Votre template de données pour la gestion du cycle de revenus

L’identifiant de l’événement de facturation représente une instance distincte de fourniture d’un service ou d’un produit donnant lieu à des frais. Il constitue le fil conducteur reliant toutes les activités associées, depuis la prestation initiale et la saisie des frais jusqu’à la soumission de la demande de remboursement, la comptabilisation du paiement et la clôture finale du compte.

Dans le Process Mining, l’analyse du cycle de vie de chaque événement de facturation offre une vue complète du cycle de revenus de bout en bout. Elle permet de suivre le parcours complet d’un frais donné, d’identifier les chemins les plus fréquents, de mesurer les délais entre les principales étapes et de comprendre les variations à l’origine des retards ou des pertes de revenus.

Cet identifiant est indispensable pour regrouper toutes les activités associées au sein d’un même dossier et permettre une analyse complète et précise du cycle de revenus pour chaque événement facturable.

Il s’agit de la clé primaire reliant les différentes tables relatives aux épisodes patients, aux frais, aux demandes de remboursement et aux paiements. Consultez la documentation de R1 RCM pour connaître le champ précis, souvent lié à un identifiant d’épisode ou de demande de remboursement.

L’heure de l’événement fournit la date et l’heure précises auxquelles une activité a été enregistrée dans le système. Cette information temporelle est fondamentale pour comprendre le processus au moyen d’une analyse fondée sur le temps.

Dans le Process Mining, cet horodatage sert à classer les événements par ordre chronologique et à calculer les durées entre les activités, ce qui est essentiel à l’analyse de la performance. Il permet de calculer des indicateurs tels que le délai de cycle, le temps de traitement et le temps d’attente, indispensables pour identifier les goulots d’étranglement et mesurer l’efficacité.

Cet horodatage constitue la base de toutes les analyses liées au temps, notamment le calcul des délais de cycle, l’identification des goulots d’étranglement et le suivi de la performance du processus par rapport aux SLA.

Ce champ correspond généralement à une « Creation Date », un « Timestamp » ou une « Last Update Date » associé à chaque transaction ou enregistrement de changement de statut dans R1 RCM.

Cet attribut décrit une étape ou un jalon du processus de gestion du cycle de revenus pour un événement de facturation donné. Les activités représentent le travail effectué, par exemple « Charges Captured », « Claim Submitted » ou « Payment Posted ».

L’analyse de la séquence des activités constitue le cœur du Process Mining. Elle permet de découvrir le flux réel du processus, d’identifier les goulots d’étranglement lorsque certaines activités mettent trop de temps à démarrer et de détecter les boucles de reprise dans lesquelles des activités sont répétées inutilement, comme « Claim Denied » suivi de « Denial Rework Started ».

Il définit les étapes du processus, ce qui permet de visualiser la cartographie du processus, de calculer les délais de transition et d’identifier les écarts ainsi que les reprises.

Ces informations sont généralement issues des journaux d’événements, des enregistrements de changement de statut ou des codes de transaction de différents modules de R1 RCM. Une correspondance entre les codes techniques et des noms compréhensibles par les équipes métier peut être nécessaire.

Cet attribut indique la dernière date de mise à jour des données utilisées pour l’analyse de Process Mining. Il précise le degré d’actualité des données analysées.

Cette information est importante pour les rapports et les Dashboards, car elle indique à l’utilisateur dans quelle mesure les analyses du processus sont à jour. Elle permet de gérer les attentes concernant l’actualité des données et de veiller à ce que les décisions reposent sur une période de référence clairement comprise.

Fournit un contexte essentiel sur l’actualité des données, afin que les analystes et les parties prenantes sachent dans quelle mesure les analyses du processus sont à jour.

Cet horodatage est généré lors du processus d’extraction, de transformation et de chargement (ETL) des données. Il est généralement appliqué à l’ensemble du jeu de données.

Cet attribut identifie l’application ou le module source ayant généré les données d’un événement donné. Dans un environnement complexe comme celui des soins de santé, les données peuvent provenir d’un DME, d’un module de facturation, d’une plateforme de traitement des demandes de remboursement ou d’une plateforme de recouvrement.

La connaissance du système source est essentielle pour valider les données et analyser les variations du processus propres à certains systèmes. Elle facilite le diagnostic des incohérences et la compréhension de l’environnement technologique du processus.

Identifie l’origine des données, ce qui est essentiel pour la gouvernance et la validation des données, ainsi que pour comprendre les interactions entre les différents systèmes au sein du processus de bout en bout.

Il s’agit souvent d’une valeur statique ajoutée lors de l’extraction des données, qui identifie le système, par exemple « R1 RCM », à l’origine des données.

Lorsqu’un payeur refuse une demande de remboursement, il fournit un code de motif, tel qu’un CARC (Claim Adjustment Reason Code), pour expliquer sa décision. Ces codes sont normalisés et signalent des problèmes comme « Service Not Covered » ou « Duplicate Claim ».

Cet attribut est particulièrement important pour la gestion des refus. En analysant la fréquence des différents codes de motif, les organisations peuvent identifier et traiter les causes profondes des refus, qu’elles soient liées à l’éligibilité du patient, à des erreurs de codage ou à l’absence de nécessité médicale. Cela contribue directement à réduire les reprises et à accélérer les encaissements.

Fournit le motif précis des refus de demandes de remboursement et permet d’analyser leurs causes profondes afin de réduire les refus futurs, de limiter les reprises et d’améliorer le taux de paiement au premier passage.

Ces informations sont reçues dans l’avis de paiement électronique (fichier ERA ou 835) transmis par le payeur et stockées dans le module de gestion des demandes de remboursement de R1 RCM.

Cet attribut représente le montant total facturé pour les services fournis dans le cadre d’un événement de facturation donné. Il correspond aux revenus attendus au titre de la demande de remboursement.

L’analyse du montant de la facture est essentielle au Process Mining financier. Elle permet de prioriser les demandes de remboursement à forte valeur, de comprendre l’impact financier des retards ou des refus et de segmenter le processus selon la valeur. Une analyse peut par exemple révéler que les demandes dépassant un certain montant suivent un parcours différent, plus manuel.

Fournit le contexte financier du processus, permet d’analyser l’impact des variations du processus sur les revenus et aide à prioriser les dossiers à forte valeur pour les améliorer.

Situé dans la table principale des en-têtes de demandes de remboursement ou de factures de R1 RCM, souvent sous le nom « TotalBilledAmount » ou un nom similaire.

Cet attribut identifie le payeur principal de la demande de remboursement. Il peut s’agir d’un assureur privé comme Aetna, d’un payeur public comme Medicare ou du patient lui-même pour la part réglée directement.

L’analyse du processus par payeur est fondamentale pour la gestion du cycle de revenus. Elle peut révéler que certains payeurs présentent des taux de refus plus élevés, des délais de paiement plus longs ou des exigences de soumission plus complexes. Ces analyses permettent d’adapter les processus et les ressources aux comportements propres à chaque payeur.

Permet de segmenter le processus par payeur afin d’identifier les retards, les tendances de refus ou les comportements de paiement propres à chacun, ce qui est essentiel pour optimiser les revenus.

Présent dans les informations d’assurance ou les données démographiques du patient associées à la demande de remboursement dans R1 RCM.

Cet attribut précise l’unité organisationnelle, telle que « Charge Entry », « Claims Submission » ou « Denial Management », qui a exécuté une étape donnée du processus. Il aide à comprendre les transferts de travail entre les différentes équipes.

Il est essentiel pour analyser le débit des services et identifier les goulots d’étranglement entre fonctions. En filtrant la cartographie du processus par service, les organisations peuvent voir où les transferts s’effectuent correctement et où des retards apparaissent, afin de mieux répartir les ressources et d’optimiser l’organisation du processus.

Permet d’analyser la performance du processus par unité organisationnelle et d’identifier les goulots d’étranglement propres aux équipes, les contraintes de ressources ou les bonnes pratiques.

Cette information peut être issue du profil de l’utilisateur dans R1 RCM ou être stockée dans les données de transaction sous la forme d’un « Department Code ».

Cet attribut indique le dernier état connu d’un événement de facturation, par exemple « Submitted », « Paid », « Denied » ou « In Collections ». Il fournit une vue instantanée de la position de la facture dans le processus à un moment donné.

Le statut de la facture est essentiel pour créer des rapports d’ancienneté et suivre la situation des comptes clients. Dans le Process Mining, il peut servir à filtrer les dossiers bloqués dans un état donné ou à analyser les résultats de différentes variantes du processus, par exemple en comparant les parcours des demandes « Paid » et « Denied ».

Fournit une vue de l’état actuel de chaque dossier, indispensable pour établir des rapports d’ancienneté et analyser les résultats finaux des différents parcours du processus.

Il s’agit généralement d’un champ de statut présent dans l’enregistrement principal de la demande de remboursement ou du compte dans R1 RCM.

Cet attribut identifie la personne responsable de l’exécution d’une tâche précise du processus. Il peut s’agir du chargé de facturation ayant créé la demande de remboursement, de l’analyste ayant retraité un refus ou du spécialiste ayant comptabilisé un paiement.

L’analyse par utilisateur permet de comprendre la répartition de la charge de travail, la performance individuelle et les besoins de formation. Elle peut mettre en évidence les utilisateurs les plus efficaces ou ceux associés à des taux d’erreur plus élevés, afin de cibler les actions de pilotage et d’amélioration du processus.

Permet d’analyser la performance des équipes et des individus ainsi que la répartition de la charge de travail, et d’identifier les besoins de formation ou les écarts propres à certains utilisateurs.

Ce champ correspond généralement à « UserID », « Processor » ou « UpdatedBy » dans les journaux de transactions de R1 RCM.

Cet attribut booléen distingue les tâches exécutées par une automatisation logicielle, comme un bot RPA chargé de soumettre les demandes de remboursement, des tâches réalisées manuellement par un employé.

L’analyse de cet attribut est essentielle pour comprendre l’impact et l’efficacité des initiatives d’automatisation. Elle permet de comparer la vitesse, le coût et les taux d’erreur des processus automatisés et manuels, d’identifier de nouvelles possibilités d’automatisation et de mesurer le ROI des bots existants.

Distingue les activités réalisées par des personnes de celles pilotées par le système, ce qui est essentiel pour mesurer l’impact de l’automatisation sur l’efficacité, le coût et la qualité du processus.

Cette information peut être déduite du champ « AssignedUser », certains identifiants étant réservés aux bots, par exemple « BOT_RPA01 ». Certains systèmes disposent également d’un champ dédié indiquant les transactions automatisées.

Les codes de service, comme les codes CPT (Current Procedural Terminology), sont des codes médicaux normalisés utilisés pour déclarer aux payeurs les actes et services médicaux, chirurgicaux et diagnostiques afin d’obtenir leur remboursement.

L’analyse du processus par code de service est essentielle pour identifier les problèmes de facturation liés à certains types de soins. Elle peut mettre en évidence les actes qui font le plus souvent l’objet d’un refus, présentent les délais de paiement les plus longs ou nécessitent le plus de reprises, afin de cibler les améliorations du codage et de la facturation.

Permet d’analyser le processus selon le type de service fourni, ce qui est essentiel pour identifier les tendances de refus ou les retards de paiement associés à certains actes.

Ces informations se trouvent au niveau de chaque ligne de frais ou de demande de remboursement dans R1 RCM.

Cet indicateur mesure la durée de bout en bout du cycle de revenus pour un événement de facturation donné. Il représente le temps total nécessaire à une organisation pour convertir un service fourni en encaissement.

Il s’agit d’un indicateur clé de performance (KPI) essentiel à la santé financière. L’analyse de cette durée aide à identifier les principaux leviers d’accélération du processus. En décomposant le délai de cycle en différentes composantes, telles que le « délai de facturation » et le « délai de paiement », les organisations peuvent repérer les possibilités les plus importantes d’améliorer leur trésorerie.

Il s’agit d’un KPI global essentiel qui mesure l’efficacité générale du cycle de conversion des encaissements et influe directement sur la trésorerie de l’organisation.

Il s’agit d’un indicateur calculé. Il correspond à la différence entre l’horodatage de l’activité « Service Rendered » et celui de l’activité « Payment Posted » pour un événement de facturation donné.

Cet attribut correspond à l’identifiant unique attribué à un patient dans le système de santé, souvent appelé Medical Record Number (MRN).

Même si les soins individuels ne constituent pas l’objet de l’analyse, l’identifiant du patient peut servir à étudier les problèmes de facturation récurrents pour un même patient au fil du temps. Il peut également permettre de segmenter le processus selon les caractéristiques démographiques ou l’historique du patient, s’il est associé à d’autres données, et ainsi de mettre au jour des problèmes systémiques touchant certains groupes.

Permet d’analyser les événements de facturation au niveau du patient et d’identifier les problèmes ou tendances récurrents pour certains patients au fil de plusieurs épisodes.

Cet identifiant constitue un élément central des données démographiques du patient associées à chaque épisode et à chaque demande de remboursement dans R1 RCM.

Cet attribut enregistre la valeur des ajustements financiers apportés au compte d’un patient après la facturation initiale. Les ajustements peuvent être positifs ou négatifs et inclure des remises contractuelles, des passages en perte ou des corrections.

Le suivi des montants d’ajustement est essentiel pour comprendre l’intégrité des revenus. Des ajustements négatifs élevés peuvent indiquer des pertes de revenus dues à des problèmes tels qu’une saisie incorrecte des frais ou une dette irrécouvrable. L’analyse de ces données permet d’identifier l’impact financier des erreurs de facturation et des inefficacités du recouvrement.

Quantifie les pertes de revenus et les corrections financières, afin de mesurer l’impact monétaire des erreurs de facturation, des obligations contractuelles ou des créances irrécouvrables.

Présent dans les journaux de transactions liés aux ajustements de compte ou à la comptabilisation des paiements dans R1 RCM.

Cet attribut explique la raison d’un ajustement financier apporté à un compte. Les motifs sont souvent des codes ou des descriptions normalisés qui catégorisent le type d’ajustement.

L’analyse des motifs d’ajustement aide à diagnostiquer les causes profondes des pertes de revenus. Par exemple, une fréquence élevée de « Small Balance Write-off » peut indiquer un processus de recouvrement inefficace pour les petits montants, tandis que les « Contractual Allowances » fréquentes font partie des négociations attendues avec les payeurs. Cette analyse alimente le Dashboard Billing Adjustments & Compliance Audit.

Explique la raison des ajustements de revenus et aide à identifier les causes profondes des pertes, telles que les problèmes contractuels, les erreurs de facturation ou les échecs du recouvrement.

Il s’agit généralement d’un champ de code ou de texte présent dans le même enregistrement de transaction que « AdjustmentAmount » dans R1 RCM.

Cet attribut booléen est généralement calculé lors de l’analyse de Process Mining. Il prend la valeur « true » lorsqu’une activité répète une étape précédente ou fait partie d’une séquence indiquant la correction d’une erreur, par exemple toute activité suivant « Claim Denied ».

L’identification des reprises est l’une des capacités les plus utiles du Process Mining. Elle quantifie le temps, les efforts et les ressources gaspillés dans un processus. En signalant les reprises, les organisations peuvent concentrer leurs efforts d’amélioration sur la prévention des erreurs qui les provoquent, ce qui permet d’obtenir des gains d’efficacité significatifs.

Aide à quantifier la fréquence et l’impact des reprises, notamment celles liées aux refus de demandes de remboursement, afin de cibler les analyses et de réduire les inefficacités ainsi que les efforts inutiles.

Il ne s’agit pas d’un champ du système source. Il est calculé par l’outil de Process Mining à partir de la séquence des activités, par exemple en détectant qu’une activité « Claim Submitted » se produit plusieurs fois pour un même dossier.

Cet attribut décrit le résultat des démarches visant à recouvrer le paiement d’un compte en retard. Les résultats possibles incluent « Paid in Full », « Settled », « Placed in Bad Debt » ou « Unresolved ».

Le suivi des résultats du recouvrement est essentiel pour évaluer l’efficacité du processus de recouvrement. En analysant les activités qui conduisent à chaque résultat, les organisations peuvent optimiser leurs stratégies, améliorer les taux de récupération et décider en connaissance de cause du moment où interrompre les démarches et passer les soldes en perte. Cela alimente le Dashboard Collection Activity Performance.

Mesure l’efficacité du processus de recouvrement en suivant la résolution finale des comptes en retard et aide à optimiser les stratégies de recouvrement.

Il s’agit probablement d’un champ de statut du compte patient ou d’un module dédié au recouvrement dans R1 RCM.