Votre modèle de données pour le traitement des factures fournisseurs

SAP S/4HANA
Votre modèle de données pour le traitement des factures fournisseurs

Votre modèle de données pour le traitement des factures fournisseurs

Ce modèle vous guide dans la collecte des données nécessaires à l’analyse du traitement de vos factures fournisseurs. Il présente les attributs et les activités à inclure pour constituer un journal d’événements fiable. Vous y trouverez également des conseils pratiques pour extraire ces données de vos systèmes sources et commencer votre analyse de processus.
  • Attributs recommandés pour une analyse complète
  • Activités clés du processus à suivre
  • Guide étape par étape pour extraire les données
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs du traitement des factures fournisseurs

Voici les champs de données essentiels à inclure dans votre journal d’événements pour analyser en détail le processus de comptabilité fournisseurs.
5 Obligatoire 6 Recommandé 9 Facultatif
Nom Description
Activité
ActivityName
Nom d’un événement ou d’une étape métier précis survenu au cours du traitement de la facture.
Description

L’activité désigne une étape ou une action distincte du processus de traitement des factures fournisseurs, comme « Facture reçue », « Facture comptabilisée » ou « Paiement exécuté ». Ces activités constituent les éléments de base de la carte du processus.

L’analyse des activités est au cœur du Process Mining. Elle permet de visualiser le flux du processus, de repérer les parcours courants, de détecter les écarts par rapport au processus standard et de mesurer la fréquence et la durée de chaque étape. La séquence des activités d’une facture donnée retrace son parcours dans le processus.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut définit les étapes du processus. Il permet de visualiser et d’analyser son déroulement, de repérer les goulots d’étranglement et de détecter les boucles de reprise.

Où trouver ces données

Dérivé de différentes sources, notamment des modifications de statut de document (par exemple, BKPF-BSTAT), des documents de modification (tables CDHDR/CDPOS) ou des journaux de flux de travail. Une logique d’extraction personnalisée est généralement nécessaire.

Exemples
Facture reçueFacture approuvéePaiement exécutéFacture bloquée pour paiement
Facture
Invoice
Identifiant unique d’un document de facture, qui sert d’ID de cas principal pour le processus de traitement des factures fournisseurs.
Description

La facture est l’objet central qui relie toutes les activités associées, de sa réception à son paiement. Dans SAP S/4HANA, il s’agit généralement d’une clé composite formée du code société (BUKRS), d’un numéro de document unique (BELNR) et de l’exercice fiscal (GJAHR).

L’analyse par facture donne une vue complète de son cycle de vie, de bout en bout. Elle est indispensable pour calculer des indicateurs clés comme le temps de cycle total, repérer les goulots d’étranglement pour chaque facture et comprendre les différents parcours possibles dans le processus.

Pourquoi est-ce important ?

Cet identifiant unique permet de retracer le parcours complet de chaque facture et d’analyser les performances du processus au cas par cas.

Où trouver ces données

Clé composite issue des tables BKPF (en-tête du document comptable) ou RBKP (en-tête du document : réception de facture), à partir des champs BUKRS, BELNR et GJAHR.

Exemples
1000-1900000001-20231710-1900000002-20232000-5100000003-2024
Heure de l’événement
EventTime
Date et heure exactes auxquelles l’activité a eu lieu.
Description

L’heure de l’événement est l’horodatage associé à chaque activité. Elle établit l’ordre chronologique des événements d’une facture. Ces données sont indispensables pour comprendre le déroulement du processus et effectuer des analyses temporelles.

L’analyse s’appuie sur cet horodatage pour ordonner correctement les activités, calculer les temps de cycle entre les étapes, repérer les temps d’attente et étudier les performances du processus sur différentes périodes, par exemple d’un mois à l’autre. Il constitue la base de tous les indicateurs liés à la durée.

Pourquoi est-ce important ?

Cet horodatage est essentiel pour ordonner les événements chronologiquement et calculer toutes les mesures temporelles, comme les temps de cycle et les durées, qui sont fondamentales pour le Process Mining.

Où trouver ces données

Extrait de différents champs de date et d’heure dans les tables SAP, comme la date de création (BKPF-CPUDT), la date de comptabilisation (BKPF-BUDAT), la date de compensation (BSAK-AUGDT) ou les horodatages du journal des modifications (CDHDR-UDATE/UTIME).

Exemples
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-05T14:30:15Z2023-10-15T11:21:05Z
Dernière mise à jour des données
LastDataUpdate
Horodatage indiquant la dernière actualisation de ces données depuis le système source.
Description

Cet attribut indique la date et l’heure de la dernière extraction ou mise à jour des données depuis SAP S/4HANA. Ces métadonnées sont essentielles pour connaître l’actualité des données analysées.

Cette information permet aux utilisateurs de savoir à quel point l’analyse du processus est à jour. Elle les aide à tenir compte du délai de mise à disposition des données et contribue à planifier les actualisations et à préserver leur intégrité.

Pourquoi est-ce important ?

Indique l’actualité des données afin que les utilisateurs sachent dans quelle mesure l’analyse du processus est à jour.

Où trouver ces données

Cette valeur est générée et inscrite dans chaque enregistrement au moment de l’extraction des données depuis le système source.

Exemples
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z
Système source
SourceSystem
Système dont les données ont été extraites.
Description

Cet attribut indique l’origine des données du processus. Dans cette vue, sa valeur est généralement « SAP S/4HANA ».

Dans les environnements qui comptent plusieurs ERP ou systèmes intégrés, ce champ est essentiel pour assurer la traçabilité des données et leur séparation. Il garantit que l’analyse porte sur le bon jeu de données et aide à diagnostiquer les problèmes de qualité en les reliant à leur source.

Pourquoi est-ce important ?

Indique l’origine des données, un élément essentiel à leur gouvernance, au dépannage et à l’analyse des environnements comportant plusieurs systèmes.

Où trouver ces données

Il s’agit généralement d’une valeur statique ajoutée lors de l’extraction des données pour en indiquer l’origine.

Exemples
SAP S/4HANASAP ECC 6.0S4H_PROD_100
Code société
CompanyCode
Unité organisationnelle pour laquelle la facture est traitée.
Description

Le code société est la plus petite unité organisationnelle pour laquelle il est possible d’établir un ensemble complet et autonome de comptes à des fins de reporting externe. Dans le contexte du traitement des factures fournisseurs, il représente l’entité juridique qui doit de l’argent au fournisseur.

L’analyse par code société permet de comparer les performances du processus entre les différentes entités juridiques de l’organisation. Elle aide à repérer les parties de l’entreprise qui suivent les processus standard, ainsi que celles dont l’efficacité est moindre, les temps de cycle plus longs ou le taux de reprises plus élevé.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de comparer les performances du processus entre les entités juridiques et de repérer les problèmes et les bonnes pratiques propres à une région ou à une unité opérationnelle.

Où trouver ces données

Présent dans les tables d’en-tête des documents, principalement BKPF-BUKRS pour les factures FI et RBKP-BUKRS pour les factures MM.

Exemples
10001710US01DE01
Date d’échéance de la facture
InvoiceDueDate
Date à laquelle le paiement de la facture doit être effectué au fournisseur.
Description

La date d’échéance de la facture est la date limite de paiement au fournisseur, à respecter pour éviter les pénalités de retard et préserver de bonnes relations avec lui. Elle est calculée à partir de la date de référence de la facture et des conditions de paiement convenues avec le fournisseur.

Cette date est essentielle au Dashboard « Conformité des paiements et ancienneté des factures » et à l’indicateur « Taux de paiement à temps ». En comparant la date d’échéance à la date de paiement effective, l’analyse révèle si les paiements sont effectués à temps, en avance ou en retard, avec des conséquences financières et relationnelles directes.

Pourquoi est-ce important ?

C’est le principal repère pour analyser les paiements à temps, mesurer la performance des paiements et évaluer leurs effets sur les relations avec les fournisseurs et les pénalités de retard.

Où trouver ces données

Cette date est souvent calculée. La date d’échéance nette figure dans le champ BSEG-NETDT. Elle peut aussi être calculée à partir de la date de référence pour le paiement (BSEG-ZFBDT) et des conditions de paiement (BSEG-ZTERM).

Exemples
2023-10-312023-11-152024-01-10
Montant de la facture
InvoiceAmount
Montant brut total de la facture dans la devise d’origine du document.
Description

Il s’agit du montant total de la facture soumise par le fournisseur. Il comprend le coût des biens ou des services, les taxes et les autres frais, avant déduction des remises éventuelles.

Le montant de la facture est un attribut financier important pour de nombreux types d’analyses. Il permet de hiérarchiser les factures de montant élevé, de comprendre l’incidence financière des retards de traitement, comme les pénalités appliquées aux factures importantes, et de segmenter le processus, par exemple pour déterminer si les factures de montant élevé suivent un circuit d’approbation différent. Il est également essentiel pour repérer les éventuels paiements en double.

Pourquoi est-ce important ?

Apporte un contexte financier à l’analyse du processus et permet d’étudier les montants, de hiérarchiser les factures importantes et de quantifier les conséquences financières.

Où trouver ces données

Présent dans des tables comme RBKP-RMWWR (montant brut de la facture) pour les factures MM, ou calculé à partir des postes de BSEG (champ WRBTR) pour les factures FI.

Exemples
1500.00250.7512345.50
Nom d’utilisateur
UserName
Identifiant de la personne qui a effectué l’activité.
Description

Cet attribut enregistre l’identifiant SAP de l’utilisateur responsable d’une activité précise, comme la comptabilisation, l’approbation ou la compensation d’une facture. Il relie les étapes du processus aux utilisateurs concernés.

L’analyse par nom d’utilisateur est essentielle pour comprendre la répartition de la charge de travail, repérer les personnes les plus performantes et identifier celles qui pourraient avoir besoin d’une formation complémentaire. Elle est également utile pour analyser les goulots d’étranglement liés aux approbations dans les Dashboards, car elle permet de déterminer quels approbateurs précis sont à l’origine des retards.

Pourquoi est-ce important ?

Associe les activités à des personnes précises afin d’analyser les performances et la charge de travail des utilisateurs, ainsi que le respect des règles de séparation des tâches.

Où trouver ces données

Généralement présent dans les tables d’en-tête, comme BKPF-USNAM (saisi par) ou dans les tables de documents de modification, comme CDHDR-USERNAME (modifié par).

Exemples
ABROWNJSMITHAP_AUTOMATION
Nom du fournisseur
VendorName
Nom du fournisseur qui a soumis la facture.
Description

Cet attribut contient le nom officiel du fournisseur. Il est associé au numéro de fournisseur enregistré dans le document de facture.

L’analyse des fournisseurs est essentielle pour gérer les relations avec eux et repérer les problèmes de processus qui leur sont propres. Elle permet notamment de répondre à des questions comme « Quels fournisseurs soumettent le plus de factures comportant des écarts ? » ou « Payons-nous toujours à temps certains fournisseurs stratégiques ? ». Associé au numéro et au montant de la facture, cet attribut aide également à détecter les éventuels paiements en double.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser les performances du processus par fournisseur, de repérer ceux qui posent problème et de gérer efficacement les relations avec les fournisseurs stratégiques.

Où trouver ces données

Extrait de la table des données de base des fournisseurs LFA1 (champ NAME1), en reliant le numéro de fournisseur (LIFNR) figurant dans BKPF ou RBKP.

Exemples
Fournitures de bureau SA.Groupe Conseil InternationalMachine Parts GmbH
Numéro de commande d’achat
PurchaseOrderNumber
Identifiant unique de la commande d’achat associée à la facture, le cas échéant.
Description

Cet attribut relie une facture à une commande d’achat (PO) approuvée au préalable. La présence d’un numéro de commande d’achat constitue la base du rapprochement à trois voies (commande d’achat, facture et réception de marchandises).

Cet attribut est essentiel à l’analyse de la conformité et de l’efficacité. Il sert à calculer l’indicateur « Pourcentage de factures sans commande d’achat », qui mesure le respect des règles d’approvisionnement. Il est également indispensable au Dashboard « Performance du rapprochement à trois voies », qui permet d’analyser le rapprochement des factures associées à une commande d’achat.

Pourquoi est-ce important ?

Essentiel à l’analyse de l’efficacité du rapprochement à trois voies et à la mesure du respect des règles d’approvisionnement, en repérant les factures traitées sans commande d’achat.

Où trouver ces données

Présent dans les tables de postes de facture, comme RSEG-EBELN pour les factures MM ou BSEG-EBELN pour les factures FI.

Exemples
45000012344500005678
Automatisée
IsAutomated
Indique si l’activité a été effectuée automatiquement par le système plutôt que par une personne.
Description

Cet attribut booléen distingue les activités lancées par une personne de celles exécutées par des traitements système, des flux de travail ou des robots. Par exemple, une exécution automatisée des paiements ou la comptabilisation d’une facture générée par le système sera signalée comme automatisée.

L’analyse de cet attribut permet de mesurer le degré d’automatisation du processus de traitement des factures fournisseurs. Elle sert à évaluer les résultats des initiatives d’automatisation, à comparer l’efficacité des étapes automatisées et manuelles, et à repérer d’autres possibilités d’automatisation.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de mesurer le degré d’automatisation du processus, d’en évaluer l’efficacité et de repérer d’autres possibilités d’amélioration.

Où trouver ces données

Déduit du nom d’utilisateur, par exemple des identifiants système comme 'SAP_SYSTEM' ou 'BATCHUSER', ou de codes de transaction associés aux traitements automatisés.

Exemples
truefalse
Conditions de paiement
PaymentTerms
Conditions convenues avec le fournisseur pour le règlement d’une facture, qui prévoient souvent des possibilités d’escompte.
Description

Les conditions de paiement définissent les échéances de règlement et les éventuels escomptes accordés en cas de paiement anticipé. Par exemple, le code « Z001 » peut correspondre à « payable sous 30 jours, avec un escompte de 2 % en cas de paiement sous 10 jours ».

Cet attribut est à la base du Dashboard « Taux de récupération des escomptes pour paiement anticipé ». L’analyse des conditions de paiement permet de repérer toutes les factures ouvrant droit à un escompte. En comparant ces factures aux escomptes effectivement obtenus, vous pouvez identifier les économies manquées et mesurer l’efficacité du processus de paiement.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut est essentiel pour analyser les possibilités d’escompte pour paiement anticipé, mesurer la performance financière du processus de paiement et repérer les économies manquées.

Où trouver ces données

Dans les postes fournisseurs, table BSEG-ZTERM, ou dans l’en-tête de facture, champ RBKP-ZTERM.

Exemples
Z0010001NT30
Date de lettrage
ClearingDate
Date à laquelle le paiement a été effectué et la facture lettrée parmi les postes ouverts.
Description

La date de lettrage correspond au règlement financier de la facture. C’est la date de l’activité « Paiement lettré », qui marque la dernière étape de la plupart des parcours de facturation menés à bien.

Cette date sert à calculer la date réelle de paiement et à la comparer à la date d’échéance de la facture. Elle est donc indispensable au calcul de l’indicateur de performance clé « Taux de paiement à temps » et à toute analyse de la performance des paiements. Elle marque également la fin du calcul du temps de cycle de bout en bout de la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Elle marque le règlement définitif d’une facture, sert de point final au calcul du temps de cycle et permet d’analyser les paiements effectués à temps.

Où trouver ces données

Disponible dans les tables des postes lettrés, par exemple BSAK-AUGDT pour les fournisseurs.

Exemples
2023-10-282023-11-142024-01-09
Devise de la facture
InvoiceCurrency
Code de devise du montant de la facture (par exemple, USD ou EUR).
Description

Cet attribut indique la devise dans laquelle le montant de la facture est exprimé. Il apporte le contexte nécessaire à l’interprétation des valeurs financières.

Dans une organisation présente dans plusieurs pays, analyser les factures sans tenir compte de leur devise peut conduire à des conclusions trompeuses. Ce champ permet de traiter correctement les données financières, en convertissant les montants dans une devise de référence commune ou en segmentant l’analyse par devise pour étudier l’activité financière de chaque région.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut précise le contexte du montant de la facture et permet d’effectuer des analyses et des rapports financiers exacts, notamment dans les organisations présentes dans plusieurs pays.

Où trouver ces données

Disponible principalement dans les tables d’en-tête des documents, notamment BKPF-WAERS ou RBKP-WAERS.

Exemples
USDEURGBPJPY
Escompte obtenu
DiscountTaken
Indicateur booléen précisant si un escompte pour paiement anticipé a bien été appliqué.
Description

Cet attribut indique si un escompte de caisse a effectivement été obtenu lors du paiement de la facture. Il joue un rôle essentiel dans la mesure de l’efficacité financière du processus de comptabilité fournisseurs.

Cet indicateur est au cœur de l’indicateur de performance clé « Taux de récupération des escomptes pour paiement anticipé ». En filtrant les factures qui ouvraient droit à un escompte selon leurs conditions de paiement, puis en analysant cet indicateur, l’entreprise peut calculer précisément les économies réalisées et les possibilités manquées. Elle dispose ainsi d’une mesure claire et quantifiable de la performance de la comptabilité fournisseurs.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut mesure directement la capacité à obtenir les escomptes disponibles pour paiement anticipé, ce qui a un effet direct sur le résultat financier de l’entreprise.

Où trouver ces données

Déduit de la vérification du montant de l’escompte (BSEG-SKNTO) dans la pièce de paiement : sa valeur doit être supérieure à zéro.

Exemples
truefalse
Motif de blocage
BlockingReason
Motif pour lequel une facture est bloquée avant paiement, généralement en raison d’un écart.
Description

Lorsqu’une facture ne passe pas un contrôle de validation lors du rapprochement à trois voies ou d’une autre étape de vérification, elle est bloquée avant paiement. Le motif de blocage précise la nature du problème : écart de quantité ou de prix, réception de marchandises manquante, par exemple.

Cet attribut est essentiel au Dashboard « Analyse des reprises liées aux écarts de factures ». L’analyse de la fréquence des différents motifs de blocage permet d’identifier les causes profondes des inefficacités du processus. Par exemple, si les écarts de prix sont fréquents, cela peut révéler des problèmes dans les données de référence du système d’achat.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut met directement en évidence les causes profondes des écarts de factures et des reprises, afin de cibler les améliorations du processus.

Où trouver ces données

Stocké dans les tables des postes de facture, comme RSEG, dans les champs commençant par SPGR* (par exemple, SPGRP, SPGRQ, SPGRT). Également disponible dans RBKP_BLOCKED.

Exemples
Écart de prixÉcart de quantitéRéception de marchandises manquante
Numéro de facture du fournisseur
VendorInvoiceNumber
Numéro de facture indiqué par le fournisseur sur son document.
Description

Il s’agit de la référence issue du système comptable du fournisseur, telle qu’elle figure sur la facture papier ou électronique. Elle est saisie manuellement ou extraite par OCR à la réception de la facture.

Ce champ est essentiel aux opérations et à l’analyse, notamment pour le Dashboard « Paiements potentiellement en double ». Pour repérer les doublons, on recherche souvent plusieurs pièces comptables internes ayant le même nom de fournisseur, le même numéro de facture fournisseur et le même montant. Ce numéro constitue la principale référence externe de la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Ce champ est essentiel pour repérer les paiements potentiellement en double et constitue la principale référence externe à utiliser dans les échanges avec les fournisseurs.

Où trouver ces données

Stocké dans le champ « Référence » de l’en-tête du document, généralement BKPF-XBLNR.

Exemples
INV-2023-9876733401120231015-001
Paiement en retard
IsLatePayment
Indicateur booléen précisant si la facture a été payée après son échéance.
Description

Cet attribut calculé indique simplement par vrai ou faux si le paiement de la facture a été effectué après sa date d’échéance officielle. Il est obtenu en comparant la date de lettrage à la date d’échéance de la facture.

Cet indicateur simplifie l’analyse dans le Dashboard « Conformité des paiements et ancienneté » et le calcul de l’indicateur de performance clé « Taux de paiement à temps ». Il permet de filtrer et d’agréger facilement les données pour compter les paiements en retard, calculer la part des paiements effectués à temps et repérer les fournisseurs ou les codes société qui affichent un taux élevé de retards.

Pourquoi est-ce important ?

Cet indicateur mesure directement le respect des conditions de paiement, simplifie le calcul du taux de paiement à temps et aide à repérer les points faibles de la performance des paiements.

Où trouver ces données

Attribut calculé. Logique : IF ClearingDate > InvoiceDueDate THEN true ELSE false.

Exemples
truefalse
Type de document de facture
InvoiceDocumentType
Classification du document de facture qui détermine son traitement dans SAP.
Description

Le type de document est un élément de configuration clé dans SAP, qui classe les documents comptables. Par exemple, « KR » est généralement utilisé pour les factures fournisseurs, « RE » pour les factures MM et « KG » pour les avoirs fournisseurs. Ce type détermine notamment la plage de numéros et les champs obligatoires.

Dans l’analyse des processus, le filtrage par type de document permet de comparer les circuits de traitement des différentes catégories de factures. Le processus d’approbation d’un avoir peut, par exemple, différer de celui d’une facture standard. Cette analyse est utile au Dashboard « Variantes du circuit d’approbation des factures ».

Pourquoi est-ce important ?

Permet de segmenter le processus selon le traitement des différents types de factures et de mettre en évidence les variations de parcours et de temps de cycle.

Où trouver ces données

Directement dans la table d’en-tête du document, champ BKPF-BLART.

Exemples
KRREKG
Obligatoire Recommandé Facultatif

Activités de traitement des factures fournisseurs

Voici les étapes et les jalons du processus à enregistrer dans votre journal d’événements pour découvrir et optimiser le processus avec précision.
7 Recommandé 8 Facultatif
Activité Description
Facture annulée
Le document de facture a été contrepassé, ce qui annule son incidence financière. Il s’agit d’une autre issue possible du processus, souvent due à des erreurs de saisie ou à un litige avec le fournisseur.
Pourquoi est-ce important ?

Le suivi des annulations permet d’identifier les causes d’échec du processus, comme les soumissions en double ou les erreurs dans les données de facture, et peut révéler des problèmes en amont.

Où trouver ces données

Cet événement est explicitement enregistré lors de la création d’un document de contrepassation. L’en-tête du document d’origine (BKPF) contient alors le numéro du document de contrepassation (STBLG) et le motif correspondant.

Données à recueillir

Repérez la date de comptabilisation du document de contrepassation, dont le numéro figure dans l’en-tête du document d’origine (BKPF-STBLG).

Type d’événement explicit
Facture approuvée
La facture a reçu toutes les approbations requises dans le système de flux de travail. Il s’agit souvent de la dernière étape avant sa comptabilisation ou la levée du blocage de paiement.
Pourquoi est-ce important ?

Cette étape clé marque la fin du cycle d’approbation. Le délai entre la transmission de la facture et son approbation est un indicateur important de l’efficacité du processus.

Où trouver ces données

Cet événement est extrait des journaux SAP Business, où il apparaît comme une étape d’achèvement ou de validation finale. Il peut aussi être déduit de la levée d’un blocage de paiement après la transmission de la facture.

Données à recueillir

Extrayez les événements d’achèvement des flux de travail des journaux SAP ou repérez l’événement final de « validation ».

Type d’événement explicit
Facture bloquée pour paiement
Le système a bloqué la facture, automatiquement ou manuellement, empêchant ainsi son paiement. Ce blocage est généralement dû à des écarts de prix ou de quantité, ou à des approbations manquantes.
Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit d’un indicateur important de problèmes et de reprises. L’analyse des motifs et de la durée des blocages permet d’identifier les causes profondes des retards de paiement et des inefficacités du processus.

Où trouver ces données

Ce statut explicite est enregistré dans le champ de clé de blocage de paiement (ZLSPR) du poste fournisseur du document comptable (table BSEG).

Données à recueillir

L’événement est consigné dans les documents de modification lorsque le champ BSEG-ZLSPR contient un motif de blocage.

Type d’événement explicit
Facture comptabilisée
La facture est officiellement enregistrée dans le grand livre, ce qui crée un passif financier. Un document mis en attente devient un document comptabilisé, ou la facture est comptabilisée directement.
Pourquoi est-ce important ?

Cette étape financière importante confirme l’obligation de paiement de l’entreprise et constitue souvent un préalable à la planification du paiement.

Où trouver ces données

Cet événement est identifié à partir de la date de comptabilisation (BUDAT) dans l’en-tête du document (BKPF). Le statut d’un document comptabilisé (BKPF-BSTAT) est vide.

Données à recueillir

Utilisez la date de comptabilisation (BKPF-BUDAT) pour les documents qui ne sont pas en attente (BKPF-BSTAT est vide).

Type d’événement explicit
Facture reçue
Cette activité correspond à la création d’un document de facture dans SAP, manuellement ou par l’intermédiaire d’une interface automatisée comme l’OCR/VIM. L’événement est généralement enregistré à partir de la date et de l’heure de création de l’en-tête du document comptable.
Pourquoi est-ce important ?

Point de départ du processus, cette activité est indispensable pour calculer le temps de cycle de bout en bout des factures et mesurer le débit de l’ensemble du processus de traitement des factures fournisseurs.

Où trouver ces données

Cet événement est extrait de la table d’en-tête des documents comptables (BKPF), à partir de la date de création du document (CPUDT) et de l’heure de création (CPUTM).

Données à recueillir

Utilisez l’horodatage de création du document de facture (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM).

Type d’événement explicit
Paiement compensé
Cette activité marque la clôture définitive de la facture : le paiement et la facture sont rapprochés dans le grand livre auxiliaire. Le processus est alors terminé.
Pourquoi est-ce important ?

Dernière étape du processus, cette activité est indispensable au calcul exact du temps de cycle de bout en bout. Elle confirme que le passif est réglé.

Où trouver ces données

Cet événement explicite est marqué par le renseignement du champ de date de compensation (AUGDT) sur le poste fournisseur du document de facture (table BSEG).

Données à recueillir

Utilisez la date de compensation (BSEG-AUGDT) du poste de facture.

Type d’événement explicit
Paiement exécuté
La facture a été payée. Cet événement est enregistré lorsque l’exécution des paiements est terminée et qu’un document de paiement est créé et comptabilisé.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité est essentielle à l’analyse de la trésorerie et au calcul de l’indicateur « Taux de paiement à temps », qui compare cette date à la date d’échéance de la facture.

Où trouver ces données

Cet événement est extrait de la date de comptabilisation du document de paiement qui solde la facture. Le numéro du document de paiement est indiqué dans le champ du document de compensation (AUGBL) du poste de facture (BSEG).

Données à recueillir

Repérez la date de comptabilisation (BUDAT) du document de paiement qui solde le poste de facture.

Type d’événement explicit
Commande d’achat rapprochée
Cette activité indique que la facture a été rapprochée avec succès de la commande d’achat correspondante. Il s’agit d’une étape importante du rapprochement à trois voies pour les factures liées aux achats.
Pourquoi est-ce important ?

L’analyse de cette activité permet d’évaluer l’efficacité du rapprochement et constitue un élément essentiel des indicateurs « Performance du rapprochement à trois voies » et « Pourcentage de factures sans commande d’achat ».

Où trouver ces données

Cet événement est déduit lorsqu’une ligne de facture dans la table BSEG ou ACDOCA contient un numéro de commande d’achat (EBELN) et un poste (EBELP) valides.

Données à recueillir

Déduit de la présence d’une référence à une commande d’achat (BSEG-EBELN) dans le document de facture lors de sa création.

Type d’événement inferred
Date d’échéance de la facture dépassée
Cet événement calculé indique que la date d’échéance nette de la facture est passée sans que le paiement ait été compensé. Il signale un retard de paiement.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité est essentielle au Dashboard « Conformité des paiements et ancienneté des factures ». Elle permet de repérer et de gérer les factures en retard de manière proactive, ainsi que d’analyser les causes profondes des retards de paiement.

Où trouver ces données

Il ne s’agit pas d’un événement explicite dans SAP. Il est calculé en comparant la date actuelle du système à la date d’échéance nette (calculée à partir de BSEG-ZFBDT, ou de la date de référence et des conditions de paiement).

Données à recueillir

Événement calculé lorsque l’horodatage de l’événement est postérieur à la date d’échéance nette de la facture.

Type d’événement calculated
Écart résolu
Cette activité indique qu’un problème précédemment détecté, probablement à l’origine d’un blocage de paiement, a été examiné et résolu. Elle est enregistrée lorsqu’un blocage de paiement est levé sur une facture.
Pourquoi est-ce important ?

Le suivi de cette boucle de reprise est essentiel au Dashboard « Analyse des reprises liées aux écarts de facturation ». Il permet de quantifier le temps et les efforts consacrés à la correction des erreurs.

Où trouver ces données

Cet événement est déduit des documents de modification qui indiquent la levée d’un blocage de paiement. Le journal des modifications du champ BSEG-ZLSPR en est la principale source.

Données à recueillir

Repérez les documents de modification de la table BSEG pour lesquels le champ ZLSPR passe d’une valeur à un champ vide.

Type d’événement inferred
Facture mise en attente
La facture a été saisie dans le système, mais n’a pas encore été comptabilisée dans le grand livre. Cette étape permet souvent d’enregistrer un document incomplet pour le traiter ou le faire approuver ultérieurement.
Pourquoi est-ce important ?

Le suivi des factures mises en attente permet de repérer les retards avant le début de la comptabilisation officielle et de mettre en évidence les problèmes liés à l’exhaustivité des données ou aux contrôles initiaux.

Où trouver ces données

Ce statut est déduit du champ de statut du document dans l’en-tête du document comptable (BKPF-BSTAT = 'V' pour une mise en attente). L’événement se produit lorsque le statut est défini.

Données à recueillir

Repérez les documents de modification de la table BKPF pour lesquels le champ BSTAT prend la valeur 'V' (Vor-erfasst/Pre-entered).

Type d’événement inferred
Facture rejetée
Un approbateur a rejeté la facture au cours du flux de travail d’approbation. La facture est alors généralement renvoyée à la personne chargée de son traitement pour être corrigée ou clarifiée.
Pourquoi est-ce important ?

Le suivi des rejets met en évidence les boucles de reprise dans le processus d’approbation et peut révéler des problèmes de conformité aux règles ou de codification des factures.

Où trouver ces données

Cet événement est enregistré comme un résultat spécifique dans les journaux SAP Business associés à la facture.

Données à recueillir

Extrayez des journaux SAP les événements de statut « rejeté » des flux de travail.

Type d’événement explicit
Facture transmise pour approbation
La facture a été soumise à un flux de travail pour obtenir les approbations requises selon les règles métier. Cette étape marque le début du sous-processus d’approbation.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque le point de départ du calcul de l’indicateur « Temps moyen d’approbation des factures » et de l’analyse des goulots d’étranglement liés aux approbations.

Où trouver ces données

Cet événement peut être extrait des journaux SAP Business, dans les tables SWW*, qui enregistrent le démarrage d’une instance de flux de travail liée à l’objet facture, par exemple BUS2081.

Données à recueillir

Extrayez des journaux SAP les événements de démarrage des flux de travail (par exemple, dans la table SWW_WIHEAD) liés au document de facture.

Type d’événement explicit
Proposition de paiement créée
La facture a été incluse dans une proposition de paiement dans le cadre d’une exécution de paiements (par exemple, F110). Son paiement est désormais prévu, sous réserve de l’exécution finale de cette opération.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque le passage d’un passif ouvert à un poste en cours de préparation pour paiement. Elle permet d’analyser l’efficacité des opérations de paiement.

Où trouver ces données

Cet événement est explicitement consigné dans les tables de données d’exécution des paiements, notamment REGUP (postes traités par le programme de paiement) et REGUH (en-tête).

Données à recueillir

Repérez le moment où une facture apparaît dans la table REGUP pour une exécution de paiement identifiée dans REGUH.

Type d’événement explicit
Réception de marchandises rapprochée
Cette activité indique que les quantités et les montants de la facture ont été rapprochés avec succès du document de réception de marchandises correspondant. Il s’agit du dernier contrôle dans un rapprochement à trois voies.
Pourquoi est-ce important ?

Le suivi de cette activité permet de repérer les inefficacités du rapprochement à trois voies et les écarts entre les marchandises reçues et celles facturées par le fournisseur.

Où trouver ces données

Cet événement est déduit de la présence d’une référence au document article (réception de marchandises) sur la ligne de facture, souvent liée à l’historique du poste de commande d’achat.

Données à recueillir

Déduit de la présence d’une référence au document de réception de marchandises sur la ligne de facture, par exemple dans RSEG pour les factures MIRO.

Type d’événement inferred
Recommandé Facultatif

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