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Votre modèle de données de gestion des dépenses

Expensify

Attributs de la gestion des dépenses (20) Activités de gestion des dépenses (13) Guides d'extraction (3)

Votre modèle de données de gestion des dépenses

Ce modèle fournit une feuille de route claire pour recueillir les données nécessaires à l’analyse de votre processus de gestion des dépenses. Il précise les attributs essentiels à collecter, les activités clés à suivre et les recommandations pratiques pour extraire ces informations de votre système Expensify. Utilisez cette ressource pour préparer vos données à une analyse de Process Mining approfondie.

Attributs recommandés pour une analyse complète
Activités clés à suivre pour une découverte précise du processus
Conseils pratiques pour extraire les données

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Attributs de la gestion des dépenses

Voici les champs de données recommandés à inclure dans votre journal d’événements pour analyser et optimiser la gestion des dépenses.

3 Obligatoire 5 Recommandé 12 Facultatif

	Nom	Description
	Heure de l'événement EventTime	Horodatage indiquant le moment où une activité ou un événement précis s'est produit pour une note de frais.
Description L’heure de l’événement indique la date et l’heure précises de chaque activité du processus. Ces informations temporelles sont essentielles pour calculer les temps de cycle, les durées et les temps d’attente entre les différentes étapes. Elles permettent d’analyser les goulots d’étranglement, l’évolution des performances dans le temps et le respect des accords de niveau de service. Sans horodatages précis, l’analyse de Process Mining se limite à la découverte des flux. Pourquoi c’est important Les horodatages sont essentiels à toutes les analyses fondées sur le temps, notamment pour calculer les temps de cycle, identifier les goulots d’étranglement et suivre les performances du processus. Où les obtenir Il s'agit de l'horodatage de création associé à chaque entrée de l'historique ou changement de statut dans les données des notes de frais Expensify. Exemples 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-01T09:12:05Z
	Identifiant de la note de frais ExpenseReportId	Identifiant unique d'une note de frais, regroupant toutes les activités associées, de la soumission au remboursement.
Description L'identifiant de la note de frais est l'identifiant principal du dossier pour le processus de gestion des dépenses. Chaque identifiant représente un ensemble unique de dépenses soumises par un salarié pour approbation et remboursement. Cet attribut est essentiel pour suivre le parcours de bout en bout d'une note de frais et reconstituer l'intégralité de son cycle de vie, notamment les soumissions, approbations, rejets et paiements. Pourquoi c’est important Il permet de regrouper tous les événements associés au sein d'une seule instance de processus, fondement de toute analyse de Process Mining. Où les obtenir Il s'agit de la clé primaire de l'objet de données des notes de frais, souvent disponible via le point de terminaison reports de l'API Expensify sous le nom « reportID ». Exemples RPT_84321RPT_99012RPT_10573
	Nom de l'activité ActivityName	Nom de l'événement métier survenu à un moment précis pour une note de frais.
Description Le Nom de l’activité décrit une étape ou une étape clé précise du processus de gestion des dépenses, par exemple « Note de frais soumise » ou « Approuvé par le responsable ». Il constitue la base de la carte du processus, permettant aux analystes de visualiser le déroulement du travail, d’identifier les parcours fréquents et de repérer les écarts ou les goulots d’étranglement. L’analyse de la séquence des activités est fondamentale pour comprendre l’efficacité et la conformité du processus. Pourquoi c’est important Cet attribut définit les étapes de la carte du processus et permet de visualiser et d'analyser le flux du processus, ses variantes et ses boucles de reprise. Où les obtenir Cet attribut est généralement obtenu en associant les changements de statut, les commentaires ou les entrées de l'historique d'Expensify à une liste standardisée d'activités. Exemples Rapport de dépenses soumisApprouvé par le responsableRejetée par le service financierRemboursement effectué
	Approbateur Approver	Nom ou identifiant de l'utilisateur chargé d'approuver ou de rejeter la note de frais.
Description L'attribut Approbateur identifie le responsable ou le membre de l'équipe financière qui intervient sur une note de frais soumise. Il est essentiel pour analyser les comportements propres à chaque approbateur, notamment les délais d'approbation, les taux de rejet et la répartition de la charge de travail. L'analyse de la performance des approbateurs peut aider à identifier les besoins de formation, à rééquilibrer les charges et à optimiser le processus d'approbation. Pourquoi c’est important Cet attribut est essentiel pour analyser les goulots d’étranglement liés aux approbations, la répartition de la charge de travail et les taux de rejet propres à chaque approbateur. Où les obtenir Ces informations figurent dans l’historique de la note de frais ou dans le journal du flux de travail, souvent associées aux événements d’approbation ou de rejet. Le champ peut être nommé « managerEmail » ou de manière similaire. Exemples jane.doe@example.comjohn.smith@example.comfinance.approver@example.com
	Indicateur de violation de politique PolicyViolationFlag	Indicateur booléen égal à vrai si la note de frais a été signalée pour violation d'une politique.
Description Cet indicateur précise si une note de frais a déclenché une ou plusieurs violations de politique, par exemple le dépassement d'un plafond de dépenses ou l'absence de justificatif. Le système automatisé d'Expensify signale souvent ces problèmes. Cet attribut est essentiel au Dashboard de suivi des violations de politique, car il permet de quantifier les problèmes de Conformité et de cibler les domaines à améliorer. Pourquoi c’est important Il mesure directement la conformité aux politiques et aide à identifier les notes de frais nécessitant un contrôle supplémentaire. Il constitue donc une donnée d'entrée importante pour les Dashboards de Conformité. Où les obtenir Les rapports Expensify contiennent souvent un champ ou un statut spécifique indiquant une violation, tel que « hasViolations », ou un indicateur booléen similaire. Exemples truefalse
	Montant total de la note de frais ReportTotalAmount	Valeur monétaire totale de la note de frais.
Description Cet attribut représente la somme de toutes les dépenses incluses dans une même note de frais. Il s'agit d'un indicateur financier important pour différentes analyses, notamment l'identification des dépenses élevées susceptibles de nécessiter un contrôle supplémentaire ou de suivre un parcours d'approbation différent. Il est également utilisé dans les rapports financiers et pour comprendre les habitudes de dépenses au sein de l'organisation. Pourquoi c’est important Il permet d'analyser les notes de frais d'un montant élevé, d'identifier les tendances de dépenses et d'alimenter les Dashboards financiers et de Conformité. Où les obtenir Disponible dans l'objet reports d'Expensify, souvent sous le nom « total » ou « amount ». Exemples 150.752500.0089.50
	Service du salarié EmployeeDepartment	Service ou unité opérationnelle auquel appartient le soumetteur.
Description Cet attribut indique le service organisationnel du salarié qui soumet la note de frais, par exemple « Ventes », « Ingénierie » ou « Marketing ». Il constitue une dimension importante de l'analyse, car il permet de comparer les délais de cycle, les taux de rejet et la conformité aux politiques entre les différentes parties de l'entreprise. Il aide à identifier les problèmes propres à un service ou les besoins de formation associés. Pourquoi c’est important Il permet d'effectuer une analyse détaillée afin de comparer la performance et la Conformité du processus entre différentes unités opérationnelles. Où les obtenir Ces informations peuvent être stockées sous forme d'étiquette sur la note de frais ou associées au profil utilisateur du soumetteur dans Expensify. Un enrichissement à partir d'un système RH externe peut être nécessaire. Exemples VentesMarketingIngénierieFinance
	Soumetteur Submitter	Salarié ayant créé et soumis la note de frais.
Description L'attribut Soumetteur identifie le salarié qui a engagé les dépenses et demande leur remboursement. Ces informations servent à analyser les habitudes de dépenses par salarié, service ou fonction. Elles permettent de déterminer quels salariés ou groupes subissent le plus de retards ou présentent les taux de violation de politique les plus élevés, contribuant ainsi à une meilleure analyse de l'expérience salarié. Pourquoi c’est important Il permet d'analyser la performance du processus du point de vue du salarié et d'identifier les groupes qui rencontrent fréquemment des problèmes ou des retards. Où les obtenir Il s'agit d'un champ principal de l'objet note de frais, généralement nommé « policyEmail », « submitterEmail » ou « employeeEmail ». Exemples sara.jones@example.comkevin.lee@example.commaria.garcia@example.com
	Approbation dès la première soumission IsFirstPassApproval	Indicateur calculé égal à vrai si la note de frais a été approuvée sans rejet ni révision.
Description Cet indicateur booléen est calculé pour chaque note de frais afin de déterminer si elle a suivi le processus d'approbation sans résultat négatif, comme un rejet ou un renvoi pour révision. Il mesure directement la qualité et l'efficacité du processus et alimente le KPI du taux d'approbation dès la première soumission. Un taux élevé indique que les soumissions sont de bonne qualité et que les politiques sont bien comprises. Pourquoi c’est important Mesure directement la qualité des soumissions initiales et l’efficacité du flux d’approbation, en mettant en évidence la fréquence des reprises. Où les obtenir Cet indicateur est calculé en examinant la séquence des activités pour un ExpenseReportId donné. Si la séquence ne contient ni « Manager Rejected », ni « Finance Rejected », ni « Report Sent Back For Revision », l'indicateur est égal à vrai. Exemples truefalse
	Catégorie de dépense ExpenseCategory	Catégorie attribuée à un poste de dépense individuel au sein d'une note de frais.
Description La catégorie de dépense classe le type de dépense, par exemple « Déplacements », « Repas et représentation » ou « Logiciels ». Une note de frais pouvant comporter plusieurs catégories, cet attribut est souvent dénormalisé au niveau de la note, par exemple en retenant la catégorie la plus fréquente ou celle dont le montant est le plus élevé. Il sert à analyser les tendances de dépenses et à vérifier la conformité aux politiques pour certains types de dépenses. Pourquoi c’est important Il aide à analyser les habitudes de dépenses, les violations de politique et les délais d'approbation pour différents types de dépenses. Où les obtenir Cet attribut se trouve au niveau du poste (« transactions ») dans une note de frais. Une agrégation ou une règle métier est nécessaire pour l'attribuer au niveau du dossier. Exemples Billets d’avionHébergementRepasFournitures de bureau
	Délai total du cycle TotalCycleTime	Temps total écoulé entre la création du premier événement et l'achèvement du dernier événement pour une note de frais.
Description Le délai total du cycle est un calcul effectué au niveau du dossier qui mesure la durée de bout en bout du processus de gestion des dépenses pour une note donnée. Il s'agit d'un indicateur clé de performance (KPI) de l'efficacité globale du processus. Cette mesure correspond à la différence entre l'horodatage de la toute première activité, par exemple « Note de frais créée », et celui de la toute dernière activité, par exemple « Remboursement effectué ». Pourquoi c’est important Il s'agit d'un KPI principal pour mesurer la vitesse globale du processus et identifier les dossiers dont le traitement est long, ce qui peut révéler des problèmes systémiques. Où les obtenir Cet attribut est calculé selon la formule (MAX(EventTime) - MIN(EventTime)) pour chaque ExpenseReportId. Exemples 6048001209600259200
	Dernière mise à jour des données LastDataUpdate	Horodatage indiquant le moment où les données de cet enregistrement ont été actualisées pour la dernière fois depuis le système source.
Description Cet attribut enregistre la date et l'heure de la dernière extraction et mise à jour des données dans l'outil de Process Mining. Il apporte de la transparence sur la fraîcheur des données et est essentiel pour comprendre l'actualité de l'analyse. Il aide les utilisateurs à faire confiance aux analyses et à prendre des décisions éclairées à partir de données à jour. Pourquoi c’est important Il permet aux utilisateurs de connaître la fraîcheur des données, un élément déterminant pour la pertinence et la précision de l'analyse du processus. Où les obtenir Il s'agit généralement de l'horodatage de la tâche d'extraction des données, ajouté lors du processus de transformation des données (ETL). Exemples 2023-11-20T08:00:00Z2023-11-21T08:00:00Z
	Devise Currency	Code de devise des montants figurant dans la note de frais.
Description L'attribut Devise précise la devise du montant total de la note de frais, par exemple USD, EUR ou GBP. Il est essentiel pour les organisations présentes dans plusieurs pays afin de garantir une interprétation correcte des données financières. Toutes les valeurs monétaires doivent être analysées avec cet attribut pour éviter les agrégations erronées. Pourquoi c’est important Il garantit la précision des analyses et des rapports financiers en fournissant le contexte nécessaire à l'interprétation de toutes les valeurs monétaires. Où les obtenir Il s'agit d'un champ standard de l'objet note de frais Expensify, souvent nommé « currency ». Exemples USDEURGBPCAD
	Heure de fin de l'événement EventEndTime	Horodatage indiquant le moment où une activité précise s'est terminée. Utile pour les activités dont la durée peut être mesurée.
Description Si de nombreuses activités de gestion des dépenses sont instantanées, certaines, comme « Examen par le responsable », peuvent être modélisées avec une heure de début et une heure de fin. L'heure de fin de l'événement marque l'achèvement d'une telle activité. Associée à l'heure de début, elle permet de calculer précisément le temps de traitement de chaque étape et d'obtenir une vision plus détaillée de la répartition du temps. Pourquoi c’est important Elle permet de calculer les temps de traitement des activités et de distinguer le temps de travail effectif du temps d'attente. Où les obtenir Il ne s'agit généralement pas d'un champ direct. Cette valeur est déduite de l'horodatage de l'événement suivant dans la séquence pour le même dossier. Exemples 2023-10-26T10:05:12Z2023-10-27T15:00:00Z
	Mode de paiement PaymentMethod	Mode utilisé pour rembourser le salarié.
Description Cet attribut décrit la manière dont le salarié a été remboursé, par exemple « Virement direct (ACH) », « PayPal » ou « Carte bancaire de l'entreprise ». L'analyse du mode de paiement peut aider à comprendre la phase de remboursement, notamment lorsque certains modes sont associés à des retards plus longs. Elle fournit un contexte supplémentaire pour les dernières étapes du processus. Pourquoi c’est important Il fournit un contexte pour la phase de remboursement et peut servir à analyser les retards ou les coûts associés aux différents modes de versement. Où les obtenir Ces informations sont généralement disponibles dans les détails du remboursement d'une note de frais clôturée. Exemples ACHPayPalBill.com
	Motif du rejet RejectionReason	Motif fourni par un approbateur lorsqu'il rejette une note de frais ou la renvoie pour révision.
Description Lorsqu'une note de frais est rejetée, l'approbateur peut généralement en indiquer le motif. Cet attribut textuel enregistre cette raison et fournit des informations qualitatives précieuses sur les causes des échecs d'approbation. L'analyse des motifs de rejet aide à identifier les erreurs fréquentes lors de la soumission, les politiques peu claires ou les domaines dans lesquels les salariés ont besoin de formation. Elle contribue directement à améliorer le taux d'approbation dès la première soumission. Pourquoi c’est important Il fournit des informations qualitatives expliquant les causes des reprises, essentielles à l'analyse des causes profondes des rejets de notes de frais. Où les obtenir Ces informations se trouvent généralement dans les commentaires ou le journal de l'historique associé à un événement de rejet. Exemples Justificatif manquant pour un article de plus de 75 $Catégorie de dépense incorrecte sélectionnéeDépense en double soumise
	Nom de la politique PolicyName	Nom de la politique de dépenses appliquée à la note de frais.
Description Dans Expensify, différents groupes d’employés peuvent être soumis à des politiques de dépenses différentes. Cet attribut identifie la politique précise qui définit les règles applicables à la note de frais. Il s’agit d’une dimension essentielle pour l’analyse, car elle permet de comparer la conformité et l’efficacité entre plusieurs politiques, qui peuvent prévoir des règles et des flux de travail d’approbation différents. Pourquoi c’est important Il permet de segmenter l'analyse du processus selon l'ensemble des règles appliquées, ce qui est essentiel pour comprendre les variations liées aux différentes politiques. Où les obtenir Il s'agit d'un champ standard de l'objet note de frais dans Expensify, souvent nommé « policyID » ou « policyName ». Exemples Politique applicable aux employés des États-UnisPolitique applicable à l’équipe commerciale du Royaume-UniPolitique relative aux déplacements des cadres
	Résultat de l'audit AuditOutcome	Résultat d'un audit manuel ou automatisé effectué sur la note de frais.
Description Cet attribut enregistre le résultat d'un audit, qui peut être « Réussi », « Échoué » ou « Réussi avec observations ». Il est pertinent pour les entreprises qui prévoient une étape d'audit formelle dans leur processus de gestion des dépenses, pour toutes les notes ou sur un échantillon. L'analyse des résultats d'audit aide à comprendre le niveau de Conformité et l'efficacité des contrôles existants. Pourquoi c’est important Il mesure directement le résultat des contrôles de Conformité et est essentiel pour analyser l'efficacité du processus d'audit. Où les obtenir Il s'agit probablement d'un attribut conceptuel, qui peut être stocké sous forme d'étiquette ou dans un commentaire. Son existence dépend de la configuration spécifique du processus de l'entreprise dans Expensify. Exemples ValidéÉchec, violation de la politiqueValidé avec remarques
	Statut de la note de frais ReportStatus	État actuel de la note de frais dans son cycle de vie.
Description Le statut de la note de frais indique sa position actuelle dans le processus, par exemple « OUVERTE », « SOUMISE », « APPROUVÉE », « REMBOURSÉE » ou « CLÔTURÉE ». Il fournit un aperçu de l'avancement de la note. Dans le Process Mining, cet attribut sert souvent à déduire le nom de l'activité, mais il peut également être utilisé comme dimension pour analyser le temps passé par les notes dans chaque état. Pourquoi c’est important Il indique l'état actuel d'un dossier et constitue souvent la source utilisée pour générer le journal des activités destiné au Process Mining. Où les obtenir Il s'agit d'un champ standard de l'objet note de frais Expensify, souvent nommé « status » ou « state ». Exemples SUBMITTEDAPPROVEDREIMBURSEDCLOSED
	Système source SourceSystem	Système à partir duquel les données ont été extraites.
Description Cet attribut identifie l'origine des données du processus, qui est « Expensify » dans ce cas. Il est important pour la gouvernance des données, notamment lorsque des données provenant de plusieurs systèmes sont combinées. Il facilite le suivi de la traçabilité des données et la compréhension du contexte du processus. Pourquoi c’est important Cet attribut fournit un contexte essentiel pour la traçabilité des données et permet de distinguer les processus lorsque des données provenant de plusieurs systèmes sources sont chargées dans le même environnement. Où les obtenir Il s'agit d'une valeur statique (« Expensify ») qui doit être ajoutée lors de la transformation des données. Exemples ExpensifyExpensifyAPI-v2.0

Obligatoire Recommandé Facultatif

Activités de gestion des dépenses

Voici les principales étapes et les jalons du processus à enregistrer dans votre journal d’événements pour reconstituer précisément le processus et identifier les goulots d’étranglement.

7 Recommandé 6 Facultatif

	Activité	Description
	Approuvé par le responsable	Le responsable direct ou l’approbateur de premier niveau a vérifié et approuvé la note de frais. Cet événement est enregistré dans le journal du flux de travail d’approbation, qui conserve l’action de l’approbateur et son horodatage.
Pourquoi c’est important Il s’agit d’une étape importante du processus d’approbation. L’analyse du délai entre la soumission et cet événement permet d’identifier les goulots d’étranglement liés aux responsables et de mesurer le KPI Temps de cycle d’approbation du responsable. Où les obtenir Ces informations sont extraites de l'historique ou de la piste d'audit de la note de frais, qui consigne explicitement l'action d'approbation, le nom de l'approbateur et l'horodatage. Collecte Enregistrée comme une action d’approbation distincte dans l’historique du flux de travail de la note de frais. Type d’événement explicit
	Approuvée par le service financier	Le service financier ou l’approbateur final a vérifié la note de frais et lui a accordé l’approbation finale. Cette action est enregistrée dans l’historique du flux de travail et modifie généralement le statut de la note de frais en « Approuvé ».
Pourquoi c’est important Il s'agit de la dernière étape d'approbation avant le remboursement. Le temps consacré à cette étape est déterminant pour le délai global du cycle et pour le KPI du délai moyen de remboursement. Où les obtenir Ces informations sont extraites de l'historique ou de la piste d'audit de la note de frais, qui consigne l'action d'approbation finale, l'approbateur du service financier et l'horodatage. Collecte Enregistrée comme une action d’approbation finale distincte dans l’historique du flux de travail de la note de frais. Type d’événement explicit
	Note de frais clôturée	La note de frais est officiellement clôturée dans le système une fois toutes les actions terminées, y compris le remboursement et la synchronisation comptable. Cet événement est généralement déduit d'un statut final tel que « Clôturée ».
Pourquoi c’est important Cet événement fournit un point de terminaison définitif du processus, distinct du remboursement. Il est utile pour analyser les dernières étapes comptables et l'archivage. Où les obtenir L'événement est déduit du passage du statut de la note de frais à un état final tel que « Clôturée ». Cela se produit souvent après le remboursement et l'export comptable. Collecte L'événement est déduit du passage du statut de la note de frais à « Clôturée », avec l'horodatage associé. Type d’événement inferred
	Note de frais renvoyée pour révision	Un approbateur, responsable ou membre de l'équipe financière, renvoie la note de frais au salarié afin qu'il la corrige ou fournisse des informations complémentaires. Cet événement est généralement déduit d'un changement de statut, de « En traitement » à « Ouverte ».
Pourquoi c’est important Cette activité correspond à une reprise, qui constitue une source importante d'inefficacité. Son suivi permet de quantifier les boucles de reprise, de mesurer le KPI du taux de reprise et d'identifier les causes profondes. Où les obtenir L'événement est déduit d'un changement de statut de la note de frais, de « En traitement » ou « Soumise » à « Ouverte ». L'horodatage de ce changement marque l'événement. Collecte L'événement est déduit d'un changement de statut de la note de frais, de « En traitement » à « Ouverte ». Type d’événement inferred
	Rapport de dépenses créé	Indique le lancement d’une nouvelle note de frais par un employé. Cet événement est généralement enregistré explicitement avec un horodatage de création lorsque la note est enregistrée pour la première fois dans Expensify.
Pourquoi c’est important Cette activité constitue le point de départ de toute analyse du processus et est essentielle pour mesurer le délai total entre la création et le remboursement. Où les obtenir Cet événement est enregistré à partir de l’horodatage de création de la note dans l’historique des rapports ou les journaux d’audit d’Expensify. Chaque objet de rapport possède une date de création. Collecte Enregistré lors de la création initiale et de l’enregistrement de la note de frais. Type d’événement explicit
	Rapport de dépenses soumis	L’employé soumet officiellement la note de frais remplie afin de lancer le flux de travail d’approbation. Cette étape marque le passage de la saisie des données au processus de vérification. Elle est généralement enregistrée par un changement de statut et un horodatage de soumission.
Pourquoi c’est important Cette activité constitue une étape importante qui déclenche le cycle d’approbation. Elle sert de point de départ pour mesurer les délais de vérification par le manager et le service financier. Où les obtenir Déduit du changement de statut de la note, qui passe de « Open » ou « Draft » à « Processing » ou « Submitted », avec l’horodatage associé à cette modification. Collecte Dérivé du changement de statut vers « Processing » et de l’horodatage de soumission associé. Type d’événement inferred
	Remboursement effectué	Le paiement a bien été envoyé au salarié, ce qui achève la partie remboursement du processus. Cet événement est extrait des journaux de traitement des paiements ou d'une mise à jour finale du statut dans Expensify.
Pourquoi c’est important Il s'agit d'un point de terminaison important pour mesurer les délais du cycle du point de vue du salarié. Cet événement est essentiel pour les KPI du délai moyen du cycle de traitement des notes de frais et du délai moyen de remboursement. Où les obtenir L'événement est déduit du passage du statut de la note de frais à « Remboursée ». L'intégration d'Expensify avec les systèmes de paiement fournit un horodatage pour ce changement de statut. Collecte L'événement est déduit du passage du statut de la note de frais à « Remboursée » et de l'horodatage associé. Type d’événement inferred
	Dépense ajoutée au rapport	Représente l’ajout par un employé d’une ligne précise, comme un reçu numérisé ou une dépense saisie manuellement, dans la note de frais. Cet événement est enregistré dans l’historique détaillé de la note.
Pourquoi c’est important L’analyse du délai entre la création de la note et l’ajout des dépenses peut révéler des retards dans la collecte des justificatifs ou la préparation de la soumission par les employés. Où les obtenir À partir de la piste d’audit ou de l’historique de la note de frais, qui enregistre les actions telles que l’ajout de dépenses individuelles. Collecte Enregistré dans l’historique de la note chaque fois qu’une nouvelle ligne de dépense est ajoutée. Type d’événement explicit
	Enregistrée en comptabilité	Les données financières de la note de frais ont été exportées et enregistrées dans le système comptable ou l'ERP de l'entreprise. Il s'agit de la dernière étape, qui marque l'achèvement du processus du point de vue des documents financiers.
Pourquoi c’est important Cet événement représente la clôture finale de la note de frais dans le système financier. Il est important pour mesurer l'ensemble du processus de bout en bout et garantir la synchronisation des données. Où les obtenir Ces informations sont extraites des journaux d'intégration entre Expensify et le logiciel comptable. Il peut être nécessaire de combiner les données provenant de deux systèmes. Collecte L'événement est enregistré dans l'historique de l'intégration lorsque les données sont correctement synchronisées avec le système comptable. Type d’événement explicit
	Rejetée par le responsable	L’approbateur de premier niveau a vérifié la note de frais et l’a rejetée, ce qui interrompt généralement le processus. Ce rejet est enregistré dans le journal du flux de travail, souvent accompagné d’un motif.
Pourquoi c’est important L'analyse des événements de rejet est essentielle pour comprendre le KPI du taux de rejet des notes de frais. Elle permet d'identifier les motifs d'échec les plus fréquents et les domaines dans lesquels le processus doit être amélioré. Où les obtenir Ces informations sont extraites de l'historique de la note de frais, qui consigne l'action de rejet, l'identité de la personne ayant rejeté la note et l'horodatage. Le statut de la note passe généralement à « Rejetée ». Collecte Enregistrée comme une action de rejet distincte dans l’historique du flux de travail de la note de frais. Type d’événement explicit
	Rejetée par le service financier	Le service financier a vérifié et rejeté la note de frais, interrompant ainsi le processus de remboursement. Cet événement est enregistré dans l’historique du flux de travail avec un horodatage et le motif du rejet.
Pourquoi c’est important Identifie les goulots d’étranglement et les causes d’échec lors de l’étape de vérification finale. Cette information est essentielle pour analyser le taux global de rejet et les problèmes de conformité. Où les obtenir Ces informations sont extraites de l'historique de la note de frais, qui consigne l'action de rejet effectuée par l'équipe financière, ainsi que l'horodatage et l'utilisateur concernés. Collecte Enregistrée comme une action de rejet distincte dans l’historique du flux de travail de la note de frais. Type d’événement explicit
	Remboursement planifié	Après l'approbation finale, la note de frais est mise en file d'attente pour traitement du paiement. Cet événement marque le passage de l'approbation à la phase de paiement et est souvent enregistré lorsque le statut de la note passe à « Remboursement en cours ».
Pourquoi c’est important Cet événement marque le début du délai de remboursement. L'analyse de la durée entre cette étape et le paiement effectif permet d'identifier les retards dans le processus de versement. Où les obtenir L'événement est déduit d'un changement de statut de la note de frais vers « Remboursement en cours » ou « Paiement en cours », avec l'horodatage associé. Collecte L'événement est déduit d'un changement de statut indiquant que la note de frais est en attente de paiement. Type d’événement inferred
	Violation de la politique signalée	Un contrôle automatisé identifie une dépense qui enfreint une politique de l’entreprise, par exemple parce qu’elle dépasse le budget ou qu’un justificatif est manquant. Cet événement est enregistré lorsqu’un indicateur de violation de politique est défini sur la note ou sur une ligne de dépense.
Pourquoi c’est important Met en évidence les problèmes de conformité et aide à identifier les politiques fréquemment enfreintes, afin de permettre une formation ciblée ou une clarification des règles. Cet indicateur est essentiel pour le KPI « Policy Violation Count ». Où les obtenir Déduit de l’indicateur ou de l’Attribut « Policy Violation » défini sur « true » dans les données de la note de frais. L’horodatage correspond au moment où cet indicateur a été défini. Collecte Dérivé de l’horodatage correspondant à la mise à jour de l’Attribut de violation de politique de la note de frais. Type d’événement inferred

Recommandé Facultatif

Guides d'extraction

Comment récupérer vos données depuis Expensify

Étapes

Connectez-vous à votre compte Expensify avec les autorisations Domain Admin ou Policy Admin.
Accédez à la section Paramètres, puis ouvrez Policies et sélectionnez la politique de groupe pour laquelle vous souhaitez exporter les données.
Dans le menu de gauche, sélectionnez l’option Export Formats sous la catégorie Rapports.
Cliquez sur Add a new export format pour commencer à créer le modèle personnalisé. Donnez-lui un nom explicite, par exemple ProcessMind Event Log Export.
Dans l’éditeur du modèle d’exportation, sélectionnez le type d’exportation Rapports. Vous allez maintenant définir les colonnes de votre fichier CSV. Utilisez le bouton Add a new column pour ajouter chaque champ requis.
Configurez les colonnes en saisissant les formules exactes indiquées dans la section query ci-dessous. Elles comprennent les colonnes correspondant à l’identifiant du cas, aux horodatages de chaque activité ainsi qu’à tous les attributs requis et recommandés.
Après avoir ajouté toutes les colonnes nécessaires, cliquez sur Enregistrer pour créer le modèle d’exportation.
Accédez à la page Rapports depuis le menu principal d’Expensify. Utilisez les filtres pour sélectionner les rapports à analyser. Il est essentiel de définir une période précise, par exemple les 3 à 6 derniers mois, afin de conserver une taille de fichier gérable.
Cliquez sur le bouton Export To et sélectionnez votre nouveau modèle, ProcessMind Event Log Export, dans la liste déroulante.
Expensify génère le fichier CSV et vous envoie un lien pour le télécharger. Téléchargez le fichier sur votre ordinateur. Le fichier exporté sera au format « wide », avec une ligne par note de frais et une colonne distincte pour l’horodatage de chaque activité.
Transformez les données téléchargées du format wide au format long, adapté au Process Mining. Vous pouvez utiliser Microsoft Excel, avec la fonctionnalité Power Query de dé-pivotage des colonnes, Python avec la bibliothèque pandas ou d’autres outils de préparation des données. L’objectif est d’obtenir une ligne par activité, avec les colonnes ExpenseReportId, ActivityName et EventTime.
Enregistrez les données transformées dans un fichier CSV et importez-les dans l’application ProcessMind.

Configuration

Autorisations d’administration : vous devez disposer des autorisations Domain Admin ou Policy Admin pour la politique concernée afin de créer et de gérer les formats d’exportation.
Modèle d’exportation : un modèle d’exportation personnalisé doit être configuré. Cette méthode ne fonctionne pas avec les modèles par défaut.
Période : il est vivement recommandé de filtrer l’exportation sur une période précise, par exemple 3 à 6 mois, afin de réduire la durée de l’exportation et de conserver une taille de fichier gérable. Utilisez Submitted Date comme filtre principal.
Filtre de statut des rapports : pour couvrir l’intégralité du cycle de vie du processus, évitez de filtrer par statut de rapport. Exportez tous les rapports compris dans la période, y compris ceux aux statuts Open, Processing, Approved, Reimbursed et Closed.
Champs personnalisés : des attributs tels que EmployeeDepartment dépendent de la configuration Expensify propre à votre organisation. Si vous utilisez des Tags ou des Report Fields pour ces informations, vous devez ajouter la formule correspondante, par exemple {report:tag:Department}, au modèle d’exportation.

a Exemple de requête sql

/*
This is not a script, but a configuration for the Expensify custom export template.
In the export format editor, create a new column for each line below, using the text on the right as the formula.
*/

// Case ID and Required Attributes
ExpenseReportId: {report:id}
EventTime_Created: {report:created}
EventTime_Submitted: {report:submitted}
EventTime_Approved: {report:approved}
EventTime_Reimbursed: {report:reimbursed}
EventTime_Closed: {report:closed}

// Recommended Attributes
ReportTotalAmount: {report:total}
Submitter: {report:submitter:email}
Approver: {report:approverEmail}
EmployeeDepartment: {report:tag:[Your Department Tag Name]}
PolicyViolationFlag: {report:hasViolations}

// --- Transformation Logic Overview ---
/*
After exporting the CSV with the columns above, you must unpivot the timestamp columns.
1. Load the CSV into a data transformation tool (e.g., Excel Power Query, Python pandas).
2. Select all the timestamp columns (EventTime_Created, EventTime_Submitted, etc.).
3. Use the "Unpivot" function. This will create two new columns: one containing the original column names (e.g., 'EventTime_Created') and another with the timestamp values.
4. Rename the column with the names to `ActivityName` and the column with values to `EventTime`.
5. Clean up the `ActivityName` column by removing the 'EventTime_' prefix to get clean activity names like 'Expense Report Created', 'Expense Report Submitted', etc.
6. For activities that do not have a direct timestamp export (e.g., 'Manager Approved', 'Reimbursement Scheduled'), you can duplicate an existing timestamp column (like 'EventTime_Approved') in your export template and rename it accordingly (e.g., `EventTime_ManagerApproved`). This uses the same timestamp as a proxy for multiple events, which should be noted during analysis.
*/

Étapes

Prérequis et configuration : vérifiez que Python 3 est installé sur votre système. Installez la bibliothèque requests nécessaire en exécutant pip install requests dans votre terminal ou votre invite de commandes. Vous aurez également besoin des identifiants API d’Expensify.
Obtenir les identifiants API Expensify : connectez-vous à votre compte Expensify avec des privilèges d’administrateur. Accédez à Settings > Account > Integrations > Public API. Vous pourrez y générer votre partnerUserID et votre partnerUserSecret. Conservez ces identifiants en lieu sûr, car ils donnent accès aux données de votre entreprise.
Configurer le modèle d’exportation Expensify : le script repose sur une exportation de données personnalisée. Dans Expensify, accédez à Settings > Policies > [Your Group Policy] > Export Formats. Créez un nouveau modèle d’exportation contenant toutes les colonnes nécessaires. Vous devez notamment inclure les champs Report ID, Created Date, Submitted Date, Approved Date, Reimbursed Date, Closed Date, Total Amount, Submitter Email, Approver Details, Policy Violations et le journal détaillé Report History Log. L’historique des rapports est essentiel pour capturer les événements tels que les rejets et les commentaires.
Personnaliser le script Python : copiez le script Python fourni dans un fichier, par exemple extract_expensify_log.py. Remplacez les valeurs d’exemple de PARTNER_USER_ID, PARTNER_USER_SECRET, START_DATE, END_DATE et EXPORT_TEMPLATE_NAME par vos identifiants, la période souhaitée et le nom exact du modèle d’exportation configuré à l’étape précédente.
Exécuter le script pour télécharger les données : lancez le script depuis votre terminal avec la commande python extract_expensify_log.py. Le script s’authentifie d’abord auprès de l’API Expensify, puis envoie une demande d’exportation des données des rapports. Il interroge l’API toutes les quelques secondes pour vérifier si l’exportation est prête.
Attendre le téléchargement du fichier : une fois l’exportation terminée, le script télécharge automatiquement le fichier CSV obtenu et l’enregistre sous le nom expensify_raw_export.csv dans le même répertoire.
Transformer les données brutes en journal d’événements : le script lit ensuite le fichier expensify_raw_export.csv téléchargé. Il parcourt chaque ligne, qui représente une seule note de frais, et déstructure les données. Pour chaque colonne de date pertinente et chaque entrée du journal historique, il crée une ligne distincte dans le journal d’événements, correspondant à une activité métier.
Générer le fichier final du journal d’événements : après avoir traité tous les rapports de l’exportation brute, le script écrit les données transformées dans un nouveau fichier nommé expensify_event_log.csv. Ce fichier contient les colonnes requises : ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ainsi que les autres attributs recommandés.
Préparer l’importation dans ProcessMind : ouvrez le fichier final expensify_event_log.csv. Vérifiez que les en-têtes de colonnes correspondent aux exigences et que le format des données est correct. Le fichier est maintenant prêt à être importé dans ProcessMind pour analyse.

Configuration

Identifiants API : un partnerUserID et un partnerUserSecret Expensify valides sont nécessaires pour l’authentification. L’utilisateur associé à ces identifiants doit disposer des autorisations nécessaires pour accéder aux données des rapports et les exporter.
Modèle d’exportation Expensify : il s’agit de la configuration la plus importante. L’extraction dépend entièrement d’un modèle d’exportation personnalisé créé dans l’interface Expensify. Ce modèle doit contenir tous les champs nécessaires pour déduire les activités et les attributs, en particulier le journal détaillé Report History, qui contient les horodatages et les commentaires relatifs aux approbations, aux rejets et aux autres étapes du flux de travail.
Filtres de période : le script comprend les variables START_DATE et END_DATE. Il est recommandé de commencer par une période plus courte, par exemple 3 à 6 mois de données, afin de vérifier le bon fonctionnement du processus avant de tenter d’extraire des volumes plus importants.
Filtre de statut des rapports : la requête API du script peut être modifiée pour inclure un filtre reportState, par exemple APPROVED, REIMBURSED ou CLOSED, afin de réduire le périmètre de l’exportation. Cette option peut être utile pour gérer le volume de données ou se concentrer sur les processus terminés.
Environnement Python : le script nécessite un environnement Python 3 avec la bibliothèque requests installée. Aucune autre bibliothèque particulière n’est nécessaire, ce qui simplifie la configuration.

a Exemple de requête python

import requests
import json
import time
import csv
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- PLACEHOLDERS: Replace with your actual credentials and settings ---
PARTNER_USER_ID = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User ID]'
PARTNER_USER_SECRET = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User Secret]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION: Define the export parameters ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Use YYYY-MM-DD format for dates
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-06-30'
class=class="hl-string">"hl-comment"># The exact name of the custom export format you created in Expensify
EXPORT_TEMPLATE_NAME = class="hl-string">'[Your Custom Report Export Template Name]'

API_URL = class="hl-string">'https://integrations.expensify.com/Integration-Server/Doc/v1.0/'
RAW_EXPORT_FILE = class="hl-string">'expensify_raw_export.csv'
EVENT_LOG_FILE = class="hl-string">'expensify_event_log.csv'

def execute_api_job(job_description):
    class="hl-string">"""Submits a job to the Expensify API and returns the response."""
    auth_payload = {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    }
    data = {
        class="hl-string">'requestJobDescription': json.dumps(job_description),
        class="hl-string">'credentials': json.dumps(auth_payload)
    }
    response = requests.post(API_URL, data=data)
    response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raises an exception for bad status codes
    return response.json()

class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Trigger the report export job
print(class="hl-string">'Requesting report export from Expensify...')
export_job_desc = {
    class="hl-string">'type': class="hl-string">'exportReport',
    class="hl-string">'credentials': {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    },
    class="hl-string">'onReceive': {
        class="hl-string">'immediateResponse': [class="hl-string">'returnRandomFileName']
    },
    class="hl-string">'inputSettings': {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'report',
        class="hl-string">'filters': {
            class="hl-string">'startDate': START_DATE,
            class="hl-string">'endDate': END_DATE,
            class="hl-string">'markedAsExported': class="hl-string">'Expensify Export'
        }
    },
    class="hl-string">'outputSettings': {
        class="hl-string">'fileExtension': class="hl-string">'csv',
        class="hl-string">'fileBasename': EXPORT_TEMPLATE_NAME
    }
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># The template is passed as a separate parameter for this job type
export_job_desc[class="hl-string">'template'] = fclass="hl-string">'<![CDATA[{EXPORT_TEMPLATE_NAME}]]>'

initial_response = execute_api_job(export_job_desc)
file_name = initial_response.get(class="hl-string">'fileName')

if not file_name:
    raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to initiate export. Response: {initial_response}')

print(fclass="hl-string">'Export job started. Waiting for file: {file_name}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Poll for the file until it's ready
while True:
    download_job_desc = {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'download',
        class="hl-string">'credentials': {
            class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
            class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
        },
        class="hl-string">'fileName': file_name
    }
    download_response = execute_api_job(download_job_desc)
    if download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 200:
        print(class="hl-string">'File is ready for download.')
        with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'w', encoding=class="hl-string">'utf-8') as f:
            f.write(download_response[class="hl-string">'fileContents'])
        break
    elif download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 404:
        print(class="hl-string">'File not ready yet, waiting 10 seconds...')
        time.sleep(10)
    else:
        raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to download file. Response: {download_response}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Transform the raw export into an event log
print(fclass="hl-string">'Successfully downloaded raw data to {RAW_EXPORT_FILE}. Transforming to event log...')
event_log = []

with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'r', encoding=class="hl-string">'utf-8') as infile:
    reader = csv.DictReader(infile)
    for row in reader:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Standard report attributes
        report_id = row.get(class="hl-string">'Report ID')
        report_total = row.get(class="hl-string">'Total')
        submitter = row.get(class="hl-string">'Submitter Email')
        department = row.get(class="hl-string">'Submitter Department') class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming this is in your template
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Helper to create event rows
        def add_event(activity_name, event_time_str, approver=None, violation=None):
            if event_time_str:
                event_log.append({
                    class="hl-string">'ExpenseReportId': report_id,
                    class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                    class="hl-string">'EventTime': event_time_str,
                    class="hl-string">'ReportTotalAmount': report_total,
                    class="hl-string">'Submitter': submitter,
                    class="hl-string">'EmployeeDepartment': department,
                    class="hl-string">'Approver': approver,
                    class="hl-string">'PolicyViolationFlag': violation
                })
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Created
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Created', row.get(class="hl-string">'Created'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Submitted
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Submitted', row.get(class="hl-string">'Submitted'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Manager Approved / Finance Approved
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes approver details are in a single column like class="hl-string">'Approver 1: name@co.com (YYYY-MM-DD), Approver 2: ...'
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This logic needs to be adapted to your specific export format.
        approvers_str = row.get(class="hl-string">'Approver History', class="hl-string">'') 
        if class="hl-string">'Manager' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Complex parsing might be needed here based on your template's format
             add_event(class="hl-string">'Manager Approved', row.get(class="hl-string">'Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Simplified, assumes class="hl-string">'Approved' date is manager's

        if class="hl-string">'Finance' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Final Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes a separate column for final approval
        else:
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Fallback if only one approval date exists
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Approved'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Scheduled
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Scheduled', row.get(class="hl-string">'Reimbursing Start Date')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes this column exists

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Executed
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Executed', row.get(class="hl-string">'Reimbursed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Report Closed
        add_event(class="hl-string">'Report Closed', row.get(class="hl-string">'Closed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from Report History Log
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This is CRITICAL. Your export template must include the detailed history.
        class=class="hl-string">"hl-comment"># The history is often a multi-line text block in a single CSV cell.
        history_log = row.get(class="hl-string">'Report History', class="hl-string">'')
        for line in history_log.split(class="hl-string">'\n'): class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming newline separated history
            line_lower = line.lower()
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Try to extract a timestamp from the history line
            try:
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Expensify history format is often like class="hl-string">'MMM DD: ...'
                class=class="hl-string">"hl-comment"># This parsing logic is an example and MUST be adjusted to your format
                timestamp_str = line.split(class="hl-string">':')[0]
                class=class="hl-string">"hl-comment"># A real implementation needs more robust date parsing
                event_time = datetime.now().strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S') class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder for parsed time
            except:
                continue

            if class="hl-string">'added expense' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Expense Added To Report', event_time)
            elif class="hl-string">'violation' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Policy Violation Flagged', event_time, violation=True)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'manager' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Manager Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'finance' in line_lower: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example keyword
                add_event(class="hl-string">'Finance Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'unapproved' in line_lower or class="hl-string">'sent back' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Report Sent Back For Revision', event_time)
            elif class="hl-string">'exported to' in line_lower or class="hl-string">'posting' in line_lower:
                 add_event(class="hl-string">'Accounting Posted', event_time)

class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Write the final event log file
if event_log:
    with open(EVENT_LOG_FILE, class="hl-string">'w', newline=class="hl-string">'', encoding=class="hl-string">'utf-8') as outfile:
        fieldnames = [class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'ReportTotalAmount', class="hl-string">'Submitter', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'Approver', class="hl-string">'PolicyViolationFlag']
        writer = csv.DictWriter(outfile, fieldnames=fieldnames)
        writer.writeheader()
        writer.writerows(event_log)
    print(fclass="hl-string">'Event log successfully created at {EVENT_LOG_FILE}')
else:
    print(class="hl-string">'No events were generated. Check the raw export file and script logic.')

Étapes

Vérifiez que le connecteur ETL ou iPaaS sélectionné prend en charge Expensify et peut récupérer les enregistrements de rapports, les lignes de rapport, l’historique détaillé des rapports ou les enregistrements de flux de travail, les données de violation des politiques, les enregistrements de remboursement ou de paiement, les enregistrements d’exportation comptable et les changements de statut des rapports. Les capacités du connecteur et les noms des objets varient selon le fournisseur. Configurez donc chaque objet source à l’aide de sa documentation.
Créez une connexion Expensify en lecture seule dans le connecteur et fournissez les identifiants, les périmètres d’accès, les paramètres du tenant ou de l’espace de travail ainsi que les filtres d’entreprise requis. Utilisez la méthode d’authentification prise en charge par le connecteur et vérifiez que le test de connexion aboutit.
Configurez une extraction incrémentielle à partir d’un horodatage de modification de la source, lorsqu’il est disponible. Si le connecteur ne fournit pas d’horodatage de modification fiable, utilisez une fenêtre d’extraction glissante de 3 à 6 mois et conservez un identifiant d’enregistrement source pour la déduplication.
Extrayez les données d’en-tête des rapports, les lignes de rapport, l’historique détaillé ou les données de flux de travail, les violations des politiques, les remboursements ou paiements, les exportations comptables et l’historique des statuts des rapports dans des tables de préparation. Remplacez chaque objet source indiqué comme exemple dans la requête par l’objet ou la table exposé par le connecteur sélectionné.
Associez les champs sources aux champs logiques utilisés par la requête. Les associations obligatoires sont ExpenseReportId, ActivityName et EventTime. Associez également les champs facultatifs lorsqu’ils sont disponibles, notamment ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment et PolicyViolationFlag.
Préservez les horodatages et les identifiants sources pendant la préparation. Convertissez les horodatages dans un fuseau horaire cohérent, de préférence UTC, et conservez l’horodatage source d’origine si la traçabilité est requise. Ne remplacez pas plusieurs événements sources ayant le même identifiant de rapport et le même horodatage.
Configurez la requête de transformation pour créer une ligne pour chaque activité explicite. La requête comprend les 13 activités requises et utilise UNION ALL afin que ProcessMind reçoive le journal d’événements tel quel, sans dépendre d’événements déduits.
Vérifiez que ExpenseReportId et EventTime sont renseignés pour chaque ligne produite, que ActivityName contient uniquement les noms d’activités définis et que les attributs facultatifs sont renseignés lorsque la source les fournit. Analysez les doublons causés par la pagination du connecteur, le chevauchement des fenêtres d’extraction ou la répétition d’enregistrements sources.
Planifiez l’exécution du pipeline à une fréquence adaptée au processus, par exemple toutes les heures ou tous les jours. Utilisez un point de reprise ou une fenêtre de chevauchement glissante pour capturer l’historique arrivé tardivement, puis dédupliquez les données à partir de l’identifiant d’événement source lorsqu’il est disponible.
Exportez le résultat final sous forme de fichier plat ou de vue de base de données contenant au minimum ExpenseReportId, ActivityName et EventTime. Ajoutez les attributs recommandés lorsqu’ils sont disponibles, vérifiez l’encodage UTF-8 et le format des horodatages, puis importez le résultat dans ProcessMind ou connectez-le à la plateforme comme journal d’événements, en utilisant Expense Report ID comme identifiant de cas.

Configuration

Sélection du connecteur : utilisez un connecteur ETL ou iPaaS commercial prenant explicitement en charge les objets de données Expensify requis. Vérifiez la prise en charge de l’historique des rapports, des actions d’approbation, des violations des politiques, des événements de remboursement, des exportations comptables et des changements de statut avant la mise en œuvre.
Configuration des objets sources : remplacez [Your report table], [Your report line item table], [Your report history table], [Your policy violation table], [Your reimbursement table], [Your accounting export table] et [Your report status history table] par les objets exposés par le connecteur sélectionné. Ne supposez pas que ces objets logiques portent les mêmes noms dans le connecteur.
Période : commencez par un historique de 3 à 6 mois. N’étendez la période qu’après avoir vérifié le débit du connecteur, les limites de l’API, la durée de conservation de la source et le volume d’événements dans ProcessMind.
Chargement incrémentiel : privilégiez un horodatage de modification ou un curseur pris en charge par le connecteur. Utilisez une fenêtre de chevauchement glissante lorsque des événements peuvent arriver tardivement et dédupliquez les données à l’aide d’un identifiant d’événement source stable lorsqu’il est disponible.
Filtres : appliquez [Your company filter] ou l’équivalent pour le tenant, l’espace de travail, l’entité, le service, la politique de dépenses et le statut du rapport uniquement lorsque ces filtres correspondent au périmètre prévu du processus. Évitez d’exclure les rapports clôturés si l’analyse doit couvrir l’intégralité du cycle de vie.
Gestion des horodatages : normalisez EventTime en UTC ou dans un autre fuseau horaire documenté. Préservez la précision de la source lorsqu’elle est disponible, car plusieurs activités peuvent survenir à quelques instants d’intervalle.
Association des activités : configurez exactement les valeurs ActivityName suivantes : Expense Report Created, Expense Added To Report, Expense Report Submitted, Policy Violation Flagged, Manager Approved, Manager Rejected, Report Sent Back For Revision, Finance Approved, Finance Rejected, Reimbursement Scheduled, Reimbursement Executed, Accounting Posted et Report Closed.
Attributs facultatifs : renseignez ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment et PolicyViolationFlag à partir de l’objet source le plus fiable. Utilisez NULL lorsque le connecteur ne fournit aucune valeur, plutôt que d’en inventer une.
Performances : limitez l’extraction à la période et au périmètre requis, activez la pagination, utilisez les chargements incrémentiels, préparez les données sources avant la transformation et partitionnez les tables d’historique volumineuses par date d’événement lorsque cette option est prise en charge.
Prérequis : obtenez l’autorisation Expensify, les licences du connecteur, les autorisations API ou d’intégration, l’accès aux données requises des rapports et des flux de travail, les autorisations d’écriture dans l’entrepôt cible ainsi que les autorisations d’importation ou de connexion à ProcessMind.
Qualité des données : vérifiez que les identifiants des rapports restent stables dans tous les objets sources, que les champs de devise et de montant suivent une convention documentée et que l’historique source n’est pas tronqué silencieusement par les limites du connecteur.

a Exemple de requête sql

WITH expense_report_created AS (
    SELECT
        CAST(r.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Report Created' AS ActivityName,
        CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report table] r
    WHERE CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
expense_added_to_report AS (
    SELECT
        CAST(i.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Added To Report' AS ActivityName,
        CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report line item table] i
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = i.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
expense_report_submitted AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Report Submitted' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[EventType] = 'Submitted'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
policy_violation_flagged AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Policy Violation Flagged' AS ActivityName,
        CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(TRUE AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your policy violation table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
manager_approved AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Manager Approved' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Manager Approved'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
manager_rejected AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Manager Rejected' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Manager Rejected'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
report_sent_back_for_revision AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Report Sent Back For Revision' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(h.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[ActionType] = 'Sent Back For Revision'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
finance_approved AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Finance Approved' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Finance Approved'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
finance_rejected AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Finance Rejected' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Finance Rejected'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
reimbursement_scheduled AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Reimbursement Scheduled' AS ActivityName,
        CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your reimbursement table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
reimbursement_executed AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Reimbursement Executed' AS ActivityName,
        CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your reimbursement table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
accounting_posted AS (
    SELECT
        CAST(a.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Accounting Posted' AS ActivityName,
        CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your accounting export table] a
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = a.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
report_closed AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Report Closed' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report status history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[Status] = 'Closed'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
)
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_report_created
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_added_to_report
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_report_submitted
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM policy_violation_flagged
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM manager_approved
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM manager_rejected
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM report_sent_back_for_revision
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM finance_approved
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM finance_rejected
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM reimbursement_scheduled
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM reimbursement_executed
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM accounting_posted
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM report_closed
ORDER BY ExpenseReportId, EventTime, ActivityName;

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