Votre modèle de données Purchase to Pay - Traitement des factures

SAP S/4HANA
Votre modèle de données Purchase to Pay - Traitement des factures

Votre modèle de données Purchase to Pay - Traitement des factures

Ce modèle de données vous guide dans la mise en place de votre analyse Purchase to Pay - Traitement des factures. Il présente les attributs de données essentiels à collecter, les principales activités à suivre et fournit des indications utiles pour l’extraction. Utilisez-le pour préparer efficacement les données nécessaires à vos initiatives de Process Mining.
  • Attributs recommandés à collecter
  • Activités clés à suivre
  • Guide d'extraction pour SAP S/4HANA
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Purchase to Pay - Attributs du traitement des factures

Voici les champs de données recommandés à inclure dans votre journal d’événements pour analyser de manière complète le traitement des factures Purchase to Pay.
3 Obligatoire 8 Recommandé 10 Facultatif
Nom Description
Numéro de facture
InvoiceNumber
Identifiant unique du document de facture fournisseur, utilisé comme identifiant principal du dossier dans le processus.
Description

Le numéro de facture est l’identifiant unique attribué à chaque facture fournisseur dans SAP S/4HANA. Il relie toutes les activités associées, telles que la création, le préenregistrement, l’approbation et le paiement, au sein d’une même instance de processus cohérente.

Dans le Process Mining, cet attribut est fondamental pour suivre le parcours de bout en bout de chaque facture. Il permet de reconstituer l’ensemble du flux de processus, de la réception au paiement final, et d’analyser les temps de cycle, les goulots d’étranglement et les variantes du processus au niveau de chaque facture.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de la clé essentielle qui relie tous les événements associés et permet de retracer intégralement le cycle de vie d’une facture dans le système.

Où les obtenir

Il s’agit du numéro du document comptable, présent dans la table BKPF, champ BELNR.

Exemples
190000000119000000451900000132
Heure de l’événement
EventTime
Date et heure précises auxquelles l’activité s’est produite.
Description

L’heure de l’événement est l’horodatage qui indique précisément quand une activité donnée a eu lieu. Ces données sont essentielles pour calculer les durées, les temps de cycle et les temps d’attente entre les différentes étapes du processus.

Dans une analyse de Process Mining, des horodatages précis servent à mesurer des KPI de performance tels que « Temps de cycle moyen des factures » et « Temps de cycle d’approbation des factures ». En analysant le temps écoulé entre les activités, les organisations peuvent localiser les goulots d’étranglement qui retardent les factures et repérer les possibilités d’accélérer le processus.

Pourquoi c’est important

Cet horodatage constitue la base de toutes les analyses fondées sur le temps, notamment le suivi des performances, l’identification des goulots d’étranglement et le suivi des SLA.

Où les obtenir

Généralement issu des tables de documents de modification CDHDR (en-tête) et CDPOS (poste), à partir des champs UDATE et UTIME. Pour certains événements, il peut provenir des dates de création ou de saisie figurant dans des tables telles que BKPF (CPUDT, CPUTM).

Exemples
2023-04-15T10:30:00Z2023-04-18T14:05:21Z2023-05-02T09:00:00Z
Nom de l’activité
ActivityName
Nom de l’activité métier ou de l’événement survenu à un moment précis pour une facture.
Description

Le nom de l’activité décrit une étape précise ou un changement de statut dans le cycle de traitement des factures. Exemples : « Document de facture créé », « Facture envoyée pour approbation », « Blocage du paiement défini » et « Paiement exécuté ».

Cet attribut est essentiel pour construire la cartographie du processus, qui représente visuellement le déroulement des activités. L’analyse de leur séquence, de leur fréquence et du temps écoulé entre elles permet d’identifier les goulots d’étranglement, les boucles de reprise et les écarts par rapport au processus conforme. Il constitue la base de toute analyse de Process Mining.

Pourquoi c’est important

Il définit les étapes du processus et permet de visualiser les cartes de processus ainsi que d’analyser les flux et les variations du processus.

Où les obtenir

Dérivé d’une combinaison de codes de transaction SAP (SY-TCODE), de statuts d’objets de documents de modification (CDHDR/CDPOS) et de valeurs de champs spécifiques indiquant des changements de statut.

Exemples
Facture mise en attenteFacture approuvéePaiement exécuté
Code société
CompanyCode
Unité organisationnelle représentant une société juridiquement indépendante pour laquelle des états financiers sont établis.
Description

Le code société est une unité organisationnelle fondamentale dans SAP Finance. Chaque facture est affectée à un code société précis, qui détermine l’entité juridique responsable de la transaction.

Dans le Process Mining, filtrer ou comparer les données par code société est essentiel pour analyser les performances du processus entre différentes unités opérationnelles, entités juridiques ou pays. Cela aide à identifier les écarts régionaux en matière d’efficacité, de conformité et de niveau d’automatisation, afin de soutenir des initiatives d’amélioration ciblées.

Pourquoi c’est important

Il permet de segmenter et de comparer les performances du traitement des factures entre différentes entités juridiques ou zones géographiques de l’organisation.

Où les obtenir

Il s’agit d’un champ standard de la table d’en-tête des documents BKPF, champ BUKRS.

Exemples
1000US01DE01
Commande d’achat
PurchasingDocument
Numéro de la commande d’achat à laquelle la facture est associée.
Description

Le numéro du document d’achat relie la facture fournisseur à la commande d’achat d’origine (PO). Ce lien est fondamental pour le rapprochement à trois niveaux, qui vérifie la concordance entre la facture, la commande d’achat et la réception des marchandises.

L’analyse de cet attribut aide à comprendre les problèmes liés aux factures associées ou non à une commande d’achat. Il est essentiel pour étudier les écarts de rapprochement et comprendre l’efficacité de la partie approvisionnement du processus.

Pourquoi c’est important

Il relie la facture au processus d’approvisionnement, ce qui est essentiel pour analyser les écarts de rapprochement et la conformité aux commandes d’achat.

Où les obtenir

Ces informations se trouvent généralement dans la table des postes de documents BSEG, champ EBELN (numéro du document d’achat).

Exemples
450000123445000056784500009012
Date d’échéance du paiement
PaymentDueDate
Date à laquelle la facture doit être payée pour éviter tout retard.
Description

La date d’échéance du paiement est la date calculée à laquelle le paiement au fournisseur doit être effectué, en fonction de la date de facture et des conditions de paiement convenues. Elle constitue une échéance importante du processus.

Cet attribut est essentiel au KPI « Taux de paiement dans les délais » et au Dashboard « Performance des paiements fournisseurs ». En comparant la date réelle du paiement à la date d’échéance, l’entreprise peut mesurer sa capacité à respecter ses obligations de paiement, ce qui influe sur ses relations avec les fournisseurs et sa réputation financière.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de la référence principale pour mesurer le respect des délais de paiement, un indicateur important pour préserver de bonnes relations avec les fournisseurs et éviter les frais de retard.

Où les obtenir

Cette date est souvent disponible directement sur le poste fournisseur de la table BSEG, dans le champ ZFBDT (date de référence pour le calcul de l’échéance). La date d’échéance nette est calculée à partir de cette date de référence et des conditions de paiement.

Exemples
2023-05-302023-06-152023-07-01
Montant de la facture
AmountInCompanyCodeCurrency
Montant brut total de la facture dans la devise locale du code société.
Description

Cet attribut représente la valeur totale de la facture. Il s’agit d’un indicateur important pour comprendre l’impact financier et l’ampleur de l’activité de traitement des factures.

L’analyse des montants permet de prioriser le traitement des factures de valeur élevée, d’identifier les tendances de dépenses et de mettre en relation les problèmes de processus avec leur valeur financière. Elle peut notamment servir à déterminer si les factures de valeur élevée sont plus souvent bloquées ou nécessitent des délais d’approbation plus longs.

Pourquoi c’est important

Il fournit un contexte financier au processus et permet d’analyser les opérations selon leur valeur monétaire, notamment pour déterminer si les factures de valeur élevée sont traitées différemment.

Où les obtenir

Cette valeur est généralement calculée à partir de la somme des postes concernés dans la table BSEG, champ WRBTR (montant dans la devise locale).

Exemples
1500.75125000.00850.20
Motif du blocage du paiement
PaymentBlockReason
Code indiquant pourquoi une facture est bloquée pour paiement.
Description

Lorsqu’une facture est bloquée pour paiement, cet attribut précise le motif du blocage, par exemple « écart de quantité » ou « différence de prix ». Ces motifs sont configurés dans SAP afin de standardiser la gestion des exceptions.

Cet attribut est essentiel au Dashboard « Occurrence et durée des blocages de paiement ». L’analyse de la fréquence des différents motifs de blocage aide à identifier les causes profondes des retards de paiement, qu’elles soient liées à certains fournisseurs, à des articles ou à des processus internes, afin de mettre en place des mesures correctives ciblées.

Pourquoi c’est important

Il fournit la cause profonde précise des blocages de paiement, ce qui permet de cibler les analyses, de réduire les retards et d’améliorer le traitement correct dès la première fois.

Où les obtenir

Situé sur le poste fournisseur de la table BSEG, champ ZLSPR (clé de blocage du paiement).

Exemples
RIA
Nom d’utilisateur
UserName
ID utilisateur SAP de la personne ou du système ayant effectué l’activité.
Description

Cet attribut identifie l’utilisateur qui a exécuté une transaction donnée ou créé un document. Il peut s’agir de l’ID d’une personne ou de l’ID d’un système pour les traitements automatisés par lots.

L’analyse par utilisateur aide à comprendre la répartition de la charge de travail, à identifier les besoins de formation et à repérer les comportements inhabituels. Elle peut notamment montrer quels utilisateurs traitent fréquemment les exceptions ou quelles factures sont traitées automatiquement, par exemple par l’utilisateur « BATCHUSER », ce qui est essentiel pour calculer le KPI « Taux d’automatisation des factures ».

Pourquoi c’est important

Il attribue les activités du processus à des utilisateurs ou à des comptes système précis, ce qui permet d’analyser la charge de travail, de comparer les performances et de détecter les automatisations.

Où les obtenir

Issu de champs tels que BKPF-USNAM (saisi par) ou CDHDR-USERNAME (modifié par).

Exemples
SMITHJMUELLERTWF-BATCH
Numéro de fournisseur
VendorNumber
Identifiant unique du fournisseur ayant soumis la facture.
Description

Le numéro de fournisseur identifie le fournisseur ou le créancier associé à la facture. Il relie la transaction de facturation aux données de référence du fournisseur.

Cet attribut est essentiel pour les analyses centrées sur les fournisseurs, par exemple l’évaluation de la « performance des paiements fournisseurs » ou l’identification des fournisseurs qui soumettent fréquemment des factures problématiques entraînant des exceptions ou des blocages de paiement. Il contribue à la gestion des relations avec les fournisseurs et à l’évaluation de leur fiabilité.

Pourquoi c’est important

Il permet d’analyser les performances du processus par fournisseur, d’identifier des tendances, de gérer les relations et d’évaluer les problèmes liés aux fournisseurs.

Où les obtenir

Généralement présent dans la table des postes de documents comptables BSEG, champ LIFNR.

Exemples
100345700012V9832
Type de document
DocumentType
Code qui classe les différents types de documents comptables, tels que les factures fournisseurs ou les avoirs.
Description

Le type de document sert dans SAP à distinguer les différentes transactions métier. Par exemple, « KR » représente généralement une facture fournisseur standard, tandis que « KG » peut désigner un avoir fournisseur.

L’analyse par type de document permet de segmenter le processus afin de comprendre comment sont traités les différents types de transactions. Le processus d’un avoir peut, par exemple, différer sensiblement de celui d’une facture standard. Cette segmentation fournit des analyses de processus plus précises et plus pertinentes.

Pourquoi c’est important

Il permet de distinguer les différents types de transactions financières, comme les factures standard et les avoirs, qui suivent souvent des parcours de processus différents.

Où les obtenir

Présent dans la table d’en-tête des documents BKPF, champ BLART.

Exemples
KRREKG
Conditions de paiement
PaymentTerms
Code définissant les conditions de paiement convenues avec le fournisseur, notamment les dates d’échéance et les périodes d’escompte.
Description

Les conditions de paiement définissent les règles de règlement d’une facture, y compris les éventuels escomptes pour paiement anticipé. Par exemple, « Z030 » peut signifier « payable sous 30 jours nets ».

Cet attribut est essentiel à la planification financière et à l’optimisation du fonds de roulement. Dans le Process Mining, il sert à calculer la « date d’échéance du paiement » et à déterminer l’éligibilité aux escomptes pour paiement anticipé, ce qui contribue directement au KPI « Taux de capture des escomptes pour paiement anticipé ».

Pourquoi c’est important

Il définit les règles relatives aux dates d’échéance et aux escomptes, avec un impact direct sur les KPI de respect des délais de paiement et la gestion du fonds de roulement.

Où les obtenir

Présentes sur le poste fournisseur de la table BSEG, dans le champ ZTERM (clé des conditions de paiement).

Exemples
0001Z030NT60
Date de facture
InvoiceDate
Date à laquelle le fournisseur a émis le document de facture.
Description

La date de facture, également appelée date du document, est la date indiquée par le fournisseur sur la facture. Elle sert de point de départ pour calculer la date d’échéance du paiement selon les conditions de paiement convenues.

Dans le cadre de l’analyse, cette date est fondamentale pour les calculs financiers, notamment la détermination de l’ancienneté des factures et de l’éligibilité aux escomptes pour paiement anticipé. Elle constitue une donnée d’entrée essentielle du KPI « Taux de capture des escomptes pour paiement anticipé ».

Pourquoi c’est important

Elle sert de référence pour calculer les conditions de paiement et les dates d’échéance, ce qui est essentiel à la gestion du fonds de roulement et à la capture des escomptes.

Où les obtenir

Présente dans la table d’en-tête des documents BKPF, champ BLDAT (date du document).

Exemples
2023-04-122023-05-152023-06-20
Est automatisé
IsAutomated
Indicateur précisant si une activité a été effectuée par un utilisateur système automatisé.
Description

Cet attribut booléen prend la valeur true lorsque l’utilisateur associé à une activité est un compte système ou un compte de traitement par lots connu, tel que « WF-BATCH » ou « SAP_SYSTEM ». Il aide à distinguer les étapes manuelles des étapes automatisées du processus.

Cet attribut est essentiel au calcul du KPI « Taux d’automatisation des factures ». En analysant les parties automatisées du processus, les organisations peuvent mesurer les résultats de leurs initiatives d’automatisation, réduire davantage les tâches manuelles et améliorer l’efficacité.

Pourquoi c’est important

Il distingue les activités manuelles des activités pilotées par le système, ce qui est fondamental pour mesurer les taux d’automatisation et identifier de nouvelles possibilités d’automatisation.

Où les obtenir

Dérivé de l’attribut UserName. Une table de correspondance ou une règle permet de classer certains ID utilisateur comme « automatisés ».

Exemples
truefalse
Est payé dans les délais
IsPaidOnTime
Indicateur prenant la valeur true si la facture a été payée à la date d’échéance ou avant celle-ci.
Description

Cet attribut booléen résulte de la comparaison entre la date réelle du paiement, c’est-à-dire l’horodatage de l’activité « Paiement exécuté », et la « date d’échéance du paiement ». Il fournit un résultat binaire clair pour le statut de paiement de chaque facture.

Il constitue le calcul central du KPI « Taux de paiement dans les délais ». Il permet de filtrer et d’analyser facilement les caractéristiques des paiements en retard, notamment les fournisseurs, les codes société ou les montants de facture fréquemment associés aux retards.

Pourquoi c’est important

Il mesure directement le respect des conditions de paiement, un KPI important pour la gestion des relations avec les fournisseurs et les opérations financières.

Où les obtenir

Calculé en comparant EventTime de l’activité « Paiement exécuté » à l’attribut PaymentDueDate. (Payment Date <= PaymentDueDate).

Exemples
truefalse
Est une reprise
IsRework
Indicateur précisant si une facture a fait l’objet d’activités de reprise, telles qu’une approbation rejetée ou la suppression d’un blocage de paiement.
Description

Cet attribut signale les factures qui ont connu une ou plusieurs boucles de reprise. Une reprise est identifiée par certaines séquences d’activités, par exemple « Facture approuvée » après « Facture rejetée », ou « Blocage du paiement supprimé » après « Blocage du paiement défini ».

Cet attribut simplifie le calcul du KPI « Taux de reprise des factures ». Il permet aux analystes d’isoler et d’étudier facilement les dossiers ayant fait l’objet d’une reprise, afin de comprendre les causes profondes de l’inefficacité et des efforts manuels répétés.

Pourquoi c’est important

Il identifie les flux de processus inefficaces dans lesquels le travail doit être répété, ce qui aide à quantifier le gaspillage et à localiser les causes profondes des exceptions de processus.

Où les obtenir

Calculé à partir de la séquence des activités dans le journal d’événements. Par exemple, si « Facture rejetée » apparaît dans la trace d’une facture, cet indicateur prend la valeur true.

Exemples
truefalse
Horodatage de l’extraction
ExtractionTimestamp
Date et heure auxquelles les données ont été extraites du système source.
Description

Cet attribut enregistre l’horodatage de l’extraction des données. Il indique le degré d’actualité des données analysées dans l’outil de Process Mining.

Dans le cadre de l’analyse, il permet d’évaluer la récence des résultats produits. Il est essentiel aux Dashboards de suivi opérationnel, afin de garantir que les décisions reposent sur des informations à jour et de gérer efficacement les cycles d’actualisation des données.

Pourquoi c’est important

Indique le degré d’actualité des données et garantit que l’analyse et les rapports reposent sur les informations les plus récentes disponibles.

Où les obtenir

Il ne s’agit pas d’un champ SAP. Il est généré et ajouté par l’outil d’extraction des données ou le processus ETL au moment de l’extraction.

Exemples
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z2023-10-29T02:00:00Z
ID du système source
SourceSystemId
Identifiant du système SAP S/4HANA source depuis lequel les données ont été extraites.
Description

Cet attribut indique le système d’origine, par exemple « S4H_PROD » ou « ERP_EU ». Il est particulièrement important dans les environnements qui regroupent plusieurs instances ERP ou des systèmes historiques et modernes.

Il permet de comparer les performances des processus entre différents systèmes ou régions. Il garantit la traçabilité des données et joue un rôle essentiel dans la gouvernance des données et le dépannage lorsque des données provenant de plusieurs sources sont regroupées dans une plateforme centrale de Process Mining.

Pourquoi c’est important

Il fournit le contexte relatif à l’origine des données, indispensable à la gouvernance des données et à la comparaison des processus entre différents systèmes ou sites de l’entreprise.

Où les obtenir

Cette valeur est généralement dérivée de l’identifiant du système SAP (sy-sysid) lors de l’extraction des données ou configurée comme valeur statique dans le pipeline ETL.

Exemples
S4PS4H_PROD_100ECC_EU
Motif de la contrepassation
ReversalReason
Code indiquant pourquoi un document de facture a été contrepassé.
Description

Lorsqu’une facture est comptabilisée incorrectement, elle est souvent contrepassée. Le code du motif de contrepassation explique pourquoi cette opération a été effectuée, par exemple « date de comptabilisation incorrecte » ou « erreur de saisie ».

L’analyse des motifs de contrepassation aide à identifier les erreurs récurrentes dans le processus de comptabilisation des factures. Ces résultats peuvent servir à améliorer la formation, renforcer les contrôles du système ou traiter les problèmes récurrents qui entraînent des reprises financières et une charge administrative supplémentaire.

Pourquoi c’est important

Il explique pourquoi les factures ont été annulées et fournit une indication directe sur les sources d’erreurs et de reprises dans le processus de comptabilisation.

Où les obtenir

Présent dans l’en-tête du document d’origine, dans la table BKPF, champ STGRD (motif de la contrepassation).

Exemples
010205
N° du document de compensation.
ClearingDocumentNumber
Numéro du document qui lettre la facture, généralement le document de paiement.
Description

Le numéro du document de lettrage relie un poste de facture ouvert à la transaction qui le lettre, généralement le document de paiement. Il confirme que la facture a été payée.

Cet attribut constitue le lien définitif entre une facture et son paiement. Il sert à identifier l’activité « Paiement exécuté » et son horodatage correspondant, indispensables au calcul du temps de cycle de bout en bout et du taux de paiement dans les délais.

Pourquoi c’est important

Il confirme qu’une facture a été payée et la relie à la transaction de paiement correspondante, ce qui est essentiel à l’analyse du temps de cycle et des performances de paiement.

Où les obtenir

Présent dans la table des postes de documents BSEG, champ AUGBL (numéro du document de lettrage).

Exemples
150000000115000000231500000088
Nombre de cycles d’approbation
ApprovalCycleCount
Nombre de fois où une facture a été soumise pour approbation.
Description

Cette mesure compte le nombre d’occurrences de l’activité « Facture envoyée pour approbation » pour une même facture. Un nombre supérieur à un indique que la facture a été rejetée ou renvoyée au moins une fois et qu’un nouveau cycle d’approbation a été nécessaire.

Cet attribut contribue directement au KPI « Taux d’approbation dès la première soumission ». L’analyse des factures présentant un nombre élevé de cycles d’approbation permet d’identifier les causes des approbations échouées, comme des informations insuffisantes ou un codage incorrect, puis de prendre des mesures pour améliorer le processus.

Pourquoi c’est important

Il quantifie les reprises au sein du sous-processus d’approbation, ce qui aide à mesurer le taux de traitement correct dès la première fois et à identifier les motifs de rejet des approbations.

Où les obtenir

Calculé en comptant les occurrences de l’activité « Facture envoyée pour approbation » pour chaque InvoiceNumber unique.

Exemples
123
Obligatoire Recommandé Facultatif

Purchase to Pay - Activités de traitement des factures

Voici les principales étapes et les jalons du processus à enregistrer dans votre journal d’événements pour découvrir précisément le processus.
5 Recommandé 8 Facultatif
Activité Description
Document de facture créé
Il s’agit du premier événement, qui marque la création d’un document de facture dans SAP. Il peut être enregistré lorsqu’un utilisateur sauvegarde un nouveau document de facture, qui peut être à l’état « parked » ou précomptabilisé.
Pourquoi c’est important

Cette activité marque le début du cycle de vie du traitement de la facture. L’analyse du temps écoulé entre cet événement et les suivants est essentielle pour mesurer le délai global de traitement.

Où les obtenir

Cet événement est enregistré à partir de la date et de l’heure de création (CPUDT, CPUTM) figurant dans la table d’en-tête du document, généralement BKPF ou RBKP pour les factures logistiques. Le code de transaction (BKPF-TCODE), tel que FB60, MIRO ou MIR7, indique le mode de création.

Collecte

Utilisez l’horodatage de création BKPF-CPUDT et BKPF-CPUTM du document de facture.

Type d’événement explicit
Facture approuvée
Cette activité indique que la facture a été approuvée par l’autorité désignée. Elle est enregistrée lorsque le flux de travail d’approbation se termine avec succès ou lorsqu’un indicateur de libération est défini.
Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape importante qui débloque la facture pour le paiement. Les retards d’approbation constituent un goulot d’étranglement fréquent, et le suivi de cette activité aide à repérer les approbateurs ou les étapes de processus trop lents.

Où les obtenir

Cette activité peut être déduite de l’étape finale de libération dans un flux de travail SAP ou du suivi des modifications apportées aux champs de statut de libération dans les tables associées à la facture ou à son document d’achat.

Collecte

Déduisez cette activité des événements de fin du flux de travail ou des modifications du champ de statut de libération d’un document.

Type d’événement inferred
Facture comptabilisée
Il s’agit d’un événement financier important au cours duquel la facture mise en attente ou approuvée est officiellement comptabilisée dans le grand livre. Cette opération constate la dette envers le fournisseur.
Pourquoi c’est important

La comptabilisation constitue une étape majeure qui sépare la saisie et l’approbation des données de la phase de règlement financier. Le délai entre la création de la facture et sa comptabilisation est un indicateur important de l’efficacité du traitement interne.

Où les obtenir

Cet événement est identifié par la date de comptabilisation (BKPF-BUDAT) figurant dans l’en-tête du document. Pour les documents d’abord mis en attente, le passage au statut comptabilisé fournit l’horodatage de l’événement.

Collecte

Utilisez la date de comptabilisation (BKPF-BUDAT) comme horodatage de l’événement.

Type d’événement explicit
Facture contrepassée
Cette activité représente la contrepassation d’un document de facture précédemment comptabilisé. Il s’agit d’un événement terminal pour une facture incorrecte, qui est ensuite souvent saisie à nouveau correctement.
Pourquoi c’est important

Les contrepassations révèlent des erreurs importantes qui n’ont pas été détectées plus tôt dans le processus. Le suivi de leur fréquence et de leurs causes profondes est essentiel pour améliorer le processus et réduire les erreurs financières.

Où les obtenir

Une contrepassation est identifiée lorsqu’un document de contrepassation est créé. L’en-tête du document d’origine (BKPF) contient le numéro du document de contrepassation (BKPF-STBLG), et inversement. La date de comptabilisation du document de contrepassation correspond à l’heure de l’événement.

Collecte

Identifiez les documents dont le champ BKPF-STBLG contient une valeur et utilisez la date de comptabilisation du document de contrepassation.

Type d’événement explicit
Paiement exécuté
Il s’agit de la dernière activité du processus standard : le paiement est effectué et la facture est lettrée. Cela signifie que les fonds ont été versés au fournisseur.
Pourquoi c’est important

Cette étape marque la fin du cycle de vie de la facture P2P. Elle est indispensable pour calculer le temps de cycle total de bout en bout et mesurer le respect des délais de paiement par rapport à la date d’échéance.

Où les obtenir

Cet événement est enregistré à partir des informations du document de lettrage figurant sur le poste fournisseur. La date de lettrage (BSEG-AUGDT) et le document de lettrage (BSEG-AUGBL) indiquent que le paiement a été effectué.

Collecte

Utilisez la date de lettrage (BSEG-AUGDT) du poste fournisseur lettré.

Type d’événement explicit
Blocage de paiement défini
Activité consistant à appliquer volontairement un blocage à une facture afin d’empêcher son paiement. Cette situation est souvent due à des écarts de prix ou de quantité, ou à l’attente d’un avoir.
Pourquoi c’est important

Les blocages de paiement sont une cause majeure des retards de règlement et des litiges avec les fournisseurs. L’analyse de leur fréquence, de leur durée et de leurs motifs est essentielle pour améliorer le taux de paiements effectués dans les délais.

Où les obtenir

Cet événement est enregistré en suivant les modifications du champ Payment Block Key (BSEG-ZLSPR) dans le poste de facture. Les journaux de modification CDHDR et CDPOS fournissent l’horodatage et l’utilisateur associés à l’application du blocage.

Collecte

Identifiez les cas où le champ BSEG-ZLSPR est renseigné au moyen des documents de modification CDHDR/CDPOS.

Type d’événement explicit
Blocage de paiement supprimé
Représente la résolution d’un problème, lorsqu’un blocage de paiement précédemment défini est supprimé. La facture redevient alors éligible au paiement.
Pourquoi c’est important

Le délai entre la mise en place et la suppression d’un bloc correspond au temps de résolution d’une exception de processus. Réduire cette durée est essentiel pour améliorer l’efficacité et les relations avec les fournisseurs.

Où les obtenir

Cet événement est enregistré lorsque le champ Payment Block Key (BSEG-ZLSPR) est effacé. Cette modification est consignée dans les tables CDHDR et CDPOS, qui fournissent un horodatage de la suppression.

Collecte

Identifiez le moment où le champ BSEG-ZLSPR est effacé à l’aide des documents de modification (CDHDR/CDPOS).

Type d’événement explicit
Données de facture mises à jour
Cette activité reflète une modification apportée au document de facture après sa création initiale. Elle est fréquente lors des cycles de reprise qui suivent un rejet ou lorsqu’il faut corriger des erreurs.
Pourquoi c’est important

Des mises à jour fréquentes signalent des reprises et d’éventuels problèmes de qualité des données au moment de la saisie. Le suivi de ces modifications permet de quantifier les efforts consacrés aux corrections et d’identifier les erreurs récurrentes.

Où les obtenir

Les modifications apportées aux champs clés sont enregistrées dans les tables de documents de modification SAP, CDHDR pour l’en-tête et CDPOS pour les postes. Les événements peuvent être générés en filtrant les modifications de l’objet de facture concerné.

Collecte

Extrayez les événements de modification des tables CDHDR et CDPOS pour l’objet de facture.

Type d’événement explicit
Facture envoyée pour approbation
Cette activité marque le lancement d’un flux de travail d’approbation formel pour la facture. Elle est souvent déduite lorsque le statut de la facture passe à « en attente d’approbation » ou lorsqu’un élément de flux de travail est généré.
Pourquoi c’est important

Il s’agit du point de départ pour mesurer le temps de cycle d’approbation. Comprendre à quel moment les approbations commencent est essentiel pour identifier les goulots d’étranglement du flux de travail d’approbation lui-même.

Où les obtenir

Cet événement est généralement déduit du démarrage d’un SAP Business Workflow, dans la table SWW_WI2OBJ, associé à l’objet de facture, par exemple BUS2081, ou d’une modification d’un champ de statut personnalisé dans l’en-tête du document.

Collecte

Déduisez cette activité de la création d’un élément de flux de travail associé au document de facture.

Type d’événement inferred
Facture mise en attente
Représente une facture saisie dans le système, mais qui n’a pas encore été comptabilisée dans le grand livre. La mise en attente permet d’enregistrer les factures incomplètes ou de les soumettre à une vérification ultérieure avant comptabilisation.
Pourquoi c’est important

La mise en attente indique une pause volontaire dans le processus. Le suivi de la durée et de la fréquence des factures mises en attente aide à identifier les causes des retards avant le début du cycle officiel de comptabilisation et d’approbation.

Où les obtenir

Cela peut être identifié à partir de documents créés au moyen de transactions de mise en attente, par exemple MIR7 ou FV60, ou en vérifiant certains champs de statut dans la table BKPF ou dans des tables dédiées aux documents mis en attente, telles que VBKPF.

Collecte

Identifiez les documents créés au moyen de transactions de mise en attente ou vérifiez la présence d’un statut de document mis en attente.

Type d’événement explicit
Facture rejetée
Représente le rejet d’une facture au cours du processus d’approbation. Cet événement déclenche une reprise, qui nécessite une correction et une nouvelle soumission.
Pourquoi c’est important

Les rejets de factures sont un indicateur important d’inefficacité du processus et de problèmes de qualité des données. L’analyse de leur fréquence et de leurs motifs aide à identifier les possibilités d’amélioration et les besoins de formation.

Où les obtenir

Cette activité est déduite de mises à jour précises du statut dans un flux de travail SAP, par exemple lorsque le statut devient « rejeté », ou d’événements qui annulent le flux de travail d’approbation en cours et renvoient la facture au gestionnaire.

Collecte

Déduisez cette activité des modifications du statut du flux de travail indiquant un rejet.

Type d’événement inferred
Paiement exécuté en retard
Il s’agit d’un événement calculé qui se produit lorsque le paiement d’une facture est exécuté après sa date d’échéance calculée. Il est déterminé en comparant deux champs de date.
Pourquoi c’est important

Cette activité contribue directement aux KPI relatifs au respect des délais de paiement et aide à identifier les fournisseurs ou les unités opérationnelles qui accusent fréquemment des retards de paiement, ce qui peut nuire aux relations avec les fournisseurs et entraîner des pénalités.

Où les obtenir

Cet événement est calculé en comparant la date de lettrage (BSEG-AUGDT) à la date d’échéance nette. La date d’échéance est elle-même calculée à partir de la date de référence (BSEG-ZFBDT) et des conditions de paiement (BSEG-ZTERM).

Collecte

Déduisez cet événement en comparant BSEG-AUGDT > (BSEG-ZFBDT + nombre de jours prévu par les conditions de paiement).

Type d’événement calculated
Proposition de paiement créée
La facture est sélectionnée et incluse dans une proposition de paiement dans le cadre d’une exécution de paiements. Il s’agit de la première étape du processus de paiement automatisé.
Pourquoi c’est important

Cette activité indique l’intention de payer. Les délais entre cette étape et l’exécution finale du paiement peuvent révéler des problèmes liés au processus d’exécution des paiements, aux approbations ou aux échanges avec la banque.

Où les obtenir

Cette information se trouve dans les tables d’exécution des paiements, notamment REGUP, qui contient les éléments inclus dans une proposition de paiement. La date d’exécution figurant dans la table REGUH correspondante fournit l’horodatage.

Collecte

Identifiez le moment où une facture apparaît dans la table REGUP à la suite d’une exécution de proposition de paiement.

Type d’événement explicit
Recommandé Facultatif

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