Votre modèle de données pour le processus achats-paiements, traitement des factures
Votre modèle de données pour le processus achats-paiements, traitement des factures
- Attributs recommandés pour une analyse approfondie
- Activités clés à suivre tout au long du cycle de traitement des factures
- Conseils pour extraire les données de Microsoft Dynamics 365
Attributs du processus achats-paiements, traitement des factures
| Nom | Description | ||
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Heure de l’événement
EventTime
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Horodatage précis indiquant quand une activité ou un événement s’est produit. | ||
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Description
L’heure de l’événement, ou horodatage, indique la date et l’heure exactes auxquelles une activité a eu lieu. Élément essentiel du journal d’événements, elle fournit l’ordre chronologique nécessaire pour classer correctement les activités et calculer les durées. Dans l’analyse, cet horodatage sert de base à tous les indicateurs liés au temps. Il permet de calculer la durée des activités, le temps de cycle entre les différentes étapes, comme le délai d’approbation, et le temps total de traitement de bout en bout de chaque facture. Il permet également d’analyser les tendances dans le temps.
Pourquoi est-ce important ?
Cet horodatage est indispensable pour ordonner les événements, calculer les temps de cycle et les durées, et repérer les goulots d’étranglement du processus.
Où trouver ces données
Cette valeur provient de différents champs de date et d’heure répartis dans plusieurs tables, comme les champs createdDateTime ou modifiedDateTime des tables VendInvoiceInfoTable, VendTrans ou des tables d’historique du flux de travail.
Exemples
2023-04-15T09:00:12Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T11:05:45Z
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Nom de l’activité
ActivityName
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Nom de l’événement métier ou de la tâche qui s’est produit à un moment donné du traitement de la facture. | ||
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Description
Le nom de l’activité décrit une étape précise ou un changement de statut dans le traitement de la facture, par exemple « Facture enregistrée », « Facture envoyée pour approbation » ou « Paiement exécuté ». Ces données sont essentielles pour créer la carte du processus et comprendre l’ordre des événements. L’analyse de cet attribut révèle le déroulement du processus, les parcours fréquents et les écarts ou goulots d’étranglement. Elle sert à calculer les temps de cycle entre les activités, comme le délai entre l’approbation et la comptabilisation, et à mesurer la fréquence d’événements précis, tels que les rejets ou les blocages de paiement.
Pourquoi est-ce important ?
Il définit les étapes de la carte du processus, ce qui permet de visualiser son déroulement et d’analyser les transitions entre les différentes activités.
Où trouver ces données
Cet attribut est généralement établi à partir d’une combinaison de champs de statut, de types de transaction ou d’entrées du journal des modifications dans différentes tables de Dynamics 365 liées au traitement des factures.
Exemples
Facture envoyée pour approbationÉcart de rapprochement détectéPaiement exécuté
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Numéro de facture
InvoiceNumber
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Identifiant unique de chaque facture fournisseur, utilisé comme identifiant principal du cas pour suivre son cycle de vie. | ||
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Description
Le numéro de facture est la clé unique qui relie toutes les activités associées à une même facture fournisseur. Il permet de suivre son parcours de bout en bout, de la réception et de l’enregistrement au rapprochement, à l’approbation et au paiement final. Dans une analyse de Process Mining, cet attribut est fondamental. Il définit le cas et permet de reconstituer le flux de traitement de chaque facture. Vous pouvez ainsi calculer les temps de cycle totaux, repérer les variantes du processus et analyser les caractéristiques et les résultats propres à chaque facture.
Pourquoi est-ce important ?
Il s’agit de l’identifiant de cas essentiel qui relie tous les événements associés et permet d’analyser le cycle de vie complet de chaque facture.
Où trouver ces données
Cet attribut se trouve généralement dans la table principale des factures fournisseurs, par exemple dans le champ Num de VendInvoiceInfoTable.
Exemples
INV-10056773245-AUS-001-98432
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Dernière mise à jour des données
LastDataUpdate
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Horodatage indiquant la dernière actualisation des données du processus depuis le système source. | ||
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Description
Cet attribut indique la date de la dernière extraction et mise à jour du jeu de données depuis Microsoft Dynamics 365. Sa valeur est généralement identique pour tous les enregistrements d’un même chargement. Cette information permet aux utilisateurs de savoir si les données analysées sont à jour. Elle précise l’actualité des analyses du processus et aide à gérer les calendriers d’actualisation et à valider les pipelines de données.
Pourquoi est-ce important ?
Indique aux utilisateurs si les données sont récentes, quand l’analyse a été effectuée et à quelle date la prochaine mise à jour est prévue.
Où trouver ces données
Cet horodatage est généré et ajouté au jeu de données par le processus d’extraction ou d’ETL lors de son exécution.
Exemples
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
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Système source
SourceSystem
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Système de référence à partir duquel les données d’événement ont été extraites. | ||
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Description
Cet attribut identifie l’application source d’où proviennent les données d’activité. Pour ce processus, il s’agit généralement de « Microsoft Dynamics 365 ». Dans un environnement comprenant plusieurs systèmes, par exemple une solution externe d’OCR ou de capture, ce champ permet de distinguer le système dans lequel chaque étape du processus a lieu. Il clarifie la provenance des données et facilite le diagnostic des problèmes d’extraction.
Pourquoi est-ce important ?
Il précise l’origine des données, un élément important pour leur validation et pour comprendre l’environnement système du processus.
Où trouver ces données
Il s’agit d’une valeur statique, « Microsoft Dynamics 365 », ajoutée lors de la transformation des données pour indiquer l’origine du jeu de données.
Exemples
Microsoft Dynamics 365
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Date d’échéance du paiement
PaymentDueDate
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Date à laquelle la facture doit être payée, conformément aux conditions de paiement convenues. | ||
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Description
La date d’échéance du paiement est calculée à partir de la date de facture et des conditions de paiement du fournisseur. Elle correspond à la date limite de paiement prévue au contrat. Cette date est essentielle pour mesurer la performance financière et gérer les relations avec les fournisseurs. Elle sert de référence au calcul de l’indicateur clé de performance « Taux de paiement dans les délais », qui la compare à la date réelle de l’activité « Paiement effectué ». Son analyse permet de repérer les problèmes systémiques à l’origine des retards de paiement, susceptibles de détériorer les relations avec les fournisseurs ou de faire perdre des escomptes pour paiement anticipé.
Pourquoi est-ce important ?
Sert de référence pour mesurer le respect des délais de paiement, un indicateur clé de la santé financière et des relations avec les fournisseurs.
Où trouver ces données
Cette date est souvent calculée par le système et enregistrée dans la table des transactions fournisseurs, comme VendTrans, à partir de la date de facture et des conditions de paiement.
Exemples
2023-05-152023-06-302023-07-20
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Heure de fin
EndTime
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Horodatage précis indiquant la fin d’une activité ou d’un événement. | ||
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Description
L’heure de fin indique à quel moment une activité s’est achevée. Associée à l’heure de début (EventTime), elle permet de calculer précisément la durée de chaque étape. Cet attribut est essentiel au calcul de la « ProcessingTime » de chaque activité, une métrique clé pour l’analyse des performances. Il permet de repérer précisément les étapes qui prennent le plus de temps et de cibler les améliorations. Il peut, par exemple, servir à mesurer la durée exacte d’une étape manuelle de codification ou d’approbation.
Pourquoi est-ce important ?
Permet de calculer directement la durée de traitement des activités, ce qui est essentiel pour repérer les étapes les plus longues du processus.
Où trouver ces données
Comme StartTime, cette information provient de différents champs de date et d’heure. Pour certaines activités, il peut s’agir de l’heure de début de l’activité suivante. Dans d’autres cas, elle peut correspondre à un horodatage spécifique de fin.
Exemples
2023-04-15T09:15:20Z2023-05-20T18:00:00Z2023-06-01T11:05:45Z
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Montant de la facture
InvoiceAmount
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Montant total de la facture. | ||
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Description
Cet attribut correspond au montant total à payer indiqué sur la facture fournisseur. Il s’agit d’une donnée financière fondamentale pour chaque dossier. Le montant de la facture sert largement à segmenter et à analyser les données. Il peut révéler si les factures de montant élevé suivent un processus d’approbation différent et plus strict, ou si leur traitement prend plus de temps. Il est également utilisé dans les Dashboards pour analyser le volume des factures par montant et peut être agrégé afin d’évaluer les dépenses totales étudiées.
Pourquoi est-ce important ?
Permet d’analyser les processus selon leur valeur financière, de prioriser les améliorations concernant les factures de montant élevé et de mieux comprendre les facteurs de coût.
Où trouver ces données
Se trouve dans la table d’en-tête des factures, par exemple VendInvoiceInfoTable, dans un champ tel que InvoiceAmount ou Amount.
Exemples
1500.00250.7512500.50
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Numéro de commande d’achat
PurchaseOrderNumber
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Identifiant de la commande d’achat (PO) à laquelle la facture se rapporte. | ||
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Description
Le numéro de commande d’achat relie une facture au document d’achat d’origine. Il est essentiel pour les processus qui comportent un rapprochement à deux ou trois pièces entre la facture, la commande d’achat et la réception des marchandises. Cet attribut permet de comparer les factures associées à une commande d’achat à celles qui n’en ont pas, lesquelles suivent souvent des parcours différents. Il est indispensable pour comprendre l’efficacité du rapprochement, examiner les écarts et mesurer le taux de traitement sans intervention des factures associées à une commande d’achat.
Pourquoi est-ce important ?
Il distingue les factures associées à une commande d’achat des autres factures, une différence qui explique en grande partie les variations du processus et qui est essentielle à l’analyse du rapprochement.
Où trouver ces données
Situé dans la table d’en-tête des factures, par exemple VendInvoiceInfoTable, souvent dans un champ tel que PurchId.
Exemples
PO-001234PO-005678PO-009101
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Numéro de fournisseur
VendorNumber
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Identifiant unique du fournisseur qui a soumis la facture. | ||
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Description
Le numéro de fournisseur est le code qui identifie de manière unique un fournisseur dans les données de référence. Il relie la transaction de facture à un fournisseur précis et permet ainsi d’effectuer des analyses par fournisseur. Cet attribut est essentiel pour segmenter les données de processus par fournisseur. Il permet de répondre à des questions telles que « Quels fournisseurs ont les délais d’approbation les plus longs ? » ou « Les écarts de rapprochement sont-ils plus fréquents avec certains fournisseurs ? ». L’analyse des performances par fournisseur peut faire ressortir des possibilités de collaboration avec les fournisseurs et d’amélioration des processus.
Pourquoi est-ce important ?
Permet de filtrer les données et d’analyser les causes profondes par fournisseur afin de repérer les problèmes de performance ou les tendances propres à certains fournisseurs.
Où trouver ces données
Cette information figure généralement dans l’en-tête de la table des factures fournisseurs, par exemple VendInvoiceInfoTable, reliée aux données de référence principales des fournisseurs dans VendTable.
Exemples
V-1001V-2050V-8342
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Statut de la facture
InvoiceStatus
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Statut de la facture au moment de l’extraction des données. | ||
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Description
Le statut de la facture indique son état actuel dans son cycle de vie, par exemple « En attente d’approbation », « Approuvé », « Comptabilisé » ou « Payé ». Il donne un aperçu de l’avancement de la facture. Cet attribut sert principalement à créer des Dashboards opérationnels présentant la charge de travail et le retard accumulé. Il aide les responsables à connaître le nombre de factures à chaque étape du processus, afin de répartir les ressources et de suivre les opérations. Il est essentiel au Dashboard « Débit et statut du traitement des factures ».
Pourquoi est-ce important ?
Donne une vue de l’état actuel de toutes les factures, essentielle au suivi des opérations, à la gestion de la charge de travail et au repérage des goulots d’étranglement.
Où trouver ces données
Cette information est généralement déduite des champs de statut de la table principale des factures, comme VendInvoiceInfoTable.
Exemples
En attente d’approbationComptabiliséPayé
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Utilisateur
User
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Identifiant ou nom de la personne qui a effectué l’activité. | ||
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Description
Cet attribut identifie l’employé ou l’utilisateur système responsable d’une étape précise du processus. Pour les étapes automatisées, il peut s’agir d’un compte système ou de service. L’analyse du processus par utilisateur permet de comprendre la répartition de la charge de travail, de repérer les besoins de formation et de comparer les performances entre personnes ou équipes. Elle est essentielle pour étudier les boucles de reprise, lorsque le travail passe d’un utilisateur à l’autre, et pour comprendre les différences dans la manière dont chacun réalise une même tâche.
Pourquoi est-ce important ?
Permet d’analyser les performances et la charge de travail par utilisateur ou par équipe, et aide à repérer le niveau d’automatisation ainsi que les sources de reprises.
Où trouver ces données
Provient des champs d’identifiant utilisateur des tables de transactions ou d’historique du flux de travail, tels que createdby ou modifiedby. Ces informations peuvent se trouver dans les tables de suivi du flux de travail.
Exemples
j.doea.smithAX_Admin
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Automatisé
IsAutomated
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Indicateur précisant si une activité a été effectuée automatiquement par le système ou par un utilisateur. | ||
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Description
Cet attribut booléen (vrai/faux) distingue les événements exécutés par le système des tâches manuelles réalisées par un utilisateur. Par exemple, le rapprochement d’une facture peut être automatisé, tandis que le traitement des écarts reste manuel. L’analyse de cet attribut est essentielle pour comprendre le niveau d’automatisation du processus. Elle permet de mesurer les résultats des initiatives d’automatisation, de repérer les goulots d’étranglement qui subsistent dans les tâches manuelles et de cerner les possibilités d’automatisation supplémentaires pour améliorer l’efficacité et réduire les erreurs.
Pourquoi est-ce important ?
Aide à mesurer le niveau d’automatisation du processus, à repérer les goulots d’étranglement liés aux tâches manuelles et à cerner les possibilités d’améliorer l’efficacité.
Où trouver ces données
Cet indicateur est généralement déduit de l’attribut « Utilisateur ». Si l’utilisateur correspond à un compte système ou de service connu, sa valeur est définie sur vrai.
Exemples
truefalse
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Code société
CompanyCode
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Identifiant de l’entité juridique ou de la société de l’organisation qui traite la facture. | ||
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Description
Le code société désigne l’entité juridique qui assume la responsabilité financière de la facture. Dans une organisation composée de plusieurs sociétés, il s’agit d’une donnée essentielle pour segmenter les données financières. Cet attribut permet de filtrer ou de comparer les processus entre différentes entités juridiques. Il peut révéler si les performances, les règles ou les goulots d’étranglement sont propres à certaines sociétés du groupe, et ainsi orienter les initiatives d’amélioration adaptées à chaque entité.
Pourquoi est-ce important ?
Permet de segmenter l’analyse des processus par entité juridique, ce qui est essentiel pour les grandes organisations composées de plusieurs sociétés.
Où trouver ces données
Champ standard de la plupart des tables financières de Dynamics 365, souvent nommé DataAreaId.
Exemples
USMFDEMFGBSI
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Conditions de paiement
PaymentTerms
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Conditions de paiement convenues avec le fournisseur, par exemple « Net 30 » ou « 2 % à 10 jours, net à 30 jours ». | ||
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Description
Les conditions de paiement définissent les modalités convenues pour régler le fournisseur, notamment le délai et les éventuelles remises. Ces informations proviennent généralement des données de référence du fournisseur ou de la commande d’achat. Cet attribut apporte un contexte essentiel à la date d’échéance du paiement et à l’indicateur clé de performance du taux de paiement dans les délais. L’analyse des liens entre certaines conditions de paiement et les retards peut révéler des difficultés opérationnelles. Elle contribue également à la planification financière et à la gestion efficace du fonds de roulement.
Pourquoi est-ce important ?
Apporte un contexte aux dates d’échéance et aide à analyser les effets financiers du calendrier des paiements et le taux d’obtention des remises.
Où trouver ces données
Ces informations sont enregistrées dans les données de référence du fournisseur (VendTable), puis copiées dans des tables de transactions telles que VendInvoiceInfoTable.
Exemples
Net à 30 joursNet à 60 jours2 % à 10 jours, net à 30 jours
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Devise de la facture
InvoiceCurrency
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Code de devise du montant de la facture (par exemple, USD ou EUR). | ||
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Description
La devise de la facture indique dans quelle monnaie le montant est libellé. Cette information est importante pour les organisations internationales qui travaillent avec des fournisseurs de différents pays. Cet attribut apporte le contexte nécessaire à l’interprétation du montant de la facture. Il sert au filtrage et à la création de rapports, notamment dans le cadre d’activités internationales. Il garantit une interprétation correcte des montants et permet d’effectuer des analyses par devise ou de convertir les montants dans une devise de référence pour les rapports.
Pourquoi est-ce important ?
Apporte le contexte nécessaire à l’interprétation et à l’analyse précises des montants des factures dans différentes régions.
Où trouver ces données
Situé dans la table d’en-tête des factures, à côté du montant, par exemple dans le champ CurrencyCode de VendInvoiceInfoTable.
Exemples
USDEURGBP
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Motif de blocage du paiement
PaymentBlockReason
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Code expliquant pourquoi le paiement d’une facture a été bloqué. | ||
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Description
Un blocage de paiement empêche le règlement d’une facture. Cet attribut en indique le motif, généralement sous la forme d’un code standard choisi par un utilisateur, comme « Frais contestés » ou « En attente de réception des marchandises ». Cet attribut est essentiel au Dashboard « Fréquence et durée des blocages de paiement ». L’analyse des motifs les plus fréquents permet de repérer les problèmes sous-jacents du processus d’achat au paiement. Leur résolution peut réduire considérablement les retards de paiement et améliorer les relations avec les fournisseurs.
Pourquoi est-ce important ?
Explique pourquoi les paiements sont délibérément retardés et aide à repérer puis à résoudre les problèmes en amont qui entraînent leur blocage.
Où trouver ces données
Il s’agit généralement d’un champ de la transaction fournisseur ou de l’enregistrement de la facture, souvent lié au statut de blocage du paiement. Consultez des tables telles que VendTrans.
Exemples
Litige sur la qualitéEn attente d’un avoirBlocage manuel
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Motif de rejet
RejectionReason
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Motif indiqué par la personne chargée de l’approbation pour rejeter une facture. | ||
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Description
Lorsqu’une facture est rejetée au cours du flux d’approbation, la personne chargée de l’approbation en indique généralement le motif. Cet attribut enregistre cette explication, qui peut prendre la forme d’un code prédéfini ou d’un texte libre. Cet attribut est essentiel au Dashboard « Analyse des rejets de factures ». Il apporte les informations qualitatives nécessaires pour comprendre les causes profondes des rejets, par exemple « Numéro de commande d’achat incorrect », « Facture en double » ou « Écart de prix ». L’analyse de ces motifs aide à prioriser les mesures visant à réduire le taux de rejet.
Pourquoi est-ce important ?
Indique directement pourquoi les factures sont rejetées et permet de cibler les mesures visant à réduire les reprises et à améliorer le taux de traitement correct dès la première fois.
Où trouver ces données
Se trouve généralement dans les commentaires ou les journaux d’historique des tables de traitement du flux de travail.
Exemples
Quantité incorrecteFacture en doubleLimite d’approbation dépassée
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Paiement dans les délais
IsOnTimePayment
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Indicateur calculé précisant si une facture a été payée au plus tard à sa date d’échéance. | ||
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Description
Cet attribut booléen est calculé en comparant l’horodatage de l’activité « Paiement effectué » à la date d’échéance du paiement. Si la date de paiement est antérieure ou égale à la date d’échéance, la valeur est vraie ; sinon, elle est fausse. Cet attribut contribue directement au calcul de l’indicateur clé de performance « Taux de paiement dans les délais » et au Dashboard « Respect des conditions de paiement ». Il simplifie l’analyse en fournissant un résultat binaire clair pour chaque facture. Il est ainsi facile de filtrer les retards de paiement et d’en examiner les causes profondes par fournisseur, service ou pays.
Pourquoi est-ce important ?
Mesure directement le respect des conditions de paiement et simplifie le calcul de l’indicateur clé de performance du taux de paiement dans les délais ainsi que les analyses associées.
Où trouver ces données
Cet attribut est calculé lors de la transformation des données selon la règle suivante : (horodatage de l’activité « Paiement effectué ») <= (date d’échéance du paiement).
Exemples
truefalse
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Service
Department
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Centre de coûts ou service auquel sont imputés les coûts de la facture. | ||
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Description
Le service désigne l’unité opérationnelle ou le centre de coûts responsable de la dépense figurant sur la facture. Il est généralement déterminé lors de l’étape de codification de la facture. L’analyse du processus par service est essentielle pour comprendre les différences entre services en matière de dépenses, de délais d’approbation et de conformité. Elle permet de repérer les services qui enregistrent le plus d’exceptions ou les cycles d’approbation les plus longs, et fournit une base pour cibler les communications et les formations.
Pourquoi est-ce important ?
Permet d’analyser les coûts et les processus par service, et de mettre en évidence les différences de performance et de conformité au sein de l’organisation.
Où trouver ces données
Provient des dimensions financières associées aux lignes ou à l’en-tête de la facture. Il faut pour cela interroger les structures de données liées aux dimensions.
Exemples
VentesMarketingOpérations informatiques
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Temps de cycle total
TotalCycleTime
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Durée totale de traitement d’une facture, de sa réception à son paiement. | ||
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Description
Le temps de cycle total mesure la durée complète du traitement d’une facture. Il correspond à l’écart entre la toute première activité (par exemple, « Facture enregistrée ») et la toute dernière (par exemple, « Paiement effectué ») pour un numéro de facture donné. Il s’agit d’un indicateur clé de performance pour mesurer l’efficacité globale du processus. Il donne une vue d’ensemble des performances et sert au Dashboard « Temps de cycle de bout en bout des factures ». L’analyse des tendances de cette métrique et sa segmentation selon des attributs tels que le fournisseur ou le montant permettent de repérer des pistes d’amélioration à grande échelle.
Pourquoi est-ce important ?
Indicateur clé de performance de haut niveau pour évaluer la rapidité et l’efficacité globales du processus, avec une synthèse des performances pour chaque facture.
Où trouver ces données
Ce calcul s’effectue au niveau du dossier dans l’outil de Process Mining ou lors de la préparation des données. Il correspond à l’écart entre les horodatages du premier et du dernier événement pour chaque CaseId.
Exemples
P15DP22DT5H30MP7D
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Type d’écart
MatchingDiscrepancyType
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Classe le type d’écart détecté lors du rapprochement de la facture et de la commande d’achat. | ||
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Description
Lorsqu’un écart survient pendant un rapprochement à deux ou trois pièces, cet attribut en précise la nature, par exemple « Écart de prix », « Écart de quantité » ou « Réception des marchandises manquante ». Ces données sont au cœur du Dashboard « Délai de résolution des écarts de rapprochement ». L’analyse de la fréquence des différents types d’écarts permet à l’entreprise d’en repérer les causes profondes. Par exemple, des écarts de prix fréquents peuvent signaler des données de référence obsolètes, tandis que des écarts de quantité peuvent indiquer des problèmes d’expédition.
Pourquoi est-ce important ?
Classe les échecs de rapprochement et permet d’en analyser les causes profondes afin de réduire les écarts et d’améliorer le traitement sans intervention.
Où trouver ces données
Ces informations peuvent être enregistrées dans une table dédiée aux rapprochements ou aux exceptions, ou devoir être déduites des messages de statut ou des commentaires du flux de travail.
Exemples
Écart de prixÉcart de quantitéRéception des marchandises manquante
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Activités du processus achats-paiements, traitement des factures
| Activité | Description | ||
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Facture approuvée
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Cette étape correspond à l’approbation finale de la facture dans le flux de travail, qui autorise sa comptabilisation et son paiement. Le moteur de flux de travail consigne explicitement cet événement à la fin du processus. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette étape importante clôt le processus d’approbation. Le temps écoulé entre « Facture envoyée pour approbation » et cet événement mesure l’efficacité de l’approbation et aide à repérer les goulots d’étranglement.
Où trouver ces données
Il s’agit d’un événement explicite consigné dans les tables d’historique du flux de travail (par exemple, WorkflowTrackingStatusTable) lorsque le statut du flux de travail passe à « Approved ».
Données à recueillir
Horodatage de l’enregistrement du statut « Approved » dans l’historique du flux de travail.
Type d’événement
explicit
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Facture comptabilisée
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Il s’agit de l’opération comptable officielle par laquelle la facture approuvée est inscrite dans le grand livre, ce qui crée une dette. Cet événement transactionnel est explicitement enregistré dans le système. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
La comptabilisation est la dernière étape avant le paiement et constitue un point de contrôle financier important. Le temps écoulé entre « Facture approuvée » et « Facture comptabilisée » mesure l’efficacité des dernières étapes comptables.
Où trouver ces données
Il s’agit d’un événement explicite, enregistré lors de la création de la transaction fournisseur comptabilisée dans des tables telles que VendTrans, ainsi que des enregistrements associés GeneralJournalEntry et LedgerEntry.
Données à recueillir
Horodatage de création de l’enregistrement dans la table des transactions fournisseurs (VendTrans).
Type d’événement
explicit
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Facture enregistrée
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Cette étape correspond à la première saisie d’une facture dans le système. Un enregistrement provisoire est créé avant le traitement de toutes les informations. L’activité est enregistrée lors de la création d’une nouvelle ligne dans le journal du registre des factures fournisseurs. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette activité marque le début officiel du traitement de la facture. Le temps écoulé à partir de cette étape permet de mesurer la durée totale du traitement et de repérer les retards initiaux.
Où trouver ces données
Il s’agit d’un événement explicite, enregistré lors de la création d’une ligne dans le registre des factures fournisseurs, généralement dans VendInvoiceRegisterJournalTable ou dans une table similaire des factures en attente.
Données à recueillir
Horodatage de création de l’enregistrement dans le journal du registre des factures fournisseurs.
Type d’événement
explicit
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Facture envoyée pour approbation
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Cette activité marque l’envoi officiel d’une facture dans un flux de travail pour examen et approbation. Le moteur de flux de travail de Dynamics 365 enregistre explicitement cet envoi. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette étape sert de point de départ pour mesurer l’ensemble du cycle d’approbation. Elle permet de déterminer combien de temps les factures attendent avant le début de l’approbation et déclenche les indicateurs liés à celle-ci.
Où trouver ces données
Il s’agit d’un événement explicite consigné dans les tables d’historique du flux de travail (par exemple, WorkflowTrackingStatusTable) lorsqu’une facture est envoyée dans un flux de travail.
Données à recueillir
Horodatage de création de l’enregistrement d’envoi du flux de travail dans l’historique.
Type d’événement
explicit
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Facture rapprochée avec le bon de commande
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Cette étape correspond à la réussite du rapprochement : les informations de la facture concordent avec celles du bon de commande et de la réception des marchandises. L’événement est déduit lorsque le statut de rapprochement de la facture passe à « Passed ». | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Pour les factures associées à un bon de commande, la réussite du rapprochement constitue une étape importante : elle confirme la validité des frais avant le paiement. Elle est essentielle pour suivre l’efficacité du rapprochement et les taux d’automatisation.
Où trouver ces données
Cette activité est déduite du passage du champ de statut de rapprochement de l’en-tête ou des lignes de la facture fournisseur (par exemple, VendInvoiceInfoTable) à la valeur « Passed » ou « Successfully Matched ».
Données à recueillir
Horodatage du passage au statut « Passed » dans les détails de validation du rapprochement de la facture.
Type d’événement
inferred
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Paiement exécuté
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Cette dernière activité correspond à la comptabilisation du journal de paiement, qui crée le paiement et règle la facture. Cet événement transactionnel explicite clôt le cycle de traitement de la facture. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette activité marque la fin du processus de traitement de la facture jusqu’au paiement. Elle sert de base au calcul du « Taux de paiement dans les délais » et du temps de cycle total de bout en bout.
Où trouver ces données
Il s’agit d’un événement explicite, enregistré lors de la comptabilisation du journal de paiement. Les informations de règlement sont consignées dans des tables telles que VendSettlement, qui associent le paiement à la facture.
Données à recueillir
Horodatage de comptabilisation du journal de paiement qui règle la transaction fournisseur.
Type d’événement
explicit
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Blocage du paiement appliqué
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Cette activité se produit lorsqu’un blocage est appliqué à une facture, empêchant son paiement. Elle est enregistrée lorsque le champ de blocage ou de suspension du paiement change dans l’enregistrement de la facture comptabilisée. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Les blocages de paiement sont une cause fréquente de retard. Analyser quand et pourquoi ils sont appliqués est essentiel pour améliorer le respect des délais de paiement et les relations avec les fournisseurs.
Où trouver ces données
Cette activité est déduite d’une modification du champ de suspension ou de blocage du paiement dans la transaction fournisseur comptabilisée (VendTrans). Le journal des modifications peut fournir l’horodatage.
Données à recueillir
Horodatage de la mise à jour qui définit le champ de blocage du paiement dans la transaction fournisseur.
Type d’événement
inferred
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Blocage du paiement levé
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Cette étape correspond à la levée d’une suspension de paiement, qui permet à la facture de passer à la planification du paiement. Elle est enregistrée lorsque le champ de blocage du paiement est effacé ou passe à un état non bloqué. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette mesure indique le temps nécessaire pour résoudre les problèmes à l’origine des suspensions de paiement. Un délai important entre l’application et la levée d’un blocage révèle une résolution des problèmes peu efficace.
Où trouver ces données
Cette activité est déduite d’une modification qui efface le champ de suspension ou de blocage du paiement dans la transaction fournisseur comptabilisée (VendTrans). Le journal des modifications peut fournir l’horodatage.
Données à recueillir
Horodatage de la mise à jour qui efface le champ de blocage du paiement dans la transaction fournisseur.
Type d’événement
inferred
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Données de la facture saisies
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Cette étape correspond à la fin de la saisie des données de la facture, notamment des informations d’en-tête et des lignes, avant son envoi pour rapprochement ou approbation. Elle est souvent déduite du passage du statut de la facture de « nouvelle » ou « enregistrée » à « prête à être traitée ». | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Le suivi de cette activité permet de mesurer l’efficacité de la saisie, qu’elle soit manuelle ou automatisée (OCR). Tout retard à cette étape peut se répercuter sur l’ensemble du processus.
Où trouver ces données
Cette activité est déduite des changements de statut de l’enregistrement de facture fournisseur en attente (par exemple, VendInvoiceInfoTable). L’événement se produit lorsque tous les champs obligatoires sont renseignés et que la facture est prête pour l’étape suivante.
Données à recueillir
Détecter le changement de statut dans la table des factures en attente qui indique la fin de la saisie des données.
Type d’événement
inferred
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Écart de rapprochement détecté
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Cette activité se produit lorsque le rapprochement échoue en raison d’écarts entre la facture, le bon de commande ou la réception des marchandises. Elle est enregistrée lorsque le statut de rapprochement de la facture passe à « Failed » ou « Discrepancy ». | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Repérer quand et pourquoi les écarts se produisent est essentiel pour suivre l’indicateur « Taux d’écarts de rapprochement ». Cette activité marque le début de leur résolution, une étape souvent à l’origine de retards importants.
Où trouver ces données
Cette activité est déduite du passage du champ de statut de rapprochement de la facture fournisseur (par exemple, VendInvoiceInfoTable) à la valeur « Failed ». Le motif de l’échec est souvent consigné également.
Données à recueillir
Horodatage du passage au statut « Failed » ou « Discrepancy » lors du rapprochement.
Type d’événement
inferred
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Écart de rapprochement traité
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Cette étape marque la résolution d’un écart de rapprochement détecté précédemment, ce qui permet à la facture de poursuivre son traitement. Elle est déduite lorsqu’une facture dont le statut de rapprochement est « Failed » est rapprochée de nouveau avec succès ou fait l’objet d’une dérogation manuelle. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette activité clôt le sous-processus de résolution des écarts. Le temps écoulé entre « Écart de rapprochement détecté » et cette étape constitue un indicateur clé de l’efficacité de la résolution.
Où trouver ces données
Cette activité est déduite d’un événement de rapprochement réussi (« Facture rapprochée avec le bon de commande ») survenant après un événement « Écart de rapprochement détecté » pour la même facture.
Données à recueillir
Repérer un horodatage de statut « Passed » postérieur à un horodatage de statut « Failed ».
Type d’événement
inferred
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Facture rejetée
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Cette étape indique qu’un approbateur a rejeté la facture, interrompant le processus et entraînant généralement son renvoi pour correction. Le moteur de flux de travail consigne explicitement cet événement de rejet. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Le suivi des rejets permet de quantifier les reprises et de repérer les causes fréquentes d’échec, comme une imputation incorrecte ou le non-respect des politiques. Il contribue directement au suivi de l’indicateur « Taux de rejet des factures ».
Où trouver ces données
Il s’agit d’un événement explicite consigné dans les tables d’historique du flux de travail (par exemple, WorkflowTrackingStatusTable) lorsque le statut passe à « Rejected » ou « Canceled ».
Données à recueillir
Horodatage de l’enregistrement du statut « Rejected » dans l’historique du flux de travail.
Type d’événement
explicit
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Imputation comptable de la facture effectuée
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Cette activité indique que les répartitions par compte du grand livre ont été affectées aux lignes de la facture. Elle est généralement déduite de la création ou de la validation des répartitions comptables associées à la facture. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
L’imputation comptable est une étape importante pour garantir l’exactitude des comptes. Mesurer le temps nécessaire à l’imputation des factures permet de repérer les goulots d’étranglement lors du contrôle comptable et de suivre l’indicateur « Temps moyen entre la saisie des données et l’imputation ».
Où trouver ces données
Cette activité est déduite de la création et de la validation d’enregistrements dans les tables de répartition comptable (par exemple, AccountingDistribution) associés à la facture fournisseur en attente.
Données à recueillir
Horodatage de l’enregistrement et de la validation des répartitions comptables de la facture.
Type d’événement
inferred
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Paiement planifié
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Cette activité se produit lorsqu’une facture comptabilisée est ajoutée à une proposition de paiement ou à un journal de paiement, avant l’exécution du paiement. Il s’agit d’une action explicite qui crée une ligne dans le journal de paiement. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette étape marque le passage des comptes fournisseurs aux opérations de trésorerie. Son analyse peut révéler les retards entre la comptabilisation de la facture et le lancement du paiement.
Où trouver ces données
Il s’agit d’un événement explicite, enregistré lors de la création d’une ligne dans un journal de paiement (LedgerJournalTrans) qui règle la transaction fournisseur comptabilisée.
Données à recueillir
Horodatage de création de la ligne du journal de paiement faisant référence à la facture.
Type d’événement
explicit
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