Votre modèle de données pour l’enregistrement au reporting, la clôture de période et le rapprochement

Cet attribut décrit une étape ou un jalon du processus de la comptabilité au reporting, comme « Rapprochement préparé » ou « Écriture d’ajustement comptabilisée ». Ces événements sont classés par ordre chronologique afin de reconstituer le déroulement du processus pour chaque période financière.

L’analyse de l’ordre et de la fréquence des activités permet de repérer le chemin réellement suivi, les écarts par rapport à la procédure standard et les goulots d’étranglement qui bloquent le processus. Cet attribut est indispensable à la création de la carte de processus et au calcul des indicateurs clés de performance.

Cet attribut constitue la base de la carte de processus et permet de visualiser et d’analyser le déroulement du processus, ses variantes et ses exceptions.

Cet attribut est généralement dérivé des journaux d’événements, des statuts des tâches ou des pistes d’audit de différents modules BlackLine, comme Tasks, Journals et Account Reconciliations.

EventTime indique la date et l’heure précises auxquelles une étape donnée du processus de clôture de la période a commencé. Cet horodatage est nécessaire pour ordonner correctement les événements et calculer la durée entre les différentes étapes du processus.

Lors de l’analyse, cet attribut sert à constituer le journal d’événements chronologique de chaque cas. Il permet de calculer tous les indicateurs liés au temps, comme les temps de cycle, les temps d’attente et les durées de traitement, qui sont essentiels pour repérer les retards et les inefficacités.

Cet horodatage est essentiel pour ordonner les événements, découvrir le déroulement du processus et calculer tous les indicateurs de performance fondés sur la durée.

Cet attribut correspond à la date de création, à la date de début ou à l’horodatage d’un changement de statut dans les enregistrements de tâches, de rapprochements ou d’écritures comptables de BlackLine.

La période financière regroupe toutes les activités liées à la clôture et au rapprochement des comptes pour un cycle de reporting donné. Par exemple, « 2023-01 » désigne toutes les activités de clôture de janvier 2023.

En Process Mining, cet attribut est essentiel pour analyser la durée de bout en bout du processus de clôture de la période. Il permet de comparer les temps de cycle entre différentes périodes et de repérer les tendances, les variations saisonnières ainsi que les effets des améliorations apportées au processus.

Cet identifiant central relie toutes les activités de clôture et de rapprochement associées. Il permet d’obtenir une vue complète du déroulement et des performances du processus pour chaque période.

Cet attribut est généralement dérivé du contexte de la période de reporting dans les modules Period Close ou Reconciliation de BlackLine. Il peut combiner les champs de l’année et du mois.

Cet attribut indique la date de la dernière mise à jour du jeu de données. Il précise l’actualité des données analysées et permet aux utilisateurs de savoir à quel point les analyses de processus sont récentes.

Les utilisateurs des Dashboards ont besoin de cette information pour évaluer l’actualité de l’analyse. Elle permet de définir leurs attentes et de confirmer que les décisions reposent sur des données suffisamment récentes.

Cet attribut indique l’ancienneté des données, une information essentielle pour prendre des décisions métier pertinentes au bon moment, à partir de l’analyse.

Cet horodatage est généré et enregistré pendant le processus d’extraction, de transformation et de chargement des données (ETL).

Cet attribut indique l’origine des données du processus. Dans cette vue, sa valeur sera toujours « BlackLine ». Dans une analyse portant sur plusieurs systèmes, il permet de distinguer les sources de données.

Lors d’une analyse multisystème, ce champ est essentiel pour comprendre la traçabilité des données et comparer les performances propres à chaque système. Même dans une vue limitée à un seul système, il apporte un contexte utile à la gouvernance et à la gestion des données.

Cet attribut précise l’origine des données, une information essentielle à leur gouvernance, à leur validation et à leur intégration avec d’autres systèmes.

Il s’agit généralement d’une valeur statique ajoutée lors de la transformation des données pour indiquer la source des enregistrements.

Le code société désigne une entité juridique précise au sein de l’organisation. Les opérations de clôture financière sont souvent réalisées séparément pour chaque code société, avant consolidation.

Cet attribut est essentiel pour analyser le processus de clôture de période à l’échelle de chaque entité. Il permet de comparer les performances des différentes entités juridiques, notamment pour l’analyse de la durée des rapprochements intersociétés. Il aide à repérer celles dont le processus de clôture est le plus complexe ou le moins efficace.

Il permet de segmenter l’analyse du processus par entité juridique et ainsi de repérer les goulots d’étranglement et les problèmes de performance propres à chaque entité.

Disponible sous forme de champ standard pour la plupart des transactions financières, notamment les écritures comptables et les rapprochements, dans BlackLine et dans l’ERP source.

Cet attribut identifie le compte précis du plan comptable faisant l’objet d’un rapprochement ou d’un ajustement. Il apporte un contexte financier détaillé aux activités du processus.

L’analyse par compte du grand livre est essentielle au Dashboard des tendances des ajustements manuels d’écritures comptables, car elle permet de repérer les comptes qui nécessitent le plus d’interventions manuelles. Elle sert également à détecter les reprises, lorsque plusieurs ajustements ou tentatives de rapprochement concernent le même compte au cours d’une période.

Il apporte un contexte financier et aide à repérer les comptes sujets aux erreurs, qui nécessitent des ajustements fréquents ou qui retardent la clôture.

Il s’agit d’un champ principal des modules Account Reconciliations et Journal Entry de BlackLine.

L’attribut Département indique l’unité opérationnelle, par exemple « Comptabilité générale » ou « Audit interne », responsable d’une activité. Cette information provient souvent des profils utilisateur ou de la nature de la tâche.

Cette dimension permet de comparer les performances des processus entre différentes parties de l’organisation. Elle aide à repérer les départements les plus efficaces, ceux qui pourraient avoir besoin de ressources supplémentaires pendant la clôture et les transferts entre départements qui entraînent des retards.

Cet attribut permet de comparer les performances entre différentes unités opérationnelles et est essentiel à l’analyse de la charge de travail et des goulots d’étranglement par département.

Cette information peut provenir des données de profil utilisateur associées à ResponsibleUser, ou des propriétés de la tâche ou du compte du grand livre dans BlackLine ou dans un système ERP associé.

EventEndTime indique la date et l’heure précises auxquelles une tâche donnée s’est terminée. Associé à StartTime, cet attribut permet de calculer la durée de traitement de chaque activité.

Lors de l’analyse, EndTime est essentiel pour calculer la durée de chaque étape. Vous pouvez ainsi repérer les activités qui prennent le plus de temps dans l’ensemble du processus, ce qui permet d’analyser les goulots d’étranglement et la répartition des ressources.

Cet attribut permet de calculer la durée de traitement des activités, une étape fondamentale pour repérer les goulots d’étranglement et mesurer l’efficacité opérationnelle.

Cet attribut correspond à la date de fin, à la date de dernière modification ou à l’horodatage d’un changement de statut dans les enregistrements de tâches, de rapprochements ou d’écritures comptables de BlackLine.

Cet attribut indique l’état d’un rapprochement à un moment donné, par exemple « Non commencé », « En cours », « Certifié » ou « Rejeté ». Il donne un aperçu de l’avancement et du résultat de chaque rapprochement.

L’analyse par statut est essentielle au Dashboard de répartition des statuts des rapprochements. Elle permet aux responsables de voir rapidement combien de rapprochements sont en attente, terminés ou nécessitent une intervention. Le suivi des changements de statut aide à repérer les boucles de reprise et les retards dans le cycle d’examen et d’approbation.

Cet attribut donne une vue claire de l’avancement et des résultats des rapprochements. Il aide à repérer les retards accumulés et à suivre le respect des procédures.

Cet attribut est directement disponible dans le champ de statut des enregistrements du module Account Reconciliations de BlackLine.

Cet attribut identifie la personne chargée d’une tâche précise, comme préparer un rapprochement ou comptabiliser une écriture. Il peut s’agir d’un nom d’utilisateur, d’un identifiant d’employé ou d’une adresse e-mail.

L’analyse par utilisateur responsable permet de comprendre la répartition de la charge de travail, les performances individuelles et les besoins de formation. Elle aide à déterminer qui obtient les meilleurs résultats, si le travail est réparti équitablement et où les reprises ou les erreurs sont les plus fréquentes.

Cet attribut est essentiel pour analyser la répartition de la charge de travail, repérer les goulots d’étranglement liés à certains groupes d’utilisateurs et évaluer les performances des équipes.

Cet attribut se trouve dans des champs comme « Assigned To », « Completed By », « Preparer », « Certifier » ou « Approver » des modules BlackLine.

Cet indicateur distingue les tâches exécutées automatiquement par le système, comme la certification automatique des rapprochements à faible risque, de celles réalisées manuellement par un utilisateur. Il permet de mesurer le degré d’automatisation du processus de clôture.

Son analyse aide à mesurer les effets des initiatives d’automatisation. Elle permet de comparer la rapidité et la régularité des tâches automatisées et manuelles, ainsi que de repérer les possibilités d’automatiser davantage certaines tâches pour gagner en efficacité et réduire les erreurs humaines.

Il aide à mesurer le degré d’automatisation du processus et à repérer les tâches manuelles qui pourraient être automatisées pour améliorer l’efficacité.

Cette information peut être déduite du fait que ResponsibleUser correspond à un compte système ou de service, ou de certains indicateurs dans les propriétés de la tâche de BlackLine.

Cet attribut booléen est calculé en comparant l’heure réelle d’achèvement de l’activité « Période clôturée » à la date cible de la période financière. Il indique clairement si le délai a été respecté.

Cet indicateur sert de base au calcul du taux de clôture de période dans les délais. Il permet de filtrer et de visualiser facilement les périodes clôturées à temps ou en retard, afin de repérer rapidement celles qui n’ont pas respecté l’échéance et nécessitent un examen.

Il simplifie le suivi des performances en signalant clairement les cas où les délais n’ont pas été respectés, ce qui facilite le reporting sur la conformité et les SLA.

Calculé dans l’outil de Process Mining en comparant l’horodatage de la dernière activité « Période clôturée » à l’attribut TargetCompletionDate.

Cet attribut correspond à la date limite officielle pour achever le processus de clôture de période. Il sert de référence pour mesurer le délai réel d’achèvement.

Cette date est indispensable au calcul de l’indicateur de clôture de période dans les délais. En comparant la date et l’heure réelles de l’activité « Période clôturée » à cette date cible, l’analyse peut signaler les périodes clôturées en retard et mesurer l’ampleur du décalage, un élément important pour la conformité et le reporting.

Cette date sert de référence pour mesurer le respect des délais et permet de calculer des indicateurs de conformité, comme le taux de clôture de période dans les délais.

Cette date est généralement définie dans le calendrier de clôture de période ou dans les paramètres de gestion des tâches de BlackLine.

Cet attribut précise la devise du montant de l’ajustement. Dans les organisations multinationales, les écritures comptables peuvent être libellées dans différentes devises locales.

La devise est un attribut de contexte nécessaire pour interpréter tout montant financier. Elle permet de lire correctement les valeurs monétaires et de les agréger et comparer de façon appropriée. L’analyse nécessite souvent de les convertir dans une devise de reporting commune.

Elle apporte le contexte nécessaire à l’interprétation des montants et permet de convertir correctement les devises pour le reporting.

Généralement situé à côté des champs de montant dans le module Journals de BlackLine, ou dans les propriétés du code société associé.

L’identifiant de l’écriture comptable est une clé unique attribuée à chaque écriture d’ajustement manuelle créée et comptabilisée dans BlackLine. Il permet de suivre chaque écriture, de sa création à sa comptabilisation.

Cet identifiant est indispensable au Dashboard des tendances des ajustements manuels d’écritures comptables. Il permet de compter précisément les ajustements manuels et d’examiner les détails des écritures susceptibles de révéler des problèmes sous-jacents liés aux données ou au processus.

Il identifie chaque écriture comptable manuelle et permet de compter les ajustements et d’en rechercher les causes lorsque leur volume est élevé.

Il s’agit d’un identifiant unique généré par le système pour chaque écriture du module Journals de BlackLine.

L’identifiant du rapprochement est une clé unique attribuée à chaque rapprochement effectué pour un compte du grand livre donné au cours d’une période financière. Il permet de suivre précisément le parcours de chaque rapprochement dans le processus.

En analyse, cet identifiant permet de distinguer les rapprochements successifs d’un même compte. Il est indispensable pour examiner les détails, étudier des problèmes précis et suivre avec exactitude le statut et l’historique de chaque élément.

Il fournit une clé unique pour suivre chaque rapprochement et permet d’analyser en détail les problèmes rencontrés.

Il s’agit d’un identifiant unique généré par le système pour chaque enregistrement de rapprochement dans le module Account Reconciliations de BlackLine.

Cet attribut indique l’incidence financière d’un ajustement manuel. Il peut être représenté par un montant unique ou par des montants distincts au débit et au crédit.

L’analyse du montant des ajustements, en plus de leur volume, donne une vision plus complète de leur importance. Des ajustements élevés ou fréquents pour certains comptes ou services peuvent signaler des risques importants pour le reporting financier ou des défaillances majeures dans les étapes précédentes du processus, qui nécessitent une intervention.

Il chiffre l’incidence financière des ajustements manuels et aide à prioriser l’examen des domaines où les montants modifiés sont élevés.

Disponible dans les champs de montant du module Journals de BlackLine.

Cet indicateur est activé pour les activités qui montrent que des étapes du processus sont répétées inutilement. Par exemple, un événement « Rapprochement rejeté » suivi d’un nouvel événement « Rapprochement préparé » pour le même rapprochement est considéré comme une reprise.

Repérer les reprises est essentiel pour mettre au jour les inefficacités du processus et les problèmes de qualité. L’indicateur de taux de reprise des rapprochements est calculé à partir de cet attribut. Il met en évidence les cas où le travail n’est pas correctement effectué du premier coup, entraînant des efforts inutiles et des retards.

Il signale les boucles inefficaces et les tâches répétées, ce qui permet de mesurer les efforts perdus et de rechercher les causes des problèmes de qualité.

Cet indicateur est généralement calculé par les algorithmes de l’outil de Process Mining, qui détectent les séquences d’activités répétées dans un même cas, souvent pour un même ReconciliationId ou GLAccount.

Cet attribut classe le type de rapprochement effectué. Cette distinction est importante, car les différents types de rapprochement peuvent présenter des niveaux de complexité et de risque différents, ainsi que des délais d’achèvement distincts.

Cet attribut permet de segmenter l’analyse afin de comparer les performances et les difficultés associées aux différentes catégories de rapprochement. Il peut, par exemple, aider à déterminer si les rapprochements intersociétés prennent beaucoup plus de temps que les rapprochements classiques de bilan.

Il permet d’analyser séparément les différentes catégories de rapprochement, qui présentent souvent des niveaux de complexité et de risque variables.

Cette information peut être déduite des propriétés du compte du grand livre ou des paramètres du modèle de rapprochement dans BlackLine.