Votre modèle de données pour le traitement des factures fournisseurs

L’heure de l’événement indique le moment exact où une activité a eu lieu dans le cycle de vie de la facture. Chaque activité, de « Facture reçue » à « Facture soldée », est associée à un horodatage.

Cet attribut est essentiel à l’analyse des performances. Il permet de calculer les temps de cycle entre les activités, par exemple le temps d’approbation ou de paiement, ainsi que le temps total de traitement de chaque facture, de bout en bout. L’analyse de ces durées aide les organisations à repérer les goulots d’étranglement, à mesurer les performances par rapport aux accords de niveau de service (SLA) et à trouver des moyens d’accélérer le processus. Elle permet également de remettre les événements dans l’ordre chronologique afin de reconstituer fidèlement le déroulement du processus.

Cet attribut est indispensable pour calculer les temps de cycle, repérer les goulots d’étranglement et analyser l’ordre chronologique des événements du processus.

On le trouve dans les journaux système, les champs de date de création ou de modification des transactions, ou les enregistrements d’horodatage des événements associés aux factures.

L’ID de facture est un code alphanumérique unique attribué à chaque facture reçue d’un fournisseur. Il sert de référence centrale pour toutes les activités et données liées à cette facture, depuis sa réception jusqu’à son paiement et son lettrage.

En Process Mining, l’ID de facture est fondamental. Il sert d’ID de cas et permet au logiciel de relier les événements (comme « Facture reçue », « Approuvée » ou « Payée ») pour reconstituer le déroulement du processus associé à une facture. Vous pouvez ainsi analyser les variantes du processus, les temps de cycle et les goulots d’étranglement pour chaque facture, et comprendre clairement comment chacune est traitée.

Cet attribut est le plus important : il relie toutes les étapes du processus associées à un même cas et permet d’analyser et de visualiser le processus de bout en bout.

On le trouve généralement dans les données d’en-tête des tables de factures ou de transactions fournisseurs du système source.

Le nom de l’activité décrit une action, un changement de statut ou une étape précise du cycle de traitement de la facture. Chaque événement enregistré pour une facture, comme « Facture validée », « Soumise pour approbation » ou « Paiement effectué », correspond à un nom d’activité distinct.

Cet attribut constitue la base de la cartographie du processus : chaque valeur distincte devient un nœud dans le déroulement visualisé. L’analyse de l’ordre, de la fréquence et de la durée entre ces activités est au cœur du Process Mining. Elle permet de repérer les parcours courants, les écarts et les boucles de reprise, et de comprendre ce qui se passe réellement dans le processus.

Définit les étapes de la cartographie du processus et permet de visualiser et d’analyser son déroulement, ses goulots d’étranglement et ses variantes.

Il est généralement établi à partir des codes de transaction, des journaux d’événements, des champs de changement de statut ou des enregistrements d’actions précises des utilisateurs dans le système source.

L’horodatage de la dernière mise à jour des données indique à quel moment celles-ci ont été extraites pour la dernière fois du système source et chargées dans l’environnement de Process Mining. Il ne correspond pas à la date de l’événement métier, mais indique la fraîcheur des données analysées.

Cet attribut est important pour la gouvernance des données et aide les utilisateurs à connaître leur degré d’actualité. Il permet de vérifier que l’analyse repose sur des informations à jour et de surveiller l’état et la fréquence d’exécution du pipeline de données. Les parties prenantes savent ainsi de quand datent les données lorsqu’elles prennent des décisions à partir des Dashboards et des analyses de processus.

Cet attribut est essentiel à la gouvernance des données. Il permet aux utilisateurs de connaître l’actualité des données analysées et renforce leur confiance dans les analyses.

Cet horodatage est généralement généré et ajouté lors du processus d’extraction, de transformation et de chargement des données (ETL).

Cet attribut identifie le système informatique d’origine dans lequel les données d’événement ont été générées ou enregistrées, par exemple un ERP, un système de gestion documentaire ou un outil de gestion des flux de travail. Lorsque plusieurs systèmes interviennent dans le traitement des factures fournisseurs, ce champ permet de distinguer l’origine des différentes activités.

L’analyse des données par système source aide à comprendre la fragmentation du processus et les difficultés d’intégration des données. Elle peut révéler si certains retards ou problèmes sont liés aux transferts entre systèmes. Cet attribut est également essentiel à la gouvernance et à la validation des données : il permet de vérifier que la représentation du processus tient compte de la contribution de chaque système.

Précise l’origine des données, un élément important pour leur validation, la résolution des problèmes et l’analyse des variantes du processus entre différents systèmes.

Il s’agit généralement d’une valeur statique ajoutée lors de l’extraction des données ou disponible dans les en-têtes des journaux système.

Le code société est une clé unique qui représente une entité juridique ou une société distincte au sein d’une organisation. Les factures sont traitées et comptabilisées pour le compte d’un code société donné.

Cet attribut constitue une dimension fondamentale pour comparer les performances dans les organisations composées de plusieurs entités. Il permet de comparer les processus de comptabilité fournisseurs entre différentes sociétés, filiales ou unités opérationnelles. L’analyse peut montrer si certaines entités sont plus efficaces, affichent un taux d’automatisation plus élevé ou rencontrent davantage de blocages de paiement. Ces résultats aident à harmoniser les bonnes pratiques et à repérer les problèmes propres à une région ou à une entité.

Permet de comparer les processus entre différentes entités juridiques ou unités opérationnelles, afin d’harmoniser les pratiques et de repérer les problèmes locaux.

Se trouve dans l’en-tête des documents financiers ou des transactions de factures et désigne l’entité de comptabilisation.

La date d’échéance de la facture est la date calculée à laquelle le fournisseur doit être payé pour que le règlement soit effectué dans les délais et pour éviter d’éventuels frais ou pénalités de retard. Elle est généralement déterminée à partir de la date de facture et des conditions de paiement convenues, par exemple un paiement à 30 jours.

Cet attribut est essentiel pour mesurer la performance des paiements. Il sert de base au calcul du taux de paiement dans les délais et à l’identification des retards. La comparaison entre la date d’échéance et la date de paiement réelle permet d’analyser le respect des délais, d’améliorer les relations fournisseurs, d’éviter les pénalités et de gérer la trésorerie de manière stratégique.

Essentielle pour mesurer le respect des délais de paiement, gérer la trésorerie et éviter les pénalités de retard.

Cette date est souvent calculée par le système source à partir de la date de facture et des conditions de paiement, puis enregistrée dans l’en-tête de la facture.

Le montant de la facture correspond à sa valeur brute totale, telle qu’elle a été soumise par le fournisseur. Il s’agit d’une métrique financière importante pour chaque dossier.

Cet attribut est largement utilisé dans les analyses financières et de performance. Il permet de filtrer les processus selon l’importance des montants, par exemple pour analyser séparément les factures élevées, de repérer les goulots d’étranglement dans l’approbation des factures dépassant un certain seuil et de calculer l’impact financier des inefficacités. Il peut notamment servir à quantifier la valeur des factures bloquées ou à prioriser les efforts d’automatisation pour les factures nombreuses et de faible montant. C’est une dimension fondamentale de presque tous les Dashboards de comptabilité fournisseurs.

Permet d’analyser l’impact financier, par exemple en quantifiant la valeur des paiements bloqués, et de prioriser les factures selon leur importance.

Se trouve généralement dans les tables d’en-tête ou de lignes des données de transaction des factures.

Le nom d’utilisateur identifie la personne ou le compte système responsable d’une étape du processus, comme la saisie, l’approbation ou la comptabilisation d’une facture. Pour les étapes automatisées, il peut s’agir de l’identifiant d’un compte système ou d’un traitement par lots.

Cet attribut permet d’analyser le processus du point de vue des personnes qui y contribuent. Il sert à étudier la répartition de la charge de travail et les performances individuelles ou collectives, ainsi qu’à repérer les besoins de formation. Le suivi des activités par utilisateur peut révéler des boucles de reprise liées à certaines personnes, montrer où les approbations sont bloquées et aider à garantir une séparation adéquate des tâches. C’est un attribut important pour comprendre la dimension humaine du processus de comptabilité fournisseurs.

Permet d’analyser les performances individuelles et collectives ainsi que la répartition de la charge de travail, et de repérer les besoins de formation ou les problèmes de conformité.

Se trouve généralement dans les journaux d’événements ou dans les champs « Modifié par » et « Créé par » des tables de transaction.

Le nom du fournisseur désigne sa raison sociale ou son nom commercial. Cet attribut apporte un contexte essentiel à chaque facture.

Dans le cadre d’une analyse, le regroupement des processus par nom de fournisseur permet d’évaluer les performances et les relations avec certains fournisseurs. Vous pouvez ainsi répondre à des questions telles que : « Quels fournisseurs ont les délais d’approbation les plus longs ? », « Les factures de certains fournisseurs présentent-elles souvent des écarts ? » ou « Parvenons-nous à profiter des escomptes pour paiement anticipé auprès de nos principaux fournisseurs ? ». Cette analyse est essentielle pour les achats et la gestion des relations fournisseurs.

Permet d’analyser les performances par fournisseur, de repérer les relations fournisseurs problématiques, de vérifier le respect des conditions de paiement et de comparer les variations du processus selon le fournisseur.

Se trouve dans les tables de données de référence des fournisseurs et est associé aux données de transaction des factures au moyen d’un identifiant fournisseur.

Le numéro de commande d’achat est l’identifiant du document qui a initialement autorisé l’achat de biens ou de services auprès du fournisseur. Une facture peut être associée à une commande d’achat ou ne pas l’être.

Cet attribut est essentiel à l’analyse du rapprochement des factures. Il permet de distinguer les factures associées à une commande d’achat de celles qui ne le sont pas, car leurs processus suivent souvent des parcours très différents. L’analyse peut porter sur l’efficacité du rapprochement à trois voies (commande d’achat, réception des marchandises et facture), les causes des échecs de rapprochement et le taux de rapprochement dès la première tentative. L’absence de numéro de commande d’achat sur une facture qui devrait en comporter un signale souvent un problème de conformité du processus.

Essentiel pour analyser l’efficacité du rapprochement des factures, distinguer les processus avec ou sans commande d’achat et repérer les problèmes de conformité.

Se trouve dans les données de transaction des factures, souvent dans un champ de référence qui établit le lien avec le module des achats.

Cet attribut booléen indique si une étape du processus a été exécutée par un compte système (automatisation, flux de travail ou traitement par lots) ou par une personne. Il permet de distinguer les activités manuelles des activités automatisées.

Son analyse est fondamentale pour comprendre le degré d’automatisation du processus de comptabilité fournisseurs et mesurer les résultats des initiatives de transformation numérique. Elle permet de calculer le taux de traitement sans intervention (STP) en repérant les factures traitées sans intervention manuelle. La comparaison des parcours automatisés et manuels peut étayer une analyse de rentabilité pour de nouveaux investissements dans l’automatisation, en quantifiant les économies de temps et de coûts.

Permet de mesurer le degré d’automatisation, par exemple le taux de traitement sans intervention, et d’en quantifier l’impact sur l’efficacité du processus.

Souvent déterminé en vérifiant si le champ « UserName » d’une activité correspond à un identifiant connu de compte système ou de traitement par lots.

Les conditions de paiement définissent les modalités de règlement d’une facture. Elles précisent souvent le délai de paiement net, par exemple 30 jours, ainsi que les éventuels escomptes pour paiement anticipé, par exemple une remise de 2 % en cas de paiement sous 10 jours.

Cet attribut apporte un contexte essentiel à l’analyse des performances financières. Il sert à calculer la date d’échéance de la facture et à repérer les possibilités d’obtenir des escomptes pour paiement anticipé. L’analyse des performances du processus selon les conditions de paiement permet de déterminer si des délais de traitement internes trop longs font systématiquement manquer ces occasions. Elle met ainsi directement en relation l’efficacité du processus et les économies réalisées.

Permet de calculer la date d’échéance de la facture et d’analyser le taux d’obtention des escomptes pour paiement anticipé, en reliant l’efficacité du processus aux économies réalisées.

Provient généralement des données de référence des fournisseurs et est copié dans l’en-tête de la transaction de facture lors de sa création.

La date de paiement correspond à l’horodatage du versement des fonds au fournisseur pour une facture donnée. Cette étape importante marque souvent la fin du principal flux de traitement.

Dans une analyse de Process Mining, cette date est comparée à la date d’échéance de la facture pour déterminer si le paiement a été effectué à temps, en avance ou en retard. Elle entre dans le calcul d’indicateurs clés, comme le taux de paiement dans les délais, et permet d’analyser les possibilités d’escompte pour paiement anticipé. L’écart entre l’approbation de la facture et la date de paiement peut également révéler des inefficacités dans l’exécution des paiements ou la gestion de la trésorerie.

Indispensable pour calculer le taux de paiement dans les délais, analyser les pratiques de paiement et repérer les possibilités d’obtenir des escomptes pour paiement anticipé.

Se trouve dans les données du document de paiement ou de compensation, associé à la transaction de facture d’origine.

La devise de la facture indique l’unité monétaire dans laquelle son montant est exprimé. Cet attribut est particulièrement important pour les organisations internationales qui travaillent avec des fournisseurs établis dans différents pays.

Dans le cadre d’une analyse, il est indispensable pour interpréter correctement le montant de la facture et effectuer des calculs financiers exacts. Il permet de filtrer le processus par devise afin d’étudier les différences régionales ou les difficultés propres à certaines devises. Associé aux données de taux de change, il peut servir à convertir les montants dans une devise de référence unique et à mener des analyses cohérentes à l’échelle mondiale.

Apporte le contexte nécessaire à l’interprétation du montant de la facture et permet d’effectuer des analyses financières précises et de segmenter les processus dans les organisations internationales.

Se trouve généralement dans l’en-tête de la table de transaction des factures, à côté du montant de la facture.

Le motif de blocage est un code ou un texte qui explique pourquoi une facture a été empêchée de passer à l’étape du paiement. Les motifs courants comprennent un écart de quantité ou de prix, l’absence d’une réception de marchandises ou la nécessité d’un contrôle qualité.

Cet attribut est essentiel à l’analyse des causes profondes des exceptions et des reprises. L’analyse de la fréquence et de l’impact des différents motifs de blocage permet de repérer les principales sources d’inefficacité du processus de comptabilité fournisseurs. Vous pouvez alors cibler les améliorations, par exemple en améliorant l’exactitude des commandes d’achat avec les fournisseurs ou en simplifiant le processus de réception des marchandises. La réduction des blocages de paiement contribue directement à augmenter le taux de traitement sans intervention (STP).

Essentiel pour analyser les causes profondes des blocages de paiement et repérer les principales sources d’inefficacité et de reprises dans le processus.

Se trouve sur le document de facture ou dans une table d’état associée. Il est souvent renseigné lorsqu’une activité « Bloquée » est enregistrée.