Votre modèle de données Record to Report, clôture de période et rapprochement

SAP ECC
Votre modèle de données Record to Report, clôture de période et rapprochement

Votre modèle de données Record to Report, clôture de période et rapprochement

Ce modèle vous guide dans la collecte des données essentielles à l’analyse de votre processus Record to Report, clôture de période et rapprochement. Il présente les attributs et les activités nécessaires à la création d’un journal d’événements complet, ainsi que des conseils pratiques pour extraire efficacement ces données de SAP ECC.
  • Attributs recommandés à collecter
  • Activités clés à suivre
  • Guide d’extraction
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs du processus Record to Report, clôture de période et rapprochement

Voici les champs de données recommandés à inclure dans votre journal d’événements pour analyser en détail votre processus Record to Report, clôture de période et rapprochement.
5 Obligatoire 7 Recommandé 9 Facultatif
Nom Description
Période financière
FinancialPeriod
Identifiant unique du cycle de reporting financier, généralement composé de l’exercice fiscal et de la période comptable.
Description

La période financière sert d’identifiant principal du cas. Elle regroupe toutes les activités liées à la clôture et au rapprochement des comptes pour un cycle de reporting donné, par exemple « 2023-12 » pour décembre 2023. Il est ainsi possible d’analyser l’ensemble du processus de clôture, du début à la fin, pour chaque période.

L’analyse permet de suivre le temps de cycle de bout en bout de chaque clôture, de comparer les résultats d’une période à l’autre et de repérer les tendances ou les anomalies. En définissant chaque période financière comme un cas distinct, vous pouvez visualiser et mesurer au fil du temps l’efficacité du processus de clôture, ses goulots d’étranglement et ses variations.

Pourquoi est-ce important ?

Cet identifiant essentiel délimite le périmètre de l’analyse et permet de comparer, d’une période à l’autre, les temps de cycle de clôture, les charges de travail et la conformité du processus.

Où trouver ces données

Cet attribut est généralement calculé en concaténant l’exercice fiscal (GJAHR) et la période comptable (MONAT) figurant dans les en-têtes des documents financiers, par exemple dans la table BKPF.

Exemples
2023-122024-032023-T4
Activité
ActivityName
Nom de l’événement métier ou de la tâche effectuée pendant le processus de clôture de période.
Description

Cet attribut consigne les différentes étapes du cycle Record to Report, comme « Écriture d’ajustement comptabilisée » ou « États financiers générés ». Il constitue la base de la cartographie du processus et montre l’enchaînement des événements qui composent la clôture de période.

L’analyse des activités est au cœur du Process Mining. Elle permet de visualiser le flux du processus, de repérer l’ordre des tâches, de découvrir les variantes et de mesurer la fréquence et la durée de chaque étape. Ces éléments aident à localiser les goulots d’étranglement et les parcours non standard, ainsi qu’à repérer les possibilités de standardisation ou d’automatisation.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut est indispensable à la création de la cartographie du processus : il permet de visualiser et d’analyser l’enchaînement des tâches de clôture de période.

Où trouver ces données

Cet attribut est calculé à partir d’une combinaison de codes de transaction SAP (TCODE), de types de document (BLART) ou d’exécutions de programmes spécifiques, comme FAGL_FCV pour la valorisation des devises étrangères.

Exemples
Écriture d’ajustement comptabiliséeDébut du rapprochement des comptesPériode clôturée aux comptabilisations
Dernière mise à jour des données
LastDataUpdate
Horodatage de la dernière actualisation ou extraction des données depuis le système source.
Description

Cet attribut indique si les données analysées sont à jour. Il précise la date et l’heure de la dernière exécution du pipeline de données et renseigne ainsi sur la fraîcheur des analyses de processus.

Dans les Dashboards, notamment ceux qui suivent l’avancement en temps réel, cet horodatage permet de savoir si les informations affichées sont à jour ou datent de la veille. Il aide à définir les attentes et à interpréter correctement les résultats de l’analyse.

Pourquoi est-ce important ?

Indique si les données sont à jour, ce qui permet de vérifier que les analyses et les Dashboards sont récentes et pertinentes.

Où trouver ces données

Cet horodatage est généré et ajouté par l’outil d’extraction des données ou d’ETL à la fin de chaque chargement.

Exemples
2024-05-21T04:00:00Z2024-05-20T04:00:00Z2024-05-19T04:00:00Z
Heure de l’événement
EventTime
Horodatage indiquant la date et l’heure auxquelles une activité ou un événement a eu lieu.
Description

L’heure de l’événement indique la date et l’heure précises de chaque activité du processus. Elle constitue la base chronologique de l’analyse et correspond généralement à la combinaison de la date et de l’heure de création du document.

Cet horodatage est indispensable pour remettre les événements dans le bon ordre et reconstituer le déroulement du processus. Il sert à calculer toutes les mesures de durée, notamment les temps de cycle entre les activités, les temps d’attente et la durée totale de la clôture. L’analyse des horodatages permet de repérer les retards et de comprendre la répartition temporelle du travail.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut obligatoire établit l’ordre chronologique des événements, nécessaire au calcul des temps de cycle et à la détection des goulots d’étranglement.

Où trouver ces données

Pour les documents financiers, cet attribut provient généralement de la date de saisie du document (CPUDT) et de l’heure de saisie (CPUTM) dans la table BKPF.

Exemples
2023-12-28T14:30:15Z2024-01-02T09:05:00Z2024-01-05T17:21:45Z
Système source
SourceSystem
Identifiant du système source dont les données ont été extraites.
Description

Cet attribut précise l’origine des données d’événement, par exemple le nom ou l’identifiant de l’instance SAP ECC concernée. Dans les organisations qui utilisent plusieurs ERP ou systèmes financiers, il est essentiel pour distinguer les différentes sources.

Même dans un environnement composé d’un seul système, il constitue une métadonnée importante pour la gouvernance des données, les audits et le dépannage. Il confirme la provenance des données, ce qui contribue à la fiabilité de l’analyse et à la traçabilité des données.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut assure la traçabilité des données et en confirme l’origine pour les besoins de gouvernance. Dans les environnements multisystèmes, il est essentiel pour distinguer les processus.

Où trouver ces données

Il s’agit généralement d’une valeur statique ajoutée lors de l’extraction des données, qui identifie le client SAP et l’ID système concernés, par exemple à partir de la table T000.

Exemples
ECC_PROD_100SAP_E74_200ECC_FINANCE
Code société
BUKRS
Unité organisationnelle représentant une entité juridique pour laquelle des états financiers sont établis.
Description

Le code société est une unité organisationnelle fondamentale dans SAP Financials. Il représente une société indépendante qui tient sa propre comptabilité équilibrée. Toutes les opérations financières sont comptabilisées au niveau du code société.

En Process Mining, le filtrage par code société est essentiel pour comparer le processus de clôture de période entre les différentes entités juridiques d’un groupe. Vous pouvez ainsi repérer les bonnes pratiques des entités les plus performantes et identifier celles qui rencontrent des retards, un volume élevé d’ajustements ou des écarts de processus. C’est une dimension clé pour segmenter l’analyse.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de comparer les délais de clôture et la conformité entre différentes entités juridiques, un élément important pour l’analyse financière à l’échelle du groupe.

Où trouver ces données

Ce champ est disponible dans presque toutes les tables de documents financiers SAP, principalement dans BKPF (en-tête) et BSEG (poste individuel).

Exemples
10002000US01DE01
Compte général
HKONT
Numéro du compte du grand livre auquel un poste individuel est imputé.
Description

Le compte général est un élément central des données de base financières qui sert à classer les opérations. Chaque comptabilisation financière est affectée à un ou plusieurs comptes généraux.

Lors de la clôture de période, l’analyse des activités par compte général est essentielle pour les Dashboards « Goulots d’étranglement des rapprochements de comptes » et « Analyse des volumes d’écritures d’ajustement ». Elle permet de repérer les comptes les plus difficiles à rapprocher, ceux qui nécessitent le plus d’ajustements et ceux qui présentent le risque d’anomalie significative le plus élevé. Les équipes peuvent ainsi concentrer leurs efforts sur les comptes problématiques.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser de façon ciblée les rapprochements et les écritures d’ajustement, afin de repérer les comptes problématiques qui entraînent des retards ou nécessitent des corrections fréquentes.

Où trouver ces données

Disponible dans la table des postes individuels des documents financiers, BSEG (HKONT).

Exemples
113100400500750000
Montant en devise locale
DMBTR
Valeur financière d’un poste de transaction, exprimée dans la devise locale du code société.
Description

Cet attribut indique le montant associé à une comptabilisation financière. Il mesure l’incidence d’une opération sur le grand livre.

L’analyse des montants est essentielle pour hiérarchiser les problèmes et comprendre les risques financiers. Par exemple, le Dashboard « Analyse des volumes d’écritures d’ajustement » est bien plus utile s’il permet de distinguer un grand nombre d’ajustements de faible montant d’un petit nombre d’ajustements de montant élevé. Les équipes peuvent ainsi se concentrer sur les opérations ayant une incidence financière significative.

Pourquoi est-ce important ?

Quantifie l’incidence financière des opérations et permet de les analyser selon leur importance, par exemple pour repérer les écritures d’ajustement de montant élevé.

Où trouver ces données

Disponible dans la table des postes individuels des documents, BSEG (DMBTR).

Exemples
1500.75-25000.00123456.00
Numéro de document
BELNR
Identifiant unique d’un document comptable pour un exercice fiscal et un code société donnés.
Description

Le numéro de document comptable est la clé principale des comptabilisations financières dans SAP. Chaque écriture de journal, facture ou document de paiement reçoit un numéro unique.

Bien qu’il soit rarement utilisé pour les analyses de processus à haut niveau, ce numéro est précieux pour examiner les détails. Depuis un Dashboard de Process Mining, les analystes peuvent s’en servir pour retrouver directement la transaction correspondante dans SAP et étudier une anomalie, comme une écriture d’ajustement importante ou un poste de rapprochement en retard. Il relie directement le résultat de l’analyse à la transaction source.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de retrouver directement la transaction source dans SAP et d’examiner en détail des écritures comptables précises à partir de la vue du processus.

Où trouver ces données

Se trouve dans la table BKPF (BELNR), où il constitue la clé principale.

Exemples
100000456719000001233000008901
Type d’écriture de journal
JournalEntryType
Classement des écritures de journal, par exemple « Standard », « Ajustement », « Charge à payer » ou « Extourne ».
Description

Cet attribut calculé classe les documents financiers selon leur fonction dans le processus de clôture. Il est souvent déterminé à partir d’une combinaison du type de document (BLART), du motif d’extourne (STGRD) ou des comptes généraux utilisés.

Cette classification est essentielle au Dashboard « Analyse des volumes d’écritures d’ajustement » et aux indicateurs associés. En identifiant explicitement les écritures d’ajustement ou de charges à payer, les analystes peuvent en mesurer le volume et la valeur, suivre leur évolution et examiner les raisons de leur nécessité. Elle permet de distinguer les comptabilisations opérationnelles courantes des ajustements de fin de période.

Pourquoi est-ce important ?

Classe les comptabilisations pour permettre une analyse ciblée et le suivi des principaux types d’écriture, comme les ajustements et les charges à payer, qui renseignent sur la santé du processus.

Où trouver ces données

Il s’agit d’un champ calculé. La logique doit être définie selon les règles métier, généralement à partir de champs tels que le type de document (BLART) dans BKPF.

Exemples
AjustementCharge à payerExtourneStandard
Type de document
BLART
Code permettant de classer les différents types de documents comptables.
Description

Dans SAP, le type de document distingue différentes opérations, comme les factures fournisseurs (KR), les paiements clients (DZ) et les écritures du grand livre (SA). Il détermine également certaines propriétés, telles que la plage de numérotation des documents.

Pour l’analyse de la clôture de période, le type de document constitue un filtre utile. Il permet d’isoler des activités précises, comme les charges à payer, les provisions ou les extournes. Vous pouvez ainsi analyser le volume et l’incidence financière des différentes opérations liées à la clôture et définir des activités spécifiques dans le modèle de processus.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de classer et de filtrer les opérations afin d’isoler et d’analyser des activités précises, comme les charges à payer, les extournes ou les comptabilisations intersociétés.

Où trouver ces données

Se trouve dans la table d’en-tête des documents, BKPF (BLART).

Exemples
SAABKR
Utilisateur responsable
USNAM
ID de l’utilisateur SAP qui a créé ou exécuté la transaction.
Description

Ce champ identifie l’utilisateur qui a comptabilisé un document, exécuté un rapport ou lancé un programme lié à la clôture. Il indique qui est à l’origine de chaque activité.

L’analyse par utilisateur est essentielle pour comprendre la répartition de la charge de travail, repérer les besoins de formation et examiner les écarts de processus. Les Dashboards qui présentent les activités par utilisateur peuvent mettre en évidence les membres d’équipe surchargés ou les personnes qui ne suivent pas les procédures standard. Ces informations contribuent également à la gestion des performances et à la répartition des ressources au sein de l’équipe financière.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser la répartition de la charge de travail et les performances de l’équipe, ainsi que de repérer les écarts de processus associés à des personnes précises.

Où trouver ces données

Disponible dans la table BKPF (USNAM) pour la création de documents. Pour les traitements par lots, il figure dans TBTCO (SDLUNAME).

Exemples
JSMITHRDOEFIN_ADMIN
Date d’achèvement cible
TargetCompletionDate
Date limite prévue pour une activité ou pour la clôture de la période dans son ensemble.
Description

La date d’achèvement cible définit l’échéance de référence pour mesurer le processus de clôture de période. Elle indique la date à laquelle les jalons concernés ou la clôture finale doivent être terminés.

Cet attribut est essentiel pour toute analyse des performances ou de la conformité. Il sert à calculer le KPI « Taux de clôture de période dans les délais » et à alimenter le Dashboard « Conformité de la clôture et tâches en retard ». En comparant l’heure réelle de l’événement à cette date cible, le système détermine si les tâches sont dans les délais, en retard ou susceptibles de l’être, ce qui permet de gérer le processus de clôture de manière proactive.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de suivre la conformité et les performances en fournissant une référence pour vérifier si les activités de clôture sont terminées dans les délais et mesurer les KPI de respect des échéances.

Où trouver ces données

Il s’agit généralement de données de référence gérées dans un calendrier distinct, un outil de pilotage de la clôture (comme SAP Financial Closing cockpit) ou une feuille de calcul. Elles ne font pas partie des données transactionnelles.

Exemples
2023-12-29T23:59:59Z2024-01-03T17:00:00Z2024-01-02T12:00:00Z
Est automatisée
IsAutomated
Indicateur précisant si une activité a été réalisée par un utilisateur ou par un système automatisé.
Description

Cet attribut booléen distingue les tâches manuelles de celles exécutées automatiquement par le système, comme un traitement par lots planifié pour l’évaluation des devises étrangères ou un robot qui comptabilise des écritures récurrentes. Cette distinction est souvent établie à partir du nom d’utilisateur associé à la transaction (par exemple, « BATCHUSER »).

Connaître le degré d’automatisation est essentiel pour repérer les possibilités de gagner en efficacité. L’analyse de cet attribut permet de visualiser les étapes manuelles qui pourraient être automatisées. Elle aide également à évaluer précisément la charge de travail humaine en excluant les activités générées par le système.

Pourquoi est-ce important ?

Distingue les activités manuelles de celles exécutées par le système. Cette distinction est essentielle pour repérer les possibilités d’automatisation et mesurer précisément la charge de travail manuelle.

Où trouver ces données

Cet attribut est calculé. La logique repose généralement sur le nom d’utilisateur (USNAM) : une liste d’identifiants connus d’utilisateurs système ou de traitement par lots permet de repérer les tâches automatisées.

Exemples
truefalse
Est en retard
IsOverdue
Indicateur calculé précisant si une activité a été terminée après la date cible prévue.
Description

Cet attribut booléen compare l’heure réelle d’achèvement d’une activité (EventTime) à son échéance prévue (TargetCompletionDate). Si l’heure de l’événement est postérieure à la date cible, l’indicateur prend la valeur vrai.

Cet attribut alimente directement le Dashboard « Conformité de la clôture et tâches en retard » et le KPI « Taux de clôture de période dans les délais ». Il signale clairement et immédiatement tout écart par rapport au calendrier. Les responsables peuvent ainsi repérer rapidement les tâches en retard, comprendre leur effet sur le calendrier global et demander aux équipes de respecter les échéances.

Pourquoi est-ce important ?

Signale clairement le non-respect du calendrier, ce qui permet de repérer rapidement les tâches en retard et de mesurer le respect des échéances.

Où trouver ces données

Cet attribut est calculé dans l’outil de Process Mining en comparant EventTime à TargetCompletionDate.

Exemples
truefalse
Est une reprise
IsRework
Indicateur calculé qui repère les activités correspondant à une reprise, comme une contre-passation ou un rapprochement rejeté.
Description

Cet attribut booléen signale les événements ou les séquences d’événements qui révèlent des boucles inefficaces ou des corrections dans le processus. Par exemple, l’activité « Rapprochement vérifié » suivie d’une nouvelle « Écriture d’ajustement comptabilisée » sur le même compte peut être considérée comme une reprise.

Cet attribut est essentiel pour quantifier les pertes liées au processus. Il alimente le Dashboard « Reprises de rapprochement » et le KPI « Taux de reprises de rapprochement ». En isolant les reprises, les équipes peuvent en rechercher les causes, mesurer leur effet sur le temps de cycle et suivre les résultats des initiatives d’amélioration visant à obtenir le bon résultat dès la première fois.

Pourquoi est-ce important ?

Mesure les inefficacités du processus en signalant les corrections et les répétitions, afin de quantifier et de réduire les efforts inutiles.

Où trouver ces données

Cet attribut est calculé dans l’outil de Process Mining à partir de séquences d’activités précises (par exemple, des boucles) ou d’attributs (par exemple, ReversalReason n’est pas nul).

Exemples
truefalse
Exercice fiscal
GJAHR
Exercice fiscal au cours duquel la transaction a été comptabilisée.
Description

L’exercice fiscal est un élément fondamental pour organiser les données financières. Il constitue une composante essentielle de l’identifiant de cas de la période financière et apporte un contexte important à toutes les transactions.

Même s’il fait souvent partie de l’identifiant de cas, disposer de l’exercice fiscal comme attribut distinct facilite l’analyse des tendances à long terme. Vous pouvez ainsi comparer d’une année sur l’autre les temps de cycle de clôture, le volume d’ajustements et d’autres KPI, et repérer les améliorations ou les baisses de performance au fil des ans.

Pourquoi est-ce important ?

Apporte un contexte temporel essentiel et permet de comparer les performances du processus de clôture d’un exercice à l’autre.

Où trouver ces données

Disponible dans la table d’en-tête des documents BKPF (GJAHR).

Exemples
202320242022
Motif de l’extourne
ReversalReason
Code indiquant la raison de l’extourne d’un document financier.
Description

Lorsqu’un document est extourné dans SAP, un code motif peut préciser la raison de l’opération, par exemple « Extourne sur la période en cours » ou « Écriture incorrecte ».

Cet attribut apporte un éclairage essentiel sur les causes des reprises. L’analyse des motifs d’extourne permet de repérer les erreurs récurrentes, comme une saisie incorrecte ou une date erronée. Ces informations peuvent servir à mettre en place des mesures préventives, à améliorer la formation ou à renforcer les contrôles système afin de réduire les erreurs et les extournes qui en découlent, et ainsi d’améliorer la clôture.

Pourquoi est-ce important ?

Éclaire directement les causes profondes des erreurs et des reprises, et aide à repérer les possibilités d’amélioration des processus et de prévention des erreurs.

Où trouver ces données

Se trouve dans la table d’en-tête des documents, BKPF (STGRD).

Exemples
010205
Partenaire commercial
VBUND
Identifiant de la société affiliée du groupe concernée par une transaction intersociétés.
Description

L’ID du partenaire commercial identifie l’autre code société participant à une transaction intersociétés. Il est indispensable au rapprochement des comptes entre entités juridiques liées.

Cet attribut alimente directement le Dashboard « Flux de rapprochement intersociétés » et l’indicateur de temps de cycle du rapprochement intersociétés. En filtrant les transactions pour lesquelles un partenaire commercial est renseigné, l’analyse porte spécifiquement sur l’efficacité et les délais du processus de rapprochement intersociétés, souvent une difficulté majeure lors de la clôture de période.

Pourquoi est-ce important ?

Identifie précisément les transactions intersociétés et permet d’analyser de façon ciblée un processus de rapprochement souvent complexe et long.

Où trouver ces données

Se trouve dans la table des postes individuels des documents, BSEG (VBUND).

Exemples
1000US013000
Service
Department
Service fonctionnel ou centre de coûts responsable de l’activité ou de la transaction.
Description

Cet attribut identifie le service concerné par une transaction, par exemple les finances, les ventes ou la logistique. Il est souvent déduit des données de base du centre de coûts associé à une comptabilisation ou des données de base de l’utilisateur.

L’analyse par service alimente le Dashboard « Répartition de la charge de travail de l’équipe de clôture ». Elle permet de comprendre la contribution des différentes fonctions de l’entreprise à la charge de travail de fin de période, notamment lorsqu’elles lancent des opérations qui nécessiteront ensuite des ajustements ou des rapprochements. Elle peut mettre en évidence l’incidence de services autres que l’équipe financière sur le processus de clôture.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser la charge de travail et le respect des processus dans les différentes fonctions de l’entreprise, et de comprendre leur incidence sur l’efficacité de la clôture financière.

Où trouver ces données

Souvent déduit du centre de coûts (KOSTL) dans BSEG ou des données RH de base de l’utilisateur responsable. Cette opération peut nécessiter de joindre plusieurs tables.

Exemples
Finances du groupeComptabilité fournisseursFP&A
Statut du rapprochement
ReconciliationStatus
Statut actuel d’un rapprochement de comptes, par exemple « Ouvert », « En cours de vérification » ou « Approuvé ».
Description

Cet attribut suit l’avancement d’un rapprochement de comptes dans son flux de travail. Il indique si le rapprochement a été commencé, soumis à vérification, approuvé ou rejeté.

Il permet de suivre en temps réel l’avancement des rapprochements. Vous pouvez repérer ceux qui sont bloqués et connaître la durée du blocage, ce qui facilite le suivi d’indicateurs comme le temps de cycle du rapprochement des comptes. Il donne de la visibilité sur le processus d’approbation et est essentiel aux Dashboards qui suivent les goulots d’étranglement des rapprochements et la charge de travail des équipes.

Pourquoi est-ce important ?

Donne de la visibilité sur le flux de travail de rapprochement, permet d’en suivre l’avancement, de repérer les goulots d’étranglement et de mesurer les délais de vérification et d’approbation.

Où trouver ces données

Ces informations se trouvent souvent dans un outil de rapprochement distinct (par exemple, SAP Account Substantiation and Automation de BlackLine) ou dans un champ de statut personnalisé. Elles ne figurent généralement pas dans les champs standard de BKPF/BSEG.

Exemples
Non démarréEn coursApprouvéRejeté
Obligatoire Recommandé Facultatif

Activités du processus Record to Report, clôture de période et rapprochement

Voici les principales étapes et les jalons à consigner dans votre journal d’événements pour découvrir et optimiser avec précision les activités de clôture de période.
6 Recommandé 6 Facultatif
Activité Description
Début du rapprochement des comptes
Cette étape marque le début du rapprochement d’un ensemble de comptes généraux pour la période. Dans SAP ECC standard, il ne s’agit pas d’un événement distinct ; on le déduit généralement d’activités connexes, comme la première exécution d’un rapport clé.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité fournit un jalon clé pour mesurer la durée de toute la phase de rapprochement. Savoir quand le rapprochement commence est essentiel au calcul de l’indicateur de temps de cycle du rapprochement des comptes.

Où trouver ces données

Cet événement n’est pas consigné explicitement. Il doit être déduit d’autres sources, comme le journal d’audit système (transaction STAD), qui permet de repérer la première exécution d’un rapport d’affichage des soldes tel que FAGLB03 ou FS10N.

Données à recueillir

Déduire le début à partir de la première exécution des transactions de rapport pertinentes (par exemple, FAGLB03) dans les journaux système.

Type d’événement inferred
Écriture d’ajustement comptabilisée
Une écriture d’ajustement est comptabilisée pour corriger les soldes des comptes une fois le traitement initial des opérations de la période terminé. Dans SAP, cet événement est enregistré comme une comptabilisation financière standard.
Pourquoi est-ce important ?

Cette étape est essentielle à l’analyse des volumes d’écritures d’ajustement. Un volume élevé d’ajustements peut révéler des problèmes de précision en amont et constitue une cible importante pour les initiatives d’amélioration des processus.

Où trouver ces données

Ces écritures figurent dans les tables BKPF et BSEG. Elles sont généralement repérées par un type de document spécifique réservé aux ajustements (BKPF-BLART) ou par leur comptabilisation dans des périodes de clôture spéciales, comme les périodes 13 à 16.

Données à recueillir

Filtrer BKPF pour repérer les documents comptabilisés dans des périodes spéciales ou associés à des types de document d’ajustement.

Type d’événement explicit
États financiers générés
Cette étape correspond au moment où les états financiers officiels, comme le compte de résultat et le bilan, sont générés. Elle est généralement repérée en suivant l’exécution d’un programme de rapport spécifique.
Pourquoi est-ce important ?

Ce jalon important marque la fin du traitement des données et le début de la phase finale de vérification et d’approbation. Le temps écoulé entre cet événement et l’approbation constitue un indicateur clé.

Où trouver ces données

Cette étape est déduite des journaux d’audit système, comme STAD, qui consignent l’exécution du programme de génération des états financiers, le plus souvent via la transaction F.01.

Données à recueillir

À partir des journaux système (STAD), qui consignent l’exécution de la transaction F.01 de génération des états financiers.

Type d’événement inferred
Exécution de la valorisation des devises étrangères
Cette étape correspond à l’exécution d’un programme qui réévalue les postes ouverts et les soldes en devises étrangères à l’aide des taux de change de fin de période. Elle est généralement exécutée par traitement par lots dans le cadre des opérations de clôture.
Pourquoi est-ce important ?

Cette étape est essentielle pour garantir l’exactitude des états financiers des organisations multinationales. L’analyse de son calendrier et de sa durée permet de repérer des possibilités d’automatisation et d’amélioration des performances.

Où trouver ces données

Les journaux d’exécution du programme de valorisation des devises étrangères, comme FAGL_FCV ou F.05, permettent de suivre cette étape. Les détails des traitements par lots figurant dans des tables telles que TBTCO et TBTCP fournissent les horodatages d’exécution.

Données à recueillir

À partir des journaux de traitements par lots (table TBTCO) du programme FAGL_FC_VALUATION ou SAPF100.

Type d’événement explicit
Période clôturée aux comptabilisations
Cette étape correspond à la clôture officielle d’une période comptable, qui empêche toute nouvelle écriture opérationnelle. Cette mesure préserve l’intégrité des données financières de la période clôturée et prend la forme d’une modification explicite de la configuration.
Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de l’événement de fin de référence du processus de clôture de période. Il est essentiel pour calculer avec précision le temps de cycle total de clôture et mesurer le respect des délais.

Où trouver ces données

La clôture des périodes via la transaction OB52 est consignée. Ces modifications peuvent être repérées en analysant les documents de modification (tables CDHDR et CDPOS) de la table de configuration T001B.

Données à recueillir

Extraction des documents de modification (CDHDR/CDPOS) de la table T001B.

Type d’événement explicit
Période ouverte à la comptabilisation
Cette étape marque le début officiel d’une période financière et autorise la comptabilisation des opérations dans le grand livre. Il s’agit d’une modification explicite de la configuration, effectuée par un utilisateur autorisé, qui ouvre une période donnée aux comptabilisations pour un ou plusieurs codes société.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité constitue l’événement de début de référence du cas de clôture de période. L’analyse du temps écoulé depuis cette étape permet de comprendre le cycle de vie complet de la période financière.

Où trouver ces données

Les modifications des périodes comptables effectuées via la transaction OB52 sont consignées. Elles peuvent être extraites en analysant les documents de modification de la table de configuration T001B, généralement à l’aide des tables CDHDR et CDPOS.

Données à recueillir

Extraction des documents de modification (CDHDR/CDPOS) de la table T001B.

Type d’événement explicit
Document intersociétés lettré
Cette activité marque le lettrage d’un poste ouvert entre deux codes société différents. Elle indique qu’une transaction intersociétés a été réglée ou rapprochée. Dans SAP, elle est enregistrée sous la forme d’une comptabilisation financière explicite, généralement un document de lettrage.
Pourquoi est-ce important ?

Les retards de lettrage des postes intersociétés constituent un goulot d’étranglement fréquent lors de la clôture. Le suivi de cette activité est essentiel pour mesurer et améliorer le temps de cycle du rapprochement intersociétés.

Où trouver ces données

Cette étape est repérée dans les documents financiers des tables BKPF et BSEG. Un document de lettrage est associé aux postes ouverts et les clôture ; sa date de lettrage (BSEG-AUGDT) sert d’horodatage à l’événement. Les transactions intersociétés sont identifiées à l’aide des champs de partenaire commercial.

Données à recueillir

Repérer dans BKPF/BSEG les documents de lettrage portant sur des postes associés à des partenaires commerciaux.

Type d’événement explicit
Écriture d’extourne comptabilisée
Cette activité correspond à la comptabilisation d’un document qui annule une écriture de journal antérieure, souvent pour corriger une erreur. SAP établit un lien explicite entre le document d’extourne et le document d’origine.
Pourquoi est-ce important ?

Un nombre élevé d’extournes peut révéler des problèmes de saisie ou de contrôle des processus. Le suivi de ces événements permet de mesurer le taux de traitement correct dès la première fois et de repérer les points à améliorer.

Où trouver ces données

Les documents d’extourne figurent dans la table BKPF. Ils sont souvent créés avec la transaction FB08 et contiennent, dans le champ BKPF-STBLG, une référence au numéro du document extourné.

Données à recueillir

Repérer les documents dont le champ BKPF-STBLG est renseigné ou qui ont été créés à l’aide de codes de transaction d’extourne.

Type d’événement explicit
Exécution du lettrage GR/IR
Exécution du programme de lettrage automatique du compte Réception de marchandises/Réception de factures. Ce programme rapproche les réceptions de marchandises et les réceptions de factures correspondantes, puis lettre les postes entre eux.
Pourquoi est-ce important ?

Le compte GR/IR est souvent à l’origine de problèmes de rapprochement. Le suivi de cette activité permet de vérifier le bon fonctionnement de l’étape automatisée et de quantifier les exceptions nécessitant un suivi manuel.

Où trouver ces données

L’exécution est consignée dans les journaux de traitements par lots (transaction SM37). Le programme utilisé est généralement SAPF124, lancé via la transaction F.13. Les tables de journaux de tâches, comme TBTCO, fournissent les horodatages nécessaires.

Données à recueillir

À partir des journaux de traitements par lots (table TBTCO) du programme de lettrage SAPF124.

Type d’événement explicit
Provision ou charge à payer comptabilisée
Cette étape correspond à la comptabilisation d’une écriture de journal pour une charge à payer, une charge constatée d’avance ou une provision, généralement en fin de période. SAP ne dispose pas d’un type d’événement distinct pour cette opération : elle est déduite des caractéristiques de certaines écritures de journal.
Pourquoi est-ce important ?

L’identification de ces écritures permet d’analyser le sous-processus de gestion des estimations. Un volume élevé de charges à payer ou des ajustements fréquents peuvent signaler des pistes d’amélioration du processus.

Où trouver ces données

Cette étape est déduite des tables de documents financiers BKPF et BSEG. Les écritures peuvent être repérées à l’aide d’un type de document donné (BKPF-BLART), d’un compte général spécifique (BSEG-HKONT) ou de mots-clés dans le texte d’en-tête (BKPF-BKTXT).

Données à recueillir

Filtrer les tables BKPF/BSEG par type de document, comptes généraux spécifiques ou champs de texte.

Type d’événement inferred
Rapport de balance générale généré
Cette étape marque l’exécution d’un rapport qui génère la balance générale. Elle permet de vérifier que le total des débits est égal à celui des crédits avant l’établissement des états financiers officiels.
Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit d’un contrôle qualité important avant la production des rapports définitifs. Des exécutions répétées peuvent indiquer que des problèmes dans les données sous-jacentes sont détectés puis corrigés, ce qui risque d’entraîner des retards.

Où trouver ces données

Cette étape est déduite des journaux d’audit système, comme celui de la transaction STAD, qui peut consigner l’exécution de transactions de rapport de balance générale telles que S_ALR_87012277 ou F.01.

Données à recueillir

À partir des journaux système (STAD), qui consignent l’exécution des codes de transaction de rapport.

Type d’événement inferred
Rapprochement vérifié
Indique qu’un rapprochement portant sur un compte ou un groupe de comptes a été vérifié et confirmé. Dans SAP ECC standard, cet événement n’est pas consigné explicitement et est souvent géré au moyen de contrôles hors ligne ou de solutions personnalisées.
Pourquoi est-ce important ?

Le suivi du calendrier des vérifications permet de comprendre les goulots d’étranglement lors des étapes de contrôle et de supervision de la clôture. Il peut mettre en évidence les retards dus à la disponibilité des responsables ou aux reprises.

Où trouver ces données

Ces informations ne sont pas disponibles dans les tables ECC standard. Elles nécessitent une solution personnalisée, par exemple un champ de statut dans une table Z dédiée, un flux de travail simple ou une intégration avec un outil spécialisé de rapprochement tiers.

Données à recueillir

Consigner le changement de statut à partir d’un flux de travail personnalisé ou d’une table Z, si cette solution est mise en place.

Type d’événement inferred
Recommandé Facultatif

Guides d’extraction

Comment extraire vos données de SAP ECC

Prêt à commencer ?

Utilisez ce modèle de données pour lancer votre démarche de Process Mining et mieux comprendre vos opérations de clôture financière. Commencez dès aujourd’hui à optimiser votre processus Record to Report !

Optimisez la clôture Record to Report et réduisez dès maintenant le temps de cycle

Éliminez les goulots d’étranglement et réduisez de 30 % le temps de cycle de clôture Record to Report.

Démarrez l’essai gratuit

Aucune carte bancaire requise. Démarrez votre essai gratuit de 14 jours.