Votre modèle de données Purchase to Pay - Traitement des factures

L’heure de l’événement, ou heure de début, enregistre la date et l’heure exactes auxquelles une activité métier a eu lieu. Chaque activité du processus, de la « Facture reçue » au « Paiement exécuté », possède un horodatage associé. Ces informations chronologiques sont essentielles pour ordonner les événements et calculer les durées.

Cet attribut sert à trier les événements par ordre chronologique afin de construire le flux du processus pour chaque cas. Il constitue la base de toutes les analyses temporelles, notamment le calcul des délais entre les activités, l’identification des goulots d’étranglement et le suivi des performances par rapport aux accords de niveau de service. Des horodatages exacts et précis sont indispensables à la fiabilité de toute analyse de Process Mining.

Il fournit l’ordre chronologique des événements et constitue la base de tous les calculs de performance et de durée, comme le délai de cycle.

Cette information se trouve généralement dans les journaux d’événements ou dans un champ « Date de création » ou « Date de saisie » associé à chaque transaction ou changement de statut.

L’attribut Nom de l’activité décrit une étape ou un jalon précis du traitement de la facture. Il peut s’agir, par exemple, de « Facture reçue », « Facture envoyée pour approbation », « Blocage du paiement appliqué » ou « Paiement exécuté ». Cet attribut retrace le déroulement du processus et indique ce qui est arrivé à la facture au fil du temps.

Dans le Process Mining, cet attribut sert à générer la carte du processus, qui représente visuellement le flux de travail. L’analyse de la séquence, de la fréquence et des chemins suivis par ces activités permet d’identifier les flux courants, les écarts, les goulots d’étranglement et les boucles de retour. La qualité et le niveau de détail des noms d’activité sont essentiels pour obtenir une analyse pertinente et exploitable.

Cet attribut définit les étapes du processus. Il constitue l’ossature de la carte du processus et permet toutes les analyses liées aux flux.

Ces informations proviennent souvent des journaux de changements de statut, des tables d’événements ou des codes de transaction du système source.

Le numéro de facture est le code alphanumérique unique attribué à une facture par un fournisseur. En Process Mining, cet attribut est fondamental, car il sert généralement de Case ID et identifie de manière unique le parcours de chaque facture, de sa réception à son paiement.

En utilisant le numéro de facture comme Case ID, toutes les activités associées, comme « Facture reçue », « Facture approuvée » et « Paiement exécuté », peuvent être reliées afin de reconstituer le processus de bout en bout pour cette facture. Vous pouvez ainsi analyser en détail les délais de cycle, les parcours et les écarts de chaque cas, ce qui constitue le fondement de toute analyse de processus.

Il s’agit de l’identifiant de cas essentiel qui relie tous les événements associés et permet de retracer le cycle de vie complet d’une facture.

Il s’agit généralement d’un champ principal situé dans l’en-tête d’une table de transactions de factures.

Cet attribut enregistre la date et l’heure de la dernière extraction ou actualisation des données. Il s’agit d’un champ de métadonnées qui indique la fraîcheur du jeu de données analysé.

Bien qu’il ne soit pas utilisé directement pour dessiner la carte du processus, cet attribut est essentiel pour comprendre l’actualité de l’analyse. Il permet de savoir si vous consultez des données en temps réel ou un instantané pris à un moment précis, ce qui est indispensable pour prendre des décisions opérationnelles éclairées. Il joue également un rôle important dans le suivi de l’état et de la fréquence du pipeline de données.

Il indique l’actualité des données et permet de comprendre dans quelle mesure l’analyse du processus est à jour.

Cet horodatage est généralement généré et ajouté au jeu de données lors du processus d’extraction, de transformation et de chargement (ETL).

L’attribut Système source identifie l’application ou la plateforme dans laquelle l’événement de traitement de la facture a été enregistré. Dans un environnement informatique complexe, le parcours d’une facture peut s’étendre sur plusieurs systèmes, par exemple une solution de numérisation, un outil de flux de travail et un système ERP.

La connaissance du système source fournit le contexte nécessaire à l’interprétation des données et facilite le diagnostic des problèmes de qualité des données. Elle permet également d’analyser les processus qui franchissent les frontières entre systèmes, en mettant en évidence les difficultés d’intégration ou les retards liés aux transferts entre applications. Cette approche est particulièrement utile lors de la consolidation de données provenant de systèmes anciens et modernes.

Il fournit le contexte sur l’origine des données, ce qui est essentiel pour leur validation et pour l’analyse des processus qui s’étendent sur plusieurs systèmes informatiques.

Il s’agit souvent d’une valeur statique ajoutée lors de l’extraction des données ou d’un champ disponible dans les journaux système, indiquant le nom ou l’identifiant de l’application.

La date d'échéance du paiement est une date essentielle, calculée à partir de la date de facture et des conditions de paiement convenues. Elle correspond à la date limite de paiement du fournisseur, afin de préserver une relation commerciale satisfaisante et d'éviter les pénalités de retard.

Cet attribut est fondamental pour le suivi de la performance des paiements à temps. Il sert à calculer des KPI tels que le taux de paiement à temps et à identifier les factures susceptibles de devenir échues. L'analyse de l'écart entre la date d'approbation de la facture et sa date d'échéance permet d'évaluer l'efficacité des dernières étapes de planification et d'exécution du paiement.

Il est essentiel pour mesurer la performance des paiements à temps et analyser les causes des retards de paiement.

Cette date se trouve généralement dans les détails de la transaction de facture. Elle peut être saisie directement ou calculée à partir de la date de facture et des conditions de paiement.

Cet attribut précise la devise dans laquelle le montant de la facture est exprimé. Il est essentiel pour les organisations qui exercent leurs activités à l'international et travaillent avec des fournisseurs établis dans différents pays. Le code devise, qui suit généralement la norme ISO 4217, garantit une interprétation correcte des données financières.

Dans les analyses, la devise de la facture sert à segmenter les données pour obtenir des vues régionales ou propres à un pays. Elle est indispensable aux rapports financiers afin de garantir l'agrégation correcte des montants, qui nécessite souvent une conversion vers une devise de référence. L'analyse des variations du processus selon la devise peut également révéler des difficultés liées aux paiements internationaux ou à la gestion des changes.

Elle fournit le contexte nécessaire aux montants des factures et permet une analyse financière précise ainsi qu'une segmentation adaptée aux activités internationales.

Il s'agit d'un champ standard présent dans l'en-tête d'une table de transactions de factures.

L’attribut Heure de fin enregistre le moment précis où une étape du processus s’achève. Il est essentiel pour calculer avec précision la durée des activités, une mesure fondamentale du Process Mining. En comparant l’heure de début et l’heure de fin, les analystes peuvent mesurer la durée de chaque étape, identifier les goulots d’étranglement et repérer les possibilités d’amélioration de l’efficacité.

Dans l’analyse, l’heure de fin sert à calculer les délais de cycle des activités individuelles et des segments complets du processus. Par exemple, la durée de l’étape « Approbation de la facture » peut être déterminée en soustrayant l’heure de début de l’heure de fin de l’activité « Facture approuvée ». Ces données servent à créer des Dashboards de performance, à définir des références et à suivre l’impact des changements apportés au processus.

Il permet de calculer précisément la durée des activités, ce qui est essentiel pour identifier les goulots d’étranglement et mesurer l’efficacité du traitement.

Cette information se trouve dans les journaux système ou les données transactionnelles, souvent sous la forme d’un champ « Date d’achèvement », « Date de modification » ou d’un champ d’horodatage distinct indiquant la fin de l’activité.

Le montant de la facture correspond à sa valeur totale, y compris tous les postes, taxes et frais. Il s'agit d'un attribut financier fondamental qui définit l'importance monétaire de chaque cas. Il est souvent analysé avec d'autres attributs afin de comprendre son incidence sur le processus.

Cet attribut est essentiel à l'analyse financière et à la priorisation. En filtrant les factures selon leur montant, les analystes peuvent déterminer si les factures de montant élevé suivent un circuit d'approbation différent et plus strict, ou si elles sont davantage exposées aux retards. Il est également indispensable aux Dashboards qui suivent la valeur totale des factures traitées et aux KPI liés à la récupération des remises, dont les économies potentielles correspondent à un pourcentage du montant de la facture.

Il permet d'analyser l'impact financier, de prioriser les factures de montant élevé et de déterminer si la valeur d'une facture influe sur le délai ou le circuit de traitement.

Il s'agit d'un champ standard présent dans l'en-tête d'une table de transactions de factures.

Cet attribut indique le motif précis pour lequel le traitement d’une facture a été interrompu, soit à la suite d’un rejet pendant le flux de travail d’approbation, soit après l’application d’un blocage de paiement. Les motifs peuvent aller de « Quantité incorrecte » et « Écart de prix » à « Numéro de commande manquant » ou « Facture en double ».

Il s’agit de l’un des attributs les plus importants pour l’analyse des causes profondes. En analysant la fréquence des différents motifs, les organisations peuvent repérer les sources les plus courantes de friction et d’inefficacité dans le processus de facturation. Cette analyse fondée sur les données leur permet de traiter les problèmes sous-jacents, par exemple en améliorant la communication avec les fournisseurs, en renforçant le respect des commandes d’achat ou en proposant une meilleure formation au personnel.

Il est essentiel à l'analyse des causes racines et aide à identifier les motifs les plus fréquents des retards de traitement, des reprises et des inefficacités.

Cette information se trouve dans des champs spécifiques tels que « Code motif » ou « Motif de mise en attente », dans les données de transaction de la facture ou dans les journaux d'approbation associés.

Cet attribut enregistre le nom du tiers externe qui a émis la facture. Il fournit un contexte essentiel en reliant la transaction financière à une relation fournisseur précise. Des données fournisseurs cohérentes et fiables sont indispensables à l'exactitude des rapports et des analyses.

Dans le Process Mining, le nom du fournisseur constitue une dimension clé pour la segmentation. Les analystes peuvent filtrer le processus afin d'examiner le traitement des factures de fournisseurs à fort volume ou présentant des problèmes récurrents. Cette analyse aide à identifier les fournisseurs qui transmettent fréquemment des factures comportant des erreurs, ce qui entraîne des retards et des reprises. Elle soutient également des initiatives stratégiques telles que le suivi de la performance des fournisseurs et l'identification d'opportunités liées à des programmes de fournisseurs privilégiés.

Il permet de segmenter le processus afin d'analyser la performance par fournisseur, ce qui est essentiel pour la gestion des fournisseurs et l'identification des sources de factures problématiques.

Cette information se trouve généralement dans les données d'en-tête de la facture, avec un lien vers une table de données de référence des fournisseurs établi à partir de l'identifiant du fournisseur.

L’attribut Utilisateur identifie la personne ou le système automatisé responsable de l’exécution d’une étape précise du flux de travail de traitement des factures. Il peut s’agir d’un gestionnaire des comptes fournisseurs ayant saisi la facture, d’un responsable l’ayant approuvée ou d’un robot automatisé ayant effectué une tâche de rapprochement.

L’analyse des données par utilisateur est essentielle pour comprendre la répartition de la charge de travail, évaluer les performances individuelles et repérer les besoins de formation. Elle permet de filtrer la carte du processus afin d’observer comment différentes équipes ou personnes traitent les factures et de mettre en évidence les variations entre leurs flux de travail. Cette analyse peut révéler les meilleurs résultats, signaler des problèmes d’orientation ou identifier les utilisateurs qui ont besoin d’une assistance ou d’une formation supplémentaire sur les procédures de l’entreprise.

Il aide à analyser la répartition de la charge de travail, les performances des utilisateurs et les variations du processus entre différentes équipes ou personnes.

Ces informations sont généralement disponibles dans les détails de la transaction, sous des libellés tels que « Nom d’utilisateur », « Saisi par », « Modifié par » ou « Approbateur ».

Le code société représente une entité juridique ou une filiale précise au sein d'un groupe plus vaste. Dans de nombreux systèmes financiers, les transactions sont séparées par code société à des fins comptables et de reporting.

Cet attribut permet de comparer les performances entre différentes unités opérationnelles. En segmentant la cartographie du processus par code société, les analystes peuvent comparer les performances, identifier les bonnes pratiques d'une entité et mettre au jour des problèmes systémiques dans une autre. Il s'agit d'un attribut fondamental pour toute organisation comptant plusieurs entités juridiques, afin de comprendre les variations du processus et de garantir la conformité à l'échelle du groupe.

Il permet de comparer les processus et d'établir des références entre différentes entités juridiques ou unités opérationnelles d'une organisation.

Il s'agit d'un champ organisationnel fondamental, généralement présent dans l'en-tête de toutes les tables de transactions financières.

Les conditions de paiement correspondent aux modalités convenues avec un fournisseur pour régler une facture. Elles sont généralement exprimées dans un format standardisé, tel que « Net 30 » (paiement dû sous 30 jours) ou « 2 % 10, Net 30 » (remise de 2 % en cas de paiement sous 10 jours, le montant total étant dû sous 30 jours dans le cas contraire).

Cet attribut est essentiel à la stratégie financière et à l'analyse de la performance. Il sert de base au calcul de la date d'échéance du paiement et à l'identification des possibilités de bénéficier de remises pour paiement anticipé. L'analyse du processus selon les différentes conditions de paiement peut révéler si certaines modalités sont associées à des retards de traitement ou si l'organisation tire effectivement parti des remises avantageuses.

Il est essentiel pour analyser la performance des paiements à temps et identifier les possibilités de bénéficier de remises pour paiement anticipé.

Cette information provient généralement des données de référence du fournisseur et figure dans l'en-tête de la facture.

La date de la facture est la date indiquée par le fournisseur sur le document lui-même. Elle marque le début officiel du cycle de paiement du point de vue du fournisseur et sert souvent de base au calcul de la date d'échéance selon les conditions de paiement convenues.

L'analyse du délai entre la date de la facture et l'activité « Facture reçue » ou « Facture saisie » est essentielle pour identifier les retards de transmission ou d'intégration des factures. Ce délai de réception peut constituer une composante importante et souvent invisible du délai total de traitement. Sa réduction peut améliorer la performance des paiements à temps et accroître les possibilités de bénéficier de remises pour paiement anticipé.

Il permet de mesurer le délai de réception de la facture entre son émission par le fournisseur et sa saisie dans le système.

Il s'agit d'un champ de date standard dans les données d'en-tête de la facture, souvent intitulé « Date du document » ou « Date de la facture ».

Le numéro du bon de commande relie une facture à un document d'approvisionnement préalablement approuvé. Ce lien est au cœur du processus de rapprochement, au cours duquel le système vérifie que les informations de la facture, notamment les quantités et les prix, correspondent à celles du PO.

Cet attribut est essentiel pour analyser l'efficacité du processus de rapprochement. Un taux élevé de factures associées à un PO et traitées automatiquement indique un processus d'approvisionnement sain. À l'inverse, l'analyse des factures sans PO peut révéler des achats hors processus ou des situations dans lesquelles les politiques d'approvisionnement ne sont pas respectées. La présence ou l'absence d'un PO constitue un moyen courant de segmenter le processus et d'en comparer l'efficacité.

Il permet de distinguer les factures avec PO des factures sans PO, qui suivent souvent des processus différents et présentent des niveaux d'efficacité distincts.

Cet identifiant se trouve généralement dans les détails des postes ou de l'en-tête de la transaction de facture, qui la relient au document d'achat.

L’état de la facture fournit un aperçu de sa position dans son cycle de vie au moment de l’extraction des données. Les états courants sont « En cours de traitement », « Approuvée », « Payée », « Rejetée » ou « Bloquée ». Cet attribut donne une vue d’ensemble de la situation actuelle de la facture.

Le Process Mining reconstitue l’intégralité du parcours, tandis que l’état actuel est utile aux Dashboards opérationnels qui suivent la charge de travail active. Il aide les responsables à comprendre le volume de factures à chaque étape, notamment le nombre de factures en attente d’approbation ou bloquées. Ils peuvent ainsi gérer le portefeuille de factures de manière proactive afin d’éviter les goulots d’étranglement et les retards.

Il fournit un aperçu de la charge de travail actuelle et permet de suivre le volume de factures à différentes étapes, telles que « En attente d'approbation » ou « Bloquée ».

Il s'agit généralement d'un champ de statut dans la table d'en-tête des factures, mis à jour au fil du cycle de vie de la facture.