Votre modèle de données pour le traitement des retours et des remboursements

SAP S/4HANA
Votre modèle de données pour le traitement des retours et des remboursements

Votre modèle de données pour le traitement des retours et des remboursements

Ce modèle présente les éléments de données essentiels à l’analyse du traitement des retours et des remboursements. Il précise les attributs à recueillir, les activités à suivre et les méthodes pratiques d’extraction des données. Utilisez cette ressource pour préparer vos données à l’analyse et à l’optimisation des processus.
  • Attributs recommandés à recueillir
  • Activités clés à suivre
  • Conseils pour l’extraction des données
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Attributs du traitement des retours et des remboursements

Voici les champs de données recommandés à inclure dans votre journal d’événements pour analyser en détail le traitement des retours et des remboursements dans SAP S/4HANA.
5 Obligatoire 6 Recommandé 13 Facultatif
Nom Description
Date et heure de l’événement
EventTime
Horodatage précis indiquant le moment où une activité donnée s’est produite.
Description

La date et l’heure de l’événement correspondent au moment où un événement métier a été enregistré dans le système. Cet horodatage est essentiel pour ordonner les activités chronologiquement et réaliser toutes les analyses temporelles.

Dans le Process Mining, cet attribut sert à calculer les temps de cycle entre les activités, à mesurer la durée de chaque étape et à analyser les performances du processus au fil du temps. Il permet de repérer les goulots d’étranglement, de suivre le respect des SLA et de comprendre la dynamique temporelle du processus de retour.

Pourquoi est-ce important ?

Cet horodatage est essentiel pour ordonner les événements, calculer les durées et les temps de cycle, et repérer les retards dans le processus.

Où trouver ces données

Les données proviennent généralement des champs de date et d’heure associés à la création d’un document ou à un changement de statut, comme ERDAT (date de création) et ERZET (heure de création) dans des tables telles que VBAK, LIKP et BKPF, ou de la date de comptabilisation (BUDAT) dans les documents comptables.

Exemples
2023-10-26T10:05:00Z2023-10-27T14:30:15Z2023-10-28T09:00:00Z
ID du dossier de retour
ReturnCaseId
Identifiant unique d’un processus de retour client, qui relie toutes les activités associées, du lancement à la clôture.
Description

L’ID du dossier de retour est l’identifiant principal qui regroupe tous les événements et toutes les activités associés à un même retour. Chaque demande de retour client reçoit un ID unique, qui permet de suivre l’ensemble du processus de bout en bout.

Dans le Process Mining, cet attribut est essentiel pour reconstituer le flux du processus. Il permet d’analyser la durée des dossiers, les variantes du processus et les goulots d’étranglement en reliant des événements distincts, comme « Demande de retour créée », « Marchandises reçues » et « Remboursement traité », dans une chronologie cohérente pour chaque retour.

Pourquoi est-ce important ?

Cet identifiant est indispensable pour suivre un retour de bout en bout et réaliser toutes les analyses au niveau du dossier, notamment le calcul du temps de cycle et la découverte des variantes du processus.

Où trouver ces données

Il s’agit généralement du numéro de document commercial (VBELN) figurant dans la table d’en-tête des commandes de retour VBAK, où la catégorie du document (VBTYP) indique un retour.

Exemples
600001896000019060000191
Nom de l’activité
ActivityName
Nom d’une activité métier ou d’un événement précis survenu au cours du processus de retour et de remboursement.
Description

Cet attribut décrit une étape ou un jalon du cycle de vie d’un retour. Les activités correspondent au travail effectué, par exemple « Commande de retour approuvée » ou « Inspection de l’article terminée ». Elles sont déduites des changements de statut, de la création de documents ou d’actions précises des utilisateurs enregistrées dans SAP S/4HANA.

L’analyse de l’ordre et de la fréquence de ces activités est au cœur du Process Mining. Elle permet de visualiser la cartographie du processus, de repérer les parcours courants et rares, et de mettre en évidence les activités souvent répétées, signe de reprises ou d’inefficacités.

Pourquoi est-ce important ?

Les activités constituent la base de la cartographie du processus. Elles permettent de visualiser et d’analyser le flux du processus, ses goulots d’étranglement et ses variantes.

Où trouver ces données

Les noms des activités sont généralement établis à partir de plusieurs sources : les changements de statut des documents dans des tables comme VBUK/VBUP, les événements de création dans les tables d’en-tête comme VBAK (documents commerciaux) et BKPF (documents comptables), ainsi que les statuts des mouvements de marchandises dans MSEG.

Exemples
Demande de retour crééeMarchandises reçues à l’entrepôtAvoir crééRemboursement traité
Dernière mise à jour des données
LastDataUpdateTimestamp
Horodatage indiquant la dernière actualisation ou extraction des données de cet événement.
Description

Cet attribut indique la date et l’heure de la dernière extraction ou mise à jour des données. Il fournit des métadonnées sur leur fraîcheur dans le jeu de données analysé.

Il permet de savoir si l’analyse du Process Mining repose sur des données récentes. Les utilisateurs peuvent vérifier leur actualité, un point particulièrement important pour le suivi opérationnel et les Dashboards qui suivent les dossiers en cours.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut indique si les données sont à jour, afin que les analyses et les Dashboards reposent sur des informations récentes.

Où trouver ces données

Cet horodatage est généralement généré et ajouté au jeu de données au moment de l’extraction par l’outil ETL ou le pipeline de données.

Exemples
2023-11-01T02:00:00Z2023-11-02T02:00:00Z
ID du système source
SourceSystemId
Identifiant du système source à partir duquel les données ont été extraites.
Description

Cet attribut indique le système d’enregistrement d’où proviennent les données de l’événement. Pour ce processus, il s’agit généralement de l’ID de l’instance SAP S/4HANA.

Dans les environnements qui comptent plusieurs systèmes, ce champ est essentiel pour assurer la traçabilité des données, faciliter le dépannage et garantir leur intégrité. Il permet de distinguer les données lorsque les retours sont traités dans plusieurs instances ERP ou en lien avec des systèmes externes, comme un système de gestion d’entrepôt.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut précise l’origine et la traçabilité des données, notamment dans les environnements comportant plusieurs systèmes, et permet d’en garantir le suivi et la fiabilité.

Où trouver ces données

Cette valeur est généralement statique et configurée lors de l’extraction des données. Elle peut être récupérée dans les informations d’administration du système SAP, par exemple l’identifiant système (SID).

Exemples
S4H_PROD_100S4Q_DEV_200
Heure de fin de l’événement
EventEndTime
Horodatage marquant la fin d’une activité et permettant d’en calculer la durée.
Description

Alors que StartTime (EventTime) marque le début d’une activité, EventEndTime en indique la fin. Pour de nombreux événements générés par le système, les heures de début et de fin sont identiques, car ils sont instantanés. Cet attribut est toutefois essentiel pour les activités dont la durée peut être mesurée, comme « Inspection de l’article ».

Il permet de calculer directement la durée de traitement d’une activité. C’est une base importante pour l’analyse des performances : vous pouvez repérer les étapes qui prennent le plus de temps, et pas seulement les intervalles entre elles.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut permet de calculer précisément la durée de chaque activité et de repérer les inefficacités propres à certaines étapes du processus.

Où trouver ces données

Cette valeur est souvent déduite. Certaines activités disposent d’un champ distinct, mais le plus souvent, elle correspond à StartTime de l’activité suivante dans le dossier.

Exemples
2023-10-26T11:25:30Z2023-10-27T15:00:00Z2023-10-28T09:10:45Z
ID du client
CustomerId
Identifiant unique du client à l’origine du retour.
Description

Cet attribut identifie le client qui a demandé le retour. Il relie l’instance du processus à une partie précise des données de base clients.

L’analyse des retours par client permet de repérer des tendances, par exemple un taux de retour inhabituellement élevé, qui peut signaler un comportement frauduleux ou une insatisfaction. Elle permet aussi de segmenter le processus de retour selon le type de client, sa valeur ou son historique, afin d’adapter le niveau de service.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut relie les retours à des clients précis et permet d’analyser leur comportement, de les segmenter et de repérer ceux qui effectuent souvent des retours.

Où trouver ces données

Cette information figure dans le champ du numéro de client (KUNNR) de la table d’en-tête des commandes de retour (VBAK).

Exemples
CUST-001234CUST-005678CUST-009012
ID du produit
ProductId
Identifiant unique de l’article retourné.
Description

Cet attribut indique la matière ou le produit faisant l’objet du retour. Il relie le processus de retour à un article précis du catalogue de produits.

L’analyse des retours par produit est essentielle pour repérer les articles dont le taux de retour est élevé, ce qui peut signaler des défauts de qualité, une description insuffisante ou des problèmes de fabrication. Ces données aident les entreprises à prendre des décisions éclairées concernant la conception des produits, la gestion des fournisseurs et la stratégie de stock.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut relie le processus de retour à des produits précis. Il permet d’analyser les taux de retour par article et de repérer les problèmes de qualité ou de description.

Où trouver ces données

Cette information figure dans le champ du numéro de matière (MATNR) de la table des postes de commande de retour (VBAP) ou de la table des postes de livraison de retour (LIPS).

Exemples
FG-10023HW-45981SW-LICENSE-PREM
Montant du remboursement
RefundAmount
Montant final remboursé au client.
Description

Cet attribut correspond au montant effectivement crédité ou remboursé au client à la fin du processus de retour. Cette valeur figure dans les documents financiers, comme les avoirs.

Il s’agit d’une métrique financière importante pour différentes analyses. Le Dashboard « Analyse des écarts de montant des remboursements » s’en sert pour comparer le montant remboursé au montant demandé. Il permet aussi de répartir les retours par valeur afin de déterminer si les retours de montant élevé suivent un parcours différent ou prennent plus de temps à être résolus.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut mesure l’incidence financière des retours. Il est essentiel pour analyser l’exactitude des remboursements, repérer les dossiers de montant élevé et comprendre les coûts globaux.

Où trouver ces données

La valeur provient du champ de valeur nette (NETWR) du document d’avoir, dans des tables comme VBRK (en-tête du document de facturation) ou BSEG (poste du document comptable).

Exemples
125.50999.0049.99
Motif du retour
ReturnReason
Motif indiqué par le client pour le retour de l’article.
Description

Cet attribut indique le motif du retour déclaré par le client, par exemple « Article défectueux », « Taille incorrecte » ou « N’est plus nécessaire ». Le motif est généralement choisi dans une liste prédéfinie de codes lors du lancement du retour.

L’analyse des motifs de retour est essentielle pour repérer les problèmes de qualité des produits, améliorer leur description ou revoir les processus de vente. Elle renseigne directement sur l’insatisfaction des clients et aide à déterminer les améliorations à apporter pour réduire le taux global de retour.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut aide à comprendre les raisons des retours et à en rechercher les causes profondes, qu’il s’agisse de problèmes de qualité, d’erreurs de préparation ou d’un décalage entre les attentes des clients et les produits.

Où trouver ces données

Cette information est généralement stockée dans le champ ABGRU (motif de rejet des documents commerciaux) de la table des postes de commande de retour (VBAP).

Exemples
001 - Qualité insuffisante002 - Endommagé pendant le transport005 - Article expédié incorrect
Nom de l’utilisateur
UserName
ID de l’employé qui a exécuté l’activité.
Description

Cet attribut identifie l’utilisateur ou l’agent système qui a effectué une tâche, par exemple l’approbation d’un retour ou la création d’un avoir. Dans SAP, cette information figure souvent dans les champs qui enregistrent l’utilisateur ayant créé ou modifié un document.

L’analyse par utilisateur permet de repérer les personnes ou les équipes les plus performantes, les besoins de formation et la répartition de la charge de travail. Elle est également essentielle à l’examen des écarts, car elle relie les actions du processus à des personnes précises et facilite les contrôles de conformité et les audits.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut relie les activités du processus à des utilisateurs précis et permet d’analyser les performances des équipes, la charge de travail et la conformité.

Où trouver ces données

Cette information figure généralement dans les tables d’en-tête des documents, par exemple dans ERNAM (créé par) pour VBAK (commandes commerciales), LIKP (livraisons) et BKPF (documents comptables). Les détails des utilisateurs peuvent être complétés à partir de la table des données de base des utilisateurs USR21.

Exemples
CBROWNASMITHWF_BATCH
Agent de traitement
ProcessingAgent
Agent ou groupe de ressources chargé d’effectuer une activité manuelle.
Description

Cet attribut désigne la personne ou l’équipe qui a effectué une tâche. Il peut être plus précis que « Nom d’utilisateur » en indiquant un rôle ou une équipe, notamment dans un environnement de services partagés.

Il permet au tableau de bord « Efficacité de l’approbation des remboursements » de comparer les résultats des différents agents ou équipes. Vous pouvez ainsi comprendre la répartition de la charge de travail, repérer les besoins de formation et identifier les personnes ou équipes les plus performantes, ainsi que les bonnes pratiques à partager.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser les résultats par agent ou par équipe, de gérer la charge de travail, de repérer les besoins de formation et d’améliorer l’efficacité.

Où trouver ces données

Ces informations peuvent être disponibles dans les fonctions SAP Business Partner si des agents y sont affectés. Elles peuvent aussi être déduites du service ou du rôle de l’utilisateur dans la structure organisationnelle des ressources humaines.

Exemples
Assistance de niveau 1Équipe d’inspection de l’entrepôtService financier, comptabilité fournisseurs
Comporte des reprises
IsRework
Indique si une activité du dossier répète une activité précédente.
Description

Cet attribut booléen calculé repère les reprises, c’est-à-dire les activités effectuées plusieurs fois dans un même dossier. Par exemple, une inspection d’article répétée ou un avoir créé, annulé, puis recréé.

Cet attribut est essentiel au tableau de bord « Analyse des reprises dans le traitement des remboursements » et à l’indicateur clé de performance « Taux de reprises des remboursements ». Il permet de mesurer les inefficacités du processus en mettant en évidence les activités sujettes aux erreurs ou nécessitant plusieurs tentatives, et de repérer celles qui demandent de meilleurs contrôles ou une formation complémentaire.

Pourquoi est-ce important ?

Met en évidence les inefficacités et les erreurs en signalant les tâches répétées, afin de cibler les améliorations et de réduire les pertes de temps et les retards.

Où trouver ces données

Cet indicateur est généralement calculé par l’outil de Process Mining ou en amont, lors de la transformation des données. Il vérifie si le même nom d’activité est déjà apparu dans le dossier.

Exemples
truefalse
Date limite de remboursement selon le SLA
RefundSlaTargetDate
Date à laquelle le remboursement du dossier de retour doit avoir été traité.
Description

Cet attribut définit l’échéance de l’accord de niveau de service (SLA) pour le traitement du remboursement. Cette date est généralement calculée selon des règles métier, par exemple un certain nombre de jours après l’approbation du retour ou la réception des marchandises.

Ce champ sert de référence au tableau de bord « Suivi du respect des SLA de remboursement » et à l’indicateur clé de performance associé. Il permet de repérer à l’avance les dossiers susceptibles de dépasser leur échéance et d’analyser les causes des retards, afin d’améliorer la satisfaction client.

Pourquoi est-ce important ?

Fournit une référence pour mesurer le respect des SLA, suivre les résultats, traiter en priorité les dossiers en attente depuis longtemps et améliorer la satisfaction client.

Où trouver ces données

Il s’agit presque toujours d’un champ calculé. La logique repose sur une date de référence, par exemple la date de création de la demande de retour, à laquelle s’ajoute une durée définie par les règles métier. Cette durée peut dépendre de facteurs tels que le type de client ou le motif du retour.

Exemples
2023-11-10T23:59:59Z2023-11-15T23:59:59Z2023-11-20T23:59:59Z
Est automatisé
IsAutomated
Indique si une activité a été effectuée par un système ou par une personne.
Description

Cet attribut booléen distingue les activités exécutées automatiquement par un système, par exemple un flux de travail ou une tâche en arrière-plan, de celles effectuées manuellement par un utilisateur.

Il est essentiel au calcul de l’indicateur clé de performance « Taux d’approbation automatisée des remboursements » et permet de repérer les possibilités d’automatisation. En filtrant les tâches manuelles, les entreprises peuvent concentrer leurs efforts d’amélioration sur les activités où l’automatisation aurait le plus d’effet sur les délais, les coûts et la précision.

Pourquoi est-ce important ?

Distingue les tâches manuelles des tâches automatisées, ce qui permet de repérer les possibilités d’automatisation et de mesurer les effets de la transformation numérique.

Où trouver ces données

Cette valeur est généralement déduite du nom d’utilisateur. Par exemple, si l’utilisateur est « WF_BATCH » ou un autre identifiant système, l’activité est considérée comme automatisée.

Exemples
truefalse
Identifiant de la politique de retour
ReturnPolicyId
Identifiant de la politique de retour applicable à ce dossier.
Description

Cet attribut indique la politique de retour ou l’ensemble de règles applicable à la transaction. Les politiques peuvent varier selon le type de produit, le segment de clientèle ou le délai écoulé depuis l’achat.

Ces données sont essentielles pour le tableau de bord « Vue d’ensemble de la conformité aux politiques de retour ». En associant chaque dossier à une politique, le système peut vérifier automatiquement le respect des règles, par exemple les délais de retour ou l’état requis des articles, et signaler les écarts à analyser.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de vérifier automatiquement le respect des règles métier, afin que les retours soient traités de manière cohérente et conformément à la politique applicable.

Où trouver ces données

Il ne s’agit souvent pas d’un champ SAP standard. Sa valeur peut devoir être calculée à partir de règles métier et de données telles que le type de produit, le client et la date de vente. Si cette fonctionnalité est mise en place, la valeur peut être enregistrée dans un champ personnalisé.

Exemples
STD-30DAYELEC-90DAY-WARRANTYFINAL-SALE-DEFECT
Montant du remboursement demandé
RequestedRefundAmount
Montant du remboursement demandé ou prévu au début du processus.
Description

Cet attribut indique la valeur des marchandises retournées, telle qu’elle figure dans la demande de retour initiale. Il sert de référence pour la comparer au montant finalement remboursé.

Ce champ est nécessaire au Dashboard « Analyse des écarts de montant des remboursements ». La comparaison du montant demandé et du montant effectivement remboursé permet de repérer les écarts dus, par exemple, à un remboursement partiel après détérioration de l’article, à des frais de remise en stock ou à d’autres ajustements, et de garantir l’exactitude et la transparence des opérations financières.

Pourquoi est-ce important ?

Sert de référence pour mesurer la précision des remboursements et repérer les écarts entre les montants attendus et les montants réellement remboursés.

Où trouver ces données

Cette valeur correspond généralement à la valeur nette des articles de la commande de retour initiale. Il s’agit de la valeur nette (NETWR) des postes correspondants dans la table VBAP.

Exemples
125.501050.0049.99
Numéro d’avoir
CreditMemoNumber
Identifiant unique du document d’avoir qui autorise le remboursement.
Description

L’avoir est le document de facturation qui crédite officiellement le compte du client pour les articles retournés. Cet attribut correspond au numéro unique de ce document financier.

Le suivi du numéro d’avoir est essentiel pour analyser le règlement financier du processus de retour. Il marque un jalon important, qui déclenche souvent le paiement du remboursement, et est nécessaire au rapprochement financier et aux audits.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut représente la transaction financière officielle liée au remboursement. Il est essentiel pour suivre les dernières étapes du processus et réaliser les audits financiers.

Où trouver ces données

Il s’agit du numéro du document de facturation (VBELN) figurant dans la table d’en-tête des documents de facturation (VBRK), où la catégorie du document indique un avoir.

Exemples
900003459000034690000347
Numéro de livraison de retour
ReturnDeliveryNumber
Identifiant unique du document de livraison de retour.
Description

Lorsqu’un client retourne physiquement des marchandises, SAP crée un document de livraison de retour pour gérer la logistique entrante. Cet attribut correspond au numéro unique de ce document.

Cet ID est important pour suivre le déplacement physique des marchandises retournées. Il relie les aspects financiers et logistiques du retour et permet d’analyser en détail les étapes de réception des marchandises et d’inspection.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut relie la commande de retour à la réception physique des marchandises. Il est essentiel pour analyser les délais de traitement logistique et en entrepôt.

Où trouver ces données

Il s’agit du numéro du document de livraison (VBELN) figurant dans la table d’en-tête des livraisons (LIKP), où la catégorie du document indique une livraison de retour.

Exemples
840000128400001384000014
Organisation commerciale
SalesOrganization
Unité organisationnelle responsable de la vente initiale et du retour.
Description

L’organisation commerciale est un élément clé de la structure organisationnelle de SAP. Elle représente une unité responsable de la vente et de la distribution de produits et de services, et est associée à la transaction de retour.

Cet attribut permet de filtrer et de comparer le processus de retour entre différentes unités opérationnelles, régions ou divisions. Il aide à déterminer si certaines organisations commerciales affichent des taux de retour plus élevés ou traitent les retours moins efficacement, et fournit ainsi une base pour analyser les performances de l’organisation.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut permet de comparer les performances et les taux de retour entre différentes unités opérationnelles, régions ou canaux de vente.

Où trouver ces données

Cette information figure dans le champ de l’organisation commerciale (VKORG) de la table d’en-tête des commandes de retour (VBAK).

Exemples
10002100US01
Respect de la politique de retour
ReturnPolicyAdherence
Indique si le dossier de retour respecte la politique de retour définie.
Description

Cet attribut booléen calculé indique si un retour respecte les critères de la politique applicable. La logique peut vérifier, par exemple, si le retour a été demandé dans le délai autorisé ou si le motif est valable pour le produit concerné.

Cet attribut contribue directement au tableau de bord « Vue d’ensemble de la conformité aux politiques de retour ». Il permet de mesurer le taux de conformité et d’examiner les dossiers non conformes pour comprendre les écarts et mieux faire respecter les politiques.

Pourquoi est-ce important ?

Mesure le respect des règles métier et aide à repérer et à réduire les infractions aux politiques susceptibles de nuire à la rentabilité ou de créer des exceptions dans le processus.

Où trouver ces données

Calculé selon les règles métier. Par exemple : (date de demande de retour - date d’achat initiale) <= [délai de retour autorisé]. Le calcul nécessite la date d’achat initiale et les règles de la politique.

Exemples
truefalse
Respect du SLA de remboursement
RefundSlaAdherence
Indique si le remboursement a été traité dans le délai prévu par l’accord de niveau de service (SLA).
Description

Cet attribut calculé vérifie si l’activité « Remboursement traité » a eu lieu au plus tard à la « Date limite de remboursement selon le SLA ». Il indique simplement si le SLA a été respecté pour chaque dossier.

Il s’agit de la métrique principale du tableau de bord « Suivi du respect des SLA de remboursement » et de l’indicateur clé de performance « Taux de respect des SLA de remboursement ». Elle permet de mesurer les résultats au regard des engagements pris envers les clients et de repérer les dossiers qui n’ont pas répondu aux attentes, afin d’analyser les causes des retards.

Pourquoi est-ce important ?

Mesure directement le respect des engagements envers les clients et constitue un indicateur important de la qualité du service et de la satisfaction client.

Où trouver ces données

Calculé en comparant l’EventTime de l’activité « Remboursement traité » à la « RefundSlaTargetDate » de chaque dossier.

Exemples
truefalse
Résultat de l’inspection de l’article
ItemInspectionOutcome
Résultat de l’inspection physique de l’article retourné.
Description

Cet attribut consigne le résultat de l’inspection effectuée après la réception des marchandises à l’entrepôt. Les résultats possibles comprennent « Accepté, peut être revendu », « Refusé, endommagé » ou « Accepté, peut être remis en vente ».

Ces données apportent un contexte essentiel aux étapes suivantes du processus. Elles déterminent si le remboursement est intégral, partiel ou refusé. L’analyse des résultats permet de comprendre les motifs de refus et peut fournir des indications sur l’emballage des produits ou les transporteurs, si les articles sont souvent endommagés pendant le transport.

Pourquoi est-ce important ?

Explique les décisions d’approbation ou de refus des remboursements et fournit des informations utiles sur l’état des articles et les motifs d’ajustement des remboursements.

Où trouver ces données

Ces informations peuvent être enregistrées dans un lot d’inspection du module de gestion de la qualité (QM), ou sous forme de statut ou de code motif dans le poste de livraison de retour (LIPS). Elles peuvent également figurer dans un champ personnalisé.

Exemples
Accepté, peut être revenduAccepté, à remettre en étatRefusé, article endommagé par le clientRefusé, article retourné incorrect
Statut de la commande de retour
ReturnOrderStatus
Statut général actuel du dossier de retour.
Description

Cet attribut indique le statut général du dossier de retour à un moment donné, par exemple « Ouvert », « En cours » ou « Clôturé ». Il s’agit souvent d’un statut agrégé, déduit de la dernière étape importante terminée.

Il est essentiel au tableau de bord « Statut actuel des dossiers de retour », qui donne une vue opérationnelle de la charge de travail et de la répartition des dossiers. Les responsables peuvent voir combien de dossiers se trouvent à chaque étape du processus et mieux répartir les ressources et la charge de travail.

Pourquoi est-ce important ?

Indique où en est chaque dossier dans le processus. Cette information est essentielle aux tableaux de bord opérationnels qui suivent la charge de travail et les statuts en cours.

Où trouver ces données

Déduit des champs de statut des documents concernés. Par exemple, du statut d’en-tête (GBSTK) ou du statut de poste (LFSTK) de la commande client associée (VBUK/VBUP) ou des documents de livraison.

Exemples
En attente de réception des marchandisesEn attente d’inspectionEn attente de remboursementClôturé
Obligatoire Recommandé Facultatif

Activités de traitement des retours et des remboursements

Voici les principales étapes et les jalons à enregistrer dans votre journal d’événements pour découvrir et analyser avec précision votre processus de traitement des retours et des remboursements.
7 Recommandé 5 Facultatif
Activité Description
Avoir créé
Cette activité correspond à la création du document de facturation officiel qui crédite le compte du client pour l’article retourné. Il s’agit d’un événement explicite, enregistré lorsque l’avoir est généré à partir de la demande d’avoir.
Pourquoi est-ce important ?

La création de l’avoir constitue un jalon financier important. Elle confirme le montant à rembourser et autorise le lancement du paiement.

Où trouver ces données

L’événement est enregistré lors de la création d’un document de facturation dans la table VBRK, dont la catégorie indique qu’il s’agit d’un avoir. Ce document est relié à la demande d’avoir dans la table VBFA.

Données à recueillir

L’événement est enregistré à l’enregistrement d’un nouveau document de facturation d’avoir (par exemple, avec la transaction VF01).

Type d’événement explicit
Demande d’avoir créée
Après une inspection concluante, cette activité marque la création d’une demande d’avoir au client. Elle est enregistrée sous la forme d’un nouveau document commercial, la demande d’avoir, qui fait référence à la commande de retour d’origine.
Pourquoi est-ce important ?

Cette étape déclenche le règlement financier du processus de retour. L’analyse du délai entre l’inspection et cette étape permet d’évaluer l’efficacité du transfert entre la logistique et la finance.

Où trouver ces données

L’événement est enregistré lors de la création d’un document commercial dans la table VBAK, avec une catégorie de document correspondant à une demande d’avoir. Le lien avec le retour est conservé dans la table de flux documentaire VBFA.

Données à recueillir

L’événement est enregistré à l’enregistrement d’un nouveau document de demande d’avoir.

Type d’événement explicit
Demande de retour créée
Le processus de retour commence lorsque la commande de retour est officiellement créée dans le système. Cet événement est enregistré explicitement à l’enregistrement d’un nouveau document commercial de type commande de retour dans SAP S/4HANA.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque le début officiel du cycle de vie du dossier de retour. L’analyse du délai entre cet événement et la clôture est essentielle pour mesurer le temps de cycle global du retour et évaluer l’expérience client.

Où trouver ces données

Cet événement explicite est enregistré lors de la création d’un document commercial dans la table VBAK, lorsque la catégorie du document (VBAK-VBTYP) indique une commande de retour. L’horodatage de création est VBAK-ERDAT.

Données à recueillir

L’événement est enregistré à l’enregistrement d’une nouvelle commande commerciale de retour (par exemple, avec la transaction VA01).

Type d’événement explicit
Dossier de retour clôturé
Cette dernière activité indique que le processus de retour est terminé et qu’aucune autre action n’est attendue pour le dossier. Elle est généralement déduite du passage du document de commande de retour à un statut final de clôture dans le système.
Pourquoi est-ce important ?

Cet événement marque la fin du cycle de vie du processus et permet de calculer le temps de cycle total de bout en bout. Il confirme que le dossier a été entièrement traité.

Où trouver ces données

L’événement est déduit du passage du statut global de la commande de retour dans la table VBAK, ou de ses postes dans VBAP, à l’état « Terminé » ou « Clôturé ». Le résultat dépend de la configuration de la gestion des statuts du système.

Données à recueillir

L’événement est déduit du passage du statut du document de commande de retour à « Terminé ».

Type d’événement inferred
Inspection de l’article terminée
Cette activité correspond à la fin de l’évaluation de la qualité et de l’état des marchandises retournées. Dans Advanced Returns Management, il s’agit souvent d’une étape explicite qui consigne le résultat de l’inspection et détermine la suite, par exemple un remboursement ou une mise au rebut.
Pourquoi est-ce important ?

La durée et le résultat de l’inspection ont une incidence directe sur le délai de traitement du remboursement et sur la gestion des stocks. Le suivi de cette activité est essentiel pour analyser l’efficacité des inspections et les reprises.

Où trouver ces données

Dans SAP Advanced Returns Management (ARM), cet événement peut être enregistré explicitement à partir de la transaction d’inspection. Il peut aussi être déduit d’un changement de statut du poste de la commande de retour indiquant le résultat de l’inspection.

Données à recueillir

L’événement est enregistré à partir des journaux de transactions ou des changements de statut liés aux activités de suivi logistique dans ARM.

Type d’événement explicit
Marchandises reçues à l’entrepôt
Cet événement marque la réception physique de l’article retourné à l’entrepôt ou au centre de traitement. Il est enregistré explicitement lors de la comptabilisation de l’entrée de marchandises (PGR) pour la livraison de retour, qui crée un document article.
Pourquoi est-ce important ?

Ce jalon important marque le début du délai d’inspection et de traitement de l’article. Les retards qui le précèdent dépendent du client, tandis que ceux qui suivent relèvent de l’organisation.

Où trouver ces données

L’événement est enregistré dans les tables de documents article MSEG et MKPF pour le type de mouvement d’entrée de marchandises associé aux retours. La date de comptabilisation (MKPF-BUDAT) indique la date de l’événement.

Données à recueillir

L’événement correspond à la comptabilisation d’une entrée de marchandises pour la livraison de retour.

Type d’événement explicit
Remboursement traité
Cette activité marque la dernière étape du processus de remboursement : l’avoir financier est soldé, ce qui signifie que le paiement a été envoyé au client. L’événement est déduit de la création, dans le module financier, d’un document de compensation qui solde l’avoir ouvert sur le compte du client.
Pourquoi est-ce important ?

C’est à cette étape que le client reçoit effectivement son remboursement. Le délai entre le lancement du retour et cette étape influe fortement sur la satisfaction client et permet de mesurer le respect des SLA.

Où trouver ces données

L’événement est déduit des informations de compensation figurant dans la table des postes comptables BSEG. La date de compensation (BSEG-AUGDT) du poste client associé à l’avoir indique la date de traitement du remboursement.

Données à recueillir

L’événement est déduit du renseignement du champ de date de compensation pour le document comptable associé à l’avoir.

Type d’événement inferred
Commande d’échange créée
Cette activité correspond à une autre issue possible : au lieu d’un remboursement, une nouvelle commande commerciale est créée pour envoyer un article de remplacement au client. L’événement est enregistré lors de la création d’une nouvelle commande commerciale faisant référence au retour d’origine.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité permet de distinguer les retours donnant lieu à un remboursement de ceux donnant lieu à un échange, qui suivent des parcours différents et n’aboutissent pas au même résultat pour le client. Elle est essentielle à l’analyse des variantes.

Où trouver ces données

L’événement est enregistré lors de la création d’un nouveau document commercial dans VBAK, relié à la commande de retour dans la table de flux documentaire VBFA.

Données à recueillir

L’événement est enregistré à l’enregistrement d’un nouveau document de commande commerciale désigné comme remplacement.

Type d’événement explicit
Commande de retour approuvée
Cette activité correspond à l’approbation ou à la libération officielle de la commande de retour, qui peut alors passer à l’étape suivante. Elle est généralement déduite d’un changement de statut de l’en-tête ou du poste du document commercial, indiquant la levée des blocages.
Pourquoi est-ce important ?

Les étapes d’approbation peuvent entraîner des retards importants. Le suivi de cette activité permet de repérer les goulots d’étranglement lors de la phase initiale d’autorisation du processus de retour.

Où trouver ces données

L’événement est déduit des tables de gestion des statuts ou des champs de statut des tables VBAK ou VBAP. Un changement de statut de libération ou la suppression d’un blocage de livraison (VBAP-LIFSP) peut indiquer une approbation.

Données à recueillir

L’événement est déduit d’un changement des champs de statut de l’en-tête ou du poste de la commande de retour indiquant sa libération ou son approbation.

Type d’événement inferred
Document comptable créé
Cet événement se produit lorsque l’avoir est comptabilisé avec succès dans le module de comptabilité financière. Il génère les écritures correspondantes dans le grand livre et officialise ainsi l’avoir sur le plan comptable.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité confirme que l’avoir a été intégré au système financier. Le délai entre la création de l’avoir et sa comptabilisation peut révéler des problèmes d’interface entre la facturation et la finance.

Où trouver ces données

L’événement est enregistré lors de la création d’un en-tête de document dans la table comptable BKPF, relié à l’avoir dans VBRK (VBRK-BELNR).

Données à recueillir

L’événement est enregistré lorsque le document de facturation est comptabilisé avec succès dans la comptabilité financière.

Type d’événement explicit
Livraison de retour créée
Cette activité correspond à la création d’un document de livraison entrante, utilisé pour gérer la réception physique des marchandises retournées. Le système enregistre explicitement la création d’un document de livraison faisant référence à la commande de retour.
Pourquoi est-ce important ?

Cette étape constitue un jalon logistique important. Le délai entre l’approbation du retour et la création de la livraison indique dans quelle mesure les informations sur le retour sont transmises efficacement à l’entrepôt ou au service de réception.

Où trouver ces données

L’événement est enregistré lors de la création d’un en-tête de livraison dans la table LIKP, relié à la commande de retour précédente par la table de flux documentaire VBFA.

Données à recueillir

L’événement est enregistré à l’enregistrement d’un nouveau document de livraison de retour (par exemple, avec la transaction VL01N).

Type d’événement explicit
Retour refusé
Cet événement indique que l’article retourné ne répond pas aux critères de la politique de retour et que la demande de remboursement ou d’avoir a été refusée. Il est généralement enregistré par l’application d’un statut ou d’un code motif spécifique au poste de la commande de retour après l’inspection.
Pourquoi est-ce important ?

Le suivi des refus permet d’analyser le respect des politiques de retour et de repérer les motifs de refus récurrents. Il s’agit d’un parcours d’exception important dans le processus.

Où trouver ces données

L’événement est déduit de la saisie d’un motif de refus (VBAP-ABGRU) sur le poste de la commande de retour ou de l’attribution d’un statut spécifique pendant l’inspection dans Advanced Returns Management.

Données à recueillir

L’événement est déduit de la saisie d’un motif de refus ou de l’attribution du statut spécifique « refusé » au poste du document de retour.

Type d’événement inferred
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