Votre template de données pour la gestion des contrats
Votre template de données pour la gestion des contrats
- Attributs recommandés à recueillir
- Activités clés à suivre
- Conseils pour l’extraction
Attributs de la Gestion des contrats
| Nom | Description | ||
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Horodatage de l'événement
EventTimestamp
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Date et heure précises auxquelles l'activité a commencé ou s'est produite. | ||
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Description
L'horodatage de l'événement enregistre le moment où une activité précise a eu lieu. Il fournit l'ordre chronologique nécessaire pour reconstituer le flux du processus de chaque contrat. Les horodatages sont indispensables à toutes les analyses temporelles de Process Mining. Cet attribut sert à calculer les durées entre les activités, les durées globales des dossiers et les temps d'attente. Il est essentiel pour identifier les goulots d'étranglement, suivre le respect des SLA et comprendre la dynamique temporelle du processus de gestion des contrats. Il constitue la clé de tri principale des événements au sein d'un dossier.
Pourquoi c’est important
Il fournit la séquence chronologique des événements, indispensable au calcul de toutes les métriques fondées sur la durée, à la détection des goulots d'étranglement et à l'analyse de la performance du processus.
Où les obtenir
Ces données se trouvent généralement dans des champs d'historique tels que « CreatedDate » sur les objets de tâche ou d'événement associés, ou dans des champs de date spécifiques de l'objet Contract principal.
Exemples
2023-04-15T10:05:00Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T09:00:00Z
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ID du contrat
ContractId
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Identifiant unique de chaque accord contractuel, utilisé comme identifiant principal du dossier. | ||
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Description
L'ID du contrat est l'identifiant de dossier de référence qui relie tous les événements et activités associés au cycle de vie d'un même contrat. Il permet de suivre le contrat de bout en bout, depuis sa demande initiale jusqu'à sa rédaction, sa négociation, son exécution, puis sa résiliation ou son renouvellement. Dans une analyse de Process Mining, chaque événement doit être associé à un ID de contrat afin de reconstituer le parcours de chaque contrat. Vous disposez ainsi d'une vue complète du processus, qui permet d'analyser les durées de cycle, d'identifier les goulots d'étranglement et de contrôler la conformité pour chaque contrat ou segment de contrats.
Pourquoi c’est important
Il s'agit de la clé essentielle pour retracer l'intégralité du cycle de vie d'un contrat. Elle permet toutes les analyses de Process Mining en regroupant les activités associées au sein d'un même dossier.
Où les obtenir
Il s'agit généralement de la clé primaire de l'objet Agreement ou Contract principal dans Conga CLM, souvent nommée « Apttus_Config2__AgreementId__c ».
Exemples
a015g00000_12345a015g00000_67890a015g00000_ABCDE
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Nom de l'activité
ActivityName
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Nom de l'événement métier ou de la tâche précise qui s'est produite au cours du cycle de vie du contrat. | ||
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Description
Le nom de l'activité décrit une étape ou un jalon du processus de gestion des contrats, par exemple « Contract Drafted », « Legal Review Conducted » ou « Contract Executed/Signed ». Cet attribut sert à construire la carte du processus et à représenter la séquence des actions réalisées. L'analyse de cet attribut révèle le flux du processus, met en évidence les parcours courants et alternatifs, et aide à mesurer la fréquence de chaque activité. Il est indispensable au calcul des KPI liés à la conformité du processus, aux reprises et aux durées de cycle entre les différentes étapes.
Pourquoi c’est important
Il définit les étapes du processus, qui constituent l’ossature de la carte des processus et permettent d’analyser le flux de travail, les écarts et la fréquence des activités.
Où les obtenir
Il est souvent obtenu en associant les modifications de statut, les tâches terminées ou les événements précis enregistrés sur l'objet Contract dans Conga CLM.
Exemples
Contrat rédigéRevue juridique effectuéeContrat exécuté ou signéContrat renouvelé
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Dernière mise à jour des données
LastDataUpdateTimestamp
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Horodatage indiquant à quel moment les données de cet enregistrement ont été actualisées pour la dernière fois depuis le système source. | ||
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Description
Cet attribut enregistre la date et l'heure de la dernière extraction des données depuis Conga CLM. Il s'agit d'une métadonnée essentielle pour évaluer l'actualité de l'analyse et s'assurer que les décisions reposent sur des informations à jour. Dans les Dashboards et les rapports, cet horodatage indique aux utilisateurs l'actualité des données. Il est indispensable à la gouvernance des données et à la gestion des attentes concernant la date de mise à disposition des analyses fournies par l'outil de Process Mining.
Pourquoi c’est important
Cet horodatage indique l'actualité des données et garantit que toute analyse ou décision repose sur une période de référence connue et acceptable.
Où les obtenir
Il s'agit d'un champ de métadonnées généralement généré et renseigné par l'outil ou le script ETL (Extract, Transform, Load) lors de l'ingestion des données.
Exemples
2024-07-20T02:00:00Z2024-07-21T02:00:00Z
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Système source
SourceSystemName
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Identifie le système source depuis lequel les données ont été extraites. | ||
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Description
Cet attribut indique le système de référence des données d'événement, qui est ici Conga CLM. Il est important pour la gouvernance et la traçabilité des données, en particulier lorsque celles-ci sont regroupées à partir de plusieurs systèmes. Même s'il peut sembler statique dans une analyse portant sur un seul système, il fournit un contexte essentiel sur l'origine des données. Il contribue ainsi à garantir leur intégrité et à résoudre les problèmes d'extraction. Il devient indispensable lorsque les données contractuelles sont combinées avec des informations provenant d'autres systèmes, comme un CRM ou un ERP.
Pourquoi c’est important
Il fournit le contexte nécessaire à la traçabilité et à la gouvernance des données, en indiquant clairement l'origine des données de processus, ce qui est essentiel pour leur validation et leur fiabilité.
Où les obtenir
Il s'agit généralement d'une valeur statique ajoutée lors du processus d'extraction et de transformation des données (ETL) afin d'indiquer l'origine du jeu de données.
Exemples
Conga CLMCongaCLM-ProdSalesforce-CongaCLM
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Date d'expiration
ExpirationDate
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Date à laquelle le contrat doit expirer. | ||
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Description
La date d'expiration est un champ de date essentiel qui marque la fin de la durée du contrat. Elle est indispensable à la gestion du cycle de vie du contrat après son exécution. Cet attribut est essentiel au Dashboard « Renouvellements et expirations à venir » ainsi qu'au KPI « Taux de renouvellement dans les délais ». Son analyse permet aux organisations d'anticiper les expirations, de lancer les renouvellements à temps et d'éviter les interruptions involontaires de service ou de chiffre d'affaires.
Pourquoi c’est important
Cette date est essentielle à la gestion proactive des contrats. Elle permet de suivre les expirations à venir et d'éviter les renouvellements manqués ainsi que les pertes de chiffre d'affaires.
Où les obtenir
Il s'agit d'un champ de date standard sur l'objet Agreement, souvent nommé « Apttus_Config2__EndDate__c ».
Exemples
2025-12-312026-06-302024-08-15
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Heure de fin de l'événement
EventEndTime
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Date et heure précises auxquelles l'activité a été terminée. | ||
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Description
L'heure de fin de l'événement marque l'achèvement d'une tâche ou d'une étape précise du processus. Associée à l'horodatage de l'événement, qui correspond à l'heure de début, elle permet de calculer précisément la durée de traitement de chaque activité. Cet attribut est essentiel à l'analyse de la performance, car il permet de mesurer la durée de chaque étape. Vous pouvez ainsi identifier les activités les plus longues et obtenir une vision plus précise de l'utilisation des ressources et de l'efficacité qu'en utilisant uniquement l'heure de début de l'événement suivant.
Pourquoi c’est important
Il permet de calculer précisément les durées de traitement des activités, ce qui est essentiel pour identifier les goulots d'étranglement liés à la durée et analyser l'efficacité des ressources.
Où les obtenir
Cet horodatage peut se trouver dans des champs tels que « CompletedDate » ou « ActualEndDate » sur les objets de tâche ou d'activité associés au contrat principal.
Exemples
2023-04-15T18:35:00Z2023-05-21T11:00:00Z2023-06-01T17:45:00Z
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Responsable du contrat
ContractOwner
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Utilisateur ou collaborateur responsable de la gestion du contrat pendant tout son cycle de vie. | ||
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Description
Le responsable du contrat est la personne à qui incombe la responsabilité principale d'un contrat. Elle est généralement chargée de la rédaction, de la négociation et du suivi du contrat tout au long du processus d'approbation. L'analyse de la performance du processus par responsable du contrat peut révéler des écarts d'efficacité, de respect du processus standard et de répartition de la charge de travail. Elle aide à repérer les bonnes pratiques, les besoins de formation et les déséquilibres éventuels dans l'affectation des ressources. Il s'agit d'une dimension importante pour analyser la performance et la productivité.
Pourquoi c’est important
Il permet d'analyser la performance par utilisateur, afin d'identifier les meilleurs résultats, les besoins de formation et les problèmes de répartition de la charge de travail.
Où les obtenir
Il s'agit probablement d'un champ de référence vers un utilisateur sur l'objet Agreement principal dans Conga CLM, souvent nommé « OwnerId » ou « Contract_Owner__c ».
Exemples
Alice JohnsonRobert ChenMaria Garcia
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Statut du contrat
ContractStatus
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Étape actuelle du cycle de vie du contrat, par exemple « Draft », « In Approval » ou « Executed ». | ||
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Description
Le statut du contrat indique l'état actuel d'un contrat au cours de son cycle de vie. Il fournit une vue instantanée de la situation du contrat à un moment donné, ce qui le distingue du nom de l'activité fondé sur les événements. Alors que le journal d'événements présente la séquence des activités passées, le statut fournit un contexte sur la situation actuelle du contrat. Il est utile pour filtrer les dossiers, par exemple afin d'analyser uniquement les contrats actuellement actifs ou de comprendre pourquoi de nombreux contrats restent bloqués au statut « In Approval ». Il complète les données d'activité en fournissant des informations sur l'état du contrat.
Pourquoi c’est important
Il fournit une vue instantanée de l'étape actuelle du contrat, utile pour filtrer et analyser les dossiers actifs et comprendre la répartition des états du processus.
Où les obtenir
Il s'agit d'un champ de liste de sélection standard sur l'objet Agreement, souvent nommé « Apttus_Config2__Status__c » ou « Apttus_Config2__Status_Category__c ».
Exemples
BrouillonEn cours de revue interneSignéExpiré
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Type de contrat
ContractType
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Classification du contrat, par exemple NDA, MSA ou SOW. | ||
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Description
Le type de contrat est un attribut catégoriel qui regroupe les contrats selon leur objet ou leur nature juridique. Parmi les exemples courants figurent le Non-Disclosure Agreement (NDA), le Master Services Agreement (MSA) et le Statement of Work (SOW). Cette dimension est fondamentale pour l'analyse comparative. Elle permet de filtrer la carte du processus afin de vérifier si les différents types de contrats suivent des parcours distincts ou présentent des durées de cycle différentes. Elle est essentielle pour distinguer les variations adaptées à certains types de contrats des véritables écarts au processus.
Pourquoi c’est important
Il permet de segmenter le processus afin de comparer les flux de travail, les temps de cycle et les goulots d’étranglement pour différentes catégories de contrats, comme les NDA et les MSA.
Où les obtenir
Il s'agit généralement d'un champ de liste de sélection ou de référence sur l'objet Agreement, souvent nommé « Apttus_Config2__Contract_Type__c » ou de manière similaire.
Exemples
Accord de confidentialité (NDA)Accord-cadre de services (MSA)Cahier des charges (SOW)
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Valeur du contrat
ContractValue
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Valeur monétaire totale associée au contrat. | ||
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Description
La valeur du contrat représente la valeur financière d'un accord. Selon le contexte métier, elle peut correspondre au montant total du contrat, au revenu récurrent annuel ou à une autre métrique financière importante. L'analyse de cet attribut est essentielle pour optimiser le processus en fonction de la valeur. Elle permet de prioriser les contrats à forte valeur et de déterminer, par exemple, s'ils sont traités plus rapidement ou s'ils restent plus souvent bloqués à certaines étapes. Elle constitue un élément clé du Dashboard « Analyse du débit selon la valeur des contrats ».
Pourquoi c’est important
Elle permet une analyse fondée sur la valeur, afin de prioriser les améliorations du processus pour les contrats à forte valeur et d'en comprendre les effets sur l'activité.
Où les obtenir
Il s'agit généralement d'un champ monétaire sur l'objet Agreement dans Conga CLM, tel que « Apttus_Config2__Total_Contract_Value__c ».
Exemples
500002500001200000
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Date de renouvellement
RenewalDate
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Date cible à laquelle lancer le processus de renouvellement du contrat. | ||
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Description
La date de renouvellement est une date calculée ou définie manuellement qui indique à quel moment le processus de renouvellement d'un contrat doit commencer. Elle est généralement fixée un certain temps, par exemple 90 jours, avant la date d'expiration. Cet attribut aide les équipes à gérer efficacement leur pipeline de renouvellements. Il peut servir à déclencher des alertes et à automatiser les tâches liées aux renouvellements de contrats, afin de laisser suffisamment de temps au processus. Il constitue un élément clé du KPI « Taux de renouvellement dans les délais ».
Pourquoi c’est important
Elle fournit le point de déclenchement des activités de renouvellement, aide à renouveler les contrats dans les délais et soutient la gestion proactive de leur cycle de vie.
Où les obtenir
Il peut s'agir d'un champ de formule personnalisé fondé sur la date d'expiration ou d'un champ de date distinct sur l'objet Agreement dans Conga CLM.
Exemples
2025-10-022026-04-012024-05-17
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Durée du cycle d'approbation
ApprovalCycleTime
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Durée totale pendant laquelle un contrat reste dans la phase d'approbation. | ||
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Description
Le temps de cycle des approbations est une métrique calculée qui mesure la durée entre l’entrée d’un contrat dans le processus d’approbation, par exemple avec l’événement « Internal Review Started », et l’obtention de l’approbation interne finale. Elle cumule le temps consacré à toutes les étapes d’approbation concernées. Cet attribut constitue la principale mesure du Dashboard « Contract Approval Cycle Time » et du KPI « Average Contract Approval Time ». Il offre une vue d’ensemble de l’efficacité du flux de travail d’approbation et facilite le suivi des performances par rapport aux objectifs ainsi que l’identification des retards systémiques.
Pourquoi c’est important
Ce KPI mesure directement l’efficacité du flux de travail d’approbation. Il aide à repérer et à traiter les retards au cours d’une phase essentielle du cycle de vie des contrats.
Où les obtenir
Il s'agit d'une métrique calculée, obtenue en mesurant l'écart entre la première activité d'approbation et l'activité d'approbation finale pour chaque contrat.
Exemples
259200604800432000
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Indicateur de reprise
IsRework
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Indicateur calculé qui précise si une activité fait partie d'une boucle de reprise. | ||
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Description
Indicateur booléen, Is Rework prend la valeur « true » lorsqu'une activité représente un retour en arrière dans le processus, par exemple lorsque le contrat revient à l'étape « Contract Drafted » après un examen juridique. Il ne s'agit pas d'un champ du système source, mais d'une valeur calculée lors de la transformation des données pour le Process Mining. Cet indicateur est très utile pour quantifier l'inefficacité du processus. Il contribue directement au KPI « Taux de reprise des contrats » et aide à visualiser les boucles du processus sur la carte. Identifier la fréquence et les causes des reprises constitue un objectif majeur de nombreuses initiatives d'amélioration des processus.
Pourquoi c’est important
Cet indicateur calculé facilite la quantification et l'analyse des inefficacités du processus en mettant en évidence les activités qui font partie de boucles de reprise inutiles.
Où les obtenir
Cet attribut n'est pas présent dans le système source. Il est calculé dans l'outil de Process Mining ou dans la couche ETL à partir de la séquence des activités.
Exemples
truefalse
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Nom de la contrepartie
CounterpartyName
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Nom de la partie externe, de l'entreprise ou de la personne impliquée dans le contrat. | ||
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Description
Le nom de la contrepartie identifie l'autre signataire de l'accord. Il s'agit généralement d'un client, d'un fournisseur ou d'une organisation partenaire. L'analyse des métriques du processus par contrepartie peut révéler des tendances importantes. Elle peut notamment montrer que les négociations avec certaines contreparties sont systématiquement plus longues ou nécessitent davantage de révisions. Ces résultats peuvent orienter les stratégies de négociation et contribuer à la gestion des relations avec les partenaires commerciaux importants.
Pourquoi c’est important
Il permet d'analyser les variations du processus selon la partie externe et d'identifier les clients ou fournisseurs dont les cycles de négociation sont plus longs ou qui présentent davantage de révisions.
Où les obtenir
Il s'agit souvent d'une référence vers l'objet Account dans Salesforce, lui-même lié à l'objet Agreement dans Conga CLM.
Exemples
Global Tech Inc.Innovate Solutions LLCAcme Corporation
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Région
Region
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Région géographique associée au contrat, par exemple « Amérique du Nord » ou « EMEA ». | ||
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Description
L'attribut Région indique la zone géographique concernée par le contrat. Elle peut être déterminée par le lieu de la contrepartie, la région commerciale ou le droit applicable. Cet attribut permet d'analyser le processus selon des critères géographiques. Il peut aider à répondre à des questions telles que : « Les contrats de la région EMEA prennent-ils plus de temps à approuver en raison de réglementations différentes ? » ou « Les contrats de la région APAC présentent-ils un taux plus élevé d'annotations ? » Il fournit un contexte précieux pour les activités internationales.
Pourquoi c’est important
La segmentation par région aide à repérer les écarts géographiques en matière de durées de cycle, d'exigences de conformité ou de parcours de processus, ce qui est essentiel pour les entreprises internationales.
Où les obtenir
Il s'agit souvent d'un champ personnalisé sur l'objet Agreement ou d'une valeur déduite des objets Account ou User associés.
Exemples
Amérique du NordEMEAAPACLATAM
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Service du responsable
OwnerDepartment
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Service auquel appartient le responsable du contrat, par exemple « Sales », « Legal » ou « Procurement ». | ||
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Description
L'attribut Service du responsable indique la fonction métier à laquelle appartient le responsable du contrat. Cette information est généralement issue du profil de l'utilisateur dans le système. Il s'agit d'une dimension utile pour comparer la performance du processus entre les différents services. Elle peut aider à déterminer si le service juridique constitue un goulot d'étranglement, si l'équipe commerciale suit un processus différent ou si certains services présentent des durées de cycle nettement plus longues. Ces résultats sont précieux pour les initiatives d'amélioration des processus transverses.
Pourquoi c’est important
Il permet d'analyser le processus par fonction métier et de mettre en évidence les écarts de performance ainsi que les goulots d'étranglement entre des services comme Sales et Legal.
Où les obtenir
Ces données sont généralement extraites de l'objet User dans Salesforce, lié au champ Contract Owner de l'objet Agreement.
Exemples
VentesJuridiqueAchatsFinance
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Statut de conformité
ComplianceStatus
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Indique si le contrat a passé les contrôles de conformité requis. | ||
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Description
Le statut de conformité suit l'état d'un contrat au regard des politiques internes ou des réglementations externes. Il peut prendre des valeurs telles que « Not Started », « In Review », « Passed » ou « Failed ». Cet attribut est essentiel au Dashboard « Suivi de la conformité et des obligations » ainsi qu'au KPI associé. Il offre une visibilité directe sur le respect des exigences de conformité et contribue à réduire les risques juridiques et financiers en garantissant que tous les contrats font l'objet des contrôles requis et les réussissent avant leur exécution ou leur activation.
Pourquoi c’est important
Il mesure directement le respect des protocoles de conformité et aide à identifier et à réduire les risques juridiques et financiers au sein du portefeuille de contrats.
Où les obtenir
Il s'agit probablement d'un champ de liste de sélection personnalisé sur l'objet Agreement, mis à jour par des activités ou des approbations spécifiques liées à la conformité.
Exemples
ValidéÀ revoirSans objetÉchec
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Unité opérationnelle
BusinessUnit
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Unité opérationnelle précise de l'organisation à laquelle le contrat est rattaché. | ||
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Description
L'attribut Unité opérationnelle rattache un contrat à une division ou à un segment précis de l'entreprise, comme « Enterprise Software » ou « Consumer Hardware ». Il permet une analyse plus fine du processus de gestion des contrats au sein des différentes composantes de l'organisation. L'analyse par unité opérationnelle peut montrer si certaines divisions présentent des variantes de processus, des niveaux de performance ou des types de contrats spécifiques. Elle est utile aux grandes organisations qui souhaitent standardiser leurs processus tout en tenant compte des besoins propres à chaque unité.
Pourquoi c’est important
Il permet de segmenter la performance du processus par division organisationnelle et de mettre en évidence les écarts d'efficacité ou de procédure au sein de l'entreprise.
Où les obtenir
Il peut s'agir d'un champ personnalisé sur l'objet Agreement ou d'une valeur déduite du profil utilisateur du responsable du contrat.
Exemples
Ventes Amérique du NordServices EMEADivision produits APAC
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Activités de la Gestion des contrats
| Activité | Description | ||
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Approbations internes obtenues
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Cette étape indique que le contrat a reçu toutes les approbations internes nécessaires et qu’il est prêt à être signé. Il s’agit généralement de l’étape finale d’un Salesforce Approval Process à plusieurs niveaux. | ||
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Pourquoi c’est important
Il s’agit d’une étape essentielle qui clôt le cycle de revue et d’approbation interne. Elle constitue le point final de mesure du KPI « Average Contract Approval Time ».
Où les obtenir
Enregistrée à partir de la liste associée Salesforce Approval History de l’objet Contract. L’événement correspond à l’horodatage du dernier statut « Approved » du processus.
Collecte
Enregistrer l’horodatage de l’étape d’approbation finale du processus d’approbation associé.
Type d’événement
explicit
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Contrat activé
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Cette activité correspond à l’entrée en vigueur et au passage en exploitation du contrat dans l’organisation, ce qui déclenche les obligations et les droits associés. Elle est généralement déduite d’un changement de statut de « Executed » à « Active ». | ||
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Pourquoi c’est important
Cette activité marque le début du cycle de vie suivant la signature. Elle déclenche la gestion des obligations et le suivi des performances.
Où les obtenir
Déduit de l’historique du champ de statut de l’objet Contract. L’événement correspond à l’horodatage du passage du statut à « Active » ou à une valeur équivalente.
Collecte
Identifier l’horodatage du changement de statut de « Executed » à « Active ».
Type d’événement
inferred
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Contrat arrivé à expiration
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Représente la fin naturelle du cycle de vie d'un contrat lorsque celui-ci atteint sa date d'expiration sans être renouvelé ni résilié. Cet événement n'est pas enregistré explicitement, mais déduit des données du contrat. | ||
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Pourquoi c’est important
Cette activité définit la fin prévue du cycle de vie du contrat. L'analyse des contrats arrivés à expiration aide à comprendre les possibilités de renouvellement et à gérer l'ensemble du portefeuille de contrats.
Où les obtenir
Il s'agit d'un événement calculé. L'activité se produit lorsque la date système dépasse le champ « Contract End Date » ou « Expiration Date » de l'objet Contract, alors que son statut est toujours « Active ».
Collecte
Déduire l'événement en comparant le champ « Contract End Date » à la date actuelle.
Type d’événement
calculated
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Contrat exécuté ou signé
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Cette activité déterminante intervient lorsque toutes les parties ont signé légalement le contrat, qui devient alors un accord contraignant. Les solutions de signature électronique intégrées à Conga CLM, telles que Conga Sign, créent un événement explicite avec horodatage. | ||
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Pourquoi c’est important
Cette activité représente l’achèvement du processus précédant la signature et constitue une étape clé pour des indicateurs tels que le KPI « Contract Execution Rate ». Elle est souvent considérée comme l’événement de fin du parcours nominal.
Où les obtenir
Enregistrée à partir de la piste d’audit ou du statut de l’outil de signature électronique intégré. Un statut final « Completed » ou « Signed » est enregistré avec un horodatage précis.
Collecte
Enregistrer l’événement d’achèvement depuis l’API du service de signature électronique intégré ou depuis l’objet de statut.
Type d’événement
explicit
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Contrat résilié
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Cette activité marque la fin anticipée d'un contrat avant sa date d'expiration, à la suite d'une action précise. Elle est enregistrée par le changement du statut du contrat vers « Terminated ». | ||
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Pourquoi c’est important
En tant qu'état final important, les événements de résiliation permettent de comprendre les taux d'échec des contrats et les motifs d'annulation. Ils apportent une conclusion définitive, souvent négative, au processus.
Où les obtenir
Déduit de l'historique du champ de statut de l'objet Contract. L'événement correspond à l'horodatage auquel le statut est mis à jour vers « Terminated » ou « Cancelled ».
Collecte
Enregistrer l'horodatage de la modification du statut vers « Terminated ».
Type d’événement
inferred
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Demande de contrat initiée
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Cette activité marque le début officiel du cycle de vie du contrat et correspond à la création d’un nouvel enregistrement de contrat dans le système. Elle est généralement enregistrée comme un événement explicite lorsqu’un utilisateur crée un nouvel objet Contract dans Conga CLM. | ||
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Pourquoi c’est important
En tant que point de départ de chaque contrat, cette activité est essentielle pour mesurer le délai de traitement de bout en bout. Elle permet d’analyser le volume et les types de contrats initiés.
Où les obtenir
Cet événement est enregistré à partir de la date et de l’horodatage de création de l’enregistrement Contract dans la plateforme Salesforce, sur laquelle Conga CLM est basé. L’utilisateur ayant créé l’enregistrement est également généralement enregistré.
Collecte
Suivre l’événement de création de l’objet Contract principal.
Type d’événement
explicit
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Revue juridique effectuée
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Cette activité indique que le service juridique a terminé la revue du contrat. Elle peut être enregistrée comme une étape d’approbation explicite dans un flux de travail ou déduite d’un changement de statut tel que « Revue juridique terminée ». | ||
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Pourquoi c’est important
Isoler la phase de revue juridique est essentiel pour analyser un goulot d’étranglement fréquent. Cela permet de suivre le KPI « Average Legal Review Time » et d’optimiser l’affectation des ressources du service juridique.
Où les obtenir
Cette activité peut être enregistrée dans la liste associée de l’historique des approbations si vous utilisez Salesforce Approvals. Elle peut également être déduite d’un changement de statut de l’objet Contract.
Collecte
Enregistrer l’horodatage du changement de statut vers « Legal Review Complete » ou de l’étape d’approbation finale de la file juridique.
Type d’événement
inferred
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Approbation de la contrepartie reçue
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Cette activité indique que la partie externe a accepté les conditions et est prête à signer. Il s’agit souvent d’un statut mis à jour manuellement, mais l’événement peut également être enregistré depuis un portail, si celui-ci est utilisé. | ||
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Pourquoi c’est important
Cette étape marque la fin de la phase active de négociation. Il s’agit d’un événement essentiel pour mesurer le KPI « Average Negotiation Cycle Time » et prévoir la date de signature du contrat.
Où les obtenir
Cette activité est le plus souvent déduite d’un changement de statut de l’objet Contract, par exemple lors du passage à « Awaiting Signature ». Le responsable du contrat effectue généralement cette mise à jour manuellement.
Collecte
Enregistrer l’horodatage du passage du statut à « Approved by Counterparty » ou « Pending Signature ».
Type d’événement
inferred
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Contrat envoyé à la contrepartie
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Cette activité correspond à l’envoi explicite du document contractuel à la partie externe pour examen et négociation. Conga CLM propose souvent une action spécifique « Send for Negotiation », qui est enregistrée. | ||
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Pourquoi c’est important
Cette activité marque le passage des processus internes à la négociation externe. Elle constitue le point de départ de la mesure du délai de négociation.
Où les obtenir
Généralement enregistrée comme un enregistrement Activity ou Task associé au contrat, souvent créé automatiquement par une action du système.
Collecte
Identifier l’événement « Send for Negotiation » ou « Send to Counterparty » dans l’Event Log.
Type d’événement
explicit
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Contrat rédigé
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Cette activité correspond à l’achèvement de la rédaction initiale du document contractuel. Elle est souvent déduite d’un changement de statut de l’enregistrement du contrat, par exemple de « Requested » à « Drafting » ou « In Review ». | ||
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Pourquoi c’est important
Le suivi de cette activité permet de mesurer le temps consacré à la rédaction initiale. Les retards à ce stade peuvent révéler des problèmes liés aux modèles, à la collecte des données ou à l’affectation des ressources.
Où les obtenir
Déduit de l’historique du champ de statut de l’objet Contract. Recherchez l’horodatage auquel le statut passe à une valeur postérieure à la rédaction, telle que « Internal Review ».
Collecte
Identifiez le changement de statut de « Brouillon » vers l’état logique suivant du flux de travail.
Type d’événement
inferred
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Contrat renouvelé
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Représente le renouvellement réussi d'un contrat, qui prolonge son cycle de vie. Cette étape peut être enregistrée par une modification du statut du contrat d'origine ou par la création d'un nouvel enregistrement de contrat désigné comme renouvellement. | ||
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Pourquoi c’est important
Le suivi des renouvellements est essentiel au maintien du chiffre d'affaires et à la continuité de l'activité. Il contribue au KPI « Taux de renouvellement dans les délais » et indique une issue favorable du cycle de vie du contrat.
Où les obtenir
Peut être déduit d'une modification du statut vers « Renewed ». Si un nouvel enregistrement de contrat est créé, il peut également être identifié lorsque le champ « Renewal For » pointe vers l'ancien contrat.
Collecte
Identifier une modification du statut vers « Renewed » ou la création d'un nouvel enregistrement de contrat lié.
Type d’événement
inferred
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Contrat révisé ou modifié
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Cette activité se produit chaque fois qu’une nouvelle version du document contractuel est enregistrée ou importée pendant les négociations. Les fonctions de contrôle des versions de Conga CLM créent un enregistrement pour chaque version du document. | ||
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Pourquoi c’est important
Le suivi de la fréquence des révisions permet de quantifier l’intensité des négociations et d’alimenter le KPI « Redline Iteration Count ». Il peut également mettre en évidence les contrats trop complexes ou les négociations difficiles.
Où les obtenir
Enregistrée à partir de l’historique des versions du document contractuel stocké dans Conga CLM. Chaque nouvelle version créée après l’envoi à la contrepartie constitue un événement distinct.
Collecte
Enregistrer un événement pour chaque nouvelle version du document créée avec une modification du numéro de version majeure.
Type d’événement
explicit
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Modification demandée
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Indique le début d'un processus visant à modifier officiellement un contrat existant et actif. Cette étape est généralement enregistrée lors de la création d'un nouvel enregistrement « Amendment » associé au contrat d'origine. | ||
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Pourquoi c’est important
Les modifications représentent des variations importantes du processus. L'analyse de leur fréquence et de leur durée de cycle peut révéler des problèmes liés au périmètre initial du contrat ou à l'évolution des besoins de l'entreprise.
Où les obtenir
Enregistré à partir de la date de création d'un nouvel enregistrement sur un objet « Amendment », ou sur un objet portant un nom similaire, associé par référence à l'objet Contract principal.
Collecte
Suivre l'événement de création d'un enregistrement « Amendment » lié au contrat.
Type d’événement
explicit
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Revue de conformité effectuée
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Cette activité intervient après l’activation, lorsque le contrat est examiné au regard des exigences de conformité ou de la réglementation applicable. Elle peut être enregistrée lorsqu’une tâche associée ou un élément de checklist est marqué comme terminé. | ||
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Pourquoi c’est important
Cette activité est essentielle au suivi de la gouvernance et de la gestion des risques. Elle contribue au KPI « Taux de respect des contrôles de conformité » en vérifiant si ces contrôles sont réalisés et à quel moment.
Où les obtenir
Probablement déduit de l'achèvement d'une Task associée ou d'un objet personnalisé « Compliance Review » lié au Contract. La date d'achèvement de cet enregistrement sert d'horodatage de l'événement.
Collecte
Enregistrer la date d'achèvement d'une tâche récurrente ou d'un enregistrement de conformité associé.
Type d’événement
inferred
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Revue interne commencée
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Cette étape marque le moment où le contrat rédigé est soumis à la revue des parties prenantes internes, telles que les équipes financières ou les responsables des unités opérationnelles. Elle est généralement déduite d’un changement de statut vers « In Internal Review » ou une valeur équivalente. | ||
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Pourquoi c’est important
Cette activité constitue le point de départ de la mesure du délai de revue interne. Elle permet d’identifier le temps d’attente avant la revue et la durée de la revue elle-même.
Où les obtenir
Déduit de l’historique du champ de statut de l’objet Contract. L’événement reçoit son horodatage lorsque le statut change pour indiquer le début de la phase de revue interne.
Collecte
Enregistrer l’horodatage du changement de statut vers « Internal Review » ou une valeur équivalente.
Type d’événement
inferred
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