Votre modèle de données Hire to Retire, cycle de vie des employés

L’horodatage de l’événement indique le moment où une activité s’est produite. Il est essentiel pour classer les événements dans l’ordre chronologique et reconstituer avec précision le parcours de l’employé. Il constitue le principal repère temporel pour l’analyse de la performance.

Cet attribut sert à calculer les délais entre les activités, à mesurer la durée globale de processus tels que le recrutement ou le départ, et à repérer les goulots d’étranglement liés au temps. Il permet d’analyser les tendances au fil du temps et constitue un élément fondamental pour créer des KPI sensibles au facteur temps, comme le « délai moyen de recrutement » ou le « délai du cycle d’intégration ».

Cet horodatage est essentiel pour ordonner correctement les événements et calculer toutes les mesures de performance liées au temps, notamment les délais et les durées de traitement.

Généralement présent avec l’enregistrement de l’activité ou de la transaction dans les journaux système ou les tables de données, souvent sous la forme d’une date de création ou d’un horodatage système.

L’identifiant de l’employé est une clé unique qui suit une personne depuis son recrutement jusqu’à la fin de son emploi. Il relie tous les événements associés à son parcours, tels que l’intégration, les évaluations de performance, les promotions et le départ, au sein d’un parcours unique et cohérent.

Dans le Process Mining, cet attribut est fondamental pour corréler les dossiers. Il permet au moteur d’analyse de reconstituer le flux de processus de bout en bout pour chaque employé. En utilisant l’identifiant de l’employé comme Case ID, les analystes peuvent suivre les délais de traitement, repérer les goulots d’étranglement dans certains parcours et analyser les variations d’exécution du processus selon les personnes ou les groupes.

Il s’agit du Case ID essentiel qui relie tous les événements du parcours de l’employé et permet d’analyser l’ensemble du parcours, du recrutement au départ.

Généralement disponible dans les tables ou les enregistrements centraux des données de référence des employés au sein d’un système d’information des ressources humaines (SIRH).

Le nom de l’activité décrit une étape distincte du processus allant du recrutement au départ. Ces activités constituent les éléments de base de la cartographie du processus, depuis la demande initiale de recrutement jusqu’à la confirmation finale du départ.

Dans l’analyse, cet attribut sert à visualiser le flux du processus, à identifier la séquence des événements et à mesurer la fréquence ainsi que la durée de chaque étape. Il est essentiel pour comprendre les actions réalisées, repérer les écarts par rapport au processus standard et localiser les étapes qui provoquent des retards ou nécessitent une amélioration, comme une vérification des antécédents trop longue ou une tâche d’intégration retardée.

Cet attribut définit les étapes de la cartographie du processus, qui constitue le fondement de toute analyse et visualisation en Process Mining.

Généré à partir des journaux d’événements, des enregistrements de changement de statut ou de données transactionnelles spécifiques du système RH.

Cet attribut fournit l’horodatage de la dernière mise à jour ou extraction des données dans le jeu de données de Process Mining. Il n’indique pas le moment où l’événement métier s’est produit, mais la fraîcheur des données elles-mêmes.

Il sert principalement à la gouvernance et à la validation des données. Les analystes peuvent l’utiliser pour vérifier qu’ils travaillent avec des informations à jour et comprendre le délai potentiel entre la survenue d’un événement dans le système source et son apparition dans l’analyse. Il est essentiel pour gérer les cycles d’actualisation des données et garantir la fiabilité des analyses produites.

Garantit la fraîcheur et la gouvernance des données en indiquant leur degré d’actualité, un élément essentiel pour instaurer la confiance dans les résultats de l’analyse.

Cet horodatage est généralement généré et ajouté lors du processus d’extraction, de transformation et de chargement des données (ETL).

L’attribut Système source identifie l’origine des données de chaque événement. Dans un écosystème RH complexe, différentes parties du processus allant du recrutement au départ peuvent être gérées dans des systèmes distincts, par exemple un Applicant Tracking System (ATS) pour le recrutement, un SIRH central pour la gestion des employés et un système de paie pour les changements de rémunération.

L’analyse des données par système source aide à comprendre les difficultés d’intégration et la fragmentation des processus. Elle permet aux analystes de déterminer si les retards ou les problèmes se concentrent dans un système particulier, ce qui peut orienter les améliorations techniques ou la refonte des processus. Elle est également essentielle pour valider les données et garantir une vision complète du processus de bout en bout.

Identifie l’origine des données du processus, ce qui est essentiel pour résoudre les problèmes de qualité des données et comprendre les transferts entre les différents systèmes RH.

Cette information est généralement ajoutée lors du processus d’extraction et de transformation des données (ETL), ou peut exister comme champ standard dans les journaux d’intégration des systèmes.

L’attribut Département représente le rattachement organisationnel de l’employé. Il constitue une dimension essentielle pour segmenter et comparer la performance des processus dans l’entreprise.

Cet attribut permet de comparer le processus allant du recrutement au départ. Les analystes peuvent, par exemple, comparer le « délai de recrutement » du département Ingénierie à celui du département Ventes afin d’identifier les difficultés propres à chaque recrutement. Il peut également servir à analyser les taux de rotation par département et à mettre en évidence d’éventuels problèmes de management ou de culture. Le filtrage de la cartographie du processus par département peut révéler des variations ou des goulots d’étranglement propres à certaines fonctions.

Permet une segmentation et une analyse comparative détaillées, en montrant comment les processus RH fonctionnent dans les différentes composantes de l’organisation.

Disponible dans le profil central de l’employé ou dans son enregistrement de données de référence au sein du système RH, souvent associé au poste ou à la fonction.

L’attribut Heure de fin indique le moment où se termine une activité qui s’étend sur une période donnée. Alors que de nombreux événements RH sont instantanés, comme « Offre envoyée », d’autres ont un début et une fin distincts, comme « Vérification des antécédents » ou « Intégration ». Associé à l’horodatage de l’événement (StartTime), cet attribut permet de calculer précisément la durée.

Dans l’analyse des processus, l’heure de fin est essentielle pour calculer le temps de traitement ou le temps de travail effectif de tâches spécifiques. Elle aide à distinguer le temps d’attente, c’est-à-dire l’intervalle entre deux activités différentes, du temps de traitement, qui correspond à la durée d’une même activité. L’analyse de ces durées permet de repérer les tâches inefficaces et les possibilités d’automatisation ou de réaffectation des ressources.

Permet de calculer précisément la durée des activités et de distinguer le temps de travail effectif du temps d’attente dans le processus.

Présent dans les journaux d’événements ou les tables transactionnelles qui enregistrent le début et la fin d’une tâche. Il peut être nécessaire de le déduire d’un événement « terminé » distinct s’il n’est pas fourni explicitement.

L’identifiant de la demande de recrutement est une clé unique qui relie toutes les activités liées au pourvoi d’un poste précis, de sa création et de son approbation à la recherche de candidats et à l’envoi des offres. Il sert souvent de Case ID initial avant la création d’un identifiant d’employé lors du recrutement.

Cet attribut est particulièrement utile pour analyser la phase précédant le recrutement dans le parcours de l’employé. Il permet de mesurer des KPI tels que le « délai de pourvoi » et de comprendre l’efficacité du processus de recrutement pour un poste donné. L’analyse au niveau de la demande permet aux organisations d’identifier les goulots d’étranglement dans les étapes d’approbation, de recherche de candidats ou d’entretien, pour différents postes.

Relie toutes les activités précédant le recrutement et permet une analyse détaillée du processus de recrutement ainsi que de mesures telles que le « délai de pourvoi ».

Généré par l’Applicant Tracking System (ATS) ou le module de recrutement d’un SIRH lors de la création d’une nouvelle offre d’emploi.

L’attribut Intitulé du poste fournit des informations détaillées sur le rôle de l’employé au sein de l’organisation. Il peut s’agir de fonctions de direction comme « Directeur », ou de postes précis comme « Ingénieur logiciel senior » ou « Responsable de comptes ».

Dans l’analyse, l’intitulé du poste sert à filtrer et à analyser les processus pour certains rôles ou niveaux d’ancienneté. Il aide à répondre à des questions telles que : « Le recrutement de profils seniors prend-il plus de temps que celui de profils juniors ? » ou « Le processus d’intégration diffère-t-il entre les postes techniques et non techniques ? ». Ce niveau de détail est essentiel pour définir des améliorations ciblées et comprendre les particularités du parcours des employés selon les fonctions.

Permet d’analyser en détail les variations du parcours selon le rôle, le niveau d’ancienneté et la fonction de l’employé, afin de cibler plus précisément les améliorations.

Présent dans les informations relatives au poste ou dans les données de fonction de l’enregistrement RH de référence.

L’attribut Lieu précise le lieu de travail physique ou désigné de l’employé. Il peut correspondre à un pays entier ou à un site précis, comme un immeuble de bureaux ou un campus.

L’analyse géographique est essentielle dans le Process Mining appliqué aux RH, en particulier pour les organisations internationales. Elle permet de mettre au jour les variations régionales de la performance des processus, par exemple les différences de délai de recrutement dues au droit du travail local ou aux conditions du marché. Elle peut également servir à comparer les taux de rotation entre différents sites et à révéler d’éventuels problèmes de management local ou d’environnement de travail. Ces données sont essentielles pour standardiser les processus lorsque cela est possible et tenir compte des besoins locaux lorsque cela est nécessaire.

Permet une analyse géographique afin d’identifier les variations régionales des processus, d’évaluer la conformité aux réglementations locales et de comparer la performance entre différents sites de travail.

Généralement stocké dans les informations relatives à l’adresse personnelle ou professionnelle de l’employé au sein du système RH.

Le motif de départ explique pourquoi le parcours de l’employé au sein de l’entreprise a pris fin. Les motifs sont généralement classés, par exemple, comme volontaires, démission ou retraite, ou involontaires, performance insuffisante ou restructuration.

Cet attribut constitue le fondement de toute analyse de la rotation du personnel. En reliant les motifs de départ à d’autres données, une organisation peut dégager des analyses utiles. Elle peut notamment déterminer si un département connaît un taux élevé de démissions volontaires ou si les nouvelles recrues issues d’une source de recrutement donnée sont plus souvent licenciées pour des raisons de performance. Ces analyses sont essentielles pour élaborer des stratégies efficaces de fidélisation des talents et améliorer la qualité des recrutements.

Fournit le contexte nécessaire à l’analyse de la rotation du personnel, en aidant à distinguer les départs volontaires des départs involontaires et à identifier leurs causes profondes.

Enregistré lors du processus de départ ou de résiliation, généralement conservé dans le dernier dossier d’emploi de l’employé.

Le type d’emploi classe la nature du contrat ou du régime de travail d’une personne. Il s’agit d’un attribut démographique important, qui influence souvent de manière significative l’exécution des processus RH.

L’analyse du processus par type d’emploi peut révéler des différences importantes. Par exemple, l’intégration d’un prestataire peut être nettement plus courte et moins détaillée que celle d’un employé à temps plein. De même, les cycles d’évaluation de la performance ou les procédures de départ peuvent varier. Cette segmentation est essentielle pour garantir la conformité et vérifier que les processus sont adaptés aux différentes catégories de travailleurs.

Permet d’analyser les variations des processus selon les régimes de travail, un élément essentiel pour la conformité et l’optimisation des processus destinés aux différentes catégories de travailleurs.

Il s’agit d’un champ standard du profil RH central ou de l’enregistrement d’emploi de l’employé.

L’attribut Utilisateur identifie la personne ou le système responsable de l’exécution d’une étape précise du processus. Il peut s’agir d’un responsable du recrutement approuvant une offre, d’un administrateur RH lançant l’intégration ou d’un système automatisé déclenchant un rappel.

Cet attribut ajoute une dimension humaine ou système à l’analyse. Il sert à comprendre la répartition de la charge de travail, à repérer les besoins de formation, par exemple lorsque certains utilisateurs provoquent régulièrement des retards ou des erreurs, et à vérifier la conformité du processus. Il peut notamment aider à confirmer que les actions sensibles, comme les changements de rémunération, sont réalisées uniquement par des personnes autorisées, ce qui est important pour l’audit et la sécurité.

Identifie la personne ou le système à l’origine d’une action, ce qui est essentiel pour analyser la charge de travail, la conformité, le niveau d’automatisation et les besoins de formation.

Disponible dans les journaux d’audit du système ou les enregistrements transactionnels, souvent sous les libellés « Changed By », « Created By » ou « User ID ».

L’attribut Manager identifie le supérieur hiérarchique direct de l’employé. Le manager joue souvent un rôle essentiel dans de nombreux processus allant du recrutement au départ, notamment pour les approbations, les évaluations de performance et le lancement des changements de fonction.

L’analyse des processus par manager peut révéler des écarts dans l’efficacité managériale et le respect des processus. Elle peut, par exemple, identifier les managers qui terminent rapidement les évaluations de performance et ceux qui sont régulièrement en retard. Elle peut également servir à analyser les taux de rotation propres aux équipes, ce qui peut révéler des problèmes de leadership. Ces résultats permettent de cibler la formation et l’accompagnement des managers.

Aide à analyser la performance et les résultats des processus au niveau de l’équipe ou du manager, en mettant en évidence les variations des pratiques managériales et du respect des procédures.

Stocké dans les données relatives au poste ou à la fonction de l’employé au sein du système RH, souvent sous la forme d’un lien vers un autre dossier d’employé.

La source de recrutement indique l’origine d’un recrutement réussi. Il peut s’agir d’une source interne, comme la recommandation d’un employé, ou externe, comme un réseau professionnel, un forum de recrutement universitaire ou un cabinet de recrutement.

Cet attribut est essentiel pour évaluer l’efficacité des différentes stratégies d’acquisition des talents. En analysant l’ensemble du parcours de l’employé selon sa source de recrutement, les organisations peuvent déterminer quels canaux produisent les candidats de meilleure qualité, en s’appuyant sur des facteurs tels que les résultats des évaluations de performance, les taux de promotion et la fidélisation. Cette approche fondée sur les données permet à l’équipe de recrutement d’optimiser ses dépenses et ses efforts en faveur des sources les plus efficaces.

Permet d’analyser l’efficacité des canaux de recrutement et d’optimiser la stratégie ainsi que les dépenses de recrutement en fonction de la qualité et de la fidélisation des candidats.

Généralement enregistré dans l’Applicant Tracking System (ATS) pendant la phase de candidature ou de recherche de candidats.

Le statut d’emploi fournit un aperçu de la relation de l’employé avec l’entreprise à un moment donné. Il s’agit d’un attribut dynamique qui évolue au fil du parcours de l’employé.

Dans le Process Mining, le suivi des changements de statut peut constituer une activité à part entière, par exemple « Statut modifié : en congé ». Cet attribut est également utile pour filtrer et analyser les données, en se concentrant sur le parcours des employés actuellement actifs ou sur les processus précédant le départ d’anciens employés. Il contribue à inclure la population appropriée dans chaque type d’analyse du parcours.

Définit l’état actuel de l’employé et permet de filtrer les analyses sur des populations précises, comme les employés actifs ou ceux ayant quitté l’organisation.

Champ central de la fiche principale de l’employé ou de la table des informations de poste dans le SIRH.

L’unité opérationnelle représente une division importante de l’entreprise, comme « Produits grand public », « Logiciels pour entreprises » ou « Services internationaux ». Elle fournit un contexte organisationnel de niveau supérieur à celui du département.

L’analyse du processus allant du recrutement au départ au niveau de l’unité opérationnelle est utile pour effectuer des comparaisons stratégiques à un niveau global. Elle aide la direction à comprendre les différences de pratiques et de résultats en matière de gestion des talents entre les principaux segments de l’entreprise. Une unité opérationnelle peut, par exemple, afficher un taux de mobilité interne nettement supérieur, ce qui peut révéler des pratiques à partager dans toute l’organisation. Cette vue est essentielle pour aligner les processus RH sur les orientations générales de l’entreprise.

Fournit une dimension organisationnelle de haut niveau pour l’analyse stratégique et permet de comparer la performance des processus RH entre les principales divisions de l’entreprise.

Présent dans les données d’affectation organisationnelle de l’employé au sein du système RH central.