Votre modèle de données pour le traitement des paiements fournisseurs
Votre modèle de données pour le traitement des paiements fournisseurs
Voici notre modèle générique de données pour le Process Mining appliqué à Traitement des paiements des comptes fournisseurs. Utilisez nos modèles propres à chaque système pour obtenir des recommandations plus précises.
Sélectionner un système précis- Schéma de données standardisé compatible avec tout système financier
- Jalons d'activité essentiels pour suivre les paiements de bout en bout
- Liste complète des Attributs pour analyser en détail la performance et la Conformité
Attributs du traitement des paiements des comptes fournisseurs
| Nom | Description | ||
|---|---|---|---|
| Activité Activity | L’étape précise du processus ou le changement de statut qui s’est produit. | ||
| Description Cet attribut définit l’événement qui s’est produit à un moment précis et représente le cycle de vie de la facture. Il peut s’agir, par exemple, de la création de la facture, de la demande d’approbation, de l’application d’un blocage de paiement ou de l’émission du paiement. Dans le Process Mining, ce champ détermine les nœuds de la cartographie du processus. Il est essentiel pour visualiser le déroulement du travail et identifier la séquence des opérations effectuées sur une facture avant sa clôture. Pourquoi c’est important Il définit le flux du processus et est nécessaire pour visualiser la séquence des étapes dans la cartographie du processus. Où les obtenir Dérivé des journaux de transactions, des tables d’historique des changements de statut ou des pistes d’audit du système source. Exemples Facture crééeFacture approuvéeBlocage du paiement définiCycle de paiement crééPaiement compensé | |||
| Dernière mise à jour des données LastDataUpdate | L’horodatage indiquant le moment où les données ont été extraites ou actualisées. | ||
| Description Cet attribut indique l’actualité des données utilisées dans l’analyse. Il s’agit généralement d’un champ de métadonnées généré par l’outil d’extraction, et non d’un champ présent dans le système source. Les analystes l’utilisent pour comprendre le délai d’actualisation du Dashboard et vérifier que les données reflètent l’état le plus récent du processus métier. Il est particulièrement important lors de l’analyse de transactions récentes manquantes. Pourquoi c’est important Il garantit l’actualité des données et aide à identifier les problèmes de synchronisation. Où les obtenir Généré par le pipeline ETL ou le connecteur de données lors de l’exécution de l’extraction. Exemples 2023-11-10T23:59:59Z2023-11-11T06:00:00Z2023-11-11T12:00:00Z2023-11-11T18:00:00Z2023-11-12T00:00:00Z | |||
| Heure de l’événement StartTime | L’horodatage indiquant le moment où l’activité précise s’est produite. | ||
| Description Cet attribut enregistre la date et l’heure exactes auxquelles un événement précis s’est produit. Il fournit la dimension temporelle nécessaire pour ordonner correctement les activités et calculer la durée entre les étapes. La précision de ce champ est essentielle pour déterminer les temps de cycle, identifier les goulots d’étranglement et analyser le débit du processus. Elle sert de base à tous les KPI temporels, comme le temps nécessaire à l’approbation d’une facture ou la durée totale entre sa réception et son paiement. Pourquoi c’est important Il est nécessaire pour ordonner chronologiquement les événements et calculer toutes les métriques fondées sur la durée. Où les obtenir Présent dans les journaux système, les horodatages de saisie des transactions ou les dates de modification. Exemples 2023-10-15T08:30:00Z2023-10-15T14:45:12Z2023-10-16T09:15:00Z2023-11-01T10:00:00Z2023-11-05T16:20:00Z | |||
| Identifiant de dossier CaseId | Identifiant unique de la facture concernée par le traitement. | ||
| Description Cet attribut sert de clé centrale pour relier tous les événements du processus des comptes fournisseurs. Dans le contexte des comptes fournisseurs, il s'agit presque toujours du numéro de facture ou de la concaténation du numéro de fournisseur et du numéro de facture, afin de garantir l'unicité dans l'ensemble de données. Il permet de reconstituer le parcours complet de chaque document de facture. Les analystes utilisent ce champ pour distinguer les différentes instances de transaction et calculer des indicateurs au niveau du dossier, comme les durées de cycle et le nombre de reprises. Pourquoi c’est important Il constitue l'unité fondamentale d'analyse du Process Mining et permet de suivre chaque facture, de sa réception à son paiement final. Où les obtenir Généralement présent dans la table d’en-tête des factures ou dans le journal principal des documents du système ERP. Exemples INV-2023-0019988776655VEND01-INV500AC-9928120231025-44 | |||
| Système source SourceSystem | Le nom de l’application ou de la base de données à l’origine de l’enregistrement. | ||
| Description Cet attribut identifie le système ERP ou financier qui a généré les données. Dans les environnements complexes, les organisations peuvent utiliser simultanément plusieurs instances de SAP, d’Oracle ou de systèmes existants. Il sert à filtrer l’analyse par instance système et à gérer les éventuels conflits de données lorsque les numéros de facture ne sont pas uniques d’un système à l’autre. Il permet ainsi de comparer les performances des processus dans différents environnements techniques. Pourquoi c’est important Il permet de différencier les flux de données dans les environnements comportant plusieurs systèmes. Où les obtenir Généralement une chaîne statique ajoutée lors de l’extraction ou de la transformation des données. Exemples SAP_ECC_NAOracle_Fusion_EUDynamics365_ProdNetSuite_GlobalLegacy_AS400 | |||
| Date d’échéance DueDate | La date à laquelle le paiement doit être effectué conformément au contrat. | ||
| Description Cet attribut indique la date limite de paiement du fournisseur. Le système la calcule généralement en ajoutant le nombre de jours prévu par les conditions de paiement à la date de référence. La comparaison entre la date de paiement réelle et cet attribut permet de calculer le taux de paiements effectués à temps et les indicateurs de retard. Elle est essentielle pour gérer la trésorerie et éviter les pénalités de retard ou la dégradation des relations avec les fournisseurs. Pourquoi c’est important Il est essentiel pour calculer le taux de paiements effectués à temps et gérer les pénalités de retard. Où les obtenir Présente dans l’en-tête de la facture ou dans les tables d’échéancier de paiement. Exemples 2023-10-312023-11-152023-11-302023-12-012023-12-15 | |||
| Date de la facture InvoiceDate | La date à laquelle la facture a été émise par le fournisseur. | ||
| Description Cet attribut correspond à la date du document imprimée sur la facture physique ou numérique. Il diffère de la date de saisie ou de comptabilisation dans le système. Cette date constitue le point de départ du calcul de l’ancienneté de la facture. Elle sert souvent de référence pour calculer les dates d’échéance selon les conditions de paiement convenues. Elle est essentielle pour analyser le délai entre l’émission de la facture et sa réception ou sa saisie. Pourquoi c’est important Elle sert de référence pour calculer l’ancienneté des factures et vérifier le respect des conditions de paiement. Où les obtenir Présente dans l’en-tête de la facture, elle correspond à la date du document. Exemples 2023-10-012023-10-102023-10-152023-10-202023-10-31 | |||
| Date de paiement PaymentDate | La date à laquelle le paiement a effectivement été exécuté ou compensé. | ||
| Description Cet attribut enregistre la date du transfert des fonds ou de l’émission du chèque. Dans certains systèmes, elle peut différer de la date de compensation, à laquelle la banque traite la transaction. Elle marque la fin de la dette fournisseur associée à la facture. Les analystes l’utilisent pour calculer le temps de cycle final et vérifier si les escomptes pour paiement anticipé ont bien été obtenus. Pourquoi c’est important Elle marque la fin du cycle et sert à vérifier la récupération des escomptes. Où les obtenir Présente dans les tables des documents de paiement ou de compensation associés à la facture. Exemples 2023-10-282023-11-142023-11-282023-12-052023-12-10 | |||
| Montant de la facture InvoiceAmount | La valeur monétaire totale associée à la facture. | ||
| Description Cet attribut représente la valeur brute de la facture à régler. Elle est généralement enregistrée dans la devise du document et peut nécessiter une conversion pour les rapports agrégés. Il est essentiel pour analyser l’impact financier et permet de prioriser les améliorations du processus en fonction de leur effet sur le fonds de roulement, plutôt que du seul volume de cas. Les factures de montant élevé peuvent suivre des flux de travail d’approbation différents de ceux des factures de faible montant. Pourquoi c’est important Il permet d’analyser les inefficacités du processus et leur impact sur le fonds de roulement en fonction de la valeur. Où les obtenir Présent dans la table d’en-tête des factures, généralement sous l’intitulé montant brut ou montant total. Exemples 1500.00250.5010000.0045.99500000.00 | |||
| Nom du fournisseur VendorName | Le nom du fournisseur ou de l’entité qui émet la facture. | ||
| Description Cet attribut identifie le partenaire externe concerné par la transaction. Il est souvent associé à un enregistrement de données de référence contenant des informations complémentaires, telles que les conditions de paiement et les coordonnées bancaires. Son analyse aide à identifier les fournisseurs à l’origine d’exceptions fréquentes dans le processus, comme des écarts de prix ou des informations manquantes. Elle permet également de calculer les temps de cycle et les taux de retraitement propres à chaque fournisseur. Pourquoi c’est important Il permet de segmenter les performances du processus par fournisseur afin d’identifier les relations fournisseurs problématiques. Où les obtenir Présent dans l’en-tête de la facture ou obtenu par jointure avec la table de référence des fournisseurs. Exemples Acme CorpGlobal Services LtdOffice Supplies CoTech Solutions IncLogistics Partners | |||
| Numéro de commande d’achat PurchaseOrderNumber | Le numéro de référence de la commande d’achat associée à la facture. | ||
| Description Cet attribut relie la facture au processus d’approvisionnement. Lorsqu’il est renseigné, il indique qu’il s’agit d’une facture associée à une commande d’achat, généralement soumise à un rapprochement à deux ou trois niveaux. Il sert à calculer le taux de factures avec commande d’achat par rapport aux factures sans commande d’achat. Les écarts entre les données de la commande et celles de la facture sont une cause fréquente de blocages de paiement et de retraitements. Pourquoi c’est important Il permet d’analyser l’efficacité du rapprochement avec les commandes d’achat et de distinguer les flux avec ou sans commande d’achat. Où les obtenir Présent dans l’en-tête de la facture ou dans les tables des lignes de facture. Exemples PO-450001450009922P100200ORD-5521PUR-2023-88 | |||
| Code société CompanyCode | L’identifiant de l’entité juridique ou de la filiale. | ||
| Description Cet attribut sépare les données par unité organisationnelle, par exemple une filiale, un pays ou une entité juridique. Il est essentiel pour les grandes entreprises présentes dans plusieurs régions. Il permet de comparer les performances entre différentes unités opérationnelles. Des variations de processus existent souvent entre les codes société en raison des réglementations locales ou de niveaux de maturité opérationnelle différents. Pourquoi c’est important Il permet de comparer et de filtrer les données entre différentes unités organisationnelles. Où les obtenir Présent dans la table d’en-tête des factures. Exemples US01DE0110002000UK_OPS | |||
| Conditions de paiement PaymentTerms | Le code ou la description définissant le délai de paiement convenu et les éventuels escomptes. | ||
| Description Cet attribut définit les conditions contractuelles de paiement, telles que Net 30 ou 2/10 Net 30. Il détermine la date d’échéance de la facture et l’application éventuelle d’escomptes pour paiement anticipé. L’analyse de ce champ aide les organisations à optimiser leur trésorerie en évitant de payer trop tôt, ce qui immobiliserait du fonds de roulement, ou trop tard, ce qui entraînerait des pénalités, tout en maximisant les escomptes obtenus. Pourquoi c’est important Il définit les règles relatives aux dates d’échéance et aux escomptes, essentielles à l’optimisation de la trésorerie. Où les obtenir Présentes dans l’en-tête de la facture, elles sont souvent héritées des données de référence du fournisseur. Exemples NT302 à 10 jours, 30 jours netsIMMÉDIATZ00160 jours nets | |||
| Motif du blocage de paiement PaymentBlockReason | Le code ou le motif pour lequel une facture est bloquée au paiement. | ||
| Description Cet attribut indique le motif précis empêchant le paiement d’une facture, par exemple un écart de prix, un écart de quantité ou l’absence de réception de marchandises. Il constitue un indicateur important des points de friction du processus. L’analyse de la fréquence et de la durée des différents motifs de blocage aide à identifier les causes profondes des retards de paiement. La réduction de ces blocages est souvent le moyen le plus rapide d’améliorer le taux de traitement sans intervention manuelle. Pourquoi c’est important Il identifie les causes précises des points de friction du processus et des retards de paiement. Où les obtenir Présent dans l’en-tête de la facture ou dans les tables des lignes de facture. Exemples Écart de prixÉcart de quantitéRéception des marchandises manquanteBlocage manuelAudit requis | |||
| Type de document DocumentType | La classification du document de facturation. | ||
| Description Cet attribut catégorise la transaction en distinguant les factures standard, les avoirs, les acomptes et les débits ultérieurs. Chaque type peut déclencher des règles de flux de travail différentes. Comprendre la répartition des types de documents est important pour interpréter les indicateurs du processus. Par exemple, les avoirs suivent souvent un parcours inversé ou un circuit d’approbation spécifique, ce qui peut fausser les temps de cycle moyens s’ils ne sont pas analysés séparément. Pourquoi c’est important Il distingue les factures, les avoirs et les autres documents financiers. Où les obtenir Présent dans la table d’en-tête des factures. Exemples Facture standardAvoirAcompteFacture sans commande d'achatFacture récurrente | |||
| Utilisateur User | L’identifiant de la personne ou du compte système qui exécute l’activité. | ||
| Description Cet attribut enregistre l’auteur de l’étape précise du processus. Il permet de distinguer les utilisateurs humains des automatisations système, comme les robots ou les traitements par lots. Il sert à calculer le taux d’automatisation et à analyser le respect de la séparation des tâches. Il aide également à identifier les besoins de formation lorsque certains utilisateurs déclenchent régulièrement des retraitements ou des erreurs. Pourquoi c’est important Il permet d’analyser la séparation des tâches et de calculer les taux d’automatisation. Où les obtenir Présent dans les journaux de transactions ou les pistes d’audit du système. Exemples JSMITHSYSTEM_BATCHK_DOEAP_BOT_01WORKFLOW_SYS | |||
Activités du traitement des paiements des comptes fournisseurs
| Activité | Description | ||
|---|---|---|---|
| Blocage de paiement appliqué | Mise en attente de la facture, qui l'empêche d'être incluse dans une campagne de paiement. Cette action peut être effectuée manuellement en cas de litige ou automatiquement en raison d'écarts. | ||
| Pourquoi c’est important A un impact direct sur le taux de paiement à temps et les relations avec les fournisseurs en interrompant le processus. Où les obtenir Identifié en surveillant les modifications du champ de blocage de paiement ou des indicateurs de statut de mise en attente. Collecte Suivre les mises à jour qui définissent le champ Payment Block ou l'indicateur On Hold sur true Type d’événement explicit | |||
| Facture approuvée | Autorisation finale accordée par un approbateur désigné ou une règle système. Cette étape autorise l'enregistrement comptable de la facture et son paiement ultérieur. | ||
| Pourquoi c’est important Jalon essentiel qui clôt le délai du cycle d'approbation et libère généralement la facture pour paiement. Où les obtenir Enregistré dans les tables d’historique du flux de travail lorsque l’action d’approbation finale est exécutée. Collecte Extraire l’horodatage de l’action d’approbation finale à partir des journaux du flux de travail Type d’événement explicit | |||
| Facture créée | Première saisie des données de la facture fournisseur dans le système ERP. Cet événement marque le début du cycle de vie numérique de la dette, que la saisie soit effectuée manuellement ou par l'intermédiaire d'une interface. | ||
| Pourquoi c’est important Établit l'horodatage de référence pour calculer la durée totale du cycle du processus des comptes fournisseurs. Où les obtenir Se trouve généralement dans l'horodatage de création de la table d'en-tête de facture ou dans la première entrée du journal des modifications du document. Collecte Extraire l'horodatage de création de l'enregistrement d'en-tête de la facture Type d’événement explicit | |||
| Facture enregistrée dans le grand livre | Enregistrement de la transaction financière dans le grand livre général. Cette action crée officiellement la dette dans le système comptable. | ||
| Pourquoi c’est important Représente le point de non-retour de l'enregistrement financier et met à jour le solde du fournisseur. Où les obtenir Se trouve dans la table des écritures du grand livre général ou lors de l'attribution d'une date comptable. Collecte Extraire la date comptable ou l'horodatage de l'écriture depuis la table du grand livre général Type d’événement explicit | |||
| Facture rapprochée avec le bon de commande | Association réussie des lignes de facture avec un bon de commande ou une réception de marchandises correspondante. Cette étape de validation confirme que les marchandises ont été commandées et reçues avant le traitement du paiement. | ||
| Pourquoi c’est important Essentiel pour mesurer le taux de traitement sans intervention manuelle et l'efficacité du rapprochement à trois niveaux. Où les obtenir Se trouve dans les tables d'historique des bons de commande ou en identifiant un changement de statut indiquant un rapprochement réussi. Collecte Suivre l'événement au cours duquel un lien est établi entre la ligne de facture et la ligne du bon de commande Type d’événement explicit | |||
| Paiement émis | Génération de l'instrument de paiement, comme l'impression d'un chèque, un virement bancaire ou un fichier EFT. Cela réduit la dette ouverte sur le compte du fournisseur. | ||
| Pourquoi c’est important Fin définitive du processus interne des comptes fournisseurs pour la facture concernée. Où les obtenir Capturé lorsque le document de paiement est généré ou que le statut du paiement passe à Sent. Collecte Extraire l'horodatage de création du document de paiement lié à la facture Type d’événement explicit | |||
| Approbation de la facture demandée | Soumission de la facture à un moteur de flux de travail pour obtenir l’autorisation du responsable. Cette étape marque le passage de la saisie et de la validation des données à la phase d’approbation. | ||
| Pourquoi c’est important Distingue le temps de traitement technique du temps consacré à la prise de décision managériale dans le cycle. Où les obtenir Capturé à partir des journaux d’historique du flux de travail lorsque le statut passe à En attente d’approbation ou à un statut similaire. Collecte Identifier l’événement d’initiation du flux de travail dans la table d’historique des approbations Type d’événement explicit | |||
| Blocage de paiement levé | Suppression d'une mise en attente précédemment appliquée, qui rend la facture éligible à la sélection pour paiement. Cela indique généralement la résolution d'un litige ou d'un écart. | ||
| Pourquoi c’est important Indique qu'une exception a été traitée avec succès et que le processus standard reprend son cours. Où les obtenir Capturé lorsqu'un champ de blocage de paiement est effacé ou qu'un statut de mise en attente passe à active. Collecte Suivre les mises à jour qui définissent le champ Payment Block ou l'indicateur On Hold sur null ou false Type d’événement explicit | |||
| Date d'échéance de la facture dépassée | Événement calculé indiquant que la date actuelle a dépassé la date d'échéance nette de la facture alors que celle-ci reste impayée. La facture est alors signalée comme échue. | ||
| Pourquoi c’est important Essentiel pour analyser la performance des paiements à temps et les éventuelles pénalités de retard. Où les obtenir Calculé en comparant la date d'échéance de la facture à la date de paiement ou à la date actuelle. Collecte Calculer lorsque la date d'échéance est antérieure à l'horodatage actuel pour les éléments ouverts Type d’événement calculated | |||
| Données de facture mises à jour | Toute modification apportée à l'en-tête de la facture ou aux lignes après la création initiale. Des occurrences fréquentes signalent souvent des reprises manuelles, des erreurs d'extraction OCR ou des inexactitudes dans les données de référence. | ||
| Pourquoi c’est important Une fréquence élevée de mises à jour indique des inefficacités dans le processus et des possibilités d'amélioration de l'automatisation. Où les obtenir Généralement enregistré dans les journaux de modifications du système ou les pistes d'audit associées à l'objet facture. Collecte Identifier dans le journal d'audit les mises à jour de champs précis, comme le montant, le fournisseur ou la date Type d’événement explicit | |||
| Échec du rapprochement de la facture | Erreur de validation qui se produit lorsque les informations de la facture ne correspondent pas au bon de commande ou à la réception des marchandises dans les tolérances définies. Elle déclenche généralement un flux de travail de gestion des exceptions. | ||
| Pourquoi c’est important Identifie les causes profondes des frictions du processus, comme les écarts de prix ou de quantité. Où les obtenir Souvent déduit des journaux d'erreurs, de codes de blocage précis ou d'indicateurs de statut signalant un écart. Collecte Déduire l'événement de l'application de codes de blocage propres aux écarts ou de messages d'erreur Type d’événement inferred | |||
| Facture annulée | Annulation ou extourne de l'enregistrement de la facture, qui met effectivement fin au processus sans paiement. Cela se produit généralement en cas de saisie en double ou d'erreurs fondamentales. | ||
| Pourquoi c’est important La mise en évidence des annulations aide à identifier les défaillances en amont du processus et les efforts inutiles. Où les obtenir Capturé lorsque le statut du document passe à Voided ou qu'un document d'extourne est lié. Collecte Suivre les changements de statut vers Voided ou la création d'une écriture d'extourne Type d’événement explicit | |||
| Paiement compensé | Confirmation de la banque indiquant que les fonds ont été transférés avec succès. Cette opération est rapprochée du relevé bancaire dans le système. | ||
| Pourquoi c’est important Confirme l'impact sur la trésorerie et clôt le cycle de la transaction financière. Où les obtenir Se trouve dans les tables de rapprochement bancaire ou lorsque le statut du paiement passe à Cleared. Collecte Identifier l'horodatage auquel la date de compensation est renseignée dans l'enregistrement du paiement Type d’événement explicit | |||
| Proposition de paiement créée | Sélection de la facture dans un lot ou journal de paiement préliminaire. Cela indique l'intention de payer et réserve la facture pour éviter qu'elle ne soit incluse dans d'autres campagnes de paiement. | ||
| Pourquoi c’est important Marque le début de la phase d'exécution du paiement et aide à analyser l'efficacité des lots de paiement. Où les obtenir Enregistré lorsqu'une facture est liée à un en-tête de proposition de paiement ou à une ligne de journal de paiement. Collecte Identifier le moment où l'identifiant de la facture est ajouté à une table de propositions de campagnes de paiement Type d’événement explicit | |||
Guides d'extraction
Les méthodes d’extraction varient selon le système. Pour obtenir des instructions détaillées,
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