Votre modèle de données pour la gestion des dépenses

L’heure de l’événement, ou horodatage, indique le moment où une activité s’est produite. Elle établit l’ordre chronologique des événements pour chaque note de frais, ce qui est indispensable pour reconstituer précisément le déroulement du processus.

En Process Mining, les horodatages sont à la base de toutes les analyses temporelles. Ils servent à calculer des indicateurs de performance importants, comme les temps de cycle entre les activités, la durée totale de traitement de bout en bout et les temps d’attente. Leur analyse permet aux organisations de repérer les retards dans le processus d’approbation, de mesurer l’efficacité des remboursements et de suivre les résultats au regard des accords de niveau de service.

Cet horodatage est essentiel pour classer les événements par ordre chronologique et calculer toutes les mesures de durée, notamment les temps de cycle et les goulots d’étranglement.

Présent dans les journaux d’événements ou les données de transaction, souvent sous les libellés « Date de création », « Horodatage » ou « Date de l’événement ».

L’ID de la note de frais est une clé unique attribuée à chaque note soumise par un employé. Il constitue le fil conducteur reliant toutes les étapes du processus, de la création et de la soumission aux approbations, aux éventuels rejets et au remboursement final.

En Process Mining, cet attribut est fondamental pour reconstituer les cas. Chaque ID de note de frais correspond à une instance du processus de gestion des dépenses. L’analyse du parcours de chaque ID permet de visualiser les flux du processus, de calculer le temps de cycle de chaque note et de repérer les différences de traitement entre les rapports.

Cet identifiant de cas essentiel relie tous les événements du cycle de vie d’une note de frais et permet de suivre le processus de bout en bout.

Généralement situé dans les données d’en-tête d’une note de frais ou dans la table principale des transactions du processus de gestion des dépenses.

Le nom de l’activité décrit une étape ou un changement d’état du processus de gestion des dépenses. Exemples : « Note de frais créée », « Approuvée par le responsable », « Infraction aux règles signalée » et « Remboursement effectué ». La succession de ces activités forme le flux du processus pour chaque note de frais.

Dans l’analyse Process Mining, cet attribut est essentiel pour découvrir le modèle réel du processus. Il permet aux analystes de visualiser la cartographie du processus, de repérer les goulots d’étranglement lorsque certaines activités prennent trop de temps, de détecter les boucles de reprise, par exemple « Rapport renvoyé pour révision », et de mettre en évidence les écarts par rapport au processus standard. La clarté et le niveau de détail des noms d’activité ont une incidence directe sur la qualité des analyses du processus.

Cet attribut définit les étapes du processus. Il permet de visualiser la cartographie du processus et d’analyser les schémas du flux de travail ainsi que leurs écarts.

Extrait des journaux d’événements, des tables de changement d’état ou des enregistrements de transaction associés à la note de frais.

L’horodatage de la dernière mise à jour des données indique la dernière extraction ou synchronisation des données depuis le système source. Il définit clairement la période couverte par les données de chaque analyse et permet à toutes les parties prenantes de savoir si elles sont à jour.

En Process Mining, cet attribut est essentiel à l’intégrité des données et à la production de rapports. Il aide les utilisateurs à déterminer s’ils consultent des informations en temps réel ou un instantané historique. C’est particulièrement important pour les Dashboards de suivi continu, qui nécessitent des données à jour. Cet attribut facilite également le dépannage des pipelines de données en confirmant que les actualisations ont lieu comme prévu.

Garantit la transparence sur la fraîcheur des données, essentielle à l’exactitude et à la pertinence des analyses de processus et des Dashboards de suivi.

Généralement généré et enregistré par l’outil d’intégration des données ou d’ETL (extraction, transformation, chargement) lors du chargement des données.

L’attribut Système source indique l’origine des données du processus. Dans les entreprises modernes, la gestion des dépenses peut faire intervenir plusieurs systèmes intégrés : par exemple, un système RH pour les données des employés, un outil dédié aux notes de frais et un ERP pour la comptabilisation financière. Ce champ permet de distinguer les données issues de ces différentes sources.

Cette information est utile pour valider les données et comprendre l’environnement technologique du processus. Si les problèmes du processus se concentrent dans les données d’un système donné, cela peut révéler des difficultés d’intégration ou des problèmes propres à l’application. Elle apporte également un contexte aux données et aide les analystes à déterminer quelle est la source de référence pour chaque étape du processus.

Indique l’origine des données, une information essentielle pour leur gouvernance, le dépannage et la compréhension des variations du processus entre les différentes plateformes.

Cette information figure souvent dans les données d’extraction ou les métadonnées. Elle peut également être ajoutée lors de la préparation des données.

L’attribut Devise précise l’unité monétaire du montant total. Dans les organisations internationales, les employés soumettent des frais dans différentes devises ; ce champ fournit le contexte nécessaire à l’interprétation des montants.

Cet attribut est essentiel à l’exactitude des analyses financières, en particulier dans un contexte multinational. Il permet d’interpréter correctement les montants et de les convertir dans une devise commune pour les rapports agrégés. Sans cette information, comparer le montant total d’une note en JPY à celui d’une note en USD n’aurait aucun sens. Elle est indispensable aux Dashboards qui présentent les dépenses totales, les coûts moyens et les indicateurs financiers par région.

Fournit le contexte nécessaire à l’interprétation des montants et permet d’établir des rapports financiers et des comparaisons fiables entre régions ou pays.

Généralement enregistré avec les champs de montant dans les données d’en-tête de la note de frais.

L’indicateur d’infraction aux règles est une valeur simple, vraie ou fausse, qui précise si une note de frais a été repérée automatiquement ou manuellement comme non conforme aux règles de dépenses de l’entreprise. Il peut s’agir, par exemple, d’un dépassement des plafonds de dépenses, du recours à un fournisseur non approuvé ou de l’absence de justificatifs adéquats.

Cet indicateur joue un rôle important dans l’analyse de la conformité. Il permet aux organisations de calculer le taux global d’infraction aux règles et d’examiner les services, les catégories de dépenses ou les employés qui en comptent le plus. Comprendre la fréquence et la nature de ces infractions aide à préciser les règles, à améliorer les contrôles automatisés et à proposer des formations ciblées afin de réduire les dépenses non conformes et les exceptions au processus.

Contribue directement au suivi de la conformité en signalant les notes non conformes et en aidant à mesurer et à réduire les infractions aux règles.

Indicateur ou champ des données d’en-tête ou des postes de la note de frais, souvent défini par le moteur de règles du système.

Le montant total correspond à la somme de tous les postes de frais d’une même note. C’est le montant soumis à approbation et à remboursement.

Cet attribut est essentiel à l’analyse financière en Process Mining. Il permet de répartir les notes de frais par tranche de montant, par exemple entre montants élevés et faibles, qui suivent souvent des circuits d’approbation différents. Les analystes peuvent s’en servir pour calculer le coût moyen par note, étudier l’incidence financière des reprises et des rejets, et repérer les tendances de dépenses. La mise en relation du montant total et des temps de cycle peut révéler si les notes de montant élevé prennent plus de temps à être approuvées.

Permet d’analyser l’incidence financière, de repérer les habitudes de dépenses et de segmenter le processus selon le montant des notes.

Disponible dans les données d’en-tête de la note de frais, souvent calculé en additionnant les montants de tous les postes.

Le motif du rejet est un champ texte ou un code prédéfini qui explique pourquoi une note de frais n’a pas franchi une étape d’approbation. Parmi les motifs courants : « Justificatif manquant », « Catégorie incorrecte » ou « Dépense non conforme aux règles ».

Cet attribut est très utile pour analyser les causes profondes des reprises dans le processus. L’analyse des motifs de rejet les plus fréquents permet à l’entreprise de repérer les problèmes systémiques. Par exemple, si le motif le plus courant est « Justificatif manquant », l’entreprise peut mieux communiquer les exigences documentaires ou simplifier l’ajout des justificatifs. Ces analyses permettent d’apporter des améliorations ciblées, d’augmenter le taux d’approbation dès la première soumission, de réduire les reprises et de raccourcir le temps de cycle global.

Explique les causes des reprises dans le processus et permet de cibler les améliorations pour réduire les rejets et augmenter le taux d’approbation dès la première soumission.

Consigné dans un champ de commentaire ou sélectionné dans une liste lorsque l’approbateur choisit « Rejeter » ou « Renvoyer ».

La personne ayant soumis la demande est l’employé qui a engagé les frais et lancé le processus de remboursement en créant la note de frais. Cet attribut reste généralement identique pour tous les événements associés à un même cas.

Alors que l’attribut général Utilisateur identifie la personne responsable de chaque étape, l’attribut Personne ayant soumis la demande fournit une information constante à l’échelle du cas, utile pour analyser le comportement de la personne à l’origine du rapport. Il permet d’étudier l’expérience des employés, par exemple en repérant ceux dont les notes sont souvent rejetées ou qui enfreignent régulièrement les règles. Ces analyses peuvent orienter des communications ou des formations ciblées afin d’améliorer l’efficacité globale du processus et le respect des règles dès le départ.

Identifie la personne à l’origine de la note de frais et permet d’analyser les comportements des employés, par exemple de repérer les infractions fréquentes aux règles ou les sources de reprises.

Présent dans les données d’en-tête de la note de frais et associé à l’employé qui a créé l’enregistrement.

Cet attribut indique l’unité organisationnelle à laquelle appartient l’employé, par exemple les ventes, l’ingénierie ou le marketing. Il est souvent associé au centre de coûts responsable des dépenses.

Le service de l’employé est une dimension essentielle pour les analyses comparatives. Il permet de filtrer le processus par service et de mettre en évidence des différences importantes de comportement. Par exemple, un service peut afficher un taux d’infraction aux règles bien plus élevé ou un temps de cycle d’approbation plus long qu’un autre. Ces analyses peuvent aider la direction à déterminer si certaines équipes ont besoin d’une formation ciblée, d’ajustements du processus ou de précisions sur les règles.

Permet de comparer efficacement les unités opérationnelles et de repérer les comportements propres à chaque service, les goulots d’étranglement ou les problèmes de conformité.

Généralement extrait du dossier de référence de l’employé, associé à la note de frais.

Le statut du rapport indique à quelle étape du processus se trouve une note de frais à un moment donné, ou quel en a été le résultat final. Il évolue généralement au fil des étapes de soumission, d’approbation, de traitement et de paiement.

Cet attribut permet de filtrer les cas pour analyser des groupes précis, par exemple en se concentrant sur les rapports « Rejetés » pour comprendre les motifs de rejet ou sur ceux « En attente d’approbation » pour examiner les goulots d’étranglement actuels. Dans les Dashboards, il donne une vue d’ensemble de la charge de travail et de l’état des notes de frais en cours. Il peut également servir à valider la séquence d’activités générée pour le Process Mining.

Fournit une vue d’ensemble de l’état d’une note, utile pour filtrer les cas et créer des Dashboards opérationnels sur la charge de travail actuelle.

Champ de la table principale d’en-tête des notes de frais, mis à jour au fil de leur progression dans le flux de travail.

L’attribut Utilisateur identifie la personne ou l’agent automatisé responsable d’une étape précise du processus. Il peut s’agir de l’employé qui soumet la note, du responsable qui l’approuve ou d’un membre de l’équipe financière qui traite le remboursement.

L’analyse du processus par utilisateur est essentielle pour comprendre la répartition de la charge de travail, comparer les performances individuelles et repérer les personnes susceptibles de causer des retards. Elle peut, par exemple, révéler qu’un responsable donné constitue un goulot d’étranglement dans le circuit d’approbation. Elle permet également d’analyser l’affectation des ressources et de garantir la répartition des responsabilités ainsi que la traçabilité tout au long du processus.

Identifie la personne responsable de chaque étape et permet d’analyser la charge de travail, de comparer les performances et de repérer les goulots d’étranglement liés à des personnes ou à des équipes précises.

Disponible dans le journal d’événements ou l’historique des transactions, souvent associé à un ID utilisateur ou à un ID d’employé.

L’attribut « Approbateur » désigne la personne qui approuve ou rejette une étape du flux de travail. De nombreux processus comportent plusieurs niveaux d’approbation, par exemple le responsable direct, puis le chef de service ou un membre de l’équipe financière.

Comme l’attribut « Utilisateur », l’attribut « Approbateur » est particulièrement utile pour analyser l’étape d’approbation, souvent à l’origine de retards importants. Il permet de mesurer les délais d’approbation pour chaque personne et de repérer les goulots d’étranglement. Des Dashboards peuvent présenter la charge de travail et les résultats des différents approbateurs, afin d’éclairer la gestion des ressources et de mettre en évidence les besoins de formation complémentaire sur les règles de dépenses.

Identifie précisément les personnes chargées des approbations et permet d’analyser les retards, la charge de travail et la cohérence des décisions.

Enregistré dans le journal d’événements ou l’historique des transactions pour les activités liées aux approbations.

La catégorie de dépense est une dimension qui sert à classer les dépenses figurant dans une note de frais. Une note de frais peut comprendre plusieurs catégories si elle comporte plusieurs lignes.

L’analyse du processus par catégorie de dépense aide les organisations à comprendre leurs habitudes de dépenses et à repérer les particularités du processus propres à chaque catégorie. Par exemple, les frais de « Déplacements à l’étranger » peuvent suivre un circuit d’approbation plus complexe et plus long que les « Fournitures de bureau ». Cet attribut permet d’analyser la conformité plus finement et de déterminer si certaines catégories sont davantage exposées aux violations des règles. Il constitue un champ essentiel pour la planification financière et la budgétisation.

Permet d’analyser les habitudes de dépenses et de déterminer si les différentes catégories suivent des parcours distincts ou présentent des taux de conformité différents.

Se trouve généralement au niveau de chaque ligne de la note de frais. Pour une analyse au niveau du cas, les catégories peuvent être regroupées ou la catégorie principale peut être retenue.

Le mode de paiement indique comment le salarié a réglé la dépense initiale. Il s’agit généralement soit d’une carte professionnelle fournie par l’entreprise, soit de fonds personnels, auquel cas le salarié doit être remboursé directement.

Cet attribut permet de distinguer deux grandes variantes du processus. Les paiements par carte professionnelle suivent souvent un processus de vérification plus simple, car les données proviennent directement de l’émetteur de la carte. Les dépenses avancées par le salarié nécessitent en revanche un examen plus approfondi et un remboursement direct. L’analyse du processus selon le mode de paiement peut faire ressortir des différences de temps de cycle, de conformité et de coûts de traitement entre ces deux parcours. Elle peut aussi révéler des possibilités d’encourager l’usage de la carte professionnelle pour gagner en efficacité.

Distingue les principales variantes du processus, selon que les dépenses sont réglées par carte professionnelle ou sur fonds personnels, qui présentent souvent des niveaux de risque, d’efficacité et de contrôle différents.

Généralement renseigné pour chaque ligne de dépense, cet attribut indique la provenance des fonds utilisés pour la transaction.

Le résultat de l’audit consigne les conclusions d’une étape de contrôle du processus. Il peut s’agir d’un contrôle automatisé du respect des règles ou d’un examen manuel réalisé par l’équipe financière ou d’audit. Les résultats possibles comprennent généralement « Conforme », « Non conforme » ou « Conforme avec réserves ».

Cet attribut mesure directement l’efficacité des contrôles internes. L’analyse des résultats d’audit aide l’entreprise à évaluer son exposition aux risques et la qualité des déclarations. Elle permet de repérer les contrôles qui échouent ou les règles qui sont régulièrement mal interprétées. Le Process Mining peut mettre en relation les résultats d’audit avec d’autres attributs pour déterminer, par exemple, si certaines catégories de dépenses ou certains services présentent un taux d’échec plus élevé.

Mesure directement la conformité et les contrôles internes, et aide à évaluer les risques ainsi que l’efficacité des règles d’audit.

Champ mis à jour par un moteur de règles automatisé ou par un membre de l’équipe d’audit ou financière une fois l’examen terminé.