Votre modèle de données pour la comptabilisation, la clôture périodique et le rapprochement

L’heure de l’événement indique la date et l’heure précises auxquelles une activité a commencé. Cet horodatage permet de classer les événements par ordre chronologique et de reconstituer le flux du processus pour chaque période financière. Il sert de point de départ à toutes les analyses temporelles en Process Mining.

La précision de cet horodatage est essentielle pour calculer des indicateurs clés de performance, comme les temps de cycle et les temps d’attente entre les activités. En analysant les écarts entre les événements successifs, les entreprises peuvent repérer les retards et comprendre le déroulement temporel de leur processus de clôture. Ces informations aident à déterminer comment accélérer la clôture et améliorer son efficacité.

Cet horodatage obligatoire permet de classer correctement les événements, de calculer les temps de cycle entre les activités et de mesurer la durée totale du processus de clôture.

On le trouve généralement sous les libellés « Date de création », « Date de comptabilisation » ou « Date de début » dans les journaux de transactions, les en-têtes de documents ou les tables d’événements du système de flux de travail.

Le nom de l’activité désigne une étape distincte du processus de clôture et de rapprochement, par exemple « Écriture comptable enregistrée », « Rapprochement approuvé » ou « Période clôturée ». Ces activités forment la séquence d’événements qui constitue le processus de bout en bout pour une période financière donnée.

L’analyse de leur séquence et de leur durée est au cœur du Process Mining. Elle permet de reconstituer le flux réel du processus, de repérer les goulots d’étranglement où certaines activités prennent trop de temps et de détecter les écarts par rapport à la procédure standard. Les différents noms d’activité permettent de segmenter le processus pour se concentrer sur des sous-processus précis, comme le rapprochement ou la consolidation.

Cet attribut est essentiel pour visualiser la cartographie du processus, repérer les goulots d’étranglement et comprendre la séquence des événements du cycle de clôture.

Cette information est issue des codes de transaction, des journaux d’événements, des descriptions de tâches dans un outil de flux de travail ou des changements de statut de documents dans le système financier.

La période financière désigne la période comptable concernée, par exemple « 2023-12 » ou « T4-2023 », au cours de laquelle se déroulent toutes les activités de clôture. Elle constitue le cas central qui relie des événements distincts, de la clôture des sous-grands livres à la génération des états financiers définitifs, au sein d’une seule instance de processus de bout en bout.

Dans le cadre du Process Mining, l’analyse des activités regroupées par période financière permet de mesurer le temps de cycle total de clôture. Elle permet également de comparer différentes périodes afin de repérer les tendances, les améliorations ou les baisses de performance. En utilisant cette période comme ID de cas, les écritures comptables, les rapprochements et les approbations associés sont rattachés à une même clôture.

Cet identifiant de cas essentiel regroupe toutes les activités associées et permet d’analyser de bout en bout le temps de cycle et l’efficacité du processus de clôture.

On le trouve généralement dans l’en-tête ou les sections de données générales des documents financiers et des systèmes de gestion des tâches liés à la clôture.

Cet attribut enregistre la date et l’heure de la dernière mise à jour du jeu de données. Il précise le degré d’actualité des données et la date limite des événements inclus dans l’analyse. Pour un processus dynamique comme la clôture d’une période, cette information est essentielle aux Dashboards de suivi en temps réel.

Les parties prenantes qui s’appuient sur l’analyse Process Mining pour prendre des décisions doivent savoir à quand remontent les données. Elles peuvent ainsi déterminer si elles consultent une vue historique complète ou un instantané presque en temps réel d’une clôture en cours. Cet horodatage est une métadonnée importante pour préserver l’intégrité des données et la confiance des utilisateurs.

Précise l’actualité des données afin que les utilisateurs sachent à quel point l’analyse du processus est à jour.

Il s’agit généralement de métadonnées générées lors du processus d’extraction, de transformation et de chargement des données (ETL).

L’attribut Système source indique l’application ou le module d’origine dans lequel une activité a été enregistrée. Dans un environnement informatique complexe, le processus de clôture fait souvent intervenir plusieurs systèmes : un ERP pour les écritures comptables, un outil de rapprochement pour la validation des comptes et un système de consolidation pour le reporting.

Le suivi du système source de chaque événement permet de comprendre l’environnement technologique du processus. Il peut mettre en évidence les dépendances entre systèmes et les problèmes d’intégration des données ou de performance propres à un système. Cette vue est utile aux responsables informatiques et financiers qui souhaitent rationaliser leur parc applicatif ou diagnostiquer les retards causés par un système particulier.

Indique où se déroule chaque étape du processus, ce qui aide à comprendre les transferts entre systèmes et à diagnostiquer les goulots d’étranglement liés aux technologies.

Cette information figure souvent dans le dispositif d’extraction des données ou dans les champs de métadonnées techniques des tables sources.

Le code société désigne l’entité juridique ou la filiale d’un groupe pour laquelle la clôture de la période est effectuée. La consolidation financière nécessite souvent de clôturer les comptes de plusieurs entités avant de produire les rapports au niveau du groupe.

Cet attribut est essentiel pour filtrer les données par organisation et comparer les performances. Il permet aux analystes de comparer l’efficacité et les délais du processus de clôture entre les différentes sociétés de l’organisation. Ils peuvent ainsi repérer les bonnes pratiques des entités les plus performantes et les reproduire ailleurs, ainsi que les entités qui pourraient avoir besoin d’une assistance supplémentaire ou d’améliorations de processus.

Permet de comparer et d’évaluer le processus de clôture entre différentes entités juridiques, afin de repérer les bonnes pratiques et les pistes d’amélioration.

Champ organisationnel standard présent dans l’en-tête de la plupart des tables de transactions financières d’un ERP.

L’heure de fin indique la date et l’heure précises auxquelles une activité donnée s’est achevée. L’heure de début indique quand l’activité a commencé, tandis que l’heure de fin permet de savoir combien de temps elle a duré. Cette information est particulièrement utile pour les tâches dont la durée peut être mesurée, comme la génération d’un rapport complexe ou la réalisation d’un rapprochement manuel.

En Process Mining, les heures de début et de fin permettent de calculer la durée de traitement des activités. Cette métrique est fondamentale pour repérer les inefficacités et les étapes qui mobilisent beaucoup de ressources. L’analyse des durées de traitement permet de distinguer le temps consacré à une tâche du temps d’attente avant l’étape suivante, et donne ainsi une vue plus détaillée de la performance du processus.

Permet de calculer la durée de traitement des activités afin de repérer les tâches inefficaces et les goulots d’étranglement liés aux ressources.

On peut la trouver sous les libellés « Date d’achèvement », « Date de dernière modification » ou sous la forme d’un horodatage de changement de statut dans les tables de transactions ou de journaux du système source.

L’ID d’écriture comptable est un numéro ou un code unique qui identifie un document comptable. Ces documents servent principalement à enregistrer les transactions financières, notamment les écritures standard, les charges à payer et les ajustements effectués pendant la clôture.

Cet attribut permet d’analyser en détail le traitement des écritures comptables. En reliant les activités à un ID d’écriture comptable précis, il est possible de suivre le cycle de vie d’une écriture, de sa création à sa comptabilisation, en passant par les étapes de vérification et d’approbation. Il est essentiel aux Dashboards consacrés aux ajustements manuels, car il permet d’en mesurer le volume, la valeur et l’incidence sur le processus de clôture.

Identifie chaque document comptable de manière unique et permet d’analyser en détail le volume des écritures, les reprises et les temps de cycle d’approbation.

Champ de clé primaire dans les tables d’en-tête des documents comptables, souvent libellé « Numéro de document » ou « ID de journal ».

Le montant de la transaction correspond à la valeur financière d’un événement, généralement associé à une écriture comptable ou à un ajustement. Il peut s’agir du montant total du document, du montant d’une ligne ou de celui d’un ajustement dans un rapprochement.

Cet attribut apporte un contexte financier essentiel à l’analyse du processus. Il permet de hiérarchiser les problèmes selon leur incidence financière. Par exemple, l’analyse de la valeur des écritures comptables manuelles peut aider à concentrer les efforts d’automatisation sur les ajustements les plus importants. Elle contribue également à l’évaluation des risques en repérant les transactions de montant élevé qui peuvent nécessiter des contrôles ou des approbations plus stricts.

Apporte un contexte financier aux événements du processus, permet d’analyser l’incidence monétaire des ajustements et aide à prioriser les améliorations en fonction de leur valeur.

On le trouve dans les tables d’en-tête ou de lignes des documents financiers, souvent dans les champs de devise locale et de devise du groupe.

Le statut du rapprochement indique l’état d’un rapprochement de comptes à un moment donné. Les statuts courants comprennent « Non commencé », « En cours », « Soumis pour vérification », « Rejeté » et « Approuvé ». Ils correspondent souvent aux activités du processus.

L’analyse des changements de statut est un moyen essentiel de reconstituer le flux du processus de rapprochement. Le statut permet de mesurer des indicateurs de performance tels que le taux de rapprochement approuvé dès la première soumission, qui correspond au pourcentage de rapprochements approuvés sans rejet. Il aide également à repérer les comptes ou les services qui présentent un taux de rejet élevé, signe possible de problèmes de qualité ou de besoins de formation.

Suit l’avancement des rapprochements et permet de mesurer les taux de reprises, les délais d’approbation et l’efficacité globale du sous-processus de rapprochement.

Champ de statut de la tâche ou de l’objet de rapprochement dans un système de gestion des rapprochements.

Cet attribut identifie l’employé ou l’utilisateur système chargé d’une tâche précise du processus de clôture. Il peut s’agir du comptable qui a enregistré une écriture, du responsable qui a approuvé un rapprochement ou de l’analyste qui a généré les états financiers.

L’analyse du processus par utilisateur responsable est essentielle pour comprendre la répartition de la charge de travail et la performance de l’équipe, ainsi que pour repérer les besoins de formation. Elle peut révéler si certaines personnes constituent des goulots d’étranglement ou si la charge est inégalement répartie dans l’équipe. Cette analyse centrée sur les personnes contribue à la gestion des ressources et à l’amélioration de la productivité de l’équipe pendant la période de clôture, souvent sous forte pression.

Permet d’analyser la répartition de la charge de travail et la productivité de l’équipe, et de repérer les besoins de formation ou les contraintes de ressources.

On le trouve dans des champs tels que « Nom d’utilisateur », « Créé par », « ID d’employé » ou « Propriétaire », dans les en-têtes de documents financiers et les journaux de tâches du flux de travail.

L’attribut Automatisé est un indicateur booléen (vrai/faux) qui distingue les tâches réalisées par une personne de celles exécutées par un processus système, comme un traitement par lots planifié ou un robot d’automatisation des processus (RPA). Il est essentiel pour comprendre le degré d’automatisation du processus de clôture.

L’analyse du processus selon cette dimension permet de mesurer l’incidence des initiatives d’automatisation. Les entreprises peuvent suivre la part des activités automatisées par rapport aux activités manuelles, repérer les meilleurs candidats à une automatisation future et vérifier le bon fonctionnement des automatisations existantes. Cette vue est essentielle pour toute organisation qui cherche à mener sa transformation numérique et à améliorer l’efficacité de sa fonction financière.

Distingue les tâches réalisées par des personnes de celles exécutées par des systèmes, et permet de mesurer le degré d’automatisation et de repérer de nouvelles possibilités d’automatisation.

Cette information peut être déduite de l’ID utilisateur (par exemple, les utilisateurs système ou les robots), des codes de transaction associés aux traitements par lots ou d’indicateurs spécifiques des outils de flux de travail.

Le compte du grand livre est un élément fondamental de la comptabilité financière. Il représente une catégorie précise d’actifs, de passifs, de capitaux propres, de produits ou de charges. Dans le cadre de la clôture, les activités telles que les écritures comptables et les rapprochements sont toujours associées à un ou plusieurs comptes du grand livre.

L’analyse du processus par compte du grand livre offre une vue plus détaillée des travaux de clôture. Elle permet de repérer les comptes dont le rapprochement est le plus complexe ou le plus long, ainsi que ceux qui nécessitent le plus d’écritures d’ajustement. Ces constats peuvent orienter les efforts visant à simplifier le plan comptable ou à améliorer les pratiques comptables pour les comptes présentant un risque ou un volume élevé.

Permet une analyse détaillée pour repérer les comptes dont le rapprochement est le plus complexe ou le plus long, et orienter les améliorations de processus.

On le trouve dans le détail des lignes des tables d’écritures comptables et parmi les attributs clés des systèmes de rapprochement des comptes.

La date d’achèvement prévue, ou date cible, correspond à la date limite fixée pour terminer l’ensemble de la clôture ou certaines de ses principales étapes. Elle fait partie du calendrier de clôture utilisé par les équipes financières pour organiser leurs activités.

En comparant la date d’achèvement réelle à cette date prévue, les organisations peuvent mesurer leur taux de clôture dans les délais, un indicateur clé de la fonction financière. L’analyse des écarts par rapport au calendrier aide les équipes à comprendre les causes profondes des retards et à mieux planifier et exécuter les clôtures suivantes. L’analyse du processus ne se limite alors plus à décrire la situation : elle aide aussi à respecter les échéances.

Permet de mesurer le respect du calendrier de clôture, de repérer les retards récurrents et d’améliorer la planification des périodes suivantes.

Cette information est conservée dans les applications de gestion de clôture ou de tâches, ou éventuellement dans un calendrier centralisé ou un tableur.

L’ID de rapprochement identifie de manière unique un rapprochement donné, par exemple celui d’un compte bancaire précis pour une période donnée. Il constitue un sous-cas du processus global de clôture et regroupe les activités de préparation, de vérification et d’approbation liées à ce rapprochement.

Le suivi de cet ID est essentiel pour analyser en détail le sous-processus de rapprochement. Il permet de mesurer le temps de cycle de bout en bout, du lancement à l’approbation finale. Il permet également de calculer le taux de reprises en repérant les rapprochements rejetés et renvoyés pour correction.

Permet d’analyser en détail le sous-processus de rapprochement, notamment les temps de cycle, les taux de reprises et les goulots d’étranglement pour chaque rapprochement.

Identifiant principal dans les systèmes ou modules spécialisés de rapprochement des comptes.

L’attribut Service précise l’unité opérationnelle, par exemple la finance, le contrôle de gestion ou les comptes fournisseurs, responsable d’une activité donnée. Il apporte une vue fonctionnelle du processus, qui complète la vue par entité juridique fournie par le code société.

L’analyse du processus par service aide à comprendre les transferts de tâches et la collaboration entre les équipes. Elle peut mettre en évidence les retards dus à l’attente d’une tâche préalable réalisée par un autre service. Ces informations sont utiles pour améliorer la communication entre les fonctions et optimiser les flux de travail qui mobilisent plusieurs équipes.

Aide à analyser les transferts de tâches et la performance entre les différentes équipes fonctionnelles, et à repérer les possibilités d’améliorer la collaboration entre services.

Cette information peut être déduite des données de référence des utilisateurs ou des centres de coûts associés aux transactions, ou être indiquée directement dans les systèmes de gestion des flux de travail.

Le type d’écriture comptable classe les documents selon leur objet ou leur nature. Les catégories courantes comprennent les écritures standard issues des sous-grands livres, les ajustements manuels, les charges à payer, les reclassements et les extournes. Cette classification précise le motif de création d’une écriture.

L’analyse du processus par type d’écriture comptable permet de distinguer les comptabilisations courantes et automatisées des interventions manuelles non standard. Un volume élevé d’écritures d’ajustement ou manuelles peut signaler des problèmes dans les processus en amont ou un manque d’automatisation. Cette analyse aide à repérer les possibilités de standardiser le processus et de réduire les tâches manuelles pendant la clôture.

Classe les écritures comptables pour distinguer les opérations courantes des opérations exceptionnelles, et aide à mesurer et à analyser l’incidence des ajustements manuels.

Cette information est généralement enregistrée dans un champ « Type de document » ou dans un champ de classification similaire de l’en-tête du document comptable.

Cet attribut classe les rapprochements en groupes cohérents selon leur nature. Les catégories courantes comprennent les rapprochements de bilan, bancaires, intersociétés, d’immobilisations ou de comptes de résultat. Chacune peut présenter un niveau de complexité et de risque différent, et suivre une procédure standard qui lui est propre.

La segmentation de l’analyse par type de rapprochement permet de comparer les performances de manière plus pertinente. Par exemple, les rapprochements intersociétés sont généralement plus complexes et plus longs que les rapprochements bancaires simples. Cet attribut aide à définir des objectifs de performance réalistes et à repérer les difficultés propres à chaque catégorie de rapprochement.

Permet de comparer les performances entre différentes catégories de rapprochements et d’obtenir une vue plus précise des difficultés et de l’efficacité du processus.

Cette information peut être déduite des propriétés du compte du grand livre ou enregistrée dans un champ de catégorie spécifique d’un outil de gestion des rapprochements.