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Améliorez votre processus de demande d’achat, de l’achat au paiement

Guide en 6 étapes pour optimiser les demandes d’achat dans NetSuite
Améliorez votre processus de demande d’achat, de l’achat au paiement
Purchase to Pay, demande d’achat
NetSuite

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Optimisez les demandes d’achat NetSuite pour accélérer les approbations

La gestion des demandes d’achat peut être complexe et entraîner des retards d’approbation ainsi que des problèmes de conformité. Notre plateforme vous aide à repérer les inefficacités et les goulots d’étranglement dans le cycle de vie des demandes. Vous pouvez ainsi accélérer leur traitement, réduire les tâches manuelles et mieux maîtriser les opérations.

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Pourquoi optimiser votre processus de demande d’achat dans NetSuite ?

La demande d’achat est la première étape du cycle global Purchase to Pay : elle déclenche l’achat de biens et de services. Dans un système comme NetSuite, la gestion efficace de ces demandes est essentielle au bon fonctionnement de l’organisation. Les inefficacités à ce stade peuvent se répercuter sur toute la chaîne d’approvisionnement et avoir des conséquences importantes pour l’entreprise. Des retards dans l’approbation peuvent reporter des projets, provoquer des ruptures de stock, faire manquer des ventes et augmenter les coûts opérationnels. Une gestion déficiente des demandes peut aussi entraîner des dépenses non conformes, des dépassements budgétaires et un manque de transparence, au détriment de la gouvernance financière et des relations avec les fournisseurs. Optimiser votre processus Purchase to Pay - Requisition dans NetSuite ne consiste pas seulement à gagner du temps : il s’agit aussi d’assurer l’alignement stratégique, la maîtrise des coûts et la réactivité opérationnelle.

Comment le Process Mining améliore l’efficacité des demandes d’achat dans NetSuite

Le Process Mining vous permet de comprendre et d’améliorer votre processus Purchase to Pay - Requisition dans NetSuite à partir des données. Plutôt que de vous fier à des témoignages ou à des cartographies statiques, il s’appuie sur les journaux d’événements de NetSuite, en suivant notamment Purchase Requisition ID, pour reconstituer le parcours réel de chaque demande. Vous pouvez ainsi visualiser le flux de travail et repérer les écarts, les goulots d’étranglement et les boucles de reprise qui resteraient autrement invisibles. Vous voyez précisément comment les demandes passent par des activités telles que « Demande d’achat créée », « Demande d’achat soumise », « Étape d’approbation 1 commencée », « Étape d’approbation 1 approuvée », puis « Bon de commande créé à partir de la demande » ou « Demande d’achat rejetée ». L’analyse détaillée de ces événements vous montre objectivement où le processus ralentit, où les règles de conformité ne sont pas respectées et où il serait possible d’automatiser ou de standardiser certaines étapes dans NetSuite.

Principaux axes d’amélioration du cycle de vie des demandes d’achat

L’analyse des données de demandes d’achat dans NetSuite met généralement en évidence plusieurs axes d’amélioration importants :

  • Goulots d’étranglement dans les approbations : repérez les étapes d’approbation ou les approbateurs qui provoquent régulièrement des retards. Analysez la durée de chaque étape et cherchez pourquoi certaines demandes restent en attente. Vous pourrez ainsi déterminer s’il faut clarifier les matrices d’approbation, automatiser les notifications ou mieux répartir la charge de travail.
  • Reprises et motifs de rejet : identifiez les étapes où les demandes sont souvent modifiées ou rejetées. En comprenant les causes, comme des demandes initiales incomplètes, des informations erronées ou le non-respect des règles, vous pourrez mieux former les demandeurs ou améliorer les formulaires et les consignes de soumission dans NetSuite.
  • Respect des règles de conformité : détectez les demandes qui s’écartent des politiques d’achat établies, par exemple lorsqu’elles sont approuvées sans passer par le nombre d’étapes requis. Vous pourrez ainsi faire respecter les règles et réduire les risques.
  • Réduction du temps de cycle : mesurez le temps de cycle de bout en bout, de « Demande d’achat créée » à « Demande d’achat approuvée » ou « Bon de commande créé à partir de la demande ». Repérez les activités et les temps d’attente qui allongent le plus le cycle, puis ciblez-les.
  • Possibilités d’automatisation : repérez les tâches manuelles ou les séquences d’approbation répétitives qui pourraient être automatisées dans NetSuite afin de réduire les erreurs humaines et d’accélérer le processus.

Des résultats concrets : les avantages de demandes d’achat optimisées dans NetSuite

En optimisant votre processus Purchase to Pay - Requisition dans NetSuite à l’aide du Process Mining, vous pouvez obtenir plusieurs résultats mesurables :

  • Réduction du temps de cycle des demandes d’achat : raccourcissez sensiblement le délai d’approbation et de conversion d’une demande en bon de commande, pour accélérer l’approvisionnement et la livraison des biens et services.
  • Meilleure conformité : veillez au respect des politiques d’achat de l’entreprise et des exigences réglementaires pour chaque demande, tout en limitant les risques financiers et les constats d’audit.
  • Baisse des coûts opérationnels : réduisez le travail manuel consacré au traitement, au suivi et à la correction des demandes. Vous libérerez du temps pour les équipes et diminuerez les frais administratifs.
  • Meilleure maîtrise budgétaire : obtenez une meilleure visibilité sur les dépenses dès l’étape de la demande afin de gérer les budgets de manière plus proactive et de repérer les économies possibles.
  • Satisfaction accrue des parties prenantes : répondez plus rapidement aux demandeurs et donnez-leur une meilleure visibilité, tout en permettant aux équipes des achats et des finances de travailler plus efficacement et de se concentrer sur les priorités stratégiques.

Premiers pas vers l’optimisation du processus de demande d’achat

L’optimisation de votre processus Purchase to Pay - Requisition dans NetSuite est à votre portée et peut produire des résultats importants. En vous appuyant sur les données NetSuite dont vous disposez déjà, vous pouvez dépasser les suppositions et prendre des décisions fondées sur les faits pour transformer vos opérations. Cette approche vous aide à repérer et à résoudre les goulots d’étranglement, à renforcer la conformité et à améliorer l’efficacité tout en réduisant les coûts liés aux achats. Découvrez dès aujourd’hui comment ces analyses peuvent vous aider à optimiser vos flux de travail de demandes d’achat dans NetSuite et à améliorer concrètement votre cycle Purchase to Pay - Requisition. Découvrez comment améliorer vos processus Purchase to Pay - Requisition et réduire leur temps de cycle grâce à une méthode éprouvée.

Purchase to Pay, demande d’achat Demande d’achat P2P Flux de travail des achats Approbation des demandes d’achat Suivi de la conformité Réduction du temps de cycle Service des achats Opérations financières Analyse des goulots d’étranglement Approvisionnement au paiement Gestion des dépenses Contrôle budgétaire

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les demandes d’achat restent souvent bloquées dans des flux de travail d’approbation à plusieurs étapes. Le temps de cycle s’allonge et les achats sont retardés, ce qui a des répercussions directes sur les échéances des projets, les niveaux de stock et l’efficacité opérationnelle. Les demandeurs sont frustrés et l’activité peut être perturbée. ProcessMind analyse les journaux d’événements NetSuite de votre processus Purchase to Pay - Requisition pour repérer les étapes d’approbation ou les personnes à l’origine des goulots d’étranglement. La visualisation du flux réel vous permet de détecter les écarts, de mesurer les retards et d’optimiser la matrice d’approbation pour accélérer le traitement.

Un taux élevé de demandes rejetées révèle souvent des problèmes dans les demandes initiales : informations inexactes ou incomplètes, ou non-respect des politiques d’achat. Il en résulte du travail inutile, des reprises pour les demandeurs et des retards dans l’obtention des biens ou services, ce qui augmente les coûts opérationnels. Avec ProcessMind, vous pouvez retracer le parcours des demandes Purchase to Pay - Requisition rejetées dans NetSuite et en découvrir les motifs récurrents. L’outil met en évidence les étapes où les rejets sont les plus fréquents, afin de vous aider à mieux former les demandeurs, à compléter les formulaires ou à clarifier les règles à respecter.

Les demandes créées en dehors des consignes établies ou sans les justificatifs requis présentent des risques de non-conformité et peuvent entraîner des dépenses non autorisées ou des constats d’audit. Sans visibilité suffisante, les organisations peinent à faire respecter leurs politiques d’achat, au risque de subir des pertes financières et des sanctions réglementaires. ProcessMind vous donne une vue détaillée de votre processus Purchase to Pay - Requisition dans NetSuite et compare les flux réels aux règles de conformité définies. Il signale automatiquement les demandes qui s’écartent des circuits d’approbation ou des paramètres prévus, ce qui vous permet d’intervenir rapidement et de faire respecter les règles.

Les demandeurs et les responsables de service ne savent souvent pas en temps réel où en sont leurs demandes d’achat. Ils doivent alors multiplier les questions et les relances manuelles. Cette situation alourdit les tâches administratives, réduit la productivité et complique la planification des projets et des activités. ProcessMind s’appuie sur les données d’événements de votre processus Purchase to Pay - Requisition dans NetSuite pour en assurer le suivi de bout en bout. Le parcours complet de chaque demande est représenté, afin que toutes les parties prenantes puissent voir immédiatement son état, les prochaines étapes et les retards éventuels, sans vérification manuelle.

Des demandes portant sur des articles ou des services similaires, ou provenant de services différents, suivent des flux de travail d’approbation variables et non standardisés. Les délais deviennent imprévisibles et les équipes ne savent plus à quoi s’attendre. Ces différences nuisent à l’efficacité, augmentent les coûts de formation et compliquent le développement des activités ainsi que l’équité entre les services. ProcessMind analyse l’attribut « Circuit d’approbation » dans les données Purchase to Pay - Requisition de NetSuite pour recenser toutes les variantes réelles du processus. Vous voyez où et pourquoi les écarts se produisent, ce qui vous permet de standardiser les flux de travail, de supprimer les étapes inutiles et de faire appliquer les bonnes pratiques dans toute l’organisation.

Le processus Purchase to Pay - Requisition nécessite souvent de nombreuses interventions manuelles : saisie de données, relances pour obtenir des approbations et correction d’erreurs. Cette charge augmente les coûts opérationnels, multiplie les risques d’erreur humaine et détourne des ressources de tâches plus stratégiques. En cartographiant chaque activité du parcours Purchase to Pay - Requisition dans NetSuite, ProcessMind met en évidence les étapes redondantes et les interventions manuelles fréquentes. L’outil mesure les effets des reprises et repère les possibilités d’automatisation, de simplification du processus ou d’amélioration de la qualité des données à la source.

Certains services ou demandeurs connaissent régulièrement des délais de traitement des demandes d’achat plus longs que les autres. Ce déséquilibre peut surcharger certaines équipes, susciter de la frustration et entraîner des niveaux de service inégaux dans l’organisation, au détriment de la productivité globale. ProcessMind segmente les données Purchase to Pay - Requisition de NetSuite par « Service » et « Demandeur » pour repérer les secteurs où les retards sont les plus marqués. L’outil met en évidence les tendances récurrentes, comme un approbateur surchargé ou un service qui modifie souvent ses demandes, afin de cibler les améliorations.

Un délai important entre l’approbation d’une demande d’achat et la création du bon de commande correspondant peut annuler les gains obtenus grâce à des approbations rapides. Il prolonge le cycle d’approvisionnement et peut entraîner des retards de livraison, des ruptures de stock ou la perte de remises fournisseurs. ProcessMind suit l’ensemble du cycle Purchase to Pay - Requisition dans NetSuite et mesure précisément le délai entre « Demande d’achat approuvée » et « Bon de commande créé à partir de la demande ». L’outil repère les causes de ce retard lors du transfert, qu’elles soient liées au processus ou au système.

Les demandes urgentes contournent souvent les procédures habituelles, ce qui peut entraîner un traitement désordonné, des manquements à la conformité ou même allonger le temps de cycle en raison d’interventions improvisées. Sans circuit clair et efficace, tout devient « urgent », ce qui vide cette priorité de son sens et met les ressources sous pression. En analysant l’attribut « Niveau d’urgence » dans les données Purchase to Pay - Requisition de NetSuite, ProcessMind vous indique si les demandes urgentes sont réellement traitées plus vite ou si elles restent bloquées. Vous pouvez ainsi évaluer l’efficacité des flux de travail réservés aux demandes urgentes et optimiser leur traitement.

Les demandes d’achat modifiées à plusieurs reprises avant leur approbation révèlent souvent des erreurs initiales, des exigences peu claires ou un manque de vérification en amont. Chaque modification ajoute du temps de traitement et du travail manuel, retarde les achats et augmente le risque d’erreur. ProcessMind analyse l’activité « Demande d’achat modifiée » dans votre processus Purchase to Pay - Requisition de NetSuite pour déterminer la fréquence et l’étape des modifications. L’outil vous aide à en trouver les causes, comme des champs manquants ou des consignes de saisie ambiguës, afin de réduire les reprises.

Une qualité inégale des demandes ou des erreurs fréquentes dès leur création indiquent souvent que les demandeurs manquent de formation ou de consignes claires. Ces lacunes entraînent des problèmes aux étapes suivantes, davantage de rejets et une dépendance aux connaissances transmises de manière informelle plutôt qu’à des pratiques standardisées. ProcessMind peut mettre en relation les tendances propres à certains demandeurs, comme un taux de rejet élevé ou des modifications fréquentes, avec des attributs liés au service ou au rôle. Ces analyses fondées sur les données vous aident à cibler les besoins de formation et à améliorer la qualité initiale des demandes dans NetSuite.

Le délai entre « Demande d’achat créée » et « Demande d’achat clôturée » est excessif. Les achats sont ralentis et l’organisation peine à répondre rapidement aux besoins de l’entreprise. Un cycle de vie long masque les inefficacités propres aux différentes étapes et nuit à la réactivité opérationnelle. ProcessMind visualise le parcours de bout en bout de chaque demande Purchase to Pay - Requisition dans NetSuite et indique la durée moyenne et maximale de chaque cas. Vous pouvez examiner chaque étape, repérer celles qui prennent trop de temps et définir des axes d’amélioration concrets.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif consiste à réduire sensiblement le délai entre la soumission d’une demande d’achat et son approbation finale dans NetSuite. Des cycles d’approbation plus courts accélèrent directement les achats, réduisent les retards d’approvisionnement et améliorent l’efficacité opérationnelle de l’organisation. Une réduction de 20 à 30 % peut raccourcir les délais d’approvisionnement et permettre de répondre plus rapidement aux besoins de l’entreprise. ProcessMind cartographie avec précision le parcours de chaque Purchase Requisition ID, de « Demande d’achat soumise » à « Demande d’achat approuvée ». L’outil repère les étapes d’approbation et les services qui occasionnent le plus de retards, et met en évidence les principaux goulots d’étranglement. L’analyse des durées et des variantes de flux permet de cibler les possibilités de simplification et d’accélération des approbations, avec des gains de temps mesurables.

Réduire le taux de rejet des demandes d’achat signifie moins de reprises et moins de travail perdu dans le processus Purchase to Pay - Requisition de NetSuite. Des rejets fréquents peuvent révéler des règles peu claires, des erreurs de saisie ou une formation insuffisante des demandeurs. Ils sont source de frustration et retardent les achats. Une réduction de 15 à 25 % de ce taux améliore le déroulement du processus et l’utilisation des ressources. ProcessMind analyse les causes des activités « Demande d’achat rejetée » associées à chaque Purchase Requisition ID. L’outil met les rejets en relation avec les demandeurs, les services, les catégories d’articles et les étapes d’approbation pour repérer les motifs récurrents de non-conformité ou d’informations manquantes. Ces analyses vous permettent de cibler les formations, de clarifier les consignes ou d’ajuster les flux de travail afin d’éviter de nouveaux rejets.

Cet objectif vise à garantir que toutes les demandes d’achat dans NetSuite respectent les politiques d’achat et les contrôles internes établis. Les demandes non conformes peuvent entraîner des dépenses non autorisées, des risques financiers et des problèmes lors des audits. Un taux de conformité de 100 % réduit les risques de fraude et renforce la gouvernance du processus Purchase to Pay - Requisition. ProcessMind vous donne une vue détaillée du parcours de chaque Purchase Requisition ID et compare les flux réels aux modèles de conformité définis. L’outil signale automatiquement les écarts, par exemple lorsqu’une demande contourne une étape d’approbation obligatoire ou dépasse les limites de dépenses sans autorisation appropriée. Il s’appuie pour cela sur des activités telles que « Étape d’approbation N approuvée » et des attributs comme « Montant estimé » ou « Circuit d’approbation ». Vous pouvez ainsi repérer rapidement les écarts et faire respecter les règles.

Des flux de travail d’approbation cohérents et prévisibles pour les demandes d’achat dans NetSuite réduisent les ambiguïtés et les variations de traitement. Des circuits incohérents peuvent semer la confusion, provoquer des retards et exposer l’organisation à des risques de non-conformité, notamment lorsque les services ou les demandeurs suivent des procédures improvisées. Standardiser ces circuits à hauteur de 80 à 90 % améliore l’efficacité et facilite les audits. ProcessMind reconstitue visuellement toutes les variantes du « Circuit d’approbation » observées pour chaque Purchase Requisition ID, de « Demande d’achat soumise » à « Demande d’achat approuvée ». L’outil met en évidence les écarts non autorisés et les détours fréquents par rapport au parcours prévu. Vous pouvez ainsi repérer les règles de flux de travail qui ne sont pas appliquées ou comprises et mettre en place un circuit d’approbation cohérent et efficace.

Cet objectif vise à réduire sensiblement le délai entre l’approbation d’une demande d’achat et la création du bon de commande correspondant dans NetSuite. Les retards à cette étape ralentissent directement le cycle d’approvisionnement et ont des répercussions sur les stocks, les échéances des projets et les relations avec les fournisseurs. Accélérer cette transition de 20 à 30 % rend la chaîne d’approvisionnement plus réactive. ProcessMind analyse précisément le délai entre les activités « Demande d’achat approuvée » et « Bon de commande créé à partir de la demande » pour chaque Purchase Requisition ID. L’outil montre où le transfert devient un goulot d’étranglement, qu’il s’agisse de retards manuels, de problèmes d’intégration des systèmes ou d’un manque de ressources. Ces analyses vous permettent de cibler les interventions nécessaires pour faciliter la transition et créer les bons de commande sans délai.

Réduire les interventions humaines dans les tâches courantes ou répétitives du processus Purchase to Pay - Requisition dans NetSuite permet de consacrer davantage de ressources aux activités stratégiques. Un excès de travail manuel augmente les coûts opérationnels, le taux d’erreur et les délais de traitement. L’automatisation ou la simplification des étapes manuelles peut réduire les coûts de traitement de 10 à 15 % et améliorer la précision. En analysant les journaux d’événements de chaque Purchase Requisition ID, ProcessMind repère les activités associées au travail manuel, comme les événements fréquents « Demande d’achat modifiée » ou les retards entre des étapes automatisées. L’outil mesure la fréquence et les effets de ces interventions et met en évidence les meilleures possibilités d’automatisation ou de simplification du processus. Ces analyses fondées sur les données vous aident à décider si vous devez mettre en place une automatisation robotisée des processus (RPA) ou améliorer vos flux de travail.

Cet objectif vise à rendre plus efficace et plus réactif le traitement des demandes d’achat marquées comme urgentes dans NetSuite. Une gestion inefficace des demandes urgentes peut perturber gravement l’activité, faire manquer des occasions et augmenter les coûts en raison des livraisons accélérées ou des achats de dernière minute. L’optimisation de ce flux peut réduire de 10 à 20 % les délais d’approvisionnement des demandes urgentes, sans affaiblir les contrôles. ProcessMind repère les Purchase Requisition ID dont l’attribut « Niveau d’urgence » indique une priorité élevée. L’outil analyse ensuite leur parcours de bout en bout pour déterminer si elles suivent réellement un circuit accéléré ou subissent les mêmes retards que les demandes ordinaires. Cette analyse met en évidence les goulots d’étranglement propres aux flux de travail urgents et vous aide à prévoir des circuits prioritaires et les ressources nécessaires pour répondre aux demandes à temps.

Réduire le nombre de modifications apportées à une demande d’achat après sa soumission initiale dans NetSuite améliore la qualité des données et l’efficacité du processus. Des événements fréquents « Demande d’achat modifiée » révèlent des erreurs initiales, des informations incomplètes ou des exigences qui évoluent. Ils entraînent des reprises et allongent le temps de cycle. Une réduction de 5 à 10 % des modifications peut diminuer sensiblement les frais administratifs. ProcessMind retrace le cycle de vie de chaque Purchase Requisition ID et compte les occurrences de l’activité « Demande d’achat modifiée ». L’outil met ces modifications en relation avec des attributs comme « Demandeur », « Service » ou « Catégorie d’article demandé » pour repérer les sources fréquentes d’erreurs ou de malentendus. Ces analyses vous aident à cibler les formations ou à améliorer les formulaires de saisie initiale pour obtenir des demandes correctes dès le premier envoi.

Cet objectif consiste à repérer et à éliminer systématiquement les étapes du processus Purchase to Pay - Requisition dans NetSuite où le travail s’accumule ou ralentit fortement. Les goulots d’étranglement provoquent des retards, allongent les délais d’approvisionnement et peuvent surcharger les ressources, ce qui réduit le débit global du processus. Leur élimination peut accélérer le processus de 15 à 20 %. ProcessMind crée une cartographie visuelle à partir des données d’événements et met en évidence le parcours réel de chaque Purchase Requisition ID. L’outil repère automatiquement les activités ou les transitions dont la durée moyenne est anormalement longue ou qui présentent un volume élevé de demandes en cours, comme certaines étapes d’approbation ou les transferts entre services. Cette analyse visuelle et quantitative indique précisément où se trouvent les goulots d’étranglement et ce qui les provoque, afin de cibler les mesures correctives.

Des informations exactes et complètes dans les demandes d’achat créées dans NetSuite facilitent le traitement et réduisent les reprises. Une mauvaise qualité des données entraîne des demandes de clarification, des modifications et parfois des rejets, ce qui complique et retarde inutilement le cycle Purchase to Pay - Requisition. Atteindre un taux d’exactitude des données de 95 % dès la soumission améliore sensiblement l’efficacité des étapes suivantes. ProcessMind contribue indirectement à cet objectif en repérant les liens entre des attributs comme « Demandeur » ou « Service » et les problèmes qui surviennent ensuite, tels que des rejets ou des modifications fréquents. En analysant les tendances liées aux données incomplètes ou erronées qui entraînent des écarts dans le processus, l’outil met en évidence les domaines où les demandeurs ont besoin de consignes ou de formations supplémentaires, ce qui améliore la qualité de la saisie initiale.

Cet objectif vise à augmenter le nombre total de demandes d’achat qui achèvent leur cycle de vie dans NetSuite au cours d’une période donnée. Un débit plus élevé témoigne d’un processus Purchase to Pay - Requisition plus efficace et capable d’évoluer pour répondre à la croissance de l’activité sans sacrifier la rapidité ni la qualité. Une hausse de 10 à 15 % du débit permet de répondre plus rapidement aux besoins de l’entreprise. ProcessMind mesure le flux global des Purchase Requisition ID, de « Demande d’achat créée » à « Demande d’achat clôturée » ou « Bon de commande créé à partir de la demande ». L’outil analyse le volume de demandes traitées selon les différents parcours et repère les limites de capacité ou les blocages qui freinent le flux. En optimisant les temps de cycle et en supprimant les retards, ProcessMind vous aide à augmenter le nombre de demandes traitées avec succès.

Les 6 étapes pour améliorer le processus Purchase to Pay - Requisition

1
Télécharger le modèle
2
Exporter vos données
3
Importer votre jeu de données
4
Analyser votre processus
5
Mettre en œuvre les améliorations
6
Suivre votre processus
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Que faire

Récupérez le modèle Excel préstructuré pour les données Purchase to Pay Requisition afin de recueillir tous les champs nécessaires à l’analyse.

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Pourquoi est-ce important ?

Ce modèle vous aide à recueillir les bonnes données, pour disposer d’une base solide et réaliser des analyses de processus précises et pertinentes.

Résultat attendu

Un modèle Excel standardisé, prêt à recevoir les données de demandes d’achat de NetSuite.

VOS ANALYSES DE PROCESSUS

Repérez les inefficacités invisibles dans vos demandes d’achat NetSuite

ProcessMind vous donne une représentation visuelle claire du processus de demande d’achat dans NetSuite, avec ses étapes et ses interactions. Repérez immédiatement les retards et les moyens d’accélérer les approbations tout en respectant les exigences de conformité.
  • Visualisez le parcours des demandes d’achat de bout en bout
  • Repérez les goulots d’étranglement dans les approbations NetSuite
  • Repérez les écarts de conformité
  • Suivez les temps de cycle pour accélérer les achats
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPES

Résultats obtenus par les organisations pour les demandes d’achat

L’analyse des données NetSuite relatives aux demandes d’achat permet aux organisations de repérer les goulots d’étranglement et les étapes non conformes, puis d’améliorer sensiblement l’efficacité et la maîtrise des coûts. Ces résultats s’obtiennent en optimisant les flux de travail et en faisant respecter les bonnes pratiques.

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Approbations plus rapides des demandes d’achat

Réduction moyenne du délai d’approbation

Repérez et éliminez les goulots d’étranglement dans le processus d’approbation pour réduire sensiblement le délai entre l’envoi d’une demande et son approbation finale. Les achats répondent ainsi plus rapidement aux besoins prioritaires de l’entreprise.
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Moins de demandes d’achat refusées

Baisse du nombre de demandes refusées dès la première soumission

Comprenez les causes des refus et apportez des améliorations pour limiter les reprises. Vous augmentez ainsi le taux d’approbation dès la première soumission et réduisez la charge administrative.
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Meilleur respect des règles

Respect accru des règles d’approbation

Suivez et faites respecter les circuits d’approbation définis afin que toutes les demandes soient conformes aux politiques de l’entreprise et aux exigences réglementaires. Vous réduisez ainsi les risques de non-conformité et facilitez la préparation des audits.
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Création plus rapide des bons de commande

Réduction du délai de création des bons de commande

Simplifiez le passage des demandes approuvées à la création des bons de commande et réduisez considérablement le délai nécessaire. Les fournisseurs sont ainsi sollicités plus tôt et les biens ou services sont obtenus plus rapidement.
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Moins de reprises des demandes d’achat

Baisse du nombre de modifications après l’envoi

Repérez les causes fréquentes des modifications apportées après l’envoi initial et traitez-les en amont. Vous réduisez les reprises manuelles, améliorez la qualité des données et faites gagner un temps précieux aux équipes.

Les résultats varient selon la complexité de votre processus, le volume de données et l’ampleur de la mise en œuvre. Les chiffres présentés illustrent les améliorations généralement observées dans différentes organisations.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis ajoutez-en d’autres selon vos besoins pour approfondir l’analyse.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique de chaque demande d’achat, utilisé comme ID de cas principal pour l’analyse du processus.

Pourquoi est-ce important ?

Cet identifiant est indispensable pour retracer le cycle de vie complet d’une demande d’achat et analyser les flux du processus ainsi que les indicateurs au niveau du cas.

Nom d’un événement métier ou d’une tâche précise survenu au cours du cycle de vie de la demande d’achat.

Pourquoi est-ce important ?

Il définit les étapes du processus et permet de visualiser les cartographies, d’analyser les variantes et de repérer les goulots d’étranglement.

Date et heure précises auxquelles l’activité a eu lieu.

Pourquoi est-ce important ?

Cet horodatage sert de base aux analyses de performance, notamment au calcul des temps de cycle, à la détection des retards et à la mesure de l’efficacité du processus.

Employé qui a créé et envoyé la demande d’achat.

Pourquoi est-ce important ?

Il identifie la personne à l’origine du processus et permet d’analyser les comportements, les taux de refus par demandeur et les besoins de formation.

Service de l’entreprise auquel appartient la demande ou le demandeur.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de segmenter les données du processus pour comparer les performances, les coûts et la conformité entre les différentes unités opérationnelles.

Montant total de la demande d’achat.

Pourquoi est-ce important ?

Il apporte un contexte financier et permet d’analyser les demandes selon leur montant, qui détermine souvent le circuit d’approbation et la priorité métier.

Indique l’état actuel de la demande au cours de son cycle de vie.

Pourquoi est-ce important ?

Il donne un aperçu de l’avancement d’un cas, permet de suivre les demandes anciennes et aide à repérer les étapes où les cas sont bloqués.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Un utilisateur lance le processus d’achat en créant et en enregistrant une nouvelle demande d’achat. Il s’agit du premier événement du cycle de vie de la demande, enregistré lors de la première sauvegarde de la transaction dans NetSuite.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque le début officiel du processus d’achat pour un besoin donné. L’analyse du délai entre la création et l’envoi peut révéler des retards dans la saisie des données ou la formulation initiale de la demande.

La demande d’achat a franchi toutes les étapes requises du circuit d’approbation. Cet événement est déduit du passage du champ « Approval Status » de la fiche à « Approved ».

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante indique que la demande peut être convertie en bon de commande. Elle marque la fin du cycle d’approbation et le début de la phase d’exécution des achats.

La demande d’achat est définitivement refusée et ne sera pas traitée davantage. Cet événement est déduit du passage du champ final « Approval Status » de la demande à « Rejected ».

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque la fin du parcours des demandes qui n’aboutissent pas. Comprendre pourquoi et à quel moment elles sont définitivement refusées permet de mieux cerner les problèmes liés au respect des règles et au budget.

Un bon de commande est généré à partir de la demande entièrement approuvée, ce qui engage officiellement des fonds auprès d’un fournisseur. Cet événement explicite correspond à la création d’une nouvelle transaction de bon de commande liée à la demande d’origine.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit du principal résultat d’une demande aboutie et d’un passage clé dans le processus Purchase to Pay. Le délai entre l’approbation et la création du bon de commande est un indicateur essentiel de l’efficacité des achats.

La demande est officiellement clôturée, ce qui signifie qu’aucune autre action n’est attendue. Cela se produit souvent automatiquement lorsque toutes les quantités demandées ont été commandées au moyen de bons de commande associés.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque la fin définitive du cycle de vie de la demande. Elle confirme que le besoin de l’entreprise a été satisfait et que la fiche est finalisée.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining analyse les journaux d’événements de NetSuite pour représenter le déroulement réel de votre processus de demande d’achat. Il repère les écarts, les goulots d’étranglement et les problèmes de conformité en retraçant chaque étape, de la création de la demande à la génération du bon de commande. Vous pouvez ainsi détecter les inefficacités et comprendre l’origine des retards ou des refus.

À partir des données de transaction de NetSuite, le Process Mining reconstitue l’ordre précis des étapes du cycle de vie d’une demande d’achat et leur durée. Il mesure le temps écoulé entre les activités et met en évidence les parcours plus lents ou plus complexes que prévu. Cette analyse fondée sur les données permet de localiser les étapes ou les services à l’origine des retards et de cibler les améliorations.

Vous avez principalement besoin de journaux d’événements détaillant les activités liées à votre processus de demande d’achat. Ils doivent inclure l’identifiant du cas (ID de la demande d’achat), le nom de l’activité (par exemple, demande créée, approuvée ou refusée) et un horodatage pour chaque activité. Des attributs supplémentaires, comme l’utilisateur, le service ou le type de demande, peuvent enrichir l’analyse.

Vous pouvez réduire sensiblement les délais d’approbation des demandes d’achat et le taux de refus. Le Process Mining aide à mieux respecter les règles d’achat et à uniformiser les circuits d’approbation, pour des opérations plus efficaces. Il permet également d’accélérer la création des bons de commande et de limiter les tâches manuelles.

L’extraction des données de NetSuite s’effectue généralement au moyen de rapports standard ou de requêtes sur la base de données, que votre équipe informatique ou un administrateur NetSuite peut prendre en charge. Les tables et les champs concernés varient selon votre configuration NetSuite, mais les sources de données courantes sont généralement accessibles. Des outils et des connecteurs peuvent simplifier cette extraction.

Le Process Mining est une méthode d’analyse non intrusive. Il s’appuie sur les données historiques extraites de NetSuite, sans modifier le système ni interrompre les opérations en cours. Aucune modification directe de votre environnement NetSuite en production n’est nécessaire pendant l’analyse.

Une fois les données extraites, nettoyées et chargées, les premières analyses peuvent souvent être disponibles en quelques semaines, voire en quelques jours, selon la qualité des données et la complexité du processus. Les premiers résultats mettent généralement en évidence les goulots d’étranglement et les écarts les plus visibles, et indiquent des pistes d’amélioration immédiates. Le suivi continu permet ensuite d’affiner ces analyses au fil du temps.

Outre l’accès à vos données NetSuite, le principal prérequis technique est une plateforme logicielle de Process Mining. Elle prend en charge l’importation, la modélisation et la visualisation des données. En règle générale, aucun module NetSuite particulier ni aucune personnalisation ne sont nécessaires, car l’analyse porte sur les journaux de transaction existants.

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