Votre modèle de données pour la gestion du cycle de revenus

La date et l’heure de l’événement indiquent précisément à quel moment une activité a été enregistrée dans le système. Cette information temporelle est essentielle pour analyser le processus dans le temps.

Dans le Process Mining, cet horodatage sert à classer les événements par ordre chronologique et à calculer les durées entre les activités, ce qui est indispensable à l’analyse des performances. Il permet de calculer des indicateurs clés comme le temps de cycle, la durée de traitement et le temps d’attente, nécessaires pour repérer les goulots d’étranglement et mesurer l’efficacité.

Cet horodatage est à la base de toutes les analyses temporelles : calcul des temps de cycle, repérage des goulots d’étranglement et suivi des performances du processus par rapport aux SLA.

Dans R1 RCM, ce champ figure généralement sous les noms « Date de création », « Horodatage » ou « Date de dernière mise à jour » dans les enregistrements de transaction ou de changement de statut.

L’identifiant de l’événement de facturation désigne une prestation ou une livraison de produit précise donnant lieu à des frais. Il constitue le fil conducteur qui relie toutes les activités associées, depuis la réalisation initiale de la prestation et la saisie des frais jusqu’à la soumission de la demande, la comptabilisation du paiement et la clôture du compte.

Dans le Process Mining, l’analyse du cycle de vie de chaque événement de facturation donne une vue complète du cycle de revenus, de bout en bout. Elle permet de retracer le parcours d’un frais, de repérer les chemins les plus fréquents, de mesurer les temps de cycle entre les principales étapes et de comprendre les écarts qui entraînent des retards ou des pertes de revenus.

Cet identifiant est indispensable pour regrouper toutes les activités associées dans un même dossier et réaliser une analyse complète et précise du cycle de revenus pour chaque événement facturable.

Il s’agit de la clé principale qui relie les différentes tables relatives aux épisodes de soins, aux frais, aux demandes de remboursement et aux paiements. Consultez la documentation de R1 RCM pour connaître le champ correspondant, souvent lié à un identifiant d’épisode de soins ou de demande.

Cet attribut décrit une étape ou un jalon du processus de gestion du cycle de revenus pour un événement de facturation donné. Les activités correspondent au travail effectué, par exemple « Frais saisis », « Demande soumise » ou « Paiement comptabilisé ».

L’analyse de la séquence des activités est au cœur du Process Mining. Elle permet de découvrir le flux réel du processus, de repérer les goulots d’étranglement où le démarrage des activités prend trop de temps et de détecter les boucles de reprises, lorsque des activités sont répétées inutilement, par exemple « Demande refusée », puis « Reprise du traitement du refus ».

Il définit les étapes du processus et permet de visualiser la cartographie du processus, de calculer les temps de transition et de repérer les écarts et les reprises.

Ces informations proviennent généralement des journaux d’événements, des enregistrements de changement de statut ou des codes de transaction des différents modules de R1 RCM. Il peut être nécessaire d’associer les codes techniques à des libellés compréhensibles par les équipes métier.

Cet attribut indique la date de la dernière mise à jour des données utilisées pour l’analyse du Process Mining. Il permet de savoir si les données analysées sont récentes.

Cette information est utile pour les rapports et les Dashboards, car elle indique à l’utilisateur à quelle date remontent les analyses du processus. Elle permet de situer les données dans le temps et de prendre des décisions en connaissance de leur période de référence.

Il indique la date de mise à jour des données et permet aux analystes et aux parties prenantes de savoir si les analyses du processus reposent sur des informations récentes.

Cet horodatage est généré lors du processus d’extraction, de transformation et de chargement des données (ETL) et s’applique généralement à l’ensemble du jeu de données.

Cet attribut identifie l’application ou le module source qui a généré les données d’un événement donné. Dans un environnement complexe comme celui des soins de santé, les données peuvent provenir d’un dossier médical électronique, d’un module de facturation, d’une plateforme de gestion des demandes ou d’un outil de recouvrement.

Connaître le système source est important pour valider les données et analyser les variations du processus propres à certains systèmes. Cela aide à résoudre les incohérences et à comprendre l’environnement technologique dans lequel s’inscrit le processus.

Il indique l’origine des données, une information importante pour leur gouvernance et leur validation, ainsi que pour comprendre les interactions entre les systèmes tout au long du processus.

Il s’agit souvent d’une valeur fixe ajoutée lors de l’extraction des données, qui indique le système d’origine, par exemple « R1 RCM ».

Lorsqu’un organisme payeur refuse une demande, il fournit un code de motif, par exemple un CARC (Claim Adjustment Reason Code), pour expliquer sa décision. Ces codes normalisés signalent des problèmes tels que « Prestation non couverte » ou « Demande en double ».

Cet attribut est essentiel à la gestion des refus. L’analyse de la fréquence des différents codes permet aux organisations de repérer et de traiter les causes profondes des refus, qu’elles soient liées à l’admissibilité du patient, à des erreurs de codage ou à l’absence de nécessité médicale. Elle contribue directement à réduire les reprises et à accélérer les encaissements.

Il précise le motif du refus d’une demande et permet d’en rechercher les causes afin de réduire les refus futurs, les reprises et les paiements nécessitant un nouveau traitement.

Cette information est transmise par l’organisme payeur dans l’avis de paiement électronique (fichier ERA ou 835) et enregistrée dans le module de gestion des demandes de R1 RCM.

Cet attribut correspond au montant total facturé pour les prestations fournies lors d’un événement de facturation donné. Il représente les revenus attendus au titre de la demande.

L’analyse du montant de la facture est importante pour le Process Mining financier. Elle permet de donner la priorité aux demandes de montant élevé, de comprendre les conséquences financières des retards ou des refus et de segmenter le processus selon les montants. Par exemple, l’analyse peut révéler que les demandes dépassant un certain montant suivent un parcours différent, avec davantage d’interventions manuelles.

Il apporte un éclairage financier sur le processus, permet d’analyser l’incidence des variations du processus sur les revenus et aide à donner la priorité aux dossiers de montant élevé.

Dans R1 RCM, ce champ se trouve dans la table principale des demandes ou des factures. Il porte souvent le nom « TotalBilledAmount » ou un nom similaire.

Cet attribut identifie le principal organisme payeur de la demande. Il peut s’agir d’un assureur privé comme Aetna, d’un organisme public comme Medicare ou du patient lui-même pour les montants à sa charge.

L’analyse du processus par organisme payeur est fondamentale pour la gestion du cycle de revenus. Elle peut révéler que certains organismes refusent davantage de demandes, règlent les paiements plus lentement ou imposent des exigences de soumission plus complexes. Ces analyses permettent à l’organisation d’adapter ses processus et ses ressources aux pratiques de chaque organisme payeur.

Il permet de segmenter le processus par organisme payeur afin de repérer les retards, les motifs de refus et les pratiques de paiement qui lui sont propres, et ainsi d’optimiser les revenus.

Dans R1 RCM, cette information figure dans les données d’assurance ou les données démographiques du patient associées à la demande.

Cet attribut désigne l’unité organisationnelle, par exemple « Saisie des frais », « Soumission des demandes » ou « Gestion des refus », qui a réalisé une étape du processus. Il aide à comprendre comment le travail est transmis d’une équipe à l’autre.

Il est important pour analyser le débit de chaque service et repérer les goulots d’étranglement entre les fonctions. En filtrant la cartographie du processus par service, les organisations peuvent voir où les transmissions se déroulent sans difficulté et où des retards surviennent, afin de mieux répartir les ressources et d’optimiser les processus.

Cet attribut permet d’analyser les performances du processus par unité organisationnelle et de repérer les goulots d’étranglement propres à une équipe, les contraintes de ressources ou les bonnes pratiques.

Cette information peut provenir du profil de l’utilisateur dans R1 RCM ou être enregistrée sous la forme d’un « Code de service » dans les données de transaction.

Cet attribut indique le dernier état connu d’un événement de facturation, par exemple « Soumis », « Payé », « Refusé » ou « En recouvrement ». Il donne un aperçu de l’étape à laquelle se trouve une facture dans le processus à un moment donné.

Le statut de la facture est essentiel pour établir des rapports d’ancienneté et suivre l’état des comptes clients. Dans le Process Mining, il permet de filtrer les dossiers bloqués dans un état donné ou d’analyser les résultats des différentes variantes du processus, par exemple en comparant les parcours des demandes « Payées » et « Refusées ».

Il donne une vue de l’état actuel de chaque dossier, indispensable pour établir des rapports d’ancienneté et analyser les résultats des différents parcours du processus.

Dans R1 RCM, il s’agit généralement d’un champ de statut dans l’enregistrement principal de la demande ou du compte.

Cet attribut identifie la personne chargée d’exécuter une tâche précise dans le processus. Il peut s’agir de la personne qui a créé la demande, de l’analyste qui a repris le traitement d’un refus ou du spécialiste qui a comptabilisé un paiement.

L’analyse par utilisateur permet de comprendre la répartition de la charge de travail, les performances individuelles et les besoins de formation. Elle peut mettre en évidence les utilisateurs les plus efficaces ou ceux dont les activités sont associées à davantage d’erreurs, afin de cibler les mesures de gestion et d’amélioration du processus.

Cet attribut permet d’analyser les performances des équipes et des personnes, ainsi que la répartition de la charge de travail. Il aide aussi à repérer les besoins de formation et les écarts de processus propres à certains utilisateurs.

Dans R1 RCM, ce champ figure généralement dans les journaux de transaction sous les noms « UserID », « Processor » ou « UpdatedBy ».

Cet attribut booléen distingue les tâches exécutées par une automatisation logicielle, comme un robot RPA chargé de soumettre les demandes, de celles effectuées manuellement par un employé.

Son analyse est essentielle pour comprendre les effets des initiatives d’automatisation. Elle permet de comparer la vitesse, le coût et le taux d’erreur des processus automatisés et manuels, de repérer de nouvelles possibilités d’automatisation et de mesurer le retour sur investissement des robots déjà en place.

Il distingue les activités réalisées par une personne de celles exécutées par un système, ce qui permet de mesurer les effets de l’automatisation sur l’efficacité, le coût et la qualité du processus.

Cette information peut être déduite du champ « AssignedUser », lorsque certains identifiants sont réservés aux robots, par exemple « BOT_RPA01 ». Certains systèmes disposent également d’un champ dédié pour signaler les transactions automatisées.

Les codes de prestation, comme les codes CPT (Current Procedural Terminology), sont des codes médicaux normalisés utilisés pour déclarer aux organismes payeurs les actes et prestations médicaux, chirurgicaux et diagnostiques en vue de leur remboursement.

L’analyse du processus par code de prestation est essentielle pour repérer les problèmes de facturation liés à certains types de soins. Elle peut montrer quels actes font le plus souvent l’objet d’un refus, entraînent les temps de cycle de paiement les plus longs ou nécessitent le plus de reprises, afin de cibler les améliorations des pratiques de codage et de facturation.

Il permet d’analyser le processus selon le type de prestation réalisée, afin de repérer les motifs de refus ou les retards de paiement associés à certains actes.

Dans R1 RCM, cette information figure au niveau de chaque ligne de frais ou de demande.

Cet attribut correspond à l’identifiant unique attribué à un patient dans le système de santé, souvent appelé numéro de dossier médical (MRN).

Même si la prise en charge individuelle des patients n’est pas l’objet de l’analyse, l’identifiant du patient permet de repérer les problèmes de facturation récurrents pour une même personne au fil du temps. Associé à d’autres données sur les patients, il peut aussi servir à segmenter le processus selon les caractéristiques démographiques ou les antécédents et à mettre en évidence des problèmes systémiques touchant certains groupes.

Il permet d’analyser les événements de facturation à l’échelle du patient et de repérer les problèmes ou les tendances récurrents pour une même personne au fil de plusieurs épisodes de soins.

Cet identifiant fait partie des données démographiques essentielles du patient associées à chaque épisode de soins et à chaque demande dans R1 RCM.

Cet attribut indique la valeur des ajustements financiers apportés au compte d’un patient après la facturation initiale. Ces ajustements peuvent être positifs ou négatifs et inclure des remises contractuelles, des radiations ou des corrections.

Le suivi des montants ajustés est essentiel pour comprendre l’intégrité des revenus. Des ajustements négatifs importants peuvent signaler des pertes de revenus dues, par exemple, à une saisie incorrecte des frais ou à des créances irrécouvrables. L’analyse de ces données permet de mesurer les conséquences financières des erreurs de facturation et des inefficacités du recouvrement.

Il quantifie les pertes de revenus et les corrections financières, et aide à mesurer les conséquences des erreurs de facturation, des obligations contractuelles ou des créances irrécouvrables.

Dans R1 RCM, cette information figure dans les journaux de transaction relatifs aux ajustements de compte ou à la comptabilisation des paiements.

Cet attribut précise la raison d’un ajustement financier apporté à un compte. Les motifs sont souvent des codes ou des descriptions normalisés qui classent les différents types d’ajustement.

L’analyse des motifs d’ajustement aide à déterminer les causes profondes des pertes de revenus. Par exemple, des radiations fréquentes de « petits soldes » peuvent signaler un processus de recouvrement inefficace pour les petits montants, tandis que les « remises contractuelles » fréquentes sont généralement liées aux accords conclus avec les organismes payeurs. Cette analyse alimente le Dashboard d’audit des ajustements de facturation et de conformité.

Il explique les raisons des ajustements de revenus et aide à repérer les causes profondes des pertes, comme les problèmes contractuels, les erreurs de facturation ou les échecs de recouvrement.

Dans R1 RCM, il s’agit généralement d’un code ou d’un champ texte dans le même enregistrement de transaction que AdjustmentAmount.

Cet attribut booléen est généralement calculé lors de l’analyse du Process Mining. Il prend la valeur « vrai » lorsqu’une activité répète une étape précédente ou s’inscrit dans une séquence indiquant la correction d’une erreur, par exemple toute activité qui suit « Demande refusée ».

Le repérage des reprises est l’une des principales possibilités offertes par le Process Mining. Il permet de quantifier le temps, les efforts et les ressources consacrés inutilement au processus. En repérant les reprises, les organisations peuvent concentrer leurs efforts d’amélioration sur la prévention des erreurs qui les provoquent et ainsi gagner en efficacité.

Il aide à quantifier la fréquence et les conséquences des reprises, notamment après un refus de demande, afin de cibler les analyses et de réduire les inefficacités et les efforts inutiles.

Ce champ n’existe pas dans le système source. L’outil de Process Mining le calcule à partir de la séquence des activités, par exemple en repérant qu’une activité « Demande soumise » se produit plusieurs fois pour un même dossier.

Cet attribut décrit le résultat des démarches visant à obtenir le paiement d’un compte en retard. Les résultats possibles comprennent « Entièrement payé », « Réglé », « Passé en créance irrécouvrable » ou « Non résolu ».

Le suivi des résultats du recouvrement est essentiel pour évaluer l’efficacité du processus. En analysant les activités qui mènent à chaque résultat, les organisations peuvent optimiser leurs stratégies de recouvrement, améliorer les taux de récupération et décider en connaissance de cause quand interrompre les démarches et radier les soldes. Ces informations alimentent le Dashboard de suivi des performances des activités de recouvrement.

Il mesure l’efficacité du recouvrement en suivant le règlement final des comptes en retard et aide à optimiser les stratégies de recouvrement.

Il s’agit probablement d’un champ de statut dans le compte du patient ou dans un module dédié au recouvrement de R1 RCM.

Cette métrique mesure la durée totale du cycle de revenus pour un événement de facturation. Elle correspond au temps nécessaire à une organisation pour convertir une prestation fournie en encaissement.

Il s’agit d’un indicateur clé de la santé financière. L’analyse de cette durée aide à repérer les principaux leviers d’accélération du processus. En décomposant le temps de cycle en différentes étapes, comme le délai de facturation et le délai de paiement, les organisations peuvent déterminer où se trouvent les meilleures possibilités d’améliorer leur trésorerie.

Cet indicateur clé de haut niveau mesure l’efficacité globale du cycle de conversion en trésorerie et a une incidence directe sur la trésorerie de l’organisation.

Cette métrique est calculée à partir de l’écart entre l’horodatage de l’activité « Prestation réalisée » et celui de l’activité « Paiement comptabilisé » pour un événement de facturation donné.