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Améliorez votre processus Purchase to Pay - Demande d’achat

Un guide en 6 étapes pour optimiser les demandes d’achat dans Coupa.
Améliorez votre processus Purchase to Pay - Demande d’achat
Purchase to Pay - Demande d’achat
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Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
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Défis(11)Objectifs(11)6 étapesAperçuRésultatsDonnéesFAQ(5)

Accélérez l’approbation des demandes d’achat dans Coupa

L’optimisation du processus d’approvisionnement est essentielle au bon fonctionnement des opérations. Notre plateforme vous aide à repérer les goulots d’étranglement lors de la création et de l’approbation des demandes d’achat, afin de vérifier la conformité et de traiter les demandes plus rapidement. Découvrez comment améliorer votre flux de travail et réduire sensiblement les délais et les coûts en repérant les inefficacités qui passent inaperçues.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le processus Purchase to Pay - Demande d’achat dans Coupa ?

Le processus Purchase to Pay, ou P2P, commence par la demande d’achat, qui transforme un besoin métier en demande officielle. Dans un système comme Coupa, un processus de demande inefficace peut entraîner des retards importants, une hausse des coûts et de la frustration chez les parties prenantes tout au long du cycle d’achat. Des approbations lentes retardent les projets, font perdre des remises pour paiement anticipé et alourdissent les tâches administratives. Au-delà de la rapidité, la qualité et la conformité des demandes ont une incidence directe sur les étapes suivantes, comme la création des commandes d’achat, la réception des marchandises et le traitement des factures. Comprendre et optimiser cette première étape est essentiel pour améliorer l’efficacité de bout en bout du processus P2P et tirer le meilleur parti de votre investissement dans Coupa. En vous concentrant sur les demandes d’achat, vous pouvez éviter que les problèmes ne se répercutent sur les étapes suivantes, améliorer le déroulement des opérations et renforcer le contrôle financier.

Comment le Process Mining transforme l’analyse des demandes d’achat dans Coupa

Le Process Mining permet d’analyser, à partir des données, le déroulement réel de votre processus Purchase to Pay - Demande d’achat dans Coupa. Contrairement aux méthodes d’analyse traditionnelles, qui reposent sur des entretiens ou des procédures documentées, il extrait les données d’événements directement des journaux de votre système Coupa. Vous pouvez ainsi visualiser le parcours réel de chaque demande d’achat, de sa création à son traitement final, qu’elle soit approuvée, rejetée ou retirée. Vous repérez précisément les goulots d’étranglement, par exemple les étapes d’approbation qui entraînent régulièrement des retards, ou les demandes souvent modifiées, signe possible de problèmes dans les données initiales ou de besoins de formation. Le Process Mining met en évidence les boucles de reprise cachées, les écarts par rapport au processus prévu et les possibilités d’automatisation, à partir de données réelles sur les opérations.

Principaux axes d’amélioration de votre processus de demande d’achat

L’analyse des données Coupa de votre processus Purchase to Pay - Demande d’achat par le Process Mining fait ressortir plusieurs axes d’amélioration :

  • Optimisation du flux d’approbation : repérez les étapes d’approbation ou les approbateurs qui allongent le plus le temps de cycle. Déterminez si les demandes restent bloquées dans un service particulier ou si certains types de demandes attendent systématiquement plus longtemps. Ces informations vous aident à revoir les circuits d’approbation, par exemple en regroupant des étapes ou en réattribuant les responsabilités.
  • Réduction des reprises et des modifications : analysez les raisons pour lesquelles les demandes sont souvent modifiées après leur soumission. Les informations initiales sont-elles incomplètes ? Les exigences ont-elles changé ? Les règles d’achat ont-elles été mal comprises ? La réduction de ces reprises raccourcit le temps de cycle global des demandes et améliore la qualité des données.
  • Conformité et respect des règles : détectez les écarts par rapport aux règles d’achat et à la matrice d’approbation en vigueur. Le Process Mining peut mettre en évidence les demandes qui contournent les procédures habituelles ou les approbations accordées au-delà des limites établies, afin de permettre une intervention rapide et de faire respecter les règles de gouvernance.
  • Possibilités d’automatisation : repérez les demandes courantes à faible risque qui suivent un parcours simple et régulier et pourraient être automatisées, afin que les approbateurs puissent se consacrer aux demandes plus complexes. Vous réduisez ainsi les tâches manuelles et accélérez le traitement des demandes courantes.

Résultats attendus : des bénéfices mesurables

En utilisant le Process Mining pour optimiser votre processus Purchase to Pay - Demande d’achat dans Coupa, vous pouvez obtenir des améliorations mesurables :

  • Réduction du temps de cycle : réduisez sensiblement le délai moyen d’approbation d’une demande, de sa soumission à la création d’une commande d’achat, pour accélérer les achats et l’exécution des projets. Nos clients constatent généralement une réduction des délais de 20 à 40 %.
  • Efficacité accrue : limitez les interventions manuelles et les reprises, afin que votre équipe achats et les demandeurs puissent se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Vous réduisez ainsi les coûts et améliorez le volume d’opérations traité.
  • Conformité renforcée : veillez au respect des règles de l’entreprise et des exigences réglementaires pour toutes les demandes d’achat, réduisez les risques liés aux audits et améliorez la transparence de votre processus P2P.
  • Satisfaction accrue des demandeurs : un processus de demande plus simple et plus rapide améliore la satisfaction des employés et la qualité du service interne, tout en renforçant le rôle d’accompagnement du service des achats dans votre organisation.

Premiers pas vers l’optimisation du processus de demande d’achat

Vous n’avez pas besoin de compétences techniques approfondies pour optimiser votre processus Coupa Purchase to Pay - Demande d’achat avec le Process Mining. Nos contenus et outils spécialisés vous guident dans l’analyse et vous aident à transformer rapidement les données brutes de Coupa en résultats concrets. Vous pouvez repérer presque immédiatement les principaux goulots d’étranglement et les comportements non conformes, puis mettre en place des améliorations ciblées aux résultats mesurables. Appuyez vos décisions d’achat sur les données et tirez le meilleur parti de votre investissement dans Coupa.

Purchase to Pay - Demande d’achat Demande d’achat P2P Achats Approbation des demandes d’achat Réduction des délais Analyse de la conformité Service des achats Gestion des dépenses Gestion des demandes d’achat Efficacité du flux de travail Procure to Pay Contrôle budgétaire

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les retards dans l’approbation des demandes d’achat allongent considérablement les délais d’achat. Ils peuvent retarder les projets, faire perdre des possibilités d’économies et ralentir les opérations. Ils nuisent directement à la réactivité et à l’efficacité de l’organisation dans le processus Purchase to Pay - Demande d’achat. ProcessMind analyse l’ensemble du processus Coupa Purchase to Pay - Demande d’achat pour repérer précisément les goulots d’étranglement liés aux approbations et déterminer les étapes ou les approbateurs qui causent les retards les plus importants. La visualisation des circuits d’approbation réels révèle des possibilités de simplification et d’automatisation du processus.

Les modifications fréquentes apportées aux demandes d’achat après leur soumission initiale révèlent souvent des problèmes sous-jacents, comme des demandes initiales inexactes ou des exigences d’achat peu claires. Elles entraînent de nombreuses reprises, allongent les délais de traitement et augmentent les coûts administratifs du flux de travail Purchase to Pay - Requisition. ProcessMind cartographie l’ensemble du parcours des demandes d’achat dans Coupa et repère précisément où et pourquoi elles sont souvent modifiées. La plateforme met en évidence les étapes où les modifications sont fréquentes et leurs causes profondes, afin d’aider les organisations à améliorer la qualité des données dès la saisie et à mieux former les demandeurs.

Les demandes d’achat qui s’écartent des politiques établies, par exemple en utilisant des catégories d’articles incorrectes ou en contournant des étapes d’approbation obligatoires, présentent des risques importants pour la conformité et peuvent entraîner des dépenses non autorisées ou non conformes. Cela fragilise les contrôles financiers et la gouvernance du processus Purchase to Pay - Requisition. ProcessMind détecte automatiquement les écarts par rapport au processus standard de demande d’achat dans Coupa et signale les cas de non-conformité. La plateforme montre clairement les étapes d’approbation contournées et les infractions aux politiques, ce qui aide à faire respecter les règles de gouvernance et à réduire l’exposition globale aux risques.

Un nombre élevé de demandes d’achat rejetées révèle des inefficacités importantes, dues à des demandes incorrectement remplies ou à des critères d’approbation ambigus. Les demandeurs comme les approbateurs perdent du temps, ce qui retarde considérablement le début du cycle d’achat. ProcessMind analyse le flux Purchase to Pay - Requisition dans Coupa pour repérer les motifs et les étapes de rejet les plus fréquents. La plateforme peut mettre en évidence les services, les catégories d’articles ou les circuits d’approbation associés aux rejets fréquents, afin de cibler les formations ou de clarifier les politiques.

Lorsque les demandes d’achat suivent des circuits d’approbation inutilement complexes, alambiqués ou incohérents, cela crée de la confusion, allonge les délais de traitement et complique la prévision des délais d’achat. Ce manque de standardisation nuit à la gestion efficace du processus Purchase to Pay - Requisition. ProcessMind reconstitue visuellement tous les circuits d’approbation réellement suivis par les demandes d’achat dans Coupa et révèle leur complexité opérationnelle. La plateforme aide à repérer les étapes redondantes, les écarts non autorisés et les circuits parallèles inutiles par rapport aux flux de travail prévus, pour simplifier le processus.

Lorsque les retards se concentrent régulièrement à certaines étapes d’approbation ou auprès de certains approbateurs, ils créent des goulots d’étranglement qui ralentissent fortement l’ensemble du processus Purchase to Pay - Requisition. Il en résulte souvent des retards accumulés, des échéances internes manquées et une baisse générale de l’efficacité des achats. ProcessMind mesure précisément la durée réelle de chaque étape d’approbation et analyse la répartition de la charge de travail entre les approbateurs dans Coupa. La plateforme indique exactement où et pourquoi les demandes d’achat sont bloquées, afin de cibler la répartition des ressources, le rééquilibrage des flux de travail ou les initiatives d’automatisation.

Les interventions manuelles, saisies de données et corrections fréquentes pendant l’approbation des demandes d’achat mobilisent un temps précieux et augmentent le risque d’erreur humaine. Elles réduisent directement la productivité du personnel et accroissent les coûts opérationnels du flux de travail Purchase to Pay - Requisition dans Coupa. ProcessMind repère les activités qui demandent beaucoup de travail manuel ou nécessitent plusieurs interventions de différents utilisateurs, signe d’un manque d’automatisation. En cartographiant ces tâches répétitives dans le processus Purchase to Pay - Requisition, la plateforme met en évidence les possibilités d’automatisation et de simplification pour réduire les interventions humaines.

Sans visibilité claire et en temps réel sur l’état et l’emplacement d’une demande d’achat dans son circuit d’approbation, les demandeurs et les parties prenantes ne savent pas où en est le processus et doivent souvent se renseigner manuellement. Cela entraîne de la frustration, des échanges inefficaces et un manque de transparence dans le processus Purchase to Pay - Requisition. ProcessMind visualise de bout en bout le parcours de chaque demande d’achat dans Coupa, avec des mises à jour détaillées de son état et des données historiques. La plateforme indique l’étape en cours et l’historique complet de chaque demande, sans laisser place aux suppositions, et améliore ainsi nettement la transparence pour toutes les parties prenantes.

Des temps de cycle irréguliers et prolongés pour certains types de demandes d’achat, catégories d’articles ou services révèlent des inefficacités sous-jacentes et un manque de standardisation. Il devient alors difficile d’établir des prévisions fiables, et certaines unités opérationnelles ou échéances de projets importants peuvent être particulièrement touchées. ProcessMind analyse l’ensemble du processus Purchase to Pay - Requisition dans Coupa et compare les résultats selon différents attributs, comme le type de demande, le service ou la catégorie d’articles. La plateforme montre clairement quels segments présentent les temps de cycle les plus longs et en explique les raisons, afin de définir des mesures d’optimisation adaptées.

Les demandes d’achat urgentes ne sont souvent pas traitées plus rapidement, ce qui peut perturber les opérations, faire manquer des occasions commerciales ou entraîner des coûts supplémentaires liés aux achats d’urgence de dernière minute. Le flux de travail standard dans Coupa ne distingue pas toujours efficacement ces demandes prioritaires et ne les accélère pas suffisamment, ce qui peut nuire à la continuité des activités. ProcessMind suit le parcours réel des demandes d’achat signalées comme urgentes et compare leurs délais de traitement à ceux des demandes standard. La plateforme repère les demandes urgentes bloquées par des goulots d’étranglement courants ou orientées vers des circuits inadaptés, afin d’ajuster le processus et de garantir un traitement prioritaire dans les délais.

Le retrait d’une demande d’achat alors que son circuit d’approbation est déjà bien avancé révèle des problèmes de fond, comme une évolution des besoins, un cadrage initial inexact ou des exigences mal définies. Cela représente un gaspillage important de temps et de ressources pour toutes les parties concernées par le flux de travail Purchase to Pay - Requisition dans Coupa. ProcessMind analyse les étapes précises auxquelles les demandes sont retirées et examine les activités qui les précèdent. En repérant les tendances et les facteurs déclencheurs de ces abandons précoces, les organisations peuvent traiter les causes profondes, clarifier les demandes initiales et éviter d’engager inutilement le processus.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Accélérer l’approbation des demandes d’achat améliore directement l’efficacité des achats et permet d’obtenir les biens et services nécessaires dans les délais. Pour le processus Coupa P2P Requisition, cela signifie répondre plus vite aux besoins de l’entreprise, améliorer la satisfaction des parties prenantes et réduire les retards opérationnels liés aux achats.
ProcessMind repère les étapes et les intervenants qui retardent le circuit d’approbation des demandes d’achat dans Coupa. L’analyse des variantes du processus et des temps de traitement permet de cibler les goulots d’étranglement et pourrait réduire les délais d’approbation de 20 à 30 %, accélérant ainsi sensiblement les cycles d’achat.

Un taux élevé de modifications des demandes d’achat dans Coupa P2P Requisition révèle des problèmes de qualité des données initiales ou des exigences peu claires, qui entraînent des reprises et allongent les délais de traitement. Réduire ces modifications améliore l’exactitude des données, simplifie le flux de travail et évite les retards dans le processus d’achat.
ProcessMind repère les étapes et les attributs fréquemment associés aux modifications, ce qui aide à en découvrir les causes profondes, comme des formulaires incomplets ou des spécifications imprécises. En visualisant les boucles de modification courantes, les organisations peuvent mettre en place des formations ciblées ou revoir leurs formulaires, et réduire les reprises de 15 à 25 %.

Le respect des politiques d’achat dans Coupa P2P Requisition est essentiel à la gestion des risques, à l’intégrité financière et à la préparation des audits. Cet objectif consiste à veiller à ce que toutes les demandes d’achat suivent les règles définies, afin d’éviter les dépenses non autorisées et de maintenir les normes de gouvernance dans toute l’organisation.
ProcessMind détecte automatiquement les écarts par rapport au flux standard et conforme de Coupa P2P Requisition. La plateforme signale les approbations ignorées, les seuils non respectés et les circuits non conformes, afin de permettre des mesures correctives et d’améliorer le respect des règles de plus de 90 %.

Les rejets fréquents de demandes d’achat dans Coupa P2P Requisition sont source de frustration, de reprises et de retards dans l’obtention des articles nécessaires. Réduire leur fréquence témoigne d’exigences plus claires, d’une meilleure validation en amont et d’une utilisation plus efficace du temps des demandeurs et des approbateurs, pour des opérations mieux organisées.
ProcessMind révèle les motifs et les étapes les plus souvent associés aux rejets de demandes d’achat dans Coupa, par exemple certains services, catégories d’articles ou étapes d’approbation. L’analyse des tendances permet de traiter les causes profondes, de réduire les rejets de 10 à 20 % et d’améliorer le déroulement du processus.

Dans Coupa P2P Requisition, des circuits d’approbation complexes et inefficaces peuvent entraîner des retards importants et de la confusion, notamment lorsque les approbations comportent plusieurs niveaux ou des conditions. Simplifier ces circuits permet d’acheminer rapidement et efficacement les demandes vers les bons approbateurs et de limiter les transferts inutiles.
ProcessMind cartographie visuellement tous les circuits d’approbation réellement suivis par les demandes dans Coupa et révèle les parcours alambiqués et les étapes superflues. La plateforme aide à repérer les possibilités d’optimisation de la configuration des flux de travail, afin de simplifier les circuits et de réduire de 10 à 15 % les efforts consacrés aux approbations.

Les goulots d’étranglement dans le circuit d’approbation de Coupa P2P Requisition entraînent des retards importants et nuisent à la rapidité et à la réactivité des achats. Les repérer et les éliminer permet de maintenir un cycle de traitement efficace et de répondre aux besoins de l’entreprise.
ProcessMind montre clairement où les demandes d’achat sont bloquées et pendant combien de temps, en repérant les étapes d’approbation ou les approbateurs qui constituent des goulots d’étranglement. Ces informations permettent de prendre des mesures ciblées, comme réaffecter des ressources ou reconfigurer les flux de travail, pour accélérer le traitement de 15 à 20 %.

Les interventions manuelles dans le circuit d’approbation de Coupa P2P Requisition augmentent le risque d’erreur humaine et ralentissent le traitement. Automatiser ces étapes lorsque c’est possible améliore l’efficacité, réduit les coûts opérationnels et permet au personnel de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
ProcessMind repère les tâches manuelles répétitives et les vérifications humaines superflues dans le processus d’approbation de Coupa qui se prêtent particulièrement à l’automatisation. En mettant ces possibilités en évidence, la plateforme aide les organisations à déployer l’automatisation robotisée des processus (RPA) ou des règles de flux de travail, et à réduire les efforts manuels jusqu’à 25 %.

Le manque de visibilité en temps réel sur l’état des demandes d’achat dans Coupa P2P Requisition suscite de l’incertitude, multiplie les demandes de renseignements et complique la planification. Une meilleure visibilité permet aux demandeurs et aux parties prenantes de suivre l’avancement et de prévoir plus précisément les délais d’achat, tout en réduisant la frustration.
ProcessMind crée un jumeau numérique fidèle de votre processus Coupa P2P Requisition et fournit des Dashboards et des analyses en temps réel sur l’état actuel et la date d’achèvement estimée de chaque demande. Ces informations réduisent de 30 à 40 % les demandes du type « Où en est ma demande d’achat ? » et améliorent la communication avec les parties prenantes.

Les délais de traitement irréguliers des demandes d’achat dans Coupa P2P Requisition rendent les délais d’approvisionnement imprévisibles et compliquent la planification des ressources. Les uniformiser contribue à rendre le processus d’achat plus fiable et efficace, quels que soient le service et le type de demande.
ProcessMind analyse les variantes du processus et repère les facteurs qui expliquent les écarts de durée dans le traitement des demandes d’achat dans Coupa. En comprenant pourquoi certaines demandes prennent plus de temps, les organisations peuvent appliquer les bonnes pratiques et réduire de 20 à 30 % les variations des délais de traitement.

Une mauvaise priorisation des demandes d’achat urgentes dans Coupa P2P Requisition peut perturber gravement les activités et faire manquer des occasions. Cet objectif vise à repérer les demandes urgentes et à accélérer leur traitement de façon appropriée, afin de limiter les retards pour les besoins soumis à des contraintes de temps.
ProcessMind cartographie le parcours réel des demandes urgentes dans Coupa et le compare à celui des demandes non urgentes pour repérer les défaillances de la priorisation. La plateforme révèle les goulots d’étranglement propres aux demandes urgentes, afin d’ajuster les règles d’approbation ou de leur réserver des circuits accélérés.

Le retrait prématuré de demandes d’achat dans Coupa P2P Requisition révèle souvent un processus de demande initiale mal conçu ou source de confusion, qui entraîne un gaspillage d’efforts et peut obliger à soumettre une nouvelle demande. Réduire ces retraits améliore l’exactitude des données et limite les tâches administratives inutiles.
ProcessMind repère les étapes et les attributs fréquemment associés aux demandes d’achat retirées dans Coupa. En comprenant à quel moment et pour quelles raisons ces retraits surviennent, les entreprises peuvent corriger les problèmes dès la demande initiale, mieux guider les demandeurs et réduire les retraits de 10 à 15 %.

Les 6 étapes pour améliorer le processus Purchase to Pay - Requisition

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Télécharger le modèle
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Exporter vos données
3
Importer votre jeu de données
4
Analyser votre processus
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6
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Que faire

Obtenez le modèle Excel adapté à l’analyse de votre processus de demande d’achat dans Coupa. Il vous aidera à recueillir tous les éléments nécessaires à une analyse efficace.

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Pourquoi est-ce important ?

Un modèle structuré garantit la collecte correcte de toutes les données essentielles dans Coupa et constitue le point de départ d’une analyse précise et complète du processus.

Résultat attendu

Un modèle de données prêt à l’emploi, conçu pour les demandes d’achat dans Coupa, qui vous guide dans l’extraction des données.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Repérez les problèmes cachés dans vos demandes d’achat P2P

ProcessMind représente l’ensemble du parcours des demandes d’achat Purchase to Pay dans Coupa. Visualisez les flux réels, repérez les retards et identifiez clairement les écarts de conformité.
  • Visualisez les parcours réels des demandes d’achat P2P
  • Repérez immédiatement les goulots d’étranglement dans les approbations
  • Vérifiez la conformité de chaque demande
  • Réduisez le temps de traitement des demandes d’achat
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPES

Améliorer le processus de demande d’achat

Ces résultats illustrent les améliorations importantes que le process mining peut apporter au processus Purchase to Pay - Requisition dans Coupa, en repérant et en éliminant les goulots d’étranglement et les inefficacités.

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Cycle d’approbation plus rapide

Réduction moyenne du temps d’approbation

En repérant et en éliminant les principaux goulots d’étranglement, les organisations peuvent réduire considérablement le délai nécessaire à l’approbation finale d’une demande d’achat et accélérer l’ensemble du processus d’achat.
0 %
Moins de reprises

Baisse des rejets et des modifications

Améliorer la qualité des demandes d’achat initiales et clarifier les exigences réduit nettement le nombre de demandes rejetées ou modifiées, et permet d’économiser beaucoup de temps et d’efforts dans le processus Purchase to Pay.
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Meilleur respect des politiques

Respect accru des règles d’achat

Le process mining révèle les écarts cachés par rapport aux flux d’approbation définis. Les organisations peuvent ainsi mieux faire respecter leurs politiques et réduire considérablement les risques de non-conformité liés au traitement des demandes d’achat.
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Résolution plus rapide des goulots d’étranglement

Traitement accéléré aux étapes critiques

Repérer et résoudre les goulots d’étranglement critiques dans les files d’approbation permet aux demandes d’achat d’avancer plus rapidement, de réduire les retards coûteux et d’améliorer l’efficacité globale.
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Meilleure compréhension du processus

Une meilleure visibilité pour les décisions stratégiques

Une analyse approfondie des variantes du processus et de leurs causes profondes aide à uniformiser le traitement des demandes d’achat. Les délais d’approvisionnement deviennent ainsi plus prévisibles, ce qui facilite la planification et la répartition des ressources.
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Moins d’interventions manuelles

Économies grâce à l’automatisation des tâches

L’automatisation des vérifications manuelles et des étapes d’approbation que le process mining a repérées comme pouvant être optimisées réduit considérablement les efforts humains et les tâches administratives liés au traitement des demandes d’achat.

Les résultats varient selon la complexité du processus, la qualité des données et les objectifs propres à chaque organisation. Les chiffres présentés ici correspondent aux améliorations généralement observées dans différentes mises en œuvre.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis ajoutez-en au besoin.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique de chaque demande d’achat, utilisé comme identifiant principal du cas dans le processus.

Pourquoi est-ce important ?

Cet identifiant de cas essentiel relie toutes les étapes du processus et permet d’analyser le cycle de vie complet de la demande d’achat, du début à la fin.

Nom de l’activité ou de l’événement métier précis survenu à un moment donné pour la demande d’achat.

Pourquoi est-ce important ?

Il définit les étapes de la carte de processus et permet de visualiser et d’analyser le parcours des demandes d’achat.

Date et heure précises auxquelles l’activité a eu lieu.

Pourquoi est-ce important ?

Cet horodatage permet de remettre les événements dans le bon ordre et de calculer les indicateurs de durée, notamment les temps de cycle et les goulots d’étranglement.

Statut actuel ou final de la demande d’achat.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut permet de comprendre l’issue des demandes d’achat, de calculer les taux d’approbation et de rejet et de suivre l’état des demandes en cours.

Employé qui a créé et soumis la demande d’achat.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet d’analyser le déroulement du processus par utilisateur, de repérer les besoins de formation et de comprendre comment chacun interagit avec le processus.

Service ou centre de coûts auquel la demande d’achat est imputée.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de comparer les indicateurs clés de performance du processus, comme le temps de cycle et le taux de rejet, entre les différentes unités opérationnelles et de repérer les points à améliorer.

Valeur monétaire totale de la demande d’achat.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet d’analyser les différences de traitement selon le montant des demandes, les montants élevés entraînant souvent des flux de travail d’approbation plus complexes.

Utilisateur ou groupe chargé d’une activité d’approbation.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut est essentiel pour analyser les performances des approbateurs, équilibrer la charge de travail et repérer les goulots d’étranglement liés à certaines personnes ou à certains groupes d’approbation.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Un utilisateur crée une nouvelle demande d’achat et l’enregistre comme brouillon. C’est le point de départ de chaque cas de demande d’achat, généralement déduit de l’horodatage de création de l’enregistrement correspondant.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque le début du cycle de vie de la demande d’achat. L’analyse du délai entre sa création et sa soumission peut révéler des retards dus aux hésitations de l’utilisateur ou à la complexité du système.

Le demandeur soumet officiellement la demande d’achat remplie pour approbation. Cet événement est déduit du changement d’état de la demande dans les journaux d’audit ou les tables d’historique du système, de « draft » à « pending_approval ».

Pourquoi est-ce important ?

La soumission déclenche le processus d’approbation. Elle constitue donc une étape clé pour mesurer le KPI « Temps de cycle moyen d’approbation des demandes d’achat ». Les retards antérieurs sont liés à l’utilisateur, tandis que ceux qui surviennent ensuite relèvent du processus.

La demande d’achat a franchi avec succès toutes les étapes requises du flux de travail d’approbation. Cette activité est déduite du passage du statut général de l’en-tête de la demande à « approved ».

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape marque une réussite importante et la fin du cycle d’approbation. Le temps nécessaire pour l’atteindre est un indicateur clé de performance. Elle déclenche également les étapes suivantes du processus d’approvisionnement.

La demande d’achat est définitivement rejetée au cours du processus d’approbation et ne sera pas convertie en commande. Cette activité est déduite du passage du statut général de l’en-tête de la demande à « rejected ».

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque l’échec définitif du processus. L’analyse de ces événements est essentielle pour réduire le taux de rejet des demandes d’achat et repérer les causes profondes, comme le non-respect des règles ou les problèmes de budget.

Une commande est créée à partir des informations de la demande d’achat approuvée. Cet événement est déduit de la création d’un enregistrement de commande faisant référence à l’identifiant de la demande d’origine.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit du principal résultat attendu du processus de demande d’achat et du passage à l’étape suivante du cycle Purchase-to-Pay. L’analyse du temps écoulé entre « Demande d’achat approuvée » et cet événement permet de repérer les retards d’exécution.

La demande d’achat est officiellement clôturée : aucune autre action ne sera entreprise. Cela peut se produire après la création et l’exécution d’une commande, ou si la demande est annulée après approbation, mais avant la commande.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque la fin définitive du cycle de vie de la demande d’achat. Elle garantit que chaque cas se termine clairement et évite que des demandes apparaissent indéfiniment comme « actives » dans l’analyse du processus.

FAQ

Foire aux questions

Le process mining cartographie le déroulement réel de votre processus de demande d’achat et repère toutes les variantes et les écarts par rapport au parcours prévu. Il met en évidence les goulots d’étranglement, les problèmes de conformité et les tâches manuelles excessives, pour vous donner une vision objective du traitement des demandes dans Coupa. Vous pouvez ainsi prendre des décisions fondées sur les données afin d’optimiser les opérations et de réduire les inefficacités.

En visualisant chaque étape et sa durée, le process mining repère précisément les retards dans le circuit d’approbation. Il peut identifier les approbateurs, les services ou les complexités de routage qui allongent les délais. Ces informations permettent de prendre des mesures ciblées pour optimiser les flux de travail et accélérer le traitement des demandes d’achat.

Pour commencer, vous avez généralement besoin des journaux d’événements de Coupa, qui contiennent l’identifiant de la demande d’achat comme identifiant de cas, les noms ou états des activités et les horodatages correspondants. Des attributs supplémentaires, comme l’approbateur, le montant de la demande ou le service, peuvent enrichir l’analyse. Ces données de base permettent de reconstituer l’ensemble du flux de processus.

Coupa propose généralement plusieurs méthodes d’extraction des données, notamment des rapports standard, des API ou un accès direct à la base de données, selon votre configuration et vos autorisations. La complexité varie, mais l’opération reste généralement à la portée des équipes informatiques ou peut être réalisée avec l’assistance du fournisseur. Nous pouvons vous guider sur les données précises à recueillir pour mener une analyse efficace.

Le process mining peut apporter des améliorations importantes, notamment en réduisant les temps de cycle d’approbation des demandes d’achat, les taux de modification et de rejet, et en renforçant le respect des politiques d’achat. Vous pouvez également vous attendre à des circuits d’approbation plus simples et à une meilleure visibilité en temps réel sur l’état des demandes. Ces avantages se traduisent par des économies et une meilleure efficacité opérationnelle.

Oui. Le process mining visualise l’ensemble du flux de processus et calcule automatiquement le temps passé à chaque étape, y compris aux étapes d’approbation. Il montre précisément où les demandes d’achat sont bloquées ou subissent des retards excessifs, ce qui vous permet de repérer et de traiter efficacement les goulots d’étranglement. Vous pouvez ainsi déterminer clairement quelles étapes d’approbation doivent être optimisées.

Les premières analyses peuvent souvent être produites quelques semaines après l’extraction et l’importation réussies des données. Une analyse complète et des recommandations concrètes suivent généralement dans un délai de 4 à 8 semaines. Le calendrier dépend de la qualité des données, de la complexité de votre configuration Coupa et des objectifs précis de l’analyse.

Non. Le process mining ne nécessite généralement aucune installation de logiciel supplémentaire dans votre environnement Coupa. Il analyse les données historiques des journaux d’événements extraites de Coupa. L’analyse s’effectue sur une plateforme de process mining distincte, sans perturber vos opérations Coupa existantes.

Le process mining s’adapte aux organisations de toutes tailles. Les grandes entreprises ont parfois des processus plus complexes, mais les structures plus petites peuvent elles aussi en tirer un réel bénéfice en repérant les inefficacités et en optimisant leurs processus essentiels. L’essentiel est de disposer d’un volume suffisant de données d’événements à analyser, quelle que soit la taille de l’entreprise.

Le principal prérequis est de pouvoir accéder à votre système Coupa pour en extraire les données nécessaires des journaux d’événements. Il faut souvent collaborer avec votre équipe informatique ou votre administrateur Coupa pour configurer les procédures d’exportation des données. En dehors de cet accès, aucun changement particulier de l’infrastructure de votre environnement Coupa n’est généralement nécessaire.

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