Votre modèle de données Purchase to Pay - Requisition

L’heure de l’événement, souvent appelée horodatage, enregistre le moment exact où une activité s’est produite. Ces données sont essentielles pour séquencer correctement les événements et pour toutes les analyses de processus fondées sur le temps, notamment le calcul des délais de traitement, l’identification des goulots d’étranglement et le suivi des performances.

Dans le Process Mining, les horodatages servent à ordonner les activités au sein de chaque dossier et à mesurer la durée entre les différentes étapes. L’analyse de ces durées permet de révéler les retards, de comprendre les causes des délais élevés et d’évaluer le respect des accords de niveau de service. Des données d’horodatage exactes et complètes sont indispensables à toute analyse pertinente des performances.

Cet horodatage est essentiel pour ordonner les événements, calculer les délais de traitement et analyser les performances ainsi que les goulots d’étranglement du processus.

Généralement enregistré dans les pistes d’audit du système, les journaux d’événements ou comme date de création ou de modification des enregistrements de transaction.

L’identifiant de la demande d’achat est une clé unique attribuée à chaque document de demande lors de sa création. Il constitue le point de référence central pour toutes les activités, modifications et approbations associées à une même demande, de son lancement à son achèvement.

Dans le Process Mining, cet identifiant est essentiel pour la corrélation des dossiers. Il permet au système de reconstituer le parcours de bout en bout de chaque demande d’achat, en reliant des événements distincts tels que « Requisition Created », « Approval Step Approved » et « Purchase Order Created » au sein d’un flux de processus cohérent. Sans identifiant de dossier cohérent et unique, il est impossible d’analyser les variantes de processus, les délais de traitement et les résultats.

Il s’agit de la clé essentielle pour suivre l’intégralité du cycle de vie d’une demande d’achat et relier tous les événements associés à une même instance de processus.

Généralement présent dans les données d’en-tête de la transaction de demande d’achat ou dans la table des documents.

Le nom de l’activité décrit une étape ou un changement de statut au sein du cycle de vie de la demande d’achat. Il fournit un libellé lisible pour des événements tels que « Requisition Submitted », « Approval Step Started » ou « Requisition Rejected », qui constituent les éléments de base de la cartographie du processus.

Cet attribut est fondamental pour la découverte et l’analyse des processus. En séquençant ces activités, les outils de Process Mining peuvent représenter le flux réel du processus, identifier les écarts par rapport à la procédure standard et localiser les goulots d’étranglement ou les boucles de reprise. Des noms d’activités cohérents et explicites sont indispensables pour créer un modèle de processus compréhensible et exploitable.

Il définit les différentes étapes du processus, indispensables à la visualisation de la cartographie du processus et à l’analyse de son flux.

Souvent dérivé des journaux d’événements, des tables de changement de statut ou des codes de transaction associés au document de demande d’achat.

L’horodatage de la dernière mise à jour des données indique leur degré d’actualité. Il précise à quel moment l’enregistrement a été extrait du système source, puis chargé dans l’environnement de Process Mining.

Cet attribut est essentiel au suivi opérationnel et à la vérification que les analyses reposent sur des informations à jour. Il aide les utilisateurs à comprendre le décalage éventuel entre les événements réels et leur représentation dans le modèle de processus. Les Dashboards et les KPI qui suivent les opérations en cours s’appuient sur ces informations pour fournir des analyses pertinentes en temps utile.

Il informe les utilisateurs de l’actualité des données, un élément essentiel pour garantir la pertinence et la mise à jour des analyses.

Généralement ajouté par l’outil d’intégration des données ou l’outil ETL (Extract, Transform, Load) lors du chargement des données.

L’attribut Système source précise l’origine des données du processus. Dans les organisations qui utilisent plusieurs systèmes, comme un ERP central et un outil spécialisé d’e-procurement, ce champ permet de distinguer les données provenant de différentes sources.

Ces informations sont utiles pour valider les données, résoudre les problèmes et comprendre les variations de processus qui peuvent dépendre du système. Par exemple, les demandes d’achat provenant d’un système peuvent suivre un parcours d’approbation différent ou avoir un délai de traitement plus court que celles provenant d’un autre. L’analyse des données par système source peut révéler des problèmes d’intégration ou des possibilités de consolidation des systèmes.

Il fournit le contexte relatif à l’origine des données, essentiel pour leur validation et pour l’analyse des différences de processus entre plusieurs systèmes.

Il s’agit souvent d’une valeur statique ajoutée lors de l’extraction des données ou présente dans des champs de métadonnées techniques.

L’attribut Devise précise l’unité monétaire du montant de la demande d’achat. Dans les organisations multinationales, les demandes peuvent être créées dans différentes devises selon le lieu du demandeur ou du fournisseur.

Ce champ est essentiel à l’exactitude des rapports et des analyses financières. Il garantit une interprétation correcte des valeurs monétaires et permet leur conversion lors de l’agrégation des données de différentes régions. Toute analyse portant sur la valeur des demandes doit tenir compte de la devise afin d’éviter de comparer directement des unités monétaires différentes.

Il fournit le contexte nécessaire aux données financières et garantit une interprétation ainsi qu’une agrégation exactes des valeurs des demandes d’achat entre les régions.

Généralement situé dans les données d’en-tête de la transaction de demande d’achat, à côté des champs de montant.

L’identifiant de la commande d’achat est le numéro unique du document de commande généré à partir d’une demande d’achat approuvée. Ce champ relie le processus de demande d’achat aux processus ultérieurs d’achat et de paiement.

Cet attribut est essentiel pour analyser l’efficacité de la conversion des demandes d’achat en commandes. Il confirme qu’une demande a bien abouti à une commande d’achat et permet de mesurer le temps nécessaire à cette conversion. En analysant les demandes associées à une commande d’achat, les entreprises peuvent évaluer l’efficacité de la phase préalable aux achats et identifier les demandes approuvées qui n’ont jamais été satisfaites.

Il relie la demande d’achat au processus d’achat ultérieur et permet d’analyser les taux ainsi que les délais de conversion des demandes en commandes d’achat.

Souvent présent dans les données du document de demande d’achat après la création d’une commande d’achat, parfois dans une table des documents associés ou du flux documentaire.

Le montant de la demande représente la valeur financière totale de tous les articles et services demandés dans la demande d’achat. Il s’agit d’un indicateur financier important utilisé tout au long du processus d’achat.

Dans l’analyse des processus, cet attribut est essentiel pour filtrer et analyser les demandes selon leur valeur. Il permet de répartir les demandes entre des catégories telles que les montants élevés et faibles, qui suivent souvent des flux de travail d’approbation et présentent des profils de risque différents. L’analyse des temps de cycle ou des taux de rejet selon le montant de la demande peut révéler que les demandes de montant élevé nécessitent beaucoup plus de temps pour être approuvées ou sont plus souvent rejetées, ce qui constitue un point de départ pour améliorer le processus.

Il permet une analyse fondée sur la valeur, afin de prioriser les demandes d’achat de montant élevé et de comprendre l’influence de la valeur financière sur le comportement du processus.

Généralement présent dans les données d’en-tête de la transaction de demande d’achat ou dans la table des documents.

Le nom du demandeur identifie la personne à l’origine de la demande d’achat. Il s’agit généralement de l’utilisateur métier qui a besoin des biens ou des services.

L’analyse du processus par demandeur peut aider à identifier des tendances propres à certaines personnes ou certains groupes. Elle peut notamment révéler que certains demandeurs soumettent fréquemment des demandes incomplètes ou non conformes nécessitant des reprises. Ces informations peuvent servir à proposer une formation ciblée ou à simplifier le processus de demande pour les groupes d’utilisateurs concernés, afin d’améliorer l’efficacité et la Conformité.

Il aide à identifier les comportements propres aux utilisateurs et permet de cibler la formation ainsi que les améliorations du processus pour certaines personnes ou équipes.

Présent dans les données d’en-tête de la demande d’achat, souvent associé aux données de référence des salariés.

L’attribut Service représente l’unité organisationnelle responsable de l’achat, par exemple « Marketing », « IT » ou « Finance ». Il s’agit d’une donnée financière et organisationnelle importante pour la budgétisation et l’imputation des coûts.

Dans le Process Mining, l’analyse des données par service est une technique courante et efficace. Elle permet de comparer les performances de différentes unités métier et d’identifier celles qui sont les plus efficaces ou qui ont besoin d’un accompagnement. Cette analyse peut révéler des écarts de délai de traitement, de taux d’approbation ou de Conformité propres aux habitudes d’achat ou aux processus internes d’un service.

Il permet de comparer les performances et d’analyser les coûts entre différentes unités métier, en révélant les comportements de processus propres à chaque service.

Généralement disponible dans les données d’en-tête ou de ligne de la demande d’achat, et associé à la structure organisationnelle de l’entreprise.

Le statut de la demande d’achat indique son état à un moment donné ou son résultat final. Les statuts courants comprennent « In Progress », « Pending Approval », « Approved », « Rejected » et « Closed ».

Cet attribut est essentiel à l’analyse des résultats et au suivi opérationnel. Il permet aux analystes de filtrer les demandes selon leur état final afin de calculer des indicateurs tels que les taux de rejet ou de conversion en commande d’achat. Dans un contexte opérationnel, il aide les équipes à comprendre la charge de travail actuelle, par exemple le nombre de demandes en attente d’approbation, afin de prioriser les tâches et de gérer efficacement les ressources.

Il fournit une vision claire des résultats des demandes d’achat, permet de calculer des indicateurs clés tels que les taux de rejet et contribue à la gestion de la charge opérationnelle.

Généralement présent dans le champ de statut de l’en-tête du document de demande d’achat.

Le type de demande classe la demande d’achat selon sa nature ou son objectif. Il peut s’agir, par exemple, de demandes de fournitures standard, de services, de dépenses d’investissement ou d’articles issus d’un catalogue donné. Cette classification détermine souvent le flux de travail d’approbation et le traitement comptable.

L’analyse du processus par type de demande permet de déterminer si les différentes catégories suivent des parcours distincts ou présentent des niveaux d’efficacité différents. Par exemple, les demandes de dépenses d’investissement peuvent avoir des temps de cycle plus longs en raison d’étapes d’approbation supplémentaires, tandis que les demandes d’articles standard du catalogue peuvent être largement automatisées. Cette analyse aide à concevoir et à optimiser des variantes de processus adaptées à chaque type.

Permet d’analyser les différents parcours du processus, car le type de demande détermine souvent le flux de travail d’approbation requis et son niveau de complexité.

Ces informations sont généralement stockées sous la forme d’un type de document ou d’un code de catégorie dans les données d’en-tête de la demande d’achat.

La date requise est indiquée par le demandeur pour préciser la date limite de satisfaction de la demande. Elle sert de cible à l’ensemble du processus d’achat, de l’approbation de la demande d’achat à la livraison finale.

Cet attribut est important pour analyser la ponctualité du processus et son adéquation avec les besoins de l’entreprise. En comparant la date requise à la date réelle de création de la commande d’achat ou de livraison, les organisations peuvent mesurer leur capacité à respecter leurs accords de niveau de service internes. Il permet notamment de déterminer si le processus d’achat est suffisamment rapide pour respecter les échéances métier.

Il fournit une référence pour mesurer les performances du processus par rapport aux échéances métier et évaluer la capacité à satisfaire les demandes dans les délais.

Généralement saisie par l’utilisateur lors de la création de la demande d’achat et enregistrée dans l’en-tête de la demande ou dans les détails de la ligne.

Le motif du rejet est un champ texte ou un code qui explique pourquoi une demande d’achat a été refusée. Les approbateurs fournissent cette information pour donner un retour au demandeur, qui peut devoir modifier puis soumettre à nouveau la demande.

Cet attribut est particulièrement utile pour l’analyse des causes profondes des échecs du processus. En catégorisant et en analysant les motifs de rejet, les organisations peuvent identifier des problèmes fréquents tels qu’un « Incorrect GL Code », un « Budget Exceeded » ou un « Non-compliant Supplier ». Ces analyses peuvent orienter des améliorations ciblées, comme une meilleure formation des demandeurs, une communication plus claire des politiques ou des évolutions du système destinées à prévenir les erreurs courantes.

Il fournit une visibilité directe sur les raisons des échecs des demandes d’achat, permet d’en analyser les causes profondes, de réduire les reprises et d’améliorer le taux d’approbation dès la première soumission.

Généralement renseigné dans un champ de commentaires ou de notes associé à l’activité « Rejected » ou au changement de statut correspondant.

Le niveau d’urgence, parfois appelé priorité, est un champ utilisé par les demandeurs pour indiquer dans quel délai les biens ou services demandés sont nécessaires. Cette classification peut influencer l’acheminement et la priorisation de la demande par l’équipe achats et les approbateurs.

L’analyse des performances du processus selon le niveau d’urgence permet de déterminer si le processus répond efficacement aux besoins de l’entreprise. Elle permet notamment de vérifier si les demandes marquées « High » sont effectivement traitées plus rapidement que celles marquées « Low ». Dans le cas contraire, cela peut révéler un goulot d’étranglement ou une défaillance du mécanisme de priorisation à corriger.

Il aide à évaluer si le processus donne effectivement la priorité aux demandes urgentes et si le niveau d’urgence déclaré correspond à la vitesse réelle de traitement.

Généralement champ facultatif ou obligatoire du formulaire de création de la demande d’achat, enregistré dans l’en-tête de la demande.

Le nom de l’approbateur identifie la personne, le rôle ou le groupe ayant effectué une étape d’approbation ou de rejet dans le flux de travail. Il se distingue du demandeur ou de l’utilisateur général susceptible d’effectuer d’autres activités.

Cet attribut est essentiel pour analyser le processus d’approbation lui-même. Il permet de mesurer la performance des approbateurs, notamment le temps moyen qu’ils mettent à prendre une décision. Il peut également mettre en évidence la répartition de la charge de travail et révéler si certains approbateurs constituent des goulots d’étranglement. Cette analyse favorise une meilleure affectation des ressources et un meilleur pilotage de la performance au sein de la chaîne d’approbation.

Permet d’analyser en détail le flux de travail d’approbation, notamment la charge de travail et la performance des approbateurs, ainsi que l’identification des goulots d’étranglement.

Enregistré dans le journal des événements ou la piste d’audit pour les activités liées aux approbations. Une jointure avec les données de référence des salariés peut être nécessaire.

Le nom de l’utilisateur identifie la personne responsable d’une activité donnée dans le journal du processus. Il s’agit d’un attribut général qui peut désigner le demandeur, un éditeur, un approbateur ou toute autre personne intervenant sur la demande d’achat.

Cet attribut est fondamental pour l’analyse des ressources et de l’automatisation. Il aide à comprendre le « principe des quatre yeux », c’est-à-dire les transferts entre différents utilisateurs, et peut servir à calculer les taux d’automatisation en identifiant les activités effectuées par des utilisateurs système ou des utilisateurs de traitement par lots. L’analyse des activités par utilisateur permet de comprendre comment les différents rôles interagissent avec le processus.

Cet attribut est essentiel pour comprendre les transferts entre utilisateurs, analyser l’automatisation et attribuer chaque étape du processus au bon intervenant.

Présent dans la piste d’audit ou les données du journal des événements pour chaque transaction, souvent enregistré sous la forme d’un identifiant utilisateur.