Votre modèle de données pour le processus de la comptabilisation au reporting : pièces comptables

SAP ECC
Votre modèle de données pour le processus de la comptabilisation au reporting : pièces comptables

Votre modèle de données pour le processus de la comptabilisation au reporting : pièces comptables

Ce modèle vous guide dans la collecte des données nécessaires à l’analyse et à l’optimisation de votre processus de la comptabilisation au reporting pour les pièces comptables. Il présente les attributs essentiels à recueillir, les activités importantes à suivre et des conseils pratiques pour extraire ces informations de SAP ECC. En suivant ce modèle, vous pourrez constituer un jeu de données adapté à la détection des inefficacités et à l’amélioration de vos rapports financiers.
  • Attributs recommandés pour une analyse complète
  • Activités clés à suivre pour les pièces comptables
  • Conseils pratiques pour extraire les données de SAP ECC
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs du processus de la comptabilisation au reporting : pièces comptables

Voici les champs de données recommandés pour votre journal d’événements afin d’analyser en détail le processus de la comptabilisation au reporting pour les pièces comptables dans SAP ECC.
5 Obligatoire 6 Recommandé 7 Facultatif
Nom Description
Heure de l’événement
EventTime
Horodatage indiquant à quel moment une activité ou un événement précis s’est produit pour l’écriture comptable.
Description

L’heure de l’événement indique la date et l’heure exactes de chaque activité du processus de traitement des écritures comptables. Ces données sont indispensables au calcul de toutes les mesures temporelles, notamment les temps de cycle, les durées de traitement et les délais entre les étapes. La source de l’horodatage varie selon l’activité : il peut s’agir de la date et de l’heure de création du document (CPUDT/CPUTM) ou des horodatages de modification issus des journaux (CDHDR-UDATE/UTIME).

Dans l’analyse, l’heure de l’événement sert à classer les événements par ordre chronologique et constitue la base de la carte de processus. Elle est indispensable au calcul de tous les indicateurs temporels, comme le temps de cycle moyen d’une écriture comptable, le temps d’approbation moyen et le délai entre l’approbation et la comptabilisation.

Pourquoi est-ce important ?

Cet horodatage est à la base de toutes les analyses temporelles. Il permet de calculer les temps de cycle, les durées et les goulots d’étranglement.

Où trouver ces données

La source varie selon l’activité. Il s’agit principalement de l’horodatage de création (CPUDT, CPUTM) dans BKPF ou des horodatages de modification (UDATE, UTIME) dans CDHDR.

Exemples
2023-10-26T09:00:00Z2023-10-26T14:30:15Z2023-10-27T11:05:00Z
Identifiant de l’écriture comptable
JournalEntryId
Identifiant unique d’un document comptable, composé du code société, du numéro de document et de l’exercice.
Description

L’identifiant de l’écriture comptable est l’identifiant de cas principal permettant de suivre le cycle de vie d’une écriture. Il s’agit d’une clé composite, généralement formée par la concaténation du code société (BUKRS), du numéro de document (BELNR) et de l’exercice (GJAHR), afin de garantir son unicité dans l’ensemble du système SAP.

Dans l’analyse des processus, cet identifiant relie toutes les activités associées, comme la création, la mise en attente, la soumission, l’approbation, le rejet et la comptabilisation. En suivant cet identifiant, vous pouvez reconstituer le parcours de bout en bout de chaque écriture comptable, mesurer les temps de cycle et repérer les écarts ou les goulots d’étranglement propres à certaines écritures.

Pourquoi est-ce important ?

Cette clé est indispensable pour suivre une écriture comptable de sa création à sa comptabilisation finale. Elle permet d’analyser le processus de bout en bout et de comparer ses variantes.

Où trouver ces données

Cet attribut est dérivé, généralement par concaténation de champs de la table BKPF : code société (BUKRS), numéro de document (BELNR) et exercice (GJAHR).

Exemples
1000-1000000123-20232000-1900000456-20231000-1800000789-2024
Nom de l’activité
ActivityName
Nom de l’activité métier ou de l’événement survenu à une étape précise du processus de traitement des écritures comptables.
Description

Le nom de l’activité désigne une étape précise du cycle de vie d’une écriture comptable, comme « Écriture comptable créée », « Écriture comptable approuvée » ou « Écriture comptable comptabilisée ». Cet attribut est généralement dérivé de plusieurs sources SAP, notamment les codes de transaction (TCODE), les journaux de modifications (tables CDHDR et CDPOS) et les champs de statut des documents.

L’analyse des activités est au cœur du Process Mining. Elle permet de visualiser les cartes de processus, de calculer les temps de transition entre les étapes et de repérer les boucles de reprise, par exemple lorsqu’une « Écriture comptable rejetée » est suivie d’une « Écriture comptable corrigée ». Ces données sont essentielles aux Dashboards consacrés aux temps de cycle, aux taux de reprise et aux variantes du processus.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut définit les étapes de la carte de processus et permet de visualiser, d’analyser et d’optimiser le flux de travail de traitement des écritures comptables.

Où trouver ces données

Cet attribut est dérivé de plusieurs sources, notamment les codes de transaction de BKPF (TCODE), le statut des documents, les journaux du flux de travail dans des tables comme SWW_WI2OBJ ou les journaux de modifications dans CDHDR et CDPOS.

Exemples
Écriture comptable crééeÉcriture comptable approuvéeÉcriture comptable rejetéeÉcriture comptable comptabilisée
Dernière mise à jour des données
LastDataUpdate
Horodatage de la dernière extraction ou actualisation des données depuis le système source.
Description

Cet attribut indique la date et l’heure de la dernière extraction des données depuis SAP ECC. Ce champ de métadonnées est essentiel pour connaître l’actualité des données analysées.

Dans un Dashboard ou une analyse de Process Mining, connaître la date de la dernière mise à jour aide les utilisateurs à se fier aux données et à prendre des décisions éclairées. Cet attribut répond à la question : « Ces informations sont-elles à jour ? »

Pourquoi est-ce important ?

Indique aux utilisateurs si les données sont à jour, afin qu’ils connaissent la période couverte par l’analyse et puissent se fier aux résultats.

Où trouver ces données

Ce champ de métadonnées est généré et enregistré par l’outil d’extraction des données ou le processus ETL lors de leur actualisation.

Exemples
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z2024-05-22T04:00:00Z
Système source
SourceSystem
Système à partir duquel les données du processus ont été extraites.
Description

Cet attribut indique l’origine des données, en l’occurrence l’instance SAP ECC concernée. Il s’agit généralement d’une valeur statique ajoutée lors de l’extraction des données.

Même simple, cet attribut est important lorsque l’environnement comprend plusieurs ERP ou sources de données. Il assure la traçabilité des données et permet de filtrer ou de segmenter l’analyse selon le système d’origine.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut assure la traçabilité des données et permet de suivre leur qualité, notamment lorsque plusieurs systèmes sources sont utilisés.

Où trouver ces données

Il s’agit généralement d’une valeur statique ajoutée lors de la transformation des données pour identifier l’instance SAP ECC concernée, par exemple 'ECC_PROD_100'.

Exemples
SAP ECC EHP8ECC_FIN_PRODSAP_ERP_60
Code de transaction
TransactionCode
Code de transaction SAP utilisé pour créer ou traiter l’écriture comptable.
Description

Le code de transaction (T-Code) est un identifiant unique associé à une fonction ou à un programme SAP. Pour les écritures comptables, il indique comment l’écriture a été créée, par exemple manuellement (FB01, F-02), par mise en attente (FV50) ou au moyen d’une interface automatisée.

Cet attribut est particulièrement utile pour le Dashboard « Optimisation des activités manuelles ». L’analyse du T-Code permet de distinguer les activités manuelles des activités automatisées, de repérer les processus manuels les plus longs et de déterminer où l’automatisation pourrait réduire le travail manuel et améliorer l’efficacité.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de distinguer les processus manuels des processus automatisés, et de repérer les possibilités d’automatisation et de standardisation.

Où trouver ces données

Se trouve dans le champ TCODE de la table d’en-tête des documents BKPF.

Exemples
FB01F-02FV50FBD1
Code société
CompanyCode
Unité organisationnelle représentant une entité juridique indépendante pour laquelle des états financiers sont établis.
Description

Le code société est une unité organisationnelle fondamentale de SAP Financials. Il représente une société juridiquement indépendante et constitue un champ clé de l’en-tête d’une écriture comptable.

Cet attribut est essentiel pour segmenter l’analyse des processus par entité juridique. Il permet de comparer les performances des processus, les taux de conformité et les résultats des indicateurs entre différentes parties de l’entreprise. Vous pouvez, par exemple, déterminer si les retards d’approbation ou les taux élevés de contrepassation concernent certains codes société en particulier.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de filtrer et de comparer les performances des processus entre les différentes entités juridiques ou unités opérationnelles de l’organisation.

Où trouver ces données

Se trouve dans le champ BUKRS de la table d’en-tête des documents BKPF.

Exemples
10002000US01DE01
Contrepassée
IsReversed
Indicateur booléen précisant si l’écriture comptable a été contrepassée.
Description

Cet indicateur signale les pièces comptables qui ont ensuite été contrepassées par une autre pièce. Dans SAP, la pièce contrepassée est liée à la pièce de contrepassation, ce qui permet de suivre clairement les opérations à des fins d’audit.

Cet attribut est essentiel au Dashboard « Analyse des contrepassations de pièces comptables » et au KPI « Taux de contrepassation des pièces comptables ». Il permet d’isoler les pièces contrepassées afin d’en rechercher les causes, par exemple des erreurs de saisie ou des traitements comptables incorrects, et de réduire la fréquence des contrepassations.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser directement les contrepassations en signalant les pièces annulées par la suite, afin d’identifier les causes des erreurs et d’améliorer l’intégrité des données.

Où trouver ces données

Dérivé du champ du numéro de la pièce de contrepassation (STBLG) dans la table BKPF. Si STBLG n’est pas vide, l’indicateur est vrai.

Exemples
truefalse
Date de comptabilisation
PostingDate
Date à laquelle la transaction est enregistrée dans le grand livre et affecte la période financière.
Description

La date de comptabilisation détermine la période comptable dans laquelle l’écriture est enregistrée. Elle est importante du point de vue financier et de la conformité : elle doit respecter le calendrier de clôture des périodes comptables et les réglementations applicables.

Dans le cadre du Process Mining, cette date sert au suivi de la conformité. Le Dashboard « Suivi du respect des exigences de conformité » et l’indicateur « Taux de conformité » utilisent cet attribut pour vérifier si les écritures sont comptabilisées dans la bonne période. Il permet également d’analyser l’évolution du volume d’écritures comptables au fil du temps.

Pourquoi est-ce important ?

Indispensable au reporting financier et à l’analyse de conformité, cet attribut permet de vérifier que les écritures sont comptabilisées dans la bonne période comptable.

Où trouver ces données

Se trouve dans le champ BUDAT de la table d’en-tête des documents BKPF.

Exemples
2023-10-312023-11-302024-01-15
Type de document
DocumentType
Catégorie de document comptable qui détermine son traitement et son enregistrement.
Description

Le type de document distingue les différentes catégories de transactions métier, comme une écriture au grand livre (SA), une facture fournisseur (KR) ou une comptabilisation d’immobilisation (AA). Il est défini lors de la configuration du système et attribué à chaque écriture comptable.

Cet attribut est important pour l’analyse, car il permet de segmenter le processus selon la nature de la transaction. Le Dashboard « Volume d’écritures comptables par type » et l’indicateur « Temps de cycle moyen par type d’écriture comptable » reposent directement sur ce champ. Il aide à déterminer si certains types d’écritures sont davantage sujets aux retards, aux reprises ou aux contrepassations.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de segmenter l’analyse par type de transaction et de déterminer si certains types d’écritures comptables sont particulièrement concernés par des problèmes de processus.

Où trouver ces données

Se trouve dans le champ BLART de la table d’en-tête des documents BKPF.

Exemples
SAKRREAA
Utilisateur
User
Identifiant de l’utilisateur SAP qui a créé ou modifié l’écriture comptable.
Description

Cet attribut indique le nom d’utilisateur SAP associé à une activité donnée, comme la création, la mise en attente ou la comptabilisation d’un document. Il provient directement de l’en-tête du document ou des tables de journaux de modifications.

L’analyse de l’attribut Utilisateur permet de mieux comprendre les performances des équipes et des personnes. Elle alimente le Dashboard de productivité des utilisateurs en suivant les volumes d’activité et les temps de traitement par utilisateur. Elle aide également à repérer les personnes concernées par des boucles de reprise, des contrepassations ou des écarts de conformité, afin de cibler les formations ou les améliorations du processus.

Pourquoi est-ce important ?

Identifie l’utilisateur associé à chaque activité et permet d’analyser ses performances, la répartition de la charge de travail et les schémas de reprise.

Où trouver ces données

Provient généralement de la table BKPF (champ USNAM pour le créateur) ou de la table CDHDR (champ USERNAME pour la personne ayant effectué la modification).

Exemples
ABROWNCJONESDSMITH
Centre de coûts
CostCenter
Unité organisationnelle d’un périmètre analytique qui représente un lieu où des coûts sont engagés.
Description

Le centre de coûts est une donnée de base importante du module de contrôle de gestion (CO), souvent affectée au niveau du poste de la pièce comptable. Il sert à suivre les coûts d’un service, d’une fonction ou d’un site donné.

L’inclusion du centre de coûts permet d’analyser plus finement le processus de traitement des pièces comptables. Elle aide à déterminer si certains services génèrent davantage de reprises, ont des temps de cycle plus longs ou sont responsables d’un plus grand nombre de saisies manuelles. Vous pouvez ainsi évaluer l’efficacité du processus par service.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser la performance du processus par service ou domaine fonctionnel et de repérer les inefficacités locales.

Où trouver ces données

Se trouve dans le champ KOSTL de la table des postes de pièces BSEG.

Exemples
4100CC_FINANCE_US10010101
Code devise
CurrencyKey
Code de la devise des montants enregistrés dans la pièce comptable.
Description

Cet attribut indique la devise de la pièce comptable, par exemple USD, EUR ou JPY. Il permet de contextualiser les montants financiers associés à la pièce.

Même si elle ne constitue pas toujours un axe d’analyse principal, la devise est indispensable pour interpréter correctement les valeurs monétaires. Elle permet aussi de segmenter les analyses dans les organisations internationales et de comparer les processus selon que les pièces sont libellées en devise étrangère ou locale.

Pourquoi est-ce important ?

Fournit le contexte nécessaire à l’interprétation des valeurs monétaires et à la précision des analyses financières.

Où trouver ces données

Se trouve dans le champ WAERS de la table d’en-tête des pièces BKPF.

Exemples
USDEURGBPJPY
Comporte des reprises
IsRework
Indicateur booléen précisant si une pièce comptable a suivi une boucle de reprise, par exemple après avoir été rejetée puis corrigée.
Description

Cet indicateur signale les cas qui s’écartent du parcours nominal et nécessitent une correction. Il prend généralement la valeur vrai lorsqu’une séquence d’activités telle que « Pièce comptable rejetée », puis « Pièce comptable corrigée », est observée pour une pièce donnée.

Cet attribut est essentiel au calcul du KPI « Taux de reprises des pièces comptables » et à l’analyse du Dashboard « Taux de reprises et de rejets ». Il permet de mesurer l’ampleur des inefficacités du processus et de rechercher les causes des reprises, comme des exigences imprécises ou une documentation insuffisante.

Pourquoi est-ce important ?

Signale les pièces qui ont nécessité une correction, afin de mesurer les reprises et d’en rechercher les causes pour améliorer le taux de traitement correct dès la première fois.

Où trouver ces données

Attribut calculé à partir de l’analyse de la séquence d’activités d’un cas. Une boucle de reprise est détectée lorsqu’une activité de rejet ou de correction apparaît.

Exemples
truefalse
Délai d’approbation
ApprovalTime
Temps écoulé entre la soumission d’une pièce comptable pour approbation et son approbation ou son rejet.
Description

Cette métrique mesure la durée du sous-processus d’approbation, qui contribue souvent de manière importante au temps de cycle global. Elle correspond à l’écart entre l’activité « Pièce comptable soumise » et l’activité correspondante « Pièce comptable approuvée » ou « Pièce comptable rejetée ».

Le délai d’approbation est la métrique principale du Dashboard « Performance de l’approbation des pièces comptables » et du KPI « Délai moyen d’approbation des pièces comptables ». Son analyse permet de repérer les goulots d’étranglement dans le flux de travail d’approbation, de mesurer les délais des approbateurs et d’étayer des changements de processus, comme l’ajustement des seuils d’approbation.

Pourquoi est-ce important ?

Mesure la durée de l’étape d’approbation et aide à repérer puis à réduire les retards lors de la vérification et de l’approbation.

Où trouver ces données

Calculé en soustrayant l’horodatage de l’événement « Pièce comptable soumise » de celui de l’événement « Pièce comptable approuvée » ou « Pièce comptable rejetée ».

Exemples
P1DT2HPT4H15MP3D
Est en attente
IsParked
Indicateur booléen précisant si la pièce comptable a été enregistrée comme pièce préenregistrée avant sa comptabilisation.
Description

Le préenregistrement permet à un utilisateur d’enregistrer une pièce comptable incomplète sans modifier les soldes financiers. Un autre utilisateur peut ensuite la compléter ou la vérifier avant sa comptabilisation. Cet indicateur signale les pièces qui sont passées par une étape de préenregistrement.

L’analyse de cet attribut permet de mieux comprendre l’utilisation de cette fonctionnalité. Elle peut révéler que le préenregistrement sert d’étape de vérification informelle et entraîne éventuellement des retards. Elle permet aussi d’analyser le temps de cycle de bout en bout en distinguant les pièces comptabilisées directement de celles qui ont d’abord été préenregistrées.

Pourquoi est-ce important ?

Signale les pièces passées par l’étape de préenregistrement, qui peut entraîner des retards ou indiquer l’existence d’une vérification informelle.

Où trouver ces données

Dérivé du champ de statut de la pièce (BSTAT) dans la table BKPF. La valeur « V » indique une pièce préenregistrée.

Exemples
truefalse
Montant total du document
TotalDocumentAmount
Valeur totale de l’écriture comptable dans la devise du document.
Description

Cet attribut représente la valeur financière totale de l’écriture comptable. Il est généralement calculé en additionnant les valeurs absolues de tous les postes au débit ou au crédit associés au document.

L’analyse du processus selon la valeur financière peut révéler des tendances importantes. Par exemple, les écritures de montant élevé peuvent suivre un parcours d’approbation différent et plus strict. Cet attribut permet de filtrer ou de segmenter l’analyse pour vérifier si les temps de cycle, les taux de rejet ou les retards d’approbation sont liés au montant de l’écriture.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser l’incidence financière, par exemple en comparant les temps de traitement ou les taux de rejet à la valeur monétaire des écritures comptables.

Où trouver ces données

Il s’agit d’un champ calculé, obtenu en agrégeant le montant (WRBTR ou DMBTR) de tous les postes de la table BSEG pour une écriture comptable donnée.

Exemples
1500.0025000.75125.50
Motif de contrepassation
ReversalReason
Code indiquant le motif de la contrepassation d’une pièce comptable.
Description

Lorsqu’une pièce est contrepassée, SAP permet à l’utilisateur de préciser un code de motif. Ce code fournit des informations structurées sur la raison de la contrepassation, par exemple une date comptable incorrecte ou une erreur de saisie.

Cet attribut est une donnée clé du Dashboard « Analyse des contrepassations de pièces comptables ». L’analyse des motifs les plus fréquents aide les organisations à repérer les problèmes récurrents dans leurs processus ou les lacunes de formation, puis à prendre des mesures ciblées pour éviter de nouvelles erreurs et réduire le taux de contrepassation.

Pourquoi est-ce important ?

Indique directement les raisons des contrepassations et permet d’en rechercher les causes afin de réduire les erreurs à l’avenir.

Où trouver ces données

Se trouve dans le champ STGRD de la table d’en-tête des pièces BKPF.

Exemples
010205
Obligatoire Recommandé Facultatif

Activités du processus de la comptabilisation au reporting : pièces comptables

Voici les principales étapes et les jalons à consigner dans votre journal d’événements pour découvrir et optimiser avec précision le processus de traitement des pièces comptables.
5 Recommandé 9 Facultatif
Activité Description
Contrepassation d’écriture comptable traitée
Cette activité marque la contrepassation d’une écriture comptable précédemment comptabilisée. Une contrepassation est un nouveau document comptable qui annule l’écriture d’origine.
Pourquoi est-ce important ?

Cet événement est important pour mesurer la qualité des données et l’exactitude du processus. Un taux élevé de contrepassations révèle des problèmes récurrents lors de la saisie initiale ou des étapes d’approbation. Chaque contrepassation entraîne une reprise.

Où trouver ces données

Cet événement est identifié dans l’en-tête du document d’origine (table BKPF). Lorsqu’un document est contrepassé, SAP renseigne le numéro du document de contrepassation (BKPF-STBLG) et le motif de contrepassation (BKPF-STGRD). L’horodatage de l’événement correspond à la date de comptabilisation du nouveau document de contrepassation.

Données à recueillir

Repérez le renseignement de BKPF-STBLG dans le document d’origine. L’horodatage correspond à la date de comptabilisation du document de contrepassation.

Type d’événement explicit
Écriture comptable approuvée
Cette activité marque l’approbation finale d’une écriture comptable dans un flux de travail, qui peut alors être comptabilisée. L’événement est extrait du journal du flux de travail lorsque la dernière étape de type « libérer » ou « approuver » est terminée.
Pourquoi est-ce important ?

Ce jalon marque la fin du processus d’approbation. Le délai jusqu’à cette étape est un indicateur important de l’efficacité des approbations. Le temps écoulé entre cet événement et la comptabilisation mesure le retard après approbation.

Où trouver ces données

L’événement est déduit de l’horodatage de fin de l’étape d’approbation finale dans le journal SAP Business Workflow. Il s’agit de la dernière action d’approbation avant la comptabilisation du document ou sa mise à disposition pour comptabilisation.

Données à recueillir

Repérez la fin de la dernière étape de type « libérer » ou « approuver » dans les journaux du flux de travail.

Type d’événement inferred
Écriture comptable comptabilisée
Cette activité centrale correspond à l’enregistrement officiel de l’écriture comptable dans le grand livre, avec une incidence sur les états financiers. SAP enregistre explicitement cet événement lorsque le statut du document passe à « comptabilisé » et qu’une date de comptabilisation lui est attribuée.
Pourquoi est-ce important ?

Ce jalon, le plus important, marque le traitement réussi de l’écriture comptable. Le temps de cycle de bout en bout est souvent mesuré jusqu’à cette étape, qui joue également un rôle clé dans l’analyse de la clôture financière.

Où trouver ces données

L’événement est identifié lorsqu’une date de comptabilisation (BKPF-BUDAT) figure dans la table BKPF pour un document. Pour les documents mis en attente, il correspond au moment où le statut BKPF-BSTAT passe de 'V' à une valeur vide. L’horodatage de la comptabilisation est la date de saisie BKPF-CPUDT.

Données à recueillir

Repérez le passage de BKPF-BSTAT de 'V' à une valeur vide ou, pour les comptabilisations directes, l’événement de création.

Type d’événement explicit
Écriture comptable mise en attente
Cette activité correspond à la création initiale d’une écriture comptable à l’état provisoire, avant sa comptabilisation officielle dans le grand livre. SAP enregistre explicitement cette étape lorsqu’un utilisateur enregistre un document à l’aide d’une transaction de mise en attente, ce qui lui attribue le statut « en attente ».
Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit d’un événement de début important pour les processus qui comportent une étape d’examen et d’approbation. L’analyse du délai entre la mise en attente et la comptabilisation permet de repérer les retards avant comptabilisation et pendant l’approbation.

Où trouver ces données

Cet événement est identifié à partir de la table d’en-tête des documents BKPF. Un document est considéré comme mis en attente lorsque son statut est BKPF-BSTAT = 'V'. L’horodatage de l’événement correspond à la date et à l’heure de création, BKPF-CPUDT et BKPF-CPUTM.

Données à recueillir

Repérez la création du document dans BKPF lorsque BKPF-BSTAT vaut 'V'.

Type d’événement explicit
Écriture comptable soumise
Cette activité indique que le créateur a finalisé une écriture comptable mise en attente et que celle-ci est prête à être examinée et approuvée. Elle est généralement enregistrée au démarrage d’une tâche SAP Business Workflow associée au document mis en attente.
Pourquoi est-ce important ?

Cette étape marque le passage du créateur à l’approbateur et lance le calcul des indicateurs de temps de cycle d’approbation. C’est un jalon important pour mesurer l’efficacité du flux de travail d’approbation.

Où trouver ces données

L’événement est déduit de l’heure de début de l’instance de flux de travail d’approbation liée à l’objet du document financier. Il faut pour cela analyser les tables de journal du flux de travail, comme SWW_WI2OBJ, afin de repérer le flux de travail lancé pour la société, le numéro de document et l’exercice concernés.

Données à recueillir

Repérez l’événement de début du flux de travail pour l’objet du document mis en attente.

Type d’événement inferred
Comptabilisation intersociétés identifiée
Cette activité calculée signale une écriture comptable qui concerne plusieurs sociétés. Elle est déterminée par l’analyse des postes d’un même document financier.
Pourquoi est-ce important ?

Les transactions intersociétés peuvent nécessiter un traitement et des approbations plus complexes. Les repérer permet d’analyser séparément leurs temps de cycle et leurs parcours afin d’identifier les goulots d’étranglement qui leur sont propres.

Où trouver ces données

Le résultat est calculé en examinant la table des postes BSEG pour un numéro de document donné (BELNR). Si les postes contiennent plusieurs codes société distincts (BSEG-BUKRS), il s’agit d’une comptabilisation intersociétés.

Données à recueillir

Vérifiez si plusieurs valeurs distinctes de BSEG-BUKRS existent pour un même BKPF-BELNR.

Type d’événement calculated
Écriture comptable corrigée
Cette activité indique que le créateur initial a modifié une écriture comptable mise en attente après son renvoi pour correction. Elle est déduite de la détection de modifications apportées au document après l’événement « Modifications demandées ».
Pourquoi est-ce important ?

Le suivi des corrections permet de quantifier le travail consacré aux reprises. Le délai entre une demande de modification et la correction met en évidence les retards dans la résolution des problèmes liés aux écritures soumises.

Où trouver ces données

L’événement est déduit de l’analyse des journaux de modifications (tables CDHDR et CDPOS) du document mis en attente. Une modification enregistrée après un événement de rejet dans le flux de travail indique qu’une correction a été apportée. L’horodatage provient de la table CDHDR.

Données à recueillir

Repérez une entrée dans le journal des modifications CDHDR/CDPOS après un événement de rejet.

Type d’événement inferred
Écriture comptable créée
Cette activité correspond à la création d’une écriture comptable directement comptabilisée, sans étape préalable de mise en attente. SAP l’enregistre lorsqu’un document est créé à l’aide d’une transaction de comptabilisation directe.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité constitue un point de départ alternatif pour les processus d’écriture comptable simples qui ne nécessitent pas de flux de travail d’approbation. Elle permet de distinguer les comptabilisations directes simples des écritures plus complexes mises en attente.

Où trouver ces données

Cet événement correspond à la création d’un document dans la table BKPF lorsque le statut BKPF-BSTAT est vide (document comptabilisé). Son horodatage est la date de création, BKPF-CPUDT. Pour ces documents, les événements « Création » et « Comptabilisation » ont lieu simultanément.

Données à recueillir

Repérez la création du document dans BKPF lorsque BKPF-BSTAT est vide.

Type d’événement explicit
Écriture comptable mise en attente supprimée
Cette activité correspond à la suppression d’une écriture comptable mise en attente qui n’a jamais été comptabilisée. Cela peut se produire après un rejet ou si l’écriture a été créée par erreur.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque l’échec du processus. L’analyse des raisons de la suppression des documents mis en attente peut révéler des problèmes tels que des doublons ou une mauvaise compréhension du processus.

Où trouver ces données

Cet événement est enregistré lorsque le statut d’un document mis en attente dans la table BKPF est modifié. Le champ de statut BKPF-BSTAT prend alors la valeur 'Z' (document mis en attente supprimé). L’horodatage de la modification figure dans les journaux de modifications des documents (CDHDR).

Données à recueillir

Repérez le passage de BKPF-BSTAT à 'Z'.

Type d’événement explicit
Écriture comptable rejetée
Cette activité indique le rejet définitif d’une écriture comptable, qui ne sera alors pas comptabilisée. Il s’agit généralement d’un statut terminal dans un flux de travail d’approbation, suivi de la suppression du document mis en attente.
Pourquoi est-ce important ?

Le suivi des rejets est essentiel à la gestion de la qualité. L’analyse de leurs motifs et de leur fréquence permet d’améliorer le taux d’écritures comptables correctes dès la première soumission.

Où trouver ces données

Ce résultat est extrait du journal SAP Business Workflow. Il correspond à une décision finale de l’utilisateur de type « rejeter », qui met fin au processus. Le document mis en attente peut ensuite être supprimé.

Données à recueillir

Repérez le statut terminal « rejet » dans le journal du flux de travail associé au document.

Type d’événement inferred
Modifications demandées sur l’écriture comptable
Cette étape du flux de travail correspond à l’examen de l’écriture comptable par un approbateur, qui la renvoie au créateur pour correction. L’événement est extrait des journaux du flux de travail, où figure une décision utilisateur de type « rejet » ou « renvoi ».
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité est essentielle pour repérer les boucles de reprise, qui sont une source importante d’inefficacité et d’écarts dans le processus. Si elle se produit fréquemment, cela peut révéler des problèmes de qualité des écritures ou des exigences peu claires.

Où trouver ces données

Cet événement est déduit de l’horodatage d’une étape de décision précise dans le journal SAP Business Workflow, correspondant à une action de type « rejeter » ou « renvoyer pour correction ».

Données à recueillir

Repérez l’horodatage d’une décision de type « rejet » ou « reprise » dans les journaux du flux de travail.

Type d’événement inferred
Pièces justificatives jointes
Cette activité correspond à l’ajout par un utilisateur de pièces justificatives, comme des factures ou des feuilles de calcul, à une écriture comptable. Cet événement n’est pas consigné explicitement comme un événement comptable standard. Il est généralement déduit de la création de pièces jointes liées à l’objet du document comptable.
Pourquoi est-ce important ?

Le suivi de cette activité permet de vérifier le respect des politiques qui imposent de fournir des pièces justificatives. Un retard dans leur ajout peut prolonger le cycle d’approbation.

Où trouver ces données

Il est difficile de capturer cet événement de manière fiable avec un horodatage. Il peut éventuellement être déduit de l’analyse des tables de pièces jointes Generic Object Services (GOS), comme SOOD, en reliant l’horodatage de création de la pièce jointe à la clé de l’objet d’écriture comptable.

Données à recueillir

Déduisez l’événement de l’horodatage de création des objets associés dans les tables GOS, par exemple SOOD.

Type d’événement inferred
Poste d’écriture comptable lettré
Cette activité correspond au rapprochement d’un poste d’un compte général géré par postes non soldés, comme un compte d’attente bancaire. Elle a lieu lorsqu’un poste est rapproché d’un autre et soldé.
Pourquoi est-ce important ?

Dans les processus tels que le rapprochement bancaire, le délai de lettrage des postes est un indicateur important. Cette activité permet d’analyser l’efficacité du rapprochement et des procédures de clôture mensuelle.

Où trouver ces données

Cet événement est extrait de la table des postes BSEG. Lorsqu’un poste est lettré, les champs de date de lettrage (BSEG-AUGDT) et de document de lettrage (BSEG-AUGBL) sont renseignés. L’horodatage de l’événement correspond à la date de lettrage.

Données à recueillir

Repérez le renseignement de la date de lettrage (BSEG-AUGDT) pour un poste.

Type d’événement explicit
Saisie manuelle identifiée
Cette activité permet de déterminer si une écriture comptable a été créée au moyen d’une transaction en ligne saisie manuellement, plutôt que par une interface automatisée ou un traitement par lots. Il ne s’agit pas d’une action utilisateur, mais d’un attribut calculé à partir des données du système.
Pourquoi est-ce important ?

Distinguer les écritures manuelles des écritures automatisées est essentiel pour cibler les améliorations du processus. Les processus manuels sont souvent concernés par les initiatives de standardisation et d’automatisation.

Où trouver ces données

Ce résultat est calculé à partir de l’analyse des champs de la table d’en-tête des documents BKPF. Les codes de transaction (BKPF-TCODE) tels que 'FB01', 'FB50' ou 'FV50' indiquent une saisie manuelle, tandis que d’autres codes T ou certains noms de saisie par lots (BKPF-AWKEY) suggèrent un traitement automatisé.

Données à recueillir

Déduisez l’information de BKPF-TCODE ou d’autres indicateurs du système source figurant dans l’en-tête du document.

Type d’événement calculated
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