Votre modèle de données Record to Report - Clôture de période et rapprochement

L’heure de l’événement enregistre la date et l’heure précises auxquelles une activité a commencé. Cet horodatage est essentiel pour classer les événements par ordre chronologique et reconstituer le flux du processus pour chaque période financière. Il sert de point de départ à toutes les analyses temporelles de Process Mining.

La précision de l’heure de l’événement est essentielle pour calculer des indicateurs de performance tels que les durées de cycle et les temps d’attente entre les activités. En analysant les écarts de temps entre les événements successifs, les entreprises peuvent localiser les retards et comprendre la dynamique temporelle de leur processus de clôture. Ces informations sont indispensables pour identifier les possibilités d’accélérer la clôture et d’améliorer l’efficacité.

Cet horodatage obligatoire est nécessaire pour classer correctement les événements, calculer les durées de cycle entre les activités et mesurer la durée globale du processus de clôture.

Généralement disponible sous la forme de « Creation Date », « Posting Date » ou « Start Date » dans les journaux de transactions, les en-têtes de documents ou les tables d’événements du système de flux de travail.

Le nom de l’activité décrit une étape distincte du processus de clôture et de rapprochement, telle que « Écriture comptable enregistrée », « Rapprochement approuvé » ou « Période clôturée ». Ces activités forment la séquence d’événements qui constitue le processus de bout en bout pour une période financière donnée.

L’analyse de la séquence et de la durée de ces activités est au cœur du Process Mining. Elle permet de révéler le flux réel du processus, d’identifier les goulots d’étranglement lorsque certaines activités prennent trop de temps et de détecter les écarts par rapport à la procédure standard. Les différents noms d’activité permettent de segmenter le processus afin de se concentrer sur des sous-processus spécifiques, comme le rapprochement ou la consolidation.

Cet attribut est fondamental pour visualiser la cartographie du processus, identifier les goulots d’étranglement et comprendre la séquence des événements du cycle de clôture.

Dérivé des codes de transaction, des journaux d’événements, des descriptions de tâches dans un outil de flux de travail ou des changements de statut de documents dans le système financier.

La période financière représente la période comptable concernée, par exemple « 2023-12 » ou « T4-2023 », au cours de laquelle toutes les activités de clôture sont réalisées. Elle constitue le cas central qui relie les différents événements, de la clôture des livres auxiliaires à la génération des états financiers définitifs, au sein d’une même instance de processus de bout en bout.

Dans le Process Mining, l’analyse des activités regroupées par période financière permet de mesurer la durée totale du cycle de fin de période. Elle permet de comparer différentes périodes afin d’identifier les tendances, les améliorations ou les dégradations des performances. En l’utilisant comme identifiant de cas, toutes les écritures comptables, tous les rapprochements et toutes les approbations associés sont replacés dans le contexte d’un même effort de clôture.

Il s’agit de l’identifiant de cas essentiel qui regroupe toutes les activités associées et permet d’analyser de bout en bout la durée et l’efficacité du cycle de clôture de la période.

On le trouve généralement dans les sections d’en-tête ou de données générales des documents financiers et des systèmes de gestion des tâches liés à la clôture de la période.

Cet attribut enregistre la date et l’heure de la dernière mise à jour du jeu de données. Il fournit un contexte essentiel à toute analyse, en indiquant l’actualité des données et le point d’arrêt des événements inclus. Pour un processus dynamique comme la clôture de période, il est indispensable au suivi en temps réel dans les Dashboards.

Il est essentiel que les parties prenantes qui s’appuient sur l’analyse de Process Mining connaissent la récence des données pour prendre leurs décisions. Elles savent ainsi si elles consultent une vue historique complète ou un instantané quasi temps réel d’un processus de clôture en cours. Cet horodatage est une métadonnée essentielle pour préserver l’intégrité des données et la confiance des utilisateurs.

Fournit un contexte sur l’actualité des données et permet aux utilisateurs de comprendre dans quelle mesure l’analyse du processus est à jour.

Il s’agit généralement de métadonnées générées pendant le processus d’extraction, de transformation et de chargement des données (ETL).

L’attribut Système source indique l’application ou le module d’origine dans lequel une activité a été enregistrée. Dans un environnement informatique complexe, le processus de clôture de la période implique souvent plusieurs systèmes, notamment un ERP pour les écritures comptables, un outil de rapprochement pour la validation des comptes et un système de consolidation pour le reporting.

Le suivi du système source de chaque événement aide à comprendre l’empreinte technologique du processus. Il peut mettre en évidence les dépendances entre les systèmes et identifier les problèmes liés à l’intégration des données ou aux performances propres à un système. Cette vue est utile aux responsables informatiques et financiers qui souhaitent simplifier leur environnement applicatif ou diagnostiquer les retards de processus causés par un système particulier.

Indique où chaque étape du processus se déroule, ce qui aide à comprendre les transferts entre systèmes et à diagnostiquer les goulots d’étranglement liés à la technologie.

Cette information fait souvent partie du cadre d’extraction des données ou figure dans les champs de métadonnées techniques des tables sources.

Le code société représente l’entité juridique ou la filiale spécifique d’un groupe pour laquelle la clôture de la période est exécutée. La consolidation financière nécessite souvent de clôturer les comptes de plusieurs entités avant de produire les rapports au niveau du groupe.

Cet attribut est essentiel pour filtrer l’organisation et effectuer des comparaisons. Il permet aux analystes de comparer l’efficacité et la ponctualité du processus de clôture entre les différentes sociétés de l’organisation. Ils peuvent ainsi identifier les bonnes pratiques des entités les plus performantes afin de les reproduire ailleurs, ainsi que les entités qui pourraient avoir besoin d’un soutien supplémentaire ou d’améliorations de processus.

Permet de comparer et d’évaluer le processus de clôture entre différentes entités juridiques, afin d’identifier les bonnes pratiques et les possibilités d’amélioration.

Champ organisationnel standard présent dans l’en-tête de presque toutes les tables de transactions financières d’un ERP.

L’heure de fin indique la date et l’heure précises auxquelles une activité spécifique s’est achevée. Alors que l’heure de début indique quand une activité a commencé, l’heure de fin est nécessaire pour comprendre le temps requis pour l’achever. Elle est particulièrement pertinente pour les tâches dont la durée est mesurable, comme la génération d’un rapport complexe ou l’exécution d’un rapprochement manuel.

Dans le Process Mining, la combinaison de l’heure de début et de l’heure de fin permet de calculer les temps de traitement des activités. Il s’agit d’une mesure fondamentale pour identifier les inefficacités et les étapes qui mobilisent beaucoup de ressources. L’analyse des temps de traitement permet de distinguer le temps consacré activement à une tâche du temps d’attente avant le début de l’étape suivante, offrant ainsi une vision plus précise des performances du processus.

Permet de calculer le temps de traitement des activités, ce qui est essentiel pour identifier les tâches inefficaces et les goulots d’étranglement liés aux ressources.

On peut le trouver sous la forme d’une « Date d’achèvement », d’une « Date de dernière modification » ou d’un horodatage de changement de statut dans les tables de transactions ou de journaux du système source.

L’identifiant de l’écriture comptable est un numéro ou un code unique qui identifie un document comptable. Ces documents constituent le principal mécanisme d’enregistrement des transactions financières, notamment les écritures standard, les charges à payer et les ajustements effectués pendant la clôture de la période.

Cet attribut permet d’analyser en détail le traitement des écritures comptables. En reliant les activités à un identifiant d’écriture comptable précis, il est possible de suivre le cycle de vie d’une écriture, de sa création à sa comptabilisation, y compris les étapes de révision et d’approbation. Il est essentiel aux Dashboards consacrés aux ajustements manuels, car il permet d’en quantifier le volume, la valeur et l’incidence sur le processus de clôture.

Identifie de manière unique les documents comptables et permet d’analyser en détail le volume des écritures, les reprises et les durées des cycles d’approbation.

Champ de clé primaire des tables d’en-tête des documents comptables, souvent intitulé « Numéro de document » ou « Identifiant d’écriture ».

Le montant de la transaction représente la valeur financière d’un événement, généralement associé à des écritures comptables ou à des ajustements. Il peut s’agir de la valeur totale d’un document, de la valeur d’une ligne ou du montant d’un ajustement dans un rapprochement.

Cet attribut apporte un contexte métier essentiel à l’analyse du processus. Il permet de hiérarchiser les problèmes selon leur impact financier. Par exemple, l’analyse de la valeur des écritures comptables manuelles peut aider à concentrer les efforts d’automatisation sur les ajustements les plus importants. Elle contribue également à l’évaluation des risques en identifiant les transactions de montant élevé susceptibles de nécessiter des contrôles ou des approbations plus stricts.

Apporte un contexte financier aux événements du processus, permet d’analyser l’impact monétaire des ajustements et aide à hiérarchiser les améliorations selon leur valeur.

Présent dans les tables d’en-tête ou de lignes des documents financiers, souvent dans les champs de devise locale et de devise groupe.

Le statut du rapprochement indique l’état d’un rapprochement de compte à un moment donné. Les statuts courants comprennent « Non commencé », « En cours », « Soumis pour révision », « Rejeté » et « Approuvé ». Ils correspondent souvent aux activités du processus.

L’analyse des changements de statut est l’un des principaux moyens de reconstituer le flux du processus de rapprochement. Le statut est essentiel pour mesurer des indicateurs de performance tels que le taux de rapprochement au premier passage, qui suit le pourcentage de rapprochements approuvés sans aucun rejet. Il aide également à identifier les comptes ou les services présentant un taux élevé de rejets, ce qui peut signaler des problèmes de qualité ou de formation.

Suit l’avancement des rapprochements et permet de mesurer les taux de reprise, les délais d’approbation et l’efficacité globale du sous-processus de rapprochement.

Champ de statut de la tâche ou de l’objet de rapprochement dans un système de gestion des rapprochements.

Cet attribut identifie le salarié ou l’utilisateur système responsable de l’exécution d’une tâche spécifique du processus de clôture de la période. Il peut s’agir du comptable qui a enregistré une écriture, du responsable qui a approuvé un rapprochement ou de l’analyste qui a généré les états financiers.

L’analyse du processus par utilisateur responsable est essentielle pour comprendre la répartition de la charge de travail, les performances de l’équipe et les besoins de formation. Elle peut révéler si certaines personnes constituent des goulots d’étranglement ou si le travail est réparti de manière déséquilibrée au sein de l’équipe. Cette analyse centrée sur les personnes contribue à la gestion des ressources et à l’amélioration de la productivité de l’équipe pendant la période de clôture, souvent exigeante.

Permet d’analyser la répartition de la charge de travail et la productivité de l’équipe, ainsi que d’identifier les possibilités de formation individuelles ou les contraintes de ressources.

Présent dans des champs tels que « User Name », « Created By », « Employee ID » ou « Owner » des en-têtes de documents financiers et des journaux de tâches du flux de travail.

Le compte du grand livre est un élément fondamental de la comptabilité financière. Il représente un type précis d’actif, de passif, de capitaux propres, de produit ou de charge. Dans le contexte de la clôture de période, les activités telles que les écritures comptables et les rapprochements sont toujours liées à un ou plusieurs comptes du grand livre.

L’analyse du processus par compte du grand livre offre une vue plus détaillée de l’effort de clôture. Elle peut aider à identifier les comptes les plus difficiles ou les plus longs à rapprocher, ainsi que ceux qui nécessitent le plus d’écritures d’ajustement. Cette analyse peut orienter les efforts visant à simplifier le plan comptable ou à améliorer les pratiques comptables pour certains comptes à risque ou à fort volume.

Permet une analyse détaillée pour identifier les comptes les plus complexes ou les plus longs à rapprocher, et orienter des améliorations ciblées du processus.

On le trouve dans le détail des lignes des tables d’écritures comptables et comme attribut clé des systèmes de rapprochement des comptes.

La date d’achèvement prévue, ou date cible, correspond à la date limite fixée pour terminer l’ensemble de la clôture de période ou certaines étapes majeures. Elle constitue un élément essentiel du calendrier de clôture utilisé par les équipes financières pour organiser leurs activités.

En comparant la date d’achèvement réelle du processus à cette date prévue, les organisations peuvent mesurer leur taux de clôture dans les délais, un KPI important pour la fonction finance. L’analyse des écarts par rapport au plan aide les équipes à comprendre les causes profondes des retards et à améliorer leur planification et leur exécution lors des périodes suivantes. L’analyse du processus ne se limite ainsi plus à décrire la situation : elle permet également de définir les mesures à prendre pour respecter les échéances.

Permet de mesurer le respect des délais par rapport au calendrier de clôture, d’identifier les retards récurrents et d’améliorer la planification future.

Gérée dans des applications de gestion de la clôture ou des tâches, ou éventuellement enregistrée dans un calendrier central ou une feuille de calcul.

L’attribut « Est automatisé » est un indicateur booléen (vrai/faux) qui distingue les tâches exécutées par une personne de celles réalisées par un processus système, tel qu’un traitement batch planifié ou un bot d’automatisation robotisée des processus (RPA). Il est essentiel pour comprendre le niveau d’automatisation du processus de clôture.

L’analyse du processus selon cette dimension aide à quantifier l’impact des initiatives d’automatisation. Elle permet aux entreprises de suivre la part des activités automatisées et manuelles, d’identifier les meilleurs candidats à une automatisation future et de vérifier que les automatisations existantes fonctionnent comme prévu. Cette vue est indispensable à toute organisation qui cherche à accélérer sa transformation numérique et à améliorer l’efficacité de sa fonction finance.

Distingue les tâches humaines des tâches système, ce qui permet de mesurer le niveau d’automatisation et d’identifier de nouvelles possibilités d’automatisation.

Peut être déduit de l’identifiant utilisateur, par exemple pour les utilisateurs système ou les robots, des codes de transaction associés aux traitements par lots ou de marqueurs spécifiques provenant des outils de flux de travail.

L’identifiant du rapprochement identifie de manière unique une opération de rapprochement, par exemple le rapprochement d’un compte bancaire donné pour une période donnée. Il agit comme un sous-cas du processus global de clôture de la période et regroupe les activités de préparation, de révision et d’approbation de ce rapprochement.

Le suivi de cet identifiant est essentiel pour analyser en détail le sous-processus de rapprochement. Il permet de mesurer la durée du cycle de rapprochement de bout en bout, du lancement à l’approbation finale. Il permet également de calculer les taux de reprise en identifiant les rapprochements rejetés puis renvoyés pour correction.

Permet d’analyser en détail le sous-processus de rapprochement, notamment les durées de cycle, les taux de reprise et les goulots d’étranglement au niveau de chaque rapprochement.

Identifiant principal d’un système ou d’un module spécialisé de rapprochement des comptes.

L’attribut Service précise l’unité opérationnelle, comme Finance, Controlling ou Accounts Payable, responsable d’une activité donnée. Il fournit une vue fonctionnelle du processus, en complément de la vue par entité juridique apportée par le code société.

L’analyse du processus par service permet de comprendre les transferts et la collaboration entre les différentes équipes. Elle peut mettre en évidence les retards causés par l’attente d’une tâche préalable réalisée par un autre service. Ces informations sont utiles pour améliorer la communication entre les fonctions et optimiser les flux de travail qui mobilisent plusieurs équipes.

Aide à analyser les transferts et les performances du processus entre différentes équipes fonctionnelles, en mettant en évidence les possibilités d’améliorer la collaboration entre services.

Peut être déduit des données de référence des utilisateurs, des informations de centre de coûts associées aux transactions ou être indiqué directement dans les systèmes de gestion des flux de travail.

Le type d’écriture comptable catégorise les documents comptables selon leur objectif ou leur nature. Les types courants comprennent les écritures standard issues des livres auxiliaires, les ajustements manuels, les charges à payer, les reclassements et les écritures d’extourne. Cette classification fournit un contexte important sur la raison de la création de l’écriture.

L’analyse du processus par type d’écriture comptable permet de distinguer les comptabilisations courantes et automatisées des interventions manuelles non standard. Un volume élevé d’écritures « d’ajustement » ou « manuelles » peut révéler des problèmes dans les processus en amont ou un manque d’automatisation. Cette analyse est essentielle pour identifier les possibilités de standardiser le processus et de réduire l’effort manuel pendant la clôture.

Catégorise les écritures afin de distinguer les écritures courantes des écritures exceptionnelles, et aide à quantifier et à analyser l’incidence des ajustements manuels.

Est généralement stocké dans un champ de classification intitulé « Type de document » ou équivalent, dans l’en-tête du document comptable.

Cet attribut classe les rapprochements en groupes logiques selon leur nature. Les types courants comprennent les rapprochements de bilan, bancaires, intercompagnies, d’immobilisations ou de compte de résultat. Chaque type peut présenter un niveau différent de complexité et de risque, ainsi qu’une procédure standard spécifique.

La segmentation de l’analyse par type de rapprochement permet de comparer les performances de manière plus pertinente. Par exemple, il est attendu que les rapprochements intercompagnies soient plus complexes et plus longs que de simples rapprochements bancaires. Cet attribut aide à définir des objectifs de performance réalistes et à identifier les difficultés propres à chaque catégorie de rapprochement.

Permet de comparer les performances entre différentes catégories de rapprochements et d’obtenir une vision plus précise des difficultés et de l’efficacité du processus.

Dérivé des propriétés du compte GL ou enregistré comme champ de catégorie spécifique dans un outil de gestion des rapprochements.