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Votre modèle de données pour la gestion des dépenses

Expensify

Attributs de gestion des dépenses(20) Activités de gestion des dépenses(13) Guides d’extraction(3)

Votre modèle de données pour la gestion des dépenses

Ce modèle vous indique quelles données recueillir pour analyser votre processus de gestion des dépenses. Il répertorie les attributs essentiels, les principales activités à suivre et explique comment extraire ces informations de votre système Expensify. Servez-vous de cette ressource pour préparer vos données à l’analyse en Process Mining.

Attributs recommandés pour une analyse complète
Activités clés à suivre pour découvrir le processus avec précision
Conseils pratiques pour extraire les données

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Attributs de gestion des dépenses

Voici les champs de données recommandés à inclure dans votre journal d’événements pour analyser et optimiser la gestion des dépenses.

3 Obligatoire 5 Recommandé 12 Facultatif

	Nom	Description
	Heure de l’événement EventTime	Horodatage indiquant le moment où une activité ou un événement précis s’est produit pour une note de frais.
Description L’heure de l’événement indique la date et l’heure précises de chaque activité du processus. Ces informations temporelles sont indispensables pour calculer les temps de cycle, les durées et les temps d’attente entre les étapes. Elles permettent d’analyser les goulots d’étranglement, l’évolution des performances et le respect des accords de niveau de service. Sans horodatages précis, le Process Mining se limite à la découverte des flux. Pourquoi est-ce important ? Les horodatages sont indispensables à toute analyse temporelle, notamment au calcul des temps de cycle, à la détection des goulots d’étranglement et au suivi des performances du processus. Où trouver ces données Il s’agit de l’horodatage de création associé à chaque entrée de l’historique ou à chaque changement de statut dans les données des notes de frais Expensify. Exemples 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-01T09:12:05Z
	ID de la note de frais ExpenseReportId	Identifiant unique d’une note de frais, qui regroupe toutes les activités associées, de la soumission au remboursement.
Description L’ID de la note de frais est l’identifiant principal du cas pour le processus de gestion des dépenses. Chaque ID correspond à un ensemble de dépenses soumis par un salarié pour approbation et remboursement. Cet attribut est essentiel pour suivre le parcours complet d’une note de frais et reconstituer tout son cycle de vie, notamment les soumissions, approbations, rejets et paiements. Pourquoi est-ce important ? Il permet de regrouper tous les événements associés dans une seule instance de processus, base de toute analyse de Process Mining. Où trouver ces données Il s’agit de la clé primaire de l’objet de données des notes de frais. Elle est souvent accessible via le point de terminaison reports de l’API Expensify sous le nom « reportID ». Exemples RPT_84321RPT_99012RPT_10573
	Nom de l’activité ActivityName	Nom de l’événement métier survenu à un moment précis pour une note de frais.
Description Le nom de l’activité désigne une étape ou un jalon précis du processus de gestion des dépenses, par exemple « Note de frais soumise » ou « Approuvée par le responsable ». Il constitue la base de la carte du processus et permet aux analystes de visualiser le flux de travail, de repérer les parcours fréquents et de détecter les écarts ou les goulots d’étranglement. L’analyse de la séquence des activités est indispensable pour comprendre l’efficacité du processus et sa conformité. Pourquoi est-ce important ? Cet attribut définit les étapes de la carte du processus et permet de visualiser et d’analyser le flux du processus, ses variantes et ses boucles de reprise. Où trouver ces données Cet attribut est généralement obtenu en associant les changements de statut, les commentaires ou les entrées de l’historique Expensify à une liste normalisée d’activités. Exemples Note de frais soumiseApprouvé par le responsableRejetée par l’équipe financièreRemboursement effectué
	Approbateur Approver	Nom ou identifiant de l’utilisateur chargé d’approuver ou de rejeter la note de frais.
Description L’attribut Approbateur désigne le responsable ou le membre de l’équipe financière qui traite une note de frais soumise. Il est essentiel pour analyser les pratiques de chaque approbateur, notamment les délais d’approbation, les taux de rejet et la répartition de la charge de travail. L’analyse de leurs performances peut faire ressortir des besoins de formation, aider à mieux répartir la charge de travail et simplifier le processus de validation. Pourquoi est-ce important ? Cet attribut est essentiel pour analyser les goulots d’étranglement liés à l’approbation, la répartition de la charge de travail et les taux de rejet par approbateur. Où trouver ces données Ces informations figurent dans l’historique de la note de frais ou le journal du flux de validation, souvent associées aux événements d’approbation ou de rejet. Le champ peut s’appeler « managerEmail » ou porter un nom similaire. Exemples jane.doe@example.comjohn.smith@example.comfinance.approver@example.com
	Indicateur de violation des règles PolicyViolationFlag	Indicateur booléen qui prend la valeur vraie si une violation des règles a été signalée pour la note de frais.
Description Cet indicateur précise si une note de frais a déclenché une ou plusieurs violations des règles, par exemple le dépassement d’un plafond de dépenses ou l’absence de justificatif. Le système automatisé d’Expensify signale souvent ces problèmes. Cet attribut est essentiel au Dashboard de suivi des violations des règles : il permet de quantifier les problèmes de conformité et de cibler les améliorations. Pourquoi est-ce important ? Cet attribut mesure directement le respect des règles et aide à repérer les notes de frais qui nécessitent un examen approfondi. Il constitue donc une donnée importante pour les Dashboards de conformité. Où trouver ces données Les notes de frais Expensify comportent souvent un champ ou un statut indiquant une violation, par exemple « hasViolations » ou un indicateur booléen similaire. Exemples truefalse
	Montant total de la note de frais ReportTotalAmount	Montant total de la note de frais.
Description Cet attribut correspond à la somme de toutes les dépenses d’une note de frais. Cette métrique financière sert à différentes analyses, par exemple pour repérer les dépenses élevées qui nécessitent un examen plus approfondi ou suivent un circuit d’approbation différent. Elle est également utilisée dans les rapports financiers et pour étudier les habitudes de dépenses au sein de l’organisation. Pourquoi est-ce important ? Cet attribut permet d’analyser les notes de frais d’un montant élevé, de repérer les tendances de dépenses et d’alimenter les Dashboards financiers et de conformité. Où trouver ces données Disponible dans l’objet des notes de frais Expensify, souvent sous le nom « total » ou « amount ». Exemples 150.752500.0089.50
	Personne ayant soumis la note Submitter	Salarié qui a créé et soumis la note de frais.
Description L’attribut Personne ayant soumis la note désigne le salarié qui a engagé les dépenses et demande leur remboursement. Ces informations servent à analyser les dépenses par salarié, service ou fonction. Elles permettent de déterminer quels salariés ou groupes subissent le plus de retards ou présentent le plus souvent des violations des règles, et contribuent ainsi à l’analyse de l’expérience des salariés. Pourquoi est-ce important ? Cet attribut permet d’analyser les performances du processus du point de vue des salariés et de repérer les groupes qui rencontrent souvent des problèmes ou des retards. Où trouver ces données Il s’agit d’un champ principal de l’objet de la note de frais, généralement nommé « policyEmail », « submitterEmail » ou « employeeEmail ». Exemples sara.jones@example.comkevin.lee@example.commaria.garcia@example.com
	Service du salarié EmployeeDepartment	Service ou unité opérationnelle auquel appartient la personne ayant soumis la note.
Description Cet attribut indique le service du salarié qui soumet la note de frais, par exemple « Ventes », « Ingénierie » ou « Marketing ». Il constitue un axe d’analyse important pour comparer les temps de cycle, les taux de rejet et le respect des règles entre les différentes entités de l’entreprise. Il permet de repérer les problèmes propres à certains services et leurs besoins de formation. Pourquoi est-ce important ? Il permet d’examiner en détail les performances du processus et la conformité dans les différentes unités opérationnelles. Où trouver ces données Ces informations peuvent être stockées sous forme d’étiquette sur la note de frais ou dans le profil utilisateur de la personne ayant soumis la note dans Expensify. Il peut être nécessaire de les compléter à partir d’un système RH externe. Exemples VentesMarketingIngénierieFinance
	Approbation dès la première soumission IsFirstPassApproval	Indicateur calculé, vrai si le rapport a été approuvé sans rejet ni demande de modification.
Description Cet indicateur booléen est calculé pour chaque rapport de dépenses afin de déterminer s’il a suivi le processus d’approbation sans issue défavorable, comme un rejet ou un renvoi pour modification. Il mesure directement la qualité et l’efficacité du processus et alimente le KPI du taux d’approbation dès la première soumission. Un taux élevé indique que les demandes sont de bonne qualité et que les règles sont bien comprises. Pourquoi est-ce important ? Mesure directement la qualité des demandes initiales et l’efficacité du circuit d’approbation, tout en mettant en évidence la fréquence des reprises. Où trouver ces données Le calcul s’appuie sur la séquence d’activités associée à un ExpenseReportId. Si celle-ci ne contient ni « Manager Rejected », ni « Finance Rejected », ni « Report Sent Back For Revision », l’indicateur est vrai. Exemples truefalse
	Catégorie de dépense ExpenseCategory	Catégorie attribuée à une ligne de dépense dans une note de frais.
Description La catégorie de dépense indique le type de dépense, par exemple « Déplacements », « Repas et divertissements » ou « Logiciels ». Une note de frais peut comporter plusieurs catégories. Cet attribut est souvent dénormalisé au niveau de la note, par exemple en retenant la catégorie la plus fréquente ou celle dont le montant est le plus élevé. Il sert à analyser les tendances de dépenses et à vérifier le respect des règles pour chaque type de dépense. Pourquoi est-ce important ? Cet attribut aide à analyser les habitudes de dépenses, les violations des règles et les délais d’approbation selon le type de dépense. Où trouver ces données Cette information figure au niveau des lignes de dépense (« transactions ») d’une note. Une agrégation ou une règle métier est nécessaire pour l’attribuer au niveau du cas. Exemples Billet d’avionHébergementRepasFournitures de bureau
	Dernière mise à jour des données LastDataUpdate	Horodatage indiquant la dernière actualisation des données de cet enregistrement à partir du système source.
Description Cet attribut indique la date et l’heure de la dernière extraction et mise à jour des données dans l’outil de Process Mining. Il renseigne sur leur fraîcheur et permet de savoir si l’analyse repose sur des données récentes. Les utilisateurs peuvent ainsi se fier aux résultats et prendre des décisions éclairées à partir d’informations à jour. Pourquoi est-ce important ? Il permet aux utilisateurs de connaître la fraîcheur des données, un élément déterminant pour la pertinence et la précision de l’analyse du processus. Où trouver ces données Il s’agit généralement de l’horodatage de la tâche d’extraction des données, ajouté lors de leur transformation (ETL). Exemples 2023-11-20T08:00:00Z2023-11-21T08:00:00Z
	Devise Currency	Code de devise des montants de la note de frais.
Description L’attribut Devise précise la devise du montant total de la note de frais, par exemple USD, EUR ou GBP. Il est essentiel pour les organisations présentes dans plusieurs pays, afin d’interpréter correctement les données financières. Pour éviter les agrégations erronées, toutes les valeurs monétaires doivent être analysées avec cet attribut. Pourquoi est-ce important ? Cet attribut fournit le contexte nécessaire à l’analyse et aux rapports financiers, pour interpréter correctement toutes les valeurs monétaires. Où trouver ces données Il s’agit d’un champ standard de l’objet de note de frais Expensify, souvent nommé « currency ». Exemples USDEURGBPCAD
	Heure de fin de l’événement EventEndTime	Horodatage de fin d’une activité précise. Utile pour les activités dont la durée peut être mesurée.
Description Dans la gestion des dépenses, de nombreuses activités sont instantanées, mais certaines, comme l’examen par un responsable, peuvent être modélisées avec une heure de début et une heure de fin. L’heure de fin de l’événement marque la fin de l’activité. Associée à l’heure de début, elle permet de calculer précisément la durée de traitement de chaque étape et de mieux comprendre où le temps est consacré. Pourquoi est-ce important ? Cet attribut permet de calculer la durée de traitement des activités et de distinguer le temps de travail effectif du temps d’attente. Où trouver ces données Il ne s’agit généralement pas d’un champ direct. Cette valeur est déduite de l’horodatage de l’événement suivant pour le même cas. Exemples 2023-10-26T10:05:12Z2023-10-27T15:00:00Z
	Mode de paiement PaymentMethod	Mode utilisé pour rembourser le salarié.
Description Cet attribut indique comment le salarié a été remboursé, par exemple par « Virement direct (ACH) », PayPal ou carte bancaire d’entreprise. L’analyse du mode de paiement aide à comprendre la phase de remboursement, notamment si certains modes entraînent des délais plus longs. Elle apporte un contexte supplémentaire sur les dernières étapes du processus. Pourquoi est-ce important ? Cet attribut apporte un contexte sur la phase de remboursement et permet d’analyser les retards ou les coûts associés aux différents modes de versement. Où trouver ces données Ces informations sont généralement disponibles dans les détails du remboursement d’une note de frais clôturée. Exemples ACHPayPalBill.com
	Motif du rejet RejectionReason	Motif indiqué par un approbateur lorsqu’il rejette une note de frais ou la renvoie pour correction.
Description Lorsqu’une note de frais est rejetée, l’approbateur peut généralement en préciser le motif. Cet attribut textuel consigne cette explication et apporte des informations qualitatives précieuses sur les raisons du rejet. L’analyse des motifs permet de repérer les erreurs fréquentes dans les notes soumises, les règles peu claires ou les besoins de formation des salariés. Elle contribue directement à améliorer le taux d’approbation dès la première soumission. Pourquoi est-ce important ? Ces informations qualitatives expliquent les causes des reprises et sont essentielles pour déterminer les causes profondes des rejets de notes de frais. Où trouver ces données Ces informations figurent généralement dans les commentaires ou dans l’historique associé à un événement de rejet. Exemples Justificatif manquant pour une dépense supérieure à 75 $Catégorie de dépense incorrecteDépense soumise en double
	Nom de la politique PolicyName	Nom de la politique de dépenses appliquée à la note de frais.
Description Dans Expensify, différents groupes de salariés peuvent être soumis à des politiques de dépenses distinctes. Cet attribut indique la politique qui définit les règles applicables à la note de frais. Il constitue un axe d’analyse important pour comparer la conformité et l’efficacité entre les politiques, qui peuvent prévoir des règles et des flux de validation différents. Pourquoi est-ce important ? Cet attribut permet de segmenter l’analyse du processus selon les règles appliquées et de comprendre les variations liées aux différentes politiques. Où trouver ces données Il s’agit d’un champ standard de l’objet de note de frais dans Expensify, souvent nommé « policyID » ou « policyName ». Exemples Politique applicable aux salariés des États-UnisPolitique de l’équipe commerciale du Royaume-UniPolitique relative aux déplacements des cadres dirigeants
	Résultat de l’audit AuditOutcome	Résultat d’un audit manuel ou automatisé de la note de frais.
Description Cet attribut consigne le résultat d’un audit, par exemple « Réussi », « Échoué » ou « Réussi avec observations ». Il concerne les entreprises qui prévoient une étape d’audit dans leur processus de gestion des dépenses, pour toutes les notes ou pour un échantillon. L’analyse des résultats permet d’évaluer le niveau de conformité et l’efficacité des contrôles en place. Pourquoi est-ce important ? Cet attribut mesure directement le résultat des contrôles de conformité et est essentiel pour évaluer l’efficacité du processus d’audit. Où trouver ces données Il s’agit probablement d’un attribut conceptuel, qui peut aussi être stocké sous forme d’étiquette ou de commentaire. Sa présence dépend de la configuration du processus propre à l’entreprise dans Expensify. Exemples RéussiÉchec : violation des règlesRéussi avec observations
	Statut de la note de frais ReportStatus	État actuel de la note de frais dans son cycle de vie.
Description Le statut de la note de frais indique où elle en est dans le processus, par exemple « OPEN », « SUBMITTED », « APPROVED », « REIMBURSED » ou « CLOSED ». Il donne un aperçu de son avancement. En Process Mining, cet attribut sert souvent à déduire le nom de l’activité, mais il peut aussi servir d’axe d’analyse pour mesurer le temps passé dans chaque état. Pourquoi est-ce important ? Cet attribut indique l’état actuel d’un cas et sert souvent de source pour reconstituer le journal d’activités utilisé en Process Mining. Où trouver ces données Il s’agit d’un champ standard de l’objet de note de frais Expensify, souvent nommé « status » ou « state ». Exemples SOUMISEAPPROUVÉEREMBOURSÉECLÔTURÉE
	Système source SourceSystem	Système à partir duquel les données ont été extraites.
Description Cet attribut indique l’origine des données du processus, ici « Expensify ». Il est important pour la gouvernance des données, en particulier lorsque des données provenant de plusieurs systèmes sont combinées. Il permet de retracer leur provenance et de comprendre le contexte du processus. Pourquoi est-ce important ? Cet attribut apporte un contexte essentiel sur la provenance des données et aide à distinguer les processus lorsque des données issues de plusieurs systèmes sources sont chargées dans le même environnement. Où trouver ces données Il s’agit d’une valeur statique (« Expensify ») à ajouter lors de la transformation des données. Exemples ExpensifyExpensifyAPI-v2.0
	Temps de cycle total TotalCycleTime	Durée totale écoulée entre la création du premier événement et la fin du dernier événement d’un rapport de dépenses.
Description Le temps de cycle total est calculé au niveau du cas et mesure la durée complète du processus de gestion des dépenses pour un rapport donné. Cet indicateur clé de performance (KPI) permet d’évaluer l’efficacité globale du processus. Il correspond à l’écart entre l’horodatage de la première activité, par exemple « Expense Report Created », et celui de la dernière, par exemple « Reimbursement Executed ». Pourquoi est-ce important ? Cet indicateur clé permet de mesurer la vitesse globale du processus et de repérer les cas qui s’éternisent, susceptibles de révéler des problèmes systémiques. Où trouver ces données Cet attribut est calculé pour chaque ExpenseReportId selon la formule (MAX(EventTime) - MIN(EventTime)). Exemples 6048001209600259200

Obligatoire Recommandé Facultatif

Activités de gestion des dépenses

Voici les principales étapes et les jalons à consigner dans votre journal d’événements pour découvrir le processus avec précision et repérer les goulots d’étranglement.

7 Recommandé 6 Facultatif

	Activité	Description
	Approuvé par le responsable	Le responsable direct ou le premier approbateur a examiné et approuvé la note de frais. Cet événement est enregistré dans le journal du flux de validation, qui consigne l’action de l’approbateur et son horodatage.
Pourquoi est-ce important ? Cette étape importante du processus de validation permet de repérer les goulots d’étranglement liés aux responsables en analysant le délai entre la soumission et cet événement. Elle sert également à calculer le KPI du temps de cycle de validation par le responsable. Où trouver ces données L’événement est enregistré dans l’historique ou la piste d’audit de la note de frais, qui consigne explicitement l’approbation, le nom de l’approbateur et l’horodatage. Données à recueillir L’approbation est enregistrée comme une action distincte dans l’historique du flux de validation de la note de frais. Type d’événement explicit
	Approuvée par l’équipe financière	L’équipe financière ou l’approbateur final a examiné la note de frais et donné son approbation définitive. Cette action est consignée dans l’historique du flux de validation et fait généralement passer le statut de la note à « Approved ».
Pourquoi est-ce important ? Il s’agit de la dernière étape de validation avant le remboursement. Sa durée influe directement sur le temps de cycle global et sur le KPI du délai moyen de remboursement. Où trouver ces données L’événement est enregistré dans l’historique ou la piste d’audit de la note de frais, qui consigne l’approbation finale, l’approbateur de l’équipe financière et l’horodatage. Données à recueillir L’approbation finale est enregistrée comme une action distincte dans l’historique du flux de validation de la note de frais. Type d’événement explicit
	Note de frais clôturée	La note de frais est officiellement clôturée dans le système une fois toutes les opérations terminées, y compris le remboursement et la synchronisation comptable. Cet événement est généralement déduit d’un statut final, tel que « Closed ».
Pourquoi est-ce important ? Cet événement marque sans ambiguïté la fin du processus, indépendamment du remboursement. Il est utile pour analyser les dernières étapes comptables et l’archivage. Où trouver ces données L’événement est déduit du passage du statut de la note de frais à un état final, tel que « Closed ». Cela se produit souvent après le remboursement et l’exportation comptable. Données à recueillir L’événement est déduit du passage du statut de la note de frais à « Closed » et de l’horodatage correspondant. Type d’événement inferred
	Note de frais créée	Indique qu’un employé a créé une nouvelle note de frais. Cet événement est généralement enregistré avec un horodatage au moment où la note est enregistrée pour la première fois dans Expensify.
Pourquoi est-ce important ? Cette activité marque le début de l’analyse du processus et permet de mesurer le temps de cycle total entre la création de la note et son remboursement. Où trouver ces données Cet événement est extrait de l’horodatage de création dans l’historique des notes de frais ou les journaux d’audit d’Expensify. Chaque objet de note de frais comporte une date de création. Données à recueillir Enregistré lors de la création et de la sauvegarde initiales de la note de frais. Type d’événement explicit
	Note de frais renvoyée pour correction	Un approbateur, responsable ou membre de l’équipe financière, renvoie la note de frais au salarié pour qu’il la corrige ou fournisse des informations complémentaires. Cet événement est généralement déduit du passage du statut « Processing » à « Open ».
Pourquoi est-ce important ? Cette activité correspond à une reprise, une source importante d’inefficacité. Son suivi permet de quantifier les boucles de reprise, de mesurer le KPI du taux de reprise et d’en déterminer les causes. Où trouver ces données L’événement est déduit du passage du statut de la note de frais de « Processing » ou « Submitted » à « Open ». L’horodatage de ce changement de statut marque l’événement. Données à recueillir L’événement est déduit du passage du statut de la note de frais de « Processing » à « Open ». Type d’événement inferred
	Note de frais soumise	L’employé soumet officiellement la note de frais remplie, ce qui lance le circuit d’approbation. Cette étape marque le passage de la saisie des données à leur examen. Elle est généralement enregistrée par un changement de statut et un horodatage de soumission.
Pourquoi est-ce important ? Cette activité marque une étape importante qui déclenche le cycle d’approbation. Elle sert de point de départ pour mesurer les délais d’examen par les responsables et les équipes financières. Où trouver ces données Déduit du passage du statut de la note de « Open » ou « Draft » à « Processing » ou « Submitted », ainsi que de l’horodatage associé à ce changement. Données à recueillir Déduit du changement de statut vers « Processing » et de l’horodatage de soumission associé. Type d’événement inferred
	Remboursement effectué	Le paiement a été envoyé au salarié, ce qui clôt la partie remboursement du processus. L’événement est enregistré dans les journaux de traitement des paiements ou lors de la mise à jour finale du statut dans Expensify.
Pourquoi est-ce important ? Cette étape constitue un repère essentiel pour mesurer les temps de cycle du point de vue des salariés. Elle est déterminante pour les KPI du temps de cycle moyen des notes de frais et du délai moyen de remboursement. Où trouver ces données L’événement est déduit du passage du statut de la note de frais à « Reimbursed ». L’intégration d’Expensify aux systèmes de paiement fournit l’horodatage de ce changement de statut. Données à recueillir L’événement est déduit du passage du statut de la note de frais à « Reimbursed » et de l’horodatage correspondant. Type d’événement inferred
	Comptabilisée	Les données financières de la note de frais ont été exportées et enregistrées dans le système comptable ou l’ERP de l’entreprise. Cette dernière étape clôt le processus du point de vue des écritures financières.
Pourquoi est-ce important ? Cet événement marque la clôture définitive de la note de frais dans le système financier. Il permet de mesurer le processus de bout en bout et de vérifier la synchronisation des données. Où trouver ces données L’événement est enregistré dans les journaux d’intégration entre Expensify et le logiciel comptable. Il peut être nécessaire de combiner les données de deux systèmes. Données à recueillir L’événement est consigné dans l’historique de l’intégration lorsque les données sont correctement synchronisées avec le système comptable. Type d’événement explicit
	Dépense ajoutée à la note	Indique qu’un employé a ajouté une dépense à la note, par exemple un reçu numérisé ou une dépense saisie manuellement. L’ajout est consigné dans l’historique détaillé de la note.
Pourquoi est-ce important ? L’analyse du délai entre la création de la note et l’ajout des dépenses peut révéler des retards dans la collecte des justificatifs ou la préparation de la soumission par les employés. Où trouver ces données Extrait de la piste d’audit ou de l’historique de la note de frais, où sont consignées des actions comme l’ajout de dépenses individuelles. Données à recueillir Consigné dans l’historique de la note chaque fois qu’une nouvelle dépense y est ajoutée. Type d’événement explicit
	Infraction aux règles signalée	Un contrôle automatisé détecte une dépense qui enfreint les règles de l’entreprise, par exemple un dépassement de budget ou l’absence d’un reçu. L’événement est enregistré lorsqu’un indicateur d’infraction est défini pour la note ou l’une de ses dépenses.
Pourquoi est-ce important ? Cette activité met en évidence les problèmes de conformité et aide à repérer les règles fréquemment enfreintes, afin de cibler les formations ou de clarifier les consignes. Elle est essentielle au KPI « Policy Violation Count ». Où trouver ces données Déduit de l’indicateur ou de l’attribut « Policy Violation » défini sur « true » dans les données de la note de frais. L’horodatage correspond au moment où cet indicateur a été défini. Données à recueillir Déduit de l’horodatage de mise à jour de l’attribut d’infraction aux règles associé à la note de frais. Type d’événement inferred
	Rejetée par l’équipe financière	L’équipe financière a examiné et rejeté la note de frais, interrompant ainsi le processus de remboursement. Cet événement, accompagné de son horodatage et du motif du rejet, est consigné dans l’historique du flux de validation.
Pourquoi est-ce important ? Cet événement permet de repérer les goulots d’étranglement et les motifs de rejet lors de l’examen final. Il est essentiel pour analyser le taux de rejet global et les problèmes de conformité. Où trouver ces données L’événement est enregistré dans l’historique de la note de frais, qui consigne le rejet par l’équipe financière, ainsi que l’horodatage et l’utilisateur concerné. Données à recueillir Le rejet est enregistré comme une action distincte dans l’historique du flux de validation de la note de frais. Type d’événement explicit
	Rejetée par le responsable	Le premier approbateur a examiné la note de frais et l’a rejetée, ce qui met généralement fin au processus. Le rejet est consigné dans le journal du flux de validation, souvent avec un motif.
Pourquoi est-ce important ? L’analyse des rejets est essentielle pour comprendre le KPI du taux de rejet des notes de frais. Elle permet de repérer les motifs de rejet les plus fréquents et les aspects du processus à améliorer. Où trouver ces données L’événement est enregistré dans l’historique de la note de frais, qui consigne le rejet, l’identité de son auteur et l’horodatage. Le statut de la note passe généralement à « Rejected ». Données à recueillir Le rejet est enregistré comme une action distincte dans l’historique du flux de validation de la note de frais. Type d’événement explicit
	Remboursement programmé	Après l’approbation finale, la note de frais est mise en attente de traitement du paiement. Cet événement marque le passage de la validation au paiement et est souvent enregistré lorsque le statut de la note passe à « Reimbursing ».
Pourquoi est-ce important ? Cet événement marque le début du délai de remboursement. L’analyse du temps écoulé entre cette étape et le paiement effectif permet de repérer les retards de versement. Où trouver ces données L’événement est déduit du passage du statut de la note de frais à « Reimbursing » ou « Processing Payment », avec l’horodatage correspondant. Données à recueillir L’événement est déduit d’un changement de statut indiquant que la note de frais est en attente de paiement. Type d’événement inferred

Recommandé Facultatif

Guides d’extraction

Comment récupérer vos données depuis Expensify

Étapes

Connectez-vous à votre compte Expensify avec les droits Domain Admin ou Policy Admin.
Accédez à la section Paramètres, puis à Policies et sélectionnez la règle de groupe pour laquelle vous souhaitez exporter des données.
Dans le menu de gauche, sous la catégorie Rapports, sélectionnez Export Formats.
Cliquez sur Add a new export format pour créer le modèle personnalisé. Donnez-lui un nom explicite, par exemple ProcessMind Event Log Export.
Dans l’éditeur du modèle d’export, sélectionnez le type d’export Rapports. Définissez ensuite les colonnes du fichier CSV. Cliquez sur Add a new column pour ajouter chaque champ requis.
Configurez les colonnes en saisissant les formules exactes indiquées dans la section query ci-dessous. Ajoutez notamment les colonnes pour l’ID de cas, les horodatages de chaque activité et tous les attributs requis et recommandés.
Après avoir ajouté toutes les colonnes nécessaires, cliquez sur Enregistrer pour créer le modèle d’export.
Dans le menu principal d’Expensify, accédez à la page Rapports. Utilisez les filtres pour sélectionner les rapports à analyser. Définissez une période précise, par exemple les 3 à 6 derniers mois, afin de limiter la taille du fichier.
Cliquez sur le bouton Export To, puis sélectionnez dans la liste le modèle que vous venez de créer, ProcessMind Event Log Export.
Expensify génère le fichier CSV et vous envoie un lien de téléchargement. Téléchargez le fichier sur votre ordinateur. Le fichier exporté est au format « large » : chaque rapport de dépenses occupe une ligne, avec une colonne distincte pour l’horodatage de chaque activité.
Transformez les données téléchargées du format large au format long, adapté au Process Mining. Vous pouvez utiliser Microsoft Excel (avec la fonctionnalité Power Query « Colonnes non pivotées »), Python (avec la bibliothèque pandas) ou un autre outil de préparation des données. Le fichier doit comporter une ligne par activité et des colonnes ExpenseReportId, ActivityName et EventTime.
Enregistrez les données transformées dans un fichier CSV, puis importez-le dans l’application ProcessMind.

Configuration

Droits d’administration : vous devez disposer des droits Domain Admin ou Policy Admin pour la règle concernée afin de créer et de gérer les formats d’export.
Modèle d’export : vous devez configurer un modèle d’export personnalisé. Cette méthode ne fonctionne pas avec les modèles par défaut.
Période : il est vivement recommandé de limiter l’export à une période précise, par exemple de 3 à 6 mois, afin de réduire le temps de traitement et la taille du fichier. Utilisez Submitted Date comme filtre principal.
Filtre sur le statut des rapports : pour couvrir l’ensemble du cycle de vie du processus, ne filtrez pas les rapports par statut. Exportez tous les rapports de la période, y compris ceux aux statuts Open, Processing, Approved, Reimbursed et Closed.
Champs personnalisés : des attributs comme EmployeeDepartment dépendent de la configuration Expensify propre à votre organisation. Si vous utilisez des étiquettes ou des champs de rapport pour ces informations, ajoutez la formule correspondante au modèle d’export, par exemple {report:tag:Department}.

Exemple de requête sql

/*
This is not a script, but a configuration for the Expensify custom export template.
In the export format editor, create a new column for each line below, using the text on the right as the formula.
*/

// Case ID and Required Attributes
ExpenseReportId: {report:id}
EventTime_Created: {report:created}
EventTime_Submitted: {report:submitted}
EventTime_Approved: {report:approved}
EventTime_Reimbursed: {report:reimbursed}
EventTime_Closed: {report:closed}

// Recommended Attributes
ReportTotalAmount: {report:total}
Submitter: {report:submitter:email}
Approver: {report:approverEmail}
EmployeeDepartment: {report:tag:[Your Department Tag Name]}
PolicyViolationFlag: {report:hasViolations}

// --- Transformation Logic Overview ---
/*
After exporting the CSV with the columns above, you must unpivot the timestamp columns.
1. Load the CSV into a data transformation tool (e.g., Excel Power Query, Python pandas).
2. Select all the timestamp columns (EventTime_Created, EventTime_Submitted, etc.).
3. Use the "Unpivot" function. This will create two new columns: one containing the original column names (e.g., 'EventTime_Created') and another with the timestamp values.
4. Rename the column with the names to `ActivityName` and the column with values to `EventTime`.
5. Clean up the `ActivityName` column by removing the 'EventTime_' prefix to get clean activity names like 'Expense Report Created', 'Expense Report Submitted', etc.
6. For activities that do not have a direct timestamp export (e.g., 'Manager Approved', 'Reimbursement Scheduled'), you can duplicate an existing timestamp column (like 'EventTime_Approved') in your export template and rename it accordingly (e.g., `EventTime_ManagerApproved`). This uses the same timestamp as a proxy for multiple events, which should be noted during analysis.
*/

Étapes

Prérequis et configuration : vérifiez que Python 3 est installé sur votre système. Installez la bibliothèque requests requise en exécutant pip install requests dans votre terminal ou votre invite de commandes. Vous aurez également besoin d’identifiants API Expensify.
Obtenir les identifiants API Expensify : connectez-vous à votre compte Expensify avec des droits d’administrateur. Accédez à Settings > Account > Integrations > Public API. Vous pourrez y générer votre partnerUserID et votre partnerUserSecret. Conservez ces identifiants en lieu sûr, car ils donnent accès aux données de votre entreprise.
Configurer le modèle d’export Expensify : le script utilise un export de données personnalisé. Dans Expensify, accédez à Settings > Policies > [Your Group Policy] > Export Formats. Créez un modèle d’export contenant toutes les colonnes nécessaires. Vous devez notamment inclure les champs Report ID, Created Date, Submitted Date, Approved Date, Reimbursed Date, Closed Date, Total Amount, Submitter Email, Approver Details, Policy Violations et le journal détaillé Report History. Ce dernier est indispensable pour recueillir les événements tels que les rejets et les commentaires.
Personnaliser le script Python : copiez le script Python fourni dans un fichier, par exemple extract_expensify_log.py. Remplacez les valeurs fictives de PARTNER_USER_ID, PARTNER_USER_SECRET, START_DATE, END_DATE et EXPORT_TEMPLATE_NAME par vos identifiants, la période souhaitée et le nom exact du modèle d’export configuré à l’étape précédente.
Exécuter le script pour télécharger les données : lancez le script depuis votre terminal avec la commande python extract_expensify_log.py. Il s’authentifiera d’abord auprès de l’API Expensify, puis enverra une demande d’export des données des rapports. Il interrogera l’API toutes les quelques secondes pour vérifier si l’export est prêt.
Attendre le téléchargement du fichier : une fois l’export terminé, le script télécharge automatiquement le fichier CSV obtenu et l’enregistre sous le nom expensify_raw_export.csv dans le même répertoire.
Transformer les données brutes en journal d’événements : le script lit ensuite le fichier expensify_raw_export.csv téléchargé. Il parcourt chaque ligne, qui correspond à un rapport de dépenses, et décompose les données. Pour chaque colonne de date pertinente et chaque entrée du journal d’historique, il crée une ligne distincte dans le journal d’événements, correspondant à une activité métier.
Générer le fichier final du journal d’événements : après avoir traité tous les rapports de l’export brut, le script écrit les données transformées dans un nouveau fichier nommé expensify_event_log.csv. Celui-ci comprend les colonnes requises ExpenseReportId, ActivityName et EventTime, ainsi que d’autres attributs recommandés.
Préparer l’importation dans ProcessMind : ouvrez le fichier final expensify_event_log.csv. Vérifiez que les en-têtes de colonnes sont conformes aux exigences et que le format des données est correct. Le fichier est alors prêt à être importé dans ProcessMind pour analyse.

Configuration

Identifiants API : un partnerUserID et un partnerUserSecret Expensify valides sont nécessaires pour l’authentification. L’utilisateur associé à ces identifiants doit être autorisé à accéder aux données des rapports et à les exporter.
Modèle d’export Expensify : cette configuration est particulièrement importante. Toute l’extraction repose sur un modèle d’export personnalisé créé dans l’interface Expensify. Il doit contenir tous les champs nécessaires pour déterminer les activités et les attributs, notamment le journal détaillé Report History, qui consigne les horodatages et les commentaires liés aux approbations, aux rejets et aux autres étapes du flux de travail.
Filtres de période : le script comprend les variables START_DATE et END_DATE. Il est recommandé de commencer par une période plus courte, par exemple de 3 à 6 mois, afin de vérifier le bon fonctionnement du processus avant d’extraire un volume de données plus important.
Filtre sur le statut des rapports : vous pouvez modifier la requête API du script pour inclure un filtre reportState (par exemple APPROVED, REIMBURSED ou CLOSED) et restreindre le périmètre de l’export. Cela peut aider à maîtriser le volume de données ou à se concentrer sur les processus achevés.
Environnement Python : le script nécessite un environnement Python 3 avec la bibliothèque requests installée. Aucune autre bibliothèque particulière n’est requise, ce qui simplifie la configuration.

Exemple de requête python

import requests
import json
import time
import csv
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- PLACEHOLDERS: Replace with your actual credentials and settings ---
PARTNER_USER_ID = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User ID]'
PARTNER_USER_SECRET = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User Secret]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION: Define the export parameters ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Use YYYY-MM-DD format for dates
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-06-30'
class=class="hl-string">"hl-comment"># The exact name of the custom export format you created in Expensify
EXPORT_TEMPLATE_NAME = class="hl-string">'[Your Custom Report Export Template Name]'

API_URL = class="hl-string">'https://integrations.expensify.com/Integration-Server/Doc/v1.0/'
RAW_EXPORT_FILE = class="hl-string">'expensify_raw_export.csv'
EVENT_LOG_FILE = class="hl-string">'expensify_event_log.csv'

def execute_api_job(job_description):
    class="hl-string">"""Submits a job to the Expensify API and returns the response."""
    auth_payload = {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    }
    data = {
        class="hl-string">'requestJobDescription': json.dumps(job_description),
        class="hl-string">'credentials': json.dumps(auth_payload)
    }
    response = requests.post(API_URL, data=data)
    response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raises an exception for bad status codes
    return response.json()

class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Trigger the report export job
print(class="hl-string">'Requesting report export from Expensify...')
export_job_desc = {
    class="hl-string">'type': class="hl-string">'exportReport',
    class="hl-string">'credentials': {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    },
    class="hl-string">'onReceive': {
        class="hl-string">'immediateResponse': [class="hl-string">'returnRandomFileName']
    },
    class="hl-string">'inputSettings': {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'report',
        class="hl-string">'filters': {
            class="hl-string">'startDate': START_DATE,
            class="hl-string">'endDate': END_DATE,
            class="hl-string">'markedAsExported': class="hl-string">'Expensify Export'
        }
    },
    class="hl-string">'outputSettings': {
        class="hl-string">'fileExtension': class="hl-string">'csv',
        class="hl-string">'fileBasename': EXPORT_TEMPLATE_NAME
    }
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># The template is passed as a separate parameter for this job type
export_job_desc[class="hl-string">'template'] = fclass="hl-string">'<![CDATA[{EXPORT_TEMPLATE_NAME}]]>'

initial_response = execute_api_job(export_job_desc)
file_name = initial_response.get(class="hl-string">'fileName')

if not file_name:
    raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to initiate export. Response: {initial_response}')

print(fclass="hl-string">'Export job started. Waiting for file: {file_name}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Poll for the file until it's ready
while True:
    download_job_desc = {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'download',
        class="hl-string">'credentials': {
            class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
            class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
        },
        class="hl-string">'fileName': file_name
    }
    download_response = execute_api_job(download_job_desc)
    if download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 200:
        print(class="hl-string">'File is ready for download.')
        with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'w', encoding=class="hl-string">'utf-8') as f:
            f.write(download_response[class="hl-string">'fileContents'])
        break
    elif download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 404:
        print(class="hl-string">'File not ready yet, waiting 10 seconds...')
        time.sleep(10)
    else:
        raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to download file. Response: {download_response}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Transform the raw export into an event log
print(fclass="hl-string">'Successfully downloaded raw data to {RAW_EXPORT_FILE}. Transforming to event log...')
event_log = []

with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'r', encoding=class="hl-string">'utf-8') as infile:
    reader = csv.DictReader(infile)
    for row in reader:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Standard report attributes
        report_id = row.get(class="hl-string">'Report ID')
        report_total = row.get(class="hl-string">'Total')
        submitter = row.get(class="hl-string">'Submitter Email')
        department = row.get(class="hl-string">'Submitter Department') class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming this is in your template
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Helper to create event rows
        def add_event(activity_name, event_time_str, approver=None, violation=None):
            if event_time_str:
                event_log.append({
                    class="hl-string">'ExpenseReportId': report_id,
                    class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                    class="hl-string">'EventTime': event_time_str,
                    class="hl-string">'ReportTotalAmount': report_total,
                    class="hl-string">'Submitter': submitter,
                    class="hl-string">'EmployeeDepartment': department,
                    class="hl-string">'Approver': approver,
                    class="hl-string">'PolicyViolationFlag': violation
                })
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Created
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Created', row.get(class="hl-string">'Created'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Submitted
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Submitted', row.get(class="hl-string">'Submitted'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Manager Approved / Finance Approved
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes approver details are in a single column like class="hl-string">'Approver 1: name@co.com (YYYY-MM-DD), Approver 2: ...'
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This logic needs to be adapted to your specific export format.
        approvers_str = row.get(class="hl-string">'Approver History', class="hl-string">'') 
        if class="hl-string">'Manager' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Complex parsing might be needed here based on your template's format
             add_event(class="hl-string">'Manager Approved', row.get(class="hl-string">'Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Simplified, assumes class="hl-string">'Approved' date is manager's

        if class="hl-string">'Finance' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Final Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes a separate column for final approval
        else:
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Fallback if only one approval date exists
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Approved'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Scheduled
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Scheduled', row.get(class="hl-string">'Reimbursing Start Date')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes this column exists

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Executed
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Executed', row.get(class="hl-string">'Reimbursed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Report Closed
        add_event(class="hl-string">'Report Closed', row.get(class="hl-string">'Closed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from Report History Log
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This is CRITICAL. Your export template must include the detailed history.
        class=class="hl-string">"hl-comment"># The history is often a multi-line text block in a single CSV cell.
        history_log = row.get(class="hl-string">'Report History', class="hl-string">'')
        for line in history_log.split(class="hl-string">'\n'): class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming newline separated history
            line_lower = line.lower()
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Try to extract a timestamp from the history line
            try:
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Expensify history format is often like class="hl-string">'MMM DD: ...'
                class=class="hl-string">"hl-comment"># This parsing logic is an example and MUST be adjusted to your format
                timestamp_str = line.split(class="hl-string">':')[0]
                class=class="hl-string">"hl-comment"># A real implementation needs more robust date parsing
                event_time = datetime.now().strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S') class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder for parsed time
            except:
                continue

            if class="hl-string">'added expense' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Expense Added To Report', event_time)
            elif class="hl-string">'violation' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Policy Violation Flagged', event_time, violation=True)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'manager' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Manager Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'finance' in line_lower: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example keyword
                add_event(class="hl-string">'Finance Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'unapproved' in line_lower or class="hl-string">'sent back' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Report Sent Back For Revision', event_time)
            elif class="hl-string">'exported to' in line_lower or class="hl-string">'posting' in line_lower:
                 add_event(class="hl-string">'Accounting Posted', event_time)

class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Write the final event log file
if event_log:
    with open(EVENT_LOG_FILE, class="hl-string">'w', newline=class="hl-string">'', encoding=class="hl-string">'utf-8') as outfile:
        fieldnames = [class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'ReportTotalAmount', class="hl-string">'Submitter', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'Approver', class="hl-string">'PolicyViolationFlag']
        writer = csv.DictWriter(outfile, fieldnames=fieldnames)
        writer.writeheader()
        writer.writerows(event_log)
    print(fclass="hl-string">'Event log successfully created at {EVENT_LOG_FILE}')
else:
    print(class="hl-string">'No events were generated. Check the raw export file and script logic.')

Étapes

Vérifiez que le connecteur ETL ou iPaaS choisi prend en charge Expensify et peut récupérer les enregistrements des rapports, les lignes de détail des rapports, l’historique des rapports ou les enregistrements de flux de travail, les données de violation des règles, les enregistrements de remboursement ou de paiement, les données d’export comptable et les changements de statut des rapports. Les capacités du connecteur et les noms des objets varient selon le fournisseur. Configurez chaque objet source en suivant sa documentation.
Créez une connexion Expensify en lecture seule dans le connecteur et fournissez les identifiants, les autorisations d’accès, les paramètres d’environnement ou d’espace de travail ainsi que les filtres d’entreprise requis. Utilisez la méthode d’authentification prise en charge par le connecteur et vérifiez que le test de connexion aboutit.
Configurez l’extraction incrémentielle à partir d’un horodatage de modification source, si disponible. Si le connecteur ne fournit pas d’horodatage fiable, utilisez une fenêtre glissante de 3 à 6 mois et conservez un identifiant d’enregistrement source pour la déduplication.
Extrayez les données d’en-tête des rapports, les lignes de détail, l’historique détaillé ou les données de flux de travail, les violations des règles, les remboursements ou paiements, les exports comptables et l’historique des statuts des rapports vers des tables de préparation. Dans la requête, remplacez chaque objet source fictif par l’objet ou la table exposé par le connecteur choisi.
Associez les champs source aux champs logiques utilisés par la requête. Les champs obligatoires sont ExpenseReportId, ActivityName et EventTime. Associez également les champs facultatifs disponibles, notamment ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment et PolicyViolationFlag.
Conservez les horodatages et les identifiants source pendant la préparation. Convertissez les horodatages dans un fuseau horaire uniforme, de préférence UTC, et gardez l’horodatage source d’origine si la traçabilité est nécessaire. Ne fusionnez pas plusieurs événements source ayant le même identifiant de rapport et le même horodatage.
Configurez la requête de transformation pour créer une ligne par activité explicite. La requête comprend les 13 activités requises et utilise UNION ALL afin que ProcessMind reçoive le journal d’événements tel quel, sans dépendre d’événements déduits.
Vérifiez que ExpenseReportId et EventTime sont renseignés pour chaque ligne produite, que ActivityName ne contient que les noms d’activité définis et que les attributs facultatifs sont renseignés lorsque la source les fournit. Examinez les doublons susceptibles d’être causés par la pagination du connecteur, le chevauchement des fenêtres d’extraction ou la répétition d’enregistrements source.
Planifiez l’exécution du pipeline à une fréquence adaptée au processus, par exemple toutes les heures ou tous les jours. Utilisez un point de reprise ou une fenêtre de chevauchement glissante pour récupérer l’historique reçu tardivement, puis dédupliquez selon l’identifiant d’événement source, s’il est disponible.
Exportez le résultat final dans un fichier plat ou une vue de base de données contenant au minimum ExpenseReportId, ActivityName et EventTime. Ajoutez les attributs recommandés lorsqu’ils sont disponibles, vérifiez l’encodage UTF-8 et le format des horodatages, puis importez le résultat dans ProcessMind ou connectez-le à la plateforme en tant que journal d’événements, avec Expense Report ID comme identifiant de cas.

Configuration

Choix du connecteur : utilisez un connecteur ETL ou iPaaS commercial qui prend explicitement en charge les objets de données Expensify requis. Avant la mise en œuvre, vérifiez qu’il prend en charge l’historique des rapports, les actions d’approbation, les violations des règles, les événements de remboursement, les exports comptables et les changements de statut.
Configuration des objets source : remplacez [Your report table], [Your report line item table], [Your report history table], [Your policy violation table], [Your reimbursement table], [Your accounting export table] et [Your report status history table] par les objets exposés par le connecteur choisi. Ne supposez pas que ces objets logiques portent les mêmes noms dans le connecteur.
Période : commencez par un historique de 3 à 6 mois. N’élargissez la période qu’après avoir vérifié le débit du connecteur, les limites de l’API, la durée de conservation des données source et le volume d’événements dans ProcessMind.
Chargement incrémentiel : privilégiez un horodatage de modification ou un curseur pris en charge par le connecteur. Si des événements peuvent arriver tardivement, utilisez une fenêtre de chevauchement glissante et dédupliquez à l’aide d’un identifiant d’événement source stable, s’il est disponible.
Filtres : appliquez [Your company filter] ou un filtre équivalent sur l’environnement, l’espace de travail, l’entité, le service, la règle de rapport et le statut du rapport uniquement si ces filtres correspondent au périmètre du processus visé. N’excluez pas les rapports clôturés si l’analyse doit couvrir l’ensemble du cycle de vie.
Gestion des horodatages : normalisez EventTime en UTC ou dans un autre fuseau horaire documenté. Conservez la précision source lorsqu’elle est disponible, car plusieurs activités peuvent se produire à peu d’intervalle.
Association des activités : configurez exactement les valeurs ActivityName suivantes : Expense Report Created, Expense Added To Report, Expense Report Submitted, Policy Violation Flagged, Manager Approved, Manager Rejected, Report Sent Back For Revision, Finance Approved, Finance Rejected, Reimbursement Scheduled, Reimbursement Executed, Accounting Posted et Report Closed.
Attributs facultatifs : renseignez ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment et PolicyViolationFlag à partir de l’objet source le plus fiable. Utilisez NULL si le connecteur ne fournit pas de valeur, plutôt que d’en inventer une.
Performances : limitez l’extraction à la période et au périmètre requis, activez la pagination, utilisez des chargements incrémentiels, préparez les données source avant la transformation et, si possible, partitionnez les grandes tables d’historique par date d’événement.
Prérequis : obtenez l’autorisation Expensify, la licence du connecteur, les autorisations d’accès à l’API ou à l’intégration, l’accès aux données requises sur les rapports et les flux de travail, les droits d’écriture dans l’entrepôt cible et les autorisations nécessaires pour importer les données dans ProcessMind ou établir une connexion.
Qualité des données : vérifiez que les identifiants de rapport restent stables dans tous les objets source, que les champs de devise et de montant suivent une convention documentée et que les limites du connecteur ne tronquent pas silencieusement l’historique source.

Exemple de requête sql

WITH expense_report_created AS (
    SELECT
        CAST(r.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Report Created' AS ActivityName,
        CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report table] r
    WHERE CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
expense_added_to_report AS (
    SELECT
        CAST(i.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Added To Report' AS ActivityName,
        CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report line item table] i
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = i.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
expense_report_submitted AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Report Submitted' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[EventType] = 'Submitted'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
policy_violation_flagged AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Policy Violation Flagged' AS ActivityName,
        CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(TRUE AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your policy violation table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
manager_approved AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Manager Approved' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Manager Approved'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
manager_rejected AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Manager Rejected' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Manager Rejected'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
report_sent_back_for_revision AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Report Sent Back For Revision' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(h.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[ActionType] = 'Sent Back For Revision'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
finance_approved AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Finance Approved' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Finance Approved'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
finance_rejected AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Finance Rejected' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Finance Rejected'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
reimbursement_scheduled AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Reimbursement Scheduled' AS ActivityName,
        CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your reimbursement table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
reimbursement_executed AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Reimbursement Executed' AS ActivityName,
        CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your reimbursement table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
accounting_posted AS (
    SELECT
        CAST(a.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Accounting Posted' AS ActivityName,
        CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your accounting export table] a
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = a.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
report_closed AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Report Closed' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report status history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[Status] = 'Closed'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
)
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_report_created
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_added_to_report
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_report_submitted
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM policy_violation_flagged
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM manager_approved
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM manager_rejected
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM report_sent_back_for_revision
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM finance_approved
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM finance_rejected
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM reimbursement_scheduled
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM reimbursement_executed
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM accounting_posted
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM report_closed
ORDER BY ExpenseReportId, EventTime, ActivityName;

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