Votre modèle de données Order to Cash - Facturation et émission des factures

Le numéro de facture, appelé numéro de document de facturation dans SAP, identifie de manière unique chaque transaction de facturation. Il constitue la clé centrale reliant toutes les activités associées, de la création et de la comptabilisation de la facture à la réception et au rapprochement du paiement.

Dans le Process Mining, cet attribut est essentiel pour corréler les dossiers. Tous les événements associés au même numéro de facture sont regroupés dans une même instance de processus, ce qui permet d’analyser de bout en bout le cycle de facturation de chaque facture. Vous pouvez ainsi suivre les temps de cycle, repérer les écarts et analyser le parcours de chaque facture.

Il s’agit de l’identifiant fondamental qui relie toutes les activités de facturation associées au sein d’un même dossier et rend possible l’analyse du processus de bout en bout.

Table SAP : VBRK, champ : VBELN

L’heure de l’événement fournit la date et l’heure de chaque activité et constitue la structure chronologique du processus. Cet horodatage est essentiel pour calculer les durées, les temps de cycle et les temps d’attente entre les différentes étapes du processus de facturation.

Dans l’analyse, l’heure de l’événement sert à ordonner les activités, à calculer des indicateurs clés de performance tels que le délai moyen de recouvrement et le temps de cycle de génération des factures, ainsi qu’à identifier les goulots d’étranglement liés au temps. Elle offre une vision dynamique du processus, en montrant l’évolution des performances et la durée de chaque étape du cycle de facturation.

Il fournit la séquence chronologique des événements, indispensable au calcul de toutes les métriques temporelles, notamment les temps de cycle et les durées.

Extrait de différents champs de date et d’heure selon l’activité, tels que la date et l’heure de création (VBRK-ERDAT, VBRK-ERZET), les horodatages de modification (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME) ou la date de comptabilisation (BKPF-BUDAT).

Le nom de l’activité décrit une étape ou un jalon précis du cycle de facturation. Ces activités sont dérivées de différents éléments de données SAP, tels que les codes de transaction, les changements de statut des documents ou certaines entrées de journal, afin de reconstituer un flux de processus séquentiel.

L’analyse de la séquence et de la fréquence de ces activités constitue le cœur du Process Mining. Elle permet de visualiser la cartographie du processus, de découvrir les variantes fréquentes et rares, d’identifier les goulots d’étranglement entre les étapes et de mesurer la fréquence des activités sans valeur ajoutée, comme les reprises ou les annulations.

Cet attribut définit les étapes du processus et permet de visualiser les cartographies de processus ainsi que d’analyser le flux, les variations et les goulots d’étranglement.

Est dérivé de différentes sources, notamment des codes de transaction (SY-TCODE), des statuts des documents de modification (tables CDHDR/CDPOS) ou des journaux des flux de travail métier, par exemple SWW_WI2OBJ.

La date d’échéance du paiement est calculée à partir de la date de facture et des conditions de paiement convenues. Elle correspond à la date limite de réception du paiement avant que la facture ne soit considérée comme échue.

Cet attribut est essentiel pour suivre l’efficacité du recouvrement et prévoir la trésorerie. Il intervient directement dans le calcul du KPI de taux de paiement à temps et dans la segmentation des factures des rapports d’ancienneté. L’analyse des écarts entre la date d’échéance et la date réelle de paiement permet d’évaluer l’efficacité des différentes conditions de paiement.

Il fixe la date limite de paiement du client et joue donc un rôle essentiel dans le calcul des taux de paiement à temps et la gestion des créances clients.

Cette date n’est pas stockée directement. Elle est calculée à partir de la date de facture (VBRK-FKDAT) et de la clé des conditions de paiement (VBRK-ZTERM), à l’aide des fonctions standard de détermination des dates de SAP.

La date de facture, également appelée date de facturation dans SAP, sert de point de départ à de nombreux calculs financiers. C’est à partir de cette date que sont déterminés les conditions de paiement, les dates d’échéance et l’ancienneté de la créance.

Cette date est un attribut essentiel au niveau du dossier pour l’analyse financière. Elle sert de référence au calcul du KPI de délai moyen de recouvrement et à la création de rapports d’ancienneté des factures impayées, indispensables à la gestion de la trésorerie et du recouvrement.

Il s’agit de la date de référence des calculs financiers, qui sert de point de départ au délai moyen de recouvrement, aux dates d’échéance et à l’analyse de l’ancienneté des factures.

Table SAP : VBRK, champ : FKDAT

L’heure de fin marque l’achèvement d’une activité. Dans le Process Mining, elle est souvent déduite de l’heure de début de l’activité suivante dans le dossier, ou extraite directement si le système journalise les événements de début et de fin.

Cet attribut est essentiel au calcul du temps de traitement des activités individuelles. En soustrayant l’heure de début de l’heure de fin, il est possible de mesurer la durée de chaque étape, ce qui est indispensable à l’analyse des goulots d’étranglement, notamment pour repérer les retards lors de l’approbation des factures.

Il permet de calculer la durée exacte, c’est-à-dire le temps de traitement, de chaque activité, un élément fondamental de l’analyse des goulots d’étranglement.

Il s’agit d’un attribut dérivé pour le Process Mining. Il est généralement calculé comme le StartTime de l’événement suivant dans la séquence du dossier. Dans certains cas, des tables spécifiques peuvent enregistrer les heures d’achèvement.

Cet attribut représente la valeur monétaire totale des biens ou services facturés, hors taxes. Il constitue une donnée financière fondamentale pour chaque dossier de facture.

Le montant de la facture est utilisé dans de nombreuses analyses. Il permet de segmenter le processus selon la valeur, par exemple pour vérifier si les factures de montant élevé sont traitées différemment ou subissent davantage de retards. Il sert également de base au reporting financier et au calcul de la valeur totale des créances impayées.

Il quantifie la valeur financière de chaque facture et permet une analyse par valeur, une priorisation du recouvrement ainsi qu’une évaluation de l’impact financier.

Table SAP : VBRK, champ : NETWR

Cet attribut enregistre l’identifiant utilisateur SAP responsable d’un événement donné, par exemple la création d’une facture, la comptabilisation d’un document ou le lettrage d’un paiement. Il établit le lien entre les étapes du processus et les personnes ou équipes qui les exécutent.

L’analyse par nom d’utilisateur aide à repérer les collaborateurs les plus performants, les besoins de formation ou les déséquilibres dans la répartition de la charge de travail. Elle est également essentielle pour l’analyse de la conformité, car elle indique qui a réalisé les activités importantes, et pour comprendre les différences dans l’exécution d’un même processus selon les utilisateurs.

Il relie les activités du processus à des utilisateurs précis et permet d’analyser la charge de travail, les performances et la conformité à l’échelle individuelle ou collective.

Pour les événements de création, cette information se trouve dans VBRK-ERNAM. Pour les modifications ultérieures, elle figure dans des tables d’historique des modifications telles que CDHDR-USERNAME ou dans les journaux des flux de travail.

Cet attribut identifie la dénomination légale du client facturé. Il provient des données centrales de référence des clients dans SAP.

L’analyse du processus par client permet d’identifier les tendances propres à certains comptes. Elle peut notamment révéler quels clients paient régulièrement en retard, lesquels soulèvent le plus de litiges ou pour lesquels le processus de facturation est le moins efficace. Ces informations permettent d’adapter la gestion de la relation client et les stratégies de recouvrement.

Il permet une analyse centrée sur le client et aide à identifier les comportements de paiement, la fréquence des litiges et les inefficacités du processus pour certains comptes.

Extrait de la table des données de référence clients KNA1 (champ : NAME1), via l’identifiant du payeur dans l’en-tête de la facture (VBRK-KUNRG).

L’attribut Région indique la zone géographique, par exemple un État ou une province, associée à l’adresse du client. Ces données figurent généralement dans la fiche de référence du client.

Cet attribut est essentiel au Dashboard de performance régionale de la facturation. Il permet de comparer des indicateurs tels que les temps de cycle, les taux d’erreur et le délai moyen de recouvrement entre différentes régions. Cette comparaison peut mettre en évidence des écarts régionaux dans l’exécution des processus, la conformité ou l’efficacité, et orienter des améliorations ciblées ainsi que la standardisation des bonnes pratiques.

Il permet de comparer les performances de facturation entre différentes zones géographiques, d’identifier les écarts régionaux et de standardiser les processus.

Extrait de la table des données de référence clients KNA1 (champ : REGIO), via l’identifiant du payeur dans l’en-tête de la facture (VBRK-KUNRG).

Le code société est une entité organisationnelle fondamentale de SAP Financials. Il représente une société juridiquement indépendante pour laquelle des états financiers sont établis. Chaque document de facturation est affecté à un code société donné.

L’analyse par code société est essentielle dans les organisations comprenant plusieurs sociétés. Elle permet de comparer les performances des processus, les indicateurs financiers tels que le délai moyen de recouvrement et la conformité entre différentes entités juridiques. Elle fournit un filtre organisationnel de haut niveau pour tous les Dashboards de processus.

Il permet de segmenter l’analyse des processus par entité juridique, de comparer les performances et de consolider les données financières à l’échelle de l’organisation.

Table SAP : VBRK, champ : BUKRS

Les conditions de paiement sont des modalités prédéfinies convenues avec un client, qui déterminent la date à laquelle une facture doit être réglée. Elles peuvent par exemple être « Net 30 » (paiement sous 30 jours) ou « 2/10 Net 30 » (remise de 2 % en cas de paiement sous 10 jours, sinon paiement sous 30 jours).

L’analyse par conditions de paiement permet d’en évaluer l’efficacité. En mettant en relation les différentes conditions avec le délai réel de réception du paiement, l’entreprise peut déterminer lesquelles encouragent le mieux les règlements rapides et les ajuster afin d’améliorer sa trésorerie.

Il définit le calendrier de paiement convenu et permet d’analyser les conditions qui favorisent le mieux le règlement ponctuel des factures par les clients.

Table SAP : VBRK, champ : ZTERM

Cet attribut enregistre la date et l’heure de la dernière extraction des données depuis le système source. Il s’agit d’un champ de métadonnées essentiel pour évaluer l’actualité des données analysées.

Ces informations servent à vérifier la récence de l’analyse et à gérer les calendriers d’actualisation. Elles permettent aux parties prenantes de connaître l’actualité des données lorsqu’elles prennent des décisions à partir des Dashboards et des analyses de Process Mining.

Il indique l’actualité des données, un élément essentiel pour accorder sa confiance à l’analyse et comprendre sa pertinence au regard de la situation opérationnelle actuelle.

Cet horodatage est généré et ajouté à chaque enregistrement lors du processus d’extraction et de chargement des données (ETL).

Cet attribut précise la devise dans laquelle les montants de la facture sont exprimés, par exemple USD, EUR ou JPY. Il fournit le contexte nécessaire à l’interprétation de toutes les valeurs monétaires.

Dans une organisation internationale, la devise est indispensable à l’exactitude des analyses et du reporting financiers. Elle permet d’agréger correctement les données financières en convertissant tous les montants dans une devise de reporting commune et de comparer les performances de facturation entre des régions utilisant des devises locales différentes.

Il fournit le contexte nécessaire à l’interprétation de toutes les valeurs monétaires et garantit l’exactitude des analyses et du reporting financiers, notamment dans les organisations internationales.

Table SAP : VBRK, champ : WAERK

Lorsqu’une facture est incorrecte et doit faire l’objet d’un avoir, un motif est généralement attribué au document d’avoir. Cela fournit une méthode structurée pour catégoriser les sources des erreurs de facturation.

Cet attribut contribue directement au KPI de taux d’erreur de facturation. En regroupant et en analysant les motifs des avoirs, l’entreprise peut identifier les erreurs les plus fréquentes, comme les erreurs de prix ou les retours de produits. Cette analyse permet d’améliorer les processus afin de réduire les corrections financières et les reprises.

Il catégorise les motifs d’émission des avoirs, ce qui aide à repérer les sources les plus fréquentes d’erreurs de facturation et à améliorer la qualité.

Table SAP : VBRK, champ : AUGRU (motif de commande). Ce champ est utilisé pour les demandes d’avoir ou de facture complémentaire qui sont ensuite facturées.

Lorsqu’un client conteste une facture, le motif du litige est souvent enregistré. Il peut s’agir d’une erreur de prix, d’une quantité incorrecte ou de marchandises endommagées. Ces informations peuvent être stockées dans le module SAP Dispute Management ou sous forme de notes textuelles.

L’analyse des motifs de litige est fondamentale pour le KPI de taux d’erreur de facturation et l’analyse associée. Elle aide à identifier les causes profondes des erreurs de facturation, afin de traiter les problèmes systémiques des processus en amont, d’améliorer la qualité des factures et de renforcer la satisfaction client.

Il explique pourquoi les factures sont contestées et fournit une indication directe sur les causes profondes des erreurs de facturation et de l’insatisfaction client.

Si SAP Dispute Management est utilisé, ces informations peuvent se trouver dans des tables telles que UDM_DISPUTE. Dans le cas contraire, elles peuvent être déduites des codes motif de documents associés ou de champs textuels.

Le numéro de commande client relie le document de facturation aux activités commerciales précédentes. Une même commande client peut donner lieu à une ou plusieurs factures, et ce lien fournit le flux documentaire complet.

Cet attribut est essentiel à une analyse Order-to-Cash réellement menée de bout en bout. Il permet d’étendre la vue du processus en amont et de relier les problèmes de facturation à leurs causes potentielles lors de la création de la commande ou de son exécution. Il aide notamment à calculer le temps de cycle global de génération de la facture à partir de la livraison de la commande.

Il relie la facture à la commande client d’origine et permet d’étendre la vision du processus Order-to-Cash au-delà de la seule facturation.

Table SAP : VBRP (données de poste du document de facturation), champ : AUBEL

Cet attribut calculé compare la date réelle de paiement à la date d’échéance prévue. Il prend la valeur « true » si le paiement a été effectué à temps et « false » s’il a été effectué en retard.

Cet indicateur simplifie le calcul et la visualisation du KPI de taux de paiement à temps. Il permet de filtrer et de segmenter facilement les factures afin d’analyser les caractéristiques de celles qui sont payées en retard par rapport à celles qui sont réglées à temps. Il peut révéler des tendances liées à certains clients, régions ou conditions de paiement qui entraînent des retards.

Il simplifie la mesure des performances en indiquant clairement si chaque facture a été payée « à temps » ou « en retard », et contribue directement au KPI de taux de paiement à temps.

Il s’agit d’un champ calculé. La logique compare l’horodatage de l’activité « Paiement client reçu » à la valeur de l’attribut « PaymentDueDate ».

Le statut du paiement donne une vue instantanée de la position d’une facture dans le cycle de recouvrement. Il ne correspond pas à un champ unique dans SAP, mais est déduit du statut de lettrage du document comptable associé.

Cet attribut est essentiel au Dashboard d’ancienneté des factures impayées. Il permet de segmenter toutes les factures ouvertes selon leur statut et leur ancienneté, afin d’aider l’équipe de recouvrement à prioriser efficacement ses actions. Le suivi des transitions entre les statuts permet également de surveiller le processus de recouvrement lui-même.

Il fournit une vue claire et immédiate du statut de recouvrement d’une facture, indispensable à la gestion des créances et à la priorisation des actions de recouvrement.

Déduit du statut de lettrage du document comptable (VBRK-BELNR) dans des tables financières telles que BSID (postes ouverts) et BSAD (postes lettrés).

Cet attribut précise l’origine des données, ce qui est particulièrement utile dans les environnements comprenant plusieurs instances SAP ou d’autres systèmes intégrés. Il inclut généralement l’identifiant du système et le numéro de mandant.

Dans l’analyse, il aide à distinguer les processus et les performances entre différents systèmes ou entités organisationnelles. Il garantit la traçabilité des données et fournit le contexte nécessaire, notamment lorsque des données provenant de plusieurs sources sont combinées pour obtenir une vision globale du processus.

Il fournit un contexte essentiel sur l’origine des données, garantit leur lisibilité dans les environnements multisystèmes et contribue à la gouvernance des données.

Il s’agit généralement d’une valeur statique définie lors de l’extraction des données, qui combine souvent l’identifiant du système (SY-SYSID) et le mandant (SY-MANDT).

Le type de document de facturation est un champ clé qui catégorise les transactions du processus de facturation. Il détermine la manière dont le document est traité, notamment sa plage de numéros et ses règles de comptabilisation.

Cet attribut permet de filtrer le processus afin d’analyser certains types de transactions. Vous pouvez par exemple créer une vue distincte consacrée aux avoirs pour comprendre les motifs et le flux des corrections financières, ou analyser séparément les factures standard et les annulations afin d’obtenir une vision plus précise du processus de facturation principal.

Il catégorise les transactions et permet de concentrer l’analyse sur des flux documentaires précis, comme les factures standard, les avoirs ou les annulations.

Table SAP : VBRK, champ : FKART