Votre modèle de données pour le traitement de la paie

ADP Workforce Now
Votre modèle de données pour le traitement de la paie

Votre modèle de données pour le traitement de la paie

Ce modèle fournit un cadre complet pour représenter vos cycles de paie dans ADP Workforce Now. Il présente les attributs et les activités nécessaires à la création d’un journal d’événements fiable, afin de repérer les goulots d’étranglement et de veiller au respect des exigences dans toute votre organisation. Suivez ces recommandations pour transformer les données brutes du système en une représentation claire de vos opérations réelles.
  • Attributs recommandés pour une analyse détaillée
  • Étapes et jalons essentiels du processus
  • Bonnes pratiques d’extraction dans ADP Workforce Now
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs du traitement de la paie

Ces champs de données recommandés apportent au journal d’événements le contexte nécessaire pour examiner en détail vos cycles de paie.
5 Obligatoire 7 Recommandé 5 Facultatif
Nom Description
Activité
ActivityName
Nom de l’étape du processus ou de l’événement réalisé.
Description

Cet attribut décrit l’action précise effectuée dans le flux de travail de la paie, par exemple « Feuille de temps soumise », « Salaire brut calculé » ou « Fichier de virement bancaire généré ».

Il est essentiel à la cartographie du processus : il définit les nœuds du graphe et permet de visualiser l’enchaînement des étapes. Les variations dans les séquences d’activités mettent en évidence les boucles de reprise et les écarts par rapport à la procédure opérationnelle standard.

Pourquoi est-ce important ?

Il définit le « quoi » du processus et permet de visualiser les flux et les variantes du processus.

Où trouver ces données

Pistes d’audit ou journaux de l’historique des transactions dans ADP Workforce Now.

Exemples
Feuille de temps soumiseDossier de paie approuvéCorrection des données effectuée
Dossier de paie
PayrollRecordId
Identifiant unique correspondant à un employé et à une période de paie donnés.
Description

Le dossier de paie sert d’identifiant central du cas dans le processus. Il représente une opération de paie pour un employé donné et un cycle précis (par exemple, la période de paie 12 pour l’employé X).

Dans les analyses, cet attribut regroupe tous les événements, de la soumission initiale de la feuille de temps à la déclaration fiscale finale, en un parcours cohérent de bout en bout. Il permet aux analystes de suivre la rapidité et l’exactitude du paiement pour chaque dossier.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de la clé de cas obligatoire qui relie toutes les données d’événement et permet de reconstituer le processus.

Où trouver ces données

Consulter la documentation d’ADP Workforce Now

Exemples
PR-2023-10-A-00123PR-2023-10-A-00456PR-2023-10-B-00789
Horodatage de l’événement
EventDateTime
Date et heure précises auxquelles l’activité a eu lieu.
Description

Cet attribut enregistre le moment exact où une activité a été consignée dans le système. Il sert à ordonner les événements chronologiquement et à calculer les durées entre les étapes.

Des horodatages précis sont indispensables pour repérer les goulots d’étranglement, mesurer les délais (par exemple, le temps nécessaire à une approbation) et vérifier le respect des accords de niveau de service pour le traitement de la paie.

Pourquoi est-ce important ?

Il fournit la dimension temporelle nécessaire à l’analyse des temps de cycle et des performances.

Où trouver ces données

Horodatages système associés aux journaux de transactions.

Exemples
2023-10-01T08:30:00Z2023-10-01T14:45:12Z2023-10-02T09:15:00Z
Dernière mise à jour des données
LastDataUpdate
Horodatage indiquant la dernière modification du dossier dans le système source.
Description

Indique la date et l’heure de la dernière modification du dossier de données dans ADP Workforce Now.

Cette information sert à vérifier l’actualité des données et à gérer les chargements incrémentiels. Elle garantit que l’analyse du processus reflète l’état actuel des dossiers de paie.

Pourquoi est-ce important ?

Indispensable à l’extraction incrémentielle des données et à la réalisation d’analyses fondées sur des données à jour.

Où trouver ces données

Consulter la documentation d’ADP Workforce Now

Exemples
2023-10-05T17:00:00Z2023-10-06T08:00:00Z
Système source
SourceSystem
Système d’enregistrement à l’origine de l’événement.
Description

Identifie l’environnement logiciel dont les données ont été extraites, en l’occurrence « ADP Workforce Now ».

Dans les environnements complexes où les données peuvent être combinées à celles d’autres systèmes RH ou bancaires, ce champ garantit la traçabilité des données et aide à isoler les problèmes d’intégration propres à un système.

Pourquoi est-ce important ?

Il garantit la traçabilité et fournit le contexte nécessaire, notamment dans les environnements de Process Mining faisant intervenir plusieurs systèmes.

Où trouver ces données

Renseigné en dur pendant le processus ETL.

Exemples
ADP Workforce NowADP WFNADP_PROD
Ajustement rétroactif
IsRetrospective
Indique si ce dossier de paie correspond à un ajustement portant sur une période antérieure.
Description

Indique si le traitement concerne la période en cours ou la correction d’une période déjà clôturée (rappel de salaire).

Cet attribut alimente le Dashboard « Volume des ajustements rétroactifs », qui met en évidence la stabilité du processus de paie et la fréquence des erreurs détectées après publication.

Pourquoi est-ce important ?

Distingue le traitement standard des cycles de reprise et de correction.

Où trouver ces données

Déduit du type de cycle de paie ou de la comparaison entre la période de paie et la date actuelle.

Exemples
truefalse
Groupe de paie
PayGroupCode
Identifie le cycle ou le groupe de paie concerné (par exemple, paie bimensuelle aux États-Unis).
Description

Répartit les employés en groupes de traitement selon la fréquence et le type de paie (par exemple, hebdomadaire, bimensuelle ou cadres dirigeants).

Cet attribut permet de filtrer les analyses par cycle. Il est essentiel au Dashboard « Fréquence des corrections manuelles des données », qui permet de déterminer si certains groupes sont plus sujets aux erreurs que d’autres.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de segmenter le processus selon la fréquence de paie et le type d’employé.

Où trouver ces données

Configuration du groupe de paie ou tables d’en-tête de paie.

Exemples
US_BiWeeklyCA_MonthlyUS_Executive
Intervention manuelle
IsManualIntervention
Indique si l’activité a nécessité une saisie ou une correction manuelle des données.
Description

Attribut booléen déduit du nom de l’activité ou de la source de la transaction (par exemple, vrai si l’activité est « Correction des données effectuée »).

Il alimente l’indicateur clé de performance « Taux de corrections manuelles » et aide la direction à repérer les défaillances de l’automatisation ainsi que les étapes qui mobilisent fortement les équipes.

Pourquoi est-ce important ?

Contribue directement à l’analyse du taux d’automatisation et de l’efficacité du processus.

Où trouver ces données

Déduit de ActivityName ou de codes de transaction spécifiques.

Exemples
truefalse
Juridiction fiscale
TaxJurisdictionCode
Code de la région ou de l’État concerné par la déclaration fiscale.
Description

Indique l’administration fiscale ou la région principale concernée par le dossier de paie (par exemple, Californie, New York ou niveau fédéral).

Cet attribut est nécessaire au Dashboard « Références de délai de traitement des déclarations fiscales » pour repérer les régions où les déclarations obligatoires sont retardées et vérifier le respect des réglementations locales.

Pourquoi est-ce important ?

Indispensable au suivi de la conformité et à l’analyse des performances régionales.

Où trouver ces données

Profil fiscal ou tables de paie et de fiscalité.

Exemples
US-CAUS-NYUS-TX
Montant du salaire brut
GrossPayAmount
Salaire brut calculé pour le dossier, avant déductions.
Description

Rémunération totale calculée pour l’employé au titre de la période de paie concernée.

Même s’il n’est pas toujours utilisé pour analyser les flux du processus, cet attribut apporte un contexte à « ActivityAmount » et aide à prioriser les dossiers de montant élevé lors de l’analyse des exceptions d’audit ou des ajustements rétroactifs.

Pourquoi est-ce important ?

Fournit le contexte financier et indique le montant associé au dossier de paie.

Où trouver ces données

Tables des résultats de paie.

Exemples
2500.005430.501200.00
Service
DepartmentCode
Service ou centre de coûts associé à l’employé.
Description

Représente l’unité organisationnelle de l’employé payé. Dans ADP, il s’agit souvent du « Home Department ».

Cet attribut est essentiel à l’analyse des « écarts de processus entre services » : il permet à l’organisation de comparer les délais d’approbation et les taux d’erreur entre différentes unités opérationnelles.

Pourquoi est-ce important ?

Indispensable pour comparer les performances entre différentes unités organisationnelles.

Où trouver ces données

Données de référence des employés ou champs du centre de coûts.

Exemples
Sales-101IT-Dev-200HR-Admin-001
Spécialiste de la paie
PayrollSpecialistName
Utilisateur ou agent système chargé d’effectuer l’activité.
Description

Identifie la personne (par exemple, un spécialiste de la paie ou un responsable) ou le compte système automatisé qui a exécuté l’activité.

Cet attribut alimente le Dashboard « Débit de traitement des spécialistes », qui aide à répartir les charges de travail et à repérer les besoins de formation ou les goulots d’étranglement liés au manque de ressources.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet d’analyser les ressources, de répartir les charges de travail et de vérifier la séparation des tâches.

Où trouver ces données

Champs User ID ou Actor dans les journaux d’audit.

Exemples
Jane DoeAdministrateur systèmeJohn Smith
Centre de coûts
CostCenterId
Code du centre de coûts auquel la charge de paie est imputée.
Description

Indique l’unité du grand livre ou le centre de coûts associé à la charge de paie.

Cet attribut apporte une perspective financière sur le processus et permet à l’organisation de mettre en relation les inefficacités de traitement, comme le coût des reprises, avec des unités opérationnelles précises.

Pourquoi est-ce important ?

Aligne l’analyse du processus sur les structures de reporting financier.

Où trouver ces données

Champs de répartition des coûts de main-d’œuvre.

Exemples
CC-500CC-900CC-120
Date de fin de la période de paie
PayPeriodEndDate
Date de clôture du cycle de paie.
Description

Marque la fin de la période au titre de laquelle l’employé est rémunéré.

Associée aux horodatages des événements, cette date permet de vérifier si le traitement respecte le calendrier prévu à la clôture de la période de paie.

Pourquoi est-ce important ?

Point de référence pour calculer le respect du calendrier et les retards.

Où trouver ces données

Configuration du cycle de paie.

Exemples
2023-10-152023-10-31
Identifiant de l’employé
EmployeeId
Identifiant unique de l’employé payé.
Description

Identifiant précis de l’employé associé au dossier de paie.

L’ID de cas désigne le dossier, tandis que l’identifiant de l’employé permet d’analyser dans la durée les cas d’employés qui soumettent régulièrement leurs feuilles de temps en retard ou nécessitent de fréquentes corrections manuelles.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser les comportements à l’échelle de chaque employé.

Où trouver ces données

AssociateOID ou numéro de dossier dans ADP.

Exemples
A102030000123456
Identifiant du fichier bancaire
BankTransferFileId
Identifiant du fichier de paiement généré et envoyé à la banque.
Description

Numéro de référence unique du fichier ACH ou du virement généré lors de l’activité « Fichier de virement bancaire généré ».

Il permet de relier les fiches de paie individuelles à l’étape de traitement des paiements groupés et de réaliser l’analyse « Vitesse de versement et de publication ».

Pourquoi est-ce important ?

Relie les cas individuels aux événements de traitement par lots.

Où trouver ces données

Consulter la documentation d’ADP Workforce Now

Exemples
ACH-20231005-01ACH-20231005-02
Type d’exception d’audit
AuditExceptionType
Catégorie de l’alerte de conformité ou de qualité des données signalée.
Description

Précise le type de problème détecté lors de la validation (par exemple, « salaire net négatif » ou « numéro d’identification fiscale manquant »).

Utilisé dans le « Suivi de la résolution des exceptions d’audit » pour déterminer quels types d’erreurs entraînent les retards les plus longs et orienter l’analyse des causes profondes afin d’améliorer la qualité des données en amont.

Pourquoi est-ce important ?

Précise la raison de l’interruption ou du signalement du processus.

Où trouver ces données

Consulter la documentation d’ADP Workforce Now

Exemples
Numéro de sécurité sociale manquantSalaire net négatifIncohérence des avantages sociaux
Obligatoire Recommandé Facultatif

Activités de traitement de la paie

Ces étapes et jalons essentiels retracent le cycle de paie, de la saisie initiale des heures au paiement final.
9 Recommandé 6 Facultatif
Activité Description
Bulletin de paie publié
Mise à disposition du bulletin de paie numérique à l’employé sur le portail en libre-service iPay. Elle est généralement programmée par rapport à la date de paiement.
Pourquoi est-ce important ?

Permet de suivre le « délai de publication des bulletins de paie » et d’analyser la satisfaction des employés.

Où trouver ces données

Déduit du paramètre système « Pay Statement Availability Rule » appliqué à la date de paiement.

Données à recueillir

Déduire en comparant le champ Check Date à la règle de publication

Type d’événement inferred
Dossier de paie approuvé
Acceptation officielle du lot de paie, qui le verrouille pour empêcher toute modification ultérieure et autorise le transfert des fonds. Dans ADP WFN, il s’agit de l’étape « Finalize ».
Pourquoi est-ce important ?

Jalon définitif qui clôt la phase de traitement et marque le début de la phase de versement.

Où trouver ces données

Flux de travail du processus de paie ; changement de statut du lot à « Finalized » ou « Committed ».

Données à recueillir

Enregistré lors de l’exécution de la transaction « Finalize Payroll »

Type d’événement explicit
Dossier de paie initialisé
Se produit lorsque le lot de paie est créé ou ouvert pour le cycle, ce qui crée le dossier de paie du collaborateur. L’événement est déduit de l’horodatage de création de l’enregistrement Paydata dans le lot actif.
Pourquoi est-ce important ?

Définit le début de la période de calcul de paie concernée. Permet de mesurer le « retard d’intégration des données de primes » en le comparant aux horodatages d’importation des données.

Où trouver ces données

Module Payroll ; horodatage de création de l’en-tête du lot Paydata ou première entrée dans la grille Paydata.

Données à recueillir

Comparer le champ d’état avant et après la création du lot.

Type d’événement inferred
Exception d’audit signalée
Indique que le système a détecté une violation des règles de validation pendant le calcul (par exemple, un salaire net négatif ou une juridiction fiscale manquante). L’événement est repéré à partir des messages d’erreur générés dans le résultat du calcul.
Pourquoi est-ce important ?

Indicateur utilisé par le « Suivi de la résolution des exceptions d’audit ». Un volume élevé signale des problèmes de qualité des données en amont.

Où trouver ces données

Journal des erreurs de traitement de la paie ou rapport de sortie « Vérifier la paie ».

Données à recueillir

Enregistré lorsque le système génère une erreur de validation

Type d’événement explicit
Feuille de temps approuvée
Indique que le responsable a approuvé la feuille de temps et autorisé la prise en compte des heures dans le traitement de la paie. Cette étape de contrôle fait passer les données du module T&A au module Payroll.
Pourquoi est-ce important ?

Indispensable au Dashboard « Temps de cycle d’approbation des feuilles de temps ». Repère les goulots d’étranglement liés aux responsables qui menacent le calendrier de traitement.

Où trouver ces données

Piste d’audit ADP Time & Attendance ; filtrez sur « Status Change » vers « Approved ».

Données à recueillir

Enregistré lors de l’exécution de la transaction « Approve Timecard ».

Type d’événement explicit
Feuille de temps soumise
Indique le moment où un collaborateur ou un responsable soumet les données de temps et de présence pour la période de paie. Cet événement est extrait des journaux d’audit du module Time & Attendance d’ADP Workforce Now.
Pourquoi est-ce important ?

Lance le décompte du délai du cycle de paie. Tout retard à cette étape réduit le temps dont disposent les spécialistes de la paie pour valider les données.

Où trouver ces données

Piste d’audit ADP Time & Attendance ; filtrez les objets Timecard sur « Status Change » vers « Submitted ».

Données à recueillir

Enregistré lors de l’exécution de la transaction « Submit Timecard ».

Type d’événement explicit
Fichier de virement bancaire généré
Création technique du fichier NACHA/ACH pour les virements directs. Elle est généralement déclenchée dès que l’étape « Finalize » est terminée.
Pourquoi est-ce important ?

Suit le « délai de génération du fichier de virement bancaire » afin de vérifier que les transferts techniques ne retardent pas les paiements.

Où trouver ces données

Journal des sorties et des rapports ; horodatage de la génération du fichier « ACH File » ou « Direct Deposit File ».

Données à recueillir

Enregistré lors de la création du fichier de sortie

Type d’événement explicit
Paiement effectué
Date effective à laquelle les fonds sont versés aux employés. Il s’agit souvent d’un événement calculé à partir de la date de paiement définie dans le lot de paie.
Pourquoi est-ce important ?

Résultat principal du processus. Indispensable au calcul du « délai de traitement des déclarations fiscales ».

Où trouver ces données

Historique de paie ; champ « Check Date ».

Données à recueillir

Déduire en comparant le champ Check Date à la date système

Type d’événement calculated
Salaire brut calculé
Le système calcule le salaire en multipliant les heures par les taux et en ajoutant les rémunérations complémentaires. L’événement est déduit de l’horodatage de fin du traitement par lot « Calculate Payroll ».
Pourquoi est-ce important ?

Étape centrale du traitement. Plusieurs occurrences indiquent des reprises, généralement visualisées dans l’analyse « Payroll Preview Loop Analysis ».

Où trouver ces données

Piste d’audit Payroll ; heure de fin de l’action « Calculate » pour le lot Pay Group concerné.

Données à recueillir

Déduire l’événement de l’horodatage de fin de la tâche de calcul.

Type d’événement inferred
Ajustement rétroactif comptabilisé
Se produit lorsqu’une correction historique est appliquée à un dossier de paie clôturé, généralement avec un effet sur le cycle suivant. Cet événement permet de repérer les erreurs découvertes après la clôture officielle du processus.
Pourquoi est-ce important ?

Indicateur essentiel pour l’analyse du « volume des ajustements rétroactifs », qui révèle des défaillances des contrôles qualité en amont.

Où trouver ces données

Historique de paie ; nouvelles transactions comptabilisées avec une « Effective Date » antérieure.

Données à recueillir

Enregistré lors de l’exécution de la transaction « Post Adjustment »

Type d’événement explicit
Correction des données effectuée
Modification manuelle de la grille Paydata par un spécialiste de la paie afin de corriger des erreurs ou d’ajuster des montants. Repérée dans la piste d’audit au niveau des champs.
Pourquoi est-ce important ?

Indicateur clé de la « Fréquence des corrections manuelles des données ». Un taux élevé de corrections peut signaler des défaillances de l’automatisation.

Où trouver ces données

Piste d’audit de la grille Paydata ; actions « Update » de l’utilisateur sur les lignes de paie.

Données à recueillir

Enregistré lors de l’exécution de la transaction « Update Paydata »

Type d’événement explicit
Déclaration fiscale terminée
Marque la fin des déclarations fiscales obligatoires pour la période de paie. Pour les clients du service fiscal ADP, cet événement correspond à la confirmation par ADP de la clôture du dossier de déclaration.
Pourquoi est-ce important ?

Suit les risques de non-conformité. Tout retard à cette étape peut entraîner des pénalités.

Où trouver ces données

Module fiscal ; mise à jour du statut de déclaration en fin de trimestre ou de période.

Données à recueillir

Nécessite une analyse du système

Type d’événement inferred
Données de primes importées
Enregistre l’importation de données de rémunération externes, comme les commissions ou les primes, à l’aide de l’utilitaire ADP Import. Cet événement indique à quel moment des sources de revenus complémentaires sont associées au dossier de paie.
Pourquoi est-ce important ?

Essentiel pour repérer les retards d’intégration. Les imports tardifs entraînent souvent des recalculs et des reprises.

Où trouver ces données

Journaux ADP Integration/Import ; horodatage de réussite de la tâche « Paydata Import ».

Données à recueillir

Enregistré lors de l’exécution de la transaction « Import Paydata ».

Type d’événement explicit
Résultat de paie prévisualisé
Génération du registre ou des rapports « Preview Payroll » à des fins de vérification humaine. Cette étape permet de valider les résultats du calcul avant leur finalisation.
Pourquoi est-ce important ?

Utilisé dans l’« Analyse des boucles de prévisualisation de la paie ». Un nombre excessif de prévisualisations peut traduire un manque de confiance dans les données.

Où trouver ces données

Journaux système ; horodatage de la génération du rapport « Preview Payroll ».

Données à recueillir

Enregistré lors de l’exécution de la transaction « Generate Preview »

Type d’événement explicit
Retenues liées aux avantages sociaux appliquées
Application des règles relatives aux avantages sociaux (assurance maladie, 401k) au salaire brut. Cette étape a généralement lieu en même temps que le calcul, mais elle en est distincte sur le plan logique à des fins d’audit.
Pourquoi est-ce important ?

À mettre en relation avec « Exception d’audit signalée » pour déterminer si les règles de calcul des avantages sociaux provoquent des erreurs de conformité.

Où trouver ces données

Déduite de la création ou de la mise à jour des lignes de retenue dans la grille Paydata après un calcul.

Données à recueillir

Comparer les champs de retenue avant et après le calcul

Type d’événement inferred
Recommandé Facultatif

Guides d’extraction

Comment extraire vos données d’ADP Workforce Now

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