Votre modèle de données pour le processus de demande d’achat au paiement

L’heure de l’événement, souvent appelée horodatage, indique le moment exact où une activité s’est produite. Ces données sont indispensables pour ordonner correctement les événements et réaliser toute analyse temporelle du processus, notamment le calcul du temps de cycle, l’identification des goulots d’étranglement et le suivi des performances.

En Process Mining, les horodatages servent à ordonner les activités de chaque cas et à mesurer le délai entre les différentes étapes. L’analyse de ces durées permet de repérer les retards, de comprendre les causes des temps de cycle élevés et de vérifier le respect des accords de niveau de service. Des horodatages exacts et complets sont indispensables à toute analyse pertinente des performances.

Cet horodatage est indispensable pour ordonner les événements, calculer les temps de cycle et analyser les performances du processus ainsi que ses goulots d’étranglement.

Généralement consigné dans les pistes d’audit du système ou les journaux d’événements, ou enregistré comme date de création ou de modification dans les données de transaction.

L’identifiant de la demande d’achat est une clé unique attribuée à chaque document de demande lors de sa création. Il sert de référence centrale pour toutes les activités, modifications et approbations liées à une même demande, de son lancement à son achèvement.

En Process Mining, cet identifiant est indispensable pour relier les événements à un même cas. Le système peut ainsi reconstituer le parcours complet de chaque demande d’achat et relier des événements distincts, comme « Demande d’achat créée », « Étape d’approbation approuvée » et « Commande d’achat créée », au sein d’un flux de processus cohérent. Sans identifiant de cas unique et cohérent, il est impossible d’analyser les variantes du processus, les temps de cycle et les résultats.

Cette clé est indispensable pour suivre tout le cycle de vie d’une demande d’achat et relier les événements associés à une même instance de processus.

Généralement présent dans les données d’en-tête de la transaction de demande d’achat ou dans la table des documents.

Le nom de l’activité décrit une étape ou un changement de statut dans le cycle de vie de la demande d’achat. Il donne un libellé compréhensible aux événements tels que « Demande d’achat soumise », « Étape d’approbation commencée » ou « Demande d’achat rejetée », qui constituent les éléments de base de la cartographie du processus.

Cet attribut est fondamental pour découvrir et analyser le processus. En ordonnant ces activités, les outils de Process Mining peuvent représenter le flux de processus réel, repérer les écarts par rapport à la procédure prévue et identifier les goulots d’étranglement ou les boucles de reprise. Des noms d’activité cohérents et explicites sont essentiels pour obtenir un modèle de processus compréhensible et utile.

Il définit les différentes étapes du processus, nécessaires à la représentation de la cartographie et à l’analyse du flux de processus.

Souvent dérivé des journaux d’événements, des tables de changement de statut ou des codes de transaction associés au document de demande d’achat.

L’horodatage de la dernière mise à jour des données indique leur fraîcheur. Il précise quand l’enregistrement a été extrait du système source pour la dernière fois et chargé dans l’environnement de Process Mining.

Cet attribut est indispensable au suivi opérationnel et permet de vérifier que les analyses reposent sur des informations à jour. Il aide les utilisateurs à comprendre le décalage éventuel entre les événements réels et leur représentation dans le modèle de processus. Les Dashboards et les KPI qui suivent les opérations en cours s’appuient sur cette information pour fournir des analyses pertinentes au bon moment.

Il renseigne les utilisateurs sur l’actualité des données, un point essentiel pour garantir la pertinence et la mise à jour des analyses.

Généralement ajouté par l’outil d’intégration ou d’ETL (extraction, transformation et chargement) lors du chargement des données.

L’attribut « Système source » indique l’origine des données du processus. Dans les organisations qui utilisent plusieurs systèmes, comme un ERP central et un outil spécialisé d’approvisionnement électronique, ce champ permet de distinguer les différentes sources de données.

Cette information est utile pour valider les données, résoudre les problèmes et comprendre les variations du processus qui peuvent dépendre du système. Par exemple, les demandes provenant d’un système peuvent suivre un parcours d’approbation différent ou avoir un temps de cycle plus court que celles issues d’un autre. L’analyse par système source peut révéler des problèmes d’intégration ou des possibilités de regrouper les systèmes.

Il précise l’origine des données, ce qui est important pour leur validation et pour analyser les différences de processus entre plusieurs systèmes.

Il s’agit souvent d’une valeur statique ajoutée lors de l’extraction des données ou présente dans les champs de métadonnées techniques.

L’attribut « Devise » précise l’unité monétaire du montant de la demande d’achat. Dans les organisations multinationales, les demandes peuvent être établies dans différentes devises selon le lieu où se trouvent le demandeur ou le fournisseur.

Ce champ est indispensable à l’exactitude des rapports et des analyses financières. Il garantit que les montants sont interprétés correctement et permet de les convertir comme il convient lors de l’agrégation des données de différentes régions. Toute analyse de la valeur des demandes doit tenir compte de la devise afin d’éviter de comparer directement des montants exprimés dans des unités monétaires différentes.

Il apporte le contexte nécessaire à l’interprétation et à l’agrégation exactes des valeurs des demandes d’achat entre les régions.

Généralement présent dans les données d’en-tête de la transaction de demande d’achat, à côté des champs de montant.

L’identifiant de la commande d’achat est le numéro unique du document de commande généré à partir d’une demande d’achat approuvée. Ce champ relie le processus de demande aux processus d’approvisionnement et de paiement qui suivent.

Cet attribut est essentiel pour analyser l’efficacité de la conversion des demandes en commandes d’achat. Il confirme qu’une demande a bien donné lieu à une commande et permet de mesurer le délai de conversion. En repérant les demandes associées à une commande, les entreprises peuvent évaluer l’efficacité de la phase préalable à l’approvisionnement et identifier les demandes approuvées qui n’ont jamais été satisfaites.

Il relie la demande au processus d’approvisionnement qui suit et permet d’analyser les taux et les délais de conversion en commande d’achat.

Souvent présent dans les données du document de demande après la création d’une commande d’achat, parfois dans une table des documents associés ou du flux documentaire.

Le montant de la demande d’achat correspond à la valeur financière totale des biens et services demandés. Il s’agit d’un indicateur financier important tout au long du processus d’approvisionnement.

Dans l’analyse des processus, cet attribut est essentiel pour filtrer et analyser les demandes selon leur valeur. Il permet de les répartir en catégories, par exemple les demandes de montant élevé ou faible, qui suivent souvent des flux de travail d’approbation différents et présentent des profils de risque distincts. L’analyse des temps de cycle ou des taux de rejet selon le montant peut révéler que les demandes de montant élevé sont approuvées beaucoup plus lentement ou plus souvent rejetées, et ainsi orienter l’amélioration du processus.

Il permet d’analyser les demandes selon leur valeur, de donner la priorité aux montants élevés et de comprendre l’influence de la valeur financière sur le déroulement du processus.

Généralement présent dans les données d’en-tête de la transaction de demande d’achat ou dans la table des documents.

Le nom du demandeur désigne la personne à l’origine de la demande d’achat. Il s’agit généralement de l’utilisateur métier qui a besoin des biens ou des services.

L’analyse du processus par demandeur peut faire ressortir des tendances propres à certaines personnes ou à certains groupes. Elle peut, par exemple, révéler que certains demandeurs soumettent souvent des demandes incomplètes ou non conformes, qui nécessitent des reprises. Ces informations permettent de proposer des formations ciblées ou de simplifier le processus pour les groupes d’utilisateurs concernés, afin d’améliorer l’efficacité et la conformité.

Il permet de repérer les comportements propres à certains utilisateurs et de cibler les formations et les améliorations du processus pour des personnes ou des équipes.

Présent dans les données d’en-tête de la demande d’achat, souvent associé aux données de référence des employés.

L’attribut « Service » désigne l’unité organisationnelle responsable de l’achat, par exemple le marketing, l’informatique ou les finances. Il s’agit d’une donnée financière et organisationnelle importante pour la budgétisation et la répartition des coûts.

En Process Mining, l’analyse des données par service est une méthode courante et efficace. Elle permet de comparer les performances des différentes unités opérationnelles et de repérer celles qui sont les plus efficaces ou qui ont besoin d’assistance. Cette analyse peut révéler des différences de temps de cycle, de taux d’approbation ou de conformité propres aux habitudes d’achat ou aux processus internes d’un service.

Il permet de comparer les performances et les coûts des différentes unités opérationnelles et de repérer les particularités des processus de chaque service.

Généralement disponible dans les données d’en-tête ou de ligne de la demande d’achat, et associé à la structure organisationnelle de l’entreprise.

Le statut de la demande d’achat indique son état à un moment donné ou son issue finale. Les statuts courants comprennent « En cours », « En attente d’approbation », « Approuvé », « Rejeté » et « Clôturé ».

Cet attribut est indispensable à l’analyse des résultats et au suivi opérationnel. Les analystes peuvent filtrer les demandes selon leur état final pour calculer des indicateurs tels que les taux de rejet ou de conversion en commande d’achat. Sur le plan opérationnel, il aide les équipes à connaître la charge de travail en cours, par exemple le nombre de demandes en attente d’approbation, afin de hiérarchiser les tâches et de gérer efficacement les ressources.

Il donne une vue claire des résultats des demandes d’achat, permet de calculer des indicateurs clés comme les taux de rejet et aide à gérer la charge de travail opérationnelle.

Généralement présent dans le champ de statut de l’en-tête du document de demande d’achat.

Le type de demande d’achat classe la demande selon sa nature ou son objectif. Il peut s’agir, par exemple, de demandes de fournitures courantes, de services, de dépenses d’investissement ou d’articles d’un catalogue précis. Cette classification détermine souvent le flux de travail d’approbation et le traitement comptable.

L’analyse du processus par type de demande permet de vérifier si les différentes demandes suivent des parcours distincts ou présentent des niveaux d’efficacité différents. Par exemple, les demandes de dépenses d’investissement peuvent avoir des temps de cycle plus longs en raison d’étapes d’approbation supplémentaires, tandis que les demandes d’articles courants du catalogue peuvent être largement automatisées. Cette analyse aide à concevoir et à optimiser des variantes du processus adaptées à chaque type.

Il permet d’analyser les différents parcours du processus, car le type de demande détermine souvent le flux de travail d’approbation requis et sa complexité.

Cette information est généralement stockée sous forme de type de document ou de code de catégorie dans les données d’en-tête de la demande.

Le demandeur indique la date requise pour fixer l’échéance de la demande. Cette date sert de cible pour l’ensemble du processus d’approvisionnement, de l’approbation de la demande à la livraison finale.

Cet attribut permet d’analyser le respect des délais et l’adéquation du processus aux besoins de l’entreprise. En comparant la date requise à la date réelle de création du bon de commande ou de livraison, les organisations peuvent évaluer leur capacité à respecter leurs engagements de service internes. Il aide notamment à déterminer si le processus d’approvisionnement est assez rapide pour répondre aux échéances de l’entreprise.

Elle sert de référence pour évaluer les performances du processus au regard des échéances de l’entreprise et mesurer la capacité à répondre aux demandes dans les délais.

Généralement saisie par l’utilisateur lors de la création de la demande, cette information est enregistrée dans l’en-tête de la demande ou dans les détails de la ligne.

Le motif du rejet est un champ texte ou un code qui explique pourquoi une demande d’achat a été refusée. Les approbateurs le renseignent pour informer le demandeur, qui devra peut-être modifier et soumettre à nouveau sa demande.

Cet attribut est précieux pour analyser les causes profondes des échecs du processus. En classant et en analysant les motifs de rejet, les organisations peuvent repérer les problèmes récurrents, comme un code de compte général incorrect, un budget dépassé ou un fournisseur non conforme. Ces constats peuvent orienter des améliorations ciblées : mieux former les demandeurs, clarifier les politiques ou faire évoluer le système pour prévenir les erreurs fréquentes.

Il indique directement pourquoi les demandes d’achat échouent et permet d’en analyser les causes profondes afin de réduire les reprises et d’améliorer le taux d’approbation dès la première soumission.

Généralement consigné dans un champ de commentaires ou de notes associé à l’activité « Rejeté » ou au changement de statut correspondant.

Le niveau d’urgence, parfois appelé priorité, permet aux demandeurs d’indiquer dans quel délai les biens ou services sont nécessaires. Cette classification peut influer sur l’acheminement de la demande et sur la priorité que lui accordent l’équipe des achats et les approbateurs.

L’analyse des performances du processus selon le niveau d’urgence permet de vérifier si le traitement répond aux besoins de l’entreprise. Vous pouvez, par exemple, vérifier si les demandes marquées comme urgentes sont effectivement traitées plus rapidement que les demandes de faible priorité. Dans le cas contraire, cela peut signaler un goulot d’étranglement ou une défaillance du mécanisme de priorisation à corriger.

Il permet de vérifier si le processus donne effectivement la priorité aux demandes urgentes et si le niveau d’urgence indiqué correspond à la vitesse de traitement réelle.

Généralement facultatif ou obligatoire sur le formulaire de création de la demande, ce champ est enregistré dans l’en-tête de la demande d’achat.

Le nom d’utilisateur désigne la personne responsable d’une activité donnée dans le journal de processus. Cet attribut général peut correspondre au demandeur, à un éditeur, à un approbateur ou à toute autre personne intervenant dans la demande d’achat.

Cet attribut est essentiel pour analyser les ressources et l’automatisation. Il permet de comprendre le principe des « quatre yeux » (les transferts entre différents utilisateurs) et de calculer les taux d’automatisation en repérant les activités réalisées par des utilisateurs système ou des utilisateurs de traitement par lots. L’analyse des activités par utilisateur montre comment les différents rôles interviennent dans le processus.

Cet attribut est essentiel pour comprendre les transferts entre utilisateurs, analyser l’automatisation et attribuer les différentes étapes du processus aux bons intervenants.

Cette information figure dans la piste d’audit ou les données du journal d’événements de chaque transaction. Elle est souvent enregistrée sous la forme d’un identifiant utilisateur.

Le nom de l’approbateur désigne la personne, le rôle ou le groupe qui a effectué une étape d’approbation ou de rejet dans le flux de travail. Il ne s’agit pas du demandeur ni d’un utilisateur ayant réalisé une autre activité.

Cet attribut est essentiel à l’analyse du processus d’approbation. Il permet de mesurer les performances des approbateurs, par exemple le temps moyen qu’ils mettent à prendre une décision. Il peut aussi révéler la répartition de la charge de travail et montrer si certains approbateurs créent des goulots d’étranglement. Cette analyse aide à mieux répartir les ressources et à gérer les performances au sein de la chaîne d’approbation.

Il permet d’analyser en détail le flux de travail d’approbation, notamment la charge de travail et les performances des approbateurs, ainsi que les goulots d’étranglement.

Consigné dans le journal d’événements ou la piste d’audit des activités liées aux approbations. Une jointure avec les données de référence des employés peut être nécessaire.