Votre modèle de données Purchase to Pay - Requisition

SAP S/4HANA
Votre modèle de données Purchase to Pay - Requisition

Votre modèle de données Purchase to Pay - Requisition

Ce modèle vous guide dans la collecte des données nécessaires à l’analyse de votre processus Purchase to Pay - Requisition. Il présente les attributs et les activités à suivre, ainsi que des conseils d’extraction adaptés à SAP S/4HANA. Utilisez cette ressource pour constituer un journal d’événements adapté au Process Mining.
  • Attributs recommandés pour une analyse détaillée
  • Activités clés à suivre pour découvrir le processus
  • Conseils pour extraire les données de SAP S/4HANA
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs de Purchase to Pay - Requisition

Voici les champs de données recommandés pour votre journal d’événements afin d’analyser en détail le processus Purchase to Pay - Requisition.
3 Obligatoire 6 Recommandé 11 Facultatif
Nom Description
Heure de l’événement
EventTime
Date et heure précises auxquelles une activité s’est produite.
Description

L’heure de l’événement est l’horodatage qui indique quand une activité a eu lieu. Ces données sont essentielles pour ordonner chronologiquement les événements d’un cas et servent de base à tous les calculs de durée et de performance en Process Mining. Par exemple, l’écart entre les événements « Demande d’achat soumise » et « Demande d’achat approuvée » détermine le temps de cycle d’approbation.

Des horodatages précis sont indispensables pour analyser la performance du processus, repérer les retards et vérifier le respect des accords de niveau de service. Cet attribut permet de créer des Dashboards qui visualisent les temps de cycle, repèrent les demandes bloquées et comparent les résultats sur différentes périodes.

Pourquoi est-ce important ?

Cet horodatage est indispensable pour ordonner les événements, calculer les temps de cycle et analyser la performance du processus ainsi que ses goulots d’étranglement.

Où trouver ces données

Les horodatages proviennent généralement des en-têtes des documents de modification (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME) ou des journaux d’événements du flux de travail.

Exemples
2023-04-15T10:05:30Z2023-04-15T14:22:01Z2023-04-16T09:00:15Z
Identifiant de la demande d’achat
PurchaseRequisitionId
Identifiant unique d’un document de demande d’achat.
Description

L’identifiant de la demande d’achat est la clé primaire qui distingue chaque demande de biens ou de services dans SAP S/4HANA. Il sert d’identifiant central du cas et relie toutes les activités et modifications associées à une demande, de sa création à son état final, qu’elle soit approuvée, rejetée ou convertie en commande d’achat.

En Process Mining, cet attribut est indispensable pour reconstituer le cycle de vie complet de chaque demande. En regroupant tous les événements associés sous un même identifiant de demande d’achat, les analystes peuvent mesurer précisément les temps de cycle, suivre les changements de statut et étudier les différents parcours d’approbation.

Pourquoi est-ce important ?

Cet identifiant de cas essentiel relie toutes les étapes du processus associées et donne une vue complète et cohérente du cycle de vie de la demande.

Où trouver ces données

Il s’agit du numéro de demande d’achat, dans la table EBAN, champ BANFN.

Exemples
100178901001789110017892
Nom de l’activité
ActivityName
Nom de l’activité métier qui s’est produite à une étape précise du processus de demande d’achat.
Description

Le nom de l’activité désigne un événement ou une tâche précise du cycle de vie d’une demande d’achat. Ces activités sont tirées des journaux du système, notamment des documents de modification et de l’historique des flux de travail. Elles correspondent à des étapes importantes telles que « Demande d’achat créée », « Étape d’approbation commencée » ou « Commande d’achat créée ».

L’analyse de ces activités permet de visualiser le flux du processus, de repérer les goulots d’étranglement et de mesurer le temps passé à chaque étape. Comprendre l’ordre et la fréquence d’activités telles que « Demande d’achat modifiée » ou « Demande d’achat rejetée » aide à repérer les inefficacités et les pistes d’amélioration.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut définit les étapes du processus. Il forme la structure de la cartographie du processus et permet d’analyser son déroulement, ses variantes et ses goulots d’étranglement.

Où trouver ces données

Cet attribut est calculé à partir des données, généralement en interprétant les informations des tables de documents de modification (CDHDR, CDPOS) et des journaux de flux de travail (par exemple, SWWLOGHIST).

Exemples
Demande d’achat crééeÉtape d’approbation terminéeDemande d’achat approuvéeCommande d’achat créée
Identifiant de l’approbateur
ApproverId
Identifiant de l’utilisateur qui a approuvé ou rejeté une demande à une étape du processus.
Description

L’identifiant de l’approbateur désigne précisément l’utilisateur qui a réalisé une activité d’approbation ou de rejet. À la différence de l’identifiant utilisateur général, il concerne uniquement les personnes qui prennent les décisions dans le flux de travail d’approbation. Il est essentiel de recueillir cette information pour analyser le processus en détail.

Cet attribut permet d’étudier les comportements en matière d’approbation, par exemple de repérer les responsables dont les délais d’approbation sont longs ou qui rejettent souvent des demandes. Il est indispensable aux Dashboards consacrés aux temps de cycle des étapes d’approbation et à l’analyse des goulots d’étranglement du flux de travail, car il aide à identifier les personnes ou les rôles à l’origine des retards.

Pourquoi est-ce important ?

Identifie précisément la personne qui prend une décision à une étape d’approbation et permet d’analyser les temps de cycle et les goulots d’étranglement par personne ou par rôle.

Où trouver ces données

Ces informations sont généralement extraites de tables SAP Business Workflow telles que SWW_WI2OBJ et SWWLOGHIST, qui relient les éléments de travail à l’utilisateur qui les a terminés.

Exemples
MJOHNSONCWILLIAMSLBLACK
Identifiant utilisateur
UserId
Identifiant de l’utilisateur qui a créé la demande ou réalisé une activité précise.
Description

L’identifiant utilisateur désigne l’employé ou l’utilisateur système responsable d’un événement donné du cycle de vie de la demande. Il peut s’agir de la personne qui a créé la demande, du responsable qui l’a approuvée ou de l’agent qui l’a modifiée. Pour les étapes automatisées, il peut s’agir d’un identifiant système ou de traitement par lots.

L’analyse par identifiant utilisateur permet d’étudier les comportements individuels, la répartition de la charge de travail et la performance. Elle aide à repérer les besoins de formation, à reconnaître les personnes les plus performantes et à garantir la répartition des responsabilités dans le processus. Associée aux données de référence des utilisateurs, elle permet aussi d’analyser la performance des services.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser la performance des utilisateurs, la répartition de la charge de travail et le respect du processus. Cet attribut aide à repérer les besoins de formation et les goulots d’étranglement liés aux ressources.

Où trouver ces données

Pour le créateur, l’identifiant figure dans EBAN-ERNAM. Pour les modifications ultérieures, il figure dans CDHDR-USERNAME. Pour les approbations, il se trouve dans les journaux du flux de travail.

Exemples
JSMITHRROEWF-BATCH
Montant de la demande d’achat
RequisitionAmount
Valeur monétaire totale de la demande d’achat.
Description

Le montant de la demande correspond au coût total estimé des biens ou des services demandés. Il détermine souvent la complexité et la durée du flux de travail d’approbation : les demandes d’un montant élevé nécessitent généralement davantage de niveaux d’approbation.

L’analyse de cet attribut permet de segmenter le processus par valeur. Elle peut répondre à des questions telles que « Les demandes d’un montant élevé prennent-elles plus de temps à approuver ? » ou « Quel est le montant des demandes souvent rejetées ? ». C’est un axe essentiel pour comprendre les conséquences financières des inefficacités du processus.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de segmenter le processus selon son incidence financière, souvent liée à la complexité de l’approbation et au temps de cycle. Cet attribut est essentiel à l’analyse du processus par valeur.

Où trouver ces données

La valeur totale figure dans la table EBAN, champ GFWERT. La valeur au niveau du poste se trouve dans EBAN-PREIS.

Exemples
1500.0075000.50250.75
Service
Department
Service ou centre de coûts auquel les dépenses de la demande sont imputées.
Description

L’attribut du service, souvent représenté par le centre de coûts dans SAP, désigne l’unité opérationnelle responsable de l’achat demandé. Il s’agit d’une information financière et organisationnelle essentielle, affectée au niveau du poste de la demande.

En Process Mining, cet attribut est indispensable à l’analyse de la performance des services. Il permet de créer des Dashboards comparant des indicateurs clés, tels que le temps de cycle, la fréquence des modifications et le taux de rejet, entre différents services. Ces comparaisons aident à repérer les bonnes pratiques à reprendre ailleurs, ainsi que les services qui pourraient avoir besoin de formation ou d’assistance supplémentaires.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de comparer la performance des unités opérationnelles et de repérer les écarts de temps de cycle ou de taux de rejet, afin de dégager des pratiques efficaces et des pistes d’amélioration.

Où trouver ces données

Il s’agit du centre de coûts, généralement présent dans la table d’imputation comptable EBKN, champ KOSTL.

Exemples
FIN-1001IT-2005MKT-3010
Statut de la demande d’achat
RequisitionStatus
Statut actuel de traitement ou d’approbation de la demande d’achat.
Description

Le statut de la demande indique son état actuel dans le cycle de vie. Dans SAP, il est souvent représenté par l’indicateur de validation, qui précise si la demande est bloquée, en cours d’approbation, partiellement approuvée ou entièrement approuvée. Ce statut évolue au fil du flux de travail.

Le suivi du statut dans le temps est essentiel pour comprendre le déroulement du processus. Il permet de repérer les demandes bloquées et de mesurer la durée du blocage. L’analyse des transitions entre les statuts donne une vue détaillée du processus d’approbation et de ses variantes.

Pourquoi est-ce important ?

Indique l’état actuel d’une demande, un élément essentiel pour suivre son avancement, repérer les goulots d’étranglement et analyser le déroulement du processus.

Où trouver ces données

Le statut de validation est souvent déterminé par l’indicateur de validation, dans la table EBAN, champ FRGZU.

Exemples
B1S
Type de demande d’achat
RequisitionType
Code qui classe la demande d’achat, par exemple pour des articles standard, des services ou des dépenses d’investissement.
Description

Le type de demande d’achat, également appelé type de document dans SAP, est un champ de configuration qui catégorise les demandes d’achat. Selon le type, le flux de travail d’approbation et les paramètres des champs peuvent varier. Les types correspondent également à des besoins métier différents, comme des articles de stock standard, des services externes ou l’achat d’immobilisations.

L’analyse du processus par type de demande permet de comprendre comment les différentes demandes sont traitées. Elle sert à comparer la performance, les temps de cycle et les parcours d’approbation entre catégories, afin de déterminer si certains types de demande sont traités plus efficacement et d’adapter les améliorations du processus.

Pourquoi est-ce important ?

Catégorise les demandes pour permettre des comparaisons et déterminer si les types de demande suivent des parcours différents ou présentent des goulots d’étranglement et des temps de cycle distincts.

Où trouver ces données

Il s’agit du champ de type de document, dans la table EBAN, champ BSART.

Exemples
NBFORV
Automatisée
IsAutomated
Indicateur précisant si une activité a été réalisée par un utilisateur système plutôt que par une personne.
Description

L’attribut « Is Automated » est un indicateur booléen qui vaut vrai lorsqu’une activité a été exécutée par un système ou un utilisateur de traitement par lots, comme « WF-BATCH » pour les actions de flux de travail. Il permet de distinguer les étapes manuelles des étapes automatisées du processus.

Cet attribut est essentiel pour mesurer le degré d’automatisation du processus de demande d’achat et calculer l’indicateur « Taux d’approbation automatisée ». En filtrant les étapes automatisées ou manuelles, les analystes peuvent comparer leur efficacité et repérer les possibilités d’automatisation supplémentaires afin de réduire les durées de traitement et les interventions manuelles.

Pourquoi est-ce important ?

Distingue les activités réalisées par des personnes de celles exécutées par un système, ce qui permet de mesurer le taux d’automatisation et de repérer les tâches manuelles susceptibles d’être automatisées.

Où trouver ces données

Il s’agit d’un attribut calculé, généralement à partir d’une règle qui vérifie si l’identifiant utilisateur associé à un événement appartient à une liste d’utilisateurs système ou de traitement par lots connus.

Exemples
truefalse
Correspond à une reprise
IsRework
Indique si une activité correspond à une reprise, par exemple une modification effectuée après l’envoi de la demande.
Description

« Is Rework » est un indicateur booléen calculé qui repère les activités correspondant à un travail répétitif ou sans valeur ajoutée. Dans ce processus, l’activité « Demande d’achat modifiée » après l’envoi de la demande pour approbation en est un exemple courant : elle oblige à recommencer le processus d’approbation.

Cet attribut est essentiel pour quantifier les reprises dans le processus et mesurer leur incidence sur le temps de cycle global. Le Dashboard sur les modifications de demandes d’achat et le taux de reprises s’appuie sur cet indicateur pour mettre en évidence les inefficacités du processus. Réduire les reprises est souvent un objectif prioritaire des démarches d’amélioration, car cela permet de gagner du temps et de limiter les efforts nécessaires.

Pourquoi est-ce important ?

Repère les activités qui entraînent des efforts inutiles ou répétés. Vous pouvez ainsi mesurer directement les reprises et leur incidence sur l’efficacité du processus.

Où trouver ces données

Il s’agit d’un attribut calculé. En règle générale, la logique signale comme reprise toute activité « Demande d’achat modifiée » survenant après la première activité « Demande d’achat envoyée pour approbation ».

Exemples
truefalse
Date souhaitée
RequiredByDate
Date à laquelle le demandeur a besoin des biens ou des services demandés.
Description

La date souhaitée, appelée date de livraison dans SAP, indique à quel moment les biens ou les services du poste de demande sont nécessaires. Le demandeur définit cette date, qui sert d’objectif pour l’ensemble du processus d’achat.

Cet attribut est essentiel au calcul de l’indicateur « Taux de demandes traitées dans les délais ». En comparant la date souhaitée à la date d’approbation finale ou de création de la commande, l’organisation peut mesurer sa capacité à respecter ses niveaux de service internes et à répondre aux besoins métier. L’analyse des demandes qui dépassent cette date peut révéler des retards systémiques dans le processus d’achat.

Pourquoi est-ce important ?

Définit la date cible de traitement d’une demande et permet de mesurer le respect des délais et des niveaux de service internes.

Où trouver ces données

Il s’agit de la date de livraison, au niveau du poste dans la table EBAN, champ LFDAT.

Exemples
2023-11-152023-12-012024-01-20
Dernière mise à jour des données
LastDataUpdate
Horodatage indiquant la dernière actualisation des données de cet enregistrement depuis le système source.
Description

Cet attribut indique la date et l’heure de la dernière extraction ou mise à jour des données depuis le système source. Ces métadonnées sont essentielles pour connaître leur fraîcheur. Les analystes et les utilisateurs métier s’appuient sur cet horodatage pour vérifier que les données du processus reflètent bien l’état le plus récent des opérations.

Pour analyser un processus, il est fondamental de savoir si les données sont à jour afin de prendre des décisions éclairées. Cet attribut permet de définir les attentes des utilisateurs et de s’assurer que les conclusions reposent sur des données suffisamment récentes pour l’analyse concernée.

Pourquoi est-ce important ?

Indique si les données sont à jour, un élément essentiel pour se fier à l’analyse et prendre des décisions métier au bon moment.

Où trouver ces données

Cet horodatage est généré et ajouté pendant le processus d’extraction, de transformation et de chargement des données (ETL).

Exemples
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Devise
Currency
Code de devise du montant de la demande.
Description

Cet attribut indique la devise du montant de la demande, par exemple USD, EUR ou JPY. Il apporte le contexte nécessaire à l’interprétation du montant, notamment dans les organisations internationales qui utilisent plusieurs devises.

Pour obtenir des analyses et des rapports financiers précis, il est indispensable de tenir compte de la devise. Avant d’agréger ou de comparer les montants des demandes, il convient de les convertir dans une devise commune. Cet attribut est nécessaire à ces conversions.

Pourquoi est-ce important ?

Apporte le contexte nécessaire à l’interprétation du montant de la demande et permet d’effectuer des analyses et des comparaisons financières précises dans un environnement multidevise.

Où trouver ces données

Cet attribut figure dans la table EBAN, champ WAERS.

Exemples
USDEURGBP
Heure de fin
EndTime
Date et heure précises auxquelles une activité donnée a été terminée.
Description

EndTime est l’horodatage qui indique quand une activité s’est terminée. De nombreux événements générés par le système sont instantanés, auquel cas StartTime et EndTime sont identiques. En revanche, les tâches humaines, comme les approbations, peuvent avoir des heures de début et de fin distinctes. Cet horodatage marque la fin du travail.

La présence d’un champ EndTime distinct permet de mesurer plus précisément le temps de traitement actif et le temps d’attente. Associé à StartTime, il sert à calculer la métrique ProcessingTime. Ces informations détaillées améliorent l’analyse de l’utilisation des ressources et de l’efficacité des tâches manuelles.

Pourquoi est-ce important ?

Indique la fin d’une activité, ce qui permet de calculer le temps de traitement actif et d’examiner plus précisément la durée des tâches.

Où trouver ces données

Cette information provient des journaux du flux de travail, qui peuvent enregistrer la création d’un élément de travail (StartTime) et sa date de fin (EndTime).

Exemples
2023-04-15T10:20:30Z2023-04-15T14:25:01Z2023-04-16T11:00:45Z
Motif du rejet
RejectionReason
Motif indiqué lors du rejet d’une demande d’achat.
Description

Le motif du rejet explique pourquoi un approbateur a rejeté une demande d’achat. Il peut s’agir d’un dépassement de budget, d’informations incorrectes, du non-respect des règles ou d’une demande en double. Cette information aide à comprendre les échecs du processus.

L’analyse des motifs de rejet permet d’en repérer les causes profondes et de mieux comprendre les reprises. Par exemple, si le motif « Centre de coûts incorrect » revient souvent, il peut être nécessaire de mieux former les utilisateurs ou de renforcer les contrôles du système. Cet attribut est au cœur du Dashboard d’analyse des rejets de demandes d’achat et contribue à cibler les améliorations du processus.

Pourquoi est-ce important ?

Indique la cause des échecs du processus et permet de cibler les améliorations pour réduire les reprises et augmenter le taux de demandes correctes dès la première soumission.

Où trouver ces données

Il ne s’agit souvent pas d’un champ standard. L’information peut être enregistrée dans des éléments du conteneur du flux de travail, dans un texte long associé à la demande ou dans des champs personnalisés.

Exemples
Dépassement de budgetFournisseur incorrectDemande en double
Niveau d’urgence
UrgencyLevel
Classe le degré d’urgence de la demande d’achat, qui peut influer sur sa priorité de traitement.
Description

Le niveau d’urgence indique la priorité de la demande d’achat. Même s’il n’existe pas de champ standard dédié, certaines organisations utilisent, par exemple, le numéro de suivi des besoins pour enregistrer cette information. Les demandeurs peuvent ainsi signaler les besoins critiques qui nécessitent un traitement accéléré.

L’analyse de l’incidence de l’urgence permet de vérifier si le processus accorde effectivement la priorité aux demandes critiques. Le Dashboard d’analyse de l’incidence du niveau d’urgence utilise cet attribut pour comparer les temps de cycle et les taux d’approbation des demandes urgentes et standard. Vous pouvez ainsi déterminer si le traitement prioritaire fonctionne comme prévu.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser les écarts de performance du processus pour les demandes prioritaires et de vérifier si les demandes urgentes sont effectivement traitées plus rapidement.

Où trouver ces données

Il n’existe pas de champ d’urgence standard. Certaines entreprises utilisent le numéro de suivi des besoins (EBAN-BEDAR) à cette fin. Il peut également s’agir d’un champ personnalisé.

Exemples
ÉlevéMoyenFaible
Nom de l’étape d’approbation
ApprovalStepName
Nom ou description précise d’une étape d’approbation du flux de travail.
Description

Le nom de l’étape d’approbation décrit clairement une phase donnée du flux de travail d’approbation, par exemple « Approbation du responsable » ou « Approbation du vice-président des finances ». Il est plus explicite qu’une activité générique telle que « Étape d’approbation terminée ».

Cet attribut est essentiel aux Dashboards d’analyse du temps de cycle des étapes d’approbation et d’analyse des goulots d’étranglement du flux de travail. Il permet d’examiner le processus d’approbation en détail, de repérer précisément les étapes qui entraînent les retards les plus importants et celles où le travail s’accumule. Ces informations sont nécessaires pour cibler les améliorations de la chaîne d’approbation.

Pourquoi est-ce important ?

Fournit des informations détaillées sur les étapes d’approbation et permet de repérer précisément les goulots d’étranglement dans le flux de travail d’approbation à plusieurs niveaux.

Où trouver ces données

Cette information provient de la description de la tâche du flux de travail. Vous pouvez la récupérer en reliant le journal du flux de travail aux tables de définition des tâches, comme T528T.

Exemples
Approbation du responsableApprobation du directeurApprobation du vice-président des finances
Numéro de commande d’achat
PurchaseOrderNumber
Numéro de la commande d’achat créée à partir de la demande.
Description

Le numéro de commande d’achat identifie le document d’achat officiel créé à partir d’une demande approuvée. La création d’une commande constitue souvent l’aboutissement du processus de demande : celle-ci est alors convertie en commande officielle auprès d’un fournisseur.

Cet attribut est essentiel pour mesurer l’indicateur de délai entre la demande et la commande d’achat, ainsi que le taux de conversion global. Il relie le processus de demande au processus d’achat en aval et permet d’analyser l’ensemble du cycle Purchase-to-Pay, de bout en bout.

Pourquoi est-ce important ?

Relie la demande au document d’achat qui en découle et permet de mesurer le taux de conversion et le délai entre la demande et la commande.

Où trouver ces données

Cet attribut figure dans la table EBAN, champ EBELN, une fois qu’une commande d’achat a été créée à partir du poste de demande.

Exemples
450001789045000178914500017892
Système source
SourceSystem
Identifie l’instance SAP S/4HANA dont proviennent les données extraites.
Description

L’attribut du système source indique le système d’origine où les données du processus ont été générées. Dans les organisations qui utilisent plusieurs instances SAP, par exemple des systèmes distincts pour le développement, l’assurance qualité et la production, ou pour différentes régions, ce champ fournit un contexte essentiel à la gouvernance des données.

Il permet de distinguer les données provenant de sources différentes, évite les agrégations incorrectes et rend possible une analyse propre à chaque système. Cet attribut est obligatoire pour assurer la traçabilité de l’origine et du parcours des données du processus.

Pourquoi est-ce important ?

Fournit un contexte essentiel sur l’origine des données et leur gouvernance, notamment dans les environnements comportant plusieurs systèmes, et garantit leur traçabilité.

Où trouver ces données

Il s’agit généralement de l’identifiant du système SAP (SID), récupérable à partir des variables système ou des tables de configuration.

Exemples
S4PECCS4H_PROD_01
Obligatoire Recommandé Facultatif

Activités de Purchase to Pay - Requisition

Voici les principales étapes et les jalons du processus à enregistrer dans votre journal d’événements pour en reconstituer le déroulement avec précision.
6 Recommandé 6 Facultatif
Activité Description
Commande d’achat créée
Indique qu’une commande d’achat a été générée à partir du poste de demande. Cet événement explicite du système relie la demande à un document d’achat ultérieur.
Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante marque une issue favorable du processus de demande. Le délai entre l’approbation de la demande et la création de la commande d’achat est un indicateur essentiel de l’efficacité des achats.

Où trouver ces données

L’événement est enregistré explicitement à la création d’un poste de commande d’achat. Le lien figure dans la table EKPO (poste de commande d’achat), qui contient le numéro de la demande d’origine (BANFN) et le numéro de poste (BNFPO).

Données à recueillir

Reliez la table EKPO à EBAN à l’aide du numéro de demande et du numéro de poste. La date de création du poste de commande marque l’événement.

Type d’événement explicit
Demande d’achat approuvée
Indique l’approbation complète et définitive de la demande d’achat, qui peut alors être convertie en commande d’achat. Cette étape est déduite lorsque le statut général de validation atteint son état final d’approbation.
Pourquoi est-ce important ?

Cette étape marque une réussite importante et constitue un point de fin courant pour l’analyse du temps de cycle. Elle confirme que la demande a passé tous les contrôles et que le service des achats peut la traiter.

Où trouver ces données

Cet événement est déduit d’un changement de statut dans la table EBAN, notamment lorsque l’indicateur général de validation (FRGZU) ou le statut de traitement (PROCSTAT) prend la valeur finale « Approved ».

Données à recueillir

Repérez l’horodatage auquel le dernier code de validation est appliqué ou le statut général de la demande passe à « Approved ».

Type d’événement inferred
Demande d’achat clôturée
Indique que le poste de demande est considéré comme entièrement traité et qu’aucune autre commande d’achat ne peut en être issue. Ce statut est généralement défini automatiquement lorsque la totalité de la quantité a été commandée.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque la fin réussie du cycle de vie du poste de demande. Elle confirme que le besoin a été entièrement converti en commande d’achat.

Où trouver ces données

Cet événement est déduit de la table EBAN. Il se produit lorsque l’indicateur « Closed » (EBAKZ) est renseigné, généralement lorsque la quantité commandée correspond à la quantité demandée.

Données à recueillir

À partir des documents de modification, repérez l’événement où l’indicateur « Closed » (EBAKZ) est renseigné dans la table EBAN.

Type d’événement inferred
Demande d’achat créée
Indique la création initiale du document de demande d’achat dans le système. Cet événement est enregistré explicitement lorsqu’un utilisateur enregistre une nouvelle demande pour la première fois, avec son horodatage de création.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité constitue le point de départ de l’analyse du cycle de vie de la demande. Elle est indispensable pour mesurer le temps de cycle de bout en bout, depuis l’identification du besoin initial jusqu’à l’approbation finale ou à la conversion en commande d’achat.

Où trouver ces données

Il s’agit d’un événement explicite extrait de la table EBAN, à partir des champs de date de création (ERDAT) et d’heure de création (ERZEIT) pour le numéro de demande d’achat concerné (BANFN).

Données à recueillir

Utilisez les champs d’horodatage de création (ERDAT, ERZEIT) de la table EBAN pour chaque demande (BANFN).

Type d’événement explicit
Demande d’achat rejetée
Indique le rejet définitif de la demande d’achat par un approbateur, qui met fin au processus. Cet événement est enregistré par une mise à jour de statut indiquant le rejet.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité constitue un point d’échec définitif. L’analyse de la fréquence et des motifs de rejet, ainsi que des étapes où ils surviennent, permet de repérer les problèmes liés au respect des règles, au budget ou à la qualité des demandes.

Où trouver ces données

Cet événement est déduit d’un changement de statut dans la table EBAN. Le statut de traitement (PROCSTAT) ou un indicateur de validation prend une valeur qui signifie explicitement « Rejected ».

Données à recueillir

À partir des documents de modification, repérez l’horodatage auquel le statut général dans EBAN passe à « Rejected ».

Type d’événement inferred
Étape d’approbation terminée
Cet événement se produit lorsqu’un approbateur approuve une demande et termine ainsi une étape du flux de travail d’approbation à plusieurs niveaux. Il est déduit d’une modification du statut de validation de la demande.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité permet d’analyser en détail le flux de travail d’approbation et de mesurer le temps consacré à chaque étape. Elle aide à repérer les approbateurs efficaces et les goulots d’étranglement du processus.

Où trouver ces données

Cet événement est déduit des documents de modification (CDHDR/CDPOS) de la table EBAN. Pour un code donné, le passage du statut de validation du champ concerné (par exemple, FRGZU) de non validé à validé indique que l’événement a eu lieu.

Données à recueillir

Suivez les modifications des champs de statut de validation dans EBAN pour chaque code défini dans la stratégie.

Type d’événement inferred
Approbation réinitialisée
Indique la réinitialisation de l’ensemble du flux de travail d’approbation, souvent à la suite d’une modification importante de la demande. L’approbation doit alors reprendre depuis le premier niveau.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité met en évidence des reprises importantes qui allongent considérablement le temps de cycle. En identifier les causes est essentiel pour simplifier le processus et réduire les retards.

Où trouver ces données

Cet événement est déduit des documents de modification (CDHDR/CDPOS) de la table EBAN. Il est détecté lorsque les champs de statut de validation (tels que FRGKZ ou FRGZU) sont effacés après avoir été partiellement ou entièrement renseignés.

Données à recueillir

Dans les journaux de modification, recherchez le passage d’un statut de validation accordée à un statut de validation non accordée.

Type d’événement inferred
Demande d’achat modifiée
Cet événement se produit lorsqu’un utilisateur modifie un champ important de la demande après sa création, par exemple la quantité, le prix ou le matériel. La modification est enregistrée explicitement dans le système de documents de modification de SAP.
Pourquoi est-ce important ?

Le suivi des modifications est essentiel pour repérer les boucles de reprise et mesurer leur effet sur les temps de cycle. Des modifications fréquentes peuvent signaler des problèmes de qualité des données ou une évolution des besoins, autant de pistes d’amélioration du processus.

Où trouver ces données

Les modifications apportées à la table EBAN sont enregistrées explicitement dans les tables SAP des documents de modification (CDHDR et CDPOS). Chaque changement d’un champ suivi génère une entrée.

Données à recueillir

Extrayez les événements de modification de CDHDR/CDPOS lorsque la classe d’objet est BANF, pour les demandes d’achat.

Type d’événement explicit
Demande d’achat retirée
Cet événement se produit lorsque le demandeur initial annule ou supprime la demande avant son traitement complet. Il s’agit généralement d’une action explicite qui active un indicateur de suppression sur le poste de demande.
Pourquoi est-ce important ?

Le suivi des retraits permet de mieux comprendre les variations de la demande et les motifs d’annulation. Le retrait met fin au cycle de vie de la demande et empêche tout traitement ultérieur.

Où trouver ces données

Cet événement est enregistré explicitement lorsque le champ d’indicateur de suppression (LOEKZ) de la table EBAN est renseigné pour un poste de demande. La modification est consignée dans CDHDR/CDPOS.

Données à recueillir

Repérez l’événement où l’indicateur de suppression (LOEKZ) de la table EBAN prend la valeur « L ».

Type d’événement explicit
Demande d’achat soumise à approbation
Indique le moment où le demandeur soumet officiellement la demande, ce qui déclenche le flux de travail d’approbation. Cet événement est généralement déduit de la détermination de la stratégie de validation de la demande et du passage de son statut à « In Approval ».
Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante marque le début du calcul des indicateurs de temps de cycle d’approbation. L’analyse du délai entre la création et la soumission peut révéler des retards dans la préparation de la demande.

Où trouver ces données

Cet événement est déduit des documents de modification (CDHDR/CDPOS) de la table EBAN, notamment lorsque les champs de stratégie de validation (par exemple, FRGST) sont renseignés ou que le statut général (PROCSTAT) indique que la demande est en cours d’approbation.

Données à recueillir

Repérez la première entrée des documents de modification qui indique le début du flux de travail d’approbation ou le passage au statut « In Approval ».

Type d’événement inferred
Étape d’approbation commencée
Indique qu’une demande attend l’intervention d’un approbateur ou d’un groupe d’approbation précis. Cet événement est déduit du statut de la demande, qui signale l’attente d’un code de validation particulier.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité est essentielle pour repérer les goulots d’étranglement dans la chaîne d’approbation. L’analyse de la durée de cet état permet de détecter les demandes bloquées et les approbateurs surchargés.

Où trouver ces données

Cet événement est déduit des champs de statut de validation de la table EBAN (par exemple, FRGZU) et de la configuration de la stratégie de validation. Il commence lorsqu’un code de validation précis devient le prochain à traiter.

Données à recueillir

Déterminez à quel moment une demande passe à l’état d’attente d’approbation pour un code de validation précis, à partir des journaux du flux de travail ou des champs de statut.

Type d’événement inferred
Source d’approvisionnement affectée
Indique qu’un acheteur affecte un fournisseur, un contrat ou une fiche info à un poste de demande approuvé. Cette étape prépare la création de la commande d’achat.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité fait le lien entre l’approbation et la commande. Mesurer le délai d’affectation d’une source permet de repérer les retards liés à la charge de travail des acheteurs et à l’efficacité du processus d’approvisionnement.

Où trouver ces données

Cet événement est déduit du renseignement de champs liés à la source d’approvisionnement dans la table EBAN, tels que le fournisseur fixe (LIFNR), la fiche info (INFNR) ou le contrat (KONNR).

Données à recueillir

Suivez, à l’aide des documents de modification, le renseignement de champs tels que LIFNR, INFNR ou KONNR dans la table EBAN.

Type d’événement inferred
Recommandé Facultatif

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