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Votre modèle de données pour la gestion des dépenses

SAP Concur

Attributs de gestion des dépenses(18) Activités de gestion des dépenses(14) Guides d’extraction(2)

Votre modèle de données pour la gestion des dépenses

Ce modèle vous guide dans la collecte des données nécessaires à l’optimisation de votre processus de gestion des dépenses. Il présente les attributs essentiels à recueillir, les principales activités à suivre et des conseils pratiques pour extraire ces informations de vos systèmes sources. Utilisez cette ressource pour constituer un journal d’événements complet et analyser en détail les performances de votre processus.

Attributs recommandés pour une analyse détaillée
Activités clés à suivre tout au long du cycle de vie des dépenses
Conseils pour extraire les données de SAP Concur

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Attributs de gestion des dépenses

Voici les champs de données recommandés pour votre journal d’événements afin d’analyser en détail votre processus de gestion des dépenses.

5 Obligatoire 6 Recommandé 7 Facultatif

	Nom	Description
	Horodatage de l’événement EventTimestamp	Date et heure précises auxquelles une activité donnée a eu lieu.
Description Cet horodatage indique le moment exact où un événement du processus de gestion des dépenses s’est produit. Il est essentiel au Process Mining, car il établit l’ordre chronologique des activités. Sa précision est déterminante pour calculer les temps de cycle, les durées et les temps d’attente entre les étapes, et ainsi repérer les retards et les goulots d’étranglement. Pourquoi est-ce important ? Il établit l’ordre chronologique des événements et permet de calculer les durées et d’analyser l’évolution des performances du processus. Où trouver ces données Disponible dans le suivi d’audit ou les données du journal d’événements de chaque note de frais dans SAP Concur, il est associé à chaque action enregistrée. Exemples 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T14:35:10Z2023-10-27T09:00:00Z
	Identifiant de la note de frais ExpenseReportId	Identifiant unique d’une note de frais, utilisé comme identifiant principal du cas.
Description L’identifiant de la note de frais est la clé unique qui regroupe toutes les activités liées à une demande de remboursement. Il permet de suivre l’ensemble du cycle de vie d’une note, de sa création par un employé jusqu’au remboursement final et à l’enregistrement comptable. En Process Mining, cet identifiant est indispensable pour reconstituer le parcours de bout en bout de chaque note de frais. Il constitue la base de l’analyse du processus et de l’exploration de ses variantes. Pourquoi est-ce important ? C’est la clé de voûte de l’analyse : elle relie tous les événements individuels pour reconstituer le flux du processus associé à chaque note de frais. Où trouver ces données Il s’agit d’une clé primaire présente dans la plupart des extractions de données et des API de SAP Concur. Elle apparaît souvent sous le nom « ID de note » ou « Clé de note ». Exemples C6B2F1A8-4D4F-4C8D-9E9C-1F0D5B5A4B3CER-2023-08-1001400012345
	Nom de l’activité ActivityName	Nom de l’événement métier survenu à un moment précis du processus de gestion des dépenses.
Description Le nom de l’activité désigne une étape ou un jalon précis du cycle de vie d’une note de frais, par exemple « Note de frais envoyée » ou « Note approuvée par le responsable ». Cet attribut est fondamental en Process Mining : il définit les nœuds de la carte du processus et permet de visualiser et d’analyser le flux de travail. L’analyse de l’ordre et de la fréquence des activités permet de repérer les parcours courants, les écarts et les goulots d’étranglement. Pourquoi est-ce important ? Il définit les étapes de la carte du processus et permet de visualiser et d’analyser le parcours de la note de frais. Où trouver ces données Cet attribut est extrait des journaux d’événements ou des suivis d’audit de SAP Concur, qui consignent les changements de statut et les actions effectuées sur une note de frais. Exemples Note de frais envoyéeNote approuvée par le responsableNote approuvée par l’équipe financièreRemboursement effectué
	Dernière mise à jour des données LastDataUpdate	Horodatage indiquant la dernière actualisation des données de cet enregistrement à partir du système source.
Description Cet attribut indique la date et l’heure de la dernière extraction ou mise à jour des données depuis SAP Concur. Ces métadonnées sont importantes pour connaître l’actualité des données analysées. Elles permettent aux analystes et aux utilisateurs métier de savoir si les analyses du processus reflètent la situation actuelle, et contribuent à préserver l’intégrité des données et à planifier leur actualisation. Pourquoi est-ce important ? Il indique si les données sont à jour, afin que les analyses reposent sur des informations récentes. Où trouver ces données Cet horodatage est généré et ajouté au jeu de données lors de son ingestion. Exemples 2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
	Système source SourceSystem	Indique le système d’origine des données.
Description Cet attribut précise l’application source dans laquelle les données du processus de gestion des dépenses ont été générées, en l’occurrence SAP Concur. Il est important pour la gouvernance des données et leur mise en contexte, notamment lorsque l’analyse combine des données provenant de plusieurs systèmes. L’indication explicite de la source permet de préserver la traçabilité des données et de diagnostiquer les problèmes de qualité. Pourquoi est-ce important ? Il garantit la traçabilité et la clarté des données, ce qui est essentiel lorsque des données provenant de plusieurs systèmes d’entreprise sont réunies. Où trouver ces données Il s’agit généralement d’une valeur statique ajoutée lors de l’extraction et de la transformation des données pour indiquer l’origine du jeu de données. Exemples SAP ConcurConcur Expense ProfessionalConcur Standard
	Catégorie de dépense ExpenseCategory	Classe la dépense, par exemple dans les catégories déplacements, repas ou fournitures de bureau.
Description La catégorie de dépense, également appelée type de dépense, indique la nature des frais engagés. Ces données sont essentielles à la budgétisation, au reporting et à l’analyse financière. En Process Mining, elles permettent de déterminer si certaines catégories sont davantage associées à des violations des règles, à des délais d’approbation plus longs ou à des reprises. Cet attribut sert de base au Dashboard « Exactitude de la catégorisation des dépenses ». Pourquoi est-ce important ? Permet d’analyser le fonctionnement du processus selon le type de dépense et de repérer les problèmes de conformité ou d’efficacité propres à certaines catégories. Où trouver ces données Dans SAP Concur, cette information concerne chaque ligne de dépense. Pour une analyse au niveau du cas, elle peut être agrégée ou remplacée par la catégorie la plus fréquente. Exemples Billet d’avionHôtelRepas avec un clientAbonnement logiciel
	Identifiant de l’approbateur ApproverId	Identifiant du responsable ou de l’utilisateur du service financier chargé d’approuver la note de frais.
Description Cet attribut indique l’identifiant de l’utilisateur qui effectue une activité d’approbation. Il se distingue de l’« identifiant de l’utilisateur ayant traité le dossier » général, car il concerne spécifiquement les étapes d’approbation. Ces données sont essentielles au Dashboard « Performance et acheminement des approbations », qui permet d’analyser les délais d’approbation, les taux de rejet et la charge de travail de chaque approbateur. Elles aident à repérer les acheminements incohérents et les possibilités de mieux répartir la charge de travail. Pourquoi est-ce important ? Permet d’analyser en détail les performances des approbateurs, d’optimiser les flux de travail d’approbation et de repérer les besoins de formation. Où trouver ces données Ces informations figurent dans les données du flux de travail ou de la piste d’audit, associées aux étapes d’approbation dans SAP Concur. Exemples m.joness.lee987654
	Identifiant de l’utilisateur ayant traité l’activité ProcessorUserId	Identifiant de l’employé ou de l’utilisateur système qui a effectué l’activité.
Description Cet attribut identifie la personne responsable d’une activité donnée : l’employé qui envoie la note, le responsable qui l’approuve ou le membre de l’équipe financière qui la traite. L’analyse des personnes ayant effectué les activités permet d’étudier la répartition de la charge de travail, de comparer les performances entre utilisateurs ou équipes et de comprendre l’acheminement du travail. Cet attribut est essentiel aux Dashboards consacrés aux performances des approbateurs et à la charge de travail de l’équipe financière. Pourquoi est-ce important ? Il permet d’analyser la répartition de la charge de travail, les performances des utilisateurs et l’affectation des ressources, afin de repérer les besoins de formation et les possibilités d’amélioration du processus. Où trouver ces données Cet attribut figure dans les données de suivi d’audit d’une note de frais et est souvent associé aux étapes du flux de travail, comme l’approbation ou l’envoi. Exemples j.doe789123asmith
	Indicateur d’infraction aux règles PolicyViolationFlag	Indique si une infraction aux règles a été signalée dans la note de frais.
Description Cet attribut booléen prend la valeur vrai lorsqu’un contrôle automatisé ou manuel détecte une infraction aux règles dans la note de frais. Il peut s’agir du dépassement d’un plafond de dépenses, du recours à un fournisseur non privilégié ou de l’absence de justificatifs requis. Cet indicateur est essentiel au Dashboard « Vue d’ensemble du respect de la politique de dépenses » et à l’indicateur clé de performance « Taux d’infraction aux règles ». Il aide les organisations à suivre et à faire respecter leurs règles de dépenses. Pourquoi est-ce important ? Il contribue directement à l’analyse de la conformité, en aidant à mesurer et à améliorer le respect des règles de dépenses de l’entreprise et à réduire les risques financiers. Où trouver ces données Il s’agit souvent d’un indicateur généré par SAP Concur en fonction des règles de dépenses configurées. Il figure dans les données de la note. Exemples truefalse
	Montant total de la note ReportTotalAmount	Montant total de la note de frais.
Description Cet attribut correspond à la somme de toutes les dépenses déclarées dans une note. Il s’agit d’une métrique fondamentale pour l’analyse financière, qui permet de classer les notes de frais selon leur montant. Les notes de montant élevé peuvent suivre des parcours d’approbation différents ou nécessiter un examen plus approfondi. L’analyse de ce montant aide à comprendre les facteurs de coût, les risques liés au respect des règles et les conséquences financières. Pourquoi est-ce important ? Il apporte un contexte financier essentiel et permet d’analyser les notes selon leur montant, par exemple pour repérer celles qui présentent des coûts élevés et pourraient nécessiter un audit supplémentaire. Où trouver ces données Ce champ figure dans l’en-tête de la note de frais et est disponible dans les extractions de données standard de SAP Concur. Exemples 150.752500.0089.50
	Service de l’employé EmployeeDepartment	Service ou centre de coûts auquel appartient l’employé qui a envoyé la note.
Description Cet attribut identifie l’unité organisationnelle de l’employé qui a envoyé la note de frais. Il sert à répartir les coûts et à analyser les performances du processus dans les différentes entités de l’entreprise. En filtrant les données par service ou en comparant les services, les responsables peuvent repérer les écarts dans les délais d’approbation, le respect des règles et les taux de reprise, puis cibler les améliorations là où elles sont le plus nécessaires. Pourquoi est-ce important ? Il permet d’analyser le processus par unité opérationnelle et de repérer les pratiques propres à chaque service, les goulots d’étranglement ou les problèmes de conformité. Où trouver ces données Ces informations proviennent généralement du profil de l’employé dans SAP Concur, souvent synchronisé avec un système d’information des ressources humaines. Exemples VentesMarketingRecherche et développementFinance
	Avec reprises IsRework	Indicateur calculé qui précise si la note a été renvoyée pour révision à un moment donné.
Description Cet attribut booléen calculé prend la valeur « vrai » si la note de frais a fait l’objet d’au moins un cycle de révision, repéré par la présence de l’activité « Note de frais renvoyée pour révision ». Il simplifie le calcul de l’indicateur de performance clé « Taux de reprise des notes de frais » et facilite la comparaison entre les notes approuvées dès la première soumission et celles qui ont nécessité des reprises. L’analyse de ces cas aide à repérer les causes fréquentes de rejet et à améliorer la qualité dès la première soumission. Pourquoi est-ce important ? Facilite l’analyse des inefficacités en signalant directement les cas qui ont nécessité un travail supplémentaire, afin de mesurer et de réduire les reprises. Où trouver ces données Cet attribut n’existe pas dans le système source. Il est calculé lors de la transformation des données en vérifiant si l’activité « Note de frais renvoyée pour révision » est présente pour un ID de cas donné. Exemples truefalse
	Devise de la note ReportCurrency	Devise dans laquelle la note de frais a été envoyée.
Description Cet attribut indique le code de devise, par exemple USD ou EUR, du montant total déclaré dans la note de frais. Il est indispensable à toute analyse financière pour interpréter et comparer correctement les montants. Dans les organisations internationales, l’analyse des dépenses par devise permet de mieux comprendre les habitudes de dépenses régionales et les effets des taux de change. Pourquoi est-ce important ? Il est indispensable à l’exactitude des rapports et des analyses financières, notamment pour les entreprises multinationales qui utilisent plusieurs devises. Où trouver ces données Il s’agit d’un champ standard de l’en-tête de la note de frais dans SAP Concur. Exemples USDEURGBPJPY
	Pays du salarié EmployeeCountry	Pays du salarié qui soumet la note de frais.
Description Cet attribut indique le pays où le salarié est basé. Il constitue un axe d’analyse important pour les organisations internationales, qui peuvent ainsi comparer les performances des processus, les taux de conformité et les coûts entre différentes régions. Les réglementations, les règles internes et les habitudes propres à chaque pays peuvent entraîner des variations importantes qu’il est utile de comprendre. Pourquoi est-ce important ? Permet de comparer les performances des processus et la conformité par région et par pays, un élément essentiel à l’harmonisation des processus à l’échelle internationale. Où trouver ces données Ces données figurent dans le profil utilisateur du salarié dans SAP Concur. Elles sont généralement synchronisées depuis un système RH central. Exemples USADEUGBRJPN
	Résultat de l’audit AuditOutcome	Résultat d’un audit manuel ou automatisé de la note de frais.
Description Cet attribut consigne la décision finale de l’audit : « Réussi », « Échoué » ou « Réussi avec avertissement ». Il alimente directement l’indicateur de performance clé « Fréquence des anomalies d’audit ». L’analyse des résultats permet de repérer les causes fréquentes d’échec, comme les justificatifs manquants ou le non-respect des règles, et d’améliorer les contrôles en amont ainsi que la formation des salariés. Pourquoi est-ce important ? Mesure directement l’efficacité des contrôles de conformité et permet de suivre et de réduire les risques et les coûts liés aux audits. Où trouver ces données Ces informations proviennent du module ou du service d’audit de SAP Concur. Elles sont disponibles si votre organisation utilise cette fonctionnalité. Exemples RéussiÉchec : justificatif manquantRéussi avec avertissementNon audité
	Statut de la note de frais ReportStatus	État actuel de la note de frais au cours de son cycle de vie.
Description Cet attribut indique le statut actuel du cas correspondant à la note de frais, par exemple « En attente d’approbation », « Approuvée pour paiement » ou « Payée ». Le Process Mining s’appuie principalement sur la séquence des activités, mais le statut final d’un cas permet de filtrer et de segmenter les notes. Vous pouvez, par exemple, limiter l’analyse aux notes terminées (« Payée ») ou examiner celles qui restent longtemps bloquées dans un statut donné. Pourquoi est-ce important ? Donne un aperçu de l’état actuel d’un cas. Vous pouvez ainsi filtrer les notes en cours ou terminées et suivre les opérations. Où trouver ces données Il s’agit du champ de statut principal, au niveau de l’en-tête d’une note de frais dans SAP Concur. Exemples Soumise et en attente d’approbationApprouvée et en cours de vérification comptablePayéeRejetée
	Temps de cycle de bout en bout EndToEndCycleTime	Durée totale entre la création de la note de frais et sa comptabilisation finale.
Description Cette métrique calculée mesure la durée totale du processus de gestion des dépenses pour une note donnée. Elle correspond généralement à l’écart entre le premier événement, « Note de frais créée », et le dernier, « Comptabilisation effectuée ». Elle donne une vue d’ensemble des performances du processus et sert de base à l’indicateur de performance clé « Temps de cycle moyen de bout en bout », qui permet de suivre les progrès réalisés en matière d’efficacité globale. Pourquoi est-ce important ? Mesure la durée globale du processus, du début à la fin, et constitue un indicateur clé de son efficacité. Où trouver ces données Cette métrique est calculée lors de l’analyse des données, en mesurant l’écart entre les horodatages des événements le plus ancien et le plus récent de chaque cas terminé. Exemples 10 jours et 2 heures15 jours8 jours et 12 heures
	Type de paiement PaymentType	Indique le mode de paiement des dépenses, par exemple par carte d’entreprise ou à titre personnel.
Description Cet attribut distingue les dépenses réglées avec une carte de crédit fournie par l’entreprise de celles payées par le salarié, qui attend ensuite leur remboursement. Le type de paiement peut avoir une incidence importante sur le déroulement du processus. Par exemple, les paiements par carte d’entreprise peuvent nécessiter des étapes de rapprochement supplémentaires, tandis que les dépenses avancées par le salarié influent directement sur sa satisfaction, selon le délai de remboursement. Pourquoi est-ce important ? Permet de distinguer les variantes du processus selon que les dépenses sont réglées par carte d’entreprise ou avancées par le salarié, car les exigences de traitement et les risques diffèrent souvent. Où trouver ces données Il s’agit d’un champ standard au niveau de la saisie des dépenses dans SAP Concur. Exemples Carte d’entrepriseAvance personnelleAvance de fonds

Obligatoire Recommandé Facultatif

Activités de gestion des dépenses

Voici les principales étapes et les jalons à consigner dans votre journal d’événements pour découvrir et optimiser votre processus de gestion des dépenses.

6 Recommandé 8 Facultatif

	Activité	Description
	Écriture comptable enregistrée	La transaction financière liée au remboursement est officiellement inscrite dans le grand livre de l’entreprise. Cette dernière étape est souvent enregistrée lorsque les données sont extraites puis chargées dans le système ERP.
Pourquoi est-ce important ? Il s’agit de la dernière activité du processus de bout en bout. Elle est indispensable pour mesurer le temps de cycle complet du processus et le délai d’enregistrement comptable. Où trouver ces données L’événement provient généralement du système ERP financier connecté. Il est extrait de la date d’enregistrement associée à l’écriture comptable de la note de frais. Données à recueillir Événement extrait de la date d’enregistrement dans le système financier et associé à l’identifiant de la note. Type d’événement explicit
	Note approuvée par l’équipe financière	L’équipe financière ou d’audit termine sa vérification et donne son approbation finale au remboursement. Cette étape importante est enregistrée explicitement dans l’historique des approbations.
Pourquoi est-ce important ? Cet événement marque la fin du cycle d’approbation. Il sert de point final pour mesurer le temps de cycle global d’approbation et déclenche le processus de remboursement. Où trouver ces données L’événement est enregistré dans les tables d’historique du flux de travail de SAP Concur. Il comprend l’identité de l’approbateur et l’horodatage de l’approbation finale. Données à recueillir Événement enregistré dans l’historique des approbations lorsque l’équipe financière approuve la note. Type d’événement explicit
	Note approuvée par le responsable	Le responsable hiérarchique examine et approuve la note de frais, qui passe alors à l’étape suivante du flux de travail. Cette action est enregistrée comme un changement de statut, avec l’identité de l’approbateur et un horodatage.
Pourquoi est-ce important ? Il s’agit d’une étape importante de l’approbation. Son suivi permet d’analyser les temps de cycle d’approbation des responsables et de repérer les goulots d’étranglement lors de la première vérification. Où trouver ces données L’événement est enregistré dans les tables d’historique du flux de travail ou des approbations de SAP Concur et associé à l’identifiant de la note de frais. Il comprend l’identité de l’approbateur et l’horodatage de l’approbation. Données à recueillir Événement enregistré dans l’historique des approbations lorsque le responsable approuve la note. Type d’événement explicit
	Note de frais créée	Cet événement marque la création d’une nouvelle note de frais par un employé. Il est enregistré lorsqu’un utilisateur enregistre une nouvelle note pour la première fois, ce qui génère un identifiant unique.
Pourquoi est-ce important ? C’est le point de départ du calcul du temps de cycle de bout en bout. Il sert de référence pour mesurer la durée totale du processus. Où trouver ces données L’événement est généralement enregistré explicitement dans les tables de suivi d’audit de SAP Concur, par exemple dans une table d’en-tête de note, avec un horodatage de création généré lors de la création d’un nouvel identifiant. Données à recueillir Événement enregistré lors de la création d’une nouvelle note. Type d’événement explicit
	Note de frais envoyée	L’employé envoie officiellement la note de frais remplie pour approbation. Cette action de l’utilisateur fait passer le statut de la note de « Brouillon » à « Envoyée » et déclenche le flux de travail d’approbation.
Pourquoi est-ce important ? Cette activité marque une étape importante : le début du cycle d’approbation. Elle est indispensable pour mesurer les délais d’approbation des responsables et de l’équipe financière. Où trouver ces données L’événement est explicitement enregistré dans le suivi d’audit de SAP Concur. Le statut de l’en-tête de la note change et un horodatage d’envoi est consigné. Données à recueillir Événement extrait du champ d’horodatage d’envoi de la note ou du journal du flux de travail. Type d’événement explicit
	Remboursement effectué	Le paiement est traité et les fonds sont versés à l’employé. Il s’agit généralement d’un événement explicite déclenché par le système de paiement, qui met ensuite à jour le statut dans SAP Concur.
Pourquoi est-ce important ? Cette étape marque la fin du paiement et joue un rôle important dans la satisfaction des employés. Elle sert de point final pour mesurer l’efficacité des remboursements. Où trouver ces données L’événement est extrait du champ de date de traitement du paiement ou d’une mise à jour de statut provenant d’un système de paiement intégré. La date de paiement indiquée sur la note est souvent utilisée. Données à recueillir L’événement est extrait du champ de date de traitement du paiement ou d’une mise à jour de statut provenant d’un système de paiement intégré. Type d’événement explicit
	Début de la vérification financière	La note de frais entre dans la file d’attente de l’équipe financière ou des comptes fournisseurs pour une vérification finale. Cet événement est déduit de l’horodatage du changement de statut de la note vers « En attente de vérification financière » ou un statut similaire.
Pourquoi est-ce important ? Cet événement marque le début du cycle de vérification financière. Il constitue un point de départ important pour mesurer la charge de travail et l’efficacité de l’équipe financière. Où trouver ces données L’événement est déduit du journal du flux de travail ou de l’historique des statuts, en particulier de l’horodatage associé au passage de la note au statut « En attente de vérification comptable » ou à un statut similaire. Données à recueillir Déduit de l’horodatage du changement de statut vers « En attente de vérification financière ». Type d’événement inferred
	Image du justificatif jointe	Cet événement correspond à l’importation d’une image de justificatif par un utilisateur et à son ajout à une note de frais. Il est généralement enregistré explicitement dans les journaux d’audit du système pour chaque pièce jointe.
Pourquoi est-ce important ? L’analyse de la fréquence et du moment où cette activité a lieu permet de mieux comprendre le comportement des utilisateurs et de repérer les délais entre la création de la note et sa préparation à l’envoi. Où trouver ces données L’événement est enregistré dans les journaux d’images ou de pièces jointes de SAP Concur et associé à l’identifiant de la note de frais concernée. Le suivi d’audit du système consigne souvent cette action de l’utilisateur avec un horodatage. Données à recueillir Événement enregistré lorsqu’un fichier image est importé avec succès et associé à la note. Type d’événement explicit
	Infraction aux règles signalée	Une règle automatisée du système ou un vérificateur signale une infraction aux règles dans la note de frais. L’événement peut être déduit de l’ajout d’un indicateur ou d’un code d’exception à la note ou à l’une de ses lignes.
Pourquoi est-ce important ? Cet événement est essentiel au Dashboard de suivi du respect des règles de dépenses. Il permet d’analyser les types d’infraction les plus fréquents et d’améliorer le respect des règles. Où trouver ces données L’événement est déduit des changements apportés à un indicateur d’infraction aux règles ou à un champ de code d’exception dans les données de la note. Il ne correspond pas nécessairement à un événement distinct, mais peut être déduit du changement d’état d’un attribut. Données à recueillir Déduit du passage de l’attribut « Indicateur d’infraction aux règles » de faux à vrai. Type d’événement inferred
	Note rejetée par l’équipe financière	L’équipe financière rejette la note de frais, ce qui met généralement fin au traitement de la demande. Ce résultat négatif final est enregistré par l’approbateur financier sous le statut « Rejetée ».
Pourquoi est-ce important ? Ce rejet constitue un arrêt définitif du processus par l’approbateur final. Son analyse est essentielle pour améliorer le respect des règles et la qualité des données. Où trouver ces données L’événement est enregistré dans l’historique des approbations de SAP Concur avec le statut « Rejetée », un horodatage et l’identité de l’approbateur financier. Données à recueillir Événement enregistré dans l’historique des approbations lorsque l’équipe financière rejette la note. Type d’événement explicit
	Note rejetée par le responsable	Le responsable hiérarchique rejette la note de frais, ce qui met généralement fin au processus, sauf si une nouvelle soumission est possible. Cet événement terminal du flux de travail en cours est enregistré avec le statut final « Rejetée ».
Pourquoi est-ce important ? Cette activité signale une exception ou un échec du processus. L’analyse des rejets permet de comprendre les causes du non-respect des règles ou des demandes non valides. Où trouver ces données L’événement est enregistré dans l’historique des approbations de SAP Concur avec le statut « Rejetée » et un horodatage. Le flux de travail de la note prend fin. Données à recueillir Événement enregistré dans l’historique des approbations lorsque le responsable rejette la note. Type d’événement explicit
	Note renvoyée pour correction	Un approbateur, responsable ou membre de l’équipe financière, renvoie la note de frais à l’employé pour correction. Cette action explicite fait repasser la note à l’état de brouillon ou à un état d’attente pour l’employé.
Pourquoi est-ce important ? Cette activité est le principal indicateur de reprises et d’inefficacité du processus. L’analyse de sa fréquence permet de repérer les erreurs courantes et d’améliorer le taux d’approbation dès la première soumission. Où trouver ces données L’événement est enregistré dans l’historique du flux de travail de SAP Concur. Le système consigne l’action « Renvoyer », avec un horodatage, et demande souvent à l’approbateur d’ajouter un commentaire. Données à recueillir Événement extrait du journal du flux de travail lorsqu’un approbateur effectue l’action « Renvoyer ». Type d’événement explicit
	Remboursement programmé	Après l’approbation finale, la note de frais est transmise à un système de paiement et mise en attente de remboursement. L’événement est souvent déduit du passage de la note au statut « En attente de paiement » ou « Approuvée pour paiement ».
Pourquoi est-ce important ? Cette activité marque le passage de l’approbation au paiement. Elle sert de point de départ pour mesurer le délai de versement du remboursement. Où trouver ces données L’événement peut être déduit d’un changement de statut vers « Transmise pour paiement ». Dans les systèmes intégrés, il peut s’agir d’un événement explicite lié à la création d’un lot de paiements. Données à recueillir Déduit de l’horodatage du changement de statut vers un état d’attente de paiement. Type d’événement inferred
	Vérification d’audit requise	La note de frais est transmise à une équipe d’audit ou de conformité pour un examen approfondi. Cette étape est souvent déclenchée par certains types ou montants de dépenses et se traduit par un changement de statut indiquant que la note est entrée dans la file d’attente d’audit.
Pourquoi est-ce important ? Cette étape supplémentaire, souvent longue, permet de repérer un parcours particulier du processus. Son analyse est importante pour comprendre les retards concernant certains types de notes. Où trouver ces données L’événement est déduit d’un changement de statut dans le flux de travail de la note, par exemple lorsqu’elle passe au statut « En attente d’audit » ou « Dans la file d’attente d’audit ». Données à recueillir Déduit du changement du champ de statut de la note vers une valeur liée à l’audit. Type d’événement inferred

Recommandé Facultatif

Guides d’extraction

Comment extraire vos données de SAP Concur

Étapes

Accédez à SAP Concur : Connectez-vous à SAP Concur avec un compte utilisateur disposant des autorisations nécessaires, par exemple le rôle Web Services Administrator ou Expense Processor, pour configurer et exécuter les extractions.
Accédez à la configuration des extractions : Ouvrez le menu Administration. Sélectionnez Company, puis Tools. Dans la liste des outils, choisissez Standard Accounting Extract.
Définissez l’extraction : Créez une nouvelle définition d’extraction ou sélectionnez-en une existante à modifier. Donnez-lui un nom explicite, par exemple ProcessMind_Event_Log_Extract.
Configurez les champs de l’extraction : Cette étape est la plus importante. Parcourez les onglets de configuration et sélectionnez les champs nécessaires à la création du journal d’événements. Veillez à inclure :
- Données d’en-tête du rapport : les champs Report ID, Report Create Date, Report Submit Date, Report Total, Employee Org Unit, Paid Date et Processing Payment Date.
- Historique du flux de travail : activez l’exportation des données de suivi des opérations du flux de travail. Elles sont indispensables pour enregistrer les approbations, les rejets et les renvois. Incluez notamment les champs Workflow Step Code, Workflow Step Date et Approver Login ID.
- Données d’exception : incluez des champs tels que Has Exception ou des codes d’exception précis pour repérer les violations des règles.
Définissez le format et le mode de transmission du fichier : Configurez le fichier de sortie au format texte délimité, par exemple avec une barre verticale (|) ou des virgules comme séparateurs. Vérifiez que l’encodage des caractères est réglé sur UTF-8. Indiquez le mode de transmission, généralement le site SFTP désigné par l’entreprise.
Planifiez l’extraction : Configurez une exécution récurrente automatique. Une extraction quotidienne est recommandée pour disposer de données de processus à jour.
Lancez l’extraction initiale : Pour le premier chargement, exécutez manuellement l’extraction sur une période historique, par exemple les trois à six derniers mois. Cette opération s’effectue depuis l’écran « Run Extract ».
Téléchargez les fichiers d’extraction : Une fois l’extraction terminée, les fichiers de sortie sont disponibles sur votre serveur SFTP. Plusieurs fichiers peuvent être générés, notamment un fichier d’en-tête de rapport, un fichier d’écritures comptables et un fichier d’historique du flux de travail.
Transformez les données : Les fichiers bruts extraits ne sont pas au format d’un journal d’événements. Utilisez un script (par exemple en Python ou PowerShell) ou un outil ETL pour les traiter et les regrouper. Le script doit réorganiser les données afin de créer une ligne distincte pour chaque activité métier (par exemple, Created, Submitted ou Approved), à partir des dates et des étapes du flux de travail figurant dans les fichiers.
Générez le journal d’événements : Le script de transformation doit produire un seul fichier CSV contenant les colonnes définies dans les exigences relatives aux données, notamment ExpenseReportId, ActivityName, EventTimestamp et les autres attributs.
Importez le fichier dans ProcessMind : Importez le fichier CSV final transformé dans votre projet ProcessMind pour l’analyser.

Configuration

Définition de l’extraction : Utilisez la fonctionnalité Standard Accounting Extract, accessible sous Administration > Tools.
Principales sources de données : La configuration doit extraire des données de plusieurs types d’enregistrements dans Concur. Vérifiez que les éléments suivants sont activés dans la définition de l’extraction :
- Enregistrement d’en-tête du rapport : contient les détails essentiels du rapport et les dates clés.
- Enregistrement de suivi des opérations du flux de travail : indispensable pour enregistrer toutes les étapes d’approbation, de rejet et de révision, avec leurs horodatages et identifiants utilisateur.
- Données du profil employé : permettent d’inclure des attributs tels que EmployeeDepartment.
Période : L’extraction porte sur les enregistrements modifiés pendant une période donnée. Pour le chargement initial, configurez une période historique de trois à six mois. Pour les actualisations régulières, exécutez l’extraction chaque jour sur les données de la veille.
Format de fichier : Il est recommandé d’utiliser un fichier texte délimité par des barres verticales (|) afin d’éviter les conflits avec les virgules présentes dans les champs texte. Utilisez l’encodage UTF-8.
Prérequis : La personne qui configure et exécute l’extraction doit disposer de rôles d’administration dans Concur, généralement « Web Services Administrator », ou des autorisations « Expense Configuration » et « Processor ». Elle doit également avoir accès au serveur SFTP sur lequel Concur dépose les fichiers.

Exemple de requête sql

-- This is a logical representation of the transformation required to convert the
-- SAP Concur Standard Accounting Extract files into a process mining event log.
-- The source files (e.g., ReportHeader.csv, WorkflowHistory.csv) are the output of the extract.

-- Activity: Expense Report Created
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Expense Report Created' AS ActivityName,
    ReportCreateDate AS EventTimestamp,
    EmployeeLoginID AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv

UNION ALL

-- Activity: Expense Report Submitted
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Expense Report Submitted' AS ActivityName,
    ReportSubmitDate AS EventTimestamp,
    EmployeeLoginID AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE ReportSubmitDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Manager Approved
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Manager Approved' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Approve' AND w.ApproverRole = 'Manager'

UNION ALL

-- Activity: Report Sent Back for Revision
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Report Sent Back for Revision' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Send Back'

UNION ALL

-- Activity: Manager Rejected
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Manager Rejected' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Reject' AND w.ApproverRole = 'Manager'

UNION ALL

-- Activity: Finance Approved
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Finance Approved' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Approve' AND w.ApproverRole = 'Processor'

UNION ALL

-- Activity: Finance Rejected
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Finance Rejected' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Reject' AND w.ApproverRole = 'Processor'

UNION ALL

-- Activity: Reimbursement Scheduled
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Reimbursement Scheduled' AS ActivityName,
    PaymentProcessingDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE PaymentProcessingDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Reimbursement Executed
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Reimbursement Executed' AS ActivityName,
    PaidDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE PaidDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Accounting Posted
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Accounting Posted' AS ActivityName,
    ExtractDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE ExtractDate IS NOT NULL

-- The following activities are more complex and may require specific configuration or inference.
-- The logic provided is a common approach.

UNION ALL

-- Activity: Receipts Image Attached (inferred from first submission)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Receipts Image Attached' AS ActivityName,
    ReportSubmitDate AS EventTimestamp, -- This is an approximation; precise time is not in standard extracts
    EmployeeLoginID AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE HasImage = 'Y' AND ReportSubmitDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Policy Violation Flagged (inferred from exception flag at time of submission)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Policy Violation Flagged' AS ActivityName,
    ReportSubmitDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE HasException = 'Y' AND ReportSubmitDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Audit Review Required (inferred from workflow step)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Audit Review Required' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepName LIKE '%Audit%'

UNION ALL

-- Activity: Finance Review Started (inferred from entering Processor queue)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Finance Review Started' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepName LIKE '%Processor Review%';

Étapes

Prérequis et configuration de l’environnement : Vérifiez que Python 3.6 ou une version ultérieure est installé sur votre système. Installez les bibliothèques Python nécessaires, pandas pour manipuler les données et requests pour effectuer les appels API, en exécutant la commande : pip install pandas requests.
Récupérez les identifiants API : Connectez-vous à votre instance SAP Concur avec un compte doté du rôle « Web Services Administrator ». Accédez à Administration > Company > Web Services pour enregistrer une nouvelle application. Notez le Client ID, le Client Secret et l’Base URI de votre entreprise (par exemple, https://us.api.concursolutions.com). Ces identifiants sont nécessaires à l’authentification OAuth 2.0.
Configurez le script Python : Copiez le script Python fourni dans un fichier, par exemple extract_concur_events.py. Dans le script, repérez les variables de remplacement dans la section de configuration et remplacez-les par votre Client ID, votre Client Secret et votre Base URI.
Définissez les paramètres d’extraction : Définissez la période d’extraction en renseignant les variables START_DATE et END_DATE dans le script. Pour tester l’extraction, il est recommandé de commencer par une période plus courte, par exemple un mois.
Exécutez le script : Lancez le script depuis votre terminal avec la commande python extract_concur_events.py. Le script s’authentifie auprès de l’API SAP Concur, récupère la liste des notes de frais de la période indiquée, puis obtient les détails de chaque note.
Traitez les données de l’API : Le script parcourt l’en-tête, les écritures et le suivi des opérations de chaque note. Il associe les données de l’API, telles que CreateDate, SubmitDate, les statuts de paiement et les entrées du suivi des opérations, aux activités de processus nécessaires, comme « Expense Report Created », « Manager Approved » et « Reimbursement Executed ».
Gérez la pagination de l’API : L’API Concur Reports v4 renvoie des résultats paginés. Le script gère automatiquement la pagination : il recherche une URL nextPage dans la réponse de l’API et effectue les appels suivants jusqu’à ce que toutes les notes de la période aient été récupérées.
Constituez le journal d’événements : Pour chaque activité identifiée, le script crée un enregistrement comprenant ExpenseReportId, ActivityName, EventTimestamp et tous les autres attributs requis ou recommandés. Ces enregistrements sont regroupés dans une seule liste.
Transformez et exportez les données : Une fois le traitement de toutes les notes terminé, le script utilise la bibliothèque pandas pour convertir la liste des événements en DataFrame structuré. Il exporte ensuite ce DataFrame dans un fichier CSV nommé concur_event_log.csv, dans le répertoire depuis lequel le script a été exécuté.
Préparez l’importation : Le fichier concur_event_log.csv généré est formaté et prêt à être importé dans ProcessMind. Aucune autre modification de structure n’est nécessaire.

Configuration

Identifiants API : Vous devez disposer d’une application cliente enregistrée dans l’administration Web Services de SAP Concur. Le script nécessite les éléments suivants pour l’authentification :
- Client ID : identifiant unique de votre application.
- Client Secret : clé secrète de votre application.
- Base URI : URL de base de l’API de votre instance Concur (par exemple, https://us.api.concursolutions.com).
Filtres de période : Le script utilise un filtre lastModifiedDate pour récupérer les rapports modifiés pendant une période donnée. Définissez les paramètres START_DATE et END_DATE pour contrôler le volume de données. Pour une première extraction, une période de trois à six mois est recommandée.
Points de terminaison de l’API : Le script utilise principalement les points de terminaison suivants de l’API REST v4 de la plateforme SAP Concur :
- POST /oauth2/v0/token : pour obtenir un jeton d’accès OAuth 2.0.
- GET /expensereports/v4/reports : pour récupérer une liste de notes de frais selon les filtres définis.
- GET /expensereports/v4/reports/{reportId} : pour obtenir tous les détails d’une note de frais donnée, notamment son suivi des opérations et ses informations de paiement.
Performances : L’extraction de données sur de longues périodes peut entraîner un grand nombre d’appels API. L’API Concur impose des limites de fréquence. Pour les très grands jeux de données, le script devra peut-être intégrer des pauses ou une meilleure gestion des erreurs afin de respecter ces limites et d’éviter les délais d’attente.
Autorisations utilisateur : Les données renvoyées par l’API dépendent des autorisations du compte associé aux identifiants API. Vérifiez que ce compte peut consulter toutes les données de notes de frais nécessaires dans l’ensemble de l’organisation.

Exemple de requête python

import requests
import pandas as pd
import json
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Section --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your SAP Concur API credentials and settings
CLIENT_ID = class="hl-string">'YOUR_CLIENT_ID'
CLIENT_SECRET = class="hl-string">'YOUR_CLIENT_SECRET'
BASE_URI = class="hl-string">'https://us.api.concursolutions.com' class=class="hl-string">"hl-comment"># Or your specific regional URI

class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the date range for the extraction
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01T00:00:00.000Z'
END_DATE = class="hl-string">'2023-06-30T23:59:59.000Z'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- End Configuration Section --- #

def get_access_token():
    class="hl-string">"""Authenticates with Concur API to get an OAuth 2.0 access token."""
    token_url = fclass="hl-string">'{BASE_URI}/oauth2/v0/token'
    headers = {class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/x-www-form-urlencoded'}
    data = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'client_credentials',
        class="hl-string">'client_id': CLIENT_ID,
        class="hl-string">'client_secret': CLIENT_SECRET
    }
    try:
        response = requests.post(token_url, headers=headers, data=data)
        response.raise_for_status()
        token_data = response.json()
        return token_data.get(class="hl-string">'access_token')
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">'Error getting access token: {e}')
        return None

def get_reports(token, next_page_url=None):
    class="hl-string">"""Fetches a paginated list of expense reports."""
    if next_page_url:
        url = next_page_url
    else:
        url = fclass="hl-string">'{BASE_URI}/expensereports/v4/reports?lastModifiedDateAfter={START_DATE}&lastModifiedDateBefore={END_DATE}'
    
    headers = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {token}', class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'}
    try:
        response = requests.get(url, headers=headers)
        response.raise_for_status()
        return response.json()
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">'Error fetching reports list: {e}')
        return None

def get_report_details(token, report_id):
    class="hl-string">"""Fetches the full details for a single expense report."""
    url = fclass="hl-string">'{BASE_URI}/expensereports/v4/reports/{report_id}'
    headers = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {token}', class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'}
    try:
        response = requests.get(url, headers=headers)
        response.raise_for_status()
        return response.json()
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">'Error fetching details for report {report_id}: {e}')
        return None

def main():
    class="hl-string">"""Main function to orchestrate the extraction process."""
    access_token = get_access_token()
    if not access_token:
        print(class="hl-string">'Could not obtain access token. Exiting.')
        return

    print(class="hl-string">'Successfully obtained access token. Starting report extraction...')
    event_log = []
    last_data_update = datetime.utcnow().isoformat() + class="hl-string">'Z'

    next_page = None
    page_count = 1

    while True:
        print(fclass="hl-string">'Fetching page {page_count} of reports...')
        reports_data = get_reports(access_token, next_page)
        if not reports_data or not reports_data.get(class="hl-string">'value'):
            print(class="hl-string">'No more reports found or API error.')
            break

        for report_summary in reports_data[class="hl-string">'value']:
            report_id = report_summary.get(class="hl-string">'id')
            if not report_id:
                continue

            details = get_report_details(access_token, report_id)
            if not details:
                continue

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Base Attributes for all events related to this report --- #
            base_event = {
                class="hl-string">'ExpenseReportId': report_id,
                class="hl-string">'ReportTotalAmount': details.get(class="hl-string">'approvedAmount', {}).get(class="hl-string">'value'),
                class="hl-string">'EmployeeDepartment': details.get(class="hl-string">'orgUnit', {}).get(class="hl-string">'name'),
                class="hl-string">'PolicyViolationFlag': details.get(class="hl-string">'hasExceptions'),
                class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'SAP Concur',
                class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update
            }

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activity: Expense Report Created --- #
            event_log.append({
                **base_event,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Expense Report Created',
                class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'createDate'),
                class="hl-string">'ProcessorUserId': details.get(class="hl-string">'owner', {}).get(class="hl-string">'id'),
                class="hl-string">'ApproverId': None,
                class="hl-string">'ExpenseCategory': None
            })

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activities from Audit Trail --- #
            for audit_entry in details.get(class="hl-string">'auditTrail', []):
                action = audit_entry.get(class="hl-string">'action')
                activity_name = None
                processor = audit_entry.get(class="hl-string">'processor', {}).get(class="hl-string">'id')
                approver = audit_entry.get(class="hl-string">'approver', {}).get(class="hl-string">'id')
                
                if action == class="hl-string">'Submit':
                    activity_name = class="hl-string">'Expense Report Submitted'
                elif action == class="hl-string">'Approve':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># This logic assumes any approval is class="hl-string">'Manager Approved'. 
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># A more complex system might check processor roles.
                    activity_name = class="hl-string">'Manager Approved'
                elif action == class="hl-string">'Reject':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Differentiating manager vs finance rejection may require checking processor role.
                    activity_name = class="hl-string">'Manager Rejected'
                elif action == class="hl-string">'Recall':
                    activity_name = class="hl-string">'Report Sent Back for Revision'
                
                if activity_name:
                    event_log.append({
                        **base_event,
                        class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                        class="hl-string">'EventTimestamp': audit_entry.get(class="hl-string">'entryDate'),
                        class="hl-string">'ProcessorUserId': processor,
                        class="hl-string">'ApproverId': approver,
                        class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                    })

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activities from Statuses and Dates --- #
            if details.get(class="hl-string">'approvalStatus', {}).get(class="hl-string">'code') == class="hl-string">'A_APPR': class=class="hl-string">"hl-comment"># Approved
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Inferring Finance Approval from final approval date
                event_log.append({
                        **base_event,
                        class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Finance Approved',
                        class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'approvedDate'),
                        class="hl-string">'ProcessorUserId': details.get(class="hl-string">'lastApprover', {}).get(class="hl-string">'id'),
                        class="hl-string">'ApproverId': details.get(class="hl-string">'lastApprover', {}).get(class="hl-string">'id'),
                        class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                    })

            payment_status = details.get(class="hl-string">'paymentStatus', {}).get(class="hl-string">'code')
            if payment_status == class="hl-string">'P_PROC': class=class="hl-string">"hl-comment"># Processing Payment
                event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reimbursement Scheduled',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'paymentProcessingDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })
            
            if payment_status == class="hl-string">'P_PAID': class=class="hl-string">"hl-comment"># Paid
                event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reimbursement Executed',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'paidDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })

            if details.get(class="hl-string">'isPosted'):
                 event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Accounting Posted',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'postDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })
            
            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Other Inferred Activities --- #
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: The following are examples and may need adjustment based on specific Concur configuration.
            if details.get(class="hl-string">'hasExceptions'):
                 event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Policy Violation Flagged',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'lastModifiedDate'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Best guess timestamp
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })

            if details.get(class="hl-string">'workflow', {}).get(class="hl-string">'currentStep', {}).get(class="hl-string">'name', class="hl-string">'').lower().find(class="hl-string">'audit') != -1:
                 event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Audit Review Required',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'lastModifiedDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })

            class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder for activities not directly available via standard fields
            class=class="hl-string">"hl-comment"># e.g., class="hl-string">'Receipts Image Attached', class="hl-string">'Finance Review Started' may require parsing specific audit trail descriptions

        next_page = reports_data.get(class="hl-string">'nextPage')
        if not next_page:
            break
        page_count += 1
    
    print(fclass="hl-string">'Extraction complete. Total events generated: {len(event_log)}')

    if event_log:
        df = pd.DataFrame(event_log)
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
        cols = [class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTimestamp', class="hl-string">'ProcessorUserId', 
                class="hl-string">'ReportTotalAmount', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'PolicyViolationFlag', class="hl-string">'ApproverId', 
                class="hl-string">'ExpenseCategory', class="hl-string">'SourceSystem', class="hl-string">'LastDataUpdate']
        df = df[cols]
        df.to_csv(class="hl-string">'concur_event_log.csv', index=False)
        print(class="hl-string">'Event log saved to concur_event_log.csv')
    else:
        print(class="hl-string">'No events were generated.')

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

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