Votre modèle de données pour le traitement des factures fournisseurs

SAP S/4HANA
Votre modèle de données pour le traitement des factures fournisseurs

Votre modèle de données pour le traitement des factures fournisseurs

Ce modèle fournit un guide complet pour recueillir les données nécessaires à l’analyse du traitement de vos factures fournisseurs. Il présente les attributs et activités essentiels à la création d’un journal d’événements fiable. Vous y trouverez également des recommandations pratiques pour extraire ces données de vos systèmes sources et commencer votre démarche de Process Mining dans de bonnes conditions.
  • Attributs recommandés pour une analyse complète
  • Activités clés du processus à suivre efficacement
  • Guide d’extraction des données, étape par étape
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs du traitement des factures fournisseurs

Voici les champs de données essentiels à inclure dans votre journal d’événements pour analyser de manière complète et pertinente votre processus de comptes fournisseurs.
5 Obligatoire 6 Recommandé 9 Facultatif
Nom Description
Activité
ActivityName
Nom d’un événement ou d’une étape métier spécifique survenu au cours du cycle de traitement de la facture.
Description

L’activité représente une étape ou une action distincte du processus fournisseurs, telle que « Facture reçue », « Facture comptabilisée » ou « Paiement exécuté ». Ces activités constituent les éléments de base de la cartographie du processus.

L’analyse des activités est au cœur du Process Mining. Elle permet de visualiser le flux du processus, d’identifier les parcours fréquents, de détecter les écarts par rapport au processus standard et de mesurer la fréquence et la durée de chaque étape. La séquence de ces activités pour une facture donnée forme son parcours dans le processus.

Pourquoi c’est important

Il définit les étapes du processus et permet de visualiser et d’analyser le flux, d’identifier les goulots d’étranglement et de détecter les boucles de reprise.

Où les obtenir

Dérivé de différentes sources, notamment des changements de statut des documents, par exemple BKPF-BSTAT, des documents de modification, tables CDHDR/CDPOS, ou des journaux du flux de travail. Cela nécessite généralement une logique d’extraction personnalisée.

Exemples
Facture reçueFacture approuvéePaiement exécutéFacture bloquée pour paiement
Facture
Invoice
Identifiant unique d’un document de facture, utilisé comme identifiant principal du dossier dans le processus fournisseurs.
Description

La facture est l’objet central qui relie toutes les activités associées, de sa réception à son paiement. Dans SAP S/4HANA, il s’agit généralement d’une clé composite formée du code société (BUKRS), d’un numéro de document unique (BELNR) et de l’exercice fiscal (GJAHR).

L’analyse par facture offre une vue complète du cycle de vie de la facture, de bout en bout. Elle est fondamentale pour calculer des indicateurs tels que le délai total de traitement, identifier les goulots d’étranglement propres à certaines factures et comprendre les différents parcours possibles dans le processus.

Pourquoi c’est important

Il identifie de manière unique le parcours de chaque facture, ce qui permet d’en retracer le cycle de vie complet et d’analyser la performance du processus au cas par cas.

Où les obtenir

Il s’agit d’une clé composite dérivée des tables BKPF (en-tête du document comptable) ou RBKP (en-tête du document : réception de facture), à partir des champs BUKRS, BELNR et GJAHR.

Exemples
1000-1900000001-20231710-1900000002-20232000-5100000003-2024
Heure de l’événement
EventTime
Date et heure exactes auxquelles l’activité s’est produite.
Description

L’heure de l’événement est l’horodatage associé à chaque activité. Elle fournit la séquence chronologique des événements d’une facture. Ces données sont essentielles pour comprendre le flux du processus et effectuer toute analyse fondée sur le temps.

Dans les analyses, l’heure de l’événement sert à ordonner correctement les activités, à calculer les délais entre les différentes étapes, à identifier les temps d’attente et à analyser la performance du processus sur différentes périodes, par exemple d’un mois à l’autre. Elle constitue le fondement de tous les KPI liés à la durée.

Pourquoi c’est important

Cet horodatage est essentiel pour ordonner les événements chronologiquement et calculer tous les indicateurs temporels, tels que les délais et les durées, qui sont fondamentaux pour le Process Mining.

Où les obtenir

Provient de différents champs de date et d’heure des tables SAP, tels que la date de création (BKPF-CPUDT), la date de comptabilisation (BKPF-BUDAT), la date de compensation (BSAK-AUGDT) ou les horodatages des journaux de modifications (CDHDR-UDATE/UTIME).

Exemples
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-05T14:30:15Z2023-10-15T11:21:05Z
Dernière mise à jour des données
LastDataUpdate
Horodatage indiquant la date à laquelle les données de cet enregistrement ont été actualisées pour la dernière fois depuis le système source.
Description

Cet attribut fournit la date et l’heure de la dernière extraction ou mise à jour des données depuis SAP S/4HANA. Il s’agit d’un champ de métadonnées essentiel pour évaluer l’actualité des données analysées.

Cette information permet aux utilisateurs de connaître la fraîcheur de l’analyse du processus. Elle aide à gérer les attentes concernant la latence des données, à planifier les actualisations et à préserver l’intégrité des données.

Pourquoi c’est important

Indique l’actualité des données et permet aux utilisateurs de savoir dans quelle mesure leur analyse du processus est à jour.

Où les obtenir

Cette valeur est générée et apposée sur chaque enregistrement lors de l’extraction des données depuis le système source.

Exemples
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z
Système source
SourceSystem
Système à partir duquel les données ont été extraites.
Description

Cet attribut identifie l’origine des données du processus. Dans cette vue, sa valeur sera généralement « SAP S/4HANA ».

Dans les environnements comprenant plusieurs ERP ou systèmes intégrés, ce champ est essentiel pour assurer la traçabilité et la séparation des données. Il garantit que l’analyse porte sur le jeu de données approprié et facilite le diagnostic des problèmes de qualité en permettant de remonter jusqu’à la source.

Pourquoi c’est important

Identifie l’origine des données, ce qui est essentiel pour la gouvernance des données, le dépannage et les environnements multisystèmes.

Où les obtenir

Il s’agit généralement d’une valeur statique ajoutée lors de l’extraction afin d’indiquer l’origine du jeu de données.

Exemples
SAP S/4HANASAP ECC 6.0S4H_PROD_100
Code société
CompanyCode
Unité organisationnelle pour laquelle la facture est traitée.
Description

Un code société est la plus petite unité organisationnelle pour laquelle un ensemble complet et autonome de comptes peut être établi à des fins de reporting externe. Dans le contexte des processus fournisseurs, il représente l’entité juridique qui doit régler la facture au fournisseur.

L’analyse par code société permet de comparer la performance du processus entre les différentes entités juridiques de l’organisation. Elle aide à identifier les entités qui appliquent les processus standard et celles qui présentent une meilleure efficacité, des délais plus longs ou davantage de reprises.

Pourquoi c’est important

Permet de comparer la performance du processus entre différentes entités juridiques et d’identifier les problèmes et les bonnes pratiques propres à une région ou à une unité opérationnelle.

Où les obtenir

Se trouve dans les tables d’en-tête des documents, principalement BKPF-BUKRS pour les factures FI et RBKP-BUKRS pour les factures MM.

Exemples
10001710US01DE01
Date d’échéance de la facture
InvoiceDueDate
Date à laquelle le paiement de la facture doit être effectué au fournisseur.
Description

La date d’échéance de la facture correspond à la date limite de paiement du fournisseur pour éviter les pénalités de retard et préserver une bonne relation commerciale. Elle est calculée à partir de la date de référence de la facture et des conditions de paiement convenues avec le fournisseur.

Cette date est essentielle pour le Dashboard « Conformité des paiements et ancienneté » et le KPI « Taux de paiement dans les délais ». La comparaison entre la date d’échéance et la date réelle de paiement permet de déterminer si les paiements sont effectués à temps, en avance ou en retard, avec des conséquences financières et commerciales directes.

Pourquoi c’est important

Il s’agit du principal indicateur de l’analyse des paiements dans les délais. Il permet de mesurer la performance des paiements et leur impact sur les relations fournisseurs et les pénalités de retard.

Où les obtenir

Cette date est souvent calculée. La date d’échéance nette se trouve dans le champ BSEG-NETDT. Elle peut également être déduite de la date de référence du paiement (BSEG-ZFBDT) et des conditions de paiement (BSEG-ZTERM).

Exemples
2023-10-312023-11-152024-01-10
Montant de la facture
InvoiceAmount
Montant brut total de la facture dans la devise d’origine du document.
Description

Il s’agit de la valeur totale de la facture soumise par le fournisseur. Elle comprend le coût des biens ou services, les taxes et les autres frais, avant toute déduction ou remise.

Le montant de la facture est un attribut financier essentiel pour de nombreuses analyses. Il permet de prioriser les factures de montant élevé, de comprendre l’impact financier des retards de traitement, par exemple les pénalités appliquées aux factures importantes, et de segmenter le processus, par exemple pour déterminer si les factures de montant élevé suivent un parcours d’approbation différent. Il est également indispensable pour identifier d’éventuels paiements en double.

Pourquoi c’est important

Fournit le contexte financier du processus et permet une analyse fondée sur la valeur, la priorisation des factures importantes et la quantification des impacts financiers.

Où les obtenir

Se trouve dans des tables telles que RBKP-RMWWR (montant brut de la facture) pour les factures MM, ou est calculé à partir des postes de BSEG, champ WRBTR, pour les factures FI.

Exemples
1500.00250.7512345.50
Nom d’utilisateur
UserName
Identifiant de l’utilisateur ayant effectué l’activité.
Description

Cet attribut enregistre l’identifiant de l’utilisateur SAP responsable de l’exécution d’une activité donnée, telle que la comptabilisation, l’approbation ou la compensation d’une facture. Il relie les étapes du processus aux utilisateurs concernés.

L’analyse par nom d’utilisateur est essentielle pour comprendre la répartition de la charge de travail, identifier les utilisateurs les plus performants et repérer ceux qui pourraient avoir besoin d’une formation complémentaire. Elle est également importante pour analyser les goulots d’étranglement liés aux approbations dans les Dashboards, car elle permet d’identifier les approbateurs responsables des retards.

Pourquoi c’est important

Associe les activités à des personnes précises et permet d’analyser la performance des utilisateurs, leur charge de travail et le respect des politiques de séparation des tâches.

Où les obtenir

Se trouve généralement dans des tables d’en-tête telles que BKPF-USNAM (saisi par) ou dans les tables de documents de modification, CDHDR-USERNAME (modifié par).

Exemples
ABROWNJSMITHAP_AUTOMATION
Nom du fournisseur
VendorName
Nom du fournisseur ayant soumis la facture.
Description

Cet attribut contient le nom officiel du fournisseur. Il est associé au numéro de fournisseur enregistré sur le document de facture.

L’analyse des fournisseurs est essentielle pour gérer les relations fournisseurs et identifier les problèmes propres à certains d’entre eux. Elle permet de répondre à des questions telles que « Quels fournisseurs soumettent le plus de factures présentant des écarts ? » ou « Réglons-nous systématiquement à temps les factures de certains fournisseurs stratégiques ? ». Avec le numéro et le montant de la facture, il s’agit également d’un champ important pour détecter d’éventuels paiements en double.

Pourquoi c’est important

Permet d’analyser la performance du processus par fournisseur, d’identifier les fournisseurs problématiques et de gérer efficacement les relations avec les fournisseurs stratégiques.

Où les obtenir

Extrait de la table des données de base des fournisseurs LFA1, champ NAME1, en établissant le lien avec le numéro de fournisseur (LIFNR) présent dans BKPF ou RBKP.

Exemples
Office Supplies Inc.Global Consulting GroupMachine Parts GmbH
Numéro du bon de commande
PurchaseOrderNumber
Identifiant unique du bon de commande associé à la facture, le cas échéant.
Description

Cet attribut relie une facture à un bon de commande préalablement approuvé. La présence d’un numéro de bon de commande constitue la base du rapprochement à trois niveaux, entre le bon de commande, la facture et la réception de marchandises.

Il s’agit d’un attribut essentiel pour les analyses de conformité et d’efficacité. Il sert à calculer le KPI « Pourcentage de factures sans bon de commande », qui mesure le respect des politiques d’achat. Il est également fondamental pour le Dashboard « Performance du rapprochement à trois niveaux », qui permet d’analyser le rapprochement des factures associées à un bon de commande.

Pourquoi c’est important

Essentiel pour analyser l’efficacité du rapprochement à trois niveaux et mesurer le respect des politiques d’achat en identifiant les factures traitées sans bon de commande.

Où les obtenir

Se trouve dans les tables de postes de facture, telles que RSEG-EBELN pour les factures MM ou BSEG-EBELN pour les factures FI.

Exemples
45000012344500005678
Conditions de paiement
PaymentTerms
Conditions convenues avec le fournisseur pour régler une facture, comprenant souvent des possibilités de remise.
Description

Les conditions de paiement définissent les dates d’échéance et les éventuelles remises pour paiement anticipé. Par exemple, une condition telle que « Z001 » peut correspondre à « payable sous 30 jours, remise de 2 % en cas de paiement sous 10 jours ».

Cet attribut constitue le fondement du Dashboard « Taux de capture des remises pour paiement anticipé ». L’analyse des conditions de paiement permet d’identifier toutes les factures éligibles à une remise. La comparaison avec les remises effectivement obtenues révèle les économies manquées et mesure l’efficacité du processus de paiement.

Pourquoi c’est important

Il est essentiel pour analyser les possibilités de remise pour paiement anticipé, mesurer la performance financière du processus de paiement et identifier les économies manquées.

Où les obtenir

Se trouve dans les postes fournisseurs, table BSEG-ZTERM, ou dans l’en-tête de la facture, RBKP-ZTERM.

Exemples
Z0010001NT30
Date de lettrage
ClearingDate
La date à laquelle le paiement a été effectué et la facture lettrée parmi les postes ouverts.
Description

La date de lettrage correspond au règlement financier de la facture. Il s’agit de la date à laquelle l’activité « Paiement lettré » est exécutée, ce qui marque la dernière étape de la plupart des parcours de facture aboutis.

Cette date sert à calculer la date effective de paiement et à la comparer à la date d’échéance de la facture. Elle est donc indispensable au calcul du KPI « Taux de paiement à temps » et à toute analyse de la performance des paiements. Elle marque également le point final du calcul du délai de traitement de la facture de bout en bout.

Pourquoi c’est important

Marque le règlement final d’une facture, sert de point final au calcul du délai de traitement et de base à l’analyse des paiements effectués à temps.

Où les obtenir

Présente dans les tables des postes lettrés, par exemple BSAK-AUGDT pour les fournisseurs.

Exemples
2023-10-282023-11-142024-01-09
Devise de la facture
InvoiceCurrency
Le code devise du montant de la facture (par exemple, USD, EUR).
Description

Cet attribut indique la devise dans laquelle le montant de la facture est exprimé. Il fournit le contexte nécessaire à l’interprétation des valeurs financières.

Dans une organisation internationale, analyser les factures sans tenir compte de leur devise peut être trompeur. Ce champ permet de traiter correctement les données financières, soit en convertissant tous les montants dans une devise de reporting unique, soit en segmentant l’analyse par devise afin de comprendre les activités financières régionales.

Pourquoi c’est important

Fournit le contexte nécessaire au montant de la facture et permet une analyse et un reporting financiers précis, notamment dans les organisations internationales.

Où les obtenir

Présente dans les tables d’en-tête des documents, principalement BKPF-WAERS ou RBKP-WAERS.

Exemples
USDEURGBPJPY
Escompte obtenu
DiscountTaken
Indicateur booléen précisant si un escompte pour paiement anticipé a été effectivement appliqué.
Description

Cet attribut indique si un escompte de règlement a effectivement été obtenu lors du paiement de la facture. Il constitue un élément essentiel pour mesurer l’efficacité financière du processus de comptabilité fournisseurs.

Cet indicateur est au cœur du KPI « Taux de récupération des escomptes pour paiement anticipé ». En filtrant les factures pour lesquelles un escompte était possible, selon les conditions de paiement, puis en analysant cet indicateur, l’entreprise peut calculer précisément les économies réalisées et les occasions manquées. Elle dispose ainsi d’une mesure claire et quantifiable de la performance de la comptabilité fournisseurs.

Pourquoi c’est important

Mesure directement la capacité à obtenir les escomptes disponibles pour paiement anticipé, avec un impact direct sur le résultat de l’entreprise.

Où les obtenir

Obtenu en vérifiant que le champ du montant de l’escompte (BSEG-SKNTO) est supérieur à zéro dans le document de paiement.

Exemples
truefalse
Est automatisée
IsAutomated
Indicateur précisant si l’activité a été exécutée automatiquement par le système plutôt que par un utilisateur humain.
Description

Cet attribut booléen distingue les activités lancées par un utilisateur de celles exécutées par des tâches système, des flux de travail ou des robots. Par exemple, une exécution automatisée de paiements ou l’enregistrement d’une facture généré par le système serait identifié comme automatisé.

L’analyse de cet attribut aide à comprendre le niveau d’automatisation du processus des comptes fournisseurs. Elle permet de mesurer le succès des initiatives d’automatisation, de comparer l’efficacité des étapes automatisées et manuelles et d’identifier de nouvelles possibilités d’automatisation.

Pourquoi c’est important

Aide à mesurer le degré d’automatisation du processus, à analyser l’efficacité de l’automatisation et à identifier de nouvelles possibilités d’amélioration.

Où les obtenir

Dérivé du nom d’utilisateur, par exemple des identifiants système tels que 'SAP_SYSTEM' ou 'BATCHUSER', ou de codes de transaction spécifiques associés aux tâches automatisées.

Exemples
truefalse
Motif de blocage
BlockingReason
Motif pour lequel une facture est bloquée pour paiement, indiquant la présence d’un écart.
Description

Lorsqu’une facture échoue à un contrôle de validation pendant le rapprochement à trois niveaux ou une autre étape de vérification, elle est bloquée pour paiement. Le motif de blocage précise la nature du problème, par exemple un écart de quantité, une variation de prix ou une réception de marchandises manquante.

Cet attribut est essentiel pour le Dashboard « Analyse des reprises liées aux écarts de facturation ». L’analyse de la fréquence des différents motifs de blocage permet d’identifier les causes profondes des inefficacités du processus. Par exemple, si la variation de prix est un motif fréquent, elle peut révéler des problèmes dans les données de base du système d’achat.

Pourquoi c’est important

Fournit une visibilité directe sur les causes profondes des écarts de facturation et des reprises, afin de cibler les actions d’amélioration du processus.

Où les obtenir

Stocké dans des tables de postes de facture telles que RSEG, dans des champs commençant par SPGR* (par exemple, SPGRP, SPGRQ, SPGRT). Peut également se trouver dans RBKP_BLOCKED.

Exemples
Écart de prixÉcart de quantitéRéception des marchandises manquante
Numéro de facture fournisseur
VendorInvoiceNumber
Le numéro de facture indiqué par le fournisseur sur son document.
Description

Il s’agit du numéro de référence issu du propre système comptable du fournisseur, tel qu’il figure sur la facture papier ou électronique. Il est saisi manuellement ou capturé par OCR lors de la réception de la facture.

Ce champ est particulièrement important pour les opérations et l’analyse, notamment pour le Dashboard « Paiements potentiellement en double ». Une méthode courante de détection des doublons consiste à rechercher plusieurs documents de facture internes partageant le même nom de fournisseur, le même numéro de facture fournisseur et le même montant de facture. Il s’agit de la principale référence externe d’une facture.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’un champ essentiel pour détecter les paiements potentiellement en double et de la principale référence externe utilisée pour communiquer avec les fournisseurs.

Où les obtenir

Stocké dans le champ « Reference » de l’en-tête du document, généralement BKPF-XBLNR.

Exemples
INV-2023-9876733401120231015-001
Paiement en retard
IsLatePayment
Indicateur booléen précisant si la facture a été payée après sa date d’échéance.
Description

Cet attribut calculé est un indicateur simple, vrai ou faux, qui précise si le paiement d’une facture a été effectué après sa date d’échéance officielle. Il est obtenu en comparant la date de lettrage à la date d’échéance de la facture.

Cet indicateur simplifie l’analyse du Dashboard « Conformité et ancienneté des paiements » et du KPI « Taux de paiement à temps ». Il permet de filtrer et d’agréger facilement les données pour compter les paiements en retard, calculer le pourcentage de paiements effectués à temps et identifier les fournisseurs ou codes société présentant un taux élevé de paiements en retard.

Pourquoi c’est important

Mesure directement le respect des conditions de paiement, simplifie le calcul du KPI de paiement à temps et aide à identifier les domaines où la performance des paiements est insuffisante.

Où les obtenir

Attribut calculé. La logique est la suivante : IF ClearingDate > InvoiceDueDate THEN true ELSE false.

Exemples
truefalse
Type de document de facture
InvoiceDocumentType
Classification du document de facture, qui détermine son traitement dans SAP.
Description

Le type de document est un élément de configuration essentiel dans SAP, qui catégorise les documents comptables. Par exemple, « KR » est généralement utilisé pour les factures fournisseurs, « RE » pour les factures MM et « KG » pour les avoirs fournisseurs. Ce type détermine notamment la plage de numéros et les champs obligatoires.

Dans l’analyse des processus, le filtrage par type de document permet de comparer les flux de traitement de différents types de factures. Par exemple, le processus d’approbation d’un avoir peut différer de celui d’une facture standard. Cette analyse est utile pour le Dashboard « Variantes d’acheminement des approbations de factures ».

Pourquoi c’est important

Permet de segmenter le processus selon le traitement des différents types de factures et de révéler les variations de parcours et de délais.

Où les obtenir

Directement depuis la table d’en-tête du document, champ BKPF-BLART.

Exemples
KRREKG
Obligatoire Recommandé Facultatif

Activités du traitement des factures fournisseurs

Voici les principales étapes du processus et les jalons importants à enregistrer dans votre journal d’événements pour permettre une découverte précise du processus et son optimisation.
7 Recommandé 8 Facultatif
Activité Description
Facture annulée
Le document de facture a été contrepassé, annulant ainsi son impact financier. Il s’agit d’un état final alternatif du processus, souvent dû à des erreurs de saisie ou à un litige avec le fournisseur.
Pourquoi c’est important

Le suivi des annulations permet d’identifier les causes des échecs du processus, telles que les soumissions en double ou les données de facture incorrectes, et peut révéler des problèmes en amont.

Où les obtenir

Cet événement est explicitement enregistré lors de la création d’un document de contrepassation. L’en-tête du document d’origine (BKPF) contient alors le numéro du document de contrepassation (STBLG) et le motif de contrepassation.

Collecte

Identifiez la date de comptabilisation du document de contrepassation, lié dans l’en-tête du document d’origine (BKPF-STBLG).

Type d’événement explicit
Facture approuvée
La facture a reçu toutes les approbations nécessaires dans le système de flux de travail. Il s’agit souvent de la dernière étape avant l’enregistrement de la facture ou la suppression de son blocage de paiement.
Pourquoi c’est important

Cette étape importante marque la fin du cycle d’approbation. Le délai entre l’envoi pour approbation et l’approbation constitue un indicateur essentiel de l’efficacité du processus.

Où les obtenir

Capturé dans les journaux SAP Business Workflow comme une étape d’achèvement ou de libération finale. Il peut également être déduit de la suppression d’un blocage de paiement après l’envoi pour approbation.

Collecte

Extraire les événements d’achèvement du flux de travail à partir des journaux du flux de travail SAP ou identifier l’événement final de « libération ».

Type d’événement explicit
Facture bloquée pour paiement
Le système a bloqué la facture automatiquement ou manuellement, empêchant son paiement. Ce blocage est généralement dû à un écart de prix ou de quantité, ou à des approbations manquantes.
Pourquoi c’est important

Il s’agit d’un indicateur important de problèmes et de reprises. L’analyse des motifs et de la durée des blocages permet d’identifier les causes profondes des retards de paiement et des inefficacités du processus.

Où les obtenir

Il s’agit d’un statut explicite enregistré dans le champ Payment Block Key (ZLSPR) du poste fournisseur du document comptable, dans la table BSEG.

Collecte

Enregistré via les documents de modification lorsque le champ BSEG-ZLSPR contient un motif de blocage.

Type d’événement explicit
Facture comptabilisée
La facture est officiellement enregistrée dans le grand livre, ce qui crée une dette financière. Un document mis en attente devient un document comptabilisé, ou une comptabilisation directe est effectuée.
Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape financière importante. Elle confirme l’obligation de paiement de l’entreprise et constitue souvent une condition préalable à la planification du paiement.

Où les obtenir

Cet événement est identifié par la date de comptabilisation (BUDAT) dans l’en-tête du document (BKPF). Le statut d’un document comptabilisé (BKPF-BSTAT) est vide.

Collecte

Utilisez l’horodatage de comptabilisation (BKPF-BUDAT) pour les documents qui ne sont pas mis en attente (BKPF-BSTAT est vide).

Type d’événement explicit
Facture reçue
Cette activité correspond à la création d’un document de facture dans SAP, manuellement ou via une interface automatisée telle que l’OCR ou VIM. Cet événement est généralement enregistré à partir de la date et de l’heure de création de l’en-tête du document comptable.
Pourquoi c’est important

En tant que point de départ du processus, cette activité est essentielle pour calculer le délai de traitement de la facture de bout en bout et mesurer le débit global du processus fournisseurs.

Où les obtenir

Cet événement est extrait de la table d’en-tête des documents comptables (BKPF), à partir de la date de création du document (CPUDT) et de l’heure de création (CPUTM).

Collecte

Utilisez l’horodatage de création (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM) du document de facture.

Type d’événement explicit
Paiement compensé
Cette activité marque la clôture définitive de la facture : le paiement et la facture sont rapprochés dans le livre auxiliaire. Elle indique que le processus est terminé.
Pourquoi c’est important

En tant que dernière étape du processus, cette activité est essentielle pour calculer précisément le délai de traitement de bout en bout. Elle confirme que la dette est réglée.

Où les obtenir

Il s’agit d’un événement explicite, marqué par le renseignement du champ de date de compensation (AUGDT) sur le poste fournisseur du document de facture, dans la table BSEG.

Collecte

Utilisez la date de compensation (BSEG-AUGDT) du poste de facture.

Type d’événement explicit
Paiement exécuté
Un paiement a été effectué pour la facture. Cet événement est enregistré lorsque la campagne de paiement est terminée et qu’un document de paiement est créé et comptabilisé.
Pourquoi c’est important

Cette activité est essentielle pour l’analyse des flux de trésorerie et le calcul du KPI « Taux de paiement dans les délais », en comparant cette date à la date d’échéance de la facture.

Où les obtenir

Cet événement est extrait de la date de comptabilisation du document de paiement qui solde la facture. Le numéro du document de paiement est lié dans le champ du document de compensation (AUGBL) du poste de facture (BSEG).

Collecte

Identifiez la date de comptabilisation (BUDAT) du document de paiement qui solde le poste de facture.

Type d’événement explicit
Bon de commande rapproché
Cette activité indique que la facture a été rapprochée avec succès avec le bon de commande correspondant. Il s’agit d’une étape essentielle du rapprochement à trois niveaux pour les factures liées aux achats.
Pourquoi c’est important

L’analyse de cette activité permet de mesurer l’efficacité du rapprochement. Elle est fondamentale pour les KPI « Performance du rapprochement à trois niveaux » et « Pourcentage de factures sans bon de commande ».

Où les obtenir

Cet événement est déduit lorsqu’une ligne de facture dans la table BSEG ou ACDOCA contient un numéro de bon de commande (EBELN) et un poste (EBELP) valides.

Collecte

Déduit de la présence d’une référence de bon de commande (BSEG-EBELN) sur le document de facture lors de sa création.

Type d’événement inferred
Date d’échéance de la facture dépassée
Événement calculé indiquant que la date d’échéance nette de la facture est dépassée sans qu’un paiement ait été compensé. Il signale une situation de paiement tardif ou en retard.
Pourquoi c’est important

Essentielle pour le Dashboard « Conformité des paiements et ancienneté », cette activité permet d’identifier et de gérer en amont les factures en retard, ainsi que d’analyser les causes profondes des retards de paiement.

Où les obtenir

Il ne s’agit pas d’un événement explicite dans SAP. Il est calculé en comparant la date actuelle du système à la date d’échéance nette, calculée à partir de BSEG-ZFBDT, ou de la date de référence, et des conditions de paiement.

Collecte

Événement calculé déclenché lorsque l’horodatage de l’événement est postérieur à la date d’échéance nette de la facture.

Type d’événement calculated
Écart résolu
Cette activité indique qu’un problème précédemment identifié, probablement à l’origine d’un blocage de paiement, a été examiné et résolu. Elle est enregistrée lorsqu’un blocage de paiement est supprimé d’une facture.
Pourquoi c’est important

Le suivi de cette boucle de reprise est essentiel pour le Dashboard « Analyse des reprises liées aux écarts de facturation ». Il permet de quantifier le temps et les efforts consacrés à la correction des erreurs.

Où les obtenir

Cet événement est déduit des documents de modification indiquant la suppression d’un blocage de paiement. Le journal des modifications du champ BSEG-ZLSPR constitue la source principale.

Collecte

Identifiez les documents de modification de la table BSEG pour lesquels le champ ZLSPR passe d’une valeur à une valeur vide.

Type d’événement inferred
Facture envoyée pour approbation
La facture a été soumise à un flux de travail pour les approbations requises, conformément aux règles métier. Cette étape marque le début du sous-processus d’approbation.
Pourquoi c’est important

Cette activité constitue le point de départ du calcul du KPI « Délai moyen d’approbation des factures » et de l’analyse des goulots d’étranglement liés aux approbations.

Où les obtenir

Peut être extraite des journaux SAP Business Workflow, notamment des tables SWW*, qui enregistrent le démarrage d’une instance de Workflow liée à l’objet facture, par exemple BUS2081.

Collecte

Extraire les événements de démarrage du flux de travail à partir des journaux du flux de travail SAP, par exemple la table SWW_WIHEAD, associés au document de facture.

Type d’événement explicit
Facture mise en attente
Représente une facture saisie dans le système, mais pas encore comptabilisée dans le grand livre. Il s’agit souvent d’une étape volontaire permettant d’enregistrer un document incomplet en vue de son traitement ou de son approbation ultérieure.
Pourquoi c’est important

Le suivi des factures mises en attente permet d’identifier les retards avant le début de la comptabilisation officielle et de mettre en évidence les problèmes liés à l’exhaustivité des données ou à la validation initiale.

Où les obtenir

Ce statut est déduit du champ de statut du document dans l’en-tête comptable (BKPF-BSTAT = 'V' pour une facture mise en attente). L’événement se produit lorsque le statut est défini.

Collecte

Identifiez les documents de modification de la table BKPF pour lesquels le champ BSTAT est défini sur 'V' (Vor-erfasst/Préenregistré).

Type d’événement inferred
Facture rejetée
Un approbateur a rejeté la facture pendant le flux de travail d’approbation. Cette action renvoie généralement la facture au collaborateur chargé du traitement pour correction ou clarification.
Pourquoi c’est important

Le suivi des rejets met en évidence les boucles de reprise du processus d’approbation et peut révéler des problèmes de conformité aux politiques ou de codification des factures.

Où les obtenir

Cet événement est enregistré comme un résultat spécifique dans les journaux SAP Business Workflow associés à la facture.

Collecte

Extraire les événements de statut « rejeté » du flux de travail à partir des journaux du flux de travail SAP.

Type d’événement explicit
Proposition de paiement créée
La facture a été incluse dans une proposition de paiement dans le cadre d’une campagne de paiement, par exemple F110. Elle est désormais prévue pour paiement, sous réserve de l’exécution finale de la campagne.
Pourquoi c’est important

Cette activité montre le passage d’une dette ouverte à un poste activement préparé pour paiement. Elle contribue à analyser l’efficacité des opérations de paiement.

Où les obtenir

Cet événement est explicitement enregistré dans les tables de données des campagnes de paiement, notamment REGUP (postes traités par le programme de paiement) et REGUH (en-tête).

Collecte

Identifiez le moment où une facture apparaît dans la table REGUP pour une campagne de paiement identifiée dans REGUH.

Type d’événement explicit
Réception de marchandises rapprochée
Cette activité indique que les quantités et les montants de la facture ont été rapprochés avec succès avec le document de réception de marchandises correspondant. Il s’agit de la validation finale dans un scénario de rapprochement à trois niveaux.
Pourquoi c’est important

Son suivi permet de localiser les inefficacités du rapprochement à trois niveaux et d’identifier les écarts entre les marchandises reçues et celles facturées par le fournisseur.

Où les obtenir

Cet événement est déduit de la présence d’une référence à un document article, correspondant à une réception de marchandises, sur la ligne de facture, souvent liée à l’historique du poste de bon de commande.

Collecte

Déduit de la présence d’une référence à un document de réception de marchandises sur la ligne de facture, par exemple dans RSEG pour les factures MIRO.

Type d’événement inferred
Recommandé Facultatif

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