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Améliorez vos créances clients

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Défis (12) Objectifs (12) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (5)

Optimisez les comptes clients NetSuite pour des paiements plus rapides

Notre plateforme révèle les goulots d'étranglement cachés qui retardent vos cycles de paiement et impactent la liquidité globale. En visualisant le flux réel des tâches, vous pouvez identifier précisément où les étapes manuelles ou les retards internes ralentissent vos opérations. Cette visibilité vous permet de vous concentrer sur des améliorations à fort impact qui accélèrent les flux de trésorerie.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Le besoin stratégique d'une gestion optimisée des créances clients

Une gestion efficace des flux de trésorerie est le moteur vital de toute entreprise en croissance. Lorsque vous gérez vos créances clients dans NetSuite, vous disposez d'une richesse de données transactionnelles à portée de main, pourtant de nombreuses organisations sont toujours confrontées à des délais de recouvrement élevés (DSO) et à des cycles de trésorerie imprévisibles. Le coût de l'inefficacité ne se mesure pas seulement en retards de paiement, mais aussi par la charge administrative qui pèse sur votre équipe financière et les opportunités manquées de réinvestir le capital dans l'entreprise. L'optimisation de ces processus garantit que votre organisation reste agile et liquide, offrant un avantage concurrentiel dans une économie fluctuante. Comprendre comment améliorer la gestion des créances clients n'est plus seulement une préoccupation administrative, c'est une priorité stratégique pour maintenir un fonds de roulement sain.

Exploiter le Process Mining pour une transparence accrue des créances clients NetSuite

Si NetSuite assure une excellente tenue des registres grâce à ses factures, paiements clients et notes de crédit, les rapports traditionnels masquent souvent la complexité du travail réellement effectué. Le Process Mining comble cette lacune en extrayant les empreintes numériques laissées par votre équipe financière et vos clients. En analysant le cycle de vie d'une facture, de sa création à son encaissement bancaire, vous pouvez visualiser la véritable séquence des événements. Cette transparence vous permet de voir où les interventions manuelles se produisent le plus fréquemment, telles que des relances répétitives ou un rapprochement manuel des paiements, qui sont souvent les moteurs cachés de l'allongement du cycle. Au lieu de vous fier à des preuves anecdotiques ou à des moyennes mensuelles, vous obtenez une base factuelle pour apporter des améliorations de processus basées sur chaque transaction de votre système.

Identifier et éliminer les goulots d'étranglement opérationnels

Les efforts d'optimisation dans l'environnement NetSuite révèlent généralement plusieurs zones de friction majeures. L'un des problèmes les plus courants se trouve dans le processus de gestion des litiges. Lorsqu'une facture est contestée, le temps passé en statut "Litige en cours d'examen" peut bloquer l'intégralité du cycle de paiement pendant des semaines. Le Process Mining vous aide à identifier les causes profondes de ces litiges, qu'elles proviennent d'erreurs de prix, d'écarts d'expédition ou d'inexactitudes de facturation au moment de la "Facture créée".

Un autre goulot d'étranglement significatif se trouve souvent dans la phase de rapprochement des relevés bancaires. La réconciliation manuelle peut créer un arriéré qui vous empêche de voir votre véritable position de trésorerie en temps réel. En identifiant les types de paiements qui nécessitent le plus d'interventions manuelles, vous pouvez affiner vos règles de rapprochement automatisées dans le module de gestion des créances NetSuite. De plus, vous pouvez évaluer l'efficacité des stratégies de recouvrement pour garantir que les rappels de paiement sont envoyés aux moments les plus opportuns, réduisant ainsi le cycle total des créances clients sans augmenter la charge de travail de vos agents de recouvrement.

Atteindre des résultats financiers mesurables

L'objectif principal de l'amélioration de votre processus de gestion des créances clients est de réduire le temps nécessaire pour convertir les ventes en liquidités. En rationalisant le flux depuis l'envoi initial jusqu'à l'activité finale de "Relevé bancaire rapproché", vous influencez directement la liquidité de votre organisation. L'amélioration de l'efficacité entraîne également une réduction des coûts opérationnels, car votre équipe passe moins de temps sur les corrections administratives et plus de temps sur des analyses financières à forte valeur ajoutée.

De plus, un processus de gestion des créances clients plus fluide améliore vos relations clients. Une facturation précise et rapide et une résolution efficace des litiges conduisent à une satisfaction et une confiance accrues des clients, ce qui est essentiel pour une rétention à long terme. Du point de vue de la conformité, disposer d'un processus clairement cartographié et surveillé garantit que les contrôles internes sont appliqués de manière cohérente, réduisant ainsi le risque d'erreurs ou de notes de crédit non autorisées. Ces avantages mesurables contribuent à une situation financière plus prévisible et robuste pour l'ensemble de l'entreprise.

Initier votre stratégie d'amélioration des processus

Faire le premier pas vers l'optimisation ne nécessite pas une refonte complète de votre configuration NetSuite existante. En utilisant des techniques spécialisées de Process Mining, vous pouvez commencer à analyser vos données existantes avec précision. Commencez par vous concentrer sur vos segments de clients à volume le plus élevé ou sur les unités commerciales qui connaissent les délais de paiement les plus longs. En découvrant des informations et en mettant en œuvre des changements ciblés, vous créerez un cycle d'amélioration continue qui maintiendra vos opérations financières agiles et efficaces. Le chemin vers un processus de gestion des créances clients plus efficace commence par un engagement à comprendre vos données et une volonté d'agir sur les opportunités cachées qu'elles révèlent dans vos opérations quotidiennes.

Créances clients Traitement des Factures Gestion de la trésorerie Réduction du DSO Stratégie de recouvrement Opérations financières Contrôle de crédit Optimisation du fonds de roulement

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les factures restent souvent impayées longtemps après leurs dates d'échéance, ce qui immobilise un fonds de roulement essentiel et augmente le risque de créances irrécouvrables. Ce retard provient souvent de goulots d'étranglement silencieux où les factures restent en attente sans suivi, impactant négativement la liquidité et la santé financière de l'organisation. Lorsque les métriques de délai de recouvrement augmentent, cela indique un échec à maintenir un flux de trésorerie constant tout au long du cycle de facturation.

ProcessMind analyse la chronologie de bout en bout de chaque facture NetSuite pour identifier précisément où le processus de recouvrement est bloqué. En visualisant le chemin de l'envoi à l'apurement, la plateforme met en évidence les segments de clients ou les régions spécifiques où les paiements sont systématiquement en retard, permettant des stratégies d'intervention plus ciblées.

Lorsque les clients contestent une facture, le processus de résolution est souvent bloqué entre les services, entraînant des retards de paiement importants. Sans une visibilité claire sur le cycle de vie des litiges, ces éléments restent ouverts pendant des semaines, créant des frictions avec les clients et gonflant le solde des comptes clients. Ce manque de coordination entre les services commerciaux et financiers entraîne généralement des cycles de paiement prolongés.

La plateforme suit la transition entre l'ouverture et la résolution des litiges au sein de NetSuite, identifiant les catégories de litiges qui prennent le plus de temps à être réglées. ProcessMind offre la transparence nécessaire pour rationaliser la communication entre les parties prenantes et identifier les causes profondes des erreurs de facturation récurrentes pour clore les litiges plus rapidement.

De gros volumes de paiements entrants ne correspondent souvent pas automatiquement aux factures ouvertes, ce qui nécessite une intervention manuelle de l'équipe financière. Cet effort manuel entraîne un arriéré important dans l'apurement des factures, ce qui signifie que vos rapports financiers ne reflètent pas avec précision la position de trésorerie actuelle. Ces étapes manuelles introduisent des erreurs humaines et prolongent le processus de clôture à la fin de chaque mois.

En analysant les schémas d'activité d'enregistrement des paiements et de rapprochement des relevés bancaires, ProcessMind identifie les causes profondes des échecs de rapprochement. Il met en évidence les schémas où les paiements partiels ou les références manquantes dans NetSuite déclenchent des retouches manuelles inutiles, permettant aux équipes d'automatiser la réconciliation pour les transactions à volume élevé.

L'envoi de rappels de paiement à de mauvais intervalles ou aux mauvais contacts entraîne souvent leur ignorance, ce qui ne permet pas d'accélérer le cycle de paiement. Sans données sur les rappels qui déclenchent réellement une action, les équipes gaspillent leurs efforts sur des séquences automatisées qui n'améliorent pas les taux de recouvrement ni l'engagement client. Cette utilisation inefficace des ressources peut même nuire aux relations clients si des rappels sont envoyés pour des articles déjà payés.

ProcessMind établit une corrélation entre le moment des activités de rappel et les événements de paiement ultérieurs afin de déterminer l'efficacité de votre stratégie de recouvrement. Cela permet aux utilisateurs d'optimiser le flux de travail des rappels NetSuite basé sur les données de réponse réelles des clients, garantissant que les suivis ont lieu aux moments les plus impactants du cycle de vie de la facture.

Une fréquence élevée de notes de crédit émises après l'envoi d'une facture indique souvent des problèmes sous-jacents liés à l'exactitude de la facturation ou à l'exécution des commandes. Ces ajustements réduisent non seulement le chiffre d'affaires total encaissé, mais créent également une charge administrative supplémentaire pour l'équipe des comptes clients. Des ajustements récurrents signalent un manque d'intégrité des processus aux étapes de vente et de facturation en amont.

ProcessMining révèle la fréquence et les déclencheurs de la création de notes de crédit par rapport à la date de facturation initiale. En identifiant les attributs communs des factures ajustées, ProcessMind aide les équipes à s'attaquer aux causes profondes des erreurs de facturation au sein de l'environnement NetSuite, réduisant ainsi le besoin de corrections post-facturation.

Les factures créées mais non envoyées immédiatement au client représentent un délai évitable dans le décompte du paiement. Cet écart est souvent dû à des processus de révision internes, des problèmes de synchronisation système ou des retards de traitement manuel par lots, accordant ainsi aux clients un crédit supplémentaire gratuit. Ce délai prolonge directement le temps nécessaire pour convertir les ventes en liquidités réelles.

La plateforme mesure la durée spécifique entre les activités de création et d'envoi de la facture. ProcessMind expose ces retards internes, permettant aux managers de s'assurer que chaque facture générée dans NetSuite parvient au client sans friction inutile, déclenchant efficacement la période de paiement.

Les agents de recouvrement concluent souvent des accords avec des clients qui ne respectent pas leurs dates de paiement promises. Sans moyen de suivre systématiquement ces promesses non tenues, l'équipe des créances clients ne peut pas prioriser efficacement les comptes à haut risque, ce qui entraîne de nouveaux retards de paiement et un risque accru de radiations. Le suivi manuel de ces engagements est souvent sujet aux erreurs et chronophage.

ProcessMind suit l'activité de promesse de paiement reçue et la compare à la date de paiement réelle enregistrée. Cette visibilité permet aux équipes d'identifier les récidivistes et d'ajuster les stratégies de crédit pour les clients qui ne respectent pas systématiquement leurs engagements dans NetSuite, permettant ainsi aux agents de recouvrement de se concentrer sur les comptes les plus problématiques.

Les clients qui paient leurs factures en plusieurs petits versements créent une charge administrative importante, car chaque fragment doit être rapproché et réconcilié. Cette approche fragmentée prolonge le cycle de vie total de la facture et complique le suivi des soldes impayés. Elle entraîne souvent une confusion concernant les montants restants et augmente la probabilité d'erreurs de réconciliation.

En cartographiant la séquence des activités de paiements partiels multiples enregistrés, ProcessMind quantifie le coût réel et la durée des règlements fragmentés. Ces données aident les organisations à orienter les clients vers des comportements de paiement plus efficaces et simplifient le processus de réconciliation NetSuite en mettant en évidence les comptes qui utilisent fréquemment les paiements partiels.

Les représentants commerciaux peuvent proposer des conditions de paiement non standard qui ne sont pas conformes à la politique de l'entreprise, ou les clients peuvent simplement ignorer les conditions qui leur sont attribuées. Cette incohérence rend la prévision des flux de trésorerie difficile et peut entraîner des avantages inéquitables pour certains segments de clientèle. Le manque d'application des conditions convenues compromet la discipline financière de l'organisation.

ProcessMind compare la durée réelle du paiement aux conditions de paiement formelles stockées dans NetSuite. En identifiant où l'écart entre la date d'échéance et la date de paiement est le plus grand, la plateforme met en évidence les lacunes dans l'application de la politique de crédit, permettant aux responsables financiers de renforcer les contrôles et de standardiser les attentes en matière de paiement.

Les factures de grande valeur sont souvent soumises à un examen plus rigoureux ou à des processus de litige complexes, ce qui peut entraîner l'immobilisation d'importantes sommes de capital. Lorsque ces éléments majeurs sont bloqués, l'impact sur la position de trésorerie globale de l'entreprise est disproportionnellement élevé. L'identification de ces principaux obstacles est essentielle pour maintenir des réserves de liquidités saines.

La plateforme vous permet de filtrer le flux de processus par montant total de facture pour voir si les cas de grande valeur suivent un chemin différent, plus obstrué. ProcessMind aide à prioriser la résolution de ces éléments critiques pour maximiser la récupération du fonds de roulement et garantir que les créances les plus importantes ne sont pas ignorées dans la file d'attente générale.

La productivité et l'efficacité peuvent varier considérablement entre les différents agents de recouvrement ou unités commerciales, ce qui entraîne des résultats inégaux au sein du service. Sans une vue claire du processus de bout en bout, il est difficile d'identifier quelles stratégies fonctionnent et quelles équipes ont besoin de plus de soutien ou de formation. Cette variance entraîne des cycles de recouvrement imprévisibles.

En utilisant l'attribut de l'agent de recouvrement, ProcessMind offre une vue transparente du flux de processus géré par différents individus. Cela permet aux managers d'identifier les meilleures pratiques et de standardiser les étapes de recouvrement les plus efficaces au sein de l'ensemble du service des comptes clients NetSuite, garantissant un haut niveau de performance généralisé.

Même après la réception d'un paiement, il y a souvent un délai avant qu'il ne soit entièrement apuré et rapproché du relevé bancaire. Cette dernière étape est cruciale pour une information financière précise, mais elle est souvent sujette à des retards qui maintiennent la facture dans un statut ouvert plus longtemps que nécessaire. Tant que l'apurement n'est pas terminé, les liquidités ne sont pas entièrement reconnues dans le grand livre financier.

ProcessMind suit le temps écoulé entre la réception du paiement intégral et le rapprochement du relevé bancaire. En isolant cette phase finale du processus de gestion des créances clients NetSuite, la plateforme identifie les obstacles techniques ou procéduraux qui empêchent la clôture immédiate des factures réglées, améliorant ainsi la rapidité et la précision de l'information financière.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

La réduction du temps nécessaire pour recouvrer les paiements impacte directement la liquidité et le fonds de roulement. Cet objectif vise à raccourcir l'intervalle entre l'émission de la facture et le règlement final, garantissant que les liquidités restent disponibles pour le réinvestissement plutôt que de stagner dans les comptes clients. En réduisant ces cycles, les organisations peuvent diminuer leur dépendance au financement externe et améliorer leur santé financière globale.

ProcessMind visualise le parcours de bout en bout des factures NetSuite afin d'identifier les étapes spécifiques où des retards se produisent. En analysant les modèles de paiement historiques et les segments de clientèle, la plateforme met en évidence les goulots d'étranglement dans le cycle de recouvrement, permettant aux équipes de mettre en œuvre des interventions ciblées qui réduisent le temps de recouvrement. Cette approche axée sur les données garantit que les ressources sont concentrées sur les étapes ayant le plus grand potentiel d'économies de temps.

Les litiges non résolus constituent des obstacles importants aux flux de trésorerie et entraînent souvent des relations clients tendues. Raccourcir le temps passé dans les statuts de litige garantit que les problèmes sont traités rapidement, empêchant les factures vieillissantes de devenir des créances irrécouvrables. Une résolution efficace améliore également l'expérience client en démontrant un engagement envers la précision et un service réactif.

Grâce au Process Mining, les organisations peuvent suivre le cycle de vie des cas de litige au sein de NetSuite. ProcessMind identifie les causes courantes des litiges et met en évidence les cas qui dépassent les délais de résolution standard, permettant à la direction de rationaliser les transferts internes et de résoudre les désaccords plus rapidement. Cette transparence permet l'optimisation de l'ensemble du flux de travail de gestion des litiges, de la réclamation initiale à la résolution finale.

Le rapprochement manuel est un processus chronophage qui retarde la clôture des périodes financières et augmente le risque d'erreurs. L'augmentation du taux de rapprochement automatisé entre les paiements et les factures garantit que le grand livre reflète la véritable situation financière en temps réel. Des taux d'automatisation élevés libèrent le personnel financier pour qu'il se concentre sur des analyses à forte valeur ajoutée plutôt que sur la saisie de données répétitive.

ProcessMind analyse le parcours, de la réception du paiement à la compensation bancaire, afin de détecter pourquoi certaines transactions ne correspondent pas automatiquement. En mettant en lumière ces schémas, les utilisateurs peuvent affiner leur configuration NetSuite et leurs pratiques de saisie de données pour maximiser les taux de traitement direct. Cette analyse permet d'identifier les écarts de données courants qui empêchent le système de faire correspondre les enregistrements sans intervention humaine.

Le timing stratégique des rappels est essentiel pour maintenir une trésorerie saine sans nuire aux relations clients. Aligner les rappels sur les comportements de paiement spécifiques des clients garantit que les efforts de recouvrement sont à la fois efficaces et efficients, réduisant le besoin de suivis agressifs. Des communications opportunes peuvent améliorer considérablement la probabilité de paiements à temps.

En cartographiant chaque activité de rappel par rapport aux dates de paiement réelles, ProcessMind détermine quelles séquences produisent les résultats les plus rapides. Cette approche axée sur les données permet la création de pistes de communication personnalisées dans NetSuite adaptées au profil de risque de chaque segment de clientèle. Les organisations peuvent ensuite automatiser ces plannings optimisés pour garantir un suivi cohérent et efficace.

Des notes de crédit fréquentes indiquent souvent des problèmes sous-jacents liés à l'exactitude de la facturation ou à la prestation de services, qui érodent les marges bénéficiaires. Réduire le recours à ces ajustements préserve les revenus et diminue la charge administrative associée à la correction des factures. Une fréquence moindre de notes de crédit témoigne d'un processus de facturation plus précis et fiable.

ProcessMind suit les conditions et les activités qui mènent à l'émission d'une note de crédit dans NetSuite. En identifiant les causes profondes, telles que des erreurs de prix récurrentes ou des retards d'expédition, les organisations peuvent mettre en œuvre des mesures préventives pour garantir que les factures sont correctes dès la première fois. Cette analyse aide les équipes à passer de la réaction aux erreurs à l'amélioration proactive des étapes de facturation en amont.

Tout délai entre la création d'une facture et son envoi au client engendre un décalage immédiat dans le cycle de paiement. S'assurer que les factures sont envoyées immédiatement après leur création minimise les délais et établit une norme pour un paiement rapide. L'accélération de cette étape est l'un des moyens les plus simples de raccourcir le cycle global de conversion des liquidités.

Le Process Mining offre une transparence sur les étapes d'approbation et d'envoi internes au sein du module de gestion des créances clients de NetSuite. ProcessMind identifie les frictions techniques ou procédurales qui retardent les factures, aidant les équipes à réaliser une transition quasi instantanée de la création de la facture à la livraison au client. Cela garantit que le compte à rebours des conditions de paiement commence dès que les biens ou services sont livrés.

Lorsque les clients s'engagent sur une date de paiement, l'organisation se base sur cette projection pour la prévision de trésorerie. L'augmentation du pourcentage de promesses tenues améliore la précision de la planification financière et réduit le besoin d'activités de recouvrement redondantes. Des taux d'exécution élevés indiquent un processus de recouvrement efficace et respecté.

ProcessMind surveille la transition d'une activité de promesse de paiement à l'enregistrement final du paiement dans NetSuite. En identifiant quels types de clients ou agents de recouvrement ont les taux d'exécution les plus élevés, la direction peut affiner ses stratégies de négociation et ses protocoles de suivi. Cette information aide à garantir que les promesses faites par les clients sont réalistes et constamment respectées jusqu'à leur achèvement.

La gestion incohérente des paiements partiels peut entraîner des enregistrements fragmentés et des clients confus. La standardisation de ce processus garantit que tous les paiements sont correctement appliqués aux factures pertinentes, en maintenant un rapport de vieillissement propre et en réduisant la réconciliation manuelle. La cohérence dans ce domaine favorise une meilleure information et des relevés clients plus précis.

La plateforme cartographie les variations dans la façon dont les paiements partiels sont traités entre les différentes unités commerciales. ProcessMind met en évidence les workflows non standard qui causent des retards, permettant la mise en œuvre d'une approche de meilleures pratiques unifiée au sein de l'environnement NetSuite. Cette standardisation réduit le temps passé par les équipes comptables à rapprocher manuellement les paiements fractionnés et les soldes ouverts.

Les écarts non autorisés par rapport aux conditions de crédit peuvent entraîner un risque financier important et une perte de revenus d'intérêts. Appliquer un strict respect des conditions garantit que l'organisation ne fournit pas involontairement des prêts sans intérêt aux clients au-delà de la période convenue. Une application rigoureuse des conditions est essentielle pour maintenir un flux de trésorerie prévisible.

ProcessMind compare les durées de paiement réelles aux conditions de paiement formelles stockées dans NetSuite. Cette analyse révèle les clients ou segments spécifiques qui ignorent systématiquement les conditions, permettant aux gestionnaires de crédit d'ajuster les limites ou les conditions basé sur des données de conformité réelles. L'identification de ces valeurs aberrantes permet une gestion du crédit plus ciblée et des stratégies d'atténuation des risques.

Concentrer les efforts de recouvrement sur les factures importantes a l'impact le plus immédiat sur la disponibilité totale des liquidités. Une approche priorisée garantit que les actifs de grande valeur ne sont pas bloqués dans de longs cycles administratifs tandis que les factures plus petites prennent le pas. Cette stratégie maximise le retour sur effort pour l'équipe de recouvrement.

En catégorisant le flux de factures par montant total, ProcessMind aide les équipes à visualiser où le capital le plus important est actuellement immobilisé. Cette visibilité permet aux managers de réaffecter les ressources aux comptes les plus critiques, garantissant que les litiges et les paiements de grande valeur sont résolus en premier. Se concentrer sur ces cas à fort impact garantit que le solde des créances clients est réduit de la manière la plus efficace possible.

Une performance inconsistante entre les agents de recouvrement peut entraîner des flux de trésorerie irréguliers et des rapports de vieillissement imprévisibles. La normalisation de l'efficacité garantit que tous les comptes reçoivent un niveau d'attention élevé, quel que soit l'agent assigné. Cela conduit à une charge de travail plus équilibrée et à des résultats de recouvrement plus fiables à l'échelle du département.

ProcessMind évalue les activités et les résultats des différents agents de recouvrement au sein de NetSuite. En mettant en lumière les techniques et les séquences utilisées par les meilleurs performeurs, l'organisation peut former toute l'équipe à suivre les chemins les plus efficaces pour résoudre les soldes impayés. Cette analyse objective aide à identifier les comportements qui mènent à des paiements plus rapides et moins de litiges.

La dernière étape du processus des comptes clients, passant du paiement reçu à la compensation bancaire, est souvent négligée mais essentielle pour la liquidité. Raccourcir ce cycle garantit que les fonds sont réellement disponibles sur les comptes de l'entreprise le plus rapidement possible. Une compensation plus rapide améliore la précision en temps réel des rapports de trésorerie.

Le Process Mining suit le temps écoulé entre la réception d'un paiement dans NetSuite et l'activité de compensation finale. ProcessMind identifie les banques, régions ou méthodes de paiement spécifiques qui causent des retards, fournissant les données nécessaires pour optimiser les relations bancaires et les procédures de compensation internes. Cela permet à l'organisation de se concentrer sur les canaux de paiement les plus efficaces pour accélérer la disponibilité des liquidités.

6 étapes pour optimiser la gestion des créances clients NetSuite

1

Télécharger le modèle de gestion des créances clients
2

Exporter les enregistrements NetSuite
3

Importez votre jeu de données
4

Analyser les cycles de recouvrement
5

Mettre en œuvre les changements de processus
6

Suivre l'évolution des flux de trésorerie
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Que faire

Obtenez le modèle Excel spécialisé conçu pour les structures de données NetSuite afin de garantir que vos enregistrements de factures et de paiements sont correctement formatés.

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Pourquoi c'est important

Commencer par un modèle standardisé garantit que vos données correspondent parfaitement au moteur de Process Mining pour une analyse précise.

Résultat attendu

Un modèle prêt à l'emploi pour vos enregistrements financiers NetSuite.

VOS DÉCOUVERTES

Visualisez votre chemin vers un encaissement plus rapide

ProcessMind offre une vue transparente de l'intégralité du cycle de vie de vos factures, de la génération au paiement final. Vous découvrirez précisément où l'intervention manuelle ralentit vos flux de travail NetSuite.
  • Cartographiez le cycle de vie complet de vos factures
  • Identifier les retards spécifiques dans le rapprochement des paiements
  • Identifier les causes profondes des litiges de facturation
  • Surveiller la performance du DSO en temps réel
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RÉSULTATS PROUVÉS

Gains stratégiques dans les processus de comptes clients NetSuite

En suivant le cycle de vie complet de chaque numéro de facture, les équipes identifient les points de friction cachés qui retardent les paiements. Ces indicateurs de référence mettent en évidence les améliorations standard observées lorsque les organisations passent d'une supervision manuelle à une gestion des processus axée sur les données.

0 %
Diminution du DSO

Réduction moyenne du DSO

Les organisations identifient les goulots d'étranglement dans le cycle de la facture au paiement, leur permettant d'encaisser les paiements plus rapidement et d'améliorer significativement le fonds de roulement.
0 %
Rapprochement bancaire automatisé

Augmentation de l'apurement sans intervention

En rationalisant le processus de rapprochement des relevés bancaires dans NetSuite, les équipes éliminent la réconciliation manuelle et réduisent le coût de traitement de chaque facture.
0 %
Résolution rapide des litiges

Amélioration de la vitesse de résolution

Accélérer le délai entre l'ouverture et la résolution d'un litige débloque les flux de trésorerie immobilisés et améliore l'expérience client.
0 %
Notes de crédit réduites

Diminution de la fréquence d'émission

L'identification des causes profondes des erreurs de facturation entraîne moins de notes de crédit, ce qui garantit une plus grande précision de la facturation et une meilleure conformité.
0 %
Timing de recouvrement optimisé

Meilleur respect des engagements

Des calendriers de rappel basés sur les données garantissent que les agents de recouvrement priorisent les factures de grande valeur et effectuent des suivis aux moments les plus efficaces.
0 days
Cycles de compensation plus courts

Réduction du temps de compensation bancaire

Réduire l'écart entre la réception du paiement et la compensation bancaire finale offre une vue plus précise et en temps réel de la santé financière.

Les résultats varient en fonction de la complexité du processus et de la qualité des données. Ces chiffres représentent des améliorations typiques observées sur l'ensemble des implémentations.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

Le numéro de référence unique attribué à la facture dans NetSuite.

Pourquoi c'est important

C'est la clé fondamentale pour suivre le cycle de vie d'une créance et calculer les durées de cycle.

L'événement ou l'action spécifique effectué sur la facture.

Pourquoi c'est important

Définit les étapes du workflow et permet la construction du graphique de processus.

La date et l'heure exactes de l'activité.

Pourquoi c'est important

Essentiel pour ordonner les événements et calculer les métriques de durée entre les étapes du processus.

La valeur financière totale de la facture.

Pourquoi c'est important

Critique pour quantifier l'impact financier des inefficacités de processus et prioriser les recouvrements.

Le nom du client ou de l'entité associé à la facture.

Pourquoi c'est important

Permet la segmentation de la performance des processus par comportement client et profil de risque.

La date à laquelle le paiement est attendu selon les conditions.

Pourquoi c'est important

Le point de référence pour tous les calculs de vieillissement, de retards et de conformité.

La filiale ou l'unité commerciale à laquelle la facture appartient.

Pourquoi c'est important

Crucial pour l'analyse comparative des performances entre différentes entités organisationnelles.

Le représentant commercial associé à la facture.

Pourquoi c'est important

Relie les problèmes de créances clients en aval aux propriétaires des processus de vente en amont.

Le statut système actuel de la facture.

Pourquoi c'est important

Offre une visibilité immédiate sur les cas clos par rapport à ceux nécessitant une action.

Le service interne responsable de la transaction.

Pourquoi c'est important

Identifie les propriétaires de processus internes et les variations d'efficacité de facturation.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

La création initiale de l'enregistrement de facture dans le système. Ceci est capturé à partir de la table Transaction où le type d'enregistrement est Facture.

Pourquoi c'est important

Marque le début du cycle des comptes clients et établit la base des calculs de vieillissement. Essentiel pour calculer le temps de cycle Facture-Encaissement.

La transition du statut de la facture de 'En attente d'approbation' à 'Ouvert'. Ceci est capturé en surveillant les Notes système ou les journaux d'historique de workflow associés à la facture.

Pourquoi c'est important

Indique le temps de traitement interne avant la facturation au client. Les retards à ce stade contribuent à des cycles totaux plus longs sans ajouter de valeur au client.

L'envoi de la facture au client par e-mail, courrier ou fax. Ceci est capturé en examinant les enregistrements de messages liés à la transaction de facture spécifique.

Pourquoi c'est important

Critique pour le KPI du délai d'émission de facture. L'identification des retards ici révèle des goulots d'étranglement administratifs empêchant un recouvrement ponctuel des paiements.

La création d'une transaction de note de crédit appliquée à la facture. Ceci réduit le solde ouvert et indique souvent un retour ou une erreur de facturation.

Pourquoi c'est important

Visualise la perte de revenus. Les notes de crédit fréquentes suggèrent des défaillances systémiques des processus dans les ventes ou l'exécution.

L'application d'un paiement client qui réduit le solde de la facture à zéro. Ceci marque la fin effective de l'effort de recouvrement.

Pourquoi c'est important

L'horodatage principal pour les calculs de DSO et de jours moyens au-delà des conditions. Représente la réalisation réussie des revenus.

Le changement de statut final de la facture à 'Entièrement payé'. Ceci sert d'état final du processus pour les cas réussis.

Pourquoi c'est important

Requis pour le temps de cycle moyen Facture-Encaissement. Différencie les éléments ouverts des éléments clos dans les variantes de processus.

FAQ

Foire aux questions

Les outils de Process Mining se connectent généralement à NetSuite en utilisant les API SuiteTalk REST ou SOAP pour extraire les en-têtes de transaction et les notes système. En suivant le numéro de facture comme identifiant de cas unique, le logiciel reconstitue chaque événement, de la création de la facture à la compensation bancaire finale.

Les principales sources de données incluent les tables Transaction et Transaction Line, se concentrant spécifiquement sur les types de facture, paiement et note de crédit. Nous extrayons également de la table System Notes pour capturer les horodatages des changements de statut et des approbations, ce qui révèle la véritable chronologie du processus.

L'outil visualise le parcours exact de chaque facture pour identifier précisément où se produisent les retards, tels que les longs intervalles entre l'exécution et la facturation. Il met en évidence les goulots d'étranglement spécifiques comme des résolutions de litiges lentes ou des obstacles de rapprochement manuel qui gonflent directement vos métriques DSO.

Une fois l'extraction de données initiale configurée et mappée, vous pouvez généralement visualiser l'intégralité de votre processus de comptes clients en quelques jours. La partie la plus chronophage est généralement la définition de la logique métier pour les changements de statut personnalisés propres à votre organisation.

En identifiant les schémas de rapprochement manuel qui ralentissent le dédouanement des relevés bancaires, vous pouvez cibler des domaines spécifiques pour l'automatisation. La plupart des organisations visent à augmenter considérablement leurs taux de rapprochement automatisé en éliminant les points de friction découverts lors du processus de mining.

L'analyse utilise le numéro de facture pour lier plusieurs événements de paiement ou enregistrements de litiges à une seule chaîne de transactions. Cela vous permet de voir comment les paiements partiels impactent le cycle de vie total et d'identifier les stratégies de recouvrement les plus efficaces pour résoudre les montants litigieux.

Aucune installation interne n'est généralement requise, car la plupart des plateformes de Process Mining utilisent un connecteur pour extraire les données vers un moteur d'analyse externe. Il vous suffit de fournir un utilisateur d'intégration avec les autorisations appropriées pour lire les enregistrements de transactions et d'historique.

Le logiciel compare la séquence réelle des événements à vos politiques de crédit prédéfinies pour signaler les cas où les conditions ont été contournées. Il fournit une piste d'audit claire de qui a autorisé ces déviations et comment elles ont affecté la performance de recouvrement ultérieure.

Le Process Mining complète les rapports standards en offrant une vue longitudinale des transactions que les recherches enregistrées standard de NetSuite ne peuvent pas reproduire facilement. Alors que NetSuite vous indique votre solde actuel, le Process Mining vous raconte l'histoire de la façon dont ce solde a évolué à travers diverses étapes et pourquoi il a stagné.

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