Votre modèle de données pour la gestion des contrats

L’ID du contrat sert d’identifiant de cas de référence et relie de manière unique tous les événements et activités associés à un contrat donné. Chaque enregistrement du journal d’événements correspond à une action effectuée sur un contrat, et cet ID regroupe ces actions.

Dans l’analyse Process Mining, cet attribut est indispensable pour reconstituer le parcours complet de chaque contrat. Il permet de visualiser les flux de processus, de calculer les temps de cycle entre la demande et la signature, et de segmenter l’analyse selon les caractéristiques de chaque contrat.

Cette clé est indispensable pour suivre l’ensemble du parcours d’un contrat. Sans elle, vous ne pouvez ni analyser le flux de processus de bout en bout ni calculer les indicateurs clés de performance par cas.

Il s’agit généralement de la clé primaire de la table principale des contrats dans Agiloft.

Cet attribut indique l’horodatage de la dernière extraction des données. Il est essentiel pour connaître leur fraîcheur et gérer la fréquence des actualisations.

Les utilisateurs s’appuient sur cet horodatage pour vérifier que les informations consultées sont à jour et connaître la période couverte par l’analyse. Il s’agit d’une métadonnée importante pour toute analyse fiable fondée sur les données.

Permet aux utilisateurs de connaître l’actualité des données, un élément essentiel pour prendre des décisions métier précises au bon moment.

Cet horodatage est généré et ajouté lors du processus d’extraction, de transformation et de chargement des données (ETL).

Cet attribut indique la date et l’heure de chaque activité enregistrée dans l’historique du contrat. Il établit l’ordre chronologique des événements, essentiel à la découverte et à l’analyse des processus.

L’heure de début sert à calculer les durées entre les activités, à repérer les goulots d’étranglement et à mesurer les temps de cycle. Elle constitue la base de presque tous les indicateurs temporels, comme le « Temps de cycle moyen des contrats » et la « Durée moyenne de la phase d’approbation ».

Cet horodatage est indispensable pour ordonner les événements, calculer les durées et analyser les résultats du processus au fil du temps. Le Process Mining est impossible sans lui.

Il s’agit de l’horodatage d’une action enregistrée dans l’historique du contrat ou dans les tables de piste d’audit d’Agiloft.

Cet attribut décrit l’étape réalisée dans le processus, par exemple « Contrat rédigé », « Examen juridique effectué » ou « Contrat exécuté/signé ». Ces activités constituent les éléments de base de la cartographie du processus.

L’analyse de leur séquence et de leur fréquence aide à repérer le flux de processus principal, à détecter les écarts ou les boucles de reprise et à identifier les étapes les plus fréquentes ou les plus longues. Elle est indispensable pour créer des Dashboards tels que « Vue d’ensemble du cycle de vie des contrats » et « Variantes du processus de rédaction des contrats ».

Les activités définissent les étapes de votre cartographie du processus. Cet attribut est nécessaire pour visualiser le flux de processus et comprendre le travail effectué.

Déduit de l’action ou du changement de statut enregistré dans l’historique du contrat ou dans les tables de piste d’audit d’Agiloft.

Cet attribut indique l’origine des données de gestion des contrats. Pour ce processus, sa valeur sera toujours « Agiloft ».

Dans les analyses d’entreprise qui regroupent des données provenant de plusieurs systèmes, ce champ est essentiel pour assurer la traçabilité des données et définir correctement le périmètre des analyses. Il apporte du contexte et facilite le suivi de leur origine.

Indique l’origine des données, ce qui est essentiel à leur gouvernance, au dépannage et à l’intégration de données provenant de plusieurs sources.

Il s’agit d’une valeur statique à ajouter lors de l’extraction et de la transformation des données.

La date d’expiration est un champ essentiel qui détermine la fin de la période de validité du contrat. Elle est indispensable à la gestion des renouvellements et des résiliations, ainsi qu’à la prévention des expirations involontaires et des renouvellements automatiques non souhaités.

Cet attribut est au cœur du Dashboard « Échéances et statuts des contrats à venir » et de l’indicateur « Taux de traitement des contrats dans les délais ». Il permet à l’entreprise d’anticiper les échéances de fin de contrat, de traiter les renouvellements ou les résiliations à temps et d’éviter les dates limites manquées.

Indispensable à une gestion proactive des contrats, il permet à l’entreprise de ne pas manquer les échéances de renouvellement ou de résiliation.

Il s’agit d’un champ de date standard de la table principale des contrats dans Agiloft.

L’heure de début indique quand une activité commence, tandis que l’heure de fin en marque l’achèvement. La différence entre les deux correspond à la durée de traitement de cette activité.

En Process Mining, disposer des heures de début et de fin permet d’analyser plus précisément l’utilisation des ressources et de distinguer les temps d’attente des périodes de travail effectif. Par exemple, il devient possible de différencier le temps consacré à l’examen juridique du temps passé dans une file d’attente. Ces données alimentent l’indicateur « Durée de traitement de l’examen juridique ».

Permet de calculer la durée réelle de traitement d’une activité en séparant le temps de travail effectif du temps d’attente, pour repérer les goulots d’étranglement avec plus de précision.

Dans certains systèmes, cette information est disponible directement. Elle est souvent déduite de l’heure de début de l’activité suivante dans le cas. Dans Agiloft, il peut être nécessaire de la calculer à partir de la piste d’audit.

Cet attribut identifie la personne responsable d’une étape du processus, par exemple celle qui a rédigé le contrat ou l’avocat qui a effectué l’examen juridique. Il provient généralement des informations utilisateur associées à une action dans la piste d’audit du système.

L’analyse par utilisateur est essentielle au Dashboard « Analyse de la charge de travail liée aux contrats », car elle permet d’étudier la répartition de la charge, les différences de résultats entre les personnes et les besoins de formation. Elle aide également à retracer la responsabilité d’actions précises.

Permet d’analyser la charge de travail, de comparer les résultats et de repérer les goulots d’étranglement ou les bonnes pratiques propres à certaines ressources.

Se trouve généralement dans les tables d’historique du contrat ou de piste d’audit, avec un lien vers l’utilisateur à l’origine de la modification.

Cet attribut identifie l’autre organisation ou personne qui signe le contrat. Le cocontractant peut avoir une influence importante sur la négociation, les délais et les conditions de l’accord.

L’analyse des résultats du processus par cocontractant est un objectif important des Dashboards « Facteurs de variation du temps de cycle des contrats » et « Fréquence des versions annotées lors des négociations ». Elle aide à repérer les partenaires qui entraînent des négociations plus longues ou davantage de révisions, afin d’adapter les stratégies de négociation et de mieux gérer les relations.

Aide à déterminer comment les différents partenaires externes influent sur la durée et la complexité des négociations, pour améliorer les prévisions et la stratégie.

Il s’agit d’un champ standard de la table principale des contrats, ou d’une information récupérée dans une table des entreprises ou des comptes associée dans Agiloft.

Cet attribut précise le contexte organisationnel du contrat, par exemple « Ventes », « Juridique », « Achats » ou « Finance ». Ces informations peuvent être associées au responsable du contrat ou à l’utilisateur ayant effectué une activité précise.

Cette dimension est essentielle au Dashboard « Facteurs de variation du temps de cycle des contrats ». Elle permet de filtrer et de comparer les résultats du processus entre les services, afin de déterminer si certains affichent des temps de cycle plus longs, davantage de reprises ou des parcours différents. Vous pouvez, par exemple, vérifier si les contrats provenant des ventes mettent plus de temps à passer l’examen juridique que ceux provenant des achats.

Permet de comparer les résultats entre les unités opérationnelles et de repérer les problèmes de processus ou les bonnes pratiques propres à certains services.

Ces informations peuvent être récupérées dans les tables de profils utilisateur ou être enregistrées directement dans la fiche du contrat dans Agiloft.

Cet attribut indique l’étape actuelle du contrat, par exemple « En cours de rédaction », « En cours d’examen », « Exécuté », « Expiré » ou « Résilié ». Il donne un aperçu de l’état du contrat à un moment donné.

En Process Mining, les changements de statut au fil du temps définissent souvent les activités elles-mêmes. En tant qu’attribut de cas, il permet de filtrer l’analyse pour ne retenir que les contrats en vigueur, signés ou expirés. Il contribue directement au Dashboard « Échéances et statuts des contrats à venir ».

Donne rapidement un aperçu de l’étape actuelle du contrat et permet de filtrer et de segmenter l’analyse entre les cas en cours et les cas terminés.

Il s’agit d’un champ standard de la table principale des contrats dans Agiloft.

Le type de contrat est un champ de catégorisation important qui définit la nature de l’accord et le modèle utilisé. Les différents types de contrats suivent souvent des variantes de processus distinctes, présentent des niveaux de complexité différents et font intervenir des parties prenantes différentes.

Cet attribut est essentiel aux analyses comparatives et constitue un facteur déterminant pour les Dashboards « Facteurs de variation du temps de cycle des contrats » et « Fréquence des versions annotées lors des négociations ». En segmentant le processus par type de contrat, les analystes peuvent comprendre pourquoi certains contrats prennent plus de temps, nécessitent davantage de révisions ou s’écartent plus souvent du processus standard.

Explique les écarts importants de complexité, de durée et de risque entre les processus. Cet attribut est indispensable à une segmentation pertinente.

Il s’agit d’un champ standard de la table principale des contrats dans Agiloft.

Cet attribut représente la valeur financière totale du contrat, qu’il s’agisse de revenus, de coûts ou d’engagements. Cette valeur influe souvent sur le niveau d’examen requis et sur la complexité du processus d’approbation.

La valeur du contrat est essentielle au Dashboard « Tendances de la valeur et du volume des contrats signés » et permet d’analyser l’incidence financière des résultats du processus. Elle peut également être mise en relation avec le temps de cycle pour déterminer si les contrats de grande valeur prennent nettement plus de temps à traiter. Ces analyses aident à prioriser ces contrats et à optimiser leurs flux de travail.

Apporte un contexte financier au processus et permet d’analyser les résultats en fonction de la valeur, de définir les priorités et de comprendre les conséquences métier des retards.

Il s’agit d’un champ standard de la table principale des contrats dans Agiloft.

Cet attribut distingue les activités effectuées par une personne de celles prises en charge par le système, comme les mises à jour automatiques de statut, les notifications ou les flux de travail déclenchés par le système.

L’analyse permet ainsi de comprendre le degré d’automatisation du processus de gestion des contrats. Elle peut servir à mesurer les effets des initiatives d’automatisation, à repérer de nouvelles possibilités et à vérifier que les étapes automatisées fonctionnent comme prévu sans créer de goulots d’étranglement.

Aide à mesurer le degré d’automatisation du processus et à distinguer les étapes effectuées par les systèmes de celles réalisées par des personnes.

Déduit de la présence de comptes utilisateur système spécifiques, par exemple « Système » ou « Administrateur », dans l’historique des activités, ou de l’identification de certains types d’activités automatisées.

Cet attribut définit l’échéance de l’accord de niveau de service (SLA) pour certaines activités d’examen. Il fixe un délai de traitement clair et sert à mesurer les résultats par rapport aux objectifs internes.

Cette date est indispensable au Dashboard « Respect des SLA pour les examens de contrats » et à l’indicateur associé « Taux de respect des SLA pour les examens ». En comparant la date réelle d’achèvement des activités d’examen à cette échéance, le système peut déterminer si le processus respecte les objectifs de niveau de service et repérer les activités qui dépassent fréquemment les délais prévus par les SLA.

Permet de mesurer les résultats par rapport aux échéances internes, ce qui est essentiel pour faire respecter les SLA et réduire les délais d’examen.

Il peut s’agir d’un champ calculé dans Agiloft à partir de la date de soumission du contrat et de règles SLA prédéfinies, ou d’un champ de date renseigné manuellement.

Cette métrique mesure le temps nécessaire pour obtenir toutes les approbations internes et juridiques requises pour un contrat. La période commence généralement au début de la première activité de révision (par exemple, « Révision interne soumise ») et se termine à la réception de la dernière approbation requise.

Cet attribut sert de base au KPI « Durée moyenne de la phase d’approbation » et constitue un élément clé du Dashboard « Analyse des goulots d’étranglement des révisions et approbations ». Il permet d’isoler une étape importante du cycle de vie des contrats et d’analyser les causes des retards dans les révisions et les approbations.

Isole et quantifie le temps consacré à l’étape d’approbation, afin de repérer et de traiter les goulots d’étranglement à cette étape importante.

Calculée à partir du journal d’événements en mesurant, pour chaque contrat, le temps écoulé entre le début de la première activité d’approbation et la fin de la dernière.

Cette métrique mesure le temps écoulé entre le début des négociations avec la partie externe (par exemple, « Négociation avec la contrepartie commencée ») et la conclusion d’un accord définitif approuvé par la contrepartie.

Elle constitue la métrique principale du Dashboard « Temps de cycle de la phase de négociation » et du KPI « Durée moyenne de la phase de négociation ». Son analyse permet d’évaluer l’efficacité des négociations, de repérer les types de contrats ou les contreparties associés à des négociations prolongées et de trouver des moyens de simplifier les échanges.

Mesure l’efficacité de la phase de négociation et aide à réduire le temps consacré aux échanges avec les parties externes.

Calculée à partir du journal d’événements en mesurant le temps écoulé entre l’activité « Négociation avec la contrepartie commencée » et une activité de clôture telle que « Approbation de la contrepartie reçue ».

Cet attribut identifie la ressource juridique chargée de l’activité « Examen juridique effectué ». Il donne une vision plus précise de la charge de travail qu’un champ général « Utilisateur », qui peut regrouper plusieurs rôles.

Il est utile au Dashboard « Analyse de la charge de travail liée aux contrats », car il permet d’analyser précisément la capacité et les résultats de l’équipe juridique. Il aide à évaluer la répartition de la charge au sein de l’équipe et à déterminer si certains juristes sont associés à des examens plus longs, ce qui contribue au suivi de l’indicateur « Durée moyenne de traitement de l’examen juridique ».

Permet d’analyser en détail la charge de travail et les résultats liés aux examens juridiques, afin de mieux gérer les ressources de l’équipe juridique.

Il peut s’agir d’un champ spécifique du contrat indiquant le juriste désigné, ou d’une information déduite du nom de l’utilisateur associé à l’activité d’examen juridique.

Cet attribut indique quel modèle standard, le cas échéant, a servi de point de départ à la rédaction du contrat. L’utilisation cohérente des modèles est essentielle à l’efficacité de la rédaction.

L’analyse de cet attribut contribue au suivi des indicateurs « Taux de reprise lors de la rédaction des contrats » et « Taux d’approbation interne dès la première soumission ». En comparant les résultats des contrats créés à partir de différents modèles, ou sans modèle, les organisations peuvent repérer les modèles les plus efficaces et déterminer où la standardisation est la plus nécessaire.

Aide à évaluer l’efficacité des modèles standard et encourage leur standardisation, ce qui peut réduire considérablement le temps de rédaction et les reprises.

Il peut s’agir d’un champ de la fiche du contrat dans Agiloft, renseigné lorsqu’un contrat est créé à partir d’un modèle.

Cet attribut comptabilise les versions successives d’un contrat, en particulier pendant les phases de rédaction et de négociation. Un nombre élevé de révisions peut signaler des problèmes liés aux modèles, des négociations complexes ou des exigences initiales peu claires.

Cette métrique alimente directement le Dashboard « Fréquence des versions annotées lors des négociations » et l’indicateur « Fréquence des versions annotées des contrats ». L’analyse du nombre de révisions aide à repérer les types de contrats ou les cocontractants qui entraînent le plus d’allers-retours, afin d’améliorer la rédaction et les négociations.

Quantifie les reprises et la complexité des négociations, et aide à repérer les possibilités d’améliorer la qualité des modèles et les stratégies de négociation.

Ce nombre est généralement calculé en comptant, dans le journal d’événements, les occurrences des activités « Contrat annoté/révisé » pour chaque ID de contrat.

Cet attribut est calculé en comparant l’horodatage réel de fin d’une activité de révision (par exemple, « Révision interne effectuée ») à sa date d’échéance SLA, ReviewSlaDueDate. La valeur est « true » si la révision a été effectuée dans les délais et « false » si elle a été effectuée en retard.

Cet indicateur alimente directement le Dashboard « Respect des SLA pour les révisions de contrats » et permet de visualiser facilement les taux de conformité. Il simplifie le calcul du KPI « Taux de respect des SLA pour les révisions », qui consiste à compter les valeurs true et false.

Fournit un résultat binaire clair sur le respect des SLA, ce qui facilite la mesure, la visualisation et le suivi de la conformité aux échéances internes.

Calculé en comparant l’EventTime de l’activité de fin de révision à la ReviewSlaDueDate de chaque contrat.