Votre modèle de données pour l’intégration des employés
Votre modèle de données pour l’intégration des employés
- Attributs recommandés à collecter
- Activités clés à suivre
- Recommandations pour l’extraction
Attributs de l’intégration des employés
| Nom | Description | ||
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Cas d’intégration
OnboardingCaseId
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Identifiant unique d’un processus d’intégration individuel, regroupant toutes les activités associées à un nouveau collaborateur. | ||
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Description
L’identifiant du cas d’intégration est l’identifiant central qui relie tous les événements et points de données du parcours d’intégration d’un nouveau collaborateur. Il est créé au lancement du processus d’intégration et reste valable jusqu’à ce que le processus soit marqué comme terminé. Dans le Process Mining, cet attribut est essentiel pour reconstituer le flux de processus de bout en bout pour chaque nouveau collaborateur. Il permet d’analyser les différents parcours, ou variantes, les durées de cycle et les résultats au niveau de chaque cas, constituant ainsi le fondement de toute l’analyse.
Pourquoi c’est important
Il s’agit de l’attribut fondamental qui définit le périmètre de l’analyse. Sans lui, il est impossible de suivre le parcours d’un nouveau collaborateur et de mesurer des indicateurs clés tels que la durée totale de l’intégration.
Où les obtenir
Il s’agit généralement d’un identifiant d’instance de processus généré dans le module SAP SuccessFactors Onboarding lors du lancement de l’intégration d’un nouveau collaborateur.
Exemples
ONB-2024-00123ONB-2024-00124ONB-2024-00125
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Horodatage de l’événement
EventTimestamp
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Date et heure exactes auxquelles une activité a été terminée ou une étape importante a été atteinte. | ||
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Description
L’horodatage de l’événement enregistre le moment précis où une activité s’est produite. Ces données sont essentielles pour ordonner correctement les événements et effectuer toutes les analyses temporelles, notamment le calcul des durées de cycle, des temps d’attente et des délais entre les différentes étapes. Dans le Process Mining, les horodatages servent à ordonner les activités de chaque cas et à représenter fidèlement l’évolution du flux de processus dans le temps. Ils constituent la base de l’analyse de la performance, du suivi des SLA et de l’identification des goulots d’étranglement.
Pourquoi c’est important
Cet attribut est essentiel au calcul de tous les indicateurs temporels, notamment les durées de cycle et les durées associées aux goulots d’étranglement, qui sont importantes pour l’analyse de la performance.
Où les obtenir
Cet attribut est généralement enregistré avec chaque activité dans l’Event Log ou la piste d’audit du module SAP SuccessFactors Onboarding.
Exemples
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-03T14:30:00Z2023-10-05T11:25:10Z
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Nom de l’activité
ActivityName
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Nom de la tâche ou de l’étape importante qui s’est produite dans le processus d’intégration. | ||
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Description
Cet attribut décrit un événement ou une étape précise du flux de travail d’intégration, comme « Background Check Initiated » ou « Manager Tasks Assigned ». Ces activités constituent les éléments fondamentaux de la cartographie du processus. L’analyse de l’ordre et de la fréquence des activités permet d’identifier le flux réel du processus, de repérer les écarts par rapport à la procédure standard et de localiser les goulots d’étranglement lorsque le processus se bloque. Il s’agit d’un composant essentiel de toute démarche de découverte et d’analyse des processus.
Pourquoi c’est important
Il définit les étapes de la cartographie du processus. L’analyse de l’ordre des activités constitue le principal moyen de comprendre et d’optimiser le flux de travail d’intégration.
Où les obtenir
Ces informations sont enregistrées dans l’historique du processus ou dans les tables de piste d’audit du module SAP SuccessFactors Onboarding pour chaque cas.
Exemples
Processus d’intégration lancéVérification des antécédents terminéeDemande de mise à disposition des ressources informatiquesPoint de suivi à 30 jours effectué
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Dernière mise à jour des données
LastDataUpdateTimestamp
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Horodatage indiquant la dernière actualisation ou extraction des données relatives à cet événement depuis la source. | ||
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Description
Cet attribut enregistre la date et l’heure de la dernière extraction effectuée depuis le système source. Il n’indique pas le moment où l’événement s’est produit, mais celui où l’enregistrement de l’événement a été mis à jour pour la dernière fois dans le jeu de données utilisé pour l’analyse. Il s’agit d’un champ de métadonnées important pour évaluer la fraîcheur des données. Il permet aux analystes et aux utilisateurs métier de savoir dans quelle mesure l’analyse du processus est à jour et quand les nouvelles données devraient apparaître dans les Dashboards.
Pourquoi c’est important
Permet aux utilisateurs de comprendre l’actualité des données, ce qui est essentiel pour prendre des décisions fondées sur l’analyse.
Où les obtenir
Cet horodatage est généralement généré et ajouté à chaque enregistrement lors de l’extraction des données.
Exemples
2024-06-10T05:00:00Z2024-06-11T05:00:00Z2024-06-12T05:00:00Z
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Système source
SourceSystem
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Identifie le système à partir duquel les données ont été extraites. | ||
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Description
Cet attribut précise l’origine des données, ici « SAP SuccessFactors Onboarding ». Il est particulièrement utile dans les environnements où les données de plusieurs systèmes sont regroupées pour obtenir une vision plus large du processus. Pour l’analyse, il contribue à la gouvernance des données, au diagnostic des problèmes et à la vérification de l’attribution correcte des données à leur source. Il fournit un contexte utile, notamment lors de la comparaison de processus ou de données provenant de différentes applications.
Pourquoi c’est important
Fournit un contexte essentiel sur l’origine des données, ce qui est important pour la gouvernance et la validation des données ainsi que pour l’intégration avec d’autres systèmes.
Où les obtenir
Il s’agit généralement d’une valeur statique ajoutée lors de l’extraction et de la transformation des données afin d’identifier le jeu de données.
Exemples
Intégration dans SAP SuccessFactorsSFSF_ONB_PRODSuccessFactors_Onboarding_US
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Coordinateur de l’intégration
OnboardingCoordinator
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Le professionnel des ressources humaines ou le coordinateur chargé de gérer le dossier d’intégration. | ||
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Description
Cet attribut identifie la personne, généralement membre de l’équipe RH, qui supervise le processus d’intégration du nouvel employé. Elle veille à l’exécution des tâches dans les délais et à la résolution des problèmes éventuels. Ces données sont essentielles à la gestion de la charge de travail et à l’allocation des ressources au sein de l’équipe RH. Le Dashboard de charge de travail des coordinateurs de l’intégration s’appuie sur cet attribut pour équilibrer l’attribution des dossiers et identifier les coordinateurs surchargés ou particulièrement efficaces.
Pourquoi c’est important
Essentiel pour analyser la charge de travail de l’équipe RH, planifier les capacités et identifier les bonnes pratiques des coordinateurs.
Où les obtenir
Il s’agit probablement d’un rôle attribué ou d’un champ utilisateur dans l’instance du processus d’intégration de SAP SuccessFactors.
Exemples
Robert JohnsonEmily WhiteMichael Brown
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Date officielle de début
OfficialStartDate
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Le premier jour officiel d’emploi du nouvel employé. | ||
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Description
Cet attribut correspond à la date de début convenue contractuellement pour le nouvel employé. Il constitue une échéance importante pour de nombreuses activités de pré-intégration, comme la préparation des accès informatiques, la finalisation des documents et les vérifications d’antécédents. Dans le cadre de l’analyse, cette date sert de référence pour mesurer le respect des délais des activités de pré-intégration. Elle est essentielle au KPI de taux de préparation des ressources informatiques pour le premier jour et aux Dashboards qui vérifient si l’entreprise est prête à accueillir le nouvel employé.
Pourquoi c’est important
Sert d’échéance et de référence essentielles pour évaluer le respect des délais et la réussite de toutes les activités de pré-intégration.
Où les obtenir
Il s’agit d’un champ de date clé du dossier d’emploi du nouvel employé dans SAP SuccessFactors.
Exemples
2024-07-012024-07-152024-08-01
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Heure de fin
EndTime
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Horodatage marquant l’achèvement d’une activité, notamment pour les tâches dont la durée peut être mesurée. | ||
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Description
Alors que StartTime (EventTimestamp) indique le début ou la survenue d’une activité, EndTime enregistre le moment où elle se termine. Pour les événements atomiques, StartTime et EndTime peuvent être identiques. Pour des activités telles que « Background Check », il est essentiel de disposer d’une heure de début et d’une heure de fin distinctes. Cet attribut permet de calculer directement le temps de traitement de chaque activité, plutôt que le seul temps d’attente entre deux activités. Il aide ainsi à distinguer le temps de travail effectif du temps d’inactivité et à mieux comprendre l’efficacité du processus.
Pourquoi c’est important
Permet de calculer précisément le temps de traitement des activités et d’identifier les tâches qui prennent le plus de temps.
Où les obtenir
Cette information peut être disponible dans le journal du processus pour les tâches de longue durée ou être déduite de l’heure de début de l’activité suivante.
Exemples
2023-10-01T17:00:00Z2023-10-04T10:00:00Z2023-10-06T12:00:00Z
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Identifiant du nouveau collaborateur
NewHireEmployeeId
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Identifiant unique attribué au nouveau collaborateur. | ||
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Description
Cet attribut correspond à l’identifiant officiel et permanent du nouveau collaborateur dans le système RH de l’entreprise. Il est généralement attribué après la création du profil RH et reste associé au collaborateur pendant toute sa présence dans l’entreprise. Alors que l’identifiant du cas d’intégration suit le processus, l’identifiant du collaborateur relie ce processus à la fiche permanente de la personne. Il permet ainsi d’effectuer des analyses à plus long terme, par exemple en mettant en relation l’expérience d’intégration avec la performance ou la fidélisation ultérieure du collaborateur.
Pourquoi c’est important
Relie le processus d’intégration temporaire à la fiche permanente du collaborateur et permet d’analyser les effets à plus long terme.
Où les obtenir
Disponible dans l’enregistrement de données du nouveau collaborateur au sein des modules Onboarding ou Employee Central de SAP SuccessFactors.
Exemples
100523100524100525
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Intitulé du poste
PositionTitle
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L’intitulé officiel du poste du nouvel employé, par exemple « Ingénieur logiciel » ou « Responsable de comptes ». | ||
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Description
L’intitulé du poste décrit précisément la fonction pour laquelle le nouvel employé a été recruté. Il fournit un niveau de détail plus fin que le seul département. Cet attribut sert à analyser les différences du processus d’intégration selon les fonctions. Par exemple, le processus applicable à un cadre dirigeant peut comporter des étapes ou des SLA différents de ceux prévus pour un poste débutant. Il est essentiel au Dashboard d’analyse des variantes du processus d’intégration afin de comprendre les écarts liés aux fonctions.
Pourquoi c’est important
Permet d’analyser les variations du processus selon la fonction, afin d’adapter et de standardiser les parcours d’intégration.
Où les obtenir
Il s’agit d’un champ standard de la demande de recrutement et des informations d’emploi du nouvel employé dans SAP SuccessFactors.
Exemples
Ingénieur logiciel seniorAnalyste financierPartenaire RHReprésentant du développement commercial
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Responsable du recrutement
HiringManager
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Le nom du responsable auquel le nouvel employé sera rattaché. | ||
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Description
Cet attribut identifie le responsable du recrutement chargé du nouvel employé. Il doit souvent accomplir certaines tâches pendant le processus d’intégration, comme organiser les présentations avec l’équipe ou définir les objectifs à 30 jours. L’analyse des données par responsable du recrutement permet d’identifier les goulots d’étranglement liés au management et d’évaluer l’implication des responsables dans le processus d’intégration. Elle alimente directement le Dashboard des retards des tâches d’intégration managériales, en mettant en évidence les responsables qui pourraient avoir besoin d’un accompagnement ou d’une formation supplémentaires.
Pourquoi c’est important
Aide à identifier les goulots d’étranglement liés aux tâches dépendant des responsables et à mesurer leur implication dans le processus d’intégration.
Où les obtenir
Ces informations font partie des données de référence du poste et de la structure hiérarchique définies dans SAP SuccessFactors.
Exemples
Jane DoeDavid LeeSusan Chen
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Service
Department
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Service ou unité opérationnelle que le nouveau collaborateur rejoint. | ||
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Description
Cet attribut précise l’unité organisationnelle à laquelle le nouveau collaborateur est rattaché, par exemple « Sales », « Engineering » ou « Finance ». Il s’agit d’une donnée organisationnelle fondamentale. L’analyse du processus par service répond à un besoin courant. Elle permet de comparer les performances, d’identifier les goulots d’étranglement propres à certains services, par exemple lorsque la mise à disposition des ressources informatiques prend plus de temps pour les ingénieurs, et de comprendre les variations du processus d’intégration dans l’organisation. Cette segmentation est essentielle au Dashboard Departmental Onboarding Benchmarks.
Pourquoi c’est important
Permet de segmenter et de comparer efficacement le processus d’intégration entre les différentes composantes de l’organisation.
Où les obtenir
Ces informations font partie des données relatives à la demande de recrutement et au nouvel employé dans SAP SuccessFactors.
Exemples
Ventes et marketingRecherche et développementFinanceSupport client
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Conformité en retard
IsComplianceOverdue
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Indicateur calculé dont la valeur est true lorsqu’une activité de conformité a été terminée après sa date limite. | ||
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Description
Cet attribut booléen est calculé en comparant l’horodatage réel d’achèvement d’une activité liée à la conformité, par exemple « Vérification des antécédents terminée », à la « Date limite de conformité » correspondante. Si l’achèvement intervient après la date limite, l’indicateur prend la valeur « true ». Cet attribut est essentiel au Dashboard de suivi des contrôles de conformité essentiels. Il permet d’identifier et de quantifier facilement les manquements à la conformité, afin d’aider l’organisation à réduire les risques et à mieux respecter ses politiques et obligations réglementaires.
Pourquoi c’est important
Fournit un moyen clair et immédiat d’identifier et de signaler les manquements à la conformité, pour permettre une gestion proactive des risques.
Où les obtenir
Ce champ est calculé dans l’outil de Process Mining. La logique est la suivante : Timestamp(ComplianceActivity) > ComplianceDueDate.
Exemples
truefalse
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Date limite de conformité
ComplianceDueDate
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La date limite à laquelle toutes les activités de conformité obligatoires doivent être terminées. | ||
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Description
Cet attribut précise la date cible d’achèvement des tâches de conformité essentielles, comme les vérifications d’antécédents ou les formations obligatoires. Cette échéance est souvent définie par la politique de l’entreprise ou par les exigences réglementaires. Il sert à mesurer le respect des obligations de conformité et constitue un élément clé du KPI de taux de documentation de la conformité. En comparant la date réelle d’achèvement des activités de conformité à cette échéance, le système peut signaler les tâches en retard et mesurer le niveau global de conformité du processus.
Pourquoi c’est important
Fournit une échéance claire pour mesurer le respect des politiques de conformité et aide à identifier en amont les dossiers à risque.
Où les obtenir
Cette date peut être définie dynamiquement par le flux de travail d’intégration en fonction de la date de prise de poste du nouvel employé et du type de tâche, ou correspondre à un champ fixe.
Exemples
2024-06-302024-07-142024-07-31
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Est automatisée
IsAutomated
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Indicateur précisant si une activité a été exécutée par un système ou par un utilisateur humain. | ||
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Description
Cet attribut booléen distingue les activités exécutées automatiquement par le système, par exemple « Documents préalables au premier jour envoyés », de celles réalisées manuellement par un utilisateur, comme « Point de suivi à 30 jours effectué ». L’analyse de cet attribut permet de comprendre le niveau d’automatisation du processus. Elle peut servir à identifier de nouvelles possibilités d’automatisation en mettant en évidence les tâches manuelles et répétitives. Elle aide également à attribuer correctement les temps de traitement aux efforts du système ou de l’utilisateur.
Pourquoi c’est important
Permet de mesurer le niveau d’automatisation du processus et d’identifier les possibilités de remplacer les tâches manuelles par des flux de travail automatisés.
Où les obtenir
Cette information peut souvent être déduite de l’utilisateur associé à un événement. Si l’utilisateur est un compte système ou de service, l’événement est automatisé.
Exemples
truefalse
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Est prêt pour le premier jour
IsDayOneReady
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Indicateur calculé précisant si les ressources informatiques étaient prêtes à la date de début du nouvel employé ou avant celle-ci. | ||
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Description
Cet attribut booléen est calculé en comparant les horodatages d’achèvement des activités essentielles de pré-intégration, comme « Demande de préparation informatique envoyée » et « Équipement livré », à la « Date officielle de début ». La valeur « true » signifie que tous les éléments nécessaires étaient prêts le premier jour du nouvel employé. Il s’agit d’un indicateur clé utilisé dans le Dashboard de préparation des ressources informatiques pour le premier jour. Il fournit aux équipes informatiques et RH un objectif clair et mesurable, tout en évaluant directement leur efficacité dans la préparation de l’arrivée des nouveaux employés.
Pourquoi c’est important
Mesure directement la réussite des activités de pré-intégration, qui influencent fortement la productivité et l’expérience initiale du nouvel employé.
Où les obtenir
Ce champ n’existe pas dans le système source. Il est calculé dans l’outil de Process Mining selon la logique suivante : (Timestamp('Equipment Delivered') <= OfficialStartDate) AND (Timestamp('IT Provisioning Completed') <= OfficialStartDate).
Exemples
truefalse
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Identifiant utilisateur
UserId
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L’identifiant de l’utilisateur qui a exécuté l’activité. | ||
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Description
Cet attribut enregistre l’identifiant de la personne ou du compte système qui a exécuté une tâche donnée du processus. Il peut s’agir du nouvel employé, du responsable du recrutement, d’un coordinateur RH ou d’un utilisateur système pour les étapes automatisées. Il permet d’analyser la répartition du travail et les performances au niveau individuel. Par exemple, il peut aider à identifier les coordinateurs de l’intégration qui traitent le plus de tâches ou les responsables qui terminent le plus rapidement les tâches qui leur sont attribuées. Il constitue la base de l’analyse des ressources et des performances au niveau utilisateur.
Pourquoi c’est important
Permet d’analyser en détail la répartition de la charge de travail et les performances par utilisateur ou par groupe d’utilisateurs.
Où les obtenir
Ces informations sont généralement disponibles dans la piste d’audit ou l’Event Log du module d’intégration de SAP SuccessFactors, souvent sous les libellés « Terminé par » ou « Utilisateur ».
Exemples
jdoedleeSYSTEM
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Lieu de travail
Location
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Le lieu de travail physique, le bureau ou le pays du nouvel employé. | ||
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Description
Cet attribut précise le lieu géographique où le nouvel employé sera basé. Les exigences d’intégration, comme les documents de conformité ou l’expédition du matériel informatique, peuvent varier considérablement selon le lieu ou le pays. L’analyse du processus par lieu permet d’identifier les variations régionales en matière d’efficacité et de conformité. Par exemple, les vérifications d’antécédents peuvent prendre plus de temps dans certains pays, ou des documents juridiques différents peuvent être requis. Cette segmentation aide à adapter et à améliorer les processus d’intégration régionaux.
Pourquoi c’est important
Aide à identifier et à traiter les différences régionales des processus d’intégration, des exigences de conformité et des performances.
Où les obtenir
Ces informations font partie des données relatives au poste et au lieu de travail du nouvel employé dans SAP SuccessFactors.
Exemples
New York, États-UnisLondres, Royaume-UniSingapourBerlin, Allemagne
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Nom du nouveau collaborateur
NewHireName
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Nom complet du nouveau collaborateur concerné par le processus d’intégration. | ||
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Description
Cet attribut contient le nom complet du nouveau collaborateur. Il fournit un identifiant lisible pour le cas et permet aux utilisateurs, tels que les HR business partners ou les coordinateurs de l’intégration, de rechercher et de commenter plus facilement des instances précises. Dans les Dashboards et les rapports, l’utilisation du nom du nouveau collaborateur avec l’identifiant du cas rend les données plus accessibles et plus compréhensibles pour les utilisateurs opérationnels qui suivent l’avancement individuel.
Pourquoi c’est important
Fournit un identifiant convivial pour chaque cas et améliore l’utilisation des Dashboards dédiés au suivi opérationnel.
Où les obtenir
Il s’agit d’un champ standard associé au profil du nouveau collaborateur dans SAP SuccessFactors Onboarding.
Exemples
John SmithMaria GarciaChen Wei
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Statut de l’intégration
OnboardingStatus
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Le statut global actuel du dossier d’intégration, par exemple « En cours » ou « Terminé ». | ||
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Description
Cet attribut fournit une vue d’ensemble de l’avancement du dossier d’intégration dans son cycle de vie. Il indique si le processus est actif, terminé ou annulé pour une raison quelconque. Il est utile pour filtrer les données dans les Dashboards, afin de se concentrer sur les dossiers actifs ou d’analyser les résultats des dossiers terminés. Dans le Dashboard de suivi de l’intégration individuelle des nouveaux employés, ce statut offre une vue rapide de la situation avant l’examen détaillé de l’historique des activités.
Pourquoi c’est important
Permet de filtrer et de produire facilement des rapports sur l’état global des dossiers d’intégration, afin de mieux gérer la charge de travail active.
Où les obtenir
Ce statut est généralement géré et mis à jour par le moteur de flux de travail du module SAP SuccessFactors Onboarding.
Exemples
En coursTerminéAnnuléEn attente
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Statut de la vérification des antécédents
BackgroundCheckStatus
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Le résultat ou le statut actuel de la vérification des antécédents. | ||
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Description
Cet attribut enregistre le résultat de la vérification des antécédents, une étape essentielle de la conformité. Les valeurs possibles peuvent inclure « Initiée », « En cours », « Conforme » ou « Résultat défavorable ». Ces données sont indispensables pour surveiller un goulot d’étranglement potentiel important et un risque de conformité. Les Dashboards de durée du cycle de vérification des antécédents et de suivi des contrôles de conformité essentiels utilisent ce statut pour suivre l’avancement et signaler les dossiers nécessitant une attention immédiate.
Pourquoi c’est important
Suit l’avancement et le résultat d’une étape de conformité essentielle, souvent longue, du processus d’intégration.
Où les obtenir
Ces informations sont généralement mises à jour dans le module d’intégration, souvent au moyen d’une intégration avec un prestataire tiers de vérification des antécédents.
Exemples
ConformeEn attenteRésultat défavorableNon initié
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Type de contrat
EmploymentType
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Indique le statut d’emploi du nouvel employé, par exemple à temps plein, à temps partiel ou prestataire. | ||
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Description
Cet attribut catégorise le nouvel employé selon son contrat de travail. Le processus d’intégration peut varier considérablement selon ce type. Par exemple, les prestataires peuvent suivre un processus simplifié comportant moins d’étapes. Il sert à segmenter l’analyse des processus afin de comparer les flux de travail et leur efficacité pour les différents types de recrutement. Il permet de comprendre les variantes du processus et de vérifier que le parcours d’intégration approprié est suivi pour chaque type de contrat.
Pourquoi c’est important
Permet de comparer et d’optimiser les processus d’intégration pour différentes catégories de travailleurs, notamment les salariés à temps plein et les prestataires.
Où les obtenir
Il s’agit d’un champ standard des informations relatives au poste de l’employé dans SAP SuccessFactors.
Exemples
Salarié à temps pleinSalarié à temps partielPrestataireStagiaire
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Activités d’intégration des employés
| Activité | Description | ||
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Formalités préalables au premier jour terminées
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Indique que le nouveau collaborateur a terminé tous les formulaires et toutes les tâches préalables à l’embauche requis dans son portail d’intégration. Cet événement est enregistré lorsque le système constate que toutes les tâches de l’étape « Pre-Day 1 » ou « New Hire Paperwork » sont terminées. | ||
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Pourquoi c’est important
Il s’agit d’une étape importante, qui indique que le nouveau collaborateur est impliqué et a effectué les démarches administratives essentielles. Elle permet de lancer les activités suivantes, telles que la création du profil RH et la mise à disposition des ressources informatiques.
Où les obtenir
Cet événement est enregistré lorsque le statut du processus de collecte des formalités ou d’un ensemble de tâches associées passe à « Completed ». L’horodatage d’achèvement de la dernière tâche requise peut être utilisé.
Collecte
Déduit de l’horodatage auquel le groupe de tâches parent « Paperwork » est marqué comme terminé dans le système.
Type d’événement
inferred
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Point de suivi à 30 jours effectué
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Indique la réalisation d’un point de suivi planifié entre le nouveau collaborateur et son manager ou les RH, généralement autour du trentième jour. L’événement est enregistré lorsqu’un manager ou un représentant des RH marque l’élément correspondant de la checklist comme terminé. | ||
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Pourquoi c’est important
Cette activité sert souvent de repère pour marquer la fin de la phase initiale et intensive d’intégration. Elle constitue une étape importante pour mesurer le délai de mise en productivité du nouveau collaborateur et la durée globale du processus.
Où les obtenir
Cet événement est déduit de l’horodatage d’achèvement d’une tâche ou d’un formulaire « 30-Day Check-in » spécifique de la checklist du processus d’intégration dans SuccessFactors.
Collecte
Déduit de l’horodatage d’achèvement de la tâche « 30-Day Check-in ».
Type d’événement
inferred
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Premier jour effectué
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Événement calculé correspondant à la date officielle d’arrivée du nouveau collaborateur. Il ne résulte pas d’une action explicite de l’utilisateur, mais est déduit de l’attribut « Official Start Date » associé au cas d’intégration. | ||
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Pourquoi c’est important
Il s’agit d’une étape importante pour analyser les activités précédant et suivant le premier jour. Elle sert de référence pour évaluer le respect des délais d’autres activités, telles que la mise en place informatique et l’accueil.
Où les obtenir
Il s’agit d’un événement calculé, directement déduit du champ « Official Start Date » enregistré dans la fiche du nouveau collaborateur au sein du module Onboarding ou Employee Central.
Collecte
Déduit de l’attribut « Official Start Date » de la fiche du collaborateur.
Type d’événement
calculated
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Processus d’intégration lancé
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Cette activité marque le début du processus d’intégration d’un nouveau collaborateur. Elle est généralement déclenchée automatiquement lorsque le statut d’un candidat passe à « Ready to Hire » dans le module SAP SuccessFactors Recruiting et que ses données sont transmises au module Onboarding. | ||
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Pourquoi c’est important
Il s’agit de l’événement de début principal du cas d’intégration. Il permet de mesurer la durée totale du cycle d’intégration et sert de référence pour toutes les étapes suivantes du processus.
Où les obtenir
Cet événement est généralement enregistré à partir de l’horodatage de création de la fiche du nouveau collaborateur ou de l’instance de processus dans le module SuccessFactors Onboarding, objet Process. La date et l’heure de lancement sont habituellement enregistrées explicitement.
Collecte
Enregistré à partir de l’horodatage de création de l’instance du processus d’intégration.
Type d’événement
explicit
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Processus d’intégration terminé
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Il s’agit de l’activité finale, qui marque la clôture réussie du cas d’intégration du nouveau collaborateur dans le système. Elle est enregistrée lorsqu’un administrateur RH ou un processus automatisé fait passer le statut du processus d’intégration à son état final « Completed ». | ||
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Pourquoi c’est important
Cette activité clôt officiellement le processus et constitue l’événement de fin principal pour l’analyse. Elle permet de calculer la durée du cycle de bout en bout et les taux d’achèvement.
Où les obtenir
Cet événement est déduit de l’horodatage auquel le statut global du processus d’intégration passe à « Completed » ou « Hired » dans le module SuccessFactors Onboarding.
Collecte
Déduit de l’horodatage du dernier changement de statut du processus d’intégration global vers un état final.
Type d’événement
inferred
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Profil RH créé
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Cette activité indique la création du profil officiel du nouveau collaborateur dans le système RH central, SAP SuccessFactors Employee Central. Elle est enregistrée lorsque le processus « Manage Pending Hires » est terminé et que la fiche du collaborateur devient active. | ||
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Pourquoi c’est important
La création du profil RH constitue un point d’intégration important pour la paie, les avantages sociaux et les autres fonctions RH essentielles. Son suivi permet de contrôler l’efficacité administrative des RH et d’identifier les reprises éventuelles lorsque l’opération est effectuée plusieurs fois.
Où les obtenir
Cet événement est enregistré explicitement avec un horodatage de création dans le profil du collaborateur d’Employee Central. L’opération est généralement effectuée par un administrateur RH au moyen de l’outil « Manage Pending Hires ».
Collecte
Enregistré à partir de la date de création du profil Employee Central de l’utilisateur.
Type d’événement
explicit
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Tâches du manager affectées
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Indique le moment où un ensemble de responsabilités d’intégration est affecté au manager recruteur. Cet événement est enregistré lorsque le système déclenche et affecte automatiquement au manager des tâches telles que « Prepare Workspace » ou « Schedule Team Welcome ». | ||
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Pourquoi c’est important
L’implication du manager est essentielle à la réussite de l’intégration. Cette activité permet d’analyser la rapidité avec laquelle les managers sont informés et de mesurer le délai nécessaire à l’exécution de leurs tâches.
Où les obtenir
L’événement peut être identifié à partir de l’horodatage d’attribution de la première tâche attribuée au rôle du manager recruteur dans le flux de travail du processus d’intégration.
Collecte
Horodatage de création et d’affectation des tâches propres au manager dans l’instance de processus.
Type d’événement
explicit
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Vérification des antécédents terminée
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Marque la fin de la vérification des antécédents et la réception des résultats. Cet événement est enregistré lorsque le statut de la tâche de vérification passe à « Completed » ou « Cleared » dans le module SuccessFactors Onboarding. | ||
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Pourquoi c’est important
Il s’agit d’une étape de Conformité importante et d’un préalable à la finalisation d’une offre dans de nombreuses organisations. Les retards à ce stade peuvent avoir une incidence importante sur la date d’arrivée du nouveau collaborateur et sur la durée globale de son intégration.
Où les obtenir
Cet événement peut être déduit de l’horodatage auquel le statut de la tâche de vérification des antécédents passe à un état final tel que « Completed ». Cette mise à jour est souvent effectuée via une API du prestataire tiers.
Collecte
Déduit de l’horodatage d’achèvement associé à la tâche de vérification des antécédents dans le plan d’intégration.
Type d’événement
inferred
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Demande de mise à disposition des ressources informatiques
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Marque la demande officielle de ressources informatiques, telles que les comptes utilisateur, la messagerie et les accès aux systèmes du nouveau collaborateur. Elle est souvent déclenchée automatiquement après l’achèvement des formalités et enregistrée par une intégration ou une tâche saisie manuellement. | ||
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Pourquoi c’est important
Il s’agit du point de départ d’un parcours déterminant pour savoir si le nouveau collaborateur sera opérationnel dès le premier jour. Son suivi permet de mesurer et d’optimiser le délai de mise en place des ressources informatiques.
Où les obtenir
Il s’agit généralement d’une tâche spécifique du processus d’intégration. L’événement est enregistré à partir de l’horodatage de création ou de lancement de la tâche « IT Provisioning », qui peut envoyer une notification à un système de centre de services tel que ServiceNow.
Collecte
Enregistré à partir de l’horodatage de création de la demande ou de la tâche de mise à disposition des ressources informatiques.
Type d’événement
explicit
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Équipement commandé
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Cette activité indique le moment où une demande de matériel physique, tel qu’un ordinateur portable ou un téléphone, est envoyée. Elle est enregistrée à partir de l’horodatage de la tâche de demande d’équipement dans la checklist SuccessFactors Onboarding. | ||
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Pourquoi c’est important
Il est essentiel que l’équipement soit prêt dès le premier jour pour garantir la productivité et une expérience positive. Le suivi de cette activité permet d’identifier les retards dans les processus d’achat et de mise à disposition du matériel.
Où les obtenir
Cet événement peut être déduit du changement de statut d’une tâche « Order Equipment » dans le processus d’intégration. L’horodatage du passage à « Submitted » ou « Completed » marque l’événement.
Collecte
Déduit de l’horodatage d’achèvement de la tâche « Order Equipment » dans la checklist du manager ou de l’équipe informatique.
Type d’événement
inferred
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Équipement livré
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Confirme que l’équipement physique du nouveau collaborateur a bien été livré à l’emplacement prévu. Cet événement est enregistré lorsqu’un membre de l’équipe informatique ou un manager met le statut de la tâche « Equipment Delivery » à « Completed ». | ||
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Pourquoi c’est important
Cette activité constitue un indicateur important de la préparation au premier jour. La comparaison de son horodatage avec la date d’arrivée du collaborateur permet de mesurer le KPI « Day One IT Resource Readiness Rate ».
Où les obtenir
Déduit de l’horodatage auquel le statut d’une tâche « Equipment Delivered » ou « Equipment Setup » est marqué comme « Completed » dans le plan du processus d’intégration.
Collecte
Déduit de l’horodatage d’achèvement de la tâche de confirmation de la livraison de l’équipement.
Type d’événement
inferred
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Formalités préalables au premier jour envoyées
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Représente le moment où le premier ensemble de documents et de formulaires requis, tels que les formulaires de conformité et de collecte des données personnelles, est envoyé au nouvel employé. Il s’agit généralement d’une étape automatisée dans un flux de travail d’intégration prédéfini de SuccessFactors. | ||
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Pourquoi c’est important
Le suivi de cette activité permet de mesurer l’efficacité de la mise en place administrative. Le délai entre cette étape et « Formalités administratives terminées » constitue un KPI important pour identifier les retards imputables au système ou au nouveau collaborateur.
Où les obtenir
Il s’agit souvent d’un événement explicite ou d’un changement de statut sur « New Hire Activities », ou sur une tâche similaire de l’objet de processus Onboarding. L’horodatage d’affectation ou de déclenchement de la tâche est généralement disponible.
Collecte
Identifié à partir de l’horodatage d’affectation ou de lancement de la tâche relative aux formalités dans le portail d’intégration du nouveau collaborateur.
Type d’événement
explicit
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Formation obligatoire affectée
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Indique l’affectation des formations obligatoires liées à la Conformité ou au poste dans le plan de formation du nouveau collaborateur. Cet événement est enregistré lorsque l’intégration entre SuccessFactors Onboarding et le Learning Management System (LMS) affecte les cours. | ||
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Pourquoi c’est important
Cette activité lance le processus de formation à la Conformité. L’analyse du délai entre ce point et l’achèvement de la formation permet de comprendre l’implication dans l’apprentissage et d’identifier les risques de non-Conformité.
Où les obtenir
Cet événement est enregistré à partir de l’horodatage de la date d’affectation des formations obligatoires dans le module SuccessFactors Learning, associé à l’identifiant utilisateur du nouveau collaborateur.
Collecte
Enregistré à partir de la date d’affectation du cours dans le module SuccessFactors Learning intégré.
Type d’événement
explicit
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Formation obligatoire terminée
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Cette activité indique que le nouveau collaborateur a terminé toutes les formations obligatoires qui lui ont été affectées. Elle est enregistrée lorsque le module SuccessFactors Learning met le statut de tous les cours requis à « Completed ». | ||
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Pourquoi c’est important
L’achèvement de la formation obligatoire constitue un point de contrôle important en matière de Conformité. Le suivi de cette étape est essentiel à des fins d’audit et pour garantir que l’entreprise respecte ses obligations réglementaires.
Où les obtenir
Cet événement est enregistré à partir de l’horodatage de la date d’achèvement du dernier élément de formation obligatoire dans le module SuccessFactors Learning.
Collecte
Enregistré à partir de la date d’achèvement du cours dans le module SuccessFactors Learning intégré.
Type d’événement
explicit
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Vérification des antécédents lancée
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Cette activité indique le moment où le processus de vérification des antécédents est officiellement lancé, souvent par l’intermédiaire d’un service tiers intégré. Elle est enregistrée lorsque la tâche ou l’étape correspondante est déclenchée dans le flux de travail SuccessFactors. | ||
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Pourquoi c’est important
La vérification des antécédents est une étape de Conformité importante, souvent longue. La mesure du délai entre son lancement et son achèvement permet d’identifier les goulots d’étranglement liés aux processus internes ou aux prestataires externes.
Où les obtenir
Cet événement est généralement enregistré sous la forme d’un changement de statut pour une tâche « Background Check » donnée dans le flux de travail du processus d’intégration. L’horodatage du changement de statut marque l’événement.
Collecte
Déduit de l’horodatage du changement de statut de la tâche de vérification des antécédents vers « In Progress » ou un état similaire.
Type d’événement
inferred
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