Votre modèle de données pour le traitement des factures Purchase to Pay

SAP S/4HANA
Votre modèle de données pour le traitement des factures Purchase to Pay

Votre modèle de données pour le traitement des factures Purchase to Pay

Ce modèle de données vous guide dans la préparation de votre analyse du traitement des factures Purchase to Pay. Il présente les attributs essentiels à recueillir et les principales activités à suivre, ainsi que des conseils pratiques pour l’extraction. Utilisez-le pour préparer les données nécessaires à vos analyses de Process Mining.
  • Attributs recommandés à recueillir
  • Activités clés à suivre
  • Guide d’extraction pour SAP S/4HANA
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Attributs du traitement des factures Purchase to Pay

Voici les champs recommandés à inclure dans votre journal d’événements pour analyser le traitement des factures Purchase to Pay.
3 Obligatoire 8 Recommandé 10 Facultatif
Nom Description
Numéro de facture
InvoiceNumber
Identifiant unique du document de facture fournisseur, utilisé comme identifiant principal du cas dans le processus.
Description

Le numéro de facture est l’identifiant unique attribué à chaque facture fournisseur dans SAP S/4HANA. Il relie toutes les activités associées, comme la création, la mise en attente, l’approbation et le paiement, au sein d’une même instance de processus.

En Process Mining, cet attribut est essentiel pour suivre le parcours de chaque facture de bout en bout. Il permet de reconstituer l’ensemble du flux de processus, de la réception au paiement final, et d’analyser les temps de cycle, les goulots d’étranglement et les variations du processus pour chaque facture.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de la clé qui relie tous les événements associés et permet de retracer l’ensemble du cycle de vie d’une facture dans le système.

Où trouver ces données

Il s’agit du numéro de document comptable, présent dans la table BKPF, champ BELNR.

Exemples
190000000119000000451900000132
Heure de l’événement
EventTime
Date et heure précises auxquelles l’activité a eu lieu.
Description

L’heure de l’événement est l’horodatage qui indique précisément quand une activité donnée a eu lieu. Ces données sont indispensables pour calculer les durées, les temps de cycle et les temps d’attente entre les différentes étapes du processus.

Dans une analyse de Process Mining, des horodatages exacts servent à mesurer des indicateurs de performance tels que le « temps de cycle moyen des factures » et le « temps de cycle d’approbation des factures ». L’analyse du temps écoulé entre les activités permet aux organisations de repérer les goulots d’étranglement qui retardent les factures et de déterminer où accélérer le processus.

Pourquoi est-ce important ?

Cet horodatage est à la base de toutes les analyses temporelles, notamment le suivi des performances, le repérage des goulots d’étranglement et le suivi des SLA.

Où trouver ces données

Ces données proviennent généralement des tables de documents de modification CDHDR (en-tête) et CDPOS (poste), à partir des champs UDATE et UTIME. Pour certains événements, elles peuvent être extraites des dates de création ou de saisie dans des tables telles que BKPF (CPUDT, CPUTM).

Exemples
2023-04-15T10:30:00Z2023-04-18T14:05:21Z2023-05-02T09:00:00Z
Nom de l’activité
ActivityName
Nom de l’activité métier ou de l’événement survenu à un moment précis pour une facture.
Description

Le nom de l’activité décrit une étape précise ou un changement de statut au cours du traitement d’une facture. Exemples : « Document de facture créé », « Facture transmise pour approbation », « Blocage de paiement défini » et « Paiement exécuté ».

Cet attribut est essentiel à la création de la carte du processus, qui représente visuellement le déroulement des activités. L’analyse de leur séquence, de leur fréquence et de leur durée permet de repérer les goulots d’étranglement, les boucles de reprise et les écarts par rapport au processus prévu. Il constitue la base de toute analyse de Process Mining.

Pourquoi est-ce important ?

Il définit les étapes du processus et permet de visualiser les cartes de processus ainsi que d’analyser les flux et leurs variations.

Où trouver ces données

Déduit à partir d’une combinaison de codes de transaction SAP (SY-TCODE), de statuts des documents de modification (CDHDR/CDPOS) et de valeurs de champs précises indiquant des changements de statut.

Exemples
Facture mise en attenteFacture approuvéePaiement exécuté
Code société
CompanyCode
Unité organisationnelle représentant une société juridiquement indépendante pour laquelle des états financiers sont établis.
Description

Le code société est une unité organisationnelle fondamentale dans SAP Finance. Chaque facture est affectée à un code société précis, qui détermine l’entité juridique responsable de la transaction.

En Process Mining, il est essentiel de filtrer ou de comparer les données par code société pour analyser les performances du processus entre différentes unités opérationnelles, entités juridiques ou pays. Cette analyse permet de repérer les écarts régionaux en matière d’efficacité, de conformité et d’automatisation, et de cibler les initiatives d’amélioration.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de segmenter et de comparer les performances du traitement des factures entre les différentes entités juridiques ou zones géographiques de l’organisation.

Où trouver ces données

Il s’agit d’un champ standard de la table d’en-tête de document BKPF, champ BUKRS.

Exemples
1000US01DE01
Commande d’achat
PurchasingDocument
Numéro de la commande d’achat associée à la facture.
Description

Le numéro du document d’achat relie la facture fournisseur à la commande d’achat d’origine (PO). Ce lien est fondamental pour le rapprochement à trois voies, qui vérifie la facture par rapport à la commande et à la réception des marchandises.

L’analyse de cet attribut aide à comprendre les problèmes liés aux factures associées ou non à une commande d’achat. Il est essentiel pour examiner les écarts de rapprochement et évaluer l’efficacité de la partie approvisionnement du processus.

Pourquoi est-ce important ?

Relie la facture au processus d’approvisionnement, ce qui est essentiel pour analyser les écarts de rapprochement et le respect des commandes d’achat.

Où trouver ces données

Cette information se trouve généralement dans la table des postes de document BSEG, champ EBELN (numéro du document d’achat).

Exemples
450000123445000056784500009012
Date d’échéance du paiement
PaymentDueDate
Date limite à laquelle la facture doit être payée pour éviter tout retard.
Description

La date d’échéance du paiement est la date calculée à laquelle le fournisseur doit être payé, en fonction de la date de facture et des conditions de paiement convenues. Elle constitue une échéance importante du processus.

Cet attribut est essentiel pour l’indicateur « taux de paiement à temps » et le Dashboard « performances de paiement des fournisseurs ». En comparant la date de paiement effective à la date d’échéance, une entreprise peut mesurer sa capacité à respecter ses obligations de paiement, ce qui influe sur ses relations avec les fournisseurs et sa réputation financière.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit du principal repère pour mesurer le respect des échéances de paiement, essentiel au maintien de bonnes relations avec les fournisseurs et à la prévention des frais de retard.

Où trouver ces données

Cette date est souvent disponible directement dans le poste fournisseur de la table BSEG, champ ZFBDT (date de base pour le calcul de l’échéance). La date d’échéance nette est calculée à partir de cette date de base et des conditions de paiement.

Exemples
2023-05-302023-06-152023-07-01
Montant de la facture
AmountInCompanyCodeCurrency
Montant brut total de la facture dans la devise locale du code société.
Description

Cet attribut représente la valeur totale de la facture. Il s’agit d’une métrique clé pour comprendre l’incidence financière et l’ampleur du traitement des factures.

L’analyse des montants permet de traiter en priorité les factures de valeur élevée, de repérer les tendances de dépenses et de mettre en relation les problèmes de processus avec leur incidence financière. Elle peut, par exemple, aider à déterminer si les factures de montant élevé sont plus souvent bloquées ou nécessitent des délais d’approbation plus longs.

Pourquoi est-ce important ?

Il apporte un contexte financier au processus et permet d’analyser les données selon leur valeur monétaire, par exemple pour déterminer si les factures de montant élevé suivent un traitement différent.

Où trouver ces données

Cette valeur est généralement calculée en additionnant les postes concernés de la table BSEG, champ WRBTR (montant en devise locale).

Exemples
1500.75125000.00850.20
Motif du blocage de paiement
PaymentBlockReason
Code indiquant pourquoi une facture est bloquée pour paiement.
Description

Lorsqu’une facture est bloquée pour paiement, cet attribut précise le motif du blocage, par exemple « écart de quantité » ou « différence de prix ». Ces motifs sont configurés dans SAP afin de normaliser le traitement des exceptions.

Cet attribut est essentiel au Dashboard « fréquence et durée des blocages de paiement ». L’analyse de la fréquence des différents motifs permet de repérer les causes profondes des retards de paiement, qu’elles soient liées à certains fournisseurs, à des articles ou à des processus internes, et de prendre des mesures correctives ciblées.

Pourquoi est-ce important ?

Il précise la cause des blocages de paiement et permet de cibler l’analyse afin de réduire les retards et d’améliorer le traitement correct dès la première fois.

Où trouver ces données

Situé dans le poste fournisseur de la table BSEG, champ ZLSPR (clé de blocage de paiement).

Exemples
RIA
Nom d’utilisateur
UserName
ID utilisateur SAP de la personne ou du système à l’origine de l’activité.
Description

Cet attribut identifie l’utilisateur qui a exécuté une transaction ou créé un document. Il peut s’agir de l’ID d’une personne ou d’un ID système utilisé pour les traitements par lots automatisés.

L’analyse par utilisateur permet de comprendre la répartition de la charge de travail, de repérer les besoins de formation et de détecter les comportements inhabituels. Elle peut, par exemple, montrer quels utilisateurs traitent souvent des exceptions ou quelles factures sont traitées automatiquement, comme celles associées à l’utilisateur « BATCHUSER ». Ces informations sont essentielles au calcul de l’indicateur « taux d’automatisation des factures ».

Pourquoi est-ce important ?

Il associe les activités du processus à des utilisateurs ou à des comptes système précis, ce qui permet d’analyser la charge de travail et les performances, ainsi que de repérer les activités automatisées.

Où trouver ces données

Extrait de champs tels que BKPF-USNAM (saisi par) ou CDHDR-USERNAME (modifié par).

Exemples
SMITHJMUELLERTWF-BATCH
Numéro de fournisseur
VendorNumber
Identifiant unique du fournisseur qui a soumis la facture.
Description

Le numéro de fournisseur identifie le fournisseur ou le créancier associé à la facture. Il relie la transaction de facturation aux données de base du fournisseur.

Cet attribut est utile pour les analyses centrées sur les fournisseurs, par exemple pour évaluer leurs performances de paiement ou repérer ceux qui soumettent souvent des factures problématiques entraînant des exceptions ou des blocages de paiement. Il aide à gérer les relations avec les fournisseurs et à évaluer leur fiabilité.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet d’analyser les performances du processus par fournisseur, de repérer des tendances, de gérer les relations et d’évaluer les problèmes liés aux fournisseurs.

Où trouver ces données

Se trouve généralement dans la table des postes du document comptable BSEG, champ LIFNR.

Exemples
100345700012V9832
Type de document
DocumentType
Code qui distingue les différents types de documents comptables, comme les factures fournisseurs ou les avoirs.
Description

Dans SAP, le type de document sert à distinguer les différentes transactions métier. Par exemple, « KR » désigne généralement une facture fournisseur standard, tandis que « KG » peut désigner un avoir fournisseur.

L’analyse par type de document permet de segmenter le processus pour comprendre comment sont traitées les différentes transactions. Le traitement d’un avoir peut, par exemple, différer sensiblement de celui d’une facture standard. Cette segmentation fournit des résultats d’analyse plus précis et pertinents.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de distinguer les différents types de transactions financières, comme les factures standard et les avoirs, qui suivent souvent des processus différents.

Où trouver ces données

Présent dans la table d’en-tête de document BKPF, champ BLART.

Exemples
KRREKG
Comporte des reprises
IsRework
Indicateur précisant si la facture a fait l’objet de reprises, par exemple après le rejet d’une approbation ou la levée d’un blocage de paiement.
Description

Cet attribut signale les factures qui ont connu une ou plusieurs boucles de reprise. Les reprises sont repérées à partir de séquences d’activités précises, par exemple « Facture approuvée » après « Facture rejetée », ou « Blocage de paiement supprimé » après « Blocage de paiement défini ».

Cet attribut simplifie le calcul de l’indicateur « taux de reprise des factures ». Il permet aux analystes d’isoler et d’examiner facilement les cas concernés afin d’en comprendre les causes profondes et de réduire les inefficacités et les tâches manuelles répétées.

Pourquoi est-ce important ?

Repère les flux de processus inefficaces qui nécessitent de refaire certaines tâches, ce qui aide à quantifier les pertes et à déterminer les causes profondes des exceptions.

Où trouver ces données

Calculé à partir de la séquence d’activités du journal d’événements. Par exemple, si « Facture rejetée » apparaît dans la trace d’une facture, cet indicateur prend la valeur vraie.

Exemples
truefalse
Conditions de paiement
PaymentTerms
Code qui définit les conditions de paiement convenues avec le fournisseur, notamment les échéances et les périodes d’escompte.
Description

Les conditions de paiement définissent les règles de règlement d’une facture, y compris les éventuels escomptes pour paiement anticipé. Par exemple, « Z030 » peut signifier « paiement net à 30 jours ».

Cet attribut est essentiel à la planification financière et à l’optimisation du fonds de roulement. En Process Mining, il sert à calculer la date d’échéance du paiement et à déterminer si la facture peut bénéficier d’un escompte pour paiement anticipé. Il contribue directement à l’indicateur « taux d’obtention des escomptes pour paiement anticipé ».

Pourquoi est-ce important ?

Il définit les règles relatives aux échéances et aux escomptes, et influe directement sur les indicateurs de paiement à temps et la gestion du fonds de roulement.

Où trouver ces données

Présentes dans le poste fournisseur de la table BSEG, champ ZTERM (clé des conditions de paiement).

Exemples
0001Z030NT60
Date de facture
InvoiceDate
Date à laquelle le fournisseur a émis la facture.
Description

La date de facture, également appelée date du document, est celle qui figure sur la facture émise par le fournisseur. Elle sert de point de départ au calcul de la date d’échéance du paiement, selon les conditions convenues.

Cette date est fondamentale pour les calculs financiers, notamment pour déterminer l’ancienneté des factures et leur admissibilité aux escomptes pour paiement anticipé. Elle constitue une donnée clé pour l’indicateur « taux d’obtention des escomptes pour paiement anticipé ».

Pourquoi est-ce important ?

Elle sert de base au calcul des conditions et des échéances de paiement, essentiel à la gestion du fonds de roulement et à l’obtention des escomptes.

Où trouver ces données

Présente dans la table d’en-tête de document BKPF, champ BLDAT (date du document).

Exemples
2023-04-122023-05-152023-06-20
Est automatisé
IsAutomated
Indicateur précisant si l’activité a été effectuée par un utilisateur système automatisé.
Description

Cet attribut booléen prend la valeur vraie si l’utilisateur associé à une activité est un compte système ou de traitement par lots connu, tel que « WF-BATCH » ou « SAP_SYSTEM ». Il permet de distinguer les étapes manuelles des étapes automatisées du processus.

Cet attribut est essentiel au calcul de l’indicateur « taux d’automatisation des factures ». L’analyse des étapes automatisées permet aux organisations de mesurer les résultats de leurs initiatives d’automatisation, de repérer d’autres possibilités de réduire les tâches manuelles et d’améliorer l’efficacité.

Pourquoi est-ce important ?

Il distingue les activités manuelles de celles exécutées par le système, une distinction fondamentale pour mesurer le taux d’automatisation et repérer les possibilités d’automatisation supplémentaires.

Où trouver ces données

Déduit de l’attribut UserName. Une association ou une règle permet de classer certains ID utilisateur comme « automatisés ».

Exemples
truefalse
Horodatage de l’extraction
ExtractionTimestamp
Date et heure auxquelles les données ont été extraites du système source.
Description

Cet attribut enregistre l’horodatage de l’extraction des données. Il indique leur degré d’actualité dans l’outil de Process Mining.

L’analyse de cet attribut permet de savoir à quand remontent les résultats obtenus. Il est essentiel aux Dashboards de suivi opérationnel : il permet de vérifier que les décisions reposent sur des informations à jour et de gérer efficacement les cycles d’actualisation des données.

Pourquoi est-ce important ?

Indique l’actualité des données et permet de s’assurer que les analyses et les rapports reposent sur les informations les plus récentes disponibles.

Où trouver ces données

Il ne s’agit pas d’un champ SAP. L’outil d’extraction des données ou le processus ETL le génère et l’ajoute au moment de l’extraction.

Exemples
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z2023-10-29T02:00:00Z
ID du système source
SourceSystemId
Identifiant du système SAP S/4HANA source dont les données ont été extraites.
Description

Cet attribut indique le système d’origine, par exemple « S4H_PROD » ou « ERP_EU ». Il est particulièrement important dans les environnements qui comprennent plusieurs instances ERP ou associent des systèmes anciens et récents.

Il permet de comparer les performances des processus entre différents systèmes ou régions. Il garantit la traçabilité de l’origine des données et joue un rôle essentiel dans leur gouvernance et dans le diagnostic des problèmes lorsque des données issues de plusieurs sources sont réunies sur une plateforme centrale de Process Mining.

Pourquoi est-ce important ?

Il précise l’origine des données, une information essentielle pour leur gouvernance et pour comparer les processus entre différents systèmes ou sites de l’entreprise.

Où trouver ces données

Cette valeur est généralement extraite de l’identifiant du système SAP (sy-sysid) lors de l’extraction des données, ou définie comme valeur statique dans le pipeline ETL.

Exemples
S4PS4H_PROD_100ECC_EU
Motif de contrepassation
ReversalReason
Code indiquant pourquoi un document de facture a été contrepassé.
Description

Lorsqu’une facture est comptabilisée par erreur, elle est souvent contrepassée. Le code du motif de contrepassation en précise la raison, par exemple « date de comptabilisation incorrecte » ou « erreur de saisie ».

L’analyse des motifs de contrepassation permet de repérer les erreurs récurrentes dans le processus de comptabilisation des factures. Ces résultats peuvent servir à améliorer la formation, à renforcer les contrôles du système ou à corriger les problèmes récurrents qui entraînent des reprises financières et une charge administrative supplémentaire.

Pourquoi est-ce important ?

Explique pourquoi des factures ont été annulées et met directement en évidence les sources d’erreurs et de reprises dans le processus de comptabilisation.

Où trouver ces données

Présent dans l’en-tête du document d’origine de la table BKPF, champ STGRD (motif de contrepassation).

Exemples
010205
N° de document de lettrage.
ClearingDocumentNumber
Numéro du document qui lettre la facture, généralement le document de paiement.
Description

Le numéro du document de lettrage relie un poste de facture ouvert à la transaction qui le lettre, généralement le document de paiement. Il confirme ainsi que la facture a été payée.

Cet attribut établit le lien définitif entre une facture et son paiement. Il sert à identifier l’activité « Paiement exécuté » et l’horodatage correspondant, indispensables au calcul du temps de cycle de bout en bout et du taux de paiement à temps.

Pourquoi est-ce important ?

Confirme qu’une facture a été payée et la relie à la transaction de paiement correspondante, une information essentielle pour analyser le temps de cycle et les performances de paiement.

Où trouver ces données

Présent dans la table des postes de document BSEG, champ AUGBL (numéro du document de lettrage).

Exemples
150000000115000000231500000088
Nombre de cycles d’approbation
ApprovalCycleCount
Nombre de fois où une facture a été soumise pour approbation.
Description

Cette métrique compte le nombre d’occurrences de l’activité « Facture transmise pour approbation » pour une même facture. Un nombre supérieur à un indique que la facture a été rejetée ou renvoyée au moins une fois, ce qui a nécessité un nouveau cycle d’approbation.

Cet attribut contribue directement à l’indicateur « taux d’approbation dès la première soumission ». L’analyse des factures ayant connu plusieurs cycles d’approbation permet aux organisations de repérer les causes des refus, comme des informations insuffisantes ou un codage incorrect, et de prendre des mesures pour améliorer le processus.

Pourquoi est-ce important ?

Quantifie les reprises dans le sous-processus d’approbation, ce qui aide à mesurer le taux de traitement correct dès la première fois et à repérer les motifs de rejet des approbations.

Où trouver ces données

Calculé en comptant les occurrences de l’activité « Facture transmise pour approbation » pour chaque valeur unique de InvoiceNumber.

Exemples
123
Payée à temps
IsPaidOnTime
Indicateur vrai si la facture a été payée au plus tard à la date d’échéance.
Description

Cet attribut booléen résulte de la comparaison entre la date de paiement effective, c’est-à-dire l’horodatage de l’activité « Paiement exécuté », et la « date d’échéance du paiement ». Il indique clairement, pour chaque facture, si le paiement a été effectué à temps.

Il s’agit du calcul central de l’indicateur « taux de paiement à temps ». Il permet de filtrer et d’analyser facilement les caractéristiques des retards de paiement, par exemple les fournisseurs, les codes société ou les montants de facture qui leur sont associés.

Pourquoi est-ce important ?

Mesure directement le respect des conditions de paiement, un indicateur clé pour la gestion des relations avec les fournisseurs et des opérations financières.

Où trouver ces données

Calculé en comparant l’heure de l’événement de l’activité « Paiement exécuté » à l’attribut PaymentDueDate. (Payment Date <= PaymentDueDate).

Exemples
truefalse
Obligatoire Recommandé Facultatif

Activités du traitement des factures Purchase to Pay

Voici les principales étapes et les jalons du processus à consigner dans votre journal d’événements pour découvrir le processus avec précision.
5 Recommandé 8 Facultatif
Activité Description
Document de facture créé
Il s’agit du premier événement : il marque la création d’un document de facture dans SAP. Il peut être enregistré lorsqu’un utilisateur sauvegarde un nouveau document de facture, qui peut être en attente ou non encore comptabilisé.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque le début du cycle de traitement de la facture. Le temps écoulé entre cet événement et les suivants est essentiel pour mesurer le délai total de traitement.

Où trouver ces données

Cet événement est enregistré à partir de la date et de l’heure de création (CPUDT, CPUTM) figurant dans la table d’en-tête du document, généralement BKPF ou RBKP pour les factures logistiques. Le code de transaction (BKPF-TCODE), tel que FB60, MIRO ou MIR7, indique la méthode de création.

Données à recueillir

Utilisez l’horodatage de création BKPF-CPUDT et BKPF-CPUTM pour le document de facture.

Type d’événement explicit
Facture approuvée
Cette activité indique que l’autorité compétente a approuvé la facture. Elle est enregistrée lorsque le flux de travail d’approbation aboutit ou qu’un indicateur de libération est défini.
Pourquoi est-ce important ?

Cette étape clé débloque la facture pour son paiement. Les retards d’approbation constituent un goulot d’étranglement fréquent. Le suivi de cette activité permet de repérer les approbateurs ou les étapes du processus qui ralentissent le traitement.

Où trouver ces données

Cet événement peut être déduit de l’étape finale de libération dans un flux de travail SAP ou du suivi des changements de statut de libération dans les tables associées à la facture ou à son document d’achat.

Données à recueillir

Déduisez cet événement des événements de fin du flux de travail ou des changements du champ de statut de libération du document.

Type d’événement inferred
Facture comptabilisée
Il s’agit d’une étape financière clé : la facture mise en attente ou approuvée est officiellement comptabilisée dans le grand livre. Cette opération constate la dette envers le fournisseur.
Pourquoi est-ce important ?

La comptabilisation marque une étape importante entre la saisie et l’approbation des données, d’une part, et le règlement financier, d’autre part. Le délai entre la création et la comptabilisation de la facture est un indicateur clé de l’efficacité du traitement interne.

Où trouver ces données

Cet événement est identifié à partir de la date de comptabilisation (BKPF-BUDAT) figurant dans l’en-tête du document. Pour les documents d’abord mis en attente, le passage au statut comptabilisé fournit l’horodatage de l’événement.

Données à recueillir

Utilisez la date de comptabilisation (BKPF-BUDAT) comme horodatage de l’événement.

Type d’événement explicit
Facture contrepassée
Activité correspondant à la contrepassation d’une facture précédemment comptabilisée. Pour une facture erronée, il s’agit d’un événement final, après lequel la facture est souvent saisie à nouveau correctement.
Pourquoi est-ce important ?

Les contrepassations révèlent des erreurs importantes qui n’ont pas été détectées plus tôt dans le processus. Il est essentiel d’en suivre la fréquence et les causes profondes pour améliorer le processus et réduire les erreurs financières.

Où trouver ces données

Une contrepassation est identifiée lorsqu’un document de contrepassation est créé. L’en-tête du document d’origine (BKPF) contient le numéro du document de contrepassation (BKPF-STBLG), et inversement. La date de comptabilisation du document de contrepassation correspond à l’heure de l’événement.

Données à recueillir

Repérez les documents dont le champ BKPF-STBLG est renseigné et utilisez la date de comptabilisation du document de contrepassation.

Type d’événement explicit
Paiement exécuté
Il s’agit de la dernière activité du processus standard : le paiement est effectué et la facture est lettrée. Cela signifie que les fonds ont été versés au fournisseur.
Pourquoi est-ce important ?

Cette étape marque la fin du cycle de vie de la facture P2P. Elle est essentielle pour calculer le temps de cycle total de bout en bout et mesurer le respect des échéances de paiement.

Où trouver ces données

Cet événement est extrait des informations de lettrage du poste fournisseur. La date de lettrage (BSEG-AUGDT) et le document de lettrage (BSEG-AUGBL) indiquent que le paiement a été effectué.

Données à recueillir

Utilisez la date de lettrage (BSEG-AUGDT) du poste fournisseur lettré.

Type d’événement explicit
Blocage de paiement défini
Un blocage est délibérément appliqué à une facture pour empêcher son paiement. Il est souvent dû à un écart de prix ou de quantité, ou à un avoir en attente.
Pourquoi est-ce important ?

Les blocages de paiement sont une cause majeure de retards de paiement et de litiges avec les fournisseurs. Pour améliorer le taux de paiement dans les délais, il est essentiel d’analyser leur fréquence, leur durée et leurs motifs.

Où trouver ces données

Cet événement est enregistré en suivant les modifications du champ de clé de blocage de paiement (BSEG-ZLSPR) dans le poste de facture. Les journaux de modification CDHDR et CDPOS indiquent l’horodatage et l’utilisateur associés à la définition du blocage.

Données à recueillir

Repérez les cas où le champ BSEG-ZLSPR est renseigné à l’aide des documents de modification (CDHDR/CDPOS).

Type d’événement explicit
Blocage de paiement supprimé
Cet événement marque la résolution d’un problème : un blocage de paiement précédemment défini est supprimé. La facture peut alors de nouveau être payée.
Pourquoi est-ce important ?

Le délai entre la définition et la suppression d’un blocage correspond au temps de résolution d’une exception du processus. Réduire ce délai est essentiel pour améliorer l’efficacité et les relations avec les fournisseurs.

Où trouver ces données

Cet événement est enregistré lorsque le champ de clé de blocage de paiement (BSEG-ZLSPR) est effacé. Cette modification est consignée dans les tables CDHDR et CDPOS, qui fournissent l’horodatage de la suppression.

Données à recueillir

Repérez les cas où le champ BSEG-ZLSPR est effacé à l’aide des documents de modification (CDHDR/CDPOS).

Type d’événement explicit
Données de facture mises à jour
Cette activité correspond à une modification du document de facture après sa création. Elle survient souvent lors d’une reprise après un rejet ou pour corriger des erreurs.
Pourquoi est-ce important ?

Des mises à jour fréquentes signalent des reprises et d’éventuels problèmes de qualité des données au moment de la saisie. Le suivi de ces modifications permet de mesurer le travail consacré aux corrections et de repérer les erreurs fréquentes.

Où trouver ces données

Les modifications des champs clés sont enregistrées dans les tables de documents de modification SAP CDHDR (en-tête) et CDPOS (poste). Vous pouvez générer des événements en filtrant les modifications apportées à l’objet de facture concerné.

Données à recueillir

Extrayez des tables CDHDR et CDPOS les événements de modification associés à l’objet de facture.

Type d’événement explicit
Facture envoyée pour approbation
Cette activité marque le lancement du processus officiel d’approbation de la facture. Elle est souvent déduite du passage de son statut à « en attente d’approbation » ou de la création d’un élément de flux de travail.
Pourquoi est-ce important ?

C’est le point de départ pour mesurer le temps de cycle d’approbation. Savoir quand les approbations commencent est essentiel pour repérer les goulots d’étranglement dans le circuit d’approbation.

Où trouver ces données

Cet événement est généralement déduit du démarrage d’un flux de travail SAP Business Workflow (table SWW_WI2OBJ) associé à l’objet de facture, par exemple BUS2081, ou d’une modification d’un champ de statut personnalisé dans l’en-tête du document.

Données à recueillir

Déduisez cet événement de la création d’un élément de flux de travail lié au document de facture.

Type d’événement inferred
Facture mise en attente
La facture a été saisie dans le système, mais n’a pas encore été comptabilisée dans le grand livre. La mise en attente permet d’enregistrer une facture incomplète ou de la soumettre à un examen ultérieur avant comptabilisation.
Pourquoi est-ce important ?

La mise en attente marque une pause délibérée dans le processus. Le suivi de la durée et de la fréquence des factures mises en attente aide à comprendre les retards qui surviennent avant le début du cycle officiel de comptabilisation et d’approbation.

Où trouver ces données

Vous pouvez repérer les documents créés à l’aide de transactions de mise en attente, par exemple MIR7 ou FV60, ou vérifier des champs de statut précis dans la table BKPF ou dans des tables dédiées aux documents en attente, comme VBKPF.

Données à recueillir

Repérez les documents créés à l’aide de transactions de mise en attente ou vérifiez leur statut.

Type d’événement explicit
Facture rejetée
La facture est rejetée au cours du processus d’approbation. Cet événement entraîne une reprise : la facture doit être corrigée puis soumise à nouveau.
Pourquoi est-ce important ?

Les rejets de factures sont un indicateur important d’inefficacité du processus et de problèmes de qualité des données. L’analyse de leur fréquence et de leurs motifs permet de repérer les possibilités d’amélioration et de formation.

Où trouver ces données

Cet événement est déduit de mises à jour de statut précises dans un flux de travail SAP, comme le statut « rejeté », ou d’événements qui annulent le flux de travail d’approbation en cours et renvoient la facture à la personne chargée de son traitement.

Données à recueillir

Déduisez cet événement des changements de statut du flux de travail qui indiquent un rejet.

Type d’événement inferred
Paiement en retard exécuté
Cet événement calculé se produit lorsque le paiement d’une facture est exécuté après sa date d’échéance calculée. Il est déterminé en comparant deux champs de date.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité contribue directement au suivi des indicateurs de paiement à temps et aide à repérer les fournisseurs ou les unités opérationnelles qui connaissent fréquemment des retards de paiement, susceptibles de nuire aux relations fournisseurs et d’entraîner des pénalités.

Où trouver ces données

Cet événement est calculé en comparant la date de lettrage (BSEG-AUGDT) à la date d’échéance nette. Cette dernière est calculée à partir de la date de base (BSEG-ZFBDT) et des conditions de paiement (BSEG-ZTERM).

Données à recueillir

Déduisez-le en comparant BSEG-AUGDT > (BSEG-ZFBDT + nombre de jours des conditions de paiement).

Type d’événement calculated
Proposition de paiement créée
La facture est sélectionnée et intégrée à une proposition de paiement dans le cadre d’une campagne de paiement. Il s’agit de la première étape du processus de paiement automatisé.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité indique l’intention de procéder au paiement. Les délais entre cette étape et l’exécution effective du paiement peuvent révéler des problèmes liés à la campagne de paiement, aux approbations ou aux échanges avec la banque.

Où trouver ces données

Cette information figure dans les tables de campagne de paiement, notamment REGUP, qui contient les postes inclus dans une proposition de paiement. La date de campagne dans la table REGUH correspondante fournit l’horodatage.

Données à recueillir

Repérez le moment où une facture apparaît dans la table REGUP à la suite d’une campagne de proposition de paiement.

Type d’événement explicit
Recommandé Facultatif

Guides d’extraction

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