Votre modèle de données pour la gestion du crédit et le recouvrement

L’heure de l’événement, ou horodatage, indique le moment exact où une activité s’est produite. Elle est indispensable pour ordonner les événements chronologiquement et reconstituer fidèlement le flux du processus. Sans horodatages précis, il est impossible de déterminer correctement l’ordre des événements.

Dans les analyses, cet attribut sert à calculer les durées et les temps de cycle entre les activités, ce qui est essentiel pour mesurer la performance. Il permet, par exemple, de calculer des KPI tels que le temps de cycle de résolution des litiges ou le temps de cycle du paiement des factures. Il permet également d’analyser l’évolution de la performance du processus au fil du temps.

Cet horodatage est indispensable pour ordonner les événements, calculer les temps de cycle et les durées, et analyser la performance du processus au fil du temps.

Dérivé de différents champs de date dans les tables Oracle Fusion Financials, tels que TRX_DATE dans RA_CUSTOMER_TRX_ALL pour la création d’une facture, ou la date de création d’une action de recouvrement.

Cet attribut décrit une étape du cycle de vie de la facture, par exemple « Facture générée », « Procédure de relance lancée » ou « Paiement reçu ». Chaque activité correspond à un événement distinct qui fait avancer le cas.

L’analyse de l’ordre et de la fréquence des activités est au cœur du Process Mining. Elle aide à reconstituer le flux réel du processus, à repérer les goulots d’étranglement où les cas restent bloqués, à détecter les boucles de reprise où des activités sont répétées et à comparer le processus réel au processus prévu ou idéal. Le nom de l’activité est indispensable pour créer des cartes de processus et calculer les délais entre les étapes.

Cet attribut définit les étapes de la carte du processus et permet de visualiser et d’analyser le cycle de vie de la facture, du début à la fin.

Il s’agit d’un champ conceptuel dérivé de différents événements métier dans Oracle Fusion Financials. Il est souvent construit en associant des statuts de transaction, des dates d’événement ou des actions précises provenant de modules tels que Receivables (AR) et Advanced Collections.

Le numéro de facture est la clé centrale qui relie tous les événements et activités associés à une même créance, de sa création à son règlement final ou à son passage en pertes. Il permet de suivre l’ensemble du cycle de vie de la facture, de bout en bout.

Dans une analyse de Process Mining, cet attribut sert à reconstituer le parcours de chaque facture. En regroupant toutes les activités associées sous un même numéro de facture, les analystes peuvent visualiser les flux du processus, repérer les parcours courants et les écarts, et mesurer les temps de cycle du processus dans son ensemble ou de certaines étapes, comme la résolution des litiges ou la comptabilisation des paiements.

Il s’agit de l’ID de cas essentiel qui relie toutes les étapes associées du processus et permet de reconstituer et d’analyser le parcours de chaque facture, de son émission à sa clôture.

Cet identifiant figure généralement dans la table RA_CUSTOMER_TRX_ALL, sous le nom TRX_NUMBER, dans Oracle Fusion Financials.

Cet attribut indique la date et l’heure de la dernière extraction des données. Il s’agit d’un champ de métadonnées qui ne fait pas partie du processus métier, mais qui est essentiel pour connaître l’actualité des données analysées.

Les analystes utilisent cet horodatage pour vérifier qu’ils travaillent avec des informations à jour et connaître la date limite couverte par les données. Il est essentiel à la gouvernance des données et permet de préciser aux utilisateurs la période de validité des données présentées dans les tableaux de bord et les rapports.

Indique si les données sont à jour, afin que les analystes et les parties prenantes puissent évaluer leur actualité et leur pertinence.

Cette valeur est générée et ajoutée à chaque enregistrement lors du processus d’extraction et de chargement des données (ETL).

Cet attribut identifie l’application source dans laquelle les données de l’événement ont été enregistrées. Dans un environnement informatique complexe, plusieurs systèmes peuvent intervenir dans un même processus de bout en bout.

La précision du système source est importante pour la gouvernance des données, le dépannage et la compréhension de leur contexte. Elle permet de distinguer les événements provenant de différents systèmes lorsqu’ils sont réunis dans une même vue du processus, et d’assurer la traçabilité des données.

Précise l’origine des données, un élément important pour leur validation et leur gouvernance, ainsi que pour comprendre le contexte technologique du processus.

Il s’agit généralement d’une valeur statique ajoutée lors de l’extraction des données pour identifier l’origine des enregistrements.

L’agent de recouvrement est la personne ou l’équipe chargée des démarches de recouvrement pour une facture en retard. Cette attribution constitue une étape importante du flux de travail de recouvrement.

Cet attribut est essentiel pour le suivi de la performance et la répartition des ressources au sein du service de recouvrement. En analysant les résultats par agent, les responsables peuvent évaluer leur efficacité, repérer les besoins de formation et équilibrer les charges de travail. Le tableau de bord sur l’efficacité de l’affectation des agents de recouvrement s’appuie directement sur cet attribut pour comparer les taux de réussite et les temps de cycle.

Permet d’analyser la performance des agents ou des équipes de recouvrement, afin de mieux répartir les ressources et d’améliorer l’efficacité globale du recouvrement.

Ces informations sont généralement stockées dans le module Oracle Advanced Collections, souvent dans des tables telles que IEX_CASES_ALL_B ou dans des tables d’affectation associées.

La date d’échéance est une date importante, convenue contractuellement pour le paiement. Elle sert de référence pour mesurer le respect des délais de paiement.

Cet attribut est essentiel pour repérer les factures en retard et calculer le nombre de jours écoulés depuis leur échéance. Il permet principalement de déterminer quand lancer les procédures de relance et sert au calcul d’indicateurs tels que le délai moyen de paiement client (DSO). Il est également indispensable à la création de rapports d’ancienneté qui classent les créances impayées.

Sert de référence pour déterminer si une facture est en retard, déclencher les actions de recouvrement et analyser l’ancienneté des créances.

Disponible dans la table AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL sous le nom DUE_DATE.

Le montant de la facture correspond à la valeur totale des biens ou des services facturés au client. Cet attribut financier est essentiel pour comprendre l’incidence monétaire du processus.

Dans les analyses, le montant de la facture sert à prioriser les démarches de recouvrement en ciblant les factures en retard de montant élevé. Il permet aussi d’étudier les comportements de paiement selon la valeur des transactions et de calculer l’incidence financière des passages en pertes. Des tableaux de bord tels que l’analyse du taux de factures passées en pertes s’appuient sur cette valeur pour évaluer l’ampleur des pertes financières.

Apporte un contexte financier au processus, permet de prioriser les factures de montant élevé et d’analyser l’incidence financière des inefficacités.

Cette information peut être extraite de la table AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, qui contient le montant dû pour chaque facture.

Le niveau de relance indique l’intensité des rappels de paiement, qui augmente généralement avec le temps. Par exemple, le niveau 1 peut correspondre à un simple rappel par e-mail, tandis que le niveau 3 peut prendre la forme d’une lettre officielle ou d’un appel téléphonique.

L’analyse du processus par niveau de relance permet d’évaluer l’efficacité de la stratégie de relance. Le Dashboard sur l’efficacité des relances utilise cet attribut pour visualiser les taux de conversion entre chaque étape de relance et le paiement. L’entreprise peut ainsi déterminer quelles actions de relance sont les plus efficaces et ajuster le calendrier et le contenu des rappels afin d’améliorer le recouvrement.

Suit les étapes de l’escalade des actions de recouvrement, un élément important pour évaluer l’efficacité de la stratégie de relance.

Ces données sont gérées dans le module Oracle Advanced Collections. Elles figurent dans des tables liées à l’historique des relances, telles que IEX_DUNNINGS.

Le numéro de client relie une facture à un compte client précis. Il permet de segmenter et d’analyser le processus de gestion du crédit et de recouvrement selon les caractéristiques des clients.

Grâce à cet attribut, les analystes peuvent déterminer si certains clients paient régulièrement en retard, contestent davantage de factures ou nécessitent plus de démarches de recouvrement. Ces informations sont essentielles pour définir des stratégies de recouvrement adaptées à chaque client, ajuster les conditions de crédit et repérer les segments de clientèle à risque élevé. Elles contribuent directement à des analyses telles que l’analyse du taux de factures passées en pertes par segment de clientèle.

Permet de segmenter le processus par client afin de repérer les tendances, les risques et les possibilités d’adapter les stratégies de recouvrement.

Figure généralement dans la table RA_CUSTOMER_TRX_ALL sous le nom BILL_TO_CUSTOMER_ID, qui renvoie à HZ_CUST_ACCOUNTS.

Le segment de clientèle est un attribut catégoriel qui regroupe les clients selon des caractéristiques communes. Les segments peuvent être définis selon des critères tels que « stratégique », « PME » ou « entreprise », ou selon le secteur d’activité, comme « industrie manufacturière » ou « commerce de détail ».

Cet attribut est utile pour les analyses comparatives. Il permet aux analystes de comparer la performance du processus entre différents segments et de déterminer, par exemple, si l’un d’eux présente davantage de litiges ou un cycle de paiement plus long. Ces résultats aident à adapter les politiques de crédit et les stratégies de recouvrement aux besoins et aux risques propres à chaque segment, et alimentent des tableaux de bord tels que l’analyse du taux de factures passées en pertes.

Permet des comparaisons détaillées et montre comment la performance du processus et les risques varient selon les groupes de clients.

Souvent géré dans les données de référence client (HZ_CUST_ACCOUNTS ou tables associées), ou déduit de caractéristiques telles que le chiffre d’affaires ou le secteur d’activité.

Cet attribut identifie l’employé ou l’utilisateur système automatisé responsable de l’exécution d’une activité, comme l’approbation d’une limite de crédit, l’enregistrement d’un paiement ou la résolution d’une contestation.

L’analyse des activités par utilisateur est essentielle pour comprendre la répartition de la charge de travail, les performances individuelles et la conformité. Pour les activités automatisées, elle permet de suivre l’intervention des processus système. Elle peut également aider à repérer les besoins de formation ou d’éventuelles activités frauduleuses en surveillant les comportements des utilisateurs.

Associe les activités du processus à des personnes ou à des systèmes automatisés, ce qui permet de suivre les performances, d’analyser la charge de travail et de réaliser des audits.

Provient des colonnes « CREATED_BY » ou « LAST_UPDATED_BY » de diverses tables de transactions et d’historique dans Oracle Fusion Financials.

Les conditions de paiement définissent les modalités selon lesquelles le client doit régler sa facture, par exemple « Net 30 » ou « Net 60 ». Elles servent à calculer la date d’échéance de la facture.

L’analyse des paiements selon les conditions convenues peut révéler des tendances intéressantes. Par exemple, les clients soumis à des délais plus courts peuvent être plus susceptibles de payer en retard. Ces informations peuvent servir à revoir et à optimiser les politiques de crédit, ainsi qu’à répartir les clients entre différentes stratégies de recouvrement. Elles aident à comprendre pourquoi certaines factures arrivent à échéance sans être payées.

Précise les modalités de paiement convenues et permet d’analyser les comportements de paiement selon les différentes conditions de crédit.

Ces données sont stockées dans la table RA_TERMS, liée à la transaction de facture.

Au cours des activités de recouvrement, un client peut s’engager à effectuer un paiement à une date ultérieure. Cette date promise de paiement est enregistrée afin de suivre cet engagement.

Cet attribut est important pour gérer les flux de travail de recouvrement et évaluer la fiabilité des engagements pris par les clients. En comparant la date promise de paiement à la date réelle de réception du paiement, les équipes de recouvrement peuvent mesurer le taux de respect de ces engagements. Ces informations permettent d’établir des prévisions de trésorerie plus précises et de décider quand intensifier les actions de recouvrement si un engagement n’est pas tenu.

Suit les engagements de paiement des clients, aide à prévoir les entrées de trésorerie et permet d’évaluer l’efficacité des négociations de recouvrement.

Stockée dans le module Oracle Advanced Collections, probablement dans des tables telles que IEX_PROMISES_T.

Cet attribut indique la devise de la facture, par exemple USD, EUR ou GBP. Dans les organisations multinationales, les factures sont souvent émises dans différentes devises.

L’analyse de données exprimées dans plusieurs devises exige une attention particulière. Cet attribut permet de filtrer la vue du processus par devise ou d’appliquer les taux de change appropriés pour les rapports financiers consolidés. Il garantit une interprétation correcte des montants et permet de comparer des valeurs sur une base équivalente.

Indispensable pour interpréter correctement les données financières dans un environnement multidevise et réaliser des analyses financières précises.

Figure généralement dans la table RA_CUSTOMER_TRX_ALL sous le nom INVOICE_CURRENCY_CODE.

Cet attribut calculé indique simplement si une facture est en retard ou non. Il est généralement obtenu en comparant la date actuelle, ou la date de paiement, à la date d’échéance de la facture.

Cet indicateur est très utile pour filtrer et segmenter les données lors de l’analyse. Il permet d’isoler rapidement les factures en retard afin d’étudier leur parcours, l’efficacité des activités de recouvrement et d’autres caractéristiques. Il facilite la création de Dashboards et d’indicateurs clés de performance consacrés à la gestion des créances en retard, comme le Dashboard sur l’ancienneté et le statut des factures en retard.

Fournit un indicateur simple et clair pour repérer et analyser toutes les factures en retard, qui constituent la principale cible du processus de recouvrement.

Il s’agit d’un champ calculé. La logique est la suivante : IF CurrentDate > DueDate AND Status != 'Paid' THEN True ELSE False.

Pour les activités qui ont une heure de début et une heure de fin distinctes, cet attribut indique l’heure à laquelle elles se sont achevées. Si de nombreux événements en Process Mining sont instantanés, certains, comme « Enquête sur une contestation », peuvent s’étendre sur une période donnée.

La présence d’une heure de fin distincte permet de calculer précisément la durée de traitement des activités. Cette méthode est plus exacte que l’estimation de la durée à partir de l’heure de début de l’activité suivante, notamment lorsqu’il y a des périodes d’inactivité. Elle est importante pour analyser l’utilisation des ressources et repérer les étapes du processus qui prennent le plus de temps.

Permet de calculer avec précision la durée des activités et de mieux comprendre les goulots d’étranglement ainsi que l’utilisation des ressources.

Il s’agit souvent d’un attribut conceptuel. Il peut provenir d’un horodatage de dernière mise à jour ou d’un champ de date de clôture spécifique dans les tables sources correspondant à l’activité.

Le montant de la limite de crédit correspond à l’exposition totale au crédit qu’une entreprise accepte pour un client donné. Il est déterminé lors de l’examen du crédit.

Cet attribut est essentiel au Dashboard sur l’incidence des décisions relatives aux limites de crédit. En mettant en relation la limite de crédit approuvée avec les paiements ultérieurs et les créances passées en perte, l’entreprise peut évaluer l’efficacité de ses politiques de risque de crédit. L’analyse peut révéler si des limites de crédit trop élevées contribuent à augmenter les créances irrécouvrables et aider à affiner le processus d’approbation du crédit.

Important pour évaluer l’efficacité des politiques de risque de crédit en mettant en relation la limite approuvée avec les paiements reçus et les créances passées en perte.

Géré dans Oracle Credit Management et généralement stocké dans des tables liées aux profils de crédit des clients, telles que HZ_CUST_PROFILE_AMTS.

Lorsqu’un client conteste une facture, il en indique généralement le motif, par exemple « Erreur de tarification », « Marchandises endommagées » ou « Facture en double ». Cet attribut consigne ce motif.

L’analyse des motifs de contestation est essentielle pour en rechercher les causes profondes. Elle aide à repérer les problèmes récurrents dans les processus en amont, comme la gestion des commandes ou la facturation, qui entraînent des retards de paiement. En classant les motifs et en suivant leur fréquence, l’entreprise peut prendre des mesures ciblées pour corriger ces causes et réduire le temps de cycle de résolution des contestations.

Aide à repérer les causes profondes des contestations de factures et à améliorer les processus en amont pour éviter que ces problèmes ne se reproduisent.

Ces informations sont généralement enregistrées dans les modules Oracle Advanced Collections ou Oracle Channel Revenue Management lorsque la gestion des contestations est formalisée. Elles peuvent se trouver dans des tables telles que AR_DISPUTE_HISTORY.

Cette métrique calculée mesure le retard d’une facture impayée. Elle correspond à la différence entre la date actuelle, pour les factures ouvertes, ou la date de paiement, pour les factures clôturées, et la date d’échéance.

Le nombre de jours de retard est une mesure essentielle pour analyser l’ancienneté des créances et établir les priorités de recouvrement. C’est la métrique principale du Dashboard sur l’ancienneté et le statut des factures en retard, où les factures sont réparties par tranches d’ancienneté, par exemple de 1 à 30 jours ou de 31 à 60 jours. L’équipe de recouvrement peut ainsi se concentrer sur les créances les plus anciennes et les plus risquées.

Mesure l’ampleur des retards de paiement et constitue un indicateur central pour hiérarchiser les actions de recouvrement et analyser l’ancienneté des créances.

Il s’agit d’un champ calculé. La logique est la suivante : CurrentDate - DueDate pour les factures ouvertes, ou PaymentDate - DueDate pour les factures clôturées.

Cet indicateur dérivé repère les factures que l’entreprise considère comme irrécouvrables et qu’elle a retirées de ses créances actives. Il s’agit généralement de l’issue finale, et indésirable, du traitement d’une facture.

Cet attribut est essentiel au calcul de l’indicateur clé de performance du taux de factures passées en perte et à l’analyse associée dans le Dashboard. Il permet d’isoler les cas d’échec du recouvrement afin d’en repérer les caractéristiques communes, comme le segment de clientèle ou le montant de la facture, susceptibles d’être associés à un risque accru de passage en perte. Ces informations servent à améliorer les politiques de crédit et les stratégies de recouvrement.

Repère clairement les échecs de recouvrement, ce qui est essentiel pour analyser les causes profondes des créances irrécouvrables et calculer le taux de passage en perte.

Il s’agit d’un champ calculé, déterminé en vérifiant si une activité « Facture passée en perte » existe pour le cas ou si le statut de la facture est « Passée en perte ».

Le statut de la facture indique où elle en est dans le processus. Parmi les statuts courants figurent « Ouverte », « Payée », « Contestée », « En retard » ou « Passée en perte ». Cet attribut donne une vue d’ensemble de l’état des créances.

En Process Mining, cet attribut permet de filtrer les cas pour se concentrer sur des populations précises, par exemple toutes les factures ouvertes et en retard. Il s’agit d’une dimension clé du Dashboard sur l’ancienneté et le statut des factures en retard. Il donne une visibilité immédiate sur l’état du portefeuille de factures et aide à établir les priorités des activités de recouvrement.

Donne rapidement une vue d’ensemble de l’état actuel d’une facture et facilite le filtrage ainsi que la hiérarchisation des actions de recouvrement.

Généralement disponible dans la table AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, dans un champ nommé STATUS.

Dans les grandes organisations, les activités sont souvent réparties entre plusieurs unités opérationnelles. Cet attribut indique à quelle unité opérationnelle la facture est rattachée.

L’analyse du processus par unité opérationnelle permet de comparer les résultats entre les différentes entités de l’organisation. Elle peut mettre en évidence des écarts dans l’application des politiques de crédit et de recouvrement et montrer quelles unités gèrent le mieux leurs créances. Ces comparaisons aident à partager les bonnes pratiques et à harmoniser les processus lorsque cela est nécessaire.

Permet de comparer les résultats des différentes unités de l’organisation et de repérer les bonnes pratiques ainsi que les points à améliorer.

Disponible dans la table RA_CUSTOMER_TRX_ALL via le champ ORG_ID, qui renvoie à la structure de l’organisation.