Votre modèle de données pour le traitement des factures fournisseurs

L’heure de l’événement, ou heure de début, indique la date et l’heure exactes auxquelles une activité métier a eu lieu. Chaque activité du processus, de « Facture reçue » à « Paiement exécuté », est associée à un horodatage. Ces informations chronologiques sont indispensables pour ordonner les événements et calculer les durées.

Cet attribut sert à trier les événements par ordre chronologique et à reconstituer le flux du processus pour chaque cas. Il constitue la base de toutes les analyses temporelles, notamment le calcul des temps de cycle entre les activités, le repérage des goulots d’étranglement où du temps est perdu et le suivi des performances par rapport aux accords de niveau de service. Des horodatages exacts et précis sont indispensables à la fiabilité de toute analyse de Process Mining.

Il établit l’ordre chronologique des événements et sert de base à tous les calculs de performance et de durée, notamment au temps de cycle.

Cette information figure généralement dans les journaux d’événements ou dans un champ « Date de création » ou « Date de saisie » associé à chaque transaction ou changement de statut.

Le nom de l’activité décrit une étape ou un jalon du traitement d’une facture. Par exemple : « Facture reçue », « Facture soumise à approbation », « Blocage du paiement appliqué » et « Paiement exécuté ». Cet attribut retrace le parcours de la facture et décrit son évolution au fil du temps.

En Process Mining, cet attribut sert à générer la carte du processus, qui représente visuellement le flux de travail. L’analyse de l’ordre, de la fréquence et des parcours de ces activités permet de repérer les flux courants, les écarts, les goulots d’étranglement et les boucles de reprise. La qualité et le niveau de détail des noms d’activité sont essentiels pour obtenir une analyse du processus pertinente et utile.

Cet attribut définit les étapes du processus. Il constitue la structure de la carte du processus et permet toutes les analyses liées aux flux.

Ces informations proviennent souvent des journaux de changements de statut, des tables d’événements ou des codes de transaction du système source.

Le numéro de facture est le code alphanumérique unique attribué à une facture par un fournisseur. En Process Mining, cet attribut est fondamental : il sert généralement d’ID de cas et identifie de manière unique le parcours de chaque facture, de sa réception à son paiement.

En utilisant le numéro de facture comme ID de cas, vous pouvez relier toutes les activités associées, telles que « Facture reçue », « Facture approuvée » et « Paiement exécuté », afin de reconstituer le processus de bout en bout pour cette facture. Vous pouvez ainsi analyser en détail les temps de cycle, les parcours et les écarts de chaque cas, ce qui constitue le fondement de l’analyse du processus.

Cet identifiant de cas essentiel relie tous les événements associés et permet de retracer le cycle de vie complet d’une facture.

Il s’agit généralement d’un champ principal figurant dans l’en-tête d’une table de transactions de factures.

Cet attribut enregistre la date et l’heure de la dernière extraction ou actualisation des données. Il s’agit d’un champ de métadonnées qui indique l’actualité du jeu de données analysé.

Même s’il ne sert pas directement à dessiner la carte du processus, il est essentiel pour savoir si l’analyse repose sur des données en temps réel ou sur un instantané pris à un moment précis. Cette information aide les utilisateurs à prendre des décisions opérationnelles éclairées. Elle est également utile pour surveiller le bon fonctionnement et la fréquence du pipeline de données.

Il indique l’actualité des données et permet aux utilisateurs de savoir à quel point l’analyse du processus est à jour.

Cet horodatage est généralement généré et ajouté au jeu de données lors du processus d’extraction, de transformation et de chargement des données (ETL).

L’attribut « Système source » identifie l’application ou la plateforme dans laquelle l’événement de traitement de la facture a été enregistré. Dans un environnement informatique complexe, le parcours d’une facture peut s’étendre sur plusieurs systèmes, par exemple une solution de numérisation, un outil de flux de travail et un système ERP.

Connaître le système source permet de contextualiser les données et de résoudre les problèmes de qualité des données. Cela permet aussi d’analyser les processus qui traversent plusieurs systèmes et de repérer les difficultés d’intégration ou les retards liés aux transferts entre applications. Cette information peut être particulièrement utile pour consolider les données de systèmes anciens et récents.

Il renseigne sur l’origine des données, ce qui est essentiel pour les valider et analyser les processus qui s’étendent sur plusieurs systèmes informatiques.

Il s’agit souvent d’une valeur statique ajoutée lors de l’extraction des données ou d’un champ des journaux système indiquant le nom ou l’identifiant de l’application.

La date d’échéance du paiement est calculée à partir de la date de facture et des conditions de paiement convenues. Elle correspond à la date limite à laquelle le fournisseur doit être payé pour préserver de bonnes relations commerciales et éviter les pénalités de retard.

Cet attribut est essentiel au suivi des paiements effectués dans les délais. Il sert à calculer des indicateurs clés de performance, comme le taux de paiement à temps, et à repérer les factures susceptibles d’arriver à échéance sans être réglées. L’analyse de l’intervalle entre la date d’approbation de la facture et sa date d’échéance permet d’évaluer l’efficacité des dernières étapes de planification et d’exécution du paiement.

Cet attribut est essentiel pour mesurer le respect des délais de paiement et analyser les causes des retards.

Cette date figure généralement dans les détails de la transaction de facture. Elle peut être saisie directement ou calculée à partir de la date de facture et des conditions de paiement.

Cet attribut indique la devise dans laquelle le montant de la facture est exprimé. Il est essentiel pour les organisations qui exercent leurs activités à l’international et travaillent avec des fournisseurs de différents pays. Le code de devise, généralement conforme à la norme ISO 4217, garantit une interprétation correcte des données financières.

Dans les analyses, la devise de la facture sert à segmenter les données par région ou par pays. Elle est indispensable à l’exactitude des rapports financiers, car les montants doivent être agrégés correctement, souvent après conversion dans une devise de référence. L’analyse des écarts de processus selon la devise peut aussi révéler les difficultés liées aux paiements internationaux ou à la gestion des changes.

Cet attribut apporte le contexte nécessaire à l’interprétation des montants des factures et permet de réaliser des analyses financières et des segmentations fiables à l’échelle internationale.

Ce champ standard figure dans l’en-tête d’une table de transactions de factures.

L’attribut « Heure de fin » enregistre le moment précis où une étape du processus s’achève. Il est essentiel pour calculer avec précision la durée des activités, une métrique fondamentale en Process Mining. En comparant l’heure de début et l’heure de fin, les analystes peuvent mesurer la durée de chaque étape et repérer les goulots d’étranglement ainsi que les possibilités d’améliorer l’efficacité.

L’heure de fin sert à calculer les temps de cycle des activités et des segments entiers du processus. Par exemple, la durée de l’étape « Approbation de la facture » peut être calculée en soustrayant l’heure de début de l’heure de fin de l’activité « Facture approuvée ». Ces données permettent de créer des Dashboards de performance, de définir des références et de suivre les effets des changements apportés au processus.

Il permet de calculer précisément la durée des activités, ce qui est essentiel pour repérer les goulots d’étranglement et mesurer l’efficacité du traitement.

Cette information figure dans les journaux système ou les données de transaction, souvent sous la forme d’un champ « Date d’achèvement », « Date de modification » ou d’un horodatage distinct indiquant la fin de l’activité.

Le montant de la facture correspond à sa valeur totale, y compris les postes, les taxes et les frais. Cet attribut financier fondamental indique le poids monétaire de chaque dossier. Il est souvent analysé avec d’autres attributs pour comprendre son incidence sur le processus.

Cet attribut est essentiel à l’analyse financière et à la priorisation. En filtrant les factures selon leur montant, les analystes peuvent vérifier si celles de grande valeur suivent un circuit d’approbation différent et plus strict, ou si elles sont davantage exposées aux retards. Il est également indispensable aux Dashboards qui suivent le montant total des factures traitées et aux indicateurs clés de performance liés aux remises obtenues, dont les économies potentielles sont calculées en pourcentage du montant de la facture.

Il permet d’analyser l’incidence financière, de prioriser les factures de grande valeur et de déterminer si le montant influe sur le délai ou le parcours de traitement.

Ce champ standard figure dans l’en-tête d’une table de transactions de factures.

Cet attribut précise pourquoi le traitement d’une facture a été interrompu, soit à la suite d’un rejet pendant le flux de travail d’approbation, soit en raison d’un blocage du paiement après son approbation. Les motifs peuvent être « Quantité incorrecte », « Écart de prix », « Numéro de commande d’achat manquant » ou « Facture en double ».

Cet attribut compte parmi les plus importants pour l’analyse des causes profondes. En étudiant la fréquence des différents motifs, les organisations peuvent repérer les principales sources de difficultés et d’inefficacité dans le traitement des factures. Ces constats fondés sur les données leur permettent de résoudre les problèmes sous-jacents, par exemple en améliorant la communication avec les fournisseurs, en veillant davantage au respect des commandes d’achat ou en proposant une meilleure formation au personnel.

Cet attribut est essentiel à l’analyse des causes profondes et aide à repérer les motifs les plus fréquents de retards, de reprises et d’inefficacité dans le traitement.

Cette information figure dans des champs spécifiques, comme « Code motif » ou « Motif de mise en attente », dans les données de transaction de la facture ou les journaux d’approbation associés.

Cet attribut indique le nom de la partie externe qui a émis la facture. Il apporte un contexte essentiel en reliant la transaction financière à un fournisseur précis. Des données fournisseurs cohérentes et fiables sont indispensables à l’exactitude des rapports et des analyses.

En Process Mining, le nom du fournisseur est une dimension clé pour segmenter les données. Les analystes peuvent filtrer le processus afin d’examiner le traitement des factures de fournisseurs qui en soumettent un grand volume ou posent régulièrement problème. Cela permet de repérer ceux qui transmettent souvent des factures erronées, entraînant des retards et des reprises. Cette analyse contribue également à des initiatives stratégiques, comme le suivi des performances des fournisseurs et la mise en place de programmes de fournisseurs privilégiés.

Il permet de segmenter le processus pour analyser les performances par fournisseur, un élément clé de la gestion des fournisseurs et de la recherche des causes des factures problématiques.

Cette information figure généralement dans les données d’en-tête de la facture et est associée à une table de données de référence des fournisseurs au moyen d’un identifiant fournisseur.

L’attribut Utilisateur désigne la personne ou le système automatisé chargé d’exécuter une étape précise du flux de travail de traitement des factures. Il peut s’agir d’un comptable fournisseurs qui a saisi la facture, d’un responsable qui l’a approuvée ou d’un robot automatisé qui a effectué un rapprochement.

L’analyse des données par utilisateur permet de comprendre la répartition de la charge de travail et les performances individuelles, ainsi que de repérer les besoins de formation. Vous pouvez filtrer la cartographie du processus pour comparer la manière dont les différentes équipes ou personnes traitent les factures et mettre en évidence les écarts entre leurs méthodes de travail. Cette analyse peut faire ressortir les personnes les plus performantes, révéler des problèmes d’acheminement ou repérer les utilisateurs qui ont besoin d’une assistance ou d’une formation complémentaire sur les procédures de l’entreprise.

Cet attribut permet d’analyser la répartition de la charge de travail, les performances des utilisateurs et les différences de processus entre les équipes ou les personnes.

Cette information figure généralement dans les détails de la transaction, sous des libellés tels que « Nom de l’utilisateur », « Saisi par », « Modifié par » ou « Approbateur ».

Le code société désigne une entité juridique ou une filiale au sein d’une entreprise plus vaste. Dans de nombreux systèmes financiers, les transactions sont séparées par code société à des fins de comptabilité et de reporting.

Cet attribut permet de comparer les différentes unités opérationnelles. En segmentant la cartographie du processus par code société, les analystes peuvent comparer les performances, repérer les bonnes pratiques d’une entité et mettre au jour des problèmes systémiques dans une autre. Il est indispensable aux organisations qui comptent plusieurs entités juridiques et souhaitent comprendre les écarts de processus et garantir le respect des règles à l’échelle de l’entreprise.

Il permet de comparer les processus et leurs performances entre les différentes entités juridiques ou unités opérationnelles d’une organisation.

Ce champ organisationnel fondamental figure généralement dans l’en-tête de toutes les tables de transactions financières.

Les conditions de paiement définissent les modalités convenues avec un fournisseur pour régler une facture. Elles sont généralement exprimées dans un format standardisé, par exemple « Net 30 » (paiement dû sous 30 jours) ou « 2 % 10, Net 30 » (remise de 2 % en cas de paiement sous 10 jours ; sinon, le montant total est dû sous 30 jours).

Cet attribut est essentiel à la stratégie financière et à l’analyse des performances. Il sert à calculer la date d’échéance du paiement et à repérer les possibilités de bénéficier de remises pour paiement anticipé. L’analyse du processus selon les différentes conditions de paiement peut montrer si certaines modalités sont associées à des retards de traitement ou si l’organisation tire pleinement parti des remises avantageuses.

Cet attribut est essentiel pour analyser le respect des délais de paiement et repérer les possibilités de bénéficier de remises pour paiement anticipé.

Cette information provient généralement des données de référence des fournisseurs et figure dans l’en-tête de la facture.

La date de facture est celle qui figure sur le document émis par le fournisseur. Elle marque, du point de vue du fournisseur, le début officiel du cycle de paiement et sert souvent de base au calcul de la date d’échéance, selon les conditions de paiement convenues.

L’analyse du délai entre la date de facture et l’activité « Facture reçue » ou « Facture saisie » est essentielle pour repérer les retards de soumission ou d’enregistrement des factures. Ce délai de réception peut représenter une part importante, mais peu visible, du temps de cycle total. Le réduire peut améliorer le respect des délais de paiement et augmenter les possibilités de bénéficier de remises pour paiement anticipé.

Il permet de mesurer le délai de réception de la facture entre son émission par le fournisseur et sa saisie dans le système.

Il s’agit d’un champ de date standard dans les données d’en-tête de la facture, souvent libellé « Date du document » ou « Date de facture ».

Le numéro de commande d’achat relie une facture à un document d’approvisionnement préalablement approuvé. Ce lien est au cœur du processus de rapprochement : le système vérifie que les détails de la facture, comme les quantités et les prix, correspondent à ceux de la commande d’achat.

Cet attribut est essentiel pour analyser l’efficacité du rapprochement. Une proportion élevée de factures associées à une commande d’achat et traitées sans intervention indique un processus d’approvisionnement efficace. À l’inverse, l’analyse des factures sans commande d’achat peut révéler des achats non autorisés ou des cas de non-respect des politiques d’approvisionnement. La présence ou l’absence d’une commande d’achat est un critère courant de segmentation pour comparer l’efficacité des processus.

Il permet de distinguer les factures associées à une commande d’achat de celles qui ne le sont pas, car elles suivent souvent des processus différents et présentent des niveaux d’efficacité distincts.

Cet identifiant figure généralement dans les détails des postes ou de l’en-tête de la transaction de facture et relie celle-ci au document d’achat.

Le statut de la facture indique où elle en est dans son cycle de vie au moment de l’extraction des données. Les statuts courants comprennent « En cours », « Approuvé », « Payé », « Rejeté » ou « Bloqué ». Cet attribut donne une vue d’ensemble de l’état actuel de la facture.

Le Process Mining reconstitue l’ensemble du parcours, tandis que le statut actuel est utile aux Dashboards opérationnels qui suivent la charge de travail en cours. Il aide les responsables à connaître le nombre de factures à chaque étape, par exemple celles en attente d’approbation ou bloquées. Ils peuvent ainsi gérer les factures de manière proactive pour éviter les goulots d’étranglement et les retards.

Il donne un aperçu de la charge de travail actuelle et permet de suivre le nombre de factures à différentes étapes, par exemple « En attente d’approbation » ou « Bloqué ».

Il s’agit généralement d’un champ de statut dans la table d’en-tête des factures, mis à jour au fil du cycle de vie de la facture.