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Votre modèle de données pour le traitement des paiements fournisseurs

Sage Intacct

Attributs du traitement des paiements fournisseurs(19) Activités du traitement des paiements fournisseurs(13) Guides d’extraction(2)

Votre modèle de données pour le traitement des paiements fournisseurs

Ce modèle fournit un cadre complet pour cartographier le parcours de vos factures fournisseurs dans Sage Intacct. Il précise les données et les jalons de processus nécessaires pour repérer les goulots d’étranglement et optimiser les cycles de paiement. En suivant ce guide, vous pourrez vous assurer que votre journal d’événements contient toutes les informations nécessaires à une analyse approfondie en Process Mining.

Champs de données essentiels pour Sage Intacct
Jalons de processus normalisés
Instructions d’extraction détaillées

Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

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Attributs du traitement des paiements fournisseurs

Ce tableau présente les champs de données recommandés à inclure dans votre journal d’événements pour analyser votre processus de paiement de manière complète.

5 Obligatoire 9 Recommandé 5 Facultatif

	Nom	Description
	Horodatage de l’événement EventTime	Date et heure précises auxquelles une activité a eu lieu.
Description Cet attribut enregistre le moment exact où un événement s’est produit. Il sert de base à tous les calculs de durée, notamment le temps de cycle moyen des factures et la durée moyenne d’approbation. Des horodatages exacts sont essentiels pour repérer les goulots d’étranglement dans le Dashboard de performance du flux d’approbation. Pourquoi est-ce important ? Nécessaire pour ordonner les événements et calculer la durée entre les étapes du processus. Où trouver ces données Horodatages de création ou de modification des transactions dans les tables sources Exemples 2023-10-12T08:30:00Z2023-10-12T14:45:12Z2023-10-15T09:15:00Z
	Nom de l’activité ActivityName	Action ou événement précis du cycle de vie de la facture.
Description Cet attribut indique le nom de l’étape en cours, par exemple « Facture créée », « Facture approuvée » ou « Paiement comptabilisé ». Il est indispensable pour reconstituer le flux du processus et visualiser l’ordre des événements dans le Dashboard de répartition du temps de cycle de bout en bout. Pourquoi est-ce important ? Définit les étapes de la cartographie du processus et est indispensable à toute analyse de Process Mining. Où trouver ces données Journaux de piste d’audit ou tables d’historique des transactions du système Exemples Brouillon de facture crééFacture approuvéePaiement généré
	Numéro de facture InvoiceNumber	Identifiant unique du document de facture fournisseur.
Description Le numéro de facture constitue l’identifiant de référence du cas pour ce processus. Il regroupe de manière unique tous les événements associés à une facture fournisseur, ce qui permet d’analyser son parcours de bout en bout, de sa réception à son règlement. Dans Sage Intacct, il correspond généralement au numéro de document ou au numéro d’enregistrement de l’objet AP Bill. Pourquoi est-ce important ? Il s’agit de la clé fondamentale qui relie toutes les activités du processus à un même cas. Où trouver ces données Objet AP Bill de Sage Intacct, champ DOCNUMBER ou RECORDNO Exemples INV-2023-001988722-AFEB-23-991
	Dernière mise à jour des données LastDataUpdate	Horodatage de la dernière extraction ou actualisation de l’enregistrement.
Description Cet attribut indique la date de la dernière synchronisation des données avec la plateforme de Process Mining. Il aide à évaluer leur fraîcheur dans des Dashboards comme Optimisation des lots de paiement et garantit que l’analyse reflète l’état le plus récent du grand livre des comptes fournisseurs. Pourquoi est-ce important ? Champ technique nécessaire aux chargements incrémentiels et au contrôle de l’actualité des données. Où trouver ces données Heure système au moment de l’extraction des données Exemples 2023-11-01T12:00:00Z2023-11-02T01:00:00Z
	Système source SourceSystem	Nom du système à l’origine de l’événement.
Description Cet attribut indique l’origine des données, généralement « Sage Intacct » pour ce processus. Toutefois, si les factures proviennent d’outils de reconnaissance optique de caractères ou de plateformes d’approvisionnement externes, ce champ permet de distinguer les sources de données dans la vue d’ensemble de la conformité et des risques. Pourquoi est-ce important ? Assure la traçabilité de la provenance des données, en particulier dans les environnements comportant plusieurs systèmes. Où trouver ces données Renseigné en dur lors de l’extraction ou déduit des paramètres de connexion Exemples Sage IntacctBill.comExpensify
	Date d’échéance DueDate	Date limite contractuelle de paiement.
Description Cet attribut indique la date à laquelle le paiement doit être effectué pour éviter les pénalités. Il sert de référence au KPI de pourcentage de paiements à temps. L’analyse des paiements effectués après cette date met en évidence les écarts de conformité et les risques pour les relations avec les fournisseurs. Pourquoi est-ce important ? Référence pour évaluer le respect des délais et des SLA. Où trouver ces données Objet AP Bill de Sage Intacct, champ WHENDUE Exemples 2023-11-012023-11-15
	Date de la facture InvoiceDate	Date d’émission de la facture par le fournisseur.
Description Cet attribut correspond à la date figurant sur la facture. Associé à la date de paiement, il permet de calculer le temps de cycle de bout en bout. Un écart important entre la date de facture et la date de saisie peut révéler des retards au courrier ou lors de la numérisation. Pourquoi est-ce important ? Point de départ de l’analyse de l’ancienneté et du calcul des délais de paiement. Où trouver ces données Objet AP Bill de Sage Intacct, champ WHENTOCREATE ou DATECREATED Exemples 2023-10-012023-10-05
	Date de paiement PaymentDate	Date à laquelle le paiement a été effectué.
Description Cet attribut enregistre l’horodatage final du règlement. Il sert à calculer le temps de cycle et est comparé à la date d’échéance pour établir le KPI de pourcentage de paiements à temps. Pourquoi est-ce important ? Marque la fin du cycle principal du processus. Où trouver ces données Détail du paiement AP de Sage Intacct, champ WHENPAID Exemples 2023-11-052023-11-10
	Montant de la facture InvoiceAmount	Montant total de la facture.
Description Cet attribut représente le montant total dû pour le cas concerné. Le Dashboard de détection des doublons s’en sert pour repérer les factures présentant le même montant et le même identifiant fournisseur. Il permet également de filtrer l’analyse selon la valeur des transactions. Pourquoi est-ce important ? Indispensable à l’analyse de l’impact financier et à l’évaluation des risques. Où trouver ces données Objet AP Bill de Sage Intacct, champ TOTALENTERED ou TOTALDUE Exemples 1500.00250.5010000.00
	Nom du fournisseur VendorName	Nom du fournisseur ou prestataire de services qui émet la facture.
Description Cet attribut identifie le tiers auquel le paiement est dû. Il constitue une dimension principale du Dashboard de prévisibilité des paiements fournisseurs : les analystes peuvent ainsi regrouper les indicateurs de performance par fournisseur et repérer les relations à risque ou les interventions manuelles fréquentes. Pourquoi est-ce important ? Essentiel pour segmenter l’analyse selon les performances et les pratiques des fournisseurs. Où trouver ces données Objet AP Bill de Sage Intacct, champ VENDORNAME Exemples Acme CorpGlobal Services IncOffice Depot
	Numéro de commande d’achat PurchaseOrderNumber	Numéro de référence de la commande d’achat associée.
Description Cet attribut relie la facture au document d’approvisionnement correspondant. Il est essentiel au Dashboard d’efficacité du rapprochement à trois voies ainsi qu’à l’analyse de la conformité des commandes d’achat et des dépenses sans commande. Une valeur nulle indique une dépense sans commande d’achat. Pourquoi est-ce important ? Permet de distinguer les factures associées à une commande d’achat de celles qui ne le sont pas, pour l’analyse de conformité. Où trouver ces données Objet AP Bill de Sage Intacct, champ PONUMBER ou lien vers le document associé Exemples PO-9912PO-1002null
	Service Department	Service interne responsable de la dépense.
Description Cet attribut classe la facture par centre de coûts ou fonction de l’entreprise. Le Dashboard d’analyse des variations du processus permet de repérer les services confrontés à des retards d’approbation ou à davantage de reprises que la moyenne de l’organisation. Pourquoi est-ce important ? Permet d’examiner les données par entité et d’analyser les causes profondes. Où trouver ces données Objet AP Bill de Sage Intacct, champ DEPTID ou DEPTNAME Exemples Services informatiquesMarketingOpérations
	Statut de la facture InvoiceStatus	État actuel de la facture dans le système.
Description Cet attribut indique le statut actuel dans le système, par exemple comptabilisée, payée ou brouillon. Il permet de filtrer les cas en cours et les cas terminés dans le Dashboard de répartition du temps de cycle de bout en bout. Pourquoi est-ce important ? Permet de connaître rapidement l’état du cas. Où trouver ces données Objet AP Bill de Sage Intacct, champ STATE Exemples ComptabiliséePayéeBrouillonPartiellement payée
	Utilisateur ayant créé la facture CreatedBy	Identifiant de l’utilisateur qui a saisi la facture.
Description Cet attribut identifie la personne à l’origine du cas. L’analyse des interventions manuelles et des points de contact permet de repérer les besoins de formation des utilisateurs qui doivent souvent corriger des données ou créent fréquemment des doublons. Pourquoi est-ce important ? Permet d’analyser la performance des ressources et de repérer les besoins de formation. Où trouver ces données Objet AP Bill de Sage Intacct, champ CREATEDBY Exemples jsmithap_automation_botmdoe
	Associée à une commande d’achat IsPOBacked	Indique si la facture est associée à une commande d’achat.
Description Cet attribut indique si la facture a suivi les procédures d’approvisionnement habituelles. Il constitue le filtre principal du KPI de taux de conformité des commandes d’achat et permet de distinguer les dépenses ponctuelles des dépenses encadrées. Pourquoi est-ce important ? Permet de distinguer les parcours du processus. Où trouver ces données Calcul : PurchaseOrderNumber n’est pas nul Exemples truefalse
	Conditions de paiement PaymentTerms	Conditions convenues concernant les délais de paiement et les remises.
Description Cet attribut décrit la règle de calcul de la date d’échéance et de la date limite pour bénéficier d’une remise, par exemple Net 30 ou 2/10 Net 30. Il est essentiel au Dashboard d’analyse des remises pour paiement anticipé, qui permet de repérer les factures ouvrant droit à des économies non réalisées. Pourquoi est-ce important ? Éléments de contexte pour analyser les stratégies de trésorerie et les remises manquées. Où trouver ces données Objet AP Bill de Sage Intacct, champ TERMNAME Exemples Net 30Payable à réception2/10 Net 30
	Paiement en retard IsPaidLate	Indique si la date de paiement est postérieure à la date d’échéance.
Description Cet attribut booléen est calculé en comparant la date de paiement à la date d’échéance. Il sert de filtre direct pour le KPI de pourcentage de paiements à temps et permet d’isoler les cas problématiques dans le Dashboard de prévisibilité des paiements fournisseurs. Pourquoi est-ce important ? Facilite le filtrage des manquements aux SLA. Où trouver ces données Calcul : PaymentDate > DueDate Exemples truefalse
	Statut de blocage HoldStatus	Indique si le paiement de la facture est actuellement bloqué.
Description Cet attribut signale les cas suspendus du traitement des paiements. Le Dashboard de suivi de l’impact des blocages de paiement permet ainsi de repérer les cas qui restent bloqués. Pourquoi est-ce important ? Repère les goulots d’étranglement qui nécessitent une intervention immédiate. Où trouver ces données Objet AP Bill de Sage Intacct, champ ONHOLD Exemples truefalse
	Unité opérationnelle BusinessUnit	Entité juridique ou site associé à la facture.
Description Cet attribut distingue les filiales et les sites. Il est essentiel à la vue d’ensemble de la conformité et des risques, qui compare le respect du processus entre les différentes entités géographiques ou juridiques de l’organisation. Pourquoi est-ce important ? Indispensable aux comparaisons entre entités. Où trouver ces données Objet AP Bill de Sage Intacct, champ LOCATIONID ou ENTITY Exemples États-Unis-SiègeEMEA-LondresAPAC-Singapour

Obligatoire Recommandé Facultatif

Activités du traitement des paiements fournisseurs

Voici les étapes et les jalons essentiels à suivre pour découvrir le processus avec précision et repérer les retards de paiement.

6 Recommandé 7 Facultatif

	Activité	Description
	Brouillon de facture créé	Création initiale de l’enregistrement de facture fournisseur dans Sage Intacct, généralement à l’état Brouillon. Cette étape marque le point d’entrée des données de facture, avant leur approbation ou leur comptabilisation.
Pourquoi est-ce important ? Cette étape établit le premier horodatage du temps de cycle du processus et marque le début de l’enregistrement de la dette. Où trouver ces données Interrogez la piste d’audit de l’objet APBILL pour trouver l’action « Create » ou l’horodatage initial de création de l’enregistrement. Données à recueillir Enregistré lors de la création initiale de l’enregistrement APBILL Type d’événement explicit
	Facture approuvée	Action d’approbation distincte enregistrée dans le flux de travail prévu à cet effet. Elle indique qu’un utilisateur disposant des autorisations nécessaires a approuvé la facture pour paiement.
Pourquoi est-ce important ? Indispensable pour calculer l’indicateur « Durée moyenne d’approbation » et repérer les blocages lors de la validation par la direction. Où trouver ces données Interrogez le journal « Examine Approval History » associé à la facture fournisseur pour repérer les actions « Approved ». Données à recueillir Enregistré lors de l’exécution de l’action d’approbation Type d’événement explicit
	Facture comptabilisée	Étape à laquelle la facture est enregistrée dans le grand livre général. Dans les systèmes sans flux de travail d’approbation, elle peut avoir lieu en même temps que la soumission.
Pourquoi est-ce important ? Indique que la dette est officiellement inscrite dans les comptes. Où trouver ces données Interrogez la piste d’audit APBILL pour repérer le changement d’état vers « Posted ». Données à recueillir Enregistré lors de la comptabilisation de la transaction dans le grand livre général Type d’événement explicit
	Facture rapprochée avec le bon de commande	Indique la création d’une facture fournisseur par conversion ou association à un bon de commande ou à une réception. Cette activité permet d’évaluer l’efficacité du rapprochement à trois pièces.
Pourquoi est-ce important ? Indispensable pour calculer l’indicateur « Taux de rapprochement en une seule passe » et déterminer si les dépenses respectent les règles relatives aux bons de commande. Où trouver ces données Vérifiez dans l’objet APBILL que le champ « createdfrom » ou « source_id » contient une valeur, ce qui indique un lien avec une transaction d’approvisionnement. Données à recueillir Comparez l’identifiant de l’enregistrement à celui de la transaction source Type d’événement inferred
	Facture soumise	Passage de la facture de l’état Brouillon à l’état Soumis, ce qui déclenche le flux de travail d’approbation. Cette étape marque la fin de la saisie des données et le début du cycle d’approbation.
Pourquoi est-ce important ? Indispensable pour distinguer la durée de saisie des données de la durée d’approbation dans l’analyse des temps de cycle. Où trouver ces données Déduisez cette étape de la piste d’audit APBILL lorsque le champ State passe de « Draft » à « Submitted » ou « Pending Approval ». Données à recueillir Comparez le champ d’état avant et après Type d’événement inferred
	Paiement généré	Création de l’enregistrement de paiement (chèque, ACH ou EFT) associé à la facture. C’est à ce moment que le transfert de fonds est lancé dans le système.
Pourquoi est-ce important ? Horodatage de référence pour calculer le « Temps de cycle moyen d’une facture » et le « Pourcentage de paiements effectués dans les délais ». Où trouver ces données Repérez la création d’un enregistrement APPYMT associé à l’APBILL. Utilisez la date de création de l’objet de paiement. Données à recueillir Enregistré lors de la création de l’enregistrement APPYMT Type d’événement explicit
	Facture débloquée	Levée du blocage de paiement, qui permet à la facture d’être sélectionnée pour paiement. Cette étape marque la résolution du litige ou du problème.
Pourquoi est-ce important ? Marque la fin d’une période de blocage et la reprise du processus standard. Où trouver ces données Déduisez cette étape de la piste d’audit APBILL lorsque le booléen « On Hold » ou le champ d’état passe à false. Données à recueillir Comparez le champ d’état avant et après Type d’événement inferred
	Facture mise à jour	Enregistre les modifications apportées à l’en-tête ou aux lignes de facture après sa création initiale. Une fréquence élevée de cette activité peut indiquer des reprises manuelles ou des erreurs d’extraction des données.
Pourquoi est-ce important ? Indispensable pour calculer le « Taux de traitement sans intervention » et repérer les boucles inefficaces de correction manuelle des données. Où trouver ces données Interrogez l’historique d’audit APBILL pour repérer les actions « Update » effectuées par un utilisateur avant la comptabilisation. Données à recueillir Enregistré lors de la modification de la transaction Type d’événement explicit
	Facture mise en attente	Application d’un blocage de paiement ou de l’état « On Hold » à la facture. Celle-ci ne peut alors plus être sélectionnée pour le traitement du paiement.
Pourquoi est-ce important ? Influe directement sur le « Délai de résolution du blocage de paiement » et met en évidence les retards dans le processus de paiement. Où trouver ces données Déduisez cette étape de la piste d’audit APBILL lorsque le booléen « On Hold » ou le champ d’état passe à true. Données à recueillir Comparez le champ d’état avant et après Type d’événement inferred
	Facture refusée	Enregistre le refus de la facture par un approbateur, qui la renvoie à l’état Brouillon ou à un état partiellement approuvé. Cela peut indiquer une boucle dans le processus ou un problème de qualité des données.
Pourquoi est-ce important ? Met en évidence les points de blocage du flux de travail et contribue au calcul des reprises. Où trouver ces données Interrogez le journal « Examine Approval History » associé à la facture fournisseur pour repérer les actions « Declined » ou « Rejected ». Données à recueillir Enregistré lors de l’exécution de l’action de refus Type d’événement explicit
	Facture sélectionnée pour paiement	Ajout de la facture à un lot de paiements ou à une sélection de paiements. Son état passe généralement à « Selected », ce qui l’exclut des autres lots de paiements.
Pourquoi est-ce important ? Permet d’analyser l’« Optimisation des lots de paiements » et le délai entre la décision de payer et l’émission effective du chèque. Où trouver ces données Déduisez cette étape du passage de l’état APBILL à « Selected » ou à un état équivalent, à la suite de l’action effectuée dans l’écran « Pay Bills ». Données à recueillir Comparez le champ d’état avant et après Type d’événement inferred
	Paiement annulé	Annulation d’un paiement précédemment généré. La dette de la facture est alors rétablie et le processus de paiement doit recommencer.
Pourquoi est-ce important ? Permet de repérer les défaillances importantes en aval du processus, lorsque des paiements sont générés puis annulés. Où trouver ces données Interrogez l’objet APPYMT pour repérer l’état « Void » ou « Voided » et l’horodatage associé. Données à recueillir Enregistré lors de l’annulation de la transaction Type d’événement explicit
	Paiement rapproché	Confirmation que le paiement a été compensé par la banque, enregistrée lors du rapprochement bancaire dans la gestion de trésorerie.
Pourquoi est-ce important ? Fournit le « Temps de cycle de bout en bout » du point de vue de la trésorerie et confirme que les fonds ont effectivement quitté le compte. Où trouver ces données Vérifiez l’état de rapprochement ou le champ « Cleared Date » de l’objet APPYMT ou de la transaction de gestion de trésorerie associée. Données à recueillir Comparez l’état de rapprochement Type d’événement inferred

Recommandé Facultatif

Guides d’extraction

Comment récupérer vos données depuis Sage Intacct

Étapes

Préparez la vue des factures fournisseurs Connectez-vous à Sage Intacct, puis accédez à Accounts Payable > All tab > Bills. Sélectionnez « Create New View ». Nommez la vue « Process Mining - Bills Extraction ». Sélectionnez les colonnes suivantes dans cet ordre : Invoice Number (Doc Number), Vendor Name, Date Created, Date Posted, Due Date, Total Amount, State, Currency, PO Number, Department, Created By, On Hold, Description, Record No (System ID). Définissez des filtres pour exclure les factures « Draft » si vous souhaitez uniquement les données comptabilisées, ou ne définissez aucun filtre pour couvrir l’ensemble du cycle. Vérifiez que la période couvre votre analyse (par exemple, Date Created = Last 365 Days). Enregistrez la vue.
Exportez les données des factures fournisseurs Ouvrez la vue « Process Mining - Bills Extraction ». Cliquez sur le bouton « Export », puis sélectionnez le format « CSV ». Enregistrez le fichier sous le nom « AP_Bills.csv ».
Préparez la vue des paiements comptabilisés Accédez à Accounts Payable > All tab > Posted Payments. Créez une vue intitulée « Process Mining - Payments ». Sélectionnez les colonnes suivantes : Check/Payment Number, Payment Date, Vendor Name, Transaction Amount, Payment Method, State (Void/Cleared), Date Reconciled, Bill Number (Reference), Record No. Enregistrez la vue.
Exportez les données de paiement Ouvrez la vue « Process Mining - Payments ». Cliquez sur « Export », puis sélectionnez « CSV ». Enregistrez le fichier sous le nom « AP_Payments.csv ».
Facultatif : piste d’audit de l’historique du flux de travail Les vues personnalisées standard d’Intacct n’affichent que l’état actuel et la date de la dernière modification. Pour récupérer les événements historiques, comme « Invoice Declined », ou les dates et heures précises d’approbation, vous devez exporter l’historique d’audit. Accédez à Reports > Setup > Audit Trail. Configurez la piste d’audit pour l’objet « AP Bill ». Sélectionnez les types d’action suivants : Add, Modify, Approve, Decline. Exportez ce rapport sous le nom « AP_Audit_History.csv ».
Exécutez le script de transformation Utilisez le script Python fourni dans la section Query pour fusionner ces fichiers. Le script importe « AP_Bills.csv », « AP_Payments.csv » et, si vous le souhaitez, « AP_Audit_History.csv » afin de générer la structure de journal d’événements requise.
Vérifiez et mettez en forme les données Ouvrez le fichier « Event_Log_Output.csv » généré. Vérifiez que « EventTime » respecte le format ISO 8601 (YYYY-MM-DD HH:MM:SS). Vérifiez que « InvoiceNumber » est renseigné sur toutes les lignes. Importez le fichier CSV final dans ProcessMind.

Configuration

Configuration de la vue : vérifiez que le paramètre « Number of records » est suffisamment élevé pour inclure toutes les transactions, ou utilisez la fonction d’export « Next Page » si une limite s’applique.
Gestion des dates : Intacct exporte les dates selon le format local de l’utilisateur (par exemple, MM/DD/YYYY). Le script de transformation suppose le format américain standard. Adaptez-le si votre profil utilisateur utilise le format DD/MM/YYYY.
Autorisations sur les champs : vérifiez que l’utilisateur qui crée la vue dispose des autorisations « List » et « View » sur Accounts Payable Bills et Posted Payments.
Granularité historique : sans export de la piste d’audit, les activités comme « Invoice Approved » s’appuieront sur la date « Date Posted » comme approximation, et « Invoice Updated » ne reflétera que la date de la dernière modification.
Filtrage : appliquez un filtre sur « Date Created » >= [Start Date] pour limiter le volume de données. Évitez de filtrer sur « State », sauf si vous souhaitez précisément exclure les enregistrements annulés ou historiques.

Exemple de requête python

import pandas as pd
import numpy as np
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># CONFIGURATION
class=class="hl-string">"hl-comment"># Update these filenames to match your exported files
FILE_BILLS = class="hl-string">'AP_Bills.csv'
FILE_PAYMENTS = class="hl-string">'AP_Payments.csv'
class=class="hl-string">"hl-comment"># Set to None if Audit History is unavailable
FILE_AUDIT = class="hl-string">'AP_Audit_History.csv' 

class=class="hl-string">"hl-comment"># COLUMNS MAPPING (Adjust based on your View column headers)
COL_BILL_NUM = class="hl-string">'Invoice Number'
COL_VENDOR = class="hl-string">'Vendor Name'
COL_AMOUNT = class="hl-string">'Total Amount'
COL_CREATED = class="hl-string">'Date Created'
COL_POSTED = class="hl-string">'Date Posted'
COL_DUE = class="hl-string">'Due Date'
COL_STATE = class="hl-string">'State'
COL_PO = class="hl-string">'PO Number'
COL_HOLD = class="hl-string">'On Hold'

COL_PAY_DATE = class="hl-string">'Payment Date'
COL_PAY_REF = class="hl-string">'Check/Payment Number'
COL_PAY_BILL_REF = class="hl-string">'Bill Number'
COL_PAY_STATE = class="hl-string">'State'

class=class="hl-string">"hl-comment"># OUTPUT STRUCTURE
event_log_columns = [
    class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'SourceSystem', 
    class="hl-string">'LastDataUpdate', class="hl-string">'VendorName', class="hl-string">'InvoiceAmount', class="hl-string">'PurchaseOrderNumber', 
    class="hl-string">'InvoiceDate', class="hl-string">'DueDate', class="hl-string">'InvoiceStatus'
]

def run_extraction():
    events = []
    current_time = datetime.now().isoformat()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. LOAD BILLS
    try:
        df_bills = pd.read_csv(FILE_BILLS)
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Clean formatting (remove currency symbols if present)
        df_bills[COL_AMOUNT] = df_bills[COL_AMOUNT].replace(class="hl-string">'[\\$,]', class="hl-string">'', regex=True).astype(float)
    except FileNotFoundError:
        print(class="hl-string">'Bills file not found.')
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. LOAD PAYMENTS
    try:
        df_pay = pd.read_csv(FILE_PAYMENTS)
    except FileNotFoundError:
        print(class="hl-string">'Payments file not found.')
        df_pay = pd.DataFrame()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># PROCESSING BILLS
    for index, row in df_bills.iterrows():
        invoice_num = str(row[COL_BILL_NUM])
        vendor = row[COL_VENDOR]
        amount = row[COL_AMOUNT]
        po_num = str(row[COL_PO]) if pd.notna(row[COL_PO]) else None
        due_date = row[COL_DUE]
        status = row[COL_STATE]

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Common attributes for this invoice
        base_attr = {
            class="hl-string">'InvoiceNumber': invoice_num,
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': current_time,
            class="hl-string">'VendorName': vendor,
            class="hl-string">'InvoiceAmount': amount,
            class="hl-string">'PurchaseOrderNumber': po_num,
            class="hl-string">'DueDate': due_date,
            class="hl-string">'InvoiceStatus': status
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Draft Created
        if pd.notna(row[COL_CREATED]):
            events.append({**base_attr, 
                           class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Draft Created', 
                           class="hl-string">'EventTime': row[COL_CREATED], 
                           class="hl-string">'InvoiceDate': row[COL_CREATED]})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Matched to PO
        if po_num and pd.notna(row[COL_CREATED]):
            events.append({**base_attr, 
                           class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Matched to PO', 
                           class="hl-string">'EventTime': row[COL_CREATED], 
                           class="hl-string">'InvoiceDate': row[COL_CREATED]})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Posted
        if pd.notna(row[COL_POSTED]):
            events.append({**base_attr, 
                           class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Posted', 
                           class="hl-string">'EventTime': row[COL_POSTED]})
            class=class="hl-string">"hl-comment"># In standard views, Posted often implies Submission and Approval if no audit trail
            class=class="hl-string">"hl-comment"># We generate proxy events if Audit Trail is missing
            if not FILE_AUDIT:
                events.append({**base_attr, 
                               class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Submitted', 
                               class="hl-string">'EventTime': row[COL_POSTED]})
                events.append({**base_attr, 
                               class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Approved', 
                               class="hl-string">'EventTime': row[COL_POSTED]})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Placed on Hold
        if str(row[COL_HOLD]).lower() in [class="hl-string">'true', class="hl-string">'yes', class="hl-string">'on hold']:
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Time is approximate (Last Modified) as View doesn't track hold time
             events.append({**base_attr, 
                            class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Placed on Hold', 
                            class="hl-string">'EventTime': row.get(class="hl-string">'Date Modified', row[COL_CREATED])})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># PROCESSING PAYMENTS
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Intacct payment export might list multiple bills per check line or require join logic
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming direct link via Bill Number
    if not df_pay.empty:
        for index, row in df_pay.iterrows():
            bill_ref = str(row[COL_PAY_BILL_REF])
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Only process if this payment links to a bill we know
            class=class="hl-string">"hl-comment"># (In a real scenario, merge on Bill Number)
            
            pay_attr = {
                class="hl-string">'InvoiceNumber': bill_ref,
                class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
                class="hl-string">'LastDataUpdate': current_time,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Generated',
                class="hl-string">'EventTime': row[COL_PAY_DATE]
            }
            events.append(pay_attr)
            
            if str(row[COL_PAY_STATE]).lower() == class="hl-string">'void':
                events.append({**pay_attr, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Voided', class="hl-string">'EventTime': row[COL_PAY_DATE]})
                
            if class="hl-string">'Date Reconciled' in row and pd.notna(row[class="hl-string">'Date Reconciled']):
                events.append({**pay_attr, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Reconciled', class="hl-string">'EventTime': row[class="hl-string">'Date Reconciled']})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. OUTPUT
    df_events = pd.DataFrame(events)
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Ensure dates are ISO format
    df_events[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df_events[class="hl-string">'EventTime']).dt.strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S')
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Final Select
    df_final = df_events[event_log_columns]
    df_final.to_csv(class="hl-string">'Event_Log_Output.csv', index=False)
    print(fclass="hl-string">'Successfully exported {len(df_final)} events.')

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    run_extraction()

Étapes

Ouvrez une session Web Services : authentifiez-vous auprès du point de terminaison Sage Intacct Web Services 3.0 à l’aide de votre Sender ID, Password, Company ID, User ID et User Password afin d’obtenir un identifiant de session.
Identifiez les objets nécessaires : extrayez les données de trois objets principaux pour couvrir l’ensemble du cycle : APBILL (en-têtes de facture), APPYMTDETAIL (détails de paiement associés aux factures) et AUDITTRAIL (historique du flux de travail).
Extrayez les données d’en-tête des factures : utilisez la méthode readByQuery sur l’objet APBILL. Sélectionnez les champs RECORDNO, DOCNUMBER, WHENCREATED, WHENPOSTED, STATE, VENDORNAME, TOTALENTERED, PONUMBER, DUE_DATE. Filtrez par période à l’aide de WHENCREATED.
Extrayez les données de paiement : utilisez readByQuery sur APPYMTDETAIL. Sélectionnez RECORDNO, WHENCREATED, PAYMENTDATE, TRX_AMOUNT, DOCNUMBER (référence de paiement) et BILLRECORDNO (clé étrangère vers APBILL). Récupérez le statut ou la date CLEARED si ces informations sont disponibles pour le rapprochement.
Extrayez l’historique d’audit : utilisez readByQuery sur l’objet AUDITTRAIL. Filtrez les enregistrements où OBJECTTYPE = 'APBILL'. Cette étape est essentielle pour récupérer les événements d’approbation, de refus, de mise en attente et d’annulation, qui ne sont pas enregistrés sous forme d’horodatages dans la table d’en-tête. Sélectionnez OBJECTKEY, LOGTYPE, MESSAGE, WHENDOCCURRED et USERID.
Préparez les données : chargez les réponses XML/JSON de ces trois appels API dans une base de données intermédiaire (SQL Server, Snowflake, Postgres, etc.). L’API ne permet pas d’effectuer des jointures ou des unions complexes en un seul appel. La transformation doit donc avoir lieu après l’extraction.
Exécutez le script de transformation : lancez le script SQL fourni dans la section Query sur vos tables intermédiaires. Il combine les données statiques des en-têtes avec le journal d’audit des transactions pour créer un journal d’événements unique.
Vérifiez les types d’activité : recherchez dans les résultats les mots-clés présents dans les messages de la piste d’audit, comme Approved ou Declined, et vérifiez que votre logique de correspondance des chaînes couvre les formulations propres à votre configuration Intacct.
Formatez les dates : vérifiez que la colonne EventTime respecte le format ISO 8601 (YYYY-MM-DD THH:MM:SS) lors de l’export final.
Exportez le journal d’événements : exportez le résultat de la requête SQL au format CSV ou Parquet pour l’importer dans ProcessMind.

Configuration

Point de terminaison API : https://api.intacct.com/ia/xml/xmlgw.phtml
Méthode : readByQuery (Web Services 3.0)
Taille des pages : définissez pagesize sur 1000 (maximum recommandé) pour réduire le nombre de requêtes HTTP. Utilisez resultId dans une boucle pour récupérer les pages suivantes.
Filtrage par date : utilisez les opérateurs SQL standard (>=, <, AND) dans votre chaîne de requête pour filtrer les colonnes WHENCREATED et limiter la période d’extraction (par exemple, les 365 derniers jours).
Autorisations : l’utilisateur chargé de l’extraction doit disposer des autorisations « List » et « View » sur Accounts Payable, ainsi que de l’autorisation « Audit Trail », souvent accessible dans Platform Services ou les paramètres Company Admin.
Liaison des objets : APBILL.RECORDNO est la clé primaire à joindre à APPYMTDETAIL.BILLRECORDNO et AUDITTRAIL.OBJECTKEY.

Exemple de requête sql

/* 
  PROCESSMIND TRANSFORMATION SCRIPT
  Prerequisite: Data from APBILL, APPYMTDETAIL, and AUDITTRAIL 
  must be extracted via API and staged in tables with those names.
*/

/* 1. Invoice Draft Created */
SELECT
    H.DOCNUMBER AS InvoiceNumber,
    'Invoice Draft Created' AS ActivityName,
    H.WHENCREATED AS EventTime,
    'Sage Intacct' AS SourceSystem,
    GETDATE() AS LastDataUpdate,
    H.VENDORNAME AS VendorName,
    H.TOTALENTERED AS InvoiceAmount,
    H.PONUMBER AS PurchaseOrderNumber,
    H.WHENCREATED AS InvoiceDate,
    H.DUE_DATE AS DueDate,
    NULL AS Department,
    H.CREATEDBY AS CreatedBy,
    H.STATE AS InvoiceStatus,
    NULL AS PaymentDate
FROM APBILL H

UNION ALL

/* 2. Invoice Matched to PO (Derived from existence of PO Number at creation) */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Invoice Matched to PO',
    H.WHENCREATED, -- Occurs effectively at creation if PO links
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    H.TOTALENTERED,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    H.CREATEDBY,
    H.STATE,
    NULL
FROM APBILL H
WHERE H.PONUMBER IS NOT NULL AND H.PONUMBER <> ''

UNION ALL

/* 3. Invoice Posted (Header Timestamp) */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Invoice Posted',
    H.WHENPOSTED,
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    H.TOTALENTERED,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    H.CREATEDBY,
    H.STATE,
    NULL
FROM APBILL H
WHERE H.WHENPOSTED IS NOT NULL

UNION ALL

/* 4. Payment Generated */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Payment Generated',
    P.WHENCREATED,
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    P.TRX_AMOUNT,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    P.CREATEDBY,
    H.STATE,
    P.PAYMENTDATE
FROM APPYMTDETAIL P
JOIN APBILL H ON P.BILLRECORDNO = H.RECORDNO

UNION ALL

/* 5. Payment Reconciled */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Payment Reconciled',
    P.WHENCLEARED,
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    P.TRX_AMOUNT,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    P.CREATEDBY,
    H.STATE,
    P.PAYMENTDATE
FROM APPYMTDETAIL P
JOIN APBILL H ON P.BILLRECORDNO = H.RECORDNO
WHERE P.WHENCLEARED IS NOT NULL

UNION ALL

/* 6. Workflow Activities from Audit Trail */
/* Covers: Updated, Submitted, Approved, Declined, Hold, Released, Voided, Selected */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    CASE 
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Submitted%' THEN 'Invoice Submitted'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Approved%' THEN 'Invoice Approved'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Declined%' THEN 'Invoice Declined'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Hold%' AND A.LOGTYPE = 'Add' THEN 'Invoice Placed on Hold'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Hold%' AND A.LOGTYPE = 'Remove' THEN 'Invoice Released from Hold'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Voided%' THEN 'Payment Voided'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Selected for payment%' THEN 'Invoice Selected for Payment'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Modified%' THEN 'Invoice Updated'
        ELSE 'System Activity'
    END AS ActivityName,
    A.WHENDOCCURRED AS EventTime,
    'Sage Intacct' AS SourceSystem,
    GETDATE() AS LastDataUpdate,
    H.VENDORNAME,
    H.TOTALENTERED,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    A.USERID AS CreatedBy,
    H.STATE,
    NULL
FROM AUDITTRAIL A
JOIN APBILL H ON A.OBJECTKEY = CAST(H.RECORDNO AS VARCHAR(50))
WHERE A.OBJECTTYPE = 'APBILL'
  AND (
       A.MESSAGE LIKE '%Submitted%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Approved%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Declined%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Hold%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Voided%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Selected for payment%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Modified%'
  )
  /* Exclude creation updates to avoid duplication with Invoice Draft Created */
  AND NOT (A.MESSAGE LIKE '%Modified%' AND ABS(DATEDIFF(second, A.WHENDOCCURRED, H.WHENCREATED)) < 60)

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