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Améliorez le traitement de vos factures fournisseurs

Votre guide en 6 étapes pour optimiser la gestion des factures fournisseurs dans Sage Intacct
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Optimisez les comptes fournisseurs dans Sage Intacct pour accélérer les paiements

Les étapes manuelles et les retards créent souvent des goulots d’étranglement cachés dans vos flux de travail de facturation. Notre plateforme vous aide à repérer ces inefficacités, à analyser la conformité et à cibler les domaines à améliorer. Découvrez comment optimiser vos opérations et accroître la productivité de vos équipes.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le traitement des factures fournisseursa0 ?

Le traitement des factures fournisseurs est une fonction essentielle qui a une incidence directe sur la trésorerie de votre organisation, vos relations avec les fournisseurs et votre conformité financière. Les inefficacités de ce processus, notamment dans un système comme Sage Intacct, peuvent entraîner des coûts cachés importantsa0 : pénalités pour retard de paiement, remises pour paiement anticipé non obtenues, augmentation du travail manuel consacré à la saisie et au rapprochement des données, ainsi que coûts d’opportunité liés aux ressources mobilisées pour résoudre les litiges. Au-delà des conséquences financières directes, un processus de gestion des factures fournisseurs lent ou sujet aux erreurs peut fragiliser la confiance des fournisseurs, compliquer les audits et masquer la situation réelle de votre santé financière. Comprendre et améliorer le traitement des factures fournisseurs ne consiste donc pas seulement à réduire les coûts. Il s’agit aussi de mettre en place une fonction financière plus fiable, conforme et agile, au service des objectifs stratégiques de votre entreprise.

Comment le Process Mining améliore l’efficacité du traitement des factures fournisseurs dans Sage Intacct

Le Process Mining propose une approche fondée sur les données pour comprendre précisément le traitement de vos factures fournisseurs dans Sage Intacct. Plutôt que de vous appuyer sur des hypothèses ou des témoignages isolés, vous utilisez les données du journal d’événements directement issues de votre système Sage Intacct. Chaque activité est suivie, de «a0Facture reçuea0» à «a0Paiement compenséa0», pour chaque facture. Vous bénéficiez ainsi d’une visibilité de bout en bout et pouvez reconstituer visuellement le flux de travail réel. Vous identifiez exactement les points où apparaissent les goulots d’étranglement, découvrez les écarts inattendus par rapport au processus prévu et déterminez les causes profondes des retards. Cette approche va au-delà d’un simple reportinga0 : elle met en évidence les interdépendances et les variations complexes qui influencent le temps de cycle du traitement des factures fournisseurs. En analysant l’exécution réelle, vous savez précisément où vos efforts d’optimisation auront le plus d’effet, qu’il s’agisse des flux d’approbation, des procédures de rapprochement ou de la résolution des écarts.

Principaux axes d’amélioration de votre flux de travail fournisseurs

Le Process Mining fait souvent ressortir plusieurs axes d’amélioration dans le traitement des factures fournisseurs avec Sage Intacct. Vous pouvez constater que les flux d’approbation des factures sont moins efficaces que prévu, certaines factures passant fréquemment d’un approbateur à l’autre ou restant en attente pendant de longues périodes. Les écarts de rapprochement constituent un autre problème courant. Ils surviennent lors du rapprochement avec un bon de commande (PO) ou une réception de marchandises (GR), nécessitent une intervention manuelle et allongent considérablement le temps de cycle du traitement des factures fournisseurs. Le Process Mining met en évidence ces situations et identifie les fournisseurs, les types de factures ou les groupes d’utilisateurs qui contribuent le plus à ces retards. Il peut également révéler des écarts de processus, par exemple lorsque des factures contournent les contrôles habituels ou sont orientées vers le mauvais circuit, ce qui crée des risques de conformité. En ciblant ces difficultés précises, vous pouvez définir des mesures adaptées pour améliorer l’efficacité du traitement des factures fournisseurs, réduire les interventions manuelles et respecter vos conditions de paiement ainsi que vos politiques internes.

Résultats mesurables de l’optimisation du processus fournisseurs

L’application du Process Mining à l’optimisation du traitement de vos factures fournisseurs dans Sage Intacct produit des bénéfices concrets et mesurables. Vous pouvez réduire sensiblement le temps de cycle, accélérer les paiements et augmenter vos chances d’obtenir les remises pour paiement anticipé. Cette amélioration contribue directement à réduire les coûts, en limitant les pénalités de retard et en libérant les équipes du suivi des factures retardées ou de la résolution de problèmes récurrents. Une meilleure conformité garantit que chaque facture respecte les politiques internes et les exigences réglementaires, ce qui réduit les risques financiers. À terme, l’optimisation du processus améliore la gestion de la trésorerie, renforce les relations avec les fournisseurs grâce à des paiements ponctuels et rend la fonction fournisseurs plus prévisible et transparente. Cette approche fondée sur les données vous indique clairement comment réduire le temps de cycle du traitement des factures fournisseurs et améliorer l’efficacité opérationnelle globale.

Commencer votre démarche d’amélioration du processus fournisseurs

La première étape pour optimiser le traitement de vos factures fournisseurs dans Sage Intacct avec le Process Mining est plus simple qu’il n’y paraît. En utilisant les données Sage Intacct dont vous disposez déjà, vous obtenez rapidement une vision précise de l’état actuel. Vous pouvez alors prendre des décisions éclairées, mettre en œuvre des changements efficaces et suivre en continu les effets de vos initiatives d’optimisation. Commencez dès aujourd’hui à construire une fonction fournisseurs plus efficace, conforme et économique.

Traitement des factures fournisseurs Automatisation des factures Flux de travail AP Conformité des conditions de paiement Gestion des fournisseurs Opérations financières Validation des factures Résolution des écarts Optimisation de la trésorerie Efficacité des comptes fournisseurs Automatisation des comptes fournisseurs Gestion des factures Procure to Pay

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

Les factures restent souvent bloquées dans les files d’attente d’approbation, ce qui entraîne des retards importants. Cette situation provoque des pénalités de retard et la perte de remises pour paiement anticipé, fragilise les relations avec les fournisseurs et pèse sur la situation financière de l’organisation. ProcessMind identifie les factures qui restent trop longtemps en attente d’approbation et met en évidence les approbateurs ou les étapes d’approbation à l’origine des goulots d’étranglement. En visualisant le circuit d’approbation du traitement des factures fournisseurs dans Sage Intacct, vous pouvez cibler les améliorations nécessaires pour accélérer les validations.

Les retards dans le traitement des factures fournisseurs entraînent des paiements effectués après l’expiration de la période de remise pour paiement anticipé. Cette situation réduit directement la rentabilité et augmente le coût global des opérations, en faisant perdre des économies importantes. ProcessMind analyse l’ensemble du cycle de vie des factures dans Sage Intacct et compare les dates d’exécution des paiements avec les conditions fournisseurs et l’éligibilité aux remises. La solution identifie les causes profondes des retards qui empêchent les paiements dans les délais, afin de vous aider à récupérer ces économies manquées.

Le traitement des factures fournisseurs comporte souvent des opérations répétitives de saisie manuelle, de correction et de nouvelle validation, même avec des outils automatisés comme Sage Intacct. Cela augmente fortement les coûts de traitement, introduit un risque d’erreur humaine et détourne vos équipes de tâches plus stratégiques. ProcessMind cartographie le déroulement réel des factures et identifie les activités fréquemment répétées ou nécessitant une intervention manuelle. La solution met en évidence les boucles de reprise et les points de saisie manuelle afin de vous aider à automatiser et à optimiser vos processus fournisseurs dans Sage Intacct.

Certains paiements sont effectués en dehors des conditions définies avec les fournisseurs ou des politiques internes de l’entreprise, ce qui crée des risques de conformité, des pénalités potentielles et des difficultés lors des audits. Sans visibilité suffisante, il est difficile de vérifier que chaque transaction de traitement des factures fournisseurs respecte les exigences applicables. ProcessMind utilise les données d’événements de Sage Intacct pour surveiller en temps réel le respect des conditions de paiement et des politiques internes. La solution signale les paiements qui s’écartent du calendrier ou de la matrice d’approbation attendus, afin de renforcer la gouvernance.

Lorsque les factures ne correspondent pas aux bons de commande ou aux réceptions de marchandises, leur résolution peut être longue et inefficace. Ces écarts interrompent le traitement des factures fournisseurs, retardent les paiements et créent de la frustration chez les fournisseurs comme au sein des équipes internes. ProcessMind visualise la durée et la fréquence des activités de résolution des écarts dans Sage Intacct. La solution identifie les problèmes récurrents ainsi que les personnes ou les étapes à l’origine des retards prolongés, afin de permettre des améliorations ciblées et d’accélérer la résolution des litiges.

Il est difficile de suivre précisément le statut d’une facture, de sa réception à son paiement. Cette situation complique les réponses aux demandes des fournisseurs, les prévisions de trésorerie et l’identification des goulots d’étranglement. Le manque de transparence du traitement des factures fournisseurs nuit à une gestion efficace. ProcessMind fournit une cartographie visuelle complète du parcours de chaque facture dans Sage Intacct, avec une visibilité totale sur son statut actuel et son historique. Vous pouvez ainsi gérer les opérations fournisseurs de manière proactive et prendre des décisions éclairées.

Malgré les contrôles en place, des paiements en double ou d’autres erreurs de traitement peuvent survenir dans le traitement des factures fournisseurs. Elles entraînent des pertes financières, compliquent les rapprochements et peuvent détériorer les relations avec les fournisseurs. L’identification et la récupération de ces paiements prennent du temps. ProcessMind détecte les schémas de numéros de facture en double ou les transactions similaires traitées plusieurs fois dans Sage Intacct. La solution met en évidence les étapes à l’origine de ces erreurs, afin de vous aider à mettre en place des mesures préventives et à améliorer la qualité des données.

Le manque de visibilité sur la date réelle d’exécution des paiements, par rapport à leur échéance ou à leur date prévue, complique les prévisions précises de trésorerie. Il peut conduire à une gestion de la liquidité sous-optimale et faire manquer des occasions de planification financière stratégique dans le traitement des factures fournisseurs. ProcessMind fournit une analyse précise du calendrier des paiements en comparant les dates d’échéance des factures avec les activités d’exécution des paiements dans Sage Intacct. En comprenant les pratiques de paiement réelles, vous pouvez améliorer vos prévisions de trésorerie et optimiser votre fonds de roulement.

Une fréquence élevée de demandes de paiement «a0urgentesa0» ou manuelles perturbe les flux de travail habituels du traitement des factures fournisseurs et augmente les coûts opérationnels. Elle révèle un processus réactif, qui masque souvent des problèmes plus profonds de planification ou de cycles d’approbation dans Sage Intacct. ProcessMind identifie toutes les factures qui contournent les processus habituels pour accélérer le paiement et révèle l’ampleur réelle du problème. Vous pouvez ainsi comprendre les raisons de ces demandes urgentes, optimiser la planification préventive des paiements et réduire les exceptions.

Certains fournisseurs connaissent systématiquement des délais de traitement plus longs pour leurs factures. Cette situation fragilise les relations et peut faire perdre les conditions de paiement anticipé qui leur sont propres. Sans analyse détaillée du traitement des factures fournisseurs, il est difficile d’identifier les fournisseurs concernés et les raisons de ces retards. ProcessMind vous permet d’analyser les délais de traitement des factures, segmentés par nom de fournisseur, directement à partir de vos données Sage Intacct. La solution identifie les fournisseurs ou les groupes de fournisseurs les plus touchés, afin de vous aider à traiter les points de friction propres à vos relations fournisseurs.

Les différents centres de coûts ou services peuvent appliquer des méthodes différentes pour le traitement des factures fournisseurs. Il en résulte des écarts d’efficacité, de conformité et de performance globale. Cette organisation fragmentée complique la standardisation et l’adoption des bonnes pratiques. ProcessMind cartographie les parcours des factures et compare les variations de processus ainsi que les indicateurs clés de performance, comme le délai global et les reprises, par centre de coûts dans Sage Intacct. Ces analyses permettent d’identifier les services en difficulté et de déployer des processus standardisés et optimisés.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Accélérer l’approbation des factures est essentiel pour obtenir les remises pour paiement anticipé et préserver de bonnes relations avec les fournisseurs. Des cycles d’approbation longs se traduisent directement par des économies manquées et d’éventuelles pénalités de retard, ce qui pèse sur les résultats et l’efficacité opérationnelle du traitement des factures fournisseurs. Cet objectif vise à réduire sensiblement la durée des approbations.
ProcessMind analyse les circuits et les durées d’approbation réels afin d’identifier les goulots d’étranglement, les réorientations inefficaces et les approbateurs inactifs dans votre flux de travail Sage Intacct. La plateforme fournit des analyses fondées sur les données pour optimiser les règles d’orientation, réduire les transferts et accélérer les délais de traitement, avec des progrès mesurables du temps de cycle d’approbation.

Maximiser les remises pour paiement anticipé contribue directement à réduire les coûts et à améliorer la gestion de la trésorerie. Lorsque les factures sont traitées trop lentement, les organisations manquent des occasions importantes de réduire leurs dépenses. Cet objectif consiste à respecter systématiquement les conditions de paiement avantageuses afin d’en tirer les bénéfices financiers.
ProcessMind suit les factures de leur réception à leur paiement et signale celles qui approchent de la période d’éligibilité à une remise pour paiement anticipé. La solution localise précisément les retards qui empêchent d’obtenir la remise, qu’ils soient liés à des approbations lentes, à des problèmes de saisie ou à des difficultés de rapprochement dans Sage Intacct. Vous pouvez ainsi intervenir de manière ciblée et augmenter de façon mesurable le taux de remises obtenues.

La saisie manuelle et les rapprochements sont sujets aux erreurs, mobilisent beaucoup de temps et augmentent les coûts opérationnels de la comptabilité fournisseurs. L’automatisation de ces étapes améliore la précision et l’efficacité, tout en permettant à vos équipes de se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée. Cet objectif vise à réduire fortement les efforts manuels.
ProcessMind visualise toutes les interventions manuelles, les boucles de reprise et les écarts du traitement des factures fournisseurs. La solution identifie les domaines où l’automatisation aura le plus d’impact en analysant les tâches manuelles répétées et les erreurs de retranscription. Vous pouvez ainsi mettre en place des solutions d’automatisation adaptées dans Sage Intacct et réduire les interventions humaines.

Le respect strict des politiques internes de paiement et des exigences réglementaires est essentiel à la gouvernance financière, à la gestion des risques et à la préparation des audits. Les paiements non conformes peuvent entraîner des pénalités, nuire à la réputation et provoquer des pertes financières. Cet objectif vise à éliminer tout écart par rapport aux règles de paiement établies.
ProcessMind contrôle le parcours de chaque facture au regard de règles prédéfinies et signale automatiquement les écarts, comme les paiements non autorisés, l’application de conditions de paiement incorrectes ou le contournement d’étapes d’approbation dans Sage Intacct. La solution fournit des éléments transparents attestant les non-conformités, afin de permettre des mesures correctives et un suivi continu du respect des politiques.

Des délais de résolution trop longs retardent le paiement des factures, fragilisent les relations avec les fournisseurs et mobilisent des ressources importantes. La résolution rapide des problèmes, comme les écarts de prix ou de quantité, est essentielle au bon fonctionnement des opérations et à la maîtrise de la trésorerie. Cet objectif vise à accélérer sensiblement le processus de résolution.
ProcessMind cartographie les parcours suivis par les factures lorsqu’un écart survient. La solution identifie les causes profondes, les étapes de résolution récurrentes et le temps moyen passé à chaque étape. Elle met en évidence les goulots d’étranglement et les boucles de communication inefficaces dans Sage Intacct, afin de permettre une refonte ciblée du processus et de réduire le délai moyen de résolution.

L’absence de visibilité claire et en temps réel sur l’ensemble du cycle de traitement des factures fournisseurs empêche de prendre des décisions et de résoudre les problèmes efficacement. Comprendre le processus réel, dans son état actuel, constitue le fondement de toute amélioration significative. Cet objectif fournit une vision complète et transparente des opérations.
ProcessMind découvre et visualise automatiquement le parcours complet des factures, de leur réception initiale à leur paiement final dans Sage Intacct. La solution révèle toutes les variantes réelles du processus, les retards cachés et les boucles de reprise. Vous disposez ainsi d’une transparence complète sur les indicateurs de performance et pouvez identifier les possibilités d’optimisation à partir des données.

Les paiements en double et les erreurs de traitement entraînent directement des pertes financières, nécessitent des rapprochements longs et peuvent nuire à la confiance des fournisseurs. Un processus fournisseurs bien conçu doit empêcher ces problèmes de se produire. Cet objectif vise un environnement sans erreur ni paiement en double.
ProcessMind identifie, dans vos données Sage Intacct, les schémas et les activités qui conduisent à des paiements en double ou à d’autres erreurs de traitement. En visualisant les parcours sujets aux erreurs et les points où surviennent les interventions manuelles ou les écarts de données, la solution vous aide à mettre en place des contrôles préventifs et à ajuster les processus pour éliminer ces erreurs coûteuses.

Une gestion efficace de la trésorerie repose sur des cycles de paiement prévisibles et sur la capacité à planifier les décaissements de manière stratégique. Des processus fournisseurs inefficaces peuvent entraîner des sorties de trésorerie inattendues ou faire manquer des occasions de conserver les liquidités plus longtemps. Cet objectif améliore les prévisions et le contrôle financiers.
ProcessMind fournit une analyse détaillée des dates réelles de paiement, du nombre moyen de jours avant paiement et du respect des conditions de paiement pour toutes les factures dans Sage Intacct. En comprenant ces mécanismes, les organisations peuvent mieux prévoir leurs besoins futurs de trésorerie, repérer les possibilités de prolonger les délais de paiement sans pénalité et aligner les paiements sur leurs objectifs stratégiques de trésorerie.

Un volume élevé de paiements urgents ou manuels révèle des inefficacités sous-jacentes, souvent liées à des retards ou à des problèmes survenus plus tôt dans le flux de travail fournisseurs. Ces paiements sont coûteux à traiter et perturbent les procédures opérationnelles habituelles. Cet objectif vise à réduire nettement leur fréquence.
ProcessMind identifie les causes profondes des paiements urgents et manuels en retraçant le parcours de chaque facture concernée. La plateforme repère les goulots d’étranglement courants, comme la réception tardive des factures ou les retards d’approbation dans Sage Intacct, qui rendent nécessaire un traitement accéléré. Vous pouvez ainsi prendre des mesures préventives et adopter un calendrier de paiement plus standard et plus efficace.

Le traitement des factures peut varier d’un fournisseur à l’autre, ce qui entraîne confusion, erreurs et niveaux d’efficacité inégaux. La mise en place d’un flux de travail standardisé améliore la prévisibilité, réduit les besoins de formation et renforce la qualité opérationnelle globale. Cet objectif consiste à créer un processus uniforme et efficace pour l’ensemble des fournisseurs.
ProcessMind analyse les variantes de processus selon les caractéristiques des fournisseurs et met en évidence les écarts par rapport au parcours idéal. La plateforme identifie les factures de fournisseurs qui suivent des circuits non standard ou inefficaces dans Sage Intacct. Votre organisation peut ainsi définir et appliquer les bonnes pratiques à l’ensemble de sa base fournisseurs, pour garantir un traitement cohérent et de qualité.

Les variations du traitement des factures fournisseurs entre les différents centres de coûts peuvent entraîner des performances inégales, compliquer les comparaisons et empêcher la diffusion des bonnes pratiques à l’échelle de l’entreprise. L’harmonisation de ces processus garantit une efficacité et une conformité constantes. Cet objectif vise à unifier les flux de travail fournisseurs.
ProcessMind compare les flux réels de traitement des factures entre les différents centres de coûts dans Sage Intacct. La plateforme identifie et quantifie les écarts propres à chaque centre en matière d’activités, de durées et de goulots d’étranglement. Vous disposez ainsi des données nécessaires pour standardiser les processus, diffuser les bonnes pratiques et améliorer l’efficacité globale de l’organisation.

Le parcours d’amélioration en 6 étapes du traitement des factures fournisseurs

1

Obtenez le modèle de données des factures fournisseurs
2

Exporter les données Sage Intacct
3

Importer vos données de comptabilité fournisseurs
4

Analyser le flux du processus de comptabilité fournisseurs
5

Agir sur les analyses et optimiser
6

Suivre les progrès et pérenniser les améliorations
1

Obtenez le modèle de données des factures fournisseurs

Que faire

Obtenez le modèle Excel préconfiguré adapté aux données de traitement des factures fournisseurs. Il garantit que vos données respectent les exigences d’analyse de ProcessMind.

Voir le guide du modèle de données Télécharger le modèle
Pourquoi c’est important

L’utilisation d’une structure adaptée est fondamentale pour analyser correctement les processus. Elle évite les erreurs d’importation des données et garantit la capture de tous les événements essentiels du traitement des factures.

Résultat attendu

Un modèle Excel standardisé, prêt à être complété avec vos données de comptabilité fournisseurs provenant de Sage Intacct.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Identifiez les économies cachées dans votre processus de traitement des factures fournisseurs

ProcessMind révèle le déroulement réel du traitement de vos factures fournisseurs. Grâce à des visualisations intuitives et à des analyses fondées sur les données, vous visualisez clairement les inefficacités et les écarts de conformité. Examinez chaque étape pour accélérer les paiements.
  • Identifiez les goulots d’étranglement du traitement des factures
  • Analysez la conformité aux politiques de paiement
  • Réduisez les étapes manuelles et les retards de paiement
  • Accroissez la productivité de vos équipes dans les comptes fournisseurs de Sage Intacct
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPES

Gagnez en efficacité dans votre comptabilité fournisseurs

En visualisant et en analysant le traitement de vos factures fournisseurs dans Sage Intacct, les organisations obtiennent des analyses concrètes pour identifier les goulots d’étranglement, réduire les tâches manuelles et améliorer sensiblement leurs principaux indicateurs de performance. Ces résultats découlent directement d’une optimisation fondée sur les données.

0 %
Cycle d’approbation plus rapide

Réduction moyenne du délai d’approbation

Optimisez vos flux d’approbation afin de réduire sensiblement le temps d’attente des factures, d’accélérer les cycles de paiement et d’améliorer l’efficacité.
0 x
Optimiser la récupération des remises

Augmentation des remises pour paiement anticipé

Identifiez et résolvez les goulots d’étranglement qui empêchent les paiements anticipés, afin de récupérer systématiquement les remises avantageuses proposées par vos fournisseurs et d’améliorer votre trésorerie.
0 %
Meilleur respect des politiques

Amélioration de la conformité aux politiques

Obtenez une visibilité complète sur vos processus de paiement pour identifier et corriger les activités non conformes, tout en veillant au respect des politiques internes et des exigences réglementaires.
0 %
Moins de paiements urgents

Réduction des paiements manuels ou urgents

Identifiez les causes profondes des paiements urgents afin d’en réduire la fréquence, de limiter les frais supplémentaires et d’améliorer la prévisibilité globale de votre trésorerie.
0 %
Résolution plus rapide des problèmes

Réduction du délai de résolution des écarts

Identifiez et résolvez rapidement les écarts courants sur les factures, afin de limiter les retards et d’améliorer l’efficacité globale de votre processus de comptabilité fournisseurs.
0 %
Augmentation du taux STP

Davantage de factures traitées automatiquement

Augmentez la proportion de factures traitées sans intervention manuelle ni reprise, afin d’améliorer sensiblement l’efficacité et de réduire les coûts de traitement.

Les résultats peuvent varier selon la complexité de votre processus de comptabilité fournisseurs, la qualité des données et l’ampleur des améliorations mises en œuvre. Les chiffres présentés illustrent les gains de performance généralement observés.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis élargissez l’analyse selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique de chaque facture fournisseur, utilisé comme ID de dossier principal pour suivre son parcours, de la réception au paiement.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’ID de dossier essentiel qui relie toutes les étapes du processus pour une même facture et permet d’analyser sa durée et son parcours de bout en bout.

Dénomination légale du fournisseur ayant soumis la facture.

Pourquoi c’est important

Permet d’analyser les variations et la performance du processus par fournisseur, afin d’identifier les goulots d’étranglement ou les problèmes de qualité des factures propres à certains fournisseurs.

Valeur monétaire totale de la facture.

Pourquoi c’est important

Permet une analyse fondée sur la valeur, par exemple pour déterminer si les factures de montant élevé suivent des parcours différents ou prennent plus de temps, et joue un rôle essentiel dans le contrôle du respect des seuils d’approbation.

Date à laquelle le paiement de la facture doit être effectué, conformément aux conditions de paiement.

Pourquoi c’est important

Cette date est essentielle pour analyser les taux de paiement à temps, gérer la trésorerie et identifier les possibilités de récupération de remises pour paiement anticipé.

Date à laquelle la transaction de la facture est comptabilisée dans le General Ledger (GL).

Pourquoi c’est important

Indique le moment où une facture est officiellement enregistrée dans le système financier, ce qui est essentiel pour mesurer les délais du cycle comptable et garantir un reporting financier ponctuel.

Identifiant du Purchase Order associé à la facture, le cas échéant.

Pourquoi c’est important

Distingue les factures associées à un PO des factures sans PO, qui suivent souvent des parcours de traitement différents et offrent des possibilités d’automatisation distinctes.

Service ou unité opérationnelle précis auquel la dépense de la facture est affectée.

Pourquoi c’est important

Permet de comparer la performance entre différentes unités opérationnelles, en mettant en évidence les incohérences et les possibilités de standardisation du processus.

Nom de l’employé ou de l’utilisateur ayant effectué une activité précise sur la facture.

Pourquoi c’est important

Suit l’utilisateur ayant effectué une action, ce qui est essentiel pour analyser la performance des approbateurs, la répartition de la charge de travail et les besoins de formation.

État actuel du traitement de la facture dans le flux de travail fournisseurs.

Pourquoi c’est important

Fournit une vue instantanée de l’état actuel d’une facture, ce qui est essentiel pour surveiller les charges de travail et identifier les étapes auxquelles les factures restent bloquées.

Statut actuel de la transaction de paiement associée à la facture.

Pourquoi c’est important

Suit la réussite et l’état de l’étape finale du paiement afin d’identifier et de résoudre rapidement les erreurs ou les retards de paiement.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Marque le début du processus, lorsqu’une facture est saisie dans Sage Intacct, manuellement ou au moyen d’une solution de capture automatisée. Cet événement est généralement déduit de l’horodatage de création de l’enregistrement AP Bill.

Pourquoi c’est important

Ce point établit le début de référence pour tous les calculs de durée de cycle, indispensables à la mesure de l’efficacité globale du processus et du débit de traitement des factures.

Confirme que les informations de la facture, notamment les quantités et les prix, ont été correctement rapprochées avec un bon de commande correspondant. Cet événement est souvent enregistré explicitement lorsqu’un utilisateur associe un PO à un AP Bill.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape essentielle pour les factures associées à un PO. Les échecs ou les délais importants lors du rapprochement signalent des écarts potentiels et constituent une source fréquente de goulots d’étranglement.

Représente la soumission d’une facture validée et rapprochée dans le flux de travail d’approbation. Sage Intacct enregistre cette action lorsqu’une facture est soumise pour approbation et déclenche les notifications correspondantes.

Pourquoi c’est important

Marque le début du cycle d’approbation. Le suivi de cet événement est essentiel pour analyser le KPI Average Invoice Approval Time et identifier les retards.

Signifie que la facture a été approuvée par l’autorité désignée et qu’elle est prête à être comptabilisée pour paiement. Il s’agit d’un événement explicite enregistré dans l’historique des approbations ou la piste d’audit de Sage Intacct.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape importante qui clôt le cycle d’approbation. Les retards avant cette étape indiquent des goulots d’étranglement dans les approbations, tandis qu’une approbation rapide est essentielle pour récupérer les remises pour paiement anticipé.

Marque la transaction au cours de laquelle la facture approuvée est officiellement comptabilisée dans le General Ledger, créant ainsi une dette financière. Il s’agit d’un événement comptable explicite et fondamental dans Sage Intacct.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape financière importante qui transforme la facture en dette officielle de l’entreprise, la prépare au paiement et a une incidence sur les états financiers.

Marque l’exécution de la transaction de paiement, au cours de laquelle les fonds sont versés au fournisseur. Il s’agit d’un événement explicite associé à une date de transaction précise.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape importante pour mesurer la conformité des paiements et le KPI Early Payment Discount Capture Rate. Le délai entre l’approbation et cet événement montre l’efficacité du traitement des paiements.

Dernière étape, elle confirme que le paiement a été compensé par la banque et que la transaction est rapprochée. Cet événement est généralement enregistré lors du rapprochement bancaire dans le module Cash Management de Sage Intacct.

Pourquoi c’est important

Cet événement marque la véritable fin du cycle de vie de la facture. La durée complète du cycle de bout en bout est mesurée jusqu’à ce point, ce qui donne une vision complète des sorties de trésorerie.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining analyse vos données réelles de traitement des factures dans Sage Intacct afin de révéler les inefficacités, les goulots d’étranglement et les écarts de conformité. Il visualise le flux de bout en bout et montre où surviennent les retards, où les reprises manuelles sont fréquentes et où les règles ne sont pas respectées. Vous pouvez ainsi prendre des décisions fondées sur les données pour réduire les temps de cycle et maximiser les escomptes pour paiement anticipé.

Pour réaliser un Process Mining de la comptabilité fournisseurs, vous avez principalement besoin de journaux d’événements provenant de Sage Intacct. Ils comprennent notamment les dates de création des factures, les étapes d’approbation avec leurs horodatages et leurs approbateurs, les dates de paiement et les changements de statut de chaque facture. L’objectif est de capturer chaque action pertinente effectuée sur une facture.

Vous pouvez attendre des améliorations significatives, comme une réduction de 30 % du temps de cycle d’approbation des factures et une meilleure capture des escomptes pour paiement anticipé. Les premières analyses issues du Process Mining peuvent souvent être produites en quelques semaines et révéler des possibilités d’optimisation immédiates. Les améliorations durables se concrétisent généralement en quelques mois, grâce à des changements ciblés.

Oui. Le Process Mining est conçu pour identifier les causes réelles des goulots d’étranglement en comptabilité fournisseurs, et pas seulement leurs symptômes. En analysant le parcours de milliers de factures, il localise les étapes, les équipes ou les fournisseurs où les retards se produisent régulièrement. Ces analyses détaillées vous permettent de traiter efficacement les problèmes de fond plutôt que de procéder par suppositions.

Les plateformes de Process Mining nécessitent généralement un accès aux données historiques de transaction de Sage Intacct, au moyen d’extractions sécurisées ou d’intégrations par API. Les données doivent être structurées au format d’un journal d’événements, ce qui implique souvent une collaboration avec l’équipe informatique pour garantir leur exactitude et leur exhaustivité. Une intégration directe minimale avec le système Sage Intacct en production est généralement suffisante, l’accent étant mis sur l’ingestion des données.

Non. Le Process Mining est une approche analytique non intrusive. Il utilise les données historiques exportées depuis Sage Intacct, sans interférer avec vos systèmes de comptabilité fournisseurs en production ni avec vos opérations courantes. L’analyse est réalisée indépendamment et fournit des éléments qui peuvent ensuite guider les améliorations.

Le Process Mining cartographie précisément chaque étape du parcours d’une facture et identifie les écarts par rapport au parcours standard conforme, qui sont souvent à l’origine d’erreurs telles que les doubles paiements. Il met en évidence les contrôles potentiellement insuffisants et les interventions manuelles susceptibles d’introduire un risque. Cette visibilité vous permet de mettre en place des mesures préventives et de renforcer les contrôles internes.

Un journal d’événements est un ensemble structuré de données qui décrit chaque étape, ou

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