Votre modèle de données pour le traitement des factures fournisseurs
Votre modèle de données pour le traitement des factures fournisseurs
- Attributs recommandés à collecter
- Activités clés à suivre
- Guide d’extraction
Attributs du traitement des factures fournisseurs
| Nom | Description | ||
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Activité
Activity
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Nom d’une étape métier ou d’un événement précis survenu au cours du traitement d’une facture. | ||
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Description
Cet attribut décrit une tâche ou un changement de statut dans le processus de comptabilité fournisseurs, par exemple « Facture préenregistrée », « Facture transmise pour approbation » ou « Facture lettrée après paiement ». Ces activités constituent les éléments de base de la cartographie du processus. Elles sont généralement extraites des journaux de modification, des champs de statut ou des journaux de flux de travail de SAP. L’analyse de leur séquence et de leur durée est au cœur du Process Mining. Elle permet de visualiser le flux du processus, de repérer les goulots d’étranglement entre les étapes, de mesurer la fréquence des boucles de reprise et de comparer l’exécution réelle aux procédures opérationnelles standard. Le niveau de détail des activités définies détermine la profondeur des analyses possibles.
Pourquoi est-ce important ?
Les activités constituent la base de la cartographie du processus. Elles permettent de visualiser son déroulement, de repérer les goulots d’étranglement et d’analyser les écarts.
Où trouver ces données
Déduit des codes de transaction (BKPF-TCODE), des journaux de flux de travail (SWW_WI2OBJ) ou des journaux de modification (tables CDHDR/CDPOS), à partir des changements apportés aux documents de facture.
Exemples
Document de facture crééFacture approuvéeFacture lettrée après paiementBlocage du paiement défini
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Facture
InvoiceNumber
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Identifiant unique de chaque document de facture, utilisé comme identifiant de cas principal pour suivre son parcours, de la réception au paiement. | ||
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Description
Le numéro de facture est une clé composite, généralement formée dans SAP en combinant le code société (BUKRS), le numéro de document (BELNR) et l’exercice fiscal (GJAHR). Cette combinaison unique permet d’identifier chaque facture sans ambiguïté dans l’ensemble du système. En Process Mining, cet attribut est fondamental. Il relie tous les événements et activités associés, comme la création, la comptabilisation, l’approbation et le paiement, au sein d’une même instance de processus. L’analyse du processus par facture donne une vue complète de son cycle de vie, indispensable au calcul des temps de cycle, à l’identification des variantes et à l’étude des boucles de reprise.
Pourquoi est-ce important ?
Cet identifiant de cas essentiel relie toutes les activités associées à une facture et permet d’analyser de bout en bout le processus de comptabilité fournisseurs pour chaque facture.
Où trouver ces données
Construit à partir des champs BUKRS, BELNR et GJAHR de la table SAP BKPF (en-tête du document comptable).
Exemples
1000-1900000001-20232000-5100000055-20231000-1900000042-2024
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Heure de l’événement
EventTime
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Date et heure précises auxquelles une activité ou un événement s’est produit. | ||
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Description
L’heure de l’événement est l’horodatage associé à chaque activité du processus. Ces données sont essentielles pour ordonner les événements chronologiquement et effectuer toute analyse temporelle. Dans SAP, elles sont souvent stockées dans les champs de création (par exemple, BKPF-CPUDT) ou dans les tables de journaux de modification (CDHDR-UDATE et CDHDR-UTIME). Cet attribut est indispensable au calcul d’indicateurs clés tels que les temps de cycle, les durées de traitement et les temps d’attente entre les activités. Il permet d’analyser les performances du processus au fil du temps, aide à repérer les moments où surviennent les goulots d’étranglement et sert à vérifier le respect des accords de niveau de service (SLA) ou des conditions de paiement.
Pourquoi est-ce important ?
Cet horodatage est essentiel au calcul de tous les indicateurs fondés sur la durée, notamment les temps de cycle et les goulots d’étranglement. Il constitue la base de l’analyse des performances.
Où trouver ces données
À partir de tables SAP telles que BKPF (CPUDT/CPUTM pour la création) ou CDHDR (UDATE/UTIME pour les modifications).
Exemples
2023-10-01T10:00:00Z2023-10-02T14:35:10Z2023-10-15T09:12:00Z
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Approbateur
Approver
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Utilisateur ou rôle chargé d’approuver le paiement de la facture. | ||
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Description
Cet attribut identifie la personne qui a effectué l’activité « Facture approuvée ». Dans SAP, cette étape est souvent gérée par le système de flux de travail, et l’identifiant de l’approbateur figure dans l’historique du flux de travail. L’analyse par approbateur est au cœur du Dashboard « Analyse des goulots d’étranglement dans l’approbation des factures ». Elle permet de mesurer les temps d’approbation par personne ou par groupe, de repérer les approbateurs régulièrement lents et de comprendre la répartition de la charge de travail dans la hiérarchie d’approbation. Ces informations sont essentielles pour optimiser le flux de travail d’approbation, qui constitue souvent un goulot d’étranglement important.
Pourquoi est-ce important ?
Identifie les personnes chargées des approbations et permet d’analyser les temps de cycle et les goulots d’étranglement par personne ou par équipe.
Où trouver ces données
Généralement repéré dans les tables SAP Business Workflow (par exemple, SWW_WI2OBJ, SWWLOG), en reliant l’élément de flux de travail à l’objet facture et en identifiant l’utilisateur associé à l’étape d’approbation.
Exemples
DMARTINLCHENFINMAN_ROLE
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Code société
CompanyCode
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Clé unique représentant une entité juridique ou une société au sein de l’organisation SAP. | ||
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Description
Le code société est une unité organisationnelle fondamentale de SAP Financials. Il représente une unité comptable indépendante. Toutes les opérations financières, y compris les factures, sont comptabilisées dans un code société précis. Cet attribut est essentiel pour segmenter l’analyse du processus par entité juridique. Il permet de comparer les performances du processus, les taux de conformité et l’efficacité entre différentes parties de l’entreprise. C’est particulièrement important pour les grandes entreprises multinationales qui comptent plusieurs filiales.
Pourquoi est-ce important ?
Permet de segmenter l’analyse du processus par entité juridique et de comparer les performances entre différentes unités opérationnelles.
Où trouver ces données
Depuis le champ BUKRS de la table SAP BKPF (en-tête du document comptable).
Exemples
10002100US01
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Conditions de paiement
PaymentTerms
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Code définissant les modalités de paiement, notamment les échéances et les éventuelles remises. | ||
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Description
Dans SAP, les conditions de paiement sont des règles prédéfinies qui déterminent le calcul des dates d’échéance des factures et des escomptes. Elles sont attribuées aux fiches fournisseurs et peuvent être précisées sur chaque facture. Cet attribut est essentiel au Dashboard « Conformité des paiements et remises » et au KPI du taux d’obtention des remises pour paiement anticipé. L’analyse des conditions de paiement permet à l’entreprise de repérer les possibilités d’obtenir des remises, de comprendre les conséquences financières des échéanciers de paiement et de vérifier la conformité.
Pourquoi est-ce important ?
Définit les règles relatives aux échéances de paiement et aux remises, essentielles à l’optimisation financière et au suivi de la conformité.
Où trouver ces données
Depuis le champ ZTERM de la table SAP BSEG (segment du document comptable).
Exemples
Z0010001NT30
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Date d’échéance de la facture
InvoiceDueDate
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Date calculée à laquelle le paiement de la facture doit être effectué selon les conditions de paiement. | ||
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Description
La date d’échéance de la facture indique la date limite de paiement au fournisseur pour respecter les conditions convenues. Dans SAP, elle n’est souvent pas stockée dans un champ unique, mais calculée à partir de la date de référence du document (BSEG-ZFBDT) et des conditions de paiement (BSEG-ZTERM) associées à la facture. Cette date est essentielle au Dashboard « Conformité des paiements et remises ». Elle sert à calculer des indicateurs tels que le taux de paiements en retard et à repérer les factures susceptibles d’être payées en retard. L’analyse par rapport à cette date aide à prioriser le travail et à améliorer les relations avec les fournisseurs.
Pourquoi est-ce important ?
Cette date est essentielle au suivi de la conformité des paiements, au calcul des indicateurs de retard et à l’obtention des remises pour paiement anticipé.
Où trouver ces données
Calculée à partir de la date de référence pour le calcul de l’échéance (BSEG-ZFBDT) et de la clé des conditions de paiement (BSEG-ZTERM).
Exemples
2023-10-312023-11-152024-01-10
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Montant brut de la facture
InvoiceGrossAmount
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Montant brut total de la facture, taxes et autres frais compris, dans la devise d’origine du document. | ||
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Description
Cet attribut représente la valeur financière totale d’une facture. Il s’agit d’une information essentielle pour comprendre l’incidence financière et les caractéristiques des factures traitées. Dans SAP, ce montant figure dans différentes tables selon le type de document, par exemple dans BSEG pour les documents financiers. L’analyse du montant des factures permet de prioriser celles de valeur élevée, de comprendre les volumes financiers du processus de comptabilité fournisseurs et de segmenter l’analyse. Par exemple, vous pouvez vérifier si les factures de montant élevé ont des temps de cycle plus longs ou suivent des circuits d’approbation différents. Cet attribut est également fondamental pour les indicateurs financiers.
Pourquoi est-ce important ?
Apporte un contexte financier au processus, permet d’analyser les montants, de prioriser les factures de valeur élevée et de calculer les indicateurs financiers.
Où trouver ces données
Depuis les tables de postes SAP, par exemple le champ WRBTR de BSEG (montant dans la devise du document). Il peut être nécessaire d’agréger les postes au niveau de l’en-tête.
Exemples
1500.0012550.75980.50
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Motif du blocage du paiement
PaymentBlockReason
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Code indiquant pourquoi le paiement d’une facture est bloqué. | ||
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Description
En cas d’écart ou d’examen en cours, un blocage de paiement peut être appliqué à une facture pour l’empêcher d’être incluse dans un cycle de paiement. Cet attribut indique le motif du blocage, par exemple un écart de quantité ou de prix. Ces informations sont essentielles à l’analyse des exceptions. Elles permettent de classer les causes profondes des retards de paiement et des reprises, et contribuent au Dashboard « Analyse des exceptions et des écarts ». La connaissance des motifs de blocage les plus fréquents permet de cibler les améliorations du processus et de réduire les exceptions.
Pourquoi est-ce important ?
Indique la cause profonde des retards de paiement et permet de cibler l’analyse afin de réduire les exceptions, les reprises et la durée de traitement des factures.
Où trouver ces données
Depuis le champ ZLSPR de la table SAP BSEG (segment du document comptable).
Exemples
RIA
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Nom du fournisseur
VendorName
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Nom du fournisseur qui a soumis la facture. | ||
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Description
Cet attribut contient le nom officiel du fournisseur. Dans SAP, les données de base des fournisseurs (table LFA1) sont reliées au document de facture par le numéro de fournisseur (LIFNR), stocké dans l’en-tête du document ou dans les postes. L’analyse par fournisseur est essentielle au Dashboard « Performance des paiements fournisseurs ». Elle permet de suivre les délais de traitement des factures, le respect des échéances de paiement et le taux d’exceptions pour chaque fournisseur. Ces analyses peuvent aider à gérer les relations avec les fournisseurs, à repérer ceux dont les factures présentent régulièrement des problèmes de qualité et à négocier de meilleures conditions.
Pourquoi est-ce important ?
Permet d’analyser les performances de chaque fournisseur, de gérer les relations avec eux et de repérer les problèmes liés à certains fournisseurs.
Où trouver ces données
Depuis le champ NAME1 de la table SAP LFA1, associé au numéro de fournisseur (LIFNR) présent dans BKPF ou BSEG.
Exemples
Fournitures de bureau mondiales inc.Solutions technologiques SARLLogistique fiable SA.
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Numéro de commande d’achat
PurchaseOrderNumber
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Identifiant de la commande d’achat à laquelle la facture est imputée. | ||
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Description
Le numéro de commande d’achat relie la facture au processus d’approvisionnement. Pour les factures associées à une commande, ce lien est essentiel au rapprochement à trois pièces entre la commande, la réception des marchandises et la facture. Cet attribut est essentiel au Dashboard « Performance du rapprochement commande/réception ». La présence d’une commande et son rapprochement permettent de distinguer les factures avec commande de celles sans commande, et de mesurer l’efficacité du rapprochement. Les délais à cette étape sont une source fréquente de goulots d’étranglement.
Pourquoi est-ce important ?
Relie la facture au processus d’approvisionnement et permet d’analyser les factures avec ou sans commande d’achat, ainsi que l’efficacité du rapprochement à trois pièces.
Où trouver ces données
Depuis le champ EBELN de la table SAP BSEG (pour les factures FI) ou RSEG (pour les factures MM).
Exemples
450001712345000175894500018330
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Utilisateur chargé du traitement
ProcessorUser
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Nom d’utilisateur SAP de la personne qui a effectué l’activité, par exemple la comptabilisation ou la modification de la facture. | ||
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Description
Cet attribut identifie la personne responsable de l’exécution d’une étape précise du processus. Dans SAP, il peut s’agir de l’utilisateur qui a créé le document (par exemple, BKPF-USNAM) ou de celui qui a effectué une modification particulière (par exemple, CDHDR-USERNAME). L’analyse par utilisateur chargé du traitement permet de comprendre les performances des équipes et la répartition de la charge de travail. Elle aide à créer le Dashboard « Répartition de la charge de travail des équipes de comptabilité fournisseurs », en suivant le volume de factures et la durée moyenne des activités par utilisateur. Ces informations peuvent révéler des besoins de formation, repérer les personnes les plus performantes et favoriser une répartition équitable des tâches.
Pourquoi est-ce important ?
Permet d’analyser la charge de travail, de comparer les performances entre utilisateurs et de repérer les besoins de formation ou les déséquilibres dans la répartition des ressources.
Où trouver ces données
Depuis le champ USERNAME de la table SAP CDHDR (pour les modifications) ou le champ USNAM de BKPF (pour la saisie des documents).
Exemples
AJONESSMITHBCWILLIAMS
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Dernière mise à jour des données
LastDataUpdate
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Horodatage indiquant la dernière actualisation des données de cet enregistrement depuis le système source. | ||
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Description
Cet attribut indique la date et l’heure de la dernière extraction ou mise à jour des données depuis SAP ECC. Il ne fait pas partie des données transactionnelles, mais constitue une métadonnée ajoutée lors de leur ingestion. Il sert principalement à renseigner sur l’actualité des données affichées. Cette information est essentielle pour les Dashboards et les rapports : elle indique aux utilisateurs dans quelle mesure l’analyse est à jour et permet de préciser si les transactions les plus récentes sont incluses.
Pourquoi est-ce important ?
Indique l’actualité du jeu de données, un élément essentiel pour évaluer la fraîcheur des analyses de processus et des Dashboards.
Où trouver ces données
Métadonnées générées et ajoutées lors du processus d’extraction, de transformation et de chargement des données (ETL).
Exemples
2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z2024-05-23T02:00:00Z
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Devise du document
DocumentCurrency
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Code de devise (par exemple, USD, EUR) dans lequel la facture a été émise. | ||
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Description
Cet attribut indique la devise du montant de la facture. Dans SAP, il est stocké au niveau de l’en-tête du document. La devise du document est indispensable à toute analyse financière pour interpréter correctement les montants. Elle permet de filtrer l’analyse du processus par devise et constitue un préalable à la conversion des montants dans une devise locale commune pour normaliser les rapports et les agrégations.
Pourquoi est-ce important ?
Fournit le contexte nécessaire à l’interprétation des montants financiers et permet d’effectuer des analyses par devise ou de convertir les montants dans une devise de référence.
Où trouver ces données
Depuis le champ WAERS de la table SAP BKPF (en-tête du document comptable).
Exemples
USDEURGBP
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Est automatisée
IsAutomated
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Indicateur précisant si une activité a été effectuée par le système ou un utilisateur de traitement par lots, plutôt que par une personne. | ||
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Description
Cet attribut booléen distingue les activités effectuées automatiquement (par exemple, par un traitement par lots, un système EDI ou un système OCR) de celles réalisées manuellement par un utilisateur. La distinction repose généralement sur l’analyse du nom d’utilisateur associé à l’activité. Cet attribut est fondamental pour le Dashboard « Traitement manuel ou automatisé ». Il aide à mesurer les résultats des initiatives d’automatisation, à calculer le KPI du taux d’intervention manuelle et à repérer les possibilités de réduire encore le travail manuel. Comprendre les interventions humaines et celles du système est essentiel pour améliorer l’efficacité.
Pourquoi est-ce important ?
Aide à mesurer le degré d’automatisation du processus, à repérer les goulots d’étranglement manuels et à suivre les effets des initiatives d’automatisation.
Où trouver ces données
Déduit en vérifiant si l’identifiant utilisateur (par exemple, CDHDR-USERNAME) appartient à une liste prédéfinie de comptes système, de traitement par lots ou de service.
Exemples
truefalse
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Est contrepassée
IsReversed
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Indicateur booléen précisant si le document de facture a été contrepassé. | ||
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Description
Cet attribut signale les factures annulées ou contrepassées, un événement important qui peut révéler une erreur grave ou une défaillance du processus. Dans SAP, un document contrepassé est associé à un document de contrepassation. Il est important de repérer les factures contrepassées pour comprendre la qualité du processus et son taux d’échec. Cela permet d’isoler ces exceptions finales du flux principal et d’analyser leurs causes profondes afin de comprendre pourquoi elles surviennent et comment les éviter.
Pourquoi est-ce important ?
Signale les factures annulées, un indicateur clé de défaillance du processus qui aide à analyser les causes profondes des erreurs importantes.
Où trouver ces données
Vérifiez si le numéro de document (BKPF-BELNR) apparaît dans le champ BKPF-STBLG (document de contrepassation) d’un autre document.
Exemples
truefalse
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Est en retard
IsOverdue
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Indicateur calculé, vrai si la facture a été payée après sa date d’échéance prévue. | ||
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Description
Cet attribut booléen est calculé en comparant la date de l’activité « Facture lettrée après paiement » à la date d’échéance de la facture. Si le paiement a été effectué après l’échéance, l’indicateur prend la valeur vrai. Cet attribut contribue directement au KPI du taux de paiements en retard et au Dashboard « Conformité des paiements et remises ». Il permet de filtrer et de compter facilement les paiements tardifs afin d’en mesurer l’ampleur. L’analyse des caractéristiques des factures en retard, par exemple par fournisseur ou par code société, peut révéler les causes profondes.
Pourquoi est-ce important ?
Mesure directement le respect des délais de paiement et sert de base à l’indicateur du taux de paiements en retard. Il contribue ainsi à améliorer les relations avec les fournisseurs et à éviter les pénalités.
Où trouver ces données
Champ calculé : TRUE si (Payment Date > Invoice Due Date), sinon FALSE.
Exemples
truefalse
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Numéro de réception des marchandises
GoodsReceiptNumber
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Identifiant du document de réception des marchandises associé à une facture liée à une commande d’achat. | ||
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Description
Pour les factures portant sur des biens matériels, le document de réception des marchandises confirme la livraison des articles par un fournisseur. Ce numéro relie la facture à l’événement de livraison concerné. Cet attribut est utilisé dans le Dashboard « Performance du rapprochement commande/réception ». Le délai entre la comptabilisation de la réception et celle de la facture est un indicateur clé. L’analyse de ce lien permet de comprendre le rapprochement à trois pièces dans son ensemble et de repérer les retards entre la livraison physique et le règlement financier.
Pourquoi est-ce important ?
Complète le rapprochement à trois pièces (commande-réception-facture) et permet d’analyser les délais entre la livraison des marchandises et le traitement de la facture.
Où trouver ces données
Depuis le champ LFBNR de la table SAP RSEG (poste de document, facture entrante), qui contient le numéro du document de référence.
Exemples
500000123450000015675000002100
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Remise perdue
DiscountLost
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Indicateur calculé à TRUE lorsqu’une remise pour paiement anticipé disponible n’a pas été obtenue. | ||
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Description
Cet attribut repère les factures dont les conditions de paiement prévoyaient une remise pour paiement anticipé, mais qui ont été réglées après la date limite permettant d’en bénéficier. Il est calculé en comparant la date de paiement à la date limite de remise déterminée à partir des « Payment Terms ». Cet indicateur financier est essentiel pour mesurer le taux de remises pour paiement anticipé obtenues. Il met en évidence les occasions manquées de réduire les coûts. L’analyse des raisons de ces remises perdues, par exemple des cycles d’approbation longs ou des blocages de paiement, peut justifier des projets d’amélioration des processus dont le retour sur investissement est clairement établi.
Pourquoi est-ce important ?
Met en évidence les occasions financières manquées, contribue directement au calcul du taux de remises pour paiement anticipé obtenues et donne une raison financière claire d’améliorer les processus.
Où trouver ces données
Champ calculé : TRUE si (Payment Terms prévoient une remise) AND (Payment Date > Discount Due Date), sinon FALSE.
Exemples
truefalse
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Système source
SourceSystem
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Identifie le système SAP ECC source dont les données ont été extraites. | ||
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Description
Cet attribut indique le système de référence, par exemple l’identifiant du système SAP (SID), d’où proviennent les données de traitement des factures. Il est particulièrement important pour les organisations qui utilisent plusieurs instances ERP ou différents types de systèmes. Dans une analyse de Process Mining, il permet de distinguer les données provenant de différents systèmes, qui peuvent présenter des configurations ou des variantes de processus propres. Il facilite ainsi les comparaisons entre systèmes et assure la traçabilité des données, essentielle à leur gouvernance et à leur validation.
Pourquoi est-ce important ?
Assure la traçabilité des données et permet d’analyser les processus dans des environnements comportant plusieurs instances SAP ou d’autres systèmes sources.
Où trouver ces données
Généralement, valeur statique correspondant à l’identifiant du système SAP (SID) de l’instance ECC source, ajoutée lors de l’extraction des données.
Exemples
ECC_PROD_EUSAP_US_01E5P
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Type de document
DocumentType
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Code SAP qui classe les documents comptables et détermine leur mode de traitement. | ||
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Description
Le type de document distingue différentes opérations commerciales, comme les factures fournisseurs (KR), les avoirs (KG) ou les factures MM (RE). Cette classification détermine notamment la plage de numérotation et les types de comptes pouvant être utilisés pour la comptabilisation. En Process Mining, le filtrage par type de document permet d’obtenir une analyse plus homogène. Par exemple, le processus d’une facture fournisseur standard (KR) peut différer sensiblement de celui d’un avoir (KG). Analyser ces documents séparément évite les agrégations trompeuses et permet de mieux comprendre les sous-processus concernés.
Pourquoi est-ce important ?
Permet de segmenter l’analyse par type d’opération (par exemple, facture ou avoir) et d’obtenir des analyses de processus plus précises et pertinentes.
Où trouver ces données
Depuis le champ BLART de la table SAP BKPF (en-tête du document comptable).
Exemples
KRREKG
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Activités de traitement des factures fournisseurs
| Activité | Description | ||
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Document de facture créé
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Indique la création initiale d’un document de facture dans SAP, qu’il soit mis en attente ou entièrement comptabilisé. Il s’agit généralement du premier événement horodaté associé à une facture et du point de départ de l’analyse du processus. L’événement est enregistré à partir de la date et de l’heure de saisie du document dans la table BKPF. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette activité constitue l’événement de début du parcours de traitement de la facture. Mesurer le temps écoulé à partir de ce point permet de calculer le temps de cycle total de bout en bout et de repérer les retards initiaux de saisie des données.
Où trouver ces données
Cet événement est déduit de l’horodatage de création de l’en-tête du document comptable. Plus précisément, la combinaison de la date de saisie (BKPF-CPUDT) et de l’heure de saisie (BKPF-CPUTM) fournit l’horodatage.
Données à recueillir
Utilisez l’horodatage de création de l’en-tête du document dans la table BKPF (CPUDT, CPUTM).
Type d’événement
inferred
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Facture approuvée
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Un approbateur désigné a confirmé que la facture est valide et prête à être payée. Il peut s’agir d’un événement explicite provenant d’un système de flux de travail ou d’un événement déduit de la suppression d’un blocage de paiement. C’est une étape importante avant le paiement. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette étape importante débloque la facture en vue de son paiement. Les délais avant ou après cette étape peuvent révéler différents problèmes, comme l’indisponibilité de l’approbateur ou des difficultés de planification des cycles de paiement.
Où trouver ces données
Dans un système de flux de travail, il s’agit d’un événement explicite. Sinon, il est généralement déduit de la suppression d’un blocage de paiement, enregistrée dans les journaux de modification (tables CDHDR/CDPOS) pour le champ BSEG-ZLSPR.
Données à recueillir
Événement provenant du système de flux de travail ou du journal de modification indiquant la suppression du blocage de paiement.
Type d’événement
explicit
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Facture comptabilisée
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La facture est officiellement enregistrée dans le grand livre, ce qui crée un passif financier. Un document préenregistré est converti en document comptabilisé, ou le document est comptabilisé dès sa création. Il s’agit d’une étape fondamentale de la comptabilité financière. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
La comptabilisation est une étape importante qui fait de la facture un passif officiel. Elle marque la transition entre la saisie des données et la gestion active du paiement.
Où trouver ces données
L’événement est identifié dans la table d’en-tête de document BKPF. Un document comptabilisé présente un statut de document vide (BKPF-BSTAT) et une date de comptabilisation valide (BKPF-BUDAT). L’horodatage de l’événement correspond à la date de comptabilisation.
Données à recueillir
Utilisez BKPF.BUDAT pour les documents dont BKPF.BSTAT n’est pas « V » (préenregistré), ou dont le statut « V » a été modifié.
Type d’événement
explicit
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Facture contrepassée
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Le document de facture comptabilisé a été annulé par la création d’un document de contrepassation. Cette opération annule l’incidence financière de la facture d’origine. Elle constitue une issue alternative, souvent défavorable, du processus. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Les contrepassations signalent des erreurs, comme une saisie incorrecte ou des factures en double. Le suivi de leur fréquence et de leurs motifs aide à repérer les possibilités d’améliorer la qualité des données et le traitement correct dès la première fois.
Où trouver ces données
Cet événement est identifié dans la table d’en-tête de document (BKPF). Le champ du numéro de document de contrepassation (BKPF-STBLG) est renseigné dans le document d’origine. L’heure de l’événement correspond à la date de comptabilisation du document de contrepassation.
Données à recueillir
Recherchez le document de contrepassation dans BKPF.STBLG ; récupérez l’horodatage à partir de sa date de comptabilisation.
Type d’événement
explicit
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Facture lettrée après paiement
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La facture est intégralement payée et le poste ouvert est lettré avec un document de paiement. Cette étape marque la fin réussie du processus de comptabilité fournisseurs pour la facture. Elle est enregistrée dans les informations du document de lettrage. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Il s’agit de l’événement de fin du parcours normal. Le temps nécessaire pour atteindre cette activité est un indicateur clé de l’efficacité globale du processus. Il est également essentiel au calcul du respect des délais de paiement et des remises obtenues.
Où trouver ces données
Cet événement est identifié lorsque le numéro du document de lettrage (BSEG-AUGBL) et la date de lettrage (BSEG-AUGDT) sont renseignés pour le poste fournisseur. La date de lettrage constitue l’horodatage de l’événement.
Données à recueillir
Utilisez la date de lettrage (BSEG.AUGDT) lorsque le document de lettrage (BSEG.AUGBL) est renseigné.
Type d’événement
explicit
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Proposition de paiement créée
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La facture a été ajoutée à une liste de propositions de paiement dans le cadre d’un cycle de paiement (code de transaction F110). Même s’il ne s’agit pas encore d’un paiement définitif, cela indique une intention de paiement. La facture est sélectionnée en fonction de sa date d’échéance et de ses conditions de paiement. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Il s’agit de la première étape du processus de paiement automatisé. Les délais entre la proposition et l’exécution du paiement peuvent révéler des problèmes d’approbation ou de planification du cycle de paiement.
Où trouver ces données
Cet événement est identifié en recherchant le document de facture dans les tables de propositions de paiement, telles que REGUP (postes traités par le programme de paiement). La date du cycle (REGUP-LAUFD) peut servir d’heure d’événement.
Données à recueillir
Recherchez la facture dans la table REGUP et utilisez la date du cycle de paiement (LAUFD).
Type d’événement
explicit
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Blocage du paiement défini
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La facture est explicitement bloquée pour le paiement, généralement en raison d’un écart, d’une approbation en attente ou d’un autre problème. Ce statut est défini sur le poste de facture. L’événement peut être extrait des tables de documents de modification. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette activité marque le début d’une exception ou d’une période d’approbation. L’analyse de la fréquence et de la durée des blocages de paiement est essentielle pour repérer et résoudre les goulots d’étranglement et les litiges dans le processus.
Où trouver ces données
L’événement est enregistré en suivant les modifications du champ Payment Block Key (BSEG-ZLSPR). Les journaux de modification des tables CDHDR et CDPOS indiquent quand ce champ est renseigné.
Données à recueillir
Suivez la création d’entrées dans CDHDR/CDPOS pour le champ BSEG-ZLSPR.
Type d’événement
explicit
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Blocage du paiement supprimé
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Un blocage de paiement précédemment défini a été supprimé de la facture, qui peut désormais être payée. Cela signifie souvent qu’un écart a été résolu ou qu’une approbation a été accordée. L’événement est extrait des tables de documents de modification. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette activité signale la résolution d’une exception ou la fin d’une approbation. Le temps pendant lequel le blocage est resté actif correspond à des reprises ou à de l’attente, deux aspects importants à examiner pour améliorer le processus.
Où trouver ces données
Cet événement est enregistré en suivant les modifications du champ Payment Block Key (BSEG-ZLSPR). Les journaux de modification des tables CDHDR et CDPOS indiquent quand ce champ est effacé.
Données à recueillir
Suivez les entrées de mise à jour dans CDHDR/CDPOS lorsque le champ BSEG-ZLSPR est vidé.
Type d’événement
explicit
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Commande rapprochée
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Cette activité indique que la ligne de facture a été correctement associée à une commande. Il s’agit d’une étape de validation essentielle du rapprochement à trois éléments. L’événement est déduit de la présence d’un numéro de commande dans les détails de la ligne de facture. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Les retards de rapprochement des commandes peuvent constituer un goulot d’étranglement important. L’analyse de cette activité permet de mesurer l’efficacité du rapprochement et de repérer les factures qui s’écartent du flux de travail standard fondé sur les commandes.
Où trouver ces données
L’événement est déduit de la ligne fournisseur dans la table BSEG. Si le champ du numéro de commande (BSEG-EBELN) est renseigné, le rapprochement est considéré comme effectué au moment de la création du document.
Données à recueillir
Vérifiez que BSEG.EBELN contient une valeur pour la facture.
Type d’événement
inferred
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Échéance dépassée, paiement non effectué
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Cet événement calculé se produit lorsque la date du jour dépasse la date d’échéance nette de la facture alors que celle-ci n’a pas encore été lettrée. Il met en évidence les factures qui risquent d’être en retard ou qui le sont déjà. Il ne s’agit pas d’un événement directement enregistré par le système. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette activité est essentielle au suivi du KPI du taux de paiements en retard. Elle signale à l’avance les factures qui nécessitent une attention immédiate afin d’éviter les pénalités de retard et la détérioration des relations avec les fournisseurs.
Où trouver ces données
Il s’agit d’un événement calculé. Il est déterminé en comparant la date du jour à la date d’échéance nette (BSEG-ZFBDT) de tous les postes ouverts (non lettrés). L’horodatage de l’événement correspond à la date d’échéance elle-même.
Données à recueillir
Déduisez l’événement en comparant la date du jour à BSEG.ZFBDT pour les postes ouverts.
Type d’événement
calculated
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Facture mise en attente
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Indique qu’une facture a été saisie dans SAP, mais pas encore comptabilisée dans le grand livre. Cette action explicite permet de compléter ou d’approuver le document ultérieurement. Le champ de statut de la table d’en-tête indique si une facture est mise en attente. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
La mise en attente marque une pause délibérée dans le processus, souvent pour permettre une vérification ou obtenir des informations manquantes. Le suivi de cette étape aide à déterminer les causes des retards avant la comptabilisation officielle de la facture.
Où trouver ces données
L’événement est repéré dans la table d’en-tête BKPF lorsque le statut du document (BKPF-BSTAT) est « V » (mis en attente). L’heure de l’événement correspond à l’heure de création du document (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM).
Données à recueillir
Filtrez les documents pour lesquels BKPF.BSTAT = « V ».
Type d’événement
explicit
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Facture transmise pour approbation
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La facture a été officiellement soumise à un flux de travail d’approbation. Cette activité repose souvent sur un système de flux de travail externe ou sur un changement de statut spécifique dans SAP. Elle marque généralement le début du sous-processus d’approbation. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cet événement marque le début du cycle d’approbation. Mesurer le délai entre cet événement et « Facture approuvée » est essentiel pour calculer le KPI du temps de cycle d’approbation des factures et repérer les goulots d’étranglement liés aux approbateurs.
Où trouver ces données
Si SAP Business Workflow est utilisé, cet événement peut être extrait des journaux de flux de travail (par exemple, SWWLOG). Dans le cas contraire, il s’agit d’une étape conceptuelle, souvent déduite de la définition d’un blocage de paiement pour motif d’approbation.
Données à recueillir
Extrayez l’événement des journaux de flux de travail ou déduisez-le de la définition d’un blocage de paiement particulier.
Type d’événement
explicit
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Réception des marchandises rapprochée
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Indique que les marchandises ou les services figurant sur la facture ont bien été reçus, en associant la facture à un document de réception des marchandises. Il s’agit du troisième élément du rapprochement à trois éléments. L’événement est déduit des références figurant sur la ligne de facture. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Le rapprochement avec une réception des marchandises confirme que l’entreprise a reçu ce pour quoi elle paie. Le suivi de cette étape permet d’analyser le KPI du temps de rapprochement des commandes, des réceptions et des factures, et de simplifier la validation.
Où trouver ces données
L’événement est déduit de la ligne fournisseur dans la table BSEG, en vérifiant si le numéro du document de réception des marchandises (BSEG-LFBNR) est renseigné ou en retraçant l’historique de la commande associée dans la table EKBE.
Données à recueillir
Vérifiez la référence de réception des marchandises dans BSEG.LFBNR ou consultez l’historique de la commande dans EKBE.
Type d’événement
inferred
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