précisément le flux du processus.

Dans une analyse, les horodatages servent à calculer les durées entre les activités, à mesurer le temps de cycle total du processus et à identifier les retards ou les goulots d'étranglement. Par exemple, l'écart entre « Écriture comptable soumise pour approbation » et « Écriture comptable approuvée » donne la durée de l'approbation. Des horodatages précis sont indispensables à toute analyse de processus fondée sur le temps et à toute mesure de performance.

Cet horodatage est essentiel pour ordonner les événements, calculer les temps de cycle et les durées, et identifier les retards dans le processus.

Il se trouve dans les journaux d'événements, les tables d'historique des transactions ou les enregistrements de modification des documents. Les champs clés sont souvent nommés « Date de création », « Date de modification » ou « Horodatage ».

L'identifiant de l'écriture comptable est un attribut essentiel qui identifie de manière unique chaque instance de processus correspondant à une transaction financière. Il relie toutes les activités associées, comme la création, l'approbation et la comptabilisation, au sein d'un même cas cohérent.

Dans une analyse de Process Mining, cet identifiant permet de reconstituer le parcours de bout en bout de chaque écriture comptable. Il constitue la base du calcul des indicateurs au niveau du cas, comme le temps de cycle, de l'identification des variantes de processus et de l'analyse de la conformité au modèle de processus souhaité. Sans identifiant de cas unique, il est impossible de retracer la séquence des événements d'une transaction donnée.

Cet identifiant est indispensable pour suivre le cycle de vie complet de chaque écriture comptable et analyser les flux de processus, les durées et les variations.

Il se trouve généralement dans la table d'en-tête des documents financiers ou comptables. Il peut s'agir d'une clé composite composée du numéro de document, du code société et de l'exercice fiscal.

Le nom de l'activité décrit une étape du cycle de vie de l'écriture comptable, comme « Écriture comptable créée », « Écriture comptable soumise pour approbation » ou « Écriture comptable comptabilisée ». Chaque activité représente un changement d'état distinct ou une action effectuée sur l'écriture comptable.

Cet attribut est fondamental pour le Process Mining, car il définit les nœuds de la carte du processus. L'analyse de la séquence et de la fréquence des activités permet de révéler le flux réel du processus, d'identifier les goulots d'étranglement entre les étapes, de détecter les écarts par rapport à la procédure standard et de mesurer le temps consacré à chaque phase du processus.

Il définit les étapes de la carte du processus, ce qui est essentiel pour visualiser le flux du processus, identifier les goulots d'étranglement et analyser les écarts.

Ces informations sont souvent déduites des journaux de changement d’état, des tables d’événements, des codes de transaction ou de l’historique du flux de travail associé au document d’écriture comptable.

Cet attribut enregistre la date et l'heure de l'extraction ou de l'actualisation la plus récente des données. Il indique le degré d'actualité des données analysées.

Dans toute analyse, il est essentiel de connaître la fraîcheur des données pour interpréter correctement les résultats. Cet horodatage permet de savoir si vous consultez des informations en temps réel ou un instantané pris à un moment donné, ce qui influe sur la pertinence des Dashboards et des KPI liés aux retards actuels ou à la performance du processus.

Il indique la fraîcheur des données et permet de comprendre à quel point l'analyse du processus est actuelle.

Il est généralement généré et stocké par l'outil d'extraction des données ou la plateforme d'intégration lors du chargement des données.

L'attribut Système source identifie l'application ou le module d'origine dans lequel les données de l'écriture comptable ont été générées. Dans les environnements d'entreprise modernes, les données financières peuvent provenir de plusieurs ERP, sous-grands livres ou applications tierces.

Cet attribut est utile pour plusieurs analyses. Il permet de comparer l'efficacité et la conformité des processus entre différents systèmes sources. Vous pouvez par exemple déterminer si les écritures provenant d'un sous-grand livre automatisé sont traitées plus rapidement que celles créées manuellement. Il est également essentiel à la gouvernance des données et au dépannage, car il permet de retracer les données jusqu'à leur origine.

Il identifie l'origine des données, ce qui est essentiel pour comparer les processus entre différents systèmes et assurer la gouvernance des données.

Il est généralement défini lors de la configuration de l'extraction des données ou disponible comme champ standard dans les entrepôts de données qui consolident les informations de plusieurs systèmes.

Le code société représente une entité juridique ou opérationnelle distincte au sein d'une organisation. Les transactions financières sont enregistrées au niveau du code société afin de permettre une production distincte des états financiers.

Dans le Process Mining, le code société est un attribut essentiel pour l'analyse organisationnelle. Il permet de comparer les performances des processus entre différentes entités, régions ou filiales. Un analyste peut par exemple comparer les taux de rejet ou les délais d'approbation des entités américaines et allemandes afin d'identifier les bonnes pratiques ou les domaines à améliorer. Cette approche contribue à standardiser les processus et à garantir la conformité dans l'ensemble de l'organisation.

Il permet de comparer les performances et les processus entre différentes entités juridiques, filiales ou régions.

Il s'agit d'un champ standard présent dans l'en-tête de presque tous les documents financiers d'un système ERP.

L'attribut Devise précise l'unité monétaire du montant de l'écriture comptable. Il est essentiel pour interpréter et comparer correctement les valeurs financières, en particulier dans les organisations multinationales.

Dans une analyse, cet attribut fournit le contexte nécessaire au montant de l'écriture comptable. Il permet de filtrer les transactions par devise et constitue un prérequis pour toute analyse impliquant l'agrégation ou la comparaison de montants entre différentes régions. Pour obtenir une analyse mondiale pertinente, il peut être nécessaire de convertir les montants dans une devise de reporting unique.

Il fournit le contexte nécessaire au montant de l'écriture comptable et permet de réaliser des analyses financières et des comparaisons fiables entre différentes devises.

Il s'agit d'un champ standard de l'en-tête des documents financiers, souvent nommé « Code devise » ou « Clé de devise ».

Cet attribut indique la valeur financière de l'écriture comptable. Selon le système et le modèle de données, il peut représenter le total des débits, le total des crédits ou un total absolu.

L'analyse du processus sous l'angle de la valeur monétaire peut révéler des informations importantes. Elle aide à hiérarchiser les améliorations en se concentrant sur les transactions de montant élevé. Vous pouvez par exemple vérifier si les écritures de montant élevé prennent plus de temps à être approuvées ou présentent un taux de rejet supérieur. Cet attribut est également essentiel à l'analyse de la matérialité et à l'identification des transactions présentant un risque financier plus élevé.

Il est essentiel à l'analyse de la matérialité, car il permet de prioriser les améliorations du processus pour les transactions de montant élevé et d'évaluer l'impact financier.

Il est généralement disponible dans la table d'en-tête de l'écriture comptable. Il peut être nécessaire de le calculer en additionnant les montants des postes.

L'attribut Nom d'utilisateur identifie la personne responsable de l'exécution d'une étape donnée du processus. Il peut s'agir du créateur de l'écriture comptable, de la personne qui l'a soumise, du responsable qui l'a approuvée ou du comptable qui l'a comptabilisée.

L'analyse de la performance du processus par utilisateur fournit des informations sur la répartition de la charge de travail, la productivité de l'équipe et les besoins individuels en formation. Elle peut aider à identifier les collaborateurs les plus performants, les utilisateurs qui ont besoin d'un accompagnement supplémentaire ou les activités systématiquement prises en charge par certaines personnes. Ces informations sont essentielles à la gestion des ressources et aux initiatives d'amélioration de la performance.

Cet attribut est essentiel pour analyser la répartition de la charge de travail, la performance de l'équipe et les besoins de formation.

Ces informations se trouvent généralement dans les journaux de modification du document ou les tables d’historique du flux de travail, souvent associées à des champs tels que « Created by », « Changed by » ou « User ID ».

Le statut de l'écriture comptable indique l'état de la transaction à un moment donné ou son résultat final. Les statuts correspondent généralement aux principales étapes du processus, comme « En cours », « Soumise pour approbation », « Comptabilisée » ou « Contrepassée ».

Cet attribut est particulièrement utile pour comprendre la charge de travail et le retard accumulé. En filtrant les écritures dont le statut est « En cours » ou « En attente d'approbation », les responsables peuvent suivre le travail restant. L'analyse du statut final permet de comprendre les résultats du processus, par exemple en calculant la proportion d'écritures comptabilisées par rapport à celles qui ont été supprimées ou contrepassées.

Il aide à comprendre la charge de travail et le retard accumulé en suivant l'état de chaque écriture comptable, par exemple « En attente d'approbation » ou « Comptabilisée ».

Il est disponible dans les données d'en-tête de l'écriture comptable. Les noms de champs courants comprennent « Statut du document » ou « Statut de comptabilisation ».

Le type d'écriture comptable catégorise les transactions selon leur objectif ou leur nature métier. Les types courants comprennent les écritures manuelles standard, les écritures automatisées provenant d'un sous-grand livre, les régularisations, les reclassements et les écritures de contrepassation.

Cet attribut constitue une dimension utile pour filtrer et segmenter l'analyse des processus. En comparant les flux de processus et les indicateurs de performance de différents types d'écritures comptables, les organisations peuvent dégager des enseignements pertinents. Elles peuvent par exemple constater que les écritures de régularisation ont un cycle d'approbation beaucoup plus long ou que les écritures récurrentes présentent un taux d'automatisation plus élevé. Elles peuvent ainsi adapter les actions d'amélioration à chaque catégorie de transaction.

Il permet de segmenter l'analyse afin de comparer les processus pour différents types de transactions, comme les régularisations et les écritures standard, et de cibler les domaines à améliorer.

Il se trouve généralement dans les données d'en-tête de l'écriture comptable. Les noms de champs comprennent souvent « Type de document », « Catégorie d'écriture » ou « Type d'écriture ».

La date de comptabilisation est la date comptable officielle d'une transaction. Elle détermine l'exercice fiscal dans lequel l'écriture comptable sera reflétée dans les états financiers. Elle peut différer de la date de création de l'écriture ou de la date à laquelle la transaction a eu lieu.

L'analyse de la date de comptabilisation est essentielle aux contrôles financiers et à l'analyse des délais. L'écart entre la date de création ou d'approbation et la date de comptabilisation peut constituer un indicateur clé de performance, en mettant en évidence les retards de la dernière étape du processus. Cette date sert également à analyser le taux de comptabilisation dans les délais et à identifier les écritures antidatées ou comptabilisées sur des périodes incorrectes, ce qui peut poser un problème de conformité.

Cette date est essentielle pour calculer les retards de comptabilisation et garantir que les écritures sont enregistrées dans la bonne période financière afin d'assurer l'exactitude du reporting.

Il s'agit d'un champ standard et obligatoire de l'en-tête de tous les documents financiers d'un système ERP.

L'attribut Est automatisé est un indicateur booléen qui distingue les activités exécutées par des systèmes automatisés, comme des bots ou des sous-grands livres intégrés, de celles effectuées manuellement par des utilisateurs.

Cet attribut est essentiel pour mesurer le niveau d'automatisation du processus d'écriture comptable. Il permet de calculer le KPI de taux d'automatisation et d'identifier les possibilités d'automatisation supplémentaires. En comparant les temps de cycle et les taux d'erreur des activités automatisées et manuelles, les entreprises peuvent étayer l'investissement dans des technologies d'automatisation afin d'améliorer l'efficacité et de réduire les erreurs humaines.

Il aide à mesurer le taux d'automatisation du processus et à identifier les possibilités d'automatiser les tâches manuelles, afin d'améliorer l'efficacité et de réduire les erreurs.

Il est souvent déduit en vérifiant si le « Nom d'utilisateur » correspond à un compte système ou de service, ou si la transaction provient d'un système source automatisé.

Le motif du rejet est un code ou une description textuelle qui explique pourquoi une écriture comptable n'a pas été approuvée. Les motifs courants comprennent une imputation comptable incorrecte, une documentation insuffisante ou une violation des règles internes.

Cet attribut constitue la principale source de l'analyse des causes profondes des retraitements et des inefficacités du processus. En analysant la fréquence des différents motifs de rejet, les organisations peuvent identifier les sources d'erreurs les plus courantes. Ces informations sont précieuses pour concevoir des mesures ciblées, comme améliorer les supports de formation, clarifier les règles ou mettre en place des contrôles système afin de prévenir les erreurs en amont. Elles contribuent directement à des KPI tels que le taux de rejet et le taux de retraitement.

Il est essentiel à l'analyse des causes profondes des retraitements, car il aide à identifier les erreurs fréquentes et à concevoir des formations ou des améliorations système ciblées.

Ces informations se trouvent généralement dans le journal du flux de travail ou l’historique des approbations de l’écriture comptable. Il peut s’agir d’un champ de texte libre ou d’une valeur sélectionnée dans une liste prédéfinie.

L'attribut Service relie une écriture comptable à une unité métier, une fonction ou un centre de coûts précis. Ces données organisationnelles permettent d'attribuer les activités financières au domaine responsable au sein de l'entreprise.

Comme le code société, le service permet d'analyser les données du processus avec un niveau de détail plus fin. Il peut servir à comparer l'efficacité du processus, les taux de retraitement ou les délais d'approbation entre différents services. Cette analyse aide à identifier les bonnes pratiques propres à chaque service ou les domaines dans lesquels certaines équipes ont besoin d'un accompagnement ou de consignes supplémentaires.

Il permet d'analyser les processus et de comparer les performances entre différentes unités métier, afin d'identifier les problèmes ou les bonnes pratiques propres à chaque service.

Il peut se trouver dans l'en-tête de l'écriture comptable ou dans les données de poste. Il peut être déduit de l'utilisateur ayant créé l'écriture ou du centre de coûts affecté à la transaction.