Votre template de données pour la gestion du cycle de revenus

L’événement de facturation sert de Case ID principal et relie toutes les activités associées à une prestation de service ou à une livraison de produit générant des frais. Il permet de suivre intégralement le cycle de génération et de recouvrement du chiffre d’affaires pour chaque élément ou service facturable.

Dans le Process Mining, l’analyse par événement de facturation permet aux organisations de visualiser le parcours complet, de la prestation du service au paiement final ou à la clôture du compte. Cette vue est essentielle pour repérer les goulots d’étranglement, mesurer les temps de cycle et comprendre les variations dans le traitement des différents claims ou factures.

Il s’agit du Case ID essentiel qui relie toutes les activités associées au cycle de revenus et permet d’obtenir une vue complète du processus, de bout en bout, à des fins d’analyse.

Il s’agit de la clé primaire reliant les enregistrements des tables centrales de facturation et de claims d’Optum360. Consultez la documentation d’Optum360 pour connaître les noms précis des tables et des champs.

L’heure de l’événement est l’horodatage associé à chaque activité. Elle indique la date et l’heure précises de sa survenue. Ces données temporelles sont essentielles pour établir la séquence chronologique des événements de chaque dossier.

Dans les analyses, l’heure de l’événement sert à calculer les temps de cycle entre les activités, à mesurer la durée des dossiers et à repérer les goulots d’étranglement où le temps d’attente est important. Elle constitue le fondement de toute analyse des processus fondée sur le temps et de toute mesure de performance.

Cet horodatage est essentiel pour ordonner correctement les événements et calculer toutes les métriques fondées sur la durée, notamment les temps de cycle et les goulots d’étranglement.

Ces informations sont généralement stockées avec chaque transaction ou enregistrement de changement de statut dans les tables de la base de données d’Optum360.

Le nom de l’activité décrit une étape du processus de cycle de revenus, telle que « Claim Submitted To Payer » ou « Payment Received ». Cet attribut est fondamental pour le Process Mining, car il définit les nœuds de la carte du processus.

L’analyse de la séquence et de la fréquence des activités permet aux organisations de visualiser le flux réel du processus, de repérer les écarts par rapport à la procédure standard et d’identifier les boucles de reprise fréquentes. Cette analyse est essentielle pour comprendre les inefficacités du processus et les problèmes de conformité.

Cet attribut définit les différentes étapes du processus. Il constitue la base de la carte du processus et permet toutes les analyses fondées sur les flux.

Il est généralement dérivé des journaux d’événements, des enregistrements de changement de statut ou de codes de transaction spécifiques présents dans les tables opérationnelles d’Optum360.

Lorsqu’un payeur refuse un claim, il fournit un code du motif de refus qui explique le problème, par exemple « Service Not Covered » ou « Duplicate Claim ». Ces codes sont essentiels pour comprendre les causes profondes des retards de revenus et des reprises.

L’analyse de ces codes permet à l’équipe de gestion des refus de hiérarchiser son travail, d’identifier les tendances et de mettre en place des mesures correctives. Par exemple, une fréquence élevée de refus pour « Missing Information » peut révéler un problème dans le processus de création des claims. Cette analyse est au cœur de la réduction du taux de refus et de l’accélération des flux de trésorerie.

Fournit la cause profonde des refus de claims et permet de mettre en place des interventions ciblées pour prévenir les refus futurs et réduire les reprises coûteuses.

Ce code figure dans les fichiers Electronic Remittance Advice (ERA) reçus des payeurs et est stocké dans le module de gestion des claims d’Optum360.

L’ID du patient est un identifiant unique attribué à chaque patient dans le système de santé. Il relie plusieurs événements de facturation à un même patient et permet une analyse centrée sur le patient.

Grâce à l’ID du patient, les analystes peuvent étudier les tendances propres à certains patients, comme les réadmissions fréquentes ou l’historique des refus de claims. Il permet également de segmenter le processus selon les caractéristiques démographiques ou l’historique des patients, ce qui peut faire apparaître des pistes importantes pour améliorer leur expérience financière.

Permet une analyse centrée sur le patient, afin de comprendre son parcours financier de bout en bout et d’identifier les tendances propres à certaines populations de patients.

Cet identifiant est un champ central des données de référence des patients et des tables de transactions d’Optum360. Consultez la documentation d’Optum360 pour plus de détails.

L’ID du payeur identifie précisément la compagnie d’assurance, un programme public tel que Medicare ou Medicaid, ou toute autre entité responsable du paiement du claim. Chaque payeur applique généralement ses propres règles, exigences de soumission et pratiques de paiement.

L’analyse du processus par ID du payeur est essentielle pour le RCM. Elle permet d’identifier les payeurs associés aux cycles de paiement les plus longs, aux taux de refus les plus élevés ou aux procédures d’appel les plus complexes. Ces informations permettent aux équipes de facturation d’adapter leurs stratégies à chaque payeur, d’accélérer les encaissements et de réduire la charge administrative.

La segmentation du processus par payeur est essentielle pour identifier ceux qui provoquent des retards ou des refus et permettre des améliorations ciblées de la gestion des payeurs.

Ces informations sont stockées dans chaque enregistrement de claim d’Optum360. Consultez la documentation d’Optum360 pour connaître les noms des tables et des champs liés aux payeurs.

Le montant ajusté correspond à la part du montant facturé qui ne devrait pas être encaissée en raison d’accords contractuels avec les payeurs, de corrections de facturation ou d’autres radiations. Il s’agit d’une réduction directe du chiffre d’affaires.

Cet attribut est essentiel pour le Dashboard « Revenue Adjustment Impact » et le KPI « Revenue Adjustment Rate ». L’analyse des ajustements permet d’identifier l’impact financier des contrats avec les payeurs et de repérer les possibilités de limiter les pertes de revenus grâce à une meilleure exactitude de la facturation ou à la renégociation des contrats.

Mesure directement les pertes de revenus et joue un rôle essentiel dans le calcul des KPI de performance financière et l’évaluation de la rentabilité.

Ces informations figurent dans les enregistrements de transactions d’ajustement du système financier d’Optum360.

Le montant facturé correspond au montant brut des services fournis, avant tout paiement, ajustement ou radiation. Il constitue la valeur initiale de la créance pour l’événement de facturation.

Cet attribut est fondamental pour l’analyse financière dans le Process Mining. Il sert à calculer des KPI essentiels tels que le taux d’ajustement du chiffre d’affaires et permet de segmenter les dossiers selon leur valeur afin de déterminer si les claims de montant élevé sont traités différemment ou subissent davantage de retards que ceux de faible montant.

Fournit le contexte financier de chaque dossier, permet une analyse fondée sur la valeur et contribue au calcul des KPI financiers essentiels.

Il s’agit d’un champ standard présent dans chaque claim ou compte patient des tables financières d’Optum360.

L’attribut Service de facturation identifie l’équipe ou le domaine fonctionnel précis des opérations du cycle de revenus responsable d’une activité. Par exemple, des équipes différentes peuvent prendre en charge le codage, la soumission des claims et la gestion des refus.

Cet attribut est essentiel pour comparer les performances, comme le demande le Dashboard « Billing Department Performance Benchmarks ». Il permet à la direction de comparer l’efficacité, la rapidité et l’exactitude des différentes équipes, d’identifier les bonnes pratiques et d’allouer efficacement les ressources pour combler les écarts de performance.

Permet de comparer les performances des différentes équipes de facturation, d’identifier les groupes les plus performants et de repérer les domaines à améliorer.

Cette information peut être déduite de l’utilisateur ayant exécuté la tâche ou d’un champ du compte indiquant le responsable. Consultez la documentation d’Optum360.

Le code du service est un code médical normalisé qui identifie précisément la procédure ou le service fourni au patient. Ces codes sont nécessaires à la facturation et déterminent en grande partie le remboursement.

L’analyse du processus par code du service peut révéler que certaines procédures sont davantage sujettes aux refus, nécessitent davantage de documentation ou présentent des cycles de paiement plus longs. Elle permet ainsi de comprendre plus finement les difficultés du processus et d’orienter les politiques de codage et de facturation pour certains types de services.

Permet d’analyser le processus selon le type de service médical et de repérer les tendances de refus ou de retards de paiement propres à certaines procédures.

Ce code constitue un élément fondamental des enregistrements de saisie des frais et de détail des claims dans Optum360.

« Is Rework » est un indicateur booléen qui identifie les activités considérées comme des reprises sans valeur ajoutée, telles que « Denial Rework Started » ou « Appeal Submitted ». Ces activités surviennent généralement lorsque le processus s’écarte de son « happy path » idéal.

Cet attribut aide à quantifier les reprises dans le processus, qui constituent un indicateur direct d’inefficacité et de coût. Il sert à calculer le KPI « Billing Error Rework Rate » et alimente le Dashboard « Bottleneck Identification & Rework Loops » en facilitant le filtrage et la visualisation de ces boucles inefficaces.

Aide à quantifier l’inefficacité du processus en signalant les activités correspondant à des reprises et facilite ainsi la mesure et la réduction des gaspillages.

Cette valeur est généralement dérivée à l’aide de règles métier dans l’outil de Process Mining. Par exemple, toute activité suivant un événement « Denial Received » peut être signalée comme une reprise.

Cet attribut enregistre la date et l’heure de la dernière extraction des données depuis le système source et de leur chargement dans l’outil de Process Mining. Il fournit un contexte sur l’actualité des données analysées.

Il est important que les analystes et les utilisateurs métier sachent s’ils consultent les informations les plus récentes. Cet attribut aide à gérer les attentes concernant la latence des données et constitue un élément essentiel des métadonnées de tout projet d’analyse.

Fournit un contexte important sur l’actualité des données et permet aux utilisateurs de comprendre dans quelle mesure l’analyse est à jour.

Cet horodatage est généralement généré et stocké par le processus d’extraction, de transformation et de chargement (ETL) des données.

La durée du dossier mesure le temps total écoulé entre le tout premier événement et le tout dernier événement d’un même événement de facturation. Il s’agit d’un KPI global essentiel pour évaluer l’efficacité générale du processus.

Cette métrique alimente directement le Dashboard « RCM End-to-End Cycle Time Overview » et le KPI « Average RCM Cycle Time ». Son suivi dans le temps permet à la direction de mesurer l’impact des initiatives d’amélioration sur l’ensemble du cycle de revenus.

Représente le temps de cycle de bout en bout du processus et constitue un KPI essentiel pour mesurer sa rapidité et son efficacité globales.

Cette valeur est calculée en soustrayant l’horodatage du premier événement de celui du dernier événement pour chaque Case ID « BillingEvent » unique.

L’heure de fin marque l’achèvement d’une activité. Alors que l’heure de début indique le moment où un événement s’est produit, l’heure de fin est nécessaire pour calculer la durée des activités ayant un temps de traitement distinct, comme « Denial Rework Started » et son achèvement.

Dans l’analyse des processus, la comparaison de l’heure de début et de l’heure de fin des activités permet de calculer le temps de traitement. Elle aide à distinguer le temps de travail actif du temps d’inactivité, c’est-à-dire l’attente entre les activités, et fournit ainsi une vue plus détaillée de l’efficacité du processus.

Permet de calculer précisément les temps de traitement des activités et de distinguer le temps de travail actif du temps d’attente dans le processus.

Pour certaines activités, il peut s’agir d’un champ d’horodatage distinct dans le système source. Pour d’autres, il peut être nécessaire de le déduire de l’heure de début de l’activité suivante.

Le montant payé correspond à la somme cumulée de tous les paiements enregistrés sur le compte pour un événement de facturation donné. Il représente les encaissements réels et constitue une mesure principale de la réussite du cycle de revenus.

Dans l’analyse des processus, le suivi du montant payé est essentiel pour comprendre les flux de trésorerie et la performance financière globale. Il peut servir à analyser la vitesse d’encaissement et à comparer les montants facturés aux montants encaissés, afin de mettre en évidence les sous-paiements ou les créances irrécouvrables.

Représente les encaissements réels. Il s’agit d’un indicateur de résultat essentiel du processus de RCM et d’une donnée indispensable à l’analyse des flux de trésorerie.

Cette valeur est généralement stockée dans les tables de transactions de paiement ou agrégée au niveau du compte dans Optum360.

Cet attribut identifie le prestataire précis, par exemple un médecin, un thérapeute ou un service hospitalier, responsable de la prestation du service. Les différents prestataires peuvent avoir des pratiques de facturation ou des habitudes de documentation différentes, qui influent sur le cycle de revenus.

L’analyse par prestataire de services peut aider à repérer les problèmes liés à la capture des frais, à l’exactitude du codage ou à la qualité de la documentation, lorsqu’ils prennent naissance au point de prise en charge. Elle peut mettre en évidence des possibilités de formation des prestataires ou d’amélioration du processus afin de produire des claims complets dès le départ.

Aide à remonter des problèmes de facturation jusqu’à leur origine et permet de fournir aux équipes cliniques un accompagnement et une formation ciblés pour améliorer la capture des frais et la documentation.

Ces informations constituent un élément clé de l’enregistrement des frais ou du claim dans Optum360 et sont souvent reliées aux données de référence des prestataires.

Le statut du compte fournit une vue instantanée de la position d’un événement de facturation dans le processus global, par exemple « Pending Payer », « Paid in Full » ou « In Collections ». Cet attribut donne du contexte aux activités en cours.

Il est utile pour filtrer et segmenter les dossiers afin de se concentrer sur certaines parties du processus. Par exemple, l’analyse de tous les comptes actuellement « In Collections » peut aider à comprendre les facteurs et le volume de cette partie coûteuse du processus, et à alimenter le Dashboard « Collection Activity Volume & Drivers ».

Fournit une vue d’ensemble de l’état actuel d’un dossier et permet de filtrer et d’analyser des populations spécifiques, comme les comptes en recouvrement.

Il s’agit généralement d’un champ récapitulatif de l’enregistrement principal du compte patient ou du claim dans Optum360.

Cet attribut identifie le système source depuis lequel les données d’un événement donné ont été extraites. Dans un environnement informatique complexe, les données de RCM peuvent provenir de la plateforme centrale Optum360, d’un système Electronic Health Record (EHR) interfacé, d’une chambre de compensation ou d’un portail patient.

La connaissance du système source est utile pour valider les données, résoudre les problèmes d’intégration et analyser les variations du processus pouvant être dues au comportement de systèmes différents ou aux pratiques de saisie des données.

Identifie l’origine des données, ce qui est essentiel pour la gouvernance des données, l’évaluation de leur qualité et la compréhension des variations du processus entre les différents systèmes.

Il peut s’agir d’une valeur statique définie lors de l’extraction des données ou d’un champ des tables sources indiquant l’origine des données.

L’attribut Utilisateur identifie la personne, l’équipe ou le bot automatisé responsable de l’exécution d’une activité donnée. Il permet d’analyser les performances au niveau individuel ou collectif.

Savoir quel utilisateur ou quelle équipe a exécuté une action est utile pour évaluer la productivité, la qualité et le respect des procédures standard. Cela peut aider à identifier les besoins de formation ou à reconnaître les personnes et les équipes les plus performantes. Cet attribut permet également de distinguer les tâches réalisées manuellement de celles prises en charge par l’automatisation.

Attribue la responsabilité des étapes du processus et permet d’analyser les performances par personne ou par équipe, ce qui est essentiel pour la gestion des ressources et la formation.

Les ID utilisateur sont généralement enregistrés dans les journaux d’audit ou l’historique des transactions des enregistrements d’Optum360.