Votre modèle de données Purchase to Pay - Traitement des factures

L’heure de l’événement, ou son horodatage, indique quand une activité précise a eu lieu. Ces données sont indispensables à l’analyse des performances : elles permettent de calculer la durée entre les activités et le temps de cycle global du cas.

Les outils de Process Mining utilisent ces horodatages pour classer les événements dans l’ordre chronologique et représenter fidèlement le flux du processus. Ils sont essentiels au calcul de KPI tels que le temps de cycle d’approbation des factures et le délai de résolution des blocages de paiement, ainsi qu’à l’analyse des retards et de l’efficacité.

Elle permet de calculer toutes les métriques temporelles, notamment les temps de cycle et les durées, et de repérer ainsi les retards dans le processus.

SAP Ariba enregistre automatiquement cet horodatage à chaque changement de statut, action utilisateur ou événement système. Il figure généralement à côté du nom de l’activité dans les journaux d’événements ou les tables d’historique.

Le nom de l’activité décrit une étape du flux de traitement de la facture, par exemple « Facture reçue », « Facture approuvée » ou « Paiement effectué ». Chaque activité correspond à un événement métier qui rapproche la facture de son traitement final.

En Process Mining, la séquence de ces activités forme la carte du processus. Leur analyse permet de repérer les parcours les plus fréquents, les écarts par rapport à la procédure standard, les reprises liées au traitement des écarts et les possibilités d’automatisation.

Cet attribut sert de base à la visualisation de la carte du processus, à la découverte des variantes et au repérage des reprises ou des goulots d’étranglement.

Généré à partir des journaux d’événements du système, des changements de statut ou des actions des utilisateurs enregistrées dans SAP Ariba. Ces données proviennent souvent des tables d’historique des flux de travail ou des documents.

Le numéro de facture est la référence unique attribuée par un fournisseur à un document de facture. En Process Mining, cet attribut est essentiel : il sert d’ID de cas et relie toutes les activités associées, de la réception de la facture à son paiement final.

Grâce à cet identifiant, les analystes peuvent reconstituer le cycle de vie complet de chaque facture. Ils peuvent ainsi étudier en détail les flux de processus, repérer les goulots d’étranglement et mesurer des indicateurs clés, comme le temps de cycle de chaque facture.

C’est la clé qui relie toutes les étapes du processus pour une même facture et permet d’analyser le temps de traitement et le parcours de bout en bout.

Ce champ principal figure sur le document de facture et dans la solution de facturation SAP Ariba. Il se trouve généralement dans les tables d’en-tête de facture ou dans les données de transaction.

L’approbateur est la personne ou le groupe d’utilisateurs chargé d’examiner et d’approuver une facture. Selon son montant ou son type, une facture peut nécessiter un ou plusieurs niveaux d’approbation.

Cet attribut aide à analyser les performances du flux d’approbation. En ventilant le temps de cycle d’approbation des factures par approbateur ou groupe d’approbation, il est possible de repérer les personnes ou les équipes qui créent des goulots d’étranglement. Ces informations permettent de mieux répartir la charge de travail et d’améliorer l’efficacité des approbations.

Il permet de repérer les goulots d’étranglement dans le processus d’approbation en indiquant les utilisateurs ou les équipes dont les temps de cycle d’approbation sont les plus longs.

Enregistré dans les journaux du flux de travail ou de l’historique des approbations d’une facture dans SAP Ariba. Il peut être consigné sous la forme d’un ID utilisateur.

La date d’échéance du paiement est la date convenue par contrat pour régler une facture. Elle est généralement calculée à partir de la date du document de facture et des conditions de paiement convenues, par exemple un paiement à 30 jours.

Cet attribut est essentiel au KPI du taux de paiement dans les délais. En comparant l’horodatage de l’activité « Paiement effectué » à la date d’échéance, l’analyse permet de repérer les retards, de mesurer les performances de paiement par fournisseur et d’aider l’organisation à éviter les pénalités de retard tout en préservant de bonnes relations avec ses fournisseurs.

Elle sert de référence pour calculer le taux de paiement dans les délais, un KPI important pour la gestion des relations fournisseurs et la conformité financière.

Cette date figure sur le document de facture ou est calculée à partir des champs « DocumentDate » et « PaymentTerms » dans SAP Ariba.

Le montant de la facture correspond au paiement total demandé par le fournisseur. Cet attribut financier fondamental permet d’analyser la charge de traitement des factures.

En Process Mining, il sert à filtrer les analyses pour examiner les factures de montant élevé, qui peuvent suivre des circuits d’approbation différents ou être soumises à des contrôles plus stricts. Il permet également de prioriser les améliorations portant sur les factures ayant le plus fort impact financier. Les Dashboards l’utilisent souvent pour afficher le montant total des factures à chaque étape du processus.

Il permet d’analyser l’impact financier, par exemple en filtrant les factures de montant élevé ou en évaluant les sommes immobilisées par les goulots d’étranglement du processus.

Champ standard des données d’en-tête de facture dans SAP Ariba.

Lorsqu’une facture est bloquée, cet attribut en indique le motif, par exemple « Écart de prix », « Écart de quantité » ou « Réception des marchandises manquante ». Il s’agit souvent de codes ou de descriptions normalisés dans le système.

L’analyse de la fréquence des différents motifs de blocage permet d’identifier les causes des retards de paiement. Par exemple, un grand nombre de blocages pour « Écart de prix » peut révéler des problèmes de fiabilité des données de base. Cet attribut est essentiel au Dashboard consacré au délai de résolution des blocages de paiement, car il aide à prioriser les problèmes les plus fréquents et les plus longs à résoudre.

Il indique la cause des retards de paiement et permet de cibler les améliorations afin d’éviter les problèmes récurrents, comme les écarts de prix ou de quantité.

Cette information est définie lorsqu’un blocage de paiement est appliqué à une facture dans SAP Ariba ou dans le système ERP connecté.

Le nom du fournisseur identifie celui qui demande le paiement. Il s’agit d’une dimension d’analyse essentielle, qui permet aux équipes de comparer les performances de traitement des factures par fournisseur.

Cet attribut sert à créer des Dashboards de suivi des paiements aux fournisseurs, à repérer ceux qui présentent un taux élevé d’écarts ou à analyser les délais de traitement des fournisseurs stratégiques. Comprendre les problèmes propres à chaque fournisseur peut contribuer à améliorer les relations et la collaboration.

Il permet d’analyser les performances par fournisseur et de repérer ceux dont les factures présentent souvent des problèmes ou dont les paiements sont retardés.

Champ standard des données d’en-tête de facture, associé aux données de base des fournisseurs dans SAP Ariba ou dans le système ERP connecté.

Le numéro de commande d’achat (PO) relie une facture au document d’achat correspondant, qui autorise l’acquisition de biens ou de services. Toutes les factures ne sont pas associées à une commande, mais ce lien est essentiel pour celles qui le sont.

L’analyse des factures par numéro de commande d’achat permet d’évaluer les performances du rapprochement à trois pièces (commande d’achat, réception des marchandises et facture). Elle aide à repérer les écarts et à comparer le traitement des factures avec et sans commande d’achat, qui suivent souvent des parcours et des niveaux d’efficacité différents.

Il relie la facture au processus d’achat, ce qui permet d’analyser les écarts de rapprochement et de comparer les flux des factures avec et sans commande d’achat.

Champ standard des factures associées à une commande d’achat dans SAP Ariba. Il figure dans les données d’en-tête ou de ligne de facture.

Le statut de la facture indique où elle en est dans son cycle de vie au moment de l’extraction des données, ou précise son issue finale. Cet attribut, défini au niveau du cas, résume l’état général de la facture.

En Process Mining, il permet de filtrer les cas afin d’analyser uniquement les factures terminées (payées) ou présentant un problème (rejetées). Il aide à comprendre l’issue des différentes variantes du processus et à mesurer la proportion de factures traitées avec succès.

Il indique l’issue du traitement de la facture et permet de comparer les factures payées avec succès à celles qui ont été rejetées.

Champ de statut standard dans l’en-tête de facture de SAP Ariba.

Le code société est une unité organisationnelle standard dans les environnements SAP. Il représente une entité juridique indépendante pour laquelle des états financiers sont établis. Chaque facture est comptabilisée dans un code société précis.

Cet attribut permet de comparer les performances du processus entre différentes unités opérationnelles ou entités juridiques. Il aide à repérer les entités les plus efficaces et à harmoniser les processus au sein d’une organisation internationale.

Il permet de comparer les performances entre entités juridiques ou unités opérationnelles et de repérer les inefficacités régionales ou départementales.

Champ organisationnel fondamental du document de facture dans SAP Ariba, repris de la commande d’achat ou saisi lors de la création d’une facture sans commande d’achat.

Les conditions de paiement définissent les modalités de règlement du fournisseur, par exemple « à 30 jours » ou « remise de 2 % si le paiement est effectué sous 10 jours, sinon à 30 jours ». Ces informations proviennent des données de base du fournisseur ou de la commande d’achat.

Cet attribut est essentiel au Dashboard consacré aux possibilités de remise pour paiement anticipé et au KPI associé. L’analyse s’appuie sur ces conditions pour repérer les factures admissibles à une remise et vérifier si le paiement a été effectué pendant la période prévue, afin de mettre en évidence les économies possibles.

Il est essentiel pour repérer les possibilités de remise pour paiement anticipé, qui peuvent générer des économies importantes.

Stocké dans les données de base du fournisseur, puis copié dans les détails de la facture dans SAP Ariba ou le système ERP.

La date du document est celle à laquelle le fournisseur a créé la facture. Elle diffère de la date de réception de la facture, qui correspond à son arrivée dans le système de traitement. Le délai entre ces deux dates peut être important.

Cet attribut aide à analyser les performances des fournisseurs et à repérer les retards de soumission des factures. Un long délai entre la date du document et la date de réception réduit le temps réellement disponible pour traiter la facture et obtenir une remise pour paiement anticipé. Cette date sert aussi souvent de point de départ au calcul de la date d’échéance du paiement.

Il permet d’analyser le délai entre l’émission d’une facture par le fournisseur et sa réception, qui peut compromettre le respect des délais de paiement.

Champ standard des données d’en-tête de facture, extrait du document papier ou numérique.

Cet attribut indique la date et l’heure de la dernière extraction des données depuis le système source. Ce champ de métadonnées est essentiel à la gouvernance des données et permet de savoir si l’analyse repose sur des données récentes.

Les analystes s’en servent pour vérifier que les données sont à jour et mesurer le délai éventuel entre un événement dans le système source et son apparition dans l’outil de Process Mining. Cette information est importante pour gérer les cycles d’actualisation des données et garantir la fiabilité des analyses.

Il indique si les données sont récentes et permet de s’assurer que les analyses reposent sur des informations à jour et pertinentes.

Cet horodatage est généralement généré et ajouté au jeu de données lors de l’extraction des données (ETL).

Cet attribut précise la devise dans laquelle le montant de la facture est exprimé. Les factures des organisations internationales sont libellées dans de nombreuses devises.

La devise est indispensable à toute analyse financière pour comparer correctement les montants. Dans les Dashboards de Process Mining, elle permet d’agréger les valeurs financières de façon appropriée, souvent après conversion dans une devise de référence unique. Elle apporte le contexte nécessaire à l’interprétation du montant de la facture.

Il apporte le contexte nécessaire à l’interprétation du montant de la facture et garantit une lecture correcte des valeurs financières, notamment dans un contexte international.

Champ standard des données d’en-tête de facture, généralement situé à côté du montant de la facture dans SAP Ariba.

Lorsqu’un approbateur rejette une facture, il en indique généralement le motif. Cet attribut consigne cette information, qui peut prendre des valeurs telles que « Prix incorrect », « Facture en double » ou « Non-respect des règles ».

Cet attribut est essentiel au Dashboard d’analyse des rejets de factures. L’analyse des motifs de rejet les plus fréquents aide les organisations à repérer les problèmes en amont, comme la mauvaise qualité des factures fournisseurs ou des incohérences dans les données internes. Ces informations permettent de réduire les reprises et d’améliorer le taux de traitement correct dès la première soumission.

Il explique les reprises et met en évidence les causes des inefficacités du processus et des problèmes de qualité des factures.

Consigné dans le journal du flux de travail ou dans le champ des notes lorsqu’une activité « Facture rejetée » survient dans SAP Ariba.

Cet attribut calculé compare l’horodatage de l’activité « Paiement effectué » à la date d’échéance du paiement. Si le paiement a lieu au plus tard à la date d’échéance, la valeur est vraie ; sinon, elle est fausse.

Cet indicateur simplifie l’analyse des performances de paiement. Il facilite le filtrage et l’agrégation des données pour calculer le KPI du taux de paiement dans les délais. Les Dashboards peuvent s’en servir pour visualiser rapidement les performances par fournisseur, pays ou code société et repérer les problèmes récurrents de retard de paiement.

Il simplifie le calcul du KPI du taux de paiement dans les délais et facilite le filtrage des factures en retard pour en analyser les causes.

Calculé lors de la transformation des données en comparant l’« EventTime » de l’activité de paiement à l’attribut « PaymentDueDate ».

L’attribut pays apporte une dimension géographique à l’analyse. Il est généralement déterminé à partir du code société auquel la facture est imputée ou de l’adresse du fournisseur.

L’analyse du processus par pays permet de repérer les différences régionales en matière de performances, de conformité et d’exécution du processus. Elle peut révéler que certains bureaux rencontrent des difficultés particulières ou ont adopté des pratiques efficaces à partager à l’échelle internationale. Ces informations sont utiles pour harmoniser les processus dans un environnement de services partagés international.

Il permet de comparer géographiquement les performances et la conformité du processus entre différents pays ou régions.

Déduit des données de base du code société ou du fournisseur dans SAP Ariba ou dans le système ERP connecté.

Cet attribut résulte d’un calcul qui détermine d’abord si une facture ouvre droit à une remise pour paiement anticipé selon ses conditions de paiement. Il vérifie ensuite si l’événement « Paiement effectué » a eu lieu pendant la période prévue pour bénéficier de la remise.

Cet indicateur est essentiel au calcul du KPI du taux d’obtention des remises pour paiement anticipé. Il mesure directement les économies réalisées par la trésorerie et les comptes fournisseurs grâce à l’optimisation du fonds de roulement. L’analyse des cas où sa valeur est fausse aide à comprendre les économies manquées, par exemple en raison d’approbations lentes ou d’autres goulots d’étranglement.

Il mesure directement les économies réalisées et aide à repérer les raisons pour lesquelles certaines remises n’ont pas été obtenues.

Calculé lors de la transformation des données en analysant les « PaymentTerms » et en comparant l’horodatage de l’activité « Paiement effectué » à la date limite de remise calculée.

Cet attribut identifie le système d’origine de chaque événement, par exemple « SAP Ariba », « SAP S/4HANA » ou une solution de numérisation tierce. Dans les entreprises modernes, le traitement des factures peut faire intervenir plusieurs applications.

Connaître le système source aide à diagnostiquer les problèmes de qualité des données et à analyser les transferts entre plateformes. Cela permet de déterminer où sont réalisées certaines activités, comme la numérisation ou l’approbation des factures.

Il permet de distinguer les activités réalisées dans différents systèmes et de mieux comprendre les points d’intégration ainsi que les goulots d’étranglement propres à chaque système.

Cet attribut est généralement ajouté lors de l’extraction, de la transformation et du chargement des données (ETL), en attribuant une valeur fixe en fonction de la source.

Cette métrique calculée mesure la durée du sous-processus d’approbation. Elle correspond à l’écart entre l’activité « Facture envoyée pour approbation » et l’activité correspondante « Facture approuvée » ou « Facture rejetée ».

Cet attribut mesure directement le KPI du temps de cycle d’approbation des factures et est essentiel au Dashboard associé. Il permet d’isoler et de quantifier les retards propres à l’étape d’approbation, qui contribuent souvent fortement au temps de traitement global. Il peut être analysé par approbateur, département ou montant de facture afin de repérer les goulots d’étranglement.

Il permet d’évaluer séparément les performances du flux d’approbation et de repérer facilement les goulots d’étranglement liés aux approbateurs ou à la complexité des circuits d’approbation.

Calculé lors de la transformation des données en repérant, pour chaque facture, les événements de début et de fin de l’approbation, puis en calculant le temps écoulé.

Le type de facture répartit les factures en catégories qui suivent souvent des processus différents. La distinction la plus courante oppose les factures associées à une commande d’achat, qui peuvent être rapprochées d’une commande préalablement approuvée, aux factures sans commande d’achat, qui nécessitent une imputation et une approbation plus approfondies.

Cet attribut est essentiel à l’analyse des processus, car le traitement de ces deux types de factures diffère fondamentalement. Les analyser séparément permet d’évaluer plus précisément les performances de chaque parcours et d’éviter des métriques agrégées trompeuses. Il aide à comprendre l’efficacité et la conformité de chaque flux.

Il répartit les factures entre différents flux de processus, par exemple avec ou sans commande d’achat, ce qui est essentiel pour mesurer et analyser les performances avec précision.

Il s’agit souvent d’un champ standard du document de facture dans SAP Ariba. Il peut aussi être déduit de la présence du champ « PurchaseOrderNumber ».