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Votre modèle de données pour le traitement des factures fournisseurs

NetSuite

Attributs du traitement des factures fournisseurs(21) Activités du traitement des factures fournisseurs(14) Guides d’extraction(4)

Votre modèle de données pour le traitement des factures fournisseurs

Ce modèle détaillé vous guide dans la collecte des données nécessaires à l’optimisation du traitement des factures fournisseurs. Il présente les attributs essentiels à recueillir et les principales activités à suivre dans votre journal d’événements. Vous y trouverez également des conseils pratiques pour extraire ces données de NetSuite et disposer des informations nécessaires à une analyse et à une amélioration précises du processus.

Attributs recommandés à recueillir
Activités clés à suivre
Conseils pour extraire les données de NetSuite

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Attributs du traitement des factures fournisseurs

Voici les champs de données recommandés pour votre journal d’événements afin d’analyser en détail le traitement des factures fournisseurs.

5 Obligatoire 6 Recommandé 10 Facultatif

	Nom	Description
	Activité ActivityName	Nom de l’activité ou de l’événement survenu dans le processus de traitement des factures.
Description Cet attribut décrit une étape ou un jalon précis du processus de comptabilité fournisseurs, par exemple « Vendor Bill Created », « Invoice Approved » ou « Payment Executed ». L’analyse de l’ordre et de la fréquence de ces activités est au cœur du Process Mining. Elle permet de visualiser le flux du processus, de repérer les variantes fréquentes ou rares et de localiser les goulots d’étranglement ou les écarts par rapport à la procédure standard. Les activités définies constituent les nœuds de la cartographie du processus. Pourquoi est-ce important ? Il définit les étapes du processus et permet de visualiser sa cartographie, de calculer les temps de transition et de repérer les goulots d’étranglement ainsi que les boucles de reprise. Où trouver ces données Déduit des journaux système, des pistes d’audit ou des changements de statut de la facture fournisseur et des enregistrements de paiement associés dans NetSuite. Une logique de transformation est souvent nécessaire. Exemples Facture fournisseur crééeFacture approuvéePaiement exécutéÉcart détecté
	Facture Invoice	Identifiant unique de chaque facture fournisseur.
Description La « facture » sert d’identifiant principal du cas. Elle relie toutes les activités, de la réception de la facture jusqu’à son paiement final. Cet attribut est indispensable pour reconstituer le parcours complet de chaque facture. Dans les analyses, il permet de filtrer les résultats, de les agréger et d’examiner en détail le flux de traitement de chaque facture. Il constitue la base de l’analyse des variantes et du calcul des temps de cycle. Pourquoi est-ce important ? Cet attribut fondamental relie tous les événements associés au sein d’une même instance de processus et permet d’analyser le cycle de vie complet de chaque facture. Où trouver ces données Il s’agit de la clé primaire de l’enregistrement de transaction Vendor Bill dans NetSuite, souvent appelée Transaction ID ou Document Number. Exemples INV-2023-001237894561VN54321A
	Heure de début EventTime	Horodatage indiquant le début d’une activité ou d’un événement.
Description Cet attribut enregistre la date et l’heure précises auxquelles une activité donnée s’est produite. Il établit l’ordre chronologique des événements pour chaque cas. Cet horodatage est indispensable à toutes les analyses temporelles : calcul des temps de cycle entre les activités, durée totale du processus de bout en bout et repérage des retards. Il sert à ordonner correctement les événements et constitue la base d’indicateurs de performance tels que « Average Invoice Approval Time » et « Days Payable Outstanding ». Pourquoi est-ce important ? Il établit l’ordre chronologique des événements, indispensable au calcul des indicateurs de durée, à la détection des goulots d’étranglement et à l’analyse de la performance du processus. Où trouver ces données Champs d’horodatage associés aux changements de statut ou aux dates de création et de modification des enregistrements de transaction et des System Notes dans NetSuite. Exemples 2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:05Z
	Dernière mise à jour des données LastDataUpdate	Horodatage de la dernière actualisation des données de cet événement depuis le système source.
Description Cet attribut indique la date de la dernière extraction des données de l’événement depuis NetSuite. Il renseigne sur leur fraîcheur dans l’outil de Process Mining. Cette information permet d’évaluer l’actualité de l’analyse. Les utilisateurs peuvent vérifier la date des données, un point particulièrement important pour les Dashboards opérationnels qui suivent l’état des factures presque en temps réel. Pourquoi est-ce important ? Il indique la fraîcheur des données, afin que les utilisateurs puissent savoir à quel point l’analyse du processus est à jour et quand aura lieu la prochaine actualisation. Où trouver ces données Cet horodatage est généré par l’outil ou le pipeline d’extraction au moment de l’ingestion des données. Exemples 2024-03-10T02:00:00Z2024-03-11T02:00:00Z
	Système source SourceSystem	Système à partir duquel les données ont été extraites.
Description Cet attribut indique l’origine des données du processus. Pour cette vue, sa valeur sera toujours « NetSuite ». Dans un environnement comprenant plusieurs systèmes, par exemple un système OCR externe et un ERP, ce champ est essentiel pour assurer la traçabilité des données et faciliter le diagnostic. Il confirme que chaque événement est bien attribué au système source de référence. Pourquoi est-ce important ? Il garantit la traçabilité des données. Dans un environnement multisystème, il est essentiel pour retrouver leur origine à des fins de validation et de mise en contexte. Où trouver ces données Valeur statique (« NetSuite ») renseignée lors de l’extraction et de la transformation des données. Exemples NetSuite
	Approbateur Approver	Utilisateur responsable de l’approbation de la facture avant paiement.
Description Cet attribut identifie le responsable ou le détenteur du budget qui a donné l’approbation finale de la facture. Plusieurs personnes peuvent intervenir dans son approbation. Cette dimension est essentielle au Dashboard « Approval Bottleneck Analysis ». L’analyse des délais d’approbation par personne permet à l’entreprise de repérer les approbations tardives, de réorienter les factures pour mieux répartir la charge et d’optimiser le processus global d’approbation. Pourquoi est-ce important ? Il aide à repérer les goulots d’étranglement dans les approbations et à analyser la charge de travail ainsi que la performance des responsables qui interviennent dans le circuit d’approbation. Où trouver ces données Ces informations figurent souvent dans l’historique du flux de travail ou dans les journaux d’approbation associés à la transaction Vendor Bill. Exemples s.chenp.williamsr.davis
	Date d’échéance de la facture InvoiceDueDate	Date limite de paiement de la facture pour éviter les pénalités.
Description Cet attribut indique la date d’échéance du paiement, déterminée par les conditions de paiement du fournisseur et la date de la facture. Il s’agit d’une échéance importante dans le processus de comptabilité fournisseurs. Cette date sert de référence au Dashboard « Payment Compliance Dashboard » et à l’indicateur « Payment Term Adherence Rate ». Elle permet de déterminer si les paiements sont effectués à temps, en avance ou en retard. Le respect de l’échéance influe directement sur les relations fournisseurs et les retards peuvent entraîner des pénalités. Pourquoi est-ce important ? Il constitue la principale référence pour mesurer le respect des délais de paiement, un facteur important pour les relations fournisseurs et la conformité financière. Où trouver ces données Champ standard « Due Date » de l’enregistrement de transaction Vendor Bill. Exemples 2023-11-302023-12-152024-02-28
	Montant de la facture InvoiceAmount	Montant total de la facture.
Description Cet attribut représente le montant brut total dû au titre de la facture fournisseur, avant déduction des remises ou des escomptes. Il s’agit d’un indicateur financier essentiel pour chaque cas. Le montant de la facture sert aux analyses financières, par exemple pour classer les factures par tranche de valeur et vérifier si leur traitement diffère selon leur montant. Il figure également dans les Dashboards pour mesurer l’incidence financière des goulots d’étranglement et des retards, et il est indispensable au calcul du DPO. Pourquoi est-ce important ? Il permet de mesurer l’incidence financière des inefficacités du processus et de classer les factures par montant afin de traiter en priorité celles de valeur élevée. Où trouver ces données Champ « Amount » ou « Total » de l’en-tête de l’enregistrement de transaction Vendor Bill. Exemples 1500.75250.0012500.50
	Nom du fournisseur VendorName	Nom du fournisseur qui a soumis la facture.
Description Cet attribut indique la raison sociale du fournisseur associé à la facture. Il s’agit d’une donnée de référence essentielle liée à la transaction. L’analyse du processus par fournisseur aide à repérer les problèmes qui lui sont propres, comme des écarts fréquents, des retards de paiement ou des possibilités d’escompte dynamique. Elle est indispensable au Dashboard « Invoice Status and Aging », qui classe les factures ouvertes, ainsi qu’à la gestion des relations fournisseurs. Pourquoi est-ce important ? Il permet d’analyser la performance par fournisseur, de repérer ceux qui posent problème, de négocier de meilleures conditions et de gérer efficacement les relations. Où trouver ces données Issu de l’enregistrement Vendor associé à la transaction Vendor Bill. Le champ est généralement intitulé « Vendor Name » ou « Company Name ». Exemples Global Office Supplies Inc.Tech Solutions LLCCreative Marketing Co.
	Numéro du bon de commande PurchaseOrderNumber	Identifiant du bon de commande associé à la facture, le cas échéant.
Description Cet attribut relie la facture fournisseur à un bon de commande préalablement approuvé. Sa présence ou son absence permet de distinguer les factures associées à un bon de commande des autres factures. Ce champ est essentiel au Dashboard « PO/GR Matching Efficiency » et à l’indicateur « PO/GR Matching Success Rate ». L’analyse des processus selon la présence d’un bon de commande permet de repérer les gains d’efficacité liés au rapprochement à trois voies et les possibilités d’automatisation. Pourquoi est-ce important ? Il distingue les factures associées à un bon de commande des autres factures. Celles-ci suivent souvent des parcours différents et n’offrent pas les mêmes possibilités d’automatisation. Cet attribut est essentiel à l’analyse de l’efficacité du rapprochement. Où trouver ces données Il figure généralement dans les lignes ou l’en-tête de l’enregistrement Vendor Bill et relie celui-ci à une transaction Purchase Order. Exemples PO-004589PO-005123null
	Utilisateur chargé du traitement ProcessorUser	Utilisateur responsable du traitement ou de la saisie de la facture.
Description Cet attribut identifie le membre de l’équipe de comptabilité fournisseurs qui a saisi les données ou effectué les premières opérations de traitement de la facture. Ces données sont indispensables au Dashboard « AP Staff Workload Distribution ». Elles aident les responsables à équilibrer la charge de travail, à repérer les besoins de formation et à mesurer la performance individuelle ou collective. Elles permettent également de rechercher l’origine des erreurs en identifiant la personne chargée du traitement. Pourquoi est-ce important ? Il permet d’analyser la charge de travail, de suivre la performance et de rechercher l’origine des erreurs en reliant les activités aux membres de l’équipe de comptabilité fournisseurs. Où trouver ces données Champs « Created By » ou « Modified By » des System Notes ou de la piste d’audit pour les premières activités liées à la facture fournisseur. Exemples j.doea.smithm.jones
	Code société CompanyCode	Identifiant de l’entité juridique ou de la filiale qui traite la facture.
Description Cet attribut indique la société ou la filiale de l’organisation responsable du paiement de la facture. Il est particulièrement pertinent pour les entreprises qui comptent plusieurs entités juridiques. L’analyse du processus par code société permet de comparer la performance des différentes entités. Elle peut révéler des écarts d’efficacité, de conformité ou de charge de travail propres à une filiale et orienter des initiatives d’amélioration ciblées. Pourquoi est-ce important ? Il permet de comparer la performance du processus entre les entités juridiques et les filiales, de cibler les améliorations et de veiller au respect des règles de gouvernance de l’entreprise. Où trouver ces données Dans NetSuite, cet attribut correspond au champ « Subsidiary » de l’enregistrement de transaction dans un compte OneWorld. Exemples US01DE01UK01
	Conditions de paiement PaymentTerms	Conditions convenues pour le paiement de la facture, par exemple Net 30 ou 2% 10 Net 30.
Description Cet attribut définit les conditions de paiement attendues par le fournisseur, notamment le délai et les éventuels escomptes pour paiement anticipé. Les conditions de paiement servent à calculer la « Invoice Due Date » et la « Early Payment Discount Date ». Elles sont indispensables au Dashboard « Payment Compliance Dashboard » et à l’analyse des possibilités d’obtenir des escomptes pour paiement anticipé, ce qui contribue à optimiser le fonds de roulement. Pourquoi est-ce important ? Il détermine les échéances de paiement et les possibilités d’escompte, avec une incidence directe sur la gestion de trésorerie et les économies réalisables. Où trouver ces données Champ « Terms » de la transaction Vendor Bill, généralement repris de l’enregistrement de référence Vendor. Exemples Net 30Net 602% 10, Net 30
	Date de paiement PaymentDate	Date d’exécution du paiement de la facture.
Description Cet attribut enregistre la date à laquelle les fonds ont été versés au fournisseur. Il marque le règlement financier final de la facture. Cette date sert à déterminer la fin effective du processus pour plusieurs indicateurs, notamment « Days Payable Outstanding » et « Payment Term Adherence Rate ». Elle permet de comparer le paiement à la « Invoice Due Date » et à la « Early Payment Discount Date ». Pourquoi est-ce important ? Elle marque la fin financière du processus et sert de base au calcul des indicateurs de respect des délais de paiement, du DPO et des escomptes obtenus. Où trouver ces données Champ « Date » de l’enregistrement de transaction Bill Payment associé dans NetSuite. Exemples 2023-11-282023-12-142024-02-25
	Date limite d’escompte EarlyPaymentDiscountDate	Date limite de paiement pour bénéficier d’un escompte pour paiement anticipé.
Description Cet attribut indique la dernière date à laquelle le paiement peut être effectué pour bénéficier d’un escompte fournisseur, conformément aux « Payment Terms », par exemple le « 10 » dans « 2% 10, Net 30 ». Cette date est le principal repère du Dashboard « Early Payment Discount Opportunities ». En la comparant à la date du jour et à la date de paiement, le système peut repérer les possibilités d’escompte, mesurer l’indicateur « Early Payment Discount Capture Rate » et aider l’entreprise à réduire ses coûts. Pourquoi est-ce important ? Cette date est déterminante pour réaliser des économies grâce aux escomptes pour paiement anticipé. Son suivi contribue à optimiser la gestion de trésorerie. Où trouver ces données Champ calculé de l’enregistrement Vendor Bill, établi à partir de la date de la facture et du champ « Terms ». Exemples 2023-11-102024-01-20null
	Devise Currency	Code de la devise du montant de la facture, par exemple USD ou EUR.
Description Cet attribut indique la devise dans laquelle la facture est libellée. Il apporte un contexte essentiel à « InvoiceAmount ». Pour les organisations présentes dans plusieurs pays, il est indispensable d’analyser les données dans une devise unique et cohérente. Ce champ permet de convertir correctement les devises et de comparer les indicateurs financiers sur une base équivalente entre les régions et les unités opérationnelles. Pourquoi est-ce important ? Il précise le contexte nécessaire à l’interprétation des montants et garantit la justesse des analyses financières, notamment dans les activités internationales. Où trouver ces données Champ « Currency » de l’enregistrement de transaction Vendor Bill, souvent lié aux données de référence du fournisseur. Exemples USDEURGBPCAD
	Escompte pour paiement anticipé obtenu IsEarlyPaymentCaptured	Indicateur précisant si un escompte disponible pour paiement anticipé a bien été obtenu.
Description Cet attribut booléen calculé vérifie si une facture donnant droit à un escompte a été payée à la « Early Payment Discount Date » ou avant. Il est indispensable au calcul de l’indicateur « Early Payment Discount Capture Rate » et au Dashboard « Early Payment Discount Opportunities ». Il mesure clairement la réussite ou l’échec de la stratégie d’obtention des escomptes de l’entreprise et met en évidence les économies manquées. Pourquoi est-ce important ? Il mesure directement la capacité de la trésorerie ou de l’équipe de comptabilité fournisseurs à réaliser des économies, un indicateur clé de la performance financière. Où trouver ces données Calculé lors de la transformation des données : PaymentDate <= EarlyPaymentDiscountDate pour les factures donnant droit à un escompte. Exemples truefalsenull
	Paiement effectué dans les délais IsOnTimePayment	Indicateur précisant si la facture a été payée à sa date d’échéance ou avant.
Description Cet attribut booléen calculé vérifie si la « Payment Date » est antérieure ou égale à la « Invoice Due Date ». Il fournit un résultat clair, oui ou non, pour le respect de l’échéance de chaque facture. Cet attribut contribue directement au Dashboard « Payment Compliance Dashboard » et sert au calcul de l’indicateur « Payment Term Adherence Rate ». Il simplifie l’analyse en permettant de filtrer immédiatement les paiements en retard et d’en rechercher les causes. Pourquoi est-ce important ? Il simplifie l’analyse du respect des échéances de paiement et alimente directement les indicateurs liés aux conditions de paiement et à la gestion des relations fournisseurs. Où trouver ces données Calculé lors de la transformation des données : PaymentDate <= InvoiceDueDate. Exemples truefalse
	Reprise IsRework	Indicateur précisant si l’activité fait partie d’une boucle de reprise.
Description Cet attribut booléen calculé repère les activités qui correspondent à un travail répété, par exemple un deuxième événement « Discrepancy Identified » ou une facture rejetée puis soumise à nouveau pour approbation. Cet attribut est essentiel au Dashboard « Rework and Error Analysis » et à l’indicateur « Invoice Rework Rate ». Il permet de quantifier la fréquence et l’incidence des reprises afin de repérer les sources d’inefficacité, d’erreurs et d’écarts dans le processus. Pourquoi est-ce important ? Il quantifie les inefficacités du processus en signalant les activités qui correspondent à des efforts inutiles. Il permet ainsi de cibler les initiatives visant à améliorer la qualité et le taux de traitement correct dès la première fois. Où trouver ces données Calculé lors de la transformation des données, à partir de la séquence des activités d’un cas. Par exemple, si « Invoice Approved » est suivi de « Invoice Rejected », puis d’un nouvel événement « Invoice Approved ». Exemples truefalse
	Statut de la facture InvoiceStatus	Statut actuel de traitement de la facture.
Description Cet attribut indique l’état actuel de la facture fournisseur dans le cycle de comptabilité fournisseurs, par exemple « Open », « Pending Approval » ou « Paid in Full ». Il est essentiel au Dashboard « Invoice Status and Aging », qui donne un aperçu de la charge de travail et des dettes en cours. Il permet de filtrer les factures ouvertes ou problématiques et de suivre leur progression jusqu’à leur clôture. Pourquoi est-ce important ? Il donne une vue à jour de l’avancement de chaque facture dans le processus, indispensable au suivi des opérations, à la gestion de la charge de travail et aux prévisions financières. Où trouver ces données Champ « Status » de l’enregistrement de transaction Vendor Bill. Exemples OuverteEn attente d’approbationPayée intégralement
	Type de document DocumentType	Type de document traité, par exemple une facture ou un avoir.
Description Cet attribut distingue les factures standard des autres documents associés, comme les avoirs, qui peuvent suivre des règles ou des flux de travail différents. L’analyse par type de document permet de comparer des éléments similaires. Par exemple, l’approbation d’une facture d’un montant élevé peut être bien plus exigeante que celle d’un petit avoir. Cette segmentation donne une vision plus précise de la performance du processus. Pourquoi est-ce important ? Il permet de segmenter le processus selon les différents types de documents financiers, qui peuvent suivre des parcours distincts et relever d’indicateurs différents, pour une analyse plus précise. Où trouver ces données Le type de transaction dans NetSuite permet de l’identifier, par exemple « Vendor Bill » ou « Vendor Credit ». Exemples Facture standardAvoirNote de débit

Obligatoire Recommandé Facultatif

Activités du traitement des factures fournisseurs

Voici les principales étapes et les jalons à consigner dans votre journal d’événements pour découvrir le processus avec précision et repérer les goulots d’étranglement.

6 Recommandé 8 Facultatif

	Activité	Description
	Demande d’approbation soumise	Cet événement marque le moment où la facture Vendor Bill est officiellement soumise à un flux de travail d’approbation. Il est enregistré lorsque le champ « Approval Status » de la facture passe du statut de brouillon à « Pending Approval ».
Pourquoi est-ce important ? Cette activité marque le début de la mesure du temps de cycle d’approbation. Elle est essentielle pour repérer les goulots d’étranglement liés à des approbateurs ou à des services précis. Où trouver ces données Déduit de l’horodatage du journal System Notes, qui indique le passage du champ « Approval Status » de l’enregistrement Vendor Bill à « Pending Approval ». Données à recueillir Horodatage du passage du champ « Approval Status » à « Pending Approval ». Type d’événement inferred
	Facture approuvée	Indique que le ou les approbateurs désignés ont autorisé le paiement de la facture Vendor Bill. L’événement est enregistré lorsque le champ « Approval Status » de la facture prend la valeur « Approved ».
Pourquoi est-ce important ? Cette étape importante clôt la phase d’approbation et permet de comptabiliser la facture et de programmer son paiement. C’est un indicateur essentiel pour mesurer l’efficacité des approbations. Où trouver ces données Horodatage du passage du champ « Approval Status » de l’enregistrement Vendor Bill à « Approved », tel qu’il apparaît dans System Notes ou dans un journal de flux de travail. Données à recueillir Horodatage du journal de flux de travail ou de System Notes pour « Approval Status » = « Approved ». Type d’événement explicit
	Facture clôturée	Cet événement marque la clôture définitive de l’enregistrement de la facture fournisseur, généralement après son paiement intégral. Il est déduit du passage du statut de la facture à « Paid in Full ».
Pourquoi est-ce important ? Il marque la fin du cycle de vie du processus et confirme qu’aucune autre action n’est requise pour cette facture. Où trouver ces données Déduit de l’horodatage du changement du champ « Status » de la facture fournisseur à « Paid in Full », tel qu’il apparaît dans les System Notes. Données à recueillir Horodatage du passage du champ « Status » à « Paid in Full ». Type d’événement inferred
	Facture comptabilisée dans le grand livre	Indique le moment où l’incidence financière de la facture Vendor Bill est officiellement inscrite dans le grand livre général. Cet événement est déterminé à partir de la date de transaction, lorsque la facture est approuvée et que l’indicateur « Posting » est activé.
Pourquoi est-ce important ? Il s’agit d’un point de contrôle financier important, qui confirme que l’entreprise a officiellement comptabilisé le passif. Un retard de comptabilisation peut nuire à l’exactitude des rapports financiers. Où trouver ces données Date de comptabilisation associée à la transaction du grand livre général créée à partir de la facture Vendor Bill. Le champ « Posting » de la facture est vérifié. Données à recueillir Date de transaction de la comptabilisation au grand livre général associée à la facture Vendor Bill. Type d’événement explicit
	Facture fournisseur créée	Indique l’enregistrement d’une nouvelle facture fournisseur dans NetSuite. Cet événement est déterminé à partir de la date de création de la transaction Vendor Bill et marque le début officiel du processus fournisseurs.
Pourquoi est-ce important ? Cet événement définit le point de départ du calcul du temps de cycle de traitement des factures. Il est essentiel pour mesurer l’efficacité globale du processus et suivre l’ancienneté des factures. Où trouver ces données Le champ « Date Created » de l’enregistrement de transaction Vendor Bill. Données à recueillir Événement de création de la transaction Vendor Bill. Type d’événement explicit
	Paiement exécuté	Cet événement correspond à l’exécution finale du paiement de la facture. Il est enregistré à partir de la date de transaction de l’enregistrement Vendor Payment appliqué à la facture fournisseur.
Pourquoi est-ce important ? Il s’agit du principal point de fin du processus de comptabilité fournisseurs. Cet événement est essentiel pour calculer le temps de cycle de bout en bout, vérifier le respect des délais de paiement et déterminer le délai moyen de règlement des fournisseurs (DPO). Où trouver ces données Champ « Date » de l’enregistrement de transaction Vendor Payment associé à la facture fournisseur. Données à recueillir Date de transaction de l’enregistrement Vendor Payment appliqué à la facture. Type d’événement explicit
	Avoir appliqué	Cet événement se produit lorsqu’un avoir fournisseur est appliqué à une facture fournisseur, ce qui réduit le montant dû. Il est enregistré à partir de l’événement d’application qui relie les deux transactions.
Pourquoi est-ce important ? L’application d’avoirs constitue une autre façon de clôturer une facture. Son suivi permet de comprendre l’incidence des abandons de créances et des retours sur l’ensemble du processus de comptabilité fournisseurs. Où trouver ces données Date d’application enregistrée lorsqu’une transaction Vendor Credit est appliquée à la facture fournisseur. Cette information figure dans les enregistrements associés à la facture. Données à recueillir Horodatage de l’application d’un Vendor Credit à une facture fournisseur. Type d’événement explicit
	Écart détecté	Cette activité se produit lorsqu’un écart entre la facture, le bon de commande ou la réception d’articles empêche la poursuite du traitement. Elle est souvent déduite lorsqu’un utilisateur attribue au champ « Approval Status » une valeur telle que « On Hold » ou « Pending Clarification ».
Pourquoi est-ce important ? Le suivi de cette activité permet de repérer les sources de blocage et de reprises lors de la validation, qui sont des causes majeures de retard de paiement. Où trouver ces données Déduit d’un changement du champ « Approval Status » de la facture Vendor Bill vers un statut d’attente non standard, par exemple « On Hold ». Une configuration personnalisée des statuts peut être nécessaire. Données à recueillir Suivre les changements du champ « Approval Status » indiquant une mise en attente ou une demande de précision. Type d’événement inferred
	Escompte pour paiement anticipé obtenu	Cet événement calculé se produit lorsque le paiement d’une facture est exécuté avant la date limite donnant droit à un escompte pour paiement anticipé. Il est déterminé en comparant la date de paiement aux conditions d’escompte de la facture fournisseur.
Pourquoi est-ce important ? Cet indicateur mesure directement la capacité de l’équipe de comptabilité fournisseurs à obtenir des escomptes, ce qui influe sur la rentabilité de l’entreprise et sa gestion de trésorerie. Où trouver ces données Cet événement est calculé en comparant le champ « Date » de la transaction Vendor Payment à la date limite d’escompte déduite du champ « Terms » de la facture fournisseur. Données à recueillir Comparer le champ « Date » de Vendor Payment à la date limite d’escompte déduite du champ « Terms » de la facture fournisseur. Type d’événement calculated
	Facture rejetée	Indique le rejet officiel d’une facture Vendor Bill au cours du processus d’approbation, qui nécessite une correction et une nouvelle soumission. L’événement est enregistré lorsque le champ « Approval Status » prend la valeur « Rejected ».
Pourquoi est-ce important ? Le suivi des rejets est essentiel à l’analyse des reprises. Il permet de repérer les causes fréquentes, comme un codage incorrect ou le non-respect des règles, et d’améliorer le taux d’approbation dès la première tentative. Où trouver ces données Horodatage du passage du champ « Approval Status » de l’enregistrement Vendor Bill à « Rejected », tel qu’il apparaît dans System Notes. Données à recueillir Horodatage du journal de flux de travail ou de System Notes pour « Approval Status » = « Rejected ». Type d’événement explicit
	Facture réorientée pour approbation	Cet événement se produit lorsqu’une facture est renvoyée à une étape antérieure ou à un autre approbateur à la suite d’une modification ou d’un rejet. Il est déduit lorsque le champ « Approval Status » passe de « Pending Approval » à un autre statut, puis revient à « Pending Approval ».
Pourquoi est-ce important ? Repérer les réorientations est essentiel pour comprendre les boucles de reprise dans le processus d’approbation, qui allongent considérablement les temps de cycle. Où trouver ces données Déduit de System Notes en repérant les séquences où le champ « Approval Status » passe plusieurs fois à « Pending Approval » pour une même facture. Données à recueillir Analyser les séquences de changements du champ « Approval Status » dans System Notes. Type d’événement inferred
	Paiement programmé	Cette activité indique qu’une facture Vendor Bill a été sélectionnée pour paiement et ajoutée à un lot de paiements. Elle est enregistrée lorsqu’une transaction Vendor Payment est créée avec une date de paiement ultérieure.
Pourquoi est-ce important ? Cet événement donne une visibilité sur le cycle de paiement. Il facilite les prévisions de trésorerie et la gestion des échéances afin de profiter des escomptes pour paiement anticipé. Où trouver ces données Date de création de l’enregistrement de transaction Vendor Payment appliqué à la facture fournisseur. Données à recueillir Horodatage de création de l’enregistrement de transaction Vendor Payment associé. Type d’événement explicit
	Rapprochement avec le bon de commande tenté	Indique l’association d’une facture Vendor Bill au bon de commande correspondant à des fins de validation. L’événement est déduit lorsque le bon de commande est associé pour la première fois à la facture, dans la sous-liste « Items » ou « Expenses » de l’enregistrement Vendor Bill, avant l’approbation.
Pourquoi est-ce important ? Le suivi de cette étape permet d’évaluer l’efficacité du rapprochement et de repérer les retards avant même que les factures ne soient soumises à approbation. Où trouver ces données Déduit du journal System Notes, qui indique le premier renseignement du champ « Created From » ou des références de bons de commande au niveau des lignes de la facture Vendor Bill. Données à recueillir Détecter le renseignement du champ de référence du bon de commande dans System Notes. Type d’événement inferred
	Retard de paiement détecté	Cet événement calculé est déclenché lorsqu’une facture est payée après son échéance. Il est déterminé en comparant la date d’exécution du paiement à la date d’échéance indiquée sur la facture fournisseur.
Pourquoi est-ce important ? Cette activité est importante pour suivre le respect des échéances de paiement et gérer les relations avec les fournisseurs. Des retards fréquents peuvent nuire à leur confiance. Où trouver ces données Calculé en comparant le champ « Date » de la transaction Vendor Payment au champ « Due Date » de la facture fournisseur. Cet événement se produit si la date de paiement est postérieure à la date d’échéance. Données à recueillir Comparer le champ « Date » de Vendor Payment au champ « Due Date » de la facture fournisseur. Type d’événement calculated

Recommandé Facultatif

Guides d’extraction

Comment extraire vos données de NetSuite

Étapes

Accédez à la création d’une recherche enregistrée : Connectez-vous à NetSuite avec un rôle autorisé à créer ou modifier des recherches enregistrées. Accédez à Reports > Saved Searches > All Saved Searches > New. Dans la liste des types de recherche, sélectionnez Transaction.
Définissez les critères de recherche : Dans l’onglet Criteria, définissez les principaux filtres pour sélectionner les factures concernées (Vendor Bills).
- Définissez Type sur is Vendor Bill.
- Définissez Main Line sur is True. La recherche portera ainsi sur les informations de l’en-tête.
- Ajoutez un filtre Date Created pour limiter l’extraction à une période donnée (par exemple, les six derniers mois).
Définissez les colonnes de résultats pour les attributs courants : Accédez à l’onglet Results. Ajoutez les champs suivants, qui seront communs à tous les événements d’une facture.
- Document Number (libellé personnalisé : Invoice)
- Entity (libellé personnalisé : VendorName)
- Amount (libellé personnalisé : InvoiceAmount)
- Due Date (libellé personnalisé : InvoiceDueDate)
- Created By (libellé personnalisé : ProcessorUser)
- Formula (Text) : définissez la formule sur '{source}' (libellé personnalisé : SourceSystem). La colonne contiendra « NetSuite ».
- Formula (Date/Time) : définissez la formule sur {today} (libellé personnalisé : LastDataUpdate).
Définissez les colonnes de résultats pour les activités : Il s’agit de l’étape la plus importante. Pour chacune des 14 activités, ajoutez deux colonnes de formule : l’une pour ActivityName et l’autre pour EventTime. Vous obtiendrez un jeu de données large, qu’il faudra transformer par la suite.
- Exemple pour « Invoice Approved » :
  - Ajoutez Formula (Text) avec la valeur CASE WHEN {approvalstatus} = 'Approved' THEN 'Invoice Approved' ELSE NULL END. Attribuez un libellé personnalisé, par exemple ActivityName_Approved.
  - Ajoutez Formula (Date/Time) avec la valeur CASE WHEN {approvalstatus} = 'Approved' THEN {systemnotes.date} WHERE systemnotes.field = 'Approval Status' and systemnotes.newvalue = 'Approved' ELSE NULL END. Attribuez un libellé personnalisé, par exemple EventTime_Approved. Remarque : pour obtenir l’horodatage exact d’un changement de statut, il faut souvent consulter les notes système, ce qui peut être complexe. Si le champ {approveddate} est disponible, vous pouvez utiliser cette solution plus simple, mais moins précise.
- Répétez l’opération pour les 14 activités requises, en suivant la logique indiquée dans la section de requête ci-dessous.
Configurez les paramètres de recherche : Dans le sous-onglet Audience, vérifiez que les rôles ou utilisateurs concernés peuvent accéder à la recherche et lancer l’export. Donnez-lui un nom explicite, par exemple ProcessMind AP Extraction.
Enregistrez et lancez la recherche : Cliquez sur Save & Run. Vérifiez les résultats dans l’interface NetSuite pour vous assurer qu’ils s’affichent au format large comme prévu.
Exportez les données au format CSV : Dans la page des résultats, cliquez sur l’icône d’exportation (CSV, Excel ou PDF), puis choisissez CSV.
Transformez les données (annulation du pivot) : Le fichier CSV exporté contiendra une ligne par facture et de nombreuses colonnes pour les activités et les horodatages (par exemple, ActivityName_Created, EventTime_Created, ActivityName_Approved, EventTime_Approved). Ce format « large » doit être converti en journal d’événements au format « long ».
- Ouvrez le fichier CSV avec un outil comme Microsoft Excel (Power Query), Python (Pandas) ou un autre outil de manipulation des données.
- Utilisez la fonction « Unpivot ». Sélectionnez toutes les colonnes d’attributs communs (Invoice, VendorName, etc.), puis annulez le pivot des colonnes ActivityName_... et EventTime_....
- Cette transformation crée la structure requise du journal d’événements, avec une ligne par activité.
Nettoyez et mettez en forme le fichier final : Après l’annulation du pivot, vous obtiendrez des colonnes correspondant aux attributs et aux valeurs. Renommez-les ActivityName et EventTime. Excluez les lignes où ActivityName ou EventTime est NULL. Vérifiez que les en-têtes de colonnes correspondent au schéma ProcessMind (Invoice, ActivityName, EventTime, etc.).
Enregistrez le journal d’événements final : Enregistrez les données transformées dans un nouveau fichier CSV, prêt à être importé dans ProcessMind.

Configuration

Prérequis : un rôle utilisateur disposant des autorisations Create ou Full pour les recherches enregistrées. Ce rôle doit également permettre de consulter les enregistrements Transaction, notamment Vendor Bills, Vendor Payments et Vendor Credits, ainsi que les enregistrements d’entité associés (Vendor, Employee).
Type de recherche : commencez toujours par une recherche de type Transaction pour ce processus.
Filtrage par période : il est essentiel d’appliquer un filtre de période (par exemple, Date Created) pour limiter la taille du jeu de données. Commencez par une période courte (par exemple, 3 à 6 mois) afin de tester les performances de la recherche et de vérifier les résultats avant de couvrir une période historique plus longue.
Filtre Main Line : il est généralement recommandé d’utiliser Criteria > Main Line > is True pour obtenir un résultat par transaction. Toutefois, certaines activités comme « PO Matching Attempted », qui se produisent au niveau des lignes, peuvent nécessiter une recherche distincte ou une formule plus complexe sans ce filtre.
Champs personnalisés : votre instance NetSuite peut utiliser des champs personnalisés pour gérer le processus de comptes fournisseurs (par exemple, un champ personnalisé AP Process Status à la place du champ standard Approval Status). Repérez ces champs et remplacez les valeurs correspondantes dans les critères de recherche et les formules de résultat.
Performances : une seule recherche enregistrée contenant des formules pour les 14 activités peut être lente ou expirer dans NetSuite. Envisagez de répartir la logique entre plusieurs recherches enregistrées (par exemple, l’une pour la création et l’approbation des factures, l’autre pour les paiements), puis de réunir les fichiers exportés avant l’annulation du pivot.

Exemple de requête json

# NetSuite Saved Search Configuration for Accounts Payable Event Log Extraction
# This configuration describes the settings for a single, comprehensive Saved Search.
# The output is a 'wide' file that must be unpivoted into an event log.

SearchType: "Transaction"

# ====================================================================
# CRITERIA
# ====================================================================
# Define the filters to select the base records
# --------------------------------------------------------------------

Filters: [
  {
    "field": "Type",
    "operator": "is",
    "value": "Vendor Bill"
  },
  {
    "field": "Main Line",
    "operator": "is",
    "value": "True"
  },
  {
    "field": "Date Created",
    "operator": "within",
    "value": "[Specify Date Range, e.g., thisfiscalquarter]"
  }
]

# ====================================================================
# RESULTS
# ====================================================================
# Define the columns for the output. The final CSV will have these columns.
# Common attributes are listed first, followed by pairs of columns for each activity.
# --------------------------------------------------------------------

Columns: [
  // --- Common Attributes ---
  { "field": "Document Number", "label": "Invoice" },
  { "field": "Entity", "label": "VendorName" },
  { "field": "Amount", "label": "InvoiceAmount" },
  { "field": "Applied To Transaction", "label": "PurchaseOrderNumber" },
  { "field": "Created By", "label": "ProcessorUser" },
  { "field": "Next Approver", "label": "Approver" },
  { "field": "Due Date", "label": "InvoiceDueDate" },
  { "formula": "'NetSuite'", "type": "Text", "label": "SourceSystem" },
  { "formula": "{today}", "type": "Date/Time", "label": "LastDataUpdate" },

  // --- Activity 1: Vendor Bill Created ---
  { "formula": "'Vendor Bill Created'", "type": "Text", "label": "ActivityName_Created" },
  { "field": "Date Created", "label": "EventTime_Created" },

  // --- Activity 2: PO Matching Attempted ---
  { "formula": "CASE WHEN {appliedtotransaction} IS NOT NULL THEN 'PO Matching Attempted' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_POMatched" },
  { "formula": "CASE WHEN {appliedtotransaction} IS NOT NULL THEN {datecreated} ELSE NULL END", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_POMatched" },

  // --- Activity 3: Discrepancy Identified ---
  { "formula": "CASE WHEN {approvalstatus} = 'Rejected' THEN 'Discrepancy Identified' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Discrepancy" },
  { "formula": "(SELECT MIN(systemnotes.date) FROM systemnote WHERE systemnote.recordid = {internalid} AND systemnote.field = 'TRANSACTION.APPROVALSTATUS' AND systemnote.newvalue = 'Rejected')", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_Discrepancy" },

  // --- Activity 4: Approval Submitted ---
  { "formula": "CASE WHEN {approvalstatus} != 'Pending Approval' AND {approvalstatus} != 'Approved' THEN NULL ELSE 'Approval Submitted' END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Submitted" },
  { "formula": "(SELECT MIN(systemnotes.date) FROM systemnote WHERE systemnote.recordid = {internalid} AND systemnote.field = 'TRANSACTION.APPROVALSTATUS' AND systemnote.newvalue = 'Pending Approval')", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_Submitted" },

  // --- Activity 5: Invoice Re-Routed For Approval ---
  { "formula": "CASE WHEN (SELECT COUNT(systemnotes.date) FROM systemnote WHERE systemnote.recordid = {internalid} AND systemnote.field = 'TRANSACTION.APPROVALSTATUS' AND systemnote.newvalue = 'Pending Approval') > 1 THEN 'Invoice Re-Routed For Approval' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_ReRouted" },
  { "formula": "(SELECT MAX(systemnotes.date) FROM systemnote WHERE systemnote.recordid = {internalid} AND systemnote.field = 'TRANSACTION.APPROVALSTATUS' AND systemnote.newvalue = 'Pending Approval' AND systemnotes.date < (SELECT MAX(sub_notes.date) FROM systemnote sub_notes WHERE sub_notes.recordid = {internalid} AND sub_notes.field = 'TRANSACTION.APPROVALSTATUS' AND sub_notes.newvalue = 'Pending Approval'))", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_ReRouted" },

  // --- Activity 6: Invoice Approved ---
  { "formula": "CASE WHEN {approvalstatus} = 'Approved' THEN 'Invoice Approved' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Approved" },
  { "formula": "(SELECT MIN(systemnotes.date) FROM systemnote WHERE systemnote.recordid = {internalid} AND systemnote.field = 'TRANSACTION.APPROVALSTATUS' AND systemnote.newvalue = 'Approved')", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_Approved" },

  // --- Activity 7: Invoice Rejected ---
  { "formula": "CASE WHEN {approvalstatus} = 'Rejected' THEN 'Invoice Rejected' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Rejected" },
  { "formula": "(SELECT MAX(systemnotes.date) FROM systemnote WHERE systemnote.recordid = {internalid} AND systemnote.field = 'TRANSACTION.APPROVALSTATUS' AND systemnote.newvalue = 'Rejected')", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_Rejected" },

  // --- Activity 8: Invoice Posted To GL ---
  { "formula": "CASE WHEN {posting} = 'Yes' THEN 'Invoice Posted To GL' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Posted" },
  { "field": "Date", "label": "EventTime_Posted" },

  // --- Activity 9: Payment Scheduled ---
  { "formula": "CASE WHEN {payingtransaction.type} = 'Vendor Payment' AND {payingtransaction.trandate} > {today} THEN 'Payment Scheduled' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Scheduled" },
  { "formula": "CASE WHEN {payingtransaction.type} = 'Vendor Payment' AND {payingtransaction.trandate} > {today} THEN {payingtransaction.datecreated} ELSE NULL END", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_Scheduled" },

  // --- Activity 10: Payment Executed ---
  { "formula": "CASE WHEN {status} = 'Paid in Full' OR {status} = 'Pending Approval' THEN 'Payment Executed' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Executed" },
  { "field": "Paying Transaction Date", "label": "EventTime_Executed" },

  // --- Activity 11: Invoice Closed ---
  { "formula": "CASE WHEN {status} = 'Paid in Full' THEN 'Invoice Closed' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Closed" },
  { "field": "Paying Transaction Date", "label": "EventTime_Closed" },

  // --- Activity 12: Early Payment Captured ---
  { "formula": "CASE WHEN {payingtransaction.trandate} < {discountdate} AND {discountamount} IS NOT NULL THEN 'Early Payment Captured' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_EarlyPay" },
  { "formula": "CASE WHEN {payingtransaction.trandate} < {discountdate} AND {discountamount} IS NOT NULL THEN {payingtransaction.trandate} ELSE NULL END", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_EarlyPay" },

  // --- Activity 13: Late Payment Identified ---
  { "formula": "CASE WHEN {daysoverdue} > 0 AND {status} = 'Paid in Full' THEN 'Late Payment Identified' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_LatePay" },
  { "formula": "CASE WHEN {daysoverdue} > 0 AND {status} = 'Paid in Full' THEN {payingtransaction.trandate} ELSE NULL END", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_LatePay" },

  // --- Activity 14: Credit Memo Applied ---
  { "formula": "CASE WHEN {payingtransaction.type} = 'Vendor Credit' THEN 'Credit Memo Applied' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_CreditMemo" },
  { "formula": "CASE WHEN {payingtransaction.type} = 'Vendor Credit' THEN {payingtransaction.trandate} ELSE NULL END", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_CreditMemo" }
]

Étapes

Prérequis : vérifiez que le module SuiteAnalytics Connect est activé dans votre compte NetSuite. Assurez-vous que votre rôle utilisateur dispose de l’autorisation « SuiteAnalytics Connect » et permet d’accéder aux enregistrements requis (Vendor Bills, Vendor Payments, Purchase Orders, System Notes).
Installez et configurez le pilote : téléchargez le pilote NetSuite ODBC (ou JDBC) adapté à votre système d’exploitation depuis l’interface NetSuite, sous Home > Set Preferences > Analytics Driver. Suivez les instructions d’installation, puis configurez un nouveau nom de source de données (DSN) pointant vers le service NetSuite.
Établissez la connexion : ouvrez le client SQL de votre choix (par exemple, DBeaver, Power BI ou Tableau). Créez une connexion à l’aide du pilote et du DSN configurés. Vous aurez besoin de votre identifiant de compte NetSuite, de l’identifiant de rôle et de vos identifiants utilisateur pour l’authentification.
Préparez la requête : copiez la requête SuiteQL complète fournie dans la section « query » ci-dessous dans l’éditeur de requêtes de votre client SQL.
Personnalisez les paramètres : modifiez les valeurs de remplacement dans les clauses WHERE de la requête. Vous devez au minimum définir [START_DATE] et [END_DATE] pour délimiter la période d’analyse. Modifiez également [SUBSIDIARY_ID] si vous utilisez un compte NetSuite OneWorld.
Adaptez la logique personnalisée : examinez les sections signalées par des commentaires tels que -- CUSTOMIZABLE. Ces parties de la requête déduisent des activités comme « Discrepancy Identified » à partir de valeurs de statut précises. Vous devez les adapter à la configuration NetSuite et aux processus de votre organisation.
Exécutez la requête : lancez la requête personnalisée sur la base de données NetSuite. Selon la période et le volume de données, l’opération peut prendre plusieurs minutes.
Exportez les résultats : une fois la requête terminée, exportez les résultats de votre client SQL dans un fichier CSV.
Préparez le fichier pour l’importation : vérifiez que le fichier CSV exporté est encodé en UTF-8 et que ses en-têtes de colonnes correspondent aux attributs requis et recommandés pour ProcessMind (par exemple, Invoice, ActivityName, EventTime). Le fichier est alors prêt à être importé.

Configuration

SuiteAnalytics Connect : ce module complémentaire NetSuite est nécessaire pour utiliser cette méthode d’extraction. Il fournit un accès en lecture seule à une réplique de vos données NetSuite.
Autorisations du rôle utilisateur : le rôle NetSuite utilisé pour la connexion doit disposer de l’autorisation « SuiteAnalytics Connect ». Il doit également permettre de consulter les enregistrements suivants : Transactions (Vendor Bill, Vendor Payment, Vendor Credit), entités (Vendor, Employee) et System Notes.
Filtrage par période : il est essentiel de filtrer la requête selon une période précise (par exemple, trandate BETWEEN 'YYYY-MM-DD' AND 'YYYY-MM-DD') afin de limiter le temps d’exécution. Commencez par une période courte, de 3 à 6 mois, avant de lancer une extraction complète.
Filtrage par filiale : pour les comptes NetSuite OneWorld, ajoutez toujours une clause WHERE filtrant par identifiant de filiale afin d’isoler les données d’une entité juridique et d’améliorer les performances de la requête.
Flux de travail d’approbation personnalisés : la requête fournie suppose que le champ standard « Approval Status » est utilisé sur les Vendor Bills. Si votre organisation utilise un SuiteFlow personnalisé ou un script avec des champs ou des enregistrements personnalisés pour les approbations, vous devrez modifier en profondeur les sections de la requête qui font référence à SystemNote pour le champ approvalstatus.

Exemple de requête sql

-- This query extracts an event log for the Accounts Payable Invoice Processing from NetSuite.
-- It uses a UNION ALL approach to gather 14 distinct activities into a single file.

WITH VendorBillsInScope AS (
    -- CTE to select the primary Vendor Bills to analyze.
    -- Filtering here is critical for performance.
    SELECT
        Transaction.ID AS BillID,
        Transaction.tranid AS Invoice,
        Transaction.trandate AS BillDate,
        Transaction.duedate AS InvoiceDueDate,
        Transaction.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        Transaction.entity AS VendorID,
        Transaction.createdBy AS ProcessorUserID,
        Transaction.status AS BillStatus,
        Transaction.approvalStatus AS ApprovalStatus,
        Transaction.discountDate AS DiscountDate
    FROM
        Transaction
    WHERE
        Transaction.type = 'VendBill'
        -- CRITICAL: Define the date range for the extraction
        AND Transaction.trandate BETWEEN TO_DATE('[START_DATE]', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('[END_DATE]', 'YYYY-MM-DD')
        -- OPTIONAL: Filter by a specific subsidiary for NetSuite OneWorld accounts
        -- AND Transaction.subsidiary = [SUBSIDIARY_ID]
),

-- Base information for joins, including vendor, processor, and PO data.
BaseInfo AS (
    SELECT
        vb.BillID,
        vb.Invoice,
        vb.InvoiceAmount,
        vb.InvoiceDueDate,
        vb.DiscountDate,
        vendor.companyName AS VendorName,
        processor.entityId AS ProcessorUser,
        LISTAGG(DISTINCT po.tranid, ', ') WITHIN GROUP (ORDER BY po.tranid) AS PurchaseOrderNumber
    FROM
        VendorBillsInScope vb
    LEFT JOIN
        Entity vendor ON vb.VendorID = vendor.ID
    LEFT JOIN
        Employee processor ON vb.ProcessorUserID = processor.ID
    LEFT JOIN
        TransactionLine tl ON vb.BillID = tl.Transaction
    LEFT JOIN
        Transaction po ON tl.purchaseOrder = po.ID AND po.type = 'PurchOrd'
    GROUP BY
        vb.BillID, vb.Invoice, vb.InvoiceAmount, vb.InvoiceDueDate, vb.DiscountDate, vendor.companyName, processor.entityId
),

-- System Notes are used to track status changes for approvals, rejections, etc.
Notes AS (
    SELECT
        sn.transactionId AS BillID,
        sn.date AS NoteDate,
        sn.field AS NoteField,
        sn.newValue AS NoteNewValue,
        sn.oldValue AS NoteOldValue,
        approver.entityId AS Approver
    FROM
        SystemNote sn
    JOIN
        VendorBillsInScope vb ON sn.transactionId = vb.BillID
    LEFT JOIN
        Employee approver ON sn.author = approver.ID
    WHERE
        -- Filtering to relevant fields improves performance
        sn.field IN ('approvalstatus', 'status')
)

-- 1. Vendor Bill Created
SELECT
    bi.Invoice AS "Invoice",
    'Vendor Bill Created' AS "ActivityName",
    vb.BillDate AS "EventTime",
    'NetSuite' AS "SourceSystem",
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP() AS "LastDataUpdate",
    bi.VendorName AS "VendorName",
    bi.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    bi.PurchaseOrderNumber AS "PurchaseOrderNumber",
    bi.ProcessorUser AS "ProcessorUser",
    NULL AS "Approver",
    bi.InvoiceDueDate AS "InvoiceDueDate"
FROM
    VendorBillsInScope vb
JOIN
    BaseInfo bi ON vb.BillID = bi.BillID

UNION ALL

-- 2. PO Matching Attempted (Inferred from PO link on creation date)
SELECT
    bi.Invoice,
    'PO Matching Attempted',
    vb.BillDate, -- Occurs at the same time as creation
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    NULL,
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    VendorBillsInScope vb
JOIN
    BaseInfo bi ON vb.BillID = bi.BillID
WHERE
    bi.PurchaseOrderNumber IS NOT NULL

UNION ALL

-- 3. Discrepancy Identified (CUSTOMIZABLE: Inferred from status change to 'On Hold')
SELECT
    bi.Invoice,
    'Discrepancy Identified',
    n.NoteDate,
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    n.Approver, -- User who placed it on hold
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    Notes n
JOIN
    BaseInfo bi ON n.BillID = bi.BillID
WHERE
    n.NoteField = 'approvalstatus' 
    -- CUSTOMIZABLE: Update 'On Hold' to match the status your company uses for discrepancies.
    AND n.NoteNewValue = 'On Hold'

UNION ALL

-- 4. Approval Submitted
SELECT
    bi.Invoice,
    'Approval Submitted',
    n.NoteDate,
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    n.Approver, -- User who submitted for approval
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    Notes n
JOIN
    BaseInfo bi ON n.BillID = bi.BillID
WHERE
    n.NoteField = 'approvalstatus' AND n.NoteNewValue = 'Pending Approval'

UNION ALL

-- 5. Invoice Re-Routed For Approval (Inferred by status returning to Pending Approval)
SELECT
    bi.Invoice,
    'Invoice Re-Routed For Approval',
    n.NoteDate,
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    n.Approver,
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    Notes n
JOIN
    BaseInfo bi ON n.BillID = bi.BillID
WHERE
    n.NoteField = 'approvalstatus' 
    AND n.NoteNewValue = 'Pending Approval'
    AND n.NoteOldValue IN ('Rejected', 'On Hold') -- Capture re-submission after rejection/hold

UNION ALL

-- 6. Invoice Approved
SELECT
    bi.Invoice,
    'Invoice Approved',
    n.NoteDate,
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    n.Approver,
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    Notes n
JOIN
    BaseInfo bi ON n.BillID = bi.BillID
WHERE
    n.NoteField = 'approvalstatus' AND n.NoteNewValue = 'Approved'

UNION ALL

-- 7. Invoice Rejected
SELECT
    bi.Invoice,
    'Invoice Rejected',
    n.NoteDate,
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    n.Approver,
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    Notes n
JOIN
    BaseInfo bi ON n.BillID = bi.BillID
WHERE
    n.NoteField = 'approvalstatus' AND n.NoteNewValue = 'Rejected'

UNION ALL

-- 8. Invoice Posted To GL (Happens upon approval)
SELECT
    bi.Invoice,
    'Invoice Posted To GL',
    n.NoteDate,
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    n.Approver,
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    Notes n
JOIN
    BaseInfo bi ON n.BillID = bi.BillID
WHERE
    n.NoteField = 'approvalstatus' AND n.NoteNewValue = 'Approved'

UNION ALL

-- 9. Payment Scheduled & 10. Payment Executed & 12. Early & 13. Late Payments
WITH Payments AS (
    SELECT
        tp.previousDoc AS BillID,
        vp.trandate AS PaymentExecutionDate,
        vp.createdDate AS PaymentScheduledDate
    FROM
        TransactionPayment tp
    JOIN
        Transaction vp ON tp.nextDoc = vp.ID AND vp.type = 'VendPymt'
    WHERE
        tp.previousDoc IN (SELECT BillID FROM VendorBillsInScope)
)
SELECT p.Invoice, p.ActivityName, p.EventTime, p.SourceSystem, p.LastDataUpdate, p.VendorName, p.InvoiceAmount, p.PurchaseOrderNumber, p.ProcessorUser, p.Approver, p.InvoiceDueDate FROM (
    SELECT bi.Invoice, 'Payment Scheduled' AS ActivityName, p.PaymentScheduledDate AS EventTime, 'NetSuite' AS SourceSystem, BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP() AS LastDataUpdate, bi.VendorName, bi.InvoiceAmount, bi.PurchaseOrderNumber, bi.ProcessorUser, NULL AS Approver, bi.InvoiceDueDate FROM Payments p JOIN BaseInfo bi ON p.BillID = bi.BillID
    UNION ALL
    SELECT bi.Invoice, 'Payment Executed', p.PaymentExecutionDate, 'NetSuite', BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(), bi.VendorName, bi.InvoiceAmount, bi.PurchaseOrderNumber, bi.ProcessorUser, NULL, bi.InvoiceDueDate FROM Payments p JOIN BaseInfo bi ON p.BillID = bi.BillID
    UNION ALL
    SELECT bi.Invoice, 'Early Payment Captured', p.PaymentExecutionDate, 'NetSuite', BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(), bi.VendorName, bi.InvoiceAmount, bi.PurchaseOrderNumber, bi.ProcessorUser, NULL, bi.InvoiceDueDate FROM Payments p JOIN BaseInfo bi ON p.BillID = bi.BillID WHERE p.PaymentExecutionDate <= bi.DiscountDate
    UNION ALL
    SELECT bi.Invoice, 'Late Payment Identified', p.PaymentExecutionDate, 'NetSuite', BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(), bi.VendorName, bi.InvoiceAmount, bi.PurchaseOrderNumber, bi.ProcessorUser, NULL, bi.InvoiceDueDate FROM Payments p JOIN BaseInfo bi ON p.BillID = bi.BillID WHERE p.PaymentExecutionDate > bi.InvoiceDueDate
) p

UNION ALL

-- 11. Invoice Closed (Paid in Full)
SELECT
    bi.Invoice,
    'Invoice Closed',
    n.NoteDate,
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    NULL,
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    Notes n
JOIN
    BaseInfo bi ON n.BillID = bi.BillID
WHERE
    n.NoteField = 'status' AND n.NoteNewValue = 'Paid In Full'

UNION ALL

-- 14. Credit Memo Applied
SELECT 
    bi.Invoice,
    'Credit Memo Applied',
    vc.trandate AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP() AS LastDataUpdate,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    NULL AS Approver,
    bi.InvoiceDueDate
FROM 
    TransactionLink tl
JOIN 
    Transaction vc ON tl.previousDoc = vc.ID AND vc.type = 'VendCred'
JOIN 
    BaseInfo bi ON tl.nextDoc = bi.BillID;

Étapes

Prérequis : installez Python 3.6 ou une version ultérieure, ainsi que les bibliothèques requests, requests-oauthlib et pandas. Vous pouvez les installer avec pip : pip install requests requests-oauthlib pandas.
Activez les fonctionnalités NetSuite : dans NetSuite, un administrateur doit activer SuiteTalk Web Services. Accédez à Setup > Company > Enable Features > SuiteCloud. Cochez les cases SUITEANALYTICS WORKBOOK et SUITETALK (WEB SERVICES).
Créez un enregistrement d’intégration et un jeton d’accès : accédez à Setup > Integration > Manage Integrations > New. Créez un nouvel enregistrement d’intégration et activez TOKEN-BASED AUTHENTICATION et TBA : AUTHORIZATION FLOW. Notez le CONSUMER KEY et le CONSUMER SECRET. Accédez ensuite à Setup > Users/Roles > Access Tokens > New pour créer un jeton d’accès pour l’utilisateur ou le rôle souhaité, puis associez-le à l’enregistrement d’intégration. Notez le TOKEN ID et le TOKEN SECRET.
Configurez le script Python : copiez le script Python fourni dans un fichier (par exemple, extract_netsuite_ap.py). Renseignez les valeurs de remplacement du dictionnaire NETSUITE_CREDENTIALS avec votre Account ID, Consumer Key/Secret et Token ID/Secret.
Définissez les paramètres d’extraction : modifiez les variables START_DATE et END_DATE dans le script pour définir la période souhaitée. Pour les premiers essais, il est recommandé de commencer par une période courte (par exemple, un mois).
Exécutez le script : lancez la commande suivante dans votre terminal : python extract_netsuite_ap.py. Le script s’authentifie auprès de NetSuite, exécute plusieurs requêtes SuiteQL pour recueillir les données, puis les traite.
Suivez l’exécution du script : la console affiche la progression et indique le jeu de données en cours de récupération (Vendor Bills, System Notes, Payments, etc.). Le traitement peut prendre plusieurs minutes si le volume de données est important.
Vérifiez le résultat : une fois l’exécution terminée, le script crée dans le même répertoire un fichier CSV nommé netsuite_ap_event_log.csv. Ce fichier contient le journal d’événements structuré.
Logique de transformation des données : le script convertit automatiquement les données NetSuite brutes au format requis pour le journal d’événements. Il repère les activités comme « Invoice Approved » en analysant les modifications du champ « Approval Status » dans les notes système et calcule les événements dérivés, comme « Late Payment Identified », en comparant les dates de paiement aux dates d’échéance.
Préparez le fichier pour l’importation : le fichier CSV généré est mis en forme pour être importé directement dans les outils de Process Mining. Vérifiez que les en-têtes de colonnes (Invoice, ActivityName, EventTime, etc.) correspondent au schéma attendu par l’application cible.

Configuration

Authentification : le script utilise l’authentification par jeton (TBA) avec OAuth 1.0, la méthode standard de NetSuite pour les intégrations de serveur à serveur. Vous devez fournir l’Account ID, le Consumer Key, le Consumer Secret, le Token ID et le Token Secret.
Point de terminaison de l’API : le script construit automatiquement l’URL du point de terminaison de l’API REST à partir de votre Account ID. Vérifiez que votre compte NetSuite autorise les requêtes REST Web Services.
Période : l’extraction est définie par les variables START_DATE et END_DATE. Pour accélérer la récupération des données et éviter les délais d’expiration, il est essentiel de filtrer la requête principale sur un champ de date indexé, comme lastmodifieddate ou datecreated.
Filtres de données : vous pouvez personnaliser les requêtes SuiteQL pour filtrer les données par filiale, fournisseur ou type de document en ajoutant des clauses WHERE (par exemple, WHERE subsidiary = 'YourSubsidiaryID').
Performances : NetSuite impose des limites d’utilisation de l’API. Le script utilise la pagination (LIMIT et OFFSET) pour traiter les grands jeux de données. Pour des millions d’enregistrements, envisagez de répartir l’extraction en périodes successives plus courtes.
Prérequis : le rôle associé au jeton d’accès doit disposer d’autorisations de consultation pour les types d’enregistrements suivants : Vendor Bill, Vendor Payment, Vendor Credit, Purchase Order, System Note, Vendor et Employee.

Exemple de requête python

import pandas as pd
import requests
from requests_oauthlib import OAuth1
import time
import datetime
import json

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your NetSuite Token-Based Authentication credentials
NETSUITE_CREDENTIALS = {
    class="hl-string">"account": class="hl-string">"[Your_NetSuite_Account_ID]", class=class="hl-string">"hl-comment"># e.g., 1234567_SB1
    class="hl-string">"consumer_key": class="hl-string">"[Your_Consumer_Key]",
    class="hl-string">"consumer_secret": class="hl-string">"[Your_Consumer_Secret]",
    class="hl-string">"token_id": class="hl-string">"[Your_Token_ID]",
    class="hl-string">"token_secret": class="hl-string">"[Your_Token_Secret]"
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># Set the date range for the extraction
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- NetSuite API Client ---
def get_netsuite_api_url(account_id):
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace class="hl-string">'-' with class="hl-string">'_' for sandbox/release preview accounts
    account_id_formatted = account_id.replace(class="hl-string">'-', class="hl-string">'_').lower()
    return fclass="hl-string">"https://{account_id_formatted}.suitetalk.api.netsuite.com/services/rest/query/v1/suiteql"

def execute_suiteql(query):
    class="hl-string">"""Executes a SuiteQL query against the NetSuite REST API with pagination."""
    url = get_netsuite_api_url(NETSUITE_CREDENTIALS[class="hl-string">"account"])
    auth = OAuth1(
        client_key=NETSUITE_CREDENTIALS[class="hl-string">"consumer_key"],
        client_secret=NETSUITE_CREDENTIALS[class="hl-string">"consumer_secret"],
        resource_owner_key=NETSUITE_CREDENTIALS[class="hl-string">"token_id"],
        resource_owner_secret=NETSUITE_CREDENTIALS[class="hl-string">"token_secret"],
        realm=NETSUITE_CREDENTIALS[class="hl-string">"account"]
    )
    headers = {
        class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/json',
        class="hl-string">'Prefer': class="hl-string">'transient'
    }
    
    all_results = []
    offset = 0
    limit = 1000 class=class="hl-string">"hl-comment"># Max limit per page

    while True:
        paginated_query = fclass="hl-string">"{query} LIMIT {limit} OFFSET {offset}"
        payload = json.dumps({class="hl-string">'q': paginated_query})
        
        try:
            response = requests.post(url, headers=headers, data=payload, auth=auth)
            response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raise an exception for bad status codes
            
            data = response.json()
            items = data.get(class="hl-string">'items', [])
            all_results.extend(items)
            
            if not data.get(class="hl-string">'hasMore', False):
                break
            
            offset += limit
            print(fclass="hl-string">"Fetched {len(all_results)} records...")
            time.sleep(1) class=class="hl-string">"hl-comment"># Be respectful to the API

        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"API Request Error: {e}")
            if e.response is not None:
                print(fclass="hl-string">"Response Body: {e.response.text}")
            break

    return pd.DataFrame(all_results)

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main Extraction Logic ---
def main():
    print(class="hl-string">"Starting NetSuite AP Data Extraction...")
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch Vendor Bills
    print(class="hl-string">"\n--- Step 1: Fetching Vendor Bills ---")
    vendor_bill_query = fclass="hl-string">"""
        SELECT
            tran.ID as TransactionId,
            tran.tranId as Invoice,
            tran.entity as VendorId,
            BUILTIN.DF(tran.entity) as VendorName,
            tran.tranDate as TransactionDate,
            tran.dueDate as InvoiceDueDate,
            tran.createdDate as CreatedDate,
            tran.lastModifiedDate as LastDataUpdate,
            tran.total as InvoiceAmount,
            BUILTIN.DF(tran.createdBy) as ProcessorUser,
            BUILTIN.DF(tran.approvalStatus) as ApprovalStatusText,
            tran.approvalStatus as ApprovalStatusId,
            tran.status as StatusId,
            tran.terms as TermsId,
            BUILTIN.DF(tran.terms) as TermsName
        FROM
            Transaction AS tran
        WHERE
            tran.type = 'VendBill'
            AND tran.lastModifiedDate BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
    """
    df_bills = execute_suiteql(vendor_bill_query)
    if df_bills.empty:
        print(class="hl-string">"No vendor bills found for the specified date range. Exiting.")
        return
    
    bill_ids = class="hl-string">','.join(df_bills[class="hl-string">'TransactionId'].astype(str).tolist())
    print(fclass="hl-string">"Found {len(df_bills)} vendor bills.")

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Fetch System Notes for status changes
    print(class="hl-string">"\n--- Step 2: Fetching System Notes for status changes ---")
    system_notes_query = fclass="hl-string">"""
        SELECT
            transactionId,
            field,
            newValue,
            oldValue,
            date as EventTime
        FROM
            SystemNote
        WHERE
            transactionId IN ({bill_ids})
            AND field IN ('transaction.approvalstatus', 'transaction.status')
    """
    df_notes = execute_suiteql(system_notes_query)
    print(fclass="hl-string">"Found {len(df_notes)} relevant system notes.")

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch PO Links
    print(class="hl-string">"\n--- Step 3: Fetching Purchase Order Links ---")
    po_link_query = fclass="hl-string">"""
        SELECT DISTINCT
            vb.ID as BillId,
            po.tranId as PurchaseOrderNumber
        FROM
            Transaction AS vb
            JOIN TransactionLine AS vbl ON vb.ID = vbl.Transaction
            JOIN Transaction AS po ON vbl.purchaseOrder = po.ID
        WHERE
            vb.ID IN ({bill_ids})
    """
    df_po = execute_suiteql(po_link_query)
    df_po.rename(columns={class="hl-string">'BillId': class="hl-string">'TransactionId'}, inplace=True)
    print(fclass="hl-string">"Found {len(df_po)} PO links.")

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Fetch Payments
    print(class="hl-string">"\n--- Step 4: Fetching Payment Information ---")
    payment_query = fclass="hl-string">"""
        SELECT
            link.prevtranid AS BillId,
            pymt.tranDate AS PaymentDate,
            pymt.ID AS PaymentId
        FROM
            NextTransactionLineLink AS link
            JOIN Transaction AS pymt ON link.nexttranid = pymt.ID
        WHERE
            link.prevtranid IN ({bill_ids})
            AND pymt.type = 'VendPymt'
    """
    df_payments = execute_suiteql(payment_query)
    df_payments.rename(columns={class="hl-string">'BillId': class="hl-string">'TransactionId'}, inplace=True)
    print(fclass="hl-string">"Found {len(df_payments)} payment applications.")

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 5. Fetch Credit Memo Applications
    print(class="hl-string">"\n--- Step 5: Fetching Credit Memo Applications ---")
    credit_query = fclass="hl-string">"""
        SELECT
            link.prevtranid AS BillId,
            credit.tranDate AS CreditApplyDate
        FROM
            NextTransactionLineLink AS link
            JOIN Transaction AS credit ON link.nexttranid = credit.ID
        WHERE
            link.prevtranid IN ({bill_ids})
            AND credit.type = 'VendCred'
    """
    df_credits = execute_suiteql(credit_query)
    df_credits.rename(columns={class="hl-string">'BillId': class="hl-string">'TransactionId'}, inplace=True)
    print(fclass="hl-string">"Found {len(df_credits)} credit memo applications.")

    class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Event Log Generation ---
    print(class="hl-string">"\n--- Step 6: Generating Event Log ---")
    event_log = []
    source_system = class="hl-string">"NetSuite SuiteTalk API"

    for _, bill in df_bills.iterrows():
        base_event = {
            class="hl-string">'Invoice': bill[class="hl-string">'Invoice'],
            class="hl-string">'SourceSystem': source_system,
            class="hl-string">'LastDataUpdate': bill[class="hl-string">'LastDataUpdate'],
            class="hl-string">'VendorName': bill[class="hl-string">'VendorName'],
            class="hl-string">'InvoiceAmount': bill[class="hl-string">'InvoiceAmount'],
            class="hl-string">'InvoiceDueDate': bill[class="hl-string">'InvoiceDueDate'],
            class="hl-string">'ProcessorUser': bill[class="hl-string">'ProcessorUser'],
            class="hl-string">'Approver': None, class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder, can be enriched from workflow data if available
        }

        po_info = df_po[df_po[class="hl-string">'TransactionId'] == bill[class="hl-string">'TransactionId']]
        base_event[class="hl-string">'PurchaseOrderNumber'] = po_info[class="hl-string">'PurchaseOrderNumber'].iloc[0] if not po_info.empty else None

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Vendor Bill Created
        event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Vendor Bill Created', class="hl-string">'EventTime': bill[class="hl-string">'CreatedDate']})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: PO Matching Attempted (inferred at creation if PO exists)
        if base_event[class="hl-string">'PurchaseOrderNumber'] is not None:
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'PO Matching Attempted', class="hl-string">'EventTime': bill[class="hl-string">'CreatedDate']})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from System Notes
        notes = df_notes[df_notes[class="hl-string">'transactionId'] == bill[class="hl-string">'TransactionId']].sort_values(class="hl-string">'EventTime')
        for _, note in notes.iterrows():
            activity = None
            if note[class="hl-string">'field'] == class="hl-string">'transaction.approvalstatus':
                if note[class="hl-string">'newValue'] == class="hl-string">'Pending Approval': activity = class="hl-string">'Approval Submitted'
                elif note[class="hl-string">'newValue'] == class="hl-string">'Approved': 
                    activity = class="hl-string">'Invoice Approved'
                    event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Posted To GL', class="hl-string">'EventTime': note[class="hl-string">'EventTime']})
                elif note[class="hl-string">'newValue'] == class="hl-string">'Rejected': activity = class="hl-string">'Invoice Rejected'
                elif note[class="hl-string">'oldValue'] == class="hl-string">'Pending Approval' and note[class="hl-string">'newValue'] != class="hl-string">'Approved': activity = class="hl-string">'Invoice Re-Routed For Approval'
            
            if note[class="hl-string">'field'] == class="hl-string">'transaction.status' and note[class="hl-string">'newValue'] == class="hl-string">'Paid In Full':
                activity = class="hl-string">'Invoice Closed'

            class=class="hl-string">"hl-comment"># Logic for discrepancy is highly custom. We infer it from a move to a non-standard approval status like class="hl-string">'On Hold'.
            class=class="hl-string">"hl-comment"># This requires knowing the specific numeric ID for such a status.
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Example: elif note[class="hl-string">'field'] == class="hl-string">'transaction.approvalstatus' and note[class="hl-string">'newValueId'] == class="hl-string">'[Your_On_Hold_Status_ID]': activity = class="hl-string">'Discrepancy Identified'

            if activity:
                event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': activity, class="hl-string">'EventTime': note[class="hl-string">'EventTime']})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Payment Activities
        payments = df_payments[df_payments[class="hl-string">'TransactionId'] == bill[class="hl-string">'TransactionId']]
        if not payments.empty:
            first_payment = payments.sort_values(class="hl-string">'PaymentDate').iloc[0]
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Scheduled', class="hl-string">'EventTime': first_payment[class="hl-string">'PaymentDate']}) class=class="hl-string">"hl-comment"># Simplified: using payment date for schedule
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Executed', class="hl-string">'EventTime': first_payment[class="hl-string">'PaymentDate']})

            class=class="hl-string">"hl-comment"># Derived Payment Events
            payment_date = pd.to_datetime(first_payment[class="hl-string">'PaymentDate'])
            due_date = pd.to_datetime(bill[class="hl-string">'InvoiceDueDate'])
            if due_date and payment_date > due_date:
                event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Late Payment Identified', class="hl-string">'EventTime': first_payment[class="hl-string">'PaymentDate']})
            
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Early payment requires discount date from terms, which needs another join. Simplified for this example.
            class=class="hl-string">"hl-comment"># If you query class="hl-string">'discountdate' from the transaction you can compare it here.
            class=class="hl-string">"hl-comment"># For example: if pd.to_datetime(bill[class="hl-string">'discountdate']) and payment_date <= pd.to_datetime(bill[class="hl-string">'discountdate']):
            class=class="hl-string">"hl-comment">#    event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Early Payment Captured', class="hl-string">'EventTime': first_payment[class="hl-string">'PaymentDate']})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Credit Memo Activity
        credits = df_credits[df_credits[class="hl-string">'TransactionId'] == bill[class="hl-string">'TransactionId']]
        for _, credit in credits.iterrows():
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Credit Memo Applied', class="hl-string">'EventTime': credit[class="hl-string">'CreditApplyDate']})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Finalize DataFrame
    df_event_log = pd.DataFrame(event_log)
    df_event_log.sort_values(by=[class="hl-string">'Invoice', class="hl-string">'EventTime'], inplace=True)
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Save to CSV
    output_filename = class="hl-string">'netsuite_ap_event_log.csv'
    df_event_log.to_csv(output_filename, index=False)
    print(fclass="hl-string">"\nExtraction complete. Event log saved to {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    main()

Étapes

Activez SuiteScript : accédez à Setup > Company > Enable Features. Dans l’onglet SuiteCloud, vérifiez que Server SuiteScript est activé.
Créez le fichier de script : copiez le code JavaScript complet de la section de requête ci-dessous et enregistrez-le dans un fichier .js (par exemple, processmind_ap_extraction.js).
Importez le script dans File Cabinet : dans NetSuite, accédez à Documents > Files > SuiteScripts. Créez un dossier (par exemple, ProcessMind), puis importez le fichier .js créé.
Créez l’enregistrement du script : accédez à Customization > Scripting > Scripts > New. Sélectionnez le fichier que vous venez d’importer, puis cliquez sur Create Script Record. Nommez le script (par exemple, « ProcessMind AP Extraction »), attribuez-lui un identifiant (par exemple, _pm_ap_extraction), puis enregistrez-le.
Définissez les paramètres du script : dans la page de l’enregistrement du script, accédez au sous-onglet Parameters. Créez les paramètres suivants :
- custscript_pm_start_date : libellé Start Date, type Date.
- custscript_pm_end_date : libellé End Date, type Date.
- custscript_pm_folder_id : libellé Target Folder ID, type Integer Number. Il s’agit de l’identifiant interne du dossier File Cabinet où le résultat sera enregistré.
- custscript_pm_subsidiary_id : libellé Subsidiary ID (Optional), type Integer Number.
Déployez le script : cliquez sur le bouton Deploy Script dans la page de l’enregistrement du script. Sélectionnez Scheduled Script, puis cliquez sur Save.
Configurez le déploiement : dans la page Script Deployment, attribuez un identifiant au déploiement (par exemple, _pm_ap_extraction_deployment). Pour les premiers essais, définissez le statut sur Not Scheduled.
Définissez la planification : dans le sous-onglet Schedule, configurez la fréquence de l’extraction. Pour une première exécution, vous pouvez la lancer manuellement une seule fois. Pour les extractions régulières, choisissez une fréquence quotidienne ou hebdomadaire, en dehors des heures de pointe.
Définissez les paramètres d’exécution : dans le sous-onglet Parameters du déploiement, indiquez les dates de début et de fin ainsi que l’identifiant du dossier cible pour l’extraction.
Exécutez le script et récupérez le fichier : pour le lancer manuellement, enregistrez le déploiement avec le statut Not Scheduled, puis cliquez sur Save and Execute. Suivez la progression dans Customization > Scripting > Script Execution Logs. Une fois l’exécution terminée, accédez au dossier cible dans File Cabinet pour télécharger le journal d’événements au format CSV.
Mettez le fichier au format ProcessMind : vérifiez que le fichier CSV téléchargé comporte les en-têtes prévus dans le script (Invoice, ActivityName, EventTime, etc.). Il est alors prêt à être importé dans ProcessMind.

Configuration

Prérequis : un rôle utilisateur NetSuite autorisé à créer et exécuter des SuiteScripts, à accéder aux enregistrements Vendor Bill et Vendor Payment, et à consulter System Notes.
Paramètres du script : les paramètres de déploiement permettent de configurer et de réutiliser le script sans modifier le code :
- Start Date et End Date : définissent la période de traitement des factures à partir de leur date de création. Pour le chargement initial, une période de 6 à 12 mois est recommandée. Pour les chargements différentiels suivants, vous pouvez choisir les 7 derniers jours.
- Target Folder ID : indique l’identifiant interne du dossier NetSuite File Cabinet où le fichier CSV sera enregistré. Ce dossier doit être créé au préalable.
- Subsidiary ID (Optional) : dans un compte OneWorld, ce paramètre limite l’extraction à une filiale précise. Laissez-le vide pour inclure toutes les filiales auxquelles l’utilisateur a accès.
Performances : dans les environnements où le volume de transactions est élevé (plus de 50 000 factures par mois), un script Map/Reduce peut mieux convenir pour éviter de dépasser les limites d’utilisation. Planifiez son exécution en dehors des heures ouvrées afin de limiter les effets sur les performances.
Champs personnalisés : si votre processus d’approbation ou d’autres données clés reposent sur des champs ou des enregistrements personnalisés, modifiez les filtres et les colonnes de la recherche enregistrée dans le script pour y inclure les identifiants internes de ces éléments.

Exemple de requête javascript

/**
 * @NApiVersion 2.1
 * @NScriptType ScheduledScript
 * @NModuleScope SameAccount
 */

/*

ProcessMind NetSuite AP Invoice Extraction Script

This script extracts Accounts Payable invoice processing events from NetSuite.
It queries Vendor Bill and related transaction data, formats it into a single event log, and saves it as a CSV file in the File Cabinet.

Script Parameters:
- custscript_pm_start_date: (Date) The start date for the query window (based on bill creation date).
- custscript_pm_end_date: (Date) The end date for the query window.
- custscript_pm_folder_id: (Integer) The internal ID of the File Cabinet folder to save the CSV file in.
- custscript_pm_subsidiary_id: (Integer, Optional) The internal ID of the subsidiary to filter on.

*/

define(['N/search', 'N/runtime', 'N/file', 'N/format', 'N/log'], (search, runtime, file, format, log) => {

    const execute = (context) => {
        log.debug('Script Execution Started', 'Starting AP Invoice event log extraction.');

        const script = runtime.getCurrentScript();
        const startDate = script.getParameter({ name: 'custscript_pm_start_date' });
        const endDate = script.getParameter({ name: 'custscript_pm_end_date' });
        const folderId = script.getParameter({ name: 'custscript_pm_folder_id' });
        const subsidiaryId = script.getParameter({ name: 'custscript_pm_subsidiary_id' });

        if (!startDate || !endDate || !folderId) {
            log.error('Missing Parameters', 'Start Date, End Date, and Folder ID are required.');
            return;
        }

        let allEvents = [];
        const now = new Date();

        // Helper to format date/time for CSV
        const formatDateTime = (dateStr) => {
            if (!dateStr) return '';
            try {
                const parsedDate = format.parse({ value: dateStr, type: format.Type.DATETIME });
                return format.format({ value: parsedDate, type: format.Type.DATETIMETZ });
            } catch (e) {
                return dateStr; // Fallback for simple date strings
            }
        };

        // Helper function to run a search and format results
        const runSearchAndCollectEvents = (config) => {
            log.debug('Running Search', `Activity: ${config.activityName}`);
            const searchObj = search.create({
                type: config.type,
                filters: config.filters,
                columns: config.columns
            });

            const pagedData = searchObj.runPaged({ pageSize: 1000 });
            pagedData.pageRanges.forEach(pageRange => {
                const page = pagedData.fetch({ index: pageRange.index });
                page.data.forEach(result => {
                    allEvents.push({
                        'Invoice': result.getValue(config.mapping.Invoice) || '',
                        'ActivityName': config.activityName,
                        'EventTime': formatDateTime(result.getValue(config.mapping.EventTime)) || '',
                        'SourceSystem': 'NetSuite',
                        'LastDataUpdate': format.format({ value: now, type: format.Type.DATETIMETZ }),
                        'VendorName': result.getText(config.mapping.VendorName) || result.getValue(config.mapping.VendorName) || '',
                        'InvoiceAmount': result.getValue(config.mapping.InvoiceAmount) || '',
                        'PurchaseOrderNumber': result.getText(config.mapping.PurchaseOrderNumber) || result.getValue(config.mapping.PurchaseOrderNumber) || '',
                        'ProcessorUser': result.getText(config.mapping.ProcessorUser) || '',
                        'Approver': result.getText(config.mapping.Approver) || '',
                        'InvoiceDueDate': result.getValue(config.mapping.InvoiceDueDate) || ''
                    });
                });
            });
            log.debug('Search Complete', `Found ${allEvents.length} total events so far.`);
        };

        // Common filters
        let baseBillFilters = [
            ['mainline', 'is', 'T'], 'AND',
            ['type', 'anyof', 'VendBill'], 'AND',
            ['datecreated', 'within', startDate, endDate]
        ];
        if (subsidiaryId) {
            baseBillFilters.push('AND', ['subsidiary', 'anyof', subsidiaryId]);
        }

        // --- Define Search Configurations for each Activity ---

        const searchConfigs = [
            // 1. Vendor Bill Created
            {
                activityName: 'Vendor Bill Created',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters,
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'datecreated', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'createdby', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: 'datecreated', VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', ProcessorUser: 'createdby', InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 2. PO Matching Attempted (Inferred from System Notes on first PO application)
            {
                activityName: 'PO Matching Attempted',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['systemnotes.field', 'is', 'appliedtotransaction'], 'AND', ['systemnotes.newvalue', 'contains', 'Purchase Order']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'date', join: 'systemNotes', sort: search.Sort.ASC, label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'createdby', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' }),
                    search.createColumn({ name: 'appliedtotransaction', label: 'PurchaseOrderNumber' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'date', join: 'systemNotes'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', ProcessorUser: 'createdby', InvoiceDueDate: 'duedate', PurchaseOrderNumber: 'appliedtotransaction' }
            },
            // 3. Discrepancy Identified (Uses a placeholder for custom status, e.g., 'On Hold')
            {
                activityName: 'Discrepancy Identified',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['systemnotes.field', 'is', 'approvalstatus'], 'AND', ['systemnotes.newvalue', 'is', '[On Hold]']]), // Placeholder: Replace '[On Hold]' with your actual status text
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'date', join: 'systemNotes', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'name', join: 'systemNotes', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'date', join: 'systemNotes'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', ProcessorUser: search.createColumn({name: 'name', join: 'systemNotes'}), InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 4. Approval Submitted & 5. Invoice Re-Routed For Approval
            {
                activityName: 'Approval Submitted', // This will capture initial and subsequent submissions
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['systemnotes.field', 'is', 'approvalstatus'], 'AND', ['systemnotes.newvalue', 'is', 'Pending Approval']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'date', join: 'systemNotes', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'name', join: 'systemNotes', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'date', join: 'systemNotes'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', ProcessorUser: search.createColumn({name: 'name', join: 'systemNotes'}), InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 6. Invoice Approved & 8. Invoice Posted to GL
            {
                activityName: 'Invoice Approved', // Approval event often coincides with posting
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['systemnotes.field', 'is', 'approvalstatus'], 'AND', ['systemnotes.newvalue', 'is', 'Approved']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'date', join: 'systemNotes', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'name', join: 'systemNotes', label: 'Approver' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'date', join: 'systemNotes'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', Approver: search.createColumn({name: 'name', join: 'systemNotes'}), InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 7. Invoice Rejected
            {
                activityName: 'Invoice Rejected',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['systemnotes.field', 'is', 'approvalstatus'], 'AND', ['systemnotes.newvalue', 'is', 'Rejected']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'date', join: 'systemNotes', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'name', join: 'systemNotes', label: 'Approver' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'date', join: 'systemNotes'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', Approver: search.createColumn({name: 'name', join: 'systemNotes'}), InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 9. Payment Scheduled
            {
                activityName: 'Payment Scheduled',
                type: 'vendorpayment',
                filters: [['mainline', 'is', 'T'], 'AND', ['type', 'anyof', 'VendPymt'], 'AND', ['appliedtotransaction.type', 'anyof', 'VendBill'], 'AND', ['appliedToTransaction.datecreated', 'within', startDate, endDate]],
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', join: 'appliedToTransaction', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'datecreated', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', join: 'appliedToTransaction', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'createdby', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', join: 'appliedToTransaction', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: search.createColumn({name: 'tranid', join: 'appliedToTransaction'}), EventTime: 'datecreated', VendorName: 'entity', InvoiceAmount: search.createColumn({name: 'total', join: 'appliedToTransaction'}), ProcessorUser: 'createdby', InvoiceDueDate: search.createColumn({name: 'duedate', join: 'appliedToTransaction'}) }
            },
            // 10. Payment Executed
            {
                activityName: 'Payment Executed',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['payingtransaction.trandate', 'isnotempty', '']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'trandate', join: 'payingTransaction', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'createdby', join: 'payingTransaction', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'trandate', join: 'payingTransaction'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', ProcessorUser: search.createColumn({name: 'createdby', join: 'payingTransaction'}), InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 11. Invoice Closed
            {
                activityName: 'Invoice Closed',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['systemnotes.field', 'is', 'Status'], 'AND', ['systemnotes.newvalue', 'is', 'Vendor Bill : Paid in Full']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'date', join: 'systemNotes', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'name', join: 'systemNotes', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'date', join: 'systemNotes'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', ProcessorUser: search.createColumn({name: 'name', join: 'systemNotes'}), InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 12. Early Payment Captured
            {
                activityName: 'Early Payment Captured',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['payingtransaction.trandate', 'isnotempty', ''], 'AND', ['formuladate: {payingtransaction.trandate} <= {discountdate}', 'is', '1']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'trandate', join: 'payingTransaction', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'trandate', join: 'payingTransaction'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 13. Late Payment Identified
            {
                activityName: 'Late Payment Identified',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['payingtransaction.trandate', 'isnotempty', ''], 'AND', ['formuladate: {payingtransaction.trandate} > {duedate}', 'is', '1']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'trandate', join: 'payingTransaction', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'trandate', join: 'payingTransaction'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 14. Credit Memo Applied
            {
                activityName: 'Credit Memo Applied',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['applyingtransaction.type', 'anyof', 'VendCred']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'trandate', join: 'applyingTransaction', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'createdby', join: 'applyingTransaction', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'trandate', join: 'applyingTransaction'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', ProcessorUser: search.createColumn({name: 'createdby', join: 'applyingTransaction'}), InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
        ];

        // Execute all searches
        searchConfigs.forEach(config => {
            try {
                runSearchAndCollectEvents(config);
            } catch (e) {
                log.error(`Search Failed for ${config.activityName}`, e);
            }
        });

        // Convert to CSV and save
        if (allEvents.length > 0) {
            const headers = Object.keys(allEvents[0]);
            let csvContent = headers.join(',') + '\n';
            allEvents.forEach(event => {
                const row = headers.map(header => {
                    let value = event[header] ? event[header].toString() : '';
                    // Escape commas and quotes
                    if (value.includes(',') || value.includes('"') || value.includes('\n')) {
                        value = '"' + value.replace(/"/g, '""') + '"';
                    }
                    return value;
                });
                csvContent += row.join(',') + '\n';
            });

            const fileName = `ProcessMind_AP_EventLog_${new Date().toISOString().slice(0, 10)}.csv`;
            const csvFile = file.create({
                name: fileName,
                fileType: file.Type.CSV,
                contents: csvContent,
                folder: folderId
            });
            const fileId = csvFile.save();
            log.audit('File Created', `Successfully created file ${fileName} with ID ${fileId} in folder ${folderId}.`);
        } else {
            log.audit('No Events Found', 'No events found for the specified criteria.');
        }

        log.debug('Script Execution Finished', `Processed a total of ${allEvents.length} events.`);
    };

    return { execute };
});

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