Votre modèle de données pour la gestion des dépenses

L’heure de l’événement indique la date et l’heure précises de chaque activité du processus. Cette information temporelle est fondamentale en Process Mining, car elle établit l’ordre chronologique des événements.

Cet horodatage sert à calculer les temps de cycle entre les activités, à repérer les temps d’attente et les retards, et à analyser les performances du processus sur différentes périodes. Il permet de calculer des indicateurs clés comme le « Temps moyen d’examen par le responsable » et le « Délai d’exécution du remboursement », et contribue directement à l’analyse des goulots d’étranglement et au suivi des performances.

L’horodatage est essentiel au calcul de tous les indicateurs temporels, notamment les temps de cycle et les temps d’attente, qui permettent de repérer les retards.

Chaque événement ou transaction dans Brex doit comporter un horodatage. Celui-ci figure dans les réponses API ou les exports de données des notes de frais.

L’identifiant de la note de frais est au cœur du processus de gestion des dépenses. Il regroupe dans un même cas toutes les activités associées, de la création et de l’envoi à l’approbation et au remboursement.

En Process Mining, cet identifiant permet d’analyser le parcours complet de chaque note de frais. Il sert à reconstituer précisément le chemin suivi, à mesurer les temps de cycle totaux, à repérer les boucles de reprise lorsque des notes sont renvoyées pour correction et à analyser les variantes du processus pour comprendre les parcours courants et les exceptions.

Cet identifiant est essentiel pour suivre tout le cycle de vie d’une note de frais et analyser les temps de cycle, les goulots d’étranglement et les écarts du processus.

Il s’agit d’un identifiant principal du module de gestion des dépenses de Brex, généralement disponible dans tous les exports de données et les points de terminaison API liés aux notes de frais.

Le nom de l’activité désigne une étape du processus, par exemple « Note de frais envoyée », « Approuvé par le responsable » ou « Remboursement effectué ». Ces événements forment la séquence d’actions qui constitue le flux du processus.

L’analyse de ces activités permet de visualiser la cartographie du processus, de repérer les goulots d’étranglement entre les étapes et de calculer la fréquence des différents résultats, comme les approbations ou les rejets. Elle aide à comprendre le déroulement de la gestion des dépenses.

Cet attribut est essentiel pour établir la cartographie du processus et comprendre la séquence des événements que traverse chaque note de frais.

Ces informations proviennent des journaux d’événements ou des statuts de transaction dans le système Brex. Il peut être nécessaire d’associer les codes de statut ou les types d’événement à des libellés compréhensibles.

Cet attribut est un indicateur simple, vrai ou faux, activé lorsque le moteur de règles automatisé de Brex détecte une violation potentielle, par exemple un frais supérieur au plafond d’une catégorie ou un justificatif manquant.

Cet indicateur est fondamental pour l’analyse de la conformité et sert de base au KPI « Taux de violation des règles ». Il permet de filtrer rapidement les notes non conformes afin d’évaluer leur incidence sur les délais de traitement et les taux de rejet. L’analyse de ces notes aide à préciser les règles de l’entreprise et à repérer les domaines dans lesquels les employés ont besoin de conseils supplémentaires.

Contribue directement au suivi de la conformité et aide à mesurer l’incidence des violations des règles sur l’efficacité du processus et les reprises.

Il s’agit probablement d’un champ booléen ou d’un indicateur d’état dans les données des notes de frais de Brex, généralement géré par son moteur de règles.

Cet attribut indique le montant total demandé dans la note de frais. Il s’agit d’un indicateur financier important pour comprendre les habitudes de dépenses et l’incidence financière du processus de gestion des dépenses.

L’analyse peut répartir les notes de frais en tranches de montant, par exemple entre montants élevés et faibles. Ces catégories peuvent suivre des circuits d’approbation ou des niveaux de contrôle différents. Cet attribut est également essentiel aux rapports financiers, à l’analyse budgétaire et au suivi des tendances de dépenses par service ou par catégorie.

Cet attribut permet d’effectuer des analyses financières, par exemple de repérer les notes de frais d’un montant élevé qui pourraient nécessiter un examen plus approfondi ou un délai d’approbation plus long.

Ce champ standard est associé à chaque note de frais dans Brex. Il figure dans l’objet principal de la note de frais des réponses API ou des exports.

Cet attribut indique le service auquel appartient l’employé qui a envoyé la note, par exemple les ventes, l’ingénierie ou le marketing. Il constitue une dimension organisationnelle importante pour l’analyse.

L’analyse des données par service permet de repérer les différences de processus, les goulots d’étranglement ou les problèmes de conformité propres à certaines parties de l’organisation. Elle peut, par exemple, révéler qu’un service affiche un taux de rejet nettement plus élevé ou des délais d’approbation plus longs que les autres, ce qui peut justifier une formation ciblée ou une adaptation du processus. Cet attribut est également utile au suivi des budgets et à la répartition des coûts par service.

Permet de filtrer et de comparer les performances du processus entre différentes unités opérationnelles, afin de repérer les problèmes ou les tendances propres à chaque service.

Ces informations proviennent généralement du profil de l’employé dans Brex, souvent synchronisé avec un système d’information des ressources humaines.

Le statut de la note indique où elle en est dans le processus, par exemple « En attente d’approbation du responsable », « Approuvée », « Payée » ou « Rejetée ».

Cet attribut est essentiel au suivi opérationnel, notamment dans le Dashboard « Suivi du statut des notes de frais en cours ». Il permet aux responsables et aux équipes financières de connaître rapidement la charge de travail, de repérer les notes bloquées à une étape et de définir les priorités. L’analyse du temps passé dans chaque statut aide à localiser les retards et les inefficacités du processus.

Donne une vue à jour de l’étape à laquelle se trouve une note de frais, une information essentielle pour les Dashboards opérationnels et le suivi des statuts.

Il s’agit d’un champ de statut important de l’objet « note de frais » dans Brex.

L’attribut « Utilisateur à l’origine de l’événement » désigne la personne qui a effectué une activité. Il peut s’agir de l’employé qui envoie la note, du responsable qui l’examine ou du membre du service financier qui traite le remboursement.

Cet attribut est essentiel à l’analyse de la charge de travail et au suivi des performances, notamment dans le Dashboard « Performances et charge de travail des approbateurs ». Il permet de repérer les approbateurs qui traitent le plus de notes, ceux qui les approuvent le plus rapidement et les personnes susceptibles de créer un goulot d’étranglement. Ces informations aident à mieux répartir le travail et à apporter un soutien ciblé aux personnes qui en ont besoin.

Identifie la personne responsable d’une action et permet d’analyser la charge de travail, de suivre les performances et de repérer les goulots d’étranglement à l’échelle individuelle.

Ces données sont généralement enregistrées dans la piste d’audit ou l’historique des événements d’une note de frais dans Brex.

Cet attribut booléen calculé repère les instances de processus les plus efficaces. Il prend la valeur « true » uniquement si une note de frais suit l’ensemble du processus, de sa soumission à son approbation finale, sans être rejetée ni renvoyée pour correction.

Il sert de base au KPI « Taux d’approbation dès la première soumission », un indicateur important de la qualité et de l’efficacité du processus. Un taux élevé signifie que les employés soumettent des notes de qualité, conformes aux règles, et que le processus d’approbation est simple. L’analyse des caractéristiques des notes qui ne sont pas approuvées dès la première soumission permet de repérer les sources de friction et d’erreur.

Mesure la qualité des demandes initiales et l’efficacité du flux de travail principal en repérant les notes qui suivent le processus sans difficulté.

Cet attribut est calculé dans la plateforme de Process Mining. La séquence d’activités de chaque cas est analysée afin de vérifier l’absence de rejet ou de demande de correction.

Cet attribut indique si une activité a été exécutée automatiquement par le système, comme une vérification automatisée des règles, ou par une personne, comme une approbation manuelle.

La distinction entre activités automatisées et manuelles permet de comprendre le degré d’automatisation du processus. Elle aide à évaluer l’efficacité des systèmes fondés sur des règles et à repérer les possibilités d’automatisation supplémentaires. Vous pouvez, par exemple, voir combien de notes sont approuvées automatiquement et combien nécessitent une intervention manuelle, afin de déterminer comment traiter davantage de dossiers sans intervention.

Aide à mesurer le degré d’automatisation du processus et à distinguer les étapes effectuées par une personne de celles prises en charge par le système.

Cet attribut est généralement calculé à partir de l’utilisateur associé à un événement. Les événements générés par le système sont souvent associés à un utilisateur générique nommé « system » ou « bot ».

Cet attribut booléen est calculé à partir du déroulement du processus. Il prend la valeur « true » pour toute note de frais dont l’historique comprend l’activité « Note renvoyée pour correction ». Il permet de repérer et d’analyser facilement les cas ayant nécessité des reprises.

Cet indicateur sert à calculer le KPI « Taux de reprise des notes de frais » et alimente le Dashboard « Analyse des violations des règles et des reprises ». Il facilite la comparaison entre les cas qui suivent le processus sans difficulté et ceux qui sont renvoyés, et permet de mesurer le temps et le coût associés aux reprises.

Repère les notes de frais qui ont nécessité des corrections et du travail supplémentaire, afin d’analyser les causes et le coût des reprises.

Cet attribut n’existe pas dans le système source. Il est calculé en vérifiant si la séquence d’activités d’un cas contient l’activité « Note renvoyée pour correction » ou une activité similaire indiquant une reprise.

La catégorie de dépense est une classification choisie par l’employé pour décrire la nature de la dépense. Elle sert à la comptabilité, à la budgétisation et au contrôle du respect des règles.

Dans le Process Mining, la catégorisation des dépenses permet d’analyser le processus plus finement. Vous pouvez ainsi déterminer si certaines catégories, comme les déplacements à l’étranger, entraînent des cycles d’approbation plus longs ou davantage de rejets. Cette analyse aide à adapter les règles et les processus à chaque type de dépense.

Permet d’analyser le processus selon le type de dépense et de repérer les différences de fonctionnement ou les goulots d’étranglement propres à chaque catégorie.

Il s’agit d’un champ standard des lignes de dépense. Si une note de frais comprend plusieurs catégories, il faut agréger ces valeurs au niveau de la note.

Cet attribut indique si les données analysées sont à jour. Il enregistre la date et l’heure de la dernière extraction réussie des données depuis Brex.

La date de la dernière mise à jour aide les utilisateurs à évaluer l’actualité des analyses. Ils peuvent ainsi vérifier si les Dashboards reflètent l’état le plus récent des opérations ou reposent sur des données plus anciennes, et savoir dans quelle mesure l’analyse correspond à la situation en temps réel.

Indique si les données sont à jour, une information essentielle pour prendre des décisions opérationnelles fondées sur des données récentes et exactes.

Cet horodatage est généré par l’outil ou le processus d’extraction des données, à la fin d’une extraction réussie depuis Brex.

L’indicateur de violation des règles signale qu’une violation a eu lieu, tandis que cet attribut en précise la raison. Il décrit la règle enfreinte, par exemple « Plafond de 50 $ pour les repas dépassé » ou « Un justificatif est requis pour les dépenses supérieures à 25 $ ».

Ces informations détaillées sont précieuses pour le Dashboard « Analyse des violations des règles et des reprises ». Elles permettent d’identifier les causes profondes en repérant les types de violations les plus fréquents. Vous pouvez ensuite prendre des mesures ciblées : clarifier une règle, envoyer des rappels aux employés ou ajuster les règles automatisées du système.

Précise la cause profonde des violations des règles et permet d’améliorer de façon ciblée les règles, la formation des utilisateurs et la configuration du système.

Ces informations figurent dans les notes de conformité ou de vérification associées à une dépense signalée dans Brex.

L’attribut « Devise » précise l’unité du montant total, par exemple USD, EUR ou GBP. Il est essentiel à l’exactitude des analyses financières, notamment pour les organisations internationales qui utilisent plusieurs devises.

Cet attribut garantit une interprétation correcte des données financières. Il permet d’agréger et de comparer les montants de frais de manière appropriée, en les convertissant souvent dans une devise de référence commune. Il évite l’erreur qui consiste à additionner des montants exprimés dans des devises différentes.

Garantit l’exactitude des analyses financières dans un environnement multidevise et permet d’agréger et de présenter correctement les montants des dépenses.

Ce champ figure généralement à côté du champ du montant dans les données de notes de frais de Brex.

StartTime (EventTime) indique le début d’une activité, tandis qu’EndTime en marque la fin. Cet attribut est particulièrement utile pour les activités qui ont une durée, comme « Début de l’examen par le responsable » et « Approbation par le responsable ».

La présence d’une heure de début et d’une heure de fin permet de calculer précisément la durée de traitement d’une activité, sans la confondre avec le temps d’attente qui la précède. Vous pouvez ainsi mesurer avec précision le temps consacré au travail lui-même, un élément important de l’analyse des goulots d’étranglement.

Permet de calculer précisément la durée de traitement des activités, indépendamment du temps d’attente, et d’analyser les goulots d’étranglement avec plus de précision.

EndTime correspond souvent au StartTime de l’activité suivante. Il peut aussi s’agir d’un champ distinct dans les données source pour les activités dont la durée est définie.

Cet attribut booléen calculé mesure le respect d’une bonne pratique courante : joindre tous les justificatifs nécessaires avant de soumettre une note de frais pour examen. Il prend la valeur « true » si l’activité « Justificatifs joints » précède l’activité « Note de frais soumise » pour un cas donné.

Cet indicateur contribue directement au Dashboard « Respect des règles relatives aux justificatifs et incidence » et au KPI « Respect des délais de transmission des justificatifs ». Son analyse permet de mesurer la fréquence des justificatifs manquants ou transmis tardivement et de mettre ce comportement en relation avec les résultats du processus, comme les retards, les rejets et les reprises.

Mesure le respect des règles de transmission des justificatifs et aide à repérer une cause fréquente de retards et de rejets.

Cet attribut est calculé dans l’outil de Process Mining en comparant, pour chaque cas, les horodatages des activités « Justificatifs joints » et « Note de frais soumise ».

Cet attribut distingue les dépenses réglées avec une carte Brex fournie par l’entreprise de celles payées par l’employé, qui nécessitent un remboursement.

Cette distinction est importante, car le processus peut varier considérablement selon le mode de paiement. Les transactions par carte d’entreprise peuvent suivre un processus de vérification et de rapprochement, tandis que les remboursements passent par une demande puis un versement. L’analyse par mode de paiement permet de repérer les problèmes propres à chaque parcours et de les traiter séparément.

Les étapes et le déroulement du processus diffèrent souvent entre les dépenses réglées par carte d’entreprise et les remboursements de frais avancés par les employés. Cet attribut est donc essentiel à l’analyse des variantes.

Cette information est directement présente dans les données de transaction de Brex.

Cet attribut contient le motif libre ou prédéfini indiqué lors du rejet d’une note de frais. Contrairement à un signalement automatique lié à une règle, il correspond à une décision manuelle de la personne chargée de l’approbation.

L’analyse des motifs de rejet est essentielle pour comprendre les causes des échecs du processus et des reprises. Elle permet de repérer les erreurs fréquentes dans les demandes, les règles peu claires ou les incompréhensions des employés et des responsables. Ces informations peuvent servir à améliorer les supports de formation et les FAQ, et ainsi à réduire les taux de rejet et de reprise.

Explique les motifs des rejets manuels et fournit des retours directs pour améliorer la formation des utilisateurs et éviter de futures erreurs.

Il s’agit généralement d’un champ de commentaire que la personne chargée de l’approbation peut remplir lorsqu’elle sélectionne l’action « Rejeter » dans l’interface Brex.

Cet attribut indique le nom de l’employé pour lequel la note de frais a été créée. L’utilisateur à l’origine de l’événement désigne la personne qui a effectué une action, tandis que le nom de l’employé désigne la personne concernée par le cas de la note de frais.

L’analyse permet de suivre les dépenses par employé. Elle peut aider à repérer les personnes qui envoient souvent des notes non conformes ou dont les notes sont régulièrement rejetées, ce qui peut indiquer un besoin de formation complémentaire. Elle permet aussi de mieux comprendre les habitudes de dépenses des différents employés ou des différents rôles de l’organisation.

Identifie le titulaire de la note de frais et permet d’analyser la qualité des envois et la conformité à l’échelle de chaque employé.

Cette information fondamentale figure sur chaque note de frais et est liée au profil utilisateur du créateur dans Brex.

Cet attribut indique le pays du bureau principal ou du centre de coûts de l’employé. Pour les entreprises internationales, il constitue un axe essentiel de comparaison.

L’analyse du processus par pays peut révéler des différences régionales en matière de performance, de conformité ou de dépenses. Par exemple, les délais d’approbation peuvent être plus longs dans un pays en raison de la réglementation locale ou d’une organisation différente du management. Ces informations aident à harmoniser les processus à l’échelle mondiale tout en tenant compte des besoins locaux.

Permet d’analyser la performance des processus et la conformité dans différentes régions, un enjeu important pour les organisations multinationales.

Cette information provient du profil de l’employé dans Brex, souvent synchronisé avec un système RH central.

Cet attribut indique l’origine des données du processus, ici « Brex ». Il est important pour la gouvernance et la traçabilité des données, notamment lorsque des données provenant de plusieurs systèmes sont réunies pour obtenir une vue d’ensemble du processus.

Lors de l’analyse, il permet de filtrer et de segmenter les données lorsque plusieurs systèmes sources sont concernés, afin d’interpréter correctement les indicateurs et les cartographies de processus selon leur origine. Pour une vue limitée à un seul système, il permet de vérifier que les données proviennent bien de la source attendue.

Précise l’origine des données, assure leur traçabilité et permet de les filtrer correctement lorsque plusieurs systèmes sont concernés.

Il s’agit d’une valeur statique, « Brex », généralement ajoutée lors de l’extraction et de la transformation des données.