Votre modèle de données Record to Report - Journal Entry

Microsoft Dynamics 365
Votre modèle de données Record to Report - Journal Entry

Votre modèle de données Record to Report - Journal Entry

Ce modèle fournit un guide complet des données essentielles nécessaires à l’analyse de votre processus Record to Report - Journal Entry. Il présente les attributs importants à collecter et les activités clés à suivre, afin de vous assurer que toutes les informations nécessaires à une initiative de Process Mining efficace sont disponibles. Vous y trouverez également des conseils pratiques pour extraire ces données de votre système source.
  • Attributs recommandés à collecter
  • Activités clés à suivre
  • Guide d’extraction pour Microsoft Dynamics 365
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Record to Report - Attributs des écritures comptables

Voici les champs de données recommandés à inclure dans votre journal d’événements pour analyser en détail le processus Record to Report - Écriture comptable.
3 Obligatoire 7 Recommandé 10 Facultatif
Nom Description
Heure de l’événement
EventTime
Horodatage précis indiquant le moment où une activité ou un événement s’est produit.
Description

L’heure de l’événement enregistre la date et l’heure auxquelles une activité précise du processus de Journal Entry a eu lieu. Ces données chronologiques sont essentielles pour ordonner les événements et calculer le délai qui les sépare.

Dans l’analyse, cet horodatage sert à construire la chronologie de chaque cas. Il est indispensable au calcul de tous les indicateurs temporels, notamment les temps de cycle, les temps de traitement et les temps d’attente. Il permet d’identifier les retards entre les étapes et alimente les Dashboards consacrés aux goulots d’étranglement et au respect des SLA.

Pourquoi c’est important

Cet horodatage est essentiel pour ordonner correctement les événements et calculer tous les KPI fondés sur la durée, comme le temps de cycle et les délais de traitement.

Où les obtenir

Les horodatages des événements se trouvent généralement dans les journaux d’historique du flux de travail, les tables de piste d’audit, par exemple SysDatabaseLog, ou dans les horodatages de création et de modification d’enregistrements associés tels que LedgerJournalTable et LedgerJournalTrans.

Exemples
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T11:30:00Z2023-10-27T14:45:10Z
Identifiant de Journal Entry
JournalEntryId
Identifiant unique d’une Journal Entry, servant d’identifiant principal du cas.
Description

L’identifiant de Journal Entry relie de manière unique toutes les activités et tous les points de données associés à une même transaction de journal. Il permet de suivre intégralement le cycle de vie du journal, de sa création et de son contrôle jusqu’à sa comptabilisation finale dans le grand livre général.

Dans une analyse de Process Mining, cet attribut est fondamental pour reconstituer le flux du processus. Chaque identifiant de Journal Entry unique représente une instance du processus et permet d’examiner en détail les variantes de processus, les temps de cycle et la conformité de chaque transaction financière.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de la clé essentielle pour suivre une Journal Entry du début à la fin et analyser l’ensemble du flux de processus pour chaque cas.

Où les obtenir

Cet identifiant se trouve généralement dans la table d’en-tête du journal, par exemple LedgerJournalTable, souvent dans un champ nommé JournalNum.

Exemples
JRN-0012345JV-2023-08-156GENJ0000891
Nom de l’activité
ActivityName
Nom de l’étape ou de l’événement précis du processus métier qui s’est produit.
Description

Cet attribut décrit un événement ou une tâche du cycle de vie d’une Journal Entry, comme « Journal Entry Created », « Journal Submitted For Approval » ou « Journal Entry Posted ». Ces activités constituent les nœuds de la carte de processus découverte.

L’analyse de la séquence et de la fréquence de ces activités est au cœur du Process Mining. Elle révèle le flux réel du processus, aide à repérer les écarts par rapport à la procédure standard et met en évidence les goulots d’étranglement lorsque certaines activités prennent plus de temps que prévu ou sont répétées.

Pourquoi c’est important

Cet attribut définit les étapes du processus. Il constitue la structure de la carte de processus et permet d’analyser le flux ainsi que les variations du processus.

Où les obtenir

Il s’agit d’un attribut conceptuel dérivé des événements système, des changements de statut ou des journaux du flux de travail dans Microsoft Dynamics 365.

Exemples
Journal Entry crééeJournal soumis pour approbationJournal approuvéJournal Entry comptabilisée
Entité juridique
LegalEntity
L’entité juridique ou le code société pour lequel l’écriture comptable est enregistrée.
Description

L’entité juridique représente la société ou l’unité opérationnelle précise au sein d’une organisation pour laquelle la transaction financière est enregistrée. Il s’agit d’une dimension organisationnelle fondamentale dans les systèmes financiers.

Dans le cadre du Process Mining, cet attribut permet de comparer le processus de saisie des écritures comptables entre les différentes entités de l’organisation. Il peut révéler que certaines entités juridiques disposent de processus plus efficaces, de taux de rejet plus élevés ou de délais de traitement plus longs, ce qui aide à identifier et à partager les bonnes pratiques.

Pourquoi c’est important

Permet de comparer les performances du processus entre différentes sociétés ou unités opérationnelles, en mettant en évidence les écarts et les possibilités d’amélioration.

Où les obtenir

Il s’agit d’un champ central dans Dynamics 365, souvent disponible dans des tables de transactions telles que LedgerJournalTable, généralement associé à DataAreaId.

Exemples
USMFDEMFGBSI
Heure de fin de l’événement
EventEndTime
Horodatage indiquant le moment où une activité ou un événement s’est achevé.
Description

L’heure de fin de l’événement marque l’achèvement d’une activité précise. Alors que StartTime indique le début d’un événement, EndTime en fournit la limite opposée et permet de calculer précisément sa durée.

Dans le Process Mining, la disponibilité d’une heure de début et d’une heure de fin permet de calculer le temps de traitement d’une activité, distinct du temps d’attente. Cette distinction est essentielle pour les Dashboards qui analysent les performances des utilisateurs et identifient les tâches précises, et pas seulement les intervalles entre elles, qui consomment le plus de temps.

Pourquoi c’est important

Permet de calculer précisément la durée de chaque activité, ce qui est essentiel pour analyser les performances des utilisateurs et identifier les tâches qui mobilisent le plus de ressources.

Où les obtenir

Ces données peuvent être stockées explicitement dans les journaux du flux de travail ou devoir être déduites en utilisant le StartTime de l’activité suivante dans la séquence.

Exemples
2023-10-26T10:05:15Z2023-10-26T11:45:00Z2023-10-27T15:00:00Z
Montant total de l’écriture comptable
JournalTotalAmount
La valeur monétaire totale de l’écriture comptable, généralement égale à la somme des débits.
Description

Cet attribut représente la valeur financière totale de l’écriture comptable. Il peut servir à classer les écritures par tranches de valeur, par exemple faible, moyenne ou élevée.

L’analyse du processus selon la valeur financière peut révéler des tendances importantes. Par exemple, les écritures de montant élevé peuvent suivre un processus d’approbation plus rigoureux, comportant davantage d’étapes et des délais de traitement plus longs. Cet attribut est essentiel pour l’analyse de la matérialité et pour comprendre l’impact financier des inefficacités du processus.

Pourquoi c’est important

Permet de segmenter le processus selon le montant financier, qui est souvent corrélé à la complexité du processus, au niveau de risque et aux flux de travail d’approbation.

Où les obtenir

Cette valeur peut devoir être calculée en additionnant les montants au débit de la table des lignes d’écriture, LedgerJournalTrans, pour chaque écriture comptable.

Exemples
1500.75125000.0050.25
Motif du rejet
RejectionReason
Motif fourni lorsqu’une Journal Entry est rejetée pendant le processus d’approbation.
Description

Lorsqu’une Journal Entry est rejetée, l’approbateur indique souvent le motif du rejet. Cet attribut enregistre cette information, particulièrement utile pour l’analyse des causes profondes.

Il s’agit de l’attribut principal du Dashboard « Journal Entry Rejection Rate Analysis ». En catégorisant et en analysant les motifs de rejet, les organisations peuvent identifier les problèmes récurrents, comme une documentation incorrecte, des violations de règles ou des erreurs de saisie, puis mettre en place des formations ciblées ou améliorer leurs processus.

Pourquoi c’est important

Explique l’origine des reprises et fournit les éléments nécessaires pour réduire le taux de rejet et améliorer les approbations conformes dès la première soumission.

Où les obtenir

Ces informations sont généralement enregistrées dans l’historique du flux de travail ou dans la section des commentaires associée à l’étape de rejet.

Exemples
Pièces justificatives insuffisantesCompte incorrect utiliséDépasse le seuil d’approbationÉcriture en double
Nom de l’utilisateur
UserName
Nom de l’utilisateur qui a exécuté l’activité.
Description

Cet attribut identifie le salarié ou l’utilisateur système responsable de l’exécution d’une activité précise, comme la création, l’approbation ou la comptabilisation d’une Journal Entry. Il relie les étapes du processus aux ressources humaines.

L’analyse des performances par utilisateur est une fonction importante du Process Mining. Elle permet de créer le Dashboard « Journal Entry User Performance » afin de comparer la durée des activités et le débit entre différents utilisateurs ou équipes. Elle peut mettre en évidence les meilleurs résultats, les besoins de formation et les possibilités de répartition de la charge de travail.

Pourquoi c’est important

Relie les activités du processus à des personnes précises et permet d’analyser les performances des utilisateurs, la répartition de la charge et l’affectation des ressources.

Où les obtenir

Les informations sur l’utilisateur se trouvent généralement dans les champs createdBy ou modifiedBy de tables telles que LedgerJournalTable, ou dans les journaux d’historique du flux de travail associés.

Exemples
Alice SmithBob Johnsonsystem.batch
Statut du journal
JournalStatus
Statut actuel ou final de la Journal Entry.
Description

Cet attribut indique l’état de la Journal Entry à un moment donné, par exemple « Draft », « In Review », « Approved », « Rejected » ou « Posted ». Il fournit une vue instantanée de la position de l’écriture dans son cycle de vie.

L’analyse du statut aide à comprendre les résultats des cas. Elle permet de filtrer toutes les écritures rejetées ou de suivre le volume d’écritures à une étape donnée. Cet attribut alimente plusieurs Dashboards en fournissant le contexte nécessaire à l’analyse du débit et des statuts.

Pourquoi c’est important

Fournit un résultat clair pour chaque Journal Entry et permet d’analyser les taux de réussite et de rejet, ainsi que le volume de travail à chaque étape.

Où les obtenir

Le statut se trouve souvent dans la table d’en-tête de l’écriture, LedgerJournalTable, ou est déduit du statut du flux de travail.

Exemples
BrouillonSoumisApprouvéComptabiliséRejeté
Type de journal
JournalType
Classification de la Journal Entry, par exemple General Journal ou Accrual.
Description

Le type de journal catégorise les écritures selon leur finalité métier, par exemple les écritures quotidiennes, les provisions, les allocations ou les éliminations. Cette segmentation est essentielle pour comprendre les différents parcours et comportements du processus.

Cet attribut permet de filtrer et de comparer le processus selon les types de journaux. Il est indispensable au Dashboard « Journal Entry Throughput Volume by Type » et aide à déterminer si certains types de journaux sont davantage sujets aux retards, aux rejets ou aux reprises.

Pourquoi c’est important

Permet de segmenter l’analyse et de comparer les processus selon différentes finalités métier, qui peuvent présenter des parcours, des temps de cycle et des exigences d’approbation distincts.

Où les obtenir

Cette information est généralement stockée dans la table d’en-tête du journal, LedgerJournalTable, dans un champ associé aux noms ou aux types de journaux, par exemple JournalName.

Exemples
Journal généralAjustement de provisionTransfert intersociétésPaie
Code devise
CurrencyCode
La devise du montant de l’écriture comptable.
Description

Cet attribut précise la devise dans laquelle l’écriture comptable est libellée, par exemple USD, EUR ou GBP. Il fournit le contexte nécessaire à l’interprétation du montant total de l’écriture.

Même si elle n’est pas toujours utilisée pour analyser le flux du processus lui-même, la devise est indispensable à tout reporting ou toute analyse financière fondée sur les montants des écritures. Elle permet d’agréger et de comparer correctement les valeurs, notamment dans les organisations internationales.

Pourquoi c’est important

Fournit le contexte nécessaire à toute analyse financière et garantit une interprétation correcte des valeurs monétaires, en particulier dans les environnements multidevises.

Où les obtenir

Le code devise est généralement disponible dans la table des lignes d’écriture, LedgerJournalTrans.

Exemples
USDEURGBPJPY
Comptabilisation automatisée
IsAutomatedPosting
Indicateur précisant si l’écriture comptable a été créée ou comptabilisée automatiquement.
Description

Cet attribut booléen distingue les écritures comptables créées manuellement par un utilisateur de celles générées automatiquement par le système ou un sous-système, par exemple une intégration système ou un processus d’allocation automatisé.

L’analyse de cet attribut permet de comparer l’efficacité et les taux d’erreur des processus automatisés et manuels. Elle peut mettre en évidence des possibilités d’automatisation supplémentaires en montrant si les écritures manuelles sont davantage sujettes aux erreurs, aux reprises ou aux retards.

Pourquoi c’est important

Distingue les processus manuels des processus automatisés et permet de comparer leur efficacité, leur exactitude et leur conformité.

Où les obtenir

Cette information peut être indiquée par l’utilisateur du champ « Created by », par exemple un utilisateur système ou de traitement par lots, ou par un indicateur spécifique dans l’en-tête de l’écriture ou la configuration du type.

Exemples
truefalse
Date de comptabilisation
PostingDate
La date à laquelle l’écriture comptable est comptabilisée dans le grand livre.
Description

La date de comptabilisation est la date officielle à laquelle la transaction modifie les soldes du grand livre. Cette date est essentielle pour le reporting financier et la clôture des périodes.

Cet attribut sert à analyser le délai entre l’approbation et la comptabilisation, qui constitue l’objet du KPI « Délai de comptabilisation de l’écriture ». La réduction de ce délai est souvent un objectif important pour accélérer la clôture financière. Cet attribut peut également servir à analyser les volumes de comptabilisation au fil du temps.

Pourquoi c’est important

Essentielle pour calculer le KPI du délai de comptabilisation et comprendre les retards entre l’approbation et le moment où une transaction devient officielle dans le grand livre.

Où les obtenir

Cette date est généralement stockée dans la table d’en-tête des écritures, LedgerJournalTable, ou dans les tables associées aux transactions comptabilisées.

Exemples
2023-10-282023-11-012023-10-31
Dernière mise à jour des données
LastDataUpdate
Horodatage de la dernière actualisation des données depuis le système source.
Description

Cet attribut indique la date et l’heure de l’extraction la plus récente des données depuis le système source. Il précise la fraîcheur de l’analyse et des données incluses.

L’affichage de cette information dans les Dashboards garantit aux utilisateurs que les données sont à jour et les aide à comprendre la période couverte par l’analyse actuelle du processus. Il s’agit d’une métadonnée importante pour tout projet de Process Mining.

Pourquoi c’est important

Fournit un contexte essentiel sur l’actualité des données et permet aux utilisateurs de comprendre dans quelle mesure l’analyse du processus est à jour.

Où les obtenir

Cet horodatage est généré et enregistré pendant le processus d’extraction, de transformation et de chargement (ETL).

Exemples
2023-10-27T02:00:00Z
Niveau d’approbation
ApprovalLevel
Indique l’étape actuelle ou terminée d’un flux de travail d’approbation à plusieurs niveaux.
Description

Pour les écritures comptables nécessitant plusieurs approbations, cet attribut indique le niveau hiérarchique atteint par l’écriture, par exemple « Approbation du responsable » ou « Approbation du directeur ».

Cet attribut est utile pour analyser plus précisément les goulots d’étranglement liés aux approbations. Il peut aider à déterminer si les retards surviennent régulièrement à un niveau précis de la chaîne d’approbation, ce qui peut indiquer la nécessité de revoir le processus ou de réaffecter des ressources à cette étape.

Pourquoi c’est important

Fournit une visibilité sur les flux de travail d’approbation en plusieurs étapes et aide à identifier les goulots d’étranglement à des niveaux d’approbation précis.

Où les obtenir

Ces informations sont dérivées du journal d’historique du flux de travail, qui retrace l’achèvement des différentes étapes d’approbation.

Exemples
Niveau 1 : responsableNiveau 2 : directeurNiveau 3 : vice-président de la finance
Reprise
IsRework
Indicateur identifiant les activités qui font partie d’une boucle de reprise ou de correction.
Description

Cet attribut booléen calculé prend la valeur true pour les activités qui surviennent après un rejet, telles que « Écriture comptable corrigée » ou une nouvelle occurrence de « Écriture comptable soumise pour approbation ». Il permet d’isoler et de quantifier les reprises.

Cet attribut est essentiel au Dashboard « Boucles de reprise et de correction des écritures comptables » et au KPI « Taux de reprise ». En identifiant les reprises, il devient facile de visualiser et de mesurer la fréquence et l’impact des cycles de correction, qui constituent une source majeure d’inefficacité dans le processus.

Pourquoi c’est important

Signale directement les boucles de reprise inefficaces et facilite la mesure de l’impact des rejets et des corrections sur le délai et le coût globaux du processus.

Où les obtenir

Il s’agit d’un attribut calculé lors de la transformation des données, à partir de l’analyse de la séquence des activités au sein d’un cas.

Exemples
truefalse
Réussi du premier coup
IsFirstTimeRight
Indicateur précisant si l’écriture comptable a été approuvée sans rejet préalable.
Description

Cet attribut booléen au niveau du cas prend la valeur true si une écriture comptable passe de la soumission à l’approbation sans activité intermédiaire « Écriture comptable rejetée » ou « Écriture comptable corrigée ». Il s’agit d’une mesure essentielle de la qualité du processus.

Le KPI « Taux d’approbation réussie du premier coup » est calculé directement à partir de cet attribut. Un taux élevé indique un processus efficace et de qualité, tandis qu’un taux faible signale des problèmes systémiques liés à la qualité initiale des données, à la clarté des exigences ou aux procédures de soumission.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une mesure essentielle de la qualité du processus, qui montre combien d’écritures suivent correctement le processus d’approbation sans reprise.

Où les obtenir

Il s’agit d’un attribut calculé au niveau du cas, à partir de l’analyse de la séquence des activités pour chaque identifiant d’écriture comptable.

Exemples
truefalse
Service
DepartmentName
Le service ou le centre de coûts associé à l’écriture comptable.
Description

Le service ou le centre de coûts identifie l’unité opérationnelle interne responsable de la transaction financière ou concernée par celle-ci. Il s’agit d’une dimension essentielle pour le reporting de gestion interne.

Cet attribut permet d’analyser le processus de saisie des écritures comptables par service. Il peut aider à répondre à des questions telles que : quels services soumettent le plus d’écritures ? Certains services présentent-ils des taux de rejet plus élevés ou des délais d’approbation plus longs ? Ces informations sont utiles pour cibler les initiatives d’amélioration des processus.

Pourquoi c’est important

Permet d’analyser les performances du processus par fonction métier et d’identifier les goulots d’étranglement ou les besoins de formation propres à chaque service.

Où les obtenir

Ces informations se trouvent généralement au niveau de la ligne d’écriture, dans LedgerJournalTrans, sous la forme d’une dimension financière.

Exemples
VentesFinanceMarketingOpérations
Statut du SLA d’approbation
ApprovalSlaState
Indique si l’approbation de l’écriture comptable a respecté son accord de niveau de service.
Description

Cet attribut classe le cycle d’approbation de chaque écriture comptable selon qu’il a été achevé dans le délai cible défini par un accord de niveau de service (SLA). Les valeurs possibles sont généralement « Respecté » ou « Dépassé ».

Il s’agit de la mesure centrale du Dashboard « Conformité au SLA d’approbation des écritures comptables ». Elle fournit une vision claire, orientée métier, des performances par rapport aux objectifs, afin de suivre et de gérer la ponctualité du processus d’approbation et d’engager des améliorations lorsque les SLA sont fréquemment dépassés.

Pourquoi c’est important

Transforme les données brutes de délai de traitement en un résultat métier clair, respecté ou dépassé, et facilite le suivi des performances par rapport aux objectifs clés.

Où les obtenir

Il s’agit d’un attribut calculé. La logique consiste à comparer le KPI calculé du délai du cycle d’approbation à une cible SLA prédéfinie.

Exemples
RespectéDépassé
Système source
SourceSystem
Système de référence depuis lequel les données ont été extraites.
Description

Cet attribut identifie l’application source dont proviennent les données de Journal Entry. Pour ce processus, sa valeur est généralement constante, par exemple « Microsoft Dynamics 365 ».

Dans un contexte d’analyse plus large, notamment dans les environnements qui utilisent plusieurs ERP ou systèmes intégrés, ce champ permet de distinguer les processus et les sources de données. Il clarifie la provenance des données et joue un rôle important dans leur gouvernance et leur validation.

Pourquoi c’est important

Identifie l’origine des données, ce qui est essentiel pour leur gouvernance et pour les analyses couvrant plusieurs systèmes d’entreprise.

Où les obtenir

Il s’agit d’une valeur statique ajoutée lors du processus d’extraction, de transformation et de chargement (ETL) afin d’indiquer l’origine du jeu de données.

Exemples
Microsoft Dynamics 365D365 F&O
Obligatoire Recommandé Facultatif

Record to Report - Activités liées aux écritures comptables

Voici les principales étapes et les jalons à enregistrer dans votre journal d’événements pour découvrir et analyser précisément le processus.
5 Recommandé 7 Facultatif
Activité Description
Journal approuvé
L’écriture comptable a été approuvée par l’autorité désignée, ce qui clôt la dernière étape du flux de travail d’approbation. Cette étape est généralement enregistrée par un changement de statut dans l’en-tête de l’écriture, par exemple lorsque celui-ci passe à « Approved ».
Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape déterminante qui clôt le processus d’approbation et permet la comptabilisation. Elle est indispensable pour calculer le temps de cycle d’approbation, le délai de comptabilisation et le taux de conformité dès la première soumission.

Où les obtenir

Déduite d’un changement dans un champ de statut, par exemple lorsque ApprovalStatus passe à « Approved » dans LedgerJournalTable, ou à partir de la table d’historique du flux de travail indiquant un état d’approbation finale.

Collecte

Identifiez l’horodatage auquel le statut du journal passe à « Approved ».

Type d’événement inferred
Journal Entry comptabilisée
Cette activité marque la comptabilisation réussie de la Journal Entry dans le grand livre général, qui devient alors une écriture financière officielle. Il s’agit d’un événement important, enregistré lorsque le statut de l’en-tête du journal passe à « Posted ».
Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’événement de fin principal indiquant la réussite du processus. Il sert à calculer le temps de cycle de bout en bout et le délai de comptabilisation, deux indicateurs importants de l’efficacité de la clôture financière.

Où les obtenir

L’événement est enregistré à partir d’un changement de champ de statut, par exemple lorsque JournalStatus passe à « Posted » dans LedgerJournalTable, ainsi que de la création des écritures correspondantes dans la table GeneralJournalAccountEntry.

Collecte

Identifiez l’horodatage auquel le statut du journal passe à « Posted ».

Type d’événement inferred
Journal Entry créée
Cette activité marque le début d’une nouvelle Journal Entry. Elle est enregistrée lorsqu’un utilisateur crée un nouvel enregistrement d’en-tête de journal dans le système, ce qui établit un identifiant de Journal Entry unique servant d’identifiant de cas pour l’analyse du processus.
Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’événement de début principal du processus. L’analyse du délai entre ce point et la comptabilisation est essentielle pour mesurer le temps de cycle de bout en bout et repérer les premiers retards de saisie.

Où les obtenir

Cet événement est enregistré à partir de l’horodatage de création de l’en-tête du journal dans l’entité GeneralJournalEntry ou LedgerJournalTable. Il s’agit généralement d’un événement explicite de création d’enregistrement.

Collecte

Utilisez le champ « createdDateTime » de GeneralJournalEntry ou LedgerJournalTable.

Type d’événement explicit
Journal rejeté
La Journal Entry a été rejetée par un contrôleur ou un approbateur et doit être corrigée. Cet événement est enregistré à partir d’un changement de statut du journal, par exemple lorsqu’il passe à l’état « Rejected » ou « Needs Correction ».
Pourquoi c’est important

Le suivi des rejets est essentiel pour calculer le taux de rejet et identifier les causes profondes des reprises. Il met en évidence les problèmes liés à la qualité des données, à la conformité ou à la formation des utilisateurs.

Où les obtenir

Déduite d’un changement dans un champ de statut, par exemple lorsque ApprovalStatus passe à « Rejected » dans LedgerJournalTable, ou à partir du journal d’historique du flux de travail.

Collecte

Identifiez l’horodatage auquel le statut du journal passe à « Rejected ».

Type d’événement inferred
Journal soumis pour approbation
Représente la soumission officielle d’une écriture comptable terminée dans un flux de travail de contrôle et d’approbation. Cette étape est généralement déduite d’un changement de statut dans l’en-tête de l’écriture, par exemple de « Draft » à « In Review » ou « Submitted ».
Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape importante qui lance le cycle d’approbation. La mesure du délai entre la soumission et l’approbation finale est essentielle pour identifier les goulots d’étranglement du processus de contrôle et suivre le respect des SLA.

Où les obtenir

Déduite d’un changement dans un champ de statut, par exemple lorsque ApprovalStatus passe à « InReview » dans LedgerJournalTable, ou à partir des journaux d’historique du flux de travail associés à l’écriture.

Collecte

Identifiez l’horodatage auquel le statut du journal passe à l’état « submitted » ou « in review ».

Type d’événement inferred
Contrôle du journal commencé
Cette activité indique le moment où un contrôleur commence à travailler activement sur un journal soumis. Elle peut être déduite de l’affectation du journal à un contrôleur ou de la première ouverture de l’enregistrement par celui-ci.
Pourquoi c’est important

Cette activité permet de mesurer le délai de prise en charge par le contrôleur, c’est-à-dire le temps écoulé entre la soumission et le début du contrôle. Elle peut révéler des problèmes d’affectation des ressources ou de notification.

Où les obtenir

Cette étape n’est souvent pas enregistrée explicitement. Elle peut être déduite des journaux d’affectation du flux de travail ou nécessiter la comparaison de l’horodatage de soumission avec le premier horodatage de modification effectué par un utilisateur chargé du contrôle.

Collecte

Nécessite l’analyse des journaux d’affectation des utilisateurs du flux de travail ou des journaux d’activité des utilisateurs, qui ne sont pas toujours disponibles par défaut.

Type d’événement inferred
Journal Entry corrigée
Cette activité indique qu’une Journal Entry précédemment rejetée a été modifiée par un utilisateur. Elle est généralement déduite de la détection d’une modification de l’en-tête du journal ou de ses lignes après l’enregistrement du statut « Rejected ».
Pourquoi c’est important

Cette activité identifie explicitement une reprise. L’analyse de la fréquence et de la durée des boucles de correction aide à simplifier le processus et à réduire les tâches manuelles.

Où les obtenir

L’événement est déduit du suivi des champs « modifiedDateTime » et « modifiedBy » des tables LedgerJournalTable ou LedgerJournalTrans après un événement « Journal Rejected ».

Collecte

Comparez l’horodatage du statut « Rejected » avec les horodatages de modification ultérieurs effectués par le créateur.

Type d’événement inferred
Journal Entry extournée
Marque la fin du processus d’extourne de la Journal Entry, lorsqu’une écriture d’extourne est comptabilisée avec succès. Il s’agit d’un point de fin alternatif dans le cycle de vie d’un journal incorrect.
Pourquoi c’est important

Cette activité clôt les écritures corrigées et aide à analyser l’effort total consacré aux ajustements postérieurs à la comptabilisation, qui influent sur l’efficacité globale du processus.

Où les obtenir

L’événement est enregistré lorsque la nouvelle écriture d’extourne passe elle-même au statut « Posted ». Le lien avec le journal d’origine est conservé dans un champ de référence.

Collecte

Identifiez l’événement de statut « Posted » de la Journal Entry d’extourne associée.

Type d’événement inferred
Journal resoumis pour approbation
Une écriture comptable corrigée est renvoyée dans le flux de travail d’approbation pour un nouveau cycle de contrôle. Cette étape est déduite d’un changement de statut passant de « Rejected » ou « Draft » à « In Review » ou « Submitted ».
Pourquoi c’est important

Cette activité marque le début d’une boucle de reprise. Le décompte de ces événements permet de quantifier le taux de reprise et le nombre moyen de boucles d’approbation par Journal Entry.

Où les obtenir

Déduite de l’historique du flux de travail ou du suivi des changements de statut dans LedgerJournalTable, lorsque le statut passe d’un état rejeté à un état soumis.

Collecte

Identifiez un événement de statut « Submitted » qui survient après un événement de statut « Rejected » pour le même journal.

Type d’événement inferred
Lancement de l’extourne de la Journal Entry
Cet événement représente le début du processus d’extourne d’une Journal Entry précédemment comptabilisée. Il est enregistré lorsqu’un utilisateur lance l’action d’extourne dans le système.
Pourquoi c’est important

Le suivi des extournes permet d’identifier leur fréquence et les raisons de la correction d’écritures comptabilisées. Il peut révéler des problèmes sous-jacents lors de la saisie initiale ou des étapes d’approbation.

Où les obtenir

Il s’agit généralement d’une action explicite de l’utilisateur, qui peut être enregistrée dans les pistes d’audit ou déduite de la création d’un nouveau journal d’extourne associé au journal d’origine.

Collecte

Utilisez l’événement de création d’une nouvelle Journal Entry identifiée comme l’extourne d’un journal comptabilisé.

Type d’événement explicit
Ligne de journal ajoutée
Cet événement indique qu’une ligne de débit ou de crédit a été ajoutée à la Journal Entry. Il est enregistré chaque fois qu’une nouvelle ligne de transaction est créée et associée à l’en-tête du journal.
Pourquoi c’est important

Le suivi de la création des lignes permet de comprendre la complexité et l’effort de saisie associés aux différents types de journaux. Il peut également mettre en évidence les délais entre la création de l’en-tête et la finalisation des lignes.

Où les obtenir

L’événement est enregistré à partir de l’horodatage de création des enregistrements de l’entité LedgerJournalTrans, reliés à l’en-tête du journal. Chaque création de ligne constitue un événement distinct.

Collecte

Utilisez le champ « createdDateTime » de chaque enregistrement de la table LedgerJournalTrans.

Type d’événement explicit
Tentative de comptabilisation du journal
Cette activité indique qu’un utilisateur a lancé le processus de comptabilisation d’un journal approuvé. Elle peut être enregistrée explicitement si le système consigne le démarrage de la tâche de comptabilisation.
Pourquoi c’est important

La distinction entre la tentative de comptabilisation et la comptabilisation réussie aide à diagnostiquer les problèmes de performance du système ou les retards des tâches par lots qui affectent la clôture financière.

Où les obtenir

Il peut s’agir d’un événement explicite enregistré dans une table d’historique des tâches par lots, ou d’un événement déduit d’un changement de statut vers « Posting in progress » dans LedgerJournalTable.

Collecte

Nécessite l’analyse des journaux des tâches par lots ou du système associés à la routine de comptabilisation du grand livre.

Type d’événement explicit
Recommandé Facultatif

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