> Amélioration continue des processus > Traitement des factures fournisseurs > Sage Intacct > Modèle de données

Votre template de données pour le traitement des factures fournisseurs

Sage Intacct

Attributs du traitement des factures fournisseurs (24) Activités du traitement des factures fournisseurs (14) Guides d’extraction (3)

Votre template de données pour le traitement des factures fournisseurs

Ce template fournit un cadre clair pour collecter les données nécessaires à l’analyse de votre processus de traitement des factures fournisseurs. Il présente les attributs et activités essentiels à extraire de vos systèmes. Utilisez ce guide pour préparer vos données et commencer efficacement votre démarche de Process Mining.

Attributs recommandés à collecter
Activités clés à suivre
Guide d’extraction

Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Télécharger le modèle

Attributs du traitement des factures fournisseurs

Voici les champs de données recommandés à inclure dans votre journal d’événements pour analyser en détail le traitement de vos factures fournisseurs.

5 Obligatoire 9 Recommandé 10 Facultatif

	Nom	Description
	Facture InvoiceNumber	Identifiant unique de chaque facture fournisseur, utilisé comme ID de dossier principal pour suivre son parcours, de la réception au paiement.
Description Le numéro de facture est la référence centrale de l’analyse de la comptabilité fournisseurs : il identifie de manière unique chaque facture traitée. Il relie toutes les activités associées, telles que la validation, l’approbation et le paiement, au sein d’une même instance de processus cohérente. Dans le Process Mining, cet attribut permet de reconstituer le cycle de vie complet de chaque facture. Il sert à analyser les flux de processus, à identifier les goulots d’étranglement propres à certaines factures et à calculer des indicateurs au niveau du dossier, comme la durée totale du cycle. Tous les autres attributs apportent un contexte au parcours de ce numéro de facture précis. Pourquoi c’est important Il s’agit de l’ID de dossier essentiel qui relie toutes les étapes du processus pour une même facture et permet d’analyser sa durée et son parcours de bout en bout. Où les obtenir Il s’agit généralement du champ « Bill No. » ou « Invoice # » de l’objet AP Bill ou Vendor Invoice dans Sage Intacct. Exemples INV-2023-001237854-AXBSI-990432
	Activité ActivityName	Nom de l’étape ou de l’événement précis du processus qui s’est produit, par exemple « Invoice Approved » ou « Payment Executed ».
Description Le nom de l’activité décrit une étape unique du processus de comptabilité fournisseurs. Ces activités forment la séquence d’événements qui constitue le flux de processus de chaque facture. L’analyse de cette séquence est au cœur du Process Mining. Elle permet de découvrir la cartographie réelle du processus, d’identifier les écarts par rapport à la procédure standard et d’analyser les boucles de reprise, par exemple « Discrepancy Found » suivi de « Discrepancy Resolved ». La fréquence et l’ordre des activités sont fondamentaux pour comprendre l’efficacité du processus. Pourquoi c’est important Cet attribut définit les étapes de la cartographie du processus. Il est essentiel pour visualiser le flux de processus, identifier les goulots d’étranglement et analyser les écarts. Où les obtenir Cet attribut est dérivé des événements système, des changements de statut ou des entrées de la piste d’audit dans Sage Intacct, associés aux AP Bills et aux paiements. Exemples Facture reçueFacture approuvéePaiement planifiéPaiement exécuté
	Dernière mise à jour des données LastDataUpdate	Horodatage indiquant la dernière actualisation ou extraction des données de cet enregistrement depuis le système source.
Description Cet attribut fournit l’horodatage de l’extraction de données la plus récente. Il est essentiel pour comprendre l’actualité des données analysées et gérer les calendriers d’actualisation. Dans les Dashboards et les rapports, cette information renseigne les utilisateurs sur la fraîcheur des analyses. Par exemple, si la dernière mise à jour date d’une semaine, toute conclusion doit tenir compte du fait que les activités récentes du processus ne sont pas encore incluses. Il s’agit d’un champ important pour la gouvernance des données et le maintien de la confiance dans l’analyse. Pourquoi c’est important Indique l’actualité des données, afin que les utilisateurs comprennent dans quelle mesure l’analyse du processus est à jour et sachent quand la prochaine actualisation est nécessaire. Où les obtenir Cet horodatage est généré et ajouté à chaque ligne lors du processus d’extraction, de transformation et de chargement des données (ETL). Exemples 2023-11-20T04:00:00Z2023-11-21T04:00:00Z
	Heure de début EventTime	Date et heure précises auxquelles une activité ou une étape donnée du processus s’est produite.
Description L’heure de l’événement, ou l’horodatage, enregistre le moment exact où une activité s’est produite. Ces données chronologiques sont essentielles pour ordonner correctement les événements et calculer la durée entre les différentes étapes du processus. Dans l’analyse de Process Mining, les horodatages servent à construire la cartographie du processus dans l’ordre chronologique, à calculer les durées de cycle entre les activités et à analyser la performance du processus au fil du temps. Ils permettent d’identifier les moments où surviennent les retards, par exemple pendant les week-ends ou en dehors des heures ouvrées, et constituent la base de tous les KPI fondés sur le temps. Pourquoi c’est important Cet horodatage est essentiel pour ordonner les événements chronologiquement et calculer tous les indicateurs fondés sur la durée, comme le temps de cycle et le temps d’attente. Où les obtenir Dérivé de différents champs de date des objets Sage Intacct, tels que « Creation Date » sur les AP Bills, « Approval Date » ou « Payment Date » sur les AP Payments. Exemples 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-05T09:15:00Z
	Système source SourceSystem	Système depuis lequel les données ont été extraites, généralement une valeur statique identifiant l’ERP ou le logiciel comptable.
Description Cet attribut identifie l’origine des données du processus. Dans un environnement composé de plusieurs systèmes, il aide à différencier les sources et garantit la clarté de la traçabilité des données. Pour cette vue, la valeur sera toujours « Sage Intacct ». Bien qu’il s’agisse souvent d’une valeur statique dans une analyse portant sur un seul système, cet attribut est essentiel à la gouvernance des données et aux futurs projets susceptibles de combiner des données provenant de plusieurs systèmes. Il confirme que l’analyse repose sur les données de la source attendue. Pourquoi c’est important Garantit la traçabilité des données en identifiant clairement leur origine, ce qui est essentiel pour la gouvernance des données et les environnements composés de plusieurs systèmes. Où les obtenir Il s’agit généralement d’une valeur statique ajoutée lors de l’extraction et de la transformation des données. Exemples Sage Intacct
	Centre de coûts CostCenter	Service ou unité opérationnelle précis auquel la dépense de la facture est affectée.
Description Le centre de coûts est une dimension organisationnelle qui indique quelle partie de l’entreprise assume la dépense figurant sur la facture. Il est utilisé pour la budgétisation, l’affectation des coûts et le reporting financier. Dans le Process Mining, cet attribut est essentiel au Dashboard « Cost Center Processing Inconsistencies ». Il permet de comparer des indicateurs clés, comme la durée de cycle et les taux de reprise, entre différents centres de coûts. L’identification des centres de coûts les plus performants peut révéler des pratiques à partager, tandis que les centres moins performants peuvent nécessiter des améliorations ciblées ou une formation. Il s’agit de l’attribut principal du KPI « Cost Center Cycle Time Variance ». Pourquoi c’est important Permet de comparer la performance entre différentes unités opérationnelles, en mettant en évidence les incohérences et les possibilités de standardisation du processus. Où les obtenir Il s’agit d’une dimension standard disponible sur les lignes d’AP Bill dans Sage Intacct, souvent appelée « Department » ou dimension personnalisée du centre de coûts. Exemples Ventes, États-UnisMarketingInfrastructure informatiqueRecherche et développement
	Date d’échéance DueDate	Date à laquelle le paiement de la facture doit être effectué, conformément aux conditions de paiement.
Description La date d’échéance est la date convenue contractuellement pour régler une facture. Elle est déterminée par la date de la facture et les conditions de paiement négociées avec le fournisseur, par exemple Net 30. Cet attribut est essentiel pour suivre la ponctualité des paiements et planifier les finances. Il est utilisé dans le Dashboard « Payment Compliance & Policy Adherence » pour signaler les paiements en retard. Il est également indispensable au calcul du KPI « Early Payment Discount Capture Rate », car il sert de référence pour mesurer les paiements anticipés. Pourquoi c’est important Cette date est essentielle pour analyser les taux de paiement à temps, gérer la trésorerie et identifier les possibilités de récupération de remises pour paiement anticipé. Où les obtenir Il s’agit du champ « Due Date » de l’objet AP Bill dans Sage Intacct. Il peut être saisi manuellement ou calculé automatiquement à partir des conditions de paiement. Exemples 2023-11-152023-12-302024-01-10
	Date de comptabilisation PostingDate	Date à laquelle la transaction de la facture est comptabilisée dans le General Ledger (GL).
Description La date de comptabilisation correspond à la date à laquelle la transaction financière associée à la facture est officiellement enregistrée dans les livres de l’entreprise, c’est-à-dire dans le General Ledger. Cette date est essentielle pour la comptabilité et le reporting financier, car elle détermine la période fiscale au cours de laquelle la dépense est constatée. Dans l’analyse des processus, le délai entre la réception d’une facture et sa date de comptabilisation peut révéler des inefficacités lors des étapes de validation et d’approbation. Il s’agit d’une étape clé de l’activité « Invoice Posted To GL » et elle sert souvent à mesurer la partie « book-to-pay » du temps de cycle. L’analyse des dates de comptabilisation contribue à garantir une clôture financière ponctuelle et un reporting fiable. Pourquoi c’est important Indique le moment où une facture est officiellement enregistrée dans le système financier, ce qui est essentiel pour mesurer les délais du cycle comptable et garantir un reporting financier ponctuel. Où les obtenir Il s’agit du champ « Posting Date » de l’objet AP Bill dans Sage Intacct. Exemples 2023-10-282023-11-022023-11-10
	Montant de la facture InvoiceAmount	Valeur monétaire totale de la facture.
Description Le montant de la facture représente sa valeur financière totale, telle qu’elle a été soumise par le fournisseur. Il s’agit d’un attribut essentiel pour l’analyse financière et pour comprendre l’incidence de la valeur d’une facture sur son parcours de traitement. Dans l’analyse, il sert à répartir les factures par tranches de valeur, par exemple faible, moyenne ou élevée, afin de déterminer si les factures de montant élevé suivent des circuits d’approbation différents ou nécessitent davantage de temps. Il constitue également un élément clé du KPI « Payment Policy Conformance Rate », car les seuils d’approbation sont souvent fondés sur ce montant. Il aide à prioriser les efforts d’amélioration des processus portant sur les transactions de montant élevé. Pourquoi c’est important Permet une analyse fondée sur la valeur, par exemple pour déterminer si les factures de montant élevé suivent des parcours différents ou prennent plus de temps, et joue un rôle essentiel dans le contrôle du respect des seuils d’approbation. Où les obtenir Il s’agit du champ « Amount » ou « Transaction Amount » de l’objet AP Bill dans Sage Intacct. Exemples 150.755000.0025000.50
	Nom de l’utilisateur UserName	Nom de l’employé ou de l’utilisateur ayant effectué une activité précise sur la facture.
Description Le nom de l’utilisateur identifie la personne responsable d’un événement du processus, comme la saisie des données, la validation ou l’approbation. Il garantit la traçabilité des responsabilités et aide à analyser la performance des ressources ou des équipes. Cet attribut est essentiel au Dashboard « Invoice Approval Cycle Time Analysis », car il permet de déterminer si certains approbateurs sont régulièrement lents. Il peut également mettre en évidence les utilisateurs les plus performants ou ceux qui pourraient avoir besoin d’une formation complémentaire. L’analyse des activités par utilisateur aide à gérer les ressources et à comprendre la répartition de la charge de travail. Pourquoi c’est important Suit l’utilisateur ayant effectué une action, ce qui est essentiel pour analyser la performance des approbateurs, la répartition de la charge de travail et les besoins de formation. Où les obtenir Ces informations sont enregistrées dans la piste d’audit ou les journaux d’historique des objets AP Bill et AP Payment dans Sage Intacct, en association avec les changements de statut ou les modifications. Exemples Alice JohnsonBob Williamssystem.user
	Nom du fournisseur VendorName	Dénomination légale du fournisseur ayant soumis la facture.
Description Le nom du fournisseur identifie le fournisseur associé à une facture. Cet attribut est essentiel pour analyser les comportements et la performance propres à chaque fournisseur dans le processus de comptabilité fournisseurs. Cette dimension permet de filtrer la cartographie du processus afin d’examiner le traitement des factures de fournisseurs précis. Elle est essentielle au Dashboard « Vendor Performance & Processing Time » et au KPI « Vendor Cycle Time Variance », qui aident à identifier les factures traitées rapidement et celles qui rencontrent régulièrement des retards ou des écarts, révélant ainsi des possibilités de collaboration avec les fournisseurs et de standardisation du processus. Pourquoi c’est important Permet d’analyser les variations et la performance du processus par fournisseur, afin d’identifier les goulots d’étranglement ou les problèmes de qualité des factures propres à certains fournisseurs. Où les obtenir Ces informations se trouvent dans l’objet « Vendor » de Sage Intacct, associé à l’AP Bill. Exemples Staples Inc.Office DepotGlobal Tech ServicesCreative Solutions LLC
	Numéro du bon de commande PurchaseOrderNumber	Identifiant du Purchase Order associé à la facture, le cas échéant.
Description Le numéro du Purchase Order relie une facture à une demande d’achat préalablement approuvée. Les factures peuvent être associées ou non à un PO. La présence d’un numéro de PO permet généralement un rapprochement plus automatisé, à deux ou trois niveaux. Cet attribut est fondamental pour analyser l’activité « Purchase Order Matched » et les écarts associés. Il permet de segmenter le processus entre les factures associées à un PO et les factures sans PO, afin de comparer leurs durées de cycle et leurs taux d’automatisation. Un taux élevé d’écarts sur les factures associées à un PO peut indiquer des problèmes lors de la création des PO ou de la réception. Pourquoi c’est important Distingue les factures associées à un PO des factures sans PO, qui suivent souvent des parcours de traitement différents et offrent des possibilités d’automatisation distinctes. Où les obtenir Ce champ est disponible sur l’objet AP Bill dans Sage Intacct et sert à associer le Bill à un Purchase Order existant. Exemples PO-004581PO-005123N/D
	Statut de la facture InvoiceStatus	État actuel du traitement de la facture dans le flux de travail fournisseurs.
Description Le statut de la facture indique sa position actuelle dans son cycle de vie, par exemple « Draft », « Submitted for Approval », « Approved » ou « Paid ». Il fournit une vue instantanée de l’avancement de la facture. Cet attribut est essentiel au Dashboard « Invoice Throughput & Volume Trends », qui présente la répartition des factures entre les différents statuts à un moment donné. Il aide les responsables des opérations à surveiller les charges de travail, à identifier les goulots d’étranglement où les factures s’accumulent et à prévoir les délais d’achèvement. Le suivi des changements de statut au fil du temps constitue une méthode courante pour générer le journal d’activités utilisé en Process Mining. Pourquoi c’est important Fournit une vue instantanée de l’état actuel d’une facture, ce qui est essentiel pour surveiller les charges de travail et identifier les étapes auxquelles les factures restent bloquées. Où les obtenir Il s’agit généralement d’un champ « State » ou « Status » de l’objet AP Bill dans Sage Intacct. Exemples BrouillonSoumiseApprouvéePayée
	Statut du paiement PaymentStatus	Statut actuel de la transaction de paiement associée à la facture.
Description Le statut du paiement décrit l’état du paiement lui-même, indépendamment du statut de la facture. Les valeurs possibles sont « Planifié », « En cours », « Payé », « Compensé » ou « Échec ». Cet attribut est au cœur du Dashboard « Suivi du statut des paiements et des erreurs ». Il permet à l’équipe financière de suivre la réussite des campagnes de paiement, d’identifier et de résoudre rapidement les paiements en échec, ainsi que de surveiller les éventuels paiements en double. L’analyse du temps passé dans chaque statut de paiement aide à affiner le processus d’exécution des paiements et à améliorer la prévisibilité de la trésorerie. Pourquoi c’est important Suit la réussite et l’état de l’étape finale du paiement afin d’identifier et de résoudre rapidement les erreurs ou les retards de paiement. Où les obtenir Ces informations se trouvent dans l’objet AP Payment ou Bill Payment de Sage Intacct. Exemples PlanifiéeEnvoyée à la banqueCompenséeAnnulée
	Date de facture InvoiceDate	Date à laquelle la facture a été émise par le fournisseur.
Description La date de facture, également appelée date de facture fournisseur, est la date imprimée sur la facture par le fournisseur. Elle marque le début officiel du délai de paiement, par exemple le début du décompte « Net 30 ». Cet attribut sert de référence pour mesurer le temps nécessaire à l’enregistrement d’une facture dans le système, lors de l’activité « Facture reçue », une mesure appelée « délai de réception de la facture ». La réduction de ce délai constitue souvent un objectif important pour les équipes fournisseurs qui souhaitent améliorer la visibilité sur leurs processus et leurs prévisions de trésorerie. Il s’agit d’une date fondamentale pour de nombreux calculs financiers. Pourquoi c’est important Représente le point de départ du point de vue du fournisseur. Cette date sert à calculer le délai de réception de la facture et à déterminer sa date d’échéance. Où les obtenir Il s’agit du champ « Bill Date » ou « Date » de l’objet AP Bill dans Sage Intacct. Exemples 2023-10-152023-10-202023-11-01
	Date limite de remise EarlyPaymentDiscountDate	Date limite à laquelle une facture doit être payée pour bénéficier d’une remise pour paiement anticipé.
Description Cet attribut correspond à la date limite à laquelle une facture doit être payée pour bénéficier de la remise proposée par le fournisseur. Il est calculé à partir de la date de facture et des conditions de remise, par exemple 10 jours après la date de facture pour des conditions «a02/10, Net 30a0». Cette date constitue un SLA interne essentiel pour le processus fournisseurs. Le Dashboard «a0Taux d’obtention des remises pour paiement anticipéa0» l’utilise pour déterminer si le paiement a été effectué à temps pour bénéficier de la remise. Le suivi de l’écart entre la date de paiement et cette échéance peut révéler des goulots d’étranglement lors des étapes d’approbation et de planification des paiements. Pourquoi c’est important Constitue une échéance importante pour l’équipe fournisseurs. La respecter se traduit directement par des économies pour l’entreprise. Où les obtenir Cette date est calculée à partir des champs « Bill Date » et « Payment Terms » de l’enregistrement AP Bill dans Sage Intacct. Exemples 2023-10-252023-11-102023-11-30
	Département Department	Nom du département interne associé à la facture, souvent utilisé pour les approbations et l’imputation des coûts.
Description Le département est un attribut organisationnel qui associe une facture à un domaine fonctionnel précis de l’entreprise, comme le « Marketing » ou les « Technologies de l’information ». Il sert souvent à acheminer les demandes d’approbation vers le responsable ou le manager du département concerné. À l’instar du centre de coûts, cette dimension permet d’analyser les performances des différentes composantes de l’entreprise. Elle peut servir à comparer les délais d’approbation ou les taux de reprise par département, afin de repérer les processus qui fonctionnent correctement et ceux qui rencontrent des difficultés. Cette analyse contribue à standardiser le processus fournisseurs dans l’ensemble de l’organisation. Pourquoi c’est important Permet de comparer les performances des processus entre les différents domaines fonctionnels de l’entreprise et soutient les initiatives de standardisation. Où les obtenir Il s’agit d’une dimension standard de Sage Intacct qui peut être associée à des transactions telles que les AP Bills. Exemples MarketingVentesInformatiqueFinance
	Devise Currency	Devise dans laquelle le montant de la facture est exprimé.
Description L’attribut Currency indique l’unité monétaire du montant de la facture, par exemple USD, EUR ou GBP. Il est particulièrement important pour les organisations internationales qui traitent des factures dans plusieurs devises. Dans le cadre des analyses, il est indispensable pour établir des rapports financiers exacts et convertir les montants dans une devise commune à des fins de comparaison. Le filtrage par devise peut également révéler si les factures libellées dans certaines devises nécessitent davantage de temps de traitement, notamment en raison de réglementations bancaires ou de processus d’approbation différents. Il fournit le contexte nécessaire à l’interprétation de toutes les valeurs monétaires. Pourquoi c’est important Fournit le contexte nécessaire à l’interprétation de toutes les valeurs monétaires et garantit la précision des analyses financières, notamment dans les organisations internationales. Où les obtenir Il s’agit du champ « Currency » de l’objet AP Bill, souvent hérité de la fiche Vendor dans Sage Intacct lorsque la gestion multidevise est activée. Exemples USDEURGBP
	Durée du cycle d’approbation ApprovalCycleTime	Temps écoulé entre l’envoi d’une facture pour approbation et son approbation définitive.
Description Le temps de cycle d’approbation mesure précisément la durée de la phase d’approbation du processus. Il correspond à la différence entre l’horodatage «a0Facture approuvéea0» et l’horodatage «a0Orientée pour approbationa0». Cette métrique est au cœur du Dashboard «a0Analyse du temps de cycle d’approbation des facturesa0». Elle aide à localiser les goulots d’étranglement du flux de travail d’approbation, qu’ils soient liés à certains approbateurs, services ou types de factures. Réduire ce temps de cycle constitue souvent un objectif prioritaire, car il influence directement la capacité à obtenir les remises pour paiement anticipé et à effectuer les paiements dans les délais. Pourquoi c’est important Mesure l’efficacité du flux de travail d’approbation et aide à identifier les approbateurs lents ou les goulots d’étranglement qui retardent les paiements et risquent de faire perdre des remises. Où les obtenir Cette mesure est calculée dans l’outil de Process Mining en soustrayant l’horodatage de l’activité « Routed For Approval » de celui de l’activité « Invoice Approved ». Exemples 2 jours et 3 heures7 jours et 1 heure10 heures et 30 minutes
	ID fournisseur VendorId	Identifiant unique du système associé au fournisseur.
Description L’ID fournisseur est un identifiant unique généré par le système pour chaque fiche fournisseur. Contrairement au nom du fournisseur, qui peut parfois varier, l’ID fournisseur constitue une clé stable pour relier les données et effectuer des analyses. Le nom du fournisseur est plus lisible dans les Dashboards, mais l’ID fournisseur est techniquement plus fiable pour les agrégations et le filtrage, notamment lorsque les noms présentent de légères différences, par exemple « Staples Inc. » et « Staples ». Il garantit que toutes les transactions d’un fournisseur donné sont correctement regroupées pour permettre une analyse précise de ses performances. Pourquoi c’est important Fournit une clé stable et unique pour un fournisseur, afin de garantir une agrégation précise des données lors des analyses associées aux fournisseurs, même lorsque leurs noms varient. Où les obtenir Il s’agit du champ « Vendor ID » de l’objet Vendor dans Sage Intacct. Exemples V1001V1002V2304
	Montant de la remise EarlyPaymentDiscountAmount	Montant de la remise potentielle accordée lorsque la facture est payée avant sa date d’échéance standard.
Description Cet attribut représente la valeur de la remise pour paiement anticipé proposée par le fournisseur, conformément aux conditions de paiement. Par exemple, « 2/10, Net 30 » signifie qu’une remise de 2 % est accordée en cas de paiement sous 10 jours. Ce montant est essentiel pour le KPI et le Dashboard « Taux de capture des remises pour paiement anticipé ». Il quantifie l’économie potentielle associée à chaque facture et permet à l’équipe financière de prioriser les paiements offrant les remises les plus importantes. La comparaison du montant total des remises potentielles avec le montant effectivement obtenu met en évidence l’impact financier des inefficacités du processus. Pourquoi c’est important Quantifie les économies potentielles liées aux paiements anticipés, afin de prioriser les factures et de mesurer l’impact financier de l’efficacité du processus fournisseurs. Où les obtenir Cette valeur est généralement calculée à partir des champs « Payment Terms » et « Invoice Amount » de l’AP Bill dans Sage Intacct. Exemples 10.0050.25250.00
	Motif de l’écart DiscrepancyReason	Code ou texte décrivant la raison d’un écart sur une facture, par exemple une différence de prix ou de quantité.
Description Le motif de l’écart fournit le contexte nécessaire lorsqu’une facture échoue à la validation ou au rapprochement avec un bon de commande. Il explique pourquoi la facture a été signalée pour un contrôle manuel. Les motifs courants sont les différences de prix, les écarts de quantité ou les informations manquantes. Cet attribut est au cœur du Dashboard « Délai de résolution des écarts et reprises ». L’analyse des motifs d’écart les plus fréquents permet à l’entreprise d’identifier les causes profondes, qu’elles soient liées à certains fournisseurs, à des articles ou à des erreurs de saisie internes. Cette analyse est précieuse pour mettre en place des améliorations ciblées, comme la mise à jour des données de référence ou l’amélioration de la communication avec les fournisseurs. Pourquoi c’est important Explique la cause profonde des reprises et des retards, afin de permettre des améliorations ciblées, de réduire les exceptions et d’augmenter le taux de traitement automatique de bout en bout. Où les obtenir Ces informations peuvent être stockées dans un champ personnalisé ou un champ de notes, ou être déduites de certains statuts d’exception dans Sage Intacct ou dans une solution OCR/de capture intégrée. Exemples Écart de prixÉcart de quantitéNuméro de commande d'achat non valideFacture en double
	Reprise nécessaire IsRework	Indicateur booléen égal à vrai lorsque la facture est passée par une boucle de reprise, par exemple pour résoudre un écart.
Description Cet attribut calculé signale les factures qui ont subi un ou plusieurs cycles de reprise. Une reprise se produit lorsqu’une étape du processus doit être répétée en raison d’une erreur ou d’une exception, par exemple lorsqu’un événement « Discrepancy Found » est suivi d’un événement « Discrepancy Resolved ». Cet indicateur sert à calculer le KPI « Taux de reprise des factures » et à filtrer la cartographie du processus afin d’analyser spécifiquement les parcours comportant une reprise. Comprendre quelles factures nécessitent une reprise et pour quelles raisons est essentiel pour identifier les causes profondes des inefficacités, comme la mauvaise qualité des données fournies par les fournisseurs ou des données de référence incorrectes. Pourquoi c’est important Signale les factures qui ont nécessité un travail supplémentaire non prévu, afin de quantifier l’inefficacité du processus et d’identifier les causes profondes des exceptions. Où les obtenir Cet indicateur booléen est calculé dans l’outil de Process Mining en recherchant la présence d’activités de reprise précises, par exemple « Discrepancy Resolved », dans la séquence d’événements du cas. Exemples truefalse
	Traitement de bout en bout IsStraightThrough	Indicateur booléen égal à vrai lorsque la facture a été traitée sans intervention manuelle ni reprise.
Description Cet attribut identifie les factures traitées entièrement automatiquement, de leur réception à la planification du paiement, sans intervention manuelle ni gestion d’exception. Il est généralement l’inverse de l’indicateur « Is Rework ». Cet indicateur sert à calculer le KPI « Taux de traitement automatique de bout en bout des factures », une mesure importante de l’automatisation et de l’efficacité du processus. Un taux élevé indique un processus fournisseurs mature et bien maîtrisé. L’analyse des caractéristiques des factures qui ne sont pas traitées automatiquement permet d’identifier les obstacles restants à l’automatisation complète. Pourquoi c’est important Identifie les factures entièrement automatisées, afin de mesurer la réussite des initiatives d’automatisation et de repérer les possibilités d’amélioration. Où les obtenir Cet indicateur est calculé dans l’outil de Process Mining, généralement comme l’inverse de l’indicateur « IsRework » ou en définissant une séquence d’activités correspondant au « parcours nominal ». Exemples truefalse

Obligatoire Recommandé Facultatif

Activités du traitement des factures fournisseurs

Voici les principales étapes et les jalons du processus à enregistrer dans votre journal d’événements pour découvrir et analyser précisément votre flux de travail de traitement des factures.

7 Recommandé 7 Facultatif

	Activité	Description
	Bon de commande rapproché	Confirme que les informations de la facture, notamment les quantités et les prix, ont été correctement rapprochées avec un bon de commande correspondant. Cet événement est souvent enregistré explicitement lorsqu’un utilisateur associe un PO à un AP Bill.
Pourquoi c’est important Il s’agit d’une étape essentielle pour les factures associées à un PO. Les échecs ou les délais importants lors du rapprochement signalent des écarts potentiels et constituent une source fréquente de goulots d’étranglement. Où les obtenir Enregistré dans le journal des transactions ou la piste d’audit lorsqu’un utilisateur exécute l’action « Match » ou associe un « Purchase Order » à l’objet « AP Bill ». Collecte Identifiez l’entrée du journal d’événements correspondant à l’association d’un Purchase Order à un AP Bill. Type d’événement explicit
	Facture approuvée	Signifie que la facture a été approuvée par l’autorité désignée et qu’elle est prête à être comptabilisée pour paiement. Il s’agit d’un événement explicite enregistré dans l’historique des approbations ou la piste d’audit de Sage Intacct.
Pourquoi c’est important Il s’agit d’une étape importante qui clôt le cycle d’approbation. Les retards avant cette étape indiquent des goulots d’étranglement dans les approbations, tandis qu’une approbation rapide est essentielle pour récupérer les remises pour paiement anticipé. Où les obtenir Enregistré explicitement dans les journaux de l’historique des approbations associés à l’objet « AP Bill ». L’horodatage et l’utilisateur approbateur sont généralement consignés. Collecte Utilisez l’horodatage de l’enregistrement d’approbation finale dans l’historique des approbations de la facture. Type d’événement explicit
	Facture comptabilisée dans le GL	Marque la transaction au cours de laquelle la facture approuvée est officiellement comptabilisée dans le General Ledger, créant ainsi une dette financière. Il s’agit d’un événement comptable explicite et fondamental dans Sage Intacct.
Pourquoi c’est important Il s’agit d’une étape financière importante qui transforme la facture en dette officielle de l’entreprise, la prépare au paiement et a une incidence sur les états financiers. Où les obtenir Il s’agit d’une transaction explicite. La date de comptabilisation est enregistrée directement sur l’objet « AP Bill » ou dans les enregistrements « GL Entry » associés. Collecte Utilisez la « Posting Date » de l’AP Bill ou la date de création de la transaction GL associée. Type d’événement explicit
	Facture reçue	Marque le début du processus, lorsqu’une facture est saisie dans Sage Intacct, manuellement ou au moyen d’une solution de capture automatisée. Cet événement est généralement déduit de l’horodatage de création de l’enregistrement AP Bill.
Pourquoi c’est important Ce point établit le début de référence pour tous les calculs de durée de cycle, indispensables à la mesure de l’efficacité globale du processus et du débit de traitement des factures. Où les obtenir Déduit de l’horodatage « Created Date » de l’objet « AP Bill » (APBILL). Il s’agit de l’événement de début le plus fiable pour ce processus. Collecte Utilisez l’horodatage de création de l’enregistrement AP Bill. Type d’événement inferred
	Paiement compensé	Dernière étape, elle confirme que le paiement a été compensé par la banque et que la transaction est rapprochée. Cet événement est généralement enregistré lors du rapprochement bancaire dans le module Cash Management de Sage Intacct.
Pourquoi c’est important Cet événement marque la véritable fin du cycle de vie de la facture. La durée complète du cycle de bout en bout est mesurée jusqu’à ce point, ce qui donne une vision complète des sorties de trésorerie. Où les obtenir Déduit de la « Clearing Date » ou de la « Reconciliation Date » associée à la transaction « AP Payment » dans le module Cash Management. Collecte Utilisez la date de compensation de l’enregistrement de rapprochement bancaire associé à la transaction de paiement. Type d’événement inferred
	Paiement exécuté	Marque l’exécution de la transaction de paiement, au cours de laquelle les fonds sont versés au fournisseur. Il s’agit d’un événement explicite associé à une date de transaction précise.
Pourquoi c’est important Il s’agit d’une étape importante pour mesurer la conformité des paiements et le KPI Early Payment Discount Capture Rate. Le délai entre l’approbation et cet événement montre l’efficacité du traitement des paiements. Où les obtenir Enregistré à partir de l’objet « AP Payment » associé à l’« AP Bill ». Cet objet contient un champ « Payment Date » ou un horodatage d’exécution de la transaction. Collecte Utilisez le champ « Payment Date » de l’enregistrement AP Payment associé. Type d’événement explicit
	Transmise pour approbation	Représente la soumission d’une facture validée et rapprochée dans le flux de travail d’approbation. Sage Intacct enregistre cette action lorsqu’une facture est soumise pour approbation et déclenche les notifications correspondantes.
Pourquoi c’est important Marque le début du cycle d’approbation. Le suivi de cet événement est essentiel pour analyser le KPI Average Invoice Approval Time et identifier les retards. Où les obtenir Enregistré dans la piste d’audit ou les journaux de transactions lorsque l’état de l’AP Bill passe à « Submitted for Approval ». Cette action constitue souvent un événement explicite. Collecte Utilisez l’horodatage du journal d’audit correspondant à la soumission de la facture au moteur d’approbation. Type d’événement explicit
	Données de facture validées	Représente la validation réussie des données de la facture au regard des règles métier, notamment la présence du bon fournisseur et des champs obligatoires. Cet événement est souvent déduit lorsqu’un enregistrement AP Bill est enregistré ou soumis sans générer d’erreur de validation.
Pourquoi c’est important Suit le contrôle initial de la qualité des données. Des retards à cette étape peuvent révéler des problèmes de précision de la capture ou de conformité du fournisseur, et réduire les taux de traitement STP. Où les obtenir Déduit de l’horodatage auquel l’enregistrement AP Bill passe de l’état « Draft » à l’état « Submitted ». Vérifiez le champ « State » ou « Status » de l’objet « AP Bill ». Collecte Suivez l’horodatage du changement de statut de « Draft » à « Submitted » sur l’objet AP Bill. Type d’événement inferred
	Écart détecté	Indique qu’une incohérence a été identifiée lors de la validation ou du rapprochement, par exemple une différence de prix ou de quantité. Cet événement est généralement déduit lorsqu’une facture reçoit le statut « Hold » ou « Exception ».
Pourquoi c’est important Repère le début des boucles de reprise. L’analyse de la fréquence et du type d’écarts est essentielle pour améliorer le KPI Invoice Rework Rate. Où les obtenir Déduit d’un changement de statut de l’objet « AP Bill » vers un état tel que « On Hold », « Exception » ou « Discrepancy ». La piste d’audit peut également faire apparaître des tentatives de rapprochement infructueuses. Collecte Suivez l’horodatage du changement vers un état lié à une exception sur l’objet AP Bill. Type d’événement inferred
	Écart résolu	Marque la résolution d’un écart précédemment identifié, permettant à la facture de poursuivre son traitement. Cet événement est déduit lorsque le statut de la facture passe de « On Hold » à un état normal de traitement.
Pourquoi c’est important La mesure du délai entre « Discrepancy Found » et « Discrepancy Resolved » est essentielle pour le KPI Discrepancy Resolution Cycle Time. Où les obtenir Déduit d’un changement de statut de l’objet « AP Bill », qui passe d’un état d’exception, par exemple « On Hold », à un état actif, tel que « Submitted » ou « Pending Approval ». Collecte Suivez l’horodatage du changement d’un état d’exception vers un état de traitement. Type d’événement inferred
	Facture annulée	Représente l’annulation ou l’extourne d’un AP Bill, ce qui met fin prématurément au processus. Il s’agit d’une action explicite enregistrée dans la piste d’audit du système, qui supprime effectivement la dette.
Pourquoi c’est important Identifie les exceptions terminales du processus. Un taux d’annulation élevé peut indiquer des problèmes de factures en double ou de saisie initiale incorrecte des données. Où les obtenir Enregistré explicitement lorsqu’un utilisateur annule ou extourne un « AP Bill ». Cette action et son horodatage figurent dans la piste d’audit ou sont reflétés par un statut « Void » ou « Cancelled ». Collecte Utilisez l’horodatage de la transaction « Void » ou du changement de statut vers « Cancelled » sur l’objet AP Bill. Type d’événement explicit
	Facture rejetée	Indique qu’un approbateur a rejeté la facture, ce qui nécessite généralement de la corriger puis de la soumettre à nouveau. Il s’agit d’un événement explicite enregistré dans les journaux de l’historique des approbations.
Pourquoi c’est important Met en évidence les boucles de reprise du processus d’approbation. Un taux de rejet élevé peut signaler des problèmes de qualité des données en amont ou un non-respect des politiques. Où les obtenir Enregistré explicitement dans les journaux de l’historique des approbations associés à l’objet « AP Bill », qui consignent les actions « Decline » ou « Reject ». Collecte Utilisez l’horodatage de l’enregistrement « Reject » ou « Decline » dans l’historique des approbations de la facture. Type d’événement explicit
	Paiement planifié	Représente l’étape au cours de laquelle une facture approuvée et comptabilisée est sélectionnée et incluse dans un lot ou une série de paiements. Cet événement peut être déduit lorsque la facture est ajoutée à un objet « AP Payment Request » ou à un objet de lot similaire.
Pourquoi c’est important Fait le lien entre l’approbation et l’exécution effective du paiement. L’analyse du temps passé à cette étape aide à comprendre la gestion de la trésorerie et l’efficacité de la planification des paiements. Où les obtenir Déduit de la date de création de l’objet « AP Payment » qui inclut l’« AP Bill ». Le statut de la facture peut également passer à « Scheduled for Payment ». Collecte Utilisez l’horodatage auquel l’AP Bill est associé à un lot de paiements planifié, mais pas encore exécuté. Type d’événement inferred
	Remise pour paiement anticipé obtenue	Événement calculé qui se produit lorsqu’un paiement est exécuté pendant la période ouvrant droit à la remise pour paiement anticipé du fournisseur. Il est déterminé en comparant la date d’exécution du paiement aux dates de la facture et des conditions de paiement.
Pourquoi c’est important Contribue directement au KPI Early Payment Discount Capture Rate en signalant explicitement les remises effectivement obtenues. Cela aide à analyser et à maximiser les économies réalisées. Où les obtenir Calculé en comparant la « Payment Date » de l’objet « AP Payment » aux champs « Invoice Date » et « Payment Terms » de l’objet « AP Bill ». Collecte IF « Payment Date » <= (« Invoice Date » + Discount Period de « Payment Terms »), THEN l’événement se produit. Type d’événement calculated

Recommandé Facultatif

Guides d’extraction

Comment récupérer vos données depuis Sage Intacct

Étapes

Prérequisa0 : vérifiez que vous disposez d’un rôle utilisateur Sage Intacct autorisé à accéder au Custom Report Writer, ainsi que des droits de lecture pour les modules Accounts Payable, Purchasing et Cash Management.
Accédez au Report Centera0 : connectez-vous à Sage Intacct, puis accédez à Reports > Custom reports.
Créez le rapport 1a0 : événements principaux des facturesa0 : créez un rapport personnalisé. Sélectionnez AP Bill comme objet principal. Ce rapport enregistrera les événements directement disponibles dans l’enregistrement AP Bill.
Ajoutez les jointures du rapport 1a0 : dans l’onglet «a0Dataa0» du générateur de rapports, reliez l’objet AP Bill à l’objet Vendor pour récupérer le nom du fournisseur.
Définissez les colonnes du rapport 1a0 : dans l’onglet «a0Columnsa0», ajoutez des champs tels que Bill No, Vendor Name, Total Amount, Due Date, PO Number, State, ainsi que les principaux champs de datea0 : When Created pour «a0Facture reçuea0», When Posted pour «a0Facture comptabilisée dans le grand livrea0» et When Modified. Utilisez des formules pour créer les colonnes ActivityName et EventTime correspondant à ces événements.
Créez le rapport 2a0 : événements d’approbationa0 : créez un deuxième rapport personnalisé. Sélectionnez AP Bill Approval, ou un objet d’audit ou d’historique similaire, comme objet principal. Reliez-le à AP Bill et Vendor à l’aide de la clé AP Bill.
Définissez les colonnes du rapport 2a0 : ce rapport enregistrera les événements du flux de travail. Ajoutez les colonnes AP Bill No, Approver et la date de l’action d’approbation. Utilisez des formules pour définir ActivityName sur «a0Routed For Approvala0», «a0Invoice Approveda0» ou «a0Invoice Rejecteda0» selon le champ de statut ou d’action de l’approbation. EventTime correspondra à l’horodatage de l’action d’approbation.
Créez le rapport 3a0 : événements de paiementa0 : créez un troisième rapport personnalisé. Sélectionnez AP Payment comme objet principal. Ajoutez une jointure vers AP Payment Detail, puis vers AP Bill et enfin vers Vendor.
Définissez les colonnes du rapport 3a0 : ce rapport enregistre les activités de paiement. Ajoutez les colonnes AP Bill No, Payment Date pour «a0Paiement exécutéa0» et State. Pour enregistrer «a0Paiement planifiéa0», utilisez l’horodatage When Created de l’enregistrement AP Payment. Reliez Bank Transaction, issu de Cash Management, et utilisez Reconciliation Date pour l’activité «a0Paiement compenséa0».
Exécutez et exportez les rapportsa0 : pour chacun des trois rapports, appliquez un filtre de période identique, par exemple sur la date de création AP Bill, couvrant les trois à six derniers mois. Exécutez chaque rapport et exportez les résultats au format CSV.
Combinez et transformez les donnéesa0 : utilisez un outil externe tel que Microsoft Excel avec Power Query, un script Python ou un outil de préparation des données. Importez les trois fichiers CSV. Pour chaque fichier, vérifiez que les colonnes portent des noms cohérents, comme InvoiceNumber, ActivityName et EventTime. Empilez, par ajout ou union, les données des trois fichiers dans une table unique.
Finalisez le journal d’événementsa0 : dans votre outil de transformation, ajoutez les colonnes statiques SourceSystem, par exemple «a0Sage Intaccta0», et LastDataUpdate, correspondant à l’horodatage actuel. Calculez l’événement dérivé «a0Remise pour paiement anticipé obtenuea0» en comparant la date de Payment Executed à la date d’échéance ou de remise de la facture. Enregistrez la table finale combinée dans un fichier CSV unique. Elle constituera le journal d’événements prêt à être importé.

Configuration

Autorisations utilisateur : un rôle disposant d’un accès à Custom Report Writer et de droits de lecture sur les objets Sage Intacct suivants est requis : AP Bill, AP Payment, AP Payment Detail, Vendor, AP Bill Approval History et Bank Transaction.
Période : il est essentiel d’appliquer un filtre de période cohérent à tous les rapports afin de garantir l’intégrité des données. Une approche courante consiste à filtrer AP Bill > When Created sur une période de 3 à 6 mois. Pour les volumes importants, envisagez d’exécuter les rapports sur des intervalles plus courts, par exemple un mois à la fois, afin d’éviter les délais d’expiration du navigateur.
Jointures entre objets : la précision de l’extraction dépend de la bonne association des différents objets de données. Par exemple, AP Payment Detail relie AP Payment à AP Bill. Des jointures incorrectes entraîneront des données manquantes ou dupliquées.
Filtres des rapports : au-delà de la période, vous pouvez appliquer des filtres aux entités ou sociétés concernées si vous travaillez dans un environnement multi-entités. Vous pouvez également filtrer par Vendor Type ou Bill State pour restreindre le périmètre.
Champs calculés et formules : les fonctions de formule de l’outil de création de rapports servent à créer la colonne statique ActivityName pour chaque événement d’un rapport. Cette étape est essentielle pour structurer correctement le résultat final destiné au Process Mining.

a Exemple de requête sql

-- This is a configuration-based extraction using Sage Intacct's Custom Report Writer.
-- The logic is implemented by creating and combining multiple reports.

-- =============== REPORT 1: CORE INVOICE EVENTS ===============
-- Primary Object: AP Bill
-- Joins:
--   - AP Bill -> Vendor (on VENDORID)

-- Columns / Mapping:
--   InvoiceNumber: AP Bill.Bill No
--   VendorName: Vendor.Name
--   InvoiceAmount: AP Bill.Total Amount
--   DueDate: AP Bill.Due Date
--   PostingDate: AP Bill.When Posted
--   PurchaseOrderNumber: AP Bill.PO Number
--   CostCenter: AP Bill Entry.Department ID [Or other relevant dimension]
--   InvoiceStatus: AP Bill.State
--   SourceSystem: 'Sage Intacct' (Static Value)
--   LastDataUpdate: [Current Extraction Timestamp] (Static Value)

--   --- Activity: Invoice Received ---
--   ActivityName: 'Invoice Received' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Bill.When Created
--   UserName: AP Bill.Created By

--   --- Activity: Invoice Data Validated ---
--   ActivityName: 'Invoice Data Validated' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Bill.When Submitted for Approval [If available, otherwise use When Created]
--   UserName: AP Bill.Submitted By

--   --- Activity: Purchase Order Matched ---
--   ActivityName: 'Purchase Order Matched' (Formula/Static, create row only if AP Bill.PO Number is not null)
--   EventTime: AP Bill.When Modified [Timestamp when PO Number was populated, may require audit trail report]
--   UserName: AP Bill.Modified By

--   --- Activity: Discrepancy Found / Resolved / Cancelled ---
--   Note: These are status changes. Create one row per relevant status change from an Audit Trail report on AP Bill.
--   ActivityName: (Formula based on AP Bill.State change, e.g., IF(new_state='On Hold', 'Discrepancy Found', IF(old_state='On Hold', 'Discrepancy Resolved', '')))
--   EventTime: Audit Trail.When Changed
--   UserName: Audit Trail.Changed By

--   --- Activity: Invoice Posted To GL ---
--   ActivityName: 'Invoice Posted To GL' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Bill.When Posted
--   UserName: AP Bill.Modified By


-- =============== REPORT 2: APPROVAL EVENTS ===============
-- Primary Object: AP Bill Approval History (or equivalent audit object)
-- Joins:
--   - AP Bill Approval History -> AP Bill (on BILLID)
--   - AP Bill -> Vendor (on VENDORID)

-- Columns / Mapping:
--   InvoiceNumber: AP Bill.Bill No
--   EventTime: AP Bill Approval History.Date
--   UserName: AP Bill Approval History.Approver Name
--   ... (other attributes joined from AP Bill)

--   --- Activity Logic ---
--   ActivityName: (Formula based on AP Bill Approval History.Action, e.g., IF(Action='Submitted', 'Routed For Approval', IF(Action='Approved', 'Invoice Approved', IF(Action='Rejected', 'Invoice Rejected', ''))))


-- =============== REPORT 3: PAYMENT EVENTS ===============
-- Primary Object: AP Payment
-- Joins:
--   - AP Payment -> AP Payment Detail (on RECORDNO)
--   - AP Payment Detail -> AP Bill (on BILLID)
--   - AP Bill -> Vendor (on VENDORID)
--   - AP Payment -> Bank Transaction (on PAYMENTKEY)

-- Columns / Mapping:
--   InvoiceNumber: AP Bill.Bill No
--   PaymentStatus: AP Payment.State
--   ... (other attributes joined from AP Bill and Vendor)

--   --- Activity: Payment Scheduled ---
--   ActivityName: 'Payment Scheduled' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Payment.When Created
--   UserName: AP Payment.Created By

--   --- Activity: Payment Executed ---
--   ActivityName: 'Payment Executed' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Payment.Payment Date
--   UserName: AP Payment.Created By

--   --- Activity: Early Payment Taken ---
--   ActivityName: 'Early Payment Taken' (Formula/Static, row generated only IF AP Payment.Payment Date <= AP Bill.Discount Date)
--   EventTime: AP Payment.Payment Date
--   UserName: AP Payment.Created By

--   --- Activity: Payment Cleared ---
--   ActivityName: 'Payment Cleared' (Formula/Static)
--   EventTime: Bank Transaction.Reconciliation Date
--   UserName: Bank Transaction.Reconciled By [Or similar field]

Étapes

Prérequis : vérifiez que Python 3.6 ou une version ultérieure est installé, avec les bibliothèques requests, pandas et lxml. Obtenez les identifiants Sage Intacct Web Services, à savoir Sender ID, Sender Password, Company ID, User ID et User Password, pour un utilisateur disposant de droits de lecture sur les objets APBILL, APPYMT et VENDOR.
Préparer l’environnement : créez un nouveau répertoire de projet. Installez les bibliothèques Python requises avec pip : pip install requests pandas lxml.
Configurer le script : enregistrez le script Python fourni dans un fichier, par exemple extract_intacct_ap.py. Ouvrez le fichier et remplacez les valeurs fictives du dictionnaire SAGE_INTACCT_CREDS par vos identifiants réels et l’URL du point de terminaison.
Définir les paramètres d’extraction : dans la section principale du script, ajustez les variables start_date et end_date pour définir la période d’extraction souhaitée. Une période de 3 à 6 mois est recommandée pour l’analyse initiale.
Exécuter le script : ouvrez un terminal ou une invite de commandes, accédez à votre répertoire de projet et exécutez le script avec la commande suivante : python extract_intacct_ap.py. Le script commencera à envoyer des requêtes à l’API Sage Intacct.
Suivre l’exécution : le script affiche dans la console des messages de progression indiquant l’objet récupéré et le nombre d’enregistrements obtenus. L’opération peut prendre plusieurs minutes selon la période et le volume de données.
Gérer la pagination de l’API : le script gère automatiquement la pagination de l’API. Il envoie des requêtes par lots, ou pages, jusqu’à récupérer tous les enregistrements de la période indiquée.
Transformer les données : une fois les données brutes récupérées, le script traite chaque enregistrement APBILL et APPYMT. Il génère automatiquement des lignes distinctes pour chacune des 14 activités métier définies, en calculant ActivityName et EventTime pour chaque étape.
Enrichir les données : le script récupère les données des fournisseurs à partir de VENDORID dans les factures, puis fusionne VendorName avec l’Event Log afin d’enrichir le jeu de données.
Générer le fichier de sortie : une fois l’exécution terminée, le script crée un fichier nommé sage_intacct_ap_event_log.csv dans le même répertoire. Ce fichier contient l’Event Log structuré.
Vérifier le résultat : ouvrez le fichier CSV généré dans un tableur afin d’en vérifier le contenu. Assurez-vous que les 14 activités sont présentes et que les colonnes sont renseignées comme prévu.
Importer dans ProcessMind : le fichier CSV généré est désormais prêt à être importé directement dans la plateforme ProcessMind pour analyse.

Configuration

Identifiants API : le script nécessite un dictionnaire contenant les identifiants sender_id, sender_password, company_id, user_id et user_password. Pour des raisons de sécurité, il est vivement recommandé d’utiliser un utilisateur Web Services dédié, avec des droits en lecture seule.
Point de terminaison de l’API : endpoint_url doit être défini sur l’URL correcte de votre instance Sage Intacct, généralement https://api.intacct.com/ia/xml/xmlgw.phtml.
Période : les variables start_date et end_date contrôlent la fenêtre d’extraction. Le script filtre les enregistrements à partir du champ WHENCREATED. Pour une première analyse, une période de 3 à 6 mois constitue un bon compromis entre volume de données et richesse des analyses.
Filtres de requête : les requêtes XML du script filtrent les enregistrements APBILL selon leur date de création. Si nécessaire, vous pouvez ajouter d’autres filtres, par exemple sur STATE ou DEPARTMENTID, dans le bloc du contenu XML.
Taille des pages : le paramètre pagesize de la fonction readByQuery est défini sur 1 000, valeur maximale autorisée, afin d’accélérer la récupération des données. La logique du script parcourt automatiquement toutes les pages suivantes.
Champs des objets : le script précise les champs à récupérer pour chaque objet, APBILL, APPYMT et VENDOR. Si vous utilisez des champs personnalisés dans votre processus, leurs noms d’API doivent être ajoutés à la liste correspondant à l’objet concerné dans le script.

a Exemple de requête python

import requests
import pandas as pd
from lxml import etree
import datetime
import time

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Sage Intacct Web Services Credentials
SAGE_INTACCT_CREDS = {
    class="hl-string">"sender_id": class="hl-string">"[Your Sender ID]",
    class="hl-string">"sender_password": class="hl-string">"[Your Sender Password]",
    class="hl-string">"company_id": class="hl-string">"[Your Company ID]",
    class="hl-string">"user_id": class="hl-string">"[Your Web Services User ID]",
    class="hl-string">"user_password": class="hl-string">"[Your Web Services User Password]",
    class="hl-string">"endpoint_url": class="hl-string">"https://api.intacct.com/ia/xml/xmlgw.phtml"
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- API Communication ---
def execute_sage_intacct_request(payload):
    class="hl-string">"""Sends an XML request to the Sage Intacct API and returns the response XML tree."""
    headers = {class="hl-string">"Content-Type": class="hl-string">"application/x-www-form-urlencoded"}
    try:
        response = requests.post(SAGE_INTACCT_CREDS[class="hl-string">"endpoint_url"], data=payload, headers=headers, timeout=300)
        response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raise an exception for bad status codes
        return etree.fromstring(response.content)
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"API Request Failed: {e}")
        print(fclass="hl-string">"Response content: {response.text if 'response' in locals() else 'No response'}")
        return None

def get_session_id():
    class="hl-string">"""Gets a session ID from Sage Intacct."""
    payload = fclass="hl-string">"""<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
    <request>
      <control>
        <senderid>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_id']}</senderid>
        <password>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_password']}</password>
        <controlid>req1</controlid>
        <uniqueid>false</uniqueid>
        <dtdversion>3.0</dtdversion>
        <includewhitespace>false</includewhitespace>
      </control>
      <operation>
        <authentication>
          <login>
            <userid>{SAGE_INTACCT_CREDS['user_id']}</userid>
            <companyid>{SAGE_INTACCT_CREDS['company_id']}</companyid>
            <password>{SAGE_INTACCT_CREDS['user_password']}</password>
          </login>
        </authentication>
        <content>
          <function controlid="func1">
            <getAPISession />
          </function>
        </content>
      </operation>
    </request>"""
    root = execute_sage_intacct_request(payload)
    if root is not None:
        session_id_element = root.find(class="hl-string">'.//sessionid')
        if session_id_element is not None:
            print(class="hl-string">"Successfully obtained session ID.")
            return session_id_element.text
    print(class="hl-string">"Failed to obtain session ID.")
    return None

def fetch_all_records(session_id, object_name, query, fields):
    class="hl-string">"""Fetches all records for a given object using readByQuery and handles pagination."""
    all_records = []
    page_size = 1000
    
    payload_template = fclass="hl-string">"""<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
    <request>
      <control>
        <senderid>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_id']}</senderid>
        <password>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_password']}</password>
        <controlid>req1</controlid>
        <uniqueid>false</uniqueid>
        <dtdversion>3.0</dtdversion>
        <includewhitespace>false</includewhitespace>
      </control>
      <operation>
        <authentication><sessionid>{session_id}</sessionid></authentication>
        <content>
          <function controlid="func1">
            <readByQuery>
              <object>{object_name}</object>
              <query>{query}</query>
              <fields>{','.join(fields)}</fields>
              <pagesize>{page_size}</pagesize>
              {{result_id_block}}
            </readByQuery>
          </function>
        </content>
      </operation>
    </request>"""
    
    result_id = None
    while True:
        result_id_block = fclass="hl-string">"<resultId>{result_id}</resultId>" if result_id else class="hl-string">""
        payload = payload_template.format(result_id_block=result_id_block)
        root = execute_sage_intacct_request(payload)

        if root is None or root.find(class="hl-string">'.//status').text != class="hl-string">'success':
            error_desc = root.find(class="hl-string">'.//description2').text if root is not None else class="hl-string">"Unknown error"
            print(fclass="hl-string">"Error fetching {object_name}: {error_desc}")
            break
        
        data = root.find(class="hl-string">'.//data')
        records = data.findall(fclass="hl-string">'./{object_name}')
        if not records:
            break
            
        for record in records:
            record_dict = {field.tag: field.text for field in record}
            all_records.append(record_dict)
        
        num_remaining = int(data.get(class="hl-string">'numremaining'))
        result_id = data.get(class="hl-string">'resultId')
        print(fclass="hl-string">"Fetched {len(records)} {object_name} records. {num_remaining} remaining.")
        
        if num_remaining == 0:
            break

        time.sleep(1) class=class="hl-string">"hl-comment"># Be respectful to the API
        
    return all_records

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Data Transformation ---
def transform_to_event_log(bills, payments, vendors_map):
    class="hl-string">"""Transforms raw API data into a structured event log."""
    event_log = []
    last_data_update = datetime.datetime.now().isoformat()

    for bill in bills:
        case_id = bill.get(class="hl-string">'BILLNO')
        if not case_id:
            continue

        vendor_name = vendors_map.get(bill.get(class="hl-string">'VENDORID'), class="hl-string">'')
        common_attrs = {
            class="hl-string">'InvoiceNumber': case_id,
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update,
            class="hl-string">'VendorName': vendor_name,
            class="hl-string">'InvoiceAmount': bill.get(class="hl-string">'TOTALAMOUNT'),
            class="hl-string">'DueDate': bill.get(class="hl-string">'DUEDATE'),
            class="hl-string">'PostingDate': bill.get(class="hl-string">'POSTINGDATE'),
            class="hl-string">'PurchaseOrderNumber': bill.get(class="hl-string">'REFERENCENO'),
            class="hl-string">'CostCenter': bill.get(class="hl-string">'DEPARTMENTID'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Header-level department
            class="hl-string">'InvoiceStatus': bill.get(class="hl-string">'STATE'),
            class="hl-string">'PaymentStatus': None class=class="hl-string">"hl-comment"># Will be populated later
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Invoice Received
        if bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'):
            event_log.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Received',
                class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'),
                class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'CREATEDBY')
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Invoice Data Validated (inferred from creation)
        if bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'):
            event_log.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Data Validated',
                class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'),
                class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'CREATEDBY')
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Purchase Order Matched (inferred)
        if bill.get(class="hl-string">'REFERENCENO') and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Purchase Order Matched',
                class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'),
                class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Events from Status: Discrepancy, Routed, Rejected, Approved, Posted, Cancelled
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: This simplified model uses final state fields. A full audit trail query is needed for intermediate states.
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'On Hold' and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Discrepancy Found', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Submitted' and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Routed For Approval', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Declined' and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Rejected', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'WHENAPPROVED'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Approved', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENAPPROVED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'APPROVEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Posted' and bill.get(class="hl-string">'WHENPOSTED'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Posted To GL', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENPOSTED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Voided' and bill.get(class="hl-string">'WHENVOIDED'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Cancelled', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENVOIDED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Process Payments for related events
    bill_map = {b[class="hl-string">'RECORDNO']: b for b in bills if class="hl-string">'RECORDNO' in b}
    for payment in payments:
        for item in payment.get(class="hl-string">'PAYMENTITEMS', {}).get(class="hl-string">'paymentitem', []):
            bill_key = item.get(class="hl-string">'key')
            if bill_key and bill_key in bill_map:
                bill = bill_map[bill_key]
                case_id = bill.get(class="hl-string">'BILLNO')
                vendor_name = vendors_map.get(bill.get(class="hl-string">'VENDORID'), class="hl-string">'')
                common_attrs = {
                    class="hl-string">'InvoiceNumber': case_id,
                    class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
                    class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update,
                    class="hl-string">'VendorName': vendor_name,
                    class="hl-string">'InvoiceAmount': bill.get(class="hl-string">'TOTALAMOUNT'),
                    class="hl-string">'DueDate': bill.get(class="hl-string">'DUEDATE'),
                    class="hl-string">'PostingDate': bill.get(class="hl-string">'POSTINGDATE'),
                    class="hl-string">'PurchaseOrderNumber': bill.get(class="hl-string">'REFERENCENO'),
                    class="hl-string">'CostCenter': bill.get(class="hl-string">'DEPARTMENTID'),
                    class="hl-string">'InvoiceStatus': bill.get(class="hl-string">'STATE'),
                    class="hl-string">'PaymentStatus': payment.get(class="hl-string">'STATE')
                }

                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Payment Scheduled (inferred from payment creation)
                if payment.get(class="hl-string">'WHENCREATED'):
                    event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Scheduled', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'WHENCREATED'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})

                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Payment Executed
                if payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE'):
                    event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Executed', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})

                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Early Payment Taken (calculated)
                discount_date_str = bill.get(class="hl-string">'DISCOUNTDATE')
                payment_date_str = payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE')
                if discount_date_str and payment_date_str:
                    try:
                        discount_date = datetime.datetime.strptime(discount_date_str, class="hl-string">'%m/%d/%Y').date()
                        payment_date = datetime.datetime.strptime(payment_date_str, class="hl-string">'%m/%d/%Y').date()
                        if payment_date <= discount_date:
                            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Early Payment Taken', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})
                    except ValueError:
                        pass class=class="hl-string">"hl-comment"># Ignore parsing errors
                
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Payment Cleared
                if payment.get(class="hl-string">'WHENCLEARED'):
                     event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Cleared', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'WHENCLEARED'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Add Discrepancy Resolved (placeholder logic)
    class=class="hl-string">"hl-comment"># A robust implementation requires analyzing audit trail for state changes from class="hl-string">'On Hold'.
    class=class="hl-string">"hl-comment"># This simplified version does not generate this event.

    return pd.DataFrame(event_log)


class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main Execution ---
if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    start_date = class="hl-string">"01/01/2023"
    end_date = class="hl-string">"12/31/2023"
    
    print(class="hl-string">"Starting Sage Intacct AP Data Extraction...")
    session_id = get_session_id()
    
    if session_id:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch AP Bills
        print(class="hl-string">"\n--- Fetching AP Bills ---")
        bill_query = fclass="hl-string">"WHENCREATED &gt;= '{start_date}' AND WHENCREATED &lt;= '{end_date}'"
        bill_fields = [class="hl-string">'RECORDNO', class="hl-string">'BILLNO', class="hl-string">'STATE', class="hl-string">'VENDORID', class="hl-string">'WHENCREATED', class="hl-string">'WHENMODIFIED', class="hl-string">'WHENPOSTED', class="hl-string">'WHENAPPROVED', class="hl-string">'WHENVOIDED', class="hl-string">'APPROVEDBY', class="hl-string">'CREATEDBY', class="hl-string">'MODIFIEDBY', class="hl-string">'DUEDATE', class="hl-string">'POSTINGDATE', class="hl-string">'TOTALAMOUNT', class="hl-string">'REFERENCENO', class="hl-string">'DEPARTMENTID', class="hl-string">'PAYMENTTERMS', class="hl-string">'DISCOUNTDATE']
        bills = fetch_all_records(session_id, class="hl-string">'APBILL', bill_query, bill_fields)

        if bills:
            class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Fetch related AP Payments
            print(class="hl-string">"\n--- Fetching AP Payments ---")
            bill_keys = class="hl-string">"','".join([b[class="hl-string">'RECORDNO'] for b in bills if class="hl-string">'RECORDNO' in b])
            payment_query = fclass="hl-string">"PAYMENTITEMS.paymentitem.key IN ('{bill_keys}')"
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: The class="hl-string">'PAYMENTITEMS' field is complex and must be explicitly requested.
            payment_fields = [class="hl-string">'RECORDNO', class="hl-string">'STATE', class="hl-string">'PAYMENTDATE', class="hl-string">'WHENCLEARED', class="hl-string">'WHENCREATED', class="hl-string">'CREATEDBY', class="hl-string">'PAYMENTITEMS']
            payments = fetch_all_records(session_id, class="hl-string">'APPYMT', payment_query, payment_fields)

            class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch Vendors for enrichment
            print(class="hl-string">"\n--- Fetching Vendors ---")
            vendor_ids = class="hl-string">"','".join(list(set([b[class="hl-string">'VENDORID'] for b in bills if class="hl-string">'VENDORID' in b])))
            vendor_query = fclass="hl-string">"VENDORID IN ('{vendor_ids}')"
            vendor_fields = [class="hl-string">'VENDORID', class="hl-string">'NAME']
            vendors = fetch_all_records(session_id, class="hl-string">'VENDOR', vendor_query, vendor_fields)
            vendors_map = {v[class="hl-string">'VENDORID']: v[class="hl-string">'NAME'] for v in vendors}

            class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Transform data into event log
            print(class="hl-string">"\n--- Transforming data into event log ---")
            event_log_df = transform_to_event_log(bills, payments, vendors_map)
            
            class=class="hl-string">"hl-comment"># 5. Sort and save to CSV
            if not event_log_df.empty:
                event_log_df = event_log_df.sort_values(by=[class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'EventTime'])
                output_filename = class="hl-string">'sage_intacct_ap_event_log.csv'
                event_log_df.to_csv(output_filename, index=False)
                print(fclass="hl-string">"\nExtraction complete. Event log saved to {output_filename}")
                print(fclass="hl-string">"Total events extracted: {len(event_log_df)}")
            else:
                print(class="hl-string">"\nNo events were generated from the fetched data.")

        else:
            print(class="hl-string">"\nNo AP Bills found in the specified date range.")

Étapes

S’abonner à Data Delivery Service (DDS) et le configurer : connectez-vous à votre environnement Sage Intacct avec des droits d’administration. Accédez à Company > Admin > Subscriptions et vérifiez que Data Delivery Service est activé pour votre compte. Dans le cas contraire, contactez votre interlocuteur Sage Intacct.
Définir le job de réplication : dans Sage Intacct, accédez à la zone de configuration de Data Delivery Service. Créez un nouveau job de réplication des données. Sélectionnez les objets de données, ou tables, à inclure. Veillez à sélectionner tous les objets pertinents pour les comptes fournisseurs, notamment APBILL, APBILLITEM, APPAYMENT, APPAYMENTDETAIL, VENDOR, POINVOICE, HISTORY_APBILL, USERS, GLDETAIL et BANKTXNS.
Configurer la destination de stockage cloud : configurez le job DDS pour transmettre les données répliquées à votre entrepôt de données cloud, par exemple Amazon S3, Azure Blob Storage, Snowflake ou Google BigQuery. Fournissez les chaînes de connexion, identifiants et informations de destination nécessaires. Sage Intacct les utilisera pour envoyer les fichiers de données.
Définir la fréquence de réplication : choisissez la fréquence de réplication des données. Une exécution quotidienne est courante, généralement pendant la nuit afin de limiter l’impact sur les systèmes de production. Les données de votre entrepôt sont ainsi actualisées régulièrement.
Charger les données dans l’entrepôt : une fois les fichiers transmis à votre stockage cloud, mettez en place un processus d’ingestion pour charger les données, souvent au format CSV ou Parquet, dans des tables structurées de votre entrepôt. La plupart des entrepôts cloud proposent des outils, tels que Snowpipe de Snowflake ou les Load Jobs de BigQuery, pour automatiser cette étape.
Se connecter à l’entrepôt de données : utilisez un client SQL ou un outil de business intelligence capable de se connecter à votre entrepôt cloud. Configurez la connexion avec les identifiants et paramètres appropriés.
Exécuter la requête d’Event Log : ouvrez un nouvel éditeur de requêtes et collez le script SQL fourni. Vous devrez modifier les valeurs fictives, notamment la période, au format « YYYY-MM-DD », dans la clause WHERE, afin de l’adapter à votre analyse.
Exécuter la requête et vérifier les résultats : exécutez la requête SQL complète. Le résultat sera une table d’Event Log unique contenant toutes les activités et tous les attributs définis pour le processus de traitement des factures fournisseurs.
Exporter vers ProcessMind : exportez le résultat final depuis votre client SQL dans un fichier CSV. Vérifiez que le fichier est encodé en UTF-8 et que les formats de date et d’heure sont cohérents. Il est alors prêt à être importé dans ProcessMind pour analyse.

Configuration

Prérequis : un abonnement au service Data Delivery Service (DDS) de Sage Intacct est requis. Vous devez également disposer d’un compte actif et d’un espace de stockage configuré dans un entrepôt de données cloud pris en charge, par exemple Snowflake, Google BigQuery ou Amazon Redshift. Des droits d’administration sur Sage Intacct et sur l’entrepôt de données sont nécessaires pour la configuration.
Tables principales à répliquer : pour constituer un Event Log complet des comptes fournisseurs, vérifiez que les objets Sage Intacct suivants sont inclus dans votre job DDS : APBILL, APBILLITEM, APPAYMENT, APPAYMENTDETAIL, GLDETAIL, VENDOR, POINVOICE, HISTORY_APBILL, USERS et BANKTXNS.
Filtrage par période : il est vivement recommandé de filtrer les données sur une période précise dans la requête SQL afin de maîtriser les performances. Commencez par une période récente, par exemple les 3 à 6 derniers mois. La requête fournie utilise ab.WHENCREATED comme date de filtrage principale.
Granularité des données : DDS réplique les tables dans leur intégralité. La requête SQL fournie est donc essentielle pour transformer ces données relationnelles brutes au format d’Event Log requis par ProcessMind, dans lequel chaque ligne représente une activité métier.
Fréquence de réplication : configurez le job DDS selon une fréquence qui concilie fraîcheur des données et performances du système. Une réplication quotidienne est généralement adaptée aux cas d’usage de Process Mining. Tenez compte du délai entre la survenue d’un événement dans Sage Intacct et son apparition dans l’entrepôt de données.

a Exemple de requête sql

WITH BaseInvoices AS (
    SELECT
        ab.RECORDNO AS BillRecordNo,
        ab.BILLNO AS InvoiceNumber,
        ab.STATE AS InvoiceStatus,
        ab.TOTALENTERED AS InvoiceAmount,
        ab.WHENCREATED AS CreationTime,
        ab.WHENPOSTED AS PostingDate,
        ab.DUEDATE AS DueDate,
        ab.DISCOUNTDATE AS DiscountDate,
        v.NAME AS VendorName,
        u.LOGINID AS UserName, -- User associated with creation/last modification
        po.PONUMBER AS PurchaseOrderNumber,
        STRING_AGG(DISTINCT abi.DEPARTMENTID, ', ') AS CostCenter, -- Aggregates cost centers from line items
        p.STATE AS PaymentStatus,
        p.PAYMENTDATE AS PaymentDate,
        bt.CLEARDATE AS PaymentClearedDate
    FROM
        APBILL AS ab
    LEFT JOIN VENDOR AS v ON ab.VENDORID = v.RECORDNO
    LEFT JOIN USERS AS u ON ab.MODIFIEDBY = u.USERID
    LEFT JOIN APBILLITEM AS abi ON ab.RECORDNO = abi.APBILLKEY
    LEFT JOIN POINVOICE AS pi ON ab.RECORDNO = pi.BILLKEY
    LEFT JOIN PODOCUMENT AS po ON pi.POKEY = po.RECORDNO
    LEFT JOIN APPAYMENTDETAIL AS pd ON ab.RECORDNO = pd.BILLKEY
    LEFT JOIN APPAYMENT AS p ON pd.PAYMENTKEY = p.RECORDNO
    LEFT JOIN BANKTXNS AS bt ON p.RECORDNO = bt.DOC_RECORDKEY AND bt.DOCTYPE = 'APPAYMENT'
    WHERE
        ab.WHENCREATED BETWEEN '[YYYY-MM-DD]' AND '[YYYY-MM-DD]'
    GROUP BY
        ab.RECORDNO,
        ab.BILLNO,
        ab.STATE,
        ab.TOTALENTERED,
        ab.WHENCREATED,
        ab.WHENPOSTED,
        ab.DUEDATE,
        ab.DISCOUNTDATE,
        v.NAME,
        u.LOGINID,
        po.PONUMBER,
        p.STATE,
        p.PAYMENTDATE,
        bt.CLEARDATE
)
-- 1. Invoice Received
SELECT 
    bi.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Received' AS "ActivityName",
    bi.CreationTime AS "EventTime",
    'Sage Intacct DDS' AS "SourceSystem",
    CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
    bi.VendorName AS "VendorName",
    bi.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    bi.DueDate AS "DueDate",
    bi.PostingDate AS "PostingDate",
    bi.PurchaseOrderNumber AS "PurchaseOrderNumber",
    bi.CostCenter AS "CostCenter",
    bi.UserName AS "UserName",
    bi.InvoiceStatus AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus AS "PaymentStatus"
FROM BaseInvoices bi

UNION ALL

-- 2. Invoice Data Validated (Inferred from initial creation if not in a DRAFT state)
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Invoice Data Validated',
    bi.CreationTime, -- Assuming validation happens at time of creation/submission
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.InvoiceStatus != 'Draft'

UNION ALL

-- 3. Purchase Order Matched
SELECT
    bi.InvoiceNumber,
    'Purchase Order Matched',
    pi.WHENCREATED, -- Time the PO was linked to the invoice
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = pi.CREATEDBY) AS "UserName",
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN POINVOICE pi ON bi.BillRecordNo = pi.BILLKEY
WHERE bi.PurchaseOrderNumber IS NOT NULL

UNION ALL

-- 4 & 5. Discrepancy Found & Resolved (from history table)
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    CASE 
        WHEN h.NEW_VALUE = 'On Hold' THEN 'Discrepancy Found'
        WHEN h.OLD_VALUE = 'On Hold' AND h.NEW_VALUE != 'On Hold' THEN 'Discrepancy Resolved'
    END AS "ActivityName",
    h.WHEN_CHANGED AS "EventTime",
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = h.WHO_CHANGED_ID) AS "UserName",
    h.NEW_VALUE AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN HISTORY_APBILL h ON bi.BillRecordNo = h.RECORDNO
WHERE h.FIELD_NAME = 'STATE' AND (h.NEW_VALUE = 'On Hold' OR h.OLD_VALUE = 'On Hold')

UNION ALL

-- 6, 7 & 8. Routed For Approval, Invoice Rejected, Invoice Approved (from history table)
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    CASE 
        WHEN h.NEW_VALUE = 'Submitted' THEN 'Routed For Approval'
        WHEN h.NEW_VALUE = 'Declined' THEN 'Invoice Rejected'
        WHEN h.NEW_VALUE = 'Approved' THEN 'Invoice Approved'
    END AS "ActivityName",
    h.WHEN_CHANGED AS "EventTime",
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = h.WHO_CHANGED_ID) AS "UserName",
    h.NEW_VALUE AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN HISTORY_APBILL h ON bi.BillRecordNo = h.RECORDNO
WHERE h.FIELD_NAME = 'STATE' AND h.NEW_VALUE IN ('Submitted', 'Declined', 'Approved')

UNION ALL

-- 9. Invoice Posted To GL
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Invoice Posted To GL',
    bi.PostingDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PostingDate IS NOT NULL AND bi.InvoiceStatus = 'Posted'

UNION ALL

-- 10. Payment Scheduled
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Payment Scheduled',
    p.WHENCREATED,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = p.CREATEDBY) AS "UserName",
    bi.InvoiceStatus,
    p.STATE AS "PaymentStatus"
FROM BaseInvoices bi
JOIN APPAYMENTDETAIL pd ON bi.BillRecordNo = pd.BILLKEY
JOIN APPAYMENT p ON pd.PAYMENTKEY = p.RECORDNO

UNION ALL

-- 11. Payment Executed
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Payment Executed',
    bi.PaymentDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PaymentDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- 12. Early Payment Taken
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Early Payment Taken',
    bi.PaymentDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PaymentDate IS NOT NULL AND bi.DiscountDate IS NOT NULL AND bi.PaymentDate <= bi.DiscountDate

UNION ALL

-- 13. Payment Cleared
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Payment Cleared',
    bi.PaymentClearedDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PaymentClearedDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- 14. Invoice Cancelled
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Invoice Cancelled',
    h.WHEN_CHANGED,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = h.WHO_CHANGED_ID) AS "UserName",
    h.NEW_VALUE AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN HISTORY_APBILL h ON bi.BillRecordNo = h.RECORDNO
WHERE h.FIELD_NAME = 'STATE' AND h.NEW_VALUE = 'Voided';

Prêt à commencer ?

Avec ce template, vous disposez de tout le nécessaire pour commencer à optimiser le traitement de vos factures fournisseurs. Commencez dès aujourd’hui à identifier les possibilités d’amélioration et à gagner en efficacité.

Retour au guide d’amélioration Télécharger le modèle

Optimisez dès aujourd’hui le traitement de vos factures fournisseurs

Réduisez les coûts de traitement de 60 %, éliminez les retards et les paiements en double.

Démarrer l’essai gratuit

Aucune carte bancaire requise, configuration en quelques minutes.

Votre template de données pour le traitement des factures fournisseurs

Votre template de données pour le traitement des factures fournisseurs

Attributs du traitement des factures fournisseurs

Activités du traitement des factures fournisseurs

Guides d’extraction

Export depuis les rapports personnalisés et les vues de liste de Sage Intacct

Étapes

Configuration

a Exemple de requête sql

Script Python utilisant l’API Sage Intacct Web Services

Étapes

Configuration

a Exemple de requête python

Réplication avec le service Data Delivery Service (DDS) de Sage Intacct

Étapes

Configuration

a Exemple de requête sql

Prêt à commencer ?

Optimisez dès aujourd’hui le traitement de vos factures fournisseurs

Votre template de données pour le traitement des factures fournisseurs

Votre template de données pour le traitement des factures fournisseurs

Attributs du traitement des factures fournisseurs

Activités du traitement des factures fournisseurs

Guides d’extraction

Export depuis les rapports personnalisés et les vues de liste de Sage Intacct

Étapes

Configuration

a Exemple de requête sql

Script Python utilisant l’API Sage Intacct Web Services

Étapes

Configuration

a Exemple de requête python

Réplication avec le service Data Delivery Service (DDS) de Sage Intacct

Étapes

Configuration

a Exemple de requête sql

Prêt à commencer ?

Optimisez dès aujourd’hui le traitement de vos factures fournisseurs

Nous attachons de l’importance à votre confidentialité