Votre Modèle de Données pour la Gestion du Crédit et le Recouvrement

L'Heure de l'Event, ou timestamp, enregistre le moment exact où une activité a eu lieu. Il est essentiel pour ordonner les events chronologiquement afin de construire un flux de processus précis. Sans timestamps précis, la séquence des events ne peut pas être déterminée correctement.

En analyse, cet attribut est utilisé pour calculer les durées et les temps de cycle entre les activités, ce qui est critique pour la mesure des performances. Par exemple, il est utilisé pour calculer des KPIs comme le Temps de cycle de résolution des litiges ou le Temps de cycle de paiement des factures. Il permet également l'analyse des tendances de performance des processus sur différentes périodes.

Ce timestamp est essentiel pour ordonner les events, calculer les temps de cycle et les durées, et analyser la performance du processus au fil du temps.

Dérivé de divers champs de date des tables Oracle Fusion Financials, tels que TRX_DATE dans RA_CUSTOMER_TRX_ALL pour la création de facture ou la date de création d'une action de recouvrement.

Cet attribut décrit une seule étape du cycle de vie de la facture, telle que 'Facture Générée', 'Procédure de Relance Initiée', ou 'Paiement Reçu'. Chaque activité représente un event distinct qui fait avancer le dossier.

L'analyse de la séquence et de la fréquence des activités est le cœur du Process Mining. Elle aide à découvrir le flux de processus réel, à identifier les goulets d'étranglement où les dossiers sont bloqués, à détecter les boucles de retravail où les activités sont répétées, et à comparer le processus réel au processus conçu ou idéal. Le Nom de l'activité est fondamental pour construire des cartographies de processus et calculer les temps de transition entre les étapes.

Cet attribut définit les étapes de la cartographie des processus, permettant la visualisation et l'analyse du cycle de vie de la facture du début à la fin.

C'est un champ conceptuel dérivé de divers events métier au sein d'Oracle Fusion Financials, souvent construit en cartographiant les statuts de transaction, les dates d'event ou des actions spécifiques de modules comme Receivables (AR) et Advanced Collections.

Le Numéro de facture est la clé centrale qui relie tous les events et activités liés à une seule créance, de sa création à son règlement final ou à sa radiation. Il permet une vue complète, de bout en bout, du cycle de vie de la facture.

Dans l'analyse Process Mining, cet attribut est utilisé pour reconstituer le parcours de chaque facture. En regroupant toutes les activités liées sous un seul Numéro de facture, les analystes peuvent visualiser les flux de processus, identifier les chemins communs et déviants, et mesurer les temps de cycle pour l'ensemble du processus ou des étapes spécifiques, telles que la résolution des litiges ou l'enregistrement des paiements.

C'est l'ID de dossier essentiel qui connecte toutes les étapes du processus connexes, permettant la reconstruction et l'analyse du parcours de chaque facture, de l'émission à la clôture.

Cet identifiant se trouve généralement dans la table RA_CUSTOMER_TRX_ALL sous le nom TRX_NUMBER dans Oracle Fusion Financials.

Cet attribut marque la date et l'heure de la plus récente extraction de données. C'est un champ de métadonnées qui ne fait pas partie du processus métier lui-même mais est crucial pour comprendre la fraîcheur des données analysées.

Les analystes utilisent ce timestamp pour confirmer qu'ils travaillent avec des informations à jour et pour comprendre le point de coupure pour les données. Il est essentiel pour la gouvernance des données et pour gérer les attentes des utilisateurs concernant l'actualité des données dans les dashboards et les rapports.

Indique la fraîcheur des données, garantissant que les analystes et les parties prenantes sont conscients de l'actualité et de la pertinence des données.

Cette valeur est générée et estampillée sur chaque enregistrement pendant le processus d'extraction et de chargement des données (ETL).

Cet attribut identifie l'application source où les données de l'event ont été enregistrées. Dans un paysage informatique complexe, plusieurs systèmes peuvent être impliqués dans un seul processus de bout en bout.

Spécifier le système source est important pour la gouvernance des données, le dépannage et la compréhension du contexte des données. Cela aide à différencier les events de divers systèmes s'ils sont combinés dans une vue de processus unique, garantissant une lignée de données claire.

Fournit de la clarté sur l'origine des données, ce qui est crucial pour la validation des données, la gouvernance et la compréhension du contexte technologique du processus.

C'est généralement une valeur statique ajoutée lors de l'extraction des données pour identifier l'origine des enregistrements.

L'Agent de recouvrement est l'individu ou l'équipe responsable de la gestion des activités de recouvrement pour une facture en retard. Cette affectation est une étape clé dans le workflow de recouvrement.

Cet attribut est crucial pour la gestion des performances et l'allocation des ressources au sein du service de recouvrement. En analysant les résultats par agent, les managers peuvent évaluer l'efficacité des agents, identifier les besoins en formation et équilibrer les charges de travail. Le dashboard d'efficacité de l'affectation des agents de recouvrement s'appuie directement sur cet attribut pour comparer les taux de réussite et les temps de cycle entre les différents agents.

Permet l'analyse des performances des agents de recouvrement individuels ou des équipes, aidant à optimiser l'allocation des ressources et à améliorer l'efficacité globale du recouvrement.

Cette information est généralement stockée dans le module Oracle Advanced Collections, souvent dans des tables comme IEX_CASES_ALL_B ou des tables d'affectation connexes.

La Date d'échéance est un attribut de date critique convenu contractuellement pour le paiement. Elle est la base de référence par rapport à laquelle la ponctualité du paiement est mesurée.

Cet attribut est fondamental pour identifier les factures en retard et calculer le nombre de jours de retard d'une facture. C'est le principal intrant pour déterminer quand les procédures de relance doivent être initiées et il est utilisé pour calculer des KPIs comme le Days Sales Outstanding (DSO). Il est également essentiel pour créer des rapports de vieillissement qui classifient la dette impayée.

Sert de référence pour déterminer si une facture est en souffrance, déclenchant les activités de recouvrement et permettant l'analyse de l'ancienneté.

Disponible dans la table AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL sous le nom de DUE_DATE.

Le Montant de la facture représente la valeur totale des biens ou services facturés au client. C'est un attribut financier critique pour comprendre l'impact monétaire du processus.

En analyse, le Montant de la facture est utilisé pour prioriser les efforts de recouvrement, en se concentrant sur les factures en retard de grande valeur. Il est également utilisé pour analyser les comportements de paiement basés sur la valeur des transactions et pour calculer l'impact financier des créances irrécouvrables. Des dashboards comme l'Analyse du Taux de Créances Irrécouvrables des Factures s'appuient sur cette valeur pour évaluer l'ampleur des pertes financières.

Fournit un contexte financier au processus, permettant la priorisation des factures de grande valeur et l'analyse de l'impact monétaire des inefficacités de processus.

Cette information peut être dérivée de la table AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, qui stocke le montant dû pour une facture.

Le niveau de relance indique l'intensité du rappel de recouvrement, qui s'intensifie généralement avec le temps. Par exemple, le niveau 1 pourrait être un simple rappel par e-mail, tandis que le niveau 3 pourrait être une lettre formelle ou un appel téléphonique.

L'analyse du processus par niveau de relance aide à évaluer l'efficacité de la stratégie de relance. Le Tableau de bord d'efficacité des relances utilise cet attribut pour visualiser les taux de conversion de chaque étape de relance en paiement. Cela permet à l'entreprise de déterminer quelles actions de relance sont les plus efficaces et d'ajuster le calendrier et le contenu des rappels pour maximiser les recouvrements.

Suit le stade d'escalade des efforts de recouvrement, ce qui est critique pour évaluer l'efficacité de la stratégie de relance.

Ces données sont gérées au sein du module Oracle Advanced Collections. Elles peuvent être trouvées dans des tables liées à l'historique de relance, telles que IEX_DUNNINGS.

Le Numéro client relie une facture à un compte client spécifique. Cela permet la segmentation et l'analyse du processus de crédit et de recouvrement basées sur les attributs client.

En incluant le Numéro client, les analystes peuvent déterminer si certains clients paient constamment en retard, soulèvent plus de litiges ou nécessitent plus d'efforts de recouvrement. Cette information est vitale pour créer des stratégies de recouvrement spécifiques aux clients, ajuster les conditions de crédit et identifier les segments de clients à haut risque. Elle soutient directement des analyses comme l'Analyse du Taux de Créances Irrécouvrables par Segment Client.

Permet la segmentation du processus par client, aidant à identifier les modèles, les risques et les opportunités pour des stratégies de recouvrement adaptées.

Généralement trouvé dans la table RA_CUSTOMER_TRX_ALL comme BILL_TO_CUSTOMER_ID, qui se lie à HZ_CUST_ACCOUNTS.

Le Segment client est un attribut catégoriel qui regroupe les clients en fonction de caractéristiques partagées. Les segments peuvent être définis par des facteurs tels que « Stratégique », « PME », « Grande entreprise », ou par secteur d'activité comme « Fabrication » ou « Distribution ».

Cet attribut est puissant pour l'analyse comparative. Il permet aux analystes de comparer les performances des processus entre différents segments pour voir, par exemple, si un segment a un taux de litiges plus élevé ou un cycle de paiement plus long. Cette information aide à adapter les politiques de crédit et les stratégies de recouvrement aux besoins et aux risques spécifiques de chaque segment, en supportant des tableaux de bord comme l'Analyse du taux de radiation des factures.

Permet une analyse comparative puissante, révélant comment les performances des processus et les risques varient selon les différents groupes de clients.

Souvent géré dans les données de base client (HZ_CUST_ACCOUNTS ou tables associées) ou dérivé des attributs client comme le chiffre d'affaires ou le secteur d'activité.

Cet attribut identifie l'employé spécifique ou l'utilisateur du système automatisé responsable de l'exécution d'une activité, telle que l'approbation d'une limite de crédit, l'enregistrement d'un paiement ou la résolution d'un litige.

L'analyse des activités par utilisateur est essentielle pour comprendre la répartition de la charge de travail, la performance individuelle et la conformité. Pour les activités automatisées, elle aide à suivre l'implication des processus système. Elle peut également être utilisée pour identifier les besoins en formation ou les activités frauduleuses potentielles en surveillant le comportement des utilisateurs.

Attribue les activités de processus à des individus ou des systèmes automatisés spécifiques, permettant le suivi des performances, l'analyse de la charge de travail et l'audit.

Provient des colonnes 'CREATED_BY' ou 'LAST_UPDATED_BY' dans diverses tables de transactions et d'historique au sein d'Oracle Fusion Financials.

Les Conditions de paiement définissent les modalités selon lesquelles un client doit s'acquitter de sa facture, par exemple, 'Net 30' ou 'Net 60'. Ces conditions sont utilisées pour calculer la date d'échéance de la facture.

L'analyse de la performance des paiements en fonction des conditions peut révéler des schémas intéressants. Par exemple, les clients bénéficiant de délais de paiement plus courts pourraient être plus enclins à payer en retard. Cette information peut servir à revoir et optimiser les politiques de crédit et à segmenter les clients pour différentes stratégies de recouvrement. Elle fournit un contexte précieux pour comprendre pourquoi certaines factures deviennent en retard.

Fournit un contexte sur le calendrier de paiement convenu, permettant l'analyse du comportement de paiement selon différentes conditions de crédit.

Ceci est stocké dans la table RA_TERMS et lié à la transaction de facture.

Au cours des activités de recouvrement, un client peut s'engager à effectuer un paiement à une date future. Cette « Date de promesse de paiement » est enregistrée pour suivre cet engagement.

Cet attribut est important pour gérer les workflows de recouvrement et évaluer la fiabilité des engagements clients. En comparant la Date de promesse de paiement avec la date réelle de Paiement Reçu, les agents de recouvrement peuvent évaluer le taux de réussite de ces promesses. Cela aide à prévoir plus précisément les flux de trésorerie et à décider quand intensifier les efforts de recouvrement si une promesse est rompue.

Suit les engagements de paiement des clients, aidant à prévoir les flux de trésorerie entrants et à gérer l'efficacité des négociations de recouvrement.

Stocké dans le module Oracle Advanced Collections, probablement dans des tables telles que IEX_PROMISES_T.

Cet attribut spécifie la devise de la facture, telle que USD, EUR ou GBP. Dans les organisations multinationales, les factures sont souvent émises dans diverses devises.

L'analyse des données avec plusieurs devises nécessite une manipulation minutieuse. Cet attribut permet le filtrage de la vue de processus par devise ou l'application des taux de change corrects pour les rapports financiers consolidés. Il garantit que les valeurs monétaires sont interprétées correctement et que les comparaisons de montants sont faites sur une base comparable.

Essentiel pour interpréter correctement les données financières dans un environnement multidevises et garantir une analyse financière précise.

Généralement trouvé dans la table RA_CUSTOMER_TRX_ALL comme INVOICE_CURRENCY_CODE.

C'est un attribut dérivé qui fournit une simple indication vrai ou faux du statut de retard d'une facture. Il est généralement calculé en comparant la date actuelle (ou la date de paiement) avec la date d'échéance de la facture.

Cet indicateur est extrêmement utile pour le filtrage et la segmentation en analyse. Il permet aux analystes d'isoler rapidement la population de factures en retard pour étudier leurs chemins de processus, l'efficacité des activités de recouvrement et d'autres caractéristiques. Il simplifie la création de dashboards et de KPIs axés sur la gestion des dettes en retard, tels que le dashboard État et Vieillissement des Factures en Retard.

Fournit un indicateur simple et clair pour identifier et analyser toutes les factures en retard, ce qui constitue l'axe principal du processus de recouvrement.

C'est un champ calculé. La logique est : SI CurrentDate > DueDate ET Status != 'Paid' ALORS True SINON False.

C'est un indicateur dérivé qui identifie les factures que l'entreprise a jugées irrécouvrables et a retirées de ses créances actives. C'est généralement le résultat final, et indésirable, pour une facture.

Cet attribut est essentiel pour calculer le KPI du Taux de Créances Irrécouvrables des Factures et pour le dashboard d'analyse associé. Il permet aux analystes d'isoler la population des recouvrements échoués pour identifier les caractéristiques communes, telles que le segment de clientèle ou la valeur de la facture, qui peuvent être associées à un risque de radiation plus élevé. Cette information est utilisée pour améliorer les politiques de crédit et les stratégies de recouvrement.

Identifie clairement les cas d'échec de recouvrement, ce qui est essentiel pour analyser les causes profondes des créances irrécouvrables et calculer les taux de radiation.

C'est un champ calculé, dérivé en vérifiant si une activité 'Facture Radiée' existe pour le dossier ou si le statut de la facture est 'Radiée'.

Pour les activités ayant un début et une fin distincts, cet attribut capture le temps d'achèvement. Bien que de nombreux événements en Process Mining soient instantanés, certains, comme l'« Enquête sur un litige », peuvent s'étendre sur une période donnée.

Avoir un « Temps de fin » distinct permet le calcul précis des temps de traitement des activités. C'est plus précis que de déduire la durée du temps de début de l'activité suivante, en particulier lorsqu'il y a des périodes d'inactivité. C'est crucial pour analyser l'utilisation des ressources et identifier les étapes spécifiques qui prennent le plus de temps au sein du processus.

Permet le calcul précis de la durée des activités spécifiques, offrant une meilleure compréhension des goulots d'étranglement et de l'utilisation des ressources.

C'est souvent un attribut conceptuel. Il peut provenir d'un timestamp de 'dernière mise à jour' ou d'un champ spécifique de 'date de clôture' dans les tables sources correspondant à l'activité.

Cette métrique calculée quantifie le retard d'une facture impayée. Elle est calculée comme la différence entre la date actuelle (pour les factures ouvertes) ou la date de paiement (pour les factures clôturées) et la date d'échéance.

Les Jours de Retard sont une mesure critique pour l'analyse de vieillissement et la priorisation des efforts de recouvrement. C'est la métrique principale dans le dashboard État et Vieillissement des Factures en Retard, où les factures sont regroupées en tranches d'âge (par exemple, 1-30 jours, 31-60 jours). Cela aide l'équipe de recouvrement à se concentrer sur les dettes les plus anciennes et les plus à risque.

Quantifie l'étendue des retards de paiement, servant de métrique clé pour la priorisation du recouvrement et la réalisation d'analyses de vieillissement.

C'est un champ calculé. La logique est : CurrentDate - DueDate pour les factures ouvertes, ou PaymentDate - DueDate pour les factures clôturées.

Le Montant de la limite de crédit est l'exposition totale au crédit qu'une entreprise est prête à avoir avec un client donné. Ceci est déterminé lors du processus de révision de crédit.

Cet attribut est essentiel pour le dashboard d'impact des décisions de limite de crédit. En corrélant la limite de crédit approuvée avec le comportement de paiement ultérieur et les créances irrécouvrables, l'entreprise peut évaluer l'efficacité de ses politiques de risque de crédit. L'analyse peut révéler si des limites de crédit excessivement élevées contribuent à des taux plus élevés de créances irrécouvrables, aidant à affiner le processus d'approbation de crédit.

Crucial pour évaluer l'efficacité des politiques de risque de crédit en corrélant la limite de crédit approuvée avec les résultats de paiement et les radiations.

Ceci est géré dans Oracle Credit Management et est généralement stocké dans des tables liées aux profils de crédit client, telles que HZ_CUST_PROFILE_AMTS.

Lorsqu'un client conteste une facture, il fournit généralement une raison, telle que 'Prix incorrect', 'Marchandises endommagées' ou 'Facture en double'. Cet attribut capture cette raison.

L'analyse des motifs de litige est essentielle pour l'analyse des causes profondes. Elle aide à identifier les problèmes récurrents dans les processus en amont comme la gestion des commandes ou la facturation qui entraînent des retards de paiement. En catégorisant et en suivant la fréquence des différents motifs de litige, une entreprise peut prendre des mesures ciblées pour corriger ces causes profondes, ce qui soutient l'objectif de raccourcir le Temps de cycle de résolution des litiges.

Aide à identifier les causes profondes des litiges de facturation, permettant des améliorations proactives des processus en amont pour prévenir de futurs litiges.

Cette information est généralement capturée dans les modules Oracle Advanced Collections ou Oracle Channel Revenue Management si la gestion des litiges est formalisée. Elle peut résider dans des tables comme AR_DISPUTE_HISTORY.

Le statut de la facture donne un aperçu de l'état actuel de la facture dans le processus. Les statuts courants incluent « Ouvert », « Payé », « Contesté », « En souffrance » ou « Radié ». Cet attribut offre une vue d'ensemble de l'état des créances.

En Process Mining, cet attribut est utile pour filtrer les cas et se concentrer sur des populations spécifiques, telles que toutes les factures ouvertes en souffrance. C'est une dimension clé du tableau de bord « Vieillissement et statut des factures en souffrance », offrant une visibilité immédiate sur l'état actuel du portefeuille de factures et aidant à prioriser les activités de recouvrement.

Fournit un aperçu rapide de l'état actuel d'une facture, permettant un filtrage et une priorisation faciles des efforts de recouvrement.

Généralement disponible dans la table AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL dans un champ nommé STATUS.

Le temps de traitement mesure le temps de travail actif pour une tâche spécifique, à l'exclusion de tout temps d'attente ou d'inactivité. Il est calculé comme la différence entre l'heure de fin et l'heure de début d'une activité.

Cette métrique est inestimable pour l'analyse des performances, car elle aide à distinguer le temps passé à travailler activement sur un dossier du temps passé à attendre qu'autre chose se produise. Par exemple, elle peut mettre en évidence les inefficacités dans l'activité de 'Résolution des litiges' elle-même, séparément du temps où le litige était en attente d'affectation. Cela soutient des dashboards comme l'Efficience du Workflow de Recouvrement.

Mesure la durée réelle de travail des activités, aidant à identifier les inefficacités au sein de tâches spécifiques plutôt que le simple temps écoulé entre elles.

C'est une métrique calculée, dérivée en soustrayant le StartTime du EndTime (EndTime - StartTime).

Dans les grandes organisations, les opérations sont souvent divisées en plusieurs unités commerciales. Cet attribut identifie l'unité commerciale associée à la facture.

L'analyse du processus par Unité Commerciale permet de comparer les performances entre les différentes parties de l'organisation. Elle peut mettre en évidence les incohérences dans l'application des politiques de crédit et de recouvrement et révéler quelles unités commerciales sont les plus efficaces dans la gestion de leurs créances. Cela aide à partager les meilleures pratiques et à standardiser les processus si nécessaire.

Permet la comparaison des performances entre différentes unités organisationnelles, aidant à identifier les meilleures pratiques et les domaines d'amélioration.

Disponible dans la table RA_CUSTOMER_TRX_ALL via le champ ORG_ID, qui est lié à la structure organisationnelle.