Votre modèle de données Purchase to Pay, commandes d’achat

SAP ECC
Votre modèle de données Purchase to Pay, commandes d’achat

Votre modèle de données Purchase to Pay, commandes d’achat

Ce modèle vous guide dans la collecte des données nécessaires à l’analyse de votre processus Purchase to Pay, commandes d’achat, dans SAP ECC. Il présente les attributs à recueillir et les activités à suivre, et vous indique comment extraire ces informations de votre système. Utilisez cette ressource pour constituer un journal d’événements adapté à vos initiatives de Process Mining.
  • Attributs recommandés à recueillir
  • Activités clés à suivre
  • Guide d’extraction pour SAP ECC
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs des commandes d’achat Purchase to Pay

Voici les champs de données essentiels à inclure dans votre journal d’événements pour analyser en détail votre processus Purchase to Pay, commandes d’achat.
3 Obligatoire 6 Recommandé 12 Facultatif
Nom Description
Activité
Activity
Nom de l’événement ou de l’étape métier qui s’est produit dans le cycle de vie de la commande d’achat.
Description

Cet attribut décrit une étape du processus, par exemple « Commande d’achat créée », « Commande d’achat approuvée » ou « Entrée de marchandises comptabilisée ». La succession de ces activités forme le flux du processus pour chaque commande d’achat.

L’analyse de leur ordre, de leur fréquence et du temps écoulé entre elles est au cœur du Process Mining. Elle permet de repérer les goulots d’étranglement, les boucles de reprise et les écarts par rapport au processus standard, afin de cibler les améliorations et les efforts de standardisation.

Pourquoi est-ce important ?

Les activités définissent les étapes du processus. L’analyse de leur ordre et de leur durée révèle le déroulement réel du processus, les goulots d’étranglement et les écarts.

Où trouver ces données

Cet attribut est dérivé de différentes tables et journaux de transactions SAP, notamment CDHDR/CDPOS pour les modifications, EKBE pour les entrées de marchandises et les factures, et EBAN pour les demandes d’achat. Sa génération nécessite souvent une logique personnalisée ou un programme d’extraction.

Exemples
Commande d’achat crééeCommande d’achat approuvéeEntrée de marchandises comptabilisée
Commande d’achat
PurchaseOrder
Identifiant unique du document de commande d’achat, qui sert de dossier principal pour le suivi du processus d’approvisionnement.
Description

Le numéro de commande d’achat est l’identifiant central qui relie toutes les activités, de sa création à la réception finale des marchandises et à son achèvement. Chaque numéro de commande unique correspond à une instance du processus d’approvisionnement.

En Process Mining, cet attribut est essentiel pour reconstituer le parcours complet de chaque achat. Il permet d’analyser en détail les durées de cycle, les variations du processus et le respect des règles pour chaque commande, et constitue le fondement de l’ensemble du modèle de processus.

Pourquoi est-ce important ?

Cet identifiant central relie tous les événements associés et permet d’analyser le cycle de vie complet de chaque commande d’achat.

Où trouver ces données

Table : EKKO, champ : EBELN

Exemples
450001762345000176244500017625
Heure de l’événement
EventTime
Date et heure précises auxquelles l’activité s’est produite.
Description

Cet horodatage indique le moment exact où un événement s’est produit, par exemple l’approbation d’une commande d’achat ou la comptabilisation d’une entrée de marchandises. Il permet de remettre toutes les activités d’un dossier dans l’ordre chronologique.

Les horodatages sont indispensables au Process Mining, car ils rendent possibles toutes les analyses temporelles : calcul des durées de cycle entre les activités, détection des retards, analyse du débit du processus et mesure de la performance au regard des accords de niveau de service (SLA).

Pourquoi est-ce important ?

Cet horodatage est indispensable au calcul des indicateurs fondés sur une durée, comme les temps de cycle et les goulots d’étranglement, ainsi qu’au classement chronologique des événements.

Où trouver ces données

Cet attribut est dérivé de différents champs de date et d’heure des tables SAP, notamment EKKO-AEDAT (date de modification), CDHDR-UDATE/UTIME (horodatage du journal de modification) ou EKBE-BUDAT (date de comptabilisation).

Exemples
2023-04-15T10:05:31Z2023-04-16T14:22:00Z2023-05-01T09:00:15Z
Code société
CompanyCode
Identifiant de l’entité juridique ou de la société à l’origine de l’achat.
Description

Dans SAP, le code société représente une entité juridique indépendante. Toutes les transactions sont comptabilisées au niveau du code société, ce qui en fait une unité organisationnelle fondamentale.

L’analyse du processus par code société permet de comparer l’efficacité des achats et le respect des règles entre différentes unités opérationnelles ou différents pays. Elle aide à repérer les bonnes pratiques à reproduire dans d’autres entités et les unités qui rencontrent des difficultés.

Pourquoi est-ce important ?

Représente l’entité juridique et permet de comparer la performance des processus et le respect des règles entre les différentes parties de l’organisation.

Où trouver ces données

Table : EKKO, champ : BUKRS

Exemples
10002100US01
Groupe de marchandises
MaterialGroup
Classification permettant de regrouper les marchandises ou les services présentant des caractéristiques similaires.
Description

Le groupe de marchandises, ou catégorie d’achat, sert à classer les biens ou les services achetés. Il peut s’agir, par exemple, de « matériel informatique », de « fournitures de bureau » ou de « services professionnels ».

Cet attribut est important pour analyser les dépenses et comprendre les pratiques d’approvisionnement. Il permet de filtrer le processus afin d’étudier le traitement des différentes catégories, les personnes qui les approuvent et les fournisseurs concernés. Il constitue une dimension importante du Dashboard « Analyse de la valeur des commandes d’achat ».

Pourquoi est-ce important ?

Permet de segmenter le processus par catégorie de produits ou de services et de comparer les comportements, les temps de cycle et les fournisseurs selon le type de dépenses.

Où trouver ces données

Table : EKPO, champ : MATKL

Exemples
00101IT_HWCONSULT
Montant de la commande
OrderAmount
Valeur monétaire totale du poste de commande d’achat.
Description

Cet attribut représente la valeur totale d’un poste précis de la commande d’achat, calculée en multipliant la quantité par le prix net. Pour obtenir la valeur totale de la commande, il faut additionner les montants des postes.

L’analyse du processus par montant de commande permet de repérer les transactions de grande valeur qui peuvent nécessiter des contrôles plus stricts ou des circuits d’approbation différents. Elle alimente le Dashboard « Analyse de la valeur des commandes d’achat » et aide à prioriser les améliorations portant sur les commandes ayant le plus d’incidence financière.

Pourquoi est-ce important ?

Quantifie l’incidence financière de chaque achat et permet de prioriser les commandes de grande valeur ou de repérer des possibilités de réduction des coûts.

Où trouver ces données

Table : EKPO, champ : NETWR (valeur nette de la commande).

Exemples
1500.00250.7512345.50
Nom d’utilisateur
UserName
Identifiant de l’utilisateur ayant exécuté l’activité.
Description

Cet attribut indique le nom d’utilisateur SAP de la personne qui a créé, modifié ou approuvé un document. Pour les étapes automatisées, il peut correspondre à un identifiant système ou de traitement par lots.

L’analyse par utilisateur permet de repérer les besoins de formation, les personnes les plus performantes ou d’éventuels problèmes de conformité. Elle est essentielle à la création de Dashboards sur la répartition de la charge de travail, le respect de la matrice d’approbation et la performance des équipes ou des personnes.

Pourquoi est-ce important ?

Associe les actions des utilisateurs à des personnes précises afin d’analyser leur performance, leur charge de travail et leur respect des règles de conformité.

Où trouver ces données

Table : EKKO, champ : ERNAM (créé par) ; table : CDHDR, champ : USERNAME (modifié par).

Exemples
JSMITHMBROWNBATCH_USER
Numéro de fournisseur
VendorNumber
Identifiant unique du fournisseur.
Description

Ce code identifie de manière unique le fournisseur auprès duquel les biens ou services sont achetés. Il s’agit d’une donnée de référence importante pour le processus d’approvisionnement.

Cet attribut est indispensable à l’analyse par fournisseur. Il permet d’évaluer la performance des livraisons, de comparer les délais entre fournisseurs et d’analyser les dépenses. C’est la principale dimension du Dashboard « Performance des livraisons des fournisseurs ».

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser la performance des fournisseurs et de repérer ceux qui sont fiables ainsi que ceux qui entraînent des retards ou des problèmes de qualité.

Où trouver ces données

Table : EKKO, champ : LIFNR

Exemples
100345V-20598700112
Type de document
DocumentType
Code permettant de classer les différents types de commandes d’achat.
Description

Dans SAP, le type de document détermine la plage de numéros, la sélection des champs et le déroulement général du processus de commande d’achat. Il peut, par exemple, distinguer les commandes standard, les commandes de services et les commandes de transfert de stock.

Cet attribut constitue une dimension d’analyse utile, car les différents types de documents suivent souvent des processus distincts. Le filtrage par type de document permet de comparer plus justement les temps de cycle et les flux de processus.

Pourquoi est-ce important ?

Distingue les différents types de processus d’achat, par exemple standard, service ou retour, qui suivent souvent des parcours et répondent à des attentes de performance distincts.

Où trouver ces données

Table : EKKO, champ : BSART

Exemples
NBFOUB
Date de livraison demandée
RequestedDeliveryDate
Date à laquelle l’entreprise a demandé au fournisseur de livrer les biens ou les services.
Description

Il s’agit de la date de livraison cible indiquée dans la commande d’achat. Elle sert de référence pour mesurer les délais de livraison réels.

Cette date est indispensable au calcul du KPI « Taux de réception des marchandises à temps ». En comparant la date réelle de réception à la date demandée, les organisations peuvent mesurer la fiabilité des fournisseurs et l’efficacité de leurs opérations de réception. Cette analyse alimente directement le Dashboard « Performance des livraisons des fournisseurs ».

Pourquoi est-ce important ?

Cette date cible de livraison est indispensable au calcul des KPI de respect des délais et à l’évaluation de la fiabilité des fournisseurs.

Où trouver ces données

Table : EKPO, champ : EINDT

Exemples
2023-06-102023-07-222023-08-01
Demande d’achat
PurchaseRequisition
Identifiant de la demande d’achat à l’origine de la commande.
Description

Cet attribut relie la commande d’achat à la demande dont elle est issue. Certaines commandes ne sont précédées d’aucune demande d’achat.

Ce lien est essentiel à l’analyse du Dashboard « Conversion des demandes en commandes » et du KPI « Taux de conversion des demandes d’achat en commandes ». Il permet de mesurer l’efficacité du processus en amont, de la demande initiale à la création d’une commande officielle, et de repérer les commandes non conformes créées sans demande préalable.

Pourquoi est-ce important ?

Relie la commande d’achat à la demande initiale, ce qui permet d’analyser le processus de conversion et de repérer les commandes créées sans demande préalable.

Où trouver ces données

Table : EKPO, champ : BANFN

Exemples
1001589010015891
Dernière mise à jour des données
LastDataUpdate
Horodatage indiquant la dernière actualisation des données depuis le système source.
Description

Cet attribut indique la date et l’heure de la dernière extraction ou mise à jour des données. Il renseigne sur leur fraîcheur au moment de l’analyse.

L’affichage de cette information dans les Dashboards permet aux utilisateurs de savoir si les analyses reposent sur des données presque en temps réel ou sur un instantané historique. Il clarifie les attentes et aide à prendre des décisions en connaissance de l’ancienneté des données.

Pourquoi est-ce important ?

Indique aux utilisateurs si les données sont à jour, afin qu’ils sachent si l’analyse reflète l’état le plus récent des opérations.

Où trouver ces données

Cet horodatage est généré et ajouté par le processus d’extraction des données ou ETL lors de son exécution.

Exemples
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Devise
Currency
Code de devise du montant de la commande d’achat.
Description

Cet attribut indique la devise dans laquelle est exprimée la valeur de la commande d’achat, par exemple USD, EUR ou GBP. Il fournit le contexte nécessaire à l’interprétation des montants.

Pour les organisations internationales, la devise est indispensable à une analyse financière exacte. Elle permet d’agréger et de comparer correctement les valeurs des commandes. Tous les KPI monétaires doivent être interprétés en tenant compte de la devise utilisée.

Pourquoi est-ce important ?

Fournit le contexte nécessaire à l’interprétation des montants et garantit la justesse des analyses financières, en particulier dans les organisations internationales.

Où trouver ces données

Table : EKKO, champ : WAERS

Exemples
USDEURJPY
Groupe d’acheteurs
PurchasingGroup
Acheteur ou groupe d’acheteurs responsable de l’activité d’approvisionnement.
Description

Le groupe d’acheteurs désigne la personne ou l’équipe chargée d’une activité d’achat donnée. Il constitue le principal interlocuteur des fournisseurs.

Cet attribut permet une analyse plus détaillée que celle par organisation d’achats. Il aide à comprendre la répartition de la charge de travail entre les acheteurs et à repérer les différences de performance individuelles, afin d’orienter l’affectation des ressources et les formations.

Pourquoi est-ce important ?

Fournit une vue détaillée des personnes responsables des achats, afin d’analyser la charge de travail et les performances par acheteur ou par équipe.

Où trouver ces données

Table : EKKO, champ : EKGRP

Exemples
001002N01
Livraison dans les délais
IsOnTimeDelivery
Indicateur signalant si les marchandises ont été reçues à la date de livraison demandée ou avant.
Description

Cet attribut booléen prend la valeur true si l’horodatage de l’activité « Goods Receipt Posted » est antérieur ou égal à la « Requested Delivery Date ». Il indique clairement, pour chaque poste de commande d’achat, si la livraison a été effectuée dans les délais.

Cet attribut sert de base à l’indicateur « On-Time Goods Receipt Rate ». Il simplifie l’analyse des performances des fournisseurs et de l’efficacité de la réception en interne, en facilitant le regroupement et le filtrage des livraisons ponctuelles et tardives.

Pourquoi est-ce important ?

Fournit une mesure claire de la ponctualité des livraisons, en indiquant si elles ont été effectuées dans les délais. Cet indicateur alimente directement les KPI et les Dashboards sur les performances des fournisseurs.

Où trouver ces données

Cet attribut calculé compare la date de comptabilisation de la réception des marchandises (EKBE-BUDAT) à la date de livraison demandée (EKPO-EINDT).

Exemples
truefalse
Modification après approbation
IsPostApprovalChange
Indicateur signalant si une commande d’achat a été modifiée après son approbation initiale.
Description

Cet attribut booléen prend la valeur true si l’activité « Purchase Order Changed » est détectée après l’activité « Purchase Order Approved » pour la même commande d’achat. Il permet d’isoler les modifications problématiques intervenant tard dans le processus.

Ce champ calculé alimente directement l’indicateur « Post-Approval PO Change Rate » et le Dashboard « Purchase Order Rework and Changes ». Il permet de quantifier et de mettre en évidence les modifications perturbatrices, susceptibles d’entraîner des retards et de nécessiter une nouvelle approbation. Elles peuvent révéler des problèmes dans la définition initiale des besoins ou du périmètre.

Pourquoi est-ce important ?

Mesure directement les reprises après approbation, un indicateur clé de la stabilité et de l’efficacité du processus. Un taux élevé signale des problèmes dans la définition des besoins en amont.

Où trouver ces données

Cet attribut calculé est dérivé de la séquence d’activités du journal d’événements.

Exemples
truefalse
Motif du rejet
RejectionReason
Code ou texte expliquant le rejet d’une demande d’achat ou d’une commande d’achat.
Description

Cet attribut indique le motif précis fourni lorsqu’une commande d’achat est rejetée au cours du flux de travail d’approbation. Cette information est essentielle pour comprendre les causes des reprises et des retards.

L’analyse des motifs de rejet permet de repérer les problèmes récurrents, comme un prix incorrect, un dépassement de budget ou le choix d’un fournisseur non conforme. L’entreprise peut alors s’attaquer aux causes profondes, améliorer la qualité des commandes d’achat initiales et simplifier le processus d’approbation.

Pourquoi est-ce important ?

Indique directement les raisons des échecs d’approbation et permet de cibler les améliorations pour réduire les reprises et raccourcir les cycles d’approbation.

Où trouver ces données

Cette information peut être difficile à trouver. Elle peut être stockée dans des champs de texte long ou dépendre d’une configuration personnalisée du flux de travail. Sa recherche nécessite souvent une connaissance précise de l’implémentation.

Exemples
Prix incorrectBudget dépasséDemande en double
Nom du fournisseur
VendorName
Raison sociale du fournisseur.
Description

Nom du fournisseur, plus facile à lire que son numéro. Il provient généralement des données de référence des fournisseurs.

Le numéro de fournisseur sert aux jointures et à l’identification unique, tandis que son nom est essentiel dans les Dashboards et les rapports destinés aux utilisateurs. Il rend les analyses plus intuitives et accessibles aux équipes métier qui ne connaissent pas nécessairement les codes fournisseurs.

Pourquoi est-ce important ?

Fournit un nom lisible du fournisseur, ce qui facilite la compréhension des Dashboards et des rapports par les équipes métier.

Où trouver ces données

Table : LFA1, champ : NAME1. Une jointure entre EKKO-LIFNR et LFA1-LIFNR est nécessaire.

Exemples
Staples Inc.Global Tech SolutionsOffice Supply Co.
Organisation d’achats
PurchasingOrganization
Unité organisationnelle chargée de négocier les prix et d’acheter des marchandises ou des services.
Description

Dans SAP, l’organisation d’achats est une unité organisationnelle clé, responsable des activités d’approvisionnement. Elle peut être centralisée pour toute l’entreprise ou décentralisée par site ou par région.

L’analyse de la performance par organisation d’achats permet de repérer les équipes les plus efficaces. Elle permet de comparer des indicateurs comme le temps de cycle, le taux de reprises et les coûts entre différentes unités, afin de mettre en évidence les bonnes pratiques et les besoins d’assistance.

Pourquoi est-ce important ?

Indique quelle équipe est responsable des achats et permet de comparer la performance entre différentes unités organisationnelles.

Où trouver ces données

Table : EKKO, champ : EKORG

Exemples
1000US01DE01
Site
Plant
Lieu physique ou site où les marchandises doivent être livrées.
Description

Le site est une unité organisationnelle qui représente une usine, un entrepôt ou un autre lieu de réception de marchandises ou de services.

L’analyse par site permet de comprendre les différences géographiques dans le processus d’approvisionnement. Elle peut révéler des écarts dans les délais de livraison des fournisseurs selon les lieux ou mettre en évidence des sites où la réception est inefficace, afin d’évaluer la ponctualité de la réception des marchandises.

Pourquoi est-ce important ?

Indique le lieu de livraison, une information utile pour analyser les différences régionales entre les processus et les performances logistiques.

Où trouver ces données

Table : EKPO, champ : WERKS

Exemples
100011002000
Système source
SourceSystem
Système depuis lequel les données ont été extraites.
Description

Cet attribut indique l’origine des données, généralement identifiée par une instance SAP ECC (par exemple, « ECC_PROD_100 »). Dans un environnement comprenant plusieurs systèmes, il permet de distinguer les sources de données.

Pour assurer la gouvernance et la traçabilité des données, il est important de connaître le système source. Cela contribue à préserver leur intégrité et à résoudre les problèmes d’extraction ou de qualité, en particulier lorsque les données proviennent de plusieurs systèmes ou modules ERP.

Pourquoi est-ce important ?

Indique l’origine des données, une information importante pour leur gouvernance et leur validation, ainsi que pour la gestion des analyses couvrant plusieurs systèmes.

Où trouver ces données

Il s’agit généralement d’une valeur statique ajoutée lors de l’extraction des données pour indiquer le système dont provient le jeu de données.

Exemples
SAP_ECC_PRODECC_EU_100S4H_FIN
Obligatoire Recommandé Facultatif

Activités des commandes d’achat Purchase to Pay

Voici les étapes et les jalons essentiels à consigner dans votre journal d’événements. Ils constituent la base d’une découverte précise du processus et de l’identification des goulots d’étranglement.
6 Recommandé 8 Facultatif
Activité Description
Commande d’achat approuvée
Cet événement correspond à l’approbation finale de la commande d’achat, qui autorise son envoi au fournisseur. Ce jalon important est généralement déduit du passage du statut de validation de la commande à l’état « entièrement validée » ou « approuvée ».
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité est indispensable au calcul du KPI de durée du cycle d’approbation de la commande d’achat et à la détection des goulots d’étranglement dans le flux de travail d’approbation. Elle constitue un préalable à la plupart des activités suivantes, comme l’envoi de la commande au fournisseur.

Où trouver ces données

L’événement est déduit du suivi des journaux de modification (CDHDR/CDPOS) de la table d’en-tête des commandes d’achat (EKKO), afin de repérer l’application du code de validation final ou le passage de l’indicateur de statut global de validation (EKKO-FRGKE) à l’état « validée ».

Données à recueillir

Repérez l’horodatage auquel le statut global de validation de la commande d’achat (EKKO-FRGKE) passe à l’état final d’approbation.

Type d’événement inferred
Commande d’achat créée
Cette activité correspond à la création d’un document officiel de commande d’achat, qui constitue un contrat contraignant avec un fournisseur. Il s’agit d’un événement explicite, enregistré lorsqu’un utilisateur crée et enregistre une commande d’achat, par exemple avec la transaction ME21N. Des entrées sont alors ajoutées aux tables EKKO et EKPO.
Pourquoi est-ce important ?

Cet événement marque le début officiel du cycle de vie de la commande d’achat. Il constitue un jalon important pour mesurer le délai de conversion d’une demande d’achat en commande ainsi que le délai total d’exécution de la commande.

Où trouver ces données

L’événement est extrait de la date de création (EKKO-AEDAT) dans la table d’en-tête des commandes d’achat (EKKO), pour le numéro de commande correspondant (EKKO-EBELN).

Données à recueillir

Utilisez l’horodatage de création de la table EKKO pour chaque nouvelle commande d’achat.

Type d’événement explicit
Commande d’achat envoyée au fournisseur
Cette activité marque l’envoi officiel de la commande d’achat approuvée au fournisseur, par exemple par EDI, par courriel ou sur papier. Il s’agit d’un événement explicite, enregistré dans les tables de contrôle des messages lorsqu’un message de sortie est traité avec succès.
Pourquoi est-ce important ?

Ce jalon important marque le début du délai de livraison du fournisseur. L’analyse du temps écoulé entre cet événement et la réception des marchandises permet d’évaluer la performance du fournisseur et le respect des délais de livraison.

Où trouver ces données

L’événement est enregistré dans la table des statuts de message (NAST). L’horodatage peut être extrait de NAST-DATVR et NAST-UHRVR lorsque le statut de traitement (NAST-VSTAT) est « 1 » (traité avec succès) pour le type de message de sortie correspondant à la commande d’achat.

Données à recueillir

Utilisez l’horodatage de traitement de la table NAST pour le message de sortie de la commande d’achat.

Type d’événement explicit
Commande d’achat terminée
Indique qu’un poste de commande d’achat est considéré comme entièrement livré. Cet événement est déduit, généralement à partir de l’activation automatique ou manuelle de l’indicateur « Livraison terminée » sur le poste de la commande.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque la fin logique de la partie du processus consacrée à l’exécution de la commande. Elle est essentielle au calcul de la durée totale du cycle de la commande d’achat, de sa création à son achèvement.

Où trouver ces données

L’événement est déduit des documents de modification (CDHDR/CDPOS), qui indiquent quand l’indicateur « Livraison terminée » (EKPO-ELIKZ) est défini sur « X » pour un poste de commande d’achat. Le dernier poste marqué comme terminé peut signaler l’achèvement de toute la commande.

Données à recueillir

Repérez dans les documents de modification l’horodatage auquel l’indicateur EKPO-ELIKZ est défini.

Type d’événement inferred
Demande d’achat créée
Cette activité marque la création d’une demande officielle de biens ou de services. Il s’agit d’un événement explicite, enregistré lorsqu’un utilisateur crée et enregistre un nouveau document de demande d’achat, par exemple avec la transaction ME51N. Cette opération génère un enregistrement unique dans la table EBAN.
Pourquoi est-ce important ?

C’est le point de départ principal du processus d’approvisionnement. L’analyse du délai entre cet événement et la création de la commande d’achat permet de mesurer l’efficacité avec laquelle la demande interne est convertie en commandes concrètes.

Où trouver ces données

L’événement est enregistré à la création d’une entrée dans la table d’en-tête des demandes d’achat (EBAN). La date (EBAN-BADAT) et l’heure de création servent d’horodatage.

Données à recueillir

Repérez les nouvelles entrées de la table EBAN à partir de leur date de création.

Type d’événement explicit
Entrée de marchandises comptabilisée
Cette activité correspond à la réception physique de marchandises d’un fournisseur au titre d’une commande d’achat précise. La comptabilisation de l’entrée de marchandises est une action explicite, effectuée par exemple avec la transaction MIGO. Elle crée un document article et met à jour le stock.
Pourquoi est-ce important ?

Ce jalon est important pour suivre la performance des livraisons des fournisseurs et le début du processus de vérification des factures. Il sert à calculer le taux de livraisons à temps et les délais de réception des marchandises.

Où trouver ces données

L’événement est enregistré à la création d’un document article. Son horodatage correspond à la date de comptabilisation (MKPF-BUDAT) ou à la date de création (MKPF-CPUDT) de la table d’en-tête des documents articles (MKPF). Le lien avec la commande d’achat est établi par la table des postes (MSEG).

Données à recueillir

Utilisez l’horodatage de comptabilisation ou de création de la table MKPF pour les documents articles faisant référence à la commande d’achat.

Type d’événement explicit
Approbation de la commande d’achat demandée
Indique qu’une commande d’achat créée ou modifiée a été soumise à approbation conformément à sa stratégie de validation. Cet événement est déduit du déclenchement de cette stratégie et du passage de la commande au statut d’approbation en attente.
Pourquoi est-ce important ?

Distinguer la création de la commande d’achat du début de son processus d’approbation permet de mesurer précisément le KPI de durée du cycle d’approbation. Cela met en évidence tout délai avant le lancement du flux de travail d’approbation.

Où trouver ces données

L’événement est déduit des documents de modification (CDHDR/CDPOS) de la commande d’achat (objet EINKBELEG), qui indiquent la première définition d’un statut de validation, ou de la première attribution à l’indicateur de statut global de validation (EKKO-FRGKE) d’une valeur signalant qu’un processus d’approbation est en cours.

Données à recueillir

Repérez la première entrée de document de modification qui déclenche la stratégie de validation de la commande d’achat.

Type d’événement inferred
Commande d’achat modifiée
Cet événement correspond à toute modification apportée à une commande d’achat après sa création initiale, par exemple un changement de quantité, de prix ou de date de livraison. Ces modifications sont enregistrées explicitement dans le système de documents de modification de SAP.
Pourquoi est-ce important ?

Des modifications fréquentes, en particulier après approbation, peuvent révéler des inefficacités, une planification initiale insuffisante ou une dérive du périmètre. Cette activité est essentielle au Dashboard des reprises et modifications des commandes d’achat et aux KPI associés.

Où trouver ces données

L’événement est enregistré explicitement dans les tables d’en-tête (CDHDR) et de postes (CDPOS) des documents de modification de l’objet commande d’achat (EINKBELEG). Chaque modification crée une nouvelle entrée horodatée.

Données à recueillir

Extrayez les événements de modification et leurs horodatages des tables CDHDR et CDPOS associées au numéro de commande d’achat.

Type d’événement explicit
Commande d’achat rejetée
Cette activité se produit lorsqu’un approbateur rejette une commande d’achat au cours du flux de travail d’approbation. Il s’agit d’un événement déduit d’un changement de statut dans les données de stratégie de validation de la commande, qui signale un rejet.
Pourquoi est-ce important ?

Le suivi des rejets permet de repérer les problèmes de qualité des données de commande, les manquements aux règles ou les lacunes de la matrice d’approbation. Un rejet entraîne souvent des reprises et allonge la durée totale du cycle.

Où trouver ces données

L’événement est déduit des documents de modification (CDHDR/CDPOS) du statut de validation de la commande d’achat. Un rejet est généralement enregistré lorsqu’un code de validation est annulé ou qu’un statut de rejet spécifique est défini.

Données à recueillir

Surveillez les journaux de modification pour repérer l’annulation d’un code de validation ou un changement de statut signalant un rejet.

Type d’événement inferred
Commande d’achat supprimée
Cet événement correspond à l’annulation ou à la suppression logique d’un poste de commande d’achat, qui empêche la poursuite du traitement, notamment la réception des marchandises ou la facturation. Il est déduit de l’activation de l’indicateur de suppression sur le poste de commande.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité terminale indique qu’une commande a été annulée. L’analyse des raisons et du moment de la suppression des commandes peut révéler des problèmes de planification de la demande ou de sélection des fournisseurs.

Où trouver ces données

L’événement est déduit des documents de modification (CDHDR/CDPOS), qui indiquent que l’indicateur de suppression (EKPO-LOEKZ) a été défini sur « L » pour un poste de commande d’achat.

Données à recueillir

Repérez dans les documents de modification l’horodatage auquel l’indicateur EKPO-LOEKZ est défini.

Type d’événement inferred
Confirmation de service saisie
Pour les commandes d’achat de services, cette activité correspond à la confirmation de la réalisation des prestations. Il s’agit d’un événement explicite, enregistré lors de la création d’une feuille de saisie des services, par exemple avec la transaction ML81N.
Pourquoi est-ce important ?

Pour les services, cette activité équivaut à une entrée de marchandises et permet de suivre l’exécution des commandes de services. Elle déclenche le processus financier de paiement des services.

Où trouver ces données

L’événement est extrait de la date de création (ESSR-ERDAT) dans la table d’en-tête des feuilles de saisie des services (ESSR). Le lien avec la commande d’achat figure dans la table ESLL.

Données à recueillir

Utilisez l’horodatage de création de la table ESSR pour les feuilles de saisie des services associées à la commande d’achat.

Type d’événement explicit
Contrôle qualité effectué
Indique que les marchandises reçues ont fait l’objet d’un contrôle qualité. Cette activité est généralement déduite lorsqu’un lot de contrôle, créé au moment de la réception des marchandises, fait l’objet d’une décision d’utilisation dans le module de gestion de la qualité.
Pourquoi est-ce important ?

Dans les secteurs où la qualité est essentielle, cette activité permet d’analyser la durée et les résultats du contrôle. Les retards à cette étape peuvent créer des goulots d’étranglement entre la réception des marchandises et leur mise à disposition.

Où trouver ces données

L’événement est déduit du module de gestion de la qualité. Un lot de contrôle est créé dans la table QALS à la réception des marchandises. L’activité est ensuite marquée par la création d’une décision d’utilisation dans la table QAVE, qui comprend un horodatage.

Données à recueillir

Repérez l’horodatage de la décision d’utilisation dans la table QAVE pour le lot de contrôle associé au document article.

Type d’événement inferred
Demande d’achat approuvée
Cet événement correspond à l’approbation officielle d’une demande d’achat, qui autorise sa conversion en commande d’achat. Il est déduit des modifications apportées aux champs de statut de validation des données de la demande d’achat, conformément au flux de travail de stratégie de validation de SAP.
Pourquoi est-ce important ?

Le suivi des approbations permet de repérer les goulots d’étranglement avant la commande et de vérifier le respect des règles d’approbation. Les retards à cette étape ont une incidence directe sur la durée totale du cycle d’approvisionnement.

Où trouver ces données

L’événement est déduit des journaux de modification de la table des demandes d’achat (EBAN), en particulier des changements apportés aux champs de statut de validation (par exemple, EBAN-FRGZU), ou de l’analyse des documents de modification CDHDR/CDPOS pour l’objet EBAN.

Données à recueillir

Surveillez les documents de modification des champs de statut de validation EBAN pour déterminer l’horodatage de l’approbation finale.

Type d’événement inferred
Marchandises retournées
Cet événement correspond au retour au fournisseur de marchandises précédemment reçues, souvent en raison de problèmes de qualité ou d’une livraison incorrecte. Il s’agit d’un événement explicite, enregistré lors de la comptabilisation d’un document article avec un type de mouvement propre aux retours.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité met en évidence les problèmes de qualité du fournisseur ou d’exactitude de la commande et constitue un indicateur important des reprises dans le processus. Elle est essentielle au calcul du KPI de taux d’écart des entrées de marchandises.

Où trouver ces données

L’événement est enregistré dans les tables des documents articles (MKPF/MSEG) lorsqu’un type de mouvement de retour est utilisé, par exemple « 122 » pour un retour de livraison au fournisseur. La date de comptabilisation (MKPF-BUDAT) sert d’horodatage.

Données à recueillir

Repérez les documents articles associés à la commande d’achat initiale et comportant un type de mouvement de retour, par exemple 122.

Type d’événement explicit
Recommandé Facultatif

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