Votre modèle de données pour le traitement des paiements fournisseurs
Votre modèle de données pour le traitement des paiements fournisseurs
Voici notre modèle générique de données pour le Process Mining de Traitement des paiements fournisseurs. Pour obtenir des conseils plus précis, utilisez les modèles adaptés à chaque système.
Sélectionner un système précis- Schéma de données standard compatible avec tous les systèmes financiers
- Principales étapes du processus pour suivre les paiements de bout en bout
- Liste complète des attributs pour analyser en détail les performances et la conformité
Attributs du traitement des paiements fournisseurs
| Nom | Description | ||
|---|---|---|---|
| Activité Activity | Étape précise du processus ou changement d’état qui s’est produit. | ||
| Description Cet attribut décrit l’événement survenu à un moment donné et représente le cycle de vie de la facture. Il peut s’agir, par exemple, de la création d’une facture, d’une demande d’approbation, de l’application d’un blocage de paiement ou de l’émission d’un paiement. En Process Mining, ce champ détermine les nœuds de la cartographie du processus. Il est indispensable pour visualiser le déroulement du travail et repérer l’ordre des opérations effectuées sur une facture avant son règlement. Pourquoi est-ce important ? Il définit le flux du processus et permet d’en visualiser les étapes dans la cartographie. Où trouver ces données Ces informations proviennent des journaux de transactions, des tables d’historique des changements d’état ou des pistes d’audit du système source. Exemples Facture crééeFacture approuvéeBlocage de paiement appliquéCampagne de paiement crééePaiement dénoué | |||
| Dernière mise à jour des données LastDataUpdate | Horodatage de l’extraction ou de l’actualisation des données. | ||
| Description Cet attribut indique si les données utilisées dans l’analyse sont à jour. Il s’agit généralement d’un champ de métadonnées généré par l’outil d’extraction, et non d’un champ présent dans le système source. Les analystes s’en servent pour connaître le délai d’actualisation du Dashboard et vérifier que les données reflètent l’état le plus récent du processus métier. Cet attribut est particulièrement utile pour rechercher la cause de transactions récentes manquantes. Pourquoi est-ce important ? Il permet de vérifier l’actualité des données et de repérer les problèmes de synchronisation. Où trouver ces données Généré par le pipeline ETL ou le connecteur de données lors de l’extraction. Exemples 2023-11-10T23:59:59Z2023-11-11T06:00:00Z2023-11-11T12:00:00Z2023-11-11T18:00:00Z2023-11-12T00:00:00Z | |||
| Heure de l’événement StartTime | Horodatage indiquant le moment où l’activité concernée a eu lieu. | ||
| Description Cet attribut enregistre la date et l’heure exactes de chaque événement. Il fournit la dimension temporelle nécessaire pour ordonner correctement les activités et calculer la durée entre les étapes. Sa précision est essentielle pour déterminer les temps de cycle, repérer les goulots d’étranglement et analyser le débit. Il sert de base à tous les KPI temporels, comme le temps nécessaire à l’approbation d’une facture ou la durée totale entre sa réception et son paiement. Pourquoi est-ce important ? Il est nécessaire pour ordonner les événements chronologiquement et calculer tous les indicateurs de durée. Où trouver ces données Ces informations figurent dans les journaux système, les horodatages de saisie des transactions ou les dates de modification. Exemples 2023-10-15T08:30:00Z2023-10-15T14:45:12Z2023-10-16T09:15:00Z2023-11-01T10:00:00Z2023-11-05T16:20:00Z | |||
| ID de cas CaseId | Identifiant unique de la facture concernée. | ||
| Description Cet attribut sert de clé centrale pour relier tous les événements du processus de comptabilité fournisseurs. Dans ce contexte, il s’agit presque toujours du numéro de facture ou de la combinaison du numéro de fournisseur et du numéro de facture, afin de garantir l’unicité dans l’ensemble des données. Il permet de reconstituer le flux de travail de bout en bout pour chaque facture. Les analystes s’en servent pour distinguer les différentes transactions et calculer des indicateurs au niveau du cas, comme les temps de cycle et le nombre de reprises. Pourquoi est-ce important ? Il s’agit de l’unité fondamentale d’analyse en Process Mining, qui permet de suivre chaque facture, de sa réception jusqu’à son paiement final. Où trouver ces données On le trouve généralement dans la table d’en-tête des factures ou dans le journal principal des documents du système ERP. Exemples INV-2023-0019988776655VEND01-INV500AC-9928120231025-44 | |||
| Système source SourceSystem | Nom de l’application ou de la base de données à l’origine de l’enregistrement. | ||
| Description Cet attribut indique quel système ERP ou financier a généré les données. Dans les environnements complexes, une organisation peut utiliser simultanément plusieurs instances de SAP, Oracle ou de systèmes anciens. Il permet de filtrer l’analyse par instance et de gérer les éventuels doublons si les numéros de facture ne sont pas uniques d’un système à l’autre. Vous pouvez ainsi comparer les performances du processus dans différents environnements techniques. Pourquoi est-ce important ? Il permet de distinguer les flux de données dans les environnements qui utilisent plusieurs systèmes. Où trouver ces données Il s’agit généralement d’une chaîne de caractères fixe ajoutée lors de l’extraction ou de la transformation des données. Exemples SAP_ECC_NAOracle_Fusion_EUDynamics365_ProdNetSuite_GlobalLegacy_AS400 | |||
| Date d’échéance DueDate | Date à laquelle le paiement doit être effectué conformément au contrat. | ||
| Description Cet attribut indique la date limite de paiement du fournisseur. Le système la calcule généralement en ajoutant le délai de paiement à la date de référence. La comparaison entre cette date et la date réelle de paiement permet de calculer le taux de paiements effectués à temps et les indicateurs de retard. Elle est essentielle à la gestion de la trésorerie et à la prévention des pénalités de retard ou de la dégradation des relations avec les fournisseurs. Pourquoi est-ce important ? Il est essentiel pour calculer le taux de paiements effectués à temps et gérer les pénalités de retard. Où trouver ces données On le trouve dans l’en-tête de la facture ou dans les tables d’échéancier de paiement. Exemples 2023-10-312023-11-152023-11-302023-12-012023-12-15 | |||
| Date de la facture InvoiceDate | Date d’émission de la facture par le fournisseur. | ||
| Description Cet attribut correspond à la date figurant sur la facture papier ou numérique. Il diffère de la date de saisie ou de comptabilisation dans le système. Cette date sert de point de départ pour calculer l’ancienneté de la facture et permet souvent de déterminer l’échéance à partir des conditions de paiement convenues. Elle est indispensable pour analyser le délai entre l’émission de la facture et sa réception ou sa saisie. Pourquoi est-ce important ? Elle sert de référence pour calculer l’ancienneté des factures et vérifier le respect des conditions de paiement. Où trouver ces données On la trouve dans l’en-tête de la facture, où elle correspond à la date du document. Exemples 2023-10-012023-10-102023-10-152023-10-202023-10-31 | |||
| Date de paiement PaymentDate | Date à laquelle le paiement a été effectué ou compensé. | ||
| Description Cet attribut indique la date du transfert des fonds ou de l’émission du chèque. Dans certains systèmes, cette date diffère de la date de compensation, à laquelle la banque traite la transaction. Elle marque la fin de la dette fournisseur liée à la facture. Les analystes s’en servent pour calculer le temps de cycle final et vérifier si les escomptes pour paiement anticipé ont été obtenus. Pourquoi est-ce important ? Elle marque la fin du cycle et permet de vérifier si l’escompte a été obtenu. Où trouver ces données On le trouve dans les tables des paiements ou des documents de compensation associés à la facture. Exemples 2023-10-282023-11-142023-11-282023-12-052023-12-10 | |||
| Montant de la facture InvoiceAmount | Montant total associé à la facture. | ||
| Description Cet attribut représente le montant brut à payer. Il est généralement enregistré dans la devise du document et peut nécessiter une conversion pour les rapports agrégés. Il est essentiel pour évaluer l’impact financier et hiérarchiser les améliorations du processus en fonction de leurs effets sur le fonds de roulement, plutôt que du seul volume de cas. Les factures de montant élevé peuvent suivre des flux d’approbation différents de ceux des factures de faible montant. Pourquoi est-ce important ? Il permet d’analyser les inefficacités du processus en fonction des montants et de leur impact sur le fonds de roulement. Où trouver ces données On le trouve dans la table d’en-tête des factures, généralement sous le nom de montant brut ou de montant total. Exemples 1500.00250.5010000.0045.99500000.00 | |||
| Nom du fournisseur VendorName | Nom du fournisseur ou de l’entité qui a émis la facture. | ||
| Description Cet attribut identifie le partenaire externe concerné par la transaction. Il est souvent associé à une fiche de données de référence contenant d’autres informations, comme les conditions de paiement et les coordonnées bancaires. Son analyse permet de repérer les fournisseurs à l’origine d’exceptions fréquentes, par exemple des écarts de prix ou des informations manquantes. Elle permet également de calculer les temps de cycle et les taux de reprises propres à chaque fournisseur. Pourquoi est-ce important ? Il permet de comparer les performances du processus par fournisseur et de repérer les relations qui posent problème. Où trouver ces données On le trouve dans l’en-tête de la facture ou en reliant celui-ci à la table de référence des fournisseurs. Exemples Acme CorpGlobal Services LtdOffice Supplies CoTech Solutions IncLogistics Partners | |||
| Numéro de commande d’achat PurchaseOrderNumber | Numéro de référence de la commande d’achat associée à la facture. | ||
| Description Cet attribut relie la facture au processus d’approvisionnement. Lorsqu’il est renseigné, il indique que la facture est associée à une commande d’achat et suit généralement un processus de rapprochement à deux ou trois pièces. Il permet de calculer la proportion de factures associées ou non à une commande d’achat. Les écarts entre les données de la commande et celles de la facture sont une cause fréquente de blocage des paiements et de reprises. Pourquoi est-ce important ? Il permet d’analyser l’efficacité du rapprochement avec les commandes d’achat et de distinguer les flux associés ou non à une commande. Où trouver ces données On le trouve dans l’en-tête de la facture ou dans les tables des lignes de facture. Exemples PO-450001450009922P100200ORD-5521PUR-2023-88 | |||
| Code société CompanyCode | Identifiant de l’entité juridique ou de la filiale. | ||
| Description Cet attribut répartit les données par unité organisationnelle, par exemple une filiale, un pays ou une entité juridique. Il est essentiel pour les grandes entreprises présentes dans plusieurs régions. Il permet de comparer les performances entre différentes unités opérationnelles. Les processus peuvent varier d’un code société à l’autre en raison des réglementations locales ou de niveaux de maturité opérationnelle différents. Pourquoi est-ce important ? Il permet de comparer et de filtrer les données selon les différentes unités organisationnelles. Où trouver ces données On le trouve dans la table d’en-tête des factures. Exemples US01DE0110002000UK_OPS | |||
| Conditions de paiement PaymentTerms | Code ou description définissant les délais de paiement convenus et les éventuels escomptes. | ||
| Description Cet attribut définit les conditions contractuelles de paiement, par exemple « Net 30 » ou « 2/10 Net 30 ». Il détermine la date d’échéance de la facture et l’application éventuelle d’un escompte pour paiement anticipé. L’analyse de ce champ aide les organisations à optimiser leur trésorerie : elles évitent de payer trop tôt, ce qui immobilise des fonds, ou trop tard, ce qui entraîne des pénalités, tout en tirant le meilleur parti des escomptes. Pourquoi est-ce important ? Il définit les règles relatives aux échéances et aux escomptes, essentielles à l’optimisation de la trésorerie. Où trouver ces données On le trouve dans l’en-tête de la facture ; il est souvent repris de la fiche de référence du fournisseur. Exemples NT302/10 Net 30IMMÉDIATZ001Net 60 | |||
| Motif du blocage de paiement PaymentBlockReason | Code ou motif expliquant pourquoi le paiement d’une facture est bloqué. | ||
| Description Cet attribut indique la raison précise qui empêche le paiement d’une facture, par exemple un écart de prix, un écart de quantité ou une réception de marchandises manquante. Il constitue un indicateur important des difficultés rencontrées dans le processus. L’analyse de la fréquence et de la durée des différents motifs de blocage aide à repérer les causes profondes des retards de paiement. La réduction de ces blocages est souvent le moyen le plus rapide d’augmenter le taux de traitement sans intervention manuelle. Pourquoi est-ce important ? Il permet de repérer les causes précises des difficultés du processus et des retards de paiement. Où trouver ces données On le trouve dans l’en-tête de la facture ou dans les tables des lignes de facture. Exemples Écart de prixÉcart de quantitéRéception de marchandises manquanteBlocage manuelAudit requis | |||
| Type de document DocumentType | Catégorie du document de facture. | ||
| Description Cet attribut classe la transaction et distingue les factures standard, les avoirs, les acomptes et les débits ultérieurs. Chaque type peut déclencher des règles de flux de travail différentes. Il est important de connaître la répartition des types de documents pour interpréter les indicateurs du processus. Par exemple, les avoirs suivent souvent un flux inverse ou un parcours d’approbation particulier, ce qui peut fausser les temps de cycle moyens s’ils ne sont pas analysés séparément. Pourquoi est-ce important ? Il distingue les factures, les avoirs et les autres documents financiers. Où trouver ces données On le trouve dans la table d’en-tête des factures. Exemples Facture standardAvoirAcompteFacture sans commande d’achatFacture récurrente | |||
| Utilisateur User | Identifiant de la personne ou du compte système ayant effectué l’activité. | ||
| Description Cet attribut indique qui a exécuté l’étape concernée du processus. Il permet de distinguer les utilisateurs humains des automatisations système, comme les robots ou les traitements par lots. Il sert à calculer le taux d’automatisation et à analyser le respect de la séparation des tâches. Il aide également à repérer les besoins de formation lorsque certains utilisateurs provoquent régulièrement des reprises ou des erreurs. Pourquoi est-ce important ? Il permet d’analyser la séparation des tâches et de calculer les taux d’automatisation. Où trouver ces données On le trouve dans les journaux de transactions ou les pistes d’audit du système. Exemples JSMITHSYSTEM_BATCHK_DOEAP_BOT_01WORKFLOW_SYS | |||
Activités du traitement des paiements fournisseurs
| Activité | Description | ||
|---|---|---|---|
| Blocage de paiement appliqué | Blocage de la facture qui l’empêche d’être incluse dans une campagne de paiement. Il peut être appliqué manuellement en cas de litige ou automatiquement en raison d’écarts. | ||
| Pourquoi est-ce important ? En interrompant le processus, ce blocage a un effet direct sur le respect des délais de paiement et les relations avec les fournisseurs. Où trouver ces données Repérable en surveillant les modifications du champ de blocage de paiement ou des indicateurs de statut de mise en attente. Données à recueillir Suivez les mises à jour qui activent l’indicateur Payment Block ou On Hold. Type d’événement explicit | |||
| Facture approuvée | Autorisation finale accordée par un approbateur désigné ou une règle système. Cette étape permet de comptabiliser la facture et de procéder ensuite au paiement. | ||
| Pourquoi est-ce important ? Étape clé qui marque la fin du temps de cycle d’approbation et autorise généralement le paiement de la facture. Où trouver ces données Consigné dans les tables d’historique du flux de travail lors de l’exécution de l’approbation finale. Données à recueillir Extrayez des journaux du flux de travail l’horodatage de l’approbation finale. Type d’événement explicit | |||
| Facture comptabilisée au grand livre | Enregistrement de l’opération financière dans le grand livre général. Cette action crée la dette officielle dans le système comptable. | ||
| Pourquoi est-ce important ? Marque le point de non-retour de l’enregistrement financier et met à jour le solde du fournisseur. Où trouver ces données Disponible dans la table des écritures du grand livre général ou repérable par l’attribution d’une date de comptabilisation. Données à recueillir Extrayez la date de comptabilisation ou l’horodatage de l’écriture dans la table du grand livre général. Type d’événement explicit | |||
| Facture créée | Première saisie des données de la facture fournisseur dans le système ERP. Cet événement marque le début du cycle numérique de la dette, que la facture soit saisie manuellement ou importée par une interface. | ||
| Pourquoi est-ce important ? Fournit l’horodatage de référence pour calculer le temps de cycle total du processus de comptabilité fournisseurs. Où trouver ces données Généralement disponible dans l’horodatage de création de la table d’en-tête de facture ou dans la première entrée du journal des modifications du document. Données à recueillir Extrayez l’horodatage de création de l’enregistrement d’en-tête de facture. Type d’événement explicit | |||
| Facture rapprochée du bon de commande | Association réussie des lignes de facture au bon de commande ou à la réception de marchandises correspondante. Cette étape de validation confirme que les marchandises ont été commandées et reçues avant le traitement du paiement. | ||
| Pourquoi est-ce important ? Indispensable pour mesurer le taux de traitement sans intervention et l’efficacité du rapprochement à trois voies. Où trouver ces données Disponible dans les tables d’historique des bons de commande ou repérable par un changement de statut indiquant que le rapprochement a réussi. Données à recueillir Suivez l’événement qui établit le lien entre la ligne de facture et la ligne du bon de commande. Type d’événement explicit | |||
| Paiement émis | Création de l’instrument de paiement, par exemple un chèque imprimé, un virement bancaire ou un fichier EFT. Cette étape réduit le montant de la dette fournisseur en cours. | ||
| Pourquoi est-ce important ? Marque la fin définitive du processus interne de comptabilité fournisseurs pour la facture concernée. Où trouver ces données Consigné lorsque le document de paiement est généré ou que le statut du paiement passe à « Envoyé ». Données à recueillir Extrayez l’horodatage de création du document de paiement associé à la facture. Type d’événement explicit | |||
| Approbation de la facture demandée | Envoi de la facture à un moteur de flux de travail pour obtenir l’autorisation d’un responsable. Cette étape marque le passage de la saisie et de la validation des données à la phase d’approbation. | ||
| Pourquoi est-ce important ? Permet de distinguer le temps de traitement technique du temps consacré à la prise de décision par les responsables. Où trouver ces données Extrait des journaux d’historique du flux de travail lorsque le statut passe à « En attente d’approbation » ou à un statut équivalent. Données à recueillir Repérez l’événement de lancement du flux de travail dans la table d’historique des approbations. Type d’événement explicit | |||
| Blocage de paiement levé | Levée d’un blocage précédemment appliqué, qui rend la facture admissible à la sélection pour paiement. Cette étape indique généralement qu’un litige ou un écart a été résolu. | ||
| Pourquoi est-ce important ? Indique qu’une exception a été traitée et que le processus standard a repris. Où trouver ces données Consigné lorsque le champ de blocage de paiement est effacé ou que le statut de mise en attente passe à actif. Données à recueillir Suivez les mises à jour qui définissent l’indicateur Payment Block ou On Hold sur null ou false. Type d’événement explicit | |||
| Données de la facture mises à jour | Toute modification apportée à l’en-tête ou aux lignes de la facture après sa création. Des modifications fréquentes peuvent signaler des reprises manuelles, des erreurs d’extraction par reconnaissance optique de caractères ou des données de référence inexactes. | ||
| Pourquoi est-ce important ? Un nombre élevé de mises à jour indique des inefficacités dans le processus et des possibilités d’améliorer l’automatisation. Où trouver ces données Généralement consigné dans les journaux des modifications du système ou les pistes d’audit associées à la facture. Données à recueillir Repérez dans le journal d’audit les modifications de champs précis, comme le montant, le fournisseur ou la date. Type d’événement explicit | |||
| Échéance de la facture dépassée | Événement calculé qui indique que la date du jour a dépassé l’échéance nette de la facture alors que celle-ci n’est toujours pas payée. La facture est alors signalée comme étant en retard. | ||
| Pourquoi est-ce important ? Indispensable pour analyser le respect des délais de paiement et les éventuelles pénalités de retard. Où trouver ces données Calculé en comparant la date d’échéance de la facture à la date de paiement ou à la date du jour. Données à recueillir Calculez cet événement lorsque la date d’échéance est antérieure à l’horodatage actuel pour les éléments ouverts. Type d’événement calculated | |||
| Échec du rapprochement de la facture | Erreur de validation qui survient lorsque les détails de la facture ne correspondent pas au bon de commande ou à la réception de marchandises dans les limites définies. Elle déclenche généralement un flux de travail de gestion des exceptions. | ||
| Pourquoi est-ce important ? Permet de repérer les causes des difficultés du processus, comme les écarts de prix ou de quantité. Où trouver ces données Souvent déduit des journaux d’erreurs, de codes de blocage précis ou d’indicateurs de statut signalant un écart. Données à recueillir Déduisez cet événement de l’application de codes de blocage liés à un écart ou de messages d’erreur. Type d’événement inferred | |||
| Facture annulée | Annulation ou extourne de l’enregistrement de la facture, qui met fin au processus sans paiement. Cela se produit généralement en cas de doublon ou d’erreur importante. | ||
| Pourquoi est-ce important ? Le suivi des annulations aide à repérer les défaillances en amont du processus et les efforts perdus. Où trouver ces données Consigné lorsque le statut du document passe à « Annulé » ou qu’un document d’extourne est associé. Données à recueillir Suivez les changements de statut vers « Annulé » ou la création d’une écriture d’extourne. Type d’événement explicit | |||
| Paiement dénoué | Confirmation de la banque que les fonds ont bien été transférés. Le transfert est rapproché du relevé bancaire dans le système. | ||
| Pourquoi est-ce important ? Confirme l’effet sur la trésorerie et clôt l’opération financière. Où trouver ces données Disponible dans les tables de rapprochement bancaire ou lorsque le statut du paiement passe à « Dénoué ». Données à recueillir Repérez l’horodatage auquel la date de dénouement est renseignée dans l’enregistrement du paiement. Type d’événement explicit | |||
| Proposition de paiement créée | Sélection de la facture dans un lot ou un journal de paiement préliminaire. Cette étape indique l’intention de payer et réserve la facture pour éviter qu’elle soit incluse dans d’autres campagnes de paiement. | ||
| Pourquoi est-ce important ? Marque le début de la phase d’exécution du paiement et permet d’analyser l’efficacité des lots de paiement. Où trouver ces données Consigné lorsque la facture est associée à un en-tête de proposition de paiement ou à une ligne de journal de paiement. Données à recueillir Repérez le moment où l’identifiant de la facture est ajouté à la table des propositions de campagne de paiement. Type d’événement explicit | |||
Guides d’extraction
Les méthodes d’extraction varient selon le système. Pour obtenir des instructions détaillées,
consultez notre guide ETL ou sélectionnez un processus et un système précis.
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