Votre modèle de données pour le processus achats-paiements, traitement des factures

L’attribut Activité représente une étape ou une action distincte du flux de travail de traitement des factures. Ces activités sont déduites de différents événements système, comme la création d’un document, un changement de statut, une approbation ou une action utilisateur consignée dans les journaux de modifications SAP.

L’analyse des activités est au cœur du process mining. Elle permet de visualiser les cartes de processus, de repérer les goulots d’étranglement (par exemple, une longue attente après « Facture envoyée pour approbation »), les boucles de reprise (par exemple, des cycles répétés de « Blocage de paiement appliqué » et de « Blocage de paiement levé ») et les écarts de conformité. L’ordre et la fréquence des activités révèlent le déroulement réel du processus.

Il définit les étapes de la carte de processus et permet de visualiser les flux, de repérer les goulots d’étranglement et de détecter les reprises.

Cet attribut est généralement établi à partir de plusieurs sources, notamment les codes de transaction (SY-TCODE), les champs de statut de tables comme RBKP (par exemple, RBSTAT) et les événements de modification des tables CDHDR et CDPOS.

L’heure de l’événement indique le moment exact où une activité métier a été exécutée et consignée dans le système source. Cet horodatage constitue le fil chronologique du processus : il ordonne les activités de chaque facture pour former une séquence cohérente.

Dans le cadre de l’analyse, l’heure de l’événement est indispensable au calcul de tous les indicateurs de durée, notamment les temps de cycle, les temps d’attente et les temps de traitement entre les activités. Elle alimente des Dashboards tels que « Temps de cycle de bout en bout des factures » et « Durée de résolution des blocages de paiement », en fournissant les données nécessaires pour mesurer le temps écoulé entre deux étapes du processus. Des horodatages précis sont essentiels pour repérer les retards et les goulots d’étranglement.

Cet horodatage est indispensable pour remettre les événements dans le bon ordre et calculer les indicateurs de performance, comme les temps de cycle et la durée des goulots d’étranglement.

Il est généralement obtenu en combinant la date de modification (UDATE) et l’heure de modification (UTIME) de la table d’en-tête des documents de modification CDHDR. Pour certains événements de création, il peut correspondre à la date et à l’heure de création des tables comme RBKP (ERNAM, ERZET).

Le numéro de facture sert d’identifiant unique pour le cas correspondant au traitement de la facture. Chaque numéro désigne une seule facture reçue d’un fournisseur et permet de suivre toutes les activités associées, de la saisie des données au paiement final, au sein d’une même instance de processus.

Dans le cadre du process mining, cet attribut est indispensable pour reconstituer le cycle de vie complet de chaque facture. Il permet de relier dans l’ordre chronologique les différents événements consignés dans SAP, comme le préenregistrement, la comptabilisation, le blocage et la compensation. Vous pouvez ainsi voir clairement comment chaque facture est traitée, combien de temps prend le traitement et à quel moment le processus s’écarte du parcours standard.

Cette clé principale relie tous les événements associés à une même facture. Elle constitue la base de l’analyse du processus et de l’étude de ses variantes.

Il s’agit généralement du numéro de document de la table SAP RBKP, champ BELNR, souvent associé au code société (BUKRS) et à l’exercice fiscal (GJAHR) pour garantir son unicité.

La date d’échéance du paiement est calculée à partir de la date de référence de la facture et des conditions de paiement convenues. Elle correspond à la date limite de paiement. Tout retard peut entraîner des pénalités ou nuire à la relation avec le fournisseur.

Cet attribut est essentiel pour des indicateurs de performance et de conformité tels que le « Taux de paiement dans les délais » et la « Perte d’occasions de remise pour paiement anticipé ». En comparant la date de paiement réelle (date de compensation) à la date d’échéance, l’analyse détermine automatiquement si le paiement a été effectué à temps, en avance ou en retard. Cet attribut est également à la base du Dashboard de suivi du respect des conditions de paiement.

Elle sert de référence pour mesurer le respect des délais de paiement et repérer les occasions de bénéficier de remises pour paiement anticipé.

Cette date est souvent calculée. La date de référence du paiement (ZFBDT) figure dans la table BSEG. La logique de calcul de l’échéance dépend également des conditions de paiement (BSEG-ZTERM).

La date de compensation marque la dernière étape du cycle de vie de la facture : le paiement. Elle correspond à la date à laquelle le poste de facture ouvert est soldé par une pièce de paiement dans le système. Elle indique le moment où le paiement a effectivement été exécuté.

Cet attribut sert de point final à plusieurs indicateurs importants, notamment le temps de cycle moyen des factures et le taux de paiement dans les délais. Il est comparé à la date d’échéance pour mesurer le respect des délais de paiement. Pour analyser les remises pour paiement anticipé, il est comparé à la période de remise afin de vérifier si le paiement a été effectué à temps pour en bénéficier.

Elle marque la fin du processus et sert de base au calcul du temps de cycle total, du taux de paiement dans les délais et des remises obtenues.

Pour les postes soldés, il s’agit du champ « Clearing Date » (AUGDT) de la table des postes fournisseurs soldés BSAK.

La date de comptabilisation est une date clé du processus comptable. Elle détermine la période fiscale au cours de laquelle la charge liée à la facture est enregistrée dans le grand livre. Le comptable fournisseurs la renseigne généralement pendant le traitement de la facture.

Dans l’analyse des processus, l’activité « Facture comptabilisée », associée à cette date, constitue une étape importante. Le délai entre la réception de la facture et sa date de comptabilisation représente une part essentielle du temps de cycle global. Cette date est également indispensable aux rapports financiers et à l’analyse des volumes, par exemple pour suivre le nombre de factures comptabilisées par semaine ou par mois.

Elle marque une étape importante du processus, détermine la période financière de l’opération et entre dans le calcul du temps de cycle.

Il s’agit du champ « Posting Date » (BUDAT) de la table d’en-tête des factures RBKP.

Le montant de la facture correspond à la valeur totale de la facture soumise par le fournisseur. Il s’agit d’un indicateur financier clé pour chaque cas de facture.

Dans le cadre du process mining, cet attribut est indispensable à l’analyse par valeur. Il permet de filtrer et de segmenter le processus selon le montant de la facture, souvent lié à sa complexité et aux exigences d’approbation. Par exemple, les factures de montant élevé peuvent suivre un parcours d’approbation différent et plus strict. Cet attribut sert également à l’analyse de conformité, notamment pour vérifier que les factures de montant élevé ne contournent pas les étapes d’approbation requises.

Il permet d’analyser les factures selon leur montant, de donner la priorité aux factures de valeur élevée et de comprendre l’incidence du montant sur le déroulement du processus et la conformité.

Il s’agit du champ « Montant brut de la facture » (RMWWR) de la table d’en-tête des documents de facture RBKP.

Lorsqu’une facture présente un écart ou nécessite des vérifications supplémentaires, le paiement est bloqué. Le code du motif précise la raison du blocage, par exemple un écart de quantité ou de prix, ou un blocage manuel.

Cet attribut est essentiel au Dashboard de suivi du délai de résolution des blocages de paiement. L’analyse de la fréquence et de la durée des blocages par motif permet d’en repérer les causes profondes. Par exemple, si les écarts de prix sont souvent à l’origine de blocages prolongés, cela peut révéler un problème dans les données de référence ou dans le processus de commande, auquel il convient de remédier.

Il explique les retards de paiement, permet d’analyser les causes profondes des blocages et aide à hiérarchiser les améliorations du processus.

Le motif de blocage du paiement peut être consulté au niveau du poste dans la table RSEG (champ SPGRS) ou dans la table des pièces comptables BSEG (champ ZLSPR).

L’attribut Nom d’utilisateur identifie précisément la personne chargée d’effectuer une activité donnée dans le processus. Il s’agit généralement du nom d’utilisateur SAP consigné avec la transaction ou l’événement de modification.

Cet attribut est important pour analyser les performances d’une personne ou d’une équipe. Il aide à répondre à des questions telles que « Quels approbateurs sont les plus rapides ? » ou « Quels utilisateurs génèrent le plus de reprises ? ». Les Dashboards s’en servent pour analyser la répartition de la charge de travail, repérer les besoins de formation et comprendre les différences de performance entre les employés.

Il permet d’analyser les performances et la charge de travail par personne ou par équipe, afin de repérer les personnes les plus performantes, les besoins de formation et les déséquilibres dans l’affectation des ressources.

Il s’agit du champ « Modifié par » (USERNAME) de la table d’en-tête des documents de modification CDHDR. Pour les événements de création, il peut s’agir du champ « Saisi par » (ERNAM) de tables comme RBKP.

Le numéro de commande d’achat relie une facture au document d’approvisionnement d’origine. Il est indispensable au rapprochement à trois voies (commande d’achat, réception des marchandises, facture) et à l’analyse de l’efficacité du traitement des factures associées à une commande.

Cet attribut est essentiel pour des Dashboards comme « Taux d’écart de rapprochement entre factures et commandes d’achat ». Il permet de distinguer les factures associées à une commande d’achat des autres, dont les parcours et la complexité sont souvent très différents. L’analyse des problèmes liés à certaines commandes d’achat peut aider à repérer les difficultés en amont du processus d’approvisionnement.

Il relie la facture au processus d’approvisionnement, ce qui permet de comparer les factures associées à une commande d’achat aux autres et de repérer les écarts de rapprochement.

Cette information se trouve généralement au niveau du poste. Le champ « Numéro de commande d’achat » (EBELN) figure dans la table des postes de facture RSEG. Il peut être nécessaire de l’agréger au niveau de l’en-tête.

Le numéro de fournisseur est la clé des données de référence qui identifie le fournisseur. Il relie la facture à un partenaire commercial précis et permet d’analyser le processus en fonction des caractéristiques du fournisseur.

L’analyse par numéro de fournisseur peut révéler des éléments importants sur les relations avec les fournisseurs et leurs performances. Elle peut, par exemple, aider à repérer ceux qui soumettent régulièrement des factures problématiques entraînant des blocages de paiement ou des écarts, ainsi que ceux dont les factures sont traitées le plus efficacement. Ces informations sont utiles à la gestion des fournisseurs et aux initiatives d’approvisionnement stratégique.

Il permet d’analyser les résultats par fournisseur et de repérer les tendances, les problèmes ou les gains d’efficacité propres à certains fournisseurs.

Il s’agit du champ « Partie facturante » (LIFNR) de la table d’en-tête des documents de facture RBKP.

Le code société est une unité organisationnelle fondamentale de SAP Financials qui représente une entité juridique indépendante. Toutes les opérations financières, y compris les factures, sont comptabilisées dans un code société précis.

Cet attribut permet de segmenter l’analyse des processus par entité juridique. Il est essentiel pour comparer la performance, la conformité et l’efficacité des processus entre les différentes sociétés d’un groupe. Vous pouvez filtrer les Dashboards par code société pour consulter les indicateurs de traitement des factures propres à chaque société.

Il permet de comparer les processus et leurs performances entre les différentes entités juridiques d’une organisation.

Il s’agit du champ « Company Code » (BUKRS) de la table d’en-tête des factures RBKP.

Le compte du grand livre est le compte du plan comptable dans lequel est enregistrée l’incidence financière de la facture. Ces données sont essentielles aux rapports financiers et à la gestion des coûts.

En Process Mining, l’analyse du compte du grand livre ajoute une dimension financière au flux du processus. Le Dashboard d’analyse de l’utilisation des comptes du grand livre peut révéler des tendances de dépenses, repérer d’éventuelles erreurs d’imputation des factures et vérifier que les coûts sont affectés aux services ou aux projets appropriés. Il permet de rapprocher l’exécution du processus de ses conséquences financières.

Il ajoute une dimension financière au processus et permet d’analyser l’affectation des coûts, les tendances de dépenses et les éventuelles erreurs d’imputation des factures.

Cette information figure au niveau du poste. Le « numéro de compte du grand livre » (HKONT) se trouve dans la table des postes de facture RSEG pour les factures liées à une commande, ou dans BSEG pour les factures FI directes.

Les conditions de paiement définissent la date à laquelle une facture doit être réglée et les éventuelles remises accordées en cas de paiement anticipé. Par exemple, « 30 jours nets » ou « 2 % sous 10 jours, net à 30 jours » signifie qu’une remise de 2 % est accordée si le paiement intervient sous 10 jours ; sinon, le montant total est dû sous 30 jours.

Cet attribut est à la base du Dashboard de suivi des pertes d’occasions de remise pour paiement anticipé et de l’indicateur de taux de remises obtenues. L’analyse combine les conditions de paiement avec les dates de comptabilisation et de paiement pour déterminer si une remise était possible et si elle a été obtenue. Cet attribut est également essentiel au Dashboard de suivi du respect des conditions de paiement.

Il est essentiel pour analyser le taux de remises obtenues et comprendre l’incidence financière des retards dans le processus.

Il s’agit du champ « Terms of Payment Key » (ZTERM) de la table d’en-tête des factures RBKP.

Cet attribut indique la date et l’heure de la dernière extraction ou mise à jour des données. Il s’applique à l’ensemble du jeu de données, et non à des événements individuels, et renseigne clairement sur leur actualité.

Ces métadonnées sont importantes pour les utilisateurs des Dashboards et les analystes. Elles leur permettent de connaître la période couverte par l’analyse et de prendre leurs décisions à partir d’informations à jour. Elles sont généralement affichées bien en évidence sur les Dashboards pour indiquer la date de fraîcheur des données.

Il renseigne les utilisateurs sur l’actualité des données et leur permet de fonder leurs analyses et leurs décisions sur des informations à jour.

Cette valeur est générée et ajoutée au jeu de données par l’outil d’extraction des données ou ETL lors de leur actualisation.

L’attribut Devise indique la devise dans laquelle est exprimé le montant de la facture, par exemple USD, EUR ou JPY.

Cet attribut apporte un contexte essentiel au montant de la facture. Il permet d’interpréter correctement les données financières et de les agréger, en particulier dans les organisations internationales qui utilisent plusieurs devises. Vous pouvez filtrer l’analyse par devise afin de comparer l’efficacité du traitement ou les problèmes rencontrés dans différentes zones monétaires. Pour obtenir des agrégats financiers pertinents, il peut être nécessaire de convertir les montants dans une devise de référence unique.

Il apporte le contexte nécessaire à l’interprétation des montants financiers et permet de filtrer et d’analyser les données par devise.

Il s’agit du champ « Currency Key » (WAERS) de la table d’en-tête des factures RBKP.

Cet attribut booléen est calculé en comparant la date de compensation (date réelle du paiement) à la date d’échéance du paiement. Si la date de compensation est postérieure à l’échéance, l’indicateur est vrai ; sinon, il est faux. Il fournit ainsi une mesure simple et directe du respect des délais de paiement pour chaque facture.

Cet attribut simplifie l’analyse et la visualisation dans les Dashboards. Il permet de filtrer et d’agréger facilement les données pour calculer le taux de paiement dans les délais. Vous pouvez rapidement comparer les flux de traitement des factures payées en retard à ceux des factures réglées à temps, afin de repérer les schémas de processus susceptibles d’entraîner des retards.

Il simplifie l’analyse du respect des délais de paiement et facilite la comparaison entre les factures réglées à temps et celles payées en retard.

Cet attribut n’existe pas dans SAP. Il est calculé lors de la transformation des données à l’aide de la formule : ClearingDate > PaymentDueDate.

L’attribut Heure de fin indique le moment où une activité donnée s’achève. Dans SAP, de nombreux événements sont consignés à un instant précis : leur heure de fin est alors identique à leur heure de début. Pour les activités dont la durée peut être mesurée, comme une étape d’approbation effectivement traitée, il peut indiquer la fin du travail.

Une heure de fin distincte permet de mesurer le temps de traitement d’une activité indépendamment du temps d’attente qui la précède. Vous pouvez ainsi distinguer le temps nécessaire à l’exécution d’une activité du temps pendant lequel un cas attend qu’elle commence, et mieux comprendre l’efficacité dans l’utilisation des ressources.

Il permet de calculer le temps de traitement d’une activité indépendamment du temps d’attente entre les activités, et d’améliorer l’analyse des goulots d’étranglement.

Elle est souvent identique à l’heure de début et est calculée à partir de CDHDR-UDATE et CDHDR-UTIME. Dans certains cas, elle peut être déduite des journaux de flux de travail qui consignent explicitement le début et la fin d’une tâche.

Lorsqu’un approbateur rejette une facture, il indique idéalement le motif du rejet. Il peut s’agir d’un code normalisé ou d’un commentaire en texte libre signalant, par exemple, un numéro de commande incorrect, un doublon ou un montant erroné.

Ces données sont essentielles au Dashboard des motifs et tendances de rejet des factures. L’analyse de la fréquence des différents motifs permet à l’entreprise de repérer les problèmes récurrents et de mettre en place des mesures correctives. Par exemple, si les numéros de commande incorrects sont souvent en cause, il peut être nécessaire de mieux communiquer avec les fournisseurs ou de former les personnes chargées de la saisie. Cette analyse contribue à réduire les reprises dans le processus.

Il indique la cause profonde des rejets et permet de cibler les améliorations du processus afin de réduire les reprises et d’augmenter le taux de traitement correct dès la première fois.

Cette information n’est souvent pas enregistrée dans un champ standard unique. Elle peut se trouver dans les journaux du conteneur du flux de travail, dans les champs de texte long associés au document ou dans des champs spécifiques à une solution de flux de travail personnalisée.

Cet attribut booléen est calculé à partir des conditions de paiement et de la date réelle du paiement. Il prend la valeur vrai si les conditions de paiement prévoyaient une remise pour paiement anticipé et si la date de compensation est postérieure à la fin de la période de remise. Il mesure directement les pertes financières liées aux retards du processus.

Cet attribut est à la base du Dashboard de suivi des pertes d’occasions de remise pour paiement anticipé. Il permet de quantifier facilement l’incidence financière des retards de traitement. En filtrant les cas où cet indicateur est vrai, les analystes peuvent examiner les variantes du processus et les goulots d’étranglement qui entraînent le plus souvent la perte de remises, et ainsi étayer l’analyse de rentabilité d’une amélioration du processus.

Il quantifie directement les pertes financières liées aux retards du processus et justifie l’optimisation du traitement des factures.

Cet attribut n’existe pas dans SAP. Il est calculé lors de la transformation des données en interprétant « PaymentTerms » et en comparant « ClearingDate » à la date limite de remise.

L’attribut Système source indique l’origine des données d’événements, par exemple le nom d’une instance SAP ECC. Il est particulièrement important lorsque l’environnement comprend plusieurs systèmes ERP ou que les données proviennent de différentes sources.

Dans le cadre de l’analyse, cet attribut permet de comparer les processus et les performances entre différents systèmes, régions ou unités opérationnelles qui utilisent des instances distinctes. Il assure la traçabilité des données et permet de filtrer et d’analyser les résultats par système.

Il apporte un contexte essentiel dans les environnements comportant plusieurs systèmes, en permettant de séparer correctement les données et d’analyser les performances propres à chaque système.

Il s’agit généralement d’une valeur fixe ajoutée lors de l’extraction des données. Elle correspond à l’identifiant du système SAP (TADIR-SRCSYSTEM) ou à un identifiant attribué manuellement à l’instance SAP concernée.

Le type de document sert à classer les différentes opérations commerciales dans SAP. Pour le traitement des factures, les types courants comprennent « RE » pour les factures standard et « KG » pour les avoirs fournisseurs. Le type de document détermine certains aspects de la comptabilisation, comme la plage de numéros utilisée.

Dans l’analyse, cet attribut permet de filtrer le processus selon le type d’opération. Le traitement d’un avoir peut, par exemple, différer considérablement de celui d’une facture standard. En séparant ces flux à l’aide du type de document, vous obtenez une vue plus précise et plus pertinente du processus.

Il permet de distinguer et d’analyser différentes opérations commerciales, comme les factures et les avoirs, qui suivent des processus distincts.

Il s’agit du champ « Document Type » (BLART) de la table d’en-tête des factures RBKP.