> Amélioration continue des processus > Traitement des factures fournisseurs > NetSuite > Modèle de données

Votre modèle de données pour le traitement des factures fournisseurs

NetSuite

Attributs du traitement des factures fournisseurs (21) Activités du traitement des factures fournisseurs (14) Guides d’extraction (4)

Votre modèle de données pour le traitement des factures fournisseurs

Ce modèle complet vous guide dans la collecte des données nécessaires à l’optimisation du traitement des factures fournisseurs. Il présente les attributs essentiels à recueillir et les principales activités à suivre dans votre journal d’événements. Vous y trouverez également des conseils pratiques pour extraire ces données spécifiquement depuis NetSuite, afin de disposer de toutes les informations nécessaires à une analyse et à une amélioration précises du processus.

Attributs recommandés à recueillir
Activités clés à suivre
Guide d’extraction pour NetSuite

Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Télécharger le modèle

Attributs du traitement des factures fournisseurs

Voici les champs de données recommandés à inclure dans votre journal d’événements pour analyser en détail le traitement des factures fournisseurs.

5 Obligatoire 6 Recommandé 10 Facultatif

	Nom	Description
	Activité ActivityName	Le nom de l’activité métier ou de l’événement survenu dans le processus de traitement de la facture.
Description Cet attribut décrit une étape ou un jalon précis du processus de comptabilité fournisseurs, comme « Vendor Bill Created », « Invoice Approved » ou « Payment Executed ». L’analyse de la séquence et de la fréquence de ces activités constitue le cœur du process mining. Elle permet de visualiser le flux du processus, d’identifier les variantes courantes et rares, ainsi que de localiser les goulots d’étranglement ou les écarts par rapport à la procédure standard. Les activités définies forment les nœuds de la carte de processus. Pourquoi c’est important Il définit les étapes du processus, permet de visualiser la carte de processus, de calculer les délais de transition et d’identifier les goulots d’étranglement ainsi que les boucles de reprise. Où les obtenir Dérivé des journaux système, des pistes d’audit ou des changements de statut du Vendor Bill et des enregistrements de paiement associés dans NetSuite. Une logique de transformation est souvent nécessaire. Exemples Vendor Bill crééFacture approuvéePaiement exécutéÉcart identifié
	Facture Invoice	L’identifiant unique de chaque facture fournisseur.
Description « Invoice » sert d’identifiant principal du cas et relie toutes les activités, depuis la réception de la facture jusqu’à son paiement final. Cet attribut est essentiel pour reconstituer le parcours complet de chaque facture. Dans l’analyse, il permet de filtrer, d’agréger et d’examiner en détail les flux de traitement de chaque facture. Il constitue la base de l’analyse des variantes et du calcul des délais de traitement. Pourquoi c’est important Il s’agit de l’attribut fondamental qui relie tous les événements associés à une même instance de processus et permet d’analyser de bout en bout le cycle de vie de chaque facture. Où les obtenir Il s’agit de la clé primaire de l’enregistrement de transaction Vendor Bill dans NetSuite, souvent appelée Transaction ID ou Document Number. Exemples INV-2023-001237894561VN54321A
	Heure de début EventTime	L’horodatage indiquant le début d’une activité ou d’un événement.
Description Cet attribut enregistre la date et l’heure précises auxquelles une activité donnée s’est produite. Il fournit l’ordre chronologique des événements au sein de chaque cas. Cet horodatage est essentiel pour toutes les analyses temporelles, notamment le calcul des délais entre les activités, de la durée totale du processus de bout en bout et l’identification des retards. Il sert à ordonner correctement les événements et constitue la base de KPI de performance tels que « Average Invoice Approval Time » et « Days Payable Outstanding ». Pourquoi c’est important Il fournit la séquence chronologique des événements, indispensable au calcul de tous les indicateurs de durée, à la détection des goulots d’étranglement et à la compréhension de la performance du processus. Où les obtenir Champs d’horodatage associés aux changements de statut ou aux dates de création et de modification des enregistrements de transaction et des notes système dans NetSuite. Exemples 2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:05Z
	Dernière mise à jour des données LastDataUpdate	L’horodatage auquel les données de cet événement ont été actualisées pour la dernière fois depuis le système source.
Description Cet attribut indique le dernier moment où les données de l’événement ont été extraites de NetSuite. Il reflète leur fraîcheur dans l’outil de process mining. Il est important pour évaluer l’actualité de l’analyse. Les utilisateurs peuvent vérifier la date de mise à jour des données, ce qui est particulièrement utile pour les Dashboards opérationnels qui suivent l’état des factures presque en temps réel. Pourquoi c’est important Il apporte de la transparence sur la fraîcheur des données et permet de comprendre l’actualité de l’analyse du processus ainsi que la date prévue de la prochaine actualisation. Où les obtenir Cet horodatage est généré par l’outil ou le pipeline d’extraction des données au moment de leur ingestion. Exemples 2024-03-10T02:00:00Z2024-03-11T02:00:00Z
	Système source SourceSystem	Le système depuis lequel les données ont été extraites.
Description Cet attribut identifie l’origine des données du processus. Dans cette vue, sa valeur sera toujours « NetSuite ». Dans les environnements qui regroupent plusieurs systèmes, par exemple un système OCR externe et un ERP, ce champ est essentiel à la traçabilité des données et au diagnostic des problèmes. Il confirme que tous les événements sont correctement attribués au système source de référence. Pourquoi c’est important Il garantit la traçabilité des données et joue un rôle essentiel dans les environnements multisystèmes, où il permet de remonter à leur origine pour les valider et les contextualiser. Où les obtenir Il s’agit d’une valeur statique, « NetSuite », renseignée lors de l’extraction et de la transformation des données. Exemples NetSuite
	Approbateur Approver	L’utilisateur responsable de l’approbation de la facture avant son paiement.
Description Cet attribut identifie le responsable ou le détenteur du budget qui a donné l’approbation finale de la facture. Une facture peut avoir plusieurs approbateurs au cours de son cycle de vie. Il s’agit d’une dimension essentielle pour le Dashboard « Approval Bottleneck Analysis ». L’analyse des délais d’approbation par approbateur permet à l’entreprise d’identifier les personnes qui approuvent lentement, de réaffecter les factures afin de mieux répartir la charge de travail et d’optimiser l’ensemble du processus d’approbation. Pourquoi c’est important Contribue directement à identifier les goulots d’étranglement liés aux approbations et à analyser la charge de travail ainsi que les performances des responsables intervenant dans la chaîne d’approbation. Où les obtenir Ces informations sont souvent stockées dans l’historique du flux de travail ou dans les journaux d’approbation associés à la transaction Vendor Bill. Exemples s.chenp.williamsr.davis
	Date d’échéance de la facture InvoiceDueDate	La date à laquelle la facture doit être payée pour éviter les pénalités.
Description Cet attribut précise la date d’échéance du paiement, déterminée par les conditions de paiement du fournisseur et la date de la facture. Il s’agit d’une échéance essentielle du processus de Comptabilité fournisseurs. Cette date sert de référence au « Payment Compliance Dashboard » et au KPI « Payment Term Adherence Rate ». Elle permet de déterminer si les paiements sont effectués à temps, en avance ou en retard, ce qui a une incidence directe sur les relations avec les fournisseurs et peut entraîner des frais de retard. Pourquoi c’est important Sert de référence principale pour mesurer la ponctualité des paiements, un indicateur important pour les relations avec les fournisseurs et la conformité financière. Où les obtenir Il s’agit du champ standard « Due Date » de l’enregistrement de transaction Vendor Bill. Exemples 2023-11-302023-12-152024-02-28
	Montant de la facture InvoiceAmount	La valeur monétaire totale de la facture.
Description Cet attribut représente le montant brut total dû au titre de la facture fournisseur, avant toute déduction ou tout escompte. Il s’agit d’un indicateur financier central pour chaque cas. Le montant de la facture sert à l’analyse financière, notamment pour répartir les factures par tranches de valeur, entre montants élevés et faibles, afin de vérifier si leurs parcours diffèrent. Il est également utilisé dans les Dashboards pour mesurer l’impact financier des goulots d’étranglement ou des retards et constitue un élément fondamental du calcul du DPO. Pourquoi c’est important Il permet d’analyser l’impact financier des inefficacités du processus et de segmenter les factures par valeur afin de donner la priorité aux montants élevés. Où les obtenir Le champ « Amount » ou « Total » situé dans l’en-tête de l’enregistrement de transaction Vendor Bill. Exemples 1500.75250.0012500.50
	Nom du fournisseur VendorName	Le nom du fournisseur qui a soumis la facture.
Description Cet attribut identifie la raison sociale du fournisseur associé à la facture. Il s’agit d’un élément essentiel des données de référence liées à la transaction. L’analyse du processus par fournisseur aide à repérer les problèmes propres à certains fournisseurs, comme les écarts fréquents, les retards de paiement ou les possibilités d’escompte dynamique. Elle est essentielle au Dashboard « Invoice Status and Aging », qui catégorise les factures ouvertes, ainsi qu’à la gestion des relations fournisseurs. Pourquoi c’est important Il permet d’analyser la performance par fournisseur, d’identifier les fournisseurs problématiques, de négocier de meilleures conditions et de gérer efficacement les relations. Où les obtenir À partir de l’enregistrement Vendor lié à la transaction Vendor Bill. Le champ est généralement intitulé « Vendor Name » ou « Company Name ». Exemples Global Office Supplies Inc.Tech Solutions LLCCreative Marketing Co.
	Numéro de bon de commande PurchaseOrderNumber	L’identifiant du bon de commande associé à la facture, le cas échéant.
Description Cet attribut relie la facture fournisseur à un bon de commande (PO) préalablement approuvé. Sa présence ou son absence permet de distinguer les factures associées à un PO des factures sans PO. Ce champ est essentiel pour le Dashboard « PO/GR Matching Efficiency » et le KPI « PO/GR Matching Success Rate ». L’analyse des processus selon qu’une facture est associée ou non à un PO permet d’identifier les gains d’efficacité liés au rapprochement à trois niveaux ainsi que les possibilités d’automatisation. Pourquoi c’est important Distingue les factures associées à un PO des factures sans PO, qui suivent souvent des parcours différents et présentent un potentiel d’automatisation distinct. Il est essentiel pour analyser l’efficacité du rapprochement. Où les obtenir Cette information figure généralement dans les lignes d’article ou dans l’en-tête de l’enregistrement Vendor Bill, qui le relie à une transaction Purchase Order. Exemples PO-004589PO-005123null
	Utilisateur chargé du traitement ProcessorUser	L’utilisateur responsable du traitement ou de la saisie de la facture.
Description Cet attribut identifie le membre de l’équipe Comptabilité fournisseurs qui a effectué la saisie des données ou les premières étapes du traitement de la facture. Ces données sont essentielles pour le Dashboard « AP Staff Workload Distribution ». Elles aident les responsables à analyser la répartition de la charge de travail, à identifier les besoins de formation et à mesurer les performances individuelles ou collectives. Elles peuvent également servir à rechercher la cause première des erreurs en les reliant à l’utilisateur chargé du traitement. Pourquoi c’est important Permet d’analyser la charge de travail, de suivre les performances et de rechercher la cause première des erreurs en attribuant les activités à des membres précis de l’équipe Comptabilité fournisseurs. Où les obtenir Les champs « Created By » ou « Modified By » dans les notes système ou la piste d’audit des premières activités liées au Vendor Bill. Exemples j.doea.smithm.jones
	Code société CompanyCode	L’identifiant de l’entité juridique ou de la filiale qui traite la facture.
Description Cet attribut précise la société ou la filiale de l’organisation responsable de la facture. Il est particulièrement pertinent pour les entreprises qui comptent plusieurs entités juridiques. L’analyse du processus par Company Code permet de comparer les performances entre les différentes composantes de l’entreprise. Elle peut mettre en évidence des écarts d’efficacité, de conformité ou de charge de travail propres à une filiale et permettre de cibler les initiatives d’amélioration. Pourquoi c’est important Permet de comparer les performances du processus entre différentes entités juridiques ou filiales, afin de cibler les améliorations et de garantir la gouvernance de l’entreprise. Où les obtenir Dans NetSuite, cela correspond au champ « Subsidiary » de l’enregistrement de transaction dans un compte OneWorld. Exemples US01DE01UK01
	Conditions de paiement PaymentTerms	Les conditions convenues pour le paiement de la facture (par exemple, Net 30, 2 % 10 Net 30).
Description Cet attribut définit les conditions dans lesquelles le fournisseur attend le paiement, notamment le délai accordé et les éventuelles remises pour paiement anticipé. Les conditions de paiement servent à calculer la « Invoice Due Date » et toute « Early Payment Discount Date ». Elles sont essentielles pour le « Payment Compliance Dashboard » et pour analyser les possibilités de bénéficier de remises pour paiement anticipé, afin d’optimiser le fonds de roulement. Pourquoi c’est important Détermine les échéances de paiement et les possibilités de remise, avec une incidence directe sur la gestion des flux de trésorerie et la capacité à réaliser des économies. Où les obtenir Le champ « Terms » de la transaction Vendor Bill, généralement hérité de l’enregistrement de référence Vendor. Exemples 30 jours nets60 jours nets2 % à 10 jours, 30 jours nets
	Date de paiement PaymentDate	La date à laquelle le paiement de la facture a été exécuté.
Description Cet attribut enregistre la date à laquelle le décaissement a été effectué au profit du fournisseur. Il marque le règlement financier final de la facture. Cette date sert à déterminer la fin effective du processus pour plusieurs KPI, notamment « Days Payable Outstanding » et « Payment Term Adherence Rate ». Il s’agit de l’événement réel utilisé pour effectuer la comparaison avec la « Invoice Due Date » et la « Early Payment Discount Date ». Pourquoi c’est important Marque la conclusion financière du processus et sert de base au calcul des KPI de conformité des paiements, de DPO et de capture des remises. Où les obtenir À partir du champ « Date » de l’enregistrement de transaction Bill Payment associé dans NetSuite. Exemples 2023-11-282023-12-142024-02-25
	Date de remise EarlyPaymentDiscountDate	La date limite de paiement d’une facture pour bénéficier d’une remise pour paiement anticipé.
Description Cet attribut précise la dernière date à laquelle un paiement peut être effectué pour bénéficier d’une remise fournisseur, conformément aux « Payment Terms » (par exemple, le « 10 » dans « 2 % 10, Net 30 »). Cette date est le principal indicateur du Dashboard « Early Payment Discount Opportunities ». En comparant cette date avec la date actuelle et la date de paiement, le système peut identifier les possibilités, mesurer le KPI « Early Payment Discount Capture Rate » et aider l’entreprise à maximiser ses économies. Pourquoi c’est important Il s’agit de la date essentielle pour maximiser les économies grâce aux remises pour paiement anticipé. Son suivi contribue à optimiser la gestion de la trésorerie. Où les obtenir Il s’agit d’un champ calculé de l’enregistrement Vendor Bill, dérivé de la date de la facture et du champ « Terms ». Exemples 2023-11-102024-01-20null
	Devise Currency	Le code devise du montant de la facture (par exemple, USD, EUR).
Description Cet attribut précise la devise dans laquelle la facture est libellée. Il fournit le contexte nécessaire pour « InvoiceAmount ». Pour les organisations multinationales, il est essentiel d’analyser les données dans une devise unique et cohérente. Ce champ permet d’effectuer correctement les conversions de devises et de comparer les indicateurs financiers sur une base homogène entre les différentes régions ou unités opérationnelles. Pourquoi c’est important Fournit le contexte nécessaire pour toutes les valeurs monétaires, afin de garantir la fiabilité de l’analyse financière, notamment dans les organisations internationales. Où les obtenir Le champ « Currency » de l’enregistrement de transaction Vendor Bill, souvent associé aux données de référence du fournisseur. Exemples USDEURGBPCAD
	Paiement effectué à temps IsOnTimePayment	Un indicateur précisant si la facture a été payée à la date d’échéance ou avant celle-ci.
Description Cet attribut booléen calculé vérifie si la « Payment Date » est antérieure ou égale à la « Invoice Due Date ». Il fournit un résultat binaire clair pour chaque facture concernant la ponctualité du paiement. Cet attribut contribue directement au « Payment Compliance Dashboard » et sert à calculer le KPI « Payment Term Adherence Rate ». Il simplifie l’analyse en permettant aux utilisateurs de filtrer instantanément tous les paiements en retard et d’en rechercher la cause première. Pourquoi c’est important Simplifie l’analyse de la ponctualité des paiements et alimente directement les KPI liés au respect des conditions de paiement et à la gestion des relations avec les fournisseurs. Où les obtenir Calculé lors de la transformation des données : PaymentDate <= InvoiceDueDate. Exemples truefalse
	Remise pour paiement anticipé obtenue IsEarlyPaymentCaptured	Un indicateur précisant si une remise disponible pour paiement anticipé a bien été obtenue.
Description Cet attribut booléen calculé vérifie si une facture assortie d’une remise disponible a été payée à la « Early Payment Discount Date » ou avant celle-ci. Cet attribut est essentiel pour mesurer le KPI « Early Payment Discount Capture Rate » et pour le Dashboard « Early Payment Discount Opportunities ». Il fournit une mesure claire de réussite ou d’échec de la stratégie de l’entreprise en matière de capture des remises et met en évidence les économies manquées. Pourquoi c’est important Mesure directement l’efficacité de la fonction trésorerie ou Comptabilité fournisseurs dans la réalisation d’économies, un indicateur clé de la performance financière. Où les obtenir Calculé lors de la transformation des données : PaymentDate <= EarlyPaymentDiscountDate pour les factures assorties d’une remise disponible. Exemples truefalsenull
	Retraitement IsRework	Un indicateur précisant si l’activité fait partie d’une boucle de retraitement.
Description Cet attribut booléen calculé identifie les activités qui correspondent à un travail répété, par exemple un deuxième événement « Discrepancy Identified » ou une facture rejetée puis soumise de nouveau à approbation. Cet attribut est essentiel pour le Dashboard « Rework and Error Analysis » et le KPI « Invoice Rework Rate ». Il permet à l’entreprise de quantifier la fréquence et l’incidence des retraitements, afin d’identifier les sources d’inefficacité, d’erreurs et d’écarts au processus. Pourquoi c’est important Quantifie l’inefficacité du processus en signalant les activités qui correspondent à un effort inutile, afin de cibler les initiatives d’amélioration de la qualité et du taux de conformité dès la première exécution. Où les obtenir Calculé lors de la transformation des données en analysant la séquence des activités pour un cas donné. Par exemple, lorsque « Invoice Approved » est suivi de « Invoice Rejected », puis d’un autre « Invoice Approved ». Exemples truefalse
	Statut de la facture InvoiceStatus	Le statut actuel du traitement de la facture.
Description Cet attribut indique l’état actuel de la facture fournisseur dans le cycle de vie de la Comptabilité fournisseurs, par exemple « Open », « Pending Approval » ou « Paid in Full ». Il s’agit d’un attribut essentiel pour le Dashboard « Invoice Status and Aging », qui fournit une vue instantanée de la charge de travail et des dettes. Il permet de filtrer les résultats pour se concentrer sur les factures ouvertes ou problématiques et de suivre l’avancement jusqu’à leur clôture. Pourquoi c’est important Fournit une vue en temps réel de la position d’une facture dans le processus, ce qui est essentiel pour le suivi opérationnel, la gestion de la charge de travail et les prévisions financières. Où les obtenir Le champ « Status » de l’enregistrement de transaction Vendor Bill. Exemples OuverteEn attente d’approbationPayée intégralement
	Type de document DocumentType	Le type de document traité (par exemple, Invoice, Credit Memo).
Description Cet attribut permet de distinguer les factures standard d’autres documents associés, comme les avoirs, qui peuvent suivre des règles de traitement ou des flux de travail différents. L’analyse du processus par type de document garantit que vous comparez des éléments similaires. Par exemple, le processus d’approbation d’une facture importante peut être beaucoup plus rigoureux que celui d’un petit avoir. Cette segmentation fournit une vision plus précise des performances du processus. Pourquoi c’est important Permet de segmenter le processus selon les différents types de documents financiers, qui peuvent suivre des parcours et être associés à des KPI distincts, pour une analyse plus précise. Où les obtenir Peut être identifié à partir du type de transaction dans NetSuite (par exemple, « Vendor Bill », « Vendor Credit »). Exemples Facture standardAvoirNote de débit

Obligatoire Recommandé Facultatif

Activités du traitement des factures fournisseurs

Voici les principales étapes du processus et les jalons importants à enregistrer dans votre journal d’événements pour permettre une découverte précise du processus et identifier les goulots d’étranglement.

6 Recommandé 8 Facultatif

	Activité	Description
	Approbation soumise	Cet événement marque le moment où la Vendor Bill est officiellement intégrée à un flux de travail d’approbation. Il est enregistré lorsque le champ ’Approval Status’ de la facture passe de l’état brouillon à ’Pending Approval’.
Pourquoi c’est important Cette activité constitue le point de départ de la mesure du délai d’approbation. Elle est essentielle pour identifier les goulots d’étranglement liés à certains approbateurs ou services. Où les obtenir Déduit de l’horodatage auquel le champ « Approval Status » de l’enregistrement Vendor Bill passe à « Pending Approval », tel qu’il apparaît dans System Notes. Collecte Horodatage du passage du champ « Approval Status » à « Pending Approval ». Type d’événement inferred
	Facture approuvée	Indique que le Vendor Bill a été autorisé au paiement par le ou les approbateurs désignés. Cet événement est enregistré lorsque le champ « Approval Status » de la facture prend la valeur « Approved ».
Pourquoi c’est important Cette étape importante clôt la phase d’approbation et permet d’enregistrer la facture et de planifier son paiement. Elle constitue un indicateur essentiel de l’efficacité des approbations. Où les obtenir Horodatage de la modification du champ ’Approval Status’ de l’enregistrement Vendor Bill, qui passe à ’Approved’, tel qu’il est enregistré dans System Notes ou dans un journal de flux de travail. Collecte Horodatage du journal de flux de travail ou de System Notes pour ’Approval Status’ = ’Approved’. Type d’événement explicit
	Facture clôturée	Marque la clôture définitive de l’enregistrement Vendor Bill, généralement après son paiement intégral. Cet événement est déduit lorsque le statut du Vendor Bill passe à « Paid in Full ».
Pourquoi c’est important Il fournit l’événement de fin définitif du cycle de vie du processus et confirme qu’aucune autre action n’est requise pour cette facture. Où les obtenir Déduit de l’horodatage auquel le champ « Status » de l’enregistrement Vendor Bill passe à « Paid in Full », tel qu’il est suivi dans System Notes. Collecte Horodatage du passage du champ « Status » à « Paid in Full ». Type d’événement inferred
	Facture enregistrée dans le grand livre	Marque le moment où l’impact financier du Vendor Bill est officiellement enregistré dans le General Ledger. Cet événement est déterminé à partir de la date de transaction, lorsque la facture est approuvée et que l’indicateur « Posting » est activé.
Pourquoi c’est important Il s’agit d’un point de contrôle financier important, qui confirme que la dette a été officiellement comptabilisée par l’entreprise. Les retards d’enregistrement peuvent nuire à l’exactitude du reporting financier. Où les obtenir La date d’enregistrement associée à la transaction GL créée à partir du Vendor Bill. Le champ « Posting » de la facture est vérifié. Collecte Date de transaction de l’enregistrement GL associé au Vendor Bill. Type d’événement explicit
	Paiement exécuté	Représente l’exécution finale du paiement de la facture. Cet événement est déterminé à partir de la date de transaction de l’enregistrement Vendor Payment appliqué au Vendor Bill.
Pourquoi c’est important Il s’agit du point de terminaison principal du processus de comptabilité fournisseurs. Il est indispensable pour calculer le délai de traitement de bout en bout, le respect des conditions de paiement et le délai moyen de paiement des fournisseurs (DPO). Où les obtenir Le champ « Date » de l’enregistrement de transaction Vendor Payment lié au Vendor Bill. Collecte Date de transaction de l’enregistrement Vendor Payment appliqué à la facture. Type d’événement explicit
	Vendor Bill créé	Indique l’enregistrement d’une nouvelle facture fournisseur dans NetSuite. Cet événement est déterminé à partir de la date de création de l’enregistrement de transaction Vendor Bill et représente le début officiel du processus de comptabilité fournisseurs.
Pourquoi c’est important Il établit le point de départ du calcul de tous les délais de traitement des factures. Il est donc essentiel pour mesurer l’efficacité globale du processus et suivre l’ancienneté des factures. Où les obtenir Le champ « Date Created » de l’enregistrement de transaction Vendor Bill. Collecte Événement de création d’une transaction Vendor Bill. Type d’événement explicit
	Avoir appliqué	Cet événement se produit lorsqu’un Vendor Credit est appliqué à un Vendor Bill, ce qui réduit le montant dû. Il est enregistré à partir de l’événement d’application qui relie les deux transactions.
Pourquoi c’est important L’application d’avoirs constitue un autre parcours important pour clôturer une facture. Son suivi aide à comprendre l’incidence des abandons de créance et des retours sur l’ensemble du processus de comptabilité fournisseurs. Où les obtenir La date d’application enregistrée lorsqu’une transaction Vendor Credit est appliquée au Vendor Bill. Elle est visible dans les enregistrements associés de la facture. Collecte Horodatage de l’application d’un Vendor Credit à un Vendor Bill. Type d’événement explicit
	Écart identifié	Cette activité se produit lorsqu’une différence est constatée entre la facture, le bon de commande ou la réception d’article, ce qui empêche la poursuite du traitement. Elle est souvent déduite lorsqu’un utilisateur attribue au champ « Approval Status » une valeur telle que « On Hold » ou « Pending Clarification ».
Pourquoi c’est important La mise en évidence de cette activité permet de localiser les sources de friction et de reprise dans le processus de validation, qui sont des causes importantes de retard de paiement. Où les obtenir Déduit du changement du champ « Approval Status » du Vendor Bill vers un état d’attente non standard, par exemple « On Hold ». Une configuration personnalisée du statut peut être nécessaire. Collecte Suivre les modifications du champ « Approval Status » indiquant une suspension ou une demande de clarification. Type d’événement inferred
	Escompte pour paiement anticipé obtenu	Événement calculé qui se produit lorsque le paiement d’une facture est exécuté avant la date limite d’obtention de l’escompte pour paiement anticipé. Il est déterminé en comparant la date de paiement aux conditions d’escompte du Vendor Bill.
Pourquoi c’est important Il mesure directement la capacité de l’équipe de comptabilité fournisseurs à obtenir les escomptes, ce qui influe directement sur la rentabilité de l’entreprise et sa stratégie de gestion de trésorerie. Où les obtenir Il s’agit d’un événement calculé. Il nécessite de comparer le champ « Date » de la transaction Vendor Payment à la date d’escompte calculée à partir du champ « Terms » du Vendor Bill. Collecte Comparer le champ « Date » de Vendor Payment à la date d’escompte calculée à partir du champ « Terms » du Vendor Bill. Type d’événement calculated
	Facture rejetée	Représente le rejet officiel d’un Vendor Bill pendant le processus d’approbation, ce qui nécessite une correction et une nouvelle soumission. Cet événement est enregistré lorsque le champ « Approval Status » est mis à jour avec la valeur « Rejected ».
Pourquoi c’est important Le suivi des rejets est essentiel à l’analyse des reprises. Il aide à identifier les causes fréquentes d’échec, comme un codage incorrect ou le non-respect d’une politique, et à améliorer le taux d’approbation dès la première soumission. Où les obtenir Horodatage du passage du champ « Approval Status » de l’enregistrement Vendor Bill à « Rejected », tel qu’il est enregistré dans System Notes. Collecte Horodatage du journal de flux de travail ou de System Notes pour ’Approval Status’ = ’Rejected’. Type d’événement explicit
	Facture réorientée pour approbation	Cet événement se produit lorsqu’une facture est renvoyée à une étape antérieure ou à un autre approbateur à la suite d’une modification ou d’un rejet. Il est déduit lorsque le champ « Approval Status » passe de « Pending Approval » à un autre état, puis revient à « Pending Approval ».
Pourquoi c’est important L’identification des réorientations est essentielle pour comprendre les boucles de reprise du processus d’approbation, qui allongent considérablement les délais de traitement. Où les obtenir Déduit de System Notes en détectant les séquences dans lesquelles « Approval Status » passe plusieurs fois à « Pending Approval » pour le même Vendor Bill. Collecte Analyser les séquences de modifications du champ « Approval Status » dans System Notes. Type d’événement inferred
	Paiement en retard identifié	Événement calculé qui se déclenche lorsqu’une facture est payée après sa date d’échéance. Il est déterminé en comparant la date d’exécution du paiement à la date d’échéance indiquée sur le Vendor Bill.
Pourquoi c’est important Cette activité est essentielle au suivi de la conformité des paiements et à la gestion des relations avec les fournisseurs. Une fréquence élevée de paiements en retard peut nuire à la confiance des fournisseurs. Où les obtenir Calculé en comparant le champ « Date » de la transaction Vendor Payment au champ « Due Date » de l’enregistrement Vendor Bill. Si la date de paiement est postérieure à la date d’échéance, cet événement se produit. Collecte Comparer le champ « Date » de Vendor Payment au champ « Due Date » du Vendor Bill. Type d’événement calculated
	Paiement planifié	Cette activité indique qu’un Vendor Bill a été sélectionné pour paiement et intégré à un lot de paiements. Elle est enregistrée lorsqu’une transaction Vendor Payment est créée avec une date de paiement ultérieure.
Pourquoi c’est important Cet événement offre une visibilité sur le circuit des paiements, facilite les prévisions de trésorerie et aide à gérer le calendrier des paiements afin de bénéficier des escomptes pour paiement anticipé. Où les obtenir Date de création de l’enregistrement de transaction Vendor Payment appliqué au Vendor Bill. Collecte Horodatage de création de l’enregistrement de transaction Vendor Payment associé. Type d’événement explicit
	Tentative de rapprochement avec un bon de commande	Représente l’association d’un Vendor Bill au Purchase Order correspondant à des fins de validation. Cet événement est déduit lorsqu’un bon de commande est lié pour la première fois au Vendor Bill dans la sous-liste « Items » ou « Expenses », avant l’approbation.
Pourquoi c’est important Le suivi de cette étape aide à analyser l’efficacité du rapprochement et à repérer les retards avant même que les factures ne soient soumises à approbation. Où les obtenir Déduit du journal System Notes, qui indique le premier renseignement du champ « Created From » ou des références de bon de commande au niveau des lignes du Vendor Bill. Collecte Détecter le renseignement du champ de référence du bon de commande dans System Notes. Type d’événement inferred

Recommandé Facultatif

Guides d’extraction

Comment récupérer vos données depuis NetSuite

Étapes

Accéder à la création d’une Saved Search : Connectez-vous à NetSuite avec un rôle autorisé à créer et modifier des Saved Searches. Accédez à Reports > Saved Searches > All Saved Searches > New. Sélectionnez Transaction dans la liste des types de recherche.
Définir les critères de recherche : Dans l’onglet Criteria, définissez les filtres principaux pour sélectionner les factures concernées (Vendor Bills).
- Définissez Type sur is Vendor Bill.
- Définissez Main Line sur is True. La recherche portera ainsi sur les informations de niveau en-tête.
- Ajoutez un filtre Date Created pour limiter l’extraction à une période donnée, par exemple is within last 6 months.
Définir les colonnes de résultats pour les attributs communs : Accédez à l’onglet Results. Ajoutez les champs suivants, qui seront communs à tous les événements d’une facture.
- Document Number (Custom Label: Invoice)
- Entity (Custom Label: VendorName)
- Amount (Custom Label: InvoiceAmount)
- Due Date (Custom Label: InvoiceDueDate)
- Created By (Custom Label: ProcessorUser)
- Formula (Text) : définissez la formule sur '{source}' (Custom Label: SourceSystem). La colonne sera ainsi renseignée avec 'NetSuite'.
- Formula (Date/Time) : définissez la formule sur {today} (Custom Label: LastDataUpdate).
Définir les colonnes de résultats pour les activités : Il s’agit de l’étape la plus importante. Pour chacune des 14 activités, vous ajouterez deux colonnes de formule : une pour ActivityName et une pour EventTime. Vous obtiendrez ainsi un jeu de données au format large, qui devra ensuite être transformé.
- Exemple pour 'Invoice Approved' :
  - Ajoutez Formula (Text) avec la valeur CASE WHEN {approvalstatus} = 'Approved' THEN 'Invoice Approved' ELSE NULL END. Définissez une étiquette personnalisée telle que ActivityName_Approved.
  - Ajoutez Formula (Date/Time) avec la valeur CASE WHEN {approvalstatus} = 'Approved' THEN {systemnotes.date} WHERE systemnotes.field = 'Approval Status' and systemnotes.newvalue = 'Approved' ELSE NULL END. Définissez une étiquette personnalisée telle que EventTime_Approved. Remarque : l’accès à l’horodatage exact d’un changement de statut nécessite souvent d’examiner les notes système, ce qui peut être complexe. Une solution plus simple, mais moins précise, consiste à utiliser le champ {approveddate} s’il est disponible.
- Répétez cette procédure pour les 14 activités requises, en appliquant la logique fournie dans la section de requête ci-dessous.
Configurer les paramètres de recherche : Dans le sous-onglet Audience, vérifiez que la recherche est accessible aux rôles ou utilisateurs autorisés à lancer l’export. Donnez-lui un nom explicite, par exemple ProcessMind AP Extraction.
Enregistrer et exécuter la recherche : Cliquez sur Save & Run. Vérifiez les résultats dans l’interface NetSuite afin de vous assurer que les données apparaissent comme prévu au format large.
Exporter les données au format CSV : Depuis la page des résultats, cliquez sur l’icône Export (CSV, Excel ou PDF), puis choisissez CSV.
Transformer les données (Unpivot) : Le fichier CSV exporté contiendra une ligne par facture et de nombreuses colonnes consacrées aux activités et aux horodatages, par exemple ActivityName_Created, EventTime_Created, ActivityName_Approved et EventTime_Approved. Ce format « large » doit être transformé en journal d’événements au format « long ».
- Ouvrez le fichier CSV dans un outil tel que Microsoft Excel avec Power Query, Python avec Pandas ou un autre outil de manipulation des données.
- Utilisez la fonction « Unpivot ». Sélectionnez toutes les colonnes d’attributs communs (Invoice, VendorName, etc.), puis appliquez Unpivot à toutes les colonnes ActivityName_... et EventTime_....
- Cette transformation créera la structure requise pour le journal d’événements, avec une ligne par activité.
Nettoyer et formater le fichier final : Après l’opération Unpivot, vous disposerez de colonnes représentant l’attribut et la valeur. Renommez-les ActivityName et EventTime. Filtrez les lignes dans lesquelles ActivityName ou EventTime est NULL. Vérifiez que les en-têtes finaux correspondent au schéma ProcessMind (Invoice, ActivityName, EventTime, etc.).
Enregistrer le journal d’événements final : Enregistrez les données transformées dans un nouveau fichier CSV, prêt à être importé dans ProcessMind.

Configuration

Prérequis : un rôle utilisateur disposant d’autorisations de niveau Create ou Full pour les Saved Searches. Ce rôle doit également pouvoir consulter les enregistrements Transaction, notamment Vendor Bills, Vendor Payments et Vendor Credits, ainsi que les enregistrements associés des entités Vendor et Employee.
Type de recherche : commencez toujours par une recherche de type Transaction pour ce processus.
Filtrage par période : il est essentiel d’appliquer un filtre de période, par exemple Date Created, afin de limiter la taille du jeu de données. Commencez par une période courte, de 3 à 6 mois par exemple, pour tester les performances de la recherche et valider les résultats avant de l’étendre à un historique plus long.
Filtre Main Line : l’utilisation de Criteria > Main Line > is True est généralement recommandée pour obtenir un résultat par transaction. Toutefois, certaines activités, comme 'PO Matching Attempted', se produisent au niveau de la ligne. Une recherche distincte ou une formule plus complexe, qui n’utilise pas ce filtre, peut alors être nécessaire.
Champs personnalisés : votre instance NetSuite peut utiliser des champs personnalisés pour gérer le processus AP, par exemple un champ AP Process Status personnalisé à la place du champ standard Approval Status. Vous devez identifier ces champs et les remplacer dans les critères de recherche et les formules de résultats.
Performances : une seule Saved Search contenant des formules pour les 14 activités peut être lente, voire dépasser le délai d’exécution dans NetSuite. Envisagez de répartir la logique entre plusieurs Saved Searches, par exemple une recherche pour la création et l’approbation des factures et une autre pour les paiements, puis de regrouper les fichiers exportés avant l’étape Unpivot.

a Exemple de requête json

# NetSuite Saved Search Configuration for Accounts Payable Event Log Extraction
# This configuration describes the settings for a single, comprehensive Saved Search.
# The output is a 'wide' file that must be unpivoted into an event log.

SearchType: "Transaction"

# ====================================================================
# CRITERIA
# ====================================================================
# Define the filters to select the base records
# --------------------------------------------------------------------

Filters: [
  {
    "field": "Type",
    "operator": "is",
    "value": "Vendor Bill"
  },
  {
    "field": "Main Line",
    "operator": "is",
    "value": "True"
  },
  {
    "field": "Date Created",
    "operator": "within",
    "value": "[Specify Date Range, e.g., thisfiscalquarter]"
  }
]

# ====================================================================
# RESULTS
# ====================================================================
# Define the columns for the output. The final CSV will have these columns.
# Common attributes are listed first, followed by pairs of columns for each activity.
# --------------------------------------------------------------------

Columns: [
  // --- Common Attributes ---
  { "field": "Document Number", "label": "Invoice" },
  { "field": "Entity", "label": "VendorName" },
  { "field": "Amount", "label": "InvoiceAmount" },
  { "field": "Applied To Transaction", "label": "PurchaseOrderNumber" },
  { "field": "Created By", "label": "ProcessorUser" },
  { "field": "Next Approver", "label": "Approver" },
  { "field": "Due Date", "label": "InvoiceDueDate" },
  { "formula": "'NetSuite'", "type": "Text", "label": "SourceSystem" },
  { "formula": "{today}", "type": "Date/Time", "label": "LastDataUpdate" },

  // --- Activity 1: Vendor Bill Created ---
  { "formula": "'Vendor Bill Created'", "type": "Text", "label": "ActivityName_Created" },
  { "field": "Date Created", "label": "EventTime_Created" },

  // --- Activity 2: PO Matching Attempted ---
  { "formula": "CASE WHEN {appliedtotransaction} IS NOT NULL THEN 'PO Matching Attempted' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_POMatched" },
  { "formula": "CASE WHEN {appliedtotransaction} IS NOT NULL THEN {datecreated} ELSE NULL END", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_POMatched" },

  // --- Activity 3: Discrepancy Identified ---
  { "formula": "CASE WHEN {approvalstatus} = 'Rejected' THEN 'Discrepancy Identified' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Discrepancy" },
  { "formula": "(SELECT MIN(systemnotes.date) FROM systemnote WHERE systemnote.recordid = {internalid} AND systemnote.field = 'TRANSACTION.APPROVALSTATUS' AND systemnote.newvalue = 'Rejected')", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_Discrepancy" },

  // --- Activity 4: Approval Submitted ---
  { "formula": "CASE WHEN {approvalstatus} != 'Pending Approval' AND {approvalstatus} != 'Approved' THEN NULL ELSE 'Approval Submitted' END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Submitted" },
  { "formula": "(SELECT MIN(systemnotes.date) FROM systemnote WHERE systemnote.recordid = {internalid} AND systemnote.field = 'TRANSACTION.APPROVALSTATUS' AND systemnote.newvalue = 'Pending Approval')", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_Submitted" },

  // --- Activity 5: Invoice Re-Routed For Approval ---
  { "formula": "CASE WHEN (SELECT COUNT(systemnotes.date) FROM systemnote WHERE systemnote.recordid = {internalid} AND systemnote.field = 'TRANSACTION.APPROVALSTATUS' AND systemnote.newvalue = 'Pending Approval') > 1 THEN 'Invoice Re-Routed For Approval' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_ReRouted" },
  { "formula": "(SELECT MAX(systemnotes.date) FROM systemnote WHERE systemnote.recordid = {internalid} AND systemnote.field = 'TRANSACTION.APPROVALSTATUS' AND systemnote.newvalue = 'Pending Approval' AND systemnotes.date < (SELECT MAX(sub_notes.date) FROM systemnote sub_notes WHERE sub_notes.recordid = {internalid} AND sub_notes.field = 'TRANSACTION.APPROVALSTATUS' AND sub_notes.newvalue = 'Pending Approval'))", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_ReRouted" },

  // --- Activity 6: Invoice Approved ---
  { "formula": "CASE WHEN {approvalstatus} = 'Approved' THEN 'Invoice Approved' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Approved" },
  { "formula": "(SELECT MIN(systemnotes.date) FROM systemnote WHERE systemnote.recordid = {internalid} AND systemnote.field = 'TRANSACTION.APPROVALSTATUS' AND systemnote.newvalue = 'Approved')", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_Approved" },

  // --- Activity 7: Invoice Rejected ---
  { "formula": "CASE WHEN {approvalstatus} = 'Rejected' THEN 'Invoice Rejected' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Rejected" },
  { "formula": "(SELECT MAX(systemnotes.date) FROM systemnote WHERE systemnote.recordid = {internalid} AND systemnote.field = 'TRANSACTION.APPROVALSTATUS' AND systemnote.newvalue = 'Rejected')", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_Rejected" },

  // --- Activity 8: Invoice Posted To GL ---
  { "formula": "CASE WHEN {posting} = 'Yes' THEN 'Invoice Posted To GL' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Posted" },
  { "field": "Date", "label": "EventTime_Posted" },

  // --- Activity 9: Payment Scheduled ---
  { "formula": "CASE WHEN {payingtransaction.type} = 'Vendor Payment' AND {payingtransaction.trandate} > {today} THEN 'Payment Scheduled' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Scheduled" },
  { "formula": "CASE WHEN {payingtransaction.type} = 'Vendor Payment' AND {payingtransaction.trandate} > {today} THEN {payingtransaction.datecreated} ELSE NULL END", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_Scheduled" },

  // --- Activity 10: Payment Executed ---
  { "formula": "CASE WHEN {status} = 'Paid in Full' OR {status} = 'Pending Approval' THEN 'Payment Executed' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Executed" },
  { "field": "Paying Transaction Date", "label": "EventTime_Executed" },

  // --- Activity 11: Invoice Closed ---
  { "formula": "CASE WHEN {status} = 'Paid in Full' THEN 'Invoice Closed' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Closed" },
  { "field": "Paying Transaction Date", "label": "EventTime_Closed" },

  // --- Activity 12: Early Payment Captured ---
  { "formula": "CASE WHEN {payingtransaction.trandate} < {discountdate} AND {discountamount} IS NOT NULL THEN 'Early Payment Captured' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_EarlyPay" },
  { "formula": "CASE WHEN {payingtransaction.trandate} < {discountdate} AND {discountamount} IS NOT NULL THEN {payingtransaction.trandate} ELSE NULL END", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_EarlyPay" },

  // --- Activity 13: Late Payment Identified ---
  { "formula": "CASE WHEN {daysoverdue} > 0 AND {status} = 'Paid in Full' THEN 'Late Payment Identified' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_LatePay" },
  { "formula": "CASE WHEN {daysoverdue} > 0 AND {status} = 'Paid in Full' THEN {payingtransaction.trandate} ELSE NULL END", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_LatePay" },

  // --- Activity 14: Credit Memo Applied ---
  { "formula": "CASE WHEN {payingtransaction.type} = 'Vendor Credit' THEN 'Credit Memo Applied' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_CreditMemo" },
  { "formula": "CASE WHEN {payingtransaction.type} = 'Vendor Credit' THEN {payingtransaction.trandate} ELSE NULL END", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_CreditMemo" }
]

Étapes

Prérequis : vérifiez que le module SuiteAnalytics Connect est activé dans votre compte NetSuite. Confirmez que votre rôle utilisateur dispose de l’autorisation 'SuiteAnalytics Connect' ainsi que de l’accès aux enregistrements requis (Vendor Bills, Vendor Payments, Purchase Orders, System Notes).
Installer et configurer le pilote : téléchargez le pilote NetSuite ODBC ou JDBC adapté à votre système d’exploitation depuis l’interface NetSuite, dans Home > Set Preferences > Analytics Driver. Suivez les instructions d’installation et configurez un nouveau Data Source Name (DSN) pointant vers le service NetSuite.
Établir la connexion : ouvrez votre client SQL habituel, par exemple DBeaver, Power BI ou Tableau. Créez une nouvelle connexion à l’aide du pilote et du DSN configurés. Vous aurez besoin de votre NetSuite Account ID, de votre Role ID et de vos identifiants utilisateur pour l’authentification.
Préparer la requête : copiez la requête SuiteQL complète fournie dans la section « query » ci-dessous dans l’éditeur de requêtes de votre client SQL.
Personnaliser les espaces réservés : modifiez les valeurs des espaces réservés dans les clauses WHERE de la requête. Vous devez au minimum définir [START_DATE] et [END_DATE] pour délimiter la période d’analyse. Ajustez également [SUBSIDIARY_ID] si vous utilisez un compte NetSuite OneWorld.
Adapter la logique personnalisée : examinez les sections accompagnées de commentaires tels que -- CUSTOMIZABLE. Ces parties de la requête déduisent des activités comme 'Discrepancy Identified' à partir de valeurs de statut précises. Vous devez mettre à jour ces valeurs pour les faire correspondre à la configuration NetSuite et au processus métier de votre organisation.
Exécuter la requête : lancez la requête personnalisée sur la base de données NetSuite. Selon la période et le volume de données, l’opération peut prendre plusieurs minutes.
Exporter les résultats : une fois la requête terminée, exportez le jeu de résultats depuis votre client SQL vers un fichier CSV.
Préparer l’importation : vérifiez que le fichier CSV exporté est encodé en UTF-8. Assurez-vous que les en-têtes de colonnes correspondent aux attributs requis et recommandés pour ProcessMind, par exemple Invoice, ActivityName et EventTime. Le fichier est alors prêt à être importé.

Configuration

SuiteAnalytics Connect : ce module complémentaire NetSuite est requis pour utiliser cette méthode d’extraction. Il fournit un accès en lecture seule à une réplique de vos données NetSuite.
Autorisations du rôle utilisateur : le rôle NetSuite utilisé pour la connexion doit disposer de l’autorisation ’SuiteAnalytics Connect’. Il doit également avoir un accès en consultation aux enregistrements suivants : Transactions (Vendor Bill, Vendor Payment, Vendor Credit), Entités (Vendor, Employee) et System Notes.
Filtrage par période : il est essentiel de filtrer la requête selon une période précise, par exemple trandate BETWEEN ’YYYY-MM-DD’ AND ’YYYY-MM-DD’, afin de garantir des temps d’exécution maîtrisables. Commencez par une période plus courte, de trois à six mois, avant de lancer une extraction complète.
Filtrage par filiale : pour les comptes NetSuite OneWorld, incluez toujours une clause WHERE filtrant l’identifiant de la filiale afin d’isoler les données d’une entité juridique donnée et d’améliorer les performances de la requête.
Flux de travail d’approbation personnalisés : la requête fournie suppose l’utilisation du champ standard ’Approval Status’ sur les Vendor Bills. Si votre organisation utilise un SuiteFlow personnalisé ou un script avec des champs ou enregistrements personnalisés pour les approbations, les sections de la requête faisant référence à SystemNote pour le champ approvalstatus devront être modifiées de manière importante.

a Exemple de requête sql

-- This query extracts an event log for the Accounts Payable Invoice Processing from NetSuite.
-- It uses a UNION ALL approach to gather 14 distinct activities into a single file.

WITH VendorBillsInScope AS (
    -- CTE to select the primary Vendor Bills to analyze.
    -- Filtering here is critical for performance.
    SELECT
        Transaction.ID AS BillID,
        Transaction.tranid AS Invoice,
        Transaction.trandate AS BillDate,
        Transaction.duedate AS InvoiceDueDate,
        Transaction.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        Transaction.entity AS VendorID,
        Transaction.createdBy AS ProcessorUserID,
        Transaction.status AS BillStatus,
        Transaction.approvalStatus AS ApprovalStatus,
        Transaction.discountDate AS DiscountDate
    FROM
        Transaction
    WHERE
        Transaction.type = 'VendBill'
        -- CRITICAL: Define the date range for the extraction
        AND Transaction.trandate BETWEEN TO_DATE('[START_DATE]', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('[END_DATE]', 'YYYY-MM-DD')
        -- OPTIONAL: Filter by a specific subsidiary for NetSuite OneWorld accounts
        -- AND Transaction.subsidiary = [SUBSIDIARY_ID]
),

-- Base information for joins, including vendor, processor, and PO data.
BaseInfo AS (
    SELECT
        vb.BillID,
        vb.Invoice,
        vb.InvoiceAmount,
        vb.InvoiceDueDate,
        vb.DiscountDate,
        vendor.companyName AS VendorName,
        processor.entityId AS ProcessorUser,
        LISTAGG(DISTINCT po.tranid, ', ') WITHIN GROUP (ORDER BY po.tranid) AS PurchaseOrderNumber
    FROM
        VendorBillsInScope vb
    LEFT JOIN
        Entity vendor ON vb.VendorID = vendor.ID
    LEFT JOIN
        Employee processor ON vb.ProcessorUserID = processor.ID
    LEFT JOIN
        TransactionLine tl ON vb.BillID = tl.Transaction
    LEFT JOIN
        Transaction po ON tl.purchaseOrder = po.ID AND po.type = 'PurchOrd'
    GROUP BY
        vb.BillID, vb.Invoice, vb.InvoiceAmount, vb.InvoiceDueDate, vb.DiscountDate, vendor.companyName, processor.entityId
),

-- System Notes are used to track status changes for approvals, rejections, etc.
Notes AS (
    SELECT
        sn.transactionId AS BillID,
        sn.date AS NoteDate,
        sn.field AS NoteField,
        sn.newValue AS NoteNewValue,
        sn.oldValue AS NoteOldValue,
        approver.entityId AS Approver
    FROM
        SystemNote sn
    JOIN
        VendorBillsInScope vb ON sn.transactionId = vb.BillID
    LEFT JOIN
        Employee approver ON sn.author = approver.ID
    WHERE
        -- Filtering to relevant fields improves performance
        sn.field IN ('approvalstatus', 'status')
)

-- 1. Vendor Bill Created
SELECT
    bi.Invoice AS "Invoice",
    'Vendor Bill Created' AS "ActivityName",
    vb.BillDate AS "EventTime",
    'NetSuite' AS "SourceSystem",
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP() AS "LastDataUpdate",
    bi.VendorName AS "VendorName",
    bi.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    bi.PurchaseOrderNumber AS "PurchaseOrderNumber",
    bi.ProcessorUser AS "ProcessorUser",
    NULL AS "Approver",
    bi.InvoiceDueDate AS "InvoiceDueDate"
FROM
    VendorBillsInScope vb
JOIN
    BaseInfo bi ON vb.BillID = bi.BillID

UNION ALL

-- 2. PO Matching Attempted (Inferred from PO link on creation date)
SELECT
    bi.Invoice,
    'PO Matching Attempted',
    vb.BillDate, -- Occurs at the same time as creation
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    NULL,
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    VendorBillsInScope vb
JOIN
    BaseInfo bi ON vb.BillID = bi.BillID
WHERE
    bi.PurchaseOrderNumber IS NOT NULL

UNION ALL

-- 3. Discrepancy Identified (CUSTOMIZABLE: Inferred from status change to 'On Hold')
SELECT
    bi.Invoice,
    'Discrepancy Identified',
    n.NoteDate,
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    n.Approver, -- User who placed it on hold
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    Notes n
JOIN
    BaseInfo bi ON n.BillID = bi.BillID
WHERE
    n.NoteField = 'approvalstatus' 
    -- CUSTOMIZABLE: Update 'On Hold' to match the status your company uses for discrepancies.
    AND n.NoteNewValue = 'On Hold'

UNION ALL

-- 4. Approval Submitted
SELECT
    bi.Invoice,
    'Approval Submitted',
    n.NoteDate,
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    n.Approver, -- User who submitted for approval
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    Notes n
JOIN
    BaseInfo bi ON n.BillID = bi.BillID
WHERE
    n.NoteField = 'approvalstatus' AND n.NoteNewValue = 'Pending Approval'

UNION ALL

-- 5. Invoice Re-Routed For Approval (Inferred by status returning to Pending Approval)
SELECT
    bi.Invoice,
    'Invoice Re-Routed For Approval',
    n.NoteDate,
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    n.Approver,
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    Notes n
JOIN
    BaseInfo bi ON n.BillID = bi.BillID
WHERE
    n.NoteField = 'approvalstatus' 
    AND n.NoteNewValue = 'Pending Approval'
    AND n.NoteOldValue IN ('Rejected', 'On Hold') -- Capture re-submission after rejection/hold

UNION ALL

-- 6. Invoice Approved
SELECT
    bi.Invoice,
    'Invoice Approved',
    n.NoteDate,
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    n.Approver,
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    Notes n
JOIN
    BaseInfo bi ON n.BillID = bi.BillID
WHERE
    n.NoteField = 'approvalstatus' AND n.NoteNewValue = 'Approved'

UNION ALL

-- 7. Invoice Rejected
SELECT
    bi.Invoice,
    'Invoice Rejected',
    n.NoteDate,
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    n.Approver,
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    Notes n
JOIN
    BaseInfo bi ON n.BillID = bi.BillID
WHERE
    n.NoteField = 'approvalstatus' AND n.NoteNewValue = 'Rejected'

UNION ALL

-- 8. Invoice Posted To GL (Happens upon approval)
SELECT
    bi.Invoice,
    'Invoice Posted To GL',
    n.NoteDate,
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    n.Approver,
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    Notes n
JOIN
    BaseInfo bi ON n.BillID = bi.BillID
WHERE
    n.NoteField = 'approvalstatus' AND n.NoteNewValue = 'Approved'

UNION ALL

-- 9. Payment Scheduled & 10. Payment Executed & 12. Early & 13. Late Payments
WITH Payments AS (
    SELECT
        tp.previousDoc AS BillID,
        vp.trandate AS PaymentExecutionDate,
        vp.createdDate AS PaymentScheduledDate
    FROM
        TransactionPayment tp
    JOIN
        Transaction vp ON tp.nextDoc = vp.ID AND vp.type = 'VendPymt'
    WHERE
        tp.previousDoc IN (SELECT BillID FROM VendorBillsInScope)
)
SELECT p.Invoice, p.ActivityName, p.EventTime, p.SourceSystem, p.LastDataUpdate, p.VendorName, p.InvoiceAmount, p.PurchaseOrderNumber, p.ProcessorUser, p.Approver, p.InvoiceDueDate FROM (
    SELECT bi.Invoice, 'Payment Scheduled' AS ActivityName, p.PaymentScheduledDate AS EventTime, 'NetSuite' AS SourceSystem, BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP() AS LastDataUpdate, bi.VendorName, bi.InvoiceAmount, bi.PurchaseOrderNumber, bi.ProcessorUser, NULL AS Approver, bi.InvoiceDueDate FROM Payments p JOIN BaseInfo bi ON p.BillID = bi.BillID
    UNION ALL
    SELECT bi.Invoice, 'Payment Executed', p.PaymentExecutionDate, 'NetSuite', BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(), bi.VendorName, bi.InvoiceAmount, bi.PurchaseOrderNumber, bi.ProcessorUser, NULL, bi.InvoiceDueDate FROM Payments p JOIN BaseInfo bi ON p.BillID = bi.BillID
    UNION ALL
    SELECT bi.Invoice, 'Early Payment Captured', p.PaymentExecutionDate, 'NetSuite', BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(), bi.VendorName, bi.InvoiceAmount, bi.PurchaseOrderNumber, bi.ProcessorUser, NULL, bi.InvoiceDueDate FROM Payments p JOIN BaseInfo bi ON p.BillID = bi.BillID WHERE p.PaymentExecutionDate <= bi.DiscountDate
    UNION ALL
    SELECT bi.Invoice, 'Late Payment Identified', p.PaymentExecutionDate, 'NetSuite', BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(), bi.VendorName, bi.InvoiceAmount, bi.PurchaseOrderNumber, bi.ProcessorUser, NULL, bi.InvoiceDueDate FROM Payments p JOIN BaseInfo bi ON p.BillID = bi.BillID WHERE p.PaymentExecutionDate > bi.InvoiceDueDate
) p

UNION ALL

-- 11. Invoice Closed (Paid in Full)
SELECT
    bi.Invoice,
    'Invoice Closed',
    n.NoteDate,
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    NULL,
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    Notes n
JOIN
    BaseInfo bi ON n.BillID = bi.BillID
WHERE
    n.NoteField = 'status' AND n.NoteNewValue = 'Paid In Full'

UNION ALL

-- 14. Credit Memo Applied
SELECT 
    bi.Invoice,
    'Credit Memo Applied',
    vc.trandate AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP() AS LastDataUpdate,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    NULL AS Approver,
    bi.InvoiceDueDate
FROM 
    TransactionLink tl
JOIN 
    Transaction vc ON tl.previousDoc = vc.ID AND vc.type = 'VendCred'
JOIN 
    BaseInfo bi ON tl.nextDoc = bi.BillID;

Étapes

Prérequis : vérifiez que Python 3.6 ou une version ultérieure est installé, ainsi que les bibliothèques requests, requests-oauthlib et pandas. Vous pouvez les installer avec pip : pip install requests requests-oauthlib pandas.
Activer les fonctionnalités NetSuite : dans NetSuite, un administrateur doit activer SuiteTalk Web Services. Accédez à Setup > Company > Enable Features > SuiteCloud. Cochez les cases SUITEANALYTICS WORKBOOK et SUITETALK (WEB SERVICES).
Créer l’enregistrement d’intégration et le jeton d’accès : accédez à Setup > Integration > Manage Integrations > New. Créez un nouvel enregistrement d’intégration en activant TOKEN-BASED AUTHENTICATION et TBA: AUTHORIZATION FLOW. Notez le CONSUMER KEY et le CONSUMER SECRET. Accédez ensuite à Setup > Users/Roles > Access Tokens > New pour créer un jeton d’accès pour l’utilisateur ou le rôle souhaité, en le reliant à l’enregistrement d’intégration. Notez le TOKEN ID et le TOKEN SECRET.
Configurer le script Python : copiez le script Python fourni dans un fichier, par exemple extract_netsuite_ap.py. Renseignez les espaces réservés du dictionnaire NETSUITE_CREDENTIALS avec votre Account ID, votre Consumer Key/Secret et votre Token ID/Secret.
Définir les paramètres d’extraction : modifiez les variables START_DATE et END_DATE du script pour définir la période souhaitée. Il est recommandé de commencer par une période courte, d’un mois par exemple, pour les premiers tests.
Exécuter le script : lancez le script depuis votre terminal avec la commande : python extract_netsuite_ap.py. Le script s’authentifiera auprès de NetSuite, exécutera plusieurs requêtes SuiteQL pour recueillir les données, puis les traitera.
Suivre l’exécution du script : le script affichera des informations de progression dans la console, en indiquant le jeu de données en cours de récupération, par exemple Vendor Bills, System Notes ou Payments. Pour les volumes importants, l’opération peut prendre plusieurs minutes.
Vérifier le résultat : une fois l’exécution terminée, le script générera un fichier CSV nommé netsuite_ap_event_log.csv dans le même répertoire. Ce fichier contient le journal d’événements structuré.
Logique de transformation des données : le script transforme automatiquement les données brutes de NetSuite dans le format requis pour le journal d’événements. Il identifie des activités telles que 'Invoice Approved' en analysant les notes système à la recherche de modifications du champ 'Approval Status', puis calcule des événements dérivés comme 'Late Payment Identified' en comparant les dates de paiement aux dates d’échéance.
Préparer l’importation : le fichier CSV généré est formaté pour être importé directement dans les outils de Process Mining. Vérifiez que les en-têtes de colonnes, notamment Invoice, ActivityName et EventTime, correspondent au schéma attendu par votre application cible.

Configuration

Authentification : le script utilise l’authentification par jeton (TBA) avec OAuth 1.0, la méthode standard de NetSuite pour les intégrations serveur à serveur. Vous devez fournir l’ID de compte, la clé consommateur, le secret consommateur, l’ID de jeton et le secret de jeton.
Point de terminaison de l’API : le script construit automatiquement l’URL du point de terminaison de l’API REST à partir de votre ID de compte. Vérifiez que votre compte NetSuite est configuré pour autoriser les requêtes des services web REST.
Période : l’extraction est contrôlée par les variables START_DATE et END_DATE. Il est essentiel de filtrer la requête principale sur un champ de date indexé, tel que lastmodifieddate ou datecreated, afin d’assurer une récupération efficace des données et d’éviter les dépassements de délai.
Filtres de données : les requêtes SuiteQL peuvent être personnalisées pour filtrer certaines filiales, certains fournisseurs ou certains types de documents en ajoutant des clauses WHERE, par exemple WHERE subsidiary = ’YourSubsidiaryID’.
Considérations relatives aux performances : NetSuite impose des limites de gouvernance de l’API. Le script utilise la pagination, avec LIMIT et OFFSET, pour gérer efficacement les grands volumes de données. Pour des millions d’enregistrements, envisagez d’exécuter l’extraction par tranches de dates plus courtes et successives.
Prérequis : le rôle associé au jeton d’accès doit disposer d’autorisations de consultation pour les types d’enregistrements suivants : Vendor Bill, Vendor Payment, Vendor Credit, Purchase Order, System Note, Vendor et Employee.

a Exemple de requête python

import pandas as pd
import requests
from requests_oauthlib import OAuth1
import time
import datetime
import json

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your NetSuite Token-Based Authentication credentials
NETSUITE_CREDENTIALS = {
    class="hl-string">"account": class="hl-string">"[Your_NetSuite_Account_ID]", class=class="hl-string">"hl-comment"># e.g., 1234567_SB1
    class="hl-string">"consumer_key": class="hl-string">"[Your_Consumer_Key]",
    class="hl-string">"consumer_secret": class="hl-string">"[Your_Consumer_Secret]",
    class="hl-string">"token_id": class="hl-string">"[Your_Token_ID]",
    class="hl-string">"token_secret": class="hl-string">"[Your_Token_Secret]"
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># Set the date range for the extraction
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- NetSuite API Client ---
def get_netsuite_api_url(account_id):
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace class="hl-string">'-' with class="hl-string">'_' for sandbox/release preview accounts
    account_id_formatted = account_id.replace(class="hl-string">'-', class="hl-string">'_').lower()
    return fclass="hl-string">"https://{account_id_formatted}.suitetalk.api.netsuite.com/services/rest/query/v1/suiteql"

def execute_suiteql(query):
    class="hl-string">"""Executes a SuiteQL query against the NetSuite REST API with pagination."""
    url = get_netsuite_api_url(NETSUITE_CREDENTIALS[class="hl-string">"account"])
    auth = OAuth1(
        client_key=NETSUITE_CREDENTIALS[class="hl-string">"consumer_key"],
        client_secret=NETSUITE_CREDENTIALS[class="hl-string">"consumer_secret"],
        resource_owner_key=NETSUITE_CREDENTIALS[class="hl-string">"token_id"],
        resource_owner_secret=NETSUITE_CREDENTIALS[class="hl-string">"token_secret"],
        realm=NETSUITE_CREDENTIALS[class="hl-string">"account"]
    )
    headers = {
        class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/json',
        class="hl-string">'Prefer': class="hl-string">'transient'
    }
    
    all_results = []
    offset = 0
    limit = 1000 class=class="hl-string">"hl-comment"># Max limit per page

    while True:
        paginated_query = fclass="hl-string">"{query} LIMIT {limit} OFFSET {offset}"
        payload = json.dumps({class="hl-string">'q': paginated_query})
        
        try:
            response = requests.post(url, headers=headers, data=payload, auth=auth)
            response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raise an exception for bad status codes
            
            data = response.json()
            items = data.get(class="hl-string">'items', [])
            all_results.extend(items)
            
            if not data.get(class="hl-string">'hasMore', False):
                break
            
            offset += limit
            print(fclass="hl-string">"Fetched {len(all_results)} records...")
            time.sleep(1) class=class="hl-string">"hl-comment"># Be respectful to the API

        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"API Request Error: {e}")
            if e.response is not None:
                print(fclass="hl-string">"Response Body: {e.response.text}")
            break

    return pd.DataFrame(all_results)

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main Extraction Logic ---
def main():
    print(class="hl-string">"Starting NetSuite AP Data Extraction...")
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch Vendor Bills
    print(class="hl-string">"\n--- Step 1: Fetching Vendor Bills ---")
    vendor_bill_query = fclass="hl-string">"""
        SELECT
            tran.ID as TransactionId,
            tran.tranId as Invoice,
            tran.entity as VendorId,
            BUILTIN.DF(tran.entity) as VendorName,
            tran.tranDate as TransactionDate,
            tran.dueDate as InvoiceDueDate,
            tran.createdDate as CreatedDate,
            tran.lastModifiedDate as LastDataUpdate,
            tran.total as InvoiceAmount,
            BUILTIN.DF(tran.createdBy) as ProcessorUser,
            BUILTIN.DF(tran.approvalStatus) as ApprovalStatusText,
            tran.approvalStatus as ApprovalStatusId,
            tran.status as StatusId,
            tran.terms as TermsId,
            BUILTIN.DF(tran.terms) as TermsName
        FROM
            Transaction AS tran
        WHERE
            tran.type = 'VendBill'
            AND tran.lastModifiedDate BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
    """
    df_bills = execute_suiteql(vendor_bill_query)
    if df_bills.empty:
        print(class="hl-string">"No vendor bills found for the specified date range. Exiting.")
        return
    
    bill_ids = class="hl-string">','.join(df_bills[class="hl-string">'TransactionId'].astype(str).tolist())
    print(fclass="hl-string">"Found {len(df_bills)} vendor bills.")

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Fetch System Notes for status changes
    print(class="hl-string">"\n--- Step 2: Fetching System Notes for status changes ---")
    system_notes_query = fclass="hl-string">"""
        SELECT
            transactionId,
            field,
            newValue,
            oldValue,
            date as EventTime
        FROM
            SystemNote
        WHERE
            transactionId IN ({bill_ids})
            AND field IN ('transaction.approvalstatus', 'transaction.status')
    """
    df_notes = execute_suiteql(system_notes_query)
    print(fclass="hl-string">"Found {len(df_notes)} relevant system notes.")

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch PO Links
    print(class="hl-string">"\n--- Step 3: Fetching Purchase Order Links ---")
    po_link_query = fclass="hl-string">"""
        SELECT DISTINCT
            vb.ID as BillId,
            po.tranId as PurchaseOrderNumber
        FROM
            Transaction AS vb
            JOIN TransactionLine AS vbl ON vb.ID = vbl.Transaction
            JOIN Transaction AS po ON vbl.purchaseOrder = po.ID
        WHERE
            vb.ID IN ({bill_ids})
    """
    df_po = execute_suiteql(po_link_query)
    df_po.rename(columns={class="hl-string">'BillId': class="hl-string">'TransactionId'}, inplace=True)
    print(fclass="hl-string">"Found {len(df_po)} PO links.")

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Fetch Payments
    print(class="hl-string">"\n--- Step 4: Fetching Payment Information ---")
    payment_query = fclass="hl-string">"""
        SELECT
            link.prevtranid AS BillId,
            pymt.tranDate AS PaymentDate,
            pymt.ID AS PaymentId
        FROM
            NextTransactionLineLink AS link
            JOIN Transaction AS pymt ON link.nexttranid = pymt.ID
        WHERE
            link.prevtranid IN ({bill_ids})
            AND pymt.type = 'VendPymt'
    """
    df_payments = execute_suiteql(payment_query)
    df_payments.rename(columns={class="hl-string">'BillId': class="hl-string">'TransactionId'}, inplace=True)
    print(fclass="hl-string">"Found {len(df_payments)} payment applications.")

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 5. Fetch Credit Memo Applications
    print(class="hl-string">"\n--- Step 5: Fetching Credit Memo Applications ---")
    credit_query = fclass="hl-string">"""
        SELECT
            link.prevtranid AS BillId,
            credit.tranDate AS CreditApplyDate
        FROM
            NextTransactionLineLink AS link
            JOIN Transaction AS credit ON link.nexttranid = credit.ID
        WHERE
            link.prevtranid IN ({bill_ids})
            AND credit.type = 'VendCred'
    """
    df_credits = execute_suiteql(credit_query)
    df_credits.rename(columns={class="hl-string">'BillId': class="hl-string">'TransactionId'}, inplace=True)
    print(fclass="hl-string">"Found {len(df_credits)} credit memo applications.")

    class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Event Log Generation ---
    print(class="hl-string">"\n--- Step 6: Generating Event Log ---")
    event_log = []
    source_system = class="hl-string">"NetSuite SuiteTalk API"

    for _, bill in df_bills.iterrows():
        base_event = {
            class="hl-string">'Invoice': bill[class="hl-string">'Invoice'],
            class="hl-string">'SourceSystem': source_system,
            class="hl-string">'LastDataUpdate': bill[class="hl-string">'LastDataUpdate'],
            class="hl-string">'VendorName': bill[class="hl-string">'VendorName'],
            class="hl-string">'InvoiceAmount': bill[class="hl-string">'InvoiceAmount'],
            class="hl-string">'InvoiceDueDate': bill[class="hl-string">'InvoiceDueDate'],
            class="hl-string">'ProcessorUser': bill[class="hl-string">'ProcessorUser'],
            class="hl-string">'Approver': None, class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder, can be enriched from workflow data if available
        }

        po_info = df_po[df_po[class="hl-string">'TransactionId'] == bill[class="hl-string">'TransactionId']]
        base_event[class="hl-string">'PurchaseOrderNumber'] = po_info[class="hl-string">'PurchaseOrderNumber'].iloc[0] if not po_info.empty else None

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Vendor Bill Created
        event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Vendor Bill Created', class="hl-string">'EventTime': bill[class="hl-string">'CreatedDate']})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: PO Matching Attempted (inferred at creation if PO exists)
        if base_event[class="hl-string">'PurchaseOrderNumber'] is not None:
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'PO Matching Attempted', class="hl-string">'EventTime': bill[class="hl-string">'CreatedDate']})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from System Notes
        notes = df_notes[df_notes[class="hl-string">'transactionId'] == bill[class="hl-string">'TransactionId']].sort_values(class="hl-string">'EventTime')
        for _, note in notes.iterrows():
            activity = None
            if note[class="hl-string">'field'] == class="hl-string">'transaction.approvalstatus':
                if note[class="hl-string">'newValue'] == class="hl-string">'Pending Approval': activity = class="hl-string">'Approval Submitted'
                elif note[class="hl-string">'newValue'] == class="hl-string">'Approved': 
                    activity = class="hl-string">'Invoice Approved'
                    event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Posted To GL', class="hl-string">'EventTime': note[class="hl-string">'EventTime']})
                elif note[class="hl-string">'newValue'] == class="hl-string">'Rejected': activity = class="hl-string">'Invoice Rejected'
                elif note[class="hl-string">'oldValue'] == class="hl-string">'Pending Approval' and note[class="hl-string">'newValue'] != class="hl-string">'Approved': activity = class="hl-string">'Invoice Re-Routed For Approval'
            
            if note[class="hl-string">'field'] == class="hl-string">'transaction.status' and note[class="hl-string">'newValue'] == class="hl-string">'Paid In Full':
                activity = class="hl-string">'Invoice Closed'

            class=class="hl-string">"hl-comment"># Logic for discrepancy is highly custom. We infer it from a move to a non-standard approval status like class="hl-string">'On Hold'.
            class=class="hl-string">"hl-comment"># This requires knowing the specific numeric ID for such a status.
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Example: elif note[class="hl-string">'field'] == class="hl-string">'transaction.approvalstatus' and note[class="hl-string">'newValueId'] == class="hl-string">'[Your_On_Hold_Status_ID]': activity = class="hl-string">'Discrepancy Identified'

            if activity:
                event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': activity, class="hl-string">'EventTime': note[class="hl-string">'EventTime']})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Payment Activities
        payments = df_payments[df_payments[class="hl-string">'TransactionId'] == bill[class="hl-string">'TransactionId']]
        if not payments.empty:
            first_payment = payments.sort_values(class="hl-string">'PaymentDate').iloc[0]
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Scheduled', class="hl-string">'EventTime': first_payment[class="hl-string">'PaymentDate']}) class=class="hl-string">"hl-comment"># Simplified: using payment date for schedule
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Executed', class="hl-string">'EventTime': first_payment[class="hl-string">'PaymentDate']})

            class=class="hl-string">"hl-comment"># Derived Payment Events
            payment_date = pd.to_datetime(first_payment[class="hl-string">'PaymentDate'])
            due_date = pd.to_datetime(bill[class="hl-string">'InvoiceDueDate'])
            if due_date and payment_date > due_date:
                event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Late Payment Identified', class="hl-string">'EventTime': first_payment[class="hl-string">'PaymentDate']})
            
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Early payment requires discount date from terms, which needs another join. Simplified for this example.
            class=class="hl-string">"hl-comment"># If you query class="hl-string">'discountdate' from the transaction you can compare it here.
            class=class="hl-string">"hl-comment"># For example: if pd.to_datetime(bill[class="hl-string">'discountdate']) and payment_date <= pd.to_datetime(bill[class="hl-string">'discountdate']):
            class=class="hl-string">"hl-comment">#    event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Early Payment Captured', class="hl-string">'EventTime': first_payment[class="hl-string">'PaymentDate']})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Credit Memo Activity
        credits = df_credits[df_credits[class="hl-string">'TransactionId'] == bill[class="hl-string">'TransactionId']]
        for _, credit in credits.iterrows():
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Credit Memo Applied', class="hl-string">'EventTime': credit[class="hl-string">'CreditApplyDate']})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Finalize DataFrame
    df_event_log = pd.DataFrame(event_log)
    df_event_log.sort_values(by=[class="hl-string">'Invoice', class="hl-string">'EventTime'], inplace=True)
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Save to CSV
    output_filename = class="hl-string">'netsuite_ap_event_log.csv'
    df_event_log.to_csv(output_filename, index=False)
    print(fclass="hl-string">"\nExtraction complete. Event log saved to {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    main()

Étapes

Activer SuiteScript : accédez à Setup > Company > Enable Features. Dans l’onglet SuiteCloud, vérifiez que Server SuiteScript est activé.
Créer le fichier de script : copiez l’intégralité du code JavaScript fourni dans la section de requête ci-dessous et enregistrez-le dans un fichier .js, par exemple processmind_ap_extraction.js.
Importer le script dans le File Cabinet : dans NetSuite, accédez à Documents > Files > SuiteScripts. Créez un nouveau dossier, par exemple ProcessMind, puis importez le fichier .js créé.
Créer l’enregistrement du script : accédez à Customization > Scripting > Scripts > New. Sélectionnez le fichier que vous venez d’importer, puis cliquez sur Create Script Record. Nommez le script, par exemple « ProcessMind AP Extraction », attribuez-lui un identifiant, par exemple _pm_ap_extraction, puis enregistrez-le.
Définir les paramètres du script : dans la page de l’enregistrement du script, accédez au sous-onglet Parameters. Créez les paramètres suivants :
- custscript_pm_start_date : Label Start Date, Type Date.
- custscript_pm_end_date : Label End Date, Type Date.
- custscript_pm_folder_id : Label Target Folder ID, Type Integer Number. Il s’agit de l’identifiant interne du dossier File Cabinet dans lequel le résultat sera enregistré.
- custscript_pm_subsidiary_id : Label Subsidiary ID (Optional), Type Integer Number.
Déployer le script : cliquez sur le bouton Deploy Script dans la page de l’enregistrement du script. Sélectionnez Scheduled Script, puis cliquez sur Save.
Configurer le déploiement : dans la page Script Deployment, attribuez un identifiant au déploiement, par exemple _pm_ap_extraction_deployment. Définissez Status sur Not Scheduled pour les premiers tests.
Définir la planification : dans le sous-onglet Schedule, configurez la fréquence d’extraction. Pour une première exécution, vous pouvez choisir un lancement manuel unique. Pour les extractions récurrentes, définissez une planification quotidienne ou hebdomadaire en dehors des heures de pointe.
Définir les paramètres d’exécution : dans le sous-onglet Parameters du déploiement, saisissez les valeurs souhaitées pour Start Date, End Date et Target Folder ID.
Exécuter le script et récupérer le fichier : pour lancer le script manuellement, enregistrez le déploiement avec Status défini sur Not Scheduled, puis cliquez sur Save and Execute. Suivez sa progression dans Customization > Scripting > Script Execution Logs. Une fois l’exécution terminée, accédez au dossier cible du File Cabinet pour télécharger le journal d’événements CSV généré.
Formater le fichier pour ProcessMind : vérifiez que le fichier CSV téléchargé contient les en-têtes corrects, tels qu’ils sont définis dans le script (Invoice, ActivityName, EventTime, etc.). Le fichier est alors prêt à être importé dans ProcessMind.

Configuration

Prérequis : un rôle utilisateur NetSuite autorisé à créer et exécuter des SuiteScripts, à accéder aux enregistrements Vendor Bill et Vendor Payment, ainsi qu’à consulter les System Notes.
Paramètres du script : le script est configurable à l’aide des paramètres de déploiement, ce qui permet de le réutiliser sans modifier le code :
- Start Date et End Date : définissent la période de traitement des factures selon leur date de création. Pour un premier chargement, une période de 6 à 12 mois est recommandée. Pour les chargements différentiels suivants, vous pouvez utiliser les 7 derniers jours.
- Target Folder ID : indique l’identifiant interne du dossier File Cabinet NetSuite dans lequel le fichier CSV sera enregistré. Ce dossier doit avoir été créé au préalable.
- Subsidiary ID (Optional) : dans un compte OneWorld, ce paramètre limite l’extraction à une filiale donnée. Laissez-le vide pour l’exécuter sur toutes les filiales auxquelles l’utilisateur a accès.
Performances : dans les environnements présentant un volume élevé de transactions, supérieur à 50 000 factures par mois, un script Map/Reduce peut être plus adapté afin d’éviter de dépasser les limites de gouvernance. Planifiez l’exécution en dehors des heures ouvrées pour limiter son impact sur les performances.
Champs personnalisés : si votre processus d’approbation ou d’autres informations importantes reposent sur des champs ou des enregistrements personnalisés, les filtres et colonnes de la Saved Search utilisés dans le script doivent être ajustés afin d’inclure les identifiants internes de ces éléments.

a Exemple de requête javascript

/**
 * @NApiVersion 2.1
 * @NScriptType ScheduledScript
 * @NModuleScope SameAccount
 */

/*

ProcessMind NetSuite AP Invoice Extraction Script

This script extracts Accounts Payable invoice processing events from NetSuite.
It queries Vendor Bill and related transaction data, formats it into a single event log, and saves it as a CSV file in the File Cabinet.

Script Parameters:
- custscript_pm_start_date: (Date) The start date for the query window (based on bill creation date).
- custscript_pm_end_date: (Date) The end date for the query window.
- custscript_pm_folder_id: (Integer) The internal ID of the File Cabinet folder to save the CSV file in.
- custscript_pm_subsidiary_id: (Integer, Optional) The internal ID of the subsidiary to filter on.

*/

define(['N/search', 'N/runtime', 'N/file', 'N/format', 'N/log'], (search, runtime, file, format, log) => {

    const execute = (context) => {
        log.debug('Script Execution Started', 'Starting AP Invoice event log extraction.');

        const script = runtime.getCurrentScript();
        const startDate = script.getParameter({ name: 'custscript_pm_start_date' });
        const endDate = script.getParameter({ name: 'custscript_pm_end_date' });
        const folderId = script.getParameter({ name: 'custscript_pm_folder_id' });
        const subsidiaryId = script.getParameter({ name: 'custscript_pm_subsidiary_id' });

        if (!startDate || !endDate || !folderId) {
            log.error('Missing Parameters', 'Start Date, End Date, and Folder ID are required.');
            return;
        }

        let allEvents = [];
        const now = new Date();

        // Helper to format date/time for CSV
        const formatDateTime = (dateStr) => {
            if (!dateStr) return '';
            try {
                const parsedDate = format.parse({ value: dateStr, type: format.Type.DATETIME });
                return format.format({ value: parsedDate, type: format.Type.DATETIMETZ });
            } catch (e) {
                return dateStr; // Fallback for simple date strings
            }
        };

        // Helper function to run a search and format results
        const runSearchAndCollectEvents = (config) => {
            log.debug('Running Search', `Activity: ${config.activityName}`);
            const searchObj = search.create({
                type: config.type,
                filters: config.filters,
                columns: config.columns
            });

            const pagedData = searchObj.runPaged({ pageSize: 1000 });
            pagedData.pageRanges.forEach(pageRange => {
                const page = pagedData.fetch({ index: pageRange.index });
                page.data.forEach(result => {
                    allEvents.push({
                        'Invoice': result.getValue(config.mapping.Invoice) || '',
                        'ActivityName': config.activityName,
                        'EventTime': formatDateTime(result.getValue(config.mapping.EventTime)) || '',
                        'SourceSystem': 'NetSuite',
                        'LastDataUpdate': format.format({ value: now, type: format.Type.DATETIMETZ }),
                        'VendorName': result.getText(config.mapping.VendorName) || result.getValue(config.mapping.VendorName) || '',
                        'InvoiceAmount': result.getValue(config.mapping.InvoiceAmount) || '',
                        'PurchaseOrderNumber': result.getText(config.mapping.PurchaseOrderNumber) || result.getValue(config.mapping.PurchaseOrderNumber) || '',
                        'ProcessorUser': result.getText(config.mapping.ProcessorUser) || '',
                        'Approver': result.getText(config.mapping.Approver) || '',
                        'InvoiceDueDate': result.getValue(config.mapping.InvoiceDueDate) || ''
                    });
                });
            });
            log.debug('Search Complete', `Found ${allEvents.length} total events so far.`);
        };

        // Common filters
        let baseBillFilters = [
            ['mainline', 'is', 'T'], 'AND',
            ['type', 'anyof', 'VendBill'], 'AND',
            ['datecreated', 'within', startDate, endDate]
        ];
        if (subsidiaryId) {
            baseBillFilters.push('AND', ['subsidiary', 'anyof', subsidiaryId]);
        }

        // --- Define Search Configurations for each Activity ---

        const searchConfigs = [
            // 1. Vendor Bill Created
            {
                activityName: 'Vendor Bill Created',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters,
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'datecreated', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'createdby', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: 'datecreated', VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', ProcessorUser: 'createdby', InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 2. PO Matching Attempted (Inferred from System Notes on first PO application)
            {
                activityName: 'PO Matching Attempted',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['systemnotes.field', 'is', 'appliedtotransaction'], 'AND', ['systemnotes.newvalue', 'contains', 'Purchase Order']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'date', join: 'systemNotes', sort: search.Sort.ASC, label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'createdby', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' }),
                    search.createColumn({ name: 'appliedtotransaction', label: 'PurchaseOrderNumber' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'date', join: 'systemNotes'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', ProcessorUser: 'createdby', InvoiceDueDate: 'duedate', PurchaseOrderNumber: 'appliedtotransaction' }
            },
            // 3. Discrepancy Identified (Uses a placeholder for custom status, e.g., 'On Hold')
            {
                activityName: 'Discrepancy Identified',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['systemnotes.field', 'is', 'approvalstatus'], 'AND', ['systemnotes.newvalue', 'is', '[On Hold]']]), // Placeholder: Replace '[On Hold]' with your actual status text
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'date', join: 'systemNotes', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'name', join: 'systemNotes', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'date', join: 'systemNotes'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', ProcessorUser: search.createColumn({name: 'name', join: 'systemNotes'}), InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 4. Approval Submitted & 5. Invoice Re-Routed For Approval
            {
                activityName: 'Approval Submitted', // This will capture initial and subsequent submissions
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['systemnotes.field', 'is', 'approvalstatus'], 'AND', ['systemnotes.newvalue', 'is', 'Pending Approval']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'date', join: 'systemNotes', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'name', join: 'systemNotes', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'date', join: 'systemNotes'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', ProcessorUser: search.createColumn({name: 'name', join: 'systemNotes'}), InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 6. Invoice Approved & 8. Invoice Posted to GL
            {
                activityName: 'Invoice Approved', // Approval event often coincides with posting
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['systemnotes.field', 'is', 'approvalstatus'], 'AND', ['systemnotes.newvalue', 'is', 'Approved']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'date', join: 'systemNotes', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'name', join: 'systemNotes', label: 'Approver' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'date', join: 'systemNotes'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', Approver: search.createColumn({name: 'name', join: 'systemNotes'}), InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 7. Invoice Rejected
            {
                activityName: 'Invoice Rejected',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['systemnotes.field', 'is', 'approvalstatus'], 'AND', ['systemnotes.newvalue', 'is', 'Rejected']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'date', join: 'systemNotes', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'name', join: 'systemNotes', label: 'Approver' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'date', join: 'systemNotes'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', Approver: search.createColumn({name: 'name', join: 'systemNotes'}), InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 9. Payment Scheduled
            {
                activityName: 'Payment Scheduled',
                type: 'vendorpayment',
                filters: [['mainline', 'is', 'T'], 'AND', ['type', 'anyof', 'VendPymt'], 'AND', ['appliedtotransaction.type', 'anyof', 'VendBill'], 'AND', ['appliedToTransaction.datecreated', 'within', startDate, endDate]],
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', join: 'appliedToTransaction', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'datecreated', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', join: 'appliedToTransaction', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'createdby', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', join: 'appliedToTransaction', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: search.createColumn({name: 'tranid', join: 'appliedToTransaction'}), EventTime: 'datecreated', VendorName: 'entity', InvoiceAmount: search.createColumn({name: 'total', join: 'appliedToTransaction'}), ProcessorUser: 'createdby', InvoiceDueDate: search.createColumn({name: 'duedate', join: 'appliedToTransaction'}) }
            },
            // 10. Payment Executed
            {
                activityName: 'Payment Executed',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['payingtransaction.trandate', 'isnotempty', '']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'trandate', join: 'payingTransaction', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'createdby', join: 'payingTransaction', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'trandate', join: 'payingTransaction'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', ProcessorUser: search.createColumn({name: 'createdby', join: 'payingTransaction'}), InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 11. Invoice Closed
            {
                activityName: 'Invoice Closed',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['systemnotes.field', 'is', 'Status'], 'AND', ['systemnotes.newvalue', 'is', 'Vendor Bill : Paid in Full']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'date', join: 'systemNotes', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'name', join: 'systemNotes', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'date', join: 'systemNotes'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', ProcessorUser: search.createColumn({name: 'name', join: 'systemNotes'}), InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 12. Early Payment Captured
            {
                activityName: 'Early Payment Captured',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['payingtransaction.trandate', 'isnotempty', ''], 'AND', ['formuladate: {payingtransaction.trandate} <= {discountdate}', 'is', '1']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'trandate', join: 'payingTransaction', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'trandate', join: 'payingTransaction'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 13. Late Payment Identified
            {
                activityName: 'Late Payment Identified',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['payingtransaction.trandate', 'isnotempty', ''], 'AND', ['formuladate: {payingtransaction.trandate} > {duedate}', 'is', '1']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'trandate', join: 'payingTransaction', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'trandate', join: 'payingTransaction'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 14. Credit Memo Applied
            {
                activityName: 'Credit Memo Applied',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['applyingtransaction.type', 'anyof', 'VendCred']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'trandate', join: 'applyingTransaction', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'createdby', join: 'applyingTransaction', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'trandate', join: 'applyingTransaction'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', ProcessorUser: search.createColumn({name: 'createdby', join: 'applyingTransaction'}), InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
        ];

        // Execute all searches
        searchConfigs.forEach(config => {
            try {
                runSearchAndCollectEvents(config);
            } catch (e) {
                log.error(`Search Failed for ${config.activityName}`, e);
            }
        });

        // Convert to CSV and save
        if (allEvents.length > 0) {
            const headers = Object.keys(allEvents[0]);
            let csvContent = headers.join(',') + '\n';
            allEvents.forEach(event => {
                const row = headers.map(header => {
                    let value = event[header] ? event[header].toString() : '';
                    // Escape commas and quotes
                    if (value.includes(',') || value.includes('"') || value.includes('\n')) {
                        value = '"' + value.replace(/"/g, '""') + '"';
                    }
                    return value;
                });
                csvContent += row.join(',') + '\n';
            });

            const fileName = `ProcessMind_AP_EventLog_${new Date().toISOString().slice(0, 10)}.csv`;
            const csvFile = file.create({
                name: fileName,
                fileType: file.Type.CSV,
                contents: csvContent,
                folder: folderId
            });
            const fileId = csvFile.save();
            log.audit('File Created', `Successfully created file ${fileName} with ID ${fileId} in folder ${folderId}.`);
        } else {
            log.audit('No Events Found', 'No events found for the specified criteria.');
        }

        log.debug('Script Execution Finished', `Processed a total of ${allEvents.length} events.`);
    };

    return { execute };
});

Prêt à commencer ?

Grâce à ce modèle de données, vous disposez de tout le nécessaire pour commencer à optimiser le traitement de vos factures fournisseurs. Commencez dès aujourd’hui à transformer votre flux de travail et à accélérer vos paiements tout en renforçant leur conformité.

Retour au guide d’amélioration Télécharger le modèle

Reprenez le contrôle : optimisez dès aujourd’hui vos factures fournisseurs

Supprimez les pénalités de retard et les paiements en double, et réduisez vos coûts de 60 %.

Démarrer l’essai gratuit

Aucune carte bancaire requise, configuration en quelques minutes.

Votre modèle de données pour le traitement des factures fournisseurs

Votre modèle de données pour le traitement des factures fournisseurs

Attributs du traitement des factures fournisseurs

Activités du traitement des factures fournisseurs

Guides d’extraction

Export d’une Saved Search et d’un rapport standard NetSuite

Étapes

Configuration

a Exemple de requête json

Requête SuiteQL via SuiteAnalytics Connect (ODBC/JDBC)

Étapes

Configuration

a Exemple de requête sql

Script Python utilisant l’API SuiteTalk REST/SOAP

Étapes

Configuration

a Exemple de requête python

Export automatisé des données avec SuiteScript côté serveur

Étapes

Configuration

a Exemple de requête javascript

Prêt à commencer ?

Reprenez le contrôle : optimisez dès aujourd’hui vos factures fournisseurs

Votre modèle de données pour le traitement des factures fournisseurs

Votre modèle de données pour le traitement des factures fournisseurs

Attributs du traitement des factures fournisseurs

Activités du traitement des factures fournisseurs

Guides d’extraction

Export d’une Saved Search et d’un rapport standard NetSuite

Étapes

Configuration

a Exemple de requête json

Requête SuiteQL via SuiteAnalytics Connect (ODBC/JDBC)

Étapes

Configuration

a Exemple de requête sql

Script Python utilisant l’API SuiteTalk REST/SOAP

Étapes

Configuration

a Exemple de requête python

Export automatisé des données avec SuiteScript côté serveur

Étapes

Configuration

a Exemple de requête javascript

Prêt à commencer ?

Reprenez le contrôle : optimisez dès aujourd’hui vos factures fournisseurs

Nous attachons de l’importance à votre confidentialité