Votre modèle de données pour le cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite

L’horodatage de l’événement indique à quel moment une activité a eu lieu. Il est indispensable pour classer les événements dans l’ordre chronologique et reconstituer avec précision le parcours de l’employé. Il constitue le principal repère temporel pour l’analyse des performances.

Cet attribut sert à calculer les temps de cycle entre les activités, à mesurer la durée totale de processus comme le recrutement ou le départ, et à repérer les goulots d’étranglement liés au temps. Il permet d’analyser les tendances au fil du temps et constitue un élément essentiel pour créer des indicateurs clés de performance temporels, comme le « délai moyen de recrutement » ou la « durée du cycle d’intégration ».

Cet horodatage est essentiel pour ordonner correctement les événements et calculer les indicateurs de performance liés au temps, notamment les temps de cycle et les durées.

Généralement associé à l’activité ou à la transaction dans les journaux système ou les tables de données, sous un libellé tel que date de création ou horodatage système.

L’identifiant du salarié est une clé unique qui suit une personne depuis le début de son recrutement jusqu’à la fin de son emploi. Il relie tous les événements associés à son parcours, notamment l’intégration, les évaluations de performance, les promotions et le départ, pour former un seul parcours cohérent.

En Process Mining, cet attribut est essentiel pour relier les cas. Il permet au moteur d’analyse de reconstituer le déroulement complet du processus pour chaque employé. En utilisant l’identifiant du salarié comme ID de cas, les analystes peuvent suivre les temps de cycle, repérer les goulots d’étranglement dans certains parcours et analyser les différences d’exécution du processus selon les personnes ou les groupes.

Cet ID de cas essentiel relie tous les événements du parcours de l’employé et permet d’analyser l’ensemble de son parcours, de l’embauche au départ à la retraite.

Généralement disponible dans les tables ou les dossiers de données de référence des employés du système d’information des ressources humaines (SIRH).

Le nom de l’activité décrit une étape distincte du processus allant de l’embauche au départ à la retraite. Ces activités constituent les éléments de base de la cartographie du processus et couvrent toutes les étapes, de la demande initiale de recrutement à la confirmation finale de la fin d’emploi.

Lors de l’analyse, cet attribut sert à visualiser le déroulement du processus, à établir l’ordre des événements et à mesurer la fréquence et la durée de chaque étape. Il permet de comprendre les actions réalisées, de repérer les écarts par rapport au processus standard et de localiser les étapes qui entraînent des retards ou doivent être améliorées, comme une vérification des antécédents trop longue ou une tâche d’intégration retardée.

Cet attribut définit les étapes de la cartographie du processus, qui sert de base à toutes les analyses et visualisations en Process Mining.

Généré à partir des journaux d’événements, des enregistrements de changement de statut ou des données de transaction du système RH.

Cet attribut indique à quel moment les données ont été mises à jour pour la dernière fois ou extraites vers le jeu de données de Process Mining. Il ne correspond pas à la date de l’événement métier, mais indique la fraîcheur des données elles-mêmes.

Il sert principalement à la gouvernance et à la validation des données. Les analystes peuvent vérifier qu’ils travaillent sur des informations à jour et évaluer le délai entre la survenue d’un événement dans le système source et son apparition dans l’analyse. Cet attribut est essentiel pour gérer les cycles d’actualisation des données et garantir la fiabilité des analyses produites.

Contribue à la fraîcheur et à la gouvernance des données en indiquant leur degré d’actualité, un élément essentiel pour instaurer la confiance dans les résultats de l’analyse.

Cet horodatage est généralement généré et ajouté lors de l’extraction, de la transformation et du chargement des données (ETL).

L’attribut « Système source » indique l’origine des données de chaque événement. Dans un environnement RH complexe, différentes étapes du processus allant de l’embauche au départ à la retraite peuvent être gérées dans des systèmes distincts, par exemple un système de suivi des candidatures (ATS) pour le recrutement, un SIRH central pour la gestion des employés et un système de paie pour les changements de rémunération.

L’analyse des données par système source aide à comprendre les difficultés d’intégration des données et la fragmentation des processus. Elle permet de repérer si les retards ou les problèmes se concentrent dans un système donné, ce qui peut orienter les améliorations techniques ou la refonte des processus. Elle est également essentielle pour valider les données et s’assurer que la vue d’ensemble du processus est complète.

Indique l’origine des données du processus, ce qui est essentiel pour résoudre les problèmes de qualité des données et comprendre les transferts entre les différents systèmes RH.

Cette information est généralement ajoutée lors de l’extraction et de la transformation des données (ETL), ou figure déjà dans les journaux d’intégration système.

L’attribut « Heure de fin » indique le moment où se termine une activité qui s’étend sur une période donnée. De nombreux événements RH sont instantanés, comme « Offre formulée », tandis que d’autres ont un début et une fin distincts, comme une « Vérification des antécédents » ou une « Intégration ». Associé à l’horodatage de l’événement (StartTime), cet attribut permet de calculer précisément la durée.

Dans l’analyse des processus, l’heure de fin est essentielle pour calculer la durée de traitement ou le temps de travail effectif consacré à certaines tâches. Elle permet de distinguer le temps d’attente, c’est-à-dire l’intervalle entre deux activités, du temps de traitement, qui correspond à la durée d’une activité. L’analyse de ces durées aide à repérer les tâches inefficaces et les possibilités d’automatisation ou de réaffectation des ressources.

Permet de calculer précisément la durée des activités et de distinguer le temps de travail effectif du temps d’attente dans le processus.

Disponible dans les journaux d’événements ou les tables de transactions qui enregistrent le début et la fin d’une tâche. Si cette information n’est pas fournie explicitement, il peut être nécessaire de la déduire d’un événement distinct indiquant la fin de la tâche.

L’identifiant de la demande de recrutement est une clé unique qui relie toutes les activités associées à un poste à pourvoir, de sa création et son approbation à la recherche de candidats et à l’envoi des offres. Il sert souvent d’ID de cas provisoire, avant la création de l’identifiant du salarié lors de l’embauche.

Cet attribut est particulièrement utile pour analyser la phase précédant l’embauche. Il permet de mesurer des indicateurs clés de performance tels que le délai de pourvoi d’un poste et d’évaluer l’efficacité du recrutement pour une fonction donnée. L’analyse des processus au niveau de la demande de recrutement aide les organisations à repérer les goulots d’étranglement dans les étapes d’approbation, de recherche de candidats ou d’entretien, pour différents postes.

Relie toutes les activités précédant l’embauche et permet d’analyser en détail le processus de recrutement ainsi que des indicateurs comme le délai de pourvoi d’un poste.

Généré par le système de suivi des candidatures (ATS) ou le module de recrutement du SIRH lors de la création d’une nouvelle offre d’emploi.

L’attribut « Intitulé du poste » renseigne sur le rôle de l’employé dans l’organisation. Il peut s’agir d’un poste de direction, comme « Directeur », ou d’une fonction précise, comme « Ingénieur logiciel senior » ou « Chargé de clientèle ».

L’analyse de cet attribut permet de filtrer et d’étudier les processus selon les fonctions ou les niveaux d’ancienneté. Elle aide à répondre à des questions telles que : « Le recrutement de cadres prend-il plus de temps que celui de profils juniors ? » ou « Le processus d’intégration diffère-t-il entre les postes techniques et les autres ? ». Ce niveau de détail est essentiel pour cibler les améliorations et comprendre les différences de parcours selon les fonctions.

Permet d’analyser en détail les différences de parcours selon le rôle, l’ancienneté et la fonction de l’employé, afin de mieux cibler les améliorations.

Disponible dans les informations sur le poste ou les données de fonction de l’employé, dans son dossier RH de référence.

L’attribut « Lieu » indique le lieu de travail physique ou désigné de l’employé. Il peut s’agir d’un pays ou d’un site précis, comme un immeuble de bureaux ou un campus.

L’analyse géographique est essentielle au Process Mining RH, en particulier pour les organisations internationales. Elle permet de repérer les différences régionales de performance des processus, par exemple les écarts de temps de cycle de recrutement liés aux lois locales du travail ou aux conditions du marché. Elle peut également servir à comparer le turnover entre différents sites et à mettre en évidence d’éventuels problèmes de gestion locale ou d’environnement de travail. Ces données sont essentielles pour harmoniser les processus lorsque c’est possible et tenir compte des besoins locaux lorsque c’est nécessaire.

Permet d’analyser les différences régionales entre les processus, d’évaluer la conformité aux réglementations locales et de comparer les performances des différents sites de travail.

Généralement enregistré dans les coordonnées personnelles ou professionnelles de l’employé dans le système RH.

Le motif de fin d’emploi explique pourquoi le parcours de l’employé dans l’entreprise a pris fin. Les motifs sont généralement classés comme volontaires, par exemple une démission ou un départ à la retraite, ou involontaires, par exemple des problèmes de performance ou une restructuration.

Cet attribut est au cœur de toute analyse du turnover des employés. En reliant les motifs de fin d’emploi à d’autres données, l’organisation peut dégager des enseignements utiles. Elle peut, par exemple, vérifier si un service connaît un taux élevé de démissions volontaires ou si les nouvelles recrues issues d’une certaine source de recrutement sont souvent licenciées pour des raisons de performance. Ces analyses sont essentielles pour élaborer des stratégies efficaces de fidélisation des talents et améliorer la qualité du recrutement.

Apporte un contexte essentiel à l’analyse du turnover, en distinguant les départs volontaires des départs involontaires et en aidant à en repérer les causes profondes.

Enregistré lors de la procédure de départ ou de fin d’emploi, généralement dans le dossier final de l’employé.

L’attribut « Service » indique le rattachement organisationnel de l’employé. Il constitue un axe important pour segmenter et comparer les performances des processus dans l’entreprise.

Cet attribut permet de comparer le processus allant de l’embauche au départ à la retraite. Les analystes peuvent, par exemple, comparer le délai de recrutement dans le service d’ingénierie à celui du service commercial afin de repérer les difficultés propres à chaque service. Il permet également d’analyser le turnover par service et de mettre en évidence d’éventuels problèmes de gestion ou de culture d’entreprise. Le filtrage de la cartographie du processus par service peut révéler des variantes ou des goulots d’étranglement propres à certaines fonctions.

Permet de segmenter et de comparer les processus RH selon les différentes entités de l’organisation.

Disponible dans le profil principal de l’employé ou dans sa fiche de données de référence du système RH, souvent associé au poste ou à la fonction.

Le type d’emploi décrit la nature du contrat ou de la relation de travail d’une personne. Cet attribut démographique important a souvent une incidence notable sur la manière dont les processus RH sont exécutés.

L’analyse du processus par type d’emploi peut révéler des différences importantes. Par exemple, l’intégration d’un prestataire peut être nettement plus courte et moins détaillée que celle d’un employé à temps plein. Les cycles d’évaluation des performances ou les procédures de départ peuvent également varier. Cette segmentation est essentielle pour garantir la conformité et vérifier que les processus sont adaptés aux différentes catégories de travailleurs.

Permet d’analyser les différences entre les processus selon les formes d’emploi, un élément essentiel pour assurer la conformité et adapter les processus aux différentes catégories de travailleurs.

Champ standard du profil RH principal ou du dossier d’emploi de l’employé.

L’attribut « Utilisateur » identifie la personne ou le système responsable de l’exécution d’une étape précise du processus. Il peut s’agir d’un responsable du recrutement qui approuve une offre, d’un administrateur RH qui lance l’intégration ou d’un système automatisé qui déclenche un rappel.

Cet attribut ajoute une dimension humaine ou système à l’analyse. Il sert à comprendre la répartition de la charge de travail, à repérer les besoins de formation, par exemple lorsque certains utilisateurs provoquent régulièrement des retards ou des erreurs, et à vérifier la conformité des processus. Il peut notamment aider à confirmer que les opérations sensibles, comme les changements de rémunération, sont effectuées uniquement par des personnes autorisées, ce qui est important pour l’audit et la sécurité.

Indique qui a effectué une action, une information essentielle pour analyser la charge de travail, la conformité, le degré d’automatisation et les besoins de formation.

Disponible dans les journaux d’audit système ou les enregistrements de transactions, souvent sous les libellés « Changed By », « Créé par » ou « User ID ».

L’attribut « Responsable » identifie le supérieur hiérarchique direct de l’employé. Le responsable intervient souvent dans de nombreux processus allant de l’embauche au départ à la retraite : il approuve des demandes, réalise des évaluations de performance et lance des changements de fonction.

L’analyse des processus par responsable peut révéler des différences dans les pratiques de gestion et le respect des procédures. Elle peut, par exemple, aider à repérer les responsables qui terminent rapidement les évaluations de performance et ceux qui les rendent systématiquement en retard. Elle permet également d’analyser le turnover par équipe, ce qui peut révéler des problèmes de leadership. Ces constats peuvent orienter les formations et l’accompagnement des responsables.

Aide à analyser les performances et les résultats des processus par équipe ou par responsable, et à repérer les différences de pratiques de gestion et de respect des procédures.

Enregistré dans les données de poste ou de fonction de l’employé dans le système RH, souvent sous la forme d’un lien vers le dossier d’un autre employé.

La source de recrutement indique l’origine d’une embauche réussie. Il peut s’agir d’une source interne, comme la recommandation d’un employé, ou d’une source externe, comme un réseau professionnel, un salon de recrutement universitaire ou un cabinet de recrutement.

Cet attribut est essentiel pour évaluer l’efficacité des différentes stratégies d’acquisition de talents. En analysant l’ensemble du parcours de l’employé selon sa source de recrutement, les organisations peuvent déterminer quels canaux attirent les candidats les plus qualifiés, en tenant compte de critères tels que les résultats des évaluations de performance, les taux de promotion et la fidélisation. Cette approche fondée sur les données permet à l’équipe de recrutement de concentrer ses dépenses et ses efforts sur les sources les plus efficaces.

Permet d’évaluer l’efficacité des canaux de recrutement et d’adapter la stratégie et les dépenses en fonction de la qualité des candidats et de leur fidélisation.

Généralement enregistré dans le système de suivi des candidatures (ATS) lors de la candidature ou de la recherche de candidats.

Le statut d’emploi décrit la situation de l’employé au sein de l’entreprise à un moment donné. Cet attribut évolue au fil du parcours de l’employé.

En Process Mining, le suivi des changements de statut peut constituer une activité à part entière, par exemple « Statut passé en congé ». Cet attribut est également utile pour filtrer et analyser les données : vous pouvez vous concentrer sur le parcours des employés actuellement actifs ou étudier les processus qui ont précédé la fin d’emploi d’anciens employés. Il permet de sélectionner la population appropriée pour chaque type d’analyse du parcours.

Indique la situation actuelle de l’employé et permet de filtrer les analyses selon des populations précises, comme les employés actifs ou dont l’emploi a pris fin.

Champ essentiel du dossier principal de l’employé ou de la table des informations sur le poste dans le SIRH.

L’unité opérationnelle correspond à une grande division de l’entreprise, comme « Produits grand public », « Logiciels d’entreprise » ou « Services internationaux ». Elle apporte un contexte organisationnel plus large que celui du service.

L’analyse du processus allant de l’embauche au départ à la retraite à l’échelle de l’unité opérationnelle est utile pour effectuer des comparaisons stratégiques. Elle aide la direction à comprendre les différences de pratiques et de résultats en matière de gestion des talents entre les grandes divisions de l’entreprise. Par exemple, une unité opérationnelle peut afficher un taux de mobilité interne nettement supérieur, ce qui permet de repérer des pratiques à partager dans toute l’organisation. Cette vue est essentielle pour aligner les processus RH sur les stratégies globales de l’entreprise.

Fournit un axe d’analyse organisationnel de haut niveau pour comparer les performances des processus RH entre les grandes divisions de l’entreprise.

Disponible dans les données de rattachement organisationnel de l’employé dans le système RH central.