Votre modèle de données Record to Report - Clôture de période et rapprochement

Cet attribut décrit une étape ou un jalon du processus Record to Report, comme « Rapprochement préparé » ou « Écriture d’ajustement comptabilisée ». Ces événements sont classés par ordre chronologique afin de reconstituer le flux du processus pour chaque période financière.

L’analyse de la séquence et de la fréquence des activités permet d’identifier le parcours réellement suivi, les écarts par rapport à la procédure standard et les goulots d’étranglement auxquels le processus se trouve bloqué. Elle constitue un élément fondamental pour créer la cartographie du processus et calculer les indicateurs clés de performance.

Cet attribut constitue la structure de base de la carte du processus et permet de visualiser et d’analyser le flux, les variantes et les exceptions du processus.

Cet attribut est généralement dérivé des journaux d’événements, des statuts des tâches ou des pistes d’audit de différents modules BlackLine, tels que Tasks, Journals et Account Reconciliations.

EventTime fournit la date et l’heure précises auxquelles une étape donnée du processus de clôture périodique a commencé. Cet horodatage est essentiel pour ordonner correctement les événements et calculer les durées entre les différentes étapes du processus.

Dans l’analyse, cet attribut sert à constituer le journal d’événements chronologique de chaque cas. Il permet de calculer toutes les mesures liées au temps, telles que les durées de cycle, les temps d’attente et les temps de traitement, qui sont essentiels pour identifier les retards et les inefficacités.

Cet horodatage est essentiel pour ordonner les événements, découvrir le flux du processus et calculer toutes les mesures de performance fondées sur la durée.

Il correspond à la date de création, à la date de début ou à l’horodatage d’un changement de statut dans les enregistrements de tâches, de rapprochements ou d’écritures de BlackLine.

La période financière regroupe toutes les activités liées à la clôture et au rapprochement des comptes pour ce cycle de reporting précis. Par exemple, « 2023-01 » représente toutes les activités de clôture de janvier 2023.

Dans le Process Mining, cet attribut est essentiel pour analyser la durée de bout en bout du processus de clôture périodique. Il permet de comparer les durées de cycle entre différentes périodes, afin d’identifier les tendances, les variations saisonnières et l’incidence des améliorations apportées au processus au fil du temps.

Il s’agit de l’identifiant central qui relie toutes les activités de clôture et de rapprochement associées, offrant une vue complète du flux et de la performance du processus pour chaque période.

Cet attribut est généralement dérivé du contexte de la période de reporting dans les modules Period Close ou Reconciliation de BlackLine. Il peut combiner des champs correspondant à l’année et au mois.

Cet attribut indique la dernière mise à jour du jeu de données. Il fournit un contexte sur l’actualité des données analysées et permet aux utilisateurs de savoir dans quelle mesure les analyses de processus sont à jour.

Cette information est importante pour les utilisateurs des Dashboards, qui doivent comprendre l’actualité de l’analyse. Elle aide à gérer les attentes et à confirmer que les décisions reposent sur des données suffisamment récentes.

Il informe les utilisateurs sur l’actualité des données, un élément essentiel pour prendre des décisions métier pertinentes au moment opportun à partir de l’analyse.

Cet horodatage est généré et enregistré lors du processus d’extraction, de transformation et de chargement des données (ETL).

Cet attribut identifie l’origine des données du processus. Dans cette vue, sa valeur sera toujours « BlackLine », mais dans un contexte impliquant plusieurs systèmes, il permet de distinguer les sources de données.

Dans une analyse multisystème, ce champ est essentiel pour comprendre la traçabilité des données et comparer les performances propres à chaque système. Même dans une vue limitée à un seul système, il fournit un contexte important pour la gouvernance et la gestion des données.

Il fournit un contexte important sur l’origine des données, indispensable à la gouvernance, à la validation et à l’intégration avec d’autres systèmes.

Il s’agit généralement d’une valeur statique ajoutée lors de la transformation des données pour identifier la source des enregistrements.

Le code société représente une entité juridique précise au sein de l’organisation. Les activités de clôture financière sont souvent réalisées séparément pour chaque code société avant consolidation.

Cet attribut est essentiel pour analyser le processus de clôture périodique au niveau de l’entité. Il permet de comparer la performance de différentes entités juridiques, ce qui est particulièrement important pour l’analyse de la durée des rapprochements intersociétés. Il aide à déterminer quelles entités présentent les processus de clôture les plus complexes ou les moins efficaces.

Il permet de segmenter l’analyse du processus par entité juridique, ce qui est essentiel pour identifier les goulots d’étranglement et les problèmes de performance propres à chaque entité.

Disponible comme champ standard dans la plupart des transactions financières, notamment les écritures et les rapprochements, dans BlackLine et l’ERP source.

Cet attribut identifie le compte précis du plan comptable qui fait l’objet d’un rapprochement ou d’un ajustement. Il fournit un contexte financier détaillé pour les activités du processus.

L’analyse par compte du grand livre est essentielle au Dashboard des tendances des ajustements manuels. Elle aide à identifier les comptes qui nécessitent le plus d’interventions manuelles. Elle sert également à détecter les reprises, lorsque plusieurs ajustements ou tentatives de rapprochement concernent le même compte au cours d’une période.

Il fournit un contexte financier et aide à déterminer quels comptes sont sujets aux erreurs, nécessitent des ajustements fréquents ou provoquent des retards lors de la clôture.

Il s’agit d’un champ principal des modules Account Reconciliations et Journal Entry de BlackLine.

EventEndTime indique la date et l’heure précises auxquelles une tâche donnée a été terminée. Cette valeur est utilisée avec StartTime pour calculer la durée de traitement des activités individuelles.

Dans le cadre de l’analyse, EndTime est essentiel pour calculer la durée de chaque étape. Cela permet de repérer les activités qui consomment le plus de temps dans l’ensemble du processus et sert de base à l’analyse des goulots d’étranglement et à l’évaluation de la répartition des ressources.

Il permet de calculer la durée de traitement des activités, ce qui est fondamental pour identifier les goulots d’étranglement et mesurer l’efficacité opérationnelle.

Il correspond à la date d’achèvement, à la date de dernière modification ou à l’horodatage d’un changement de statut précis dans les enregistrements de tâches, de rapprochements ou d’écritures de BlackLine.

L’attribut Service indique l’unité métier, comme « Corporate Accounting » ou « Internal Audit », responsable d’une activité. Cette information provient souvent des profils utilisateurs ou de la nature de la tâche elle-même.

Cette dimension est utile pour comparer la performance des processus entre les différentes composantes de l’organisation. Elle aide à identifier les services les plus efficaces, ceux qui pourraient avoir besoin de Ressources supplémentaires pendant la clôture et les transferts entre services qui provoquent des retards.

Il permet de comparer la performance de différentes unités opérationnelles et est essentiel pour analyser la charge de travail et les goulots d’étranglement au niveau des services.

Cette information peut provenir des données de profil utilisateur associées à ResponsibleUser ou des propriétés de la tâche ou du compte du grand livre dans BlackLine ou dans un ERP associé.

Cet attribut enregistre l’état d’un rapprochement à un moment donné, par exemple « Not Started », « In Progress », « Certified » ou « Rejected ». Il fournit un aperçu de l’avancement et du résultat de chaque rapprochement.

L’analyse par statut est essentielle au Dashboard de répartition des statuts de rapprochement. Elle permet aux responsables de voir rapidement combien de rapprochements sont en attente, terminés ou nécessitent une intervention. Le suivi des transitions entre les statuts aide à identifier les boucles de reprise et les retards du cycle de contrôle et d’approbation.

Il fournit une vue claire de l’avancement et des résultats des rapprochements, ce qui aide à identifier les retards accumulés et à suivre le respect des procédures.

Disponible directement dans le champ de statut des enregistrements du module Account Reconciliations de BlackLine.

Cet attribut identifie la personne responsable de l’exécution d’une tâche précise, comme la préparation d’un rapprochement ou la comptabilisation d’une écriture. Il peut s’agir d’un nom d’utilisateur, d’un identifiant de collaborateur ou d’une adresse e-mail.

L’analyse des données par utilisateur responsable est essentielle pour comprendre la répartition de la charge de travail, la performance individuelle et les besoins de formation. Elle permet de déterminer qui sont les collaborateurs les plus performants, si le travail est réparti équitablement et où les reprises ou les erreurs se produisent le plus souvent.

Il est essentiel pour analyser la répartition de la charge de travail, identifier les goulots d’étranglement liés à certains groupes d’utilisateurs et évaluer la performance des équipes.

Cet attribut figure notamment dans les champs « Assigned To », « Completed By », « Preparer », « Certifier » ou « Approver » des modules BlackLine.

Cet attribut représente la date limite officielle pour achever le processus de clôture de la période. Il sert de référence pour mesurer le délai réel d’achèvement.

Cette date est essentielle au calcul du KPI « Taux de clôture de période dans les délais ». En comparant l’horodatage réel d’achèvement de l’activité « Période clôturée » à cette date cible, l’analyse peut repérer les périodes clôturées en retard et mesurer l’ampleur du décalage, un élément important pour la conformité et le reporting.

Il s’agit de la référence utilisée pour mesurer la performance dans les délais. Cet attribut est essentiel au calcul des KPI liés à la conformité, comme le « Taux de clôture de période dans les délais ».

Cette date est généralement définie dans le calendrier de clôture de la période ou dans les paramètres de gestion des tâches de BlackLine.

Cet attribut précise la devise de AdjustmentAmount. Dans les organisations multinationales, les écritures comptables peuvent être libellées dans différentes devises locales.

La devise est un attribut contextuel nécessaire pour tout montant financier. Elle garantit une interprétation correcte des valeurs monétaires et permet leur agrégation et leur comparaison, qui nécessitent souvent une conversion dans une devise de reporting standard.

Il fournit le contexte nécessaire à l’interprétation des montants et permet une conversion correcte des devises pour le reporting.

Il se trouve généralement à côté des champs de montant dans le module Journals de BlackLine, ou dans les propriétés du Company Code associé.

Cet indicateur distingue les tâches exécutées automatiquement par le système, par exemple la certification automatique des rapprochements à faible risque, de celles effectuées manuellement par un utilisateur. Il est essentiel pour comprendre le niveau d’automatisation du processus de clôture.

L’analyse de cet attribut aide à mesurer l’impact des initiatives d’automatisation. Elle permet de comparer la rapidité et la régularité des tâches automatisées à celles des tâches manuelles, ainsi que d’identifier de nouvelles possibilités d’automatisation afin d’améliorer l’efficacité et de réduire les erreurs humaines.

Il aide à mesurer le niveau d’automatisation du processus et à repérer les tâches manuelles susceptibles d’être automatisées, ce qui permet d’accroître l’efficacité.

Cet attribut peut être déduit en vérifiant si ResponsibleUser correspond à un compte système ou de service, ou à partir d’indicateurs spécifiques dans les propriétés de la tâche de BlackLine.

Cet attribut booléen est calculé en comparant l’heure réelle d’achèvement de l’activité « Période clôturée » à la « TargetCompletionDate » de la période financière concernée. Il fournit un indicateur simple et clair du respect des délais.

Cet indicateur sert de base au calcul du KPI « Taux de clôture de période dans les délais ». Il permet de filtrer et de visualiser facilement les périodes clôturées dans les délais ou en retard, afin d’identifier rapidement celles qui n’ont pas respecté leur échéance et nécessitent un examen complémentaire.

Il simplifie le suivi de la performance en signalant clairement les cas qui n’ont pas respecté les délais, ce qui contribue directement au reporting de conformité et des SLA.

Calculé en comparant l’horodatage de l’activité finale « Période clôturée » à l’attribut « TargetCompletionDate ». Ce calcul est effectué dans l’outil de Process Mining.

Cet indicateur prend la valeur true pour les activités qui montrent qu’un processus répète inutilement certaines étapes. Par exemple, un événement « Rapprochement rejeté » suivi d’un nouvel événement « Rapprochement préparé » pour le même rapprochement est identifié comme une reprise.

L’identification des reprises est essentielle pour révéler les inefficacités du processus et les problèmes de qualité. Le KPI « Taux de reprise des rapprochements » est calculé à partir de cet attribut. Il met en évidence les situations dans lesquelles le travail n’est pas correctement effectué du premier coup, ce qui entraîne des efforts et des délais supplémentaires.

Il signale les boucles inefficaces et les tâches répétées, aide à quantifier les efforts perdus et permet d’identifier les causes premières des problèmes de qualité.

Cet indicateur est généralement calculé par les algorithmes de l’outil de Process Mining, qui détectent les séquences d’activités répétées au sein d’un même cas, souvent associées au même ReconciliationId ou GLAccount.

L’ID d’écriture comptable est une clé unique pour chaque écriture d’ajustement manuelle créée et comptabilisée dans BlackLine. Il garantit que chaque écriture peut être suivie individuellement, de sa création à sa comptabilisation.

Cet ID est essentiel au Dashboard « Tendances des ajustements manuels ». Il permet de compter précisément le nombre d’ajustements manuels et d’examiner les détails d’écritures spécifiques susceptibles de révéler des problèmes sous-jacents liés aux données ou au processus.

Il identifie de manière unique chaque écriture comptable manuelle, ce qui est essentiel pour compter les ajustements et rechercher la cause première d’un volume élevé d’ajustements.

Il s’agit d’un identifiant unique généré par le système pour chaque écriture du module Journals de BlackLine.

L’ID de rapprochement est une clé unique attribuée à chaque rapprochement effectué pour un compte GL donné au cours d’une période financière. Il permet de suivre précisément le déroulement de chaque rapprochement dans le processus.

Dans l’analyse, cet ID permet de distinguer les différents rapprochements pouvant être effectués pour un même compte au fil du temps. Il est essentiel pour les analyses détaillées, l’examen de problèmes précis et le suivi exact du statut et de l’historique de chaque élément.

Il fournit une clé unique pour suivre chaque élément de rapprochement, ce qui permet une analyse détaillée et une exploration ciblée des zones problématiques.

Il s’agit d’un identifiant unique généré par le système pour chaque enregistrement de rapprochement du module Account Reconciliations de BlackLine.

Cet attribut mesure l’impact financier d’un ajustement manuel. Il peut être représenté par une valeur unique ou par des montants distincts au débit et au crédit.

L’analyse de la valeur des ajustements, en complément de leur volume, donne une vision plus complète de leur importance. Des ajustements élevés ou fréquents pour certains comptes ou services peuvent signaler des risques importants pour le reporting financier ou des défaillances significatives dans les processus en amont, qui doivent être traités.

Il quantifie l’impact financier des ajustements manuels et aide à prioriser les investigations dans les domaines présentant des variations de montant élevées.

Disponible dans les champs de montant du module Journals de BlackLine.

Cet attribut classe le type de rapprochement effectué. Cette distinction est importante, car les différents types de rapprochement peuvent présenter des niveaux de complexité et de risque différents, ainsi que des délais d’achèvement attendus variables.

Cet attribut permet de segmenter l’analyse afin de comparer la performance et les difficultés associées aux différentes catégories de rapprochement. Il peut par exemple aider à déterminer si les rapprochements intersociétés prennent beaucoup plus de temps que les rapprochements de bilan standard.

Il permet de segmenter l’analyse des différentes catégories de rapprochement, qui présentent souvent des niveaux de complexité et de risque variables.

Cette information peut être déduite des propriétés du compte GL ou des paramètres du modèle de rapprochement dans BlackLine.