Votre modèle de données pour le traitement des factures Purchase to Pay
Votre modèle de données pour le traitement des factures Purchase to Pay
- Attributs recommandés à collecter
- Activités essentielles à suivre
- Guide d’extraction pour NetSuite
Purchase to Pay - Attributs du traitement des factures
| Nom | Description | ||
|---|---|---|---|
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Numéro de facture
InvoiceNumber
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Identifiant unique d’une facture fournisseur dans le système. | ||
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Description
Le numéro de facture sert d’identifiant principal du dossier. Il relie toutes les activités et tous les événements associés à un même Vendor Bill, de sa création à son paiement final. Cet attribut est essentiel pour retracer le parcours complet de chaque facture. Dans l’analyse des processus, ce numéro permet au système de reconstituer l’intégralité du cycle de vie d’une facture. En regroupant toutes les activités associées sous cet identifiant commun, les analystes peuvent visualiser le flux du processus, mesurer les durées de cycle et repérer les variations ou les goulots d’étranglement qui affectent chaque facture.
Pourquoi c’est important
Il constitue la clé essentielle pour suivre le parcours de chaque facture dans le processus de paiement et permet une analyse complète au niveau du dossier.
Où les obtenir
Il s’agit généralement du champ « Transaction ID » ou « Invoice # » de l’enregistrement Vendor Bill dans NetSuite.
Exemples
INV-0012345789-ABC-654202405-101
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Activité
ActivityName
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Nom de l’étape du processus métier qui a été exécutée. | ||
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Description
Cet attribut décrit une action ou un événement précis survenu au cours du cycle de traitement de la facture, comme « Vendor Bill Created », « Bill Approved » ou « Bill Paid In Full ». Chaque activité représente un point distinct du processus. Les activités sont les éléments constitutifs de la cartographie du processus. L’analyse de leur séquence et de leur fréquence aide à comprendre le flux réel du processus, à repérer les écarts par rapport à la procédure standard et à identifier les boucles de reprise ou les étapes inefficaces récurrentes.
Pourquoi c’est important
Elle constitue la structure de base de la cartographie du processus et permet de visualiser et d’analyser la séquence des événements du cycle de vie de la facture.
Où les obtenir
Dérivée des journaux système, des changements de statut de l’enregistrement Vendor Bill ou des actions spécifiques des utilisateurs enregistrées dans l’historique du système.
Exemples
Vendor Bill crééVendor Bill approuvéPaiement planifié dans un lot
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Dernière mise à jour des données
LastDataUpdate
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Horodatage de la dernière actualisation ou extraction des données depuis le système source. | ||
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Description
Cet attribut indique la date et l’heure de l’extraction la plus récente des données depuis le système source. Il précise le degré d’actualité des données analysées. La connaissance de la date de la dernière mise à jour permet aux utilisateurs de savoir s’ils consultent les informations les plus récentes. Elle aide à gérer les attentes concernant le délai de mise à disposition des données et garantit que les décisions reposent sur des données dont l’ancienneté est connue.
Pourquoi c’est important
Il informe les analystes sur l’actualité des données et leur permet d’en tenir compte au moment de prendre des décisions.
Où les obtenir
Cet horodatage est généré et ajouté lors du processus d’extraction et de chargement des données (ETL).
Exemples
2024-05-21T02:00:00Z
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Heure de début
EventTime
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Horodatage indiquant le moment où une activité s’est produite. | ||
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Description
Cet attribut enregistre la date et l’heure précises auxquelles une activité ou un événement donné a été enregistré dans le système. Il fournit le contexte chronologique de l’ensemble du processus. Les horodatages sont fondamentaux pour toute analyse de processus fondée sur le temps. Ils servent à calculer les durées entre les activités, à mesurer la durée globale du cycle d’un dossier et à analyser la performance par rapport aux accords de niveau de service. Des horodatages exacts sont indispensables pour identifier les goulots d’étranglement et comprendre les retards du processus.
Pourquoi c’est important
Il fournit les données chronologiques nécessaires au calcul de toutes les durées, des temps de cycle et des indicateurs de performance, et constitue la base de l’analyse temporelle des processus.
Où les obtenir
Issu des champs de date ou des journaux système de l’enregistrement Vendor Bill et des enregistrements de transactions associés, comme « Date Created », « Last Modified Date » ou les champs de date d’approbation.
Exemples
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-16T14:30:15Z2023-04-20T11:05:45Z
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Système source
SourceSystem
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Identifie le système d’origine des données. | ||
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Description
Cet attribut précise l’application source dans laquelle les données d’événement ont été générées. Pour ce processus, il s’agit généralement de « NetSuite ». Dans les environnements intégrant plusieurs systèmes, ce champ est essentiel pour comprendre la traçabilité des données et évaluer leur qualité. Il permet de distinguer les activités qui se déroulent dans différents systèmes et contribue à établir une vue globale du processus de bout en bout.
Pourquoi c’est important
Il fournit le contexte sur l’origine des données, ce qui est essentiel dans les environnements multisystèmes pour le dépannage et la validation des données.
Où les obtenir
Il s’agit généralement d’une valeur statique (« NetSuite ») ajoutée lors de l’extraction des données.
Exemples
NetSuite
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Appariement automatique
IsAutoMatched
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Indicateur précisant si la facture a été automatiquement rapprochée d’un bon de commande, sans intervention manuelle. | ||
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Description
Cet attribut booléen indique si le système a pu rapprocher automatiquement la facture avec un bon de commande et une réception de marchandises, dans le cadre d’un rapprochement à trois niveaux, en appliquant des règles et des tolérances prédéfinies. La valeur « true » indique un rapprochement sans intervention humaine. Cet attribut sert de base au KPI « Taux de rapprochement automatique des factures ». Un taux élevé de rapprochement automatique est un indicateur important de l’efficacité et du niveau d’automatisation du traitement des factures. L’analyse des cas où la valeur est « false » permet d’identifier les causes des échecs de rapprochement et les possibilités d’amélioration de l’automatisation.
Pourquoi c’est important
Mesure directement le niveau d’automatisation et d’efficacité du rapprochement des factures et met en évidence les possibilités de réduire le travail manuel.
Où les obtenir
Il s’agit généralement d’un attribut dérivé. Il peut être déduit de l’absence de l’activité « Matching Discrepancy Identified » ou vérifié en constatant que la facture a été créée et approuvée par un utilisateur système dans un délai très court.
Exemples
truefalse
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Approbateur
Approver
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Utilisateur responsable de l’approbation ou du rejet de la facture. | ||
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Description
Cet attribut identifie l’employé ou le responsable qui a effectué l’étape d’approbation d’une facture. Dans les flux de travail comportant plusieurs niveaux d’approbation, il peut correspondre au dernier approbateur ou à l’approbateur final. Le suivi de l’approbateur est essentiel pour analyser le cycle d’approbation. Il aide à identifier les goulots d’étranglement en montrant quelles personnes ou quels services présentent les temps d’approbation moyens les plus longs. Ces informations peuvent servir à mieux répartir les charges ou à proposer une formation complémentaire.
Pourquoi c’est important
Il aide à localiser les goulots d’étranglement du processus d’approbation et à analyser la performance par personne ou par service, afin de cibler les améliorations.
Où les obtenir
Provient des journaux d’historique du flux de travail ou des approbations associés à la transaction Vendor Bill. Ces informations peuvent se trouver dans « System Notes » ou dans un journal d’approbation personnalisé.
Exemples
John SmithJane DoeResponsable du service financier
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Date d’échéance du paiement
PaymentDueDate
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Date à laquelle la facture doit être payée pour respecter les conditions de paiement convenues. | ||
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Description
La date d’échéance du paiement est calculée à partir de la date de la facture et des conditions de paiement négociées avec le fournisseur, par exemple Net 30 ou Net 60. Elle constitue la date limite de référence pour l’exécution du paiement. Cette date est essentielle pour mesurer la performance des paiements effectués à temps, un KPI important pour les relations fournisseurs et la santé financière. En comparant la date réelle du paiement à la date d’échéance, les organisations peuvent suivre la ponctualité de leurs paiements, identifier les fournisseurs régulièrement payés en retard et gérer plus efficacement leur trésorerie.
Pourquoi c’est important
Elle sert de référence pour mesurer la performance des paiements effectués à temps, qui influence directement les relations avec les fournisseurs et peut contribuer à éviter les frais de retard.
Où les obtenir
Il s’agit du champ « Due Date » de l’enregistrement Vendor Bill, souvent calculé automatiquement à partir du champ « Terms ».
Exemples
2023-05-152023-06-302023-07-01
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Montant de la facture
InvoiceAmount
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Valeur monétaire totale de la facture fournisseur. | ||
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Description
Cet attribut représente le montant total dû indiqué sur la facture, y compris les taxes et autres frais. Il s’agit d’un indicateur financier essentiel pour chaque dossier. Le montant de la facture sert à différentes analyses, notamment à répartir les factures par tranches de valeur, par exemple entre montants élevés et faibles, afin de déterminer si les délais de traitement ou les parcours d’approbation diffèrent. Il est également indispensable au reporting financier, au calcul de la valeur des factures à différentes étapes et à l’analyse de l’impact financier des retards de paiement.
Pourquoi c’est important
Il permet l’analyse financière et la segmentation par valeur, afin de hiérarchiser les factures de montant élevé et de comprendre les facteurs de coût.
Où les obtenir
Il correspond au champ « Total » ou « Amount » de l’en-tête de l’enregistrement Vendor Bill dans NetSuite.
Exemples
1500.75250.0012500.50
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Nom du fournisseur
VendorName
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Nom du fournisseur qui a soumis la facture. | ||
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Description
Cet attribut identifie la dénomination légale du fournisseur associé à la facture. Le fournisseur est une entité essentielle du processus Purchase-to-Pay. L’analyse du processus par fournisseur est indispensable pour identifier les problèmes propres à certains fournisseurs. Elle permet notamment de déterminer quels fournisseurs présentent les délais d’approbation les plus longs, lesquels soumettent le plus de factures nécessitant une reprise et lesquels sont le plus souvent payés en retard. Cette segmentation est fondamentale pour la gestion des relations fournisseurs et l’analyse de la performance.
Pourquoi c’est important
Il permet de segmenter les données du processus afin d’identifier les goulots d’étranglement propres à chaque fournisseur, la performance des paiements et les problèmes de Conformité.
Où les obtenir
Issu du champ « Vendor » ou « Supplier » de l’enregistrement Vendor Bill, associé aux données de référence des fournisseurs.
Exemples
Office Supplies Inc.Global Tech ServicesCreative Marketing Agency
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Payée à temps
IsPaidOnTime
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Indicateur précisant si la facture a été payée à la date d’échéance ou avant celle-ci. | ||
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Description
Cet attribut booléen calculé compare l’horodatage de l’activité « Bill Paid In Full » avec la « Payment Due Date ». Sa valeur est « true » si le paiement a été effectué à temps et « false » dans le cas contraire. Cet attribut contribue directement au KPI « Taux de paiement à temps », une mesure importante de la discipline financière et de la gestion des relations fournisseurs. Il permet de filtrer et d’analyser facilement les paiements en retard afin d’en identifier les causes profondes, comme les délais d’approbation ou les problèmes de planification des campagnes de paiement.
Pourquoi c’est important
Mesure directement le respect des conditions de paiement, essentiel pour les relations fournisseurs, la prévention des pénalités et la planification financière.
Où les obtenir
Champ calculé : TRUE si l’horodatage de l’activité de paiement finale est inférieur ou égal à « PaymentDueDate ».
Exemples
truefalse
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Statut de la facture
InvoiceStatus
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Statut actuel du traitement de la facture. | ||
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Description
Cet attribut reflète l’état actuel du Vendor Bill au cours de son cycle de vie, par exemple « Pending Approval », « Approved », « Paid in Full » ou « Rejected ». Le statut fournit une vue instantanée de la position de la facture dans le processus. Il est utilisé dans les Dashboards opérationnels pour suivre la charge de travail et le débit actuels. L’analyse des transitions de statut constitue également un élément important du Process Mining, car ces transitions servent souvent de base à la définition des activités.
Pourquoi c’est important
Il fournit une vue en temps réel de l’avancement des factures et permet de gérer la charge de travail et d’analyser le débit.
Où les obtenir
Il s’agit du champ « Status » de l’enregistrement Vendor Bill dans NetSuite.
Exemples
OuverteEn attente d'approbationApprouvéePayée intégralement
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Date de remise
DiscountDate
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La date limite de paiement d’une facture pour bénéficier d’une remise pour paiement anticipé. | ||
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Description
Cet attribut indique la date à laquelle une facture doit être payée pour bénéficier des remises pour paiement anticipé proposées par le fournisseur, conformément aux conditions de paiement, par exemple « 2 % à 10 jours, net à 30 jours ». Cette date est essentielle au calcul du KPI « Taux de capture des remises pour paiement anticipé ». Le suivi des performances par rapport à cette date permet à l’organisation d’identifier les économies manquées et d’optimiser sa stratégie de paiement afin de maximiser les remises obtenues, ce qui peut avoir un impact positif important sur la rentabilité.
Pourquoi c’est important
Il s’agit de la date de référence pour identifier et obtenir les remises pour paiement anticipé, avec un impact direct sur les économies réalisées et la rentabilité.
Où les obtenir
Cette date est calculée à partir de la date de la facture et du champ « Terms » de l’enregistrement Vendor Bill. NetSuite la calcule comme la « Discount Date ».
Exemples
2023-04-252023-05-10
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Devise
Currency
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La devise du montant de la facture. | ||
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Description
Cet attribut indique la devise dans laquelle la facture est libellée, par exemple USD, EUR ou GBP. Il est particulièrement important pour les entreprises présentes dans plusieurs pays. La devise fournit le contexte nécessaire à l’interprétation de tous les montants financiers. Dans les analyses, elle garantit une lecture correcte des données financières et permet d’effectuer les conversions nécessaires lors de l’agrégation des indicateurs financiers entre différentes régions.
Pourquoi c’est important
Fournit le contexte nécessaire à l’interprétation de tous les montants financiers et garantit la fiabilité des analyses dans les environnements multidevises.
Où les obtenir
Il s’agit du champ « Currency » de l’enregistrement Vendor Bill, généralement renseigné par défaut à partir de la fiche fournisseur.
Exemples
USDEURGBP
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Filiale
Subsidiary
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L’entreprise ou l’entité juridique de l’organisation responsable de la facture. | ||
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Description
Dans une organisation composée de plusieurs entités, l’attribut Subsidiary identifie l’entité juridique à laquelle appartient la facture fournisseur. Il s’agit d’une donnée organisationnelle fondamentale dans les comptes NetSuite OneWorld. L’analyse du processus par filiale permet de comparer les performances entre différentes unités opérationnelles ou zones géographiques. Elle aide à déterminer quelles parties de l’organisation sont les plus efficaces, où les bonnes pratiques peuvent être partagées et où se situent les problèmes propres à certains processus.
Pourquoi c’est important
Permet de comparer et d’analyser les performances entre différentes entités juridiques ou unités opérationnelles de l’organisation.
Où les obtenir
Il s’agit du champ standard « Subsidiary » présent dans tous les enregistrements de transaction d’un compte NetSuite OneWorld.
Exemples
Ouest des États-UnisSiège EMEAServices APAC
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Motif du blocage du paiement
PaymentBlockReason
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Motif pour lequel le paiement d’une facture approuvée a été bloqué. | ||
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Description
Une facture approuvée au paiement peut néanmoins être bloquée pour différentes raisons, comme un litige avec le fournisseur, un problème de qualité concernant les marchandises reçues ou une décision de gestion de trésorerie. Cet attribut enregistre le motif précis du blocage. L’analyse des motifs de blocage et des délais de résolution est importante pour optimiser la trésorerie et préserver de bonnes relations avec les fournisseurs. Elle permet d’identifier les problèmes récurrents qui retardent les paiements, même après le traitement et l’approbation de la facture.
Pourquoi c’est important
Il explique pourquoi les factures approuvées ne sont pas payées et met en évidence les problèmes opérationnels ou financiers qui retardent les paiements.
Où les obtenir
Ce blocage est souvent géré au moyen d’une case à cocher personnalisée « Payment Hold » ou « Payment Block », accompagnée d’une liste de motifs ou d’un champ texte correspondant sur le Vendor Bill.
Exemples
Compte fournisseur bloquéContrôle qualité en attenteEn attente d'un avoir
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Motif du rejet
RejectionReason
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Motif fourni lorsqu’une facture est rejetée au cours du processus d’approbation. | ||
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Description
Lorsqu’un approbateur rejette une facture, il indique généralement un motif, comme « Incorrect Amount », « Duplicate Invoice » ou « Missing PO ». Cet attribut enregistre ce motif. Ces informations sont essentielles pour analyser les causes profondes des inefficacités du processus. En catégorisant les motifs de rejet et en suivant leur évolution, les organisations peuvent identifier les problèmes récurrents, comme ceux liés à certains fournisseurs ou les erreurs de saisie, puis mettre en place des mesures correctives pour réduire les reprises et les retards.
Pourquoi c’est important
Il fournit une visibilité directe sur les causes profondes des reprises et des défaillances du processus, et contribue à améliorer le taux de traitement correct dès la première fois.
Où les obtenir
Ces informations sont généralement enregistrées dans un champ de mémo ou de commentaire lors de l’étape de rejet d’un flux de travail d’approbation. Elles peuvent être stockées dans « System Notes » ou dans un champ personnalisé.
Exemples
Quantité incorrecteFacture en doubleÉcart de prix par rapport au bon de commande
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Numéro du bon de commande
PurchaseOrderNumber
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Identifiant du bon de commande associé à la facture. | ||
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Description
Cet attribut relie une facture fournisseur au bon de commande correspondant, qui a autorisé l’achat des biens ou services. Les factures peuvent être associées ou non à un bon de commande. L’analyse par bon de commande fournit un contexte essentiel pour évaluer l’efficacité du rapprochement des factures. Elle permet de déterminer le taux de rapprochement automatique par rapport aux interventions manuelles et d’identifier les écarts entre la facture, le bon de commande et la réception des marchandises. Un taux élevé d’écarts peut révéler des problèmes dans le processus d’approvisionnement.
Pourquoi c’est important
Il relie la facture au processus d’approvisionnement, ce qui est essentiel pour analyser l’efficacité du rapprochement des factures et la Conformité du rapprochement à trois niveaux.
Où les obtenir
Disponible dans l’enregistrement Vendor Bill, généralement au niveau des lignes d’articles ou dans un champ d’en-tête reliant le Vendor Bill à un bon de commande.
Exemples
PO-005678PO-005891N/A
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Remise obtenue
DiscountTaken
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Indicateur précisant si une remise disponible pour paiement anticipé a effectivement été obtenue. | ||
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Description
Cet attribut booléen calculé vérifie si une facture donnant droit à une remise a été payée à la date de remise ou avant celle-ci. Sa valeur est « true » si la remise a été obtenue et « false » si l’occasion a été manquée. Cet attribut est essentiel pour l’indicateur « Early Payment Discount Capture Rate ». Il aide les services financiers à quantifier les économies manquées et à identifier les goulots d’étranglement, comme les approbations lentes, qui les empêchent de profiter de conditions de paiement avantageuses.
Pourquoi c’est important
Mesure l’efficacité du processus à saisir les possibilités de réduction des coûts, avec un impact direct sur le résultat de l’entreprise.
Où les obtenir
Champ calculé : TRUE si la facture comporte une « DiscountDate » et si l’activité de paiement finale a eu lieu à cette date ou avant celle-ci.
Exemples
truefalse
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Purchase to Pay - Activités de traitement des factures
| Activité | Description | ||
|---|---|---|---|
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Vendor Bill approuvé
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Marque l’approbation finale de la facture fournisseur et l’autorise à être payée. Il s’agit d’une étape importante, généralement enregistrée comme un changement d’état explicite vers « Approved » dans le flux de travail d’approbation du système. | ||
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Pourquoi c’est important
Il s’agit d’une étape déterminante qui conditionne le processus de paiement. Les retards à ce stade constituent un goulot d’étranglement fréquent. Le suivi de cette activité est essentiel pour gérer les délais de paiement et la trésorerie.
Où les obtenir
Enregistré dans les notes système ou la piste d’audit du Vendor Bill, plus précisément à l’horodatage où le champ « Approval Status » prend la valeur « Approved ».
Collecte
Horodatage du changement de statut vers « Approved » dans la piste d’audit du Vendor Bill.
Type d’événement
explicit
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Vendor Bill comptabilisé dans le grand livre
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Cette activité correspond au moment où le Vendor Bill approuvé est enregistré dans le grand livre. Dans les configurations NetSuite standard, cela se produit automatiquement après l’approbation finale du Vendor Bill. | ||
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Pourquoi c’est important
Il s’agit d’un point de contrôle financier important, qui garantit la comptabilisation correcte des dettes. Le suivi des écarts, comme les paiements effectués avant la comptabilisation, est essentiel pour l’analyse de la Conformité.
Où les obtenir
L’indicateur « Posting » de l’enregistrement Vendor Bill prend la valeur true. L’horodatage peut être obtenu à partir de la date de l’événement d’approbation, car la comptabilisation est généralement synchrone avec l’approbation.
Collecte
Horodatage de l’action d’approbation finale qui déclenche la comptabilisation dans le grand livre.
Type d’événement
explicit
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Vendor Bill créé
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Cette activité correspond à la création d’un enregistrement Vendor Bill dans NetSuite. Elle constitue le point de départ du traitement de la facture. L’événement est enregistré à partir de la date de création de l’enregistrement de transaction Vendor Bill. | ||
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Pourquoi c’est important
Il s’agit du principal événement de début du cycle de vie de la facture. L’analyse du temps écoulé entre cette activité et les suivantes révèle la durée totale du traitement et met en évidence les retards liés à la saisie initiale des données.
Où les obtenir
À partir du champ « Date Created » ou de la date de transaction de l’enregistrement Vendor Bill. Chaque Vendor Bill possède un identifiant interne et un numéro de transaction uniques.
Collecte
Horodatage de la création de la transaction Vendor Bill.
Type d’événement
explicit
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Vendor Bill intégralement payé
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Cette activité indique que le Vendor Bill a été intégralement payé et que son statut a été mis à jour en conséquence. Elle marque la réussite du processus et est déduite d’un changement de statut du Vendor Bill lui-même. | ||
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Pourquoi c’est important
Il s’agit de l’événement de fin du parcours nominal du cycle de vie de la facture. La mesure du temps total nécessaire pour atteindre cet état fournit la durée du cycle de bout en bout.
Où les obtenir
Déduit des notes système ou de la piste d’audit de l’enregistrement Vendor Bill, plus précisément de l’horodatage où le statut passe à « Paid in Full ».
Collecte
Horodatage du changement de statut vers « Paid in Full » sur le Vendor Bill.
Type d’événement
inferred
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Vendor Payment créé
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Cette activité marque la création de la transaction de paiement qui règle le Vendor Bill. Il s’agit d’un événement explicite, enregistré à partir de la création d’un enregistrement Vendor Payment lié au Vendor Bill. | ||
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Pourquoi c’est important
Elle correspond à l’exécution du paiement, une étape essentielle pour analyser les paiements effectués à temps et prévoir la trésorerie. Il s’agit d’une étape importante avant la fin du processus.
Où les obtenir
À partir de la date de création de l’enregistrement de transaction Vendor Payment. L’enregistrement de paiement contient une référence, dans sa sous-liste « Apply », au Vendor Bill réglé.
Collecte
Horodatage de la création de la transaction Vendor Payment.
Type d’événement
explicit
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Avoir fournisseur appliqué
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Cette activité correspond à l’application d’un avoir fournisseur à un Vendor Bill, ce qui réduit le montant dû. Il s’agit d’un événement explicite, enregistré à partir de l’enregistrement d’application de la transaction Vendor Credit. | ||
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Pourquoi c’est important
Elle montre une autre manière de régler une facture, sans paiement direct en espèces. La fréquence des avoirs peut révéler des problèmes liés à l’exactitude de la commande initiale ou à la performance du fournisseur.
Où les obtenir
À partir de l’enregistrement d’application reliant un Vendor Credit à un Vendor Bill. La date d’application sert d’horodatage de l’événement.
Collecte
Horodatage de l’application d’une transaction Vendor Credit au Vendor Bill.
Type d’événement
explicit
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Blocage du paiement défini
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Un blocage de paiement est appliqué à une facture approuvée, ce qui empêche son règlement. L’événement est souvent déduit de l’activation d’une case à cocher spécifique ou de l’application d’un statut personnalisé « Hold ». | ||
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Pourquoi c’est important
Cette activité est essentielle pour le Dashboard « Payment Block Resolution Analysis ». Elle permet de localiser les retards entre l’approbation et la préparation du paiement, qui peuvent nuire aux relations avec les fournisseurs.
Où les obtenir
Déduit de la piste d’audit d’une case à cocher « Payment Hold » ou d’un champ de statut personnalisé sur la transaction Vendor Bill.
Collecte
Horodatage de l’événement de modification du champ « Payment Hold » ou d’un champ similaire.
Type d’événement
inferred
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Blocage du paiement levé
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Le blocage de paiement appliqué à une facture est supprimé, ce qui la rend de nouveau éligible au paiement. L’événement est déduit de la désactivation de la case à cocher « Payment Hold » ou d’un changement de statut quittant l’état « Hold ». | ||
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Pourquoi c’est important
La mesure de la durée entre « Payment Block Set » et cette activité révèle l’efficacité du processus de résolution. Elle aide à identifier les causes fréquentes des blocages et à simplifier leur suppression.
Où les obtenir
Déduit de la piste d’audit indiquant que la case à cocher « Payment Hold » a été désactivée ou qu’un champ de statut personnalisé a été mis à jour sur le Vendor Bill.
Collecte
Horodatage de l’événement de modification indiquant que le champ « Payment Hold » ou un champ similaire a été désactivé.
Type d’événement
inferred
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Écart de rapprochement identifié
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Cette activité se produit lorsqu’un Vendor Bill censé correspondre à un bon de commande ne respecte pas les règles de rapprochement automatique et nécessite un examen manuel. Elle est souvent déduite du passage du Vendor Bill à un statut « Matching Hold » ou « Discrepancy ». | ||
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Pourquoi c’est important
Elle met en évidence les inefficacités des processus d’approvisionnement et de réception qui entraînent des reprises manuelles. Elle contribue directement au Dashboard « Invoice Matching Efficiency » et au KPI « Matching Discrepancy Rework Rate ».
Où les obtenir
Déduit d’un changement de statut du Vendor Bill indiquant un blocage ou une exception, ou de l’identification de factures liées à un bon de commande ayant nécessité d’importantes modifications manuelles avant leur approbation.
Collecte
Horodatage du changement d’état vers un état « hold » ou « mismatch ». Une analyse des champs personnalisés ou des flux de travail peut être nécessaire.
Type d’événement
inferred
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Paiement planifié dans un lot
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La facture approuvée est sélectionnée et incluse dans un lot de paiements à exécuter ultérieurement. Il s’agit d’une action explicite au cours de laquelle les Vendor Bills sont ajoutés à un Vendor Payment Batch ou traités depuis la page « Pay Bills ». | ||
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Pourquoi c’est important
Cette activité montre le passage d’une dette approuvée à une sortie de trésorerie prévue. L’analyse des délais entre l’approbation et la planification peut révéler des stratégies de gestion de trésorerie ou des inefficacités dans le processus d’exécution des paiements.
Où les obtenir
Il peut être difficile de capturer cette activité comme un événement distinct. Elle fait souvent partie du processus de création du paiement lui-même. Elle peut être déduite de la date de création d’un enregistrement de lot de paiements qui inclut le Vendor Bill.
Collecte
Horodatage de création d’un enregistrement de lot de paiements faisant référence à la facture.
Type d’événement
inferred
|
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Remise pour paiement anticipé manquée
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Cet événement calculé indique que le paiement d’une facture assortie de conditions de paiement anticipé n’a pas été exécuté pendant la période ouvrant droit à la remise. Il est déduit de la comparaison entre la date de paiement et la date limite de remise. | ||
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Pourquoi c’est important
Il contribue directement au KPI « Early Payment Discount Capture Rate » en quantifiant les économies perdues. Il aide les organisations à identifier les problèmes de processus ou de trésorerie qui les empêchent d’obtenir les remises.
Où les obtenir
Il s’agit d’un événement calculé. Il nécessite de comparer la « Date » de la transaction Vendor Payment appliquée au champ « Discount Date » de l’enregistrement Vendor Bill source.
Collecte
Comparer la date du Vendor Payment à la date de remise du Vendor Bill. Si la date du paiement est postérieure à la date de remise, l’événement se produit.
Type d’événement
calculated
|
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Vendor Bill rejeté
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Le Vendor Bill est rejeté par un approbateur et retiré de la file de traitement active. L’événement est enregistré par un changement explicite du statut vers « Rejected » et correspond généralement à un état final, sauf si la facture est soumise à nouveau. | ||
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Pourquoi c’est important
Cette activité met en évidence les défaillances du processus, comme les factures en double ou les informations incorrectes sur le fournisseur. Le suivi de la fréquence et des motifs de rejet aide à améliorer l’exactitude dès la première soumission et à réduire les efforts inutiles.
Où les obtenir
Enregistré dans les notes système ou la piste d’audit du Vendor Bill, avec l’horodatage où le champ « Approval Status » prend la valeur « Rejected ».
Collecte
Horodatage du changement de statut vers « Rejected » dans la piste d’audit du Vendor Bill.
Type d’événement
explicit
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Vendor Bill renvoyé pour reprise
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Se produit lorsqu’un approbateur ou un réviseur renvoie la facture à son émetteur pour correction. Cette étape est déduite d’un changement d’état qui fait reculer la facture dans le flux de travail, par exemple de « Pending Approval » à « Pending Submission ». | ||
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Pourquoi c’est important
Elle identifie les boucles de reprise qui allongent fortement les délais de traitement et augmentent les tâches manuelles. Son suivi permet de repérer les causes fréquentes d’erreur, comme un codage incorrect ou des erreurs de saisie.
Où les obtenir
Déduit des notes système ou de la piste d’audit du Vendor Bill, en recherchant une régression de statut ou un statut « Rework » spécifique.
Collecte
Horodatage du changement d’état indiquant un retour en arrière dans le flux de travail d’approbation.
Type d’événement
inferred
|
|||
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Vendor Bill soumis pour approbation
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Indique le moment où la facture fournisseur créée est officiellement soumise à un flux de travail d’approbation. Cette étape est généralement déduite du passage de l’état de la facture de « Open » ou « Pending Submission » à « Pending Approval ». | ||
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Pourquoi c’est important
Elle lance le cycle d’approbation. La mesure du temps écoulé entre cet événement et « Bill Approved » ou « Bill Rejected » est essentielle pour le Dashboard Invoice Approval Cycle Time Analysis.
Où les obtenir
Déduit des notes système ou de la piste d’audit de l’enregistrement Vendor Bill, en suivant précisément les modifications du champ « Approval Status ».
Collecte
Horodatage du changement de statut vers « Pending Approval » dans la piste d’audit du Vendor Bill.
Type d’événement
inferred
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