Votre template de données pour la Gestion des dépenses

L’heure de l’événement, ou horodatage, enregistre le moment où une activité s’est produite. Elle fournit l’ordre chronologique des événements pour chaque rapport de dépenses, ce qui est indispensable pour reconstituer précisément la chronologie du processus.

Dans le Process Mining, les horodatages constituent la base de toutes les analyses temporelles. Ils servent à calculer des indicateurs clés de performance tels que les délais entre les activités, le temps total de traitement de bout en bout et les temps d’attente. L’analyse des horodatages permet aux organisations d’identifier les retards dans le processus d’approbation, de mesurer l’efficacité de l’exécution des remboursements et de suivre la performance par rapport aux accords de niveau de service.

Cet horodatage est essentiel pour classer les événements par ordre chronologique et calculer tous les indicateurs fondés sur la durée, notamment les délais de traitement et les goulots d’étranglement.

Présent dans les journaux d’événements ou les données de transaction, souvent sous les intitulés « Date de création », « Horodatage » ou « Date de l’événement ».

L’identifiant du rapport de dépenses est une clé unique attribuée à chaque rapport soumis par un employé. Il constitue le fil conducteur qui relie toutes les étapes du processus, de la création et de la soumission aux approbations, aux éventuels rejets, puis au remboursement final.

Dans le Process Mining, cet attribut est fondamental pour reconstituer les cas. Chaque identifiant unique de rapport de dépenses représente une instance du processus de gestion des dépenses. L’analyse du parcours de chaque identifiant permet de visualiser les flux de processus, de calculer les délais de traitement de chaque rapport et d’identifier les variations dans la manière dont les différents rapports sont traités.

Il s’agit de l’identifiant essentiel du cas, qui relie tous les événements du cycle de vie d’un rapport de dépenses et permet de suivre le processus de bout en bout.

Il se trouve généralement dans les données d’en-tête du rapport de dépenses ou dans la table principale des transactions du processus de gestion des dépenses.

Le nom de l’activité décrit une étape ou un changement de statut au sein du processus de gestion des dépenses. Il peut s’agir, par exemple, de « Rapport de dépenses créé », « Approuvé par le responsable », « Violation de la politique signalée » ou « Remboursement exécuté ». La succession de ces activités constitue le flux de processus de chaque rapport de dépenses.

Pour l’analyse en Process Mining, cet attribut est essentiel à la découverte du modèle réel du processus. Il permet aux analystes de visualiser la cartographie du processus, d’identifier les goulots d’étranglement lorsque certaines activités prennent trop de temps, de repérer les boucles de reprise telles que « Rapport renvoyé pour révision » et de mettre en évidence les variations non standard du processus. La clarté et le niveau de précision des noms d’activités influencent directement la qualité des analyses du processus.

Cet attribut définit les étapes du processus. Il permet de visualiser la cartographie du processus et d’analyser les modèles et les écarts du flux de travail.

Dérivé des journaux d’événements, des tables de changement de statut ou des enregistrements de transactions associés au rapport de dépenses.

L’horodatage de la dernière mise à jour des données indique la dernière extraction ou synchronisation des données depuis le système source. Il définit clairement la date limite des données incluses dans une analyse et permet à toutes les parties prenantes de connaître leur niveau de fraîcheur.

Dans le contexte du Process Mining, cet attribut est essentiel à l’intégrité des données et au reporting. Il aide les utilisateurs à déterminer s’ils consultent des informations en temps réel ou un instantané historique. Il est particulièrement important pour les Dashboards de suivi continu, lorsque l’actualité des données est déterminante. Il facilite également le dépannage des pipelines de données en confirmant que les actualisations ont lieu comme prévu.

Garantit la transparence sur la fraîcheur des données, un élément essentiel à l’exactitude et à la pertinence de toute analyse de processus ou de tout Dashboard de suivi.

Généré et stocké généralement par l’outil d’intégration des données ou l’outil ETL (Extract, Transform, Load) lors du chargement des données.

L’attribut Système source identifie l’origine des données du processus. Dans les entreprises modernes, la gestion des dépenses peut faire intervenir plusieurs systèmes intégrés, par exemple un système RH pour les données des employés, un outil spécialisé pour les soumissions et un ERP pour la comptabilisation financière. Ce champ permet de distinguer les données provenant de ces différentes sources.

Cette information est utile pour valider les données et comprendre l’environnement technologique du processus. Si les problèmes se concentrent dans les données provenant d’un système donné, cela peut révéler des difficultés d’intégration ou des problèmes propres à cette application. Elle fournit également un contexte aux données, afin que les analystes sachent quelle source fait référence pour chaque étape du processus.

Identifie l’origine des données, ce qui est essentiel pour la gouvernance des données, le dépannage et la compréhension des variations du processus entre les différentes plateformes.

Cette information fait souvent partie du processus d’extraction des données ou des métadonnées. Elle peut être ajoutée lors de la préparation des données.

Le demandeur est l’employé qui a engagé les dépenses et lancé le processus de remboursement en créant le rapport de dépenses. Cet attribut reste généralement identique pour tous les événements associés à un même cas de rapport de dépenses.

Alors que l’attribut général Utilisateur identifie l’acteur de chaque étape, le Demandeur fournit un attribut constant au niveau du cas pour analyser le comportement du propriétaire du rapport. Il permet d’étudier l’expérience des employés, par exemple en identifiant ceux dont les rapports sont fréquemment rejetés ou qui enfreignent régulièrement les politiques. Ces analyses peuvent orienter des actions de communication ou de formation ciblées afin d’améliorer l’efficacité globale du processus et la conformité dès le départ.

Identifie le propriétaire du rapport de dépenses et permet d’analyser les comportements des employés, notamment de repérer les personnes qui enfreignent fréquemment les politiques ou génèrent des reprises.

Présent dans les données d’en-tête du rapport de dépenses, associé à l’employé qui a créé l’enregistrement.

L’attribut Devise précise l’unité monétaire du montant total. Dans les organisations internationales, les employés soumettent des dépenses dans différentes devises, et ce champ fournit le contexte nécessaire à l’interprétation de toutes les valeurs monétaires.

Pour garantir l’exactitude de l’analyse financière, notamment dans un contexte multinational, cet attribut est essentiel. Il permet d’interpréter correctement les valeurs monétaires et de les convertir dans une devise commune pour les rapports consolidés. Sans lui, comparer le « montant total » d’un rapport en JPY avec celui d’un rapport en USD n’aurait aucun sens. Il est indispensable aux Dashboards présentant les dépenses totales, les coûts moyens et les KPI financiers dans différentes régions.

Fournit le contexte nécessaire à toutes les valeurs monétaires et permet d’établir des rapports financiers précis ainsi que des comparaisons entre différentes régions ou différents pays.

Généralement stockée avec les champs de montant dans les données d’en-tête du rapport de dépenses.

L’indicateur de violation de la politique est une valeur simple, vraie ou fausse, qui indique si un rapport de dépenses a été identifié automatiquement ou manuellement comme non conforme aux politiques de dépenses de l’entreprise. Les violations peuvent inclure le dépassement des plafonds de dépenses, l’utilisation de fournisseurs non approuvés ou l’absence de justificatifs appropriés.

Cet indicateur joue un rôle central dans l’analyse de la conformité. Il permet aux organisations de calculer le taux global de violation des politiques et d’examiner les services, catégories de dépenses ou employés qui présentent le plus de violations. Comprendre la fréquence et la nature de ces violations aide à affiner les politiques, à améliorer les contrôles automatisés et à proposer des formations ciblées afin de réduire les dépenses non conformes et les exceptions de processus.

Soutient directement le suivi de la conformité en signalant les rapports non conformes et en aidant à mesurer et à réduire les violations des politiques.

Indicateur ou champ de l’en-tête du rapport de dépenses ou des données de ligne, souvent défini par le moteur de règles du système.

Le montant total correspond à la somme de toutes les lignes de dépenses individuelles incluses dans un même rapport. Il s’agit de la valeur totale soumise à approbation et à remboursement.

Cet attribut est essentiel à l’analyse financière dans le cadre du Process Mining. Il permet de répartir les rapports de dépenses par tranches de valeur, par exemple entre montants élevés et faibles, qui suivent souvent des circuits d’approbation différents. Les analystes peuvent l’utiliser pour calculer le coût moyen par rapport, étudier l’impact financier des reprises et des rejets et repérer les tendances de dépenses. La mise en relation du montant total avec les délais de traitement peut révéler si les rapports de montant élevé prennent plus de temps à approuver.

Permet d’analyser l’impact financier, aide à identifier les habitudes de dépenses et permet de segmenter le processus selon la valeur du rapport.

Disponible au niveau de l’en-tête des données du rapport de dépenses, souvent calculé comme la somme de tous les montants des lignes.

Le motif du rejet est un champ texte ou un code prédéfini qui explique pourquoi un rapport de dépenses n’a pas franchi une étape d’approbation. Parmi les motifs courants figurent « Justificatif manquant », « Catégorie incorrecte » ou « Dépense non conforme à la politique ».

Cet attribut est particulièrement utile pour analyser les causes profondes des reprises dans le processus. L’analyse des motifs de rejet les plus fréquents permet à l’entreprise d’identifier les problèmes systémiques. Par exemple, si « Justificatif manquant » est le motif principal, l’entreprise peut améliorer sa communication sur les exigences documentaires ou simplifier l’ajout des justificatifs. Ces analyses conduisent à des améliorations ciblées qui augmentent le taux d’approbation dès la première soumission, réduisent les reprises et raccourcissent le délai global de traitement.

Explique la cause des reprises dans le processus et permet de mettre en place des améliorations ciblées pour réduire les rejets et augmenter le taux de validation dès la première soumission.

Saisi dans un champ de commentaire ou une liste de sélection lorsqu’un approbateur effectue l’action « Rejeter » ou « Renvoyer ».

Cet attribut identifie l’unité organisationnelle, par exemple « Ventes », « Ingénierie » ou « Marketing », à laquelle appartient l’employé ayant soumis le rapport. Il est souvent associé au centre de coûts responsable des dépenses.

Le service de l’employé constitue une dimension essentielle de l’analyse comparative. Il permet d’examiner le processus par service et de mettre en évidence des différences importantes de comportement. Par exemple, un service peut présenter un taux de violation de la politique ou un délai d’approbation nettement supérieur à un autre. Ces analyses peuvent aider la direction à déterminer s’il faut mettre en place une formation ciblée, ajuster le processus ou clarifier les politiques pour certaines équipes.

Permet de comparer efficacement les unités opérationnelles et d’identifier les comportements, les goulots d’étranglement ou les problèmes de conformité propres à chaque service.

Provient généralement de l’enregistrement de référence de l’employé, associé au rapport de dépenses.

Le statut du rapport fournit un instantané de l’étape à laquelle se trouve un rapport de dépenses à un moment donné, ou de son résultat final. Les statuts évoluent généralement lorsque le rapport passe par différentes étapes, telles que la soumission, l’approbation, le traitement et le paiement.

Cet attribut est utile pour filtrer les cas et analyser des groupes précis, par exemple en se concentrant uniquement sur les rapports « Rejetés » afin de comprendre les motifs de rejet, ou sur les rapports « En attente d’approbation » pour étudier les goulots d’étranglement actuels. Dans les Dashboards, il fournit une vue d’ensemble de la charge de travail actuelle et de l’état de tous les rapports de dépenses en cours. Il peut également servir à valider la séquence des activités générées pour le Process Mining.

Fournit une synthèse de haut niveau de l’état d’un rapport, utile pour filtrer les cas et créer des Dashboards opérationnels sur la charge de travail actuelle.

Champ de la table principale d’en-tête des notes de frais, mis à jour à mesure que la note de frais progresse dans son flux de travail.

L’attribut Utilisateur identifie la personne ou l’agent automatisé responsable de l’exécution d’une étape précise du processus. Il peut s’agir de l’employé qui soumet le rapport, du responsable qui l’approuve ou d’un membre de l’équipe financière qui traite le remboursement.

L’analyse du processus par utilisateur est essentielle pour comprendre la répartition de la charge de travail, évaluer les performances individuelles et identifier les acteurs susceptibles de provoquer des retards. Elle peut notamment révéler qu’un responsable donné constitue un goulot d’étranglement dans la chaîne d’approbation. Elle contribue également à l’analyse de l’allocation des ressources et à la responsabilisation ainsi qu’à la traçabilité de l’ensemble du processus.

Identifie l’acteur de chaque étape et permet d’analyser la charge de travail, de comparer les performances et de repérer les goulots d’étranglement liés à certaines personnes ou équipes.

Disponible dans le journal d’événements ou l’historique des transactions, souvent associé à un identifiant utilisateur ou employé.

L’attribut Approbateur identifie la personne qui effectue une étape d’approbation ou de rejet dans le flux de travail. Dans de nombreux processus, plusieurs niveaux d’approbation peuvent intervenir, par exemple le responsable direct, puis le responsable du service ou un membre de l’équipe financière.

Comme l’attribut « Utilisateur », l’attribut « Approbateur » est particulièrement utile pour analyser l’étape d’approbation, qui constitue souvent une source importante de retards. Il permet de mesurer les délais d’approbation pour chaque approbateur et d’identifier les goulots d’étranglement. Vous pouvez créer des Dashboards présentant la charge de travail et les performances des différents approbateurs, afin d’éclairer la gestion des ressources et de repérer les besoins de formation complémentaire aux politiques de dépenses.

Identifie précisément la personne responsable des approbations et permet d’analyser les retards, la charge de travail et la cohérence des décisions.

Enregistré dans le journal d’événements ou l’historique des transactions pour les activités liées aux approbations.

La catégorie de dépense est une dimension utilisée pour classer le type de dépenses figurant dans un rapport. Un rapport peut souvent contenir plusieurs catégories s’il comprend plusieurs lignes.

L’analyse du processus par catégorie de dépense aide les organisations à comprendre les habitudes de dépenses et à repérer les comportements propres à chaque catégorie. Par exemple, les dépenses de « Déplacements internationaux » peuvent suivre un processus d’approbation plus complexe et plus long que les dépenses de « Fournitures de bureau ». Cet attribut permet une analyse plus fine de la conformité et montre si certaines catégories sont davantage exposées aux violations des politiques. Il s’agit d’un champ essentiel pour la planification financière et la budgétisation.

Permet d’analyser les habitudes de dépenses et d’identifier si les différents types de dépenses suivent des parcours distincts ou présentent des taux de conformité différents.

Se trouve généralement au niveau des lignes du rapport de dépenses. Pour une analyse au niveau du cas, il peut être agrégé ou remplacé par la catégorie dominante.

Le mode de paiement indique comment la dépense initiale a été réglée par l’employé. Il s’agit généralement soit d’une carte bancaire d’entreprise, soit de fonds personnels, également appelés « avance personnelle », qui nécessitent un remboursement direct.

Cet attribut permet de distinguer deux grandes variantes du processus. Les transactions effectuées avec une carte d’entreprise suivent souvent un processus de vérification plus simple, car les données proviennent directement du fournisseur de la carte. Les dépenses avancées par l’employé nécessitent en revanche un contrôle plus approfondi et un paiement direct à celui-ci. L’analyse du processus par mode de paiement peut révéler des différences de délais, de taux de conformité et de coûts de traitement entre ces deux parcours, et éventuellement mettre en évidence des possibilités d’encourager l’utilisation des cartes d’entreprise pour améliorer l’efficacité.

Distingue les principales variantes du processus, carte d’entreprise ou fonds personnels, qui présentent souvent des niveaux différents de risque, d’efficacité et de contrôle.

Généralement défini au niveau de la ligne de dépense, il indique l’origine des fonds utilisés pour la transaction.

Le résultat de l’audit enregistre les conclusions d’une étape d’audit du processus. Il peut s’agir d’un contrôle automatisé effectué par le système pour vérifier le respect des règles de conformité ou d’un examen manuel réalisé par l’équipe financière ou d’audit. Les résultats comprennent généralement « Réussi », « Échoué » ou « Réussi avec exceptions ».

Cet attribut fournit une mesure directe de l’efficacité des contrôles internes. L’analyse des résultats d’audit permet à l’entreprise d’évaluer son exposition aux risques et la qualité des soumissions. Elle aide à identifier les domaines dans lesquels les contrôles échouent ou les politiques sont régulièrement mal interprétées. Le Process Mining peut mettre en relation les résultats d’audit avec d’autres attributs afin de déterminer, par exemple, si certaines catégories de dépenses ou certains services présentent un taux d’échec d’audit plus élevé.

Fournit une mesure directe de la conformité et de l’efficacité des contrôles internes, et aide à évaluer les risques ainsi que l’efficacité des règles d’audit.

Champ mis à jour par un moteur de règles automatisé ou par un utilisateur de l’équipe d’audit ou du service financier une fois l’examen terminé.