Votre modèle de données Purchase to Pay - Traitement des factures
Votre modèle de données Purchase to Pay - Traitement des factures
- Attributs recommandés à collecter
- Activités clés à suivre
- Conseils d’extraction pour NetSuite
Attributs du processus Purchase to Pay : traitement des factures
| Nom | Description | ||
|---|---|---|---|
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Numéro de facture
InvoiceNumber
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Identifiant unique d’une facture fournisseur dans le système. | ||
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Description
Le numéro de facture sert d’identifiant de cas principal. Il relie toutes les activités et tous les événements associés à une même facture fournisseur, de sa création à son paiement final. Cet attribut est essentiel pour suivre le parcours complet de chaque facture. Dans l’analyse des processus, ce numéro permet au système de reconstituer tout le cycle de vie d’une facture. En regroupant les activités associées sous cet identifiant commun, les analystes peuvent visualiser le déroulement du processus, mesurer les temps de cycle et repérer les variations ou les goulots d’étranglement qui touchent certaines factures.
Pourquoi est-ce important ?
C’est la clé indispensable pour suivre le parcours de chaque facture dans le processus de paiement et réaliser une analyse complète à l’échelle du cas.
Où trouver ces données
Il s’agit généralement du champ « Transaction ID » ou « Invoice # » de l’enregistrement Vendor Bill dans NetSuite.
Exemples
INV-0012345789-ABC-654202405-101
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Activité
ActivityName
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Nom de l’étape du processus métier qui a été exécutée. | ||
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Description
Cet attribut décrit une action ou un événement précis survenu au cours du traitement de la facture, comme « Vendor Bill Created », « Bill Approved » ou « Bill Paid In Full ». Chaque activité correspond à une étape distincte du processus. Les activités constituent les éléments de base de la cartographie du processus. L’analyse de leur séquence et de leur fréquence permet de comprendre le déroulement réel du processus, de repérer les écarts par rapport à la procédure prévue et d’identifier les boucles de reprise ou les étapes inefficaces les plus fréquentes.
Pourquoi est-ce important ?
Cet attribut forme la structure de base de la cartographie du processus et permet de visualiser et d’analyser la séquence des événements du cycle de vie de la facture.
Où trouver ces données
Déduit des journaux système, des changements de statut de l’enregistrement Vendor Bill ou des actions précises des utilisateurs consignées dans l’historique du système.
Exemples
Facture fournisseur crééeFacture approuvéePaiement planifié dans un lot
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Dernière mise à jour des données
LastDataUpdate
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Horodatage de la dernière actualisation ou extraction des données depuis le système source. | ||
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Description
Cet attribut indique la date et l’heure de la dernière extraction des données depuis le système source. Il renseigne sur leur fraîcheur au moment de l’analyse. La date de la dernière mise à jour permet aux utilisateurs de savoir s’ils consultent les informations les plus récentes. Elle aide à tenir compte du délai de mise à jour des données et à prendre des décisions en connaissant leur ancienneté.
Pourquoi est-ce important ?
Il renseigne les analystes sur la fraîcheur des données et leur permet de tenir compte de leur actualité au moment de prendre des décisions.
Où trouver ces données
Cet horodatage est généré et ajouté lors du processus d’extraction et de chargement des données (ETL).
Exemples
2024-05-21T02:00:00Z
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Heure de début
EventTime
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Horodatage indiquant le moment où une activité a eu lieu. | ||
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Description
Cet attribut enregistre la date et l’heure précises auxquelles une activité ou un événement a été consigné dans le système. Il situe l’ensemble du processus dans le temps. Les horodatages sont indispensables à toute analyse temporelle des processus. Ils servent à calculer les durées entre les activités, à mesurer le temps de cycle global des cas et à évaluer les performances au regard des accords de niveau de service. Des horodatages exacts sont essentiels pour repérer les goulots d’étranglement et comprendre les retards du processus.
Pourquoi est-ce important ?
Il fournit les données chronologiques nécessaires au calcul des durées, des temps de cycle et des indicateurs de performance. Il constitue ainsi la base de l’analyse temporelle des processus.
Où trouver ces données
À partir des champs de date ou des journaux système de l’enregistrement Vendor Bill et des transactions associées, comme « Date Created », « Last Modified Date » ou les champs de date d’approbation.
Exemples
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-16T14:30:15Z2023-04-20T11:05:45Z
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Système source
SourceSystem
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Indique le système d’origine des données. | ||
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Description
Cet attribut précise l’application source dans laquelle les données d’événement ont été générées. Pour ce processus, il s’agit généralement de « NetSuite ». Dans les environnements où plusieurs systèmes sont intégrés, ce champ est essentiel pour comprendre la provenance des données et en évaluer la qualité. Il permet de distinguer les activités réalisées dans différents systèmes et contribue à donner une vue d’ensemble du processus de bout en bout.
Pourquoi est-ce important ?
Il indique l’origine des données, une information essentielle dans les environnements multisystèmes pour le dépannage et la validation des données.
Où trouver ces données
Il s’agit généralement d’une valeur statique (« NetSuite ») ajoutée lors de l’extraction des données.
Exemples
NetSuite
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Approbateur
Approver
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Utilisateur chargé d’approuver ou de rejeter la facture. | ||
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Description
Cet attribut identifie l’employé ou le responsable qui a effectué l’étape d’approbation d’une facture. Dans les flux de travail comportant plusieurs niveaux d’approbation, il peut désigner le dernier approbateur ou l’approbateur final. Le suivi des approbateurs est essentiel à l’analyse du cycle d’approbation. Il aide à repérer les goulots d’étranglement en indiquant les personnes ou les services dont les délais moyens d’approbation sont les plus longs. Ces informations peuvent servir à mieux répartir la charge de travail ou à proposer des formations complémentaires.
Pourquoi est-ce important ?
Il aide à repérer les goulots d’étranglement dans le processus d’approbation et à analyser les performances par personne ou par service, afin de cibler les améliorations.
Où trouver ces données
À partir des journaux du flux de travail ou de l’historique des approbations associés à la transaction Vendor Bill. Ces informations peuvent figurer dans « System Notes » ou dans un journal d’approbation personnalisé.
Exemples
Jean DupontJeanne MartinResponsable du service financier
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Date d’échéance du paiement
PaymentDueDate
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Date limite à laquelle la facture doit être payée pour respecter les conditions de paiement convenues. | ||
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Description
La date d’échéance du paiement est calculée à partir de la date de facture et des conditions de paiement négociées avec le fournisseur, par exemple à 30 ou 60 jours. Elle constitue la principale échéance à respecter pour effectuer le paiement. Cette date est essentielle pour mesurer le respect des délais de paiement, un indicateur clé des relations avec les fournisseurs et de la santé financière. En comparant la date de paiement réelle à la date d’échéance, les organisations peuvent suivre leurs délais de paiement, repérer les fournisseurs régulièrement payés en retard et mieux gérer leur trésorerie.
Pourquoi est-ce important ?
Elle sert de référence pour mesurer le respect des délais de paiement, qui influe directement sur les relations avec les fournisseurs et peut aider à éviter les frais de retard.
Où trouver ces données
Il s’agit du champ « Due Date » de l’enregistrement Vendor Bill, souvent calculé automatiquement à partir du champ « Terms ».
Exemples
2023-05-152023-06-302023-07-01
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Montant de la facture
InvoiceAmount
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Montant total de la facture fournisseur. | ||
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Description
Cet attribut représente le montant total à payer indiqué sur la facture, taxes et autres frais compris. Il s’agit d’un indicateur financier clé pour chaque cas. Le montant de la facture sert à différentes analyses, notamment à répartir les factures par tranche de valeur, par exemple entre montants élevés et faibles, afin de vérifier si les délais de traitement ou les parcours d’approbation varient. Il est également essentiel aux rapports financiers, au calcul de la valeur des factures à différentes étapes et à l’analyse des conséquences financières des retards de paiement.
Pourquoi est-ce important ?
Il permet d’effectuer des analyses financières et de segmenter les factures selon leur montant, afin de donner la priorité aux factures de montant élevé et de comprendre les facteurs de coût.
Où trouver ces données
Il correspond au champ « Total » ou « Amount » de l’en-tête de l’enregistrement Vendor Bill dans NetSuite.
Exemples
1500.75250.0012500.50
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Nom du fournisseur
VendorName
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Nom du fournisseur qui a soumis la facture. | ||
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Description
Cet attribut indique la raison sociale du fournisseur associé à la facture. Le fournisseur est une entité clé du processus Purchase-to-Pay. L’analyse du processus par fournisseur est essentielle pour repérer les problèmes qui leur sont propres. Elle permet notamment de savoir quels fournisseurs ont les délais d’approbation les plus longs, lesquels soumettent le plus de factures nécessitant des reprises et lesquels sont le plus souvent payés en retard. Cette segmentation est fondamentale pour gérer les relations avec les fournisseurs et analyser leurs performances.
Pourquoi est-ce important ?
Il permet de segmenter les données du processus afin de repérer les goulots d’étranglement propres à chaque fournisseur, d’analyser les délais de paiement et de détecter les problèmes de conformité.
Où trouver ces données
À partir du champ « Vendor » ou « Supplier » de l’enregistrement Vendor Bill, lié aux données de référence des fournisseurs.
Exemples
Fournitures de bureau Inc.Services technologiques mondiauxAgence de marketing créatif
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Payée à temps
IsPaidOnTime
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Indique si la facture a été payée au plus tard à la date d’échéance. | ||
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Description
Cet attribut booléen calculé compare l’horodatage de l’activité « Facture entièrement payée » à la date d’échéance du paiement. Sa valeur est « true » si le paiement a été effectué à temps et « false » dans le cas contraire. Cet attribut contribue directement au calcul de l’indicateur du taux de paiements effectués à temps, qui mesure la rigueur financière et la qualité de la gestion des relations fournisseurs. Il facilite le filtrage et l’analyse des retards de paiement afin d’en repérer les causes profondes, comme les délais d’approbation ou la planification des campagnes de paiement.
Pourquoi est-ce important ?
Mesure directement le respect des conditions de paiement, essentiel aux relations avec les fournisseurs, à la prévention des pénalités et à la planification financière.
Où trouver ces données
Champ calculé : TRUE si l’horodatage de la dernière activité de paiement est inférieur ou égal à « PaymentDueDate ».
Exemples
truefalse
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Rapprochée automatiquement
IsAutoMatched
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Indique si la facture a été rapprochée automatiquement d’une commande, sans intervention manuelle. | ||
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Description
Cet attribut booléen indique si le système a pu rapprocher automatiquement la facture d’une commande et d’un reçu de marchandises, dans le cadre d’un rapprochement à trois pièces, selon des règles et des tolérances prédéfinies. La valeur « true » signifie que le rapprochement s’est effectué sans intervention manuelle. Cet attribut sert de base au calcul de l’indicateur du taux de rapprochement automatique des factures. Un taux élevé est un signe important d’efficacité et d’automatisation du traitement des factures. L’analyse des cas où la valeur est « false » permet de comprendre les échecs de rapprochement et de repérer les possibilités d’amélioration de l’automatisation.
Pourquoi est-ce important ?
Mesure directement le degré d’automatisation et l’efficacité du rapprochement des factures, et met en évidence les possibilités de réduire le travail manuel.
Où trouver ces données
Il s’agit généralement d’un attribut calculé. Il peut être déduit de l’absence de l’activité « Écart de rapprochement détecté » ou vérifié en déterminant si la facture a été créée et approuvée par un utilisateur système dans un délai très court.
Exemples
truefalse
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Statut de la facture
InvoiceStatus
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Statut actuel du traitement de la facture. | ||
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Description
Cet attribut indique l’état actuel de la facture fournisseur dans son cycle de vie, par exemple « Pending Approval », « Approved », « Paid in Full » ou « Rejected ». Le statut donne un aperçu de l’étape à laquelle se trouve la facture à un moment donné. Les Dashboards opérationnels s’en servent pour suivre la charge de travail et le débit de traitement. L’analyse des changements de statut est également essentielle au Process Mining, car ces changements servent souvent à définir les activités.
Pourquoi est-ce important ?
Il donne un aperçu en temps réel de l’avancement des factures et permet de gérer la charge de travail et d’analyser le débit de traitement.
Où trouver ces données
Il s’agit du champ « Status » de l’enregistrement Vendor Bill dans NetSuite.
Exemples
OuverteEn attente d’approbationApprouvéEntièrement payé
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Date limite de remise
DiscountDate
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Date limite de paiement d’une facture pour bénéficier d’une remise pour paiement anticipé. | ||
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Description
Cet attribut indique la date à laquelle la facture doit être payée pour bénéficier d’une éventuelle remise pour paiement anticipé proposée par le fournisseur, conformément aux conditions de paiement, par exemple « 2 % sous 10 jours, net à 30 jours ». Cette date est essentielle au calcul de l’indicateur du taux de remises pour paiement anticipé obtenues. Le suivi des paiements par rapport à cette échéance permet à l’organisation de repérer les économies manquées et d’optimiser sa stratégie de paiement afin de profiter au maximum des remises, ce qui peut améliorer sensiblement sa rentabilité.
Pourquoi est-ce important ?
Cette date permet de repérer les remises pour paiement anticipé et d’en bénéficier, avec un effet direct sur les économies réalisées et la rentabilité.
Où trouver ces données
Cette date est calculée à partir de la date de la facture et du champ « Terms » de l’enregistrement de la facture fournisseur. NetSuite la calcule sous le nom « Discount Date ».
Exemples
2023-04-252023-05-10
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Devise
Currency
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Devise du montant de la facture. | ||
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Description
Cet attribut indique la devise dans laquelle la facture est libellée, par exemple USD, EUR ou GBP. Il est particulièrement important pour les entreprises présentes dans plusieurs pays. La devise apporte un contexte essentiel à toutes les valeurs monétaires. Dans les analyses, elle permet d’interpréter correctement les données financières et de convertir les montants lorsque des indicateurs financiers sont agrégés entre différentes régions.
Pourquoi est-ce important ?
Apporte le contexte nécessaire à l’interprétation de tous les montants et garantit la précision des analyses financières dans un environnement multidevise.
Où trouver ces données
Il s’agit du champ « Currency » de l’enregistrement de la facture fournisseur, généralement renseigné par défaut à partir de la fiche fournisseur.
Exemples
USDEURGBP
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Filiale
Subsidiary
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Société ou entité juridique de l’organisation responsable de la facture. | ||
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Description
Dans une organisation composée de plusieurs entités, l’attribut « Filiale » indique à quelle entité juridique appartient la facture fournisseur. Il s’agit d’une donnée organisationnelle fondamentale dans les comptes NetSuite OneWorld. L’analyse du processus par filiale permet de comparer les performances entre différentes unités opérationnelles ou zones géographiques. Elle aide à repérer les entités les plus efficaces, à partager les bonnes pratiques et à identifier les problèmes propres à certains processus.
Pourquoi est-ce important ?
Permet de comparer et d’analyser les performances des différentes entités juridiques ou unités opérationnelles de l’organisation.
Où trouver ces données
Il s’agit du champ standard « Subsidiary » présent dans tous les enregistrements de transaction d’un compte NetSuite OneWorld.
Exemples
Ouest des États-UnisSiège EMEAServices APAC
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Motif du blocage du paiement
PaymentBlockReason
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Motif du blocage du paiement d’une facture approuvée. | ||
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Description
Même lorsqu’une facture est approuvée pour paiement, celui-ci peut être bloqué pour diverses raisons : litige avec un fournisseur, problème de qualité des marchandises reçues ou décision de gestion de trésorerie. Cet attribut précise le motif du blocage. L’analyse des motifs de blocage et des délais de résolution est importante pour optimiser la trésorerie et préserver de bonnes relations avec les fournisseurs. Elle permet de repérer les problèmes récurrents qui retardent les paiements, même après le traitement et l’approbation de la facture.
Pourquoi est-ce important ?
Explique pourquoi les factures approuvées ne sont pas payées et met en évidence les problèmes opérationnels ou financiers à l’origine des retards.
Où trouver ces données
Ce blocage est souvent géré au moyen d’une case à cocher personnalisée « Payment Hold » ou « Payment Block », associée à une liste de motifs ou à un champ texte dans la facture fournisseur.
Exemples
Compte fournisseur bloquéContrôle qualité en attenteEn attente d’un avoir
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Motif du rejet
RejectionReason
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Motif indiqué lorsqu’une facture est rejetée au cours du processus d’approbation. | ||
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Description
Lorsqu’un approbateur rejette une facture, il indique généralement un motif, par exemple « Montant incorrect », « Facture en double » ou « Commande manquante ». Cet attribut enregistre ce motif. Ces informations sont essentielles pour analyser les causes profondes des inefficacités du processus. En classant les motifs de rejet et en suivant leur évolution, les organisations peuvent repérer les problèmes récurrents, comme ceux liés à certains fournisseurs ou aux erreurs de saisie, puis prendre des mesures correctives pour réduire les reprises et les retards.
Pourquoi est-ce important ?
Met directement en évidence les causes profondes des reprises et des échecs du processus, afin d’améliorer le taux de traitement correct dès la première fois.
Où trouver ces données
Ces informations sont généralement saisies dans un champ de mémo ou de commentaire au moment du rejet, dans le flux d’approbation. Elles peuvent être enregistrées dans « System Notes » ou dans un champ personnalisé.
Exemples
Quantité incorrecteFacture en doubleÉcart de prix par rapport à la commande
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Numéro de commande
PurchaseOrderNumber
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Identifiant de la commande associée à la facture. | ||
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Description
Cet attribut relie une facture fournisseur à la commande correspondante, qui autorise l’achat des biens ou services. Les factures peuvent être associées à une commande ou ne pas l’être. L’analyse par commande apporte un contexte essentiel pour évaluer l’efficacité du rapprochement des factures. Elle permet de déterminer la part des rapprochements automatiques par rapport aux interventions manuelles et de repérer les écarts entre la facture, la commande et la réception des marchandises. Un taux élevé d’écarts peut révéler des problèmes dans le processus d’approvisionnement.
Pourquoi est-ce important ?
Relie la facture au processus d’approvisionnement, ce qui est essentiel pour analyser l’efficacité du rapprochement des factures et la conformité au rapprochement à trois pièces.
Où trouver ces données
Disponible dans l’enregistrement de la facture fournisseur, généralement dans les lignes de facture ou dans un champ d’en-tête qui la relie à une commande.
Exemples
PO-005678PO-005891S. O.
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Remise obtenue
DiscountTaken
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Indique si une remise disponible pour paiement anticipé a bien été obtenue. | ||
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Description
Cet attribut booléen calculé vérifie si une facture donnant droit à une remise a été payée au plus tard à la « Discount Date ». Sa valeur est « true » si la remise a été obtenue et « false » si l’occasion a été manquée. Cet attribut est essentiel au calcul de l’indicateur du taux de remises pour paiement anticipé obtenues. Il aide les services financiers à quantifier les économies manquées et à repérer les goulots d’étranglement, comme les délais d’approbation, qui empêchent de profiter de conditions de paiement avantageuses.
Pourquoi est-ce important ?
Mesure la capacité du processus à saisir les occasions de réduire les coûts, avec un effet direct sur le résultat financier de l’entreprise.
Où trouver ces données
Champ calculé : TRUE si la facture comporte une « DiscountDate » et si le dernier paiement a été effectué au plus tard à cette date.
Exemples
truefalse
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Activités du processus Purchase to Pay : traitement des factures
| Activité | Description | ||
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Facture approuvée
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Marque l’approbation finale de la facture fournisseur et l’autorise au paiement. Il s’agit d’une étape clé, généralement enregistrée dans le flux de travail d’approbation par un changement explicite de statut vers « Approved ». | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette étape essentielle conditionne le processus de paiement. Les retards à ce stade constituent un goulot d’étranglement fréquent. Le suivi de cette activité est indispensable pour gérer le respect des échéances de paiement et la trésorerie.
Où trouver ces données
Enregistré dans les notes système ou la piste d’audit de la Vendor Bill, plus précisément à l’horodatage où le champ « Approval Status » prend la valeur « Approved ».
Données à recueillir
Horodatage du passage au statut « Approved » dans la piste d’audit de la Vendor Bill.
Type d’événement
explicit
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Facture comptabilisée dans le grand livre
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Cette activité correspond au moment où la facture fournisseur approuvée est inscrite dans le grand livre. Dans une configuration NetSuite standard, cette inscription a lieu automatiquement après l’approbation finale de la facture. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Il s’agit d’un point de contrôle financier important, qui garantit la comptabilisation correcte des dettes. Le suivi des écarts, comme les paiements effectués avant la comptabilisation, est essentiel à l’analyse de la conformité.
Où trouver ces données
L’indicateur « Posting » de la Vendor Bill prend la valeur true. L’horodatage peut être celui de l’événement d’approbation, car la comptabilisation a généralement lieu en même temps.
Données à recueillir
Horodatage de l’approbation finale qui déclenche la comptabilisation dans le grand livre.
Type d’événement
explicit
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Facture entièrement payée
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Cette activité indique que la facture fournisseur a été intégralement payée et que son statut a été mis à jour en conséquence. Elle marque la réussite du processus et est déduite d’un changement de statut de la facture. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Il s’agit de l’événement de fin du parcours nominal du cycle de vie de la facture. Le temps total nécessaire pour atteindre cet état correspond au temps de cycle de bout en bout du processus.
Où trouver ces données
Déduit des notes système ou de la piste d’audit de l’enregistrement Vendor Bill, plus précisément de l’horodatage auquel le statut passe à « Paid in Full ».
Données à recueillir
Horodatage du passage de la Vendor Bill au statut « Paid in Full ».
Type d’événement
inferred
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Facture fournisseur créée
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Cette activité correspond à la création d’un enregistrement de facture fournisseur dans NetSuite et marque le début du traitement de la facture. Elle est identifiée à partir de la date de création de la transaction Vendor Bill. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Il s’agit du principal événement de début du cycle de vie de la facture. L’analyse du temps écoulé entre cette activité et les suivantes révèle la durée totale de traitement et met en évidence les retards liés à la saisie initiale des données.
Où trouver ces données
À partir du champ « Date Created » ou de la date de transaction de l’enregistrement Vendor Bill. Chaque Vendor Bill possède un ID interne et un numéro de transaction uniques.
Données à recueillir
Horodatage de création de la transaction Vendor Bill.
Type d’événement
explicit
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Paiement fournisseur créé
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Cette activité marque la création de la transaction de paiement qui règle la facture fournisseur. Il s’agit d’un événement explicite, enregistré lors de la création d’un enregistrement Vendor Payment lié à la facture. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette activité correspond à l’exécution du paiement. Elle est essentielle à l’analyse du respect des échéances et aux prévisions de trésorerie, et constitue une étape clé avant la fin du processus.
Où trouver ces données
À partir de la date de création de l’enregistrement de transaction Vendor Payment. La sous-liste « Apply » de l’enregistrement de paiement contient une référence à la Vendor Bill réglée.
Données à recueillir
Horodatage de création de la transaction Vendor Payment.
Type d’événement
explicit
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Avoir fournisseur appliqué
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Cette activité correspond à l’application d’un avoir fournisseur à une facture, ce qui réduit le montant dû. Il s’agit d’un événement explicite, enregistré dans l’enregistrement d’application de la transaction Vendor Credit. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette activité montre une autre façon de régler une facture, sans paiement direct en espèces. Des avoirs fréquents peuvent signaler des problèmes dans l’exactitude de la commande initiale ou dans les performances du fournisseur.
Où trouver ces données
À partir de l’enregistrement d’application qui relie un Vendor Credit à une Vendor Bill. La date d’application sert d’horodatage à l’événement.
Données à recueillir
Horodatage de l’application d’une transaction Vendor Credit à la Vendor Bill.
Type d’événement
explicit
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Blocage du paiement appliqué
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Un blocage est appliqué à une facture approuvée, ce qui empêche son paiement. Cet événement est souvent déduit de l’activation d’une case à cocher particulière ou de l’application d’un statut personnalisé « Hold ». | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette activité est essentielle au Dashboard d’analyse de la résolution des blocages de paiement. Elle met en évidence les délais entre l’approbation et la possibilité de procéder au paiement, qui peuvent nuire aux relations avec les fournisseurs.
Où trouver ces données
Déduit de la piste d’audit d’une case à cocher « Payment Hold » ou d’un champ de statut personnalisé de la transaction Vendor Bill.
Données à recueillir
Horodatage du changement apporté au champ « Payment Hold » ou à un champ similaire.
Type d’événement
inferred
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Blocage du paiement levé
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Le blocage de la facture est levé, qui peut de nouveau être payée. Cet événement est déduit de la désactivation de la case à cocher « Payment Hold » ou d’un changement de statut qui met fin à l’état « Hold ». | ||
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Pourquoi est-ce important ?
La mesure du temps écoulé entre l’application du blocage et cette activité indique l’efficacité du processus de résolution. Elle aide à repérer les causes fréquentes des blocages et à simplifier leur levée.
Où trouver ces données
Déduit de la désactivation de la case à cocher « Payment Hold » dans la piste d’audit ou de la mise à jour d’un champ de statut personnalisé de la Vendor Bill.
Données à recueillir
Horodatage de la désactivation du champ « Payment Hold » ou d’un champ similaire.
Type d’événement
inferred
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Écart de rapprochement détecté
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Cette activité survient lorsqu’une facture qui devrait correspondre à un bon de commande ne satisfait pas aux règles de rapprochement automatique et doit être examinée manuellement. Elle est souvent déduite du passage de la facture à un statut particulier, comme « Matching Hold » ou « Discrepancy ». | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette activité met en évidence les inefficacités des processus d’approvisionnement et de réception qui entraînent des reprises manuelles. Elle contribue directement au Dashboard d’efficacité du rapprochement des factures et à l’indicateur de taux de reprise après écart de rapprochement.
Où trouver ces données
Déduit d’un changement de statut de la Vendor Bill indiquant un blocage ou une exception, ou du repérage de factures liées à un bon de commande qui ont nécessité d’importantes modifications manuelles avant leur approbation.
Données à recueillir
Horodatage du passage à un statut « hold » ou « mismatch ». L’analyse peut nécessiter l’examen de champs personnalisés ou de flux de travail.
Type d’événement
inferred
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Escompte pour paiement anticipé manqué
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Événement calculé indiquant que le paiement d’une facture assortie de conditions d’escompte pour paiement anticipé n’a pas été effectué dans le délai prévu. Il est déterminé en comparant la date de paiement à la date limite de l’escompte. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cet événement contribue directement à l’indicateur de taux d’obtention des escomptes pour paiement anticipé en quantifiant les économies perdues. Il aide les organisations à repérer les problèmes de processus ou de trésorerie qui les empêchent d’obtenir ces escomptes.
Où trouver ces données
Il s’agit d’un événement calculé. Il faut comparer la « Date » de la transaction Vendor Payment appliquée au champ « Discount Date » de l’enregistrement Vendor Bill d’origine.
Données à recueillir
Comparez la date de Vendor Payment à la date d’escompte de Vendor Bill. Si la date de paiement est postérieure à la date d’escompte, l’événement se produit.
Type d’événement
calculated
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Facture rejetée
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Un approbateur rejette la facture fournisseur, qui est alors retirée de la file de traitement active. Cet événement est enregistré par un changement explicite de statut vers « Rejected » et marque souvent une fin de parcours, sauf si la facture est soumise à nouveau. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette activité met en évidence les problèmes du processus, comme les factures en double ou les informations fournisseur incorrectes. Le suivi de la fréquence et des motifs de rejet aide à améliorer la qualité dès la première soumission et à réduire les efforts inutiles.
Où trouver ces données
Enregistré dans les notes système ou la piste d’audit de la Vendor Bill, avec l’horodatage auquel le champ « Approval Status » prend la valeur « Rejected ».
Données à recueillir
Horodatage du passage au statut « Rejected » dans la piste d’audit de la Vendor Bill.
Type d’événement
explicit
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Facture renvoyée pour correction
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Cette activité survient lorsqu’un approbateur ou un réviseur renvoie la facture à son émetteur pour correction. Elle est déduite d’un changement de statut qui fait reculer la facture dans le flux de travail, par exemple de « Pending Approval » à « Pending Submission ». | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette activité met en évidence les boucles de reprise qui allongent considérablement les délais de traitement et augmentent le travail manuel. Son suivi aide à repérer les causes fréquentes d’erreur, comme un codage incorrect ou une erreur de saisie.
Où trouver ces données
Déduit des notes système ou de la piste d’audit de la Vendor Bill, en recherchant un retour à un statut antérieur ou un statut « Rework » spécifique.
Données à recueillir
Horodatage du changement de statut indiquant un retour en arrière dans le flux de travail d’approbation.
Type d’événement
inferred
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Facture soumise pour approbation
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Indique que la facture fournisseur créée a été officiellement soumise à un flux de travail d’approbation. Cet événement est généralement déduit du changement de statut de la facture, qui passe de « Open » ou « Pending Submission » à « Pending Approval ». | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cet événement marque le début du cycle d’approbation. Mesurer le temps écoulé entre cet événement et l’approbation ou le rejet de la facture est essentiel pour le Dashboard d’analyse du temps de cycle d’approbation des factures.
Où trouver ces données
Déduit des notes système ou de la piste d’audit de l’enregistrement Vendor Bill, en particulier du suivi des changements apportés au champ « Approval Status ».
Données à recueillir
Horodatage du passage au statut « Pending Approval » dans la piste d’audit de la Vendor Bill.
Type d’événement
inferred
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Paiement planifié dans un lot
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La facture approuvée est sélectionnée et ajoutée à un lot de paiements en vue de son exécution ultérieure. Cette action explicite consiste à ajouter des factures à un lot de paiements fournisseurs ou à les traiter depuis la page « Pay Bills ». | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette activité marque le passage d’une dette approuvée à une sortie de trésorerie prévue. L’analyse des délais entre l’approbation et la planification du paiement peut révéler des stratégies de gestion de trésorerie ou des inefficacités dans le processus de paiement.
Où trouver ces données
Il peut être difficile d’enregistrer cette activité comme un événement distinct. Elle fait souvent partie du processus de création du paiement. Elle peut être déduite de la date de création d’un enregistrement de lot de paiements qui inclut la facture.
Données à recueillir
Horodatage de création de l’enregistrement du lot de paiements faisant référence à la facture.
Type d’événement
inferred
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