Modèle de données pour le traitement de vos factures fournisseurs
Modèle de données pour le traitement de vos factures fournisseurs
- Attributs recommandés à collecter
- Activités essentielles à suivre
- Conseils d’extraction pour Oracle Fusion Financials
Attributs du traitement des factures fournisseurs
| Nom | Description | ||
|---|---|---|---|
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Facture
InvoiceId
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Identifiant unique de chaque facture traitée. | ||
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Description
La « facture » sert d’identifiant de cas principal et relie toutes les activités, de la réception de la facture à son paiement final. Chaque InvoiceId unique correspond à une instance complète du processus et permet d’analyser le parcours de chaque facture dans le processus de comptabilité fournisseurs. C’est l’élément central de l’analyse du processus, qui relie tous les événements et attributs associés.
Pourquoi est-ce important ?
Cet identifiant est indispensable pour suivre le cycle de vie de chaque facture du début à la fin et analyser les variantes du processus, les goulots d’étranglement et le débit global.
Où trouver ces données
Il s’agit généralement de INVOICE_ID ou INVOICE_NUM dans la table AP_INVOICES_ALL d’Oracle Fusion Financials.
Exemples
INV-987657334001APO-INV-2023-005
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Heure de l’événement
EventTime
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Horodatage indiquant le moment où l’activité a eu lieu. | ||
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Description
Cet attribut indique la date et l’heure exactes de chaque activité du processus. Il est essentiel pour ordonner les événements chronologiquement et calculer les durées entre les étapes. Ces données permettent d’analyser les performances, notamment de repérer les goulots d’étranglement en mesurant les temps d’attente, de calculer les temps de cycle de certaines étapes (comme les approbations) et de suivre le respect des SLA.
Pourquoi est-ce important ?
Cet attribut est indispensable au calcul de tous les indicateurs temporels, notamment les temps de cycle et les temps d’attente, qui permettent de repérer les goulots d’étranglement et de mesurer l’efficacité du processus.
Où trouver ces données
Il correspond aux dates de création, aux dates de dernière mise à jour ou aux horodatages d’événements spécifiques dans différentes tables Oracle Fusion (par exemple, LAST_UPDATE_DATE, CREATION_DATE, APPROVAL_DATE).
Exemples
2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:45Z
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Nom de l’activité
ActivityName
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Nom de l’étape ou de l’événement du processus qui a eu lieu. | ||
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Description
Cet attribut décrit une étape du cycle de traitement des factures, par exemple « Facture créée », « Approbation lancée » ou « Paiement effectué ». En ordonnant ces activités dans le temps, les outils de Process Mining peuvent reconstituer le déroulement du processus de bout en bout pour chaque facture. Leur analyse permet de repérer les parcours les plus fréquents, les écarts et les boucles de reprise.
Pourquoi est-ce important ?
Il constitue le cœur de la cartographie du processus et permet de visualiser et d’analyser son déroulement, de repérer les écarts et de mesurer les performances de chaque étape.
Où trouver ces données
Cet attribut est généralement établi à partir des changements d’état, des tables d’événements ou des journaux d’audit d’Oracle Fusion Financials. Il peut être nécessaire de faire correspondre plusieurs tables et champs sources.
Exemples
Facture validéeBlocage appliquéFacture approuvéePaiement effectué
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Date d’échéance
DueDate
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Date limite à laquelle la facture doit être payée. | ||
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Description
Date calculée à laquelle la facture doit être payée pour éviter les pénalités de retard et préserver de bonnes relations avec les fournisseurs. Elle est déterminée à partir de la date de la facture et des conditions de paiement. Cet attribut est essentiel au suivi des paiements dans les délais et à la gestion de la trésorerie. L’indicateur « Taux de paiement dans les délais » est calculé en comparant directement la « date de paiement » à cette « date d’échéance ».
Pourquoi est-ce important ?
Cet attribut est essentiel pour mesurer le taux de paiement dans les délais, gérer la trésorerie et éviter les pénalités de retard. Il s’agit également d’un champ clé pour vérifier le respect des politiques de paiement.
Où trouver ces données
Il peut s’agir d’un champ direct dans une table d’échéanciers de paiement (par exemple, AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL) ou d’une valeur calculée à partir de INVOICE_DATE et des conditions de paiement.
Exemples
2023-11-142023-12-012024-01-19
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Date de paiement
PaymentDate
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Date à laquelle le paiement de la facture a été effectué. | ||
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Description
Cet attribut indique la date à laquelle le paiement a réellement été effectué. Il sert à confirmer la fin du traitement de la facture dans le processus de comptabilité fournisseurs. La comparaison de la date de paiement à la date d’échéance est essentielle pour calculer le taux de paiement dans les délais et analyser les escomptes pour paiement anticipé obtenus. Cette donnée est importante pour la gestion de la trésorerie.
Pourquoi est-ce important ?
Il permet de calculer les indicateurs de paiement dans les délais et d’analyser les escomptes pour paiement anticipé obtenus, avec une incidence directe sur la gestion de la trésorerie.
Où trouver ces données
Provient de tables de paiement telles que AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, notamment de champs comme ACCOUNTING_DATE ou CHECK_DATE.
Exemples
2023-11-132023-12-052024-01-19
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Heure de fin
EndTime
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Horodatage de la dernière activité de la facture. | ||
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Description
Correspond à l’horodatage de l’événement final du cycle de vie de la facture, par exemple « Paiement effectué » ou « Facture annulée ». Cet attribut est généralement calculé en recherchant la dernière valeur « EventTime » pour chaque « InvoiceId ». Il est essentiel au calcul du temps total de traitement d’une facture, de bout en bout.
Pourquoi est-ce important ?
Permet de calculer le temps de cycle total de chaque facture, un indicateur de performance clé fondamental pour mesurer l’efficacité globale du processus.
Où trouver ces données
Cet attribut calculé correspond à la valeur maximale de EventTime pour chaque cas (InvoiceId) dans le jeu de données.
Exemples
2023-10-30T11:00:00Z2023-11-20T16:45:00Z2024-01-10T10:20:30Z
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Montant de la facture
InvoiceAmount
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Montant total de la facture. | ||
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Description
Cet attribut correspond au montant total dû au titre de la facture. Il s’agit d’un indicateur fondamental pour l’analyse financière et la hiérarchisation des factures. L’analyse des montants peut révéler si les factures de valeur élevée sont traitées différemment ou subissent davantage de retards que celles de faible montant. Cet attribut est également essentiel aux Dashboards de prévision de trésorerie et d’analyse des paiements en double.
Pourquoi est-ce important ?
Il permet d’analyser les conséquences financières, par exemple en hiérarchisant les factures de valeur élevée, en comparant les délais de traitement selon le montant et en calculant l’incidence financière des retards.
Où trouver ces données
Provient du champ INVOICE_AMOUNT de la table AP_INVOICES_ALL.
Exemples
5400.50125000.00750.25
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Nom du fournisseur
VendorName
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Nom du fournisseur qui a soumis la facture. | ||
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Description
Cet attribut identifie le fournisseur associé à la facture. Il constitue un axe d’analyse important, car il permet de comparer les performances du processus selon les fournisseurs. Vous pouvez, par exemple, déterminer quels fournisseurs sont associés au plus grand nombre de factures bloquées, aux délais de traitement les plus longs ou aux écarts de rapprochement les plus fréquents. Ces analyses facilitent la gestion des relations fournisseurs et la détection de problèmes récurrents propres à certains fournisseurs.
Pourquoi est-ce important ?
Il permet d’analyser les performances par fournisseur et de repérer les problèmes propres à certains d’entre eux, comme les retards fréquents, les écarts ou les blocages.
Où trouver ces données
La valeur provient généralement du champ VENDOR_NAME des tables POZ_SUPPLIERS ou d’autres tables fournisseurs associées, jointes via VENDOR_ID dans AP_INVOICES_ALL.
Exemples
Fournitures de bureau internationales inc.Services technologiques InnovateLogistique fiable SARL.
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Numéro du bon de commande
PurchaseOrderNumber
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Identifiant du bon de commande associé à la facture. | ||
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Description
Numéro unique du bon de commande (PO) qui autorise l’achat de biens ou de services. Cet attribut est essentiel pour analyser le rapprochement à trois voies (bon de commande, réception de marchandises et facture). Un taux élevé d’écarts pour les factures associées à des bons de commande peut révéler des problèmes dans les services des achats ou de la réception. La comparaison des factures avec et sans bon de commande peut également mettre en évidence des différences dans le déroulement du processus.
Pourquoi est-ce important ?
Cet attribut est essentiel à l’analyse du rapprochement à trois voies, à la détection des écarts de rapprochement et à la compréhension des différences entre les factures associées à un bon de commande et celles qui ne le sont pas.
Où trouver ces données
Ces informations sont généralement accessibles en joignant les tables de lignes de facture (par exemple, AP_INVOICE_LINES_ALL) aux tables de bons de commande (par exemple, PO_HEADERS_ALL).
Exemples
PO-10056982347null
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Statut de la facture
InvoiceStatus
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Statut actuel ou final de la facture. | ||
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Description
Indique le statut actuel d’une facture dans le processus, par exemple « Validée », « En attente d’approbation », « Payée » ou « Annulée ». Cet attribut donne une vue instantanée de l’étape à laquelle se trouve la facture dans son cycle de vie, ce qui est utile pour les tableaux de bord opérationnels. L’analyse du statut final permet de comprendre les résultats du processus, notamment le taux de factures annulées ou rejetées.
Pourquoi est-ce important ?
Donne rapidement une vue d’ensemble du résultat et du statut actuel de la facture, et permet d’analyser les taux d’exception, comme les annulations, ainsi que l’efficacité du processus.
Où trouver ces données
Cette information peut être extraite du champ de statut de la table AP_INVOICES_ALL ou du statut de paiement dans AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Exemples
ValidéePayéeAnnuléeÀ revalider
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Utilisateur
User
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Identifiant ou nom de la personne qui a effectué l’activité. | ||
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Description
Cet attribut identifie l’employé ou l’utilisateur système responsable d’une étape du processus. Il peut s’agir de la personne chargée de saisir la facture, du responsable qui l’a approuvée ou du spécialiste qui a effectué le paiement. L’analyse par utilisateur permet de repérer les besoins de formation, de répartir les charges de travail et de comparer les performances des membres de l’équipe. Elle est également essentielle à la conformité et à la piste d’audit.
Pourquoi est-ce important ?
Il permet d’analyser la charge de travail et les performances de l’équipe, ainsi que de repérer les goulots d’étranglement individuels et les besoins de formation. Il est également essentiel à l’auditabilité.
Où trouver ces données
Provient de champs liés aux utilisateurs, comme CREATED_BY ou LAST_UPDATED_BY dans différentes tables, ou de tables spécifiques à l’historique des flux de travail ou des approbations.
Exemples
jean.dupontmarie.martincompta.fournisseurs1
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Approbateur
Approver
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Personne ayant approuvé le paiement de la facture. | ||
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Description
Identifie l’utilisateur ou le responsable qui a donné l’approbation finale ou une approbation importante pour la facture. Cet attribut est essentiel au Dashboard « Temps de cycle d’approbation des factures », qui ventile les délais d’approbation par approbateur. L’analyse de ces données peut révéler les goulots d’étranglement dans la hiérarchie d’approbation, mettre en évidence les personnes ayant une charge de travail élevée et vérifier le respect des règles de délégation des pouvoirs.
Pourquoi est-ce important ?
Essentiel pour analyser le flux d’approbation, repérer les goulots d’étranglement liés à certains approbateurs et vérifier le respect des règles d’approbation.
Où trouver ces données
Cette information est généralement stockée dans les tables de flux de travail d’Oracle, par exemple celles liées au moteur de gestion des approbations (AME), ou dans les tables d’historique d’audit.
Exemples
s.jonesm.riverad.chen
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Avec reprises
IsRework
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Indique si la facture a fait l’objet de reprises. | ||
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Description
Indicateur booléen (True/False) qui signale les factures ayant connu des boucles de reprise, par exemple des validations répétées ou un retour d’une étape ultérieure à une étape précédente (par exemple, de « En attente d’approbation » à « À revalider »). Il est généralement calculé à partir de la séquence des activités. Il est essentiel pour quantifier le « Taux de reprise des factures » et comprendre les inefficacités du processus.
Pourquoi est-ce important ?
Quantifie la fréquence des boucles de reprise inefficaces et aide à repérer les causes des exceptions et du travail inutile.
Où trouver ces données
Cet attribut est calculé à partir de la séquence des activités de chaque cas, afin de détecter les étapes répétées ou les retours en arrière dans le flux du processus.
Exemples
truefalse
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Conditions de paiement
PaymentTerms
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Conditions de paiement convenues avec le fournisseur. | ||
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Description
Définit les conditions de paiement du fournisseur, par exemple « Net à 30 jours » ou « 2 % à 10 jours, net à 30 jours ». Cet attribut sert à calculer la date d’échéance de la facture et à repérer les possibilités de remise pour paiement anticipé. L’analyse des conditions de paiement contribue à la planification de la trésorerie. Elle est également essentielle au Dashboard « Réalisation des remises pour paiement anticipé », qui mesure la capacité de l’entreprise à bénéficier des remises disponibles.
Pourquoi est-ce important ?
Influe directement sur la trésorerie et la rentabilité, car il détermine les échéances de paiement et l’admissibilité aux remises pour paiement anticipé.
Où trouver ces données
Disponible dans les tables AP_TERMS_TL ou AP_TERMS_B, auxquelles la table AP_INVOICES_ALL est associée.
Exemples
Net à 30 joursNet à 60 jours2 % à 10 jours, net à 30 jours
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Date de la facture
InvoiceDate
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Date figurant sur la facture du fournisseur. | ||
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Description
Il s’agit de la date d’émission de la facture par le fournisseur. Elle sert de point de départ pour déterminer la date d’échéance du paiement selon les conditions convenues. La comparaison entre la date de la facture et sa date de saisie dans le système (activité « Facture créée ») révèle les retards de soumission ou de traitement à la réception. Cette analyse permet de repérer les goulots d’étranglement en amont susceptibles de nuire au respect des délais de paiement et à l’obtention des escomptes.
Pourquoi est-ce important ?
Elle sert de référence pour calculer les dates d’échéance et repérer les retards entre l’émission de la facture et son entrée dans le processus de comptabilité fournisseurs.
Où trouver ces données
Provient du champ INVOICE_DATE de la table AP_INVOICES_ALL.
Exemples
2023-10-152023-11-012023-12-20
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Dernière mise à jour des données
LastUpdateDate
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Horodatage de la dernière actualisation des données. | ||
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Description
Cet attribut indique la date et l’heure de la dernière extraction des données du processus depuis le système source. Il s’agit d’un champ de métadonnées appliqué à l’ensemble du jeu de données lors de chaque actualisation. Il permet aux utilisateurs de connaître l’actualité des données et la période couverte par l’analyse. Cette information assure la transparence et facilite l’interprétation des résultats.
Pourquoi est-ce important ?
Il renseigne les utilisateurs sur l’actualité des données, la période couverte par l’analyse et la date de la dernière mise à jour.
Où trouver ces données
Cette valeur est générée et ajoutée au jeu de données lors de l’extraction des données.
Exemples
2024-03-10T05:00:00Z2024-03-11T05:00:00Z
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Devise de la facture
InvoiceCurrency
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Devise dans laquelle le montant de la facture est exprimé. | ||
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Description
Indique la devise dans laquelle la facture est établie (par exemple, USD, EUR, GBP). Cet attribut est essentiel pour les analyses portant sur plusieurs pays ou devises. Il apporte le contexte nécessaire à l’interprétation du montant de la facture et des indicateurs financiers. Pour les organisations internationales, il constitue un axe important de filtrage et de segmentation des données financières.
Pourquoi est-ce important ?
Il fournit le contexte nécessaire à l’interprétation du montant de la facture et permet des analyses et des rapports financiers exacts, notamment pour les activités menées dans plusieurs pays.
Où trouver ces données
Provient du champ INVOICE_CURRENCY_CODE de la table AP_INVOICES_ALL.
Exemples
USDEURGBPJPY
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Motif de mise en attente
HoldReason
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Motif pour lequel une facture a été mise en attente. | ||
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Description
Lorsqu’une facture ne peut pas passer à l’étape du paiement, elle est mise en attente. Cet attribut indique le motif précis, par exemple « Écart de prix », « Écart de quantité » ou « Réception des marchandises en attente ». L’analyse de ces motifs est essentielle pour trouver les causes des interruptions et des retards du processus. Elle alimente directement les Dashboards de suivi des exceptions et des reprises.
Pourquoi est-ce important ?
Permet de repérer les causes des retards de paiement et des exceptions liées aux factures, afin d’orienter les améliorations du processus et les échanges avec les fournisseurs.
Où trouver ces données
Cette information provient notamment de la table AP_HOLDS_ALL, associée à la facture et contenant le motif ou le code de mise en attente.
Exemples
Écart de prixLa quantité facturée dépasse la quantité reçueFacture en double
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Paiement à temps
IsOnTimePayment
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Indique si la facture a été payée au plus tard à sa date d’échéance. | ||
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Description
Indicateur booléen (True/False) calculé en comparant la « Date de paiement » à la « Date d’échéance ». Si le paiement a été effectué à la date d’échéance ou avant, la valeur est True. Cet attribut contribue directement au calcul de l’indicateur de performance clé « Taux de paiement à temps » et permet de suivre le respect des règles de paiement et la gestion des relations avec les fournisseurs.
Pourquoi est-ce important ?
Mesure directement le respect des conditions de paiement, un facteur important pour les relations avec les fournisseurs, la planification financière et la prévention des pénalités de retard.
Où trouver ces données
Cet attribut est calculé à partir d’autres champs selon la logique suivante : IF PaymentDate <= DueDate THEN true ELSE false.
Exemples
truefalse
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Statut du rapprochement
MatchingStatus
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Indique le résultat du rapprochement de la facture. | ||
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Description
Indique le résultat de la validation qui consiste à rapprocher la facture du bon de commande et du bon de réception (rapprochement à trois pièces). Les statuts possibles comprennent « Rapprochée », « Partiellement rapprochée » ou « Échec ». Cet attribut sert de base à l’indicateur de performance clé « Taux d’échec du rapprochement à trois pièces » et au Dashboard associé d’analyse des écarts. Il aide à diagnostiquer les problèmes du cycle d’approvisionnement au paiement.
Pourquoi est-ce important ?
Mesure directement la réussite du rapprochement automatisé et met en évidence les écarts qui entraînent des reprises manuelles et des retards de paiement.
Où trouver ces données
Ce statut figure souvent au niveau de l’en-tête ou des lignes de facture dans des tables comme AP_INVOICES_ALL ou AP_INVOICE_LINES_ALL.
Exemples
RéussiÉchec : écart de prixÉchec : écart de quantitéNon requis
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Système source
SourceSystem
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Système d’où proviennent les données extraites. | ||
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Description
Cet attribut indique l’origine des données, généralement « Oracle Fusion Financials » pour ce processus. Dans les environnements qui utilisent plusieurs systèmes, par exemple un système distinct de numérisation OCR, il permet de distinguer la source des différents événements. Il assure la traçabilité des données et fournit le contexte nécessaire, notamment lorsque les données proviennent de plusieurs plateformes.
Pourquoi est-ce important ?
Il précise l’origine des données, en garantit la traçabilité et facilite la gestion de leur intégration depuis plusieurs systèmes éventuels.
Où trouver ces données
Il s’agit généralement d’une valeur statique définie lors de la configuration de l’extraction des données.
Exemples
Oracle Fusion FinancialsOracle EBS R12Comptabilité fournisseurs Fusion Cloud
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Unité opérationnelle
BusinessUnit
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L’unité opérationnelle ou l’entité responsable de la facture. | ||
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Description
Identifie l’unité opérationnelle, le service ou le centre de coûts auquel la dépense est imputée. Cette dimension est essentielle pour analyser l’organisation et comparer les performances du processus entre les différentes entités de l’entreprise. Elle permet de déterminer si des problèmes, comme des délais d’approbation longs ou un taux élevé d’exceptions, se concentrent dans certaines unités opérationnelles, afin de cibler les améliorations.
Pourquoi est-ce important ?
Permet de comparer les performances entre différentes unités de l’organisation et de repérer les goulots d’étranglement ou les problèmes de conformité propres à certains services.
Où trouver ces données
Cette information figure souvent dans la table AP_INVOICES_ALL sous ORG_ID. Ce champ peut être associé aux tables d’organisation des ressources humaines pour obtenir le nom de l’unité opérationnelle.
Exemples
Ventes en Amérique du NordOpérations européennesDirection financière du siège social
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Activités de traitement des factures fournisseurs
| Activité | Description | ||
|---|---|---|---|
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Facture approuvée
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Correspond à l’approbation finale de la facture, qui autorise son paiement. Cette étape clé est déduite du passage du champ d’état du flux de travail à un état final d’approbation. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette étape importante clôt le cycle d’approbation. Elle est indispensable au calcul du « Temps de cycle d’approbation des factures » et à l’identification des goulots d’étranglement liés aux approbateurs.
Où trouver ces données
Déduit du passage de la colonne WFAPPROVAL_STATUS de la table AP_INVOICES_ALL à « Manually Approved », « Approuvé par le flux de travail » ou à un état final d’approbation similaire.
Données à recueillir
Changement de AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS vers un état d’approbation.
Type d’événement
inferred
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Facture créée
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Correspond à la création initiale d’une facture dans le système, par saisie manuelle, numérisation (OCR) ou échange de données informatisé (EDI). Cet événement est enregistré lors de l’insertion d’un nouvel enregistrement dans la table principale des factures. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Il s’agit du point de départ officiel du cycle de traitement de la facture. L’analyse du délai entre cet événement et les suivants révèle les retards en amont et la durée totale du processus.
Où trouver ces données
Cet événement explicite est enregistré à partir de l’horodatage de création de la facture dans la table AP_INVOICES_ALL, généralement à l’aide de la colonne CREATION_DATE.
Données à recueillir
Horodatage de création de l’enregistrement dans la table AP_INVOICES_ALL.
Type d’événement
explicit
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Facture validée
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Cette activité indique que le système a terminé avec succès ses contrôles automatisés des données de la facture, notamment la vérification du format et du fournisseur. Elle est enregistrée en suivant les changements du champ d’état de validation de la facture. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
La facture peut alors passer aux étapes suivantes, comme le rapprochement ou l’approbation. Un délai avant cette étape peut signaler des problèmes de saisie et alimenter le Dashboard « Analyse des erreurs de saisie des données de facture ».
Où trouver ces données
Déduit du passage de la colonne VALIDATION_STATUS de la table AP_INVOICES_ALL à la valeur « Validated ». Une piste d’audit ou une table d’historique de ce champ fournit l’horodatage.
Données à recueillir
Changement de AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_STATUS à « Validated ».
Type d’événement
inferred
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Paiement compensé
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Dernière activité du processus, elle confirme que le paiement a été compensé par la banque. Cet événement est généralement enregistré à partir des mises à jour d’état d’Oracle Cash Management après le rapprochement bancaire. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Il s’agit de la fin réelle du processus de bout en bout. Cet événement fournit les données les plus précises pour calculer le « temps de cycle moyen des factures » et clôt l’ensemble de la transaction financière.
Où trouver ces données
Déduit du passage de l’état du paiement à « CLEARED » dans la table AP_CHECKS_ALL. La colonne CLEARED_DATE fournit l’horodatage de cet événement.
Données à recueillir
CLEARED_DATE est renseigné dans la table AP_CHECKS_ALL.
Type d’événement
inferred
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Paiement effectué
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Correspond au moment où le paiement est créé et envoyé au fournisseur. Cet événement explicite est enregistré lors de la création d’un enregistrement de paiement lié à la facture. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette étape est essentielle pour mesurer le « taux de paiement dans les délais » et le « débit de traitement des factures de bout en bout ». Elle indique que l’entreprise a rempli son obligation financière.
Où trouver ces données
Cet événement explicite est enregistré lors de la création d’un enregistrement de liaison dans la table AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL. ACCOUNTING_DATE ou CREATION_DATE peut servir d’horodatage.
Données à recueillir
Création d’un enregistrement dans AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL reliant une facture à un paiement.
Type d’événement
explicit
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Paiement programmé
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Marque le moment où une facture approuvée est incluse dans une demande de traitement des paiements (PPR) ou un lot de paiements, sans avoir encore été payée. L’événement est enregistré lorsque les échéanciers de paiement sont finalisés. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette activité fait le lien entre l’approbation et le paiement effectif. L’analyse du temps passé à cette étape est importante pour prévoir et gérer la trésorerie.
Où trouver ces données
Déduit du renseignement de checkrun_id dans la table AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL pour la facture. La date de création de la PPR peut servir d’horodatage.
Données à recueillir
Association de la facture à une demande de traitement des paiements (PPR).
Type d’événement
inferred
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Approbation lancée
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Indique que la facture est entrée dans le flux de travail d’approbation et a été transmise au premier approbateur. Cet événement est déduit d’un changement de l’état du flux de travail de la facture. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette activité marque le début du calcul de l’indicateur « Temps de cycle d’approbation des factures ». Elle permet de distinguer le temps d’attente des données du temps d’attente de l’approbateur.
Où trouver ces données
Déduit du passage de WFAPPROVAL_STATUS dans la table AP_INVOICES_ALL d’un état antérieur au flux de travail à la valeur « Initiated » ou à un état d’attente similaire.
Données à recueillir
Changement de AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS à « Initiated ».
Type d’événement
inferred
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Blocage appliqué
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Indique qu’un blocage a été appliqué à la facture, empêchant son paiement. Cet événement explicite est enregistré lors de la création d’un blocage associé à la facture, souvent en raison d’écarts ou du non-respect des règles. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Il permet de repérer directement les exceptions et les goulots d’étranglement du processus. L’analyse des motifs et de la durée des blocages est essentielle pour comprendre et résoudre les problèmes de traitement récurrents.
Où trouver ces données
Cet événement explicite est enregistré lors de la création d’une entrée dans la table AP_HOLDS_ALL liée à l’INVOICE_ID concerné.
Données à recueillir
Horodatage de création de l’enregistrement dans la table AP_HOLDS_ALL.
Type d’événement
explicit
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Blocage levé
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Cet événement marque la résolution d’un problème et la levée du blocage, ce qui permet à la facture de poursuivre son traitement en vue du paiement. Il est enregistré lorsque les informations de levée sont ajoutées à l’enregistrement du blocage. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Mesure le temps nécessaire à la résolution des écarts. Associé à l’événement « Blocage appliqué », cet indicateur permet de quantifier la durée et l’incidence des reprises et du traitement des exceptions.
Où trouver ces données
Déduit du renseignement des colonnes RELEASE_LOOKUP_CODE et LAST_UPDATE_DATE dans la table AP_HOLDS_ALL pour un blocage existant.
Données à recueillir
Horodatage de mise à jour de l’enregistrement AP_HOLDS_ALL avec les détails de la levée.
Type d’événement
inferred
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Facture annulée
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Correspond à l’arrêt du traitement de la facture avant le paiement. Cette action explicite est enregistrée lorsqu’un utilisateur annule la facture et renseigne une date d’annulation. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Il s’agit d’un état final sans succès pour une facture. L’analyse de la fréquence et des motifs des annulations peut mettre en évidence des problèmes en amont dans les achats ou la gestion des fournisseurs.
Où trouver ces données
Déduit du renseignement de la colonne CANCELLED_DATE dans la table AP_INVOICES_ALL. Cette date sert d’horodatage pour l’événement.
Données à recueillir
CANCELLED_DATE est renseigné dans la table AP_INVOICES_ALL.
Type d’événement
inferred
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Facture rejetée
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Indique qu’un approbateur a rejeté la facture, interrompant le processus et nécessitant généralement une correction et une nouvelle soumission. Cet événement est enregistré comme un changement d’état dans le flux de travail d’approbation. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Il met en évidence une boucle de reprise importante dans le processus. L’analyse de la fréquence et des motifs des rejets peut révéler une mauvaise compréhension des règles ou des problèmes systémiques liés aux données.
Où trouver ces données
Déduit du passage de la colonne WFAPPROVAL_STATUS de la table AP_INVOICES_ALL à « Rejected ». Les tables d’historique du flux de travail peuvent fournir davantage de détails.
Données à recueillir
Changement de AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS à « Rejected ».
Type d’événement
inferred
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Paiement anticipé effectué
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Événement calculé indiquant qu’un paiement a été effectué avant l’échéance pour obtenir un escompte. Il est déterminé en comparant la date de paiement réelle aux conditions d’escompte enregistrées dans l’échéancier de paiement. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cet événement alimente directement le Dashboard « Escomptes pour paiement anticipé obtenus ». Il permet de quantifier les avantages financiers d’un processus de comptabilité fournisseurs efficace et de repérer les possibilités manquées.
Où trouver ces données
Calculé en comparant la date de paiement (dans AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL) aux champs de date d’escompte (DISCOUNT_DATE) de la table AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Données à recueillir
Comparer la date d’exécution du paiement à la date limite pour obtenir l’escompte.
Type d’événement
calculated
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Rapprochement effectué
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Correspond à l’action du système ou de l’utilisateur qui rapproche la facture d’un bon de commande (PO) et/ou d’un avis de réception de marchandises (GRN). Cet événement est enregistré lorsque l’état du rapprochement de la facture est mis à jour. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette étape est essentielle pour les factures liées à un bon de commande et influe directement sur l’analyse des « tendances des écarts de rapprochement à trois voies ». Les échecs ou les retards à ce stade sont une source importante de goulots d’étranglement.
Où trouver ces données
Déduit de la mise à jour de WFAPPROVAL_STATUS ou d’un champ d’état de rapprochement similaire dans AP_INVOICES_ALL, qui indique qu’une tentative de rapprochement a eu lieu.
Données à recueillir
Horodatage du changement d’état lié au rapprochement avec un bon de commande.
Type d’événement
inferred
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Guides d’extraction
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