Votre modèle de données Purchase to Pay - Traitement des factures

L’heure de l’événement, ou horodatage, enregistre le moment où une activité précise a eu lieu. Ces données sont fondamentales pour l’analyse des performances, car elles permettent de calculer les durées entre les activités et le délai global de traitement du dossier.

Les outils de Process Mining utilisent ces horodatages pour classer les événements par ordre chronologique et représenter fidèlement le flux du processus. Ils sont indispensables pour mesurer des KPI tels que le délai du cycle d’approbation des factures et le délai de résolution du blocage du paiement, et pour analyser les retards et l’efficacité.

Il permet de calculer tous les indicateurs fondés sur le temps, comme les délais de cycle et les durées, qui sont essentiels pour identifier les retards du processus.

Enregistré automatiquement par SAP Ariba pour chaque changement de statut, action utilisateur ou événement système. Il se trouve généralement avec le nom de l’activité dans les journaux d’événements ou les tables d’historique.

Le nom de l’activité décrit une étape précise du flux de travail de traitement des factures, par exemple « Facture reçue », « Facture approuvée » ou « Paiement exécuté ». Chaque activité représente un événement métier qui rapproche la facture de son achèvement.

Dans le Process Mining, la séquence de ces activités forme la carte du processus. Leur analyse permet d’identifier les parcours les plus fréquents, les écarts par rapport à la procédure standard, les boucles de reprise telles que le traitement des écarts, ainsi que les possibilités d’automatisation.

Cet attribut constitue la base de la visualisation de la carte du processus, de la découverte des variantes de processus et de l’identification des reprises ou des goulots d’étranglement.

Généré à partir des journaux d’événements du système, des changements d’état ou des actions des utilisateurs enregistrées dans SAP Ariba. Ces données proviennent souvent des tables d’historique du flux de travail ou des documents.

Le numéro de facture est la référence unique attribuée par un fournisseur à un document de facture. Dans le Process Mining, cet attribut est essentiel, car il sert d’identifiant de dossier et relie toutes les activités associées, de la réception de la facture au paiement final.

Grâce au suivi de cet identifiant, les analystes peuvent reconstituer le cycle de vie complet de chaque facture, de bout en bout. Ils peuvent ainsi analyser en détail les flux de processus, identifier les goulots d’étranglement et mesurer des indicateurs clés tels que le délai de traitement de chaque facture.

Il s’agit de la clé essentielle qui relie toutes les étapes du processus pour une même facture et permet d’analyser son délai et son parcours de traitement de bout en bout.

Il s’agit d’un champ principal du document de facture et de la solution SAP Ariba Invoicing. Il se trouve généralement dans les tables d’en-tête des factures ou dans les données de transaction.

L’approbateur est la personne ou le groupe d’utilisateurs chargé d’examiner et d’approuver une facture. Les factures nécessitent souvent un ou plusieurs niveaux d’approbation selon leur montant ou leur type.

Cet attribut permet d’analyser les performances du flux de travail d’approbation. En segmentant le « Temps de cycle d’approbation des factures » par approbateur ou groupe d’approbation, vous pouvez identifier les personnes ou les équipes qui constituent des goulots d’étranglement. Ces informations sont essentielles pour équilibrer les charges de travail et améliorer l’efficacité des approbations.

Il permet d’identifier les goulots d’étranglement du processus d’approbation en montrant quels utilisateurs ou équipes présentent les délais de cycle d’approbation les plus longs.

Enregistré dans les journaux du flux de travail ou de l’historique des approbations d’une facture dans SAP Ariba. Il peut être enregistré sous la forme d’un identifiant utilisateur.

La date d’échéance du paiement est la date convenue contractuellement pour régler une facture. Elle est généralement calculée à partir de la date du document de facture et des conditions de paiement convenues, par exemple « Net 30 ».

Cet attribut est essentiel pour le KPI du taux de paiement dans les délais. En comparant l’horodatage de l’étape « Payment Executed » à la date d’échéance du paiement, l’analyse peut identifier les paiements en retard, mesurer les performances de paiement des fournisseurs, aider l’entreprise à éviter les pénalités de retard et préserver de bonnes relations avec ses fournisseurs.

Elle sert de référence pour calculer le taux de paiement dans les délais, un KPI important pour la gestion des relations fournisseurs et la conformité financière.

Cette date figure sur le document de facture ou est calculée à partir des champs « DocumentDate » et « PaymentTerms » dans SAP Ariba.

Le montant de la facture correspond au montant total demandé par le fournisseur. Il s’agit d’un attribut financier fondamental pour analyser la charge de travail liée au traitement des factures.

Dans le Process Mining, cet attribut permet de filtrer les analyses sur les factures de montant élevé, qui peuvent suivre des parcours d’approbation différents ou être soumises à des contrôles plus stricts. Il peut également servir à prioriser les initiatives d’amélioration portant sur les factures ayant le plus fort impact financier. Les Dashboards l’utilisent souvent pour afficher la valeur totale des factures à différentes étapes du processus.

Il permet d’analyser l’impact financier, par exemple en filtrant les factures de montant élevé ou en évaluant la valeur monétaire immobilisée dans les goulots d’étranglement du processus.

Champ standard des données d’en-tête de la facture dans SAP Ariba.

Lorsqu’une facture est bloquée pour paiement, cet attribut en indique le motif, par exemple « Price Discrepancy », « Quantity Mismatch » ou « Missing Goods Receipt ». Ces motifs sont souvent des codes ou des descriptions standardisés dans le système.

L’analyse de la fréquence des différents motifs de blocage permet d’identifier les causes profondes des retards de paiement. Par exemple, un nombre élevé de blocages pour « Price Discrepancy » peut révéler des problèmes de fiabilité des données de référence. Cet attribut est essentiel au Dashboard du délai de résolution des blocages de paiement, qui permet de prioriser la résolution des problèmes les plus fréquents et les plus longs à traiter.

Il fournit la cause profonde des retards de paiement et permet de mettre en place des améliorations ciblées afin de prévenir les problèmes courants, comme les écarts de prix ou de quantité.

Cette information est définie lorsqu’un blocage de paiement est appliqué à une facture dans SAP Ariba ou dans l’ERP connecté.

Le nom du fournisseur identifie le fournisseur qui demande le paiement. Il s’agit d’une dimension principale pour l’analyse, car elle permet aux équipes de segmenter les performances du traitement des factures par fournisseur.

Cet attribut sert à créer des Dashboards qui suivent les performances de paiement des fournisseurs, identifient ceux qui présentent un taux élevé d’écarts ou analysent les délais de traitement des fournisseurs stratégiques. La compréhension des problèmes propres à chaque fournisseur peut contribuer à améliorer les relations fournisseurs et à simplifier la collaboration.

Il permet d’analyser les performances par fournisseur et d’identifier ceux qui présentent fréquemment des problèmes de facturation ou des retards de paiement.

Champ standard des données d’en-tête de la facture, alimenté par les données de référence des fournisseurs dans SAP Ariba ou dans le système ERP connecté.

Le numéro de bon de commande (PO) relie une facture au document d’achat correspondant qui a autorisé l’acquisition de biens ou de services. Toutes les factures ne sont pas associées à un bon de commande, mais ce lien est essentiel lorsqu’il existe.

L’analyse des factures par numéro de bon de commande permet d’évaluer les performances du rapprochement à trois niveaux, entre le bon de commande, la réception des marchandises et la facture. Elle est essentielle pour identifier les écarts et comparer le traitement des factures associées ou non à un bon de commande, qui suivent souvent des parcours différents et présentent des niveaux d’efficacité distincts.

Il relie la facture au processus d’achat, ce qui permet d’analyser les écarts de rapprochement et de comparer les flux de factures associées ou non à un bon de commande.

Disponible comme champ standard pour les factures associées à un bon de commande dans SAP Ariba. Il se trouve dans les données des lignes ou de l’en-tête de la facture.

Le statut de la facture fournit une vue instantanée de sa position dans le cycle de vie au moment de l’extraction des données, ou de son résultat final. Il s’agit d’un attribut au niveau du dossier qui résume l’état global de la facture.

Dans le Process Mining, cet attribut permet de filtrer les dossiers afin d’analyser uniquement les factures terminées (« Paid ») ou problématiques (« Rejected »). Il aide à comprendre les résultats finaux des différentes variantes de processus et à mesurer la proportion de factures qui aboutissent favorablement.

Il fournit le résultat final du processus de traitement de la facture et permet de comparer les factures payées avec succès et les factures rejetées.

Champ de statut standard de l’en-tête de la facture dans SAP Ariba.

Le code société est une unité organisationnelle standard dans les environnements SAP. Il représente une entité juridique indépendante pour laquelle des états financiers sont établis. Les factures sont toujours comptabilisées dans un code société précis.

Cet attribut permet de comparer la performance du processus entre différentes unités opérationnelles ou entités juridiques. Il aide à déterminer si certaines entités sont plus efficaces que d’autres et contribue à standardiser les processus à l’échelle d’une organisation internationale.

Il permet de comparer la performance entre différentes entités juridiques ou unités opérationnelles, afin d’identifier les inefficacités régionales ou départementales.

Champ organisationnel fondamental du document de facture dans SAP Ariba, hérité de la commande d’achat ou saisi lors de la création d’une facture sans commande d’achat.

Les conditions de paiement définissent les règles applicables au règlement du fournisseur, comme « Net 30 » ou « 2 % 10, Net 30 », qui prévoit une remise de 2 % en cas de paiement sous 10 jours, puis un paiement dû sous 30 jours. Ces informations proviennent des données de référence du fournisseur ou du bon de commande.

Cet attribut est essentiel au Dashboard des possibilités d’escompte pour paiement anticipé et au KPI associé. L’analyse utilise ces conditions pour identifier les factures éligibles à un escompte et déterminer si le paiement a été effectué dans le délai prévu, afin de mettre en évidence les possibilités d’économies.

Il est essentiel pour identifier les possibilités de récupérer des escomptes pour paiement anticipé, qui peuvent générer des économies significatives.

Stockées dans les données de référence du fournisseur, puis copiées dans les détails de la facture dans SAP Ariba ou dans le système ERP.

La date du document correspond à la date à laquelle le fournisseur a créé la facture. Elle se distingue de la date « Invoice Received », qui correspond à l’entrée de la facture dans le système de traitement. Le délai entre ces deux dates peut être important.

Cet attribut aide à analyser la performance des fournisseurs et à identifier les retards de transmission des factures. Un délai important entre la date du document et la date de réception peut réduire le temps réellement disponible pour traiter la facture et bénéficier des escomptes pour paiement anticipé. Cette date sert également souvent de point de départ au calcul de la date d’échéance du paiement.

Il aide à analyser les délais entre l’émission d’une facture par le fournisseur et sa réception, qui peuvent compromettre la capacité à payer dans les délais.

Champ standard des données d’en-tête de facture, extrait du document de facture physique ou numérique.

Cet attribut indique la date et l’heure de la dernière extraction des données depuis le système source. Il s’agit d’un champ de métadonnées essentiel à la gouvernance des données et à l’évaluation de l’actualité de l’analyse.

Les analystes l’utilisent pour vérifier qu’ils travaillent avec des données à jour et comprendre le délai éventuel entre la survenue d’un événement dans le système source et son apparition dans l’outil de Process Mining. Il est essentiel pour gérer les cycles d’actualisation des données et garantir la fiabilité des analyses.

Il fournit un contexte important sur l’actualité des données et garantit que les analyses reposent sur des informations actuelles et pertinentes.

Cet horodatage est généralement généré et ajouté au jeu de données lors du processus d’extraction des données (ETL).

Cet attribut indique la devise dans laquelle le montant de la facture est exprimé. Les organisations internationales reçoivent des factures dans de nombreuses devises différentes.

La devise est indispensable à toute analyse financière, afin de comparer correctement les montants. Dans les Dashboards de Process Mining, elle permet d’agréger correctement les valeurs financières, souvent après conversion dans une devise de reporting unique. Elle fournit également le contexte nécessaire à l’attribut « Invoice Amount ».

Il fournit le contexte nécessaire à l’attribut « Invoice Amount » et garantit une interprétation correcte des valeurs financières, notamment dans un contexte multinational.

Champ standard des données d’en-tête de facture, généralement situé à côté du champ du montant de la facture dans SAP Ariba.

Cette mesure calculée évalue la durée du Subprocess d’approbation. Elle correspond à la différence entre l’activité « Invoice Sent for Approval » et l’activité correspondante « Invoice Approved » ou « Invoice Rejected ».

Cet attribut mesure directement le KPI « Invoice Approval Cycle Time » et constitue un élément essentiel du Dashboard associé. Il permet d’isoler et de quantifier les retards survenant précisément au stade de l’approbation, qui contribue souvent largement à la durée totale du traitement. Il peut être analysé par approbateur, service ou montant de facture afin d’identifier les goulots d’étranglement.

Cet élément isole les performances du flux de travail d’approbation et facilite l’identification des goulots d’étranglement liés aux approbateurs ou à la complexité des chaînes d’approbation.

Calculé lors de la transformation des données en identifiant, pour chaque facture, les événements de début et de fin de l’approbation, puis en calculant la différence entre leurs horodatages.

Cet attribut résulte d’un calcul qui détermine d’abord si une facture pouvait bénéficier d’un escompte pour paiement anticipé, sur la base de ses « PaymentTerms ». Il vérifie ensuite si l’événement « Payment Executed » s’est produit pendant la période ouvrant droit à l’escompte.

Cet indicateur est essentiel pour mesurer le KPI « Early Payment Discount Capture Rate ». Il quantifie directement la réussite des fonctions de trésorerie et de comptabilité fournisseurs dans l’optimisation du fonds de roulement. L’analyse des cas où cet indicateur est false aide à comprendre les raisons des économies manquées, comme des approbations lentes ou d’autres goulots d’étranglement du processus.

Il mesure directement la capacité à obtenir des économies et aide à identifier les raisons des occasions d’escompte manquées.

Calculé lors de la transformation des données en analysant « PaymentTerms » et en comparant l’horodatage de « Payment Executed » à la date limite d’escompte calculée.

Lorsqu’un approbateur rejette une facture, il indique généralement un motif. Cet attribut enregistre cette information, qui peut prendre des valeurs telles que « Prix incorrect », « Facture en double » ou « Non-respect de la politique ».

Il s’agit d’un attribut essentiel du Dashboard « Invoice Rejection Analysis ». En analysant les motifs de rejet les plus fréquents, les organisations peuvent identifier les problèmes en amont, par exemple une qualité insuffisante des factures fournisseurs ou des incohérences dans les données internes. Cette analyse contribue à réduire les reprises et à améliorer le taux de traitement correct dès la première fois.

Il explique l’origine des reprises et fournit une visibilité directe sur les causes profondes des inefficacités du processus et des problèmes de qualité des factures.

Enregistré dans le journal du flux de travail ou le champ de notes lorsqu’une activité « Facture rejetée » se produit dans SAP Ariba.

Cet attribut calculé compare l’horodatage de l’activité « Payment Executed » à l’attribut « PaymentDueDate ». Si la date de paiement est antérieure ou égale à la date d’échéance, la valeur est true ; sinon, elle est false.

Cet indicateur simplifie l’analyse de la performance des paiements. Il permet de filtrer et d’agréger facilement les données afin de calculer le KPI « On-Time Payment Rate ». Les Dashboards peuvent l’utiliser pour visualiser rapidement la performance par fournisseur, pays ou code société et identifier les zones confrontées à des retards de paiement récurrents.

Il simplifie le calcul du KPI de taux de paiement à temps et facilite le filtrage des factures en retard pour l’analyse des causes profondes.

Calculé lors de la transformation des données en comparant « EventTime » de l’activité de paiement à l’attribut « PaymentDueDate ».

L’attribut Country apporte une dimension géographique à l’analyse. Il est généralement dérivé du code société auquel la facture est imputée ou de l’adresse du fournisseur.

L’analyse du processus par pays permet de mettre en évidence les différences régionales en matière de performance, de conformité et d’exécution du processus. Elle peut révéler que certains bureaux rencontrent des difficultés particulières ou ont adopté des pratiques efficaces susceptibles d’être partagées à l’échelle internationale. Cette analyse est utile pour standardiser les processus dans un environnement de services partagés international.

Il permet d’analyser les données par zone géographique afin de comparer la performance et la conformité du processus entre différents pays ou régions.

Dérivé des données de référence du code société ou du fournisseur dans SAP Ariba ou dans l’ERP connecté.

Cet attribut identifie le système d’origine de chaque événement, comme « SAP Ariba », « SAP S/4HANA » ou une solution de numérisation tierce. Dans les grandes entreprises, le traitement des factures peut s’étendre sur plusieurs applications.

La connaissance du système source est utile pour diagnostiquer les problèmes de qualité des données et analyser les transferts de processus entre différentes plateformes. Elle permet de déterminer où sont réalisées certaines activités, comme la numérisation ou l’approbation des factures.

Il permet de distinguer les activités réalisées dans différents systèmes, ce qui est essentiel pour comprendre les points d’intégration et les goulots d’étranglement propres à chaque système.

Cet attribut est généralement ajouté lors du processus d’extraction, de transformation et de chargement des données (ETL), lorsqu’une valeur statique est attribuée en fonction de la source des données.

L’attribut Invoice Type classe les factures dans différentes catégories, qui suivent souvent des processus distincts. La distinction la plus courante oppose les factures associées à une commande d’achat, qui peuvent être rapprochées d’une commande préalablement approuvée, aux factures sans commande d’achat, qui nécessitent un codage et une approbation plus approfondis.

Cet attribut est essentiel à l’analyse des processus, car les processus de facturation PO et Non-PO sont fondamentalement différents. Les séparer permet d’obtenir une vision plus précise de la performance de chaque parcours et d’éviter des indicateurs agrégés trompeurs. Il aide à comprendre l’efficacité et la conformité de chaque flux.

Il sépare les factures en flux de processus distincts, par exemple PO et Non-PO, ce qui est essentiel pour mesurer et analyser correctement la performance.

Il s’agit souvent d’un champ standard du document de facture dans SAP Ariba. Il peut également être dérivé de la présence d’un « PurchaseOrderNumber ».