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Votre modèle de données pour l’intégration des employés

Intégration dans Workday

Attributs d’intégration des employés(21) Activités d’intégration des employés(15) Guides d’extraction(2)

Votre modèle de données pour l’intégration des employés

Ce modèle vous guide dans la collecte des données essentielles à l’analyse et à l’optimisation de votre processus d’intégration des employés. Il présente les principaux attributs à recueillir, les activités à suivre et des conseils pratiques pour extraire ces informations de Workday Onboarding. Appuyez-vous sur cette ressource pour constituer une base de données complète et exacte pour vos initiatives de Process Mining.

Attributs recommandés à recueillir
Activités clés à suivre
Conseils d’extraction pour Workday Onboarding

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Attributs d’intégration des employés

Voici les champs de données recommandés à inclure dans votre journal d’événements pour analyser en détail le processus d’intégration des employés.

5 Obligatoire 7 Recommandé 9 Facultatif

	Nom	Description
	Dossier d’intégration OnboardingCase	Identifiant unique du processus d’intégration de chaque nouvel employé, de l’acceptation de l’offre à ses premières étapes d’intégration.
Description Le dossier d’intégration sert d’identifiant central et regroupe tous les événements et activités liés au parcours d’un nouvel employé. Cet attribut est essentiel pour suivre le processus de bout en bout pour chaque nouvelle recrue. Dans une analyse de Process Mining, cet identifiant permet de reconstituer les parcours d’intégration individuels. Il sert à calculer des indicateurs au niveau du dossier, comme le temps de cycle, à analyser les variantes du processus et à comprendre la séquence complète des activités de chaque nouvelle recrue. Il constitue ainsi la base de la cartographie du processus. Pourquoi est-ce important ? Cet attribut fondamental relie toutes les activités associées au sein d’une seule instance de processus de bout en bout, ce qui permet de découvrir et d’analyser le processus. Où trouver ces données Workday génère généralement un identifiant unique pour chaque instance du processus d’intégration. Consultez la documentation Workday pour connaître l’objet métier et le champ concernés. Exemples ONB-0012345ONB-0012346ONB-0012347
	Heure de l’événement EventTime	Date et heure précises auxquelles une activité d’intégration a été terminée ou a changé de statut.
Description Cet attribut correspond à l’horodatage associé à chaque activité et établit l’ordre chronologique des événements. Il est essentiel pour comprendre le moment et la durée des étapes du processus. Dans une analyse, l’heure de l’événement sert à remettre les activités dans le bon ordre, à calculer la durée entre les étapes (temps de cycle et temps d’attente) et à mesurer la durée totale de chaque dossier. Elle est essentielle à l’analyse des performances, notamment pour repérer les goulots d’étranglement et suivre le respect des SLA. Pourquoi est-ce important ? Il situe toutes les activités dans le temps, ce qui est indispensable pour calculer des indicateurs de performance comme le temps de cycle et repérer les retards. Où trouver ces données Il s’agit de l’horodatage de fin de chaque événement dans l’historique du processus d’intégration Workday. Exemples 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-01T09:00:00Z
	Nom de l’activité ActivityName	Nom d’une tâche ou d’une étape précise du processus d’intégration.
Description Cet attribut décrit une étape ou un événement du parcours d’intégration, comme « Offre acceptée », « Vérification des antécédents lancée » ou « Matériel livré ». Il indique ce qui s’est passé dans le journal du processus. L’analyse de la séquence et de la fréquence des activités est au cœur du Process Mining. Cet attribut sert à créer la cartographie du processus, à repérer les goulots d’étranglement et à comprendre le déroulement du travail. Il permet de déterminer quelles étapes sont les plus fréquentes, où les retards surviennent et quelles activités font l’objet de reprises. Pourquoi est-ce important ? Il définit les étapes du processus et permet de visualiser son déroulement, ainsi que d’analyser sa structure et ses variantes. Où trouver ces données Il correspond aux noms des événements ou des tâches dans l’historique du processus d’intégration Workday. Exemples Offre acceptéeVérification des antécédents terminéeCréation des comptes informatiques lancéeEntrée en fonction de l’employé
	Dernière mise à jour des données LastDataUpdate	Horodatage de la dernière actualisation ou extraction des données associées à cet événement.
Description Cet attribut indique la date de la dernière mise à jour des données dans l’outil de Process Mining. Il renseigne sur l’actualité de l’analyse et permet de savoir si les informations consultées sont les plus récentes. Cette information est importante pour les Dashboards opérationnels qui suivent les processus en cours. Elle permet d’évaluer l’actualité des données et constitue un champ de métadonnées essentiel à la gestion des cycles d’actualisation et à la fiabilité des analyses. Pourquoi est-ce important ? Il permet aux utilisateurs de savoir si les données sont à jour, ce qui est essentiel pour prendre des décisions éclairées au bon moment. Où trouver ces données Cet horodatage est généralement généré et ajouté au jeu de données lors de l’extraction et du chargement des données (ETL). Exemples 2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z
	Système source SourceSystem	Système à partir duquel les données d’intégration ont été extraites.
Description Cet attribut indique l’origine des données. Pour ce processus, sa valeur sera toujours « Workday Onboarding », mais ce champ est essentiel à la gouvernance des données et permet de distinguer les données si d’autres systèmes sont intégrés par la suite. Dans un contexte d’analyse plus large, il aide à retracer la provenance des données et à en garantir la qualité. Pour les processus qui couvrent plusieurs systèmes, cet attribut permet de comprendre les transferts et les intégrations entre les différentes plateformes. Pourquoi est-ce important ? Il précise l’origine des données, une information importante pour la gouvernance, le diagnostic des problèmes et l’analyse des processus couvrant plusieurs systèmes. Où trouver ces données Il s’agit d’une valeur statique à ajouter lors de l’extraction des données pour indiquer la source des enregistrements. Exemples Intégration dans Workday
	Date limite de conformité ComplianceDueDate	La date limite à laquelle une tâche obligatoire ou liée à la conformité doit être achevée.
Description Cet attribut indique la date d’échéance des tâches essentielles, comme les vérifications des antécédents, les formalités préalables à l’embauche ou les formations obligatoires. Ces dates sont souvent fixées par des exigences légales ou des règles internes. Il est essentiel pour suivre la conformité et les risques. Il permet de calculer des indicateurs clés, comme le « taux d’achèvement des tâches obligatoires » et le « taux de conformité des formalités », en comparant la date d’achèvement réelle d’une tâche à sa date d’échéance. Les organisations peuvent ainsi anticiper les échéances et éviter les problèmes de conformité. Pourquoi est-ce important ? Il permet de suivre les tâches de conformité soumises à des délais et de calculer les taux d’achèvement dans les temps. Où trouver ces données Les dates d’échéance des tâches figurent généralement dans les détails des tâches du processus métier Workday. Exemples 2024-05-302024-06-142024-06-20
	Date officielle d’entrée en fonction OfficialStartDate	Premier jour officiel de travail du nouvel employé.
Description Cet attribut correspond à une date importante du processus d’intégration et sert d’échéance à de nombreuses activités préalables à l’entrée en fonction, comme la création des comptes informatiques et la livraison du matériel. Il marque le passage du statut de personne en préembauche à celui d’employé. Cette date est essentielle au calcul des indicateurs de préparation. En comparant les dates de fin des principales opérations de mise à disposition à la date officielle d’entrée en fonction, les organisations peuvent mesurer le taux de préparation pour le premier jour. Elles vérifient ainsi que les nouvelles recrues disposent de tout le nécessaire pour être opérationnelles dès leur arrivée, un facteur important de leur expérience initiale. Pourquoi est-ce important ? Elle sert d’échéance aux tâches préalables à l’entrée en fonction et permet de calculer l’indicateur de performance clé « First Day Readiness Rate ». Où trouver ces données Il s’agit d’un champ standard des données d’embauche ou de préembauche dans Workday, souvent nommé « Hire Date ». Exemples 2024-06-012024-06-152024-07-01
	Identifiant de l’employé EmployeeId	Identifiant unique attribué à la nouvelle recrue.
Description L’identifiant de l’employé est son identifiant permanent et unique dans le système RH de l’organisation. Il lui est attribué pendant le processus d’intégration, généralement après la création de son profil RH. Cet attribut permet de relier les données d’intégration à d’autres données sur les employés dans différents systèmes, par exemple ceux de gestion des performances ou de la paie. Il aide à analyser les résultats à long terme du processus d’intégration, en mettant par exemple en relation l’expérience d’intégration avec la fidélisation ou les premières performances de l’employé. Pourquoi est-ce important ? Il sert de clé principale pour relier les données du processus d’intégration aux données plus générales sur le parcours des employés et réaliser des analyses RH plus complètes. Où trouver ces données Il s’agit d’un champ standard du profil de l’employé dans Workday. Consultez la documentation Workday pour connaître le nom exact du champ. Exemples 100523100524100525
	Responsable du recrutement HiringManager	Nom du responsable chargé de la nouvelle recrue.
Description Cet attribut identifie le responsable du recrutement associé au dossier d’intégration. Il joue souvent un rôle important dans le processus, notamment pour les approbations et les tâches d’intégration propres à l’équipe. L’analyse du processus par responsable du recrutement permet de repérer les différences dans la manière dont chacun gère l’intégration. Elle peut mettre en évidence les responsables particulièrement efficaces ou ceux qui occasionnent des retards, et ainsi orienter les formations et les améliorations du processus. Cet attribut est essentiel au Dashboard « Hiring Manager Task Efficiency ». Pourquoi est-ce important ? Il permet d’analyser les performances d’une partie prenante importante et de repérer les goulots d’étranglement et les incohérences dans les tâches qui dépendent des responsables. Où trouver ces données Cette information figure dans les données sur le poste ou la demande de recrutement associées à la nouvelle recrue dans Workday. Exemples John SmithJane DoePeter Jones
	Service Department	Service ou unité opérationnelle que rejoint le nouvel employé.
Description Cet attribut indique l’unité organisationnelle à laquelle appartient la nouvelle recrue, par exemple « Ventes », « Ingénierie » ou « Finance ». Les pratiques propres à chaque service peuvent entraîner des différences importantes dans le processus d’intégration. Il s’agit d’un axe essentiel pour les analyses comparatives. Il permet de filtrer la cartographie du processus pour afficher les parcours propres à chaque service, de comparer les temps de cycle et de repérer les bonnes pratiques des unités les plus performantes. Il alimente directement le Dashboard « Departmental Onboarding Variants ». Pourquoi est-ce important ? Il constitue un axe de comparaison essentiel pour repérer les variantes du processus et les bonnes pratiques dans l’ensemble de l’organisation. Où trouver ces données Cette information figure dans les données Workday sur le poste de la nouvelle recrue et son organisation hiérarchique. Exemples TechnologiesVentes et marketingRessources humainesFinance
	Statut de l’intégration OnboardingStatus	Statut actuel du dossier d’intégration, par exemple « En cours », « Terminé » ou « Annulé ».
Description Cet attribut donne une vue d’ensemble de l’état du dossier d’intégration à un moment donné. Il indique si le processus est en cours, s’il s’est terminé avec succès ou s’il a été interrompu prématurément. Dans l’analyse du processus, il permet de filtrer les dossiers pour se concentrer sur les parcours terminés ou étudier les motifs d’annulation. Il est essentiel au Dashboard « New Hire Onboarding Status Overview », qui donne un aperçu rapide de l’état des processus d’intégration en cours. Pourquoi est-ce important ? Il permet de répartir les dossiers selon leur résultat et d’analyser séparément les processus terminés, en cours ou annulés. Où trouver ces données Cet attribut est généralement déduit du statut de l’instance principale du processus d’intégration dans Workday. Exemples En coursTerminéAnnuléEn attente de la date d’entrée en fonction
	Système à l’origine de l’activité SystemInitiatingActivity	Le système ou le type d’utilisateur à l’origine d’une activité, qui permet de distinguer les étapes automatisées des étapes manuelles.
Description Cet attribut indique si une activité a été déclenchée automatiquement par le système Workday ou réalisée manuellement par un utilisateur, par exemple un partenaire RH ou un responsable du recrutement. La valeur « Système » peut désigner une étape automatisée du flux de travail, tandis que « Spécialiste RH » indique une intervention manuelle. Cette information est très utile pour repérer les possibilités d’automatisation. En analysant la fréquence et la durée des activités manuelles, notamment à l’aide du Dashboard « Analyse des activités manuelles », les organisations peuvent cibler les étapes manuelles les plus chronophages pour de futurs projets d’automatisation, gagner en efficacité et réduire les erreurs. Pourquoi est-ce important ? Il permet de distinguer les activités automatisées des activités manuelles, une étape importante pour repérer les possibilités d’automatisation et mesurer l’efficacité du processus. Où trouver ces données Cette information peut souvent être déduite de l’utilisateur ou de l’acteur associé à un événement dans l’historique du processus métier Workday. Les événements générés par le système sont associés à un utilisateur distinct. Exemples SystèmeSpécialiste RHResponsable du recrutement
	Dans les délais IsOnTime	Un indicateur booléen qui précise si une activité liée à la conformité a été achevée avant sa date d’échéance.
Description Cet attribut calculé compare l’horodatage d’achèvement (EventTime) d’une tâche à sa « date d’échéance de conformité ». Il prend la valeur true si la tâche a été achevée à la date d’échéance ou avant, et false dans le cas contraire. Cet indicateur simplifie le suivi de la conformité et le calcul des indicateurs clés. Il permet de filtrer et d’agréger facilement les données pour déterminer le « taux d’achèvement des tâches obligatoires » et le « taux de conformité des formalités ». Il donne une vue immédiate et claire du respect des échéances de conformité. Pourquoi est-ce important ? Il fournit un indicateur binaire clair du respect des exigences de conformité, ce qui simplifie l’analyse et le suivi des tâches soumises à des échéances. Où trouver ces données Cet attribut est calculé lors de la transformation des données en comparant EventTime à ComplianceDueDate pour les activités concernées. Exemples truefalse
	Heure de fin EndTime	L’horodatage qui indique la fin d’une activité, à distinguer de son heure de début.
Description Alors que StartTime (EventTime) indique le début d’une activité ou le moment où elle est enregistrée, EndTime en marque la fin. Pour les activités qui ont une durée, disposer des deux horodatages est essentiel pour mesurer précisément les performances. Cet attribut permet de calculer directement la durée de traitement de chaque activité, indépendamment du temps d’attente entre les activités. Vous pouvez ainsi déterminer si les retards sont dus à des tâches longues à réaliser ou à une attente prolongée avant leur démarrage. Pourquoi est-ce important ? Il permet de calculer avec précision la durée de traitement des activités, indépendamment du temps d’attente, afin d’analyser plus précisément les goulots d’étranglement. Où trouver ces données Certaines étapes des processus métier Workday peuvent comporter des horodatages distincts pour le début et la fin. Si ce n’est pas le cas, l’heure de fin peut devoir être déduite ou correspondre à l’heure de début. Exemples 2023-10-26T11:30:00Z2023-10-27T15:00:10Z2023-11-01T10:15:00Z
	Indique une reprise IsRework	Un indicateur booléen qui précise si une activité ou une séquence d’activités correspond à une reprise ou à une correction.
Description Cet attribut calculé signale les cas où une tâche est répétée ou une boucle de correction se produit, par exemple lorsque l’étape « Création du profil RH » est relancée. Il est généralement calculé à partir de séquences d’activités répétées dans un même cas. L’indicateur « IsRework » est essentiel à l’analyse de la qualité. Il permet de quantifier les boucles de reprise et de calculer l’indicateur clé « Taux de reprise du profil RH ». Repérer et mesurer les reprises aide à identifier les faiblesses du processus, les problèmes de qualité des données et les besoins de formation. Pourquoi est-ce important ? Il quantifie les inefficacités du processus et les problèmes de qualité en signalant explicitement les tâches répétées, ce qui permet de mieux cibler les améliorations. Où trouver ces données Cet attribut est calculé lors de la transformation des données, en définissant et en détectant des séquences de reprise précises dans le journal d’événements (par exemple, Activité A -> Activité B -> Activité A). Exemples truefalse
	Intitulé du poste JobTitle	L’intitulé officiel du poste occupé par le nouvel employé.
Description Cet attribut indique le rôle du nouvel employé, par exemple « Ingénieur logiciel », « Directeur commercial » ou « Comptable ». L’intitulé du poste peut influer sur les étapes ou les exigences du processus d’intégration. L’analyse par intitulé de poste ou par niveau hiérarchique peut révéler des parcours d’intégration différents selon les fonctions. Par exemple, l’intégration d’un cadre dirigeant peut comporter des étapes supplémentaires par rapport à celle d’un employé débutant. Cet attribut constitue un autre critère utile pour filtrer et comparer les variantes du processus. Pourquoi est-ce important ? Il permet d’analyser les différences entre les processus selon le poste ou l’ancienneté, car les exigences d’intégration peuvent varier. Où trouver ces données Cette information figure dans les données de poste associées au nouvel employé dans Workday. Exemples Ingénieur logiciel seniorAnalyste financierCoordinateur marketing
	Lieu Location	Le lieu ou la région où le nouvel employé travaillera.
Description Cet attribut indique la ville, le pays ou le bureau où le nouvel employé sera basé. Les processus d’intégration peuvent varier considérablement selon la zone géographique, en raison des exigences légales, de l’organisation des bureaux ou des règles régionales. Le lieu apporte une dimension géographique à l’analyse. Il permet de comparer l’efficacité de l’intégration entre différents sites, de repérer les goulots d’étranglement propres à une région et de vérifier le respect des réglementations locales. C’est particulièrement important pour les organisations internationales. Pourquoi est-ce important ? Il permet de comparer les processus d’intégration entre différents bureaux ou pays et de repérer les variations régionales. Où trouver ces données Cette information est indiquée dans les données de poste ou de demande de recrutement dans Workday. Exemples New York, États-UnisLondres, Royaume-UniSingapour
	Nom du nouvel employé NewHireName	Le nom complet du nouvel employé en cours d’intégration.
Description Cet attribut contient le nom du nouvel employé. Il est rarement utilisé pour les analyses statistiques, afin de préserver la confidentialité, mais il est très utile pour le suivi opérationnel et la gestion des cas. Dans des Dashboards comme « Vue d’ensemble du statut d’intégration des nouveaux employés », afficher le nom permet aux responsables et aux équipes RH d’identifier rapidement la personne concernée par un cas. Les utilisateurs qui doivent consulter et gérer chaque parcours d’intégration peuvent ainsi accéder plus facilement aux informations et les utiliser concrètement. Pourquoi est-ce important ? Il fournit un identifiant lisible pour chaque cas, utile au suivi opérationnel et à une intervention directe. Où trouver ces données Il s’agit d’un champ standard de l’objet Pre-Hire ou Worker dans Workday. Exemples Alice JohnsonRobert ChenMaria Garcia
	Recruteur Recruiter	Le nom du recruteur qui a géré le processus de recrutement du nouvel employé.
Description Cet attribut identifie le recruteur chargé du candidat avant son intégration. Le recruteur peut avoir des tâches de transfert à effectuer au début du processus d’intégration. Bien qu’il soit moins central après l’embauche, l’analyse par recruteur peut parfois mettre en évidence des problèmes à la jonction entre le recrutement et l’intégration. Elle peut aider à déterminer si les candidats de certains recruteurs rejoignent l’entreprise plus facilement. Pourquoi est-ce important ? Il relie le processus d’intégration à la phase de recrutement qui le précède, ce qui permet d’analyser le transfert et l’ensemble du cycle d’acquisition des talents. Où trouver ces données Cette information est généralement enregistrée dans la demande de recrutement ou le profil du candidat dans Workday Recruiting. Exemples David MillerSarah WilsonChris Green
	Temps de cycle global OverallCycleTime	La durée totale du cas d’intégration, de la première à la dernière activité.
Description Cette métrique, calculée au niveau du cas, correspond à l’écart entre le tout premier et le tout dernier événement d’un cas d’intégration. Elle représente le temps total consacré à l’intégration d’un nouvel employé. Cet attribut mesure directement l’indicateur clé « Temps de cycle global de l’intégration » et constitue un indicateur principal de l’efficacité du processus. Il est utilisé dans les Dashboards de synthèse pour suivre les performances dans le temps et comparer l’efficacité entre différents services, régions ou responsables du recrutement. Pourquoi est-ce important ? Il s’agit d’un indicateur clé de performance qui mesure l’efficacité de bout en bout de l’ensemble du processus d’intégration. Où trouver ces données Il est calculé au niveau du cas lors de la transformation des données, en soustrayant l’horodatage minimal de l’horodatage maximal pour chaque OnboardingCase. Exemples 35 jours48 jours29 jours
	Type d’emploi EmploymentType	La catégorie d’emploi du nouvel employé, par exemple à temps plein, à temps partiel ou sous contrat.
Description Cet attribut classe le nouvel employé selon son type de contrat. Les différents types d’employés peuvent suivre des parcours d’intégration distincts et être soumis à des exigences différentes. L’analyse du processus par type d’emploi permet de vérifier que chaque personne bénéficie d’un parcours adapté. Par exemple, l’intégration d’un prestataire peut être une version simplifiée de celle d’un salarié à temps plein, limitée aux accès essentiels aux systèmes et aux exigences de conformité. Pourquoi est-ce important ? Il permet d’analyser les différents parcours d’intégration des salariés à temps plein, à temps partiel et des travailleurs temporaires, dont les besoins diffèrent souvent. Où trouver ces données Il s’agit d’un champ standard de l’objet Pre-Hire ou Worker dans Workday, qui indique la relation de la personne avec l’entreprise. Exemples À temps pleinÀ temps partielPrestataireStagiaire

Obligatoire Recommandé Facultatif

Activités d’intégration des employés

Voici les principales étapes et les jalons du processus à consigner dans votre journal d’événements pour découvrir le processus avec précision et en suivre les performances.

6 Recommandé 9 Facultatif

	Activité	Description
	Création des comptes informatiques terminée	Cette étape confirme que tous les comptes informatiques et droits d’accès nécessaires ont été créés pour la nouvelle recrue. L’événement est enregistré lorsque l’équipe informatique termine la tâche de mise à disposition qui lui a été attribuée dans Workday.
Pourquoi est-ce important ? La préparation des comptes informatiques avant la date d’entrée en fonction contribue à une bonne intégration et permet à la nouvelle recrue d’être immédiatement opérationnelle. Cette étape sert à mesurer le niveau de préparation pour le premier jour. Où trouver ces données L’événement est enregistré à la fin d’une étape « To Do » précise, comme « Confirm Account Creation », réalisée par le service informatique dans le processus d’intégration. Données à recueillir Enregistrez l’événement de fin de la tâche de mise à disposition informatique lancée précédemment. Type d’événement explicit
	Entrée en fonction de l’employé	Cette activité correspond au premier jour officiel de travail de la nouvelle recrue. Il ne s’agit pas d’un événement explicite, mais d’un attribut de date important associé au profil de l’employé.
Pourquoi est-ce important ? Cette date est importante pour la conformité et l’analyse du processus. Elle permet de mesurer la préparation pour le premier jour en comparant cette date à celles de fin des opérations de mise à disposition. Où trouver ces données Cette date provient du champ « Hire Date » ou « Start Date » du profil de l’employé dans Workday. Il s’agit d’un attribut essentiel du dossier d’emploi. Données à recueillir Utilisez l’attribut « Hire Date » du dossier de l’employé comme horodatage de cet événement. Type d’événement calculated
	Offre acceptée	Cette activité marque le début officiel du dossier d’intégration, lorsque la personne candidate accepte son offre d’emploi. Dans Workday, elle correspond généralement à la fin de l’étape « Make Offer » ou « Offer » du processus de recrutement, qui déclenche ensuite le flux de travail d’intégration.
Pourquoi est-ce important ? Il s’agit de l’événement de début principal du processus d’intégration de bout en bout. Mesurer le temps écoulé à partir de ce point donne une vue complète du parcours de la nouvelle recrue et du temps de cycle global. Où trouver ces données Cet événement est enregistré à la fin de l’étape de l’offre dans le processus « Job Application » de Workday. L’horodatage de fin de cette étape sert d’horodatage à l’activité. Données à recueillir Enregistrez l’événement de fin de l’étape « Offer » du processus de recrutement. Type d’événement explicit
	Point de suivi après 30 jours effectué	Indique qu’un point de suivi prévu entre la nouvelle recrue et son responsable a eu lieu, généralement après environ 30 jours. L’événement est habituellement enregistré lorsque le responsable termine la tâche « To Do » correspondante dans Workday.
Pourquoi est-ce important ? Cette activité est une étape finale importante du processus d’intégration initial. Elle porte sur l’engagement et la fidélisation de l’employé et constitue un repère fiable pour mesurer le temps de cycle global de l’intégration. Où trouver ces données L’événement est enregistré à la fin d’une tâche « 30-Day Check-in » ou d’un élément similaire du processus d’intégration, attribué au responsable du recrutement. Données à recueillir Enregistrez l’horodatage de fin de la tâche « Manager Check-in » ou « 30-Day Review » dans l’historique du processus. Type d’événement explicit
	Profil RH créé	Cette activité correspond à la création officielle du dossier de l’employé dans le système de gestion du capital humain (HCM), qui passe ainsi du statut de personne candidate à celui de personne en préembauche ou d’employé. Dans Workday, il s’agit de la dernière étape du processus « Hire ».
Pourquoi est-ce important ? Cette étape importante inscrit officiellement l’employé dans le système et permet de mettre en place la paie, les avantages sociaux et les autres fonctions RH essentielles. Elle est nécessaire à la plupart des opérations de mise à disposition des ressources. Où trouver ces données L’événement est enregistré explicitement par l’horodatage de fin du processus « Hire » de l’employé dans les journaux d’événements de Workday. Données à recueillir Enregistrez l’événement de fin du processus « Hire ». Type d’événement explicit
	Vérification des antécédents terminée	Marque la fin de la vérification des antécédents de la personne candidate. Cette étape importante est souvent enregistrée lorsque le prestataire transmet ses résultats et que ceux-ci sont ajoutés au profil de la personne candidate dans Workday.
Pourquoi est-ce important ? Il s’agit d’une étape importante pour la conformité. Un retard dans la vérification des antécédents peut repousser la date officielle d’entrée en fonction et perturber la planification des ressources. Où trouver ces données Cet événement est généralement enregistré lorsqu’un utilisateur, par exemple un recruteur ou un partenaire RH, termine l’étape « Review Background Check » du processus d’intégration dans Workday. Données à recueillir Enregistrez l’horodatage de fin de l’étape « Review Background Check » ou d’une étape similaire du processus. Type d’événement explicit
	Création des comptes informatiques lancée	Marque le début du processus informatique de création des comptes nécessaires, comme la messagerie, l’accès au réseau et les identifiants des applications. Cette étape est souvent déclenchée automatiquement après la création du profil RH, par une intégration ou une tâche de notification.
Pourquoi est-ce important ? Cette activité est essentielle pour que la nouvelle recrue puisse travailler dès son premier jour. Le suivi de son lancement permet d’analyser et d’optimiser l’efficacité du processus de traitement des demandes informatiques. Où trouver ces données L’événement peut être enregistré comme une étape « To Do » attribuée au service informatique dans le processus d’intégration Workday, ou déduit de la création d’un événement d’intégration envoyé à un système de gestion des services informatiques. Données à recueillir Enregistrez l’horodatage de lancement ou de fin d’une tâche telle que « Create User Account » ou « Provision IT Services ». Type d’événement explicit
	Documents préalables à l’embauche envoyés	Cette activité a lieu lorsque les documents d’intégration, comme le formulaire I-9, les formulaires fiscaux et les confirmations de prise de connaissance des politiques, sont envoyés à la nouvelle recrue. Dans Workday, elle est enregistrée lorsque l’étape « Onboarding » du processus déclenche la génération et l’envoi des documents.
Pourquoi est-ce important ? Cette étape marque le début des démarches administratives de la nouvelle recrue. Mesurer le temps écoulé entre ce point et la remise des documents permet d’évaluer son engagement et l’efficacité administrative. Où trouver ces données L’événement est enregistré dans l’historique du processus lorsque la tâche « Generate Document », ou une tâche similaire, est exécutée dans le cadre du flux de travail d’intégration de la nouvelle recrue. Données à recueillir Enregistrez l’horodatage du lancement de l’étape « Onboarding », qui comprend l’envoi des documents à la personne dont l’embauche est en cours. Type d’événement explicit
	Documents préalables à l’embauche remplis	Indique que la nouvelle recrue a rempli et envoyé tous les formulaires et documents requis avant son entrée en fonction. Dans Workday, cette étape correspond à la fin des tâches « To Do » ou « Inbox » qui lui ont été attribuées.
Pourquoi est-ce important ? La remise des documents est un préalable essentiel à la création du profil définitif de l’employé et au respect des exigences de conformité. Tout retard à cette étape a des répercussions directes sur les activités suivantes, comme la mise en place de la paie et la préparation des accès informatiques. Où trouver ces données L’événement est enregistré à partir de l’horodatage de fin des tâches « Onboarding » dans la boîte de réception Workday de la nouvelle recrue. La dernière tâche documentaire obligatoire marque la fin de cette étape. Données à recueillir Repérez l’événement de fin des tâches documentaires d’intégration attribuées au compte Workday de la personne dont l’embauche est en cours. Type d’événement explicit
	Formation obligatoire attribuée	Indique qu’une formation obligatoire liée à la conformité ou au poste a été attribuée à la nouvelle recrue. Il s’agit généralement d’un événement automatisé dans Workday Learning, déclenché à la fin du processus d’embauche.
Pourquoi est-ce important ? Cette étape marque le début du parcours de formation et de conformité de la nouvelle recrue. Le suivi du temps écoulé entre l’attribution et la fin de la formation est essentiel pour l’indicateur de performance clé « Avg Mandatory Training Time ». Où trouver ces données Cet événement peut provenir des journaux du module Workday Learning, qui indiquent le lancement d’une campagne de formation ou l’inscription d’un employé. Données à recueillir Enregistrez l’horodatage de l’inscription ou de l’attribution des cours obligatoires à partir de la source de données Workday Learning. Type d’événement explicit
	Formation obligatoire terminée	Cette activité marque la fin de tous les modules de formation obligatoires attribués à la nouvelle recrue. L’événement est enregistré lorsque le dernier cours obligatoire est indiqué comme terminé dans Workday Learning.
Pourquoi est-ce important ? Il s’agit d’une étape importante pour la conformité. L’analyse des taux de réussite et des durées permet de vérifier que l’organisation respecte les exigences réglementaires et que les employés ont reçu la formation nécessaire. Où trouver ces données L’événement provient des données de Workday Learning. L’heure de fin du dernier cours obligatoire de la nouvelle recrue sert d’horodatage. Données à recueillir Repérez l’horodatage de fin de tous les cours du plan de formation obligatoire de la nouvelle recrue. Type d’événement explicit
	Intégration annulée	Cette activité indique que le processus d’intégration a pris fin avant la date d’entrée en fonction de l’employé, par exemple si la personne candidate retire son acceptation. Dans Workday, l’événement est enregistré par l’action « Rescind » ou « Cancel » du processus d’embauche.
Pourquoi est-ce important ? Il s’agit d’un parcours d’exception important. L’analyse de la fréquence et du moment des annulations peut révéler des problèmes liés à l’offre, à la rémunération ou à l’expérience d’intégration. Où trouver ces données Cet événement explicite est enregistré dans l’historique du processus lorsqu’un utilisateur autorisé exécute l’action « Rescind » ou « Cancel » dans le processus d’embauche ou d’intégration. Données à recueillir Enregistrez l’exécution des actions « Rescind Hire » ou « Cancel Business Process ». Type d’événement explicit
	Matériel commandé	Indique le moment où une demande de matériel, comme un ordinateur portable ou un téléphone, est soumise pour la nouvelle recrue. Il s’agit généralement d’une tâche du flux de travail d’intégration attribuée au responsable du recrutement ou au service informatique.
Pourquoi est-ce important ? Les retards de commande du matériel expliquent souvent pourquoi les nouvelles recrues ne sont pas prêtes dès leur premier jour. Le suivi de cette activité permet de repérer les goulots d’étranglement dans l’approvisionnement et la livraison du matériel. Où trouver ces données L’événement est enregistré à partir de l’horodatage de fin d’une tâche « To Do » ou d’un élément de liste de contrôle, comme « Order Equipment », dans le processus d’intégration Workday. Données à recueillir Repérez dans l’historique du processus l’événement de fin de la tâche « Order Laptop » ou « Request Equipment ». Type d’événement explicit
	Matériel livré	Cette activité confirme que le matériel de la nouvelle recrue a été livré sur son lieu de travail. Il s’agit généralement d’une confirmation manuelle effectuée par le service informatique, le responsable du recrutement ou un membre de l’équipe administrative.
Pourquoi est-ce important ? Cet événement est un indicateur important de la préparation pour le premier jour. Son suivi permet de vérifier que les nouvelles recrues disposent du matériel nécessaire pour commencer à travailler sans délai. Où trouver ces données L’événement est enregistré à la fin d’une tâche « To Do » ou d’un élément de liste de contrôle, comme « Confirm Equipment Delivery », dans le flux de travail d’intégration Workday. Données à recueillir Repérez dans l’historique du processus l’événement de fin de la tâche « Equipment Delivery Confirmation ». Type d’événement explicit
	Vérification des antécédents lancée	Indique le moment où une vérification des antécédents est demandée pour la personne candidate. Il s’agit souvent d’une étape automatisée ou manuelle du processus d’intégration Workday, intégrée à un prestataire tiers.
Pourquoi est-ce important ? Le suivi de ce lancement est essentiel pour mesurer la durée de la vérification des antécédents, qui constitue souvent un goulot d’étranglement. Il permet de repérer les retards dans le démarrage des tâches essentielles à la conformité. Où trouver ces données Cet événement est enregistré comme la fin d’une étape distincte du processus d’intégration dans Workday. Le journal d’événements du processus indique quand cette tâche précise a été terminée ou lancée. Données à recueillir Enregistrez l’événement de fin de l’étape « Initiate Background Check » du processus. Type d’événement explicit

Recommandé Facultatif

Guides d’extraction

Comment extraire vos données d’intégration de Workday

Étapes

Connectez-vous à Workday : Accédez à votre instance Workday avec un compte utilisateur autorisé à créer des rapports personnalisés. Il s’agit généralement d’un rôle tel que Report Writer ou System Administrator.
Créez un rapport personnalisé : Utilisez la barre de recherche pour trouver et ouvrir la tâche Create Custom Report.
Configurez les détails du rapport : Sélectionnez Avancé comme type de rapport. Donnez-lui un nom explicite, par exemple ProcessMind_Onboarding_Event_Log. Pour la Source de données, sélectionnez Business Process Transactions. Cette source fournit un journal détaillé de toutes les étapes des différents processus métier.
Définissez l’objet métier principal : Lorsque vous y êtes invité, choisissez Business Process Transactions comme objet métier principal. Le rapport pourra ainsi accéder aux données au niveau des événements.
Ajoutez les colonnes de données principales : Dans l’éditeur de rapport, ouvrez l’onglet Columns. Ajoutez les champs suivants de l’objet Business Process Transaction : Transaction Status, Corrected, Business Process, Step et Completed Date/Time.
Ajoutez les colonnes relatives au cas et aux attributs : Ajoutez les champs liés au sujet du processus métier. Comme celui-ci peut varier (par exemple, Pre-Hire ou Job Application), récupérez les champs dans l’objet Business Process. Ajoutez notamment : Business Process -> Worker -> Employee ID, Business Process -> Worker -> Supervisory Organization (pour le service) et Business Process -> Worker -> Hiring Manager.
Créez des champs calculés pour normaliser les données : Cette étape est la plus importante. Créez plusieurs champs calculés afin de convertir les données Workday brutes au format requis pour le journal d’événements.
- OnboardingCase : Créez un champ calculé de type « Lookup Related Value ». Récupérez l’Employee ID dans l’objet métier associé Opérateur. Pour les processus de préembauche, où aucun Employee ID n’existe peut-être encore, vous pouvez utiliser Pre-Hire ID ou Candidate ID comme valeur de remplacement.
- ActivityName : Créez un champ calculé de type « Evaluate Expression ». Il associera les étapes propres aux processus métier Workday aux noms d’activité standardisés. Par exemple : IF 'Business Process Type' = 'Hire' AND 'Step' = 'Make Offer - Completed' THEN 'Offer Accepted'. Vous devez définir une condition pour chacune des 15 activités requises.
- EventTime : Utilisez le champ Completed Date/Time de l’objet Business Process Transaction. Il indique la date et l’heure auxquelles l’étape a été terminée.
- SourceSystem : Créez un champ calculé de type « Text Constant » et définissez sa valeur sur « Workday Onboarding ».
- LastDataUpdate : Créez un champ calculé à l’aide de la fonction « Current Moment » pour horodater chaque extraction.
Filtrez les données du rapport : Ouvrez l’onglet Filtrer. Ajoutez un filtre pour ne conserver que les processus métier pertinents, comme Hire, Onboarding, Change Job et Rescind. Ajoutez une invite pour Completed Date/Time afin de pouvoir exécuter le rapport sur une période précise. Ajoutez impérativement un sous-filtre sur Transaction Status pour ne conserver que les événements Successfully Completed et Canceled et exclure les données des processus en cours.
Activez le service Web : Ouvrez l’onglet Advanced de la définition du rapport. Cochez Enable as Web Service. Le rapport sera alors accessible par URL.
Configurez les options de l’API : Dans les paramètres du service Web, sélectionnez la version d’API souhaitée et définissez l’espace de noms, par exemple wd:ProcessMind_Onboarding_Event_Log. Enregistrez le rapport.
Récupérez l’URL RaaS : Affichez le rapport, puis sélectionnez Web Service > View URLs. Copiez l’URL JSON ou CSV. Le système externe l’utilisera pour récupérer les données.
Partagez le rapport et sécurisez son accès : Vérifiez que le rapport est partagé avec un Integration System User disposant des autorisations de sécurité nécessaires pour l’exécuter et accéder aux domaines de données concernés.

Configuration

Type de rapport : Advanced. Ce type est requis pour activer l’accès au service Web (RaaS).
Source de données : Business Process Transactions. Cette source principale contient les détails au niveau des événements, notamment les noms des étapes, les horodatages de fin et les statuts, indispensables au Process Mining.
Objet métier principal : Business Process Transactions. Le rapport est ainsi construit autour des événements eux-mêmes.
Filtres de données : Il est essentiel de filtrer sur Business Process Type pour ne conserver que les processus pertinents, comme « Hire » et « Onboarding ». Un filtre sur Transaction Status égal à « Successfully Completed » ou « Canceled » est nécessaire pour obtenir des événements définitifs. Il est recommandé de filtrer le champ Completed Date/Time afin de charger les données de manière incrémentielle et de maîtriser les performances. Pour une première analyse, une période de 3 à 6 mois convient généralement.
Champs calculés : Il faut utiliser largement les champs calculés « Evaluate Expression » et « Lookup Related Value » pour convertir les étapes détaillées des processus métier Workday en un journal d’événements normalisé, avec des noms d’activité cohérents et un identifiant de cas unique.
Activation du service Web : Cochez l’option « Enable as Web Service » dans l’onglet « Advanced ». Définissez le format de sortie du rapport sur JSON ou CSV pour assurer sa compatibilité avec les systèmes externes.
Autorisations : L’utilisateur qui exécute le rapport ou l’Integration System User qui accède à l’URL RaaS doit disposer, via son groupe de sécurité, d’autorisations sur les domaines suivants : « Business Process Transactions », « Worker Data » et tout autre domaine contenant les attributs requis.

Exemple de requête sql

/*
This is a conceptual representation of the Workday Custom Report configuration.
It is built using the Workday Report Writer UI, not a scriptable language.

**Report Name:** ProcessMind_Onboarding_Event_Log
**Report Type:** Advanced
**Data Source:** Business Process Transactions
*/

// 1. **Data Source Filter Configuration**
// Apply these filters in the 'Filter' tab of the report definition.
FILTER ON BusinessProcess.ProcessType IN ('Hire', 'Onboarding', 'Rescind Business Process')
AND BusinessProcess.TransactionStatus IN ('Successfully Completed', 'Canceled')
AND BusinessProcess.CompletedDateTime BETWEEN [Start Date Prompt] AND [End Date Prompt]

// 2. **Column and Calculated Field Configuration**
// These are configured in the 'Columns' tab. Many require creating 'Calculated Fields'.

{
  // **Required Attributes**
  "OnboardingCase": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Employee ID from Business Process -> Worker. Fallback to Candidate ID.",
  "ActivityName": "Calculated Field (Evaluate Expression): See logic below.",
  "EventTime": "Field: Business Process Transaction -> Completed Date/Time",
  "SourceSystem": "Calculated Field (Text Constant): 'Workday Onboarding'",
  "LastDataUpdate": "Calculated Field (Current Moment)",

  // **Recommended Attributes**
  "EmployeeId": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Employee ID from Business Process -> Worker",
  "HiringManager": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Hiring Manager from Business Process -> Worker",
  "Department": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Supervisory Organization from Business Process -> Worker",
  "OnboardingStatus": "Calculated Field (Evaluate Expression): Based on the overall status of the 'Onboarding' business process for the worker.",
  "OfficialStartDate": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Hire Date from Business Process -> Worker",
  "ComplianceDueDate": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Due Date from specific 'To Do' steps like compliance documents.",
  "SystemInitiatingActivity": "Field: Business Process Transaction -> Initiating Person"
}

// 3. **Logic for 'ActivityName' Calculated Field (Evaluate Expression)**
// This logic maps specific business process events to standardized activity names.
CASE
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Hire' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Offer' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Offer Accepted'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Background Check' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Background Check Initiated'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Background Check Results Received' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Background Check Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Complete Onboarding Paperwork' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Pre-Employment Paperwork Sent'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Review Documents' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Pre-Employment Paperwork Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Hire' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'HR Profile Created'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Request Account Provisioning' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'IT Account Provisioning Initiated'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Request Equipment' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Equipment Ordered'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Confirm Account Provisioning' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'IT Account Provisioning Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Confirm Equipment Delivery' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Equipment Delivered'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'First Day' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Employee Started'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Assign Learning' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Mandatory Training Assigned'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Complete Mandatory Training' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Mandatory Training Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS '30 Day Check-in' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN '30-Day Check-in Performed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Rescind Business Process' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Onboarding Canceled'
  ELSE NULL // Exclude rows that don't match a required activity
END

Étapes

Prérequis : configurez l’accès à Workday
- Vérifiez que vous disposez d’un Workday Integration System User (ISU), avec un nom d’utilisateur et un mot de passe.
- Associez l’ISU à un groupe de sécurité autorisé à accéder aux domaines requis. Il s’agit généralement de « Worker Data : Public Worker Reports », « Business Process Transactions », « Onboarding » et « Worker Data : Staffing ».
- Repérez le nom de votre environnement Workday et l’URL du point de terminaison REST API correspondant (par exemple, https://{wd-host-name}.workday.com/ccx/api/v1/{tenant-name}).
Configurez l’environnement Python
- Installez Python 3.x sur votre système.
- Installez les bibliothèques nécessaires avec pip : pip install requests pandas.
- Créez un fichier de script Python, par exemple extract_onboarding.py.
Configurez le script
- Ouvrez le script et renseignez les variables de remplacement en haut du fichier avec le point de terminaison de l’API Workday, le nom de l’environnement, les identifiants de l’ISU et la période d’extraction souhaitée.
Récupérez les cas d’intégration
- Le script appelle d’abord le point de terminaison REST API Get_Workers. Il filtre les opérateurs embauchés au cours de la période définie. Cette première liste correspond aux cas d’intégration à analyser.
Récupérez l’historique des processus métier
- Pour chaque opérateur identifié, le script effectue un nouvel appel à l’API afin de récupérer les détails de son processus métier « Hire ». Cet historique contient toutes les étapes, les approbations et leurs horodatages de fin, qui constituent les éléments essentiels du journal d’événements.
Associez les étapes Workday aux activités
- Le script analyse l’historique du processus métier de chaque opérateur. Il utilise une association prédéfinie pour convertir les noms d’étape propres à Workday (par exemple, « Complete Offer », « Background Check », « Complete Onboarding Tasks ») en noms d’activité standardisés requis pour le journal d’événements (par exemple, « Offer Accepted », « Background Check Initiated », « Pre-Employment Paperwork Completed »).
Gérez les événements qui ne correspondent pas à une étape
- Certaines activités ne correspondent pas directement à une étape du processus métier. Le script les traite séparément :
  - « Employee Started » est déduit du champ Hire_Date de l’opérateur.
  - « Onboarding Canceled » est identifié en vérifiant si le statut global du processus métier Hire est « Rescinded » ou « Canceled ».
  - « HR Profile Created » est associé à l’événement de fin du processus métier Hire dans son ensemble.
Structurez et regroupez les données
- Le script stocke les événements analysés dans une structure de données. Une fois tous les opérateurs traités, il utilise la bibliothèque pandas pour regrouper les événements dans un DataFrame unique.
Renseignez les attributs
- Le script renseigne tous les attributs requis et recommandés pour chaque événement. OnboardingCase est associé à l’identifiant de l’instance du processus métier. Les attributs propres à l’opérateur, comme EmployeeId, HiringManager et Department, sont extraits des données récupérées lors de l’appel API initial.
Finalisez et exportez les données
- Le script ajoute des colonnes statiques, comme SourceSystem (« Workday Onboarding ») et LastDataUpdate (horodatage actuel).
- Enfin, il exporte le DataFrame final dans un fichier CSV nommé workday_onboarding_event_log.csv. Ce fichier est formaté et prêt à être importé dans ProcessMind.

Configuration

Identifiants de l’API Workday : L’authentification nécessite un nom d’utilisateur et un mot de passe valides pour un Integration System User (ISU).
Point de terminaison de l’API et environnement : Vous devez indiquer le point de terminaison REST API correct pour votre instance Workday, avec le nom de votre environnement.
Autorisations de sécurité : Le groupe de sécurité de l’ISU doit disposer d’autorisations de consultation pour des domaines tels que « Business Process Transactions », « Worker Data : Staffing », « Worker Data : Personal Data » et « Onboarding ». Des autorisations insuffisantes entraîneront des données incomplètes.
Période (START_DATE, END_DATE) : Il est essentiel de définir une période pour limiter l’extraction des données. Pour une première analyse, une période de 3 à 6 mois est recommandée afin de conserver un volume de données gérable et d’éviter les délais d’expiration de l’API.
Noms des étapes du processus métier : Le script associe les noms d’étape Workday courants à des noms d’activité standardisés. Vous devrez peut-être adapter cette association à la configuration des processus métier Workday de votre organisation.
Gestion des versions de l’API : Le script ne définit pas explicitement de version d’API, mais les API Workday sont versionnées. Vérifiez que l’URL du point de terminaison correspond à une version actuelle et prise en charge pour obtenir des résultats fiables.

Exemple de requête python

import requests
import pandas as pd
from datetime import datetime, timezone
import xml.etree.ElementTree as ET
import json

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Workday tenant, credentials, and API endpoint
WORKDAY_TENANT = class="hl-string">'[Your_Workday_Tenant]'
WORKDAY_USERNAME = class="hl-string">'[Your_Integration_System_User]'
WORKDAY_PASSWORD = class="hl-string">'[Your_Integration_System_Password]'
WORKDAY_API_ENDPOINT = fclass="hl-string">'https://wd2-impl-services1.workday.com/ccx/api/v1/{WORKDAY_TENANT}'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the date range for hires to extract
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01T00:00:00Z'
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31T23:59:59Z'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Mapping of Workday business process steps to standardized activity names
class=class="hl-string">"hl-comment"># CRITICAL: These keys may need to be adjusted to match your specific Workday configuration
STEP_TO_ACTIVITY_MAPPING = {
    class="hl-string">'Offer': class="hl-string">'Offer Accepted',
    class="hl-string">'Background Check': class="hl-string">'Background Check Initiated',
    class="hl-string">'Review Background Check': class="hl-string">'Background Check Completed',
    class="hl-string">'Onboarding Setup': class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Sent',
    class="hl-string">'Complete Form I-9': class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Completed',
    class="hl-string">'Complete Federal and State Withholding': class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Completed',
    class="hl-string">'Propose Compensation Hire': class="hl-string">'HR Profile Created', class=class="hl-string">"hl-comment"># Often the final step
    class="hl-string">'Create User Account': class="hl-string">'IT Account Provisioning Initiated',
    class="hl-string">'Order Equipment': class="hl-string">'Equipment Ordered',
    class="hl-string">'Review New Hire Equipment': class="hl-string">'Equipment Delivered',
    class="hl-string">'Assign Learning': class="hl-string">'Mandatory Training Assigned',
    class="hl-string">'Complete All Onboarding Questionnaires': class="hl-string">'Mandatory Training Completed',
    class="hl-string">'Manager Check-in: 30 Day': class="hl-string">'30-Day Check-in Performed'
}

def fetch_workday_data(url, params={}):
    class="hl-string">"""Generic function to fetch data from Workday REST API."""
    try:
        response = requests.get(url, auth=(WORKDAY_USERNAME, WORKDAY_PASSWORD), params=params, headers={class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'})
        response.raise_for_status()
        return response.json()
    except requests.exceptions.HTTPError as e:
        print(fclass="hl-string">"HTTP Error fetching {url}: {e}")
        print(fclass="hl-string">"Response body: {e.response.text}")
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"Request Error fetching {url}: {e}")
    return None

def main():
    class="hl-string">"""Main function to orchestrate the extraction process."""
    print(class="hl-string">"Starting Workday onboarding data extraction...")
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch workers hired within the date range
    workers_url = fclass="hl-string">'{WORKDAY_API_ENDPOINT}/workers'
    workers_params = {class="hl-string">'hireDate': fclass="hl-string">'gt:{START_DATE},lt:{END_DATE}', class="hl-string">'limit': 100} class=class="hl-string">"hl-comment"># Use paging for >100
    workers_response = fetch_workday_data(workers_url, workers_params)
    
    if not workers_response or class="hl-string">'data' not in workers_response:
        print(class="hl-string">"Failed to fetch workers or no workers found in date range.")
        return

    all_events = []
    last_data_update = datetime.now(timezone.utc).isoformat()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. For each worker, fetch their hire business process history
    for worker in workers_response[class="hl-string">'data']:
        employee_id = worker.get(class="hl-string">'id', class="hl-string">'')
        print(fclass="hl-string">"Processing worker: {employee_id}")
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Find the Hire business process instance
        processes_url = fclass="hl-string">'{WORKDAY_API_ENDPOINT}/workers/{employee_id}/businessProcesses'
        processes_response = fetch_workday_data(processes_url)
        
        if not processes_response or class="hl-string">'data' not in processes_response:
            continue

        hire_process_id = None
        for process in processes_response[class="hl-string">'data']:
            if process.get(class="hl-string">'businessProcess', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'').startswith(class="hl-string">'Hire'):
                hire_process_id = process.get(class="hl-string">'id')
                break

        if not hire_process_id:
            continue

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch details and events for the Hire process
        process_details_url = fclass="hl-string">'{WORKDAY_API_ENDPOINT}/values/businessProcessInstances/{hire_process_id}'
        process_details = fetch_workday_data(process_details_url)

        if not process_details:
            continue

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Extract common attributes
        onboarding_case_id = hire_process_id
        hire_date = worker.get(class="hl-string">'hireDate', class="hl-string">'')
        hiring_manager = worker.get(class="hl-string">'manager', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'[Not Available]')
        department = worker.get(class="hl-string">'supervisoryOrganization', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'[Not Available]')
        process_status = process_details.get(class="hl-string">'status', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'')

        base_event = {
            class="hl-string">'OnboardingCase': onboarding_case_id,
            class="hl-string">'EmployeeId': employee_id,
            class="hl-string">'HiringManager': hiring_manager,
            class="hl-string">'Department': department,
            class="hl-string">'OfficialStartDate': hire_date,
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Workday Onboarding',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update,
            class="hl-string">'SystemInitiatingActivity': class="hl-string">'Workday',
            class="hl-string">'ComplianceDueDate': None class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder, needs specific logic if available
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Handle canceled onboarding
        if process_status in [class="hl-string">'Canceled', class="hl-string">'Rescinded']:
            event = base_event.copy()
            event[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Onboarding Canceled'
            event[class="hl-string">'EventTime'] = process_details.get(class="hl-string">'lastUpdated', class="hl-string">'')
            event[class="hl-string">'OnboardingStatus'] = class="hl-string">'Canceled'
            all_events.append(event)
            continue class=class="hl-string">"hl-comment"># Stop processing other events for this canceled case
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Add class="hl-string">'Employee Started' event based on hire date
        if hire_date:
            event = base_event.copy()
            event[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Employee Started'
            event[class="hl-string">'EventTime'] = fclass="hl-string">"{hire_date}T09:00:00Z" class=class="hl-string">"hl-comment"># Assume start of day
            event[class="hl-string">'OnboardingStatus'] = class="hl-string">'In Progress'
            all_events.append(event)

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Process all steps in the business process
        steps = process_details.get(class="hl-string">'steps', [])
        for step in steps:
            step_name = step.get(class="hl-string">'name', class="hl-string">'')
            completion_time = step.get(class="hl-string">'completed', class="hl-string">'')
            
            if step_name in STEP_TO_ACTIVITY_MAPPING and completion_time:
                activity_name = STEP_TO_ACTIVITY_MAPPING[step_name]
                
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Handle activities that can occur multiple times, like paperwork
                if activity_name == class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Completed':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Check if a similar event already exists to avoid duplicates from multiple forms
                    if any(e[class="hl-string">'ActivityName'] == activity_name and e[class="hl-string">'OnboardingCase'] == onboarding_case_id for e in all_events):
                        continue

                event = base_event.copy()
                event[class="hl-string">'ActivityName'] = activity_name
                event[class="hl-string">'EventTime'] = completion_time
                event[class="hl-string">'OnboardingStatus'] = class="hl-string">'In Progress'
                all_events.append(event)
                
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Special case for IT Provisioning Completed
                if activity_name == class="hl-string">'IT Account Provisioning Initiated':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Assume completion happens after a delay, or find a specific step if it exists
                    event_completed = event.copy()
                    event_completed[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'IT Account Provisioning Completed'
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># This is a placeholder; real completion time should be from a specific step
                    event_completed[class="hl-string">'EventTime'] = completion_time 
                    all_events.append(event_completed)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Create DataFrame and export to CSV
    if not all_events:
        print(class="hl-string">"No events were generated.")
        return

    df = pd.DataFrame(all_events)
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
    column_order = [
        class="hl-string">'OnboardingCase', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'SourceSystem', class="hl-string">'LastDataUpdate',
        class="hl-string">'EmployeeId', class="hl-string">'HiringManager', class="hl-string">'Department', class="hl-string">'OnboardingStatus', 
        class="hl-string">'OfficialStartDate', class="hl-string">'ComplianceDueDate', class="hl-string">'SystemInitiatingActivity'
    ]
    df = df[column_order]

    df.to_csv(class="hl-string">'workday_onboarding_event_log.csv', index=False)
    print(fclass="hl-string">"Successfully extracted {len(df)} events to workday_onboarding_event_log.csv")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

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