Votre modèle de données pour la gestion du cycle de revenus

Epic Resolute
Votre modèle de données pour la gestion du cycle de revenus

Votre modèle de données pour la gestion du cycle de revenus

Ce modèle vous guide dans la collecte des données nécessaires à l’optimisation de votre processus de gestion du cycle de revenus. Il présente les attributs de données essentiels, les principales activités à suivre et des conseils pratiques pour extraire ces informations de vos systèmes sources. Utilisez cette ressource pour vérifier que vous disposez de tous les éléments nécessaires à une analyse et à une amélioration efficaces du processus.
  • Attributs recommandés à collecter
  • Activités clés à suivre
  • Conseils d’extraction
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Attributs de gestion du cycle de revenus

Voici les champs de données recommandés à inclure dans votre journal d’événements pour analyser et optimiser en détail le processus de gestion du cycle de revenus.
3 Obligatoire 6 Recommandé 10 Facultatif
Nom Description
Événement de facturation
BillingEvent
Identifiant unique d’une prestation de service ou d’une livraison de produit donnant lieu à des frais. Il sert d’identifiant principal du cas.
Description

L’événement de facturation est l’identifiant central qui relie toutes les activités du cycle de revenus pour un élément facturable donné. Il commence lorsqu’un service est rendu et se termine lorsque le compte est entièrement réglé ou clôturé.

Dans une analyse de Process Mining, cet attribut est essentiel pour reconstituer le parcours complet de chaque frais. Il permet de suivre, pour chaque événement de facturation, des activités telles que la saisie des frais, l’envoi de la demande de remboursement, l’imputation du paiement et le traitement des rejets. Vous obtenez ainsi une vue claire du déroulement du processus et de ses variations.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de l’ID de cas fondamental, indispensable pour relier toutes les étapes du processus et analyser le cycle de vie complet de la génération des revenus et du recouvrement pour chaque service.

Où trouver ces données

Il s’agit souvent d’un identifiant unique de compte hospitalier (HAR) ou d’une session de frais spécifique dans Epic Resolute. Consultez la documentation d’Epic Resolute pour connaître les tables concernées, comme celles des dossiers HAR ou des sessions de frais.

Exemples
BE10098765BE20012345BE30054321
Horodatage de l’événement
EventTimestamp
Date et heure précises auxquelles une activité ou un événement s’est produit.
Description

L’horodatage de l’événement indique le moment où une activité a eu lieu. Ces données temporelles sont essentielles pour comprendre le calendrier et l’ordre des événements du cycle de revenus.

Les horodatages servent à calculer les délais entre les activités, par exemple le délai de saisie des frais ou le temps d’imputation des paiements. Ils permettent de repérer les goulots d’étranglement, de mesurer les temps de cycle et d’analyser les performances du processus sur différentes périodes. Des horodatages exacts sont indispensables à presque tous les KPI et Dashboards fondés sur le temps.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut est indispensable au calcul de toutes les métriques temporelles, notamment les temps de cycle et les durées, qui permettent de repérer les retards et les inefficacités.

Où trouver ces données

Cet attribut figure dans les tables de transactions ou de journaux d’événements d’Epic Resolute et est associé à chaque activité enregistrée. Les noms de champs se terminent souvent par Dt, DTTM ou Time.

Exemples
2023-04-15T09:30:00Z2023-04-16T11:05:21Z2023-05-01T14:00:00Z
Nom de l’activité
ActivityName
Nom de l’événement ou de la tâche effectuée dans le processus de gestion du cycle de revenus.
Description

Cet attribut décrit une étape du cycle de revenus, par exemple « Frais saisis », « Demande de remboursement envoyée à l’organisme payeur » ou « Paiement reçu ». Chaque activité correspond à une étape distincte de la facturation d’un service et du recouvrement du paiement.

L’analyse des activités est au cœur du Process Mining. Elle permet de visualiser la cartographie du processus, de repérer les parcours fréquents et les goulots d’étranglement entre les étapes, et de mesurer le respect des procédures opérationnelles standard.

Pourquoi est-ce important ?

Définit les étapes de la cartographie du processus et permet de visualiser, d’analyser et d’optimiser le déroulement du travail dans le cycle de revenus.

Où trouver ces données

Cet attribut est généralement extrait des journaux d’événements, des pistes d’audit ou des enregistrements de changement de statut dans les modules de facturation et de gestion des demandes d’Epic Resolute.

Exemples
Frais saisisDemande de remboursement envoyée à l’organisme payeurPaiement reçuCompte clôturé
Code du motif de rejet
DenialReasonCode
Code normalisé indiquant pourquoi l’organisme payeur a rejeté une demande de remboursement.
Description

Lorsqu’un organisme payeur rejette une demande, il fournit un code qui en précise le motif, par exemple « Service non couvert », « Demande en double » ou « Informations complémentaires requises ». Ces codes sont souvent normalisés sous la forme de codes CARC (Claim Adjustment Reason Codes).

Cet attribut est au cœur du Dashboard « Taux et motifs de rejet des demandes ». L’analyse de la fréquence des différents codes permet de repérer les causes profondes des rejets, comme des problèmes d’accréditation, des erreurs de codage ou l’absence d’autorisation préalable, et de cibler les mesures d’amélioration.

Pourquoi est-ce important ?

Explique directement les motifs de rejet des demandes et fournit des éléments concrets pour réduire leur fréquence, prévenir les pertes de revenus et accélérer les paiements.

Où trouver ces données

Ces données figurent dans les transactions de réponse aux demandes, par exemple dans un fichier ANSI 835 reçu des organismes payeurs, puis sont stockées dans le module de gestion des demandes d’Epic Resolute.

Exemples
CO-16 : Informations manquantes dans la demande ou le serviceOA-18 : Demande ou service en doublePR-96 : Frais non couverts
Motif de l’ajustement
AdjustmentReason
Motif d’un ajustement manuel ou automatique du solde du compte d’un patient.
Description

Cet attribut explique pourquoi le solde d’un compte a été modifié autrement que par un paiement ou des frais habituels. Les motifs peuvent inclure des accords tarifaires avec les organismes payeurs, l’abandon de petits soldes ou la correction d’erreurs d’imputation.

Cet attribut est essentiel au Dashboard « Volume des ajustements de compte par type ». L’analyse des motifs d’ajustement permet aux organisations de repérer les pertes de revenus, de comprendre l’incidence des contrats avec les organismes payeurs et de détecter d’éventuelles inefficacités ou erreurs dans le processus de facturation.

Pourquoi est-ce important ?

Explique les modifications des soldes de compte et aide à repérer les pertes de revenus et les problèmes de précision de la facturation, afin de réduire les abandons de créances évitables.

Où trouver ces données

Figure dans le détail des transactions d’ajustement du module de comptabilité des patients d’Epic Resolute.

Exemples
Accord tarifaireAbandon d’un petit soldeCorrection de frais en double
Service de facturation
BillingDepartment
Service ou équipe fonctionnelle responsable de l’événement de facturation ou de l’activité.
Description

Cet attribut indique l’unité organisationnelle associée à l’événement de facturation ou responsable d’une activité précise, par exemple « Facturation des patients hospitalisés », « Facturation des patients externes » ou « Équipe de gestion des rejets ».

Cette dimension est essentielle au Dashboard « Indicateurs de performance du service de facturation ». Elle permet de comparer côte à côte des métriques clés, comme les taux de rejet ou les délais de saisie des frais. La direction peut ainsi repérer les services les plus performants, harmoniser les bonnes pratiques et répartir les ressources efficacement.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de comparer les performances des différents services, de repérer les bonnes pratiques et de déterminer où des améliorations ou des ressources supplémentaires sont nécessaires.

Où trouver ces données

Ces informations peuvent être associées à la fiche de l’utilisateur, au compte du patient ou au lieu de prestation dans Epic Resolute.

Exemples
Facturation en cardiologieRCM en radiologieService central de facturation
Solde restant dû
OutstandingBalance
Montant restant dû par l’organisme payeur ou le patient pour l’événement de facturation.
Description

Cet attribut représente le solde actuel des comptes clients pour un événement de facturation donné au moment de l’activité. Il reflète la situation financière du cas tout au long de son cycle de vie.

Le solde restant dû est essentiel aux rapports financiers et au « Rapport d’ancienneté des soldes impayés ». Son analyse au fil du temps et selon différentes dimensions, comme l’organisme payeur ou le service, aide à prioriser le recouvrement, à gérer la trésorerie et à évaluer les risques financiers.

Pourquoi est-ce important ?

Mesure directement l’incidence financière des retards de processus et aide à prioriser le recouvrement, à gérer la trésorerie et à suivre les comptes clients.

Où trouver ces données

Il s’agit d’un champ essentiel de la fiche du compte patient ou du compte hospitalier (HAR) dans Epic Resolute. Ce solde cumulé est mis à jour au fil des transactions financières.

Exemples
1500.00250.750.00
Type de service
ServiceType
Catégorie ou type de service médical fourni.
Description

Cet attribut classe le service facturable, par exemple « Radiologie », « Chirurgie », « Consultation » ou « Passage aux urgences ». Il apporte un contexte clinique aux données financières.

L’analyse du cycle de revenus par type de service peut révéler des variations de processus propres à certains domaines cliniques. Par exemple, les interventions chirurgicales peuvent nécessiter une saisie des frais et des autorisations plus complexes qu’une consultation classique, ce qui entraîne des pratiques et des difficultés différentes.

Pourquoi est-ce important ?

Apporte un contexte clinique aux données financières et permet d’analyser l’incidence des différents types de services médicaux sur le processus du cycle de revenus et son efficacité.

Où trouver ces données

Dérivé du référentiel des descriptions de frais (CDM), de la ligne de service ou du service associé à la transaction de frais dans Epic.

Exemples
Chirurgie avec hospitalisationRadiologie ambulatoireServices d’urgence
Utilisateur responsable
ResponsibleUser
Identifiant de l’utilisateur ou de l’employé qui a effectué l’activité.
Description

Cet attribut contient l’identifiant, le nom ou le numéro d’employé de la personne responsable d’une tâche précise du cycle de revenus. Il peut s’agir du professionnel de santé qui a saisi les frais, de l’agent de facturation qui a envoyé une demande ou du chargé de recouvrement qui a effectué le suivi d’un rejet.

L’analyse par utilisateur permet de repérer les personnes les plus performantes, de cerner les besoins de formation et de comprendre la répartition de la charge de travail. Elle est utile à la gestion des performances et à l’examen des écarts de processus associés à certaines personnes ou à certains rôles.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser les performances par personne ou par rôle, et de repérer les besoins de formation, les déséquilibres de charge de travail et les goulots d’étranglement liés aux ressources.

Où trouver ces données

Cet attribut figure généralement dans les pistes d’audit ou les journaux de transactions d’Epic Resolute. Il est souvent associé à une table de données de référence sur les utilisateurs, par exemple un enregistrement EMP.

Exemples
j.doebsmith123User7890
Automatisé
IsAutomated
Indicateur booléen précisant si l’activité a été exécutée par un système ou un processus automatisé.
Description

Cet indicateur distingue les tâches exécutées automatiquement par le système, comme la génération automatique des demandes de remboursement ou les contrôles d’admissibilité, de celles effectuées manuellement par un utilisateur.

L’analyse de cet attribut permet de comprendre le degré d’automatisation du processus. Elle peut servir à comparer l’efficacité et les taux d’erreur des activités automatisées et manuelles, à repérer de nouvelles possibilités d’automatisation et à suivre les performances des robots ou des règles système existants.

Pourquoi est-ce important ?

Distingue les activités exécutées par le système de celles réalisées par des personnes. Cette distinction est essentielle pour évaluer les effets de l’automatisation et repérer de nouvelles possibilités.

Où trouver ces données

Cet attribut est souvent déterminé en vérifiant si le « ResponsibleUser » d’une activité correspond à un compte système ou de service, ou en signalant les noms d’activité connus pour être automatisés.

Exemples
truefalse
Date d’échéance du paiement
PaymentDueDate
Date à laquelle le paiement du service facturé doit être effectué.
Description

Cet attribut indique la date limite de paiement figurant sur la facture ou définie par les contrats avec les payeurs. Il sert de référence pour mesurer le respect des délais de paiement.

La date d’échéance est indispensable à la création du « Rapport d’ancienneté des soldes impayés ». En comparant la date du jour à la date d’échéance des soldes ouverts, les comptes clients peuvent être répartis par ancienneté, par exemple entre 0 et 30 jours ou entre 31 et 60 jours de retard. Cette répartition aide à prioriser le recouvrement des comptes les plus en retard.

Pourquoi est-ce important ?

Sert de base à l’analyse de l’ancienneté des comptes clients, essentielle pour prioriser le recouvrement et gérer le risque financier lié aux factures impayées.

Où trouver ces données

Cette date est souvent calculée à partir de la date de facture et des conditions de paiement enregistrées dans le contrat du payeur ou dans les informations du compte patient d’Epic.

Exemples
2023-05-302023-06-152023-07-01
Dernière mise à jour des données
LastDataUpdate
Horodatage indiquant la dernière actualisation ou extraction des données de cet événement depuis le système source.
Description

Cet attribut indique la fraîcheur des données, c’est-à-dire la dernière fois où l’enregistrement a été extrait d’Epic Resolute et intégré au jeu de données de Process Mining.

Il permet d’évaluer l’actualité de l’analyse et de valider les données. Les utilisateurs peuvent ainsi savoir s’ils consultent les informations les plus récentes disponibles. Cet attribut est également essentiel à la gestion des cycles d’actualisation des données.

Pourquoi est-ce important ?

Permet aux utilisateurs de connaître l’actualité des données analysées, un élément essentiel pour prendre des décisions métier exactes et à jour.

Où trouver ces données

Cet horodatage est ajouté lors de l’ingestion des données par le processus ETL (extraction, transformation, chargement).

Exemples
2023-06-10T02:00:00Z2023-06-11T02:00:00Z
Heure de fin de l’événement
EventEndTime
Horodatage indiquant la fin d’une activité, utile pour calculer sa durée.
Description

Cet attribut enregistre l’heure à laquelle une activité est terminée. De nombreuses activités sont des événements instantanés, pour lesquels StartTime est égal à EndTime. D’autres tâches ont une durée mesurable, comme un appel de suivi après un refus.

Lorsque cette information est disponible, EndTime permet de calculer directement la durée de traitement de l’activité (« EndTime » - « StartTime »). Ce calcul est plus précis qu’une estimation fondée sur l’heure de début de l’activité suivante, car il tient compte du temps d’inactivité entre les étapes. Cet attribut est essentiel au calcul de l’attribut « ProcessingTime ».

Pourquoi est-ce important ?

Permet de calculer précisément le temps nécessaire à l’exécution de chaque activité, ce qui est essentiel pour repérer les tâches inefficaces et mesurer la productivité des ressources.

Où trouver ces données

Cette information peut être disponible dans certains modules d’Epic Resolute qui enregistrent le début et la fin des tâches, notamment les journaux de files de travail ou de gestion des activités. Elle n’est souvent pas suivie explicitement.

Exemples
2023-04-15T09:45:00Z2023-04-16T11:15:30Z2023-05-01T14:02:00Z
ID de la demande de remboursement
ClaimId
Identifiant unique attribué à une demande de remboursement envoyée à un payeur.
Description

Cet attribut correspond à l’ID du formulaire de demande de remboursement (par exemple, CMS-1500 ou UB-04) envoyé à un payeur. Un même événement de facturation peut donner lieu à plusieurs demandes si les services sont refacturés ou font l’objet d’un recours.

Le suivi par ID de demande de remboursement est utile pour analyser en détail les sous-processus de soumission des demandes et de gestion des refus. Il permet de distinguer les activités liées à la demande initiale de celles qui concernent une demande ultérieure, soumise à nouveau pour le même service.

Pourquoi est-ce important ?

Fournit un identifiant détaillé pour suivre le cycle de vie de chaque demande de remboursement, ce qui est essentiel pour analyser les nouvelles soumissions et les recours.

Où trouver ces données

Généré par le module de gestion des demandes de remboursement d’Epic Resolute lors de la création d’une demande. Il est stocké dans les tables de données des demandes.

Exemples
CLM-2023-98765CLAIM-0012345623189A4567
ID du patient
PatientId
Identifiant unique du patient qui reçoit le service.
Description

Cet attribut correspond au numéro de dossier médical (MRN) ou à un autre identifiant unique du patient. Il relie l’événement de facturation financière à une personne précise.

Pour protéger la vie privée des patients, cet attribut n’est généralement pas utilisé comme dimension d’analyse principale. Il reste toutefois essentiel à la validation des données et peut servir à regrouper tous les événements de facturation d’un patient afin de comprendre son parcours financier dans son ensemble. Il est également important pour toute intégration éventuelle avec des données de processus cliniques.

Pourquoi est-ce important ?

Relie les données financières à un patient précis, ce qui permet de valider les données et, éventuellement, d’analyser l’ensemble du parcours du patient. Son utilisation exige toutefois une attention particulière en raison des enjeux de confidentialité.

Où trouver ces données

Identifiant fondamental présent dans l’ensemble d’Epic, associé aux dossiers d’inscription et de compte du patient.

Exemples
MRN-1234567MRN-8765432MRN-5551234
Montant ajusté
AdjustedAmount
Valeur monétaire d’une transaction d’ajustement.
Description

Ce champ enregistre le montant exact, en dollars, d’un ajustement de compte. Il peut être positif ou négatif et correspond alors à un crédit ou à un débit du solde du compte.

Ce montant est la principale métrique du Dashboard « Volume des ajustements de compte par type ». Le total par motif d’ajustement donne une vision claire de l’incidence financière des différents types d’ajustements : il permet notamment de comparer les revenus annulés en raison d’obligations contractuelles aux pertes dues à des erreurs pouvant être corrigées.

Pourquoi est-ce important ?

Quantifie l’incidence financière des ajustements de compte et permet ainsi de mesurer les pertes de revenus et le coût des erreurs de facturation.

Où trouver ces données

Se trouve dans les tables détaillées des transactions financières d’Epic Resolute et est associé aux transactions de type ajustement.

Exemples
-1250.45-50.0025.10
Nom de l’organisme payeur
PayerName
Nom de la compagnie d’assurance, de l’organisme public ou de toute autre partie responsable du paiement.
Description

Cet attribut identifie le principal organisme payeur associé à l’événement de facturation, par exemple « Blue Cross Blue Shield », « Medicare » ou « Aetna ». En cas de paiement direct, il peut s’agir du patient.

L’analyse du processus par organisme payeur peut révéler que certains d’entre eux présentent des taux de rejet plus élevés, des délais de paiement plus longs ou des exigences plus complexes. Ces informations permettent d’adapter les stratégies de facturation à chaque organisme pour gagner en efficacité et accélérer les paiements.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser les performances par organisme payeur, de repérer ceux qui affichent des taux de rejet élevés ou des délais de paiement longs, et de cibler les stratégies de suivi.

Où trouver ces données

Ces informations font partie des détails de couverture du patient et sont associées au compte hospitalier (HAR) dans Epic Resolute.

Exemples
Medicare, partie BUnitedHealthcareAetna PPO
Système source
SourceSystem
Système d’information à l’origine des données.
Description

Cet attribut identifie le système source de l’enregistrement, qui est ici Epic Resolute. Dans un environnement où plusieurs systèmes sont intégrés, il permet de distinguer l’origine des données.

Même s’il peut sembler redondant lorsque les données proviennent d’un seul système, il s’agit d’une bonne pratique en matière de gouvernance des données et d’évolutivité. Il permet de conserver une origine claire si des données issues d’autres systèmes, par exemple d’une plateforme distincte de recouvrement, sont intégrées par la suite.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut précise la provenance des données et leur contexte. Il permet d’en connaître clairement l’origine, ce qui est essentiel à la gouvernance des données et au diagnostic des problèmes.

Où trouver ces données

Il s’agit généralement d’une valeur statique ajoutée lors de l’extraction et de la transformation des données pour indiquer l’origine du jeu de données.

Exemples
Epic ResoluteEpicResolute_V2023
Temps de cycle total du cycle de revenus
TotalRevenueCycleTime
Durée totale calculée entre le premier événement de service et le paiement final ou la clôture du compte.
Description

Cet indicateur clé de performance (KPI) au niveau du cas mesure la durée de bout en bout du cycle de revenus pour un événement de facturation donné. Il est généralement calculé comme l’écart entre l’activité « Service fourni » et l’activité finale « Paiement reçu » ou « Compte clôturé ».

Cette métrique donne une vue d’ensemble de l’efficacité du processus de gestion du cycle de revenus (RCM). Son suivi dans le temps permet de mesurer les effets des initiatives d’amélioration des processus et constitue un indicateur clé de la vitesse de conversion des créances en trésorerie.

Pourquoi est-ce important ?

Donne une vue d’ensemble de l’efficacité du processus, de bout en bout, et mesure directement le temps nécessaire pour convertir un service en trésorerie.

Où trouver ces données

Cette métrique est calculée dans l’outil de Process Mining en filtrant les premier et dernier événements de chaque cas, puis en calculant l’écart entre leurs horodatages.

Exemples
259200038880005184000
Obligatoire Recommandé Facultatif

Activités de gestion du cycle de revenus

Voici les principales étapes et les jalons du processus à enregistrer dans votre journal d’événements pour découvrir le processus avec précision et mesurer ses performances.
7 Recommandé 5 Facultatif
Activité Description
Compte clôturé
Cette dernière activité indique que le solde restant dû pour l’événement de facturation est nul et qu’aucune autre activité n’est en attente. La clôture peut résulter d’un paiement intégral, d’ajustements ou d’un abandon de créance.
Pourquoi est-ce important ?

Cet événement marque la fin du cycle de revenus pour un événement de facturation. La durée totale entre la prestation du service et la clôture constitue un KPI important de l’efficacité globale du processus.

Où trouver ces données

Cet événement est généralement déduit. Il correspond au moment où le solde du compte associé à l’événement de facturation devient nul et le reste.

Données à recueillir

Déduit en calculant le solde cumulé du compte et en repérant l’horodatage de la dernière transaction qui l’a ramené à zéro.

Type d’événement inferred
Demande de remboursement envoyée à l’organisme payeur
Cet événement correspond à l’envoi officiel de la demande de remboursement à l’organisme payeur pour examen. Dans Epic, il est suivi et consigné lorsque le fichier électronique est transmis à la chambre de compensation ou à l’organisme payeur.
Pourquoi est-ce important ?

Cette étape marque le début du délai de paiement de l’organisme payeur. Son analyse permet de mesurer l’efficacité de la transmission des demandes et de suivre le KPI du délai d’envoi de la facture à l’organisme payeur.

Où trouver ces données

Cet événement est enregistré explicitement dans Resolute. Le dossier de la demande comporte un statut d’envoi et un horodatage indiquant quand elle a été transmise.

Données à recueillir

Récupérez l’horodatage correspondant au passage du statut de la demande à « Envoyée » ou « Transmise ».

Type d’événement explicit
Demande de remboursement rejetée par l’organisme payeur
Cet événement correspond à la réception d’une notification de rejet de la part de l’organisme payeur. Il est enregistré lorsqu’Epic traite un avis électronique de remboursement (fichier 835) ou lorsqu’un utilisateur saisit manuellement le rejet.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité déclenche une boucle de reprises importante. L’analyse des motifs et du nombre de rejets est essentielle pour en repérer les causes profondes, améliorer le taux de paiement dès la première soumission et réduire les délais de recouvrement.

Où trouver ces données

Cet événement est enregistré explicitement sous forme de transaction ou de mise à jour du statut de la demande. Les informations sur le rejet, notamment les codes de motif, sont généralement reçues par voie électronique et portées au compte.

Données à recueillir

Filtrez les types de transactions ou les mises à jour du statut de la demande qui signalent un rejet.

Type d’événement explicit
Frais saisis
Cette activité correspond à l’enregistrement officiel des frais facturables pour les services rendus. Dans Epic, il s’agit généralement d’une transaction explicite portée au compte du patient, créée automatiquement à partir d’actes cliniques ou saisie manuellement.
Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit d’une première étape importante. Mesurer la rapidité et la précision de la saisie des frais aide à accélérer la facturation et à s’assurer que tous les services fournis sont facturés.

Où trouver ces données

Cet événement est enregistré explicitement dans les journaux de transactions d’Epic Resolute. Chaque frais constitue une entrée distincte avec une date de comptabilisation, une date de service et un montant. Ces informations figurent souvent dans des tables telles que ARPB_TRANSACTIONS.

Données à recueillir

Récupérez les transactions de comptabilisation des frais dans le journal des transactions financières du système.

Type d’événement explicit
Paiement imputé au compte
Cet événement correspond à l’imputation ou à l’affectation d’un paiement reçu à des frais précis du compte du patient. Cette opération réduit le solde restant dû pour l’événement de facturation.
Pourquoi est-ce important ?

Une imputation efficace des paiements est essentielle pour maintenir des soldes de compte exacts et clôturer les événements de facturation. Elle permet de déterminer correctement les soldes restants à facturer à un organisme secondaire ou à recouvrer.

Où trouver ces données

Il s’agit d’une transaction explicite dans Resolute. L’imputation associe une transaction de paiement à une ou plusieurs transactions de frais, association consignée dans les tables détaillées des transactions.

Données à recueillir

Récupérez l’enregistrement de transaction qui impute un paiement à des frais, identifiable grâce à certains types de transaction.

Type d’événement explicit
Paiement reçu
Cet événement correspond à la réception d’un paiement de l’organisme payeur ou du patient. Il est généralement enregistré lors du chargement d’un avis électronique de remboursement (ERA) ou de la saisie d’un chèque dans le système.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque une étape importante : le paiement est en cours de réception. Le délai entre l’envoi de la demande et la réception du paiement est un indicateur clé de la performance des comptes clients.

Où trouver ces données

Cet événement est enregistré explicitement comme une transaction de paiement dans Resolute. Les transactions comportent une date, une source et un montant, souvent avant leur imputation complète aux différents frais.

Données à recueillir

Récupérez les transactions de paiement dans le journal des transactions financières, où elles sont souvent repérables grâce à leur type.

Type d’événement explicit
Service rendu
Cette activité correspond au moment où un service clinique est fourni au patient et déclenche l’événement de facturation. Elle est souvent enregistrée dans le DME Epic (EpicCare), lorsqu’un professionnel de santé valide une consultation ou un acte.
Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de l’événement de début principal du cycle de revenus. Il est essentiel d’analyser le délai entre ce moment et la saisie des frais pour repérer les retards au démarrage de la facturation et les pertes potentielles de revenus.

Où trouver ces données

Cet événement est généralement déduit des horodatages des services ou des consultations dans les modules cliniques associés au compte de facturation. La date du service indiquée sur la transaction de frais constitue la donnée de référence.

Données à recueillir

Déduit de la date du service associée à la première transaction de frais de l’événement de facturation.

Type d’événement inferred
Ajustement du compte effectué
Cette activité correspond à une transaction autre qu’un paiement qui modifie le solde du compte, par exemple un ajustement contractuel, l’abandon d’un petit solde ou une remise commerciale. Elle est enregistrée sous un type de transaction spécifique.
Pourquoi est-ce important ?

L’analyse des ajustements aide à repérer les pertes de revenus. Un volume élevé de certains types d’ajustement peut révéler des problèmes de barèmes tarifaires, de contrats ou de règles internes.

Où trouver ces données

Les ajustements sont enregistrés explicitement dans les journaux financiers de Resolute. Chaque ajustement est associé à un type ou à un code de motif spécifique.

Données à recueillir

Filtrez les types de transaction correspondant aux ajustements financiers ou aux abandons de créances.

Type d’événement explicit
Début du suivi d’un rejet
Cette activité marque le début du traitement interne visant à examiner et à résoudre une demande de remboursement rejetée. Elle est souvent enregistrée lorsqu’un utilisateur prend en charge la demande dans une file de travail ou en modifie le statut.
Pourquoi est-ce important ?

Son suivi permet de mesurer la réactivité de l’équipe chargée des rejets. Tout délai entre le rejet et le début du suivi peut prolonger inutilement le cycle de revenus.

Où trouver ces données

Cet événement est généralement déduit des changements de statut de la demande ou de son historique d’affectation dans les files de travail d’Epic. Par exemple, son statut peut passer de « Rejetée » à « En cours d’examen ».

Données à recueillir

Déduisez cet événement d’un changement de statut de la demande ou d’une entrée du journal d’audit indiquant qu’un utilisateur a commencé à traiter le rejet.

Type d’événement inferred
Demande de remboursement créée
Cette activité indique que le système a créé une demande de remboursement ou une facture à partir des frais saisis. Elle précède l’envoi de la demande à l’organisme payeur ou au patient.
Pourquoi est-ce important ?

Le suivi de la création des demandes de remboursement permet de repérer les retards entre la saisie des frais et la préparation de leur envoi. Cette étape interne peut avoir une incidence sur les délais globaux de facturation.

Où trouver ces données

Cet événement est généralement consigné lors de l’exécution d’un traitement par lots de facturation ou de génération des demandes de remboursement. Le système enregistre un horodatage lors de la création du fichier de demande, par exemple un fichier 837, pour un compte donné.

Données à recueillir

Repérez les entrées de journal ou les changements de statut indiquant que la demande de remboursement a été préparée et peut être envoyée.

Type d’événement explicit
Demande de remboursement soumise à nouveau
Cet événement survient après la correction d’une demande rejetée, lorsqu’elle est renvoyée à l’organisme payeur. Il s’agit d’un nouvel envoi distinct, lié à la demande d’origine.
Pourquoi est-ce important ?

Cette étape fait partie de la boucle de reprises. Mesurer le délai avant le nouvel envoi et le taux de réussite des demandes soumises à nouveau est essentiel pour évaluer l’efficacité du traitement des rejets.

Où trouver ces données

Cet événement est enregistré explicitement, comme l’envoi initial, mais porte souvent la mention « Soumise à nouveau ». Le dossier de la demande indique un nouvel horodatage d’envoi et peut comporter un code de nouvelle soumission.

Données à recueillir

Récupérez l’horodatage d’une demande envoyée avec la mention « Corrigée » ou « Soumise à nouveau ».

Type d’événement explicit
Solde transmis au recouvrement
Cet événement marque le transfert d’un solde impayé vers un processus de recouvrement interne ou externe. Il correspond souvent à un changement explicite du statut du compte ou de l’événement de facturation.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque le début de la dernière étape de recouvrement des soldes impayés. Suivre le taux de réussite et le temps de cycle du recouvrement est essentiel pour limiter les créances irrécouvrables.

Où trouver ces données

Il s’agit généralement d’un événement explicite. Epic permet de transférer des comptes à des agences de recouvrement, ce qui crée une entrée de journal ou modifie le statut du compte.

Données à recueillir

Repérez le changement de statut ou la transaction indiquant que le compte a été confié à une agence de recouvrement.

Type d’événement explicit
Recommandé Facultatif

Guides d’extraction

Comment extraire vos données d’Epic Resolute

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