Votre modèle de données pour le traitement des retours et des remboursements

SAP S/4HANA
Votre modèle de données pour le traitement des retours et des remboursements

Votre modèle de données pour le traitement des retours et des remboursements

Ce modèle présente une vue d’ensemble des éléments de données essentiels à l’analyse de votre traitement des retours et des remboursements. Il précise les principaux attributs à collecter, les activités importantes à suivre et fournit des conseils pratiques pour l’extraction des données. Utilisez cette ressource pour préparer vos données en vue d’un Process Mining et d’une optimisation efficaces.
  • Attributs recommandés à collecter
  • Activités clés à suivre
  • Conseils pour l’extraction
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs du traitement des retours et remboursements

Voici les champs de données recommandés à inclure dans votre journal d’événements pour analyser de manière complète le traitement des retours et des remboursements dans SAP S/4HANA.
5 Obligatoire 6 Recommandé 13 Facultatif
Nom Description
Heure de l’événement
EventTime
Horodatage précis indiquant le moment où une activité donnée s’est produite.
Description

L’heure de l’événement enregistre la date et l’heure auxquelles un événement métier a été enregistré dans le système. Cet horodatage est essentiel pour ordonner les activités chronologiquement et réaliser toutes les analyses temporelles.

Dans le Process Mining, cet attribut sert à calculer les temps de cycle entre les activités, à mesurer la durée de chaque étape et à analyser la performance du processus dans le temps. Il constitue la base de l’identification des goulots d’étranglement, du suivi du respect des SLA et de la compréhension de la dynamique temporelle du processus de retour.

Pourquoi c’est important

Cet horodatage est essentiel pour ordonner les événements, calculer toutes les durées et tous les temps de cycle et identifier les retards du processus.

Où les obtenir

Provient généralement des champs de date et d’heure associés à la création des documents ou aux changements de statut, tels que ERDAT (date de création) et ERZET (heure de création) dans des tables comme VBAK, LIKP et BKPF, ou de la date de comptabilisation (BUDAT) des documents comptables.

Exemples
2023-10-26T10:05:00Z2023-10-27T14:30:15Z2023-10-28T09:00:00Z
Identifiant du dossier de retour
ReturnCaseId
Identifiant unique d’un processus de retour client, reliant toutes les activités associées, du lancement à la clôture.
Description

L’identifiant du dossier de retour est l’identifiant principal qui regroupe tous les événements et activités associés à une même instance de retour. Chaque demande de retour client reçoit un identifiant unique, ce qui permet de suivre l’ensemble du processus de bout en bout.

Dans le Process Mining, cet attribut est fondamental pour reconstituer le flux du processus. Il permet d’analyser la durée des dossiers, les variantes de processus et les goulots d’étranglement en reliant des événements distincts, tels que « Return Request Initiated », « Goods Received » et « Refund Processed », au sein d’une chronologie cohérente pour chaque retour.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de la clé essentielle pour suivre un retour du début à la fin et réaliser toutes les analyses au niveau du dossier, notamment le calcul du temps de cycle et la découverte des variantes de processus.

Où les obtenir

Il s’agit généralement du numéro du document de vente (VBELN) issu de la table d’en-tête des commandes de retour VBAK, dans laquelle la catégorie de document (VBTYP) indique un retour.

Exemples
600001896000019060000191
Nom de l’activité
ActivityName
Nom d’une activité métier ou d’un événement précis survenu dans le processus de retour et de remboursement.
Description

Cet attribut décrit une étape ou un jalon du cycle de vie des retours. Les activités représentent le travail effectué, par exemple « Return Order Approved » ou « Item Inspection Completed ». Elles sont déduites des changements de statut, de la création de documents ou d’actions utilisateur précises enregistrées dans SAP S/4HANA.

L’analyse de la séquence et de la fréquence de ces activités constitue le cœur du Process Mining. Elle permet de visualiser la cartographie du processus, d’identifier les parcours fréquents et rares et de repérer les activités souvent répétées, signe de reprises ou d’inefficacités.

Pourquoi c’est important

Les activités constituent la structure du processus et permettent de visualiser et d’analyser son flux, ses goulots d’étranglement et ses variations.

Où les obtenir

Les noms des activités sont généralement déduits d’une combinaison de données, notamment des changements de statut des documents dans des tables telles que VBUK/VBUP, des événements de création dans des tables d’en-tête comme VBAK (documents de vente) et BKPF (documents comptables), ainsi que des statuts de mouvements de marchandises dans MSEG.

Exemples
Demande de retour initiéeMarchandises reçues dans l’entrepôtAvoir crééRemboursement traité
Dernière mise à jour des données
LastDataUpdateTimestamp
Horodatage indiquant la date de la dernière actualisation ou extraction des données associées à cet événement.
Description

Cet attribut enregistre la date et l’heure de la dernière extraction ou mise à jour des données. Il fournit des métadonnées sur l’actualité du jeu de données analysé.

Il est important pour évaluer la fraîcheur de l’analyse de Process Mining. Les utilisateurs peuvent vérifier l’actualité des données, ce qui est particulièrement pertinent pour le suivi opérationnel et les Dashboards qui surveillent les dossiers en cours.

Pourquoi c’est important

Indique la fraîcheur des données, un élément essentiel pour garantir que les analyses et les Dashboards reposent sur des informations à jour.

Où les obtenir

Cette valeur est généralement générée et apposée au jeu de données lors de l’extraction par l’outil ETL ou le pipeline de données.

Exemples
2023-11-01T02:00:00Z2023-11-02T02:00:00Z
Identifiant du système source
SourceSystemId
Identifiant du système source à partir duquel les données ont été extraites.
Description

Cet attribut indique le système de référence à l’origine des données d’événements. Pour ce processus, il s’agit généralement de l’identifiant de l’instance SAP S/4HANA.

Dans les environnements comportant plusieurs systèmes, ce champ est essentiel à la traçabilité des données, au dépannage et au maintien de leur intégrité. Il permet de distinguer les données lorsque les retours sont traités dans plusieurs instances ERP ou intégrés à des systèmes externes, comme un système de gestion d’entrepôt.

Pourquoi c’est important

Fournit un contexte important sur l’origine et la traçabilité des données, en particulier dans les environnements multisystèmes, afin de garantir leur suivi et leur fiabilité.

Où les obtenir

Cette valeur est généralement statique et configurée lors de l’extraction des données. Elle peut être récupérée à partir des informations administratives du système SAP, notamment l’identifiant système (SID).

Exemples
S4H_PROD_100S4Q_DEV_200
Heure de fin de l’événement
EventEndTime
Horodatage marquant la fin d’une activité, utilisé pour calculer sa durée.
Description

Alors que StartTime (EventTime) marque le début d’une activité, EventEndTime en indique la fin. Pour de nombreux événements générés par le système, les heures de début et de fin sont identiques, car il s’agit d’événements instantanés. En revanche, pour les activités ayant une durée mesurable, comme « Item Inspection », cet attribut est essentiel.

Il permet de calculer directement le temps de traitement de l’activité. Il est fondamental pour l’analyse de la performance, car il aide à identifier les étapes précises, et pas seulement les intervalles entre elles, qui consomment le plus de temps.

Pourquoi c’est important

Permet de calculer précisément la durée de chaque activité, ce qui est essentiel pour repérer les inefficacités au sein des différentes étapes du processus.

Où les obtenir

Cette valeur est souvent dérivée. Pour certaines activités, elle peut provenir d’un champ distinct. Le plus souvent, elle correspond à l’heure de début de l’activité suivante du dossier.

Exemples
2023-10-26T11:25:30Z2023-10-27T15:00:00Z2023-10-28T09:10:45Z
Identifiant du client
CustomerId
Identifiant unique du client à l’origine du retour.
Description

Cet attribut identifie le client ayant demandé le retour. Il relie l’instance du processus à une partie précise des données de base clients.

L’analyse des retours par client permet d’identifier certains comportements, notamment les clients présentant un taux de retour inhabituellement élevé, ce qui peut signaler une fraude ou une insatisfaction. Elle permet également de segmenter le processus de retour selon le type, la valeur ou l’historique du client et d’adapter ainsi les niveaux de service.

Pourquoi c’est important

Relie les retours à des clients précis et permet d’analyser leur comportement, de les segmenter et d’identifier les clients effectuant fréquemment des retours.

Où les obtenir

Se trouve dans le champ du numéro de client (KUNNR) de la table d’en-tête des commandes de retour (VBAK).

Exemples
CUST-001234CUST-005678CUST-009012
Identifiant du produit
ProductId
Identifiant unique de l’article retourné.
Description

Cet attribut indique le matériel ou le produit concerné par le retour. Il relie le processus de retour à un article précis du catalogue produit.

L’analyse des retours par produit est fondamentale pour identifier les articles présentant un taux de retour élevé, ce qui peut révéler des défauts de qualité, des descriptions insuffisantes ou des problèmes de fabrication. Ces données aident les entreprises à prendre des décisions éclairées concernant la conception des produits, la gestion des fournisseurs et la stratégie de stock.

Pourquoi c’est important

Relie le processus de retour à des produits précis et permet d’analyser les taux de retour au niveau de l’article ainsi que d’identifier les problèmes de qualité ou de description.

Où les obtenir

Se trouve dans le champ du numéro de matériel (MATNR) de la table des postes de commandes de retour (VBAP) ou de la table des postes de livraisons de retour (LIPS).

Exemples
FG-10023HW-45981SW-LICENSE-PREM
Montant du remboursement
RefundAmount
Montant monétaire final du remboursement versé au client.
Description

Cet attribut représente le montant effectivement crédité ou remboursé au client à l’issue du processus de retour. Cette valeur est enregistrée dans des documents financiers tels que les avoirs.

Il s’agit d’un indicateur financier important pour différentes analyses. Il est indispensable au Dashboard « Refund Amount Discrepancy Analysis », qui permet de comparer le montant remboursé au montant demandé. Il permet également de segmenter les retours par valeur afin de déterminer si les retours de montant élevé suivent un parcours différent ou nécessitent davantage de temps pour être résolus.

Pourquoi c’est important

Suit l’impact financier des retours et est essentiel pour analyser l’exactitude des remboursements, identifier les dossiers de montant élevé et comprendre les coûts globaux.

Où les obtenir

Provient du champ de valeur nette (NETWR) du document d’avoir, présent dans des tables telles que VBRK (en-tête du document de facturation) ou BSEG (poste du document comptable).

Exemples
125.50999.0049.99
Motif du retour
ReturnReason
Motif indiqué par le client pour retourner l’article.
Description

Cet attribut enregistre le motif déclaré par le client, par exemple « Defective Item », « Wrong Size » ou « No Longer Needed ». Il est généralement sélectionné dans une liste prédéfinie de codes motif lors du lancement du retour.

L’analyse des motifs de retour est essentielle pour identifier les problèmes de qualité des produits, améliorer les descriptions ou perfectionner les processus de vente. Elle fournit une indication directe de l’insatisfaction client et aide à hiérarchiser les améliorations à apporter afin de réduire le taux global de retour.

Pourquoi c’est important

Fournit des informations importantes sur les causes des retours et permet d’analyser les causes racines liées à la qualité des produits, aux erreurs de préparation ou aux écarts entre les attentes des clients et l’offre.

Où les obtenir

Est généralement stocké dans la table des postes de commandes de vente de retour (VBAP), dans le champ ABGRU (motif de rejet des documents de vente).

Exemples
001 - Mauvaise qualité002 - Endommagé pendant le transport005 - Article incorrect expédié
Nom de l’utilisateur
UserName
Identifiant de l’utilisateur ayant exécuté l’activité.
Description

Cet attribut identifie l’utilisateur ou l’agent système responsable de l’exécution d’une tâche, par exemple l’approbation d’un retour ou la création d’un avoir. Dans SAP, cette information est souvent enregistrée dans les champs qui indiquent l’utilisateur ayant créé ou modifié un document.

L’analyse par utilisateur permet d’identifier les personnes ou équipes les plus performantes, les besoins de formation et la répartition de la charge de travail. Elle est également essentielle pour examiner les écarts, car elle relie les actions du processus à des personnes précises et contribue ainsi aux exigences de conformité et d’audit.

Pourquoi c’est important

Associe les activités du processus à des utilisateurs précis et permet d’analyser la performance des équipes, la charge de travail et la conformité.

Où les obtenir

Se trouve généralement dans les tables d’en-tête des documents, par exemple dans ERNAM (créé par) de VBAK (commandes de vente), LIKP (livraisons) et BKPF (documents comptables). Les informations utilisateur peuvent être enrichies à partir de la table des utilisateurs USR21.

Exemples
CBROWNASMITHWF_BATCH
Agent chargé du traitement
ProcessingAgent
Agent ou groupe de Ressources précisément responsable du traitement d’une activité manuelle.
Description

Cet attribut identifie la personne ou l’équipe ayant exécuté une tâche donnée. Il peut être plus précis que le « Nom de l’utilisateur » en faisant référence à un rôle ou à une équipe, notamment dans un environnement de services partagés.

Il est utile au Dashboard « Refund Approval Efficiency » pour analyser la performance de différents agents ou équipes. Il permet de comprendre la répartition de la charge de travail, d’identifier les besoins de formation et de repérer les personnes ou équipes les plus performantes susceptibles de partager leurs bonnes pratiques.

Pourquoi c’est important

Permet d’analyser la performance au niveau de l’agent ou de l’équipe, de gérer la charge de travail, d’identifier les besoins de formation et d’améliorer l’efficacité.

Où les obtenir

Ces informations peuvent être disponibles dans les fonctions de SAP Business Partner lorsque des agents sont affectés, ou être déduites du service ou du rôle de l’utilisateur dans la structure organisationnelle RH.

Exemples
Support de niveau 1Équipe d'inspection de l'entrepôtService financier, comptabilité fournisseurs
Date cible du SLA de remboursement
RefundSlaTargetDate
Date cible à laquelle le remboursement du dossier de retour doit être traité.
Description

Cet attribut définit l’échéance du Service Level Agreement (SLA) applicable au traitement du remboursement. Cette date est généralement calculée selon des règles métier, par exemple un certain nombre de jours après l’approbation du retour ou la réception des marchandises.

Ce champ constitue la base du Dashboard « Refund SLA Adherence Monitoring » et du KPI associé. Il permet de suivre de manière proactive les dossiers susceptibles de dépasser leur SLA et d’analyser les causes racines des retards, afin d’améliorer la satisfaction client.

Pourquoi c’est important

Fournit la référence nécessaire pour mesurer la conformité aux SLA, suivre la performance, prioriser les dossiers anciens et améliorer la satisfaction client.

Où les obtenir

Il s’agit presque toujours d’un champ dérivé. La logique repose sur une date de référence, par exemple la date de création de la demande de retour, à laquelle s’ajoute une durée définie par les règles métier, qui peut dépendre de facteurs tels que le type de client ou le motif du retour.

Exemples
2023-11-10T23:59:59Z2023-11-15T23:59:59Z2023-11-20T23:59:59Z
Est automatisé
IsAutomated
Indicateur précisant si une activité a été exécutée par un système ou par une personne.
Description

Cet attribut booléen distingue les activités exécutées automatiquement par un système, comme un flux de travail ou une tâche en arrière-plan, de celles réalisées manuellement par un utilisateur.

Il est essentiel pour calculer le KPI « Automated Refund Approval Rate » et identifier les possibilités d’accroître l’automatisation. En filtrant les tâches manuelles, les entreprises peuvent concentrer leurs efforts d’amélioration des processus sur les domaines où l’automatisation apporterait les bénéfices les plus importants en matière de rapidité, de coûts et de précision.

Pourquoi c’est important

Distingue les tâches manuelles des tâches automatisées et permet d’identifier les possibilités d’automatisation et de mesurer les effets de la transformation numérique.

Où les obtenir

Est généralement déduit du nom de l’utilisateur. Par exemple, si l’utilisateur est « WF_BATCH » ou un autre identifiant système, l’activité est marquée comme automatisée.

Exemples
truefalse
Est une reprise
IsRework
Indicateur précisant si une activité d’un cas constitue la répétition d’une activité précédente.
Description

Cet attribut booléen calculé identifie les reprises, lorsqu’une activité est exécutée plusieurs fois dans un même cas. Par exemple, lorsqu’une inspection d’article doit être répétée ou lorsqu’un avoir est créé, annulé, puis recréé.

Cet attribut est essentiel au Dashboard « Refund Processing Rework Analysis » et au KPI « Refund Rework Rate ». Il permet de quantifier les inefficacités du processus en mettant en évidence les activités sujettes aux erreurs ou nécessitant plusieurs tentatives, et d’identifier les domaines qui requièrent de meilleurs contrôles ou une formation complémentaire.

Pourquoi c’est important

Met en évidence les inefficacités et les erreurs du processus en signalant les tâches répétées, afin de cibler les améliorations et de réduire les pertes de temps ainsi que les retards.

Où les obtenir

Cet indicateur est généralement calculé par l’outil de Process Mining lui-même ou en amont, lors de la transformation des données. Il vérifie si le même nom d’activité est déjà apparu plus tôt dans le même cas.

Exemples
truefalse
Identifiant de la politique de retour
ReturnPolicyId
Identifiant de la politique de retour applicable à ce dossier précis.
Description

Cet attribut indique la politique de retour ou l’ensemble de règles applicable à la transaction. Les politiques peuvent varier selon le type de produit, le segment client ou le délai écoulé depuis l’achat.

Ces données sont essentielles au Dashboard « Return Policy Compliance Overview ». En associant chaque dossier à une politique, le système peut vérifier automatiquement le respect des règles, telles que les délais de retour ou les exigences relatives à l’état de l’article, et signaler les écarts à analyser.

Pourquoi c’est important

Permet de vérifier automatiquement la conformité aux règles métier et contribue à garantir un traitement cohérent des retours, conformément à la politique applicable.

Où les obtenir

Il ne s’agit souvent pas d’un champ SAP standard et sa valeur doit être déduite à partir de règles métier utilisant des données telles que le type de produit, le client et la date de vente. Elle peut être stockée dans un champ personnalisé si cette fonctionnalité a été mise en place.

Exemples
STD-30DAYELEC-90DAY-WARRANTYFINAL-SALE-DEFECT
Montant du remboursement demandé
RequestedRefundAmount
Montant du remboursement initialement demandé ou prévu au début du processus.
Description

Cet attribut enregistre la valeur des marchandises retournées selon la demande de retour initiale. Il sert de référence pour comparer le montant finalement remboursé.

Ce champ est spécifiquement requis pour le Dashboard « Refund Amount Discrepancy Analysis ». La comparaison entre le montant demandé et le montant effectivement remboursé permet d’identifier les écarts, par exemple les remboursements partiels dus à un article endommagé, à des frais de remise en stock ou à d’autres ajustements, et de garantir l’exactitude et la transparence financières.

Pourquoi c’est important

Sert de référence pour mesurer l’exactitude des remboursements et identifier et analyser les écarts entre les montants prévus et les montants effectivement remboursés.

Où les obtenir

Provient généralement de la valeur nette des articles de la commande de vente de retour initiale. Il s’agit de la valeur nette (NETWR) des postes correspondants dans la table VBAP.

Exemples
125.501050.0049.99
Numéro de l’avoir
CreditMemoNumber
Identifiant unique du document d’avoir autorisant le remboursement.
Description

Un avoir est le document de facturation qui crédite officiellement le compte du client pour les articles retournés. Cet attribut correspond au numéro unique de ce document financier.

Le suivi du numéro de l’avoir est essentiel pour analyser le règlement financier du processus de retour. Il marque une étape importante, déclenche souvent le paiement effectif du remboursement et est nécessaire au rapprochement financier et aux audits.

Pourquoi c’est important

Représente la transaction financière officielle du remboursement. Il est essentiel pour suivre les dernières étapes du processus et réaliser les audits financiers.

Où les obtenir

Il s’agit du numéro du document de facturation (VBELN) issu de la table d’en-tête des documents de facturation (VBRK), dans laquelle la catégorie de document indique un avoir.

Exemples
900003459000034690000347
Numéro de livraison de retour
ReturnDeliveryNumber
Identifiant unique du document de livraison de retour.
Description

Lorsqu’un client retourne physiquement des marchandises, un document de livraison de retour est créé dans SAP pour gérer la logistique entrante. Cet attribut correspond au numéro unique de ce document.

Cet identifiant est important pour suivre le déplacement physique des marchandises retournées. Il relie les aspects financiers et logistiques du retour et permet d’analyser en détail les phases de réception et d’inspection des marchandises.

Pourquoi c’est important

Établit un lien essentiel entre la commande de retour et la réception physique des marchandises, indispensable à l’analyse des délais de traitement logistique et en entrepôt.

Où les obtenir

Il s’agit du numéro du document de livraison (VBELN) issu de la table d’en-tête des livraisons (LIKP), dans laquelle la catégorie de document indique une livraison de retour.

Exemples
840000128400001384000014
Organisation commerciale
SalesOrganization
Unité organisationnelle responsable de la vente d’origine et du retour.
Description

L’organisation commerciale est un élément clé de la structure organisationnelle de SAP. Elle représente l’unité responsable de la vente et de la distribution des produits et services et est associée à la transaction de retour.

Cet attribut permet de filtrer et de comparer le processus de retour entre différentes unités, régions ou divisions. Il aide à déterminer si certaines organisations commerciales présentent des taux de retour plus élevés ou des processus de traitement moins efficaces et fournit ainsi une base pour analyser la performance organisationnelle.

Pourquoi c’est important

Permet de comparer la performance et les taux du processus de retour entre différentes unités, régions ou canaux de vente.

Où les obtenir

Se trouve dans le champ de l’organisation commerciale (VKORG) de la table d’en-tête des commandes de retour (VBAK).

Exemples
10002100US01
Respect de la politique de retours
ReturnPolicyAdherence
Indicateur précisant si le dossier de retour est conforme à la politique de retour définie.
Description

Cet attribut booléen calculé indique si un retour respecte les critères définis par la politique applicable. La logique peut vérifier, par exemple, si le retour a été lancé dans le délai autorisé ou si le motif du retour est valide pour le produit.

Cet attribut contribue directement au Dashboard « Return Policy Compliance Overview ». Il permet de quantifier les taux de conformité et d’examiner les dossiers non conformes afin de comprendre les motifs des écarts et de faire respecter les politiques plus efficacement.

Pourquoi c’est important

Quantifie la conformité aux règles métier et aide à identifier et à réduire les violations des politiques susceptibles de diminuer la rentabilité ou de créer des exceptions dans le processus.

Où les obtenir

Calculé à partir des règles métier. Par exemple, (Date d’initiation du retour - Date d’achat initiale) <= [Nombre de jours autorisés pour le retour]. Cela nécessite la Date d’achat initiale et les règles de la politique.

Exemples
truefalse
Respect du SLA de remboursement
RefundSlaAdherence
Indicateur précisant si le remboursement a été traité dans le délai cible défini par le Service Level Agreement (SLA).
Description

Cet attribut calculé vérifie si l’activité « Refund Processed » a eu lieu à la date cible du SLA de remboursement ou avant celle-ci. Il fournit, pour chaque cas, un indicateur simple de respect ou de non-respect du SLA.

Il s’agit de la métrique principale du Dashboard « Refund SLA Adherence Monitoring » et du KPI « Refund SLA Adherence Rate ». Elle permet de mesurer la performance par rapport aux engagements pris envers les clients et d’identifier les cas qui n’ont pas répondu aux attentes, afin d’analyser les causes profondes des retards.

Pourquoi c’est important

Mesure directement la performance par rapport aux engagements pris envers les clients, ce qui en fait un indicateur important de la qualité de service et de la satisfaction client.

Où les obtenir

Calculé en comparant l’EventTime de l’activité « Refund Processed » à la « RefundSlaTargetDate » de chaque cas.

Exemples
truefalse
Résultat de l’inspection de l’article
ItemInspectionOutcome
Résultat de l’inspection physique de l’article retourné.
Description

Cet attribut enregistre le résultat du processus d’inspection réalisé après la réception des marchandises dans l’entrepôt. Les résultats courants comprennent « Accepted », « Rejected - Damaged » ou « Accepted - Resalable ».

Ces données fournissent un contexte important pour les étapes suivantes du processus. Elles déterminent si un remboursement intégral, partiel ou aucun remboursement est accordé. L’analyse de ce résultat permet d’identifier les motifs de rejet et peut fournir des indications sur l’emballage des produits ou les partenaires de transport lorsque les articles sont fréquemment endommagés pendant le transport.

Pourquoi c’est important

Explique le processus de décision qui sous-tend l’approbation ou le rejet des remboursements et fournit des informations utiles sur l’état des articles et les motifs des ajustements de remboursement.

Où les obtenir

Ces informations peuvent être enregistrées dans un lot d’inspection du module de gestion de la qualité (QM), ou sous la forme d’un statut ou d’un code motif sur le poste de la livraison de retour (LIPS). Elles peuvent également figurer dans un champ personnalisé.

Exemples
Accepté, revendableAccepté, à remettre à neufRejeté, dommage imputable au clientRejeté, article incorrect retourné
Statut de la commande de retour
ReturnOrderStatus
Statut global actuel du dossier de retour.
Description

Cet attribut fournit, à un moment donné, une vue synthétique du statut du dossier de retour, par exemple « Open », « In Process » ou « Closed ». Il s’agit souvent d’un statut agrégé déduit du dernier jalon majeur terminé.

Il est essentiel au Dashboard « Current Return Case Status Dashboard », qui offre une vue opérationnelle de la charge de travail et de la répartition actuelles des dossiers. Il aide les responsables à comprendre combien de dossiers se trouvent à chaque étape du processus et à mieux affecter les Ressources et gérer la charge de travail.

Pourquoi c’est important

Fournit une vue instantanée de la position de chaque dossier dans le processus, ce qui est essentiel aux Dashboards opérationnels qui suivent la charge de travail et les statuts actuels.

Où les obtenir

Est déduit des champs de statut des documents concernés. Par exemple, du statut d’en-tête (GBSTK) ou du statut de poste (LFSTK) de la commande de vente associée (VBUK/VBUP) ou des documents de livraison.

Exemples
En attente de réception des marchandisesInspection en attenteRemboursement en attenteClôturé
Obligatoire Recommandé Facultatif

Activités de traitement des retours et remboursements

Voici les principales étapes et les jalons du processus à enregistrer dans votre journal d’événements pour une découverte précise du processus et une analyse de votre processus de retours et de remboursements.
7 Recommandé 5 Facultatif
Activité Description
Avoir créé
Il s’agit de la création du document de facturation officiel qui crédite le compte du client pour l’article retourné. Cet événement explicite est capturé lorsque l’avoir est généré à partir de la demande d’avoir.
Pourquoi c’est important

La création de l’avoir constitue une étape financière importante. Elle confirme le montant à rembourser et autorise le lancement du processus de paiement.

Où les obtenir

Capturé lors de la création d’un document de facturation dans la table VBRK, avec une catégorie de document indiquant un avoir. Celui-ci est lié à la demande d’avoir dans la table VBFA.

Collecte

L’événement est enregistré lors de la sauvegarde d’un nouveau document de facturation d’avoir, par exemple avec la transaction VF01.

Type d’événement explicit
Contrôle de l’article terminé
Cette activité correspond à la fin du contrôle qualité et de l’évaluation de l’état des marchandises retournées. Dans Advanced Returns Management, il s’agit souvent d’une étape explicite qui enregistre le résultat du contrôle et détermine l’action suivante, comme un remboursement ou une mise au rebut.
Pourquoi c’est important

La durée et le résultat du contrôle influent directement sur le délai de traitement du remboursement et sur la gestion des stocks. Cette activité est essentielle pour analyser l’efficacité des contrôles et les reprises.

Où les obtenir

Dans SAP Advanced Returns Management (ARM), il peut s’agir d’un événement explicite issu de la transaction de contrôle. L’événement peut également être déduit d’un changement de statut du poste de la commande de retour indiquant le résultat du contrôle.

Collecte

L’événement est enregistré à partir des journaux de transactions ou des changements de statut liés aux activités de suivi logistique dans ARM.

Type d’événement explicit
Demande d’avoir créée
Après une inspection concluante, cette activité indique la création d’une demande d’émission d’un avoir au client. Elle est enregistrée sous la forme d’un nouveau document de vente, une demande d’avoir faisant référence à la commande de retour d’origine.
Pourquoi c’est important

Cette étape déclenche le règlement financier du processus de retour. L’analyse du délai entre l’inspection et cette étape permet d’évaluer l’efficacité du transfert entre la logistique et la finance.

Où les obtenir

Capturé lors de la création d’un document de vente dans la table VBAK, avec une catégorie de document correspondant à une demande d’avoir. Le lien avec le retour est conservé dans la table de flux de documents VBFA.

Collecte

L’événement est enregistré lors de la sauvegarde d’un nouveau document de demande d’avoir.

Type d’événement explicit
Demande de retour initiée
Il s’agit du point de départ du processus de retour, lorsque la commande de retour est officiellement créée dans le système. Cet événement est enregistré explicitement lorsqu’un nouveau document de vente de type commande de retour est enregistré dans SAP S/4HANA.
Pourquoi c’est important

Cette activité marque le début officiel du cycle de vie du dossier de retour. Analyser le délai entre cet événement et la clôture est essentiel pour mesurer la durée globale du cycle de retour et l’expérience client.

Où les obtenir

Il s’agit d’un événement explicite enregistré lors de la création d’un document de vente dans la table VBAK, lorsque la catégorie de document (VBAK-VBTYP) indique une commande de retour. L’horodatage de création est VBAK-ERDAT.

Collecte

L’événement est enregistré lors de la sauvegarde d’une nouvelle commande de vente de retour, par exemple avec la transaction VA01.

Type d’événement explicit
Dossier de retour clôturé
Il s’agit de l’activité finale, qui indique que le processus de retour est terminé et qu’aucune autre action n’est attendue pour le dossier. Elle est généralement déduite lorsque le document de commande de retour atteint un statut final et clôturé dans le système.
Pourquoi c’est important

Cet événement définit la fin du cycle de vie du processus et permet de calculer sa durée totale de bout en bout. Il confirme que le dossier a été entièrement résolu.

Où les obtenir

Déduit du statut global de la commande de retour dans la table VBAK ou du statut de ses postes dans VBAP, lorsqu’il atteint l’état « Complete » ou « Closed ». Cette détermination dépend de la configuration de la gestion des statuts du système.

Collecte

Déduit du passage du statut du document de commande de retour à « Complete ».

Type d’événement inferred
Marchandises reçues dans l’entrepôt
Cet événement marque la réception physique de l’article retourné dans l’entrepôt ou le centre de traitement. Il est enregistré explicitement lorsqu’un Post Goods Receipt (PGR) est exécuté pour la livraison de retour, ce qui crée un document matière.
Pourquoi c’est important

Il s’agit d’un jalon essentiel qui déclenche le délai de contrôle et de décision d’affectation. Les retards antérieurs à ce point sont imputables au client, tandis que ceux qui surviennent ensuite relèvent de l’organisation interne.

Où les obtenir

L’événement est enregistré à partir des tables de documents matière MSEG et MKPF pour le type de mouvement de réception associé aux retours. La date de comptabilisation (MKPF-BUDAT) indique le moment de l’événement.

Collecte

L’événement correspond à la comptabilisation d’une réception de marchandises pour la livraison de retour.

Type d’événement explicit
Remboursement traité
Cette activité marque la dernière étape du processus de remboursement : le crédit financier est lettré, ce qui signifie que le paiement a été envoyé au client. Elle est déduite de la création, dans le module financier, d’un document de lettrage soldant le crédit ouvert sur le compte du client.
Pourquoi c’est important

C’est à ce moment que le client est effectivement remboursé. Le délai entre le lancement du retour et cette étape influence fortement la satisfaction client et constitue un indicateur important du respect des SLA.

Où les obtenir

Déduit des informations du document de lettrage dans la table des postes comptables BSEG. La date de lettrage (BSEG-AUGDT) du poste client associé à l’avoir indique la date de traitement du remboursement.

Collecte

Déduit du renseignement du champ de date de lettrage du document comptable associé à l’avoir.

Type d’événement inferred
Commande d’échange créée
Cette activité représente une solution alternative : au lieu d’un remboursement, une nouvelle commande de vente est créée afin d’expédier un article de remplacement au client. Elle est enregistrée lorsqu’une nouvelle commande de vente faisant référence au retour d’origine est créée.
Pourquoi c’est important

Cette activité permet de distinguer les retours donnant lieu à un remboursement de ceux donnant lieu à un échange, qui suivent des parcours différents et produisent des résultats différents pour le client. Elle est essentielle à l’analyse des variantes.

Où les obtenir

Capturé lors de la création d’un nouveau document de vente dans VBAK, lié à la commande de retour dans la table de flux de documents VBFA.

Collecte

L’événement est enregistré lors de la sauvegarde d’un nouveau document de commande de vente désigné comme remplacement.

Type d’événement explicit
Commande de retour approuvée
Cette activité correspond à l’approbation ou à la libération officielle de la commande de retour, qui peut alors passer à l’étape suivante. Elle est généralement déduite d’un changement d’état au niveau de l’en-tête ou du poste du document de vente, indiquant que les blocages ont été levés.
Pourquoi c’est important

Les étapes d’approbation peuvent être une source importante de retard. Le suivi de cette activité aide à identifier les goulots d’étranglement lors de la phase initiale d’autorisation du processus de retour.

Où les obtenir

L’événement est déduit des tables de gestion des statuts ou des champs de statut directement présents dans les tables VBAK ou VBAP. Une modification du statut de libération ou la suppression d’un blocage de livraison (VBAP-LIFSP) peut signaler une approbation.

Collecte

L’événement est déduit d’une modification des champs de statut de l’en-tête ou du poste de la commande de retour indiquant une libération ou une approbation.

Type d’événement inferred
Document comptable créé
Cet événement se produit lorsque l’avoir est comptabilisé avec succès dans le module de comptabilité financière. Il crée les écritures correspondantes dans le grand livre et rend ainsi l’avoir officiel du point de vue comptable.
Pourquoi c’est important

Cette activité confirme que l’avoir a été intégré au système financier. Le délai entre la création de l’avoir et sa comptabilisation peut révéler des problèmes dans l’interface entre la facturation et la finance.

Où les obtenir

Capturé lors de la création d’un en-tête de document dans la table comptable BKPF, lié à l’avoir dans VBRK (VBRK-BELNR).

Collecte

L’événement est enregistré lors de la comptabilisation réussie du document de facturation dans la comptabilité financière.

Type d’événement explicit
Livraison de retour créée
Cette activité signale la création d’un document de livraison entrante utilisé pour gérer la réception physique des marchandises retournées. Le système l’enregistre explicitement lors de la création d’un document de livraison faisant référence à la commande de retour.
Pourquoi c’est important

Cette étape constitue un jalon logistique important. Le délai entre l’approbation du retour et la création de la livraison met en évidence l’efficacité de la transmission des informations de retour à l’entrepôt ou au service réception.

Où les obtenir

L’événement est enregistré lors de la création d’un en-tête de livraison dans la table LIKP, relié à la commande de retour précédente par la table de flux documentaire VBFA.

Collecte

L’événement est enregistré lors de la sauvegarde d’un nouveau document de livraison de retour, par exemple avec la transaction VL01N.

Type d’événement explicit
Retour refusé
Indique que l’article retourné ne répondait pas aux critères de la politique de retour et que la demande de remboursement ou d’avoir a été refusée. L’événement est généralement enregistré lorsqu’un statut ou un code motif spécifique est appliqué au poste de la commande de retour après le contrôle.
Pourquoi c’est important

Le suivi des rejets permet d’analyser la conformité aux politiques de retour et d’identifier les motifs courants de refus. Il s’agit d’un chemin d’exception important du processus.

Où les obtenir

Déduit de la présence d’un motif de rejet (VBAP-ABGRU) sur le poste de la commande de retour ou de l’attribution d’un statut spécifique pendant le processus d’inspection dans Advanced Returns Management.

Collecte

Déduit de la définition d’un motif de rejet ou de l’attribution d’un statut spécifique « rejected » au poste du document de retour.

Type d’événement inferred
Recommandé Facultatif

Guides d’extraction

Comment extraire vos données de SAP S/4HANA

Prêt à commencer ?

Avec ce modèle, vous disposez des connaissances fondamentales nécessaires pour extraire et analyser les données de votre traitement des retours et des remboursements. Commencez dès aujourd’hui votre démarche vers l’excellence des processus.

Optimisez dès maintenant le traitement des retours et remboursements dans SAP S/4HANA

Identifiez les inefficacités, réduisez le temps de cycle de 30 % et améliorez la satisfaction.

Démarrer l’essai gratuit

Aucune carte bancaire requise. Commencez votre optimisation dès aujourd’hui.