Votre modèle de données de gestion des contrats

Le Contract ID sert d’identifiant de dossier de référence et relie de manière unique tous les événements et activités associés à un contrat donné. Chaque enregistrement de l’Event Log correspond à une action effectuée sur un contrat, et cet identifiant regroupe ces actions.

Dans une analyse de Process Mining, cet attribut est fondamental pour reconstituer le parcours de bout en bout de chaque contrat. Il permet de visualiser les flux de processus, de calculer les durées de cycle entre la demande et l’exécution, et de segmenter l’analyse selon les caractéristiques de chaque contrat.

Il s’agit de la clé essentielle pour suivre l’intégralité du parcours d’un contrat. Sans elle, vous ne pouvez pas analyser le flux de processus de bout en bout ni calculer les KPI au niveau du dossier.

Il s’agit généralement de la clé primaire de la table principale Contracts dans Agiloft.

Cet attribut fournit l’horodatage de l’extraction de données la plus récente. Il est essentiel pour connaître l’actualité des données analysées et gérer les calendriers d’actualisation.

Les utilisateurs s’appuient sur cet horodatage pour vérifier qu’ils consultent des informations à jour et comprendre la période couverte par l’analyse. Il s’agit d’un élément de métadonnées essentiel à toute analyse fiable fondée sur les données.

Permet aux utilisateurs de connaître l’actualité des données, ce qui est indispensable pour prendre des décisions métier précises au moment opportun.

Cet horodatage est généré et ajouté pendant le processus d’extraction, de transformation et de chargement des données (ETL).

Cet attribut fournit la date et l’heure de chaque activité enregistrée dans l’historique du contrat. Il établit l’ordre chronologique des événements, ce qui est essentiel à la découverte et à l’analyse des processus.

L’heure de début sert à calculer les durées entre les activités, à identifier les goulots d’étranglement et à mesurer les durées de cycle. Elle constitue le fondement de presque tous les KPI temporels, tels que « Average Contract Cycle Time » et « Average Approval Phase Duration ».

Cet horodatage est indispensable pour ordonner les événements, calculer les durées et analyser la performance du processus au fil du temps. Le Process Mining est impossible sans lui.

Il correspond à l’horodatage d’une action enregistrée dans les tables d’historique ou de journal d’audit du contrat dans Agiloft.

Cet attribut décrit l’étape exécutée dans le processus, par exemple « Contract Drafted », « Legal Review Conducted » ou « Contract Executed/Signed ». Ces activités constituent les éléments de base de la cartographie du processus.

L’analyse de la séquence et de la fréquence des activités aide à identifier le flux principal du processus, à détecter les écarts ou les boucles de reprise et à repérer les étapes les plus fréquentes ou les plus longues. Elle est essentielle à la création de Dashboards tels que « Overall Contract Lifecycle Overview » et « Contract Drafting Process Variants ».

Les activités définissent les étapes de votre cartographie des processus. Cet attribut est nécessaire pour visualiser le flux du processus et comprendre le travail réalisé.

Dérivé de l’action ou de la modification du statut enregistrée dans les tables d’historique ou de journal d’audit du contrat dans Agiloft.

Cet attribut identifie l’origine des données de gestion des contrats. Pour ce processus, sa valeur sera toujours « Agiloft ».

Dans les analyses d’entreprise qui combinent des données provenant de plusieurs systèmes, ce champ est essentiel à la traçabilité des données et au bon périmètre des analyses. Il fournit le contexte et la traçabilité nécessaires aux données.

Identifie l’origine des données, ce qui est essentiel à la gouvernance des données, au dépannage et à l’intégration de données provenant de plusieurs sources.

Il s’agit d’une valeur statique qui doit être ajoutée pendant le processus d’extraction et de transformation des données.

La date d’expiration est un champ de date essentiel qui détermine la fin de la période active d’un contrat. Elle est indispensable pour gérer les renouvellements et les résiliations, et pour éviter les expirations ou renouvellements automatiques non souhaités.

Cet attribut constitue la base du Dashboard « Upcoming Contract Deadlines & Status » et du KPI « On-Time Contract Action Rate ». Il permet à l’entreprise d’anticiper les échéances de fin de contrat, de traiter les renouvellements ou les résiliations dans les délais et d’éviter les échéances manquées.

Essentielle pour une gestion proactive des contrats, elle permet à l’entreprise d’éviter les échéances manquées de renouvellement ou de résiliation.

Il s’agit d’un champ de date standard de la table principale Contracts dans Agiloft.

Alors que l’heure de début indique le commencement d’une activité, l’heure de fin en marque l’achèvement. La différence entre les deux correspond au temps de traitement de cette activité.

Dans le Process Mining, la présence des heures de début et de fin permet d’analyser plus précisément l’utilisation des Ressources et de distinguer les temps d’attente des temps de travail effectif. Elle permet par exemple de différencier le temps pendant lequel une révision juridique est activement traitée du temps passé en file d’attente. Cela alimente le KPI « Legal Review Processing Time ».

Permet de calculer le temps de traitement réel d’une activité en séparant le temps de travail effectif du temps d’attente, pour une analyse plus précise des goulots d’étranglement.

Dans certains systèmes, cette information est disponible directement. Elle est souvent déduite comme l’heure de début de l’activité suivante dans le dossier. Pour Agiloft, elle peut devoir être calculée à partir du journal d’audit.

Cet attribut identifie la personne responsable de l’exécution d’une étape donnée du processus, par exemple la personne qui a rédigé le contrat ou l’avocat qui a effectué la révision juridique. Il provient généralement des informations utilisateur associées à une action dans le journal d’audit du système.

L’analyse par utilisateur est essentielle au Dashboard « Contract Resource Workload Analysis », car elle aide à identifier la répartition de la charge de travail, les écarts de performance entre les personnes et les possibilités de formation. Elle permet également d’établir la responsabilité de certaines actions.

Permet d’analyser la charge de travail, de comparer les performances et d’identifier les goulots d’étranglement ou les bonnes pratiques propres à certaines Ressources.

Se trouve généralement dans les tables d’historique ou de journal d’audit du contrat, associé à l’utilisateur ayant effectué la modification.

Cet attribut identifie l’organisation ou la personne qui signe le contrat avec votre entreprise. La contrepartie peut avoir une influence importante sur le processus de négociation, les délais et les conditions de l’accord.

L’analyse de la performance du processus par contrepartie constitue un objectif essentiel des Dashboards « Contract Cycle Time Variability Factors » et « Negotiation Redline Frequency ». Elle permet d’identifier les partenaires associés aux négociations les plus longues ou au plus grand nombre de révisions, afin d’adapter les stratégies de négociation et d’améliorer la gestion de la relation.

Aide à déterminer comment les différents partenaires externes influencent la durée et la complexité des négociations contractuelles, pour améliorer les prévisions et la stratégie.

Il s’agit d’un champ standard de la table principale Contracts ou d’un champ lié provenant d’une table Companies/Accounts dans Agiloft.

Cet attribut fournit le contexte organisationnel du contrat, par exemple « Sales », « Legal », « Procurement » ou « Finance ». Ces informations peuvent être associées au responsable du contrat ou à l’utilisateur ayant réalisé une activité donnée.

Cette dimension est essentielle au Dashboard « Contract Cycle Time Variability Factors ». Elle permet de filtrer et de comparer la performance du processus entre différents services, afin de déterminer si certains présentent des durées de cycle plus longues, davantage de reprises ou des parcours différents. Vous pouvez par exemple analyser si les contrats provenant du service Sales mettent plus de temps à passer la révision juridique que ceux du service Procurement.

Permet de comparer les performances entre les unités métier et d’identifier les problèmes de processus ou les bonnes pratiques propres à chaque service.

Ces informations peuvent être jointes à partir des tables de profils utilisateurs ou être stockées directement dans l’enregistrement du contrat dans Agiloft.

Cet attribut indique l’étape actuelle du contrat, par exemple « Drafting », « In Review », « Executed », « Expired » ou « Terminated ». Il fournit une vue instantanée de la situation du contrat à un moment donné.

En Process Mining, l’évolution du statut au fil du temps définit souvent les activités elles-mêmes. En tant qu’attribut au niveau du cas, il permet de filtrer l’analyse afin de se concentrer uniquement sur les contrats actifs, exécutés ou expirés. Il contribue directement au Dashboard « Upcoming Contract Deadlines & Status ».

Fournit une vue rapide de l’étape actuelle d’un contrat et permet de filtrer et de segmenter l’analyse des cas en cours par rapport aux cas terminés.

Il s’agit d’un champ standard de la table principale Contracts dans Agiloft.

Le type de contrat est un champ de catégorisation essentiel qui définit la nature et le modèle de l’accord. Les différents types de contrats suivent souvent des variantes de processus distinctes, présentent des niveaux de complexité différents et impliquent des parties prenantes différentes.

Cet attribut est essentiel pour l’analyse comparative et constitue un facteur déterminant des Dashboards « Contract Cycle Time Variability Factors » et « Negotiation Redline Frequency ». En segmentant le processus par type de contrat, les analystes peuvent comprendre pourquoi certains types nécessitent davantage de temps, de révisions ou d’écarts par rapport au processus standard.

Explique les variations importantes de complexité, de durée et de risque du processus. Il s’agit d’un attribut fondamental pour obtenir une segmentation pertinente du processus.

Il s’agit d’un champ standard de la table principale Contracts dans Agiloft.

Cet attribut représente la valeur financière totale du contrat, qu’il s’agisse de revenus, de coûts ou d’un engagement. Cette valeur constitue souvent un facteur déterminant du niveau de contrôle et de la complexité du processus d’approbation.

La valeur du contrat est essentielle au Dashboard « Tendances de la valeur et du volume des contrats exécutés », qui permet d’analyser l’impact financier des performances du processus. Elle peut également servir à mettre en relation la valeur du contrat et le temps de cycle, afin de déterminer si les contrats de grande valeur prennent beaucoup plus de temps à traiter. Vous pouvez ainsi prioriser les contrats à forte valeur et optimiser leurs flux de travail.

Apporte un contexte financier au processus, permettant une analyse et une priorisation fondées sur la valeur, ainsi qu’une meilleure compréhension de l’impact des retards sur l’activité.

Il s’agit d’un champ standard de la table principale Contracts dans Agiloft.

Cet attribut définit l’échéance du Service Level Agreement (SLA) applicable à certaines activités de revue. Il fixe une attente claire en matière de délai de traitement et sert à mesurer la performance par rapport aux objectifs internes.

Cette date est essentielle au Dashboard « SLA Adherence for Contract Reviews » et au KPI associé « SLA Adherence Rate for Reviews ». En comparant la date réelle de fin des activités de revue à cette échéance, le système peut déterminer si le processus respecte ses objectifs de niveau de service et mettre en évidence les domaines dans lesquels les SLA sont fréquemment dépassés.

Permet de mesurer la performance par rapport aux échéances internes, ce qui est essentiel pour faire respecter les SLA et réduire les délais de traitement des revues.

Il peut s’agir d’un champ calculé dans Agiloft à partir de la date de soumission du contrat et de règles SLA prédéfinies, ou d’un champ de date renseigné manuellement.

Cette mesure évalue le temps nécessaire pour obtenir toutes les approbations internes et juridiques requises pour un contrat. Elle commence généralement au début de la première activité de revue, par exemple « Internal Review Submitted », et se termine lorsque la dernière approbation requise est reçue.

Cet attribut constitue la base du KPI « Average Approval Phase Duration » et un élément essentiel du Dashboard « Review & Approval Bottleneck Analysis ». Il isole une étape importante du cycle de vie du contrat et permet d’analyser précisément les causes des retards dans les revues et les approbations.

Isole et quantifie le temps consacré à l’étape d’approbation, afin de repérer et de traiter les goulots d’étranglement de cette phase importante.

Calculé à partir de l’Event Log en déterminant, pour chaque contrat, la différence entre le début de la première activité d’approbation et la fin de la dernière.

Cette mesure évalue le temps écoulé entre le début des négociations avec la partie externe, par exemple « Counterparty Negotiation Started », et la conclusion d’un accord final approuvé par la contrepartie.

Il s’agit de la mesure centrale du Dashboard « Negotiation Phase Cycle Time » et du KPI « Average Negotiation Phase Time ». L’analyse de cette durée permet d’évaluer l’efficacité du processus de négociation, d’identifier les types de contrats ou les contreparties associés aux négociations les plus longues et de repérer les possibilités de simplifier les échanges.

Mesure l’efficacité de l’étape de négociation et fournit des éléments d’analyse pour réduire le temps consacré aux échanges avec les parties externes.

Calculé à partir de l’Event Log en mesurant le temps écoulé entre l’activité « Counterparty Negotiation Started » et une activité de conclusion telle que « Counterparty Approval Received ».

Cet attribut distingue les activités réalisées par des personnes de celles exécutées par le système, comme les mises à jour automatiques de statut, les notifications ou les flux de travail déclenchés par le système.

Dans le cadre de l’analyse, il permet de comprendre le niveau d’automatisation du processus de gestion des contrats. Vous pouvez l’utiliser pour mesurer l’impact des initiatives d’automatisation, repérer de nouvelles possibilités d’automatisation et vérifier que les étapes automatisées fonctionnent comme prévu sans créer de goulots d’étranglement.

Aide à mesurer le degré d’automatisation du processus et à identifier les étapes exécutées par les systèmes plutôt que par des personnes.

Déduit de l’identification de comptes utilisateur système spécifiques, par exemple « System » ou « Admin », dans l’historique des activités, ou de l’identification de types d’activités automatisées précis.

Cet attribut précise quel modèle standard, le cas échéant, a servi de point de départ au contrat. L’utilisation cohérente des modèles est essentielle à l’efficacité du processus de rédaction.

L’analyse de cet attribut contribue aux KPI « Contract Drafting Rework Rate » et « First-Pass Internal Approval Rate ». En comparant la performance des contrats créés à partir de différents modèles, ou sans modèle, les organisations peuvent identifier les modèles les plus efficaces et déterminer où les efforts de standardisation sont les plus nécessaires.

Aide à évaluer l’efficacité des modèles standard et encourage la standardisation, ce qui peut réduire sensiblement le temps de rédaction et les reprises.

Il peut s’agir d’un champ de l’enregistrement du contrat dans Agiloft, renseigné lorsqu’un contrat est créé à partir d’un modèle.

Cet attribut suit le nombre d’itérations d’un contrat, notamment pendant les phases de rédaction et de négociation. Un nombre élevé de révisions signale souvent des problèmes liés aux modèles, des négociations complexes ou des exigences initiales peu claires.

Cette mesure contribue directement au Dashboard « Negotiation Redline Frequency » et au KPI « Contract Redline Frequency ». L’analyse du nombre de révisions permet d’identifier les types de contrats ou les contreparties à l’origine des échanges les plus nombreux, afin d’améliorer la rédaction et la négociation.

Quantifie les reprises et la complexité des négociations, afin d’identifier les possibilités d’améliorer la qualité des modèles et les stratégies de négociation.

Il est généralement calculé en comptant, dans l’Event Log, les occurrences des activités « Contract Redlined/Revised » pour chaque identifiant de contrat.

Cet attribut identifie la Ressource juridique responsable de l’activité « Legal Review Conducted ». Il offre une vision plus précise de la charge de travail qu’un champ général « User », qui peut regrouper plusieurs fonctions.

Il est utile pour le Dashboard « Contract Resource Workload Analysis », qui permet d’analyser précisément la capacité et la performance de l’équipe juridique. Il aide à évaluer la répartition de la charge au sein de l’équipe et à déterminer si certains responsables de revue sont associés à des délais plus longs, en complément du KPI « Average Legal Review Processing Time ».

Permet d’analyser en détail la charge de travail et la performance de la fonction de revue juridique, afin de gérer efficacement les Ressources de l’équipe juridique.

Il peut s’agir d’un champ spécifique du contrat indiquant le conseil juridique désigné, ou d’une valeur déduite du nom de l’utilisateur associé à l’activité de revue juridique.

Cet attribut est obtenu en comparant l’horodatage réel de fin d’une activité de revue, par exemple « Internal Review Performed », à sa « ReviewSlaDueDate ». Sa valeur est « true » si la revue a été terminée dans les délais et « false » dans le cas contraire.

Cet indicateur alimente directement le Dashboard « SLA Adherence for Contract Reviews » et facilite la visualisation des taux de conformité. Il simplifie le calcul du KPI « SLA Adherence Rate for Reviews » en permettant de compter simplement les valeurs true et false.

Fournit un résultat binaire clair concernant le respect du SLA, ce qui simplifie la mesure, la visualisation et le reporting du respect des échéances internes.

Calculé en comparant l’« EventTime » d’une activité de fin de revue à la « ReviewSlaDueDate » de chaque contrat.