Votre modèle de données Record to Report - Journal Entry

SAP ECC
Votre modèle de données Record to Report - Journal Entry

Votre modèle de données Record to Report - Journal Entry

Ce modèle fournit une feuille de route claire pour recueillir les données nécessaires à l’analyse et à l’optimisation de votre processus Record to Report - Journal Entry. Il présente les attributs essentiels à collecter, les activités importantes à suivre et des conseils pratiques pour extraire ces informations de SAP ECC. En suivant ce modèle, vous pouvez constituer un jeu de données fiable pour repérer les inefficacités et améliorer votre reporting financier.
  • Attributs recommandés pour une analyse complète
  • Activités clés des écritures comptables à suivre
  • Conseils pratiques pour extraire les données de SAP ECC
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Record to Report - Attributs des écritures comptables

Voici les champs de données recommandés à inclure dans votre journal d’événements pour analyser de manière complète votre processus Record to Report - Journal Entry dans SAP ECC.
5 Obligatoire 6 Recommandé 7 Facultatif
Nom Description
Heure de l’événement
EventTime
Horodatage indiquant le moment où une activité ou un événement précis s’est produit pour l’écriture comptable.
Description

L’heure de l’événement fournit la date et l’heure exactes de chaque activité du processus d’écriture comptable. Ces données sont essentielles au calcul de toutes les métriques temporelles, telles que les durées de cycle, les durées de traitement et les délais entre les étapes. La source de cet horodatage varie selon l’activité : il peut s’agir de la date et de l’heure de création du document (CPUDT/CPUTM) ou des horodatages de modification issus des journaux (CDHDR-UDATE/UTIME).

Dans l’analyse, l’heure de l’événement sert à classer les événements par ordre chronologique et constitue la base de la carte de processus. Elle est indispensable au calcul de tous les KPI liés au temps, tels que la durée moyenne du cycle d’une écriture comptable, la durée moyenne d’approbation et le délai entre l’approbation et la comptabilisation.

Pourquoi c’est important

Cet horodatage constitue la base de toutes les analyses liées au temps et permet de calculer les durées de cycle, les délais et les goulots d’étranglement.

Où les obtenir

Provient de différents champs selon l’activité, principalement de l’horodatage de création (CPUDT, CPUTM) de BKPF ou des horodatages des documents de modification (UDATE, UTIME) de CDHDR.

Exemples
2023-10-26T09:00:00Z2023-10-26T14:30:15Z2023-10-27T11:05:00Z
Identifiant d’écriture comptable
JournalEntryId
Identifiant unique d’un document de comptabilité financière, combinant le code société, le numéro de document et l’exercice.
Description

L’identifiant d’écriture comptable est l’identifiant de cas principal utilisé pour suivre le cycle de vie d’une écriture comptable. Il s’agit d’une clé composite, généralement constituée par la concaténation du code société (BUKRS), du numéro de document (BELNR) et de l’exercice (GJAHR), afin de garantir son unicité dans l’ensemble du système SAP.

Dans l’analyse des processus, cet identifiant relie toutes les activités associées, telles que la création, la mise en attente, la soumission, l’approbation, le rejet et la comptabilisation. En suivant cet identifiant, vous pouvez reconstituer le parcours de bout en bout de chaque écriture comptable, mesurer les durées de cycle et identifier les écarts ou les goulots d’étranglement propres à certaines écritures.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de la clé essentielle pour suivre une écriture comptable de sa création à sa comptabilisation finale, et ainsi permettre l’analyse des processus de bout en bout et la comparaison des variantes.

Où les obtenir

Il s’agit d’un attribut dérivé, généralement obtenu par concaténation de champs de la table BKPF : code société (BUKRS), numéro de document (BELNR) et exercice (GJAHR).

Exemples
1000-1000000123-20232000-1900000456-20231000-1800000789-2024
Nom de l’activité
ActivityName
Nom de l’activité métier ou de l’événement survenu à un moment précis du processus d’écriture comptable.
Description

Le nom de l’activité décrit une étape précise du cycle de vie d’une écriture comptable, telle que « Journal Entry Created », « Journal Entry Approved » ou « Journal Entry Posted ». Cet attribut est généralement dérivé de plusieurs sources SAP, notamment les codes de transaction (TCODE), les journaux de modification des documents, dans les tables CDHDR et CDPOS, ainsi que les champs de statut des documents.

L’analyse des activités constitue le cœur du Process Mining. Elle permet de visualiser les cartes de processus, de calculer les délais de transition entre les étapes et d’identifier les boucles de correction, par exemple « Journal Entry Rejected » suivi de « Journal Entry Corrected ». Ces données sont indispensables aux Dashboards consacrés aux durées de cycle, aux taux de correction et aux variantes de processus.

Pourquoi c’est important

Il définit les étapes de la cartographie du processus et permet ainsi de visualiser, d’analyser et d’optimiser le flux de travail des écritures comptables.

Où les obtenir

Cet attribut est dérivé de différentes sources, notamment des codes de transaction de BKPF (TCODE), du statut du document et des journaux du flux de travail dans des tables telles que SWW_WI2OBJ, ou encore des documents de modification dans CDHDR et CDPOS.

Exemples
Écriture comptable crééeÉcriture comptable approuvéeÉcriture comptable rejetéeÉcriture comptable comptabilisée
Dernière mise à jour des données
LastDataUpdate
Horodatage indiquant le moment où les données ont été extraites ou actualisées pour la dernière fois depuis le système source.
Description

Cet attribut enregistre la date et l’heure de la dernière extraction de données depuis SAP ECC. Il s’agit d’un champ de métadonnées essentiel pour comprendre l’actualité et la fraîcheur des données analysées.

Dans tout Dashboard ou toute analyse de Process Mining, il est essentiel de connaître l’heure de la dernière mise à jour pour que les utilisateurs puissent faire confiance aux données et prendre des décisions éclairées. Cela permet notamment de répondre à la question suivante : « Dans quelle mesure ces informations sont-elles à jour ? »

Pourquoi c’est important

Informe les utilisateurs de l’actualité des données, afin qu’ils comprennent la période couverte par l’analyse et puissent se fier aux résultats.

Où les obtenir

Il s’agit d’un champ de métadonnées généré et enregistré par l’outil d’extraction des données ou le processus ETL au moment de l’actualisation des données.

Exemples
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z2024-05-22T04:00:00Z
Système source
SourceSystem
Système à partir duquel les données du processus ont été extraites.
Description

Cet attribut identifie l’origine des données, qui correspond ici à l’instance SAP ECC concernée. Il s’agit généralement d’une valeur statique ajoutée lors de l’extraction des données.

Bien que simple, cet attribut est important dans les environnements comportant plusieurs ERP ou sources de données. Il garantit la traçabilité de l’origine des données et permet de filtrer ou de segmenter l’analyse selon le système source.

Pourquoi c’est important

Fournit une traçabilité claire des données et est essentiel au suivi de leur qualité, notamment dans les environnements comportant plusieurs systèmes sources.

Où les obtenir

Il s’agit généralement d’une valeur statique ajoutée lors de la transformation des données, qui identifie l’instance SAP ECC concernée, par exemple « ECC_PROD_100 ».

Exemples
SAP ECC EHP8ECC_FIN_PRODSAP_ERP_60
Code de transaction
TransactionCode
Code de transaction SAP utilisé pour créer ou traiter l’écriture comptable.
Description

Le code de transaction, ou T-Code, est l’identifiant unique d’une fonction ou d’un programme précis dans SAP. Pour les écritures comptables, il indique le mode de création de l’écriture, par exemple manuellement (FB01, F-02), par mise en attente (FV50) ou au moyen d’une interface automatisée.

Cet attribut est particulièrement utile pour le Dashboard « Manual Activity Optimization ». L’analyse du T-Code permet de distinguer les activités manuelles des activités automatisées, d’identifier les processus manuels les plus chronophages et de repérer les possibilités d’automatisation afin de réduire l’effort manuel et d’améliorer l’efficacité.

Pourquoi c’est important

Aide à distinguer les processus manuels des processus automatisés, à identifier les possibilités d’automatisation et à standardiser les processus.

Où les obtenir

Situé dans la table d’en-tête des documents BKPF, champ TCODE.

Exemples
FB01F-02FV50FBD1
Code société
CompanyCode
Unité organisationnelle représentant une entité juridique indépendante pour laquelle des états financiers sont préparés.
Description

Le code société est une unité organisationnelle fondamentale de SAP Financials. Il représente une société juridiquement indépendante et constitue un champ clé de l’en-tête du document d’écriture comptable.

Cet attribut est essentiel pour segmenter l’analyse des processus par entité juridique. Il permet de comparer la performance des processus, les taux de conformité et les résultats des KPI entre différentes parties de l’entreprise. Il peut notamment aider à déterminer si les retards d’approbation ou les taux élevés d’extourne sont propres à certains codes société.

Pourquoi c’est important

Permet de filtrer et de comparer la performance des processus entre différentes entités juridiques ou unités opérationnelles de l’organisation.

Où les obtenir

Situé dans la table d’en-tête des documents BKPF, champ BUKRS.

Exemples
10002000US01DE01
Date de comptabilisation
PostingDate
Date à laquelle la transaction est enregistrée dans le grand livre et qui détermine la période financière concernée.
Description

La date de comptabilisation détermine la période comptable dans laquelle l’écriture comptable est enregistrée. Il s’agit d’un champ de date essentiel du point de vue financier et réglementaire, car il doit respecter le calendrier de clôture des périodes comptables et les exigences applicables.

Dans le Process Mining, cette date sert à contrôler la conformité. Le Dashboard « Compliance Adherence Monitoring » et le KPI « Compliance Conformance Rate » utilisent cet attribut pour vérifier que les écritures sont comptabilisées dans la période appropriée. Il peut également servir à analyser l’évolution du volume des écritures comptables au fil du temps.

Pourquoi c’est important

Essentielle au reporting financier et à l’analyse de conformité, elle garantit que les écritures sont comptabilisées dans la bonne période comptable.

Où les obtenir

Située dans la table d’en-tête des documents BKPF, champ BUDAT.

Exemples
2023-10-312023-11-302024-01-15
Est extournée
IsReversed
Indicateur booléen précisant si l’écriture comptable a fait l’objet d’une extourne.
Description

Cet indicateur identifie les écritures comptables qui ont ensuite été extournées par un autre document comptable. Dans SAP, un document extourné est associé au document d’extourne, ce qui fournit une piste d’audit claire.

Cet attribut est fondamental pour le Dashboard « Journal Entry Reversal Analysis » et le KPI « Journal Entry Reversal Rate ». Il permet d’isoler les écritures extournées afin d’en examiner les causes profondes, telles que des erreurs de saisie ou des traitements comptables incorrects, dans le but de réduire la fréquence des extournes.

Pourquoi c’est important

Soutient directement l’analyse des extournes en signalant les écritures ultérieurement annulées, ce qui aide à identifier les causes profondes des erreurs et à améliorer l’intégrité des données.

Où les obtenir

Dérivé du champ du numéro du document d’extourne, STBLG, dans la table BKPF. Si STBLG n’est pas vide, l’indicateur prend la valeur true.

Exemples
truefalse
Type de document
DocumentType
Classification des documents comptables qui contrôle leur traitement et leur stockage.
Description

Le type de document distingue différentes catégories de transactions métier, telles qu’une écriture au grand livre (SA), une facture fournisseur (KR) ou une comptabilisation d’immobilisation (AA). Il est défini lors de la configuration du système et attribué à chaque écriture comptable.

Cet attribut est essentiel à l’analyse, car il permet de segmenter le processus selon la nature de la transaction. Le Dashboard « Journal Entry Throughput by Type » et le KPI « Average Cycle Time by Journal Entry Type » dépendent directement de ce champ. Il permet de déterminer si certains types d’écritures sont davantage sujets aux retards, aux corrections ou aux extournes.

Pourquoi c’est important

Permet de segmenter l’analyse par type de transaction et d’identifier si les problèmes de processus concernent certains types d’écritures comptables.

Où les obtenir

Situé dans la table d’en-tête des documents BKPF, champ BLART.

Exemples
SAKRREAA
Utilisateur
User
Identifiant de l’utilisateur SAP ayant créé ou modifié l’écriture comptable.
Description

Cet attribut enregistre le nom d’utilisateur SAP responsable d’une activité donnée, telle que la création, la mise en attente ou la comptabilisation d’un document. Il provient directement de l’en-tête du document ou des tables de journaux de modification.

L’analyse de l’attribut Utilisateur est essentielle pour comprendre la performance des équipes et des personnes. Elle alimente le Dashboard de productivité des utilisateurs en suivant les volumes d’activité et les durées de traitement par utilisateur. Elle permet également d’identifier les personnes impliquées dans les boucles de correction, les extournes ou les écarts de conformité, afin de cibler les formations ou les améliorations du processus.

Pourquoi c’est important

Identifie l’utilisateur responsable de chaque activité et permet d’analyser la performance, la répartition de la charge de travail et les schémas de correction.

Où les obtenir

Provient généralement de la table BKPF, champ USNAM pour le créateur, ou de la table CDHDR, champ USERNAME pour l’auteur de la modification.

Exemples
ABROWNCJONESDSMITH
Centre de coûts
CostCenter
Unité organisationnelle au sein d’un périmètre analytique, représentant un emplacement où des coûts sont engagés.
Description

Le centre de coûts est une donnée de référence essentielle du module Controlling (CO), souvent affectée au niveau du poste d’une écriture comptable. Il sert à suivre les coûts d’un service, d’une fonction ou d’un emplacement donné.

L’inclusion du centre de coûts permet d’analyser plus finement le processus de comptabilisation des écritures. Elle peut aider à déterminer si certains services génèrent davantage de reprises, présentent des délais de traitement plus longs ou sont responsables d’un volume plus important de saisies manuelles. Vous obtenez ainsi une vue de l’efficacité du processus par service.

Pourquoi c’est important

Permet d’analyser la performance du processus par service ou domaine fonctionnel et de localiser les inefficacités.

Où les obtenir

Situé dans la table des postes de document BSEG, champ KOSTL.

Exemples
4100CC_FINANCE_US10010101
Clé de devise
CurrencyKey
Code de devise des montants enregistrés dans l’écriture comptable.
Description

Cet attribut précise la devise de l’écriture comptable, par exemple USD, EUR ou JPY. Il fournit le contexte nécessaire à l’interprétation des montants financiers associés au document.

Bien qu’elle ne constitue pas toujours une dimension d’analyse principale, la devise est essentielle pour interpréter correctement les valeurs monétaires. Elle peut également servir à segmenter l’analyse dans les organisations internationales afin de déterminer si les processus diffèrent pour les écritures en devises étrangères et celles en devise locale.

Pourquoi c’est important

Fournit le contexte nécessaire à l’ensemble des valeurs monétaires et garantit l’exactitude de l’analyse et de l’interprétation financières.

Où les obtenir

Située dans la table d’en-tête des documents BKPF, champ WAERS.

Exemples
USDEURGBPJPY
Délai d’approbation
ApprovalTime
Temps écoulé entre la soumission d’une écriture comptable pour approbation et son approbation ou son rejet.
Description

Cette métrique mesure la durée du sous-processus d’approbation, qui contribue souvent de manière importante au temps de cycle global. Elle correspond à la différence entre l’activité « Journal Entry Submitted » et l’activité « Journal Entry Approved » ou « Journal Entry Rejected » correspondante.

Approval Time est la métrique principale du Dashboard « Journal Entry Approval Performance » et du KPI « Average Journal Entry Approval Time ». L’analyse de cette durée permet d’identifier les goulots d’étranglement du flux de travail d’approbation, de mesurer la performance des approbateurs et d’étayer des changements de processus, comme l’ajustement des seuils d’approbation.

Pourquoi c’est important

Cette métrique quantifie la durée de l’étape d’approbation et aide à repérer puis à traiter les retards du flux de travail d’examen et d’approbation.

Où les obtenir

Calculé en soustrayant l’horodatage de l’événement « Écriture comptable soumise » de celui de l’événement « Écriture comptable approuvée » ou « Écriture comptable rejetée ».

Exemples
P1DT2HPT4H15MP3D
Est en attente
IsParked
Indicateur booléen précisant si l’écriture comptable a été enregistrée comme document en attente avant sa comptabilisation.
Description

La mise en attente d’un document permet à un utilisateur d’enregistrer une écriture incomplète sans incidence sur les soldes financiers. Elle peut ensuite être complétée ou vérifiée par un autre utilisateur avant sa comptabilisation. Cet indicateur identifie les écritures ayant suivi une étape de mise en attente.

L’analyse de cet attribut permet de comprendre l’utilisation de cette fonctionnalité. Elle peut révéler que la mise en attente sert de contrôle informel et entraîne potentiellement des délais. Elle contribue à l’analyse du délai de traitement de bout en bout, en distinguant les écritures comptabilisées directement de celles qui ont d’abord été mises en attente.

Pourquoi c’est important

Identifie les écritures ayant utilisé la fonctionnalité de mise en attente, qui peut être une source de délai ou révéler l’existence d’un contrôle informel.

Où les obtenir

Dérivé du champ de statut du document (BSTAT) dans la table BKPF. La valeur « V » indique un document en attente.

Exemples
truefalse
Fait l’objet d’une reprise
IsRework
Indicateur booléen précisant si une écriture comptable a suivi une boucle de reprise, par exemple après un rejet suivi d’une correction.
Description

Cet indicateur identifie les cas qui se sont écartés du « parcours nominal » et ont nécessité une mesure corrective. Il est généralement défini sur true lorsqu’une séquence telle que « Écriture comptable rejetée », suivie de « Écriture comptable corrigée », est observée pour une écriture donnée.

Cet attribut est essentiel au calcul du KPI « Taux de reprise des écritures comptables » et à l’analyse du Dashboard « Taux de reprise et de rejet ». Il aide à quantifier l’inefficacité du processus et fournit une base pour rechercher les causes profondes des reprises, comme des exigences peu claires ou une documentation insuffisante.

Pourquoi c’est important

Signale les écritures ayant nécessité une correction, afin de quantifier les reprises et d’en analyser les causes profondes pour améliorer le taux de traitement correct dès la première fois.

Où les obtenir

Attribut calculé, dérivé de l’analyse de la séquence des activités d’un cas. Une boucle de reprise est identifiée lorsqu’une activité de rejet ou de correction intervient.

Exemples
truefalse
Montant total du document
TotalDocumentAmount
Valeur totale de l’écriture comptable dans la devise du document.
Description

Cet attribut représente la valeur financière totale de l’écriture comptable. Il est généralement calculé en additionnant les valeurs absolues de tous les postes au débit ou au crédit associés au document.

L’analyse du processus selon la valeur financière peut révéler des tendances importantes. Par exemple, les écritures de montant élevé peuvent suivre un parcours d’approbation différent et plus strict. Cet attribut peut servir à filtrer ou à segmenter l’analyse afin de déterminer si les durées de cycle, les taux de rejet ou les retards d’approbation sont corrélés au montant de l’écriture.

Pourquoi c’est important

Permet d’analyser l’incidence financière, notamment en corrélant les durées de traitement ou les taux de rejet avec la valeur monétaire des écritures comptables.

Où les obtenir

Il s’agit d’un champ calculé, obtenu par agrégation du champ de montant, WRBTR ou DMBTR, de tous les postes de la table BSEG pour une écriture comptable donnée.

Exemples
1500.0025000.75125.50
Motif de l’extourne
ReversalReason
Code indiquant la raison pour laquelle une écriture comptable a fait l’objet d’une extourne.
Description

Lorsqu’un document est contrepassé, SAP permet à l’utilisateur de préciser un code motif. Ce code fournit des informations structurées sur la raison de la contrepassation, par exemple une date de comptabilisation incorrecte ou une erreur de saisie.

Cet attribut constitue une donnée d’entrée essentielle pour le Dashboard « Analyse des contrepassations d’écritures ». En analysant les motifs de contrepassation les plus fréquents, les organisations peuvent identifier les problèmes systémiques de leurs processus ou les lacunes en matière de formation, puis prendre des mesures ciblées afin de prévenir les erreurs futures et de réduire le taux de contrepassation.

Pourquoi c’est important

Fournit une visibilité directe sur les raisons des contrepassations et permet d’analyser leurs causes profondes afin de réduire les erreurs futures.

Où les obtenir

Situé dans la table d’en-tête des documents BKPF, champ STGRD.

Exemples
010205
Obligatoire Recommandé Facultatif

Record to Report - Activités liées aux écritures comptables

Voici les principales étapes et jalons du processus à enregistrer dans votre journal d’événements pour découvrir et optimiser précisément le processus des écritures comptables.
5 Recommandé 9 Facultatif
Activité Description
Écriture comptable approuvée
Cette activité marque l’approbation finale d’une écriture comptable dans un flux de travail et la rend éligible à la comptabilisation. L’événement est enregistré dans le journal du flux de travail lorsque l’étape finale de « libération » ou d’« approbation » est terminée.
Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape clé qui clôt le processus d’approbation. La durée écoulée jusqu’à cette activité constitue un KPI essentiel de l’efficacité des approbations, tandis que le délai entre cet événement et la comptabilisation mesure le retard post-approbation.

Où les obtenir

Cet événement est déduit de l’horodatage de fin de l’étape d’approbation finale dans le journal du flux de travail SAP Business. Il s’agit de la dernière action d’approbation avant la comptabilisation du document ou sa mise à disposition pour comptabilisation.

Collecte

Identifiez la fin de l’étape finale de « libération » ou d’« approbation » dans les journaux du flux de travail.

Type d’événement inferred
Écriture comptable comptabilisée
Il s’agit de l’activité centrale au cours de laquelle l’écriture comptable est officiellement enregistrée dans le grand livre et a une incidence sur les états financiers. Cet événement est capturé explicitement lorsque le statut du document est défini sur « posted » et qu’une date de comptabilisation est attribuée.
Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’étape la plus importante, qui confirme le traitement réussi d’une écriture comptable. La durée du cycle de bout en bout est souvent mesurée jusqu’à ce point, qui constitue également un événement clé pour l’analyse de la clôture financière.

Où les obtenir

Identifié lorsqu’un document de la table BKPF possède une date de comptabilisation, BKPF-BUDAT. Pour les documents mis en attente, cela correspond au moment où le statut BKPF-BSTAT passe de « V » à une valeur vide. L’horodatage de la comptabilisation correspond à la date de saisie BKPF-CPUDT.

Collecte

Identifiez le moment où BKPF-BSTAT passe de « V » à une valeur vide ou, pour les comptabilisations directes, utilisez l’événement de création.

Type d’événement explicit
Écriture comptable mise en attente
Cette activité marque la création initiale d’une écriture comptable dans un état préliminaire, avant sa comptabilisation officielle dans le grand livre. Dans SAP, elle est enregistrée explicitement lorsqu’un utilisateur sauvegarde un document au moyen d’une transaction de mise en attente, ce qui définit le statut du document sur « parked ».
Pourquoi c’est important

Il s’agit d’un événement de début essentiel pour les processus comportant une étape d’examen et d’approbation. L’analyse du délai entre la mise en attente et la comptabilisation permet d’identifier les retards survenant avant la comptabilisation et pendant l’approbation.

Où les obtenir

Cet événement est identifié à partir de la table d’en-tête des documents BKPF. Un document est considéré comme mis en attente lorsqu’il est créé avec le statut BKPF-BSTAT = « V ». L’horodatage de l’événement correspond à la date et à l’heure de création, BKPF-CPUDT et BKPF-CPUTM.

Collecte

Identifiez la création du document dans BKPF lorsque BKPF-BSTAT vaut « V ».

Type d’événement explicit
Écriture comptable soumise
Cette activité indique qu’une écriture comptable parquée a été finalisée par son créateur et qu’elle est désormais prête à être examinée et approuvée. Elle est généralement enregistrée lors du lancement d’une tâche du flux de travail SAP Business associée au document parqué.
Pourquoi c’est important

Cette étape marque le transfert du créateur vers l’approbateur et déclenche le calcul des KPI de temps de cycle de l’approbation. Elle constitue un jalon important pour mesurer l’efficacité du flux de travail d’approbation.

Où les obtenir

Cet événement est déduit de l’heure de début de l’instance du flux de travail d’approbation liée à l’objet du document financier. Il faut analyser des tables de journaux du flux de travail telles que SWW_WI2OBJ afin de retrouver le flux de travail lancé pour le code société, le numéro de document et l’exercice concernés.

Collecte

Identifiez l’événement de début du flux de travail pour l’objet du document parqué.

Type d’événement inferred
Processus d’extourne d’écriture comptable traité
Cette activité marque l’extourne d’une écriture comptable précédemment comptabilisée. Une extourne est un nouveau document comptable qui annule l’écriture initiale.
Pourquoi c’est important

Il s’agit d’un événement essentiel pour mesurer la qualité des données et l’exactitude du processus. Un taux élevé d’extournes révèle des problèmes systémiques lors de la saisie initiale ou des étapes d’approbation, chaque extourne représentant une reprise.

Où les obtenir

Cet événement est identifié dans l’en-tête du document d’origine, dans la table BKPF. Lorsqu’un document fait l’objet d’une extourne, SAP renseigne le numéro du document d’extourne, BKPF-STBLG, et le motif d’extourne, BKPF-STGRD. L’horodatage de l’événement correspond à la date de comptabilisation du nouveau document d’extourne.

Collecte

Identifiez le moment où BKPF-STBLG est renseigné dans le document d’origine. L’horodatage correspond à la date de comptabilisation du document d’extourne.

Type d’événement explicit
Comptabilisation intersociétés identifiée
Activité calculée qui signale qu’une écriture comptable concerne plusieurs codes société. Cette information est déterminée par l’analyse des postes d’un même document financier.
Pourquoi c’est important

Les transactions intersociétés peuvent nécessiter des traitements et des approbations plus complexes. Leur identification permet d’analyser séparément leurs durées de cycle et leurs parcours afin de détecter des goulots d’étranglement spécifiques.

Où les obtenir

Calculée en examinant la table des postes BSEG pour un numéro de document donné, BELNR. Si les postes contiennent plusieurs codes société distincts, BSEG-BUKRS, l’écriture correspond à une comptabilisation intersociétés.

Collecte

Vérifiez si plusieurs valeurs distinctes de BSEG-BUKRS existent pour un même BKPF-BELNR.

Type d’événement calculated
Documentation jointe
Cette activité représente l’ajout par un utilisateur de documents justificatifs, tels que des factures ou des feuilles de calcul, à l’écriture comptable. Cet événement n’est pas enregistré explicitement comme un événement comptable standard. Il est généralement déduit de la création de pièces jointes associées à l’objet document comptable.
Pourquoi c’est important

Le suivi de cette activité permet de vérifier le respect des politiques exigeant la présence de documents justificatifs. Les retards dans l’ajout des documents peuvent être à l’origine de cycles d’approbation prolongés.

Où les obtenir

Il est difficile de capturer cette activité de manière fiable sous la forme d’un événement horodaté. Elle peut éventuellement être déduite de l’analyse des tables de pièces jointes Generic Object Services (GOS), telles que SOOD, et de l’association de l’horodatage de création de la pièce jointe à la clé d’objet de l’écriture comptable.

Collecte

Déduire l’événement de l’horodatage de création des objets associés dans les tables GOS, par exemple SOOD.

Type d’événement inferred
Écriture comptable corrigée
Cette activité indique que le créateur initial a modifié une écriture comptable mise en attente après son renvoi pour correction. Elle est déduite de la détection de modifications apportées au document après un événement « Changes Requested ».
Pourquoi c’est important

Le suivi des corrections permet de quantifier l’effort consacré aux reprises. Le délai entre la demande de modification et la correction met en évidence les retards dans la résolution des problèmes liés aux écritures soumises.

Où les obtenir

Cet événement est déduit de l’analyse des journaux de documents de modification, dans les tables CDHDR et CDPOS, pour le document parqué. Une modification enregistrée après un rejet dans le flux de travail indique qu’une correction a été effectuée. L’horodatage provient de la table CDHDR.

Collecte

Identifiez l’entrée du journal de modifications dans CDHDR/CDPOS après un événement de rejet.

Type d’événement inferred
Écriture comptable créée
Représente la création d’une écriture comptable comptabilisée directement, sans étape préalable de mise en attente. Cette activité est enregistrée lorsqu’un document est créé dans SAP au moyen d’une transaction de comptabilisation directe.
Pourquoi c’est important

Cette activité constitue un point de départ alternatif pour les processus d’écritures comptables simples qui ne nécessitent pas de flux de travail d’approbation. Elle permet de distinguer les comptabilisations directes simples des écritures parquées plus complexes.

Où les obtenir

Cet événement correspond à la création d’un document dans la table BKPF lorsque le statut du document BKPF-BSTAT est vide, ce qui indique une comptabilisation. L’horodatage de l’événement correspond à la date de création, BKPF-CPUDT. Pour ces documents, les événements « Created » et « Posted » se produisent simultanément.

Collecte

Identifiez la création du document dans BKPF lorsque BKPF-BSTAT est vide.

Type d’événement explicit
Écriture comptable mise en attente supprimée
Représente la suppression d’une écriture comptable mise en attente qui n’a jamais été comptabilisée. Cela peut se produire après un rejet ou lorsque l’écriture a été créée par erreur.
Pourquoi c’est important

Cette activité marque une fin infructueuse du processus. L’analyse des raisons pour lesquelles les documents mis en attente sont supprimés peut révéler des problèmes tels que des doublons ou une mauvaise compréhension du processus.

Où les obtenir

Cet événement est capturé lorsque le statut d’un document mis en attente dans la table BKPF est modifié. Le champ de statut BKPF-BSTAT est mis à jour avec la valeur « Z », qui signifie « Parked document deleted ». L’horodatage de la modification se trouve dans les journaux de modification des documents, CDHDR.

Collecte

Identifiez le moment où BKPF-BSTAT est mis à jour avec la valeur « Z ».

Type d’événement explicit
Écriture comptable rejetée
Cette activité indique le rejet final d’une écriture comptable, qui ne sera ensuite pas comptabilisée. Il s’agit généralement d’un statut terminal du flux de travail d’approbation, qui entraîne à terme la suppression du document parqué.
Pourquoi c’est important

Le suivi des rejets est essentiel à la gestion de la qualité. L’analyse des motifs et de la fréquence des rejets permet d’améliorer le taux d’écritures comptables correctes dès la première tentative.

Où les obtenir

Il s’agit d’un résultat enregistré dans le journal du flux de travail SAP Business, correspondant à une décision utilisateur finale de « rejet » qui met fin au processus. Le document parqué peut ensuite être supprimé.

Collecte

Identifiez le statut terminal « rejeté » dans le journal du flux de travail du document.

Type d’événement inferred
Modifications demandées sur l’écriture comptable
Cette étape représente le moment où un approbateur a examiné l’écriture comptable et l’a renvoyée à son créateur pour correction. L’événement est enregistré dans les journaux du flux de travail, qui indiquent une décision utilisateur de « rejet » ou de « renvoi ».
Pourquoi c’est important

Cette activité est essentielle pour identifier les boucles de correction, qui constituent une source majeure d’inefficacité et d’écarts dans le processus. Une fréquence élevée de cet événement indique des problèmes de qualité des écritures ou des exigences peu claires.

Où les obtenir

Cet événement est déduit de l’horodatage d’une étape de décision utilisateur précise dans le journal du flux de travail SAP Business, correspondant à une action de « rejet » ou de « renvoi pour correction ».

Collecte

Identifiez l’horodatage de la décision de « rejet » ou de « reprise » dans les journaux du flux de travail.

Type d’événement inferred
Poste d’écriture comptable lettré
Cette activité représente le rapprochement d’un poste d’un compte de grand livre géré en postes ouverts, tel qu’un compte d’attente bancaire. Elle se produit lorsqu’un poste est rapproché avec un autre, ce qui le solde.
Pourquoi c’est important

Pour des processus tels que le rapprochement bancaire, le délai de lettrage des postes constitue un KPI essentiel. Cette activité permet d’analyser l’efficacité des procédures de rapprochement et de clôture de fin de mois.

Où les obtenir

Cet événement est capturé à partir de la table des postes BSEG. Lorsqu’un poste est lettré, les champs de date de lettrage, BSEG-AUGDT, et de document de lettrage, BSEG-AUGBL, sont renseignés. L’horodatage de l’événement correspond à la date de lettrage.

Collecte

Identifiez le moment où la date de lettrage, BSEG-AUGDT, est renseignée pour un poste.

Type d’événement explicit
Saisie manuelle identifiée
Cette activité indique si une écriture comptable a été créée au moyen d’une transaction en ligne manuelle, plutôt que par une interface automatisée ou un traitement par lots. Il ne s’agit pas d’une action utilisateur, mais d’un attribut calculé de l’écriture, dérivé des données du système.
Pourquoi c’est important

La distinction entre les écritures manuelles et automatisées est essentielle pour cibler les améliorations du processus. Les processus manuels sont souvent prioritaires dans les initiatives de standardisation et d’automatisation.

Où les obtenir

Cette information est calculée à partir des champs de la table d’en-tête des documents BKPF. Des codes de transaction, tels que « FB01 », « FB50 » ou « FV50 » dans BKPF-TCODE, indiquent une saisie manuelle, tandis que d’autres codes T ou certains noms de saisie par lots dans BKPF-AWKEY suggèrent une automatisation.

Collecte

Dériver l’information de BKPF-TCODE ou d’autres indicateurs du système source présents dans l’en-tête du document.

Type d’événement calculated
Recommandé Facultatif

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