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Votre modèle de données de gestion des dépenses

SAP Concur

Attributs de la gestion des dépenses (18) Activités de gestion des dépenses (14) Guides d’extraction (2)

Votre modèle de données de gestion des dépenses

Ce modèle fournit un guide complet pour collecter les données nécessaires à l’optimisation de votre processus de gestion des dépenses. Il présente les attributs essentiels à capturer, les activités clés à suivre et des conseils pratiques pour extraire ces informations de vos systèmes sources. Utilisez cette ressource pour constituer un journal d’événements fiable et obtenir des analyses détaillées des performances de votre processus.

Attributs recommandés pour une analyse détaillée
Principales activités à suivre tout au long du cycle de vie d’une dépense
Recommandations pour extraire les données de SAP Concur

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Attributs de la gestion des dépenses

Voici les champs de données recommandés à inclure dans votre journal d’événements pour analyser en détail votre processus de gestion des dépenses.

5 Obligatoire 6 Recommandé 7 Facultatif

	Nom	Description
	Horodatage de l’événement EventTimestamp	Date et heure précises auxquelles une activité donnée s’est produite.
Description Cet horodatage indique le moment exact où un événement du processus de Gestion des dépenses s’est produit. Il constitue un élément essentiel du Process Mining, car il établit l’ordre chronologique des activités. La précision de ces données est déterminante pour calculer les délais de cycle, les durées et les temps d’attente entre les différentes étapes, indispensables pour identifier les retards et les goulots d’étranglement du processus. Pourquoi c’est important Il fournit l’ordre chronologique de tous les événements et permet ainsi de calculer les durées et d’analyser les performances du processus au fil du temps. Où les obtenir Il est disponible dans la piste d’audit ou les données de l’Event Log de chaque note de frais SAP Concur, associé à chaque action enregistrée. Exemples 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T14:35:10Z2023-10-27T09:00:00Z
	Identifiant de la note de frais ExpenseReportId	Identifiant unique d’une note de frais, utilisé comme identifiant principal du cas.
Description L’identifiant de la note de frais est la clé unique qui regroupe toutes les activités associées à une même demande de remboursement. Il permet de suivre l’intégralité du cycle de vie d’une note, de sa création par un collaborateur jusqu’au remboursement final et à l’enregistrement comptable. En Process Mining, cet identifiant est indispensable pour reconstituer le parcours de bout en bout de chaque note de frais. Il constitue la base de toutes les analyses de processus et de l’exploration des variantes. Pourquoi c’est important Il s’agit de la pierre angulaire de l’analyse, car il relie tous les événements individuels au sein d’un flux de processus cohérent pour chaque note de frais. Où les obtenir Il s’agit d’une clé primaire dans la plupart des extractions de données et des API de gestion des dépenses SAP Concur. Elle apparaît souvent sous le nom « Report ID » ou « Report Key ». Exemples C6B2F1A8-4D4F-4C8D-9E9C-1F0D5B5A4B3CER-2023-08-1001400012345
	Nom de l’activité ActivityName	Nom de l’événement métier survenu à un moment précis du processus de Gestion des dépenses.
Description Le nom de l’activité décrit une étape ou un jalon précis du cycle de vie d’une note de frais, comme « Note de frais soumise » ou « Approuvée par le responsable ». Cet attribut est fondamental en Process Mining, car il définit les nœuds de la carte de processus et permet de visualiser et d’analyser le flux du processus. L’analyse de la séquence et de la fréquence des activités aide à identifier les chemins courants, les écarts et les goulots d’étranglement. Pourquoi c’est important Il définit les étapes de la carte de processus et permet de visualiser et d’analyser le parcours d’une note de frais. Où les obtenir Il est dérivé des journaux d’événements ou des pistes d’audit de SAP Concur, qui suivent les changements de statut et les actions effectuées sur une note de frais. Exemples Note de frais soumiseApprouvée par le responsableApprouvée par le service financierRemboursement exécuté
	Dernière mise à jour des données LastDataUpdate	Horodatage indiquant la dernière actualisation des données de cet enregistrement depuis le système source.
Description Cet attribut enregistre la date et l’heure de la dernière extraction ou mise à jour des données depuis SAP Concur. Il s’agit d’une métadonnée importante pour évaluer l’actualité des données analysées. Elle permet aux analystes et aux utilisateurs métier de savoir dans quelle mesure les analyses du processus sont à jour, tout en facilitant la préservation de l’intégrité des données et la planification des actualisations. Pourquoi c’est important Fournit un contexte important sur l’actualité des données et garantit que les analyses reposent sur des informations à jour. Où les obtenir Cet horodatage est généré et ajouté au jeu de données lors de l’ingestion des données. Exemples 2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
	Système source SourceSystem	Identifie le système à l’origine des données.
Description Cet attribut précise l’application source dans laquelle les données du processus de Gestion des dépenses ont été générées, en l’occurrence SAP Concur. Il est important pour la gouvernance des données et leur mise en contexte, notamment lorsque des données provenant de plusieurs systèmes sont regroupées pour une analyse plus large. L’identification explicite de la source permet de préserver la traçabilité des données et de résoudre les problèmes de qualité. Pourquoi c’est important Garantit la traçabilité et la clarté des données, ce qui est essentiel lors de l’intégration de données provenant de plusieurs systèmes d’entreprise. Où les obtenir Il s’agit généralement d’une valeur statique ajoutée lors de l’extraction et de la transformation des données afin d’indiquer l’origine du jeu de données. Exemples SAP ConcurConcur Expense ProfessionalConcur Standard
	Catégorie de dépenses ExpenseCategory	La classification de la dépense, par exemple les déplacements, les repas ou les fournitures de bureau.
Description La catégorie de dépenses, également appelée type de dépense, décrit la nature des dépenses engagées. Ces données sont fondamentales pour la budgétisation, le reporting financier et l’analyse. Dans le Process Mining, elles permettent de déterminer si certaines catégories sont davantage exposées aux violations des politiques, à des délais d’approbation plus longs ou aux reprises. Cet attribut constitue la base du Dashboard « Précision de la catégorisation des dépenses ». Pourquoi c’est important Permet d’analyser le comportement du processus selon le type de dépense et de mettre en évidence des problèmes propres à certaines catégories en matière de conformité ou d’efficacité. Où les obtenir Il s’agit d’un détail au niveau de la ligne dans SAP Concur. Pour une analyse au niveau du dossier, les données peuvent être agrégées ou la catégorie la plus fréquente peut être retenue. Exemples Billets d’avionHôtelRepas avec un clientAbonnement logiciel
	Identifiant de l’approbateur ApproverId	Identifiant du responsable ou de l’utilisateur financier chargé d’approuver la note de frais.
Description Cet attribut enregistre l’identifiant de l’utilisateur qui effectue une activité d’approbation. Il se distingue de l’« Identifiant de l’utilisateur ayant traité l’activité », car il concerne spécifiquement les étapes d’approbation. Ces données sont essentielles pour le Dashboard « Performances et routage des approbateurs », qui permet d’analyser les délais d’approbation, les taux de rejet et la charge de travail de chaque approbateur. Elles aident à repérer les routages incohérents et les possibilités de mieux répartir la charge. Pourquoi c’est important Permet d’analyser en détail la performance des approbateurs, afin d’optimiser les flux de travail d’approbation et d’identifier les besoins de formation. Où les obtenir Ces informations font partie des données du flux de travail ou de la piste d’audit et sont liées aux étapes d’approbation dans SAP Concur. Exemples m.joness.lee987654
	Identifiant de l’utilisateur ayant traité l’activité ProcessorUserId	Identifiant du collaborateur ou de l’utilisateur système ayant effectué l’activité.
Description Cet attribut identifie la personne responsable d’une activité donnée, par exemple le collaborateur qui soumet la note, le responsable qui l’approuve ou le membre de l’équipe financière qui la traite. L’analyse de l’utilisateur ayant traité l’activité permet d’étudier la répartition de la charge de travail, de comparer les performances des utilisateurs ou des équipes et de comprendre le routage des tâches. Elle est essentielle pour les Dashboards consacrés aux performances des approbateurs et à la charge de travail du service financier. Pourquoi c’est important Permet d’analyser la répartition de la charge de travail, les performances des utilisateurs et l’allocation des ressources, autant d’éléments importants pour identifier les besoins de formation et les possibilités d’amélioration du processus. Où les obtenir Présent dans les données de la piste d’audit d’une note de frais, souvent associé à des étapes du flux de travail telles que l’approbation ou la soumission. Exemples j.doe789123asmith
	Indicateur de violation de politique PolicyViolationFlag	Indique si la note de frais a été signalée pour violation d’une politique.
Description Attribut booléen qui prend la valeur true lorsqu’un contrôle automatisé ou manuel a détecté une violation de politique dans la note de frais. Il peut s’agir du dépassement de plafonds de dépenses, de l’utilisation de fournisseurs non privilégiés ou de l’absence de justificatifs requis. Cet indicateur est essentiel pour le Dashboard « Vue d’ensemble de la conformité de la politique de dépenses » et le KPI « Taux de violation des politiques ». Il aide les organisations à suivre et à faire respecter leurs politiques de dépenses. Pourquoi c’est important Contribue directement à l’analyse de la conformité, en aidant à mesurer et à améliorer le respect des politiques de dépenses de l’entreprise et à réduire les risques financiers. Où les obtenir Il s’agit souvent d’un indicateur généré par le système SAP Concur selon les politiques de dépenses configurées. Il peut être présent dans les données au niveau de la note. Exemples truefalse
	Montant total de la note ReportTotalAmount	Valeur monétaire totale de la note de frais.
Description Cet attribut correspond à la somme de toutes les dépenses déclarées dans une même note. Il constitue une mesure fondamentale pour l’analyse financière, car il permet de segmenter les notes selon leur montant. Les notes de montant élevé peuvent suivre des chemins d’approbation différents ou nécessiter un examen plus approfondi. L’analyse de ce montant aide à comprendre les facteurs de coût, les risques de non-conformité et l’impact financier. Pourquoi c’est important Fournit un contexte financier important et permet d’analyser les données selon leur valeur monétaire, notamment pour identifier les notes de montant élevé susceptibles de nécessiter un audit complémentaire. Où les obtenir Il s’agit d’un champ au niveau de l’en-tête de la note de frais, disponible dans les extractions de données standard de SAP Concur. Exemples 150.752500.0089.50
	Service du collaborateur EmployeeDepartment	Service ou centre de coûts auquel appartient le collaborateur ayant soumis la note.
Description Cet attribut identifie l’unité organisationnelle du collaborateur qui a soumis la note de frais. Il sert à l’allocation financière et à l’analyse des performances du processus dans les différentes composantes de l’entreprise. En filtrant ou en comparant les services, les responsables peuvent repérer les écarts de délai d’approbation, de conformité aux politiques et de taux de reprise, puis cibler les initiatives d’amélioration là où elles sont les plus nécessaires. Pourquoi c’est important Permet d’analyser le processus par unité opérationnelle et d’identifier les comportements, les goulots d’étranglement ou les problèmes de conformité propres à chaque service. Où les obtenir Ces informations proviennent généralement des données de profil du collaborateur dans SAP Concur, qui sont souvent synchronisées avec un HRIS. Exemples VentesMarketingRecherche et développementFinance
	Devise de la note ReportCurrency	Devise dans laquelle la note de frais a été soumise.
Description Cet attribut précise le code devise, par exemple USD ou EUR, du montant total déclaré dans la note de frais. Il est indispensable à toute analyse financière afin d’interpréter et de comparer correctement les montants. Dans les organisations internationales, l’analyse des dépenses par devise peut mettre en évidence les habitudes de dépenses régionales et les effets des taux de change. Pourquoi c’est important Il est indispensable à l’exactitude des rapports et des analyses financières, notamment pour les entreprises multinationales qui gèrent plusieurs devises. Où les obtenir Il s’agit d’un champ standard au niveau de l’en-tête de la note de frais dans SAP Concur. Exemples USDEURGBPJPY
	Durée du cycle de bout en bout EndToEndCycleTime	Le temps total écoulé entre la création du rapport de dépenses et sa comptabilisation finale.
Description Cette métrique calculée mesure la durée totale du processus de gestion des dépenses pour un rapport donné. Elle correspond généralement à la différence entre le premier événement, « Rapport de dépenses créé », et le dernier, « Comptabilisation effectuée ». Elle fournit une vue globale de la performance du processus et constitue la base du KPI « Durée moyenne du cycle de bout en bout », utilisé pour suivre les progrès réalisés en matière d’efficacité globale. Pourquoi c’est important Fournit une mesure synthétique de la vitesse du processus dans son ensemble, du début à la fin, et constitue un indicateur clé de l’efficacité globale. Où les obtenir Cette métrique est calculée lors de l’analyse des données en mesurant l’écart entre les horodatages du premier et du dernier événement de chaque dossier terminé. Exemples 10 jours et 2 heures15 jours8 jours et 12 heures
	Pays du salarié EmployeeCountry	Le pays du salarié qui soumet le rapport de dépenses.
Description Cet attribut identifie le pays dans lequel le salarié est basé. Il constitue une dimension essentielle pour les analyses menées dans les organisations internationales, car il permet de comparer les performances des processus, les taux de conformité et les coûts entre différentes régions. Les réglementations, politiques et comportements des utilisateurs propres à chaque pays peuvent entraîner des variations importantes du processus, qu’il est essentiel de comprendre. Pourquoi c’est important Permet de comparer les performances des processus et la conformité à l’échelle régionale et nationale, ce qui est essentiel à l’harmonisation des processus dans les organisations internationales. Où les obtenir Ces données font partie du profil utilisateur du salarié dans SAP Concur et sont généralement synchronisées depuis un système RH central. Exemples USADEUGBRJPN
	Reprise nécessaire IsRework	Indicateur calculé qui précise si le rapport a été renvoyé pour révision à un moment donné.
Description Il s’agit d’un attribut booléen dérivé, défini sur vrai lorsqu’un rapport de dépenses a connu au moins un cycle de révision, identifié par la présence de l’activité « Rapport renvoyé pour révision ». Cet indicateur simplifie le calcul du KPI « Taux de reprise des rapports de dépenses » et facilite le filtrage et la comparaison entre les rapports approuvés dès la première soumission et ceux qui ont nécessité une reprise. L’analyse de ces dossiers aide à identifier les causes fréquentes des rejets et à améliorer la qualité dès la première soumission. Pourquoi c’est important Simplifie l’analyse des inefficacités du processus en signalant directement les dossiers qui ont nécessité un travail supplémentaire, afin de quantifier et de réduire les reprises. Où les obtenir Cet attribut n’est pas présent dans le système source. Il est calculé lors de la transformation des données en vérifiant si l’activité « Rapport renvoyé pour révision » existe pour un Case ID donné. Exemples truefalse
	Résultat de l’audit AuditOutcome	Le résultat d’un audit manuel ou automatisé du rapport de dépenses.
Description Cet attribut enregistre la décision finale issue de l’examen d’audit : « Réussi », « Échoué » ou « Réussi avec avertissement ». Il alimente directement le KPI « Fréquence des constats d’audit ». L’analyse des résultats d’audit permet d’identifier les causes fréquentes des échecs, comme l’absence de justificatifs ou le non-respect des politiques, et d’améliorer les contrôles en amont ainsi que la formation des salariés. Pourquoi c’est important Mesure directement l’efficacité des contrôles de conformité et est essentiel au suivi et à la réduction des risques et des coûts liés aux audits. Où les obtenir Ces informations proviennent du module ou du service d’audit de SAP Concur. Elles sont disponibles si l’organisation utilise cette fonctionnalité. Exemples ValidéÉchec, justificatif manquantValidé avec avertissementNon audité
	Statut du rapport ReportStatus	L’état actuel du rapport de dépenses au cours de son cycle de vie.
Description Cet attribut indique le statut actuel du dossier de dépenses, par exemple « En attente d’approbation », « Approuvé pour paiement » ou « Payé ». Même si le Process Mining s’appuie principalement sur la séquence des activités, le statut final d’un dossier est utile pour filtrer et segmenter les rapports. L’analyse peut, par exemple, porter uniquement sur les rapports terminés (« Payé ») ou rechercher ceux qui restent longtemps bloqués dans un statut donné. Pourquoi c’est important Fournit une vue instantanée de l’état actuel d’un dossier. Ces informations sont utiles pour distinguer les rapports en cours des rapports terminés et assurer le suivi opérationnel. Où les obtenir Il s’agit du champ de statut principal au niveau de l’en-tête d’un rapport de dépenses dans SAP Concur. Exemples Soumis et en attente d’approbationApprouvé et en cours de contrôle comptablePayéeRejetée
	Type de paiement PaymentType	Indique le mode de paiement des dépenses, par exemple une carte bancaire d’entreprise ou une avance personnelle.
Description Cet attribut distingue les dépenses réglées avec une carte bancaire émise par l’entreprise de celles avancées personnellement par le salarié, qui attend ensuite leur remboursement. Le type de paiement peut influencer sensiblement le déroulement du processus. Les transactions effectuées avec une carte d’entreprise peuvent, par exemple, nécessiter des étapes supplémentaires de rapprochement, tandis que les dépenses avancées personnellement sont directement liées à la satisfaction des salariés, notamment par la rapidité du remboursement. Pourquoi c’est important Aide à distinguer les variantes du processus associées aux dépenses réglées par carte d’entreprise et à celles avancées personnellement, qui présentent souvent des exigences de traitement et des risques différents. Où les obtenir Il s’agit d’un champ standard au niveau de la saisie de la dépense dans SAP Concur. Exemples Carte bancaire d’entrepriseDépense personnelleAvance de trésorerie

Obligatoire Recommandé Facultatif

Activités de gestion des dépenses

Voici les principales étapes et les jalons du processus à enregistrer dans votre journal d’événements pour reconstituer et optimiser précisément votre processus de gestion des dépenses.

6 Recommandé 8 Facultatif

	Activité	Description
	Approuvée par le responsable	Le responsable hiérarchique examine la note de frais et l’approuve, ce qui la fait passer à l’étape suivante du flux de travail. Cette action est capturée comme une modification de statut et enregistrée avec les informations de l’approbateur ainsi qu’un horodatage.
Pourquoi c’est important Il s’agit d’une étape clé du processus d’approbation. Son suivi permet d’analyser les délais d’approbation des responsables et d’identifier les goulots d’étranglement au premier niveau de vérification. Où les obtenir Enregistré dans les tables d’historique du flux de travail ou des approbations de SAP Concur, avec un lien vers l’Expense Report ID. L’enregistrement comprend l’identité de l’approbateur et l’horodatage de l’approbation. Collecte Événement enregistré dans l’historique des approbations après l’approbation par le responsable. Type d’événement explicit
	Approuvée par le service financier	L’équipe financière ou d’audit termine sa vérification et donne son approbation finale au remboursement. Il s’agit d’une étape clé, enregistrée comme un événement explicite dans l’historique des approbations.
Pourquoi c’est important Cet événement marque la fin de l’ensemble du cycle d’approbation. Il constitue le point final pour mesurer la durée globale du cycle d’approbation et déclenche le processus de remboursement. Où les obtenir Enregistré dans les tables d’historique du flux de travail de SAP Concur. Cet événement comprend l’identité de l’approbateur et l’horodatage de l’approbation finale. Collecte Événement enregistré dans l’historique des approbations après l’approbation par l’équipe financière. Type d’événement explicit
	Écriture comptable enregistrée	La transaction financière correspondant au remboursement est officiellement enregistrée dans le grand livre de l’entreprise. Cette dernière étape est souvent consignée lors de l’extraction et du chargement des données dans le système ERP.
Pourquoi c’est important Il s’agit de la dernière activité du processus de bout en bout. Elle est indispensable pour mesurer la durée complète du cycle et le délai d’enregistrement comptable. Où les obtenir L’événement provient généralement du système ERP financier connecté. Il est capturé à partir de la date d’enregistrement associée à l’écriture comptable de la note de frais. Collecte Événement capturé à partir de la date d’enregistrement dans le système financier et relié à l’identifiant de la note. Type d’événement explicit
	Note de frais créée	Indique le lancement d’une nouvelle note de frais par un collaborateur. Cet événement est enregistré lorsqu’un utilisateur enregistre une nouvelle note de frais pour la première fois, ce qui génère un identifiant unique de note de frais.
Pourquoi c’est important Il s’agit du point de départ de tous les calculs du délai de cycle de bout en bout. Cet événement fournit la référence nécessaire pour mesurer la durée totale du processus. Où les obtenir Cet événement est généralement enregistré explicitement dans les tables de piste d’audit de SAP Concur, par exemple dans une table d’en-tête de note de frais, avec un horodatage de création au moment de la génération d’un nouvel identifiant de note. Collecte Événement enregistré lors de la création d’une nouvelle note de frais. Type d’événement explicit
	Note de frais soumise	Le collaborateur soumet officiellement la note de frais complétée pour approbation. Cette action initiée par l’utilisateur fait passer le statut de la note de « Draft » à « Submitted » et déclenche le flux de travail d’approbation.
Pourquoi c’est important Cette activité constitue une étape clé, car elle marque le début du cycle d’approbation. Elle est indispensable pour mesurer les délais d’approbation du responsable et du service financier. Où les obtenir L’événement est enregistré explicitement dans la piste d’audit SAP Concur. Le statut de l’en-tête de la note change et un horodatage de soumission est enregistré. Collecte Événement capturé à partir du champ d’horodatage de soumission de la note ou du journal du flux de travail. Type d’événement explicit
	Remboursement exécuté	Le paiement est traité et les fonds sont versés au collaborateur. Il s’agit généralement d’un événement explicite déclenché par le système de paiement, qui met ensuite à jour le statut dans SAP Concur.
Pourquoi c’est important Marque la fin de l’étape de paiement et joue un rôle important dans la satisfaction des collaborateurs. Il s’agit du point final pour mesurer l’efficacité des remboursements. Où les obtenir Capturé à partir du champ de date de traitement du paiement ou d’une mise à jour de statut provenant d’un système de paiement intégré. La « Date de paiement » de la note est souvent utilisée. Collecte Capturé à partir du champ de date de traitement du paiement ou d’une mise à jour de statut provenant d’un système de paiement intégré. Type d’événement explicit
	Image de justificatif jointe	Représente l’action par laquelle un utilisateur téléverse l’image d’un justificatif et la joint à une note de frais. Cette action est généralement enregistrée comme un événement explicite dans les journaux d’audit du système pour chaque pièce jointe.
Pourquoi c’est important L’analyse du moment et de la fréquence de cette activité permet de mieux comprendre le comportement des utilisateurs et d’identifier les délais entre la création de la note et sa préparation pour soumission. Où les obtenir L’événement est enregistré dans les journaux d’images ou de pièces jointes de SAP Concur et associé à l’identifiant de la note de frais concernée. La piste d’audit du système enregistre souvent cette action de l’utilisateur avec un horodatage. Collecte Événement enregistré lorsqu’un fichier image est téléversé avec succès et associé à la note de frais. Type d’événement explicit
	Note renvoyée pour correction	Un approbateur, responsable ou membre du service financier, renvoie la note de frais au collaborateur afin qu’il la corrige. Cette action explicite fait repasser le statut de la note à « Brouillon » ou à un état indiquant qu’une intervention du collaborateur est attendue.
Pourquoi c’est important Cette activité est le principal indicateur de reprise et d’inefficacité du processus. L’analyse de sa fréquence permet d’identifier les erreurs courantes et d’améliorer le taux d’approbation dès la première soumission. Où les obtenir Capturé dans l’historique du flux de travail SAP Concur. Le système enregistre l’action « Send Back » avec un horodatage et demande souvent un commentaire de l’approbateur. Collecte Événement capturé dans le journal du flux de travail lorsqu’un approbateur exécute l’action « Send Back ». Type d’événement explicit
	Rejetée par le responsable	Le responsable hiérarchique rejette la note de frais, ce qui interrompt généralement le processus, sauf si celle-ci peut être soumise à nouveau. Il s’agit d’un événement terminal pour le flux de travail en cours, capturé avec le statut final « Rejected ».
Pourquoi c’est important Cette activité représente une exception ou un échec du processus. L’analyse des rejets permet de comprendre les causes de non-conformité ou les demandes de remboursement non valides. Où les obtenir Enregistré dans l’historique des approbations SAP Concur avec le statut « Rejected » et un horodatage. Le flux de travail de la note est terminé. Collecte Événement enregistré dans l’historique des approbations après le rejet par le responsable. Type d’événement explicit
	Rejetée par le service financier	L’équipe financière rejette la note de frais, ce qui met généralement fin au processus pour cette demande de remboursement. Il s’agit d’un résultat négatif final, enregistré avec le statut « Rejetée » par l’approbateur financier.
Pourquoi c’est important Cette activité représente un arrêt définitif du processus par l’approbateur final. L’analyse de ces rejets est essentielle pour améliorer la conformité et la qualité des données. Où les obtenir L’événement est enregistré dans l’historique des approbations SAP Concur avec le statut « Rejetée », un horodatage et l’identité de l’approbateur financier. Collecte Événement enregistré dans l’historique des approbations après le rejet par l’équipe financière. Type d’événement explicit
	Remboursement planifié	Après l’approbation finale, la note de frais est transmise à un système de paiement et placée dans une file d’attente en vue de son remboursement. Cet événement est souvent déduit lorsque la note passe au statut « Paiement en attente » ou « Approuvée pour paiement ».
Pourquoi c’est important Cette activité marque le passage de l’approbation au paiement. Elle constitue le point de départ pour mesurer le délai d’exécution du remboursement. Où les obtenir Peut être déduit d’un changement de statut vers « Envoyée pour paiement ». Dans les systèmes intégrés, il peut s’agir d’un événement explicite lié à la création d’un lot de paiements. Collecte Déduit de l’horodatage du changement de statut vers un état indiquant que le paiement est en attente. Type d’événement inferred
	Vérification d’audit requise	La note de frais est orientée vers une équipe d’audit ou de conformité pour un examen complémentaire. Cette étape est souvent déclenchée par certains types ou montants de dépenses et se traduit par un changement de statut indiquant l’entrée dans la file d’audit.
Pourquoi c’est important Cette activité identifie une étape supplémentaire, souvent chronophage, du processus. L’analyse de ce chemin est importante pour comprendre les délais associés à certains types de notes. Où les obtenir Déduit d’une modification du statut dans le flux de travail de la note, par exemple lors du passage au statut « Pending Audit » ou « In Audit Queue ». Collecte Déduit du changement du champ de statut de la note vers une valeur associée à l’audit. Type d’événement inferred
	Vérification financière commencée	La note de frais entre dans la file de l’équipe financière ou des comptes fournisseurs pour une vérification finale. Cet événement est déduit de l’horodatage correspondant au passage du statut de la note à « Vérification financière en attente » ou à un état similaire.
Pourquoi c’est important Marque le début du cycle de vérification financière. Il s’agit d’un point de départ important pour mesurer la charge de travail et l’efficacité de l’équipe financière. Où les obtenir Déduit du journal du flux de travail ou de l’historique des statuts, plus précisément de l’horodatage associé à l’entrée de la note dans le statut « Pending Accounting Review » ou dans un statut similaire. Collecte Déduit de l’horodatage du changement de statut vers « Vérification financière en attente ». Type d’événement inferred
	Violation d’une politique signalée	Une règle système automatisée ou un vérificateur signale une violation de politique dans la note de frais. Cette situation peut être déduite de l’application d’un indicateur ou d’un code d’exception à la note ou à une ligne de dépense.
Pourquoi c’est important Cet événement est essentiel pour le Dashboard de suivi de la conformité aux politiques. Il permet d’analyser les types de violations fréquents et de renforcer le respect des politiques. Où les obtenir L’événement est déduit des modifications apportées à un indicateur de violation de politique ou à un champ de code d’exception dans les données de la note. Il peut ne pas s’agir d’un événement distinct, mais d’un changement d’état d’un attribut. Collecte Déduit du passage de l’attribut « Indicateur de violation de politique » de false à true. Type d’événement inferred

Recommandé Facultatif

Guides d’extraction

Comment récupérer vos données depuis SAP Concur

Étapes

Accéder à SAP Concur : Connectez-vous à SAP Concur avec un compte utilisateur disposant des autorisations nécessaires, comme Web Services Administrator ou Expense Processor, pour configurer et exécuter les extractions.
Accéder à la configuration de l’extraction : Ouvrez le menu Administration. Sélectionnez Company, puis accédez à Tools. Dans la liste des outils, choisissez Standard Accounting Extract.
Définir l’extraction : Créez une nouvelle définition d’extraction ou sélectionnez-en une existante à modifier. Donnez-lui un nom explicite, par exemple, ProcessMind_Event_Log_Extract.
Configurer les champs de l’extraction : Il s’agit de l’étape la plus importante. Parcourez les onglets de configuration et sélectionnez les champs nécessaires à la création du journal d’événements. Veillez à inclure :
- Données d’en-tête du rapport : les champs Report ID, Report Create Date, Report Submit Date, Report Total, Employee Org Unit, Paid Date et Processing Payment Date.
- Historique du Workflow : activez l’export des données de la piste d’audit du Workflow. Cette étape est essentielle pour enregistrer les événements d’approbation, de rejet et de renvoi. Incluez notamment les champs Workflow Step Code, Workflow Step Date et Approver Login ID.
- Données d’exception : incluez des champs tels que Has Exception ou des codes d’exception précis afin d’identifier les violations des politiques.
Définir le format et le mode de transmission du fichier : Configurez le fichier de sortie au format texte délimité, par exemple avec une séparation par barre verticale (|) ou par virgule. Vérifiez que l’encodage des caractères est défini sur UTF-8. Indiquez le mode de transmission, généralement le site SFTP désigné par l’entreprise.
Planifier l’extraction : Configurez une planification récurrente afin que l’extraction s’exécute automatiquement. Une exécution quotidienne est recommandée pour maintenir les données du processus à jour.
Exécuter l’extraction initiale : Pour le chargement initial, exécutez manuellement l’extraction sur une période historique, par exemple les 3 à 6 derniers mois. Cette opération s’effectue depuis l’écran « Run Extract ».
Télécharger les fichiers d’extraction : Une fois l’extraction terminée, les fichiers de sortie sont disponibles sur votre serveur SFTP. Ils peuvent comprendre plusieurs fichiers, notamment un fichier d’en-tête de rapport, un fichier d’écritures comptables et un fichier d’historique du Workflow.
Transformer les données : Les fichiers d’extraction bruts ne sont pas au format d’un journal d’événements. Utilisez un script, par exemple en Python ou PowerShell, ou un outil ETL pour les traiter et les regrouper. Le script doit pivoter les données afin de créer une ligne distincte pour chaque activité métier, par exemple Created, Submitted ou Approved, à partir des dates et des étapes du Workflow présentes dans les fichiers.
Générer le journal d’événements : Le script de transformation doit produire un fichier CSV unique contenant les colonnes définies dans les exigences relatives aux données, notamment ExpenseReportId, ActivityName, EventTimestamp et les autres attributs.
Importer dans ProcessMind : Importez le fichier CSV final transformé dans votre projet ProcessMind pour l’analyser.

Configuration

Définition de l’extraction : utilisez la fonctionnalité Standard Accounting Extract, disponible sous Administration > Tools.
Principales sources de données : la configuration doit extraire les données de plusieurs types d’enregistrements dans Concur. Vérifiez que les éléments suivants sont activés dans votre définition d’extraction :
- Enregistrement d’en-tête de la note : pour les informations principales de la note et les dates importantes.
- Enregistrement de la piste d’audit du flux de travail : essentiel pour capturer toutes les étapes d’approbation, de rejet et de révision avec leurs horodatages et identifiants utilisateur précis.
- Données du profil collaborateur : pour inclure des attributs tels que EmployeeDepartment.
Période : l’extraction porte sur les enregistrements modifiés pendant une période précise. Pour le chargement initial, configurez une période historique de trois à six mois. Pour les actualisations récurrentes, l’extraction doit s’exécuter chaque jour sur les données de la veille.
Format du fichier : un fichier texte délimité par des barres verticales (|) est recommandé afin d’éviter les conflits avec les virgules présentes dans les champs texte. Utilisez l’encodage UTF-8.
Prérequis : l’utilisateur qui configure et exécute l’extraction doit disposer de rôles d’administration dans Concur, généralement Web Services Administrator, ou des autorisations Expense Configuration et Processor. Un accès au serveur SFTP sur lequel Concur dépose les fichiers est également nécessaire.

a Exemple de requête sql

-- This is a logical representation of the transformation required to convert the
-- SAP Concur Standard Accounting Extract files into a process mining event log.
-- The source files (e.g., ReportHeader.csv, WorkflowHistory.csv) are the output of the extract.

-- Activity: Expense Report Created
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Expense Report Created' AS ActivityName,
    ReportCreateDate AS EventTimestamp,
    EmployeeLoginID AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv

UNION ALL

-- Activity: Expense Report Submitted
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Expense Report Submitted' AS ActivityName,
    ReportSubmitDate AS EventTimestamp,
    EmployeeLoginID AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE ReportSubmitDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Manager Approved
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Manager Approved' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Approve' AND w.ApproverRole = 'Manager'

UNION ALL

-- Activity: Report Sent Back for Revision
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Report Sent Back for Revision' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Send Back'

UNION ALL

-- Activity: Manager Rejected
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Manager Rejected' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Reject' AND w.ApproverRole = 'Manager'

UNION ALL

-- Activity: Finance Approved
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Finance Approved' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Approve' AND w.ApproverRole = 'Processor'

UNION ALL

-- Activity: Finance Rejected
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Finance Rejected' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Reject' AND w.ApproverRole = 'Processor'

UNION ALL

-- Activity: Reimbursement Scheduled
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Reimbursement Scheduled' AS ActivityName,
    PaymentProcessingDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE PaymentProcessingDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Reimbursement Executed
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Reimbursement Executed' AS ActivityName,
    PaidDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE PaidDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Accounting Posted
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Accounting Posted' AS ActivityName,
    ExtractDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE ExtractDate IS NOT NULL

-- The following activities are more complex and may require specific configuration or inference.
-- The logic provided is a common approach.

UNION ALL

-- Activity: Receipts Image Attached (inferred from first submission)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Receipts Image Attached' AS ActivityName,
    ReportSubmitDate AS EventTimestamp, -- This is an approximation; precise time is not in standard extracts
    EmployeeLoginID AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE HasImage = 'Y' AND ReportSubmitDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Policy Violation Flagged (inferred from exception flag at time of submission)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Policy Violation Flagged' AS ActivityName,
    ReportSubmitDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE HasException = 'Y' AND ReportSubmitDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Audit Review Required (inferred from workflow step)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Audit Review Required' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepName LIKE '%Audit%'

UNION ALL

-- Activity: Finance Review Started (inferred from entering Processor queue)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Finance Review Started' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepName LIKE '%Processor Review%';

Étapes

Prérequis et configuration de l’environnement : vérifiez que Python 3.6 ou une version ultérieure est installé sur votre système. Installez les bibliothèques Python nécessaires, pandas pour manipuler les données et requests pour effectuer les appels API, en exécutant la commande : pip install pandas requests.
Obtenir les identifiants API : connectez-vous à votre instance SAP Concur avec un utilisateur disposant du rôle « Web Services Administrator ». Accédez à Administration > Company > Web Services pour enregistrer une nouvelle application. Notez le Client ID, le Client Secret et le Base URI de votre entreprise, par exemple https://us.api.concursolutions.com. Ces identifiants sont nécessaires à l’authentification OAuth 2.0.
Configurer le script Python : copiez le script Python fourni dans un fichier, par exemple extract_concur_events.py. Dans le script, repérez les variables d’espace réservé de la section de configuration et remplacez-les par votre Client ID, votre Client Secret et votre Base URI réels.
Définir les paramètres d’extraction : définissez la période d’extraction des données en renseignant les variables START_DATE et END_DATE dans le script. Il est recommandé de commencer par une période courte, par exemple un mois, afin de tester le processus d’extraction.
Exécuter le script : lancez le script depuis votre terminal avec la commande : python extract_concur_events.py. Le script s’authentifie auprès de l’API SAP Concur, récupère la liste des rapports de dépenses correspondant à la période indiquée, puis obtient les informations détaillées de chaque rapport.
Traiter les données de l’API : le script parcourt l’en-tête, les lignes et la piste d’audit de chaque rapport. Il associe les données de l’API, telles que CreateDate, SubmitDate, les statuts de paiement et les entrées de la piste d’audit, aux activités requises du processus, comme « Rapport de dépenses créé », « Approuvé par le responsable » et « Remboursement exécuté ».
Gérer la pagination de l’API : l’API Concur Reports v4 renvoie des résultats paginés. Le script gère automatiquement cette pagination en recherchant une URL nextPage dans la réponse de l’API et en envoyant les requêtes suivantes jusqu’à la récupération de tous les rapports de la période concernée.
Assembler le journal d’événements : pour chaque activité identifiée, le script crée un enregistrement contenant ExpenseReportId, ActivityName, EventTimestamp ainsi que tous les attributs requis et recommandés. Ces enregistrements sont regroupés dans une liste unique.
Transformer et exporter les données : une fois tous les rapports traités, le script utilise la bibliothèque pandas pour convertir la liste des événements en un DataFrame structuré. Ce DataFrame est ensuite exporté dans un fichier CSV nommé concur_event_log.csv, enregistré dans le même répertoire que le script.
Préparer l’importation : le fichier concur_event_log.csv généré est formaté et prêt à être importé dans la plateforme ProcessMind. Aucune autre modification structurelle n’est nécessaire.

Configuration

Identifiants API : vous devez disposer d’une application cliente enregistrée dans l’administration Web Services de SAP Concur. Le script nécessite les éléments suivants pour l’authentification :
- Client ID : l’identifiant unique de votre application.
- Client Secret : la clé secrète de votre application.
- Base URI : l’URL de base de l’API de votre instance Concur, par exemple https://us.api.concursolutions.com.
Filtres de période : le script utilise un filtre lastModifiedDate pour récupérer les rapports modifiés pendant une période donnée. Il est essentiel de définir les paramètres START_DATE et END_DATE afin de contrôler le volume de données. Pour une première extraction, une période de 3 à 6 mois est recommandée.
Points de terminaison API : le script utilise principalement les points de terminaison suivants de l’API REST SAP Concur Platform v4 :
- POST /oauth2/v0/token : pour obtenir un jeton d’accès OAuth 2.0.
- GET /expensereports/v4/reports : pour récupérer une liste de rapports de dépenses selon les filtres définis.
- GET /expensereports/v4/reports/{reportId} : pour récupérer toutes les informations d’un rapport de dépenses donné, notamment sa piste d’audit et ses informations de paiement.
Considérations relatives aux performances : l’extraction de données sur de longues périodes peut entraîner un grand nombre d’appels API. L’API Concur applique des limites de fréquence. Pour les volumes très importants, il peut être nécessaire d’ajouter des temporisations ou une gestion plus complète des erreurs afin de respecter ces limites et d’éviter les délais d’expiration.
Autorisations utilisateur : les données renvoyées par l’API sont limitées par les autorisations du compte associé aux identifiants API. Vérifiez que cet utilisateur dispose des droits suffisants pour consulter toutes les données nécessaires des rapports de dépenses dans l’ensemble de l’organisation.

a Exemple de requête python

import requests
import pandas as pd
import json
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Section --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your SAP Concur API credentials and settings
CLIENT_ID = class="hl-string">'YOUR_CLIENT_ID'
CLIENT_SECRET = class="hl-string">'YOUR_CLIENT_SECRET'
BASE_URI = class="hl-string">'https://us.api.concursolutions.com' class=class="hl-string">"hl-comment"># Or your specific regional URI

class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the date range for the extraction
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01T00:00:00.000Z'
END_DATE = class="hl-string">'2023-06-30T23:59:59.000Z'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- End Configuration Section --- #

def get_access_token():
    class="hl-string">"""Authenticates with Concur API to get an OAuth 2.0 access token."""
    token_url = fclass="hl-string">'{BASE_URI}/oauth2/v0/token'
    headers = {class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/x-www-form-urlencoded'}
    data = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'client_credentials',
        class="hl-string">'client_id': CLIENT_ID,
        class="hl-string">'client_secret': CLIENT_SECRET
    }
    try:
        response = requests.post(token_url, headers=headers, data=data)
        response.raise_for_status()
        token_data = response.json()
        return token_data.get(class="hl-string">'access_token')
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">'Error getting access token: {e}')
        return None

def get_reports(token, next_page_url=None):
    class="hl-string">"""Fetches a paginated list of expense reports."""
    if next_page_url:
        url = next_page_url
    else:
        url = fclass="hl-string">'{BASE_URI}/expensereports/v4/reports?lastModifiedDateAfter={START_DATE}&lastModifiedDateBefore={END_DATE}'
    
    headers = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {token}', class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'}
    try:
        response = requests.get(url, headers=headers)
        response.raise_for_status()
        return response.json()
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">'Error fetching reports list: {e}')
        return None

def get_report_details(token, report_id):
    class="hl-string">"""Fetches the full details for a single expense report."""
    url = fclass="hl-string">'{BASE_URI}/expensereports/v4/reports/{report_id}'
    headers = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {token}', class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'}
    try:
        response = requests.get(url, headers=headers)
        response.raise_for_status()
        return response.json()
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">'Error fetching details for report {report_id}: {e}')
        return None

def main():
    class="hl-string">"""Main function to orchestrate the extraction process."""
    access_token = get_access_token()
    if not access_token:
        print(class="hl-string">'Could not obtain access token. Exiting.')
        return

    print(class="hl-string">'Successfully obtained access token. Starting report extraction...')
    event_log = []
    last_data_update = datetime.utcnow().isoformat() + class="hl-string">'Z'

    next_page = None
    page_count = 1

    while True:
        print(fclass="hl-string">'Fetching page {page_count} of reports...')
        reports_data = get_reports(access_token, next_page)
        if not reports_data or not reports_data.get(class="hl-string">'value'):
            print(class="hl-string">'No more reports found or API error.')
            break

        for report_summary in reports_data[class="hl-string">'value']:
            report_id = report_summary.get(class="hl-string">'id')
            if not report_id:
                continue

            details = get_report_details(access_token, report_id)
            if not details:
                continue

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Base Attributes for all events related to this report --- #
            base_event = {
                class="hl-string">'ExpenseReportId': report_id,
                class="hl-string">'ReportTotalAmount': details.get(class="hl-string">'approvedAmount', {}).get(class="hl-string">'value'),
                class="hl-string">'EmployeeDepartment': details.get(class="hl-string">'orgUnit', {}).get(class="hl-string">'name'),
                class="hl-string">'PolicyViolationFlag': details.get(class="hl-string">'hasExceptions'),
                class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'SAP Concur',
                class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update
            }

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activity: Expense Report Created --- #
            event_log.append({
                **base_event,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Expense Report Created',
                class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'createDate'),
                class="hl-string">'ProcessorUserId': details.get(class="hl-string">'owner', {}).get(class="hl-string">'id'),
                class="hl-string">'ApproverId': None,
                class="hl-string">'ExpenseCategory': None
            })

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activities from Audit Trail --- #
            for audit_entry in details.get(class="hl-string">'auditTrail', []):
                action = audit_entry.get(class="hl-string">'action')
                activity_name = None
                processor = audit_entry.get(class="hl-string">'processor', {}).get(class="hl-string">'id')
                approver = audit_entry.get(class="hl-string">'approver', {}).get(class="hl-string">'id')
                
                if action == class="hl-string">'Submit':
                    activity_name = class="hl-string">'Expense Report Submitted'
                elif action == class="hl-string">'Approve':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># This logic assumes any approval is class="hl-string">'Manager Approved'. 
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># A more complex system might check processor roles.
                    activity_name = class="hl-string">'Manager Approved'
                elif action == class="hl-string">'Reject':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Differentiating manager vs finance rejection may require checking processor role.
                    activity_name = class="hl-string">'Manager Rejected'
                elif action == class="hl-string">'Recall':
                    activity_name = class="hl-string">'Report Sent Back for Revision'
                
                if activity_name:
                    event_log.append({
                        **base_event,
                        class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                        class="hl-string">'EventTimestamp': audit_entry.get(class="hl-string">'entryDate'),
                        class="hl-string">'ProcessorUserId': processor,
                        class="hl-string">'ApproverId': approver,
                        class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                    })

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activities from Statuses and Dates --- #
            if details.get(class="hl-string">'approvalStatus', {}).get(class="hl-string">'code') == class="hl-string">'A_APPR': class=class="hl-string">"hl-comment"># Approved
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Inferring Finance Approval from final approval date
                event_log.append({
                        **base_event,
                        class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Finance Approved',
                        class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'approvedDate'),
                        class="hl-string">'ProcessorUserId': details.get(class="hl-string">'lastApprover', {}).get(class="hl-string">'id'),
                        class="hl-string">'ApproverId': details.get(class="hl-string">'lastApprover', {}).get(class="hl-string">'id'),
                        class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                    })

            payment_status = details.get(class="hl-string">'paymentStatus', {}).get(class="hl-string">'code')
            if payment_status == class="hl-string">'P_PROC': class=class="hl-string">"hl-comment"># Processing Payment
                event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reimbursement Scheduled',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'paymentProcessingDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })
            
            if payment_status == class="hl-string">'P_PAID': class=class="hl-string">"hl-comment"># Paid
                event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reimbursement Executed',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'paidDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })

            if details.get(class="hl-string">'isPosted'):
                 event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Accounting Posted',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'postDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })
            
            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Other Inferred Activities --- #
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: The following are examples and may need adjustment based on specific Concur configuration.
            if details.get(class="hl-string">'hasExceptions'):
                 event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Policy Violation Flagged',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'lastModifiedDate'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Best guess timestamp
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })

            if details.get(class="hl-string">'workflow', {}).get(class="hl-string">'currentStep', {}).get(class="hl-string">'name', class="hl-string">'').lower().find(class="hl-string">'audit') != -1:
                 event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Audit Review Required',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'lastModifiedDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })

            class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder for activities not directly available via standard fields
            class=class="hl-string">"hl-comment"># e.g., class="hl-string">'Receipts Image Attached', class="hl-string">'Finance Review Started' may require parsing specific audit trail descriptions

        next_page = reports_data.get(class="hl-string">'nextPage')
        if not next_page:
            break
        page_count += 1
    
    print(fclass="hl-string">'Extraction complete. Total events generated: {len(event_log)}')

    if event_log:
        df = pd.DataFrame(event_log)
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
        cols = [class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTimestamp', class="hl-string">'ProcessorUserId', 
                class="hl-string">'ReportTotalAmount', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'PolicyViolationFlag', class="hl-string">'ApproverId', 
                class="hl-string">'ExpenseCategory', class="hl-string">'SourceSystem', class="hl-string">'LastDataUpdate']
        df = df[cols]
        df.to_csv(class="hl-string">'concur_event_log.csv', index=False)
        print(class="hl-string">'Event log saved to concur_event_log.csv')
    else:
        print(class="hl-string">'No events were generated.')

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

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