Votre modèle de données pour le recrutement et l’acquisition de talents

Cet horodatage indique le moment précis où une activité a eu lieu ou a été enregistrée dans le système. Pour les activités qui ont une durée, il marque le début ; pour les événements instantanés, il indique leur heure de survenue. Des horodatages exacts sont indispensables pour reconstituer l’ordre chronologique des événements de chaque candidature.

Cet attribut est à la base de toutes les analyses temporelles en Process Mining. Il sert à calculer le temps entre les activités (temps de cycle), la durée de certaines étapes et le délai total de recrutement. L’analyse de ces horodatages permet aux organisations de repérer les retards, de mesurer les résultats au regard des accords de niveau de service et de déterminer comment accélérer le recrutement.

Cet horodatage principal sert à ordonner les événements chronologiquement et à calculer tous les indicateurs temporels, comme les temps de cycle et le délai total de recrutement.

Il se trouve généralement à côté du nom de l’activité dans les journaux d’événements ou les enregistrements de transaction du système de recrutement.

L’identifiant de candidature distingue de manière unique chaque candidature déposée pour un poste à pourvoir. Le processus, depuis la soumission initiale jusqu’à la décision finale, par exemple « Recrutée » ou « Rejetée », est suivi sous cet identifiant. Il relie toutes les activités, tous les horodatages et tous les points de données associés à une candidature.

En Process Mining, cet attribut est fondamental pour l’analyse des cas. Il permet à l’outil de reconstituer le déroulement complet de chaque candidature et de visualiser les différents parcours des personnes candidates. En regroupant tous les événements sous un même identifiant de candidature, les analystes peuvent mesurer avec précision la durée des cas, repérer les goulots d’étranglement dans les parcours de candidature et comparer les variantes du processus.

Cet identifiant permet de suivre chaque candidature de bout en bout, de calculer des indicateurs clés comme le délai de recrutement et d’analyser les variations du processus.

Il se trouve généralement dans les principaux dossiers de candidature ou les enregistrements d’activité des personnes candidates dans le système de recrutement.

Cet attribut décrit un événement ou une étape précise du cycle de recrutement, par exemple « Candidature reçue », « Entretien planifié » ou « Offre envoyée ». Chaque activité enregistrée correspond à un moment où le statut de la candidature a changé ou une action importante a été effectuée.

Dans une analyse de Process Mining, la séquence des activités constitue la base de la cartographie du processus. Elle permet aux analystes de visualiser le déroulement réel du recrutement, de repérer les parcours fréquents et de détecter les écarts par rapport à la procédure standard. L’analyse des activités est essentielle pour comprendre le parcours de recrutement, repérer les étapes auxquelles les personnes candidates abandonnent et mesurer le temps passé à chaque étape.

Il définit les étapes du processus, ce qui permet de visualiser le parcours de recrutement et de repérer les goulots d’étranglement ou les écarts.

Il figure dans les journaux d’événements, les enregistrements de changement de statut ou les tables d’historique des activités liées aux candidatures.

Cet attribut indique la date et l’heure de la dernière synchronisation ou extraction des données depuis l’application source. Il s’agit d’un champ de métadonnées qui renseigne sur l’actualité des informations analysées. Il se distingue de l’horodatage de l’activité, qui indique le moment où l’événement métier s’est réellement produit.

En Process Mining, cet horodatage est essentiel pour préserver l’intégrité des données et connaître la date de l’analyse. Il permet de vérifier si les informations consultées sont à jour, ce qui est particulièrement important pour le suivi continu et les Dashboards opérationnels. Il peut également servir à exclure les données obsolètes ou à déclencher l’actualisation des pipelines de données.

Cet horodatage permet de connaître l’actualité des données, un élément essentiel à la pertinence et à l’exactitude du suivi et de l’analyse continus des processus.

Il est généralement ajouté par l’outil d’intégration des données ou d’ETL (extraction, transformation, chargement) lors du chargement des données.

Cet attribut identifie le système de référence, par exemple le système de suivi des candidatures (ATS) ou la plateforme de gestion du capital humain (HCM), dans lequel les activités de recrutement sont gérées et enregistrées. Lorsque plusieurs systèmes sont utilisés, ce champ permet de distinguer l’origine des différents points de données et d’en assurer la traçabilité.

En Process Mining, connaître le système source est important pour valider les données et en assurer la gouvernance. Cela permet de comprendre leur contexte et, lorsque plusieurs systèmes sont intégrés, de limiter l’analyse à certains d’entre eux. Cette information est particulièrement utile lors de la préparation des données et de la recherche d’écarts, car elle indique où vérifier les problèmes de qualité des données.

Il précise l’origine des données, ce qui est important pour leur gouvernance, leur validation et la résolution des problèmes dans les environnements utilisant plusieurs systèmes.

Il est souvent ajouté lors de l’extraction des données ou disponible comme champ standard dans les entrepôts de données.

Cet attribut indique la fin des activités qui s’étendent sur une période, comme un entretien ou une vérification des antécédents. De nombreuses activités de recrutement sont enregistrées comme des événements ponctuels avec un horodatage de début. L’heure de fin permet, elle, de mesurer précisément la durée de certaines étapes du processus.

Pour l’analyse des processus, l’heure de fin permet de calculer la durée des activités et de distinguer le temps d’attente du temps de traitement. Vous pouvez, par exemple, mesurer la durée exacte d’un entretien, plutôt que le temps écoulé entre sa planification et la réception des commentaires. Vous obtenez ainsi une vue plus détaillée du temps consacré à chaque étape et pouvez repérer les inefficacités au sein des tâches, et pas seulement entre elles.

Il permet de calculer précisément la durée de chaque activité et de distinguer le temps de traitement actif du temps d’attente.

Il figure dans les journaux d’événements ou d’activités, souvent dans le même enregistrement que l’heure de début, pour les systèmes qui suivent la durée des activités.

Une demande de recrutement est une demande officielle visant à pourvoir un poste vacant. L’identifiant de la demande de recrutement est le code unique qui lui est attribué et qui permet de la suivre, de son approbation jusqu’à ce que le poste soit pourvu. Une même demande peut être associée à plusieurs candidatures.

En Process Mining, cet identifiant est utile pour regrouper et filtrer les données. Les analystes peuvent l’utiliser pour étudier le processus de recrutement d’un poste précis, comparer l’efficacité du recrutement selon le type de poste ou évaluer le nombre total de candidatures par poste à pourvoir. Il aide à répondre à des questions comme « Quelles demandes de recrutement prennent le plus de temps à aboutir ? » et « Quel est le nombre moyen de candidatures par poste ? ».

Il permet de regrouper et d’analyser toutes les candidatures associées à un même poste à pourvoir, puis de comparer les résultats entre différents postes ou services.

Il se trouve dans le dossier de candidature, souvent lié à la demande de recrutement ou aux données de référence du poste.

Cet attribut indique l’intitulé officiel du poste à pourvoir, par exemple « Ingénieur logiciel senior » ou « Responsable marketing ». Il apporte un contexte métier essentiel au processus de recrutement en précisant la nature du poste à pourvoir.

L’intitulé du poste est une dimension importante pour l’analyse. Il permet aux parties prenantes de comparer les résultats du recrutement selon le niveau de responsabilité, la fonction ou la spécialité. Il peut, par exemple, servir à comparer le délai de recrutement pour des postes techniques et administratifs, ou à évaluer l’efficacité des différents canaux de recrutement pour les postes de direction. Cette segmentation aide à repérer les goulots d’étranglement propres à certains postes et à adapter les stratégies de recrutement.

Il apporte un contexte métier essentiel pour analyser et comparer les résultats selon les postes, les niveaux et les fonctions.

Il provient des détails de la demande de recrutement associée à la candidature.

Ce champ identifie la personne de l’équipe d’acquisition de talents qui gère principalement le processus de recrutement pour une candidature ou une demande donnée. Elle est généralement chargée de présélectionner les candidatures, de planifier les entretiens et de communiquer avec les parties prenantes.

En Process Mining, l’attribut « Recruteur » est utile pour analyser les résultats des équipes et des personnes. Il permet de créer des Dashboards de répartition de la charge de travail, indiquant le nombre de candidatures gérées par chaque recruteur. Il permet également de comparer des indicateurs, comme le délai de recrutement ou la qualité des candidatures, afin de repérer les bonnes pratiques et les besoins d’accompagnement ou d’amélioration du processus.

Il permet d’analyser la charge de travail et les résultats de chaque recruteur ainsi que ceux de l’équipe d’acquisition de talents dans son ensemble.

Généralement présent dans les dossiers de candidature ou de demande de recrutement.

Le responsable du recrutement prend la décision finale d’embauche et devient le supérieur hiérarchique de la nouvelle recrue. Il joue un rôle essentiel dans le recrutement : il définit les exigences du poste, mène les entretiens et donne son avis sur les candidatures.

L’analyse des performances du processus par responsable du recrutement peut mettre en évidence des pistes d’amélioration. Elle permet, par exemple, de repérer les responsables qui tardent à transmettre leurs retours après un entretien, ce qui allonge les délais, ou ceux dont les offres sont très souvent acceptées. Ces informations peuvent servir à proposer un accompagnement ou une formation ciblés afin d’améliorer le processus de recrutement dans son ensemble.

Permet de repérer les goulots d’étranglement et les retards liés à certains responsables du recrutement, notamment les délais de retour après un entretien, qui ont une incidence directe sur le délai total de recrutement.

Provient des données de la demande de recrutement associée à la candidature.

Cet attribut identifie l’unité organisationnelle, par exemple les ventes, l’ingénierie ou les ressources humaines, qui recrute pour le poste à pourvoir. Il permet de structurer l’analyse des processus de recrutement selon l’organisation de l’entreprise.

L’analyse des données de recrutement par service est essentielle pour comprendre les différences de résultats entre les unités de l’entreprise. Elle permet de repérer les services dont le processus de recrutement est le plus efficace et ceux qui pourraient avoir besoin d’assistance. Cet attribut sert à créer des Dashboards par service, à comparer des indicateurs comme le délai de recrutement et le taux d’acceptation des offres entre les équipes, et à répartir efficacement les ressources de recrutement.

Il permet d’analyser l’efficacité du recrutement et la charge de travail par unité opérationnelle, et de repérer les tendances, les difficultés et les besoins en ressources propres à chaque service.

Il provient de la demande de recrutement ou des données de référence du poste associées à la candidature.

Cet attribut indique l’origine d’une candidature et précise comment la personne a découvert le poste et présenté sa candidature. Les sources courantes comprennent les sites carrière, les recommandations de salariés, la recherche directe par les recruteurs, LinkedIn ou les forums de recrutement universitaires.

Cet attribut est essentiel pour évaluer l’efficacité des différentes stratégies d’acquisition de talents. En analysant le volume et la qualité des candidatures provenant de chaque source, les organisations peuvent calculer le retour sur investissement de leurs canaux de recrutement. Le Process Mining permet de voir quelles sources attirent des candidats qui avancent le plus loin dans le processus ou sont le plus souvent recrutés, afin d’optimiser les dépenses consacrées au recrutement.

Cet attribut est essentiel pour mesurer l’efficacité et le retour sur investissement des différents canaux de recrutement, et ainsi optimiser les stratégies et les campagnes de recrutement.

Généralement renseigné au moment de l’envoi de la candidature, à l’aide de liens de suivi ou d’une déclaration du candidat.

Cet attribut indique l’état final d’une candidature dans le processus de recrutement. Parmi les statuts courants figurent « Recruté », « Refusé », « Offre refusée » ou « Retrait de la candidature ». Il marque la fin du processus pour le dossier concerné.

Dans le cadre du Process Mining, le statut final est essentiel pour analyser les résultats. Il permet de filtrer les cartes de processus et de comparer le parcours des candidats recrutés à celui des candidats refusés. Vous pouvez ainsi repérer le parcours nominal et comprendre quelles séquences d’activités aboutissent à une embauche. Le statut sert également de base au calcul d’indicateurs clés, comme le taux d’acceptation des offres et le taux d’abandon des candidatures à chaque étape.

Définit le résultat final de chaque dossier et permet d’analyser quelles variantes du processus aboutissent à une embauche, à un refus ou à un retrait de candidature.

Figure dans le dossier principal de candidature et indique le résultat final.

Cet attribut indique le lieu de travail associé à la demande de recrutement. Pour un poste à distance, il peut désigner une région ou porter la mention « À distance ». Il ajoute une dimension géographique aux données de recrutement.

Dans le cadre du Process Mining, le lieu est un attribut important pour les analyses régionales. Les entreprises peuvent comparer les temps de cycle de recrutement, l’efficacité des canaux de recrutement et les taux d’acceptation des offres entre différents bureaux ou pays. Ces comparaisons peuvent révéler des différences régionales sur le marché du travail, dans les performances des équipes de recrutement ou dans le respect des processus, et aider à adapter la gestion et la stratégie.

Permet d’analyser les performances de recrutement selon la zone géographique et de comparer l’efficacité et les difficultés rencontrées dans différentes régions ou différents bureaux.

Figure dans les détails de la demande de recrutement associée à la candidature.

Cet attribut indique le montant de la rémunération proposée à un candidat. Il s’agit d’une information importante dans les dernières étapes du processus de recrutement. Le montant est généralement exprimé dans la devise locale.

Dans une analyse de Process Mining, le montant de l’offre apporte un contexte utile. Vous pouvez le comparer aux taux d’acceptation et de refus pour évaluer la compétitivité de la rémunération. Il permet également d’étudier les tendances salariales selon les postes, les services et les lieux de travail. Croisé avec d’autres données, il contribue à évaluer les références salariales et à veiller à l’équité des rémunérations.

Permet d’évaluer la compétitivité des rémunérations en comparant les montants proposés aux taux d’acceptation et de refus, selon les postes et les lieux de travail.

Provient des dossiers d’offres d’emploi du système de recrutement ou de gestion des ressources humaines.

Lorsqu’il est décidé de ne pas poursuivre avec un candidat, un motif est souvent consigné. Il peut s’agir, par exemple, d’une inadéquation avec la culture de l’entreprise, de compétences requises manquantes ou du fait que le poste a été attribué à une autre personne. Cet attribut recueille ces informations qualitatives.

L’analyse des motifs de refus apporte des indications utiles sur le processus de recrutement et les exigences des postes. En rapprochant ces motifs des sources de candidature ou des étapes d’entretien, les organisations peuvent repérer des problèmes tels que des descriptions de poste imprécises qui attirent des candidats non qualifiés, ou des évaluations incohérentes entre les personnes chargées des entretiens. Ces constats permettent d’affiner les stratégies de recrutement et d’améliorer la qualité des candidatures reçues.

Aide à comprendre pourquoi des candidatures sont écartées, afin d’affiner les descriptions de poste, d’améliorer la qualité des candidatures reçues et de repérer d’éventuels biais dans la présélection.

Généralement renseigné par un recruteur ou un responsable du recrutement lorsqu’il modifie le statut d’une candidature et sélectionne « Refusé ».

Cet attribut distingue les personnes qui travaillent déjà dans l’organisation (candidats internes) de celles qui n’y travaillent pas (candidats externes). Cette distinction est fondamentale, car les processus de recrutement, les délais et les règles applicables diffèrent souvent sensiblement entre ces deux groupes.

L’analyse des processus selon le type de candidat est essentielle pour comprendre la mobilité interne et l’efficacité du recrutement externe. Le Process Mining permet de comparer le délai et le coût de recrutement ainsi que les taux de réussite des candidatures internes et externes. Ces analyses aident à évaluer les programmes de mobilité interne et à vérifier l’efficacité des deux parcours de recrutement.

Distingue les candidats internes des candidats externes, dont les processus de recrutement diffèrent souvent, et permet de comparer l’efficacité de la mobilité interne et du recrutement externe.

Souvent déterminé en vérifiant si l’identifiant ou l’adresse e-mail du candidat figure dans les données de référence des salariés. Certains systèmes disposent d’un indicateur dédié.