Votre modèle de données Purchase to Pay, phase de demande d’achat

SAP S/4HANA
Votre modèle de données Purchase to Pay, phase de demande d’achat

Votre modèle de données Purchase to Pay, phase de demande d’achat

Ce modèle fournit un guide complet pour collecter les données nécessaires à l’analyse de votre processus Purchase to Pay, phase de demande d’achat. Il présente les attributs et activités essentiels à suivre, ainsi que des conseils pratiques d’extraction adaptés à SAP S/4HANA. Utilisez cette ressource pour constituer un journal d’événements fiable et réaliser une analyse pertinente par Process Mining.
  • Attributs recommandés pour une analyse détaillée
  • Activités clés à suivre pour découvrir le processus
  • Recommandations pour extraire les données de SAP S/4HANA
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Purchase to Pay - Attributs des demandes d’achat

Voici les champs de données recommandés à inclure dans votre journal d’événements pour analyser en détail le processus Purchase to Pay lié aux demandes d’achat.
3 Obligatoire 6 Recommandé 11 Facultatif
Nom Description
Heure de l’événement
EventTime
Date et heure précises auxquelles une activité donnée s’est produite.
Description

L’heure de l’événement est l’horodatage qui indique à quel moment une activité s’est produite. Ces données sont essentielles pour classer chronologiquement les événements d’un cas et constituent la base de tous les calculs de durée et de performance dans le Process Mining. Par exemple, la différence entre les événements « Requisition Submitted » et « Requisition Approved » détermine le temps de cycle d’approbation.

Des horodatages précis sont indispensables pour analyser la performance du processus, identifier les retards et contrôler le respect des accords de niveau de service. Cet attribut permet de créer des Dashboards qui visualisent les temps de cycle, suivent les demandes d’achat bloquées et comparent les performances sur différentes périodes.

Pourquoi c’est important

Cet horodatage est essentiel pour classer les événements, calculer les temps de cycle et analyser la performance du processus ainsi que ses goulots d’étranglement.

Où les obtenir

Les horodatages proviennent généralement des en-têtes des documents de modification (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME) ou des journaux d’événements du flux de travail.

Exemples
2023-04-15T10:05:30Z2023-04-15T14:22:01Z2023-04-16T09:00:15Z
Identifiant de la demande d’achat
PurchaseRequisitionId
Identifiant unique d’un document de demande d’achat.
Description

L’identifiant de la demande d’achat est la clé primaire qui identifie de manière unique chaque demande de biens ou de services dans SAP S/4HANA. Il sert d’identifiant central du cas et relie toutes les activités et modifications associées à une demande donnée, de sa création à son état final, par exemple son approbation, son rejet ou sa conversion en commande d’achat.

Dans le Process Mining, cet attribut est fondamental pour reconstituer le cycle de vie complet de chaque demande d’achat. En regroupant tous les événements associés sous un même identifiant de demande d’achat, les analystes peuvent mesurer précisément les temps de cycle, suivre les changements de statut et analyser les différents parcours possibles dans le processus d’approbation.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’identifiant de cas essentiel qui relie toutes les étapes associées du processus et permet d’obtenir une vue complète et cohérente du cycle de vie de la demande d’achat.

Où les obtenir

Cet attribut correspond au numéro de demande d’achat, présent dans la table EBAN, champ BANFN.

Exemples
100178901001789110017892
Nom de l’activité
ActivityName
Nom de l’activité métier survenue à un moment précis du processus de demande d’achat.
Description

Le nom de l’activité décrit un événement ou une tâche précise survenu au cours du cycle de vie d’une demande d’achat. Ces activités sont dérivées des journaux système, tels que les documents de modification et les historiques des flux de travail, et représentent des jalons importants du processus, comme « Requisition Created », « Approval Step Started » ou « Purchase Order Created ».

L’analyse de ces activités permet de visualiser le flux du processus, d’identifier les goulots d’étranglement et de mesurer le temps passé à chaque étape. Comprendre la séquence et la fréquence d’activités telles que « Requisition Amended » ou « Requisition Rejected » est essentiel pour repérer les inefficacités et les possibilités d’amélioration.

Pourquoi c’est important

Il définit les étapes du processus, constitue l’ossature de la cartographie du processus et permet d’analyser le flux, les variantes et les goulots d’étranglement.

Où les obtenir

Il s’agit d’un attribut dérivé, généralement construit à partir de l’interprétation des données des tables de documents de modification (CDHDR, CDPOS) et des journaux de flux de travail, par exemple SWWLOGHIST.

Exemples
Demande d’achat crééeÉtape d’approbation terminéeDemande d’achat approuvéeCommande d’achat créée
Identifiant de l’approbateur
ApproverId
Identifiant de l’utilisateur qui a effectué une étape d’approbation ou de rejet.
Description

L’identifiant de l’approbateur identifie précisément l’utilisateur qui a effectué une activité d’approbation ou de rejet. Il se distingue de l’identifiant utilisateur général, car il concerne uniquement les personnes qui prennent les décisions dans le flux de travail d’approbation. La collecte de cette information est essentielle pour analyser en détail le processus d’approbation.

Cet attribut permet d’analyser les comportements d’approbation, par exemple en identifiant les responsables dont les délais d’approbation sont longs ou qui rejettent fréquemment des demandes. Il est fondamental pour les Dashboards consacrés aux temps de cycle des étapes d’approbation et à l’analyse des goulots d’étranglement des flux de travail, car il aide à repérer les personnes ou les rôles qui peuvent provoquer des retards.

Pourquoi c’est important

Identifie précisément le décideur d’une étape d’approbation et permet d’analyser en détail les temps de cycle et les goulots d’étranglement par personne ou par rôle.

Où les obtenir

Cette information est généralement extraite de tables SAP dédiées aux flux de travail, telles que SWW_WI2OBJ et SWWLOGHIST, qui associent les éléments de travail à l’utilisateur ayant terminé la tâche.

Exemples
MJOHNSONCWILLIAMSLBLACK
Identifiant utilisateur
UserId
Identifiant de l’utilisateur qui a créé la demande d’achat ou effectué une activité donnée.
Description

L’identifiant utilisateur désigne l’employé ou l’utilisateur système responsable d’un événement donné du cycle de vie de la demande d’achat. Il peut s’agir de la personne qui a créé la demande, du responsable qui l’a approuvée ou de l’agent qui l’a modifiée. Pour les étapes automatisées, il peut correspondre à l’identifiant d’un utilisateur système ou d’un utilisateur de traitement par lots.

L’analyse par identifiant utilisateur aide à comprendre les comportements individuels, la répartition de la charge de travail et la performance. Elle est utile pour repérer les besoins de formation, identifier les collaborateurs les plus performants et garantir la responsabilité au sein du processus. Associée aux données de référence des utilisateurs, elle permet également d’analyser la performance des services.

Pourquoi c’est important

Permet d’analyser la performance des utilisateurs, la répartition de la charge de travail et la conformité du processus. Il est essentiel pour identifier les besoins de formation et les goulots d’étranglement liés aux ressources.

Où les obtenir

Pour le créateur, cette information se trouve dans EBAN-ERNAM. Pour les modifications ultérieures, elle se trouve dans CDHDR-USERNAME. Pour les approbations, elle figure dans les journaux du flux de travail.

Exemples
JSMITHRROEWF-BATCH
Montant de la demande d’achat
RequisitionAmount
Valeur monétaire totale de la demande d’achat.
Description

Le montant de la demande d’achat représente le coût total estimé des biens ou services demandés. Cette valeur joue souvent un rôle déterminant dans la complexité et la durée du flux de travail d’approbation, les demandes d’un montant élevé nécessitant généralement davantage de niveaux d’approbation.

L’analyse de cet attribut permet de segmenter le processus selon la valeur. Elle peut aider à répondre à des questions telles que « Les demandes d’un montant élevé prennent-elles plus de temps à être approuvées ? » ou « Quel est le montant des demandes fréquemment rejetées ? ». Il s’agit d’une dimension essentielle pour comprendre l’impact financier des inefficacités du processus.

Pourquoi c’est important

Aide à segmenter le processus selon son impact financier, souvent corrélé à la complexité de l’approbation et au temps de cycle. Il est essentiel à l’analyse des processus par valeur.

Où les obtenir

La valeur totale se trouve dans la table EBAN, champ GFWERT. La valeur au niveau du poste se trouve dans EBAN-PREIS.

Exemples
1500.0075000.50250.75
Service
Department
Service ou centre de coûts auquel les coûts de la demande d’achat sont imputés.
Description

L’attribut Service, souvent représenté par le centre de coûts dans SAP, identifie l’unité métier responsable de l’achat demandé. Il s’agit d’une information financière et organisationnelle essentielle, affectée au niveau du poste de la demande d’achat.

Dans le Process Mining, cet attribut est indispensable à l’analyse de la performance des services. Il permet de créer des Dashboards comparant des indicateurs clés tels que le temps de cycle, le taux de modification et le taux de rejet entre différents services. Cette analyse aide à repérer les services les plus performants, dont les pratiques pourraient être reprises ailleurs, ainsi que ceux qui nécessitent une formation ou un accompagnement supplémentaire.

Pourquoi c’est important

Permet de comparer la performance des unités métier, de mettre en évidence les écarts de temps de cycle ou de taux de rejet et d’identifier les bonnes pratiques ainsi que les possibilités d’amélioration.

Où les obtenir

Il s’agit du centre de coûts, généralement présent dans la table d’imputation comptable EBKN, champ KOSTL.

Exemples
FIN-1001IT-2005MKT-3010
Statut de la demande d’achat
RequisitionStatus
Statut actuel de traitement ou d’approbation de la demande d’achat.
Description

Le statut de la demande d’achat indique son état actuel dans son cycle de vie. Dans SAP, cet état est souvent représenté par l’indicateur de libération, qui précise si la demande est bloquée, en cours d’approbation, partiellement approuvée ou entièrement approuvée. Le statut évolue au fur et à mesure que la demande progresse dans le flux de travail.

Le suivi du statut dans le temps est fondamental pour comprendre le flux du processus. Il aide à identifier les points où les demandes restent bloquées et la durée de ces blocages. L’analyse des transitions entre les statuts offre une vision détaillée du processus d’approbation et de ses variantes.

Pourquoi c’est important

Indique l’état actuel d’une demande d’achat, ce qui est essentiel pour suivre sa progression, identifier les goulots d’étranglement et analyser le flux du processus.

Où les obtenir

Le statut de lancement est souvent déterminé par l’indicateur de lancement, présent dans la table EBAN, champ FRGZU.

Exemples
B1S
Type de demande d’achat
RequisitionType
Code qui classe la demande d’achat, par exemple pour des articles standard, des services ou des dépenses d’investissement.
Description

Le type de demande d’achat, également appelé type de document dans SAP, est un champ de configuration essentiel qui catégorise les demandes d’achat. Les différents types peuvent déclencher des flux de travail d’approbation différents, appliquer des paramètres de champs distincts et répondre à des besoins métier variés, comme les articles de stock standard, les services externes ou les achats d’immobilisations.

L’analyse du processus par type de demande permet aux organisations de comprendre le traitement des différentes catégories de demandes. Elle permet de comparer la performance, les temps de cycle et les parcours d’approbation, afin de déterminer si certains types de demandes sont plus ou moins efficaces et d’adapter les améliorations du processus.

Pourquoi c’est important

Catégorise les demandes d’achat pour permettre une analyse comparative et déterminer si les différents types de demandes présentent des flux, des goulots d’étranglement ou des temps de cycle distincts.

Où les obtenir

Il s’agit du champ Type de document, présent dans la table EBAN, champ BSART.

Exemples
NBFORV
Date requise
RequiredByDate
Date à laquelle le demandeur doit disposer des biens ou services demandés.
Description

La date requise, ou date de livraison dans SAP, précise à quel moment les biens ou services du poste de demande d’achat sont nécessaires. Cette date est définie par le demandeur et sert de référence pour l’ensemble du processus d’approvisionnement.

Cet attribut est essentiel pour calculer le KPI « Taux d’achèvement des demandes d’achat dans les délais ». En comparant la date requise à la date d’approbation finale ou de création de la commande d’achat, l’organisation peut mesurer sa capacité à respecter ses niveaux de service internes et ses besoins métier. L’analyse des demandes qui dépassent cette date peut mettre en évidence des retards systémiques dans le processus d’approvisionnement.

Pourquoi c’est important

Définit la date cible d’achèvement d’une demande et permet de mesurer le respect des délais de livraison ainsi que des niveaux de service internes.

Où les obtenir

Il s’agit de la date de livraison, présente au niveau du poste dans la table EBAN, champ LFDAT.

Exemples
2023-11-152023-12-012024-01-20
Dernière mise à jour des données
LastDataUpdate
Horodatage indiquant à quel moment les données de cet enregistrement ont été actualisées pour la dernière fois depuis le système source.
Description

Cet attribut enregistre la date et l’heure de l’extraction ou de la mise à jour la plus récente des données depuis le système source. Il s’agit d’une métadonnée essentielle pour évaluer la fraîcheur des données analysées. Les analystes et les utilisateurs métier s’appuient sur cet horodatage pour vérifier si les données du processus reflètent l’état opérationnel le plus récent.

Dans toute analyse de processus, connaître l’actualité des données est indispensable pour prendre des décisions éclairées. Cet attribut aide à gérer les attentes des utilisateurs et garantit que les conclusions reposent sur des données suffisamment à jour pour l’analyse concernée.

Pourquoi c’est important

Indique la fraîcheur des données, essentielle pour accorder sa confiance à l’analyse et prendre des décisions métier au bon moment.

Où les obtenir

Cet horodatage est généré et ajouté pendant le processus d’extraction, de transformation et de chargement (ETL) des données.

Exemples
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Devise
Currency
Code devise du montant de la demande d’achat.
Description

Cet attribut précise la devise dans laquelle le montant de la demande d’achat est exprimé, par exemple USD, EUR ou JPY. Il fournit le contexte nécessaire à l’attribut Montant de la demande d’achat, notamment dans les organisations internationales qui utilisent plusieurs devises.

Pour garantir l’exactitude des analyses et des rapports financiers, il est essentiel de tenir compte de la devise. Lors de l’agrégation ou de la comparaison des montants des demandes d’achat, toutes les valeurs doivent être converties dans une devise commune afin d’obtenir des résultats pertinents. Cet attribut est indispensable à ces conversions.

Pourquoi c’est important

Fournit le contexte nécessaire au montant de la demande d’achat et permet des analyses et comparaisons financières fiables dans les environnements multidevises.

Où les obtenir

Ce champ se trouve dans la table EBAN, champ WAERS.

Exemples
USDEURGBP
Est automatisée
IsAutomated
Indicateur précisant si une activité a été effectuée par un utilisateur système plutôt que par une personne.
Description

L’attribut « Is Automated » est un indicateur booléen qui prend la valeur true lorsqu’une activité est exécutée par un système ou un utilisateur de traitement par lots, par exemple « WF-BATCH » pour les actions du flux de travail. Il permet de distinguer les étapes manuelles des étapes automatisées du processus.

Cet attribut est essentiel pour mesurer le niveau d’automatisation du processus de demande d’achat et calculer l’indicateur « Automated Approval Rate ». En filtrant les étapes automatisées ou manuelles, les analystes peuvent comparer leur efficacité et repérer de nouvelles possibilités d’automatisation afin de réduire les délais de traitement et les efforts manuels.

Pourquoi c’est important

Distingue les activités exécutées par des personnes de celles pilotées par le système. Cette distinction est essentielle pour mesurer le taux d’automatisation et repérer les tâches manuelles susceptibles d’être automatisées.

Où les obtenir

Il s’agit d’un attribut dérivé, généralement fondé sur une règle qui vérifie si le User ID associé à un événement appartient à une liste d’utilisateurs système ou batch connus.

Exemples
truefalse
Est une reprise
IsRework
Indicateur précisant si une activité constitue une reprise, par exemple une modification effectuée après la soumission.
Description

Is Rework est un indicateur booléen calculé qui identifie les activités correspondant à un travail répétitif ou sans valeur ajoutée. Dans ce processus, l’activité « Requisition Amended » qui intervient après la soumission de la demande pour approbation en est un exemple courant, car elle oblige à relancer le processus d’approbation.

Cet attribut est essentiel pour quantifier les reprises dans le processus et mesurer leur impact sur les délais de cycle globaux. Le Dashboard Requisition Amendment and Rework Rate s’appuie sur cet indicateur pour mettre en évidence les inefficacités du processus. La réduction des reprises constitue souvent un objectif prioritaire des initiatives d’amélioration des processus, car elle se traduit directement par un gain de temps et d’effort.

Pourquoi c’est important

Signale les activités qui représentent un effort inutile ou répétitif, permettant de mesurer directement les reprises et leur impact sur l’efficacité du processus.

Où les obtenir

Il s’agit d’un attribut calculé. La logique signale généralement comme reprises les activités « Requisition Amended » qui surviennent après la première activité « Requisition Submitted For Approval ».

Exemples
truefalse
Heure de fin
EndTime
Date et heure précises auxquelles une activité donnée a été terminée.
Description

EndTime est l’horodatage qui indique la fin d’une activité. De nombreux événements générés par le système sont instantanés, ce qui signifie que StartTime est égal à EndTime. En revanche, les tâches humaines, comme les approbations, peuvent avoir une heure de début et une heure de fin distinctes. Cet horodatage marque l’achèvement du travail.

La présence d’un EndTime distinct permet de mesurer plus précisément le temps de traitement actif par rapport au temps d’attente. Utilisé avec StartTime, il permet de calculer la métrique ProcessingTime. Ce niveau de détail améliore l’analyse de l’utilisation des ressources et de l’efficacité des tâches manuelles.

Pourquoi c’est important

Indique qu’une activité est terminée, ce qui permet de calculer le temps de traitement actif et d’obtenir une vision plus précise de la durée des tâches.

Où les obtenir

Cette information est dérivée des journaux du flux de travail, qui peuvent enregistrer à la fois la création d’un élément de travail (StartTime) et sa finalisation (EndTime).

Exemples
2023-04-15T10:20:30Z2023-04-15T14:25:01Z2023-04-16T11:00:45Z
Motif du rejet
RejectionReason
Motif fourni lorsqu’une demande d’achat est rejetée.
Description

Le motif du rejet explique pourquoi un approbateur a décidé de rejeter une demande d’achat. Les motifs peuvent inclure un dépassement de budget, des informations incorrectes, le non-respect d’une politique ou le doublon d’une autre demande. Ces informations fournissent un contexte essentiel pour comprendre les échecs du processus.

L’analyse des motifs de rejet aide à identifier les causes profondes des inefficacités et des reprises. Par exemple, si « Centre de coûts incorrect » revient fréquemment, cela peut indiquer un besoin de formation renforcée des utilisateurs ou de contrôles de validation dans le système. Cet attribut est au cœur du Dashboard d’analyse des rejets de demandes d’achat et joue un rôle essentiel dans l’amélioration ciblée du processus.

Pourquoi c’est important

Fournit la cause profonde des échecs du processus et permet de mettre en place des améliorations ciblées afin de réduire les reprises et d’augmenter le taux de traitement correct dès la première fois des demandes d’achat.

Où les obtenir

Il ne s’agit souvent pas d’un champ standard. Cette information peut être enregistrée dans les éléments du conteneur du flux de travail, dans le texte long associé à la demande ou dans des champs personnalisés.

Exemples
Budget dépasséFournisseur incorrectDemande en double
Niveau d’urgence
UrgencyLevel
Classification du niveau d’urgence de la demande d’achat, susceptible d’influencer sa priorité de traitement.
Description

Le niveau d’urgence indique la priorité de la demande d’achat. Bien qu’il n’existe pas toujours de champ standard dédié, certaines organisations utilisent des champs tels que le numéro de suivi de la demande pour enregistrer cette information. Les demandeurs peuvent ainsi signaler les besoins critiques nécessitant un traitement accéléré.

L’analyse de l’impact de l’urgence est importante pour évaluer la capacité du processus à traiter en priorité les demandes critiques. Le Dashboard Urgency Level Impact Analysis utilise cet attribut pour comparer les délais de cycle et les taux d’approbation des demandes urgentes et standard, afin de déterminer si le traitement prioritaire fonctionne comme prévu.

Pourquoi c’est important

Permet d’analyser les écarts de performance du processus pour les demandes prioritaires et de vérifier que les éléments urgents sont effectivement traités plus rapidement.

Où les obtenir

Il n’existe pas de champ d’urgence standard. Certaines entreprises utilisent le numéro de suivi de la demande (EBAN-BEDAR) à cette fin. Il peut également s’agir d’un champ personnalisé.

Exemples
ÉlevéMoyenFaible
Nom de l’étape d’approbation
ApprovalStepName
Le nom ou la description précise d’une étape d’approbation dans le flux de travail.
Description

Le nom de l’étape d’approbation fournit une description lisible par l’utilisateur d’une étape précise du flux de travail d’approbation, comme « Manager Approval » ou « VP Finance Approval ». Il est plus descriptif qu’une activité générique telle que « Approval Step Completed ».

Cet attribut est essentiel pour les Dashboards Temps de cycle des étapes d’approbation et Analyse des goulots d’étranglement. Il offre une vision détaillée du processus d’approbation et permet de repérer précisément les étapes qui provoquent les retards les plus importants et les points où le travail s’accumule. Ce niveau de détail est nécessaire pour mettre en place des mesures ciblées et simplifier la chaîne d’approbation.

Pourquoi c’est important

Fournit un niveau de détail précis sur les étapes d’approbation et permet d’identifier exactement les goulots d’étranglement du flux de travail d’approbation à plusieurs niveaux.

Où les obtenir

Cette information est dérivée de la description de la tâche du flux de travail, qui peut être obtenue en reliant le journal du flux de travail aux tables de définition des tâches, telles que T528T.

Exemples
Approbation du responsableApprobation du directeurApprobation du vice-président Finance
Numéro de commande d’achat
PurchaseOrderNumber
Numéro de la commande d’achat créée à partir de la demande d’achat.
Description

Le numéro de commande d’achat est l’identifiant du document d’achat officiel créé à partir d’une demande approuvée. La création d’une commande d’achat constitue souvent le résultat final et positif d’une demande d’achat : la demande est convertie en commande officielle auprès d’un fournisseur.

Cet attribut est essentiel pour mesurer le KPI de délai entre la demande d’achat et la commande d’achat, ainsi que le taux global de conversion. Il relie le processus de demande d’achat au processus d’approvisionnement en aval et permet d’obtenir une vue de bout en bout du cycle Purchase-to-Pay.

Pourquoi c’est important

Relie la demande d’achat au document d’approvisionnement suivant et permet de mesurer le taux et le délai de conversion de la demande d’achat en commande d’achat.

Où les obtenir

Présent dans la table EBAN, champ EBELN, lorsqu’une commande d’achat a été créée à partir du poste de demande d’achat.

Exemples
450001789045000178914500017892
Système source
SourceSystem
Identifie l’instance SAP S/4HANA précise à partir de laquelle les données ont été extraites.
Description

L’attribut Système source indique le système d’origine dans lequel les données du processus ont été générées. Dans les organisations qui utilisent plusieurs instances SAP, par exemple des systèmes distincts pour le développement, l’assurance qualité et la production, ou des systèmes différents selon les régions, ce champ est essentiel à la gouvernance et à la contextualisation des données.

Il garantit que les données provenant de sources différentes peuvent être distinguées, évite les agrégations incorrectes et permet une analyse propre à chaque système. Il s’agit d’un attribut obligatoire pour préserver la traçabilité des données et assurer le suivi de leur origine.

Pourquoi c’est important

Fournit le contexte essentiel sur l’origine et la gouvernance des données, notamment dans les environnements comportant plusieurs systèmes, et garantit leur traçabilité.

Où les obtenir

Il s’agit généralement de l’identifiant du système SAP (SID), qui peut être récupéré à partir des variables système ou des tables de configuration.

Exemples
S4PECCS4H_PROD_01
Obligatoire Recommandé Facultatif

Purchase to Pay - Activités liées aux demandes d’achat

Voici les principales étapes et les jalons à enregistrer dans votre journal d’événements pour découvrir précisément le processus.
6 Recommandé 6 Facultatif
Activité Description
Commande d’achat créée
Indique qu’une commande d’achat a été générée à partir du poste de demande d’achat. Il s’agit d’un événement système explicite qui relie la demande d’achat au document d’approvisionnement créé ensuite.
Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape majeure et d’un résultat positif du processus de demande d’achat. Le délai entre l’approbation de la demande et la création de la commande d’achat constitue un KPI essentiel pour mesurer l’efficacité des achats.

Où les obtenir

Enregistré explicitement lors de la création d’un poste de commande d’achat. Le lien est stocké dans la table EKPO (poste de commande d’achat), qui contient le numéro de demande d’achat source (BANFN) et le numéro de poste (BNFPO).

Collecte

Reliez la table EKPO à la table EBAN à partir du numéro et du poste de la demande d’achat. La date de création du poste de commande marque l’événement.

Type d’événement explicit
Demande d’achat approuvée
Marque l’approbation finale et complète de la demande d’achat, qui peut alors être convertie en commande d’achat. Cette étape est déduite lorsque le statut global de lancement atteint son état final approuvé.
Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape de réussite essentielle et d’un point de terminaison courant pour l’analyse du temps de cycle. Elle indique que la demande d’achat a passé tous les contrôles et que le service achats peut la traiter.

Où les obtenir

Déduit d’une modification du statut dans la table EBAN, notamment lorsque l’indicateur global de lancement (FRGZU) ou le statut de traitement (PROCSTAT) prend une valeur finale « Approved ».

Collecte

Identifiez l’horodatage auquel le dernier code de lancement est appliqué ou auquel le statut global de la demande d’achat passe à « Approved ».

Type d’événement inferred
Demande d’achat clôturée
Indique que le poste de demande d’achat est considéré comme entièrement traité et qu’aucune autre commande d’achat ne peut être créée à partir de celui-ci. Ce statut est généralement défini automatiquement lorsque la totalité de la quantité a été commandée.
Pourquoi c’est important

Cette activité représente l’achèvement final et réussi du cycle de vie du poste de demande d’achat. Elle confirme que le besoin métier a été entièrement traduit en commande d’approvisionnement.

Où les obtenir

Déduit de la table EBAN. Cet événement se produit lorsque l’indicateur « Closed » (EBAKZ) est renseigné, généralement lorsque la quantité commandée dans les commandes d’achat est égale à la quantité demandée.

Collecte

Identifiez, au moyen des documents de modification, l’événement au cours duquel l’indicateur « Closed » (EBAKZ) est renseigné dans la table EBAN.

Type d’événement inferred
Demande d’achat créée
Indique la création initiale du document de demande d’achat dans le système. Cet événement est enregistré explicitement lorsqu’un utilisateur sauvegarde une nouvelle demande pour la première fois, avec son horodatage de création.
Pourquoi c’est important

Cette activité constitue le point de départ principal de l’analyse du cycle de vie de la demande d’achat. Elle est indispensable pour mesurer le temps de cycle de bout en bout, depuis l’identification du besoin jusqu’à l’approbation finale ou la conversion en commande d’achat.

Où les obtenir

Il s’agit d’un événement explicite extrait de la table EBAN, à partir des champs de date de création (ERDAT) et d’heure de création (ERZEIT) associés au numéro de demande d’achat concerné (BANFN).

Collecte

Utilisez les champs d’horodatage de création (ERDAT, ERZEIT) de la table EBAN pour chaque demande d’achat (BANFN).

Type d’événement explicit
Demande d’achat rejetée
Représente le rejet définitif de la demande d’achat par un approbateur, ce qui interrompt le processus. Cet événement est enregistré par une mise à jour de statut indiquant le rejet.
Pourquoi c’est important

Cette activité constitue un point de terminaison critique en cas d’échec. L’analyse de la fréquence et des motifs de rejet, ainsi que des étapes concernées, aide à identifier les problèmes liés au respect des politiques, au budget ou à la qualité des demandes.

Où les obtenir

Déduit d’une modification du statut dans la table EBAN. Le statut de traitement (PROCSTAT) ou un indicateur de lancement prend une valeur indiquant explicitement « Rejected ».

Collecte

Identifiez, à partir des documents de modification, l’horodatage auquel le statut global dans EBAN passe à l’état « Rejected ».

Type d’événement inferred
Étape d’approbation terminée
Se produit lorsqu’un approbateur effectue une action positive sur une demande d’achat et termine ainsi une étape du flux de travail d’approbation à plusieurs niveaux. Cet événement est déduit d’une modification du statut de libération de la demande.
Pourquoi c’est important

Cette activité permet d’analyser en détail le flux de travail d’approbation et de mesurer le temps consacré à chaque étape. Elle aide à distinguer les approbateurs efficaces des goulots d’étranglement du processus.

Où les obtenir

Déduit des documents de modification (CDHDR/CDPOS) de la table EBAN. La modification du statut du code de lancement, par exemple dans le champ FRGZU, d’un état non lancé à un état lancé pour un code donné signale cet événement.

Collecte

Suivez les modifications des champs de statut de lancement dans EBAN pour chaque code de lancement défini dans la stratégie.

Type d’événement inferred
Demande d’achat modifiée
Se produit lorsqu’un utilisateur modifie un champ important de la demande d’achat après sa création initiale, par exemple la quantité, le prix ou le matériel. Cette action est enregistrée explicitement dans le système de documents de modification de SAP.
Pourquoi c’est important

Le suivi des modifications est essentiel pour identifier les boucles de reprise et leur impact sur les temps de cycle. Une fréquence élevée de modifications peut révéler des problèmes de qualité des données ou l’évolution des besoins, deux domaines importants pour améliorer le processus.

Où les obtenir

Enregistré explicitement dans les tables de documents de modification SAP (CDHDR et CDPOS) pour les changements apportés à la table EBAN. Chaque modification d’un champ suivi génère une entrée.

Collecte

Extrayez les événements de modification de CDHDR/CDPOS lorsque la classe d’objet est BANF pour les demandes d’achat.

Type d’événement explicit
Demande d’achat retirée
Se produit lorsque le demandeur initial annule ou supprime la demande d’achat avant son traitement complet. Il s’agit généralement d’une action explicite qui active un indicateur de suppression sur le poste de la demande.
Pourquoi c’est important

Le suivi des retraits aide à comprendre la volatilité de la demande et les raisons des annulations. Il s’agit d’un état terminal pour la demande d’achat, qui empêche tout traitement ultérieur.

Où les obtenir

Enregistré explicitement lorsque le champ d’indicateur de suppression (LOEKZ) de la table EBAN est renseigné pour un poste de demande d’achat. La modification est consignée dans CDHDR/CDPOS.

Collecte

Identifiez l’événement au cours duquel l’indicateur de suppression (LOEKZ) de la table EBAN prend la valeur « L ».

Type d’événement explicit
Demande d’achat soumise pour approbation
Représente le moment où le demandeur soumet officiellement la demande d’achat, ce qui déclenche le flux de travail d’approbation. Ce moment est généralement déduit lorsque la stratégie de libération de la demande est déterminée et que son statut passe à « In Approval ».
Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape essentielle pour démarrer le calcul des KPI de temps de cycle d’approbation. L’analyse du délai entre la création et la soumission peut révéler des retards lors de la préparation de la demande d’achat.

Où les obtenir

Déduit des documents de modification (CDHDR/CDPOS) de la table EBAN, notamment lorsque les champs de stratégie de lancement, par exemple FRGST, sont renseignés ou lorsque le statut global (PROCSTAT) passe à un état indiquant une approbation en cours.

Collecte

Identifiez la première entrée du document de modification qui indique le début du flux de travail d’approbation ou le passage du statut à « In Approval ».

Type d’événement inferred
Étape d’approbation démarrée
Indique qu’une demande d’achat attend l’intervention d’un approbateur ou d’un groupe d’approbation donné. Cet événement est déduit lorsque le statut de la demande indique qu’un code de lancement précis est en attente.
Pourquoi c’est important

Cette activité est essentielle pour localiser les goulots d’étranglement dans la chaîne d’approbation. L’analyse de la durée de cet état permet d’identifier les demandes bloquées et les approbateurs surchargés.

Où les obtenir

Déduit des champs de statut de lancement de la table EBAN, par exemple FRGZU, et de la configuration sous-jacente de la stratégie de lancement. L’événement commence lorsqu’un code de lancement donné devient le prochain code à traiter.

Collecte

Déterminez à quel moment une demande d’achat entre dans un état où un code de libération précis est en attente d’approbation, à partir des journaux du flux de travail ou des champs de statut.

Type d’événement inferred
Réinitialisation de l’approbation
Représente un événement au cours duquel l’ensemble du flux de travail d’approbation est réinitialisé, souvent à la suite d’une modification importante de la demande d’achat. Le processus d’approbation doit alors recommencer au premier niveau.
Pourquoi c’est important

Cette activité met en évidence une reprise importante qui allonge fortement le temps de cycle. L’identification des causes des réinitialisations d’approbation est essentielle pour optimiser le processus et réduire les retards.

Où les obtenir

Déduit des documents de modification (CDHDR/CDPOS) de la table EBAN. Cet événement est détecté lorsque les champs de statut de lancement, tels que FRGKZ ou FRGZU, sont effacés après avoir été partiellement ou entièrement renseignés.

Collecte

Recherchez dans les journaux de modification un passage du statut de lancement d’un état lancé à un état non lancé.

Type d’événement inferred
Source d’approvisionnement affectée
Représente l’action par laquelle un acheteur affecte un fournisseur, un contrat ou une fiche info précis à un poste de demande d’achat approuvé. Il s’agit d’une étape importante pour préparer la création de la commande d’achat.
Pourquoi c’est important

Cette activité fait le lien entre l’approbation et la commande. La mesure du délai d’affectation d’une source permet d’identifier les retards liés à la charge de travail de l’acheteur et à l’efficacité du sourcing.

Où les obtenir

Déduit de la saisie d’une valeur dans les champs liés à la source d’approvisionnement de la table EBAN, tels que le fournisseur fixe (LIFNR), la fiche info (INFNR) ou le contrat (KONNR).

Collecte

Suivez, au moyen des documents de modification, le renseignement de champs tels que LIFNR, INFNR ou KONNR dans la table EBAN.

Type d’événement inferred
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