Modèle de données pour le recrutement et l’acquisition de talents

L’identifiant de candidature est la clé de voûte de l’analyse du processus de recrutement : il sert d’identifiant de cas. Chaque identifiant correspond au parcours d’un candidat pour un poste donné, depuis la soumission initiale jusqu’aux étapes suivantes, comme la présélection, les entretiens et la gestion de l’offre.

Dans le Process Mining, cet attribut sert à relier toutes les activités associées pour reconstituer le flux de travail de bout en bout. L’analyse par identifiant de candidature permet de visualiser clairement le parcours de recrutement, de calculer les temps de cycle avec précision et de repérer les différences de parcours entre les candidats.

Cet identifiant est essentiel pour suivre le cycle de vie complet d’une candidature et analyser, pour chaque candidat, le délai de recrutement, les taux d’abandon et le respect du processus.

Il s’agit généralement de la clé primaire d’un dossier de candidature dans iCIMS. Consultez les API Person ou le profil du flux de travail de recrutement.

Cet attribut indique la date et l’heure de chaque activité, par exemple le moment où une candidature a été examinée ou un entretien planifié. Les horodatages sont essentiels pour comprendre le calendrier et la durée des étapes du processus.

Dans le Process Mining, ils servent à classer les événements par ordre chronologique et à reconstituer le déroulement réel du processus. Ils constituent la base de toutes les analyses temporelles, notamment le calcul des temps de cycle entre les activités, le repérage des retards et le suivi des performances au regard des accords de niveau de service.

Il établit l’ordre chronologique des événements, indispensable pour calculer la durée du processus, repérer les goulots d’étranglement et comprendre le calendrier du recrutement.

Ces informations figurent généralement dans la piste d’audit ou les journaux d’historique associés au profil du flux de travail de recrutement dans iCIMS.

Le nom de l’activité décrit un événement survenu à un moment précis dans le cadre d’une candidature. Il peut s’agir, par exemple, de « Candidature reçue », « Premier entretien réalisé » ou « Offre transmise ». Ces activités constituent les étapes successives du processus de recrutement.

Cet attribut est fondamental pour le Process Mining, car il définit les nœuds de la carte du processus. L’analyse de l’ordre et de la fréquence des activités révèle le flux de travail réel du recrutement, met en évidence les parcours habituels et alternatifs, et permet de repérer les goulots d’étranglement ou les boucles de reprise.

Cet attribut définit les étapes du processus et permet de créer une carte du processus, d’analyser son déroulement et de repérer les écarts par rapport à la procédure de recrutement standard.

Cet attribut est généralement déduit des changements de statut dans le profil du flux de travail de recrutement d’iCIMS. Les statuts et les catégories peuvent être personnalisés par l’organisation.

Cet attribut indique le département auquel le poste à pourvoir est rattaché, par exemple « Ingénierie », « Marketing » ou « Ventes ». Il situe la demande de recrutement dans l’organisation.

Les informations sur le département constituent un axe d’analyse utile. Elles permettent de comparer des indicateurs clés, comme le délai de recrutement et le taux d’acceptation des offres, entre les départements. Ces comparaisons peuvent révéler des écarts importants dans les processus et leur efficacité. Vous pouvez ainsi repérer les services dont les pratiques sont bien établies et ceux qui pourraient avoir besoin d’assistance.

Cet attribut permet de comparer les résultats des différentes unités opérationnelles et de repérer les écarts d’efficacité du recrutement ainsi que les goulots d’étranglement.

Cette information figure généralement dans le profil du poste associé à l’identifiant de la demande de recrutement dans iCIMS. Elle peut être liée aux données de la structure organisationnelle.

L’identifiant de l’offre d’emploi relie plusieurs candidatures à une même offre. Il désigne le poste auquel les candidats postulent et contient des informations telles que l’intitulé du poste, le service et le lieu de travail.

Dans l’analyse, cet identifiant permet de regrouper et de comparer toutes les candidatures pour un même poste. Vous pouvez ainsi examiner l’ensemble des candidats à un poste et évaluer l’efficacité du processus de recrutement pour différents types d’emplois.

Il regroupe toutes les candidatures pour un même poste et permet d’analyser l’ensemble du parcours de recrutement associé à cette offre.

Cet identifiant est un élément essentiel du profil du poste dans iCIMS et est associé à chaque candidature soumise pour ce poste.

Cet attribut identifie le recruteur principal affecté à la candidature. Cette personne est généralement chargée de présélectionner les candidats, de coordonner les entretiens et de gérer le processus.

L’analyse des données par recruteur est essentielle au Dashboard « Vue d’ensemble des performances des recruteurs ». Elle permet d’évaluer les performances individuelles et collectives en suivant des indicateurs comme le délai de présélection, le taux d’entretiens réalisés et le nombre de recrutements réussis. Vous pouvez ainsi repérer les bonnes pratiques et les besoins de formation.

Cet attribut est essentiel pour évaluer la charge de travail et les performances des recruteurs, et orienter les améliorations et la répartition des ressources.

Ces informations sont souvent enregistrées dans le profil du flux de travail de recrutement ou dans le profil du poste associé dans iCIMS, avec un lien vers l’utilisateur ayant effectué certaines actions.

Le responsable du recrutement est la personne pour laquelle le poste est pourvu. Il joue un rôle important dans le processus : il examine les candidatures, mène des entretiens et prend la décision finale d’embauche.

Cet attribut est essentiel au Dashboard « Boucle de retour des responsables du recrutement ». En suivant, pour chaque responsable, le temps écoulé entre un entretien et l’envoi du retour, les organisations peuvent repérer les retards dans la prise de décision et chercher à les réduire, ce qui contribue à accélérer le recrutement.

Il permet d’analyser la participation et l’efficacité des responsables du recrutement, notamment leur capacité à transmettre leurs retours dans les délais, une source fréquente de retard.

Ces informations figurent généralement dans le profil du poste associé à l’offre d’emploi dans iCIMS.

Cet attribut indique l’origine de la candidature, par exemple « Site web de l’entreprise », « LinkedIn », « Recommandation d’un employé » ou « Site d’offres d’emploi ». Il permet de savoir comment les candidats découvrent les postes à pourvoir et y postulent.

Ces informations sont essentielles au Dashboard « Rentabilité des canaux de recrutement ». En analysant le nombre de candidatures et, surtout, le nombre de recrutements issus de chaque source, les organisations peuvent déterminer quels canaux offrent le meilleur retour sur investissement. Elles peuvent ainsi mieux répartir leur budget consacré au recrutement et concentrer leurs efforts sur les sources les plus efficaces.

Cet attribut aide à mesurer l’efficacité des différents canaux de recrutement et à ajuster les stratégies de recherche de candidats ainsi que le budget.

Ces données sont enregistrées dans le profil de candidature du candidat dans iCIMS. La source est souvent sélectionnée par le candidat ou suivie au moyen de paramètres d’URL.

Cet attribut indique le statut final d’une candidature : le candidat a été recruté, sa candidature a été rejetée par l’entreprise ou il s’est désisté. Il correspond à l’événement qui clôt le processus de recrutement.

Cet attribut est essentiel à l’analyse des résultats. Il sert à calculer les taux de conversion, d’acceptation des offres et d’abandon. Comprendre l’issue des candidatures est fondamental pour mesurer la réussite et l’efficacité de l’ensemble du processus de recrutement.

Il définit l’issue du processus, une information nécessaire au calcul d’indicateurs clés comme les taux de recrutement et de rejet.

Il s’agit du statut final dans le profil du flux de travail de recrutement d’iCIMS. Il est généralement défini lorsqu’une candidature est déplacée vers une catégorie de clôture.

Cet attribut indique la date et l’heure de la dernière extraction des données depuis iCIMS. Il ne correspond pas au moment où l’événement s’est produit, mais à celui de la dernière synchronisation de l’enregistrement avec l’outil de Process Mining.

Cette information est essentielle pour connaître l’actualité des données analysées. Elle permet de savoir si vous consultez des informations en temps réel ou un instantané datant d’un moment précis, ce qui influe sur la pertinence et la précision de l’analyse.

Il renseigne sur l’actualité des données et permet de fonder les analyses et les décisions sur des informations à jour.

Cet horodatage doit être généré et enregistré par le pipeline d’extraction, de transformation et de chargement des données (ETL) à chaque exécution.

L’heure de fin de l’activité marque la fin d’un événement. Dans de nombreux cas, notamment pour les événements ponctuels comme « Offre transmise », elle peut être identique à l’heure de début. Pour les activités qui durent, comme un entretien, elle peut être différente.

Cet attribut sert à calculer la durée exacte de chaque activité, appelée durée de traitement. L’analyse de cette durée permet de repérer les tâches qui prennent le plus de temps, plutôt que de mesurer uniquement l’attente entre les tâches.

Il permet de calculer la durée de traitement d’une activité et de distinguer le temps de travail effectif du temps d’attente.

Comme l’heure de début, cette information figure dans la piste d’audit ou les journaux d’historique d’iCIMS. Il peut être nécessaire de la déduire si un seul horodatage d’événement est disponible.

L’identifiant du candidat est un identifiant unique attribué à une personne dans le vivier de talents. Il est distinct de l’identifiant de candidature. Un même candidat peut déposer plusieurs candidatures, mais conserve toujours le même identifiant.

Cet attribut est particulièrement utile pour l’analyse « Détection des évaluations en double ». En regroupant les activités par identifiant du candidat, vous pouvez repérer les cas où une même personne est évaluée plusieurs fois, sans nécessité, pour différents postes. Il permet également d’avoir une vue d’ensemble des échanges entre le candidat et l’entreprise.

Il identifie une personne de manière unique, ce qui permet d’analyser son parcours dans le cadre de plusieurs candidatures et de détecter les activités redondantes.

Il s’agit de l’identifiant principal du profil de la personne dans iCIMS.

L’intitulé du poste est son nom officiel, par exemple « Ingénieur logiciel » ou « Chef de produit ». Il précise la fonction au-delà du département ou de la famille de métiers.

Cet attribut sert souvent à filtrer et à segmenter les données de recrutement. Par exemple, l’analyse du délai de recrutement par intitulé de poste peut montrer que certains postes, notamment les fonctions de direction ou les profils spécialisés, sont beaucoup plus longs à pourvoir. Ces constats peuvent aider à élaborer des stratégies de recrutement adaptées à chaque type de poste.

Il permet d’analyser les résultats et de les comparer pour des postes précis, qui peuvent présenter des difficultés et des délais de recrutement particuliers.

Il s’agit d’un champ principal du profil de poste dans iCIMS.

Le lieu de travail précise la localisation au-delà du pays, généralement en indiquant la ville, l’État ou le site concerné.

Cet attribut permet d’effectuer des analyses régionales plus détaillées. Par exemple, vous pouvez comparer le délai de recrutement entre plusieurs villes afin de mieux comprendre les conditions du marché local et les difficultés de recrutement. Il peut également aider à planifier les ressources des équipes de recrutement régionales.

Il précise la localisation géographique et aide à comparer les résultats entre différents bureaux ou villes.

Cette information est enregistrée dans les champs de localisation du profil de poste dans iCIMS.

Cet attribut indique la valeur monétaire de la rémunération proposée au candidat. Il est généralement renseigné lors de l’activité « Offre envoyée ».

Ces données sont utiles au Dashboard « Évolution du taux d’acceptation des offres ». En comparant les taux d’acceptation aux montants proposés et en segmentant les résultats selon des critères comme l’intitulé du poste ou le département, les organisations peuvent évaluer la compétitivité de leur rémunération. Elles peuvent notamment déterminer si des offres sont refusées en raison du salaire et ajuster leurs grilles de rémunération en conséquence.

Cet attribut apporte un contexte essentiel à l’analyse des taux d’acceptation des offres et permet de comprendre l’incidence de la rémunération sur la réussite du recrutement.

Cette information est souvent enregistrée dans l’onglet « Offre » ou dans des champs associés du profil du flux de travail de recrutement dans iCIMS.

Lorsqu’une candidature est rejetée, cet attribut en précise le motif, par exemple « Profil incompatible avec la culture de l’entreprise », « Compétences requises manquantes » ou « Poste pourvu par un autre candidat ». Le recruteur ou le responsable du recrutement sélectionne généralement ce motif dans une liste prédéfinie.

L’analyse des motifs de rejet fournit des indications utiles sur le processus de recrutement. Elle peut révéler des problèmes, comme un décalage dans les descriptions de poste, la qualité insuffisante des candidatures provenant de certaines sources ou des points à améliorer dans le processus de sélection. Ces constats aident à affiner la stratégie de recrutement et à améliorer la qualité du vivier de candidats.

Il indique pourquoi les candidatures ne sont pas retenues et aide à revoir les descriptions de poste, les sources de candidats et les critères de sélection.

Ce motif est généralement enregistré lorsqu’un candidat passe au statut « Rejeté » dans le flux de travail de recrutement d’iCIMS.

Cet attribut indique le pays associé à la demande de recrutement. Il situe le processus de recrutement sur le plan géographique.

Pour les organisations internationales, l’analyse du processus par pays est essentielle. Elle peut mettre en évidence des différences régionales dans les délais de recrutement, l’efficacité des canaux de recherche de candidats et le respect des processus. Ces constats aident à définir des stratégies de recrutement adaptées à chaque région et à fixer des objectifs de performance réalistes.

Il permet de segmenter le processus de recrutement par zone géographique, de repérer les écarts de performance entre les régions et de soutenir la standardisation des processus à l’échelle internationale.

Cette information figure dans les champs de localisation du profil de poste dans iCIMS.

L’attribut « Reprise » est un indicateur booléen qui prend la valeur « vrai » lorsqu’une activité donnée se produit plusieurs fois dans un même dossier. Par exemple, si un candidat doit passer deux fois l’étape « Premier entretien », la seconde occurrence est marquée comme une reprise.

Cet attribut est utile à l’analyse « Conformité des processus et variantes ». Il met rapidement en évidence les inefficacités, les redondances et les écarts par rapport au processus standard. Repérer et quantifier les reprises aide à simplifier le processus, à réduire les efforts inutiles et à améliorer l’expérience des candidats.

Il aide à mesurer les inefficacités du processus en repérant les étapes répétées, qui signalent souvent des problèmes ou des écarts par rapport au flux de travail standard.

Cet attribut est calculé dans l’outil de Process Mining en vérifiant si une activité portant le même nom a déjà eu lieu pour un JobApplicationId donné.

Cet attribut identifie l’application source dans laquelle les données de recrutement ont été générées et stockées. Pour ce processus, sa valeur sera généralement « iCIMS » ou un identifiant plus précis de l’instance iCIMS.

Cette valeur peut sembler fixe lorsque l’analyse porte sur un seul système. Elle devient toutefois essentielle lorsque vous regroupez des données provenant de plusieurs systèmes, par exemple des données de recrutement d’iCIMS et des données d’un autre système d’information RH. Elle assure la traçabilité des données et facilite le diagnostic des problèmes d’intégration.

Il précise l’origine des données, ce qui est important pour leur gouvernance et l’intégration de données provenant de plusieurs systèmes RH.

Il s’agit d’une valeur statique (« iCIMS »), à ajouter lors de l’extraction et de la transformation des données.

Le temps de cycle mesure la durée totale du processus de recrutement pour une candidature. Il correspond à l’écart entre l’horodatage du premier événement, par exemple « Candidature reçue », et celui du dernier, par exemple « Candidat recruté » ou « Candidature rejetée ».

Cet indicateur clé permet de mesurer l’efficacité globale du processus. Le Dashboard « Performance du délai de recrutement » l’utilise pour suivre le temps nécessaire pour pourvoir les postes. Son analyse aide à repérer les processus qui s’éternisent et à définir des références pour les initiatives d’amélioration.

Cette métrique calculée est un indicateur clé de l’efficacité globale du processus et joue un rôle essentiel dans les Dashboards qui suivent les délais de recrutement.

Cet attribut n’est pas directement disponible dans iCIMS. Il est calculé dans l’outil de Process Mining en soustrayant, pour chaque JobApplicationId, la valeur minimale d’ActivityStartTime de sa valeur maximale.