Votre modèle de données pour le traitement des factures fournisseurs
Votre modèle de données pour le traitement des factures fournisseurs
- Attributs recommandés à collecter
- Activités clés à suivre
- Recommandations pour l'extraction
Attributs du traitement des factures fournisseurs
| Nom | Description | ||
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Activité
Activity
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Le nom d’une étape ou d’un événement métier précis survenu au cours du cycle de traitement de la facture. | ||
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Description
Cet attribut décrit une tâche unique ou un changement de statut dans le processus des comptes fournisseurs, par exemple « Facture enregistrée », « Facture acheminée pour approbation » ou « Facture apurée par paiement ». Ces activités constituent les éléments de base de la cartographie du processus et sont généralement extraites des journaux de modifications, des champs de statut ou des journaux du flux de travail dans SAP. L’analyse de la séquence et de la durée de ces activités est au cœur du Process Mining. Elle permet de visualiser le flux du processus, d’identifier les goulots d’étranglement entre les étapes, de mesurer la fréquence des boucles de reprise et de comparer l’exécution réelle du processus aux procédures opératoires standard. Le niveau de détail des activités définies influe directement sur la profondeur des analyses possibles.
Pourquoi c’est important
Les activités constituent la structure du processus et permettent de visualiser son flux, d’identifier les goulots d’étranglement et d’analyser les écarts.
Où les obtenir
Dérivé des codes de transaction (BKPF-TCODE), des journaux du flux de travail (SWW_WI2OBJ) ou des journaux de modifications (tables CDHDR/CDPOS), selon les changements apportés aux documents de facture.
Exemples
Document de facture crééFacture approuvéeFacture lettrée par paiementBlocage de paiement défini
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Facture
InvoiceNumber
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L’identifiant unique de chaque document de facture, utilisé comme identifiant principal du dossier pour suivre son parcours, de la réception au paiement. | ||
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Description
Le numéro de facture est une clé composite, généralement constituée du code société (BUKRS), du numéro de document (BELNR) et de l’exercice fiscal (GJAHR) dans SAP. Cette combinaison unique garantit l’identification distincte de chaque facture dans l’ensemble du système. Dans le Process Mining, cet attribut est fondamental. Il relie tous les événements et activités associés, comme la création, la comptabilisation, l’approbation et le paiement, au sein d’une même instance de processus cohérente. L’analyse du processus par facture offre une vision complète de son cycle de vie, indispensable pour calculer les durées de cycle, identifier les variantes et comprendre les boucles de retraitement.
Pourquoi c’est important
Il s’agit du Case ID essentiel qui relie toutes les activités associées à la facture et permet une analyse complète de bout en bout du processus de Gestion des comptes fournisseurs pour chaque facture.
Où les obtenir
Construit à partir des champs BUKRS, BELNR et GJAHR de la table SAP BKPF (en-tête du document comptable).
Exemples
1000-1900000001-20232000-5100000055-20231000-1900000042-2024
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Heure de l’événement
EventTime
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La date et l’heure précises auxquelles une activité ou un événement donné s’est produit. | ||
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Description
L’heure de l’événement est l’horodatage associé à chaque activité du processus. Ces données sont essentielles pour classer les événements dans l’ordre chronologique et réaliser toutes les analyses temporelles. Dans SAP, ces informations sont souvent stockées dans les champs de création, par exemple BKPF-CPUDT, ou dans les tables de journaux de modifications, CDHDR-UDATE et CDHDR-UTIME. Cet attribut est indispensable pour calculer des indicateurs clés tels que les durées de cycle, les temps de traitement et les temps d’attente entre les activités. Il permet d’analyser la performance du processus dans le temps, d’identifier les moments où apparaissent les goulots d’étranglement et de vérifier le respect des accords de niveau de service (SLA) ou des conditions de paiement.
Pourquoi c’est important
Cet horodatage est essentiel au calcul de toutes les métriques fondées sur la durée, notamment les durées de cycle et les goulots d’étranglement, qui constituent la base de l’analyse de la performance.
Où les obtenir
À partir de tables SAP telles que BKPF, CPUDT/CPUTM pour la création, ou CDHDR, UDATE/UTIME pour les modifications.
Exemples
2023-10-01T10:00:00Z2023-10-02T14:35:10Z2023-10-15T09:12:00Z
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Approbateur
Approver
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L’utilisateur ou le rôle responsable de l’approbation de la facture pour paiement. | ||
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Description
Cet attribut identifie la personne qui a réalisé l’activité « Facture approuvée ». Dans SAP, cette activité est souvent gérée par le système de flux de travail, et l’identifiant de l’approbateur est enregistré dans l’historique du flux de travail. L’analyse par approbateur est au cœur du Dashboard « Analyse des goulots d’étranglement liés à l’approbation des factures ». Elle permet de mesurer les délais d’approbation par personne ou par groupe, d’identifier les approbateurs régulièrement lents et de comprendre la répartition de la charge au sein de la hiérarchie d’approbation. Ces données sont essentielles pour optimiser le flux de travail d’approbation, qui constitue souvent un goulot d’étranglement majeur.
Pourquoi c’est important
Identifie la personne responsable des approbations et permet d’analyser les durées de cycle et les goulots d’étranglement de l’approbation par personne ou par équipe.
Où les obtenir
Généralement trouvé dans les tables SAP Business Workflow, par exemple SWW_WI2OBJ et SWWLOG, en reliant l’élément de Workflow à l’objet facture et en identifiant l’utilisateur de l’étape d’approbation.
Exemples
DMARTINLCHENFINMAN_ROLE
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Code société
CompanyCode
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Une clé unique représentant une entité juridique ou une société au sein de l’organisation SAP. | ||
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Description
Le code société est une unité organisationnelle fondamentale de SAP Financials, qui représente une unité comptable indépendante. Toutes les transactions financières, y compris les factures, sont comptabilisées dans un code société précis. Cet attribut est essentiel pour segmenter l’analyse du processus par entité juridique. Il permet de comparer la performance des processus, les taux de conformité et l’efficacité entre les différentes composantes de l’entreprise. Il revêt une importance particulière pour les grandes entreprises internationales qui comptent plusieurs filiales.
Pourquoi c’est important
Permet de segmenter l’analyse des processus par entité juridique et de comparer la performance entre différentes unités opérationnelles.
Où les obtenir
À partir du champ BUKRS de la table SAP BKPF (en-tête du document comptable).
Exemples
10002100US01
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Conditions de paiement
PaymentTerms
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Le code qui définit les conditions de paiement, notamment les dates d’échéance et les éventuels escomptes. | ||
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Description
Les conditions de paiement sont des règles prédéfinies dans SAP qui déterminent le calcul des dates d’échéance et des escomptes de caisse. Elles sont associées aux fiches fournisseurs et peuvent être précisées sur chaque facture. Cet attribut est essentiel au Dashboard « Conformité des paiements et escomptes » et au KPI de taux de captation des escomptes pour paiement anticipé. L’analyse des conditions de paiement permet d’identifier les possibilités de bénéficier d’escomptes, de comprendre les conséquences financières des calendriers de paiement et de garantir la conformité.
Pourquoi c’est important
Définit les règles relatives aux dates d’échéance et aux escomptes, un élément essentiel pour optimiser les finances et suivre la conformité.
Où les obtenir
À partir du champ ZTERM de la table SAP BSEG (segment du document comptable).
Exemples
Z0010001NT30
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Date d’échéance de la facture
InvoiceDueDate
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La date calculée à laquelle le paiement de la facture doit être effectué conformément aux conditions de paiement. | ||
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Description
La date d’échéance de la facture indique la date limite à laquelle le fournisseur doit être payé pour respecter les conditions convenues. Dans SAP, cette date n’est souvent pas stockée dans un champ unique : elle est calculée à partir de la date de base du document, BSEG-ZFBDT, et des conditions de paiement, BSEG-ZTERM, associées à la facture. Cette date est essentielle au Dashboard « Conformité des paiements et escomptes ». Elle sert à calculer des KPI tels que le taux de paiements en retard et à identifier les factures présentant un risque de retard. L’analyse par rapport à cette date aide à prioriser la charge de travail et à améliorer les relations avec les fournisseurs.
Pourquoi c’est important
Il s’agit d’une date essentielle pour suivre la conformité des paiements, calculer les KPI relatifs aux retards et bénéficier des escomptes pour paiement anticipé.
Où les obtenir
Dérivée de la date de base pour le calcul de l’échéance, BSEG-ZFBDT, et de la clé des conditions de paiement, BSEG-ZTERM.
Exemples
2023-10-312023-11-152024-01-10
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Montant brut de la facture
InvoiceGrossAmount
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La valeur brute totale de la facture, taxes et autres frais compris, dans la devise d’origine du document. | ||
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Description
Cet attribut représente la valeur financière totale d’une facture. Il fournit des informations essentielles sur l’impact financier et les caractéristiques des factures traitées. Dans SAP, ce montant peut se trouver dans différentes tables selon le type de document, notamment dans BSEG pour les documents financiers. Dans les analyses, le montant de la facture sert à prioriser les factures de montant élevé, à comprendre les flux financiers du processus de Gestion des comptes fournisseurs et à segmenter l’analyse. Vous pouvez, par exemple, vérifier si les factures de montant élevé présentent des durées de cycle plus longues ou suivent des circuits d’approbation différents. Cet attribut est également indispensable aux KPI financiers.
Pourquoi c’est important
Fournit le contexte financier du processus, permet une analyse fondée sur la valeur, la priorisation des factures de montant élevé et le calcul des KPI financiers.
Où les obtenir
À partir de tables SAP de postes telles que le champ WRBTR de BSEG (montant dans la devise du document). Un calcul peut être nécessaire pour agréger les postes au niveau de l’en-tête.
Exemples
1500.0012550.75980.50
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Motif du blocage de paiement
PaymentBlockReason
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Un code indiquant pourquoi une facture est bloquée et ne peut pas être payée. | ||
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Description
Lorsqu’une facture présente un écart ou fait l’objet d’un examen, un blocage de paiement peut être appliqué pour empêcher son inclusion dans une campagne de paiement. Cet attribut indique le motif du blocage, par exemple une différence de quantité ou une variation de prix. Ces informations sont essentielles à l’analyse des exceptions. Elles permettent de catégoriser les causes profondes des retards de paiement et des retraitements, et alimentent le Dashboard « Analyse des exceptions et des écarts ». Comprendre les motifs de blocage les plus fréquents permet de cibler les améliorations du processus et de réduire les exceptions.
Pourquoi c’est important
Fournit la cause profonde des retards de paiement et permet de cibler les analyses afin de réduire les exceptions, les retraitements et le temps de traitement des factures.
Où les obtenir
À partir du champ ZLSPR de la table SAP BSEG (segment du document comptable).
Exemples
RIA
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Nom du fournisseur
VendorName
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Le nom du fournisseur qui a transmis la facture. | ||
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Description
Cet attribut contient le nom officiel du fournisseur. Dans SAP, les données de base fournisseur, table LFA1, sont liées au document de facture par le numéro fournisseur, LIFNR, stocké dans l’en-tête ou les postes du document. L’analyse par fournisseur est essentielle pour le Dashboard « Performance des paiements fournisseurs ». Elle permet de suivre les délais de traitement des factures, la ponctualité des paiements et les taux d’exception pour chaque fournisseur. Ces analyses peuvent contribuer à gérer les relations fournisseurs, à identifier les fournisseurs dont la qualité des factures est régulièrement insuffisante et à négocier de meilleures conditions.
Pourquoi c’est important
Permet d’analyser la performance par fournisseur, de mieux gérer les relations fournisseurs et d’identifier les problèmes associés à certains fournisseurs.
Où les obtenir
À partir du champ NAME1 de la table SAP LFA1, relié par le numéro fournisseur, LIFNR, présent dans BKPF ou BSEG.
Exemples
Global Office Supplies Inc.Tech Solutions LLCReliable Logistics Corp.
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Numéro de commande d’achat
PurchaseOrderNumber
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L’identifiant de la commande d’achat à laquelle la facture est rattachée. | ||
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Description
Le numéro de commande d’achat relie la facture au processus d’approvisionnement. Pour les factures associées à une commande, ce lien est essentiel au rapprochement à trois niveaux entre la commande d’achat, la réception de marchandises et la facture. Cet attribut est essentiel au Dashboard « Performance du rapprochement commande d’achat/réception de marchandises ». L’analyse de la présence et du rapprochement d’une commande permet de distinguer les différents types de factures, avec ou sans commande, et de mesurer l’efficacité du processus de rapprochement. Les délais à ce stade constituent une source fréquente de goulots d’étranglement.
Pourquoi c’est important
Relie la facture au processus d’approvisionnement et permet d’analyser les factures avec ou sans commande d’achat ainsi que l’efficacité du rapprochement à trois niveaux.
Où les obtenir
À partir du champ EBELN de la table SAP BSEG pour les factures FI, ou de RSEG pour les factures MM.
Exemples
450001712345000175894500018330
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Utilisateur chargé du traitement
ProcessorUser
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Le nom d’utilisateur SAP du collaborateur qui a effectué l’activité, par exemple la comptabilisation ou la modification de la facture. | ||
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Description
Cet attribut identifie l’utilisateur responsable de l’exécution d’une étape précise du processus. Dans SAP, il peut s’agir de l’utilisateur qui a créé le document, par exemple BKPF-USNAM, ou de celui qui a effectué une modification précise, par exemple CDHDR-USERNAME. L’analyse par utilisateur chargé du traitement est essentielle pour comprendre la performance des équipes et la répartition de la charge de travail. Elle contribue à alimenter le Dashboard « Répartition de la charge des gestionnaires fournisseurs » en suivant le volume de factures et le temps moyen consacré aux activités par utilisateur. Elle peut révéler des besoins de formation, identifier les meilleurs contributeurs et soutenir une répartition équitable des tâches.
Pourquoi c’est important
Permet d’analyser la charge de travail, de comparer la performance des utilisateurs et d’identifier les besoins de formation ou les déséquilibres en matière de ressources.
Où les obtenir
À partir du champ USERNAME de la table SAP CDHDR pour les modifications, ou du champ USNAM de BKPF pour la saisie du document.
Exemples
AJONESSMITHBCWILLIAMS
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Dernière mise à jour des données
LastDataUpdate
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L’horodatage indiquant la date à laquelle les données de cet enregistrement ont été actualisées pour la dernière fois depuis le système source. | ||
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Description
Cet attribut indique la date et l’heure de la dernière extraction ou mise à jour des données depuis SAP ECC. Il ne fait pas partie des données transactionnelles elles-mêmes, mais correspond à des métadonnées ajoutées lors de l’ingestion des données. Son principal usage analytique consiste à fournir un contexte sur l’actualité des données consultées. Il est essentiel pour les Dashboards et les rapports, car il indique aux utilisateurs dans quelle mesure leur analyse est à jour et les aide à comprendre si les transactions les plus récentes sont incluses.
Pourquoi c’est important
Indique l’actualité du jeu de données, un élément essentiel pour évaluer la pertinence temporelle des analyses de processus et des Dashboards.
Où les obtenir
Il s’agit de métadonnées générées et ajoutées lors du processus d’extraction, de transformation et de chargement des données (ETL).
Exemples
2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z2024-05-23T02:00:00Z
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Devise du document
DocumentCurrency
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Le code de devise, par exemple USD ou EUR, dans lequel la facture a été émise. | ||
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Description
Cet attribut indique la devise du montant de la facture. Il est stocké au niveau de l’en-tête du document dans SAP. La devise du document est indispensable à toute analyse financière afin d’interpréter correctement les montants. Elle permet de filtrer l’analyse du processus par devise et constitue un préalable à la conversion des montants dans une devise locale commune pour standardiser les rapports et les agrégations.
Pourquoi c’est important
Fournit le contexte nécessaire à l’interprétation des montants financiers et permet une analyse par devise ou une conversion vers une devise de référence.
Où les obtenir
À partir du champ WAERS de la table SAP BKPF (en-tête du document comptable).
Exemples
USDEURGBP
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Escompte perdu
DiscountLost
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Un indicateur calculé qui prend la valeur vraie lorsqu’un escompte disponible pour paiement anticipé n’a pas été obtenu. | ||
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Description
Cet attribut identifie les factures dont les conditions de paiement prévoyaient une remise pour paiement anticipé, mais dont le paiement a été effectué après l'expiration de la période de remise. Il est calculé en comparant la date de paiement à la date limite de remise dérivée des « Conditions de paiement ». Il s'agit d'un KPI financier essentiel pour le « Taux de capture des remises pour paiement anticipé ». Il met en évidence les occasions manquées de réduire les coûts. L'analyse des raisons pour lesquelles les remises n'ont pas été obtenues, par exemple les longs cycles d'approbation ou les blocages de paiement, peut justifier des projets d'amélioration des processus présentant un retour sur investissement clairement établi.
Pourquoi c’est important
Met en évidence les occasions financières manquées, soutient directement le KPI « Taux de capture des remises pour paiement anticipé » et fournit une incitation financière claire à l'amélioration des processus.
Où les obtenir
Champ calculé : TRUE si (les conditions de paiement prévoyaient une remise) AND (la date de paiement > la date limite de remise), sinon FALSE.
Exemples
truefalse
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Est automatisée
IsAutomated
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Un indicateur précisant si une activité a été effectuée par un système ou un utilisateur batch, plutôt que par un utilisateur humain. | ||
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Description
Cet attribut booléen distingue les activités effectuées automatiquement, par exemple par un traitement batch, l’EDI ou un système OCR, de celles réalisées manuellement par un utilisateur. Cette distinction est généralement établie en analysant le nom d’utilisateur associé à l’activité. Il est fondamental pour le Dashboard « Traitement manuel ou automatisé ». Il permet de mesurer la réussite des initiatives d’automatisation, de calculer le KPI de taux d’intervention manuelle et d’identifier les possibilités restantes de réduire les tâches manuelles. Comprendre les points de contact humains et système est essentiel pour améliorer l’efficacité.
Pourquoi c’est important
Permet de mesurer le niveau d’automatisation du processus, d’identifier les goulots d’étranglement manuels et de suivre l’impact des initiatives d’automatisation.
Où les obtenir
Dérivé de la vérification de l’appartenance de l’identifiant utilisateur, par exemple CDHDR-USERNAME, à une liste prédéfinie de comptes système, batch ou de service.
Exemples
truefalse
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Est contre-passée
IsReversed
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Un indicateur booléen précisant si le document de facture a été contre-passé. | ||
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Description
Cet attribut signale les factures annulées ou contre-passées, ce qui constitue un événement important révélant une erreur grave ou une défaillance du processus. Dans SAP, un document contre-passé est lié à un document de contre-passation. L’identification des factures contre-passées est importante pour comprendre la qualité du processus et les taux d’échec. Elle permet d’isoler ces exceptions terminales du flux principal et de mener une analyse dédiée des causes profondes afin de comprendre pourquoi les contre-passations se produisent et comment les éviter.
Pourquoi c’est important
Signale les factures annulées, un indicateur important de défaillance du processus, et facilite l’analyse des causes profondes des erreurs majeures.
Où les obtenir
Vérifier si le numéro de document, BKPF-BELNR, existe dans le champ BKPF-STBLG (document de contre-passation) d’un autre document.
Exemples
truefalse
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Est en retard
IsOverdue
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Un indicateur calculé qui prend la valeur vraie si la facture a été payée après sa date d’échéance prévue. | ||
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Description
Cet attribut booléen est obtenu en comparant la date de l’activité « Facture lettrée par paiement » à la date d’échéance de la facture. Si la date de paiement est postérieure à la date d’échéance, l’indicateur prend la valeur vraie. Cet attribut contribue directement au KPI de taux de paiements en retard et au Dashboard « Conformité des paiements et escomptes ». Il permet de filtrer et de compter facilement les paiements tardifs afin d’en mesurer l’ampleur. L’analyse des caractéristiques des factures en retard, par exemple par fournisseur ou par code société, peut révéler leurs causes profondes.
Pourquoi c’est important
Mesure directement le respect des conditions de paiement et constitue la base du KPI de taux de paiements en retard, contribuant ainsi à améliorer les relations fournisseurs et à éviter les pénalités.
Où les obtenir
Champ calculé : TRUE si (date de paiement > date d’échéance de la facture), sinon FALSE.
Exemples
truefalse
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Numéro de réception de marchandises
GoodsReceiptNumber
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L’identifiant du document de réception de marchandises associé à une facture liée à une commande d’achat. | ||
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Description
Pour les factures liées à des biens physiques, le document de réception de marchandises confirme la livraison des articles par un fournisseur. Ce numéro relie la facture à l’événement de livraison concerné. Cet attribut est utilisé dans le Dashboard « Performance du rapprochement commande d’achat/réception de marchandises ». Le délai entre la comptabilisation de la réception et celle de la facture constitue une métrique importante. L’analyse de ce lien permet de comprendre l’ensemble du rapprochement à trois niveaux et d’identifier les délais entre la livraison physique et le règlement financier.
Pourquoi c’est important
Complète la vue du rapprochement à trois niveaux (commande d’achat, réception de marchandises, facture) et permet d’analyser les délais entre la livraison des marchandises et le traitement de la facture.
Où les obtenir
À partir du champ LFBNR de la table SAP RSEG (poste du document, facture entrante), qui correspond au numéro du document de référence.
Exemples
500000123450000015675000002100
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Système source
SourceSystem
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Identifie le système SAP ECC source à partir duquel les données ont été extraites. | ||
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Description
Cet attribut indique le système de référence, tel que l’identifiant système SAP (SID), dans lequel les données de traitement des factures ont été générées. Il est particulièrement important pour les organisations qui utilisent plusieurs instances ERP ou combinent plusieurs systèmes. Dans une analyse de Process Mining, il permet de distinguer les données provenant de systèmes différents, qui peuvent présenter des configurations ou des variantes de processus propres. Vous pouvez ainsi comparer les systèmes et garantir la traçabilité des données, un point essentiel pour la gouvernance et la validation des données.
Pourquoi c’est important
Garantit la traçabilité des données et permet d’analyser les processus dans des environnements comprenant plusieurs instances SAP ou d’autres systèmes sources.
Où les obtenir
Généralement une valeur statique représentant l’identifiant système SAP (SID) de l’instance ECC source, ajoutée lors de l’extraction des données.
Exemples
ECC_PROD_EUSAP_US_01E5P
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Type de document
DocumentType
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Un code SAP qui classe les documents comptables et contrôle leur traitement. | ||
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Description
Le type de document distingue différentes transactions métier, comme les factures fournisseurs (KR), les avoirs (KG) ou les factures MM (RE). Cette classification régit notamment la plage de numéros et les types de comptes pouvant être comptabilisés. Dans le Process Mining, le filtrage par type de document permet d’obtenir une analyse plus homogène. Par exemple, le processus d’une facture fournisseur standard (KR) peut différer sensiblement de celui d’un avoir (KG). Les analyser séparément évite les agrégations trompeuses et fournit des analyses plus précises sur les sous-processus concernés.
Pourquoi c’est important
Permet de segmenter l’analyse par type de transaction, par exemple facture ou avoir, afin d’obtenir des analyses de processus plus précises et pertinentes.
Où les obtenir
À partir du champ BLART de la table SAP BKPF (en-tête du document comptable).
Exemples
KRREKG
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Activités du traitement des factures fournisseurs
| Activité | Description | ||
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Document de facture créé
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Indique la création initiale d'un document de facture dans SAP, qu'il s'agisse d'un document préenregistré ou entièrement comptabilisé. Il s'agit généralement du premier événement horodaté d'une facture et du point de départ de l'analyse du processus. L'événement est capturé à partir de la date et de l'heure de saisie du document dans la table BKPF. | ||
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Pourquoi c’est important
Cette activité constitue l'événement de début principal du parcours de traitement de la facture. L'analyse du temps écoulé depuis ce point permet de mesurer la durée totale du cycle de bout en bout et d'identifier les premiers retards de saisie des données.
Où les obtenir
Cet événement est déduit de l'horodatage de création de l'enregistrement d'en-tête du document comptable. Plus précisément, la combinaison de la date de saisie (BKPF-CPUDT) et de l'heure de saisie (BKPF-CPUTM) fournit l'horodatage.
Collecte
Utiliser l'horodatage de création de la table d'en-tête des documents BKPF (CPUDT, CPUTM).
Type d’événement
inferred
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Facture approuvée
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Un approbateur désigné a confirmé que la facture est valide et prête à être payée. Il peut s’agir d’un événement explicite provenant d’un système de flux de travail ou d’un événement déduit de la suppression d’un blocage de paiement. Il s’agit d’une étape essentielle avant le paiement. | ||
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Pourquoi c’est important
Cette étape clé débloque la facture pour le paiement. Les délais avant ou après cette étape révèlent différents types de problèmes, comme la disponibilité des approbateurs ou la planification des campagnes de paiement.
Où les obtenir
Dans un système de flux de travail, il s’agit d’un événement explicite. Dans le cas contraire, il est généralement déduit de la suppression d’un blocage de paiement, enregistrée dans les journaux de modifications (CDHDR/CDPOS) du champ BSEG-ZLSPR.
Collecte
Événement provenant du système de flux de travail ou du journal de modifications lors de la suppression d’un blocage de paiement.
Type d’événement
explicit
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Facture comptabilisée
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La facture est officiellement enregistrée dans le grand livre général, ce qui crée une dette financière. Un document mis en attente est converti en document comptabilisé, ou la facture est créée directement comme document comptabilisé. Il s’agit d’une étape fondamentale de la comptabilité financière. | ||
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Pourquoi c’est important
La comptabilisation constitue une étape importante : elle transforme la facture en dette officielle. Elle sépare la phase de saisie des données de la phase active de gestion du paiement.
Où les obtenir
Identifié à partir de la table d’en-tête des documents BKPF. Un document comptabilisé possède un statut de document vide, BKPF-BSTAT, ainsi qu’une date de comptabilisation valide, BKPF-BUDAT. L’horodatage de l’événement correspond à la date de comptabilisation.
Collecte
Utiliser BKPF.BUDAT pour les documents dont BKPF.BSTAT n’est pas « V » (mis en attente), ou pour lesquels la valeur « V » a été modifiée.
Type d’événement
explicit
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Facture contre-passée
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Le document de facture comptabilisé a été annulé par la création d’un document de contre-passation. Cette opération annule l’impact financier de la facture d’origine. Elle représente une issue alternative, souvent défavorable, du processus. | ||
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Pourquoi c’est important
Les contre-passations signalent des erreurs, comme une saisie incorrecte ou des factures en double. Le suivi de leur fréquence et de leurs motifs aide à repérer les possibilités d’amélioration de la qualité des données et du traitement correct dès la première fois.
Où les obtenir
Cet événement est identifié à partir de la table d’en-tête des documents, BKPF. Le document d’origine contient le numéro du document de contre-passation, BKPF-STBLG. L’heure de l’événement correspond à la date de comptabilisation du document de contre-passation.
Collecte
Rechercher le document de contre-passation dans BKPF.STBLG et récupérer l’horodatage à partir de sa date de comptabilisation.
Type d’événement
explicit
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Facture lettrée par paiement
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La facture a été intégralement payée et le poste ouvert a été lettré avec un document de paiement. Cette étape marque la réussite du processus de Gestion des comptes fournisseurs pour la facture. Elle est enregistrée à partir des informations du document de lettrage. | ||
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Pourquoi c’est important
Il s’agit de l’événement de fin du parcours nominal. Le délai nécessaire pour atteindre cette activité constitue une mesure importante de l’efficacité globale du processus. Il est également essentiel pour calculer la ponctualité des paiements et le taux de captation des escomptes.
Où les obtenir
Cet événement est identifié lorsque le numéro du document de lettrage, BSEG-AUGBL, et la date de lettrage, BSEG-AUGDT, sont renseignés pour le poste fournisseur. La date de lettrage correspond à l’horodatage de l’événement.
Collecte
Utiliser la date de lettrage, BSEG.AUGDT, lorsque le document de lettrage, BSEG.AUGBL, est renseigné.
Type d’événement
explicit
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Proposition de paiement créée
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La facture a été incluse dans une liste de proposition de paiement dans le cadre d’une campagne de paiement, T-Code F110. Même s’il ne s’agit pas encore du paiement final, cela indique l’intention de payer. La facture est sélectionnée en fonction de sa date d’échéance et de ses conditions de paiement. | ||
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Pourquoi c’est important
Il s’agit de la première étape du processus de paiement automatisé. Les délais entre la proposition et l’exécution finale du paiement peuvent révéler des problèmes liés à l’approbation ou à la planification de la campagne de paiement.
Où les obtenir
Cet événement est identifié en recherchant le document de facture dans les tables de propositions de paiement, telles que REGUP (postes traités par le programme de paiement). La date d’exécution, REGUP-LAUFD, peut servir d’heure de l’événement.
Collecte
Rechercher la facture dans la table REGUP et utiliser la date d’exécution du paiement, LAUFD.
Type d’événement
explicit
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Blocage de paiement défini
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Une facture est activement bloquée pour le paiement, généralement en raison d'un écart, d'une approbation en attente ou d'un autre problème. Il s'agit d'un statut explicite défini sur la ligne de facture. L'événement peut être capturé à partir des tables de documents de modification. | ||
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Pourquoi c’est important
Cette activité indique le début d'une période d'exception ou d'approbation. L'analyse de la fréquence et de la durée des blocages de paiement est essentielle pour identifier et résoudre les goulots d'étranglement et les litiges du processus.
Où les obtenir
L'événement est capturé en suivant les modifications apportées au champ de clé de blocage de paiement (BSEG-ZLSPR). Les journaux de modifications des tables CDHDR et CDPOS enregistrent le moment où ce champ est renseigné.
Collecte
Suivre la création d'entrées dans CDHDR/CDPOS pour le champ BSEG-ZLSPR.
Type d’événement
explicit
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Blocage de paiement supprimé
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Un blocage de paiement précédemment défini a été supprimé de la facture, qui peut désormais être payée. Cela signifie souvent qu’un écart a été résolu ou qu’une approbation a été accordée. L’événement est enregistré dans les tables des documents de modification. | ||
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Pourquoi c’est important
Cette activité signale la résolution d’une exception ou la fin d’une approbation. Le temps pendant lequel le blocage est resté actif correspond à du retraitement ou à de l’attente, deux domaines importants pour améliorer le processus.
Où les obtenir
Cet événement est enregistré en suivant les modifications apportées au champ clé de blocage de paiement, BSEG-ZLSPR. Les journaux de modifications des tables CDHDR et CDPOS indiquent le moment où ce champ est vidé.
Collecte
Suivre les entrées de mise à jour dans CDHDR/CDPOS lorsque le champ BSEG-ZLSPR est remplacé par une valeur vide.
Type d’événement
explicit
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Commande d'achat rapprochée
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Cette activité indique que la ligne de facture a été correctement associée à une commande d'achat. Il s'agit d'une étape essentielle du rapprochement à trois niveaux. L'événement est déduit de la présence d'un numéro de commande d'achat dans les détails de la ligne de facture. | ||
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Pourquoi c’est important
Les retards lors du rapprochement avec les bons de commande peuvent constituer un goulot d’étranglement important. L’analyse de cette activité permet de mesurer l’efficacité du rapprochement et d’identifier les factures qui s’écartent du flux de travail standard fondé sur les bons de commande.
Où les obtenir
Déduit de la ligne fournisseur dans la table BSEG. Si le champ du numéro de commande d'achat (BSEG-EBELN) est renseigné, le rapprochement est considéré comme ayant eu lieu au moment de la création du document.
Collecte
Vérifier que la valeur de BSEG.EBELN pour la facture n'est pas nulle.
Type d’événement
inferred
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Date d’échéance dépassée sans paiement
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Cet événement calculé se produit lorsque la date du jour dépasse la date d’échéance nette de la facture, alors que celle-ci n’a pas encore été lettrée. Il met en évidence les factures susceptibles d’être en retard ou déjà échues. Il ne s’agit pas d’un événement système direct. | ||
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Pourquoi c’est important
Cette activité est essentielle au suivi du KPI de taux de paiements en retard. Elle signale rapidement les factures qui nécessitent une intervention immédiate afin d’éviter les pénalités de retard et la dégradation des relations avec les fournisseurs.
Où les obtenir
Il s’agit d’un événement calculé. Il est obtenu en comparant la date du jour à la date d’échéance nette, BSEG-ZFBDT, pour tous les postes de facture ouverts, c’est-à-dire non lettrés. L’horodatage de l’événement correspond à la date d’échéance elle-même.
Collecte
Déduire l’événement en comparant la date du jour à BSEG.ZFBDT pour les postes ouverts.
Type d’événement
calculated
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Facture acheminée pour approbation
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La facture a été officiellement soumise à un flux de travail d’approbation. Cette activité repose souvent sur un système de flux de travail externe ou sur un changement de statut précis dans SAP. Elle marque généralement le début du sous-processus d’approbation. | ||
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Pourquoi c’est important
Cet événement marque le début du cycle d’approbation. Mesurer le délai entre cet événement et « Facture approuvée » est essentiel pour calculer le KPI de durée du cycle d’approbation des factures et identifier les goulots d’étranglement liés aux approbateurs.
Où les obtenir
Si SAP Business Workflow est utilisé, cet événement peut être extrait des journaux du Workflow, par exemple SWWLOG. Dans le cas contraire, il s’agit d’une étape conceptuelle, souvent déduite de l’activation d’un blocage de paiement pour motif d’approbation.
Collecte
À extraire des journaux du flux de travail ou à déduire de l’application d’un blocage de paiement précis.
Type d’événement
explicit
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Facture préenregistrée
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Représente une facture saisie dans SAP, mais pas encore comptabilisée dans le grand livre. Il s'agit d'une action explicite qui permet de compléter ou d'approuver le document ultérieurement. Le champ de statut du document dans la table d'en-tête indique si une facture est préenregistrée. | ||
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Pourquoi c’est important
Le préenregistrement indique une pause volontaire dans le processus, souvent liée à une vérification ou à des informations manquantes. Son suivi aide à identifier les causes des retards avant la comptabilisation officielle de la facture.
Où les obtenir
Identifié dans la table d'en-tête des documents BKPF lorsque le statut du document (BKPF-BSTAT) est « V » (préenregistré). L'heure de l'événement correspond à l'heure de création du document (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM).
Collecte
Filtrer les documents pour lesquels BKPF.BSTAT = « V ».
Type d’événement
explicit
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Réception de marchandises rapprochée
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Représente la validation de la réception des marchandises ou des services facturés, grâce à l'association de la facture avec un document de réception des marchandises. Il s'agit du troisième élément du rapprochement à trois niveaux. L'événement est déduit des références présentes sur la ligne de facture. | ||
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Pourquoi c’est important
Le rapprochement avec une réception de marchandises confirme que l'entreprise a reçu ce pour quoi elle paie. Le suivi de cette activité permet d'analyser le KPI de durée du rapprochement commandes-réceptions-factures et d'optimiser la validation.
Où les obtenir
Déduit de la ligne fournisseur dans la table BSEG en vérifiant qu'un numéro de document de réception des marchandises est renseigné (BSEG-LFBNR), ou en retraçant l'historique de la commande d'achat associée dans la table EKBE.
Collecte
Vérifier la référence de réception des marchandises dans BSEG.LFBNR ou via l'historique de la commande d'achat dans EKBE.
Type d’événement
inferred
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