Votre modèle de données pour la gestion des contrats

Conga CLM
Votre modèle de données pour la gestion des contrats

Votre modèle de données pour la gestion des contrats

Ce modèle vous guide dans la collecte des données essentielles à l’optimisation de votre processus de gestion des contrats. Il présente les principaux attributs à recueillir, les activités importantes à suivre et des conseils pratiques pour extraire les données. En suivant ces recommandations, vous pourrez préparer efficacement vos données à une analyse complète des processus et repérer des pistes d’amélioration.
  • Attributs recommandés à recueillir
  • Activités clés à suivre
  • Conseils pour l’extraction
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs de gestion des contrats

Voici les champs de données recommandés pour votre journal d’événements. Ils sont essentiels à une analyse complète de la gestion des contrats et à la définition des indicateurs clés de performance.
5 Obligatoire 6 Recommandé 8 Facultatif
Nom Description
Horodatage de l’événement
EventTimestamp
Date et heure précises auxquelles l’activité a commencé ou s’est produite.
Description

L’horodatage de l’événement indique le moment où une activité précise a eu lieu. Il fournit l’ordre chronologique nécessaire pour reconstituer le déroulement du processus pour chaque contrat. Les horodatages sont indispensables à toute analyse de Process Mining fondée sur le temps.

Cet attribut sert à calculer les durées entre les activités, les temps de cycle globaux des cas et les temps d’attente. Il est essentiel pour repérer les goulots d’étranglement, suivre le respect des SLA et comprendre la dynamique temporelle du processus de gestion des contrats. Il sert de clé de tri principale pour les événements d’un même cas.

Pourquoi est-ce important ?

Il établit l’ordre chronologique des événements, indispensable au calcul des indicateurs de durée, au repérage des goulots d’étranglement et à l’analyse de la performance du processus.

Où trouver ces données

Ces données se trouvent généralement dans les champs d’historique, comme « CreatedDate » sur les objets de tâche ou d’événement associés, ou dans des champs de date spécifiques de l’objet Contract principal.

Exemples
2023-04-15T10:05:00Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T09:00:00Z
ID de cas
ContractId
Identifiant unique de chaque contrat, utilisé comme identifiant de cas principal.
Description

L’identifiant du contrat est l’identifiant de cas de référence qui relie tous les événements et activités associés au cycle de vie d’un même contrat. Il permet de suivre le contrat de bout en bout, depuis la demande initiale jusqu’à la rédaction, la négociation et la signature, puis à sa résiliation ou à son renouvellement.

Dans une analyse de Process Mining, chaque événement doit être associé à un identifiant de contrat pour reconstituer le parcours de chaque contrat. Vous obtenez ainsi une vue complète du processus et pouvez analyser les temps de cycle, repérer les goulots d’étranglement et suivre la conformité pour chaque contrat ou segment de contrats.

Pourquoi est-ce important ?

Cette clé essentielle permet de retracer l’ensemble du cycle de vie d’un contrat et de réaliser toutes les analyses de Process Mining en reliant les activités associées au sein d’un même cas.

Où trouver ces données

Il s’agit généralement de la clé primaire de l’objet Agreement ou Contract principal dans Conga CLM, souvent nommée « Apttus_Config2__AgreementId__c ».

Exemples
a015g00000_12345a015g00000_67890a015g00000_ABCDE
Nom de l’activité
ActivityName
Nom de l’événement métier ou de la tâche qui s’est produit dans le cycle de vie du contrat.
Description

Le nom de l’activité décrit une étape ou un jalon du processus de gestion des contrats, par exemple « Contrat rédigé », « Révision juridique effectuée » ou « Contrat signé ». Cet attribut sert à construire la carte du processus et à afficher la séquence des actions réalisées.

Son analyse révèle le déroulement du processus, met en évidence les parcours courants et alternatifs et aide à mesurer la fréquence de chaque activité. Elle est indispensable au calcul des KPI liés à la conformité du processus, aux reprises et aux temps de cycle entre les différentes étapes.

Pourquoi est-ce important ?

Il définit les étapes du processus et constitue la structure de la carte du processus. Il permet d’analyser le flux de travail, les écarts et la fréquence des activités.

Où trouver ces données

Cette valeur est souvent obtenue en associant les changements de statut, les tâches terminées ou les événements précis consignés pour l’objet Contract dans Conga CLM.

Exemples
Contrat rédigéRévision juridique effectuéeContrat signéContrat renouvelé
Dernière mise à jour des données
LastDataUpdateTimestamp
Horodatage indiquant la dernière actualisation des données de cet enregistrement depuis le système source.
Description

Cet attribut indique la date et l’heure de la dernière extraction des données de Conga CLM. Ces métadonnées sont essentielles pour connaître l’actualité de l’analyse et prendre des décisions à partir d’informations à jour.

Dans les Dashboards et les rapports, cet horodatage indique aux utilisateurs la date de mise à jour des données. Il est indispensable à la gouvernance des données et permet de préciser aux utilisateurs dans quel délai les résultats de l’analyse sont disponibles.

Pourquoi est-ce important ?

Cet horodatage indique si les données sont à jour et permet de vérifier que les analyses et les décisions reposent sur des informations dont la période de référence est connue et acceptable.

Où trouver ces données

Il s’agit d’un champ de métadonnées généralement généré et renseigné par l’outil ou le script ETL (Extract, Transform, Load) lors de l’ingestion des données.

Exemples
2024-07-20T02:00:00Z2024-07-21T02:00:00Z
Système source
SourceSystemName
Indique le système source dont les données ont été extraites.
Description

Cet attribut indique le système de référence des données d’événement, ici Conga CLM. Il est important pour la gouvernance et la traçabilité des données, notamment lorsque celles-ci proviennent de plusieurs systèmes.

Même s’il peut sembler fixe dans une analyse portant sur un seul système, il précise l’origine des données, contribue à en garantir l’intégrité et facilite le diagnostic des problèmes d’extraction. Il devient essentiel lorsque les données contractuelles sont combinées à des informations provenant d’autres systèmes, comme un CRM ou un ERP.

Pourquoi est-ce important ?

Il apporte un contexte essentiel sur la provenance des données et leur gouvernance. Vous savez ainsi clairement d’où viennent les données de processus, ce qui est indispensable pour les valider et leur faire confiance.

Où trouver ces données

Il s’agit généralement d’une valeur fixe ajoutée lors de l’extraction et de la transformation des données (ETL) pour indiquer l’origine du jeu de données.

Exemples
Conga CLMCongaCLM-ProdSalesforce-CongaCLM
Date d’expiration
ExpirationDate
La date à laquelle le contrat doit expirer.
Description

La date d’expiration est un champ de date important qui marque la fin de la durée du contrat. Elle est essentielle à la gestion du cycle de vie du contrat après sa signature.

Cet attribut est essentiel au Dashboard « Renouvellements et expirations à venir » et à l’indicateur clé de performance « Taux de renouvellement dans les délais ». Son analyse permet aux organisations d’anticiper les expirations, de lancer les renouvellements à temps et d’éviter les interruptions involontaires de service ou de revenus.

Pourquoi est-ce important ?

Cette date est essentielle à la gestion anticipée des contrats. Les Dashboards qui suivent les expirations à venir aident à éviter les renouvellements manqués et les pertes de revenus.

Où trouver ces données

Il s’agit d’un champ de date standard sur l’objet Agreement, souvent nommé « Apttus_Config2__EndDate__c ».

Exemples
2025-12-312026-06-302024-08-15
Heure de fin de l’événement
EventEndTime
La date et l’heure précises auxquelles une activité a été terminée.
Description

L’heure de fin de l’événement indique quand une tâche ou une étape précise du processus est terminée. Associée à l’horodatage de l’événement (heure de début), elle permet de calculer précisément la durée de traitement de chaque activité.

Cet attribut est essentiel à l’analyse des performances, car il permet de mesurer le temps nécessaire à chaque étape. Vous pouvez ainsi repérer les activités les plus longues et obtenir une vision plus précise de l’utilisation des ressources et de l’efficacité qu’en vous fondant uniquement sur l’heure de début de l’événement suivant.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de calculer précisément la durée de traitement des activités, ce qui est essentiel pour repérer les goulots d’étranglement liés aux délais et analyser l’efficacité des ressources.

Où trouver ces données

Cet horodatage figure dans des champs tels que « CompletedDate » ou « ActualEndDate » des objets de tâche ou d’activité associés au contrat principal.

Exemples
2023-04-15T18:35:00Z2023-05-21T11:00:00Z2023-06-01T17:45:00Z
Responsable du contrat
ContractOwner
L’utilisateur ou le membre du personnel chargé de gérer le contrat tout au long de son cycle de vie.
Description

Le responsable du contrat est la personne à qui incombe la responsabilité principale d’un contrat. Elle est généralement chargée de sa rédaction, de la négociation et du suivi de son avancement dans le processus d’approbation.

L’analyse des performances du processus par responsable du contrat peut révéler des écarts d’efficacité, de respect du processus standard et de répartition de la charge de travail. Elle aide à repérer les bonnes pratiques, les besoins de formation et les déséquilibres éventuels dans l’affectation des ressources. C’est un axe important pour analyser les performances et la productivité.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet d’analyser les performances par utilisateur, afin de repérer les personnes les plus performantes, les besoins de formation et les problèmes de répartition de la charge de travail.

Où trouver ces données

Il s’agit probablement d’un champ de recherche d’utilisateur sur l’objet Agreement principal dans Conga CLM, souvent nommé « OwnerId » ou « Contract_Owner__c » s’il s’agit d’un champ personnalisé.

Exemples
Alice JohnsonRobert ChenMaria Garcia
Statut du contrat
ContractStatus
L’étape actuelle du cycle de vie du contrat, par exemple « Brouillon », « En cours d’approbation » ou « Signé ».
Description

Le statut du contrat indique son état actuel au cours de son cycle de vie. Il donne un aperçu de la situation du contrat à un moment donné, ce qui le distingue du nom d’une activité fondé sur les événements.

Le journal d’événements présente la séquence des activités passées, tandis que le statut précise la situation actuelle du contrat. Vous pouvez vous en servir pour filtrer les dossiers, par exemple afin d’analyser uniquement les contrats actuellement actifs ou de comprendre pourquoi de nombreux contrats restent bloqués au statut « En cours d’approbation ». Il complète les données d’activité en apportant des informations sur l’état du contrat.

Pourquoi est-ce important ?

Il donne un aperçu de l’étape actuelle du contrat, ce qui permet de filtrer et d’analyser les dossiers actifs et de comprendre la répartition des états du processus.

Où trouver ces données

Il s’agit d’un champ de liste de sélection standard sur l’objet Agreement, souvent nommé « Apttus_Config2__Status__c » ou « Apttus_Config2__Status_Category__c ».

Exemples
BrouillonEn cours d’examen interneSignéExpiré
Type de contrat
ContractType
La catégorie du contrat, par exemple NDA, MSA ou SOW.
Description

Le type de contrat est un attribut catégoriel qui regroupe les contrats selon leur objet ou leur nature juridique. Parmi les exemples courants figurent les accords de confidentialité (NDA), les contrats-cadres de services (MSA) et les énoncés des travaux (SOW).

Cet axe est fondamental pour les analyses comparatives. Il vous permet de filtrer la carte du processus afin de vérifier si les différents types de contrats suivent des parcours distincts ou présentent des temps de cycle différents. Vous pouvez ainsi distinguer les variations adaptées à certains types de contrats des véritables écarts au processus.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de segmenter le processus pour comparer les flux de travail, les temps de cycle et les goulots d’étranglement entre différentes catégories de contrats, comme les NDA et les MSA.

Où trouver ces données

Il s’agit généralement d’un champ de liste de sélection ou de recherche sur l’objet Agreement, souvent nommé « Apttus_Config2__Contract_Type__c » ou de façon similaire.

Exemples
Accord de confidentialité (NDA)Contrat-cadre de services (MSA)Énoncé des travaux (SOW)
Valeur du contrat
ContractValue
La valeur financière totale associée au contrat.
Description

La valeur du contrat correspond à la valeur financière d’un accord. Selon le contexte de l’entreprise, elle peut désigner le montant total du contrat, le revenu récurrent annuel ou un autre indicateur financier important.

L’analyse de cet attribut est essentielle pour optimiser le processus en fonction de la valeur des contrats. Elle permet de donner la priorité aux contrats de grande valeur et de répondre à des questions telles que : les contrats les plus importants sont-ils traités plus rapidement ou restent-ils plus souvent bloqués à certaines étapes ? Cet attribut est essentiel au Dashboard « Analyse du débit des contrats par valeur ».

Pourquoi est-ce important ?

Il permet d’analyser les contrats selon leur valeur, de prioriser les améliorations des processus concernant les contrats les plus importants et d’en comprendre les effets sur l’entreprise.

Où trouver ces données

Il s’agit généralement d’un champ monétaire sur l’objet Agreement dans Conga CLM, par exemple « Apttus_Config2__Total_Contract_Value__c ».

Exemples
500002500001200000
Date de renouvellement
RenewalDate
La date prévue pour lancer le processus de renouvellement du contrat.
Description

La date de renouvellement est une date calculée ou saisie manuellement qui indique quand le processus de renouvellement d’un contrat doit commencer. Elle est généralement fixée un certain temps, par exemple 90 jours, avant la date d’expiration.

Cet attribut aide les équipes à gérer efficacement les renouvellements à venir. Il peut servir à déclencher des alertes et à automatiser des tâches liées aux renouvellements, afin de lancer le processus suffisamment tôt. Il constitue un élément clé de l’indicateur « Taux de renouvellement dans les délais ».

Pourquoi est-ce important ?

Elle indique quand lancer les démarches de renouvellement, ce qui aide à renouveler les contrats à temps et à gérer leur cycle de vie de manière anticipée.

Où trouver ces données

Il peut s’agir d’un champ de formule personnalisé calculé à partir de la date d’expiration, ou d’un champ de date distinct sur l’objet Agreement dans Conga CLM.

Exemples
2025-10-022026-04-012024-05-17
Nom de la contrepartie
CounterpartyName
Le nom de la partie externe, entreprise ou personne concernée par le contrat.
Description

Le nom de la contrepartie désigne l’autre signataire de l’accord. Il s’agit généralement d’un client, d’un fournisseur ou d’une organisation partenaire.

L’analyse des indicateurs du processus par contrepartie peut révéler des tendances importantes. Par exemple, les négociations avec certaines contreparties peuvent systématiquement durer plus longtemps ou nécessiter davantage de révisions. Ces informations peuvent orienter les stratégies de négociation et aider à gérer les relations avec les partenaires commerciaux clés.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet d’analyser les variations du processus selon la partie externe et de repérer les clients ou fournisseurs avec lesquels les négociations durent plus longtemps ou nécessitent davantage de révisions.

Où trouver ces données

Il s’agit souvent d’une recherche vers l’objet Account dans Salesforce, associé à l’objet Agreement dans Conga CLM.

Exemples
Global Tech Inc.Innovate Solutions LLCAcme Corporation
Région
Region
La région géographique associée au contrat, par exemple « Amérique du Nord » ou « EMEA ».
Description

L’attribut « Région » indique la zone géographique concernée par le contrat. Elle peut être déterminée par l’emplacement de la contrepartie, la région commerciale ou le droit applicable.

Cet attribut permet d’analyser le processus contractuel selon les zones géographiques. Il peut aider à répondre à des questions telles que : « Les contrats dans la région EMEA mettent-ils plus de temps à être approuvés en raison de réglementations différentes ? » ou « Les contrats de la région APAC font-ils plus souvent l’objet de modifications ? » Il apporte un contexte utile aux activités internationales.

Pourquoi est-ce important ?

La segmentation par région aide à repérer les écarts géographiques concernant les temps de cycle, les exigences de conformité ou les parcours du processus, un enjeu important pour les entreprises internationales.

Où trouver ces données

Il s’agit souvent d’un champ personnalisé sur l’objet Agreement ou d’une information tirée des objets Account ou User associés.

Exemples
Amérique du NordEMEAAPACAmérique latine
Reprise
IsRework
Un indicateur calculé qui précise si une activité fait partie d’une boucle de reprise.
Description

« Reprise » est un indicateur booléen défini sur « true » lorsqu’une activité correspond à un retour en arrière dans le processus, par exemple lorsque le contrat revient à l’étape « Contrat rédigé » après un examen juridique. Ce champ n’existe pas dans le système source : il est calculé lors de la transformation des données pour le Process Mining.

Cet indicateur est très utile pour quantifier les inefficacités du processus. Il contribue directement à l’indicateur « Taux de reprise des contrats » et permet de visualiser les boucles dans la carte du processus. Repérer la fréquence et les causes des reprises est un objectif majeur de nombreuses initiatives d’amélioration des processus.

Pourquoi est-ce important ?

Cet indicateur calculé facilite la mesure et l’analyse des inefficacités du processus en mettant en évidence les activités qui font partie de boucles de reprise inutiles.

Où trouver ces données

Cet attribut n’existe pas dans le système source. Il est calculé dans l’outil de Process Mining ou dans la couche ETL à partir de la séquence des activités.

Exemples
truefalse
Service du responsable
OwnerDepartment
Le service auquel appartient le responsable du contrat, par exemple « Ventes », « Juridique » ou « Achats ».
Description

L’attribut « Service du responsable » précise la fonction de l’entreprise à laquelle appartient le responsable du contrat. Cette information provient généralement du profil de l’utilisateur dans le système.

Cet axe d’analyse permet de comparer les performances du processus entre différents services. Il peut aider à déterminer si le service juridique constitue un goulot d’étranglement, si l’équipe commerciale suit un processus différent ou si certains services ont des temps de cycle nettement plus longs. Ces informations sont utiles aux initiatives d’amélioration des processus impliquant plusieurs fonctions.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet d’analyser le processus par fonction de l’entreprise et de repérer les écarts de performance et les goulots d’étranglement entre des services comme les ventes et le juridique.

Où trouver ces données

Ces données proviennent généralement de l’objet User dans Salesforce, associé au champ du responsable du contrat sur l’objet Agreement.

Exemples
VentesJuridiqueAchatsFinance
Statut de conformité
ComplianceStatus
Indique si le contrat a passé les contrôles de conformité requis.
Description

Le statut de conformité suit l’état du contrat au regard des politiques internes ou des réglementations externes. Il peut prendre des valeurs telles que « Non commencé », « En cours d’examen », « Conforme » ou « Non conforme ».

Cet attribut est essentiel au Dashboard « Suivi de la conformité et des obligations » et à l’indicateur associé. Il donne une visibilité directe sur le respect des exigences et contribue à limiter les risques juridiques et financiers en veillant à ce que tous les contrats soient soumis aux contrôles requis et les réussissent avant leur signature ou leur activation.

Pourquoi est-ce important ?

Il mesure directement le respect des protocoles de conformité et aide à repérer et à limiter les risques juridiques et financiers liés au portefeuille de contrats.

Où trouver ces données

Il s’agit probablement d’un champ de liste de sélection personnalisé sur l’objet Agreement, mis à jour à la suite d’activités ou d’approbations liées à la conformité.

Exemples
ConformeÀ examinerSans objetNon conforme
Temps de cycle d’approbation
ApprovalCycleTime
Le temps total passé par un contrat dans la phase d’approbation.
Description

Le temps de cycle d’approbation est un indicateur calculé qui mesure la durée entre l’entrée du contrat dans le processus d’approbation, par exemple à l’étape « Début de l’examen interne », et l’obtention de l’approbation interne finale. Il cumule le temps passé à toutes les étapes d’approbation concernées.

Cet attribut est la principale mesure du Dashboard « Temps de cycle d’approbation des contrats » et de l’indicateur « Durée moyenne d’approbation des contrats ». Il donne une vue d’ensemble de l’efficacité du flux de travail d’approbation et facilite le suivi des résultats par rapport aux objectifs ainsi que le repérage des retards systémiques.

Pourquoi est-ce important ?

Cet indicateur mesure directement l’efficacité du flux de travail d’approbation et aide à repérer et à corriger les retards dans une phase importante du cycle de vie du contrat.

Où trouver ces données

Il s’agit d’un indicateur calculé à partir de l’écart entre la première activité d’approbation et l’activité d’approbation finale pour chaque contrat.

Exemples
259200604800432000
Unité opérationnelle
BusinessUnit
L’unité opérationnelle précise de l’organisation à laquelle appartient le contrat.
Description

L’attribut « Unité opérationnelle » rattache un contrat à une division ou à un segment précis de l’entreprise, comme « Logiciels pour grandes entreprises » ou « Matériel grand public ». Il permet d’analyser plus finement la gestion des contrats dans les différentes entités de l’organisation.

L’analyse par unité opérationnelle peut révéler des variantes de processus, des niveaux de performance ou des types de contrats propres à chaque division. Elle est utile aux grandes organisations qui souhaitent standardiser leurs processus tout en tenant compte des besoins spécifiques légitimes de chaque unité.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de segmenter les performances du processus par division de l’organisation et de mettre en évidence les écarts d’efficacité ou de procédure au sein de l’entreprise.

Où trouver ces données

Il peut s’agir d’un champ personnalisé sur l’objet Agreement ou d’une information tirée du profil utilisateur du responsable du contrat.

Exemples
Ventes Amérique du NordServices EMEADivision produits APAC
Obligatoire Recommandé Facultatif

Activités de gestion des contrats

Voici les principales étapes et les jalons à enregistrer dans votre journal d’événements pour découvrir précisément le processus et repérer les goulots d’étranglement.
7 Recommandé 8 Facultatif
Activité Description
Approbations internes obtenues
Cette étape clé indique que le contrat a reçu toutes les approbations internes nécessaires et qu’il est prêt à être signé. Elle correspond généralement à la dernière étape d’un processus d’approbation Salesforce à plusieurs niveaux.
Pourquoi est-ce important ?

Cette étape clé clôt le cycle de révision et d’approbation interne. Elle marque la fin de la période mesurée par l’indicateur « Temps moyen d’approbation des contrats ».

Où trouver ces données

Cet événement est extrait de la liste associée à l’historique des approbations Salesforce sur l’objet Contract. Il correspond à l’horodatage du statut final « Approuvé » dans le processus.

Données à recueillir

Enregistrez l’horodatage de l’étape d’approbation finale dans le processus d’approbation associé.

Type d’événement explicit
Contrat activé
Indique que le contrat entre en vigueur et devient opérationnel au sein de l’organisation, déclenchant les obligations et les droits associés. Cette étape est généralement déduite du passage du statut « Executed » à « Active ».
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque le début du cycle de vie après la signature. Elle déclenche la gestion des obligations et le suivi de la performance.

Où trouver ces données

Cette étape est déduite de l’historique du champ de statut de l’objet Contract. L’événement correspond à l’horodatage du passage au statut « Active » ou à un terme équivalent.

Données à recueillir

Repérez l’horodatage du passage du statut « Executed » à « Active ».

Type d’événement inferred
Contrat arrivé à échéance
Indique la fin naturelle du cycle de vie d’un contrat à sa date d’échéance, sans renouvellement ni résiliation. Cet événement n’est pas consigné explicitement, mais déduit des données du contrat.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque la fin prévue du cycle de vie du contrat. L’analyse des contrats arrivés à échéance aide à repérer les possibilités de renouvellement et à mieux gérer l’ensemble du portefeuille de contrats.

Où trouver ces données

Cet événement est calculé. Il se produit lorsque la date du système dépasse la valeur du champ « Contract End Date » ou « Expiration Date » de l’objet Contract, alors que son statut est toujours « Active ».

Données à recueillir

Déduisez cet événement en comparant le champ « Contract End Date » à la date du jour.

Type d’événement calculated
Contrat résilié
Cette activité marque la fin anticipée d’un contrat avant sa date d’échéance, à la suite d’une action précise. Elle est enregistrée lorsque le statut du contrat passe à « Terminated ».
Pourquoi est-ce important ?

En tant qu’état final important, les résiliations aident à comprendre les taux d’échec des contrats et les motifs d’annulation. Elles marquent la fin définitive du processus, souvent dans des circonstances défavorables.

Où trouver ces données

Cette étape est déduite de l’historique du champ de statut de l’objet Contract. L’événement correspond à l’horodatage du passage au statut « Terminated » ou « Cancelled ».

Données à recueillir

Enregistrez l’horodatage du passage au statut « Terminated ».

Type d’événement inferred
Contrat signé
Cette étape déterminante correspond à la signature légale du contrat par toutes les parties, qui devient alors un accord contraignant. Les solutions de signature électronique intégrées à Conga CLM, comme Conga Sign, génèrent un événement explicite horodaté.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque la fin réussie du processus précédant la signature et constitue une étape clé pour des indicateurs tels que le « Taux de signature des contrats ». Elle correspond souvent à l’événement de fin du parcours nominal.

Où trouver ces données

Cet événement est extrait de la piste d’audit ou du statut de l’outil de signature électronique intégré. Un statut final « Completed » ou « Signed » est enregistré avec un horodatage précis.

Données à recueillir

Consignez l’événement de fin à partir de l’API du service de signature électronique intégré ou de son objet de statut.

Type d’événement explicit
Demande de contrat créée
Cette activité marque le début officiel du cycle de vie du contrat : un nouvel enregistrement de contrat est créé dans le système. Elle est généralement enregistrée comme un événement explicite lorsqu’un utilisateur crée un objet Contract dans Conga CLM.
Pourquoi est-ce important ?

Point de départ de chaque contrat, cette activité est essentielle pour mesurer le temps de cycle de bout en bout. Elle permet d’analyser le volume et les types de contrats créés.

Où trouver ces données

Cet événement est extrait de la date et de l’horodatage de création de l’enregistrement Contract dans Salesforce, la plateforme sur laquelle repose Conga CLM. L’utilisateur qui a créé l’enregistrement est généralement consigné lui aussi.

Données à recueillir

Suivez l’événement de création de l’objet Contract principal.

Type d’événement explicit
Révision juridique effectuée
Cette activité indique que le service juridique a terminé l’examen du contrat. Elle peut être enregistrée comme une étape d’approbation explicite dans un flux de travail ou déduite d’un changement de statut, tel que « Legal Review Complete ».
Pourquoi est-ce important ?

Isoler la phase de révision juridique est essentiel pour analyser un goulot d’étranglement fréquent. Cela permet de suivre l’indicateur « Temps moyen de révision juridique » et d’optimiser l’affectation des ressources du service juridique.

Où trouver ces données

Si vous utilisez Salesforce Approvals, cette étape peut figurer dans la liste associée à l’historique des approbations. Elle peut également être déduite d’un changement de statut de l’objet Contract.

Données à recueillir

Enregistrez l’horodatage du passage au statut « Legal Review Complete » ou de l’approbation finale dans la file du service juridique.

Type d’événement inferred
Approbation de la contrepartie reçue
Indique que la partie externe a accepté les conditions et est prête à signer. Cette étape correspond souvent à un statut mis à jour manuellement ou, si un portail est utilisé, à un événement enregistré par celui-ci.
Pourquoi est-ce important ?

Cette étape marque la fin de la phase de négociation active. Elle est essentielle pour mesurer le « Temps moyen du cycle de négociation » et prévoir la date de signature du contrat.

Où trouver ces données

Cette étape est généralement déduite d’un changement de statut de l’objet Contract, par exemple le passage à « Awaiting Signature ». Le propriétaire du contrat met ce statut à jour manuellement.

Données à recueillir

Enregistrez l’horodatage du passage au statut « Approved by Counterparty » ou « Pending Signature ».

Type d’événement inferred
Contrat envoyé à la contrepartie
Cette activité correspond à l’envoi du contrat à la partie externe pour examen et négociation. Conga CLM propose souvent une action spécifique, « Send for Negotiation », qui est consignée.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque le passage des processus internes à la négociation externe. Elle constitue le point de départ de la mesure du temps de cycle de négociation.

Où trouver ces données

Cette étape est généralement enregistrée sous la forme d’un enregistrement Activity ou Task associé au contrat, souvent créé automatiquement par une action du système.

Données à recueillir

Repérez l’événement « Send for Negotiation » ou « Send to Counterparty » dans le journal d’événements.

Type d’événement explicit
Contrat modifié ou révisé
Cette activité se produit chaque fois qu’une nouvelle version du contrat est enregistrée ou importée pendant les négociations. La gestion des versions de Conga CLM crée un enregistrement pour chaque version du document.
Pourquoi est-ce important ?

Le suivi du nombre de modifications permet de mesurer l’intensité des négociations et de calculer l’indicateur « Nombre d’itérations de modification ». Il peut révéler des contrats trop complexes ou des négociations difficiles.

Où trouver ces données

Cette étape est extraite de l’historique des versions du document contractuel stocké dans Conga CLM. Chaque nouvelle version créée après l’envoi à la contrepartie constitue un événement distinct.

Données à recueillir

Consignez un événement pour chaque nouvelle version du document créée avec un changement de numéro de version majeure.

Type d’événement explicit
Contrat rédigé
Indique que la rédaction initiale du contrat est terminée. Cette étape est souvent déduite d’un changement de statut de l’enregistrement, par exemple de « Requested » à « Drafting » ou « In Review ».
Pourquoi est-ce important ?

Le suivi de cette activité permet de mesurer le temps consacré à la rédaction initiale. Les retards peuvent signaler des problèmes liés aux modèles, à la collecte des données ou à la répartition des ressources.

Où trouver ces données

Cette étape est déduite de l’historique du champ de statut de l’objet Contract. Recherchez l’horodatage du passage à un statut suivant la rédaction, tel que « Internal Review ».

Données à recueillir

Repérez le passage du statut « Draft » à l’étape suivante du flux de travail.

Type d’événement inferred
Contrat renouvelé
Indique le renouvellement réussi d’un contrat, qui prolonge son cycle de vie. Cette étape peut être enregistrée lors d’un changement de statut du contrat d’origine ou de la création d’un nouveau contrat désigné comme renouvellement.
Pourquoi est-ce important ?

Le suivi des renouvellements est essentiel pour préserver les revenus et assurer la continuité des activités. Il permet de calculer l’indicateur « Taux de renouvellement dans les délais » et signale une issue favorable du cycle de vie du contrat.

Où trouver ces données

Cette étape peut être déduite du passage au statut « Renewed ». Si un nouvel enregistrement de contrat est créé, elle peut aussi être repérée lorsque le champ « Renewal For » de ce nouvel enregistrement pointe vers l’ancien contrat.

Données à recueillir

Repérez le passage au statut « Renewed » ou la création d’un nouvel enregistrement de contrat lié.

Type d’événement inferred
Contrôle de conformité effectué
Cette activité intervient après l’activation du contrat, lorsqu’il est examiné au regard des exigences de conformité ou de la réglementation. Elle peut être enregistrée lorsqu’une tâche associée ou un élément de liste de contrôle est marqué comme terminé.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité est essentielle au suivi de la gouvernance et de la gestion des risques. Elle permet de calculer l’indicateur « Taux de réalisation des contrôles de conformité » en suivant si ces contrôles ont lieu et à quel moment.

Où trouver ces données

Cette étape est probablement déduite de l’achèvement d’une tâche associée ou d’un objet personnalisé « Compliance Review » lié au contrat. La date d’achèvement de cet enregistrement sert d’horodatage à l’événement.

Données à recueillir

Enregistrez la date d’achèvement d’une tâche récurrente ou d’un enregistrement de conformité associé.

Type d’événement inferred
Début de la révision interne
Indique que le contrat rédigé est soumis à l’examen des parties prenantes internes, comme les équipes financières ou les responsables d’unité opérationnelle. Cette étape est généralement déduite du passage au statut « In Internal Review » ou à un statut équivalent.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque le début de la mesure du temps de cycle de la révision interne. Elle permet de déterminer combien de temps les contrats attendent une révision et combien de temps celle-ci prend.

Où trouver ces données

Cette étape est déduite de l’historique du champ de statut de l’objet Contract. L’événement est horodaté lorsque le statut indique le début de la phase de révision interne.

Données à recueillir

Enregistrez l’horodatage du passage du statut du contrat à « Internal Review » ou à un statut équivalent.

Type d’événement inferred
Modification du contrat demandée
Indique le début d’un processus visant à modifier officiellement un contrat existant et actif. Cette étape est généralement enregistrée lors de la création d’un nouvel enregistrement « Amendment » lié au contrat d’origine.
Pourquoi est-ce important ?

Les modifications constituent des variations importantes du processus. L’analyse de leur fréquence et de leur temps de cycle peut révéler des problèmes dans la définition initiale du contrat ou une évolution des besoins de l’entreprise.

Où trouver ces données

Cette étape est extraite de la date de création d’un nouvel enregistrement « Amendment », ou d’un objet portant un nom similaire, lié à l’objet Contract principal par une relation de recherche.

Données à recueillir

Suivez l’événement de création d’un enregistrement « Amendment » lié au contrat.

Type d’événement explicit
Recommandé Facultatif

Guides d’extraction

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