Votre modèle de données Purchase to Pay - Traitement des factures
Votre modèle de données Purchase to Pay - Traitement des factures
- Attributs recommandés à collecter pour une analyse approfondie
- Activités clés à suivre tout au long du cycle de traitement des factures
- Recommandations pour extraire les données de Microsoft Dynamics 365
Purchase to Pay - Attributs du traitement des factures
| Nom | Description | ||
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Heure de l’événement
EventTime
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Horodatage précis indiquant le moment où une activité ou un événement donné s’est produit. | ||
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Description
L’heure de l’événement, ou horodatage, enregistre la date et l’heure exactes auxquelles une activité a eu lieu. Il s’agit d’un composant essentiel de l’Event Log, car il fournit la séquence temporelle nécessaire pour ordonner correctement les activités et calculer les durées. Dans l’analyse, cet horodatage constitue la base de toutes les métriques liées au temps. Il sert à calculer la durée des activités, le délai entre différentes étapes, par exemple le temps d’approbation, et le délai total de traitement de bout en bout de chaque facture. Il permet également d’analyser les tendances dans le temps.
Pourquoi c’est important
Cet horodatage est essentiel pour ordonner les événements, calculer tous les délais et toutes les durées, et identifier les goulots d’étranglement du processus.
Où les obtenir
Provient de différents champs de date et d’heure répartis dans plusieurs tables, tels que les champs createdDateTime ou modifiedDateTime des tables VendInvoiceInfoTable, VendTrans ou des tables d’historique du flux de travail.
Exemples
2023-04-15T09:00:12Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T11:05:45Z
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Nom de l’activité
ActivityName
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Nom de l’événement métier ou de la tâche spécifique survenu à un moment donné du cycle de traitement de la facture. | ||
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Description
Le nom de l’activité décrit une étape précise ou un changement de statut dans le processus de facturation, par exemple « Invoice Registered », « Invoice Sent For Approval » ou « Payment Executed ». Ces données sont essentielles pour construire la cartographie du processus et comprendre la séquence des événements. L’analyse de cet attribut révèle le parcours du processus, identifie les chemins fréquents et met en évidence les écarts ou les goulots d’étranglement. Il sert à calculer les délais entre les activités, par exemple le temps entre l’approbation et la comptabilisation, ainsi qu’à mesurer la fréquence d’événements précis comme les rejets ou les blocages de paiement.
Pourquoi c’est important
Il définit les étapes de la cartographie du processus, ce qui permet de visualiser le parcours et d’analyser les transitions entre les différentes activités.
Où les obtenir
Cet attribut est généralement dérivé d’une combinaison de champs de statut, de types de transaction ou d’entrées du journal des modifications dans différentes tables Dynamics 365 liées au traitement des factures.
Exemples
Facture envoyée pour approbationÉcart de rapprochement détectéPaiement exécuté
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Numéro de facture
InvoiceNumber
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Identifiant unique de chaque facture fournisseur, utilisé comme identifiant principal du dossier pour suivre son cycle de vie. | ||
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Description
Le numéro de facture est la clé unique qui relie toutes les activités associées à une même facture fournisseur. Il permet de suivre la facture de bout en bout, depuis sa réception et son enregistrement jusqu’à son rapprochement, son approbation et son paiement final. Dans une analyse de Process Mining, cet attribut est fondamental. Il définit le dossier et permet de reconstituer le parcours de chaque facture. Vous pouvez ainsi calculer les délais totaux, identifier les variantes du processus et analyser les caractéristiques et les résultats propres à chaque facture.
Pourquoi c’est important
Il s’agit du Case ID essentiel qui relie tous les événements associés et permet d’analyser l’ensemble du cycle de vie de chaque facture.
Où les obtenir
Il se trouve généralement dans la table principale des factures fournisseurs, par exemple VendInvoiceInfoTable, dans le champ Num.
Exemples
INV-10056773245-AUS-001-98432
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Dernière mise à jour des données
LastDataUpdate
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Horodatage indiquant la dernière actualisation des données de ce processus depuis le système source. | ||
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Description
Cet attribut indique la date de la dernière extraction et mise à jour du jeu de données depuis Microsoft Dynamics 365. Il est généralement identique pour tous les enregistrements d’un même chargement de données. Cette information est essentielle pour comprendre l’actualité des données analysées. Elle précise dans quelle mesure les analyses de processus sont à jour et contribue à gérer les calendriers d’actualisation ainsi qu’à valider les pipelines de données.
Pourquoi c’est important
Il informe les utilisateurs de l’actualité des données, afin qu’ils sachent quand l’analyse a été réalisée et à quel moment la prochaine mise à jour est prévue.
Où les obtenir
Cet horodatage est généré et ajouté au jeu de données par le processus d’extraction des données ou d’ETL au moment de son exécution.
Exemples
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
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Système source
SourceSystem
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Système de référence depuis lequel les données d’événement ont été extraites. | ||
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Description
Cet attribut identifie l’application source dont proviennent les données d’activité. Pour ce processus, il s’agira généralement de « Microsoft Dynamics 365 ». Dans les environnements qui utilisent plusieurs systèmes, par exemple une solution OCR ou de capture externe, ce champ permet de distinguer le système dans lequel chaque étape du processus se déroule. Il garantit la traçabilité de l’origine des données et facilite le diagnostic des problèmes d’extraction.
Pourquoi c’est important
Il fournit un contexte important sur l’origine des données, indispensable pour les valider et comprendre l’environnement système du processus.
Où les obtenir
Il s’agit d’une valeur statique, « Microsoft Dynamics 365 », ajoutée lors de la transformation des données pour indiquer l’origine du jeu de données.
Exemples
Microsoft Dynamics 365
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Date d’échéance du paiement
PaymentDueDate
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Date à laquelle la facture doit être payée conformément aux conditions de paiement convenues. | ||
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Description
La date d’échéance du paiement est calculée à partir de la date de la facture et des conditions de paiement du fournisseur. Elle correspond à la date limite contractuelle de paiement. Cette date est essentielle pour mesurer la performance financière et gérer la relation avec les fournisseurs. Elle sert de référence pour calculer le KPI « Taux de paiement à temps », en la comparant à la date réelle de l’activité « Paiement exécuté ». Son analyse permet d’identifier les problèmes systémiques à l’origine des retards de paiement, qui peuvent détériorer les relations avec les fournisseurs ou entraîner la perte de remises pour paiement anticipé.
Pourquoi c’est important
Sert de référence pour mesurer la performance des paiements à temps, un KPI important pour la santé financière et les relations avec les fournisseurs.
Où les obtenir
Cette date est souvent calculée par le système et enregistrée dans la table des transactions fournisseurs, comme VendTrans, à partir de la date de la facture et des conditions de paiement.
Exemples
2023-05-152023-06-302023-07-20
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Heure de fin
EndTime
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Horodatage précis indiquant le moment où une activité ou un événement donné a été terminé. | ||
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Description
L’heure de fin indique le moment où une activité s’est achevée. Associée à l’heure de début (EventTime), elle permet de calculer précisément la durée de chaque étape. Cet attribut est essentiel au calcul de « ProcessingTime » pour chaque activité, une mesure importante de l’analyse de la performance. Il permet de déterminer précisément quelles étapes du processus prennent le plus de temps et de cibler les actions d’amélioration. Il peut, par exemple, mesurer la durée exacte d’une étape manuelle de codification ou d’approbation.
Pourquoi c’est important
Permet de calculer directement la durée de traitement des activités, ce qui est fondamental pour identifier les étapes les plus chronophages du processus.
Où les obtenir
Comme StartTime, cet attribut provient de différents champs de date et d’heure. Pour certaines activités, il peut correspondre au StartTime de l’activité suivante. Dans d’autres cas, il peut s’agir d’un horodatage spécifique de fin.
Exemples
2023-04-15T09:15:20Z2023-05-20T18:00:00Z2023-06-01T11:05:45Z
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Montant de la facture
InvoiceAmount
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Valeur monétaire totale de la facture. | ||
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Description
Cet attribut représente le montant total dû indiqué sur la facture fournisseur. Il s’agit d’une donnée financière fondamentale pour chaque dossier. Le montant de la facture est largement utilisé pour la segmentation et l’analyse. Il peut révéler si les factures de montant élevé suivent un processus d’approbation différent et plus strict, ou si leur traitement prend plus de temps. Il est également utilisé dans les Dashboards pour analyser le volume des factures par valeur et peut être agrégé afin de comprendre le montant total des dépenses analysées.
Pourquoi c’est important
Il permet d’analyser les factures selon leur valeur financière, de prioriser les efforts d’amélioration sur les factures de montant élevé et de comprendre les facteurs de coût.
Où les obtenir
Il se trouve dans la table d’en-tête des factures, par exemple VendInvoiceInfoTable, dans un champ tel que InvoiceAmount ou Amount.
Exemples
1500.00250.7512500.50
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Numéro de bon de commande
PurchaseOrderNumber
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Identifiant du bon de commande auquel la facture est associée. | ||
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Description
Le numéro de bon de commande relie la facture au document d’achat d’origine. Il est essentiel pour les processus qui comprennent un rapprochement à deux ou trois niveaux entre la facture, le bon de commande et la réception des marchandises. Cet attribut permet d’analyser les factures associées ou non à un bon de commande, qui suivent souvent des parcours différents. Il est essentiel pour évaluer l’efficacité du rapprochement, étudier les écarts et mesurer le taux de traitement direct des factures associées à un bon de commande.
Pourquoi c’est important
Il distingue les factures associées à un bon de commande des factures qui ne le sont pas. Cette distinction est une source majeure de variation du processus et un élément essentiel de l’analyse du rapprochement.
Où les obtenir
Il se trouve dans la table d’en-tête des factures, par exemple VendInvoiceInfoTable, souvent dans un champ tel que PurchId.
Exemples
PO-001234PO-005678PO-009101
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Numéro de fournisseur
VendorNumber
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Identifiant unique du fournisseur qui a soumis la facture. | ||
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Description
Le numéro de fournisseur est le code qui identifie de manière unique un fournisseur dans les données de référence. Il relie la transaction de facture à un fournisseur précis et permet une analyse centrée sur les fournisseurs. Cet attribut est essentiel pour segmenter les données du processus par fournisseur. Il permet de répondre à des questions telles que « Quels fournisseurs présentent les délais d’approbation les plus longs ? » ou « Les écarts de rapprochement sont-ils plus fréquents avec certains fournisseurs ? ». L’analyse des performances par fournisseur peut révéler des possibilités de collaboration et d’amélioration du processus.
Pourquoi c’est important
Il permet de filtrer les données et d’analyser les causes profondes par fournisseur, afin d’identifier les problèmes de performance ou les tendances propres à certains fournisseurs.
Où les obtenir
Il se trouve généralement dans l’en-tête de la table des factures fournisseurs, par exemple VendInvoiceInfoTable, qui est reliée aux données de référence principales des fournisseurs dans VendTable.
Exemples
V-1001V-2050V-8342
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Statut de la facture
InvoiceStatus
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Statut actuel de la facture au moment de l’extraction des données. | ||
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Description
Le statut de la facture indique son état actuel au cours de son cycle de vie, par exemple « En attente d’approbation », « Approuvée », « Comptabilisée » ou « Payée ». Il fournit une vue instantanée de l’avancement de la facture. Cet attribut sert principalement à créer des Dashboards opérationnels présentant la charge de travail et le backlog actuels. Il aide les responsables à comprendre combien de factures se trouvent à chaque étape du processus, afin de faciliter l’affectation des Ressources et le suivi des opérations. Il est essentiel au Dashboard « Débit et statut du traitement des factures ».
Pourquoi c’est important
Fournit une vue de l’état actuel de toutes les factures, essentielle au suivi des opérations, à la gestion de la charge de travail et à l’identification des goulots d’étranglement actuels.
Où les obtenir
Cet attribut est généralement dérivé des champs de statut de la table principale des factures, comme VendInvoiceInfoTable.
Exemples
En attente d'approbationComptabiliséePayée
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Utilisateur
User
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Identifiant ou nom de l’utilisateur qui a effectué l’activité. | ||
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Description
Cet attribut identifie le collaborateur ou l’utilisateur système responsable de l’exécution d’une étape précise du processus. Pour les étapes automatisées, il peut s’agir d’un compte système ou d’un compte de service. L’analyse du processus par utilisateur permet de comprendre la répartition de la charge de travail, d’identifier les besoins de formation et de comparer les performances entre personnes ou équipes. Elle est essentielle pour analyser les boucles de reprise, lorsque le travail est transmis d’un utilisateur à l’autre, et pour comprendre les différences dans la manière dont les utilisateurs accomplissent une même tâche.
Pourquoi c’est important
Il permet d’analyser les performances et la charge de travail par utilisateur ou par équipe, et d’identifier le niveau d’automatisation ainsi que les sources de reprise.
Où les obtenir
Provient des champs d’identifiant utilisateur des tables de transactions ou d’historique du flux de travail, tels que les champs createdby ou modifiedby. Ces informations peuvent se trouver dans les tables de suivi du flux de travail.
Exemples
j.doea.smithAX_Admin
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Code société
CompanyCode
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Identifiant de l’entité juridique ou de la société de l’organisation qui traite la facture. | ||
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Description
Le code société représente l’entité juridique qui assume la responsabilité financière de la facture. Dans une organisation composée de plusieurs sociétés, il s’agit d’une donnée essentielle pour la segmentation financière. Cet attribut permet de filtrer ou de comparer l’analyse du processus entre différentes entités juridiques. Il peut révéler si la performance du processus, les politiques ou les goulots d’étranglement sont propres à certaines sociétés du groupe, et ainsi soutenir des initiatives d’amélioration adaptées à chaque entité.
Pourquoi c’est important
Permet de segmenter l’analyse du processus par entité juridique, ce qui est essentiel pour les grandes organisations composées de plusieurs sociétés.
Où les obtenir
Il s’agit d’un champ standard de la plupart des tables financières de Dynamics 365, souvent nommé DataAreaId.
Exemples
USMFDEMFGBSI
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Conditions de paiement
PaymentTerms
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Accord sur les conditions de paiement convenues avec le fournisseur, par exemple « Net 30 » ou « 2 % à 10 jours, net à 30 jours ». | ||
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Description
Les conditions de paiement définissent les modalités convenues pour régler le fournisseur, notamment le délai et les éventuelles remises. Ces informations proviennent généralement des données de référence du fournisseur ou de la commande d’achat. Cet attribut fournit le contexte nécessaire à l’interprétation de la date d’échéance du paiement et du KPI « Taux de paiement à temps ». L’analyse du lien entre certaines conditions de paiement et les retards peut révéler des difficultés opérationnelles. Elle contribue également à la planification financière et à une gestion efficace du fonds de roulement.
Pourquoi c’est important
Fournit le contexte des dates d’échéance et aide à analyser l’impact financier du calendrier des paiements ainsi que le taux de récupération des remises.
Où les obtenir
Ces informations sont stockées dans les données de référence du fournisseur (VendTable), puis copiées dans des tables de transactions comme VendInvoiceInfoTable.
Exemples
Paiement à 30 joursPaiement à 60 jours2 % à 10 jours, paiement à 30 jours
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Département
Department
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Centre de coûts ou département auquel les coûts de la facture sont affectés. | ||
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Description
Le département identifie l’unité opérationnelle ou le centre de coûts responsable de la dépense figurant sur la facture. Il est généralement déterminé lors de l’activité de codification de la facture. L’analyse du processus par département est essentielle pour comprendre les différences entre les départements en matière de dépenses, de délais d’approbation et de Conformité. Elle permet d’identifier les départements qui présentent le plus d’exceptions de factures ou les cycles d’approbation les plus longs, afin de cibler les communications et les formations.
Pourquoi c’est important
Permet d’analyser les coûts et le processus par département, en mettant en évidence les écarts de performance et de Conformité au sein de l’organisation.
Où les obtenir
Provient des dimensions financières associées aux lignes ou à l’en-tête de la facture. Son extraction nécessite d’interroger les structures de données liées aux dimensions.
Exemples
VentesMarketingOpérations informatiques
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Devise de la facture
InvoiceCurrency
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Code de la devise du montant de la facture, par exemple USD ou EUR. | ||
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Description
La devise de la facture précise la devise dans laquelle le montant de la facture est exprimé. Cette information est importante pour les organisations internationales qui travaillent avec des fournisseurs établis dans différents pays. Cet attribut fournit le contexte nécessaire au montant de la facture. Il sert au filtrage et au reporting, notamment dans les activités internationales. Il garantit une interprétation correcte des valeurs financières et permet une analyse par devise ou une conversion vers une devise de reporting standard.
Pourquoi c’est important
Il fournit le contexte nécessaire aux montants financiers et permet d’interpréter et d’analyser correctement les valeurs des factures dans différentes régions.
Où les obtenir
Il se trouve dans la table d’en-tête des factures, à côté du montant de la facture, par exemple dans le champ CurrencyCode de VendInvoiceInfoTable.
Exemples
USDEURGBP
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Durée totale du cycle
TotalCycleTime
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Durée totale de bout en bout du traitement d’une facture, de sa réception à son paiement. | ||
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Description
La durée totale du cycle mesure le temps passé par une facture dans l’ensemble du processus. Elle correspond à la différence entre la toute première activité, par exemple « Facture enregistrée », et la toute dernière activité, par exemple « Paiement exécuté », pour un numéro de facture donné. Il s’agit d’un KPI principal pour mesurer l’efficacité globale du processus. Il fournit une vue d’ensemble de la performance et est utilisé dans le Dashboard « Durée du cycle de traitement des factures de bout en bout ». L’analyse des tendances de cet indicateur et sa segmentation selon des attributs comme le fournisseur ou le montant permettent d’identifier des possibilités générales d’amélioration.
Pourquoi c’est important
Représente le KPI global de référence pour la rapidité et l’efficacité du processus, en synthétisant la performance de chaque facture.
Où les obtenir
Cette durée est calculée au niveau du cas dans l’outil de Process Mining ou lors de la préparation des données. Elle correspond à la différence entre les horodatages du premier et du dernier événement pour chaque CaseId.
Exemples
P15DP22DT5H30MP7D
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Est automatisé
IsAutomated
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Indicateur précisant si une activité a été exécutée automatiquement par le système ou par un utilisateur humain. | ||
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Description
Cet attribut booléen (vrai/faux) distingue les événements exécutés par le système des tâches manuelles effectuées par les utilisateurs. Par exemple, le rapprochement d’une facture peut être automatisé, tandis que le traitement d’un écart reste manuel. L’analyse de cet attribut est essentielle pour comprendre le niveau d’automatisation du processus. Elle permet de mesurer les résultats des initiatives d’automatisation, d’identifier les goulots d’étranglement manuels restants et de repérer les possibilités d’automatisation supplémentaires afin d’améliorer l’efficacité et de réduire les erreurs.
Pourquoi c’est important
Aide à mesurer le niveau d’automatisation du processus, à identifier les goulots d’étranglement manuels et à repérer les possibilités de gains d’efficacité.
Où les obtenir
Cet attribut est généralement dérivé de l’attribut « User ». Si l’utilisateur correspond à un compte système ou de service connu, l’indicateur prend la valeur true.
Exemples
truefalse
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Motif du blocage du paiement
PaymentBlockReason
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Code motif expliquant pourquoi un blocage de paiement a été appliqué à une facture. | ||
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Description
Un blocage de paiement empêche le règlement d’une facture. Cet attribut enregistre le motif du blocage, généralement sous la forme d’un code standard sélectionné par un utilisateur, comme « Frais contestés » ou « Réception des marchandises en attente ». Cet attribut est essentiel au Dashboard « Fréquence et durée des blocages de paiement ». L’analyse des motifs les plus fréquents permet d’identifier les problèmes sous-jacents du processus P2P. La résolution de ces causes profondes peut réduire considérablement les retards de paiement et améliorer les relations avec les fournisseurs.
Pourquoi c’est important
Explique pourquoi les paiements sont volontairement retardés et aide à identifier puis à résoudre les problèmes en amont qui entraînent des blocages de paiement.
Où les obtenir
Il s’agit généralement d’un champ de la transaction fournisseur ou de l’enregistrement de la facture, souvent associé au statut du blocage de paiement. Consultez notamment des tables comme VendTrans.
Exemples
Litige qualitéEn attente d'un avoirBlocage manuel
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Motif du rejet
RejectionReason
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Motif fourni par un approbateur pour rejeter une facture. | ||
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Description
Lorsqu’une facture est rejetée pendant le flux de travail d’approbation, l’approbateur fournit généralement un motif. Cet attribut enregistre cette explication, qui peut prendre la forme d’un code prédéfini ou d’un texte libre. Il s’agit d’un attribut essentiel du Dashboard « Analyse des rejets de factures ». Il fournit les informations qualitatives nécessaires pour comprendre les causes profondes des rejets, telles que « Numéro de commande incorrect », « Facture en double » ou « Écart de prix ». L’analyse de ces motifs aide à définir les priorités pour réduire le taux de rejet.
Pourquoi c’est important
Fournit une visibilité directe sur les raisons du rejet des factures, afin de cibler les actions qui réduiront les reprises et amélioreront le taux de traitement correct dès la première fois.
Où les obtenir
Se trouve généralement dans les commentaires ou les journaux d’historique des tables de traitement du flux de travail.
Exemples
Quantité incorrecteFacture en doubleLimite d'approbation dépassée
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Paiement à temps
IsOnTimePayment
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Indicateur calculé précisant si une facture a été payée à sa date d’échéance ou avant celle-ci. | ||
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Description
Cet attribut booléen est obtenu en comparant l’horodatage de l’activité « Paiement exécuté » à la date d’échéance du paiement. Si la date du paiement est antérieure ou égale à la date d’échéance, la valeur est true ; sinon, elle est false. Cet attribut contribue directement au KPI « Taux de paiement à temps » et au Dashboard « Conformité aux conditions de paiement ». Il simplifie l’analyse en fournissant un résultat binaire clair pour chaque facture. Il devient ainsi facile de filtrer les paiements en retard et d’en rechercher les causes par fournisseur, département ou pays.
Pourquoi c’est important
Mesure directement le respect des conditions de paiement et simplifie le calcul du KPI « Taux de paiement à temps » ainsi que les analyses associées.
Où les obtenir
Cet attribut est calculé dans la couche de transformation des données. La logique est la suivante : (horodatage de l’activité « Paiement exécuté ») <= (date d’échéance du paiement).
Exemples
truefalse
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Type d’écart
MatchingDiscrepancyType
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Catégorise le type d’écart détecté lors du rapprochement entre la facture et la commande d’achat. | ||
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Description
Lorsqu’un écart survient au cours d’un rapprochement à deux ou trois niveaux, cet attribut précise la nature du problème, par exemple « Écart de prix », « Écart de quantité » ou « Réception des marchandises manquante ». Ces données sont au cœur du Dashboard « Délai de résolution des écarts de rapprochement ». L’analyse de la fréquence des différents types d’écarts permet à l’entreprise d’identifier les causes profondes des échecs de rapprochement. Des écarts de prix fréquents peuvent, par exemple, signaler des problèmes liés à des données de référence obsolètes, tandis que des écarts de quantité peuvent indiquer des problèmes d’expédition.
Pourquoi c’est important
Catégorise les échecs de rapprochement, afin de permettre l’analyse des causes profondes, de réduire le taux d’écart et d’améliorer le traitement direct.
Où les obtenir
Peut être stocké dans une table dédiée aux rapprochements ou aux exceptions, ou devoir être déduit des messages d’état ou des commentaires du flux de travail.
Exemples
Écart de prixÉcart de quantitéRéception des marchandises manquante
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Purchase to Pay - Activités de traitement des factures
| Activité | Description | ||
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Facture approuvée
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Représente l’approbation finale et réussie de la facture dans le flux de travail, qui l’autorise à être comptabilisée et payée. Il s’agit d’un événement explicite enregistré par le moteur de flux de travail à la fin du processus. | ||
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Pourquoi c’est important
Il s’agit d’une étape importante qui clôt le processus d’approbation. Le délai entre « Invoice Sent for Approval » et cet événement constitue une mesure essentielle de l’efficacité de l’approbation et aide à identifier les goulots d’étranglement.
Où les obtenir
Il s’agit d’un événement explicite enregistré dans les tables d’historique du flux de travail, par exemple WorkflowTrackingStatusTable, lorsque l’état du flux de travail passe à « Approuvé ».
Collecte
Horodatage de l’entrée d’état « Approuvé » dans l’historique du flux de travail.
Type d’événement
explicit
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Facture comptabilisée
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Il s’agit de l’événement comptable officiel au cours duquel la facture approuvée est enregistrée dans le General Ledger, ce qui crée une dette. Il s’agit d’un événement transactionnel explicite dans le système. | ||
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Pourquoi c’est important
La comptabilisation est la dernière étape avant le paiement et constitue un point de contrôle financier important. Le délai entre « Invoice Approved » et « Invoice Posted » mesure l’efficacité des dernières étapes comptables.
Où les obtenir
Il s’agit d’un événement explicite capturé lors de la création de la transaction fournisseur comptabilisée dans des tables telles que VendTrans, ainsi que des enregistrements associés GeneralJournalEntry et LedgerEntry.
Collecte
Horodatage de création de l’enregistrement dans la table des transactions fournisseurs, VendTrans.
Type d’événement
explicit
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Facture enregistrée
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Il s’agit de la première saisie d’une facture dans le système. Un enregistrement provisoire est créé avant le traitement de l’ensemble des informations. Cette activité est enregistrée lorsqu’un nouveau document est créé dans le journal du registre des factures fournisseurs. | ||
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Pourquoi c’est important
Cette activité marque le début officiel du cycle de traitement de la facture. L’analyse du délai à partir de ce point permet de mesurer la durée totale du traitement et d’identifier les retards survenant au début du processus.
Où les obtenir
Il s’agit d’un événement explicite enregistré lors de la création d’un document dans le registre des factures fournisseurs, généralement dans VendInvoiceRegisterJournalTable ou dans une table similaire de factures en attente.
Collecte
Horodatage de création du document dans le journal du registre des factures fournisseurs.
Type d’événement
explicit
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Facture envoyée pour approbation
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Cette activité marque la soumission officielle d’une facture dans un flux de travail pour examen et approbation. Le moteur de flux de travail de Dynamics 365 enregistre explicitement cet événement de soumission. | ||
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Pourquoi c’est important
Il s’agit du point de départ pour mesurer l’ensemble du cycle d’approbation. Cette mesure permet d’identifier le temps d’attente des factures avant même le début du processus d’approbation et sert de référence aux KPI liés à l’approbation.
Où les obtenir
Il s’agit d’un événement explicite enregistré dans les tables d’historique du flux de travail, par exemple WorkflowTrackingStatusTable, lorsqu’une facture est soumise à un flux de travail.
Collecte
Horodatage de création de l’enregistrement de soumission du flux de travail dans l’historique du flux de travail.
Type d’événement
explicit
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Facture rapprochée avec le bon de commande
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Cette activité correspond à la fin réussie du rapprochement, lorsque les informations de la facture concordent avec celles du bon de commande et de la réception des marchandises. L’événement est déduit lorsque le statut de rapprochement de la facture passe à « Passed ». | ||
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Pourquoi c’est important
La réussite du rapprochement constitue une étape importante pour les factures associées à un bon de commande. Elle confirme la validité de la dépense avant le paiement. Son suivi est essentiel pour mesurer l’efficacité du rapprochement et les taux d’automatisation.
Où les obtenir
Cette activité est déduite de la mise à jour du champ de statut de rapprochement dans l’en-tête ou les lignes de la facture fournisseur, par exemple VendInvoiceInfoTable, avec la valeur « Passed » ou « Successfully Matched ».
Collecte
Horodatage du changement de statut à « Passed » dans les informations de validation du rapprochement de la facture.
Type d’événement
inferred
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Paiement exécuté
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Il s’agit de l’activité finale. Elle correspond à la comptabilisation du journal de paiement, qui crée le paiement et règle la facture. Cet événement transactionnel explicite clôt le cycle de vie de la facture. | ||
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Pourquoi c’est important
Cette activité marque la fin réussie du processus de la facture au paiement. Elle sert de base au calcul du « On-Time Payment Rate » et du délai total de traitement de bout en bout.
Où les obtenir
Il s’agit d’un événement explicite capturé lors de la comptabilisation du journal de paiement. Les informations de règlement sont enregistrées dans des tables telles que VendSettlement, qui associent le paiement à la facture.
Collecte
Horodatage de comptabilisation du journal de paiement qui règle la transaction fournisseur.
Type d’événement
explicit
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Blocage du paiement défini
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Cette activité se produit lorsqu’une retenue est appliquée à une facture, empêchant son paiement. Elle est enregistrée lorsqu’une modification est apportée au champ de blocage ou de retenue du paiement dans l’enregistrement de facture comptabilisée. | ||
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Pourquoi c’est important
Les blocages de paiement sont une cause majeure des retards de paiement. Analyser quand et pourquoi ils sont appliqués est essentiel pour améliorer le respect des échéances et les relations avec les fournisseurs.
Où les obtenir
Cette activité est déduite d’une modification du champ de retenue ou de blocage du paiement dans la transaction fournisseur comptabilisée, VendTrans. Le journal des modifications peut servir à enregistrer l’horodatage.
Collecte
Horodatage de la mise à jour qui définit le champ de blocage du paiement dans la transaction fournisseur.
Type d’événement
inferred
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Blocage du paiement levé
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Cette activité correspond à la suppression d’une retenue de paiement, ce qui permet à la facture de passer à la planification du paiement. Elle est enregistrée lorsque le champ de blocage du paiement est effacé ou passe à un état non bloqué. | ||
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Pourquoi c’est important
Cette mesure indique le temps nécessaire pour résoudre les problèmes à l’origine des retenues de paiement. Un délai important entre l’application et la levée d’un blocage révèle un processus de résolution des problèmes peu efficace.
Où les obtenir
Cette activité est déduite d’une modification qui efface le champ de retenue ou de blocage du paiement dans la transaction fournisseur comptabilisée, VendTrans. Le journal des modifications peut fournir l’horodatage.
Collecte
Horodatage de la mise à jour qui efface le champ de blocage du paiement dans la transaction fournisseur.
Type d’événement
inferred
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Données de facture saisies
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Cette activité correspond à la fin de la saisie des données de la facture, notamment des informations d’en-tête et de ligne, avant son envoi pour rapprochement ou approbation. Elle est souvent déduite lorsque le statut de la facture passe de « nouvelle » ou « enregistrée » à « prête à être traitée ». | ||
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Pourquoi c’est important
Le suivi de cette activité permet de mesurer l’efficacité de la saisie des données, qu’elle soit manuelle ou automatisée par OCR. Les retards à cette étape peuvent se répercuter sur l’ensemble du processus.
Où les obtenir
Cette activité est déduite des changements de statut de l’enregistrement de facture fournisseur en attente, par exemple dans VendInvoiceInfoTable. L’événement se produit lorsque tous les champs requis sont renseignés et que la facture est prête pour l’étape suivante.
Collecte
Détecter le changement de statut dans la table des factures en attente indiquant la fin de la saisie des données.
Type d’événement
inferred
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Écart de rapprochement détecté
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Cette activité se produit lorsque le rapprochement échoue en raison d’écarts entre la facture, le bon de commande ou la réception des marchandises. Elle est enregistrée lorsque le statut de rapprochement de la facture passe à « Failed » ou « Discrepancy ». | ||
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Pourquoi c’est important
Identifier quand et pourquoi les écarts surviennent est essentiel pour le KPI « Matching Discrepancy Rate ». Cette activité marque le début du processus de résolution, qui constitue souvent une source importante de retards.
Où les obtenir
Cette activité est déduite de la mise à jour du champ de statut de rapprochement de la facture fournisseur, par exemple VendInvoiceInfoTable, avec la valeur « Failed ». Le motif de l’échec est souvent également enregistré.
Collecte
Horodatage du changement de statut à « Failed » ou « Discrepancy » lors du rapprochement.
Type d’événement
inferred
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Écart de rapprochement traité
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Cette activité marque la résolution d’un écart de rapprochement précédemment identifié et permet à la facture de poursuivre son parcours. Elle est déduite lorsqu’une facture dont le statut de rapprochement est « Failed » est rapprochée de nouveau avec succès ou fait l’objet d’une dérogation manuelle. | ||
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Pourquoi c’est important
Cette activité clôt le sous-processus de résolution de l’écart. Le délai entre « Matching Discrepancy Found » et cet événement constitue un KPI important pour mesurer l’efficacité de la résolution.
Où les obtenir
Cette activité est déduite d’un événement de rapprochement réussi, « Invoice Matched To Purchase Order », survenant après un événement « Matching Discrepancy Found » pour la même facture.
Collecte
Identifier l’horodatage d’un statut de rapprochement « Passed » qui suit un horodatage de statut « Failed ».
Type d’événement
inferred
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Facture codifiée
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Cette activité indique que les répartitions de comptes du General Ledger ont été affectées aux lignes de la facture. Elle est généralement déduite de la création ou de la finalisation des répartitions comptables associées à la facture. | ||
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Pourquoi c’est important
Le codage est une étape essentielle pour garantir l’exactitude financière. Mesurer le temps nécessaire au codage des factures permet d’identifier les goulots d’étranglement du processus de contrôle comptable et contribue au KPI « Avg Data Capture to Coded Time ».
Où les obtenir
Cette activité est déduite de la création et de la validation des enregistrements dans les tables de répartition comptable, par exemple AccountingDistribution, associés à la facture fournisseur en attente.
Collecte
Horodatage auquel les répartitions comptables de la facture sont enregistrées et validées.
Type d’événement
inferred
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Facture rejetée
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Indique qu’un approbateur a rejeté la facture, interrompant le processus et la renvoyant généralement pour correction. Le moteur de flux de travail enregistre explicitement cet événement de rejet. | ||
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Pourquoi c’est important
Le suivi des rejets permet de quantifier les reprises et d’identifier les causes fréquentes d’échec, telles qu’un codage incorrect ou le non-respect des politiques. Il contribue directement au KPI « Invoice Rejection Rate ».
Où les obtenir
Il s’agit d’un événement explicite enregistré dans les tables d’historique du flux de travail, par exemple WorkflowTrackingStatusTable, lorsque l’état du flux de travail passe à « Rejeté » ou « Annulé ».
Collecte
Horodatage de l’entrée d’état « Rejeté » dans l’historique du flux de travail.
Type d’événement
explicit
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Paiement planifié
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Cette activité se produit lorsqu’une facture comptabilisée est incluse dans une proposition de paiement ou un journal de paiement, mais avant l’exécution du paiement. Il s’agit d’une action explicite qui crée une ligne dans le journal de paiement. | ||
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Pourquoi c’est important
Cette étape marque le passage des comptes fournisseurs aux opérations de trésorerie. Son analyse peut révéler les retards entre la comptabilisation de la facture et le lancement du paiement.
Où les obtenir
Il s’agit d’un événement explicite capturé lors de la création d’une ligne dans un journal de paiement, LedgerJournalTrans, qui règle la transaction fournisseur comptabilisée.
Collecte
Horodatage de création de la ligne du journal de paiement faisant référence à la facture.
Type d’événement
explicit
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