Votre modèle de données de gestion des dépenses

L’heure de l’événement fournit la date et l’heure précises de chaque activité du processus. Ces informations temporelles sont fondamentales pour le Process Mining, car elles établissent l’ordre chronologique des événements.

Cet horodatage sert à calculer les temps de cycle entre les activités, à identifier les temps d’attente et les retards, ainsi qu’à analyser les performances du processus sur différentes périodes. Il alimente des métriques essentielles telles que « Average Manager Review Time » et « Reimbursement Execution Lag », et contribue directement à l’analyse des goulots d’étranglement et au suivi des performances.

L’horodatage est essentiel au calcul de tous les indicateurs fondés sur le temps, notamment les durées de cycle et les temps d’attente, qui sont importants pour identifier les retards.

Chaque événement ou enregistrement de transaction dans Brex doit être associé à un horodatage. Celui-ci peut figurer dans les réponses API ou les exports de données des notes de frais.

L’identifiant de la note de frais constitue la référence centrale du processus de gestion des dépenses. Il regroupe toutes les activités associées, de la création et de la soumission à l’approbation et au remboursement, au sein d’un même dossier.

Dans le cadre du Process Mining, cet identifiant permet d’analyser de bout en bout le parcours de chaque note de frais. Il sert à reconstituer le chemin exact suivi par une note, à mesurer la durée totale du cycle, à repérer les boucles de reprise lorsque les notes sont renvoyées pour révision et à analyser les variantes du processus afin de distinguer les parcours courants des parcours exceptionnels.

Cet identifiant est essentiel pour suivre l’ensemble du cycle de vie d’une note de frais et analyser les temps de cycle, les goulots d’étranglement et les écarts du processus.

Il s’agit d’un identifiant principal du module de gestion des dépenses de Brex, généralement disponible dans tous les exports de données et points de terminaison API liés aux notes de frais.

Le nom de l’activité décrit une étape du processus, comme « Expense Report Submitted », « Manager Approved » ou « Reimbursement Executed ». Ces événements forment la séquence d’actions qui constitue le flux du processus.

L’analyse de ces activités permet de visualiser la carte du processus, d’identifier les goulots d’étranglement entre les étapes et de calculer la fréquence de différents résultats, comme les approbations ou les rejets. Elle constitue la base nécessaire pour comprendre ce qui se passe pendant le processus de gestion des dépenses.

Cet attribut est essentiel pour créer la cartographie du processus et comprendre la séquence d’événements que suit chaque note de frais.

Ces informations proviennent des journaux d’événements ou des statuts de transaction du système Brex. Une correspondance entre les codes de statut ou les types d’événements et des noms compréhensibles peut être nécessaire.

Cet attribut est un indicateur simple, vrai ou faux, défini lorsque le moteur automatisé de contrôle des politiques de Brex détecte une violation potentielle, par exemple une dépense dépassant la limite d’une catégorie ou l’absence d’un justificatif.

Cet indicateur est fondamental pour l’analyse de la conformité et sert de base au KPI « Taux de violation de la politique ». Il permet de filtrer rapidement les notes non conformes afin de comprendre leur impact sur les délais de traitement et les taux de rejet. L’analyse de ces notes signalées aide à améliorer les politiques de l’entreprise et à repérer les domaines dans lesquels les salariés ont besoin de conseils supplémentaires.

Contribue directement au suivi de la conformité et permet de mesurer l’impact des violations de la politique sur l’efficacité du processus et les reprises.

Il s’agit probablement d’un champ booléen ou d’un indicateur de statut dans les données de notes de frais de Brex, souvent géré par son moteur de contrôle des politiques.

Cet attribut représente le montant total demandé dans la note de frais. Il s’agit d’un indicateur financier important pour comprendre les habitudes de dépenses et l’impact financier du processus de gestion des dépenses.

Dans l’analyse, le montant total peut servir à répartir les notes de frais par tranches de valeur, par exemple entre notes à montant élevé et notes à faible montant, qui peuvent suivre des circuits d’approbation ou faire l’objet de niveaux de contrôle différents. Il est également indispensable au reporting financier, à l’analyse budgétaire et à l’identification des tendances de dépenses par service ou par catégorie.

Cet attribut permet d’effectuer des analyses financières, par exemple d’identifier les notes de frais à montant élevé qui peuvent nécessiter un contrôle plus approfondi ou des délais d’approbation plus longs.

Il s’agit d’un champ standard associé à chaque note de frais dans Brex. Il figure dans l’objet principal de la note de frais des réponses API ou des exports.

Cet attribut identifie le service métier auquel appartient le collaborateur qui soumet la note de frais, par exemple Sales, Engineering ou Marketing. Il constitue une dimension organisationnelle importante pour l’analyse.

L’analyse des données par service aide à repérer les variations du processus, les goulots d’étranglement ou les problèmes de conformité propres à certaines parties de l’organisation. Elle peut par exemple révéler qu’un service présente un taux de rejet nettement supérieur ou des délais d’approbation plus longs que les autres, ce qui peut justifier une formation ciblée ou des ajustements du processus. Cet attribut est également essentiel au suivi des budgets par service et à l’affectation des coûts.

Permet de filtrer et de comparer la performance du processus entre différentes unités opérationnelles, afin d’identifier les problèmes ou tendances propres à chaque service.

Ces informations proviennent généralement du profil du salarié dans Brex, lui-même souvent synchronisé avec un système d’information des ressources humaines.

Le statut de la note de frais fournit un aperçu de sa position actuelle dans le processus, par exemple « En attente de l’approbation du responsable », « Approuvée », « Payée » ou « Rejetée ».

Cet attribut est essentiel au suivi opérationnel, notamment dans le Dashboard « Suivi du statut des notes de frais ouvertes ». Il permet aux responsables et aux équipes financières de visualiser rapidement la charge en cours, d’identifier les notes bloquées dans un état donné et de hiérarchiser leurs actions. L’analyse du temps passé dans chaque statut aide à repérer les retards et les inefficacités du processus.

Fournit une vue actuelle de la position d’une note de frais dans le flux de travail, ce qui est essentiel pour les Dashboards opérationnels et le suivi des statuts.

Il s’agit d’un champ de statut clé de l’objet note de frais dans Brex.

L’attribut utilisateur de l’événement identifie la personne responsable d’une activité. Il peut s’agir du collaborateur qui soumet la note de frais, du responsable qui l’examine ou du membre de l’équipe financière qui traite le remboursement.

Cet attribut est essentiel pour analyser la charge de travail et suivre les performances, notamment dans le Dashboard « Approver Performance & Workload ». Il permet d’identifier les approbateurs qui traitent le plus de notes de frais, ceux dont les délais d’approbation sont les plus courts et les personnes susceptibles de constituer un goulot d’étranglement. Vous pouvez ainsi mieux répartir la charge de travail et proposer une assistance ciblée lorsque cela est nécessaire.

Identifie la personne responsable d’une action et permet d’analyser la charge de travail, de suivre les performances et de repérer les goulots d’étranglement à l’échelle individuelle.

Ces données sont généralement enregistrées dans la piste d’audit ou l’historique des événements d’une note de frais dans Brex.

Cet attribut booléen calculé identifie les instances de processus les plus efficaces. Il prend la valeur « true » uniquement si une note de frais parcourt l’ensemble du processus, de la soumission à l’approbation finale, sans jamais être rejetée ni renvoyée pour révision.

Il constitue la base du KPI « Taux d’approbation dès la première soumission », un indicateur important de la qualité et de l’efficacité du processus. Un taux élevé indique que les salariés soumettent des notes de qualité et conformes aux politiques, et que le processus d’approbation est simple. L’analyse des caractéristiques des notes qui n’obtiennent pas l’approbation dès la première soumission aide à repérer les sources de friction et d’erreurs.

Mesure la qualité des soumissions initiales et l’efficacité du flux de travail principal en identifiant les notes de frais qui suivent le processus sans difficulté.

Cet attribut est calculé dans la plateforme de Process Mining en analysant la séquence d’activités de chaque dossier afin de vérifier l’absence d’activités de rejet ou de révision.

Cet attribut indique si une activité a été exécutée automatiquement par le système, comme un contrôle automatisé de politique, ou par un utilisateur humain, comme une approbation manuelle.

La distinction entre les activités automatisées et manuelles est essentielle pour comprendre le niveau d’automatisation du processus. Elle aide à évaluer l’efficacité des systèmes fondés sur des règles et à repérer les possibilités d’automatisation supplémentaires. Elle peut par exemple montrer combien de notes sont approuvées automatiquement et combien nécessitent une intervention manuelle, afin d’orienter les efforts visant à accroître le traitement sans intervention humaine.

Aide à mesurer le niveau d’automatisation du processus et à distinguer les étapes effectuées par des personnes de celles exécutées par le système.

Cet attribut est généralement déduit de l’utilisateur associé à un événement. Les événements générés par le système sont souvent liés à un utilisateur générique « système » ou « robot ».

La catégorie de dépense est une classification choisie par le salarié pour décrire la nature de la dépense. Elle sert à la comptabilité, à la gestion budgétaire et au contrôle du respect des politiques.

Dans le Process Mining, la catégorisation des dépenses permet d’obtenir une vue plus détaillée du processus. Elle peut aider à déterminer si certaines catégories, comme les voyages internationaux, présentent des cycles d’approbation plus longs ou des taux de rejet plus élevés. Cette analyse contribue à améliorer les politiques et les processus applicables à certains types de dépenses.

Permet d’analyser le processus selon le type de dépense et peut révéler des comportements ou des goulots d’étranglement différents selon les catégories de dépenses.

Il s’agit d’un champ standard des lignes de dépense. Si une note contient plusieurs catégories, celles-ci doivent être agrégées au niveau de la note de frais.

Cet attribut indique le niveau d’actualité des données analysées. Il enregistre la date et l’heure de la dernière extraction réussie des données depuis Brex.

Connaître la date de la dernière mise à jour des données est essentiel pour évaluer leur actualité. Cela permet de déterminer si les Dashboards reflètent l’état le plus récent des opérations ou s’ils reposent sur des données plus anciennes, et de mieux apprécier le degré de précision en temps réel de l’analyse.

Informe les utilisateurs sur l’actualité des données, un élément important pour prendre des décisions opérationnelles précises et à jour.

Cet horodatage est généré par l’outil ou le processus d’extraction des données à la fin d’une récupération réussie des données depuis Brex.

Alors que l’indicateur de violation de la politique signale qu’une violation s’est produite, cet attribut en explique la raison. Il contient des informations sur la règle précise qui n’a pas été respectée, par exemple « Plafond de repas de 50 $ dépassé » ou « Un justificatif est requis pour les dépenses supérieures à 25 $ ».

Ce niveau de détail est particulièrement utile dans le Dashboard « Analyse des violations de la politique et des reprises ». Il permet d’analyser les causes profondes en identifiant les types de violations les plus fréquents. Ces analyses peuvent conduire à des mesures ciblées, comme clarifier une politique, envoyer des rappels aux salariés ou ajuster les règles automatisées du système.

Fournit la cause profonde des violations de la politique et permet d’améliorer de manière ciblée les politiques, la formation des utilisateurs et la configuration des systèmes.

Ces informations figureraient dans la section consacrée à la conformité ou aux notes d’examen associées à une dépense signalée dans Brex.

L’attribut Devise précise l’unité du Montant total, par exemple USD, EUR ou GBP. Il est indispensable à une analyse financière exacte, notamment pour les organisations internationales qui utilisent plusieurs devises.

Cet attribut garantit une interprétation correcte des données financières. Il permet d’agréger et de comparer les montants de dépenses, souvent après conversion dans une devise de reporting commune. Il évite ainsi l’erreur analytique qui consisterait à additionner des montants exprimés dans des devises différentes.

Garantit l’exactitude financière dans un environnement multidevise et permet d’agréger et de présenter correctement les montants des dépenses.

Ce champ est généralement disponible avec le champ du montant dans les données de notes de frais de Brex.

Alors que StartTime (EventTime) indique le début d’une activité, EndTime en marque la fin. Cette distinction est particulièrement utile pour les activités qui ont une durée, comme « Manager Review Started » et « Manager Approved ».

La présence d’une heure de début et d’une heure de fin pour une activité permet de calculer précisément sa durée de traitement et de la distinguer du temps d’attente qui la précède. Vous pouvez ainsi mesurer avec précision le temps consacré au travail lui-même, un élément important de l’analyse des goulots d’étranglement.

Permet de calculer précisément la durée de traitement des activités, indépendamment des temps d’attente, et d’obtenir ainsi une analyse plus exacte des goulots d’étranglement.

EndTime correspond souvent au StartTime de l’activité suivante dans la séquence. Il peut également s’agir d’un champ dédié dans les données sources pour les activités dont la durée est définie.

Cet attribut booléen calculé mesure le respect d’une bonne pratique courante : joindre tous les justificatifs nécessaires avant de soumettre une note de frais pour examen. Il prend la valeur « true » si l’activité « Justificatifs joints » intervient avant l’activité « Note de frais soumise » pour un dossier donné.

Cet indicateur alimente directement le Dashboard « Respect des justificatifs et impact » et le KPI « Respect des règles de transmission des justificatifs ». Son analyse permet de mesurer la fréquence des justificatifs transmis en retard ou manquants et de mettre ce comportement en relation avec des résultats tels que les retards, les rejets et les reprises.

Mesure le respect des politiques de transmission des justificatifs et aide à identifier une cause fréquente de retards et de rejets dans le processus.

Cet indicateur est calculé dans l’outil de Process Mining en comparant les horodatages des activités « Justificatifs joints » et « Note de frais soumise » pour chaque dossier.

Cet attribut distingue les dépenses réglées avec une carte Brex émise par l’entreprise de celles avancées par un salarié et nécessitant un remboursement.

Cette distinction est importante, car le processus peut varier considérablement selon le mode de paiement. Les transactions par carte professionnelle peuvent suivre un processus de vérification et de rapprochement, tandis que les remboursements suivent un processus de demande et de versement. L’analyse par mode de paiement permet d’isoler les problèmes propres à chaque parcours et de les traiter séparément.

Le flux du processus et les étapes requises diffèrent souvent entre les dépenses réglées par carte professionnelle et les remboursements de frais avancés, ce qui en fait un attribut essentiel pour l’analyse des variantes.

Ces informations sont inhérentes aux données de transaction de Brex.

Cet attribut enregistre le motif libre ou prédéfini indiqué lors du rejet d’une note de frais. Il se distingue d’un signalement automatisé de non-conformité et correspond à une décision manuelle prise par un approbateur.

L’analyse des motifs de rejet est essentielle pour comprendre les causes des échecs et des reprises du processus. Elle permet d’identifier les erreurs de soumission fréquentes, les politiques peu claires ou les incompréhensions des salariés et des responsables. Ces informations peuvent servir à améliorer les supports de formation et les FAQ, et ainsi à réduire les taux de rejet et de reprise.

Explique les raisons des rejets manuels et fournit un retour direct qui peut servir à améliorer la formation des utilisateurs et à réduire les erreurs futures.

Il s’agit généralement d’un champ de commentaire que les approbateurs peuvent remplir lorsqu’ils sélectionnent l’action « Rejeter » dans l’interface Brex.

Cet attribut indique le nom du salarié au nom duquel la note de frais a été déposée. Alors que l’Utilisateur à l’origine de l’événement identifie la personne qui a effectué une action, le Nom du salarié identifie le sujet du dossier de dépense.

Dans l’analyse, il permet de suivre les dépenses salarié par salarié. Il peut aider à repérer les personnes qui soumettent fréquemment des notes non conformes à la politique ou dont les notes sont régulièrement rejetées, ce qui peut signaler un besoin de formation complémentaire. Il contribue également à comprendre les habitudes de dépenses des différents salariés ou rôles de l’organisation.

Identifie le responsable de la note de frais et permet d’analyser la qualité des soumissions et la conformité à l’échelle individuelle.

Il s’agit d’une information fondamentale présente sur chaque note de frais, associée au profil utilisateur de son créateur dans Brex.

Cet attribut indique le pays du bureau principal ou du centre de coûts du salarié. Pour les entreprises internationales, il constitue une dimension essentielle de l’analyse comparative.

L’analyse du processus par pays peut mettre en évidence des différences régionales en matière de performance, de conformité ou de comportement de dépense. Les délais d’approbation peuvent par exemple être plus longs dans un pays en raison de réglementations locales ou de structures de management différentes. Cette analyse est utile pour standardiser les processus à l’échelle mondiale tout en tenant compte des besoins locaux.

Permet d’analyser la performance et la conformité du processus dans différentes régions géographiques, ce qui est essentiel pour les organisations internationales.

Provient des informations du profil du salarié dans Brex, généralement synchronisées avec un système RH central.

Cet attribut booléen est déduit du flux du processus. Il prend la valeur « true » pour toute note de frais dont l’historique contient l’activité « Note de frais renvoyée pour révision ». Il offre un moyen simple d’identifier et d’analyser les dossiers ayant fait l’objet d’une reprise.

Cet indicateur sert à calculer le KPI « Taux de reprise des notes de frais » et alimente le Dashboard « Analyse des violations de la politique et des reprises ». Il permet de comparer facilement les dossiers qui suivent le processus sans difficulté et ceux qui sont renvoyés, afin de mesurer le temps et les coûts associés aux reprises.

Identifie les notes de frais qui ont nécessité un travail et des corrections supplémentaires, afin d’analyser les causes et les coûts des reprises.

Cet attribut n’existe pas dans le système source. Il est calculé en vérifiant si la séquence d’activités d’un dossier contient « Note de frais renvoyée pour révision » ou une activité de reprise similaire.

Cet attribut identifie l’origine des données du processus, qui est « Brex » dans ce contexte. Il est important pour la gouvernance et la traçabilité des données, notamment lorsque des données provenant de plusieurs systèmes sont combinées afin d’obtenir une vue globale du processus.

Dans l’analyse, il permet de filtrer et de segmenter les données lorsque plusieurs systèmes sources sont utilisés, afin de garantir une interprétation correcte des indicateurs et des cartographies de processus selon leur origine. Dans une vue limitée à un seul système, il sert à confirmer en permanence la source des données.

Fournit le contexte nécessaire sur l’origine des données, garantit leur traçabilité et permet un filtrage correct dans les environnements multisystèmes.

Il s’agit d’une valeur statique, « Brex », généralement ajoutée lors de la phase d’extraction et de transformation des données.