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Votre template de données pour le traitement des paiements fournisseurs

Sage Intacct

Attributs du traitement des paiements fournisseurs (19) Activités du traitement des paiements fournisseurs (13) Guides d'extraction (2)

Votre template de données pour le traitement des paiements fournisseurs

Ce template fournit un cadre complet pour cartographier votre processus de paiement fournisseurs dans Sage Intacct. Il présente les points de données et les jalons de processus nécessaires pour identifier les goulots d'étranglement et optimiser vos cycles de paiement. En suivant ce guide, vous vous assurez que votre Event Log contient toutes les informations nécessaires à une analyse approfondie en Process Mining.

Champs de données essentiels pour Sage Intacct
Jalons de processus standardisés
Instructions d'extraction détaillées

Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

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Attributs du traitement des paiements fournisseurs

Ce tableau présente les champs de données recommandés à inclure dans votre journal d’événements pour permettre une analyse complète de votre processus de paiement.

5 Obligatoire 9 Recommandé 5 Facultatif

	Nom	Description
	Horodatage de l’événement EventTime	Date et heure précises auxquelles une activité s’est produite.
Description Cet attribut enregistre le moment exact où un événement s’est produit. Il sert de base à tous les calculs temporels, notamment le temps de cycle moyen d’une facture et la durée moyenne d’approbation. Des horodatages précis sont essentiels pour identifier les goulots d’étranglement dans le Dashboard de performance du flux de travail d’approbation. Pourquoi c’est important Nécessaire pour ordonner les événements et calculer les durées entre les étapes du processus. Où les obtenir Horodatages de création ou de modification des transactions dans les tables sources Exemples 2023-10-12T08:30:00Z2023-10-12T14:45:12Z2023-10-15T09:15:00Z
	Nom de l’activité ActivityName	Action ou événement précis intervenant dans le cycle de vie de la facture.
Description Cet attribut enregistre le nom de l’étape exécutée, par exemple « Invoice Created », « Invoice Approved » ou « Payment Posted ». Il est indispensable pour reconstituer le flux du processus et visualiser la séquence des événements dans le Dashboard End to End Cycle Time Distribution. Pourquoi c’est important Définit les étapes de la cartographie du processus et est obligatoire pour toute analyse de Process Mining. Où les obtenir Journaux de piste d’audit ou tables d’historique des transactions du système Exemples Brouillon de facture crééFacture approuvéePaiement généré
	Numéro de facture InvoiceNumber	Identifiant unique du document de facture fournisseur.
Description Le numéro de facture constitue l’identifiant de référence de chaque cas dans ce processus. Il regroupe de manière unique tous les événements associés à une même facture fournisseur et permet d’analyser son parcours complet, de la réception au règlement. Dans Sage Intacct, il correspond généralement au numéro de document ou au numéro d’enregistrement de l’objet AP Bill. Pourquoi c’est important Il s’agit de la clé fondamentale qui relie toutes les activités du processus à une même instance de cas. Où les obtenir Objet AP Bill de Sage Intacct, champ DOCNUMBER ou RECORDNO Exemples INV-2023-001988722-AFEB-23-991
	Dernière mise à jour des données LastDataUpdate	Horodatage de la dernière extraction ou actualisation de l’enregistrement.
Description Cet attribut indique la dernière synchronisation des données avec la plateforme de Process Mining. Il aide les utilisateurs à évaluer l’actualité des données présentées dans des Dashboards tels que Payment Batch Optimization et garantit que l’analyse reflète l’état le plus récent du grand livre fournisseurs. Pourquoi c’est important Champ technique requis pour les chargements incrémentiels et les contrôles d’actualité des données. Où les obtenir Heure système au moment de l’extraction des données Exemples 2023-11-01T12:00:00Z2023-11-02T01:00:00Z
	Système source SourceSystem	Nom du système à l’origine de l’événement.
Description Cet attribut identifie l’origine des données, généralement « Sage Intacct » pour ce processus. Toutefois, si les factures sont importées depuis des outils d’OCR ou des plateformes d’achats externes, ce champ permet de distinguer les sources de données dans le Dashboard Compliance and Risk Overview. Pourquoi c’est important Garantit la traçabilité de la provenance des données, notamment dans les environnements multi-systèmes. Où les obtenir Valeur codée en dur lors de l’extraction ou dérivée des paramètres de connexion Exemples Sage IntacctBill.comExpensify
	Date d’échéance DueDate	Date limite contractuelle de paiement.
Description Cet attribut indique la date à laquelle le paiement doit être effectué pour éviter les pénalités. Il sert de dénominateur au KPI On-Time Payment Percentage. L’analyse des paiements effectués après cette date révèle les écarts de Conformité et les risques pour la relation avec les fournisseurs. Pourquoi c’est important Référence pour évaluer le respect des délais et des SLA. Où les obtenir Objet AP Bill de Sage Intacct, champ WHENDUE Exemples 2023-11-012023-11-15
	Date de la facture InvoiceDate	Date d’émission de la facture par le fournisseur.
Description Cet attribut correspond à la date du document indiquée sur la facture physique. Il est utilisé avec la Payment Date pour calculer le End to End Cycle Time. Un écart important entre la Invoice Date et la date de saisie peut révéler des retards au courrier ou à la numérisation. Pourquoi c’est important Point de départ de l’analyse de l’ancienneté et du calcul des délais de paiement. Où les obtenir Objet AP Bill de Sage Intacct, champ WHENTOCREATE ou DATECREATED Exemples 2023-10-012023-10-05
	Date de paiement PaymentDate	Date à laquelle le paiement a été exécuté.
Description Cet attribut enregistre l’horodatage final du règlement financier. Il sert à calculer le temps de cycle et est comparé à la Due Date pour le KPI On-Time Payment Percentage. Pourquoi c’est important Marque la fin du cycle principal du processus. Où les obtenir Sage Intacct AP Payment Detail, champ WHENPAID Exemples 2023-11-052023-11-10
	Montant de la facture InvoiceAmount	Valeur monétaire totale de la facture.
Description Cet attribut représente l’engagement financier total associé au cas. Il est utilisé dans le Dashboard Duplicate Submission Detection pour repérer les factures présentant des montants et des identifiants fournisseurs identiques. Il permet également de filtrer l’analyse selon les transactions de montant élevé ou faible. Pourquoi c’est important Essentiel pour analyser l’impact financier et évaluer les risques. Où les obtenir Objet AP Bill de Sage Intacct, champ TOTALENTERED ou TOTALDUE Exemples 1500.00250.5010000.00
	Nom du fournisseur VendorName	Nom du fournisseur ou du prestataire de services qui émet la facture.
Description Cet attribut identifie l’entité externe à laquelle le paiement est dû. Il constitue une dimension principale du Dashboard Vendor Payment Predictability, qui permet aux analystes de regrouper les indicateurs de performance par fournisseur et d’identifier les relations fournisseurs à risque ou les interventions manuelles fréquentes. Pourquoi c’est important Essentiel pour segmenter l’analyse selon la performance et le comportement des fournisseurs. Où les obtenir Objet AP Bill de Sage Intacct, champ VENDORNAME Exemples Acme CorpGlobal Services IncOffice Depot
	Numéro du bon de commande PurchaseOrderNumber	Numéro de référence du bon de commande associé.
Description Cet attribut relie la facture au document d’achat en amont. Il constitue le principal facteur du Dashboard Three Way Match Efficiency ainsi que de l’analyse PO Compliance and Non PO Spend. Une valeur nulle indique une dépense hors bon de commande. Pourquoi c’est important Distingue les factures associées à un bon de commande des factures hors bon de commande pour l’analyse de la Conformité. Où les obtenir Objet AP Bill de Sage Intacct, champ PONUMBER ou lien vers le document associé Exemples PO-9912PO-1002null
	Service Department	Service interne responsable de la dépense.
Description Cet attribut catégorise la facture par centre de coûts ou fonction métier. Il alimente le Dashboard Process Variation Analysis en mettant en évidence les services confrontés à des retards d’approbation ou à des taux élevés de reprise par rapport à la moyenne de l’organisation. Pourquoi c’est important Permet d’analyser l’organisation en détail et d’identifier les causes profondes. Où les obtenir Objet AP Bill de Sage Intacct, champ DEPTID ou DEPTNAME Exemples Services informatiquesMarketingOpérations
	Statut de la facture InvoiceStatus	État actuel de la facture dans son cycle de vie au sein du système.
Description Cet attribut reflète le statut actuel dans le système, par exemple Posted, Paid ou Draft. Il permet de filtrer les données afin de distinguer les cas actifs des cas terminés dans le Dashboard End to End Cycle Time Distribution. Pourquoi c’est important Identifie rapidement l’état du cas. Où les obtenir Objet AP Bill de Sage Intacct, champ STATE Exemples ComptabiliséePayéeBrouillonPartiellement payée
	Utilisateur à l’origine de la création CreatedBy	Identifiant de l’utilisateur ayant saisi la facture.
Description Cet attribut identifie l’initiateur du cas. Il est utilisé dans l’analyse Manual Intervention and Touchpoints pour repérer les besoins de formation de certains utilisateurs qui doivent fréquemment corriger des données ou génèrent des doublons. Pourquoi c’est important Permet d’analyser la performance des Ressources et d’identifier les besoins de formation. Où les obtenir Objet AP Bill de Sage Intacct, champ CREATEDBY Exemples jsmithap_automation_botmdoe
	Associée à un bon de commande IsPOBacked	Indicateur précisant si la facture est associée à un bon de commande.
Description Cet attribut indique si la facture a suivi les procédures d’achat standard. Il constitue le filtre principal du KPI Purchase Order Compliance Rate et permet de distinguer les dépenses ponctuelles des dépenses encadrées. Pourquoi c’est important Critère essentiel pour analyser les chemins du processus. Où les obtenir Calculé : PurchaseOrderNumber is not null Exemples truefalse
	Conditions de paiement PaymentTerms	Conditions convenues concernant les délais de paiement et les remises.
Description Cet attribut décrit la règle utilisée pour calculer la date d’échéance et la date de remise, par exemple Net 30 ou 2/10 Net 30. Il est indispensable au Dashboard Early Payment Discount Analysis pour identifier les factures qui ouvraient droit à des économies non réalisées. Pourquoi c’est important Contexte nécessaire à l’analyse des stratégies de trésorerie et des possibilités de remise perdues. Où les obtenir Objet AP Bill de Sage Intacct, champ TERMNAME Exemples Net 30À réception2 % à 10 jours, Net 30
	Entité opérationnelle BusinessUnit	Entité juridique ou site associé à la facture.
Description Cet attribut distingue les différentes filiales ou implantations. Il est essentiel au Dashboard Compliance and Risk Overview pour comparer le respect des processus entre les différentes entités géographiques ou juridiques de l’organisation. Pourquoi c’est important Essentiel pour les comparaisons entre plusieurs entités. Où les obtenir Objet AP Bill de Sage Intacct, champ LOCATIONID ou ENTITY Exemples USA-HQEMEA-LondonAPAC-Singapore
	Paiement effectué en retard IsPaidLate	Indicateur précisant si la date de paiement a dépassé la date d’échéance.
Description Cet attribut booléen est calculé en comparant la Payment Date à la Due Date. Il sert de filtre direct pour le KPI On-Time Payment Percentage et permet d’isoler les cas problématiques dans le Dashboard Vendor Payment Predictability. Pourquoi c’est important Simplifie le filtrage des violations de SLA. Où les obtenir Calculé : PaymentDate > DueDate Exemples truefalse
	Statut de blocage HoldStatus	Indique si la facture est actuellement bloquée pour paiement.
Description Cet attribut signale les cas suspendus dans le traitement des paiements. Il alimente le Dashboard Payment Block Impact Monitor en identifiant les cas bloqués. Pourquoi c’est important Identifie les goulots d’étranglement immédiats nécessitant une intervention. Où les obtenir Objet AP Bill de Sage Intacct, champ ONHOLD Exemples truefalse

Obligatoire Recommandé Facultatif

Activités du traitement des paiements fournisseurs

Voici les étapes et jalons essentiels du processus à suivre pour obtenir une découverte précise du processus et identifier les retards de paiement.

6 Recommandé 7 Facultatif

	Activité	Description
	Brouillon de facture créé	La création initiale de l’enregistrement AP Bill dans Sage Intacct, généralement à l’état Draft. Cette étape correspond au point d’entrée des données de la facture, avant son intégration aux flux de travail d’approbation ou de comptabilisation.
Pourquoi c’est important Établit le premier horodatage du délai de traitement et identifie le début de l’enregistrement de la dette. Où les obtenir Interroger la piste d’audit de l’objet APBILL pour l’action « Create » ou pour l’horodatage initial de création de l’enregistrement. Collecte Enregistré lors de la première création de l’enregistrement APBILL Type d’événement explicit
	Facture approuvée	Une action d’approbation distincte enregistrée dans le flux de travail d’approbation désigné. Elle indique qu’un utilisateur disposant de l’autorité nécessaire a autorisé le paiement de la facture.
Pourquoi c’est important Essentiel pour le KPI « Average Approval Duration » et pour identifier les goulots d’étranglement lors de la validation par la direction. Où les obtenir Interroger le journal « Examine Approval History » associé à l’AP Bill afin de rechercher les actions « Approved ». Collecte Enregistré lorsque l’action d’approbation est exécutée Type d’événement explicit
	Facture comptabilisée	Le moment où la facture est comptabilisée dans le General Ledger. Dans les systèmes dépourvus de flux de travail d’approbation, cette étape peut avoir lieu en même temps que la soumission.
Pourquoi c’est important Indique que la dette financière est officiellement comptabilisée dans les livres. Où les obtenir Interroger la piste d’audit APBILL pour rechercher le changement d’état vers « Posted ». Collecte Enregistré lorsque la transaction est comptabilisée dans le GL Type d’événement explicit
	Facture rapprochée avec un bon de commande	Identifie le moment où une facture fournisseur est créée par conversion ou association à un bon de commande ou à une réception. Cette activité valide l’efficacité du rapprochement en trois étapes.
Pourquoi c’est important Essentiel pour le KPI « First-Pass Match Rate » et pour déterminer la conformité aux bons de commande par rapport aux dépenses sans bon de commande. Où les obtenir Vérifier dans l’objet APBILL la présence d’une valeur non nulle dans les champs « createdfrom » ou « source_id », indiquant un lien avec une transaction d’approvisionnement. Collecte Comparer l’identifiant de l’enregistrement à l’identifiant de la transaction source Type d’événement inferred
	Facture soumise	Le passage de la facture de l’état Draft à l’état Submitted, qui déclenche le flux de travail d’approbation. Cette étape marque la fin de la saisie des données et le début du cycle d’approbation.
Pourquoi c’est important Essentiel pour distinguer la durée de la « Data Entry » de celle de l’« Approval » dans l’analyse des délais de traitement. Où les obtenir Déduire cette étape de la piste d’audit APBILL lorsque le champ State passe de « Draft » à « Submitted » ou « Pending Approval ». Collecte Comparer le champ de statut avant et après Type d’événement inferred
	Paiement généré	Création de l’enregistrement Payment, par chèque, ACH ou EFT, associé à la facture. C’est à ce moment que le transfert des fonds est lancé dans le système.
Pourquoi c’est important Horodatage principal pour le « Average Invoice Cycle Time » et le « On-Time Payment Percentage ». Où les obtenir Identifier la création d’un enregistrement APPYMT associé à l’APBILL. Utiliser la date de création de l’objet de paiement. Collecte Enregistré lors de la création de l’enregistrement APPYMT Type d’événement explicit
	Facture libérée de la mise en attente	Suppression du blocage de paiement, permettant à la facture de passer à la sélection pour paiement. Cette étape marque la résolution du litige ou du problème.
Pourquoi c’est important Marque la fin d’une période de blocage et la reprise du flux de processus standard. Où les obtenir Déduire cette étape de la piste d’audit APBILL lorsque le booléen ou le champ de statut « On Hold » passe à false. Collecte Comparer le champ de statut avant et après Type d’événement inferred
	Facture mise à jour	Enregistre les modifications apportées à l’en-tête de la facture ou aux lignes après sa création initiale. Une fréquence élevée de cette activité indique des reprises manuelles ou des erreurs d’extraction des données.
Pourquoi c’est important Essentiel pour calculer le « Touchless Processing Rate » et identifier les boucles inefficaces de correction manuelle des données. Où les obtenir Interroger l’historique d’audit APBILL pour rechercher les actions « Update » effectuées par un utilisateur avant la comptabilisation. Collecte Enregistré lorsque la transaction est modifiée Type d’événement explicit
	Facture mise en attente	Application d’un blocage de paiement ou du statut « On Hold » à la facture. Cela empêche la sélection de la facture pour traitement du paiement.
Pourquoi c’est important Affecte directement le « Payment Block Resolution Time » et visualise les retards dans le processus de paiement. Où les obtenir Déduire cette étape de la piste d’audit APBILL lorsque le booléen ou le champ de statut « On Hold » passe à true. Collecte Comparer le champ de statut avant et après Type d’événement inferred
	Facture refusée	Enregistre le moment où un approbateur rejette la facture et la renvoie à l’état Draft ou à un état partiellement approuvé. Cela indique une boucle de processus ou un problème de qualité des données.
Pourquoi c’est important Met en évidence les points de friction du flux de travail et contribue aux métriques de reprises. Où les obtenir Interroger le journal « Examine Approval History » associé à l’AP Bill pour rechercher les actions « Declined » ou « Rejected ». Collecte Enregistré lorsque l’action de refus est exécutée Type d’événement explicit
	Facture sélectionnée pour paiement	Inclusion de la facture dans un lot de paiement ou une campagne de sélection. Le statut passe généralement à « Selected », ce qui empêche la facture d’être incluse dans d’autres campagnes de paiement.
Pourquoi c’est important Analyse le « Payment Batch Optimization » ainsi que le délai entre la décision de payer et l’émission effective du paiement. Où les obtenir Déduire cette étape du changement de statut APBILL vers « Selected » ou son équivalent, via l’action de l’écran « Pay Bills ». Collecte Comparer le champ de statut avant et après Type d’événement inferred
	Paiement annulé	Annulation d’un paiement précédemment généré. Cette action réouvre la dette de la facture et nécessite de recommencer le processus de paiement.
Pourquoi c’est important Identifier les défaillances graves en aval du processus, lorsque des paiements sont générés puis annulés. Où les obtenir Interroger l’objet APPYMT pour rechercher le statut « Void » ou « Voided » et l’horodatage associé. Collecte Enregistré lors de l’annulation de la transaction Type d’événement explicit
	Paiement rapproché	Confirmation que le paiement a été compensé par la banque, enregistrée lors du rapprochement bancaire dans Cash Management.
Pourquoi c’est important Fournit le « End to End Cycle Time » du point de vue de la trésorerie et confirme que les fonds ont effectivement quitté le compte. Où les obtenir Vérifier le statut de rapprochement ou le champ « Cleared Date » sur l’objet APPYMT ou sur la transaction Cash Management associée. Collecte Comparer le statut de rapprochement Type d’événement inferred

Recommandé Facultatif

Guides d'extraction

Comment extraire vos données de Sage Intacct

Étapes

Préparez la vue AP Bills Connectez-vous à Sage Intacct et accédez à Accounts Payable > onglet All > Bills. Sélectionnez « Create New View ». Nommez la vue « Process Mining - Bills Extraction ». Sélectionnez les colonnes suivantes dans l’ordre : Invoice Number (Doc Number), Vendor Name, Date Created, Date Posted, Due Date, Total Amount, State, Currency, PO Number, Department, Created By, On Hold, Description, Record No (System ID). Définissez des filtres pour exclure les factures à l’état « Draft » si vous souhaitez uniquement les données comptabilisées, ou laissez ce filtre ouvert pour capturer l’ensemble du cycle de vie. Vérifiez que la période couvre celle de votre analyse, par exemple Date Created = Last 365 Days. Enregistrez la vue.
Exportez les données AP Bills Ouvrez la vue « Process Mining - Bills Extraction ». Cliquez sur le bouton « Export » et sélectionnez le format « CSV ». Enregistrez le fichier sous le nom « AP_Bills.csv ».
Préparez la vue Posted Payments Accédez à Accounts Payable > onglet All > Posted Payments. Créez une vue nommée « Process Mining - Payments ». Sélectionnez les colonnes suivantes : Check/Payment Number, Payment Date, Vendor Name, Transaction Amount, Payment Method, State (Void/Cleared), Date Reconciled, Bill Number (Reference), Record No. Enregistrez la vue.
Exportez les données de paiement Ouvrez la vue « Process Mining - Payments ». Cliquez sur « Export » et sélectionnez « CSV ». Enregistrez le fichier sous le nom « AP_Payments.csv ».
Facultatif : piste d’audit de l’historique du flux de travail Les vues personnalisées standard d’Intacct affichent uniquement l’état actuel et la date de la dernière modification. Pour capturer les événements historiques tels que « Invoice Declined » ou les horodatages précis des approbations, vous devez exporter l’historique d’audit. Accédez à Reports > Setup > Audit Trail. Configurez la piste d’audit pour l’objet « AP Bill ». Sélectionnez les types d’action suivants : Add, Modify, Approve, Decline. Exportez ce rapport sous le nom « AP_Audit_History.csv ».
Exécutez le script de transformation Utilisez le script Python fourni dans la section Query pour fusionner ces fichiers. Le script ingère « AP_Bills.csv », « AP_Payments.csv » et, éventuellement, « AP_Audit_History.csv » afin de générer la structure requise pour le journal d’événements.
Vérifiez et formatez les données Ouvrez le fichier « Event_Log_Output.csv » obtenu. Vérifiez que « EventTime » respecte le format ISO 8601 (YYYY-MM-DD HH:MM:SS). Vérifiez que « InvoiceNumber » est renseigné pour toutes les lignes. Importez le fichier CSV final dans ProcessMind.

Configuration

Configuration de la vue : vérifiez que « Number of records » est suffisamment élevé dans les paramètres de la vue pour capturer toutes les transactions, ou utilisez la fonction d'export « Next Page » si une limite s'applique.
Gestion des dates : Intacct exporte les dates au format local de l'utilisateur, par exemple MM/DD/YYYY. Le script de transformation suppose un format américain standard ; adaptez-le si le profil utilisateur utilise le format DD/MM/YYYY.
Autorisations sur les champs : vérifiez que l'utilisateur qui crée la vue dispose des autorisations « List » et « View » sur Accounts Payable Bills et Posted Payments.
Granularité historique : sans export de l'Audit Trail, les activités telles que « Invoice Approved » s'appuieront sur « Date Posted » comme valeur de substitution, tandis que « Invoice Updated » ne reflétera que la dernière modification.
Filtrage : appliquez un filtre sur « Date Created » >= [Start Date] afin de limiter le volume de données. Évitez de filtrer sur « State », sauf si vous souhaitez précisément exclure les enregistrements annulés ou historiques.

a Exemple de requête python

import pandas as pd
import numpy as np
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># CONFIGURATION
class=class="hl-string">"hl-comment"># Update these filenames to match your exported files
FILE_BILLS = class="hl-string">'AP_Bills.csv'
FILE_PAYMENTS = class="hl-string">'AP_Payments.csv'
class=class="hl-string">"hl-comment"># Set to None if Audit History is unavailable
FILE_AUDIT = class="hl-string">'AP_Audit_History.csv' 

class=class="hl-string">"hl-comment"># COLUMNS MAPPING (Adjust based on your View column headers)
COL_BILL_NUM = class="hl-string">'Invoice Number'
COL_VENDOR = class="hl-string">'Vendor Name'
COL_AMOUNT = class="hl-string">'Total Amount'
COL_CREATED = class="hl-string">'Date Created'
COL_POSTED = class="hl-string">'Date Posted'
COL_DUE = class="hl-string">'Due Date'
COL_STATE = class="hl-string">'State'
COL_PO = class="hl-string">'PO Number'
COL_HOLD = class="hl-string">'On Hold'

COL_PAY_DATE = class="hl-string">'Payment Date'
COL_PAY_REF = class="hl-string">'Check/Payment Number'
COL_PAY_BILL_REF = class="hl-string">'Bill Number'
COL_PAY_STATE = class="hl-string">'State'

class=class="hl-string">"hl-comment"># OUTPUT STRUCTURE
event_log_columns = [
    class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'SourceSystem', 
    class="hl-string">'LastDataUpdate', class="hl-string">'VendorName', class="hl-string">'InvoiceAmount', class="hl-string">'PurchaseOrderNumber', 
    class="hl-string">'InvoiceDate', class="hl-string">'DueDate', class="hl-string">'InvoiceStatus'
]

def run_extraction():
    events = []
    current_time = datetime.now().isoformat()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. LOAD BILLS
    try:
        df_bills = pd.read_csv(FILE_BILLS)
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Clean formatting (remove currency symbols if present)
        df_bills[COL_AMOUNT] = df_bills[COL_AMOUNT].replace(class="hl-string">'[\\$,]', class="hl-string">'', regex=True).astype(float)
    except FileNotFoundError:
        print(class="hl-string">'Bills file not found.')
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. LOAD PAYMENTS
    try:
        df_pay = pd.read_csv(FILE_PAYMENTS)
    except FileNotFoundError:
        print(class="hl-string">'Payments file not found.')
        df_pay = pd.DataFrame()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># PROCESSING BILLS
    for index, row in df_bills.iterrows():
        invoice_num = str(row[COL_BILL_NUM])
        vendor = row[COL_VENDOR]
        amount = row[COL_AMOUNT]
        po_num = str(row[COL_PO]) if pd.notna(row[COL_PO]) else None
        due_date = row[COL_DUE]
        status = row[COL_STATE]

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Common attributes for this invoice
        base_attr = {
            class="hl-string">'InvoiceNumber': invoice_num,
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': current_time,
            class="hl-string">'VendorName': vendor,
            class="hl-string">'InvoiceAmount': amount,
            class="hl-string">'PurchaseOrderNumber': po_num,
            class="hl-string">'DueDate': due_date,
            class="hl-string">'InvoiceStatus': status
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Draft Created
        if pd.notna(row[COL_CREATED]):
            events.append({**base_attr, 
                           class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Draft Created', 
                           class="hl-string">'EventTime': row[COL_CREATED], 
                           class="hl-string">'InvoiceDate': row[COL_CREATED]})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Matched to PO
        if po_num and pd.notna(row[COL_CREATED]):
            events.append({**base_attr, 
                           class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Matched to PO', 
                           class="hl-string">'EventTime': row[COL_CREATED], 
                           class="hl-string">'InvoiceDate': row[COL_CREATED]})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Posted
        if pd.notna(row[COL_POSTED]):
            events.append({**base_attr, 
                           class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Posted', 
                           class="hl-string">'EventTime': row[COL_POSTED]})
            class=class="hl-string">"hl-comment"># In standard views, Posted often implies Submission and Approval if no audit trail
            class=class="hl-string">"hl-comment"># We generate proxy events if Audit Trail is missing
            if not FILE_AUDIT:
                events.append({**base_attr, 
                               class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Submitted', 
                               class="hl-string">'EventTime': row[COL_POSTED]})
                events.append({**base_attr, 
                               class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Approved', 
                               class="hl-string">'EventTime': row[COL_POSTED]})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Placed on Hold
        if str(row[COL_HOLD]).lower() in [class="hl-string">'true', class="hl-string">'yes', class="hl-string">'on hold']:
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Time is approximate (Last Modified) as View doesn't track hold time
             events.append({**base_attr, 
                            class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Placed on Hold', 
                            class="hl-string">'EventTime': row.get(class="hl-string">'Date Modified', row[COL_CREATED])})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># PROCESSING PAYMENTS
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Intacct payment export might list multiple bills per check line or require join logic
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming direct link via Bill Number
    if not df_pay.empty:
        for index, row in df_pay.iterrows():
            bill_ref = str(row[COL_PAY_BILL_REF])
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Only process if this payment links to a bill we know
            class=class="hl-string">"hl-comment"># (In a real scenario, merge on Bill Number)
            
            pay_attr = {
                class="hl-string">'InvoiceNumber': bill_ref,
                class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
                class="hl-string">'LastDataUpdate': current_time,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Generated',
                class="hl-string">'EventTime': row[COL_PAY_DATE]
            }
            events.append(pay_attr)
            
            if str(row[COL_PAY_STATE]).lower() == class="hl-string">'void':
                events.append({**pay_attr, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Voided', class="hl-string">'EventTime': row[COL_PAY_DATE]})
                
            if class="hl-string">'Date Reconciled' in row and pd.notna(row[class="hl-string">'Date Reconciled']):
                events.append({**pay_attr, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Reconciled', class="hl-string">'EventTime': row[class="hl-string">'Date Reconciled']})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. OUTPUT
    df_events = pd.DataFrame(events)
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Ensure dates are ISO format
    df_events[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df_events[class="hl-string">'EventTime']).dt.strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S')
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Final Select
    df_final = df_events[event_log_columns]
    df_final.to_csv(class="hl-string">'Event_Log_Output.csv', index=False)
    print(fclass="hl-string">'Successfully exported {len(df_final)} events.')

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    run_extraction()

Étapes

Établissez une session Web Services : authentifiez-vous auprès du point de terminaison Sage Intacct Web Services 3.0 à l’aide de votre Sender ID, Password, Company ID, User ID et User Password afin d’obtenir un identifiant de session.
Identifiez les objets requis : vous devez extraire les données de trois objets principaux pour couvrir l’ensemble du cycle de vie : APBILL (en-têtes de facture), APPYMTDETAIL (détails des paiements associés aux factures) et AUDITTRAIL (historique du flux de travail).
Extrayez les données des en-têtes de facture : utilisez la méthode readByQuery sur l’objet APBILL. Sélectionnez les champs RECORDNO, DOCNUMBER, WHENCREATED, WHENPOSTED, STATE, VENDORNAME, TOTALENTERED, PONUMBER, DUE_DATE. Filtrez selon la période à l’aide de WHENCREATED.
Extrayez les données de paiement : utilisez readByQuery sur APPYMTDETAIL. Sélectionnez RECORDNO, WHENCREATED, PAYMENTDATE, TRX_AMOUNT, DOCNUMBER (référence du paiement) et BILLRECORDNO (clé étrangère vers APBILL). Récupérez également le statut ou la date CLEARED, si ces informations sont disponibles pour le rapprochement.
Extrayez l’historique d’audit : utilisez readByQuery sur l’objet AUDITTRAIL. Filtrez les lignes pour lesquelles OBJECTTYPE = 'APBILL'. Cette étape est essentielle pour capturer les événements d’approbation, de rejet, de mise en attente et d’annulation qui ne sont pas conservés sous forme d’horodatages dans la table d’en-tête. Sélectionnez OBJECTKEY, LOGTYPE, MESSAGE, WHENDOCCURRED et USERID.
Mettez les données en zone de préparation : chargez les réponses XML/JSON de ces trois appels API dans une base de données de préparation (SQL Server, Snowflake, Postgres, etc.). L’API ne prend pas en charge les jointures complexes ni les unions dans un seul appel. La transformation doit donc être effectuée après l’extraction.
Exécutez le script de transformation : exécutez le script SQL fourni dans la section Query sur vos tables de préparation. Ce script réunit les données statiques des en-têtes et le journal d’audit transactionnel afin de créer un journal d’événements unique.
Validez les types d’activité : vérifiez que la sortie contient les mots-clés présents dans les messages de la piste d’audit, comme Approved ou Declined, et que votre logique de recherche couvre la formulation utilisée dans votre configuration Intacct.
Formatez les dates : vérifiez que la colonne EventTime respecte le format ISO 8601 (YYYY-MM-DD THH:MM:SS) lors de l’export final.
Exportez le journal d’événements : exportez le résultat de la requête SQL dans un fichier CSV ou Parquet à importer dans ProcessMind.

Configuration

Point de terminaison de l'API : https://api.intacct.com/ia/xml/xmlgw.phtml
Méthode : readByQuery (Web Services 3.0)
Taille des pages : définissez pagesize sur 1000, valeur maximale recommandée, afin de réduire les échanges HTTP. Implémentez une boucle utilisant resultId pour récupérer les pages suivantes.
Filtrage par date : utilisez les opérateurs SQL standard (>=, <, AND) dans votre chaîne de requête pour les colonnes WHENCREATED, afin de limiter la période d'extraction, par exemple les 365 derniers jours.
Autorisations : l'utilisateur chargé de l'extraction doit disposer des autorisations « List » et « View » sur Accounts Payable, ainsi que de l'autorisation « Audit Trail », souvent située dans les paramètres Platform Services ou Company Admin.
Association des objets : APBILL.RECORDNO est la clé primaire utilisée pour effectuer la jointure avec APPYMTDETAIL.BILLRECORDNO et AUDITTRAIL.OBJECTKEY.

a Exemple de requête sql

/* 
  PROCESSMIND TRANSFORMATION SCRIPT
  Prerequisite: Data from APBILL, APPYMTDETAIL, and AUDITTRAIL 
  must be extracted via API and staged in tables with those names.
*/

/* 1. Invoice Draft Created */
SELECT
    H.DOCNUMBER AS InvoiceNumber,
    'Invoice Draft Created' AS ActivityName,
    H.WHENCREATED AS EventTime,
    'Sage Intacct' AS SourceSystem,
    GETDATE() AS LastDataUpdate,
    H.VENDORNAME AS VendorName,
    H.TOTALENTERED AS InvoiceAmount,
    H.PONUMBER AS PurchaseOrderNumber,
    H.WHENCREATED AS InvoiceDate,
    H.DUE_DATE AS DueDate,
    NULL AS Department,
    H.CREATEDBY AS CreatedBy,
    H.STATE AS InvoiceStatus,
    NULL AS PaymentDate
FROM APBILL H

UNION ALL

/* 2. Invoice Matched to PO (Derived from existence of PO Number at creation) */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Invoice Matched to PO',
    H.WHENCREATED, -- Occurs effectively at creation if PO links
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    H.TOTALENTERED,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    H.CREATEDBY,
    H.STATE,
    NULL
FROM APBILL H
WHERE H.PONUMBER IS NOT NULL AND H.PONUMBER <> ''

UNION ALL

/* 3. Invoice Posted (Header Timestamp) */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Invoice Posted',
    H.WHENPOSTED,
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    H.TOTALENTERED,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    H.CREATEDBY,
    H.STATE,
    NULL
FROM APBILL H
WHERE H.WHENPOSTED IS NOT NULL

UNION ALL

/* 4. Payment Generated */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Payment Generated',
    P.WHENCREATED,
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    P.TRX_AMOUNT,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    P.CREATEDBY,
    H.STATE,
    P.PAYMENTDATE
FROM APPYMTDETAIL P
JOIN APBILL H ON P.BILLRECORDNO = H.RECORDNO

UNION ALL

/* 5. Payment Reconciled */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Payment Reconciled',
    P.WHENCLEARED,
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    P.TRX_AMOUNT,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    P.CREATEDBY,
    H.STATE,
    P.PAYMENTDATE
FROM APPYMTDETAIL P
JOIN APBILL H ON P.BILLRECORDNO = H.RECORDNO
WHERE P.WHENCLEARED IS NOT NULL

UNION ALL

/* 6. Workflow Activities from Audit Trail */
/* Covers: Updated, Submitted, Approved, Declined, Hold, Released, Voided, Selected */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    CASE 
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Submitted%' THEN 'Invoice Submitted'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Approved%' THEN 'Invoice Approved'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Declined%' THEN 'Invoice Declined'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Hold%' AND A.LOGTYPE = 'Add' THEN 'Invoice Placed on Hold'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Hold%' AND A.LOGTYPE = 'Remove' THEN 'Invoice Released from Hold'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Voided%' THEN 'Payment Voided'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Selected for payment%' THEN 'Invoice Selected for Payment'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Modified%' THEN 'Invoice Updated'
        ELSE 'System Activity'
    END AS ActivityName,
    A.WHENDOCCURRED AS EventTime,
    'Sage Intacct' AS SourceSystem,
    GETDATE() AS LastDataUpdate,
    H.VENDORNAME,
    H.TOTALENTERED,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    A.USERID AS CreatedBy,
    H.STATE,
    NULL
FROM AUDITTRAIL A
JOIN APBILL H ON A.OBJECTKEY = CAST(H.RECORDNO AS VARCHAR(50))
WHERE A.OBJECTTYPE = 'APBILL'
  AND (
       A.MESSAGE LIKE '%Submitted%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Approved%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Declined%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Hold%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Voided%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Selected for payment%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Modified%'
  )
  /* Exclude creation updates to avoid duplication with Invoice Draft Created */
  AND NOT (A.MESSAGE LIKE '%Modified%' AND ABS(DATEDIFF(second, A.WHENDOCCURRED, H.WHENCREATED)) < 60)

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