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Améliorez le traitement de vos factures fournisseurs

Guide en 6 étapes pour optimiser la comptabilité fournisseurs dans Sage Intacct
Améliorez le traitement de vos factures fournisseurs
Traitement des factures fournisseurs
Sage Intacct

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Processus disponibles
Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
Systèmes disponibles
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Optimisez le traitement des factures fournisseurs dans Sage Intacct pour accélérer les paiements

Les étapes manuelles et les retards créent souvent des goulots d’étranglement invisibles dans le traitement de vos factures. Notre plateforme vous aide à repérer ces inefficacités, à analyser la conformité et à cibler les améliorations à apporter. Découvrez comment optimiser vos opérations et accroître la productivité de votre équipe.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le traitement des factures fournisseurs ?

Le traitement des factures fournisseurs est une fonction essentielle qui a une incidence directe sur la trésorerie de votre organisation, les relations avec vos fournisseurs et votre conformité financière. Dans un système comme Sage Intacct, les inefficacités de ce processus peuvent entraîner des coûts cachés importants : pénalités de retard, remises pour paiement anticipé non obtenues, saisies et rapprochements manuels plus nombreux, sans oublier le temps consacré à la résolution des litiges. Au-delà de leur coût direct, les lenteurs et les erreurs peuvent fragiliser la confiance des fournisseurs, compliquer les audits et brouiller la vision de votre santé financière. Comprendre comment améliorer le traitement des factures fournisseurs et l’optimiser ne consiste pas seulement à réduire les coûts. Il s’agit aussi de mettre en place une fonction financière plus fiable, conforme et adaptable, au service des objectifs stratégiques de votre entreprise.

Comment le Process Mining améliore l’efficacité du traitement des factures dans Sage Intacct

Le Process Mining vous permet d’analyser concrètement le traitement des factures fournisseurs dans Sage Intacct à partir des données. Plutôt que de vous fier à des suppositions ou à des témoignages isolés, vous examinez les données du journal d’événements issues directement de Sage Intacct, qui retracent chaque étape, de la réception de la facture au règlement, pour chaque facture. Vous obtenez ainsi une vue complète du processus de bout en bout et pouvez en reconstituer visuellement le déroulement réel. Vous repérez précisément les goulots d’étranglement, les écarts inattendus par rapport au processus prévu et les causes profondes des retards. L’analyse ne se limite pas à de simples rapports : elle met en évidence les interdépendances et les variations qui influent sur le temps de cycle du traitement des factures fournisseurs. En étudiant les opérations telles qu’elles se déroulent réellement, vous identifiez les améliorations susceptibles d’avoir le plus d’effet, qu’elles concernent les circuits d’approbation, les procédures de rapprochement ou la résolution des écarts.

Principaux axes d’amélioration du flux de travail de traitement des factures

L’analyse par Process Mining fait souvent ressortir plusieurs pistes d’amélioration du traitement des factures fournisseurs dans Sage Intacct. Vous pourriez constater que les circuits d’approbation sont moins efficaces que prévu : les factures passent fréquemment d’un approbateur à l’autre ou restent en attente pendant de longues périodes. Les écarts de rapprochement constituent un autre problème courant. Lors du rapprochement avec les bons de commande (PO) ou les réceptions de marchandises (GR), certaines anomalies nécessitent une intervention manuelle et allongent considérablement le temps de cycle. Le Process Mining met ces situations en évidence et indique quels fournisseurs, types de factures ou groupes d’utilisateurs contribuent le plus aux retards. Il révèle également les écarts au processus prévu, par exemple lorsque des factures contournent les contrôles habituels ou sont mal acheminées, ce qui peut présenter des risques de conformité. En ciblant ces difficultés, vous pouvez définir des mesures adaptées pour améliorer l’efficacité, réduire les interventions manuelles et respecter les conditions de paiement ainsi que les règles internes.

Résultats mesurables de l’optimisation du processus de traitement des factures

Le Process Mining appliqué au traitement des factures fournisseurs dans Sage Intacct permet d’obtenir des résultats concrets et mesurables. La réduction du temps de cycle accélère les paiements et augmente les chances de bénéficier des remises pour paiement anticipé. Elle contribue également à réduire les coûts en limitant les pénalités de retard et en évitant que les équipes consacrent du temps à relancer les factures en attente ou à résoudre des problèmes récurrents. Une meilleure conformité du processus garantit le respect des règles internes et des exigences réglementaires, et réduit les risques financiers. Au final, l’optimisation améliore la gestion de trésorerie, renforce les relations avec les fournisseurs grâce à des paiements ponctuels et rend la fonction comptable fournisseurs plus prévisible et transparente. Cette approche fondée sur les données vous aide à réduire le temps de cycle et à améliorer l’efficacité opérationnelle globale.

Lancer votre démarche d’amélioration du traitement des factures fournisseurs

Commencer à optimiser le traitement des factures fournisseurs dans Sage Intacct grâce au Process Mining est plus simple que vous ne le pensez. En utilisant les données Sage Intacct dont vous disposez déjà, vous pouvez rapidement mieux comprendre l’état actuel du processus. Ces analyses vous aident à prendre des décisions éclairées, à mettre en œuvre des changements adaptés et à suivre leur effet dans le temps. Engagez dès aujourd’hui votre démarche pour rendre le traitement des factures fournisseurs plus efficace, conforme et économique.

Traitement des factures fournisseurs Automatisation des factures Flux de travail des factures fournisseurs Respect des conditions de paiement Gestion des fournisseurs Opérations financières Approbation des factures Résolution des écarts Optimisation de la trésorerie Efficacité du traitement des factures fournisseurs Automatisation du traitement des factures fournisseurs Gestion des factures Du processus d’approvisionnement au paiement

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les factures restent souvent bloquées dans les files d’approbation, ce qui retarde considérablement leur traitement. Cela entraîne des pénalités de retard et la perte de remises pour paiement anticipé, tout en fragilisant les relations avec les fournisseurs et la situation financière de l’organisation. ProcessMind montre où les factures attendent trop longtemps une approbation et met en évidence les approbateurs ou les étapes qui créent des goulots d’étranglement. En visualisant le circuit d’approbation du traitement des factures fournisseurs dans Sage Intacct, vous pouvez cibler les améliorations qui accéléreront les approbations.

Les retards dans le traitement des factures fournisseurs font que certaines factures sont réglées après l’expiration de la période donnant droit à une remise pour paiement anticipé. Cela réduit directement la rentabilité et augmente le coût global des opérations, alors que des économies importantes auraient pu être réalisées. ProcessMind analyse tout le cycle de vie des factures dans Sage Intacct et compare les dates de règlement aux conditions des fournisseurs et aux critères d’admissibilité aux remises. La solution identifie les causes des retards qui empêchent les paiements dans les délais, afin de vous aider à récupérer les économies perdues.

Le traitement des factures fournisseurs comporte souvent des saisies manuelles répétitives, des corrections et de nouvelles validations, même avec des outils comme Sage Intacct. Ces opérations augmentent considérablement les coûts de traitement, multiplient les risques d’erreur humaine et détournent les équipes de tâches plus stratégiques. ProcessMind cartographie le parcours réel des factures et repère les activités répétées ou nécessitant une intervention manuelle. La solution met en évidence les boucles de reprise et les étapes de saisie manuelle, afin de vous aider à automatiser et à optimiser les processus de comptabilité fournisseurs dans Sage Intacct.

Certains paiements ne respectent pas les conditions définies par les fournisseurs ou les règles internes de l’entreprise. Cela peut entraîner des risques de conformité, des pénalités et des difficultés lors des audits. Sans visibilité suffisante, il est difficile de vérifier que chaque opération de traitement des factures fournisseurs respecte les règles applicables. ProcessMind utilise les données d’événements de Sage Intacct pour suivre en temps réel le respect des conditions de paiement et des règles internes. La solution signale les paiements qui s’écartent du calendrier prévu ou de la matrice d’approbation, ce qui vous aide à renforcer les contrôles.

Lorsqu’une facture ne correspond pas à un bon de commande ou à une réception de marchandises, sa résolution peut être longue et inefficace. Ces écarts interrompent le traitement des factures fournisseurs, retardent les paiements et frustrent les fournisseurs comme les équipes internes. ProcessMind visualise la durée et la fréquence des étapes de résolution des écarts dans Sage Intacct. La solution repère les problèmes récurrents et les facteurs à l’origine des retards, afin de vous aider à accélérer le règlement des litiges.

Il est difficile de connaître précisément le statut d’une facture entre sa réception et son paiement. Il devient alors compliqué de répondre aux questions des fournisseurs, de prévoir la trésorerie et de repérer les goulots d’étranglement. Le manque de visibilité sur le traitement des factures fournisseurs en complique la gestion. ProcessMind fournit une cartographie visuelle complète du parcours de chaque facture dans Sage Intacct, avec une vue transparente de son statut actuel et de son historique. Vous pouvez ainsi gérer les opérations de manière proactive et prendre des décisions éclairées.

Malgré les contrôles, des doublons ou d’autres erreurs peuvent survenir lors du traitement des factures fournisseurs. Ils entraînent des pertes financières, compliquent les rapprochements et peuvent nuire aux relations avec les fournisseurs. Repérer ces paiements et en obtenir le remboursement prend du temps. ProcessMind détecte dans Sage Intacct les factures portant des numéros en double ou les transactions similaires traitées plusieurs fois. La solution indique à quelles étapes les erreurs apparaissent, afin de vous aider à mettre en place des mesures préventives et à améliorer la qualité des données.

Lorsque vous ne savez pas précisément quand les paiements sont effectués par rapport à leur échéance ou à leur date prévue, il devient difficile d’établir des prévisions de trésorerie fiables. La gestion des liquidités peut alors être sous-optimale et les possibilités de planification financière stratégique, dans le cadre du traitement des factures fournisseurs, peuvent être manquées. ProcessMind compare les dates d’échéance des factures aux événements de paiement dans Sage Intacct pour vous donner une vision précise du calendrier des règlements. En comprenant les pratiques réelles, vous pouvez affiner vos prévisions de trésorerie et optimiser votre fonds de roulement.

Les demandes fréquentes de paiement « urgent » ou manuel perturbent les flux de travail habituels de traitement des factures fournisseurs et augmentent les coûts opérationnels. Elles révèlent souvent un processus réactif et peuvent masquer des problèmes plus profonds de planification ou d’approbation dans Sage Intacct. ProcessMind repère les factures qui contournent le processus habituel pour être payées plus rapidement et révèle l’ampleur réelle du problème. La solution vous aide à en comprendre les causes, à mieux planifier les paiements et à réduire les exceptions.

Les factures de certains fournisseurs sont systématiquement traitées plus lentement, ce qui fragilise les relations et peut faire manquer les remises pour paiement anticipé qui leur sont propres. Sans analyse détaillée du traitement des factures fournisseurs, il est difficile de savoir quels fournisseurs sont concernés et pourquoi. ProcessMind analyse les délais de traitement des factures par nom de fournisseur à partir des données Sage Intacct. La solution repère les fournisseurs ou groupes de fournisseurs les plus touchés par les retards, afin de vous aider à résoudre les difficultés propres à vos relations avec eux.

Les centres de coûts ou les services peuvent appliquer des méthodes différentes pour traiter les factures fournisseurs. Il en résulte des écarts d’efficacité, de conformité et de performance globale. Cette organisation fragmentée complique la normalisation des pratiques et l’adoption des méthodes les plus efficaces. ProcessMind cartographie les parcours des factures et compare les variations du processus ainsi que des indicateurs clés, comme le temps de cycle et les reprises, par centre de coûts dans Sage Intacct. Ces analyses vous aident à repérer les services en difficulté et à déployer des processus normalisés et optimisés.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Accélérer l’approbation des factures est essentiel pour bénéficier des remises pour paiement anticipé et préserver de bonnes relations avec les fournisseurs. Des cycles d’approbation longs entraînent la perte d’économies et des pénalités de retard, ce qui nuit aux résultats et à l’efficacité opérationnelle du traitement des factures fournisseurs. L’objectif est de réduire sensiblement les délais d’approbation.
ProcessMind analyse les circuits d’approbation réels et leur durée dans votre flux de travail Sage Intacct. La solution repère les goulots d’étranglement, les réacheminements inefficaces et les approbateurs inactifs. Ces analyses fondées sur les données vous aident à optimiser les règles d’acheminement, à réduire les transferts et à accélérer le traitement, avec des progrès mesurables du temps de cycle d’approbation.

Bénéficier des remises pour paiement anticipé permet de réduire les coûts et d’améliorer la gestion de trésorerie. Lorsque le traitement des factures est lent, les organisations passent à côté d’économies intéressantes. Cet objectif consiste à respecter systématiquement les conditions de paiement avantageuses pour en tirer un bénéfice financier.
ProcessMind suit les factures de leur réception à leur paiement et signale celles qui approchent de la date limite pour bénéficier d’une remise. La solution repère précisément les retards qui empêchent d’obtenir ces remises, qu’ils soient dus à des approbations lentes, à des erreurs de saisie ou à des problèmes de rapprochement dans Sage Intacct. Vous pouvez ainsi intervenir de manière ciblée et augmenter le montant des remises obtenues.

La saisie manuelle et les rapprochements sont sujets aux erreurs, mobilisent beaucoup de temps et augmentent les coûts opérationnels de la comptabilité fournisseurs. Leur automatisation améliore la précision et l’efficacité, et permet à votre équipe de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. L’objectif est de réduire sensiblement le travail manuel.
ProcessMind visualise les interventions manuelles, les boucles de reprise et les écarts dans le traitement des factures fournisseurs. En analysant les tâches manuelles répétées et les erreurs de transcription, la solution repère les étapes où l’automatisation aurait le plus d’effet. Ces analyses vous aident à mettre en place des solutions d’automatisation adaptées dans Sage Intacct et à réduire les interventions humaines.

Le respect strict des règles internes de paiement et des exigences réglementaires est essentiel à la gouvernance financière, à la gestion des risques et à la préparation des audits. Les paiements non conformes peuvent entraîner des pénalités, nuire à la réputation et occasionner des pertes financières. L’objectif est d’éliminer tout écart par rapport aux règles de paiement établies.
ProcessMind vérifie le parcours de chaque facture au regard des règles définies et signale automatiquement les écarts dans Sage Intacct, comme les paiements non autorisés, l’application de conditions de paiement incorrectes ou le contournement d’étapes d’approbation. La solution fournit des éléments transparents sur les cas de non-conformité, afin de vous aider à prendre des mesures correctives et à assurer un suivi continu du respect des règles.

La résolution tardive des écarts retarde le paiement des factures, fragilise les relations avec les fournisseurs et mobilise des ressources précieuses. Résoudre rapidement les problèmes, comme les écarts de prix ou de quantité, est essentiel au bon fonctionnement des opérations et à la gestion de trésorerie. L’objectif est de réduire sensiblement le temps nécessaire à leur résolution.
ProcessMind cartographie les parcours suivis par les factures en cas d’écart et repère les causes profondes, les étapes de résolution récurrentes ainsi que le temps moyen passé à chaque étape. La solution met en évidence les goulots d’étranglement et les échanges inefficaces qui prolongent la résolution dans Sage Intacct. Vous pouvez ainsi repenser les processus de manière ciblée et réduire le délai moyen de résolution.

Sans visibilité claire et en temps réel sur l’ensemble du traitement des factures fournisseurs, il est difficile de prendre des décisions efficaces et de résoudre les problèmes. Comprendre le processus tel qu’il se déroule réellement est le point de départ de toute amélioration significative. Cet objectif vise à fournir une vue complète et transparente des opérations.
ProcessMind découvre et visualise automatiquement le parcours complet des factures dans Sage Intacct, de leur réception à leur paiement. La solution révèle les variantes réelles du processus, les retards cachés et les boucles de reprise. Vous disposez ainsi d’une vue transparente des indicateurs de performance et pouvez repérer les possibilités d’optimisation à partir des données.

Les paiements en double et les erreurs de traitement entraînent des pertes financières, nécessitent des rapprochements chronophages et peuvent nuire à la confiance des fournisseurs. Un processus de comptabilité fournisseurs bien conçu devrait prévenir ces problèmes. L’objectif est d’éviter toute erreur et tout paiement en double.
ProcessMind repère dans les données Sage Intacct les schémas et les activités qui entraînent des paiements en double ou d’autres erreurs de traitement. En visualisant les parcours où les erreurs sont fréquentes et en indiquant où surviennent les interventions manuelles ou les écarts de données, la solution vous aide à mettre en place des contrôles préventifs et à ajuster les processus pour éviter ces erreurs coûteuses.

Une gestion efficace de la trésorerie repose sur des cycles de paiement prévisibles et la possibilité de planifier les décaissements de manière stratégique. Des processus inefficaces de comptabilité fournisseurs peuvent entraîner des sorties de trésorerie imprévues ou vous empêcher de conserver des liquidités plus longtemps. Cet objectif vise à améliorer les prévisions et le contrôle financiers.
ProcessMind fournit des analyses détaillées du calendrier réel des paiements, du nombre moyen de jours avant règlement et du respect des conditions de paiement pour toutes les factures dans Sage Intacct. En comprenant ces tendances, les organisations peuvent mieux prévoir leurs besoins futurs de trésorerie, repérer les possibilités de prolonger les délais de paiement sans pénalité et aligner les règlements sur leurs objectifs de trésorerie.

Un grand nombre de paiements urgents ou manuels révèle des inefficacités sous-jacentes, souvent dues à des retards ou à des problèmes survenus plus tôt dans le flux de travail de comptabilité fournisseurs. Ces paiements sont coûteux à traiter et perturbent les procédures habituelles. L’objectif est d’en réduire sensiblement la fréquence.
ProcessMind remonte le parcours de chaque facture pour découvrir les causes des paiements urgents et manuels. La solution repère les goulots d’étranglement récurrents, comme la réception tardive des factures ou les retards d’approbation dans Sage Intacct, qui imposent un traitement accéléré. Vous pouvez ainsi agir en amont et adopter un calendrier de paiement plus régulier et efficace.

Les différences de traitement des factures selon les fournisseurs peuvent entraîner de la confusion, des erreurs et des niveaux d’efficacité variables. Un flux de travail normalisé rend le processus plus prévisible, réduit le temps consacré à la formation et améliore la qualité globale des opérations. L’objectif est de mettre en place un processus uniforme et efficace pour tous les fournisseurs.
ProcessMind analyse les variantes du processus en fonction des caractéristiques des fournisseurs et met en évidence les écarts par rapport au parcours prévu. La solution repère les factures qui suivent des circuits inhabituels ou inefficaces dans Sage Intacct. Les organisations peuvent ainsi définir et appliquer les bonnes pratiques à l’ensemble de leurs fournisseurs et garantir un traitement cohérent et de qualité.

Les différences de traitement des factures fournisseurs entre les centres de coûts peuvent entraîner des performances inégales, compliquer les comparaisons et empêcher la diffusion des bonnes pratiques dans toute l’entreprise. L’harmonisation des processus permet d’améliorer la cohérence, l’efficacité et la conformité. L’objectif est d’unifier les flux de travail de comptabilité fournisseurs.
ProcessMind compare les parcours réels de traitement des factures entre les centres de coûts dans Sage Intacct. La solution repère et mesure les écarts propres à chaque centre en matière d’activités, de durée et de goulots d’étranglement. Vous disposez ainsi des données nécessaires pour normaliser les processus, diffuser les bonnes pratiques et améliorer l’efficacité globale de l’organisation.

Les 6 étapes pour améliorer le traitement des factures fournisseurs

1
Obtenir le modèle de données de comptabilité fournisseurs
2
Exporter les données de Sage Intacct
3
Importer vos données de comptabilité fournisseurs
4
Analyser le flux de traitement des factures
5
Agir à partir des analyses et optimiser
6
Suivre les progrès et pérenniser les améliorations
1

Obtenir le modèle de données de comptabilité fournisseurs

Que faire

Obtenez le modèle Excel préconfiguré pour les données de traitement des factures fournisseurs. Il vous aidera à structurer vos données conformément aux exigences d’analyse de ProcessMind.

Consulter le guide du modèle de données Télécharger le modèle

Pourquoi est-ce important ?

Une structure adaptée est indispensable à une analyse précise des processus. Elle évite les erreurs d’importation et garantit la prise en compte de tous les événements importants du traitement des factures.

Résultat attendu

Un modèle Excel normalisé, prêt à être renseigné avec vos données de comptabilité fournisseurs issues de Sage Intacct.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Repérez les économies cachées dans le traitement de vos factures fournisseurs

ProcessMind révèle le déroulement réel du traitement de vos factures fournisseurs. Grâce à des visualisations intuitives et à l’analyse des données, vous repérez les inefficacités et les écarts de conformité qui passaient inaperçus. Examinez chaque étape pour accélérer les paiements.
  • Repérez les goulots d’étranglement dans le traitement des factures
  • Vérifiez le respect des règles de paiement
  • Réduisez les tâches manuelles et les retards de paiement
  • Améliorez la productivité de votre équipe comptable dans Sage Intacct
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPES

Améliorez l’efficacité de la gestion des factures fournisseurs

En visualisant et en analysant le traitement des factures fournisseurs dans Sage Intacct, les organisations peuvent repérer les goulots d’étranglement, réduire les tâches manuelles et améliorer nettement leurs indicateurs de performance. Ces résultats découlent directement d’une optimisation fondée sur les données.

0 %
Cycle d’approbation plus rapide

Réduction moyenne du temps d’approbation

Optimisez vos circuits d’approbation pour réduire considérablement le temps d’attente des factures, accélérer les cycles de paiement et améliorer l’efficacité.
0 x
Augmenter les remises obtenues

Hausse des remises pour paiement anticipé

Repérez et résolvez les goulots d’étranglement qui retardent les paiements, afin de profiter régulièrement des remises proposées par vos fournisseurs et d’améliorer votre trésorerie.
0 %
Meilleur respect des politiques

Amélioration du respect des politiques

Obtenez une vue complète de vos processus de paiement pour repérer et corriger les activités non conformes, et veiller au respect des politiques internes et des exigences réglementaires.
0 %
Moins de paiements urgents

Réduction des paiements manuels ou urgents

Identifiez les causes des paiements urgents pour en réduire la fréquence, limiter les frais supplémentaires et mieux prévoir votre trésorerie.
0 %
Résolution plus rapide des problèmes

Réduction du délai de résolution des écarts

Repérez et résolvez rapidement les écarts courants sur les factures, afin de limiter les retards et d’améliorer l’efficacité globale de votre processus de gestion des factures fournisseurs.
0 %
Hausse du taux de traitement sans intervention

Davantage de factures traitées automatiquement

Augmentez la part des factures traitées sans intervention manuelle ni reprise, pour améliorer nettement l’efficacité et réduire les coûts de traitement.

Les résultats varient selon la complexité de votre processus de gestion des factures fournisseurs, la qualité des données et l’ampleur des améliorations mises en œuvre. Les chiffres présentés illustrent les gains de performance généralement constatés.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis ajoutez-en d’autres selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique de chaque facture fournisseur, utilisé comme ID de cas principal pour suivre son parcours, de la réception au paiement.

Pourquoi est-ce important ?

Cet ID de cas essentiel relie toutes les étapes du processus pour une même facture et permet d’analyser le temps et le parcours de traitement de bout en bout.

Raison sociale du fournisseur qui a soumis la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser les variations et les performances du processus par fournisseur, et de repérer les goulots d’étranglement ou les problèmes de qualité des factures qui lui sont propres.

Montant total de la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser le processus selon le montant, par exemple pour déterminer si les factures élevées suivent un parcours différent ou prennent plus de temps à traiter. Il est également essentiel pour vérifier le respect des seuils d’approbation.

Date à laquelle le paiement de la facture doit être effectué, selon les conditions de paiement.

Pourquoi est-ce important ?

Cette date est essentielle pour analyser le taux de paiements effectués dans les délais, gérer la trésorerie et repérer les occasions d’obtenir des remises pour paiement anticipé.

Date à laquelle la transaction de facture est comptabilisée dans le grand livre (GL).

Pourquoi est-ce important ?

Indique à quel moment une facture est officiellement inscrite dans le système financier. Cette information est essentielle pour mesurer les temps de cycle comptables et produire les rapports financiers dans les délais.

Identifiant du bon de commande (PO) associé à la facture, le cas échéant.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de distinguer les factures associées à un bon de commande de celles qui ne le sont pas, car elles suivent souvent des parcours différents et présentent des possibilités d’automatisation distinctes.

Service ou unité opérationnelle auquel est imputée la dépense de la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de comparer les performances entre différentes unités opérationnelles, de repérer les écarts et de déterminer où harmoniser les processus.

Nom de l’employé ou de l’utilisateur ayant effectué une activité donnée sur la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Indique quel utilisateur a effectué une action, ce qui est essentiel pour analyser les performances des approbateurs, la répartition de la charge de travail et les besoins de formation.

État actuel de traitement de la facture dans le flux de travail des comptes fournisseurs.

Pourquoi est-ce important ?

Donne un aperçu de l’état actuel d’une facture, ce qui est essentiel pour suivre la charge de travail et repérer les étapes où les factures restent bloquées.

Statut actuel de la transaction de paiement associée à la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Suit la réussite et l’état de l’étape finale de paiement, afin de repérer et de résoudre rapidement les erreurs ou les retards de paiement.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Marque le début du processus, lorsque la facture est saisie dans Sage Intacct, manuellement ou à l’aide d’une solution de capture automatisée. Cet événement est généralement déduit de l’horodatage de création de l’enregistrement AP Bill.

Pourquoi est-ce important ?

Ce point de départ sert à calculer tous les temps de cycle. Il est donc essentiel pour mesurer l’efficacité globale du processus et le débit de traitement des factures.

Confirme que les détails de la facture, comme les quantités et les prix, ont été rapprochés avec succès du bon de commande correspondant. Cette opération est souvent enregistrée explicitement lorsqu’un utilisateur associe un bon de commande à un AP Bill.

Pourquoi est-ce important ?

Étape essentielle pour les factures associées à un bon de commande. Les échecs ou les délais importants lors du rapprochement peuvent signaler des écarts et constituent une source fréquente de goulots d’étranglement.

Correspond à l’envoi d’une facture validée et rapprochée dans le flux de travail d’approbation. Sage Intacct consigne cette action lorsqu’une facture est soumise à approbation, ce qui déclenche l’envoi de notifications.

Pourquoi est-ce important ?

Marque le début du cycle d’approbation. Le suivi de cet événement est essentiel pour analyser l’indicateur de délai moyen d’approbation des factures et repérer les retards.

Indique que l’autorité désignée a approuvé la facture et que celle-ci peut être comptabilisée en vue de son paiement. Cet événement explicite figure dans l’historique des approbations ou la piste d’audit de Sage Intacct.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante clôt le cycle d’approbation. Les retards qui la précèdent signalent des goulots d’étranglement dans les approbations, tandis qu’une approbation rapide aide à obtenir les remises pour paiement anticipé.

Marque la comptabilisation officielle de la facture approuvée dans le grand livre (General Ledger), qui crée un passif financier. Il s’agit d’une opération comptable explicite et fondamentale dans Sage Intacct.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape financière importante fait de la facture un passif officiel de l’entreprise. Elle la prépare au paiement et a une incidence sur les états financiers.

Marque l’exécution de la transaction de paiement et le versement des fonds au fournisseur. Cet événement explicite comporte une date de transaction précise.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape est essentielle pour mesurer le respect des conditions de paiement et le taux d’obtention des remises pour paiement anticipé. Le délai entre l’approbation et cet événement indique l’efficacité du traitement des paiements.

Dernière étape, qui confirme que le paiement a été compensé par la banque et que la transaction a été rapprochée. Elle est généralement enregistrée lors du rapprochement bancaire dans le module Cash Management de Sage Intacct.

Pourquoi est-ce important ?

Cet événement marque la fin réelle du cycle de vie de la facture. Le temps de cycle complet est mesuré jusqu’à cette étape, ce qui donne une vue d’ensemble des sorties de trésorerie.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining analyse les données réelles de traitement des factures fournisseurs dans Sage Intacct pour repérer les inefficacités, les goulots d’étranglement et les écarts de conformité. Il visualise le processus de bout en bout et montre où surviennent les retards, où les reprises manuelles sont fréquentes et où les règles ne sont pas respectées. Vous pouvez ainsi prendre des décisions fondées sur les données pour réduire les temps de cycle et obtenir davantage de remises pour paiement anticipé.

Pour analyser la comptabilité fournisseurs avec le Process Mining, vous avez principalement besoin des journaux d’événements de Sage Intacct. Ils doivent notamment contenir les dates de création des factures, les étapes d’approbation avec leurs horodatages et les noms des approbateurs, les dates de paiement et les changements de statut de chaque facture. L’objectif est de recueillir toutes les actions pertinentes du parcours d’une facture.

Vous pouvez notamment viser une réduction de 30 % du temps de cycle d’approbation des factures et une hausse du nombre de remises pour paiement anticipé obtenues. Les premières analyses issues du Process Mining peuvent souvent être disponibles en quelques semaines et révéler rapidement des possibilités d’optimisation. Les améliorations durables se concrétisent généralement en quelques mois, grâce à des changements ciblés.

Oui. Le Process Mining vise à repérer les causes réelles des goulots d’étranglement dans la comptabilité fournisseurs, et pas seulement leurs symptômes. En analysant le parcours de milliers de factures, il indique les étapes, les équipes ou les fournisseurs où les retards se répètent. Vous pouvez ainsi traiter efficacement les problèmes de fond plutôt que de vous fier à des suppositions.

Les plateformes de Process Mining ont généralement besoin d’accéder aux données historiques de transaction de Sage Intacct, au moyen d’extractions sécurisées ou d’intégrations par API. Ces données doivent être structurées sous forme de journal d’événements. La collaboration avec l’équipe informatique est souvent nécessaire pour en garantir l’exactitude et l’exhaustivité. En général, l’intégration directe au système Sage Intacct en production est limitée : l’essentiel consiste à importer les données.

Non. Le Process Mining est une méthode d’analyse qui ne perturbe pas les opérations. Il utilise les données historiques exportées de Sage Intacct et n’interfère donc ni avec vos systèmes de comptabilité fournisseurs en production ni avec les activités en cours. L’analyse est réalisée séparément et fournit des éléments qui peuvent ensuite guider les améliorations.

Le Process Mining cartographie chaque étape du parcours d’une facture et repère les écarts par rapport au parcours normal et conforme, qui peuvent entraîner des erreurs comme des paiements en double. Il indique où les contrôles sont peut-être insuffisants et où les interventions manuelles créent des risques. Cette visibilité vous aide à mettre en place des mesures préventives et à renforcer les contrôles internes.

Un journal d’événements est un ensemble structuré de données qui décrit chaque étape, ou

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Réduisez les coûts de traitement de 60 %, éliminez les retards et évitez les paiements en double.

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