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Votre modèle de données pour l’intégration des employés

Intégration dans Workday

Attributs de l’intégration des employés (21) Activités d’intégration des employés (15) Guides d’extraction (2)

Votre modèle de données pour l’intégration des employés

Ce modèle fournit une feuille de route claire pour recueillir les données essentielles à l’analyse et à l’optimisation de votre processus d’intégration des employés. Il présente les attributs importants à collecter, les activités clés à suivre et des conseils pratiques pour extraire ces informations de Workday Onboarding. Utilisez cette ressource pour constituer une base de données complète et fiable pour vos initiatives de Process Mining.

Attributs recommandés à collecter
Activités clés à suivre
Recommandations pour l’extraction des données de Workday Onboarding

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Attributs de l’intégration des employés

Voici les champs de données recommandés à inclure dans votre journal d’événements pour analyser en détail l’intégration des employés et obtenir des analyses approfondies.

5 Obligatoire 7 Recommandé 9 Facultatif

	Nom	Description
	Cas d’intégration OnboardingCase	Identifiant unique de chaque processus d’intégration d’un nouvel employé, de l’acceptation de l’offre à son intégration initiale.
Description Le cas d’intégration sert d’identifiant central et regroupe tous les événements et activités liés au parcours d’un même nouvel employé. Cet attribut est essentiel pour suivre le processus de bout en bout de chaque nouvelle embauche. Dans une analyse de Process Mining, cet identifiant permet de reconstituer les parcours d’intégration individuels. Il sert à calculer des indicateurs au niveau du cas, comme la durée du cycle, à analyser les variantes du processus et à comprendre la séquence complète des activités de chaque nouvel employé. Il constitue ainsi le fondement de la cartographie du processus. Pourquoi c’est important Il s’agit de l’attribut fondamental qui relie toutes les activités associées au sein d’une même instance de processus de bout en bout, permettant la découverte et l’analyse du processus. Où les obtenir Il s’agit généralement d’un identifiant unique généré par Workday pour chaque instance de processus métier d’intégration. Consultez la documentation de Workday pour connaître l’objet métier et le champ concernés. Exemples ONB-0012345ONB-0012346ONB-0012347
	Heure de l’événement EventTime	Date et heure précises auxquelles une activité d’intégration a été terminée ou a changé de statut.
Description Cet attribut est l’horodatage associé à chaque activité et fournit la séquence chronologique des événements. Il est fondamental pour comprendre le moment et la durée des étapes du processus. Dans l’analyse, l’Event Time sert à classer correctement les activités, à calculer la durée entre les étapes, notamment la durée du cycle et le temps d’attente, et à mesurer la durée globale du cas. Il est essentiel pour les analyses de performance, comme l’identification des goulots d’étranglement et le suivi de la conformité aux SLA. Pourquoi c’est important Il fournit le contexte temporel de toutes les activités, indispensable au calcul d’indicateurs de performance tels que la durée du cycle et à l’identification des retards. Où les obtenir Il s’agit de l’horodatage de fin de chaque événement dans l’historique du processus métier Workday Onboarding. Exemples 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-01T09:00:00Z
	Nom de l’activité ActivityName	Nom d’une tâche ou d’une étape importante précise survenue dans le processus d’intégration.
Description Cet attribut décrit une étape ou un événement du parcours d’intégration, comme « Offer Accepted », « Background Check Initiated » ou « Equipment Delivered ». Il représente le « quoi » dans le journal du processus. L’analyse de la séquence et de la fréquence des activités constitue le cœur du Process Mining. Cet attribut sert à créer la cartographie du processus, à identifier les goulots d’étranglement et à comprendre le flux de travail. Il permet de déterminer quelles étapes sont les plus fréquentes, où les retards surviennent et quelles activités sont reprises. Pourquoi c’est important Il définit les étapes du processus et permet de visualiser le flux du processus, ainsi que d’analyser sa structure et ses variations. Où les obtenir Cela correspond aux noms des événements ou des tâches figurant dans l’historique du processus métier Workday Onboarding. Exemples Offre acceptéeVérification des antécédents terminéeProvisionnement du compte informatique lancéEmployé arrivé
	Dernière mise à jour des données LastDataUpdate	Horodatage indiquant la dernière actualisation ou extraction des données associées à cet événement.
Description Cet attribut indique la dernière mise à jour des données dans l’outil de Process Mining. Il précise la fraîcheur de l’analyse et aide les utilisateurs à savoir s’ils consultent les informations les plus récentes. Il est important pour les Dashboards opérationnels qui suivent des processus en cours. Il permet d’évaluer l’actualité des données et constitue un champ de métadonnées essentiel à la gestion des cycles d’actualisation et à la fiabilité des analyses. Pourquoi c’est important Il permet aux utilisateurs de connaître la fraîcheur des données, ce qui est essentiel pour prendre rapidement des décisions éclairées à partir de l’analyse. Où les obtenir Cet horodatage est généralement généré et ajouté au jeu de données lors du processus d’extraction et de chargement des données (ETL). Exemples 2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z
	Système source SourceSystem	Système à partir duquel les données d’intégration ont été extraites.
Description Cet attribut identifie l’origine des données. Pour ce processus, sa valeur sera toujours « Workday Onboarding », mais il s’agit d’un champ essentiel pour la gouvernance des données et pour distinguer les données si plusieurs systèmes sont intégrés à l’avenir. Dans un contexte analytique plus large, il contribue à retracer la lignée des données et à garantir leur qualité. Lorsqu’un processus s’étend sur plusieurs systèmes, cet attribut est essentiel pour comprendre les transferts et les intégrations entre les différentes plateformes. Pourquoi c’est important Il fournit un contexte important sur l’origine des données, indispensable à la gouvernance des données, au dépannage et à l’analyse des processus couvrant plusieurs systèmes. Où les obtenir Il s’agit d’une valeur statique qui doit être ajoutée lors de l’extraction des données afin d’indiquer la source des enregistrements. Exemples Intégration dans Workday
	Date limite de conformité ComplianceDueDate	Date limite à laquelle une tâche obligatoire ou liée à la conformité doit être terminée.
Description Cet attribut précise la date limite de tâches essentielles comme les vérifications d’antécédents, les formalités préalables à l’embauche ou les formations obligatoires. Ces dates sont souvent fixées par des exigences légales ou des politiques internes. Il est essentiel au suivi de la conformité et des risques. Il permet de calculer des KPI comme le « Mandatory Task Completion Rate » et le « Paperwork Compliance Rate » en comparant l’heure réelle de fin d’une tâche à sa date limite. Il aide les organisations à gérer les échéances de manière proactive et à éviter les problèmes de conformité. Pourquoi c’est important Il permet de suivre les tâches de conformité soumises à des délais et de calculer les taux de réalisation dans les temps. Où les obtenir Les dates limites des tâches sont généralement disponibles dans les détails des tâches du processus métier Workday. Exemples 2024-05-302024-06-142024-06-20
	Date officielle d’arrivée OfficialStartDate	Premier jour officiel d’emploi du nouvel employé.
Description Cet attribut correspond à une date essentielle du processus d’intégration et sert d’échéance à de nombreuses activités préalables à l’arrivée, comme le provisionnement informatique et la livraison du matériel. Il marque le passage du statut de futur employé à celui d’employé. Cette date est essentielle au calcul des KPI de préparation. En comparant les dates de fin des principales activités de provisionnement à la date officielle d’arrivée, les organisations peuvent mesurer le « First Day Readiness Rate ». Elles vérifient ainsi que les nouveaux employés disposent de tout le nécessaire pour être productifs dès le premier jour, un facteur important de leur expérience initiale. Pourquoi c’est important Elle sert d’échéance essentielle pour les tâches préalables à l’arrivée et permet de mesurer le KPI « First Day Readiness Rate ». Où les obtenir Il s’agit d’un champ standard des données d’embauche ou de futur employé dans Workday, souvent appelé « Hire Date ». Exemples 2024-06-012024-06-152024-07-01
	Département Department	Département ou unité opérationnelle que rejoint le nouvel employé.
Description Cet attribut précise l’unité organisationnelle, comme « Sales », « Engineering » ou « Finance », à laquelle appartient le nouvel employé. Les pratiques propres aux départements peuvent entraîner des variations importantes dans le processus d’intégration. Il s’agit d’une dimension essentielle pour l’analyse comparative. Elle permet de filtrer la cartographie du processus afin d’afficher les flux propres à chaque département, de comparer les durées de cycle et d’identifier les bonnes pratiques des unités les plus performantes. Elle alimente directement le Dashboard « Departmental Onboarding Variants ». Pourquoi c’est important Il s’agit d’une dimension essentielle pour établir des comparaisons et identifier les variations du processus ainsi que les bonnes pratiques dans l’organisation. Où les obtenir Ces informations figurent dans les données relatives au poste du nouvel employé et à son organisation hiérarchique dans Workday. Exemples TechnologiesVentes et marketingRessources humainesFinance
	Identifiant de l’employé EmployeeId	Identifiant unique attribué au nouvel employé.
Description L’identifiant de l’employé est l’identifiant permanent et unique d’un employé dans le système RH de l’organisation. Il est attribué pendant le processus d’intégration, généralement après la création du profil RH. Cet attribut permet de relier les données d’intégration à d’autres données relatives aux employés dans différents systèmes, comme la gestion des performances ou la paie. Il contribue à analyser les résultats à long terme du processus d’intégration, par exemple en mettant en relation l’expérience d’intégration avec la fidélisation ou les performances initiales de l’employé. Pourquoi c’est important Il sert de clé primaire pour relier les données du processus d’intégration aux données plus larges du cycle de vie des employés et réaliser des analyses RH plus complètes. Où les obtenir Il s’agit d’un champ standard disponible dans le profil du collaborateur dans Workday. Consultez la documentation de Workday pour connaître le nom exact du champ. Exemples 100523100524100525
	Responsable du recrutement HiringManager	Nom du responsable chargé du nouvel employé.
Description Cet attribut identifie le responsable du recrutement associé au cas d’intégration. Ce responsable joue souvent un rôle important dans le processus, notamment pour les approbations et les tâches d’intégration propres à l’équipe. L’analyse du processus par responsable du recrutement permet d’identifier les différences dans la manière dont les responsables gèrent l’intégration. Elle peut mettre en évidence les responsables particulièrement efficaces ou ceux qui constituent des goulots d’étranglement, et ainsi orienter les actions de formation et d’amélioration du processus. Cet attribut est essentiel au Dashboard « Hiring Manager Task Efficiency ». Pourquoi c’est important Il permet d’analyser les performances d’une partie prenante importante et de révéler les goulots d’étranglement et les incohérences des tâches dépendant des responsables. Où les obtenir Ces informations figurent dans les données relatives au poste ou à la demande de recrutement associées au nouvel employé dans Workday. Exemples John SmithJane DoePeter Jones
	Statut de l’intégration OnboardingStatus	Statut actuel du cas d’intégration global, par exemple « In Progress », « Completed » ou « Canceled ».
Description Cet attribut fournit une synthèse du niveau d’avancement du cas d’intégration à un moment donné. Il indique si le processus est en cours, terminé avec succès ou interrompu prématurément. Dans l’analyse des processus, il permet de filtrer les cas afin de se concentrer sur les parcours terminés ou d’examiner précisément les raisons des annulations. Il est essentiel au Dashboard « New Hire Onboarding Status Overview », qui offre une vue rapide de l’état actuel de tous les processus d’intégration en cours. Pourquoi c’est important Il permet de segmenter les cas selon leur résultat et de concentrer l’analyse sur les processus terminés, en cours ou annulés. Où les obtenir Il est généralement déduit du statut de l’instance principale du processus métier d’intégration dans Workday. Exemples En coursTerminéAnnuléEn attente de la date de début
	Système initiateur SystemInitiatingActivity	Système ou type d’utilisateur à l’origine d’une activité donnée, utilisé pour distinguer les étapes automatisées des étapes manuelles.
Description Cet attribut indique si une activité a été déclenchée automatiquement par le système Workday ou réalisée manuellement par un utilisateur, par exemple un partenaire RH ou un manager recruteur. Par exemple, « System » peut désigner une étape automatisée du flux de travail, tandis que « HR Specialist » indique une intervention manuelle. Ces informations sont particulièrement utiles pour identifier les possibilités d’automatisation. En analysant la fréquence et la durée des activités manuelles, comme le permet le Dashboard « Manual Activity Analysis », les organisations peuvent cibler les étapes manuelles qui prennent le plus de temps et les automatiser ultérieurement, afin d’améliorer l’efficacité et de réduire les erreurs. Pourquoi c’est important Il aide à distinguer les activités automatisées des activités manuelles, ce qui est essentiel pour identifier les possibilités d’automatisation et mesurer l’efficacité du processus. Où les obtenir Cela peut souvent être déduit de l’utilisateur ou de l’acteur associé à un événement dans l’historique du processus métier Workday. Les événements générés par le système sont associés à un utilisateur distinct. Exemples SystèmeSpécialiste RHResponsable du recrutement
	Dans les délais IsOnTime	Indicateur booléen précisant si une activité liée à la conformité a été terminée à la date d’échéance.
Description Cet attribut calculé compare l’horodatage de fin (EventTime) d’une tâche à sa « Compliance Due Date ». Il prend la valeur true si la tâche a été terminée à la date d’échéance ou avant, et false dans le cas contraire. Cet indicateur simplifie le suivi de la conformité et le calcul des KPI. Il permet de filtrer et d’agréger facilement les données afin de déterminer le « Mandatory Task Completion Rate » et le « Paperwork Compliance Rate ». Il offre une vision claire et immédiate du respect des échéances de conformité. Pourquoi c’est important Il fournit un indicateur binaire clair de la performance en matière de conformité, ce qui simplifie l’analyse et le suivi des tâches soumises à des échéances. Où les obtenir Il est calculé lors de la transformation des données en comparant EventTime à ComplianceDueDate pour les activités concernées. Exemples truefalse
	Durée totale du cycle OverallCycleTime	Durée totale du cas d’intégration, de la première activité à la dernière.
Description Il s’agit d’une mesure au niveau du cas, calculée comme la différence entre le tout premier et le tout dernier événement d’un cas d’intégration. Elle représente le temps total passé par un nouvel employé dans le processus d’intégration. Cet attribut mesure directement le KPI « Overall Onboarding Cycle Time » et constitue un indicateur principal de l’efficacité du processus. Il est utilisé dans les Dashboards de haut niveau pour suivre les performances dans le temps et comparer l’efficacité entre différents services, régions ou responsables du recrutement. Pourquoi c’est important Il s’agit d’un indicateur clé de performance qui mesure l’efficacité de bout en bout de l’ensemble du processus d’intégration. Où les obtenir Il est calculé au niveau du cas lors de la transformation des données, en soustrayant l’horodatage minimal de l’horodatage maximal pour chaque OnboardingCase. Exemples 35 jours48 jours29 jours
	Heure de fin EndTime	Horodatage indiquant le moment où une activité a été entièrement terminée, à distinguer de son heure de début.
Description Alors que StartTime (EventTime) indique le début ou l’enregistrement d’une activité, EndTime indique sa fin. Pour les activités ayant une durée, disposer de ces deux horodatages est essentiel pour mesurer précisément les performances. Cet attribut permet de calculer directement le temps de traitement de chaque activité, en le distinguant du temps d’attente entre les activités. Vous pouvez ainsi déterminer si les retards sont dus à des tâches longues à réaliser ou à de longues attentes avant leur démarrage. Pourquoi c’est important Il permet de calculer précisément le temps de traitement d’une activité, en le distinguant du temps d’attente, afin d’analyser plus finement les goulots d’étranglement. Où les obtenir Certaines étapes des processus métier Workday peuvent disposer d’horodatages de début et de fin distincts. Dans le cas contraire, l’heure de fin devra peut-être être déduite ou correspondra à l’heure de début. Exemples 2023-10-26T11:30:00Z2023-10-27T15:00:10Z2023-11-01T10:15:00Z
	Indicateur de reprise IsRework	Indicateur booléen précisant si une activité ou une suite d’activités correspond à une reprise ou à une correction.
Description Cet attribut calculé signale les situations dans lesquelles une tâche est répétée ou une boucle de correction se produit, par exemple lorsque l’étape « HR Profile Created » est relancée. Il est généralement obtenu en identifiant les séquences d’activités répétées au sein d’un même cas. L’indicateur « IsRework » est essentiel pour analyser la qualité. Il permet de quantifier les boucles de reprise et de calculer le KPI « HR Profile Rework Rate ». L’identification et la mesure des reprises permettent de repérer les faiblesses du processus, les problèmes de qualité des données et les besoins de formation. Pourquoi c’est important Il quantifie les inefficacités du processus et les problèmes de qualité en signalant explicitement les tâches répétées, afin de mieux cibler les efforts d’amélioration. Où les obtenir Il est calculé lors de la transformation des données, en définissant et en détectant des schémas de reprise précis dans le journal d’événements, par exemple : Activity A -> Activity B -> Activity A. Exemples truefalse
	Intitulé du poste JobTitle	Intitulé officiel du poste occupé par le nouvel employé.
Description Cet attribut précise le rôle du nouvel employé, par exemple « Software Engineer », « Sales Director » ou « Accountant ». L’intitulé du poste peut influer sur les étapes ou les exigences du processus d’intégration. L’analyse par intitulé de poste ou niveau hiérarchique peut révéler des parcours d’intégration différents selon les fonctions. Par exemple, l’intégration d’un cadre dirigeant peut comporter des étapes supplémentaires par rapport à celle d’un poste débutant. Cette dimension permet également de filtrer et de comparer les variantes de processus. Pourquoi c’est important Il permet d’analyser les différences entre les processus selon la fonction ou le niveau hiérarchique, qui peuvent entraîner des exigences d’intégration spécifiques. Où les obtenir Ces informations font partie des données relatives au poste associé au nouvel employé dans Workday. Exemples Ingénieur logiciel seniorAnalyste financierCoordinateur marketing
	Lieu Location	Lieu de travail physique ou région d’affectation du nouvel employé.
Description Cet attribut indique la ville, le pays ou le bureau où le nouvel employé sera affecté. Les processus d’intégration peuvent varier considérablement selon la zone géographique, en raison d’exigences légales, de contraintes logistiques ou de politiques régionales différentes. Le lieu ajoute une dimension géographique à l’analyse. Il permet de comparer l’efficacité de l’intégration entre différents sites, d’identifier les goulots d’étranglement propres à certaines régions et de vérifier le respect des réglementations locales. Cette dimension est particulièrement importante pour les organisations internationales. Pourquoi c’est important Il permet d’analyser les différences géographiques, de comparer les processus d’intégration entre bureaux ou pays et d’identifier les variations régionales. Où les obtenir Cette information est indiquée dans les données relatives au poste ou à la demande de recrutement dans Workday. Exemples New York, États-UnisLondres, Royaume-UniSingapour
	Nom du nouvel employé NewHireName	Nom complet du nouvel employé en cours d’intégration.
Description Cet attribut contient le nom du nouvel employé. Bien qu’il ne soit généralement pas utilisé pour les analyses statistiques afin de préserver la confidentialité, il est très utile pour le support opérationnel et la gestion des cas. Dans des Dashboards tels que « Vue d’ensemble du statut de l’intégration des nouveaux employés », l’affichage du nom permet aux managers et aux équipes RH d’identifier rapidement la personne associée à un cas. Les données sont ainsi plus accessibles et plus faciles à utiliser pour les personnes qui doivent rechercher et gérer des processus d’intégration individuels. Pourquoi c’est important Il fournit un identifiant lisible pour chaque cas, utile au suivi opérationnel et aux interventions directes. Où les obtenir Il s’agit d’un champ standard de l’objet Pre-Hire ou Worker dans Workday. Exemples Alice JohnsonRobert ChenMaria Garcia
	Recruteur Recruiter	Nom du recruteur qui a géré le processus de recrutement du nouvel employé.
Description Cet attribut identifie le recruteur responsable du candidat avant le début du processus d’intégration. Le recruteur peut avoir des tâches de transmission au début de l’intégration. Bien que moins central dans le processus post-recrutement, le fait d’analyser les données par recruteur peut mettre en évidence des problèmes à l’interface entre recrutement et intégration. Cela peut notamment révéler si les candidats de certains recruteurs rejoignent l’entreprise dans de meilleures conditions. Pourquoi c’est important Il relie le processus d’intégration à la phase de recrutement précédente, ce qui peut aider à analyser la transmission et l’ensemble du cycle d’acquisition des talents. Où les obtenir Cette information est généralement stockée dans la demande de recrutement ou le profil du candidat dans Workday Recruiting. Exemples David MillerSarah WilsonChris Green
	Type de contrat EmploymentType	Catégorie d’emploi du nouvel employé, par exemple à temps plein, à temps partiel ou prestataire.
Description Cet attribut catégorise le nouvel employé selon sa relation contractuelle avec l’entreprise. Les différentes catégories de personnel peuvent suivre des parcours d’intégration distincts et répondre à des exigences différentes. L’analyse du processus par type de contrat permet de vérifier que chaque catégorie de recrue bénéficie d’un parcours d’intégration adapté. Par exemple, l’intégration d’un prestataire peut être une version simplifiée de celle d’un salarié à temps plein, limitée aux accès systèmes et aux exigences de conformité essentiels. Pourquoi c’est important Il permet d’analyser les différents parcours d’intégration des salariés à temps plein, des salariés à temps partiel et des travailleurs externes, qui ont souvent des besoins différents. Où les obtenir Il s’agit d’un champ standard de l’objet Pre-Hire ou Worker dans Workday, qui décrit la relation du travailleur avec l’entreprise. Exemples Temps pleinTemps partielPrestataireStagiaire

Obligatoire Recommandé Facultatif

Activités d’intégration des employés

Voici les principales étapes et les jalons du processus à enregistrer dans votre journal d’événements pour reconstituer précisément le processus et suivre ses performances.

6 Recommandé 9 Facultatif

	Activité	Description
	Employé arrivé	Cette activité représente le premier jour officiel d’emploi du nouvel employé. Il ne s’agit pas d’un événement explicite, mais d’un attribut de date essentiel associé au profil de l’employé.
Pourquoi c’est important Il s’agit d’une date essentielle pour la conformité et l’analyse des processus. Elle permet de mesurer la « préparation dès le premier jour » en comparant les dates de fin du provisionnement à cette date d’arrivée. Où les obtenir Cette date est issue du champ « Hire Date » ou « Start Date » du profil de l’employé dans Workday. Il s’agit d’un attribut central de la fiche d’emploi. Collecte Utilisez l’attribut « Hire Date » de la fiche de l’employé comme horodatage de cet événement. Type d’événement calculated
	Entretien des 30 jours réalisé	Représente la fin d’un entretien planifié entre le nouvel employé et son responsable, généralement autour du 30e jour. Cette étape est habituellement enregistrée lorsque le responsable termine la tâche « To Do » correspondante dans Workday.
Pourquoi c’est important Il s’agit d’une activité finale importante du processus d’intégration initial, axée sur l’engagement et la fidélisation des employés. Elle constitue un point de fin fiable pour mesurer la durée globale du cycle d’intégration. Où les obtenir Enregistré à la fin d’une tâche « 30-Day Check-in » ou d’un élément similaire du processus métier d’intégration, attribué au responsable du recrutement. Collecte Capturez l’horodatage de fin de la tâche « Manager Check-in » ou « 30-Day Review » dans l’historique du processus métier. Type d’événement explicit
	Offre acceptée	Cette activité marque le début officiel du dossier d’intégration, déclenché lorsqu’un candidat accepte son offre d’emploi. Dans Workday, cet événement est généralement enregistré lorsque l’étape « Make Offer » ou « Offer » du processus métier de recrutement est terminée, ce qui lance ensuite le flux de travail d’intégration.
Pourquoi c’est important Il s’agit de l’événement de début principal du processus d’intégration de bout en bout. L’analyse du temps écoulé depuis ce point fournit une vision complète du parcours du nouvel employé et de la durée globale du cycle. Où les obtenir Cet événement est enregistré à la fin de l’étape de l’offre dans le processus métier « Job Application » de Workday. L’horodatage de fin de cette étape sert d’horodatage à l’activité. Collecte Capturez l’événement de fin de l’étape « Offer » du processus métier de recrutement. Type d’événement explicit
	Profil RH créé	Cette activité correspond à la création officielle de la fiche de l’employé dans le système HCM, qui passe ainsi du statut de candidat à celui de futur employé ou d’employé. Dans Workday, il s’agit de la dernière étape du processus métier « Hire ».
Pourquoi c’est important Il s’agit d’une étape fondamentale qui établit officiellement l’employé dans le système et permet la gestion de la paie, des avantages sociaux et des autres fonctions RH essentielles. Elle constitue une condition préalable à la plupart des activités de provisionnement. Où les obtenir Cet événement est explicitement enregistré par l’horodatage de fin du processus métier « Hire » de l’employé dans les journaux d’événements de Workday. Collecte Capturez l’événement de fin réussie du processus métier « Hire ». Type d’événement explicit
	Provisionnement du compte informatique terminé	Cette étape confirme que tous les comptes informatiques et droits d’accès nécessaires ont été créés pour le nouvel employé. L’événement est enregistré lorsque l’équipe informatique termine la tâche de provisionnement qui lui a été attribuée dans Workday.
Pourquoi c’est important Il est essentiel que les comptes informatiques soient prêts avant la date d’arrivée pour garantir une expérience d’intégration positive et une productivité immédiate. Cette étape contribue à mesurer la « préparation dès le premier jour ». Où les obtenir Enregistré à la fin d’une étape « To Do » spécifique, telle que « Confirm Account Creation », réalisée par le service informatique dans le processus métier d’intégration. Collecte Capturez l’événement de fin de la tâche de provisionnement informatique lancée précédemment. Type d’événement explicit
	Vérification des antécédents terminée	Marque la fin de la procédure de vérification des antécédents du candidat. Il s’agit d’une étape importante, généralement enregistrée lorsque les résultats sont reçus du prestataire et mis à jour dans le profil du candidat dans Workday.
Pourquoi c’est important Il s’agit d’une étape essentielle en matière de conformité. Tout retard dans la vérification des antécédents peut repousser la date officielle d’arrivée et perturber la planification des Ressources. Où les obtenir Cet événement est généralement enregistré lorsqu’un utilisateur, par exemple un recruteur ou un partenaire RH, termine l’étape « Review Background Check » du processus métier d’intégration dans Workday. Collecte Capturez l’horodatage de fin de l’étape « Review Background Check » ou d’une étape similaire du processus métier. Type d’événement explicit
	Équipement commandé	Représente le moment où une demande d’équipement physique, tel qu’un ordinateur portable ou un téléphone, est soumise pour le nouvel employé. Il s’agit généralement d’une tâche du flux de travail d’intégration attribuée à un manager recruteur ou au service informatique.
Pourquoi c’est important Les retards dans la commande du matériel sont l’une des principales causes du manque de préparation des nouveaux employés pour leur premier jour. Cette activité permet de localiser les goulots d’étranglement dans le processus d’achat et de livraison du matériel. Où les obtenir Capturé à partir de l’horodatage de fin d’une tâche « To Do » ou d’un élément de checklist tel que « Order Equipment » dans le processus métier d’intégration de Workday. Collecte Trouvez l’événement de fin de la tâche « Order Laptop » ou « Request Equipment » dans l’historique du processus métier. Type d’événement explicit
	Équipement livré	Cette activité confirme que l’équipement physique du nouvel employé a été livré sur son lieu de travail désigné. Il s’agit généralement d’une étape de confirmation manuelle réalisée par le service informatique, le responsable du recrutement ou un administrateur.
Pourquoi c’est important Cet événement est un indicateur important de la préparation dès le premier jour. Son suivi permet de vérifier que les nouveaux employés disposent des outils physiques nécessaires pour commencer à travailler sans délai. Où les obtenir Enregistré lorsque la tâche « To Do » ou un élément de checklist tel que « Confirm Equipment Delivery » est terminé dans le flux de travail d’intégration Workday. Collecte Trouvez l’événement de fin de la tâche « Equipment Delivery Confirmation » dans l’historique du processus métier. Type d’événement explicit
	Formalités préalables à l’embauche envoyées	Cette activité intervient lorsque les documents d’intégration, comme le formulaire I-9, les formulaires fiscaux et les accusés de prise de connaissance des politiques, sont envoyés au nouvel employé. Dans Workday, elle est enregistrée lorsque l’étape « Onboarding » du processus métier déclenche la génération et l’envoi des documents.
Pourquoi c’est important Elle marque le début des démarches administratives du nouvel employé. L’analyse du temps écoulé entre ce point et la finalisation des formalités permet de mesurer l’implication du nouvel employé et l’efficacité administrative. Où les obtenir Enregistré dans l’historique du processus métier lorsqu’une tâche « Generate Document » ou une tâche similaire est exécutée dans le cadre du flux de travail d’intégration du nouvel employé. Collecte Capturez l’horodatage du lancement de l’étape « Onboarding », qui comprend l’envoi des documents, pour le futur employé. Type d’événement explicit
	Formalités préalables à l’embauche terminées	Représente le moment où le nouvel employé a rempli et envoyé avec succès tous les formulaires et documents requis avant son embauche. Dans Workday, cette étape est suivie par l’achèvement des tâches « To Do » ou « Inbox » qui lui sont attribuées.
Pourquoi c’est important La finalisation des formalités est une condition préalable essentielle à la création du profil définitif de l’employé et au respect de la conformité. Les retards à ce stade ont une incidence directe sur les activités suivantes, comme la mise en place de la paie et le provisionnement informatique. Où les obtenir Capturé à partir de l’horodatage de fin des tâches « Onboarding » du nouvel employé dans sa boîte de réception Workday. La fin de la dernière tâche documentaire requise constitue cet événement. Collecte Identifiez l’événement de fin de l’ensemble des tâches administratives d’intégration attribuées au compte Workday du futur employé. Type d’événement explicit
	Formation obligatoire attribuée	Indique qu’une formation obligatoire liée à la conformité ou au poste a été attribuée au nouvel employé. Il s’agit généralement d’un événement automatisé dans Workday Learning, déclenché par la fin du processus d’embauche.
Pourquoi c’est important Cette étape marque le début du parcours d’apprentissage et de conformité du nouvel employé. Le suivi du temps écoulé entre l’attribution et la fin de la formation est essentiel pour le KPI « Avg Mandatory Training Time ». Où les obtenir Cet événement peut provenir des journaux du module Workday Learning, qui enregistrent le lancement d’une campagne de formation ou d’une inscription pour un employé. Collecte Capturez l’horodatage de l’inscription ou de l’attribution des cours obligatoires à partir de la source de données Workday Learning. Type d’événement explicit
	Formation obligatoire terminée	Cette activité marque la fin de tous les modules de formation obligatoires attribués au nouvel employé. L’événement est enregistré lorsque le dernier cours requis est marqué comme terminé dans Workday Learning.
Pourquoi c’est important Il s’agit d’une étape essentielle en matière de conformité. L’analyse des taux et des durées de réalisation permet de vérifier que l’organisation respecte les exigences réglementaires et que les employés sont correctement formés. Où les obtenir Provient des données de Workday Learning. L’horodatage de fin du dernier cours obligatoire du nouvel employé sert d’heure de l’événement. Collecte Identifiez l’horodatage de fin de tous les cours du plan de formation obligatoire du nouvel employé. Type d’événement explicit
	Intégration annulée	Cette activité représente l’arrêt du processus d’intégration avant la date d’arrivée de l’employé, par exemple lorsque le candidat retire son acceptation. Dans Workday, elle est enregistrée par l’action « Rescind » ou « Cancel » du processus métier d’embauche.
Pourquoi c’est important Il s’agit d’un parcours d’exception important. L’analyse de la fréquence et du moment des annulations peut mettre en évidence des problèmes liés à l’offre, à la rémunération ou à l’expérience d’intégration. Où les obtenir Il s’agit d’un événement explicite enregistré dans l’historique du processus métier lorsqu’un utilisateur habilité exécute l’action « Rescind » ou « Cancel » sur le processus d’embauche ou d’intégration. Collecte Capturez l’événement d’exécution des actions « Rescind Hire » ou « Cancel Business Process ». Type d’événement explicit
	Provisionnement du compte informatique lancé	Marque le début du processus informatique de création des comptes système nécessaires, comme la messagerie électronique, l’accès au réseau et les identifiants applicatifs. Cette étape est souvent déclenchée automatiquement après la création du profil RH, par une intégration ou une tâche de notification.
Pourquoi c’est important Cette activité est essentielle pour que le nouvel employé soit productif dès son premier jour. Le suivi de son lancement permet d’analyser et d’optimiser l’efficacité du processus de traitement informatique. Où les obtenir Peut être enregistré comme une étape « To Do » spécifique attribuée au service informatique dans le processus métier d’intégration de Workday, ou déduit de la création d’un événement d’intégration envoyé à un système de gestion des services informatiques. Collecte Capturez l’horodatage du lancement ou de la fin d’une tâche telle que « Create User Account » ou « Provision IT Services ». Type d’événement explicit
	Vérification des antécédents lancée	Indique le moment où une vérification des antécédents est demandée pour le candidat. Il s’agit souvent d’une étape automatisée ou manuelle du processus métier d’intégration de Workday, intégrée à un prestataire tiers.
Pourquoi c’est important Le suivi de ce point de départ est essentiel pour mesurer la durée de la vérification des antécédents, qui constitue un goulot d’étranglement fréquent. Il permet d’identifier les retards dans le lancement des tâches de conformité essentielles. Où les obtenir Enregistré comme une étape distincte achevée dans le processus métier d’intégration de Workday. L’Event Log du processus métier indique la date à laquelle cette tâche précise a été terminée ou lancée. Collecte Capturez l’événement de fin de l’étape « Initiate Background Check » du processus métier. Type d’événement explicit

Recommandé Facultatif

Guides d’extraction

Comment extraire vos données de Workday Onboarding

Étapes

Connectez-vous à Workday : Accédez à votre instance Workday avec un compte utilisateur disposant des autorisations nécessaires pour créer des rapports personnalisés. Cela nécessite généralement un rôle tel que Report Writer ou System Administrator.
Créez un nouveau rapport personnalisé : Utilisez la barre de recherche pour trouver la tâche Create Custom Report et y accéder.
Configurez les détails du rapport : Sélectionnez Avancé comme type de rapport. Donnez-lui un nom descriptif, tel que ProcessMind_Onboarding_Event_Log. Pour la Source de données, sélectionnez Business Process Transactions. Cette source fournit un journal détaillé de toutes les étapes de différents processus métier.
Définissez l’objet métier principal : Lorsque vous y êtes invité, choisissez Business Process Transactions comme objet métier principal. Le rapport pourra ainsi accéder aux données au niveau des événements.
Ajoutez les colonnes de données principales : Dans l’éditeur de rapports, accédez à l’onglet Columns. Ajoutez les champs suivants de l’objet Business Process Transaction : Transaction Status, Corrected, Business Process, Step et Completed Date/Time.
Ajoutez les colonnes du cas et des attributs : Ajoutez les champs associés au sujet du processus métier. Comme ce sujet peut varier, par exemple Pre-Hire ou Job Application, vous les récupérerez depuis l’objet Business Process. Ajoutez notamment : Business Process -> Opérateur -> Employee ID, Business Process -> Opérateur -> Supervisory Organization pour le service et Business Process -> Opérateur -> Hiring Manager.
Créez des champs calculés pour la standardisation : Cette étape est essentielle. Créez plusieurs champs calculés afin d’associer les données Workday brutes au format requis du journal d’événements.
- OnboardingCase : Créez un champ calculé de type « Lookup Related Value ». Récupérez l’Employee ID depuis l’objet métier associé Opérateur. Pour les processus de pré-embauche où aucun Employee ID n’existe encore, vous pouvez utiliser Pre-Hire ID ou Candidate ID comme valeur de remplacement.
- ActivityName : Créez un champ calculé de type « Evaluate Expression ». Ce champ associera certaines étapes des processus métier Workday aux noms d’activités standard. Par exemple : IF 'Business Process Type' = 'Hire' AND 'Step' = 'Make Offer - Completed' THEN 'Offer Accepted'. Vous devez créer une condition pour chacune des 15 activités requises.
- EventTime : Utilisez le champ Completed Date/Time de l’objet Business Process Transaction. Ce champ indique à quel moment l’étape a été terminée.
- SourceSystem : Créez un champ calculé de type « Text Constant » et définissez sa valeur sur « Workday Onboarding ».
- LastDataUpdate : Créez un champ calculé à l’aide de la fonction « Current Moment » afin d’horodater chaque extraction.
Filtrez les données du rapport : Accédez à l’onglet Filtrer. Ajoutez un filtre pour inclure uniquement les processus métier pertinents, tels que Hire, Onboarding, Change Job et Rescind. Ajoutez une invite pour Completed Date/Time afin de pouvoir exécuter le rapport sur des périodes précises. Il est essentiel d’ajouter un sous-filtre sur Transaction Status afin de n’inclure que les événements Successfully Completed et Annulé, et d’éviter les données en cours de traitement.
Activez le service Web : Accédez à l’onglet Avancé de la définition du rapport. Cochez la case Enable as Web Service. Le rapport sera ainsi accessible via une URL.
Configurez les options de l’API : Dans les paramètres du service Web, sélectionnez la version d’API souhaitée et définissez l’espace de noms, par exemple wd:ProcessMind_Onboarding_Event_Log. Enregistrez le rapport.
Récupérez l’URL RaaS : Affichez le rapport, puis sélectionnez l’option Web Service > View URLs. Copiez l’URL JSON ou CSV. Le système externe l’utilisera pour récupérer les données.
Partagez et sécurisez le rapport : Vérifiez que le rapport est partagé avec un Integration System User disposant des autorisations de sécurité nécessaires pour l’exécuter et accéder aux domaines de données sous-jacents.

Configuration

Report Type : Advanced. Ce type est nécessaire pour activer l’accès au service Web (RaaS).
Data Source : Business Process Transactions. Il s’agit de la source principale contenant les détails au niveau des événements, notamment les noms des étapes, les horodatages de fin et les statuts, qui sont essentiels au Process Mining.
Primary Business Object : Business Process Transactions. Le rapport est ainsi construit autour des événements eux-mêmes.
Data Filters : il est essentiel de filtrer selon Business Process Type afin de n’inclure que les processus concernés, tels que « Hire » et « Onboarding ». Un filtre sur Transaction Status, égal à « Successfully Completed » ou « Canceled », est nécessaire pour obtenir des événements définitifs. Il est recommandé d’ajouter un filtre de date sur Completed Date/Time pour les chargements incrémentiels et la gestion des performances. Pour une première analyse, une période de 3 à 6 mois est généralement adaptée.
Calculated Fields : utilisez largement les champs calculés « Evaluate Expression » et « Lookup Related Value » pour transformer les étapes détaillées des processus métier Workday en un journal d’événements standardisé, avec des noms d’activités cohérents et un identifiant de cas unique.
Web Service Enablement : l’option « Enable as Web Service » de l’onglet « Advanced » doit être cochée. Le format de sortie du rapport doit être défini sur JSON ou CSV pour assurer la compatibilité avec les systèmes externes.
Permissions : l’utilisateur qui exécute le rapport ou l’Integration System User qui accède à l’URL RaaS doit disposer des autorisations du groupe de sécurité pour les domaines suivants : « Business Process Transactions », « Worker Data » et tout autre domaine contenant les attributs requis.

a Exemple de requête sql

/*
This is a conceptual representation of the Workday Custom Report configuration.
It is built using the Workday Report Writer UI, not a scriptable language.

**Report Name:** ProcessMind_Onboarding_Event_Log
**Report Type:** Advanced
**Data Source:** Business Process Transactions
*/

// 1. **Data Source Filter Configuration**
// Apply these filters in the 'Filter' tab of the report definition.
FILTER ON BusinessProcess.ProcessType IN ('Hire', 'Onboarding', 'Rescind Business Process')
AND BusinessProcess.TransactionStatus IN ('Successfully Completed', 'Canceled')
AND BusinessProcess.CompletedDateTime BETWEEN [Start Date Prompt] AND [End Date Prompt]

// 2. **Column and Calculated Field Configuration**
// These are configured in the 'Columns' tab. Many require creating 'Calculated Fields'.

{
  // **Required Attributes**
  "OnboardingCase": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Employee ID from Business Process -> Worker. Fallback to Candidate ID.",
  "ActivityName": "Calculated Field (Evaluate Expression): See logic below.",
  "EventTime": "Field: Business Process Transaction -> Completed Date/Time",
  "SourceSystem": "Calculated Field (Text Constant): 'Workday Onboarding'",
  "LastDataUpdate": "Calculated Field (Current Moment)",

  // **Recommended Attributes**
  "EmployeeId": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Employee ID from Business Process -> Worker",
  "HiringManager": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Hiring Manager from Business Process -> Worker",
  "Department": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Supervisory Organization from Business Process -> Worker",
  "OnboardingStatus": "Calculated Field (Evaluate Expression): Based on the overall status of the 'Onboarding' business process for the worker.",
  "OfficialStartDate": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Hire Date from Business Process -> Worker",
  "ComplianceDueDate": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Due Date from specific 'To Do' steps like compliance documents.",
  "SystemInitiatingActivity": "Field: Business Process Transaction -> Initiating Person"
}

// 3. **Logic for 'ActivityName' Calculated Field (Evaluate Expression)**
// This logic maps specific business process events to standardized activity names.
CASE
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Hire' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Offer' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Offer Accepted'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Background Check' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Background Check Initiated'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Background Check Results Received' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Background Check Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Complete Onboarding Paperwork' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Pre-Employment Paperwork Sent'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Review Documents' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Pre-Employment Paperwork Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Hire' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'HR Profile Created'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Request Account Provisioning' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'IT Account Provisioning Initiated'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Request Equipment' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Equipment Ordered'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Confirm Account Provisioning' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'IT Account Provisioning Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Confirm Equipment Delivery' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Equipment Delivered'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'First Day' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Employee Started'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Assign Learning' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Mandatory Training Assigned'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Complete Mandatory Training' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Mandatory Training Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS '30 Day Check-in' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN '30-Day Check-in Performed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Rescind Business Process' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Onboarding Canceled'
  ELSE NULL // Exclude rows that don't match a required activity
END

Étapes

Prérequis : configurer l’accès à Workday
- Vérifiez que vous disposez d’un Workday Integration System User (ISU) avec un nom d’utilisateur et un mot de passe.
- Affectez l’ISU à un groupe de sécurité disposant des autorisations sur les domaines requis. Il s’agit généralement de « Worker Data : Public Worker Reports », « Business Process Transactions », « Onboarding » et « Worker Data : Staffing ».
- Identifiez le nom de votre tenant Workday ainsi que l’URL appropriée du point de terminaison de l’API REST, par exemple https://{wd-host-name}.workday.com/ccx/api/v1/{tenant-name}.
Configurer l’environnement Python
- Installez Python 3.x sur votre système.
- Installez les bibliothèques nécessaires avec pip : pip install requests pandas.
- Créez un nouveau fichier de script Python, par exemple extract_onboarding.py.
Configurer le script
- Ouvrez le script et renseignez les variables d’espace réservé situées en haut du fichier avec le point de terminaison de l’API Workday, le tenant, les identifiants ISU et la période d’extraction souhaitée.
Récupérer les cas d’intégration
- Le script appelle d’abord le point de terminaison de l’API REST Get_Workers. Il filtre les opérateurs embauchés pendant la période indiquée. Cette première liste représente les cas d’intégration à analyser.
Récupérer l’historique des processus métier
- Pour chaque opérateur identifié, le script effectue ensuite un appel d’API afin de récupérer les détails de son processus métier « Hire ». Cet historique contient toutes les étapes individuelles, les approbations et leurs horodatages de fin, qui constituent le cœur du journal d’événements.
Associer les étapes Workday aux activités
- Le script analyse l’historique du processus métier de chaque opérateur. Il utilise une association prédéfinie pour convertir les noms d’étapes propres à Workday, par exemple « Complete Offer », « Background Check » et « Complete Onboarding Tasks », en noms d’activités standard requis pour le journal d’événements, tels que « Offer Accepted », « Background Check Initiated » et « Pre-Employment Paperwork Completed ».
Gérer les événements qui ne correspondent pas à une étape
- Certaines activités ne correspondent pas directement à des étapes du processus métier. Le script les traite spécifiquement :
  - « Employee Started » est déduit du champ Hire_Date de l’opérateur.
  - « Onboarding Canceled » est identifié en vérifiant si le statut global du processus métier Hire est « Rescinded » ou « Canceled ».
  - « HR Profile Created » est associé à l’événement final de fin de l’ensemble du processus métier Hire.
Structurer et consolider les données
- Au fur et à mesure de l’analyse des événements, ceux-ci sont stockés dans un format structuré. Une fois tous les opérateurs traités, le script utilise la bibliothèque pandas pour regrouper l’ensemble des événements dans un DataFrame unique.
Renseigner les attributs
- Le script renseigne tous les attributs requis et recommandés pour chaque événement. OnboardingCase est associé à l’identifiant de l’instance du processus métier. Les attributs propres à l’opérateur, tels que EmployeeId, HiringManager et Service, sont extraits des données de l’opérateur récupérées lors de l’appel initial à l’API.
Finaliser et exporter
- Le script ajoute des colonnes statiques telles que SourceSystem (« Workday Onboarding ») et LastDataUpdate (horodatage actuel).
- Enfin, il exporte le DataFrame terminé dans un fichier CSV nommé workday_onboarding_event_log.csv. Ce fichier est formaté et prêt à être importé dans ProcessMind.

Configuration

Identifiants de l’API Workday : un nom d’utilisateur et un mot de passe valides pour un Integration System User (ISU) sont nécessaires pour l’authentification.
Point de terminaison et tenant de l’API : vous devez fournir le point de terminaison REST correct pour votre instance Workday, avec le nom spécifique de votre tenant.
Autorisations de sécurité : le groupe de sécurité de l’ISU doit disposer d’autorisations de consultation sur des domaines tels que « Business Process Transactions », « Worker Data: Staffing », « Worker Data: Personal Data » et « Onboarding ». Des autorisations insuffisantes entraîneront des données incomplètes.
Période (START_DATE, END_DATE) : il est essentiel de définir une période afin de limiter l’extraction des données. Pour une première analyse, une période de 3 à 6 mois est recommandée afin de conserver un volume de données gérable et d’éviter les dépassements de délai de l’API.
Noms des étapes des processus métier : le script contient une table de correspondance entre les libellés courants des étapes Workday et les noms d’activités standard. Cette table devra peut-être être adaptée à la configuration des processus métier Workday propre à votre organisation.
Versionnement de l’API : bien que le script ne définisse pas explicitement de version d’API, les API Workday sont versionnées. Vérifiez que l’URL de votre point de terminaison correspond à une version actuelle et prise en charge afin d’obtenir des résultats fiables.

a Exemple de requête python

import requests
import pandas as pd
from datetime import datetime, timezone
import xml.etree.ElementTree as ET
import json

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Workday tenant, credentials, and API endpoint
WORKDAY_TENANT = class="hl-string">'[Your_Workday_Tenant]'
WORKDAY_USERNAME = class="hl-string">'[Your_Integration_System_User]'
WORKDAY_PASSWORD = class="hl-string">'[Your_Integration_System_Password]'
WORKDAY_API_ENDPOINT = fclass="hl-string">'https://wd2-impl-services1.workday.com/ccx/api/v1/{WORKDAY_TENANT}'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the date range for hires to extract
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01T00:00:00Z'
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31T23:59:59Z'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Mapping of Workday business process steps to standardized activity names
class=class="hl-string">"hl-comment"># CRITICAL: These keys may need to be adjusted to match your specific Workday configuration
STEP_TO_ACTIVITY_MAPPING = {
    class="hl-string">'Offer': class="hl-string">'Offer Accepted',
    class="hl-string">'Background Check': class="hl-string">'Background Check Initiated',
    class="hl-string">'Review Background Check': class="hl-string">'Background Check Completed',
    class="hl-string">'Onboarding Setup': class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Sent',
    class="hl-string">'Complete Form I-9': class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Completed',
    class="hl-string">'Complete Federal and State Withholding': class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Completed',
    class="hl-string">'Propose Compensation Hire': class="hl-string">'HR Profile Created', class=class="hl-string">"hl-comment"># Often the final step
    class="hl-string">'Create User Account': class="hl-string">'IT Account Provisioning Initiated',
    class="hl-string">'Order Equipment': class="hl-string">'Equipment Ordered',
    class="hl-string">'Review New Hire Equipment': class="hl-string">'Equipment Delivered',
    class="hl-string">'Assign Learning': class="hl-string">'Mandatory Training Assigned',
    class="hl-string">'Complete All Onboarding Questionnaires': class="hl-string">'Mandatory Training Completed',
    class="hl-string">'Manager Check-in: 30 Day': class="hl-string">'30-Day Check-in Performed'
}

def fetch_workday_data(url, params={}):
    class="hl-string">"""Generic function to fetch data from Workday REST API."""
    try:
        response = requests.get(url, auth=(WORKDAY_USERNAME, WORKDAY_PASSWORD), params=params, headers={class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'})
        response.raise_for_status()
        return response.json()
    except requests.exceptions.HTTPError as e:
        print(fclass="hl-string">"HTTP Error fetching {url}: {e}")
        print(fclass="hl-string">"Response body: {e.response.text}")
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"Request Error fetching {url}: {e}")
    return None

def main():
    class="hl-string">"""Main function to orchestrate the extraction process."""
    print(class="hl-string">"Starting Workday onboarding data extraction...")
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch workers hired within the date range
    workers_url = fclass="hl-string">'{WORKDAY_API_ENDPOINT}/workers'
    workers_params = {class="hl-string">'hireDate': fclass="hl-string">'gt:{START_DATE},lt:{END_DATE}', class="hl-string">'limit': 100} class=class="hl-string">"hl-comment"># Use paging for >100
    workers_response = fetch_workday_data(workers_url, workers_params)
    
    if not workers_response or class="hl-string">'data' not in workers_response:
        print(class="hl-string">"Failed to fetch workers or no workers found in date range.")
        return

    all_events = []
    last_data_update = datetime.now(timezone.utc).isoformat()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. For each worker, fetch their hire business process history
    for worker in workers_response[class="hl-string">'data']:
        employee_id = worker.get(class="hl-string">'id', class="hl-string">'')
        print(fclass="hl-string">"Processing worker: {employee_id}")
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Find the Hire business process instance
        processes_url = fclass="hl-string">'{WORKDAY_API_ENDPOINT}/workers/{employee_id}/businessProcesses'
        processes_response = fetch_workday_data(processes_url)
        
        if not processes_response or class="hl-string">'data' not in processes_response:
            continue

        hire_process_id = None
        for process in processes_response[class="hl-string">'data']:
            if process.get(class="hl-string">'businessProcess', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'').startswith(class="hl-string">'Hire'):
                hire_process_id = process.get(class="hl-string">'id')
                break

        if not hire_process_id:
            continue

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch details and events for the Hire process
        process_details_url = fclass="hl-string">'{WORKDAY_API_ENDPOINT}/values/businessProcessInstances/{hire_process_id}'
        process_details = fetch_workday_data(process_details_url)

        if not process_details:
            continue

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Extract common attributes
        onboarding_case_id = hire_process_id
        hire_date = worker.get(class="hl-string">'hireDate', class="hl-string">'')
        hiring_manager = worker.get(class="hl-string">'manager', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'[Not Available]')
        department = worker.get(class="hl-string">'supervisoryOrganization', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'[Not Available]')
        process_status = process_details.get(class="hl-string">'status', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'')

        base_event = {
            class="hl-string">'OnboardingCase': onboarding_case_id,
            class="hl-string">'EmployeeId': employee_id,
            class="hl-string">'HiringManager': hiring_manager,
            class="hl-string">'Department': department,
            class="hl-string">'OfficialStartDate': hire_date,
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Workday Onboarding',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update,
            class="hl-string">'SystemInitiatingActivity': class="hl-string">'Workday',
            class="hl-string">'ComplianceDueDate': None class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder, needs specific logic if available
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Handle canceled onboarding
        if process_status in [class="hl-string">'Canceled', class="hl-string">'Rescinded']:
            event = base_event.copy()
            event[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Onboarding Canceled'
            event[class="hl-string">'EventTime'] = process_details.get(class="hl-string">'lastUpdated', class="hl-string">'')
            event[class="hl-string">'OnboardingStatus'] = class="hl-string">'Canceled'
            all_events.append(event)
            continue class=class="hl-string">"hl-comment"># Stop processing other events for this canceled case
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Add class="hl-string">'Employee Started' event based on hire date
        if hire_date:
            event = base_event.copy()
            event[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Employee Started'
            event[class="hl-string">'EventTime'] = fclass="hl-string">"{hire_date}T09:00:00Z" class=class="hl-string">"hl-comment"># Assume start of day
            event[class="hl-string">'OnboardingStatus'] = class="hl-string">'In Progress'
            all_events.append(event)

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Process all steps in the business process
        steps = process_details.get(class="hl-string">'steps', [])
        for step in steps:
            step_name = step.get(class="hl-string">'name', class="hl-string">'')
            completion_time = step.get(class="hl-string">'completed', class="hl-string">'')
            
            if step_name in STEP_TO_ACTIVITY_MAPPING and completion_time:
                activity_name = STEP_TO_ACTIVITY_MAPPING[step_name]
                
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Handle activities that can occur multiple times, like paperwork
                if activity_name == class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Completed':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Check if a similar event already exists to avoid duplicates from multiple forms
                    if any(e[class="hl-string">'ActivityName'] == activity_name and e[class="hl-string">'OnboardingCase'] == onboarding_case_id for e in all_events):
                        continue

                event = base_event.copy()
                event[class="hl-string">'ActivityName'] = activity_name
                event[class="hl-string">'EventTime'] = completion_time
                event[class="hl-string">'OnboardingStatus'] = class="hl-string">'In Progress'
                all_events.append(event)
                
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Special case for IT Provisioning Completed
                if activity_name == class="hl-string">'IT Account Provisioning Initiated':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Assume completion happens after a delay, or find a specific step if it exists
                    event_completed = event.copy()
                    event_completed[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'IT Account Provisioning Completed'
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># This is a placeholder; real completion time should be from a specific step
                    event_completed[class="hl-string">'EventTime'] = completion_time 
                    all_events.append(event_completed)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Create DataFrame and export to CSV
    if not all_events:
        print(class="hl-string">"No events were generated.")
        return

    df = pd.DataFrame(all_events)
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
    column_order = [
        class="hl-string">'OnboardingCase', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'SourceSystem', class="hl-string">'LastDataUpdate',
        class="hl-string">'EmployeeId', class="hl-string">'HiringManager', class="hl-string">'Department', class="hl-string">'OnboardingStatus', 
        class="hl-string">'OfficialStartDate', class="hl-string">'ComplianceDueDate', class="hl-string">'SystemInitiatingActivity'
    ]
    df = df[column_order]

    df.to_csv(class="hl-string">'workday_onboarding_event_log.csv', index=False)
    print(fclass="hl-string">"Successfully extracted {len(df)} events to workday_onboarding_event_log.csv")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
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