Votre modèle de données pour la gestion du crédit et le recouvrement

L’heure de l’événement, ou horodatage, indique le moment exact où une activité s’est déroulée dans le processus. Elle fournit l’ordre chronologique nécessaire pour reconstituer la séquence des événements de chaque cas de facture. Ces données sont indispensables à toute analyse temporelle.

En Process Mining, l’heure de l’événement sert à calculer des indicateurs de performance essentiels, comme les temps de cycle entre les activités, la durée totale d’un cas et le respect des accords de niveau de service. Par exemple, le délai entre « Facture envoyée » et « Paiement reçu » a une incidence directe sur le délai moyen de paiement client (DSO). L’analyse des horodatages aide à repérer les retards, à mesurer l’efficacité des étapes du processus et à localiser les goulots d’étranglement.

Cet horodatage est essentiel pour ordonner les événements, calculer les temps de cycle et les durées, et réaliser toute analyse de performance temporelle.

Généralement enregistré comme date de création du document, date de comptabilisation ou horodatage du journal système associé à une transaction ou à un changement de statut.

Le nom de l’activité décrit une étape ou un jalon précis du processus de gestion du crédit et du recouvrement. Ces éléments constituent les blocs de base de la cartographie du processus et représentent des actions telles que « Facture envoyée au client », « Relance envoyée » ou « Paiement imputé à la facture ».

L’analyse de l’ordre et de la fréquence de ces activités est au cœur du Process Mining. Elle permet de découvrir le déroulement réel du processus, de le comparer au modèle prévu et de repérer les écarts, les boucles de reprise et les parcours inefficaces. Par exemple, une fréquence élevée de l’activité « Litige enregistré » peut révéler des problèmes d’exactitude des factures ou de qualité des produits.

Cet attribut définit les étapes du processus. Il constitue la base de la cartographie et permet d’analyser les flux et les variantes du processus.

Généré à partir de différents changements de statut, codes de transaction ou journaux d’événements dans les modules financiers, commerciaux ou de recouvrement du système source.

Le numéro de facture est un code alphanumérique unique attribué à chaque document de facturation. Il sert de référence centrale pour toutes les activités et transactions liées à cette facture, de sa création à son règlement final ou à son passage en perte.

En Process Mining, le numéro de facture permet de relier tous les événements associés, comme « Facture créée », « Paiement reçu » et « Litige enregistré », au sein d’une même instance de processus ou d’un même cas. Il est ainsi possible de visualiser et d’analyser l’ensemble du cycle de vie d’une facture. En regroupant les processus par numéro de facture, les organisations peuvent repérer les goulots d’étranglement, suivre les temps de cycle et comprendre les différences de traitement entre les factures.

Il s’agit de l’ID de cas essentiel qui relie tous les événements associés et permet de reconstituer et d’analyser le cycle de vie complet de la facture.

Généralement présent dans la table d’en-tête d’une facture ou d’un document de comptes clients du système financier source.

Cet attribut indique la date et l’heure de la dernière extraction des données du système source vers l’environnement de Process Mining. Il s’agit d’un champ de métadonnées qui renseigne sur l’actualité du jeu de données analysé.

Connaître la date de la dernière mise à jour des données permet de vérifier que les analyses et les Dashboards reflètent l’état le plus récent du processus. Cette information aide à interpréter correctement les résultats en indiquant jusqu’à quelle date les données sont disponibles. Elle est particulièrement utile pour le suivi des processus en cours ou des KPI presque en temps réel, car elle précise l’actualité des analyses.

Indique l’actualité des données, précise la période couverte par l’analyse et permet aux utilisateurs de connaître la date limite des données disponibles.

Il s’agit généralement de métadonnées générées et stockées par l’outil ETL ou le pipeline de données lors de leur ingestion.

L’attribut Système source identifie l’application ou la plateforme dans laquelle les données d’événement ont été enregistrées à l’origine. Dans un environnement informatique complexe, un même processus, comme celui du crédit à l’encaissement, peut s’étendre sur plusieurs systèmes : un ERP pour la facturation et une plateforme de recouvrement distincte pour les relances, par exemple.

Cet attribut aide à comprendre le contexte technologique du processus. Il peut servir à valider les données, à repérer les variantes propres à chaque système et à diagnostiquer les problèmes d’intégration entre plateformes. L’analyse peut, par exemple, révéler que des retards surviennent régulièrement lors des transferts entre l’ERP et l’outil de recouvrement.

Indique l’origine des données, ce qui aide à comprendre les différences de processus entre les systèmes et à valider les données.

Cette information est souvent ajoutée lors de l’extraction des données (ETL) ou figure dans les champs de métadonnées techniques des tables sources.

La date d’échéance est la date à laquelle le paiement d’une facture doit être reçu pour être considéré comme effectué dans les délais. Elle est généralement calculée à partir de la date de création de la facture et des conditions de paiement convenues.

Cette date constitue un repère essentiel pour mesurer les performances du processus de recouvrement. Elle permet de déterminer si un paiement est en retard, de déclencher les procédures de relance et de calculer l’ancienneté des créances. En Process Mining, elle sert à calculer des KPI comme le taux de paiement dans les délais et le délai moyen de paiement client (DSO), ainsi qu’à analyser l’efficacité des activités de recouvrement par rapport aux échéances.

Sert de référence principale pour mesurer le respect des délais de paiement et permet de calculer des KPI comme le DSO et la ponctualité des paiements.

Présente dans l’en-tête de la facture. Elle peut correspondre à un champ direct ou être calculée à partir de la date de facture et des conditions de paiement.

L’ID client est le code unique qui désigne un compte client dans le système. Il relie une facture à l’entité légalement responsable de son paiement.

Dans une analyse de Process Mining, l’ID client est une dimension essentielle pour segmenter les données. Il permet d’examiner les performances du processus pour un client ou un groupe de clients donné. L’analyse peut ainsi révéler quels clients paient régulièrement en retard, lesquels déposent le plus de litiges ou si certaines inefficacités ne concernent qu’une partie de la clientèle. Ces résultats aident à adapter les stratégies de recouvrement et à améliorer les relations avec les clients.

Permet de segmenter les données du processus pour analyser le comportement des clients, repérer les comptes à risque et adapter les stratégies de recouvrement.

Disponible dans l’en-tête de la facture ou par liaison avec les tables de données clients du système financier ou commercial.

Le montant de la facture correspond à la somme totale facturée au client et qu’il est censé payer. Il s’agit d’une donnée financière fondamentale pour chaque cas de facture.

Cet attribut est essentiel à l’analyse de l’impact financier. En mettant les indicateurs du processus en regard du montant des factures, les organisations peuvent hiérarchiser leurs efforts de recouvrement. L’analyse peut, par exemple, montrer que les factures de montant élevé sont réglées plus tard ou font plus souvent l’objet d’un litige. Cet attribut permet aussi de calculer des KPI financiers clés, comme le délai moyen de paiement client (DSO), et de chiffrer les montants immobilisés par les goulots d’étranglement ou les créances passées en perte.

Essentiel à l’analyse financière, à la priorisation du recouvrement des factures de montant élevé et à l’évaluation du coût des inefficacités du processus.

Champ standard de l’en-tête de facture dans le module des comptes clients ou de facturation du système source.

Le motif du litige indique pourquoi un client refuse de payer une facture. Les motifs courants comprennent un prix incorrect, des marchandises endommagées, des écarts de quantité ou des documents manquants. Cette information est généralement enregistrée à l’ouverture d’un dossier de litige officiel.

Le motif du litige est un attribut précieux pour analyser les causes profondes. En étudiant la fréquence des différents motifs, une entreprise peut repérer des problèmes systémiques qui dépassent le cadre du recouvrement, comme des difficultés d’expédition, des erreurs de facturation ou des erreurs de saisie des commandes. Le Process Mining peut aussi montrer comment les différents motifs influent sur le délai de résolution et le déroulement du processus, afin d’améliorer la gestion des litiges.

Permet d’analyser les causes profondes des retards de paiement et des litiges, et de repérer les problèmes en amont liés à la facturation, à l’expédition ou aux ventes.

Enregistré dans les modules de gestion des litiges, les systèmes CRM ou sous forme de code de motif sur la facture ou le document de comptes clients.

Le niveau de relance indique l’avancement d’une facture en retard dans le processus formel de communication du recouvrement. Il est souvent représenté par un nombre ou un code : le « Niveau 1 » peut correspondre à un rappel courtois, tandis que le « Niveau 4 » peut être un dernier avis avant une action en justice.

L’analyse du niveau de relance est essentielle pour évaluer l’efficacité de la stratégie de relance. Le Process Mining peut montrer quels parcours mènent aux niveaux les plus élevés et si certaines étapes déclenchent effectivement le paiement. L’analyse peut, par exemple, révéler que la plupart des paiements sont effectués après le niveau 2, ce qui rend les niveaux 3 et 4 peu efficaces et coûteux. Ces résultats aident à optimiser le calendrier et le contenu des avis de recouvrement.

Mesure l’intensité des efforts de recouvrement et permet d’évaluer l’efficacité de la stratégie de relance à chaque étape.

Présent dans les modules de gestion du recouvrement ou les données des comptes clients, souvent associé au compte client ou à des documents en retard précis.

Le nom du chargé de recouvrement désigne la personne ou le groupe chargé de gérer une facture en retard et d’effectuer les activités de recouvrement. Il peut s’agir d’un comptable, d’un agent spécialisé ou d’une équipe de recouvrement.

Cet attribut permet d’analyser les performances à l’échelle d’une personne ou d’une équipe. En filtrant ou en comparant les processus selon le nom du chargé de recouvrement, les organisations peuvent repérer les pratiques efficaces, cerner les besoins de formation et analyser la répartition de la charge de travail. Il est essentiel pour comprendre le rôle des équipes dans le processus de recouvrement et son incidence sur les résultats, comme les délais de paiement et les créances passées en perte.

Permet d’analyser les performances des équipes et des personnes, la répartition de la charge de travail ainsi que l’efficacité des différents agents ou stratégies de recouvrement.

Présent dans les données de transaction des comptes clients, les fiches clients ou certains modules de gestion du recouvrement. Il peut correspondre à des champs tels que « Comptable » ou « ID utilisateur ».

Le statut de la facture indique son état actuel dans son cycle de vie. Il évolue au fil des événements : « Ouverte » à sa création, puis « En retard » si elle n’est pas payée à l’échéance, et enfin « Payée » ou « Passée en perte ».

Cet attribut donne un aperçu de l’état des comptes clients. Dans une analyse de Process Mining, il aide à classer les cas et à comprendre les résultats des différentes variantes du processus. Par exemple, comparer les flux qui aboutissent au statut « Contestée » à ceux qui aboutissent au statut « Payée » peut révéler les causes profondes des difficultés de paiement. Il permet aussi de filtrer les cas en cours, comme toutes les factures actuellement « En retard », afin d’analyser les activités de recouvrement.

Donne une vue claire de l’état actuel des factures, permet d’analyser les résultats du processus et de filtrer les cas selon un statut, comme « En retard » ou « Contestée ».

Généralement disponible dans un champ de statut de l’en-tête de la facture ou du document de comptes clients.

Le code société est un identifiant d’unité organisationnelle qui désigne une entreprise juridiquement indépendante ou un secteur d’activité distinct pour lequel des états financiers sont établis. Dans une organisation composée de plusieurs entités, chaque transaction est affectée à un code société précis.

Cet attribut est essentiel à l’analyse par entité. Il permet de comparer les performances du processus entre différentes entités juridiques, filiales ou unités opérationnelles. Ces comparaisons peuvent mettre en évidence des écarts d’efficacité, de respect des politiques et de performance des équipes de recouvrement, et faciliter le partage des bonnes pratiques ainsi que la standardisation des processus lorsque cela est pertinent.

Permet de comparer les processus et leurs performances entre les entités juridiques, les filiales ou les unités opérationnelles d’une organisation.

Champ organisationnel standard de tous les documents financiers, y compris les factures, dans un système ERP.

Les conditions de paiement précisent les modalités de vente, notamment le délai de paiement. Elles sont généralement indiquées par un code ou une formule courte, comme « Net 30 » (paiement sous 30 jours) ou « 2/10 Net 30 » (remise de 2 % en cas de paiement sous 10 jours, sinon paiement intégral sous 30 jours).

Cet attribut apporte un contexte essentiel à la date d’échéance de la facture et au comportement de paiement du client. L’analyse du processus selon les conditions de paiement peut révéler si certaines modalités sont associées à davantage de retards ou de litiges. Elle permet aussi d’évaluer l’efficacité des remises pour paiement anticipé et d’éclairer les négociations futures avec les clients, afin d’optimiser la trésorerie.

Précise le contexte des dates d’échéance et permet d’analyser l’incidence des différentes modalités de paiement sur le respect des délais et la trésorerie globale.

Enregistrées dans les données de référence client ou dans l’en-tête de la commande ou de la facture.

La devise de la facture précise l’unité monétaire, comme USD, EUR ou JPY, dans laquelle la facture est émise et le paiement attendu. Cet attribut est particulièrement pertinent pour les entreprises présentes à l’international.

Le Process Mining porte souvent davantage sur les flux de processus que sur les conversions financières, mais cet attribut est nécessaire pour interpréter correctement le montant de la facture. Il permet de filtrer l’analyse par devise ou de segmenter le processus pour vérifier si les transactions dans certaines devises suivent des schémas différents, par exemple en raison de retards de traitement des paiements internationaux ou de stratégies de recouvrement propres aux marchés étrangers.

Apporte le contexte nécessaire à l’interprétation du montant de la facture et permet de segmenter l’analyse par devise, ce qui peut être utile aux entreprises présentes à l’international.

Champ standard de l’en-tête de facture.

Le segment de clientèle regroupe les clients qui partagent certaines caractéristiques. Les segments peuvent être définis selon le secteur d’activité (par exemple, industrie ou commerce de détail), la taille (grande entreprise ou PME), la région géographique ou la valeur stratégique (or, argent, bronze, par exemple).

Cet attribut permet d’analyser le processus de recouvrement de manière plus précise et stratégique. La comparaison des performances entre segments peut révéler des comportements ou des difficultés de paiement propres à certains groupes. Par exemple, les clients internationaux peuvent connaître des délais de paiement plus longs en raison des opérations bancaires transfrontalières. Ces résultats permettent d’élaborer des stratégies et des politiques de recouvrement adaptées à chaque segment, afin d’améliorer l’efficacité globale et la satisfaction client.

Permet de comparer différents groupes de clients et d’élaborer des stratégies et des politiques de recouvrement adaptées à chacun.

Généralement présent dans les données de référence client d’un système CRM ou ERP.