Votre modèle de données pour le traitement des factures fournisseurs

Event Time indique le moment exact où une activité donnée a eu lieu dans le cycle de vie de la facture. Chaque activité, de « Invoice Received » à « Invoice Cleared », est associée à un horodatage.

Cet attribut est essentiel pour analyser les performances. Il permet de calculer les temps de cycle entre les activités, par exemple le délai d’approbation ou de paiement, ainsi que le temps total de traitement de bout en bout de chaque facture. En analysant ces durées, les organisations peuvent identifier les goulots d’étranglement, mesurer les performances par rapport aux accords de niveau de service (SLA) et repérer les possibilités d’accélération. Il permet également de classer les événements par ordre chronologique afin de reconstituer précisément le flux du processus.

Cet élément est essentiel pour calculer les temps de cycle, identifier les goulots d’étranglement et analyser la séquence chronologique des événements du processus.

Il se trouve dans les journaux système, les champs de date de création ou de modification des transactions, ou les enregistrements d’horodatage associés aux documents de facture.

L’ID de facture est un code alphanumérique unique attribué à chaque facture reçue d’un fournisseur. Il constitue la référence centrale de toutes les activités et données associées à cette facture, de sa réception initiale jusqu’à son paiement et à son lettrage.

Dans le Process Mining, l’ID de facture est fondamental. Il joue le rôle d’ID de cas et permet au logiciel de relier la séquence d’événements, comme « Facture reçue », « Approuvée » et « Payée », pour reconstituer un flux de processus cohérent correspondant à une seule facture. Vous pouvez ainsi analyser les variantes de processus, les temps de cycle et les goulots d’étranglement pour chaque facture, et comprendre clairement la manière dont chacune est traitée.

Il s’agit de l’attribut le plus important, car il relie toutes les étapes associées du processus au sein d’un même cas et permet l’analyse et la visualisation du processus de bout en bout.

Il se trouve généralement dans les données d’en-tête de la facture ou dans les tables de transactions des comptes fournisseurs du système source.

Le nom de l’activité décrit une action précise, une modification de statut ou une étape importante du cycle de traitement de la facture. Chaque événement enregistré pour une facture, comme « Facture validée », « Soumise pour validation » ou « Paiement exécuté », est représenté par un nom d’activité distinct.

Cet attribut constitue la base de la carte du processus, où chaque valeur unique devient un nœud du flux de processus visualisé. L’analyse de la séquence, de la fréquence et de la durée entre ces activités est au cœur du Process Mining. Elle permet d’identifier les parcours courants, les écarts et les boucles de reprise, et de comprendre ce qui se passe réellement dans le processus.

Définit les étapes de la carte de processus et permet de visualiser et d’analyser le flux du processus, les goulots d’étranglement et les variantes.

Il est généralement dérivé des codes de transaction, des journaux d’événements, des champs de modification de statut ou des enregistrements d’actions utilisateur spécifiques du système source.

L’horodatage de la dernière mise à jour des données indique le moment le plus récent où les données ont été extraites du système source et chargées dans l’environnement de Process Mining. Il ne correspond pas au moment où l’événement métier s’est produit, mais à l’actualité des données analysées.

Cet attribut est important pour la gouvernance des données et permet aux utilisateurs de connaître leur degré de fraîcheur. Il aide à confirmer que l’analyse repose sur des informations à jour et peut servir à surveiller l’état et la fréquence du pipeline de données. Il garantit que les parties prenantes connaissent la récence des données lorsqu’elles prennent des décisions à partir des Dashboards et des analyses du processus.

Il est essentiel à la gouvernance des données et permet aux utilisateurs de connaître la fraîcheur des données analysées, ce qui renforce la confiance dans les analyses.

Cet horodatage est généralement généré et ajouté lors du processus d’extraction, de transformation et de chargement des données (ETL).

Cet attribut identifie le système informatique d’origine dans lequel les données de l’événement ont été générées ou enregistrées, par exemple un ERP, un système de gestion documentaire ou un outil de flux de travail. Dans les environnements où plusieurs systèmes interviennent dans le processus de traitement des factures fournisseurs, ce champ permet de distinguer l’origine des différentes activités.

L’analyse des données par Système source aide à comprendre la fragmentation des processus et les difficultés d’intégration des données. Elle peut révéler si certains retards ou problèmes sont liés aux transferts entre différents systèmes. Elle est également essentielle à la gouvernance et à la validation des données, afin de garantir que la vue du processus reflète fidèlement la contribution de chaque système.

Fournit le contexte sur l’origine des données, ce qui est essentiel pour leur validation, le dépannage et l’analyse des variations du processus entre les différents systèmes.

Il s’agit généralement d’une valeur statique ajoutée lors de l’extraction des données ou disponible dans les en-têtes des journaux système.

Le code société est une clé unique représentant une entité juridique ou une société distincte au sein d’une organisation. Les factures sont traitées et comptabilisées pour le compte d’un code société donné.

Cet attribut constitue une dimension fondamentale pour l’analyse comparative dans les organisations composées de plusieurs entités. Il permet de comparer la performance du processus des comptes fournisseurs entre différentes sociétés, filiales ou unités opérationnelles. L’analyse peut révéler que certaines entités sont plus efficaces, affichent des taux d’automatisation plus élevés ou subissent davantage de blocages de paiement. Elle contribue ainsi à standardiser les bonnes pratiques et à identifier les problèmes propres à une région ou à une entité.

Permet de comparer les processus entre différentes entités juridiques ou unités opérationnelles, afin de standardiser les pratiques et d’identifier les problèmes locaux.

Il se trouve dans l’en-tête des documents financiers ou des documents de transaction de factures et représente l’entité de comptabilisation.

La date d’échéance de la facture est la date calculée à laquelle le paiement doit être effectué auprès du fournisseur pour être considéré comme ponctuel et éviter d’éventuels frais ou pénalités de retard. Elle est généralement calculée à partir de la date de facture et des conditions de paiement convenues, par exemple Net 30.

Cet attribut est essentiel pour mesurer la performance des paiements. Il sert de base au calcul du KPI du taux de paiement dans les délais et à l’identification des paiements tardifs. La comparaison entre la date d’échéance et la date effective de paiement permet d’analyser la ponctualité des paiements, d’améliorer les relations avec les fournisseurs, d’éviter les pénalités et de gérer la trésorerie de manière stratégique.

Il est essentiel pour mesurer la ponctualité des paiements, gérer la trésorerie et éviter les pénalités de retard.

Cette date est souvent calculée par le système source à partir de la date de facture et des conditions de paiement, puis enregistrée dans l’en-tête de la facture.

Invoice Amount représente la valeur brute totale de la facture telle qu’elle a été soumise par le fournisseur. Il s’agit d’une métrique financière importante pour chaque cas.

Cet attribut est largement utilisé dans les analyses financières et de performance. Il permet de filtrer les processus selon leur importance financière, par exemple pour analyser séparément les factures de montant élevé, d’identifier les goulots d’étranglement dans l’approbation des factures dépassant un certain seuil et de calculer l’impact financier des inefficacités du processus. Il peut notamment servir à quantifier la valeur des factures bloquées ou à prioriser les efforts d’automatisation sur les factures nombreuses et de faible montant. Il constitue une dimension fondamentale de presque tous les Dashboards du processus de traitement des factures fournisseurs.

Permet d’analyser l’impact financier, notamment en quantifiant la valeur des paiements bloqués, et aide à prioriser les factures selon leur importance financière.

Il se trouve généralement dans les tables d’en-tête ou de lignes des données de transaction des factures.

Le nom de l’utilisateur identifie le salarié ou l’utilisateur système responsable de l’exécution d’une étape donnée du processus, comme la saisie, la validation ou la comptabilisation d’une facture. Pour les étapes automatisées, il peut s’agir de l’identifiant d’un utilisateur système ou d’un utilisateur de traitement par lots.

Cet attribut permet d’examiner le processus sous l’angle humain. Il sert à analyser la répartition de la charge de travail et la performance individuelle ou collective, ainsi qu’à identifier les besoins de formation. En suivant les activités par utilisateur, les organisations peuvent repérer les boucles de reprise causées par certaines personnes, localiser les validations bloquées et garantir une séparation appropriée des tâches. Il s’agit d’un attribut essentiel pour comprendre la dimension humaine du processus des comptes fournisseurs.

Permet d’analyser la performance des équipes et des individus ainsi que la répartition de la charge de travail, et aide à identifier les besoins de formation ou les problèmes de conformité.

Il se trouve généralement dans les journaux d’événements ou dans les champs « Modifié par » et « Créé par » des tables de transactions.

Le nom du fournisseur identifie la dénomination légale ou commerciale du fournisseur qui fournit les biens ou les services. Cet attribut apporte un contexte métier important à chaque facture.

L’analyse du processus par nom de fournisseur permet d’évaluer la performance et les relations avec certains fournisseurs. Elle peut répondre à des questions telles que : « Quels fournisseurs présentent les délais de validation les plus longs ? », « Les écarts de facture sont-ils fréquents avec certains fournisseurs ? » ou « Obtenons-nous efficacement les remises pour paiement anticipé auprès de nos fournisseurs stratégiques ? » Cette vue est essentielle pour les achats et la gestion de la relation fournisseur.

Permet d’analyser la performance par fournisseur, d’identifier les relations fournisseurs problématiques, le respect des conditions de paiement et les variations du processus selon le fournisseur.

Il se trouve dans les tables de données de référence des fournisseurs et est associé aux données de transaction des factures par l’intermédiaire d’un identifiant fournisseur.

Le numéro du bon de commande est l’identifiant de référence du document qui a initialement autorisé l’achat de biens ou de services auprès du fournisseur. Les factures peuvent être associées à un PO ou ne pas l’être.

Cet attribut est essentiel pour analyser le processus de rapprochement des factures. Il permet de distinguer les factures associées à un PO de celles qui ne le sont pas, lesquelles suivent souvent des parcours très différents. L’analyse peut porter sur l’efficacité du rapprochement à trois niveaux, entre le PO, la réception de marchandises et la facture, identifier les causes des échecs de rapprochement et mesurer le KPI du taux de rapprochement au premier passage. L’absence de numéro de PO sur une facture qui devrait en comporter un révèle souvent un problème de conformité du processus.

Il est essentiel pour analyser l’efficacité du rapprochement des factures, distinguer les processus associés ou non à un PO et identifier les problèmes de conformité.

Il se trouve dans les données de transaction de la facture, souvent dans un champ de référence reliant celle-ci au module des achats.

Les conditions de paiement définissent les modalités selon lesquelles une facture doit être réglée. Elles comprennent généralement le délai de paiement net, par exemple 30 jours, ainsi que les éventuelles remises accordées en cas de paiement anticipé, par exemple une remise de 2 % pour un paiement sous 10 jours.

Cet attribut fournit un contexte essentiel pour l’analyse de la performance financière. Il sert à calculer la date d’échéance de la facture et à repérer les possibilités de bénéficier de remises pour paiement anticipé. En analysant la performance du processus selon les conditions de paiement, les organisations peuvent déterminer si elles manquent systématiquement des remises en raison de délais de traitement internes trop longs. Cette analyse établit un lien direct entre l’efficacité du processus et les économies réalisées.

Permet de calculer la date d’échéance de la facture et joue un rôle essentiel dans l’analyse du taux de récupération des remises pour paiement anticipé, en reliant l’efficacité du processus aux économies réalisées.

Provient généralement des données de référence du fournisseur et est copié dans l’en-tête de la transaction de facture lors de sa création.

La date de paiement est l’horodatage qui indique le moment où les fonds ont été versés au fournisseur pour une facture donnée. Il s’agit d’une étape importante qui marque souvent la fin du flux principal de traitement.

Dans l’analyse de Process Mining, cette date est comparée à la date d’échéance de la facture afin de déterminer si le paiement a été effectué à temps, en avance ou en retard. Elle constitue un élément central du calcul de KPI essentiels, tels que le taux de paiement dans les délais, et de l’analyse des possibilités de remise pour paiement anticipé. L’écart entre la validation de la facture et la date de paiement peut également révéler des inefficacités dans l’exécution des paiements ou les fonctions de trésorerie.

Elle est essentielle pour calculer les taux de paiement dans les délais, analyser les comportements de paiement et identifier les possibilités d’obtenir des remises pour paiement anticipé.

Elle se trouve dans les données du document de paiement ou de compensation, associé à la transaction de facture d’origine.

La devise de la facture précise l’unité monétaire dans laquelle le montant de la facture est exprimé. Cet attribut est particulièrement important pour les organisations internationales qui travaillent avec des fournisseurs établis dans différents pays.

Dans l’analyse, il est essentiel pour interpréter correctement le montant de la facture et effectuer des calculs financiers exacts. Il permet de filtrer le processus par devise afin de comprendre les différences régionales ou les difficultés propres à certaines devises. Associé aux données de taux de change, il peut servir à convertir les valeurs financières dans une devise de reporting unique pour assurer la cohérence de l’analyse internationale.

Fournit le contexte nécessaire au montant de la facture et permet une analyse financière exacte ainsi qu’une segmentation du processus pour les organisations internationales.

Il se trouve généralement dans l’en-tête de la table des transactions de factures, à côté du montant de la facture.

Cet attribut booléen indique si une étape donnée du processus a été exécutée par un utilisateur système, par exemple une automatisation, un flux de travail ou un traitement par lots, ou par un utilisateur humain. Il permet de distinguer les activités manuelles des activités automatisées.

L’analyse de cet attribut est fondamentale pour comprendre le niveau d’automatisation du processus de traitement des factures fournisseurs et mesurer les résultats des initiatives de transformation numérique. Elle permet de calculer le taux de traitement direct (STP) en identifiant les factures traitées sans intervention manuelle. La comparaison des parcours automatisés et manuels peut étayer une analyse de rentabilité pour de nouveaux investissements dans l’automatisation, en quantifiant les gains de temps et de coûts.

Permet de mesurer le niveau d’automatisation, par exemple le taux de Straight-Through Processing, et de quantifier l’impact de l’automatisation sur l’efficacité du processus.

Est souvent déduit en vérifiant si le « UserName » associé à une activité correspond à un identifiant connu de système ou de traitement par lots.

Un motif de blocage est un code ou un texte qui explique pourquoi une facture a été volontairement empêchée de passer à l’étape du paiement. Les motifs courants comprennent les écarts de quantité ou de prix, l’absence de réception de marchandises ou la nécessité d’une inspection qualité.

Cet attribut est essentiel pour analyser les causes profondes des exceptions et des reprises. En étudiant la fréquence et l’impact des différents motifs de blocage, les organisations peuvent identifier les principales sources d’inefficacité de leur processus de comptabilité fournisseurs. Elles peuvent alors mettre en place des initiatives d’amélioration ciblées, par exemple en améliorant la précision des bons de commande avec les fournisseurs ou en simplifiant le processus de réception des marchandises. La réduction des blocages de paiement contribue directement à l’amélioration du taux de Straight-Through Processing (STP).

Essentiel pour analyser les causes profondes des blocages de paiement et identifier les principaux facteurs d’inefficacité et de reprise dans le processus.

Se trouve sur le document de facture ou dans une table d’état associée, et est souvent renseigné lorsqu’une activité « Blocked » se produit.