Votre modèle de données pour le traitement des factures fournisseurs
Votre modèle de données pour le traitement des factures fournisseurs
- Attributs recommandés à collecter
- Activités clés à suivre
- Recommandations d’extraction pour Oracle Fusion Financials
Attributs du traitement des factures fournisseurs
| Nom | Description | ||
|---|---|---|---|
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Facture
InvoiceId
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Identifiant unique de chaque facture traitée. | ||
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Description
La « Facture » sert d’identifiant principal du cas et relie toutes les activités depuis la réception de la facture jusqu’à son paiement final. Chaque InvoiceId unique représente une instance de processus de bout en bout, ce qui permet d’analyser intégralement le parcours de chaque facture dans le processus de Gestion des comptes fournisseurs. Il constitue la base de l’analyse du processus en reliant tous les événements et attributs associés.
Pourquoi c’est important
Il est essentiel pour suivre le cycle de vie de chaque facture du début à la fin, analyser les variantes du processus, les goulots d’étranglement et le débit global.
Où les obtenir
Il s’agit généralement de INVOICE_ID ou INVOICE_NUM dans la table AP_INVOICES_ALL d’Oracle Fusion Financials.
Exemples
INV-987657334001APO-INV-2023-005
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Heure de l’événement
EventTime
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Horodatage indiquant le moment où l’activité s’est produite. | ||
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Description
Cet attribut fournit la date et l’heure exactes de chaque activité du processus. Il est indispensable pour ordonner les événements chronologiquement et calculer les durées entre les étapes. Ces données permettent d’analyser la performance, notamment d’identifier les goulots d’étranglement en mesurant les temps d’attente, de calculer les durées de cycle de certaines étapes, comme les approbations, et de suivre le respect des SLA.
Pourquoi c’est important
Il est essentiel pour calculer tous les indicateurs fondés sur le temps, notamment les durées de cycle et les temps d’attente, qui permettent d’identifier les goulots d’étranglement et de mesurer l’efficacité du processus.
Où les obtenir
Il correspond aux dates de création, aux dates de dernière mise à jour ou aux horodatages d’événements spécifiques dans différentes tables Oracle Fusion, par exemple LAST_UPDATE_DATE, CREATION_DATE ou APPROVAL_DATE.
Exemples
2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:45Z
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Nom de l’activité
ActivityName
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Nom de l’étape ou de l’événement spécifique du processus qui s’est produit. | ||
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Description
Cet attribut décrit une étape unique du cycle de traitement des factures, telle que « Facture créée », « Approbation lancée » ou « Paiement exécuté ». En ordonnant ces activités dans le temps, les outils de Process Mining peuvent reconstituer le flux du processus de bout en bout pour chaque facture. L’analyse des activités permet d’identifier les parcours les plus fréquents, les écarts et les boucles de reprise du processus.
Pourquoi c’est important
Il constitue le cœur de la cartographie du processus, en permettant de visualiser et d’analyser le flux, d’identifier les écarts et de mesurer la performance de chaque étape.
Où les obtenir
Il est généralement dérivé des changements de statut, des tables d’événements ou des journaux d’audit d’Oracle Fusion Financials. Une mise en correspondance de plusieurs tables et champs sources peut être nécessaire.
Exemples
Facture validéeMise en attenteFacture approuvéePaiement exécuté
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Date d’échéance
DueDate
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Date à laquelle le paiement de la facture doit être effectué au plus tard. | ||
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Description
Date calculée à laquelle la facture doit être payée pour éviter les pénalités de retard et préserver de bonnes relations avec le fournisseur, en fonction de la date de la facture et des conditions de paiement. Cet attribut est essentiel pour suivre la performance des paiements à temps et gérer la trésorerie. L’indicateur « Taux de paiement à temps » est calculé directement en comparant la « Date de paiement » à cette « Date d’échéance ».
Pourquoi c’est important
Essentielle pour mesurer le taux de paiement à temps, gérer la trésorerie et éviter les pénalités de retard. Elle constitue un champ clé pour le respect des politiques de paiement.
Où les obtenir
Il peut s’agir d’un champ direct d’une table d’échéancier de paiement, par exemple AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, ou d’une valeur calculée à partir de INVOICE_DATE et des conditions de paiement.
Exemples
2023-11-142023-12-012024-01-19
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Date de paiement
PaymentDate
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Date à laquelle le paiement de la facture a été exécuté. | ||
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Description
Cet attribut enregistre la date à laquelle le paiement a effectivement été effectué. Il sert à confirmer l’achèvement du processus de Gestion des comptes fournisseurs pour une facture. La comparaison entre la date de paiement et la date d’échéance est fondamentale pour calculer le taux de paiement à temps et analyser l’obtention des remises pour paiement anticipé. Il s’agit d’une donnée essentielle pour la gestion de la trésorerie.
Pourquoi c’est important
Permet de calculer les indicateurs de paiement à temps et d’analyser la réalisation des remises pour paiement anticipé, avec un impact direct sur la gestion de la trésorerie.
Où les obtenir
Issu de tables de paiement telles que AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, notamment d’un champ comme ACCOUNTING_DATE ou CHECK_DATE.
Exemples
2023-11-132023-12-052024-01-19
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Heure de fin
EndTime
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Horodatage de la dernière activité de la facture. | ||
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Description
Correspond à l’horodatage de l’événement final du cycle de vie de la facture, par exemple « Paiement compensé » ou « Facture annulée ». Cet attribut est généralement obtenu en recherchant le dernier « EventTime » pour chaque « InvoiceId ». Il est essentiel au calcul de la durée totale de traitement de bout en bout d’une facture.
Pourquoi c’est important
Permet de calculer la durée totale du cycle de bout en bout pour chaque facture, un KPI fondamental pour mesurer l’efficacité globale du processus.
Où les obtenir
Il s’agit d’un attribut calculé, obtenu en recherchant la valeur maximale de EventTime pour chaque cas, InvoiceId, dans le jeu de données.
Exemples
2023-10-30T11:00:00Z2023-11-20T16:45:00Z2024-01-10T10:20:30Z
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Montant de la facture
InvoiceAmount
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Valeur monétaire totale de la facture. | ||
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Description
Cet attribut représente le montant total dû au titre de la facture. Il s’agit d’un indicateur fondamental pour l’analyse financière et la priorisation des factures. L’analyse du montant peut révéler si les factures de valeur élevée sont traitées différemment ou subissent davantage de retards que celles de faible valeur. Il est également essentiel pour les Dashboards consacrés aux prévisions de trésorerie et à l’analyse des paiements en double.
Pourquoi c’est important
Permet d’analyser l’impact financier, notamment de prioriser les factures de valeur élevée, d’étudier le délai de traitement selon le montant et de calculer l’impact financier des retards.
Où les obtenir
Issu du champ INVOICE_AMOUNT de la table AP_INVOICES_ALL.
Exemples
5400.50125000.00750.25
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Nom du fournisseur
VendorName
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Nom du fournisseur qui a soumis la facture. | ||
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Description
Identifie le fournisseur associé à la facture. Il s’agit d’une dimension essentielle pour l’analyse, car elle permet de segmenter la performance du processus par fournisseur. Il est ainsi possible d’analyser quels fournisseurs présentent le taux le plus élevé de factures mises en attente, les délais de traitement les plus longs ou le plus grand nombre d’écarts de rapprochement. Cette analyse contribue à la gestion des relations fournisseurs et à l’identification des problèmes systémiques propres à certains fournisseurs.
Pourquoi c’est important
Permet d’analyser la performance par fournisseur et d’identifier les problèmes propres à certains d’entre eux, tels que les retards fréquents, les écarts ou les mises en attente.
Où les obtenir
Généralement issu du champ VENDOR_NAME des tables POZ_SUPPLIERS ou de tables fournisseurs associées, avec une jointure via VENDOR_ID dans AP_INVOICES_ALL.
Exemples
Global Office Supplies Inc.Innovate Tech ServicesReliable Logistics Co.
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Numéro du bon de commande
PurchaseOrderNumber
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Identifiant du bon de commande associé à la facture. | ||
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Description
Numéro unique du bon de commande PO ayant autorisé l’achat de biens ou de services. Cet attribut est fondamental pour analyser le rapprochement à trois niveaux, entre le PO, la réception des marchandises et la facture. Un taux élevé d’écarts pour les factures associées à des PO peut révéler des problèmes dans les services achats ou réception. La comparaison des factures avec et sans PO peut également mettre en évidence des comportements différents du processus.
Pourquoi c’est important
Essentiel pour analyser le rapprochement à trois niveaux, identifier les écarts de rapprochement et comprendre les différences entre les factures associées à un PO et celles qui ne le sont pas.
Où les obtenir
Ces informations sont généralement disponibles en reliant les tables de lignes de facture, par exemple AP_INVOICE_LINES_ALL, aux tables de bons de commande, par exemple PO_HEADERS_ALL.
Exemples
PO-10056982347null
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Statut de la facture
InvoiceStatus
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Statut actuel ou final de la facture. | ||
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Description
Indique l’état actuel d’une facture dans le processus, par exemple « Validated », « Pending Approval », « Paid » ou « Cancelled ». Cet attribut fournit une vue instantanée de la position de la facture dans son cycle de vie, ce qui est utile pour les Dashboards opérationnels. L’analyse du statut final permet de comprendre les résultats du processus, notamment le taux de factures annulées ou rejetées.
Pourquoi c’est important
Fournit une vue rapide du résultat et de l’état actuel de la facture, et aide à analyser le taux d’exceptions, par exemple les annulations, ainsi que l’efficacité du processus.
Où les obtenir
Il peut être dérivé du champ de statut de la table AP_INVOICES_ALL ou du statut de paiement de AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Exemples
ValidéePayéeAnnuléeNouvelle validation requise
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Utilisateur
User
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Identifiant ou nom de l’utilisateur ayant effectué l’activité. | ||
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Description
Identifie le salarié ou l’utilisateur système responsable de l’exécution d’une étape donnée du processus. Il peut s’agir du gestionnaire des comptes fournisseurs ayant saisi la facture, du responsable l’ayant approuvée ou du spécialiste des paiements l’ayant exécuté. L’analyse par utilisateur permet d’identifier les besoins de formation, de répartir la charge de travail et d’observer les écarts de performance entre les membres de l’équipe. Elle est également essentielle pour la Conformité et la piste d’audit.
Pourquoi c’est important
Permet d’analyser la charge de travail et la performance de l’équipe, ainsi que d’identifier les goulots d’étranglement individuels ou les besoins de formation. Il est également essentiel pour l’auditabilité.
Où les obtenir
Provient de champs liés aux utilisateurs, tels que CREATED_BY ou LAST_UPDATED_BY dans différentes tables, ou de tables spécifiques d’historique du flux de travail ou des approbations.
Exemples
john.doejane.smithap.clerk1
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Approbateur
Approver
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Personne ayant approuvé la facture pour paiement. | ||
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Description
Identifie l’utilisateur ou le responsable ayant donné l’approbation finale ou une approbation déterminante pour la facture. Cet attribut est essentiel au Dashboard « Durée du cycle d’approbation des factures », qui répartit les délais d’approbation par approbateur. L’analyse de ces données peut révéler des goulots d’étranglement dans la hiérarchie d’approbation, mettre en évidence les personnes ayant une charge de travail élevée et garantir le respect des politiques de délégation de pouvoirs.
Pourquoi c’est important
Essentiel pour analyser le flux de travail d’approbation, identifier les goulots d’étranglement causés par certains approbateurs et contrôler la conformité aux politiques d’approbation.
Où les obtenir
Ces informations sont généralement stockées dans les tables de flux de travail d’Oracle, par exemple celles liées au moteur de gestion des approbations, AME, ou dans les tables d’historique d’audit.
Exemples
s.jonesm.riverad.chen
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Conditions de paiement
PaymentTerms
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Conditions convenues avec le fournisseur pour le paiement de la facture. | ||
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Description
Définit les conditions dans lesquelles un fournisseur doit être payé, telles que « Net 30 » ou « 2 % 10, Net 30 ». Cet attribut sert de base au calcul de la date d’échéance de la facture et à l’identification des possibilités de bénéficier de remises pour paiement anticipé. L’analyse des conditions de paiement contribue à la planification des flux de trésorerie et constitue un élément essentiel du Dashboard « Réalisation des remises pour paiement anticipé », qui mesure dans quelle mesure l’entreprise bénéficie des remises disponibles.
Pourquoi c’est important
Influe directement sur les flux de trésorerie et la rentabilité en déterminant les échéanciers de paiement et l’éligibilité aux remises pour paiement anticipé.
Où les obtenir
Disponible dans les tables AP_TERMS_TL ou AP_TERMS_B, liées à la table AP_INVOICES_ALL.
Exemples
30 jours nets60 jours nets2 % à 10 jours, 30 jours nets
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Date de la facture
InvoiceDate
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Date indiquée sur la facture du fournisseur. | ||
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Description
Il s’agit de la date d’émission de la facture par le fournisseur. Elle sert de point de départ pour déterminer la date d’échéance du paiement selon les conditions convenues. La comparaison entre la date de la facture et sa date de saisie dans le système, correspondant à l’activité « Facture créée », révèle les retards de soumission ou de réception des factures. Cette analyse aide à identifier les goulots d’étranglement en amont susceptibles de nuire aux paiements à temps et à l’obtention des remises.
Pourquoi c’est important
Sert de référence pour calculer les dates d’échéance des paiements et identifier les retards entre l’émission d’une facture et son entrée dans le processus de Gestion des comptes fournisseurs.
Où les obtenir
Issu du champ INVOICE_DATE de la table AP_INVOICES_ALL.
Exemples
2023-10-152023-11-012023-12-20
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Dernière mise à jour des données
LastUpdateDate
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Horodatage de la dernière actualisation des données. | ||
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Description
Cet attribut indique le dernier moment où les données de ce processus ont été extraites du système source. Il s’agit d’un champ de métadonnées appliqué à l’ensemble des données lors de chaque actualisation. Cette information est essentielle pour comprendre la fraîcheur des données et la période couverte par l’analyse. Elle garantit la transparence et facilite l’interprétation correcte des résultats.
Pourquoi c’est important
Il informe les utilisateurs de l’actualité des données, afin qu’ils comprennent la période couverte par l’analyse et la date de la dernière mise à jour.
Où les obtenir
Cette valeur est générée et ajoutée aux données au moment de leur extraction.
Exemples
2024-03-10T05:00:00Z2024-03-11T05:00:00Z
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Devise de la facture
InvoiceCurrency
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Devise du montant de la facture. | ||
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Description
Indique la devise dans laquelle la facture est libellée, par exemple USD, EUR ou GBP. Cette information est indispensable pour les analyses portant sur plusieurs pays ou devises. Elle fournit le contexte nécessaire au montant de la facture et garantit une interprétation correcte des indicateurs financiers. Pour les organisations internationales, il s’agit d’un attribut essentiel pour filtrer et segmenter les données financières.
Pourquoi c’est important
Fournit le contexte nécessaire au « Montant de la facture » et permet une analyse et un reporting financiers précis, notamment dans les organisations internationales.
Où les obtenir
Issu du champ INVOICE_CURRENCY_CODE de la table AP_INVOICES_ALL.
Exemples
USDEURGBPJPY
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Indicateur de reprise
IsRework
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Indicateur précisant si la facture a fait l’objet d’une reprise de traitement. | ||
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Description
Indicateur booléen, True/False, qui identifie les factures ayant connu des boucles de reprise, par exemple des étapes de validation répétées ou un retour d’une étape ultérieure vers une étape antérieure du processus, comme le passage de « Approbation en attente » à « Nouvelle validation requise ». Cet indicateur est généralement obtenu par l’analyse de la séquence des activités. Il est essentiel pour quantifier le « Taux de reprise des factures » et comprendre les inefficacités du processus.
Pourquoi c’est important
Quantifie la fréquence des boucles de reprise inefficaces et aide à identifier les causes profondes des exceptions de processus et du travail inutile.
Où les obtenir
Il s’agit d’un attribut calculé. Il est obtenu par l’analyse de la séquence des activités de chaque cas afin de détecter les étapes répétées ou les retours en arrière dans le flux du processus.
Exemples
truefalse
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Motif de blocage
HoldReason
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Motif pour lequel une facture a été bloquée. | ||
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Description
Lorsqu’une facture ne peut pas poursuivre son traitement jusqu’au paiement, elle est bloquée. Cet attribut indique le motif précis du blocage, par exemple « Écart de prix », « Écart de quantité » ou « Réception des marchandises en attente ». L’analyse des motifs de blocage est essentielle pour identifier les causes profondes des interruptions et des retards du processus. Elle alimente directement les Dashboards qui surveillent les exceptions et les reprises de traitement.
Pourquoi c’est important
Identifie précisément les causes profondes des retards de paiement et des exceptions liées aux factures, afin de fournir des analyses concrètes pour améliorer le processus et communiquer avec les fournisseurs.
Où les obtenir
Provient de tables telles que AP_HOLDS_ALL, qui est liée à la facture et contient un motif ou un code de blocage.
Exemples
Écart de prixQuantité facturée supérieure à la quantité reçueFacture en double
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Paiement à temps
IsOnTimePayment
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Indicateur précisant si la facture a été payée à sa date d’échéance. | ||
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Description
Indicateur booléen, True/False, obtenu en comparant la « Date de paiement » à la « Date d’échéance ». Si la date de paiement est antérieure ou égale à la date d’échéance, la valeur est True. Cet attribut contribue directement au calcul du KPI « Taux de paiement à temps » et est essentiel au suivi du respect de la politique de paiement ainsi qu’à la gestion des relations avec les fournisseurs.
Pourquoi c’est important
Mesure directement le respect des conditions de paiement, un élément essentiel pour les relations avec les fournisseurs, la planification financière et la prévention des pénalités de retard.
Où les obtenir
Il s’agit d’un attribut calculé à partir d’autres champs. La logique est la suivante : IF PaymentDate <= DueDate THEN true ELSE false.
Exemples
truefalse
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Statut de rapprochement
MatchingStatus
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Indique le résultat du processus de rapprochement de la facture. | ||
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Description
Affiche le résultat du processus de validation au cours duquel la facture est rapprochée d’un bon de commande et d’une réception de marchandises, dans le cadre d’un rapprochement à trois niveaux. Les statuts possibles sont notamment « Rapprochée », « Rapprochement partiel » ou « Échec ». Cet attribut sert de base au KPI « Taux d’échec du rapprochement à trois niveaux » et au Dashboard associé d’analyse des écarts. Il aide à diagnostiquer les problèmes du cycle achats-paiements.
Pourquoi c’est important
Mesure directement la réussite du rapprochement automatisé et met en évidence les écarts qui entraînent des reprises manuelles et des retards de paiement.
Où les obtenir
Ce statut figure souvent au niveau de l’en-tête ou des lignes de facture, dans des tables telles que AP_INVOICES_ALL ou AP_INVOICE_LINES_ALL.
Exemples
SuccèsÉchec, écart de prixÉchec, écart de quantitéNon requis
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Système source
SourceSystem
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Système à partir duquel les données ont été extraites. | ||
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Description
Cet attribut identifie l’origine des données, généralement « Oracle Fusion Financials » pour ce processus. Dans les environnements comprenant plusieurs systèmes, par exemple un système distinct de numérisation OCR, ce champ permet de distinguer la source des différents événements. Il garantit la traçabilité des données et fournit le contexte nécessaire, notamment lors de l’intégration de données provenant de plusieurs plateformes.
Pourquoi c’est important
Il fournit un contexte essentiel sur l’origine des données, garantit leur traçabilité et facilite la gestion de l’intégration provenant de plusieurs systèmes.
Où les obtenir
Il s’agit généralement d’une valeur statique définie lors de la configuration de l’extraction des données.
Exemples
Oracle Fusion FinancialsOracle EBS R12Fusion Cloud AP
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Unité opérationnelle
BusinessUnit
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Unité opérationnelle ou unité d’exploitation responsable de la facture. | ||
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Description
Identifie l’unité opérationnelle, le service ou le centre de coûts précis ayant engagé la dépense. Il s’agit d’une dimension essentielle pour l’analyse organisationnelle, car elle permet de comparer la performance du processus entre les différentes entités de l’entreprise. Elle aide à déterminer si des problèmes tels que des délais d’approbation longs ou un taux élevé d’exceptions sont concentrés dans certaines unités opérationnelles, afin de cibler les améliorations.
Pourquoi c’est important
Permet de comparer les performances entre différentes unités de l’organisation et d’identifier les goulots d’étranglement ou les problèmes de Conformité propres à certains services.
Où les obtenir
Ces informations se trouvent souvent dans la table AP_INVOICES_ALL sous ORG_ID, qui peut être relié aux tables d’organisation des ressources humaines pour obtenir le nom de l’unité opérationnelle.
Exemples
Ventes Amérique du NordOpérations européennesFinance du siège social
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Activités du traitement des factures fournisseurs
| Activité | Description | ||
|---|---|---|---|
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Facture approuvée
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Représente l’approbation finale de la facture, qui l’autorise à être payée. Cette étape clé est déduite de la mise à jour du champ de statut du flux de travail vers un état final approuvé. | ||
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Pourquoi c’est important
Il s’agit d’une étape déterminante qui clôt le cycle d’approbation. Elle est indispensable pour calculer la « Durée du cycle d’approbation des factures » et identifier les goulots d’étranglement liés aux approbateurs.
Où les obtenir
Déduit de la modification de la colonne WFAPPROVAL_STATUS dans la table AP_INVOICES_ALL, qui prend la valeur « Manually Approved », « flux de travail approuvé » ou un statut final d’approbation similaire.
Collecte
Modification de AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS vers un état approuvé.
Type d’événement
inferred
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Facture créée
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Représente la création initiale d’un enregistrement de facture dans le système, par saisie manuelle, numérisation OCR ou échange de données informatisé EDI. Cet événement est enregistré lorsqu’un nouvel enregistrement est inséré dans la table principale des factures. | ||
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Pourquoi c’est important
Il s’agit du début officiel du cycle de traitement de la facture. L’analyse du délai entre cet événement et les suivants révèle les retards en amont ainsi que la durée globale du processus.
Où les obtenir
Il s’agit d’un événement explicite enregistré à partir de l’horodatage de création de l’enregistrement de facture dans la table AP_INVOICES_ALL, généralement au moyen de la colonne CREATION_DATE.
Collecte
Horodatage de création de l’enregistrement dans la table AP_INVOICES_ALL.
Type d’événement
explicit
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Facture validée
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Cette activité marque la fin réussie des contrôles de validation automatisés du système sur les données de la facture, notamment la vérification du format et le rapprochement avec un fournisseur. Elle est enregistrée en suivant les modifications du champ de statut de validation de la facture. | ||
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Pourquoi c’est important
Elle indique que la facture est prête pour la suite du traitement, notamment le rapprochement ou l’approbation. Les délais avant cette étape peuvent révéler des problèmes de saisie et alimenter le Dashboard « Analyse des erreurs de saisie des factures ».
Où les obtenir
Déduit du changement de la colonne VALIDATION_STATUS de la table AP_INVOICES_ALL à la valeur « Validated ». Une piste d’audit ou une table d’historique de ce champ fournit l’horodatage.
Collecte
Modification de AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_STATUS à la valeur « Validated ».
Type d’événement
inferred
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Paiement compensé
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Dernière activité du processus, confirmant que le paiement a été compensé par la banque. Cet événement est généralement enregistré au moyen des mises à jour de statut d’Oracle Cash Management après le rapprochement bancaire. | ||
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Pourquoi c’est important
Il s’agit de la véritable fin du processus de bout en bout, qui fournit les données les plus précises pour la « Durée moyenne du cycle des factures ». Elle clôt l’ensemble de la transaction financière.
Où les obtenir
Déduit de la mise à jour du statut du paiement à « CLEARED » dans la table AP_CHECKS_ALL. La colonne CLEARED_DATE fournit l’horodatage de cet événement.
Collecte
CLEARED_DATE est renseigné dans la table AP_CHECKS_ALL.
Type d’événement
inferred
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Paiement exécuté
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Représente le moment où le paiement est créé et émis au fournisseur. Il s’agit d’un événement explicite enregistré par la création d’un enregistrement de paiement associé à la facture. | ||
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Pourquoi c’est important
Il s’agit d’une étape déterminante pour mesurer le « Taux de paiement à temps » et le « Débit de traitement des factures de bout en bout ». Elle indique que l’entreprise a rempli son obligation financière.
Où les obtenir
Il s’agit d’un événement explicite enregistré par la création d’un enregistrement de liaison dans la table AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL. ACCOUNTING_DATE ou CREATION_DATE peut être utilisé comme horodatage.
Collecte
Création dans AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL d’un enregistrement reliant une facture à un paiement.
Type d’événement
explicit
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Paiement planifié
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Marque le moment où une facture approuvée est incluse dans une Payment Process Request PPR ou un lot de paiements, sans avoir encore été payée. Cet événement est enregistré lorsque les enregistrements de planification du paiement sont finalisés. | ||
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Pourquoi c’est important
Cette activité fait le lien entre l’approbation et le paiement effectif. L’analyse du temps passé à cette étape est importante pour prévoir et gérer la trésorerie.
Où les obtenir
Déduit du renseignement de checkrun_id dans la table AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL pour la facture. La date de création de la PPR peut servir d’horodatage.
Collecte
Association de la facture à une Payment Process Request PPR.
Type d’événement
inferred
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Approbation lancée
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Indique que la facture est entrée dans le flux de travail d’approbation et qu’elle a été transmise au premier approbateur. Cette étape est déduite d’une modification du statut du flux de travail de la facture. | ||
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Pourquoi c’est important
Cette activité démarre le calcul de l’indicateur « Durée du cycle d’approbation des factures ». Elle permet de distinguer le temps d’attente des données du temps d’attente de l’approbateur.
Où les obtenir
Déduit de la modification de WFAPPROVAL_STATUS dans la table AP_INVOICES_ALL, qui passe d’un statut antérieur au flux de travail à « Initiated » ou à un état similaire indiquant une approbation en attente.
Collecte
Modification de AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS à la valeur « Initiated ».
Type d’événement
inferred
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Facture annulée
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Représente l’arrêt du processus de la facture avant le paiement. Il s’agit d’une action explicite enregistrée lorsqu’un utilisateur annule la facture et renseigne une date d’annulation. | ||
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Pourquoi c’est important
Il s’agit d’un état final non abouti pour une facture. L’analyse de la fréquence et des motifs d’annulation peut mettre en évidence des problèmes en amont dans les achats ou la gestion des fournisseurs.
Où les obtenir
Déduit du renseignement de la colonne CANCELLED_DATE dans la table AP_INVOICES_ALL. La date elle-même sert d’horodatage de l’événement.
Collecte
CANCELLED_DATE est renseigné dans la table AP_INVOICES_ALL.
Type d’événement
inferred
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Facture rejetée
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Indique qu’un approbateur a rejeté la facture, interrompant le processus et nécessitant généralement une correction suivie d’une nouvelle soumission. Cette situation est enregistrée comme une modification de statut dans le flux de travail d’approbation. | ||
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Pourquoi c’est important
Met en évidence une boucle de reprise importante dans le processus. L’analyse de la fréquence et des motifs de rejet peut révéler des incompréhensions des politiques ou des problèmes systémiques liés aux données.
Où les obtenir
Déduit de la modification de la colonne WFAPPROVAL_STATUS dans la table AP_INVOICES_ALL, qui prend la valeur « Rejected ». Les tables d’historique du flux de travail peuvent fournir davantage de détails.
Collecte
Modification de AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS à la valeur « Rejected ».
Type d’événement
inferred
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Mise en attente
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Indique qu’une mise en attente a été appliquée à la facture, empêchant son paiement. Il s’agit d’un événement explicite enregistré lorsqu’un enregistrement de mise en attente est créé et associé à la facture, souvent en raison d’écarts ou du non-respect des politiques. | ||
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Pourquoi c’est important
Cet événement identifie directement les exceptions et les goulots d’étranglement du processus. L’analyse des motifs et de la durée des mises en attente est essentielle pour comprendre et résoudre les problèmes courants de traitement.
Où les obtenir
Il s’agit d’un événement explicite enregistré lors de la création d’une nouvelle entrée dans la table AP_HOLDS_ALL, associée à l’INVOICE_ID concerné.
Collecte
Horodatage de création de l’enregistrement dans la table AP_HOLDS_ALL.
Type d’événement
explicit
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Mise en attente levée
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Marque la résolution d’un problème et la levée d’une mise en attente, ce qui permet à la facture de poursuivre son traitement de paiement. Cet événement est enregistré lorsque l’enregistrement de mise en attente est mis à jour avec les informations de levée. | ||
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Pourquoi c’est important
Mesure le temps nécessaire pour résoudre les écarts. Associé à « Mise en attente », cet indicateur permet de quantifier la durée et l’impact des reprises et de la gestion des exceptions.
Où les obtenir
Déduit du renseignement des colonnes RELEASE_LOOKUP_CODE et LAST_UPDATE_DATE dans la table AP_HOLDS_ALL pour un enregistrement de mise en attente existant.
Collecte
Horodatage de mise à jour de l’enregistrement AP_HOLDS_ALL avec les informations de levée.
Type d’événement
inferred
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Paiement anticipé effectué
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Événement calculé indiquant qu’un paiement a été exécuté par anticipation afin de bénéficier d’une remise. Il est déduit de la comparaison entre la date effective du paiement et les conditions de remise enregistrées dans l’échéancier de paiement. | ||
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Pourquoi c’est important
Cet événement alimente directement le Dashboard « Réalisation des remises pour paiement anticipé ». Il permet de quantifier les avantages financiers d’un processus de Gestion des comptes fournisseurs performant et d’identifier les possibilités manquées.
Où les obtenir
Calculé en comparant la date de paiement, issue de AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, aux champs de date de remise DISCOUNT_DATE de la table AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Collecte
Comparer la date d’exécution du paiement à la date d’éligibilité à la remise.
Type d’événement
calculated
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Rapprochement effectué
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Représente l’action du système ou de l’utilisateur consistant à rapprocher la facture avec un bon de commande PO et/ou un bon de réception GRN. Cet événement est enregistré lorsque le statut de rapprochement de la facture est mis à jour. | ||
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Pourquoi c’est important
Il s’agit d’une étape essentielle pour les factures associées à un PO, qui influence directement l’analyse « Tendances des écarts du rapprochement à trois niveaux ». Les échecs ou les retards à cette étape constituent une source importante de goulots d’étranglement.
Où les obtenir
Déduit de la mise à jour de WFAPPROVAL_STATUS ou d’un champ de statut de rapprochement similaire dans AP_INVOICES_ALL, indiquant qu’une tentative de rapprochement a eu lieu.
Collecte
Horodatage de la modification du statut liée au rapprochement avec un PO.
Type d’événement
inferred
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