Votre Modèle de Données pour la Gestion du Crédit et le Recouvrement

L'Event Time, ou timestamp, marque le moment exact où une activité spécifique a eu lieu dans le processus. Il fournit l'ordre chronologique nécessaire pour reconstruire la séquence des événements pour chaque dossier de facture. Ces données sont fondamentales pour toute analyse basée sur le temps.

En Process Mining, l'Event Time est utilisé pour calculer des métriques de performance critiques telles que les temps de cycle entre les activités, la durée totale des cas et le respect des accords de niveau de service. Par exemple, le temps entre 'Facture envoyée' et 'Paiement reçu' a un impact direct sur le Days Sales Outstanding (DSO). L'analyse des timestamps aide à identifier les retards, à mesurer l'efficacité des étapes du processus et à localiser les goulots d'étranglement.

Cet horodatage est essentiel pour ordonner les événements, calculer les temps de cycle et les durées, et réaliser toutes les analyses de performance basées sur le temps.

Généralement enregistré comme date de création de document, date de validation ou horodatage de journal système associé à une transaction ou un changement de statut.

Le Nom de l'activité décrit une étape ou un jalon spécifique dans le processus de Gestion du Crédit et Recouvrement. Ce sont les éléments constitutifs de la carte de processus, représentant des actions telles que 'Facture Envoyée Au Client', 'Rappel Envoyé' ou 'Paiement Appliqué À la Facture'.

L'analyse de la séquence et de la fréquence de ces activités est au cœur du Process Mining. Elle aide à révéler le flux de processus réel, à le comparer au modèle conçu et à identifier les écarts, les boucles de retrabail et les chemins inefficaces. Par exemple, une fréquence élevée d'activités 'Litige Enregistré' pourrait indiquer des problèmes de précision des factures ou de qualité des produits.

Cet attribut définit les étapes du processus, constituant la base de la carte de processus et permettant l'analyse des flux de processus et des variations.

Généré à partir de divers changements de statut, codes de transaction ou journaux d'événements au sein des modules financiers, de vente ou de recouvrement du système source.

Le Numéro de facture est un code alphanumérique unique attribué à chaque document de facture. Il sert de point de référence central pour toutes les activités et transactions liées à cette facturation spécifique, de la création au règlement final ou à la radiation.

En Process Mining, le Numéro de facture est utilisé pour relier tous les événements connexes, tels que 'Facture Créée', 'Paiement Reçu' et 'Litige Enregistré', en une seule instance de processus ou un cas. Cela permet la visualisation et l'analyse de bout en bout de l'ensemble du cycle de vie d'une facture. En analysant les processus regroupés par Numéro de facture, les organisations peuvent identifier les goulots d'étranglement, suivre les temps de cycle et comprendre les variations dans la manière dont les différentes factures sont traitées.

C'est l'ID de cas essentiel qui connecte tous les événements liés, permettant la reconstruction et l'analyse du cycle de vie de bout en bout de la facture.

Généralement trouvé dans la table d'en-tête d'une facture ou d'un document de comptes clients dans le système financier source.

Cet attribut enregistre la date et l'heure de la dernière extraction des données du système source vers l'environnement de Process Mining. Il sert de champ de métadonnées qui reflète la fraîcheur de l'ensemble de données analysé.

Comprendre la Dernière mise à jour des données est important pour garantir que toute analyse ou Dashboard reflète l'état le plus actuel du processus. Cela aide les utilisateurs à interpréter correctement les données en connaissant leur point de coupure. C'est particulièrement pertinent lors de la surveillance de processus continus ou de KPI quasi-réels, car cela fournit un contexte sur la mise à jour des informations.

Indique la fraîcheur des données, fournissant un contexte pour la pertinence de l'analyse et garantissant que les utilisateurs sont conscients de la date de clôture des données.

C'est généralement une métadonnée générée et stockée par l'outil ETL ou le pipeline de données pendant le processus d'ingestion des données.

L'attribut Système source identifie l'application ou la plateforme spécifique où les données d'événements ont été enregistrées à l'origine. Dans des environnements informatiques complexes, un processus unique comme le crédit à l'encaissement peut s'étendre sur plusieurs systèmes, par exemple, un ERP pour la facturation et une plateforme de recouvrement distincte pour la relance.

Cet attribut est précieux pour comprendre le contexte technologique du processus. Il peut aider à la validation des données, à l'identification des variations de processus spécifiques au système et au diagnostic des problèmes d'intégration entre différentes plateformes. Par exemple, l'analyse pourrait révéler que des retards se produisent systématiquement lors des transferts entre l'ERP et l'outil de recouvrement.

Identifie l'origine des données, ce qui est crucial pour comprendre les variations de processus entre différents systèmes et pour la validation des données.

Cette information est souvent ajoutée lors du processus d'extraction de données (ETL) ou peut être trouvée dans les champs de métadonnées techniques au sein des tables sources.

La Date d'échéance est la date spécifique à laquelle un paiement de facture doit être reçu pour être considéré comme ponctuel. Elle est généralement calculée en fonction de la date de création de la facture et des conditions de paiement convenues.

Cette date est une référence critique pour la mesure de la performance dans le processus de recouvrement. Elle sert de base pour déterminer si un paiement est en retard, déclencher les procédures de relance et calculer les rapports d'ancienneté. En Process Mining, la Date d'échéance est utilisée pour calculer des KPI comme le Taux de Paiement à Temps et le Days Sales Outstanding (DSO), et pour analyser l'efficacité des activités de recouvrement par rapport aux échéances de paiement.

Sert de référence principale pour mesurer la performance de paiement à temps et est essentiel pour le calcul des KPI tels que le DSO et la ponctualité des paiements.

Trouvé dans les données d'en-tête de facture. Il peut s'agir d'un champ direct ou dérivé de la date de facture et des conditions de paiement.

L'ID Client est le code unique qui représente un compte client spécifique dans le système. Il relie une facture à l'entité légalement responsable du paiement.

Dans une analyse de Process Mining, l'ID Client est une dimension critique pour la segmentation. Il permet aux analystes d'examiner la performance des processus pour des clients spécifiques ou des groupes de clients. Cela peut révéler des schémas tels que les clients qui paient systématiquement en retard, ceux qui soulèvent le plus de litiges, ou si certaines inefficacités de processus n'affectent qu'un sous-ensemble de la clientèle. Ces informations sont essentielles pour adapter les stratégies de recouvrement et améliorer les relations client.

Permet une segmentation puissante des données de processus pour analyser le comportement des clients, identifier les comptes problématiques et adapter les stratégies de recouvrement.

Disponible dans l'en-tête du document de facture ou lié via les tables de données de base client dans le système financier ou de vente.

Le montant de la facture représente la somme totale que le client doit payer. C'est un chiffre financier fondamental pour chaque dossier de facture.

Cet attribut est essentiel pour l'analyse de l'impact financier. En corrélant les métriques de processus avec le montant de la facture, les organisations peuvent prioriser leurs efforts de recouvrement. Par exemple, l'analyse pourrait montrer que les factures de grande valeur subissent des retards de paiement plus longs ou sont plus susceptibles d'être contestées. Il permet de calculer des KPIs financiers clés comme le Days Sales Outstanding (DSO) et de déterminer la valeur monétaire immobilisée dans les goulots d'étranglement du processus ou les radiations de créances.

Crucial pour l'analyse financière, la priorisation du recouvrement des factures de grande valeur et la quantification de l'impact monétaire des inefficacités de processus.

Un champ standard dans les données d'en-tête de facture au sein du module des comptes clients ou de facturation du système source.

La raison du litige enregistre la cause du refus d'un client de payer une facture. Les raisons courantes incluent une tarification incorrecte, des marchandises endommagées, des écarts de quantité ou des documents manquants. Ces informations sont généralement enregistrées lors de l'ouverture d'un dossier de litige formel.

La raison du litige est un attribut puissant pour l'analyse des causes profondes. En analysant la fréquence des différentes raisons de litige, une entreprise peut identifier des problèmes systémiques en dehors du service de recouvrement, tels que des problèmes d'expédition, d'exactitude de la facturation ou de saisie des commandes. Le Process Mining peut en outre révéler comment différentes raisons de litige impactent le temps de résolution et le flux de processus, aidant ainsi à rationaliser le processus de gestion des litiges.

Permet l'analyse des causes profondes des retards de paiement et des litiges, aidant à identifier et à résoudre les problèmes en amont dans des domaines tels que la facturation, l'expédition ou les ventes.

Stocké dans les modules de gestion des litiges, les systèmes CRM, ou comme code motif sur la facture ou le document de créances lui-même.

Le Niveau de relance indique à quel point une facture impayée a progressé dans le processus formel de communication de recouvrement. Il est souvent représenté par un numéro ou un code, où le 'Niveau 1' pourrait être un rappel doux et le 'Niveau 4' un dernier avis avant une action en justice.

L'analyse du Niveau de relance est essentielle pour évaluer l'efficacité de la stratégie de relance. Le Process Mining peut montrer quels chemins de processus mènent à des niveaux de relance plus élevés et si certains niveaux sont efficaces pour déclencher le paiement. Par exemple, l'analyse peut révéler que la plupart des paiements surviennent après le Niveau de relance 2, rendant les Niveaux 3 et 4 largement inefficaces et coûteux. Cela aide à optimiser le calendrier et le contenu des avis de recouvrement.

Mesure l'intensité des efforts de recouvrement et est essentielle pour analyser l'efficacité de la stratégie de relance à chaque étape.

Trouvé dans les modules de gestion du recouvrement ou les données des comptes clients, souvent associé au compte client ou à des documents en retard spécifiques.

Le nom du collecteur identifie l'individu ou le groupe désigné pour gérer une facture en retard et effectuer les activités de recouvrement. Il peut s'agir d'un comptable, d'un agent de recouvrement dédié ou d'une équipe de recouvrement.

Cet attribut permet l'analyse des performances au niveau individuel ou d'équipe. En filtrant ou en comparant les processus basés sur le nom du collecteur, les organisations peuvent identifier les meilleures pratiques des plus performants, détecter les besoins de formation pour les autres et analyser la répartition de la charge de travail. Il est essentiel pour comprendre l'élément humain du processus de recouvrement et son impact sur les résultats tels que les délais de paiement et les radiations de créances.

Permet l'analyse des performances individuelles et d'équipe, la répartition de la charge de travail et l'efficacité des différents agents ou stratégies de recouvrement.

Trouvé dans les données de transactions des comptes clients, les fiches clients ou les modules spécifiques de gestion du recouvrement. Peut correspondre à des champs tels que 'Comptable' ou 'ID utilisateur'.

Le statut de la facture indique l'état actuel d'une facture au sein de son cycle de vie. Ce statut change à mesure que des événements se produisent, passant de 'Ouverte' lors de sa création, à 'En retard' si impayée après la date d'échéance, et finalement à 'Payée' ou 'Passée en pertes'.

Cet attribut fournit un aperçu de la santé actuelle des comptes clients. Dans une analyse Process Mining, il aide à catégoriser les cas et à comprendre les résultats des différentes variantes de processus. Par exemple, la comparaison des flux de processus qui mènent à un statut 'Litigieux' par rapport à un statut 'Payé' peut révéler les causes profondes des frictions de paiement. Il est également utilisé pour filtrer les cas actifs, tels que toutes les factures actuellement 'En retard', pour analyser les efforts de recouvrement en cours.

Fournit une vue claire de l'état actuel des factures, permettant l'analyse des résultats des processus et le filtrage des cas à un stade spécifique comme 'En retard' ou 'Litigieux'.

Généralement disponible comme champ de statut dans l'en-tête de la facture ou du document de comptes clients.

Le Code de société est un identifiant d'unité organisationnelle qui représente une entreprise juridiquement indépendante ou un domaine d'activité distinct pour lequel des états financiers sont préparés. Dans une organisation multi-entités, chaque transaction est assignée à un code de société spécifique.

Cet attribut est fondamental pour l'analyse au niveau organisationnel. Il permet de comparer la performance des processus entre différentes entités juridiques, filiales ou unités commerciales. De telles comparaisons peuvent mettre en évidence des différences d'efficacité des processus, de conformité aux politiques et de performance des agents de recouvrement entre les différentes parties de l'organisation, facilitant le partage des meilleures pratiques et la standardisation des processus lorsque cela est approprié.

Permet la comparaison des processus et l'analyse comparative des performances entre différentes entités juridiques, filiales ou unités commerciales au sein d'une organisation.

Un champ organisationnel standard sur tous les documents financiers, y compris les factures, au sein d'un système ERP.

Les conditions de paiement spécifient les modalités selon lesquelles une vente est réalisée, principalement concernant le calendrier de paiement. Elles sont généralement exprimées sous forme de code ou de texte court, tel que 'Net 30' (paiement dû dans 30 jours) ou '2/10 Net 30' (une remise de 2 % si payé en 10 jours, sinon le montant total est dû dans 30 jours).

Cet attribut fournit un contexte essentiel pour la date d'échéance de la facture et le comportement de paiement du client. L'analyse du processus par conditions de paiement peut révéler si certaines conditions sont corrélées à des taux plus élevés de retards de paiement ou de litiges. Il peut également être utilisé pour évaluer l'efficacité des remises pour paiement anticipé et pour éclairer les futures négociations sur les conditions de paiement avec les clients, contribuant ainsi à optimiser les flux de trésorerie.

Fournit un contexte pour les dates d'échéance des factures et permet d'analyser l'impact des différents accords de paiement sur les taux de paiement à temps et les flux de trésorerie globaux.

Stocké dans les données de base client ou dans l'en-tête du bon de commande et de la facture.

La devise de la facture spécifie l'unité monétaire, telle que USD, EUR ou JPY, dans laquelle la facture est émise et le paiement est attendu. Ceci est particulièrement pertinent pour les entreprises opérant à l'international.

Bien que le Process Mining se concentre souvent sur les flux de processus plutôt que sur les conversions financières, cet attribut est important pour interpréter correctement le montant de la facture. Il permet de filtrer l'analyse sur une devise spécifique ou de segmenter le processus pour voir si les transactions dans certaines devises suivent des schémas différents, peut-être en raison de retards de traitement des paiements internationaux ou de différentes stratégies de recouvrement sur les marchés étrangers.

Fournit le contexte nécessaire pour le montant de la facture et permet une segmentation de l'analyse par devise, ce qui peut être pertinent pour les entreprises internationales.

Un champ standard dans les données d'en-tête de facture.

Le segment client est une catégorisation qui regroupe les clients en fonction de caractéristiques communes. Les segments peuvent être définis par des facteurs tels que le secteur d'activité (ex: fabrication, commerce de détail), la taille (ex: grande entreprise, PME), la région géographique ou la valeur stratégique (ex: or, argent, bronze).

Cet attribut permet une analyse plus nuancée et stratégique du processus de recouvrement. En comparant les performances des processus à travers différents segments, les entreprises peuvent découvrir que certains groupes de clients ont des comportements de paiement ou des défis uniques. Par exemple, les clients internationaux peuvent faire face à des cycles de paiement plus longs en raison des opérations bancaires transfrontalières. Ces informations permettent de développer des stratégies et des politiques de recouvrement ciblées pour chaque segment, améliorant ainsi l'efficacité globale et la satisfaction client.

Permet une analyse comparative entre différents groupes de clients, favorisant le développement de stratégies et de politiques de recouvrement ciblées.

Généralement trouvé dans les données de base client au sein d'un système CRM ou ERP.